Большинство из способов организации бизнеса построено на принципах подчиненности. А это подразумевает возможность выдачи распоряжений и поручений одних сотрудников другим. Но поставить задачу мало – необходимо проконтролировать ее выполнение. А это целая система контроля исполнения поручений.

Из статьи вы узнаете:

Какой бы ни был ответственный работник, при регулярном отсутствии внимания к его работе со стороны руководителя, он в любом случае «дает слабину». И дело не только в лени, или загруженности, или безалаберности. Любая мотивация предполагает, что сотрудник должен чувствовать заинтересованность в его работе со стороны руководства. Иначе зачем прилагать усилия, стараться выполнить задачу и принести пользу компании, если это все равно никому не нужно. Такие рассуждения рано или поздно убивают мотивацию даже у самого ответственного трудоголика. А отсутствие мотивации приводит к снижению эффективности и результативности работы.

Поэтому контролировать работу подчиненных важно не только для отслеживания выполнения задач или составления отчетности, но и для подержания общей атмосферы в коллективе. А это напрямую влияет на результаты бизнеса в целом. Поэтому переоценить такой момент, как контроль исполнения поручений, сложно. Вопрос – как его наладить, осуществить.

Контроль исполнения поручений руководителя

Разумеется, проконтролировать можно только конкретно поставленные задачи, где предполагается наличие измеримого результата. Действующая на большинстве предприятий система управления предполагает несколько уровней руководства (чем крупнее предприятие, тем больше может быть уровней). Высший руководитель (единоличный исполнительный орган), как правило, выдает поручения или ставит задачи руководству среднего звена, далее, в зависимости от количества уровней, задача «приплывает» к непосредственному исполнителю. Либо исполнитель указывается в самом распорядительном акте, которым оформляется поручение. Например, таким актом может быть приказ.

Таким образом, поставленные задачи должны обладать следующими характеристиками:

• иметь описание сути работы, которую требуется выполнить;
• иметь срок ее выполнения;
• иметь конкретного исполнителя или команду исполнителей, которая четко определена с указанием фамилий.

Справедлива поговорка о том, что правильно поставленная задача – уже половина того, что необходимо сделать для ее выполнения. Поэтому не стоит игнорировать этап постановки задач, оформления поручений и формулировки для описания конкретной работы. Это важно не только для рядовых сотрудников, исполняющих политику компании (они должны четко осознавать, что конкретно хочет от них видеть руководитель и в какие сроки), но и для самого руководителя, чтобы иметь право контролировать и спрашивать о выполнении.

Поставить задачу можно разными способами, соответственно, закрепить документально тоже. Например, как мы уже упоминали, можно издать приказ. В нем указываются все характеристики задачи, сотрудник, указанный в нем исполнителем, знакомится с приказом и с этого момента считается, что у него появились обязательства по реализации поручения.

Можно оформить постановку задач протоколами совещаний, где сотрудники распишутся в том, что «фронт работ» им понятен, и они ознакомлены со сроками и сутью. Существуют также письменные распоряжения, резолюции и иные способы фиксации выдачи поручений. Коммерческие организации действуют здесь либо по обычаям делового оборота, либо как-то закрепляя порядок выдачи поручений и контроля их в локальных нормативных актах. Разумеется, с локальными актами все сотрудники компании должны быть ознакомлены.

После того, как с постановкой задач будет все понятно, можно разрабатывать и продумывать контроль исполнения документов и поручений.

Организация контроля исполнения поручений

Некоторые организации не разрабатывают отдельной системы контроля. Он осуществляется хаотично, по мере возникновения необходимости проверить выполнение того или иного задания, когда результат его становится необходим. Какие-то поручения при этом остаются бесконтрольны, а руководитель сам определяет, какие задачи проконтролировать и как, а в каких вопросах довериться работнику и понадеяться на его порядочность и совесть.

Но крупные предприятия, где от промаха каждого конкретного сотрудника зависит результативность и прибыль, рано иди поздно приходят к пониманию важности именно комплексного подхода к контролю . И возникает вопрос, какая организация контроля исполнения поручений будет оптимальной.

Конечно же, мало кто выстраивает сейчас систему вручную, с использованием карточек регистрации поручений. Даже простейшая офисная техника позволяет хоть как-то оптимизировать эти процессы. Даже встроенные привычные программы позволяют упростить контроль исполнения поручений – excel, например. В таблицу вносятся все выданные поручения и поставленные задачи, указываются сроки, исполнители и делаются отметки о выполнении или невыполнении.

Читайте также:

• Организация контроля исполнения документов (поручений)

С помощью штатных программистов на предприятии может быть разработана специальная программа, контроль исполнения поручений тогда осуществляется с ее помощью. Этот способ хорош, когда есть соответствующие ресурсы для разработки ПО и необходимо учесть специфические моменты именно данной организации.

Отдельные элементы контроля (например, отслеживание выполнения распоряжений, оформленных приказами) могут встраиваться в систему электронного документооборота организации. Где на определенной стадии движения документа будет наглядно видно, каков срок на его исполнения и факт его исполнения.

Контроль исполнения документов и поручений можно отслеживать также с помощью отчетности.

Т.е. когда факт выполнения задания доносится руководителю самими же исполнителями. Как построить такую отчетность – вопрос руководства организации. Это могут быть регулярные или периодические отчеты, составляться они могут на уровне отдела или более крупного структурного подразделения (управления, департамента, например). Здесь все зависит от количества задач и поручений, от того, сколько сотрудников постоянно задействовано в процессе выполнения поручений , какой важности сами указания.

Контроль исполнения поручений можно выстроить с помощью специализированных компьютерных программ. Созданы они с возможностью подстройки под задачи конкретного юридического лица, могут быть адаптированы по него. Плюсы использования ПО налицо – автоматизация процессов, полный охват всех оформленных задач, исключение «человеческого фактора» и т.д. Но есть и минусы. Помимо финансовых затрат на приобретение, оптимизацию и установку такого ПО, необходимо обучить сотрудников пользоваться им, включить в этот процесс максимальное количество исполнителей и руководителей. Это связано с тем, что такого рода программы все же необходимо осваивать. А значит, тратить время на обучение, на разработку памяток, на издание локальных актов о процессе работы с таким ПО, и средства на содержание службы поддержки и на обслуживание такого ПО. Нередко разрабатывается отдельная инструкция по исполнению, контролю поручений. Здесь каждая организация выбирает свое, приемлемое ей сочетание «цена-качество».

Виды контроля

Отслеживание выполнения поручений может идти по-разному. Выделяют два вида:

Первый вид контроля осуществляет тот, кто может в полной мере оценить, насколько верно, правильно, максимально по сути выполнена задача. Это, как правило, непосредственный руководитель исполнителя, разбирающийся в вопросах.

Второй вид контроля скорее формальный, где отслеживается лишь факт выполнения поручения в срок или с нарушением срока. Эту работу можно поручить сотрудникам, не обладающим глубокими знаниями по сути поставленной задачи.

Инструкция по исполнению, контролю поручений

Система контроля исполнения поручений, если она разработана в организации, должна быть где-то зафиксирована. Как правило, это локальный нормативный акт, где описаны процессы постановки задач в компании, фиксации этих задач и процедуры отслеживания результатов их выполнения. В нем могут прописываться различные промежуточные этапы выполнения поручения, обязанности сотрудников по отчетности и т.д. Разумеется, готовых форм таких документов нет, т.к. каждое юридическое лицо уникально, а все системы и процессы подстраиваются под его специфику.

Некоторые предприятия выделяют специальную штатную единицу для выполнения функций отслеживания поставленных руководством задач. Называется она чаще «инспектор», для нее разрабатывается должностная инструкция инспектора по исполнению, контролю поручений.

Но выполнять такой функционал вполне реально и при совмещении с иной работой (если, конечно, позволяют фактические объемы поручений и задач).

Важно напомнить еще об одном аспекте контролирования. По трудовому законодательству привлечь сотрудника к ответственности за ненадлежащее выполнение своих обязанностей возможно только если данные факты будут зафиксированы. Грамотно выстроенная система контроля исполнения поручений позволит наглядно выявить все факты надлежащего и ненадлежащего исполнения задач конкретным сотрудником. Поэтому если возникнет необходимость наказать, то доказательственная база будет фактически собрана. Это касается и обратной ситуации, когда доказательства будут существовать для поощрения сотрудника. Поэтому пренебрегать и пускать на самотек такой большой пласт работы по отслеживанию результатов выданных указаний было бы неверно.

Поддержка стран:
Операционная система: Windows
Семейство: Универсальная Система Учета
Назначение: Автоматизация бизнеса

Программа для оповещения и напоминания

Основные возможности программы:

У Вас сформируется единая база клиентов и поставщиков со всеми необходимыми контактными данными

Чтобы ничего не забыть, по каждому клиенту можно будет отмечать любую планируемую или выполненную работу

Вы сможете легко контролировать каждый свой заказ

По каждому заказу можно будет отслеживать этап исполнения и задействованных сотрудников

Вы получите возможность вести учет по любым услугам

Вы получите возможность продавать любой товар. Программа может работать с любым количеством подразделений и складов. Все филиалы будут работать в единой базе через интернет

Различные договора и бланки могут заполняться программой автоматически

Все сотрудники будут у Вас под контролем

Наша программа напомнит Вам обо всех важных делах

Вы сможете посмотреть список дел на любую дату по каждому своему специалисту

Каждое ваше маркетинговое решение будет учтено и проанализировано по числу новых клиентов и платежам

Все совершенные платежи будут под вашим полным контролем

Отчет покажет, кто из клиентов не полностью оплатил свои покупки или с кем из поставщиков вы еще не до конца рассчитались

Все финансовые движения будут у вас под полным контролем. Вы легко сможете отследить, на что у вас тратится больше всего средств за любой период

Ваших менеджеров можно легко сравнить по различным критериям: числу заявок, прибыли и производительности

Статистика заявок поможет вам легко проанализировать деятельность и доходность компании

Все финансовые взаимоотношения с вашими поставщиками услуг будут под полным контролем

Интеграция с новейшими технологиями позволит вам эпатировать клиентов и заслуженно получить репутацию самой современной компании

Вы можете заказать, чтобы на отдельном большом экране отображались сводки со всех ваших торговых точек. Чтобы Вы в режиме реального времени контролировали: свои доходы, исполнение заданий сотрудниками или сроки сдачи заказов

Вывод
на экран

Связь с платежными терминалами, чтобы клиенты могли оплачивать свои заказы не только в магазине, но и в ближайшем терминале. Такие оплаты автоматически будут отображаться в программе

Платежные
терминалы

Если у Вас заполняются договора и прочие документы, мы можем настроить их автоматическое заполнение, чтобы один ваш сотрудник с помощью программы выполнял такой же объем работы, как несколько других сотрудников вручную

Заполнение
документов

Вы можете внедрить оценку качества работы клиентами. После покупки клиенту будет приходить SMS, в которой ему будет предлагаться оценить работу менеджера. Анализ SMS-голосования руководитель сможет просматривать в программе

Оценка
качества

Нужные данные могут загружаться на ваш сайт для контроля статуса заказа, отображения остатка товара по складу или филиалу и цен - возможностей множество!

Интеграция
с сайтом

Ультра-современная функция связи с АТС позволит видеть данные звонящего, эпатировать клиента, сразу обращаясь к нему по имени, не тратить ни секунды на поиск информации

Система планирования позволяет настроить расписание резервного копирования, получения важных отчетов строго в определенное время и задать любые другие действия программы

Специальная программа сохранит по расписанию копию всех ваших данных в программе без необходимости останавливать работу в системе, автоматически заархивирует и уведомит о готовности

Резервное
копирование

Надежный контроль обеспечит интеграция с камерами: программа в титрах видеопотока укажет данные по продаже, полученной оплате и другую важную информацию

Ультра-продвинутые торговые организации могут даже заказать «распознавание лиц». Программа будет узнавать покупателя при входе в магазин или на кассе

Вы сможете быстро внести первоначальные данные, необходимые для работы программы. Для этого используется удобный ручной ввод или импорт данных

Интерфейс программы настолько легок, что в ней может быстро разобраться даже ребенок

Автоматизация бизнеса нами выполнена для множества организаций:

Язык базовой версии программы: РУССКИЙ

Также Вы можете заказать международную версию программы, в которую сможете вносить информацию на ЛЮБОМ ЯЗЫКЕ мира. Даже интерфейс сможете легко перевести самостоятельно, так как все названия будут вынесены в отдельный текстовый файл.

Одним из важнейших преимуществ автоматизации является экономия и контроль рабочего времени. Для полноценного выполнения этих двух функции необходима программа для оповещения, которая не позволит упустить что-то важное или забыть выполнить срочный заказ. Она также может напомнить клиенту о том, что пора произвести оплату или выслать закрывающие бухгалтерские документы.

Программа контроль сроков станет вашим рабочим унифицированным органайзером, автоматически выстраивая задачи по мере их важности и срочности. Некоторые для этого ставят обычную программу напоминаний на компьютер. Профессиональная программа для контроля сроков в выполнении своей задачи более совершенна. Она не только в автоматическом режиме выстраивает структуру вашей занятости, но и обладает системой оповещений и напоминаний.

Компания «Универсальная Система Учета» разработала программное обеспечение, которое легко справляется со всеми возможными функциями планирования и контроля рабочих процессов. Программа напоминание бесплатно может быть опробована вами в тестовом режиме. Система учета точно в срок даст вам знать о необходимости выполнения той или иной задачи..

Дополнительную мотивацию и контроль дает сотрудникам программа для отслеживания сроков. Кроме того, такая система означает предоставление корректной информации клиентам о датах выполнения их заказов. Программа для напоминания дел повышает продуктивность использования рабочего времени, дисциплинируя коллектив. В некоторых отраслях такая система жизненно необходима, например, контроль сроков строительства часто способен определить судьбу строящегося объекта. Потому что даже малейшее опоздание будет стоить застройщику немалых денег. Для некоторых компаний важной задачей является учет сроков годности, который также подлежит автоматизации.

Также среди актуальных функций можно выделить: программа для оповещения о событиях – предоставляет клиентам информацию о акциях, скидках, специальных предложениях, изменениях в прайс-листе и прочее; программа для контроля сроков исполнения документов – отслеживает документооборот; программа для оповещения сотрудников – сообщает о собраниях, изменениях рабочего распорядка, новых задачах; программа для учета срока годности – контролирует соответствие продукции предъявляемым к ней требованиям по эксплуатации.

Скачать программу напоминаний можно на нашем сайте в демонстрационной версии, а для приобретения полной версии системы, свяжитесь с нами по телефону или электронной почте.

Программой могут пользоваться:

Видео программы для оповещения и напоминания

Посмотрев следующее видео, можно быстро ознакомиться с возможностями программы УСУ - Универсальной Системы Учета. Если Вы не видите загруженное на YouTube видео, обязательно напишите нам, мы найдем другой способ показать демонстрационный ролик!

Анатолий Вассерман представляет новую версию 5.0 программы УСУ

Кроме мнений о программе УСУ обычных пользователей Вашему вниманию теперь представляются мнения экспертов. Анатолий Вассерман родился 9 декабря 1952 года. Окончил Одесский технологический институт холодильной промышленности, по специальности инженер. После окончания института работал программистом. Затем - системным программистом. Впервые на экране появился в 1989 году в клубе «Что? Где? Когда?», затем - на «Брэйн-ринге». В телевизионной «Своей игре» одержал пятнадцать побед подряд в 2001-2002 годах и стал лучшим игроком десятилетия в 2004 году. Пятикратный чемпион Украины по спортивной версии «Своей игры». Четырёхкратный чемпион Москвы по спортивной версии «Своей игры», бронзовый призёр того же соревнования, серебряный 2017 года. Серебряный призёр «Знатокиады» - Всемирных игр знатоков - 2010 года по «Своей игре».

Александр Друзь об Универсальной Системе Учета

Кроме мнений о программе УСУ обычных пользователей Вашему вниманию теперь представляются мнения экспертов. Александр Друзь - первый магистр интеллектуальной игры "ЧГК". Шесть раз награждался призом "Хрустальная сова" как лучший игрок клуба. Обладатель "Бриллиантовой совы" – приза лучшему игроку. Чемпион телевизионной версии «Брейн-ринга». В телевизионной передаче «Своя игра» выигрывал «Линейные игры», «Суперкубок», выигрывал с командой «III Кубок Вызова», установил абсолютный рекорд результативности за одну игру. Автор и ведущий интеллектуальных игр и познавательных программ на различных телеканалах.

Максим Поташёв об эффективности программы УСУ

Кроме мнений о программе УСУ обычных пользователей Вашему вниманию теперь представляются мнения экспертов. Максим Поташев - магистр игры «Что? Где? Когда?», четырёхкратный обладатель приза «Хрустальная сова», дважды чемпион мира, трижды чемпион России, шестикратный чемпион Москвы, трёхкратный победитель Открытого чемпионата Москвы по игре «ЧГК». По итогам всеобщего зрительского голосования в 2000 году признан лучшим игроком за все 25 лет существования элитарного клуба. За кандидатуру Максима Поташёва проголосовало 50 тысяч телезрителей программы. Получил «Большую хрустальную сову» и главный приз юбилейных игр - «Бриллиантовую звезду» магистра игры. Член правления и с 2001 года - вице-президент Международной ассоциации клубов. По профессии - математик, маркетолог, бизнес-тренер. Окончил факультет управления и прикладной математики, преподавал на кафедре общей и прикладной экономики в МФТИ. В августе 2010 года избран президентом Общероссийской общественной организации «Федерация спортивного бриджа России». Возглавляет консалтинговую компанию, которая помогает различным организациям решать задачи, связанные с продажами, маркетингом, клиентским сервисом и оптимизацией бизнес-процессов.

Сергей Карякин о тактике в бизнесе

Кроме мнений о программе УСУ обычных пользователей Вашему вниманию теперь представляются мнения экспертов. Сергей Карякин. В возрасте 12 лет стал самым молодым гроссмейстером в истории человечества. Внесён в Книгу рекордов Гиннесса. Одержал победу в турнире претендентов. Обладатель Кубка мира ФИДЕ. Чемпион мира по быстрым шахматам, чемпион мира по блицу. Заслуженный мастер спорта Украины. Заслуженный мастер спорта России, гроссмейстер России. Награждён орденом «За заслуги» ІІІ степени. Член Общественной палаты Российской Федерации VI состава. Неоднократный победитель детских и юношеских чемпионатов мира и Европы. Победитель и призёр ряда крупных турниров. Чемпион XXXVI Всемирной Шахматной олимпиады в составе сборной Украины, серебряный призёр Олимпиады в составе сборной России. На своей доске показал лучший результат и получил первый индивидуальный приз (на 4 доске). Чемпион России с лучшим результатом на 1-й доске. Чемпион мира в составе сборной России. Полуфиналист Кубка мира. Победитель ряда международных турниров.

Возможности контроля и управления оповещениями и напоминаниями

• Автоматизированная программа для оповещения контролирует сроки выполнения задач;
• Программа контроль сроков использует в своей работе систему автоматический оповещений и напоминаний;
• Программа для контроля сроков быстро обрабатывает даже большие объемы информации;
• Программа для оповещения обеспечивает осуществление контрольной функции;
• Программа контроля сроков может функционировать в многопользовательском режиме;
• Система контролирует документооборот;
• Программа четко регламентирует временные рамки выполнения задач;
• Автоматизированная программа для контроля сроков позволяет проводить анализ работы посредством формирования отчетов;
• Автоматизированное программное обеспечение работает быстро и лаконично;
• Программа для оповещения обладает удобным и простым интерфейсом;
• Программа контроля сроков позволяет отслеживать все действия, производимые в системе, сотрудниками компании;
• В системе предусмотрено разграничение прав доступа между пользователями;
• Программа может взаимодействовать с другими электронными форматами хранения данных;
• Автоматизированная программа для контроля сроков более эффективна благодаря широким возможностям работы с информационной базой;
• Система обладает удобной системой быстрого поиска, а также фильтрации и сортировки данных;
• Управление предприятием при помощи автоматизированной системы упрощает и совершенствует рабочий процесс.

Скачать программное обеспечение для оповещений и напоминаний

Ниже располагаются ссылки для загрузки. Скачать бесплатно можно презентацию программного обеспечения в формате PowerPoint и демонстрационную версию. Причем, демо-версия имеет определенные ограничения: по времени использования и функционалу.

Заказать автоматизацию оповещения и напоминания

Чтобы приобрести данную программу, достаточно позвонить нам по указанным в контактных данных телефонам или скайпу, либо просто написать письмо. Наши специалисты согласуют с Вами подходящую конфигурацию, подготовят договор и счет на оплату.

Как известно, функционал помощника или персонального ассистента (как бы ни называлась эта должность в трудовой книжке) в разных компаниях варьируется в зависимости от специфики и размеров организации, корпоративной культуры, принятой в компании, и личности руководителя. Однако есть обязанности, без которых просто не обойтись любому персональному ассистенту, независимо от места его работы. В числе таковых - контроль исполнения поручений.

Во многих организациях неисполнение поручений и отсутствие контроля их своевременного исполнения является проблемой, т.н. «узким местом» (от англ. bottleneck - бутылочное горло), т.е. серьезным препятствием, сильно тормозящим бизнес-процессы компании. Тут от помощника действительно многое зависит! Однако не все так очевидно, как кажется на первый взгляд. Нередко мы сталкиваемся с ситуациями, когда незаменимый помощник внезапно заболел или ушел в отпуск или в кои-то веки отправился в командировку, а за время его отсутствия... работа встала, поручения не фиксируются, сроки упущены, ответственные неизвестны. Как правило, это говорит не столько о незаменимости работника, сколько об отсутствии системы. Итак, задача помощника - выстроить именно систему контроля исполнения поручений. А система, как известно, во многом способна поддерживать свою работоспособность самостоятельно. И тут в одиночку не справиться! Но давайте разбираться со всем по порядку.

Контроль и его виды

Слона, как говорят, надо есть по частям. И начать стоит с терминологии.

Контроль - это сопоставление плана с фактическим положением дел. Контроль выявляет даже небольшие отклонения от запланированных результатов и действий людей и дает возможность изменять ситуацию.

Выделяют следующие виды контроля:

1. Предварительный . Осуществляется руководителем до фактического начала работы по поручению. Предварительный контроль используется с учетом человеческих, материальных и финансовых ресурсов, т.е., перед тем как отдать поручение в работу, руководитель должен убедиться, что у исполнителя есть ресурсы для его выполнения.

2. Понятийный (входящий). Применяется с целью уточнения:

Знает ли исполнитель о том, что у него есть поручение;

Как понял задачу тот, кто будет ее решать;

Как именно он будет это делать.

Данный вид контроля осуществляется помощником руководителя, причем сразу после постановки поручения. Цель - проверка понимания исполнителем сути поручения и своевременности его выполнения. На этом этапе задача помощника состоит в том, чтобы обратить внимание исполнителя на наличие поручения, сроки и приоритет поставленной задачи, убедиться, что поручение принято в работу. При этом помощнику необходимо «подсвечивать» срочные и важные поручения (вспоминаем матрицу Эйзенхауэра), например следующим образом: «Прошу обратить ваше внимание на то, что это поручение является важным и срочным!» Эта магическая фраза, произнесенная вовремя, поможет избежать многих недоразумений и непростительной потери времени - пускать процесс ранжирования задач по приоритетам на самотек недопустимо, ведь мнение исполнителей не всегда совпадает с мнением руководителя. Не забывайте: то, что очевидно для вас, может не быть таковым для других людей.

3. Текущий (промежуточный, контроль процесса). Цель - оценить текущий процесс деятельности: как выполняется работа, что уже сделано, какие возникли сложности. Этот вид контроля осуществляется помощником, когда работа уже идет, но срок исполнения поручения еще не наступил. Задача контроля - своевременно выявить отклонения, возникающие в ходе работы, проинформировать о них руководителя для возможной корректировки заданных параметров. Текущий контроль основывается на обратной связи.

4. Заключительный (итоговый, контроль результата). Применяется для того, чтобы оценить, достигается ли цель к заданному сроку.

Фактически полученные результаты сравниваются с установленными ранее. Несмотря на то что вмешиваться в работу на данном этапе поздно, этот контроль необходим. Он показывает, каких результатов добились исполнители, вскрывает упущения и недостатки в работе. Помогает извлечь уроки на будущее. Как правило, на этой стадии руководитель и помощник работают совместно, т.к. квалификации помощника может быть недостаточно для определения полноты и корректности выполнения поручения.

Что и как нужно контролировать

Распределение ответственности за обеспечение контроля по ключевым направлениям зависит от размеров организации:

«Контроль» и «мониторинг» - разные вещи!

Чтобы окончательно разобраться, что к чему, стоит обратить внимание еще на один термин, нередко встречающийся в современном менеджменте, - «мониторинг». Зачастую в литературе понятия «контроль» и «мониторинг» употребляются как тождественные, однако это принципиально разные вещи! Для применения системного подхода к управлению исполнением поручений эту разницу необходимо понимать. Если мониторинг - это наблюдение за параметрами объекта с фиксацией и сохранением данных, то контроль - это наблюдение с обязательным воздействием на объект в случае выхода значений параметров за пределы допустимых. Применительно к поручениям это означает, что помощник должен иметь инструмент мониторинга, т.е. вести некую базу данных, где он фиксирует поручения, сроки исполнения, ответственных и статус исполнения (выполнено/не выполнено). Однако для выстраивания эффективной системы контроля просто вести статистику недостаточно - контроль подразумевает активное управление ситуацией, корректировку и влияние, т.е. целенаправленное осознанное воздействие для того, чтобы добиться положительной динамики в исполнительской дисциплине.

Как добиться того, чтобы поручения выполнялись?

Чтобы поручения выполнялись, необходим комплексный подход к решению этой задачи. Система контроля исполнения поручений будет работать при соблюдении следующих принципов:

1) Высокий приоритет со стороны руководства. Руководитель должен демонстрировать, что неукоснительное соблюдение его поручений важно для него и компании.

2) Совместное обсуждение подходов к решению задачи. Для того чтобы учесть все риски и рассмотреть вопрос всесторонне, необходимо привлечь к обсуждению всех участников процесса - как руководителя, отдающего поручения, и помощника, их контролирующего, так и руководителей, которые будут отвечать непосредственно за исполнение. Договоренности в первую очередь должны касаться способов получения информации о поручении и сроках, формата отчета об исполнении, порядка переноса сроков, подходов к поощрению или наказанию в случае неисполнения поручений. Руководителю также стоит проинформировать подчиненных о полномочиях помощника в части контроля исполнения поручений (если вы новый человек в коллективе и еще не успели заслужить авторитет, сами попросите своего руководителя об этом).

3) Информирование всех работников компании о внедрении системы контроля исполнения поручений. Нужно обеспечить прозрачность подходов, т.е. правила должны быть формализованы в локальном нормативном документе компании.

4) Последовательность и регулярность. Исполнительская дисциплина повысится, если работники будут уверены, что каждое поручение зафиксировано, что за каждое поручение необходимо отчитаться, ни одно из них не упустят и не забудут, а за невыполнение поручений руководства неизбежно последует наказание. (Сразу стоит предусмотреть порядок информирования, ведь поручения могут быть невыполнимыми априори или иметь веские причины невыполнения в срок. Каждый такой случай нужно рассматривать индивидуально.)

Выглядит как задача для, скажете вы. Отчасти так оно и есть. Какова же роль помощника? Помощник - это как раз тот самый сотрудник компании, который должен проинформировать руководителя о том, что проблема существует, что она несет конкретные риски, что вы пытаетесь держать «руку на пульсе» (и пока получается во многом благодаря вашим личным качествам), однако отсутствие системы рано или поздно даст о себе знать и вас это беспокоит.

Главное - не забудьте сказать, что у вас есть конкретное предложение, как можно организовать систему контроля (т.е. это должна быть не просто проблема, поданная на блюдечке с голубой каемочкой, а проблема и варианты ее решения).

Даже если вы новый сотрудник компании, не стоит бояться обращаться к руководителю с подобным предложением. Если до сих пор ничего рокового в вашей компании не случилось из-за неисполненного/просроченного/неучтенного поручения, ваш руководитель все равно не пропустит мимо ушей ваше предложение. Пожалуй, во всей компании не найдется более заинтересованного человека в решении этой проблемы.

Важность эффективной коммуникации

Допустим, ваше предложение принято: руководитель обозначил важность задачи, объявил вашу роль в этом процессе, утвердил локальный нормативный документ, регламентирующий процесс, все работники компании проинформированы. Что дальше? Изданный документ рискует так и остаться бездушной бумажкой, если вы опустите руки на этом этапе. Как заставить все это работать?

Ответ кроется в первую очередь в навыках эффективной коммуникации помощника. Да, это та самая фраза, которую мы так часто встречаем в резюме на должности административного характера. Наличие таких навыков жизненно необходимо помощнику. В узком смысле, применительно к контролю исполнения поручений, эффективная коммуникация - это способ оперативной передачи информации без искажения и получение обратной связи о правильном понимании «послания».

Эффективная коммуникация строится:

Эффективная или неэффективная?

Неэффективная коммуникация - это пререкания с окружающими, направленные на защиту своих целей и планов. Она подразумевает наличие победителей и побежденных. Подобный стиль «общения» категоричен: есть «правильно» и «неправильно», «победа» и «поражение», «хорошо» и «плохо», без учета промежуточных состояний. Есть лишь одно верное мнение, поэтому можно пренебречь взглядами и переживаниями людей, которые способны обогатить наши знания о мире и сформировать целостную картину. Вместо этого мы постоянно отстаиваем свои узкие воззрения. Успехом считается пауза в конфликте, когда обороняющийся временно отступает. В итоге разногласия выливаются в сопротивление, потерю командной эффективности и даже саботаж, пока не воцарится баланс власти и уважения.

Эффективная коммуникация, в свою очередь, ставит целью понять взгляды, чувства и мнения окружающих. Когда две стороны слушают друг друга, выигрывают обе. Взаимопонимание и уважение становятся основой сотрудничества, взаимозависимости и лояльности. Успех достигнут, если каждая из сторон скажет: «Да, именно это я и имел в виду. Вы меня поняли».

Эффективная коммуникация, несомненно, необходима для успешной реализации целей организации. Искаженные, неправильно трактуемые сообщения часто становятся причиной поражений крупных компаний, армий и народов.

Навыки эффективной коммуникации позволяют сосуществовать противоположностям - это высшая способность понять иную точку зрения и найти компромисс. Зачем спорить о том, кто прав и кто виноват? Цель эффективной коммуникации - наладить и оберегать взаимовыгодные и, следовательно, длительные рабочие взаимоотношения.

В разрезе контроля исполнения поручений помощник должен проявлять навыки эффективной коммуникации на всех этапах «путешествия» поручения:

1) Взаимодействие с руководителем при постановке поручений. Задача помощника - корректно зафиксировать поручение, стараясь придерживаться какой-либо определенной схемы целеполагания, например SMART. Это позволит подчиненным понять, что от них требуется. Формулировка поручения должна быть четкой, в глагольной форме (отвечать на вопрос: что сделать?), поручение должно иметь заданный срок исполнения, для каждого поручения должен быть определен ответственный исполнитель.

После того как поручение зафиксировано должным образом, помощнику обязательно следует убедиться в отсутствии неточностей, представить финальную версию протокола или реестра поручений руководителю на согласование либо устно переспросить: «Правильно ли я Вас поняла? Иванов И.И. должен разработать и предоставить на утверждение график реализации проекта в срок до 11 мая 2015 г.?»

Что такое SMART ?

SMART - это мнемоническая аббревиатура, используемая в менеджменте и проектном управлении для определения целей и постановки задач.
Цель или задача, установленная по критериям SMART, имеет следующие характеристики:
. S - specific (конкретная) - ясная, точная, четко описанная;
. M - measurable (измеримая) - имеющая установленные показатели результата, по которым можно понять, что цель достигнута. Могут быть как количественными, так и качественными. Без данных критериев оценить выполнение задания практически невозможно;
. A - achievable (достижимая) - реалистичная, но требующая определенных усилий, что служит дополнительным мотивирующим фактором;
. R - relevant (уместная) - совпадающая с более широкими целями отдела, организации;
. T - time-bound (ограниченная во времени) - должны быть определены крайние сроки достижения цели.

2) Взаимодействие с исполнителями при передаче поручения в работу. Ключевая задача на этом этапе - убедиться, что исполнитель проинформирован о поручении и принял его в работу. Если организация небольшая, то помощник или секретарь контактирует напрямую с исполнителями посредством электронной почты или по телефону. В крупных организациях такое взаимодействие осуществлять сложно, поэтому помощник передает поручение и непосредственно взаимодействует с заместителями руководителя организации, а при передаче поручений действует принцип каскадирования, например: E E директор департамента E начальник отдела E непосредственный исполнитель .

3) Информация об исполнении поручения передается обратным маршрутом: генеральный директор/помощник B заместитель генерального директора B директор департамента B начальник отдела B непосредственный исполнитель.

Помощник играет роль посредника при передаче информации о поручении. При этом для сокращения времени передачи данных помощнику целесообразно предусмотреть использование информационного ресурса, позволяющего выкладывать сводную информацию о поручениях в общий доступ, например на внутренний корпоративный портал организации, где любой работник в оперативном режиме может посмотреть, какие за ним числятся поручения, и направить помощнику комментарии.

4) При осуществлении промежуточного контроля необходимо уточнить прогноз от исполнителя: укладывается ли он в срок или в ходе исполнения выяснилось, что объем работ больший, чем предполагалось ранее, или ресурсов исполнителя недостаточно и требуется привлечение работников других структурных подразделений, т.к. задача оказалась кросс-функциональной. Помощник должен вести непрерывный конструктивный диалог с ответственным руководителем/исполнителем для получения оперативной и достоверной информации о ходе исполнения, а в случае возникновения серьезных проблем - проинформировать об этом руководителя, пока еще можно что-то исправить. При этом не стоит перегибать палку и становиться назойливым, мешая исполнителю и отвлекая его по мелочам. Все участники процесса должны четко осознавать, что у них общие цели, и уважать труд друг друга. Для этого следует договориться о приемлемом формате коммуникации.

5) При получении информации об исполнении поручения помощник совместно с руководителем оценивает полноту представленных данных и выносит решение о принятии поручения либо возвращении его на доработку. О принятом решении помощник должен уведомить исполнителя.

6) При формировании аналитической отчетности. Строгий учет подразумевает регулярную отчетность и аналитику на базе статистических данных. С определенной периодичностью, например раз в месяц, помощник должен анализировать накопленные статистические данные по поручениям и формировать отчет об исполнительской дисциплине (рис. 1). Такой отчет может содержать информацию о том, сколько всего было поручений, сколько из них выполнено в срок/с опозданием/не выполнено, какие подразделения являются лидерами, а какие - антилидерами в части своевременного исполнения поручений руководителя. Данной информацией руководитель может распоряжаться по своему усмотрению. Однако желательно, чтобы подход к поощрению и наказанию был предсказуемым и единым для всех.

Рис. 1

Подручные инструменты в арсенале помощника

Таких инструментов великое множество, при этом важно соблюдать ключевой принцип - все поручения руководителя должны быть материализованы, внесены в единое хранилище , где возможно осуществлять регулярный мониторинг исполнения поручений в соответствии с их приоритетностью.

Идеальным техническим воплощением является Microsoft Outlook , т.к. он содержит гибкие механизмы настройки т.н. «пользовательских представлений». Кроме стандартных представлений «По исполнителям», «По категориям», «По срокам», можно настроить любые другие - «По заводам», «По комитетам», «Только просроченные задачи, срок исполнения которых истек от 5 до 20 дней назад» и др. Один раз настроенное представление в дальнейшем становится доступно одним кликом мыши. Подробно на этом останавливаться не будем, т.к. этому инструменту уже была посвящена серия статей.

Иногда подобная система настраивается на базе системы электронного документооборота , например Lotus Notes, Documentum либо Directum, где ключевая информация о поручении фиксируется в регистрационно-контрольной карточке (РКК). Однако СЭД - это дорогостоящая программа, которую далеко не все организации могут себе позволить.

Одним из самых универсальных и доступных инструментов для целей мониторинга исполнения поручений является Microsoft Excel . Этой программой можно пользоваться как в дополнение к уже имеющимся, если вы работаете в крупной компании, так и в качестве самостоятельного инструмента. Прелесть его в том, что на базе этого технического решения вы можете создать единую базу данных по поручениям с гибкой настройкой полей и фильтров по вашему усмотрению. Такой сводный реестр поручений можно выложить в общий доступ, и каждый работник может уточнить формулировку, сроки и отследить статус по своим поручениям. Предварительно следует настроить ограниченные права на редактирование файла, чтобы избежать случайного искажения или удаления данных.

В MS Excel можно не только вносить поручения вручную, как в случае устных распоряжений руководителя, но и выгружать поручения из СЭД (если это поручения из протоколов или поручения, поступающих извне, например запросы контролирующих органов или органов государственной власти или корпоративного центра).

Настроив поля определенным образом, можно задать цветовую маркировку в графе «Статус исполнения поручения». Например, поручение, срок которого еще не наступил, будет автоматически обозначаться синим цветом; поручение, выполненное в срок, - зеленым (для этого даты в поле «Срок к исполнению» и «Фактическое исполнение» должны совпадать); поручение, по которому срок исполнения истек, а отметки о получении отчета об исполнении не поступило, будет автоматически отображаться как невыполненное и помечается красным.

Настройка реестра поручений в MS Excel

Поля в реестре настраиваются написанием макроса. Для такой тонкой настройки лучше всего привлечь IT-специалиста.

В случае если IT-специалиста нет, а навыками программирования вы не обладаете, можно воспользоваться другим более простым и доступным способом.

Настроить ячейки таблицы можно самостоятельно с помощью функции условного форматирования .

Для настройки заливки ячеек выбираем в таблице ячейку, для которой будем настраивать форматирование (в нашем случае это ячейка G 10 ), на вкладке Главная - Условное форматирование , в предложенном контекстном меню - Создать правило (рис. 2).

Рис. 3

В строке формул диалогового окна под названием необходимо задать правило, которое будет считаться истиной (рис. 4).

Рис. 4

Для нашего реестра необходимо будет последовательно настроить четыре правила для одной и той же ячейки G 10 , а затем «протянуть» их действие на весь столбец G .

• Для обозначения невыполненного поручения настраиваем правило 1. В диалоговом окне Создание правила форматирования с помощью клавиши Формат выбираем цвет заливки. Первому правилу будет соответствовать красный цвет.

Далее вводим в строку формул следующее описание правила: =ЕСЛИ(F 10>0; F 10<СЕГОДНЯ();"") (рис. 5). Это означает, что при условии, что в ячейке F 10 обозначен срок к исполнению и он уже истек, то ячейка автоматически окрасится в красный цвет.

Рис. 5

Нажимаем клавишу O К .

• Для обозначения поручения, которое находится в работе, настраиваем правило 2. Повторяем описанную выше последовательность действий: выделяем ячейку G 10 , заходим в Условное форматирование , выбираем Создать правило и Использовать формулу для определения форматируемых ячеек .

В уже знакомом нам диалоговом окне Создание правила форматирования с помощью клавиши Формат выбираем другой цвет заливки. Второму правилу будет соответствовать синий цвет.

=ЕСЛИ(F10>0;F10>СЕГОДНЯ();"") . Это означает, что если в ячейке F 10 обозначен срок к исполнению и он еще не наступил, то ячейка автоматически окрашивается синим.

Нажимаем клавишу O К .

• Для обозначения поручения, которое выполнено в срок, настраиваем правило 3. Опять повторяем описанную выше последовательность действий, только на этот раз в диалоговом окне Создание правила форматирования с помощью клавиши Формат выбираем зеленый цвет заливки для обозначения того, что поручение выполнено строго в срок либо раньше срока.

Вводим в строку формул описание правила: =ЕСЛИ(F10>0;ЕСЛИ(F10<СЕГОДНЯ();ЕСЛИ(G10<=F10;G10>0;"");"");""). Значит, если в ячейке F 10 G 10 обозначен срок фактического исполнения, который совпадает со сроком F 10 либо предшествует ему, ячейка G 10 автоматически окрасится в зеленый.

Нажимаем клавишу O К .

• Наконец, для обозначения поручения, которое выполнено позднее заданного срока, настраиваем правило 4. В диалоговом окне Создание правила форматирования с помощью клавиши Формат выбираем желтый цвет заливки для обозначения того, что поручение было выполнено с опозданием.

Вводим в строку формул следующее правило: =ЕСЛИ(F10>0;ЕСЛИ(F10<СЕГОДНЯ();G10>F10;"");""). Это означает, что если в ячейке F 10 обозначен срок к исполнению, а в ячейке G 10 обозначен срок фактического исполнения, который позже даты F 10 , то ячейка G 10 автоматически окрасится желтым.

После того как в ячейке G 10 настроены все четыре правила, «протягиваем» заданную формулу вниз по всему столбцу G и заполняем его фактическими датами выполнения поручений. Ячейки автоматически окрасятся в заданную палитру.

Следующий шаг - это настройка визуализации , т.е. диаграммы, для более наглядного восприятия картины по исполнительской дисциплине.

Для построения диаграммы нам нужны количественные данные, т.е. количество всех поручений и каждого вида в отдельности. Поэтому потребуется промежуточная настройка. Количественные данные мы можем отобразить в легенде, куда они будут автоматически заноситься из нашей таблицы (легенду можно разместить на этом же листе, например, над таблицей).

Для сбора статистики необходимо заполнить одну из ячеек таблицы, например соседнюю ячейку H 10 , следующим образом:

1. Выделяем ячейку H 10 , вверху в строке формул нажимаем значок fx Вставить функцию , выбираем категорию «логическое », «ЕСЛИ ».

Прописываем в верхней строке формул следующее правило: =ЕСЛИ($F10>0;ЕСЛИ($G10>0;ЕСЛИ($G10<=$F10;"Выполнено";"Выполнено не в срок");ЕСЛИ($F10<СЕГОДНЯ();"Просрочено";"В работе"));"") (рис. 6).

Рис. 6

Протягиваем правило, заданное в ячейке H 10 , вниз по всему столбцу H (рис. 7).

Рис. 7

Затем столбец H можно скрыть, оставив на виду только необходимую информацию реестра.

• Настройка легенды. Для того чтобы данные из столбца H попадали в легенду и отображались в ней в количественном виде, необходимо настроить ячейки легенды следующим образом:

1. Задаем правило ячейке G 3 : выделяем эту ячейку, в строке формул нажимаем значок fx Вставить функцию , выбираем тип функций «статистические », «СЧЁТЕСЛИ ».

2. Затем прописываем в строке формул следующее: =СЧЁТЕСЛИ(H$10:H$19;F3) (рис. 8).

Рис. 8

3. «Протягиваем» формулу от ячейки G 3 до G 6 соответственно.

Можно также настроить визуализацию и выгружать данные о поручениях за заданный отрезок времени в виде диаграммы.

• С оздание диаграммы. Для этого нужно зайти на вкладку Вставка и выбрать диаграмму, например круговую, предварительно выделив диапаз он ячеек от G 3 до G 6 (рис. 9).

Рис. 9

Вставляем диаграмму и окрашиваем ее сегменты в выбранные нами цвета заливки, выделив сегмент и вызвав соответствующее контекстное меню правой кнопкой мыши (там все интуитивно). Наш реестр готов (рис. 10).

Рис. 10

И напоследок

Создать эффективную систему контроля исполнения поручений довольно сложно - необходимо учесть много разных аспектов и особенностей, которые могут быть уникальными для разных организаций. Это нелегко, но помните, что любая загадка имеет решение. Когда я сталкиваюсь со сложной задачей, которая, на первый взгляд, не имеет решения, всегда вспоминаю загадку Б. Вербера:

«Как соединить эти девять точек четырьмя линиями, не отрывая перо от бумаги?

Часто мы не можем найти решение потому, что наш разум замыкается в площади рисунка. Но ведь нигде не сказано о том, что за его пределы нельзя выходить.

Решение есть:

Мораль: для того чтобы понять систему, надо… из нее выйти».

Способов организации эффективной системы контроля исполнения поручений множество. Главное - найти именно тот, который наиболее органично впишется в работу вашей компании и в вашу, во всем чувствовать меру и не переходить черту, за которой наступает маниакальный гиперконтроль.

М.А. Сучкова, помощник генерального директора ЗАО «Рязанская нефтеперерабатывающая компания» (ДО ОАО «НК-Роснефть»)

• Создается единый центр управления - все поручения и отчеты в одной базе данных.
• Записывать поручения надежнее, чем запомнить или сказать. Не потеряется и не забудется.
• Вовремя проверить или напомнить. Контролировать поручения с Кларис проще .
• При смене ответственного видна история действий по выполнению поручения.
• Рост эффективности работы сотрудников на 20-25%.

Чем отличается?

• Стикеры, блокнот, E-mail - хорошо, но видно только одному человеку. Кларис позволяет в одном месте видеть все задачи и поручения, их состояние, загрузку сотрудников. Вы сможете точнее определять приоритеты, сроки, исполнителя.
• Просто и быстро внедрить. Программу не нужно покупать и устанавливать. и пользуйтесь через 2 минуты.
• Система контроля исполения поручений Кларис доступна с любого устройства, подключенного к интернет. Ipad, Iphone, HTC - руководитель и сотрудники всегда имеют доступ к самой актуальной информации по состоянию дел в компании

Кому подходит?

Сегодня основные пользователи Кларис - компании среднего бизнеса, у которых несколько офисов и 20-80 сотрудников, работающих в системе. Чаще всего это управляющие компании.

Мы стремимся сделать систему доступнее для малого бизнеса : делаем ее удобнее, доступнее.

Сейчас в Web системе контроля поручений Кларис есть два разных режима работы:

• Простой - для начинающих,
• Базовый - для "продвинутых" пользователей

Если в вашей организации более 5-х сотрудников, Кларис вполне может повысить эффективность работы и исполнительскую дисциплину.

Контролировать исполнение поручений в системе Кларис просто и удобно.

Для этого нужно добавить поручение , назначить исполнителя. Это необходимый минимум.

Срок выполнения поручения, важность, привязку к документу, проекту, соисполнителей вы можете устанавливать по своему усмотрению.

Новое поручение добавляется в два-три клика мышью.

Если вы руководитель и не любите работать на клавиатуре, можно просто наговаривать поручения на диктофон , сегодня он есть в любом телефоне, и передавать секретарю для регистрации.

Особенности web системы контроля исполнения поручений Кларис

Единый центр управления

Больше ничего не забудется и не потеряется. Все поручения хранятся в одном месте. Всегда видно: кто, что и когда должен сделать . В случае смены или отсутствия исполнителя в любой момент видна полная картина по всей компании (или отдела, это зависит от прав доступа). Контроль исполнения поручений становится предельно простым, его легче делегировать подчиненным, вмешиваясь только при отклонениях от запланированного.

Доступно вне офиса

Увидеть полную картину дел можно и вне офиса, достаточно иметь доступ к Интернет. Руководитель больше не привязан к кабинету .

Уведомления

Для каждого сотрудника регулярный доступ в систему необязателен: Кларис рассылает уведомления о поставленных поручениях, задачах и всех изменениях на Email. Можно дублировать уведомления на SMS. Это позволяет оперативно управлять сотрудниками не имеющими компьютера , или находящимися вне офиса.

Статитика, KPI

В процессе работы системы контроля исполнения поручений накапливается интересная статистика: можно увидеть сколько и каких поручений выполняет каждый сотрудник, насколько выдерживаются сроки, посчитать затраченное время или любые другие затраты. В любых разрезах.

Это дает возможность руководителю выстраивать и развивать систему мотивации в компании, повышать исполнительскую дисциплину.

Примеры окон просмотра поручений и выполненных работ:

Список поручений и карточка поручения

Список работ по поручениям и окно работы

Операционная система: Windows All Platform
Размер программы (дистрибутива): 10Mb
Тип лицензии: FreeWare

Простой инструмент для контроля исполнения поручений в Вашей организации, обладающий возможностями ручной настройки структуры таблицы поручений и подключения справочников. Программа позволяет ограничить права доступа к поручениям рядовых исполнителей и подготовить для руководства организации необходимые отчеты.

Возможности:
Простой инструмент для контроля исполнения поручений;
Возможность ручной настройки структуры таблицы поручений;
Подключение справочников;
Инструменты ограничения прав доступа к программе;
Создание необходимых для руководства отчетов и др.

При добавление программы, в каталог нашего сайта, ссылка на Контроль исполнения поручений, проверялась антивирусом, но так как файл находится на сервере разработчика или издателя софта, он может быть изменён, мы рекомендуем перед загрузкой программного обеспечения к себе на компьютер, проверять файлы в режиме On-Line антивирусом - откроется в новом окне и будет проверена!

Вы можете оставить своё мнение о программе Контроль исполнения поручений или комментарии, а также сообщить о битой ссылке на скачивание.
Если у Вас есть вопрос по работе с программой «Контроль исполнения поручений», Вы можете задать его здесь, так как многие авторы программ и издатели отслеживают сообщения на этом сайте!
Все рекламные сообщения не по теме, а также ссылками и телефонами будут удаляться!