Официально-деловому стилю, в отличие от других книжных стилей, присуща относительная стабильность, замкнутость. Бесспорно, со временем в нем произошли определенные изменения, но основные его черты остались неизменны. Для данного направления свойственны сухость, сжатость, отсутствие слов, носящих эмоционально-окрашенный характер.

В официальной документации перечень применяемых языковых средств заранее определен. Наиболее яркой чертой стиля являются языковые штампы (клише). В документации не предполагается проявление индивидуальности его составителя. Напротив, чем более клиширована бумага, тем удобнее она в использовании.

Характерные черты стиля

В официально-деловом стиле составляются бумаги различных жанров (госакты, законы, договора международного уровня, инструкции и др.). Однако, несмотря на существующие в них различия, в целом для них свойственны общие черты: языковой стандарт и точность, которые исключают вероятность инотолкований.

Если информацию можно трактовать по-разному, значит документ составлен не в деловом стиле. Например, во фразе «подтвердить нельзя отказать» постановка запятой в разных местах может повлечь за собой серьезные последствия.

Избежать подобных моментов можно, придерживаясь языковых стандартов. Именно они позволяют сделать правильный выбор в синтаксических, лексических и морфологических языковых средствах при составлении важных бумаг.

Особо пристальное внимание оказывается порядку слов в предложении. В бумагах, составленных в официально-деловом стиле, прямой порядок слов, свойственный русскоязычному строю, зачастую нарушен. Управляющее понятие может предшествовать управляемому (выделить займ), подлежащее стоять перед сказуемым (товар отпускается), а определения быть значимее определяемого понятия (долговые обязательства).

Все члены фразы, как правило, имеют свойственные лишь им места, определяемые характеристиками предложения, взаимодействием с иными словами. Отличительными чертами стиля являются цепочки слов в родительном падеже (послание Главы сельского хозяйства).

Лексическая сторона официально-делового стиля

Помимо общеупотребительного словаря, направление включает в себя клише-канцеляризмы (требуется доказать, контроль качества, согласно вашему распоряжению и т.д.). Характерно и наличие профессиональной лексики с включением в структуру предложений неологизмов (маркетинг, менеджер и др.), архаизмов (сея бумага, вверенный отдел, вышепоименованный).

Однако недопустимо применение многозначных слов. Синонимы в деловом стиле встречаются редко. К ним можно отнести такие понятия, как рентабельный и прибыльный, обеспечение и доставка, приоритет и преимущество, инцидент и происшествие.

В официально-деловом направлении находит применение не индивидуально-личностный, а накопленный социумом опыт. Именно поэтому лексика имеет обобщенные характеристики. В понятийном ряду преобладают родовые понятия (техника вместо компьютер/телевизор, помещение взамен цеха/квартиры/офиса, лицо вместо персона/женщина/парень и др.).

Итак, для официального стиля свойственны такие составляющие лексических построений, как:

1. Большой процент терминов в содержании текстов.
2. Именной характер составления предложений из-за множества отглагольных существительных, в большинстве случаев отражающих действие опредмеченного характера (подписание бумаг, отсрочка платежа и др.).
3. Многократное использование отыменных предлогов и предложных сочетаний (к вопросу, в счет, по мере и др.).
4. Преобразование причастий в местоимения/прилагательные с целью усиления значений канцеляризмов.
5. Строго установленная лексическая сочетаемость (право исключительно предоставляется, а платеж производится и др.).

Морфологическая и синтаксическая сторона официального стиля

Морфологические признаки данного стиля включают в себя высокую частотность применения некоторых частей речи с их типами, усиливающих точность и однозначность высказываний. К ним относятся:

1. Существительные, именующие людей согласно их должности/званию в форме мужского рода (библиотекарь Кузнецова, адвокат Новикова), по признаку действия (читатель, обвиняемый, потерпевший, усыновитель).
2. Частица не- в контексте отглагольных существительных (непредоставление, несоблюдение).
3. Широкое употребление производных предлогов (в силу, за счет).
4. Словосочетания в инфинитиве (сделать дело, осуществить осмотр).
5. Глагольные формы настоящего времени в ином значении (взимается пеня за неуплату).
6. Сложные слова, имеющие две и более основы (вышеуказанный, работодатель).

Для простых предложений характерно употребление нескольких рядов однородных членов. Существительные в них в основном имеют родительный падеж. Для конструкций сложноподчиненного типа характерно наличие условных придаточных.

Официальный стиль в многообразии жанров

1. Официально-документальный. Он, в свою очередь, делится на следующие категории: связанную с деятельностью госорганов законодательную документацию и акты дипломатического характера, касающиеся международных отношений.
2. Обиходно-деловой. В нем принято выделять переписку между различными учреждениями, структурами и частную деловую документацию. К жанрам данного направления принадлежит вся переписка, связанная со служебными делами. Характерная для нее стандартизация способствует облегчению составления всевозможной документации, экономии языковых средств, предотвращению информационной избыточности.

Устная форма деловой речи

Если для обиходной речи свойственна эмоциональная окрашенность, отклонения от принципов текстового построения, то в деловом разговоре преобладает сухая логика и отсутствие бурных эмоций. Также деловая речь отличается стандартным расположением информации на бумаге, подчеркнутой логичностью.

Особенностью официального стиля является то, что деловое общение в устной форме, несмотря на профессиональный уклон, должно иметь положительную атмосферу. В разговоре должны ощущаться нотки доброжелательности, взаимоуважения и доверия.

Данный стиль можно рассмотреть и в его разновидностях. Направления, имеющие связь с государственным управлением, юридической и дипломатической деятельностью, требуют особо пристального внимания. Канцелярско-деловая разновидность немного проще. Сферы общения во всех этих случаях разные, в связи с этим будут отличаться и стили общения. Протоколы, указы и заявления (т.е. все то, что сначала обдумано, а затем записано) не столь опасны, как выступления и переговоры в устной форме.

Характерными особенностями устного официального стиля считается точность, лаконичность, влиятельность. Этих характеристик можно добиться лишь при использовании соответственного подбора слов, верно построенных конструкций, синтаксических норм и стандартизации в уме большого количества информации. Аналогично письменной форме делового текста, в устной речи отсутствуют эмоционально окрашенные реплики. В рамках данного направления стоит придерживаться нейтральности, отдавая предпочтение стандартам канцелярских языковых средств, что позволит максимально точно изложить мысли.

Официально-деловой стиль - это стиль государственных актов, законов, международных документов, уставов, инструкций, административно-канцелярской документации, деловой переписки и т.п. C его помощью осуществляется связь между различными учреждениями и организациями, а также контакт властей с гражданами. Официально-деловой стиль используется и в деятельности органов милиции, прокуратуры и суда. Назначение этого стиля сформировало выбор языковых средств. Из всех языковых стилей деловой стиль считают наиболее консервативным и однообразным. Понятно, ведь он обслуживает канцелярию. А всякое делопроизводство требует строгости в оформлении документов, точности и краткости в изложении их содержания. Официально-деловой речи свойствен характер и стилевой оттенок предписания и долженствования, так как в законах и вообще в официальных документах находит свое выражение нормативно-регулирующая функция права, утвержденного государственной властью. В соответствии с названными свойствами официально-деловой речи ее неотъемлемыми, специфическими стилевыми чертами являются точность, лаконичность, конкретность, объективность и доступность. Точность в деловом стиле играет особую роль, так как в официальных документах обязательна однозначность выражения. Четкость формулировок, строгая нормализация и стандартизация - необходимы в деловом документе. Официально-деловая речь характеризуется частой повторяемостью и единообразием речевых средств, поэтому в ней возникают языковые штампы. Они вызваны тем, что тематика деловой речи строго определенна, ограниченна, ситуации ее применения сравнительно немногочисленны и однотипны. Однотипные факты оформляются документами определенного вида, однородными по наименованию, форме и содержанию. Примерами канцелярских штампов являются выражения типа во исполнение приказа, в целях улучшения, за истекший период, довести до сведения - стереотипные, шаблонные, однако уместные в деловом документе, в типовых официально-деловых текстах.Штамп в деловом документе помогает конкретнее, лаконичнее и понятнее выразить мысль. Следовательно, то, что принято называть канцелярским штампом, есть вполне оправданная и даже необходимая примета официально-делового функционального стиля.Лексические, морфологические и синтаксические особенности деловой речи определяются основными чертами делового стиля и варьируются в зависимости от жанра и содержания делового документа, т.е. в зависимости от принадлежности последнего к той или иной отрасли государственной и общественной деятельности.Эти языковые особенности официально-делового стиля в силу их закрепленности за деловой речью, их функциональной обусловленности и постоянства употребления являются функционально-стилистической нормой официально-делового стиля.Официально-деловой стиль – один из функциональных стилей литературного языка, обслуживающий сферу письменных официально-деловых отношений. Таким образом, официально-деловой стиль – это стиль документов: государственных актов, юридических законов, постановлений, инструкций, уставов, служебной переписки, частных деловых бумаг и т.п.Характер деловых текстов обусловливает высокий уровень стандартизации языковых средств. Наличие в них многочисленных речевых стандартов- клише - в большинстве своем воспринимается как вполне естественная необходимость, хотя в других стилях шаблонизированные обороты нередко выступают как стилистический недостаток.Многие виды деловых документов имеют общепринятые формы изложения и расположения материала, что, несомненно, облегчает и упрощает пользование ими. Не случайно в тех или иных видах деловой практики используются готовые бланки, которые только нужно заполнять. Даже конверты принято подписывать в определенном порядке (различным в разных странах), и это имеет свое преимущество и для пишущих, и для почтовых работников. Поэтому все те речевые клише, которые ускоряют и упрощают деловую коммуникацию, вполне в ней уместны. Однако неуместное, неоправданное применение их вне рамок делового стиля рассматривается как нарушение стилистических норм, шире – как порча литературного языка, его болезнь, «канцелярит», по выражению К. Чуковского. Другое дело, если это сознательный стилистический прием, к примеру, средство характеризации персонажа в художественной литературе.

Языковые особенности и основные жанры официально–делового стиля речи.

Язык служебных документов имеет следующие особенности:

· включает готовые языковые формулы-клише типа:

В связи с началом...
Согласно вашему распоряжению...
В порядке оказания помощи...;
2) не допускает использования просторечных и диалектных
слов, эмоционально-оценочных слов;
3) может включать:

· распространенные предложения с повествовательным подчинением однотипных форм (обычно родительного падежа), например: избрание на должность доцента кафедры русского языка Казахского национального университета;

Предложения с однородными членами;
4) широко использует отыменные предлоги: в целях, в отношении, в счет;
5) активно применяет страдательные конструкции типа: представляется возможность…, комиссией было обнаружено…; и т п.
6) активно использует отглагольные существительные: заключение, подписание, предоставление, назначение и т.

По тематике и разнообразию жанров в рассматриваемом стиле выделяют две разновидности

1 – официально-документальный стиль и

Официально-деловой стиль – функциональный стиль русского языка, которому присущ ряд общих черт: сжатость изложения, стандартное расположение материала, широкое использование терминологии, наличие особой лексики и фразеологии, слабая индивидуализация стиля. Таким образом, это стиль, который за счет использования строгих стандартов, является средством письменного общения в сфере деловых отношений.

Официально-деловой стиль в русском языке выделился прежде других письмен­ных стилей благодаря тому, что издавна обслуживал важнейшие сферы госу­дарственной жизни: внешние отношения, закрепление частной собст­венности и торговлю. Необходимость письменного закрепления дого­воров, законов, записей долгов, оформление передачи наследства на­чали формировать особый «язык», который, претерпев множество изменений, сохраняет свои основные отличительные черты.

Деловые документы появились на Руси после введения в Х в. письменности. Первыми письменными документами, зафиксирован­ными в летописи, являются тексты договоров русских с греками 907, 911, 944 и 971 гг. А в XI в. появился первый свод законов Киевской Руси «Русская правда». В языке этого свода законов уже можно выделить особенности словоупотребления и организации речи, которые относятся к характерным чертам делового стиля. Это высокая терминологичность, преобладание сочинения над подчинени­ем в сложных предложениях, наличие сложных конструкций с сочи­нительными союзами «а», «и», «да», «же», а также бессоюзных цепочек. Из всех видов сложноподчиненных предложений наиболее широко употребляются конструкции с придаточным условным.

Сегодня официально-деловой стиль остается, прежде всего, стилем документов: международных договоров, государственных актов, юридических законов, постановлений, уставов, инструкций, служебной переписки, деловых бумаг и т. д. Многие виды деловых документов имеют общепринятые формы изложения и расположения материала. Поэтому одним из главных признаков официально-делового стиля является наличие в нем многочисленных клише, которые упрощают и ускоряют деловую коммуникацию.

Официально-деловой стиль делится на несколько подстилей: дипломатический подстиль, документальный подстиль и обиходно-деловой подстиль. Каждый из этих подстилей встречается в разных видах деловых документов. Дипломатический подстиль используется при составлении заявлений правительства, дипломатических нот, верительных грамот и отличается специфическими интернациональными терминами. Документальный подстиль связан с деятельностью официальных органов, он характеризуется лексикой и фразеологией различных кодексов и актов. Обиходно-деловой стиль можно встретить в деловой переписке, поэтому строгость составления текстов несколько ослаблена по сравнению с другими подстилями.

Синтаксические особенности этих подстилей не сильно отличаются друг от друга, и главные пункты можно отметить во всех документах, написанных в официально-деловом стиле. Перейдем к их анализу.

Итак, к синтаксическим особенностям официально-делового стиля относятся:

В деловой письменной речи доминируют простые полные предложения. Особенностью их функционирования в официально-деловом стиле является то, что в документах они часто передают информацию, которая по объему равна информации, передаваемой с помощью сложного предложения. Это достигается за счет большей длины и семантической емкости предложения.

Например: При неуплате налогов до указанного срока плательщик лишается права повторно выставлять свою кандидатуру на получение кредита.

Эта синтаксическая особенность официально-делового стиля обусловлена необходимостью ясного изложения информации. Прямой порядок слов позволяет наиболее точно и просто выразить свои мысли. Также повествовательные предложения с прямым порядком слов лучше всего воспринимаются при чтении, что делает документы официально-делового стиля более понятными.

Прямой порядок слов также часто устанавливается в качестве обязательного с помощью различных клише, присущих стилю написания определенных документов. Например, при составлении заявления на отпуск, вы напишите: «Прошу предоставить мне ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней». Данное предложения, составленное с прямым порядком слов, является типовой синтаксической конструкцией, позволяющей сэкономить время при написании данного заявления.

Большинство официально-деловых текстов являются официальными документами, призванными сообщить какую-либо информацию. Этим обусловлен повествовательный характер изложения, и как следствие – преобладание повествовательных предложений в тексте.

1. Тенденция к употреблению двусоставных предложений. Односоставные предложения употребляются редко, большинство из них является инфинитивными.

Двусоставные предложения используются в официальных документах чаще, так как позволяют наиболее полно выразить мысль, что является одной из главных задач официально-делового стиля.

Односоставные инфинитивные предложения, в свою очередь, указывают на необходимость или неизбежность определенных действий. В сочетании с частицей «не» и при использовании глагола несовершенного вида инфинитивное предложение может также означать запрет какого-либо действия. Например: на территории школы не курить.

Главной целью официально-делового стиля является выражение предписаний государства, органа, уполномоченного лица, констатация статуса, положения дел в указанной сфере. Поэтому при составлении документов подобного рода очень важно соблюсти логику и сделать документ удобным для последующего поиска информации. Рубрикация и абзацное членение, таким образом, помогают достичь поставленных целей.

Подчеркнутая связность частей сложного предложения достигается при помощи союзов, наречий, местоимений и вводных слов. Такая связь частей предложения необходима для четкой подачи информации, донесения до читателя необходимых сведений. Союзы, местоимения, наречия и вводные слова выступают в качестве логических скреп предложения. Таким образом, автор документа показывает, что несмотря на то что каждая часть предложения несет свою смысловую нагрузку, само предложение выражает цельную мысль.

Страдательные конструкции в текстах официально-делового стиля употребляются с целью описать различные официальные государственные процедуры.

Например: «Генеральный прокурор Российской Федерации назначается на должность и освобождается от должности Советом Федерации по представлению Президента Российской Федерации».

Страдательные конструкции часто употребляются в официально-деловом стиле, особенно в различных инструкциях и должностных предписаниях. Они помогают обезличить лицо, о котором идет речь и наиболее точно описать различные деловые процессы.

1. Утверждение через отрицание.

Утверждение через отрицание позволяет выразить позицию того или иного государственного органа, фирмы или человека. Утверждение через отрицание можно встретить в деловой переписке, различного рода отчетах и других официально-деловых документах.

Например: министерство не возражает против принятия данной поправки к закону.

Таким образом, рассмотрев главные особенности, мы можем сделать вывод: типичной единицей официально-делового стиля можно назвать повествовательное двусоставное предложение с правильным порядком слов.

1. Практическая часть.

Для практической части реферата я выбрала статью из Гражданского Кодекса Российской Федерации.

Статья 67.1. Особенности управления и контроля в хозяйственных товариществах и обществах.

1. Управление в полном товариществе и товариществе на вере осуществляется в порядке, установленном и настоящего Кодекса.
2. К исключительной компетенции общего собрания участников хозяйственного общества наряду с вопросами, указанными в пункте 2 статьи 65.3 настоящего Кодекса, относятся:

1) изменение размера уставного капитала общества, если иное не предусмотрено законами о хозяйственных обществах;

2) принятие решения о передаче полномочий единоличного исполнительного органа общества другому хозяйственному обществу (управляющей организации) или индивидуальному предпринимателю (управляющему), а также утверждение такой управляющей организации или такого управляющего и условий договора с такой управляющей организацией или с таким управляющим, если уставом общества решение указанных вопросов не отнесено к компетенции коллегиального органа управления общества;

3) распределение прибылей и убытков общества.

1. Принятие общим собранием участников хозяйственного общества решения и состав участников общества, присутствовавших при его принятии, подтверждаются в отношении:

1) публичного акционерного общества лицом, осуществляющим ведение реестра акционеров такого общества и выполняющим функции счетной комиссии;

2) непубличного акционерного общества путем нотариального удостоверения или удостоверения лицом, осуществляющим ведение реестра акционеров такого общества и выполняющим функции счетной комиссии;

3) общества с ограниченной ответственностью путем нотариального удостоверения, если иной способ (подписание протокола всеми участниками или частью участников; с использованием технических средств, позволяющих достоверно установить факт принятия решения; иным способом, не противоречащим закону) не предусмотрен уставом такого общества либо решением общего собрания участников общества, принятым участниками общества единогласно.

1. Общество с ограниченной ответственностью для проверки и подтверждения правильности годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности вправе, а в случаях, предусмотренных законом, обязано ежегодно привлекать аудитора, не связанного имущественными интересами с обществом или его участниками (внешний аудит). Такой аудит также может быть проведен по требованию любого из участников общества.
2. Акционерное общество для проверки и подтверждения правильности годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности должно ежегодно привлекать аудитора, не связанного имущественными интересами с обществом или его участниками.

В случаях и в порядке, которые предусмотрены законом, уставом общества, аудит бухгалтерской (финансовой) отчетности акционерного общества должен быть проведен по требованию акционеров, совокупная доля которых в уставном капитале акционерного общества составляет десять и более процентов.

Начнем разбор текста по стилистическим особенностям. Чтобы соблюсти логику повествования, я решила сохранить нумерацию стилистических особенностей.

1. Большое количество простых полных предложений.

В тексте, выбранном для разбора – семь предложений, из которых четыре предложения являются полностью простыми и полными. Также, ни в одном из предложений, включая сложные, мной не было найдено эллиптических конструкций, все предложения являются полными и распространенными.

1. Преобладание предложений с прямым порядком слов.

В шести из семи предложений анализируемого текста мы наблюдаем прямой порядок слов, где подлежащее предшествует сказуемому. Во втором же предложении текста мы видим, что сказуемое предшествует перед подлежащими. Это помогает авторам Гражданского Кодекса обратить внимание читателей на то, что перечисленные пункты относятся только «к исключительной компетенции общего собрания участников хозяйственного общества».

1. Повествовательный характер изложения.

Все семь предложений являются повествовательными. Стиль написания гражданского кодекса не предполагает наличие вопросительных или восклицательных предложений.

1. Тенденция к употреблению двусоставных предложений. Односоставные предложения употребляются редко, большинство из них являются инфинитивными.

Все семь предложений являются двусоставными, что полностью подтверждает выявленную мной в теоретической части особенность официально-делового стиля.

1. Рубрикация простого предложения. Использование абзацного членения.

Эта особенность очень ярко представлена в выбранном мной тексте. Рубрикацию предложений мы наблюдаем во втором и третьем предложениях текста. В тексте также использует абзацное членение.

1. Наличие ярко выраженной связи между частями сложного предложения.

В нашем тексте всего четыре предложения, в которых есть подчинительная связь между частями. В двух из них можно наблюдать местоимение «иной», подчеркивающее связь между частями.

1. Большое количество страдательных конструкций.

В тексте можно встретить большое количество страдательных конструкций, выраженных возвратными глаголами и страдательными причастиями.

1. Утверждение через отрицание.

В данном тексте не используются утверждения через отрицание, что обусловлено смысловым направлением этой статьи гражданского кодекса. В тексте описываются права и обязанности акционерного общества, поэтому все формулировки предельно четкие.

Вывод.

После выполнения анализа текста, написанного в официально-деловом стиле, мы можем подтвердить актуальность всех синтаксических признаков, перечисленных в теоретической части.

1. Таким образом, типичная единица официально-делового стиля — повествовательное двусоставное предложение с правильным порядком слов.
2. При анализе текста мы имели возможность убедиться, что современный официально-деловой стиль действительно включает в себя ряд синтаксических особенностей, присущих только этом стилю речи.
3. При выполнении практической части, я нашла подтверждение всем перечисленным мною в теоретической части особенностям стиля, за исключением утверждения через отрицание, что обусловлено смысловой особенностью текста.

Список использованной литературы:

1. Розенталь Д.Э. Справочник по русскому языку. Практическая стилистика. М.: Издательский дом «ОНИКС 21 век»: Мир и образование, 2001. – 381 с.
2. Солганик Г. Я. Дроняева Т. С. Стилистика современного русского языка и культура речи: Учеб. Пособие для студ. Фак. Журналистики – 3-е изд., стер. – М.: Издательский центр «Академия», 2005. – 256 с.
3. Язык и деловое общение: Нормы, риторика, этикет. М.: НПО «Экономика», 2000
4. Стилистический энциклопедический словарь русского языка [электронный ресурс] / под редакцией М. Н. Кожиной; члены редколлегии: Е. А. Баженов, М. П. Котюрова, А. П. Сковородникова – 2-е изд., стереотип. – М.: ФЛИНТА: Наука, 2011. – 696 с. – (http://books.google.ru/books?id=XZqKAQAAQBAJ&pg=PA1&dq=кожина+стилистика+русского+языка+официально+деловой+стиль&hl=ru&source=gbs_selected_pages&cad=3#v=onepage&q=кожина%20стилистика%20русского%20языка%20официально%20деловой%20стиль&f=false)
5. Конституция Российской Федерации с комментариями для изучения и понимания/ Лозовский Л. Ш., Райзберг Б. А. – 2-е изд., испр. И доп. – М.: ИНФРА-М, 2012. – 113 с.

Обсуждение закрыто.

Официально-деловой стиль современного русского литературного языка функционирует в сфере административно-правовой общественной деятельности. Он реализуется в основном в письменной форме: в текстах законов, указов, приказов, договоров, различных официальных документов (заявлений, справок, доверенностей, расписок и др.), в деловой переписке юридических и физических лиц.

Основные черты официально-делового стиля :

1.Точность изложения, не допускающая возможности инотолкований. Это связано с необходимой абсолютной адекватностью понимания документов.

2.Детальность, исчерпанность изложения.

3.Стереотипность, стандартизированность изложения (разнородные явления жизни в официально-деловом стиле укладываются в стандартные формы (анкета, справка, инструкция, закон, заявление, деловое письмо и др.), в деловых (правовых) отношениях все регламентировано, поэтому стандарты его значительно облегчают).

4.Долженствующе-предписующая модальность (характер) изложения. Деловой речи свойствен особый способ изложения - констатация, утверждение.

5.Официальность и безэмоциональность.

Названные черты официально-делового стиля проявляются не только в системе языковых средств, но и в неязыковых способах оформления конкретных текстов: в композиции, характере рубрикации, выделении абзацев, то есть в их стандартном оформлении, позволяющем представить их в виде готовых бланков, где часть текста закреплена, зафиксирована и не может быть изменена.

Документ – это средство закрепления различным способом на специальном материале информации о событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека, предназначенное для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования.

Документы подразделяют на служебные и личные . К личным относятся документы, созданные отдельными гражданами: автобиография, заявление, доверенность, расписка. Такие документы, как паспорт, удостоверение, документы об образовании, тоже относятся к личным и выдаются гражданам на руки.

Служебные документы исходят от имени учреждений, организаций, предприятий или представляющих должностных лиц.

Традиционно выделяют 5 основных групп служебной документации :

1. Организационная – положения, уставы, инструкции, правила, расписание;

2. Распорядительная – постановления, распоряжения, приказы;

3. Справочно-информационная – письма, телеграммы, докладные и объяснительные записки, протоколы, акты;

4. О личном составе – приказы о личном составе, личные дела, характеристики;

5. Предложения, заявления и жалобы граждан.

Кроме того, документы классифицируют:

1. По месту составления – внутренние (создает само учреждение в процессе документирования своей деятельности) и внешние (приходят извне, от других учреждений, организаций и отдельных граждан).

2. По сложности содержания – простые (отражают один вопрос или затрагивают одну тему) и сложные (посвящены нескольким вопросам одновременно).

3. По форме – индивидуальные (составленные по произвольному признаку); типовые , представляющие собой текст-образец; трафаретные, когда часть документа отпечатана заранее (постоянная информация), а часть текста вписывается при его составлении (переменная информация).

4. По стадиям создания – оригиналы (документы, созданные в первый раз индивидуальным или коллективным автором) и копии (повторное, абсолютно точное воспроизведение оригинала, засвидетельствованного в установленном порядке). К наиболее распространенным видам копий относятся выписка – копия части документа, которая выдается на руки; отпуск – полная копия отосланного документа, подшиваемого в дело учреждения-отправителя, дубликат – имеет одинаковую силу с подлинником.

Государственный стандарт на организационно-распорядительную документацию вводит единообразие на оформление документов, что способствует ускорению их обработки. Определен максимальный состав реквизитов документа (реквизит – это информационный элемент документа). За каждым из них закреплено строго обязательное место. Именно совокупность реквизитов определяет видовую принадлежность документа. Каждый документ должен быть составлен в соответствии с формуляром, принятым для данной разновидности (формуляр – это совокупность реквизитов, присущих определенному виду документа, расположенных в установленной последовательности). Всего для организационно-распорядительных документов предусмотрен 31 реквизит. Перечислим некоторые из них: наименование министерства или ведомства, наименование организации, название вида документа, место составление или издания документа, дата, адресат, подпись, печать, текст – содержание документа, которое может оформляться в виде таблицы, анкеты, или свободного изложения сути вопроса; при включении нескольких вопросов, решений или выводов целесообразно выделять разделы, подразделы, пункты.

Документ может оформляться на бланке в соответствии с требованиями принятого стандарта. Бланк – это лист бумаги с воспроизведенными на нем типографским способом постоянными реквизитами или их частями. Существуют бланки двух видов – для писем и для организационно-распорядительных и иных документов, как правило, двух форматов – А4 и А5. Применение бланков придает информации официальный характер, облегчает исполнение и дальнейшее использование документа. Бланки документов массового характера, как правило, содержат трафаретные части текста, которые при оформлении документа дополняются переменной информацией.

Остановимся подробнее на особенностях составления некоторых документов личного характера: автобиографии, заявления, доверенности, расписки, резюме.

Образец.

Автобиография.

Я, Смирнова Татьяна Петровна, родилась 15 апреля 1992 года в Твери, в семье военнослужащего.

Мой отец, Смирнов Петр Николаевич, полковник медицинской службы в отставке. Мать Смирнова Елена Дмитриевна – врач областной клинической больницы.

В 1999 году поступила в среднюю школу № 32 г.Твери, которую закончила в 2009 году с серебряной медалью.

В 2009 году поступила в Тверской государственный университет на факультет психологии и социальной работы на специальность «Клиническая психология». В настоящее время являюсь студенткой третьего курса и старостой 33 группы.

15.01.2012 Смирнова

Заявление . Этот документ адресуют руководителю учреждения. Реквизиты : адресат, адресант (фамилия, имя, отчество, должность – для внутренних документов, адрес, телефон – для внешних документов), содержание, подпись, дата.

Образец.

Ректору ТвГУ

Белоцерковскому А.В.

студентки 4 курса

филологического факультета

Петровой А.М.

Заявление.

Прошу сменить мне фамилию с Петровой на Иванченко в связи со вступлением в брак.

Приложение: ксерокопия свидетельства о браке.

25.02.2012 подпись

Доверенность . Это документ, свидетельствующий о том, что одно лицо (доверитель) предоставляет право какому-нибудь другому лицу (поверенному) на совершение определенных действий или получение товаро-материальных ценностей. Доверенности могут быть выданы официальными лицами (в этом случае их пишут на бланках) и отдельными гражданами (в этом случае их составляют в произвольной форме. Реквизиты: название документа, фамилия, имя, отчество доверителя (нередко с указание паспортных данных); фамилия, имя, отчество лица, которому выдана доверенность (нередко с указанием паспортных данных), содержание доверенности, подпись, дата; подпись должностного лица, удостоверившего подпись доверителя; печать, дата.

Образец.

Доверенность.

Я, Баранова Мария Николаевна (паспорт 2904 № 759302, выдан Заволжским РОВД г.Твери 15.05.05), доверяю получить мою заработную плату за сентябрь 2011 года Буренок Вере Николаевне (паспорт 3502 № 543819, выдан Центральным РОВД г.Твери 10.07.02).

30.09.12 подпись М.Н.Баранова

Подпись Барановой М.Н. удостоверяю.

Начальник отдела кадров подпись Н.Л.Степанова

печать

Расписка . Под распиской понимается документ, удостоверяющий получение каких-либо ценностей (денег, вещей, документов). В расписке может содержаться обстоятельство, которое записывают с указанием срока возврата. Реквизиты: название документа, содержание: должность, фамилия, имя и отчество лица, выдавшего ценности, перечень ценностей с указанием количества; подпись, дата.

Образец.

Расписка.

Я, библиотекарь школы № 7 г. Твери Захарова Елена Ивановна, получила от заведующего складом ООО ПТНП Степанова Алексея Федоровича книжные шкафы для оборудования школьной библиотеки в количестве 10 (десяти) штук общей стоимостью 100000 (сто тысяч) рублей.

Резюме. Содержание этого документа позволит потенциальному работодателю получить о вас первое впечатление. Резюме должно быть правильно составлено. Внимание в первую очередь необходимо сосредоточить на ваших сильных профессиональных качествах. Документ оставляяется аккуратно и не более, чем на двух страницах.

В числе сведений о себе необходимо обязательно отметить:

1. Имя, адрес и номер телефона.

2. Должность, на которую вы претендуете.

3. Предшествующий послужной список.

4. Образование.

Можно указать те дополнительные знания и навыки, которые, на ваш взгляд, могут заинтересовать потенциального работодателя. Не обязательно перечислять все рекомендации, которыми вы располагаете, но следует указать, что вы можете их предоставить в случае необходимости.

Будьте предельно честны. Не преувеличивайте свои способности и не пишите о том, что получили образование, которого в действительности у вас нет. Если когда-нибудь откроется обман, можно лишиться работы.

Не следует заострять внимание на отрицательных аспектах вашего прошлого опыта, лучше сконцентрироваться на положительных сторонах. Не нужно проявлять в резюме остроумие или глубину суждений. Пишите все четко и ясно, честно описывая те качества, которыми обладаете, но так, чтобы это не выглядело хвастовством.

Резюме должно быть отпечатано на хорошей бумаге и смотреться опрятно и привлекательно.

Образец.

Моничева Ирина Сергеевна

170005, г. Тверь, Комсомольский проспект, д.9, кв.35

52-11-19; 89038887766

e-mail: [email protected]

Цель: Получение работы делопроизводителя, секретаря, референта

Возраст – 22 года

Образование:

2006 – 2011 Тверской государственный университет

Факультет управления и социологии

Специальность: Документоведение

2007 – 2009 Курсы английского языка

Профессиональные навыки и знания:

- работа с документацией (на русском и английском языках);

- ведение деловой переписки;

- организация процесса делопроизводства;

- организация работы офиса;

- участие в переговорах с партнерами;

- английский язык – свободно;

- работа с оргтехникой;

- уверенный пользователь ПК (Windows, Word, Excel, Internet Explorer, Power Point)

Официально-деловой стиль. Стилистические черты. Языковые особенности.

В ряду книжных стилей официально-деловой стиль очер­чен наиболее четко. Он обслуживает правовую и административную деятельность при общении в государственных учреждениях, в суде, при деловых и дипломатических пе­реговорах: деловая речь обеспечивает сферу официально-деловых отношений и функционирует в области права и политики. Официально-деловой стиль реализуется в текстах законов, указов, приказов, инструкций, договоров, согла­шений, распоряжений, актов, в деловой переписке учреж­дений, а также в справках юридического характера и т.п. Несмотря на то, что этот стиль подвергается серьезным из­менениям под влиянием социально-исторических сдвигов в обществе, он выделяется среди других функциональных разновидностей языка своей стабильностью, традиционно­стью, замкнутостью и стандартизованностью.

Авторы учебника «Культура русской речи» отмечают: «Деловой стиль ¾ это совокупность языковых средств, функ­ция которых ¾ обслуживание сферы официально-деловых отношений, т.е. отношений, возникающих между органами государства, между организациями или внутри них, между организациями и частными лицами в процессе их произ­водственной, хозяйственной, юридической деятельности». И далее: «Широта этой сферы позволяет различать по мень­шей мере три подстиля (разновидности) делового стиля: 1) собственно официально-деловой (канцелярский); 2) юридический (язык законов и указов); 3) дипломатический».

Стандартизация деловой речи (прежде всего языка мас­совой типовой документации) ¾ одна из наиболее примет­ных черт официально-делового стиля. Процесс стандартизации развивается в основном в двух направлениях: а) широком использовании готовых, уже утвердившихся словесных формул, трафаретов, штампов (например, стандартных синтаксических моделей с отыменными предлогами в целях, в связи с, в соответствии с и т.д., что вполне зако­номерно, поскольку намного упрощает и облегчает процесс составления типовых текстов деловых бумаг), б) в частой повторяемости одних и тех же слов, форм, оборотов, конструкций, в стремлении к однотипности способов выраже­ния мысли в однотипных ситуациях, в отказе от использо­вания выразительных средств языка.

С процессом стандартизации деловой речи тесно связан и процесс фразеологизации ее. Это можно проследить на примерах употребления в многочисленной документации вербономинантов (глагольно-именных словосочетаний), которые в деловом языке становятся универсальным средством и часто используются вместо параллельных им собст­венно глагольных форм: оказать помощь (вместо помочь), произвести ремонт (вместо отремонтировать), произвеcmи расследование (вместо расследовать) и т.д. Вербономинанты широко проникают в деловой язык в связи с тем, что в некоторых случаях их использование становится обязательным (по-другому сказать нельзя): допустить брак, совершить преступление, исполнять обязанности, занять должность, возложить ответственность. Их значение может не совпадать со значением параллельных им глаголов: сочетание провести соревнование не тождественно глаголу соревноваться. Вербономинанты не только называют действие, но и выражают определенные дополнительные смы­словые оттенки, точно квалифицируют те или иные явления. Например, совершить наезд ¾ терминологическое словосо­четание, являющееся официальным наименованием определенного вида дорожных происшествий.

Другими особенностями официально-делового стиля (кроме стандартизации) являются точность, императивность, объективность и документальность, конкретность, официальность, лаконичность.

Языковые средства официально-делового стиля образуют относительно замкнутую систему, основу которой составляют специфические единицы трех уровней: лексического, морфологического и синтаксического.

На лексическом уровне, кроме общеупотребительных и нейтральных слов, можно выделить: а) слова и словосочетания, употребляющиеся преимущественно в официальных документах и закрепляющиеся в административно-канцеляр­ской речи (надлежащий, должный, вышеуказанный, ниже­подписавшийся, неисполнение, препроводить, податель, по­ручитель, охранять права и свободы, обеспечивать равноправие и т.п.); б) термины, профессионализмы и словосочетания терминологического характера, что обусловлено со­держанием служебных документов (наиболее частотными являются термины юридические, дипломатические, бухгал­терские: акт, взимание, законодательство, ответчик, ото­звать (посла), ратифицировать, заявитель и др.).

Многие из слов с окраской официально-делового стиля образуют антонимические пары: истец ¾ ответчик, демо­кратия ¾ диктатура, наказан ¾ оправдан, отягчающие ¾ смягчающие (обстоятельства) и т.п.

В связи с упорядочением подхода к терминологии стали разграничивать два понятия-термина: «лексика с окраской официально-делового стиля» и «канцеляризмы». Первое на­звание отражает место соответствующих слов в системе об­щелитературного языка, их функционально-стилевую окра­ску. Например, лексические единицы получатель (сего) или причитающиеся, неподведомственные, нижеподписавшие­ся, возмещение, обжаловать, взыскание, обнаружение, вышестоящие и т.п. в деловых документах следует считать функционально-окрашенными. Второе название, «канцеля­ризмы», может относиться к этим же лексическим едини­цам, но только тогда, когда они непреднамеренно употреб­лены в тексте с другой стилистической окраской, например в публицистическом или разговорном стиле, т.е. в случаях функционально неоправданного перенесения. Например, в стихотворении Н. Кислика читаем: "Я к вам пишу ¾ все к вам. Я службу связи загрузил по горло...". Словосочетание «службу связи» можно отнести к канцеляризмам (правда, выполняющим определенную стилистическую функцию в данном художественном тексте). В лексической системе официально-делового стиля функционируют не канцеляриз­мы, а слова с окраской официально-делового стиля. Специ­фической особенностью лексической системы официально-делового стиля является также наличие в ней архаизмов и историзмов, употребляемых часто в номинативной функ­ции (например, в текстах дипломатических документов ¾ уверение в почтении, сей, таковой, оный, Его Величество, Его Превосходительство, господин и др.). В данном стиле полностью отсутствуют жаргонные, просторечные слова, диалектизмы, слова с эмоционально-экспрессивной окра­ской. Часто употребляются здесь сложносокращенные сло­на, сокращенные названия различных организаций и учре­ждений (ЖРЭО, ЖЭС, НИИ, ЦКБ, КТС, КЗоТ, студсовет, профком, цехком и др.).

Специфическими чертами отличается и фразеология официально-делового стиля. Здесь нет образных фразем, нет оборотов со сниженной стилистической окраской и т.д. Зато очень широко представлены стилистически нейтраль­ные и межстилевые фразеологизмы (иметь значение, иг­рать роль, занимать должность, сфера применения, при­чинить ущерб, место нахождения и т.п.). Наблюдается и частое использование выражений, связанных с оценкой, но лишенных какой бы то ни было экспрессивности: быть, находиться на уровне чего-либо; узкое место; общее ме­сто и др. В официально-деловом стиле частотными явля­ются стандартные обороты речи, устойчивые по характеру, содержащие отыменные предлоги, указывающие на характер мотивировки действий типа в связи с указанием, пребыванием, распоряжением (Министерства, главка, руководства), в соответствии с достигнутой договоренностью (соглашением), в порядке оказания технической (материаль­ной, производственной) помощи и т.п. В языке служебных документов они выполняют ту же функцию, что и устойчи­вые сочетания типа принять к сведению, принять во вни­мание, довести до сведения и т.д. Характерной особенно­стью этого стиля является и функционирование атрибутив­но-именных словосочетаний типа: обвинительный приговор, Исполнительный лист, дисциплинарные взыскания, оправ­дательное заключение, предварительное следствие, касса­ционная жалоба, вышестоящие органы, установленный порядок.

Также следует отметить сугубо именной характер официально-делового стиля. Одно и то же существительное в деловых текстах может повторяться даже в рядом стоящих предложениях и не заменяться местоимением. В разговор­ной речи или в художественном тексте подобное употреб­ление квалифицировалось бы как тавтология (неоправдан­ное повторение одного и того же слова). В официально-деловом же стиле такие повторы функционально обуслов­лены, так как с их помощью удается избежать неверных толкований. Например:

Территория Республики Беларусь является естественным условием существования и пространственным пределом самоопределения народа, основой его благосостояния и суверенитета Республики Беларусь.

Территория Беларуси едина и неотчуждаема.

Территория делится на области, районы, города и иные административно-территориальные единицы. Административно-территориальное де­ление государства определяется законодательством (Конституция Рес­публики Беларусь, ст. 9).

В официально-деловом стиле широко употребляются имена существительные, которые называют людей по при­знаку, обусловленному каким-либо действием или отношением: усыновитель, наниматель, истец, ответчик, свиде­тель, квартиросъемщик, заявитель и под. Употребление существительных, обозначающих должности и звания, в этом стиле возможно только в форме мужского рода: ра­ботник милиции Лавренова, свидетель Вильчинская, заяви­тель Федорова и т.п.

Широко представлены в официально-деловом стиле от­глагольные существительные на -ние, -ение: исполнение, оповещение, правонарушение, постановление, разрешение (споров), подчинение, разделение и др.; высокочастотными являются отглагольные существительные с префиксом не-: неизбрание, непризнание, невозвращение, недополучение, невыполнение и т.п.

Яркая черта официально-делового стиля ¾ употребление в нем отыменных предлогов: в силу, в целях, в части, на предмет, во имя, в ходе и др. (в соответствии с планом научно-технического и культурного сотрудничества; в це­лях улучшения преподавания русского языка в вузах; в слу­чае неисполнения администрацией решения комиссии; вы­шестоящие в порядке подчиненности органы; перечень № 2 по сравнению с перечнем № 1; в случае признания уважи­тельных причин).

Для обозначения причины и следствия употребляется предлог по с дательным падежом: по семейным обстоя­тельствам, по болезни, по уважительным причинам и т.д.

Для указания какого-либо срока обычно употребляются предлоги с - по, а не с ¾ до: с 1983 по 1989 г. (а не: с 1983 до 1989 г.).

Числительные в официально-деловом стиле пишутся цифрами, за исключением таких денежных документов, как счета, доверенности, расписки и под.

Особенностью официально-делового стиля является также преимущественное употребление инфинитива по срав­нению с другими глагольными формами. Например:

Каждый имеет право самостоятельно определять свое отношение к религии, единолично или совместно с другими исповедо­вать любую религию или не исповедовать никакой, выра­зить и распространять убеждения, связанные с отношени­ем к религии, участвовать в отправлении религиозных культов, ритуалов, обрядов, не запрещенных законом (Конституция Республики Беларусь, ст. 31).

Из спрягаемых здесь чаще всего употребляются формы глаголов настоящего времени, так называемое «настоящее предписания»: При невозможности защитника явиться в этот срок следователь принимает меры, предусмотрен­ные частью 3-й статьи 47-й настоящего Кодекса (Основы уголовного судопроизводства). Значение такой формы со­стоит в том, чтобы указать на действие, которое законом предписывается произвести, т.е. на то, что следует делать.

Императивность речи, предполагающая последующие обязательные действия адресата, требует в данном стиле полноты и точности выражения. Этим во многом и объясняется усложненность синтаксиса официально-деловой речи, в котором отражается тенденция к детализации и классификации, к рассмотрению в единстве констатирующей и предписывающей сторон, причинно-следственных и услов­но следственных отношений.

Синтаксические особенности рассматриваемого стиля тес­но связаны с лексическими и морфологическими. Высоко­частотными являются конструкции с отыменными предло­гами:

В целях рассмотрения прогресса, достигнутого государствами-участниками в выполнении обязательств, принятых в соответст­вии с настоящей Конвенцией, учреждается Комитет по правам ребенка, который выполняет функции, предусматриваемые ниже.

Первоначальные выборы в Комитет проводятся не позднее, чем рез шесть месяцев со дня вступления в силу настоящей Конвенции (Конвенция о правах ребенка, ст. 43).

Нередким является употребление конструкций, содержащих инфинитив со значением долженствования, например: Принятые собранием решения должны быть объявлены всем работающим на предприятии. Широко распространены простые предложения с однородными членами, количество которых доходит иногда до десяти и более: Подготовка в высших учебных заведениях ведется на базе достижений современной науки и техники, в условиях тесной интеграции учебного процесса с научной, практиче­ской (творческой) деятельностью студентов и препода­вателей. С этой целью в высших учебных заведениях или при них создаются научно-исследовательские учреждения, лаборатории, учебно-производственные и исследователь­ские предприятия, проектные, конструкторские и техно­логические бюро, мастерские, иные предприятия и органи­зации по профилю подготовки специалистов (Закон Рес­публики Беларусь «Об образовании в Республике Беларусь», ст. 20).

Значительно возрастает в официально-деловом стиле, сравнению с другими, употребление пассивных конструкций. Например:

Следует иметь в виду, что указанные изменения вносятся лишь в актовую запись о рождении (в оба экземпляра). Свидетельство о рождении выдается новое (прежнее уничтожается) (Комментарий к Кодексу о бра­ке и семье Республики Беларусь).

Широко распространены в рассматриваемом стиле слож­ные предложения (особенно с придаточными условными). Например:

Судья не вправе принять заявление об установлении отцовства, если в записи о рождении ребенка отцом указано определенное лицо. В прие­ме заявления отказывается на основании п. 9 ст. 125 ГПК Республики Беларусь.

Если рождение ребенка еще не зарегистрировано в органах ЗАГСа, то в приеме заявления отказывается на основании п. 9 ст. 125 ГПК Рес­публики Беларусь (Комментарии к Кодексу о браке и семье Республики Беларусь).

Часто используется такой порядок слов, при котором рема предшествующего предложения становится темой по­следующего, что способствует особой логической спаянно­сти высказываний в связном тексте. Например: Исполком выдает ордер на занятие жилого помещения. В ордере указывается срок его действия. В течение этого срока ор­дер должен быть сдан в домоуправление (из инструкции).

В простых предложениях обычным является: а) разме­щение подлежащего перед сказуемым; б) определения ¾ перед определяемым словом; в) обстоятельства ¾ ближе к определяемому слову; г) вводных слов ¾ в начале предложения (примеры см. выше).

Усложненность синтаксиса официально-делового стиля создается чаще всего за счет конкретизирующих распространителей в словосочетаниях и обилия однородных чле­нов в перечисленных рядах:

Государства-участники признают важную роль средств массовой информации и обеспечивают, чтобы ребенок имел доступ к информации и материалам из различных национальных и международных источников, особенно к таким информации и материалам, которые направлены на содействие социальному, духовному и моральному благополучию, а также здоровому физическому и психическому развитию ребенка. С этой целью государства-участники:

а) поощряют средства массовой информации к распространению информации и материалов, полезных для ребенка в социальном и культурном отношениях, и в духе статьи 29;

б) поощряют международное сотрудничество в области подготовки, обмена и распространения такой информации и материалов из различ­ных культурных, национальных и международных источников;

в) поощряют выпуск и распространение детской литературы;

г) поощряют средства массовой информации к уделению особого внимания языковым потребностям ребенка, принадлежащего к какой-либо группе меньшинств или коренному населению (Конвенция о правах ребенка, ст. 17).

В официально-деловых документах чаще всего встре­чаются сочинительные союзы, например:

Студенты высших и учащиеся средних специальных и профессионально-технических учебных заведений имеют право заключать контракты с предприятиями и организациями в порядке, определяемом Советом Министров Республики Беларусь. В контрактах могут предусматривать­ся частичная или полная оплата стоимости подготовки, выплата стипен­дии и иные условия, а также обязательства студентов или учащихся (За­кон «Об образовании в Республике Беларусь», ст. 30).

Особенностью синтаксиса указанного стиля является также преобладающее использование косвенной речи. К прямой речи прибегают лишь тогда, когда законодательные акты и другие документы цитируются дословно.

Некоторую синтаксическую усложненность официально-делового стиля компенсируют клише и стандартизация. Иногда овладение ими требует специального обучения. При необходимости массового употребления клише используют­ся отпечатанные бланки и определенные формы, которые даются в специальных справочниках.

Помимо всех указанных особенностей, рассматривае­мому стилю присущи и некоторые другие признаки. На­пример, большую роль играют рубрикация и абзацное чле­нение текстов, а также так называемые реквизиты (посто­янные элементы): наименование документа, указание адре­сата и автора, изложение сути дела, дата и подпись автора (лица или организации) и т.п. Составляющему тот или иной документ необходимо знать сумму реквизитов, их взаимо­связь и последовательность изложения. Это и образует форму документа. Ниже приводятся образцы некоторых деловых бумаг.

Декану математического факультета МГУ имени М.В. Ломоносова

профессору Смирнову А.И.

доцента кафедры вычислительной техники Мельникова Ф.И.