Отслеживание выполнение проекта. Пример контроля поручений с использованием MS Excel. Контроль исполнения документов и поручений можно отслеживать также с помощью отчетности

РАЗДЕЛ 4. ИСПОЛНЕНИЕ ПРОЕКТА И КОНТРОЛЬ

Цели системы контроля исполнения проекта

Обычно вследствие непредсказуемых изменений внешнего окружения проекта и непредвиденных внутренних обстоятельств длительность выполнения проекта и фактическая стоимость отличаются от запланированных. Кроме того, с течением времени могут измениться и потребности, для удовлетворения которых разрабатывался проект. Внесение изменений является обычным явлением в любом проекте. Первоначальный план может оказаться несостоятельным из-за различных факторов, например, из-за сдвига сроков начала проекта, пересмотра условий финансирования, изменения потребностей, неточного планирования связей между задачами, временных оценок и ресурсных требований задач, срыва поставок документации или оборудования подрядчиками, неожиданных технических затруднений и изменения внешних условий. Однако, многие отклонения от плана могут быть сглажены своевременным и эффективным руководством.

Таким образом, все основные элементы проекта должны контролироваться руководством. Менеджер должен определить процедуру и установить последовательность сбора данных через определенные интервалы времени, производить анализ полученных данных, анализировать текущие расхождения фактических и плановых показателей и прогнозировать влияние текущего состояния дел на выполнение оставшихся объемов работ.

Требования к системе контроля, включающие состав анализируемой информации, структуру отчетов и ответственность за сбор данных, анализ информации и принятие решений вырабатываются до начала реализации проекта с участием всех заинтересованных сторон. Система руководства проектом должна обеспечивать корректирующие воздействия там и тогда, где и когда они необходимы. Например, если происходит задержка окончания отдельных работ, то, возможно, ускорить их выполнение можно за счет перераспределения трудовых ресурсов и оборудования. Если же задерживается поставка проектной документации, увеличиваются затраты на материалы и оборудование, субподрядчики срывают директивные сроки, то необходимо пересмотреть план проекта. Коррекция плана может быть ограничена пересмотром параметров задач, а может потребовать разработки совершенно новой сетевой модели, начиная с текущего состояния и до момента окончания проекта.

Основные принципы построения эффективной системы контроля

Основные принципы построения эффективной системы контроля включают:

· Наличие четких планов.

Планы должны быть содержательны, четко структурированы и фиксированы, с тем чтобы обеспечивать основу для контроля. Если планы обновляются слишком часто и без применения процедур контроля за изменениями, контроль над проектом может быть потерян.

· Наличие ясной системы отчетности.

Отчеты должны отображать состояние проекта относительно исходных планов на основании единых подходов и критериев.

Процедуры подготовки и получения отчетов должны быть четко определены и достаточно просты.

Четкие временные интервалы должны быть определены для всех видов отчетов. Результаты, представленные в отчетах, должны обсуждаться на совещаниях.

· Наличие эффективной системы анализа фактических показателей и тенденций.

В результате анализа собранных данных руководство проекта должно определить, соответствует ли текущая ситуация запланированной, а если нет, то рассчитать размер и серьезность последствий отклонений. Двумя основными показателями прогресса являются время и стоимость. Специальные отчеты должны использоваться для предсказания тенденций в стоимостных и временных оценках работ проекта. В наиболее простом случае предсказания могут указывать на увеличение стоимости проекта или задержки по срокам. Однако часто отклонения во временных и стоимостных показателях оказывают также влияние на содержание предстоящих работ и качество результатов.

· Наличие эффективной системы реагирования.

Завершающим шагом процесса контроля являются действия, предпринимаемые руководством и направленные на преодоление отклонений в ходе работ проекта. Эти действия могут быть направлены на исправление выявленных недостатков и преодоление негативных тенденций в рамках проекта. Однако, в ряде случаев может потребоваться пересмотр плана. Перепланирование требует проведения анализа «что, если?...», обеспечивающего предсказание и расчет последствий от планируемых действий. От менеджера зависит также убеждение и мотивация команды проекта в необходимости тех или иных действий.

Процесс контроля проекта

В рамках функции контроля и оперативного управления реализацией проекта решаются задачи измерения, прогнозирования и оценки складывающейся оперативной ситуации по достижению результатов, затратам времени, ресурсов и финансов, анализу и устранению причин отклонения от выработанного плана, коррекция плана. Обычно при управлении проектом контролируются три основные количественные характеристики - время, объем работ и стоимость. Кроме того, руководство отвечает за управление содержанием работ (изменениями), качеством и организационной структурой.

Важным для анализа хода работ параметром является текущая дата (пороговая дата), которая представляет собой как бы момент времени, относительно которого производится анализ. Состояние работ по проекту оценивается относительно пороговой даты.

Основные методы анализа состояния работ, используемые менеджером, предусматривают сбор фактических данных о достигнутых результатах и оценку фактических затрат, оценку оставшегося объема работ, анализ фактической выработки на текущую дату.

Руководство должно установить последовательность сбора данных через определенные интервалы времени, производить анализ полученных данных, анализировать текущие расхождения фактических и плановых показателей и прогнозировать влияние текущего состояния дел на затраты по оставшемуся объему работ.

Таким образом, в процессе контроля можно выделить три основных шага:

Отслеживание фактического состояния работ - сбор и документирование фактических данных;

Анализ результатов и измерение прогресса - оценка текущего состояния работ и сравнение достигнутых результатов с запланированными;

Корректирующие действия - планирование и осуществление действий направленных на выполнение работ в соответствии с планом или минимизацию несоответствий.

Обобщенная схема процесса управления исполнением проекта представлена на рисунке 4.1. Методы, применяемые на каждом из шагов контрольного цикла, рассматриваются далее.

Рис. 4.1. Обобщенная схема процесса контроля исполнения проекта

Итак, первый шаг в процессе контроля заключается в сборе и обработке данных по фактическому состоянию работ. Руководство обязано непрерывно следить за ходом выполнения проекта, определять степень завершенности работ и, исходя из текущего состояния, делать оценки параметров выполнения будущих работ. Для этого необходимо иметь эффективные обратные связи, дающие информацию о достигнутых результатах и затратах.

Эффективным средством сбора данных являются заполненные фактическими данными и возвращенные наряды на выполнение работ или специальные отчеты, заполняемые исполнителями.

При разработке системы сбора информации менеджер проекта должен в первую очередь определить состав собираемых данных и периодичность сбора. Решения по данным вопросам зависят от задач анализа параметров проекта, периодичности проведения совещаний и выдачи заданий. Детальность анализа в каждом конкретном случае определяется исходя из целей и критериев контроля проекта. Например, если основным приоритетом является своевременность выполнения работ, то методы контроля использования ресурсов и затрат можно задействовать в ограниченном виде.

· Существует два основных метода контроля фактического выполнения: «простой контроль» и «детальный контроль».

· Метод простого контроля также называют методом «О-100», поскольку он отслеживает только моменты завершения детальных задач (существуют только две степени завершенности задачи: 0% и 100%). Другими словами, считается, что работа выполнена только тогда, кода достигнут ее конечный результат.

· Метод детального контроля предусматривает выполнение оценок промежуточных состояний выполнения задачи (например, завершенность детальной задачи на 50% означает, что, по оценкам исполнителей и руководства, цели задачи достигнуты наполовину). Данный метод более сложен, поскольку требует от менеджера оценивать процент завершенности для работ, находящихся в процессе выполнения.

· Отметим, что точное представление о состоянии выполняемых задач проекта метод «детального контроля» дает только в том случае, если оценки завершенности задач делаются корректно. В большинстве же случаев применение метода «0-100» в сочетании с достаточной степенью детализации задач дает приемлемые результаты.

Иногда встречаются несколько модифицированные варианты метода детального контроля:

· Метод 50/50 - признает возможность учета некоторого промежуточного результата для незавершенных работ. Степень завершенности работы определяется в момент, когда работа израсходовала 50% бюджета.

· Метод по вехам применяется для длительных работ. Работа делится на части вехами, каждая из которых подразумевает определенную степень завершенности работы.

Используя один из этих методов, менеджер может разработать интегрированную систему контроля, которая сосредотачивает внимание на степени завершенности работ, а не только на временных и объемных параметрах проекта и удовлетворяет критериям обоснования финансирования.

Данные, необходимые для контроля основных параметров проекта, представлены в Таблице 4.1.

Таблица 4.1. Критерии для контроля и требуемые данные.

Обычно количественные показатели собираются на уровне работ или пакетов работ и затем обобщаются для верхних уровней контроля на основании СРР.

Поскольку оценки выполнения проекта в целом и отдельных его этапов рассчитываются на основании данных о выполнении детальных задач, важно на этапе разработки системы контроля сделать правильный выбор весовых коэффициентов формирования обобщенных оценок.

Например, использование в качестве весовых коэффициентов продолжительностей задач приводит к тому, что основной вклад в процент выполнения составной задачи будут вносить наиболее длительные дочерние. Вес задачи может устанавливаться в соответствии с ее плановой стоимостью. Как правило, плановая стоимость является достаточно надежным показателем значимости задачи. Иногда расходы и объемы работ не связаны напрямую, например, в случае использования в процессе реализации задач дорогих материалов и оборудования. Возможно, более удачным в данном случае будет определять удельные веса задач на основе расходов, связанных только с использованием ресурсов, или планового объема работ. Это позволяет устранить искажения, которые стоимость основных фондов вносит в анализ расходов, связанных с оплатой ресурсов.

Для этого необходимо иметь эффективные обратные связи, дающие информацию о достигнутых результатах и затратах.

Существует два основных метода контроля фактического выполнения: «простой контроль» и «детальный контроль».

Метод простого контроля также называют методом «О-100», поскольку он отслеживает только моменты завершения детальных задач (существуют только две степени завершенности задачи: 0 % и 100 %). Другими словами, считается, что работа выполнена только тогда, когда достигнут ее конечный результат.

Метод детального контроля предусматривает выполнение оценок промежуточных состояний выполнения задачи (например, завершенность детальной задачи на 50 % означает, что, по оценкам исполнителей и руководства, цели задачи достигнуты наполовину). Данный метод более сложен, поскольку требует от менеджера оценивать процент завершенности для работ, находящихся в процессе выполнения.

Отметим, что точное представление о состоянии выполняемых задач проекта метод «детального контроля» дает только в том случае, если оценки завершенности задач делаются корректно. В большинстве же случаев применение метода «О-100» в сочетании с достаточной степенью детализации задач дает приемлемые результаты.

Иногда встречаются несколько модифицированные варианты метода детального контроля:

Метод 50/50 признает возможность учета некоторого промежуточного результата для незавершенных работ.

Степень завершенности работы определяется в момент, когда работа израсходовала 50 % бюджета.

Метод по вехам применяется для длительных работ. Работа делится на части вехами, каждая из которых подразумевает определенную степень завершенности работы.

Таблица 18.4.1

Критерии для контроля и требуемые данные Критерий контроля Количественные данные Качественные данные Время и стоимость Планируемая дата начала/окончания Фактическая дата начала/окончания Объем выполненных работ Объем предстоящих работ Другие фактические затраты Другие предстоящие затраты Качество Проблемы качества Организация Внешние задержки Проблемы внутренней координации ресурсов Содержание работ Изменения в объеме работ Технические проблемы Используя один из этих методов, менеджер может разработать интегрированную систему контроля, которая сосредоточивает внимание на степени завершенности работ, а не только на временных и объемных параметрах проекта и удовлетворяет критериям обоснования финансирования.

Данные, необходимые для контроля основных параметров проекта, представлены в таблице 18.4.1.

Обычно количественные показатели собираются на уровне работ или пакетов работ и затем обобщаются для верхних уровней контроля на основании СРР. Поскольку оценки выполнения проекта в целом и отдельных его этапов рассчитываются на основании данных о выполнении детальных задач, важно на этапе разработки системы контроля сделать правильный выбор весовых коэффициентов формирования обобщенных оценок.

При управлении проектом необходимо отслеживать элементы треугольника проекта: время, бюджет и область охвата. Корректировка одного элемента влияет на два других. Такие события, как непредусмотренные задержки, превышение затрат и замена ресурсов, могут привести к проблемам в календарном плане. Если данные проекта постоянно обновляются, то всегда есть возможность просмотреть последнее состояние проекта. Можно отслеживать фактический ход выполнения задач, фактические трудозатраты ресурсов, сравнивать фактические затраты с запланированным бюджетом и выравнивать загрузку ресурсов. Все это позволит вовремя определить потенциальные проблемы, чтобы найти и применить правильное решение.

После создания проекта и начала работы можно отслеживать фактические даты начала и окончания, процент выполнения задач или фактические трудозатраты. Фактические данные показывают влияние изменений на другие задачи и, в конечном итоге, на дату окончания проекта.

Определите один или два показателя хода выполнения для использования в проекте. Например, ресурсы могут быстро представить отчет о проценте выполнения трудозатрат по задачам, что позволяет получить общее представление о ходе выполнения задач. Либо, наоборот, ресурсы могут отчитываться о часах работы над каждой задачей по неделям. Это займет больше времени, но даст подробную картину хода работ. Выбор индикаторов зависит от ваших предпочтений и приоритетов.

По завершении этого урока вы будете знать, какие представления следует использовать для отслеживания и контроля хода выполнения, как вводить различные типы сведений о ходе выполнения задач и как просматривать их влияние на календарный план. Если в вашей группе используется такое интерактивное средство совместной работы, как сервер Microsoft Project Server, вы узнаете, как получать обновления результатов от членов группы.

Может возникнуть необходимость отслеживать количество трудозатрат каждого ресурса, задействованного в проекте (по каждой из задач или по всему проекту). После этого можно сравнить запланированное и фактическое количество трудозатрат. Это поможет отслеживать производительность ресурсов и планировать трудозатраты для будущих проектов.

Может возникнуть необходимость отследить превышение затрат на определенной стадии проекта или выяснить величину затрат на конкретный ресурс в определенный день. Возможно, потребуется увидеть общее значение начисленных затрат.

Отслеживание затрат по проекту помогает определить, какие изменения необходимо внести, чтобы завершить проект вовремя и в рамках бюджета. Оно может пригодиться и при планировании бюджета для будущих проектов.

Чтобы эффективно управлять проектом, необходимо обеспечить передачу и распространение сведений о проекте. Можно подготовить отчеты или презентации, опубликовать сведения на веб-узле или использовать сервер MS Server для связи с группой проекта по Интернету.

Часть 4. ВЫПОЛНЕНИЕ КУРСОВОЙ РАБОТЫ.

Курсовая работа должна содержать следующие разделы:

1) Введение.

2) Постановка задачи.

3) Модель функционально организационной структуры информационного обеспечения СУ (ИОСУ).

4) Информационная модель ИОСУ

5) Технологическая модель управления ИОСУ.

6) Коммуникационная модель ИОСУ

7) Заключение

Введение

1) общую характеристику (краткое описание основных свойств, выполняемых функций и задач) системы управления, для которой разрабатывается проект информационного обеспечения;

2) роль и значения ИОСУ для повышения эффективности управления в рассматриваемой СУ;

3) тенденции (направления) дальнейшего развития ИО аналогичных СУ, в том числе, тенденции повышения роли человека в управлении сложными объектами;

4) актуальность (важность, целесообразность) разработки проекта ИО, которое отличается от существующих лучшими свойствами.

Постановка задачи

1. Описание объекта управления:

· назначение объекта управления (цель его организации и функционирования)

· характеристика производимой продукции (услуг) с описанием значений параметров (характеристик), гарантируемых потребителю;

· описание технологии изготовления продукции.

2. Описание управляющей системы по следующим направлениям:

· виды управляемых процессов (технологический процесс изготовления продукции (оказания услуг), маркетинговая деятельность, управление материальными ресурсами, управление коллективом сотрудников, управление кадрами (подготовка кадров, воспитание ….), управление качеством продукции (услуг) и др.);

· полнота представления функций управления по всем видам управляемых процессов и их стадиям (планирование, организация выполнения плана, контроль и регулирование хода работ по выполнению плана, оценка степени достижения плановых показателей по результатам выполнения плана;

· описание организационной (административной) структуры управляющей системы с указанием каждого подразделения и задач им выполняемых, полномочий и ответственности; уровня механизации, автоматизации решения задач управления в каждом подразделении организационной структуры;

· описание недостатков существующей управляющей системы.

· Рассматриваются задачи совершенствования организационной структуры существующей системы управления по следующим признакам:

o отсутствуют подразделения, выполняющие функции; (например, по направлению автоматизации производства);

o неоправданно много самостоятельных мелких подразделений;

o персонал подразделений системы управления в недостаточной мере владеет современными методами управления;

o отсутствует критерии оценки эффективности решений по управлению;

o при планировании слабо учитываются возможности исполнителей на местах;

o несвоевременно доводится плановые задания до исполнителей;

o решения по направлениям принимаются на основе недостоверной (недостаточной) информации;

o и другим признакам.

Рассматриваются задачи по разрешению проблем использования технических средств в управлении по следующим признакам: неудовлетворительное оснащение рабочих мест сотрудников управления техническими, информационными и программными средствами:

1) неэффективное использование вычислительной техники и слабое знание ее возможностей;

2) слабое использование современной технологии управления в оперативно – диспетчерском управлении, технико-экономическом анализе, в производстве, планировании и т.п.

3) недостаток средств оперативной связи;

4) недостаточно автоматизирован учет и распределение ресурсов всех видов;

5) большая инерционность подготовки и принятия решений по управлению;

6) продолжительные сроки передачи информации всех видов и др.

Рассматриваются задачи по разрешению проблем управления кадрами:

1) недостаточное внимание к учебе и подготовке резерва на выдвижение;

2) низкий уровень учебы в системе повышения квалификации;

3) неэффективный механизм стимулирования производственного и управленческого персонала и др.

3. Определяются цели создания ИОСУ в виде ожидаемых результатов от внедрения Системы организации информационного обеспечения СУ (СОИОСУ) (например, повышения качества выпускаемой продукции, услуг, повышение объемов производства, расширение рынка сбыта, снижения потерь, обусловленных мало эффективным управлением, дальнейшее развитие объекта управления и его ассортимента продукции и т.к.).

4. Определяются основные направления работ по проектированию СОИОСУ в виде перечня и краткого содержания задач по устранению недостатков управляющей системы; перечень и краткое содержание задач по автоматизации процессов управления, повышения эффективности технологии управления (применения математических методов на этапах подготовки, принятия и реализации решений по управлению и т.д.)

Перед началом процесса отслеживания рекомендуется сохранить базовый план . Базовый план (до 11 на проект) представляет снимок календарного плана на момент сохранения и содержит всю информацию о задачах, ресурсах и назначениях. С помощью базового плана можно отслеживать ход выполнения, просматривать отклонения и вносить необходимые исправления. Чтобы сохранить базовый план выполните команду СервисàОтслеживаниеàСохранить базовый план... Нажмите кнопку ОК .

Мастер отслеживания помогает создать таблицу, в которой удобно обновлять сведения о ходе выполнения задач. На панели инструментов Консультант нажмите кнопку Отслеживание . В боковой области выберите ссылку Подготовка к отслеживанию хода работы над проектом . На шаге 1 выберите режим отслеживания: вручную (укажите Нет ). На шаге 2 укажите Всегда отслеживать путем указания процента завершения по трудозатратам . В результате в текущем представлении MS Project появился дополнительный столбец %завершения по трудозатратам , а на диаграмме Ганта появились соответствующие данные. Задайте для задачи Предварительное экономическое обоснование проекта процент завершения 70%.

Для сравнение фактических и плановых трудозатрат для задач выполните команды ВидàДиаграмма Ганта и ВидàТаблицаàТрудозатраты . Сравните значения в полях Трудозатраты , Базовые , Фактические и.Оставшиеся .

E Значения в поле Отклонение показывают разницу между трудозатратами по графику и первоначально запланированными трудозатратами, сохраненными в базовом плане.

Печать и публикация проекта

Чтобы просмотреть, как будет выглядеть текущее представление проекта при печати, нажмите кнопку Предварительный просмотр .

В MS Project предлагается более 20 встроенных отчетов. Выполните команду ВидàОтчеты . Выберите категорию Обзорные… и обзорный отчет Сводка по проекту . Также просмотрите отчет Дела по исполнителям (категория Назначения… ).

В категории Настраиваемые… представлены все стандартные отчеты. В окне Настраиваемые отчеты можно создать новые отчеты (кнопка Создать… ), изменить существующие (кнопка Изменить… ), скопировать в шаблон (из шаблона) Global.MPT и т.д. В окне Настраиваемые отчеты выберите отчет Использование трудовых ресурсов и нажмите кнопку Изменить… На вкладке Определение замените Недели на Месяцы .На вкладке Подробности укажите Формат даты Январь 2002 . Нажмите кнопку ОК . Просмотрите отчет (кнопка Просмотр ).

Для публикации сведений о проекте в Internet можно сохранить их в формате HTML. Выполните команду ФайлàСохранить как веб-страницу… Введите имя экспортируемого файла в поле Имя файла и нажмите кнопку Сохранить . В первом окне Мастера экспорта нажмите кнопку Далее . Во втором окне установите переключатель Использовать существующую схему и нажмите кнопку Далее . В следующем окне Выберите схему для данных Сводная таблица задач и ресурсов и нажмите кнопку Далее .В следующем окне установите флажок Экспорт на основе шаблона HTML. Для выбора шаблонаHTML нажмите кнопку Обзор . В окне Обзор выберите любой шаблон и нажмите кнопку ОК .В окне Мастер экспорта-параметры схемы нажмите кнопку Готово . Просмотрите созданный файл в формате HTML.

Лабораторная работа №2
Планирование работ средствами Microsoft Excel

Цель . Изучить некоторые возможности Microsoft Excel (условное форматирование, проверка ввода, работа со ссылками и массивами и т.д.), приобрести навыки использования этих инструментов для решения задач планирования работ в проектной организации.

Задание

1. Ввести данные на рабочие листы Исходные данные , Распределение, Диаграмма Ганта и Зарплата согласно заданию.

2. Осуществить распределение проектировщиков по проектам.

3. Составить ведомость на выплату заработной платы.

Основные сведения

Хотя на сегодняшний день существует большое число специализированных программ, предназначенных для управления проектами и планирования (в том числе и рассмотренные выше), однако не всегда они доступны для рядовых пользователей. Преимущество использования электронных таблиц Microsoft Excel для решения подобных задач заключается в широкой распространенности этой программы, наличие некоторого опыта работы с ней у многих пользователей (экономистов, менеджеров). Однако зачастую огромные возможности Microsoft Excel используются не в полной мере из-за недостаточного уровня подготовки рядовых пользователей и даже программистов.

В данной работе демонстрируются возможности MS Excel , которые можно с успехом использовать при решении задач планирования различного рода работ с участием многих сотрудников. Приведенный ниже пример использования MS Excel естественно не демонстрирует всю мощь этого инструментария, однако, как надеется автор, послужит толчком для более углубленного изучения возможностей этой программы.

Рассмотрим следующую ситуацию. Проектной организации, где работает 6 конструкторов и 4 технолога, поручили выполнить 6 проектов (Проект А, Проект Б и т.д.). Работа над каждым проектом включает два этапа: 1) этап конструкторской подготовки производства (КПП) и 2) этап технологической подготовки производства (ТПП). Необходимо распределить проектировщиков по проектам, назначить даты начала этапов, рассчитать даты завершения этапов. Для простоты планирование осуществляется только на один месяц – май 2005 года..

Накладываемые ограничения.

1. Этап ТПП может начаться только после завершения предыдущего этапа КПП.

2. Над одним проектом может работать не более 4 конструкторов и не более 3 технологов.

3. Все проекты должны завершиться не позднее заданных сроков.

4. Один проектировщик может участвовать в нескольких проектах, но одновременно может работать только над одним проектом.

Технология работы

1. Создание рабочего листа Исходные данные

Запустите на выполнение программу Microsoft Excel, создайте рабочую книгу с именем Планирование работ(<ФИО студента>).xls . Переименуйте лист Лист1 с помощью команды меню Формат®Лист®Переименовать лист . Задайте новое имя Исходные данные.

E Другой способ переименовать лист – двойной щелчок левой кнопкой мыши по имени листа.

Введите данные на лист Исходные данные согласно рис. 5.1 и приведенным ниже указаниям.

Рис. 5.1. Рабочий лист Исходные данные

Для обеспечения проверки вводимых значений в ячейку C1 выполните команду ДанныеàПроверка… В окне Проверка вводимых значений на вкладке Параметры задайте Тип данных Список. В поле Источник введите текст

Январь;Февраль;Март;Апрель;Май;Июнь;Июль;Август;Сентябрь;Октябрь;Ноябрь;Декабрь

На вкладке Сообщение для ввода задайте Заголовок Месяц и Сообщение Выберите месяц, для которого создается план работ . Нажмите кнопку ОК .

Для ячейки D1 самостоятельно задайте проверку ввода, указав в качестве Источника текст 2004;2005;2006;2007;2008;2009;2010

Чтобы разместить текст в нескольких ячейках (например, в ячейках D3:F3) необходимо выделить эти ячейки и нажать кнопку Объединить и поместить в центре .

Чтобы разместить текст в ячейке (ячейках) по центру с переносом слов (например, в ячейке D15 или в ячейках В4:В5), выполните команду Форматà Ячейки… и на вкладке Выравнивание задайте по горизонтали по центру , по вертикали по центру . Установите флажок переносить по словам . Нажмите кнопку ОК .

Для диапазона ячеек В6:В11 укажите Отступ 1 (команда меню Форматà Ячейки… , вкладка Выравнивание ).

E Чтобы автоматизировать ввод числовых рядов (1, 2, 3,…), введите числа 1 и 2 в соседние ячейки, затем выделите эти две ячейки, и с помощью мыши протяните в нужном направлении.

Для удобства дальнейшей работы рекомендуется создавать имена для ячеек и диапазонов ячеек. Чтобы быстро создать имя для диапазона ячеек Н5:Н13, выделите эти ячейки и щелкните левой кнопкой мыши по полю Имя (слева от строки формул), введите имя Праздники и нажмите клавишу Enter .

ВНИМАНИЕ! Имена вводятся БЕЗ пробелов!

ВНИМАНИЕ! Ввод имени завершается нажатием клавиши ENTER!

Самостоятельно создайте имена: СпецКонструктор для ячейки В16, СпецТехнолог : для ячейки В17, ЧислоКонструкторов для ячейки D16, ЧислоТехнологов для ячейки D17, ВсегоПроектировщиков для ячейки D18 и Специальность для ячеек С22:С31.

Для ячеек С22:С31 задайте проверку вводимых значений (Тип данных Список, Источник =$В$16:$В$17 ). Введите данные в таблицу Список сотрудников-проектировщиков .

Для автоматизации подсчета числа конструкторов в ячейку D16 введите формулу =СЧЁТЕСЛИ(Специальность;СпецКонструктор)

E Для ввода имен удобно использовать клавишу F3 .

В ячейку D17 формулу введите самостоятельно.

В ячейке D18 подсчитайте сумму.

Создайте листРаспределение и введите данные на этот лист согласно рис. 5.2 и приведенным ниже указаниям.

Рис. 5.2. Рабочий лист Распределение

Чтобы не копировать данные с рабочего листаИсходные данные в диапазон ячеек А3:С12 лист Распределение , введите в ячейку А3 формулу

="Исходные данные"!A22

E В процессе ввода формул удобнее не вводить ссылки на ячейки с клавиатуры, а просто щелкать мышью по нужным ячейкам или выделять нужные диапазоны ячеек. В этом случае Excel сам подставляет нужные ссылки.

Скопируйте эту формулу в ячейки диапазона А3:С12.

E Чтобы скопировать формулу из ячейки А3 в ячейки А3:С12, подведите курсор к черному квадратику в правом нижнем углу ячейки А3, чтобы курсор превратился в черный крестик. Нажав левую кнопку мыши, «протащите» курсор по ячейкам А3:С12.

Чтобы заполнить ячейки D2:I2, можно применить два способа (заполните ячейки D2:I2 двумя способами):

Способ 1 . На листе Исходные данные выделите ячейки В6:В11 и скопируйте их в буфер обмена. Затем щелкните правой кнопкой мыши по ячейке D2 на листе Распределение и в контекстном меню выберите команду Специальная вставка… В окне Специальная вставка установите флажок транспонировать и нажмите ОК .

Способ 2 . Выделите ячейки D2:I2 на листе Распределение . В строке формул введите формулу

=ТРАНСП("Исходные данные"!B6:B11)

E Функция ТРАНСП(массив) находится в категории Ссылки и массивы .

Функция ТРАНСП() должна быть введена как формула массива. Для этого необходимо одновременно нажать клавиши Ctrl , Shift и Enter . В результате в строке формул введенная формула будет заключена в фигурные скобки.

Для проверки ввода в диапазон D3:I12 задайте проверку данных с параметрами Тип данных Список, Источник 0;1

Для ячейки J2 создадим примечание . Щелкните правой кнопкой мыши по ячейке J2 и выберите команду Добавить примечание . Введите примечание Количество проектов, в которых участвует работник .

В ячейках J3:J12 подсчитайте сумму по соответствующей строке.

В ячейку D13 введите формулу

=СУММЕСЛИ($C3:$C12;СпецКонструктор;D3:D12)

В остальные ячейки диапазона D13:I14 формулы введите самостоятельно.

Чтобы облегчить ввод данных в диапазон ячеек D3:I12, необходимо конструкторов и технологов сгруппировать отдельно. Применим сортировку таблицы на листе Распределение . Выделите диапазон ячеек А2:К12 и выполните команду меню ДанныеàСортировка . В окне Сортировка диапазона в поле Сортировать по задайте Специальность . Нажмите кнопку ОК .

Заполните диапазон ячеек D3:I12 согласно рис. 5.2 (с учетом накладываемых ограничений).

Формулы для ячеек К3:К12 введем позднее. Самостоятельно отформатируйте листРаспределение , чтобы он соответствовал рис. 5.2.

Создайте рабочий лист Диаграмма Ганта . Введите данные на этот лист согласно рис. 5.3 и приведенным ниже указаниям.

Рис. 5.3. Рабочий лист Диаграмма Ганта

Чтобы автоматизировать заполнение ячеек В3:В14, ни один из ранее рассмотренных способов не подходит. Введите в ячейку В3 формулу

=СМЕЩ("Исходные данные"!B$6;$A3-1;0)

Размножьте эту формулу в диапазоне ячеек В3:В14.

E СМЕЩ() (категория Ссылки и массивы ).

Самостоятельно введите формулы в ячейки С3:С14.

E Не забудьте задать для ячеек С3:С14 Числовые форматы Дата , Тип 14.03.99 .

В ячейку Е3 введите формулу =СМЕЩ("Исходные данные"!$D$6;A3-1;0)

В ячейку Е4 введите формулу =СМЕЩ("Исходные данные"!$D$6;A3-1;1)

Растяните эти формулы по столбцу Е.

В ячейку F3 введите формулу =СМЕЩ(Распределение!$D$13;0;A3-1)

В ячейку F4 введите формулу =СМЕЩ(Распределение!$D$13;1;A3-1)

Растяните эти формулы по столбцу F.

В ячейку G3 введите формулу =ОКРУГЛВВЕРХ(E3/F3;0)

Растяните эту формулу по столбцу G.

В диапазон Н3:Н14 введите даты начала работ.

Чтобы рассчитать день завершения этапа, используем функцию РАБДЕНЬ() . Она возвращает дату, отстоящую на заданное количество рабочих дней вперед или назад от даты Нач_дата . Рабочими днями не считаются выходные дни и дни, определенные как праздничные. Функция РАБДЕНЬ() используется, чтобы исключить выходные дни или праздники при вычислении даты завершения этапа.

Синтаксис функции РАБДЕНЬ (Нач_дата ;Количество_дней ;Праздники)

Нач_дата – это начальная дата.

Количество_дней – это количество рабочих дней до или после Нач_дата . Положительное значение аргумента Количество_дней означает будущую дату; отрицательное значение – прошедшую дату.

Праздники – это необязательный параметр и представляет собой список из одной или нескольких дат, которые требуется исключить из рабочего календаря (например, государственные праздники).

Чтобы найти день завершения этапа в ячейку I3 введите формулу =РАБДЕНЬ(H3;G3-1;Праздники). Растяните формулу по столбцу I.

В ячейку J2 введите формулу

=ДАТАЗНАЧ("1"&"Исходные данные"!C1&"Исходные данные"!D1)

Функция ДАТАЗНАЧ() возвращает числовой формат даты, представленной в виде текста.

Синтаксис функции ДАТАЗНАЧ (Дата_как_текст )

Дата_как_текст – это текст, представляющий дату (например, 30.01.1998).

E Оператор & позволяет объединить две текстовые строки в одну строку.

В ячейку К2 введите формулу =J2+1 и размножьте ее по строке.

Отформатируем ячейку J2, чтобы кроме даты, был виден день недели. Подходящего встроенного формата не существует. Чтобы создать его, выполните команду ФорматàЯчейки… На вкладке Число выберите Числовые форматы (все форматы), в поле Тип задайте ДД.ММ.ГГ ДДД

E Шаблон ДДД отображает день недели в виде Пн, Вт, …, Вс.

Чтобы отформатировать диапазон J2:AN2, скопируйте формат из ячейки J2 в остальные ячейки диапазона

E Чтобы скопировать формат из ячейки J2 в диапазон J2:AN2, выделите ячейку J2, нажмите кнопку Формат по образцу . Рядом с курсором появится знак кисти. Выделите диапазон J2:AN2.

Чтобы выделить цветом выходные и праздничные дни, воспользуемся условным форматированием . Выделите ячейку J2 и выполните команду ФорматàУсловное форматирование… Задайте данные согласно рис. 5.4.

E Условие 1 задает формат для выходных дней (с помощью кнопки Формат… задайте желтый цвет заливки ячеек ). Условие 2 задает формат для праздничных дней (задайте красный цвет заливки ячеек ).

E При вводе формул в окне Условное форматирование удобнее не вводить формулы, а вставлять их из буфера обмена, предварительно набрав и отладив в какой-либо ячейке. Для копирования формулы выделите ячейку, затем В СТРОКЕ ФОРМУЛ выделите формулу и скопируйте ее в буфер обмена (кнопка Копировать ). В окне Условное форматирование в нужном месте выполните команду Вставить (кнопка Вставить ).

E Чтобы добавить еще одно условие, служит кнопка .

Скопируйте созданный формат из ячейки J2 в остальные ячейки строки.

Рис. 5.4. Окно Условное форматирование для диапазона J2:AN2

Чтобы на диаграмме Ганта были представлено число проектировщиков, участвующих в проекте на данном этапе, в ячейку J3 введите формулу

=ЕСЛИ(И(J$2>=$H3;J$2<=$I3);$F3;"")

E Найдите и прочитайте описание функции И() (категория Логические ).

Размножьте формулу на диапазон J3:AN14.

Чтобы выделить цветом дни, когда ведется работа над проектом, а также выделить требуемый день завершения проекта, воспользуемся условным форматированием. Для ячейки J3 задайте условное форматирование согласно рис. 5.5.

Рис. 5.5. Окно Условное форматирование для диапазона J3:AN14

E Условие 1 задает формат для дней работы над проектом и для последнего допустимого срока (задайте красную границу ячейки и желтый цвет заливки). Условие 2 задает формат для дней работы над проектом (задайте серый цвет заливки для этапов КПП, зеленый для этапов ТПП). Условие 3 задает формат для последнего допустимого срока (повторите формат для Условие 1 ).

Скопируйте созданный формат из ячейки J3 в диапазон J3:AN3, а также в диапазоны J5:AN5, J7:АN7, J9:АN9, J11:AN11, J13:AN13.

Задайте условное форматирование для ячейки J4 и скопируйте созданный формат в диапазон J4:AN4, а также в диапазоны J6:AN6, J8:АN8, J10:АN10, J12:AN12, J14:AN14.

E Для активизации мастера суммирования выполните команду меню Сервис®Надстройки… В окне Надстройки установите флажок напротив строки Мастера суммирования . Нажмите кнопку ОК .

Выполните команду СервисàМастерàЧастичная сумма… На шаге 1 укажите, где находится таблица для суммирования "Диаграмма Ганта"!$D$2:$AN$14. Нажмите кнопку Далее . На шаге 2 задайте Суммировать 01.05.05 Вс , Столбец Этап , Оператор =, Значение КПП и затем нажмите кнопку Добавить условие . Нажмите кнопку Далее . На шаге 3 нажмите кнопку Далее . Нашаге 4 выберите ячейку J15 и нажмите кнопку Готово . В результате в ячейке J15 находится формула массива

{=СУММ(ЕСЛИ($D$3:$D$14="КПП";1;0))}

К сожалению, она выдает неправильный результат. Отредактируйте формулу, чтобы она приняла вид {=СУММ(ЕСЛИ($D$3:$D$14="КПП";J$3:J$14;0))}

E Чтобы отредактировать формулу массива, после редактирования нажмите одновременно клавиши Ctrl, Shift и Enter .

Для ячейки J15 задайте условное форматирование согласно рис. 5.6.

Рис. 5.6. Окно Условное форматирование для диапазона J15:AN15

E Условие 1 задает красный цвет заливки, Условие 2 – желтый и Условие 3 – зеленый.

Самостоятельно задайте формулы и форматирование для остальных ячеек диапазона J15:AN16.

В ячейке J17 найдите сумму ячеек J15 и J16. Задайте условия форматирования.

Для построения план-графика работы каждого сотрудника введите данные в диапазон D19:AN26 согласно следующим указаниям.

Создайте имя Сотрудники для диапазона "Исходные данные"!B22:B31.

Для ячейки F20 задайте проверку вводимых значений (Тип данных Список, Источник =Сотрудники . В ячейку F21 введите формулу

=ВПР(F20;"Исходные данные"!B22:C31;2;0)

Функция ВПР() позволит по заданной ФИО проектировщика (ячейка F20) установить его специальность, просмотрев таблицу "Исходные данные"!B22:C31.

В ячейку I20 введите формулу

=ВПР($F$20;Распределение!$B$3:$I$12;G20+2;0)

Она позволяет извлечь информацию об участии проектировщика в конкретном проекте (0 – не участвует, 1 – участвует).

В ячейку J20 введите формулу

=ЕСЛИ($I20=1;СМЕЩ(J$3;ЕСЛИ($F$21=СпецКонструктор;2*($G20-1);2*$G20-1);0);"")

Она позволяет скопировать нужную информацию из вышележащей таблицы о числе конструкторов или технологов, участвующих в проекте в этот день. Для ячейки J20 задайте условное форматирование согласно рис. 5.7.

Рис. 5.7. Окно Условное форматирование для диапазона J20:AN25

В ячейку J26 введите формулу =СЧЁТ(J20:J25) , подсчитывающую число проектов, в которых участвует сотрудник в этот день. Задайте условное форматирование, сигнализирующее красным цветом ячеек, что число проектов больше 1.

Размножьте введенные формулы по соответствующим диапазонам.

Вернемся к формуле в ячейке I3. Если дата начала работ равна 01.05.05, то на диаграмме Ганта возникает ошибка – при длительности работы в пять дней, на диаграмме работа занимает четыре рабочих дня. Ошибка связана с особенностями работы функции РАБДЕНЬ() . Введите в ячейку I3 «подправленную» формулу

=РАБДЕНЬ(H3-1;G3;Праздники) и размножьте ее по столбцу.

При работе с MS Excel пользователи довольно часто по ошибке портят созданные ранее формулы. Чтобы избежать несанкционированного изменения формул можно защитить ячейки, листы или всю книгу в целом. Чтобы защитить лист Исходные данные перейдите на него и выполните команду СервисàЗащитаàЗащитить лист... В окне Защитить лист введите пароль (можно не вводить).

ВНИМАНИЕ! Если вводите пароль – обязательно сохраните его!

Чтобы защитить лист Распределение за исключением ячеек D3:I12, в которые будут вводиться данные, выделите диапазон ячеек D3:I12 и выполните команду ФорматàЯчейки… На вкладке Защита сбросьте флажок Защищаемая ячейка . Нажмите кнопку ОК . Затем защитите лист Распределение .

Самостоятельно защитите лист Диаграмма Ганта за исключением ячеек H3:H14.

На основе полученного плана работ рассчитаем заработную плату каждого работника согласно формуле

Зарплата работника = Объем работ в днях * Дневная тарифная ставка

E Не забудьте снять защиту листа командойСервисàЗащитаàСнять защиту листа...

Рис. 5.8. Таблица длительностей этапов проектов

В ячейку О3 введите формулу

=СМЕЩ("Диаграмма Ганта"!$G$3;2*(M3-1);0)

В ячейку Р3 введите формулу =СМЕЩ("Диаграмма Ганта"!$G$3;2*M3-1;0)

Размножьте формулы по таблице.

Создадим имя для диапазона О3:О8. Выделите ячейки О2:О8. Выполните команду ВставкаàИмяàСоздать…, и в окне Создать имена укажите переключатель в строке выше . Нажмите кнопку ОК .

В результате автоматически будет создано имя Этап_КПП .

Самостоятельно создайте имя Этап_ТПП для диапазона Р3:Р8.

В ячейку К3 введите формулу

=МУМНОЖ(D3:I3;ЕСЛИ(C3=СпецКонструктор;Этап_КПП;Этап_ТПП))

Размножьте формулу по столбцу.

Для расчета зарплаты введите данные на лист Исходные данные согласно рис. 5.9.

Рис. 5.9. Тарифная сетка

Для ячейки Е33 создайте имя ДневнаяТарифнаяСтавка .

В ячейку D36 введите формулу =C36*ДневнаяТарифнаяСтавка и размножьте ее по столбцу.

Создайте лист Зарплата . Введите данные согласно рис. 5.10.

В ячейку А1 введите формулу

="Ведомость на выдачу зарплаты за "&"Исходные данные"!C1&" "&"Исходные данные"!D1

В ячейку Е3 введите формулу =ВПР(B3;Распределение!$B$3:$K$12;10;0)

В ячейку F3 введите формулу

=E3*ВПР(D3;"Исходные данные"!$B$36:$D$53;3;1)

Размножьте формулы по столбцам.

Рис. 5.10. Ведомость на выдачу зарплаты за май 2005 года

Полученное решение не удовлетворяет условиям задачи на странице 50. Например, Петров С.И. одновременно участвует в проектах Г, Д и Е; в отдельные дни (6 мая и с 12 по 16 мая) будет не хватать конструкторов. Поэтому необходимо скорректировать разработанный план работ.

Пользуясь созданными таблицами, перераспределите сотрудников по проектам, назначьте новые даты начала работ по этапам,

E Изменяйте данные только в диапазонах ячеек Распределение!D3:I12 и "Диаграмма Ганта"!H3:H14 . Для проверки того, что план-график работы сотрудника удовлетворяет заданным ограничением, используйте ячейку J20.

E Для упрощения распределения сотрудников разбейте их на группы по 2-4 человека и переводите эту группу с одного проекта на другой.

Задачу можно прервать, а затем продолжить ее выполнение по графику позднее. Это удобно, если требуется временно остановить работу над одной задачей, чтобы выполнить другую задачу. Задачу можно прерывать столько раз, сколько необходимо.

Нажмите кнопку Прервать задачу.
Наведите указатель на отрезок задачи, которую требуется прервать, а затем щелкните отрезок в том месте, где требуется ее прервать.

Если кнопка Прервать задачу не отображается, нажмите кнопку Другие кнопки, а затем нажмите кнопку Прервать задачу.

Разделение задачи на части не является аналогом ввода повторяющейся задачи, которая выполняется через определенные интервалы как, например, собрания коллектива. Для таких событий следует создать повторяющуюся задачу.

Удаление задачи

При корректировке календарного плана, чтобы соблюсти конечную дату, вернуться в рамки бюджета или устранить превышение доступности ресурса, может потребоваться уменьшить область охвата проекта. Следует удалить задачи в соответствии с сокращением области охвата.

В поле "Идентификатор" (самое левое поле) выберите задачу, которую требуется удалить. Чтобы выделить несколько соседних строк, удерживая нажатой клавишу SHIFT , щелкните номера первой и последней строки нужного диапазона.

Чтобы выбрать несколько строк вразброс, нажмите клавишу CTRL и, удерживая ее, щелкните поочередно идентификационные номера задач. Нажмите клавишу DEL .

При удалении суммарной задачи удаляются все ее подзадачи.

При удалении задач все назначенные им ресурсы освобождаются. Таким образом можно устранить превышения доступности ресурса или понизить бюджет. Имеется также возможность переназначить другим задачам ставшие доступными ресурсы, чтобы соблюсти график.

Сохранение плана по ходу выполнения

После ввода сведений о задачах, ресурсах или затратах на проект можно сохранить текущую копию базового плана.

В процессе выполнения проекта можно ввести фактические сведения и воспользоваться помощью Microsoft Project для сравнения этих данных с базовым планом

Когда введены все сведения проекта и все готово для начала фактической работы, можно сохранить данные базового плана проекта, чтобы сравнивать его с фактическим ходом его выполнения. С помощью базового плана можно отслеживать ход выполнения, просматривать отклонения и вносить необходимые исправления. Например, можно найти задачи, начатые позже, чем планировалось, выяснить объем фактически выполненной ресурсами работы по отношению к назначенной, а также отслеживать бюджет.

В плане проекта может быть сохранено до 11 базовых планов, а также разрешается сводить обновленные данные проекта в суммарные задачи. Они называются "Базовый план", "Базовый план1",... "Базовый план10". Впоследствии, сравнивая сведения базовых планов с текущим графиком проекта, можно выявить и разрешить проблемы, а также более точно планировать подобные проекты в будущем.

В меню Сервис выберите команду Отслеживание, а затем - команду Сохранить базовый план.
Выберите параметр всего проекта, чтобы сохранить базовый план проекта. Выберите параметр выбранных задач, чтобы добавить новые задачи в существующий базовый план.
Нажмите кнопку OK.

Отслеживание и управление ходом выполнения

Если данные проекта постоянно обновляются, то всегда есть возможность просмотреть последнее состояние проекта. Можно отслеживать фактический ход выполнения задач, фактические трудозатраты ресурсов, сравнивать фактические затраты с запланированным бюджетом и выравнивать загрузку ресурсов. Все это позволит вовремя определить потенциальные проблемы, чтобы найти и применить правильное решение.

Определите один или два показателя хода выполнения для использования в проекте. Например, ресурсы могут быстро представить отчет о проценте выполнения трудозатрат по задачам, что позволяет получить общее представление о ходе выполнения задач. Либо, наоборот, ресурсы могут отчитываться о часах работы над каждой задачей по неделям. Это займет больше времени, но даст подробную картину хода работ . Выбор индикаторов зависит от ваших предпочтений и приоритетов.

Отслеживание хода выполнения с помощью мастера отслеживания

Мастер отслеживания, представляющий собой часть консультанта, помогает создать таблицу, в которой можно любым удобным способом обновлять сведения о ходе выполнения задач. Используйте настраиваемую таблицу отслеживания для ручного ввода сведений о ходе выполнения или для принятия обновлений через сервер Microsoft Project Server .

На панели инструментов Консультант нажмите кнопку Отслеживание.
В боковой области выберите ссылку Подготовка к отслеживанию хода работы над проектом.
Выберите режим отслеживания: вручную или с помощью сервера Microsoft Project Server.
Укажите, будет ли отслеживание выполняться путем указания процента завершения по трудозатратам или фактических и оставшихся трудозатрат.
Далее отвечайте на вопросы и следуйте указаниям, появляющимся в боковой области. В Microsoft Project в текущем представлении задач создается и отображается настраиваемая таблица отслеживания.
После завершения выберите ссылку Сохранить и закончить работу.

Сравнение хода выполнения задач с планом

Чтобы определить задачи, даты которых существенно отличаются от дат в базовом плане, используйте представление " Диаграмма Ганта с отслеживанием". После этого можно скорректировать зависимости задач, заново назначить ресурсы или удалить некоторые задачи, чтобы не нарушались крайние сроки.

В представлении " Диаграмма Ганта с отслеживанием"" каждый отрезок задачи отображает даты начала и окончания по базовому плану вместе с текущими датами начала и окончания.

По мере ввода фактических данных верхний отрезок может перемещаться, демонстрируя отклонение от плана. Например, если дата начала задачи "Опись экспонатов" смещается на два дня, а задача выполнена на 55%, то красный календарный отрезок сдвигается на два дня относительно нижнего отрезка базового плана.

В меню Вид выберите команду Диаграмма Ганта с отслеживанием.
Чтобы просматривать поля отклонений, в меню Вид выберите команды Таблица и Отклонение.
При необходимости нажмите клавишу TAB для просмотра полей отклонений. Чтобы сведения об отклонениях были доступны, необходимо иметь сохраненный базовый план.
В меню Вид выберите команды Панели инструментов и Отслеживание.
Обновите сведения о ходе выполнения задач в проекте.
Если задача была начата или закончена в соответствии с календарным планом, выберите ее и нажмите кнопку Обновить по графику.
Если ход выполнения задачи не соответствует календарному плану, обратитесь к следующим урокам, чтобы узнать, как ввести фактические даты начала и окончания, ввести фактическую длительность задачи или обновить процент выполнения задачи.

Ввод фактических дат начала и окончания для задачи

Задачи, начало или окончание которых запаздывает, могут стать причиной срыва календарного плана всего проекта из-за задержки дат начала и окончания связанных задач. Задачи, начатые или завершенные раньше намеченного срока, могут высвободить ресурсы для работы над другими задачами, которые отстают от календарного плана. В Microsoft Project можно с помощью введенных фактических значений перепланировать календарный план для оставшейся части проекта.

В меню Вид выберите команду Диаграмма Ганта .
В поле Название задачи выберите задачи, которые требуется обновить с помощью тех же значений. Чтобы выбрать несколько задач подряд, нажмите клавишу SHIFT и, удерживая ее, щелкните первую и последнюю из этих задач. Чтобы выбрать несколько несмежных задач, нажмите клавишу CTRL и, удерживая ее, щелкните поочередно нужные задачи.
В меню Сервис выберите команды Отслеживание и Обновить задачи.
В группе Фактические введите или выберите дату в поле Начало или Окончание. Если вводится дата окончания, следует убедиться в том, что задача выполнена на 100%. В Microsoft Project эта дата принимается в качестве фактической даты окончания задачи и в соответствии с ней перепланируются задачи-последователи.
Нажмите кнопку OK.

При вводе фактической даты начала или фактической даты окончания задачи изменяются соответствующие даты календарного плана для этой задачи. Даты базового плана не изменяются.