Личная карточка работника - это документ, который содержит основные сведения о сотруднике, его образовании, трудовой деятельности, наградах и т. д. Ее заполняют при приеме на работу, но поскольку это достаточно объемный документ, у кадровых специалистов часто возникают вопросы по его подготовке. Рассмотрим, как выглядит форма карточки Т-2 и где взять бланк этого документа, а также покажем пример заполнения карточки Т-2.

Что это за форма и когда она нужна

Прежде чем рассказывать про образец заполнения формы Т-2, отметим, что ее бланк утвержден Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Документ ведут на каждого отдельного сотрудника. Это удобно, поскольку позволяет работодателю иметь полное досье на сотрудника, если можно так выразиться. Дело в том, что в карточку записываются сведения:

• о дате и месте рождения;
• гражданстве;
• образовании, в том числе дополнительном, и профессиональной подготовке;
• знании иностранных языков;
• стаже работы;
• составе семьи;
• адресе регистрации и проживания;
• отношении к военной службе;
• результатах аттестаций;
• награждениях;
• отпусках;
• льготах;
• иные сведения.

Все эти данные аккумулируются работодателем для выполнения обязанностей, предусмотренных законом. Например, информация о составе семьи позволит включить детей работника в список получателей новогодних подарков или путевок в летние лагеря. Сведения о наличии дополнительного образования или знании иностранных языков дадут возможность предложить сотруднику другую должность или отправить его в заграничную командировку. Данные о награждениях и стаже могут рассматриваться как основание для направления документов коллеги на награждение на более высоком уровне. Так что личная карточка сотрудника — очень удобный и полезный источник информации для работодателей.

Кто обязан вести личные карточки сотрудников

Некоторые работодатели считают, что если приведенные в Постановлении Госкомстата России первичные формы учета не являются обязательными, то их может вообще не быть в организации. Однако не все так просто. Трудовой кодекс, действительно, напрямую не обязывает руководителей вести и заполнять эти бланки. Однако в пункте 12 Постановления Правительства от 16.04.2003 № 225 "О трудовых книжках" говорится, что работодатель обязан знакомить сотрудника со всеми изменениями, вносимыми в трудовую книжку. При этом работник должен подтвердить свое согласие подписью в личной карточке, в которую дублируются все вносимые в трудовую книжку записи.

Кроме того, надо знать, что форма Т-2 является одним из документов воинского учета, согласно пункту 27 Постановления Правительства РФ от 27.11.2006 № 719. Таким образом, ведение этого документа является обязательным для всех организаций и предпринимателей. Образец заполнения, или как заполнить личную карточку работника Т-2, вы найдете чуть ниже, а скачать сможете в конце этой статьи.

Общие правила заполнения формы Т-2

Небольшая ремарка до того, как рассказать и показать, как заполнить карточку Т-2 и образец заполнения каждого пункта. Существует унифицированная форма бланка, которую рекомендуется использовать. Работодатель имеет возможность его менять, а точнее, дополнять той информацией, которой, по его мнению, не хватает, но удалять из нее ничего нельзя. Вместе с тем важно понимать, что утвержденный на государственном уровне бланк разрабатывался с учетом обеспечения защиты персональных данных гражданина. И работодателю, если он хочет внести дополнения в форму Т-2, нужно также учитывать особенности законодательства в этой области. Пример заполнения личной карточки работника Т-2, который будет представлен в этой статье, дается на базе унифицированного бланка.

Следующий момент, который нужно знать, — личную карточку ведет лицо, уполномоченное на ведение кадрового учета в организации. Это делается при приеме на работу в течение недели. Документ оформляется исключительно в бумажном варианте. Если вам удобно дублировать сведения из него в электронном формате, вы можете это сделать. Но пока цифровые подписи в России в рамках трудовых взаимоотношений не распространены, и работники подписываются собственноручно, карточки Т-2 нужно обязательно вести на бумаге и вписывать в них все данные вручную. В связи с этим отметим, что требований к цвету используемых чернил нет.

Что касается ошибок и исправлений, от них, к сожалению, не уйти. Если при заполнении была допущена неточность, неверную запись необходимо зачеркнуть одной линией (запись должна оставаться читаемой), рядом написать корректную формулировку, затем дописать «Исправленному верить» и расписаться.

Образец заполнения карточки Т-2

Рассмотрим конкретный образец заполнения личной карточки работника (форма Т-2 2019 г.). Допустим, в ООО «Светлый путь» в феврале 2019 года устраивается экономист Иванов Иван Иванович. При приеме на работу от нового сотрудника потребуются следующие документы (на их основании будут записываться данные в форму):

• удостоверение личности;
• трудовая книжка (при наличии);
• СНИЛС;
• документы воинского учета;
• документы о полученном образовании и квалификации;
• иные бумаги, если они требуются для допуска к выполнению трудовой функции.

Также кадровику необходим приказ о приеме на работу.

Когда все бумаги собраны, можно приступать к оформлению бланка. Образец заполнения личной карточки сотрудника Т-2 будет представлен поэтапно, но при желании вы сможете скачать полностью заполненный документ в конце статьи.

Начинаем заполнять бланк с шапки. Здесь следует указывать:

• полное и сокращенное наименование организации-работодателя;
• дату составления карточки;
• табельный номер, ИНН (при наличии) и СНИЛС нового сотрудника, его пол (сокращенно — «М» или «Ж»);
• характер работы — постоянный или временный;
• вид работы — основная или по совместительству. В этой ячейке слова надо писать полностью, сокращение недопустимо;
• поле «Алфавит» заполняется той буквой, с которой начинается фамилия работника (в нашем примере это «И»).

Раздел I называется «Общие сведения». Здесь указываются:

• номер трудового договора и дата его заключения;
• Ф.И.О. сотрудника, дата и место его рождения, гражданство;
• степень владения иностранным языком (одним или несколькими);
• информация об образовании и профессии.

Уже со второй строчки у кадровиков могут возникнуть сложности, потому что они не понимают, какие коды необходимо вписывать и откуда их брать. Код ОКАТО — номер населенного пункта (его района) в Общероссийском классификаторе объектов административно-территориального деления. В него часто вносят изменения, поэтому при заполнении желательно узнать точные сведения из проверенных источников.

Что касается аббревиатуры ОКИН, то она расшифровывается как Общероссийский классификатор информации о населении. Из этого списка кодов, которые поделены на 293 категории, и берут сведения для заполнения. Для удобства читателей приведем сводную таблицу кодов, которые понадобятся при оформлении строк 4, 5 и 6.

Сведения об образовании надо дополнить также подробностями из диплома: кто и когда его выдал, по какой специальности. Обязательно заполняется хотя бы одна строка. Если в дальнейшем работник принесет дипломы о дополнительном образовании, эту информацию нужно будет добавить.

При заполнении табличной части понадобится еще код из ОКСО — классификатора специальностей по образованию. В этой части можно писать слова сокращенно, но таким образом, чтобы запись оставалась понятной. Например, можно написать «им.» вместо «имени».

В следующей строке — седьмой — необходимо указать профессию. Для этого придется воспользоваться ОКПДТР — классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов. Профессия экономиста в нем имеет код 27728.

В поле «Стаж работы» нужно заполнять все строки, если это возможно. Если нет, то заполняйте только первую строку — про общий стаж на момент заключения трудового договора из трудовой книжки.

Напомним, что общий стаж — это период деятельности, который дает право на пенсию по старости. Непрерывный учитывает только период, который используют при назначении пособий, а стаж, дающий право на надбавку за выслугу лет, — это работы в определенных государственных организациях на определенных государственных должностях (детальный список представлен в Разделе II Положения, утвержденного , [:], [=] и прочие специальные символы не следует применять при оформлении данного документа. Особенно строго они воспрещены в зоне кодирования;

Ответственный за ведение кадровой документации визирует документ и передает для ознакомления уволенному. Работник обязан подписать личную карту. Подпись работника говорит о полном соглашении в вышеизложенной информации.

В этом видео вы найдете пример заполнения личной карточки Т-2.

Форма для приема вопроса, напишите свой

На каждом предприятии должна быть картотека, в которой хранятся личные карточки сотрудников-военнобязанных. Единой формы ее создания нет. Существуют только определенные рекомендации по созданию такой картотеки. В ней должно быть все расположено в алфавитном порядке или по структурным подразделениям.

Важно! Личные карточки формы Т-2 являются неотъемлемой частью ведения воинского учета на предприятии.

И это не зависит от его формы собственности и размеров.

Документы для заполнения карточки Т-2 воинского учета

При приеме на работу нового сотрудника, кадровик должен попросить его предоставить документы, подтверждающие или отрицающие его принадлежность к воинским обязанностям. Это могут быть военные билеты, удостоверения и прочее. Они потребуются для заполнения личной карточки сотрудника.

Также кадровик для внесения данных в форму Т-2 использует такие документы:

• паспорт гражданина РФ;
• свидетельство о пенсионном страховании;
• трудовую книжку;
• свидетельство об окончании обучения в учебном заведении (для студентов потребуется справка с места учебы);
• свидетельство о постановке гражданина на учет в Налоговой службе;
• приказ о приеме на работу нового сотрудника.

Другая информация указывается на основании предоставленных данных самим сотрудником. Например, знание иностранных языков, дополнительное обучение и прочее.

Правила заполнения личной карточки воинского учета

Кадровый сотрудник при внесении данных в форму Т-2 должен руководствоваться установленными стандартами. Если в карточке внесены неправильные кодировки, она считается испорченной. Вносить нужно только определенные коды. Их расшифровки можно найти в Методических рекомендациях или непосредственно в форме Т-2.

При отрицательных ответах на определенные пункты карточки кодируемая часть остается пустой. Название месяца пишут полностью, а год обозначают 4 цифрами. Например, 15 августа 2017 г.

Даты кодируют арабскими цифрами. Изначально проставляют число, затем – месяц, а после него – год. Например, 24.06.2018.

Важно! При заполнении данных необходимо руководствоваться Постановлением Правительства №26 от 06.04.01 года.

Заполнение Т-2 воинского учета

Личная карточка состоит из четырех страниц. Вся информация в ней разделена на 11 тематических блоков. Первые две страницы заполняют при принятии сотрудника на работу, 3-4 страницы – в процессе его работы. Законодательство не запрещает вести Т-2 в электронном виде. При проверке формы придется распечатать.

Примечание. Стоит учесть, что от заполнения карточек по форме Т-2 освобождены индивидуальные предприниматели.

В шапке документа вносят следующие данные:

• название организации (сокращения недопустимы);
• ее код ОКПО;
• код ОКУД (код самой личной карточки)
• адрес организации.

После этого раздела идет таблица. В ней заполняют дату и табельный номер сотрудника, который присвоен ему при приеме на работу. Стоит отметить, что при трудоустройстве работник не обязан предоставлять ИНН. Поэтому это поле можно оставить пустым.

После этого указывают такие данные:

• СНИЛС. Это номер страховки. Его заполнение является обязательным. Если сотрудник устраивается на работу впервые, СНИЛС выдает ему работодатель.
• «Алфавит». Это поле предназначено для указания первой буквы фамилии работника.
• Характер работы. Здесь нужно указать, как оформлен сотрудник: временно или постоянно.
• Пол. Его указывают буквами «М» и «Ж».

Форму Т-2 заполняют для сотрудников, которые будут трудиться на основном месте работы. Для совместителей не нужно заводить карточки.

Затем вносят данные о рождении сотрудника: дату (необходимо учитывать рекомендации по кодировкам), место рождения (не более 100 символов). В последнем поле не запрещено использовать сокращения. Например, область – обл. А слова «город», «станица» и прочее нужно писать полностью.

Если сотрудник имеет двойное гражданство, этот факт нужно отобразить в документе. Необходимо указать название государств, гражданином которых является работник. Также нужно внести информацию об учебном учреждении. Эту информацию указывают на основании предоставленных дипломов учебных заведений.

Кроме этого, в карточку вносят информацию о стаже работы, ФИО членов семьи. Если сотрудник зарегистрирован и проживает по одному и тому же адресу, дублировать его не нужно. Вторую графу оставляют пустой.

Раздел 1 – кодировки. Его заполнение считается самым сложным. Ошибки в нем недопустимы.

Обозначения:

• ОКИН – код гражданства сотрудника (1 – гражданин, 2 – двойное гражданство, 3 – иностранный гражданин, 4 – личности без гражданства).
• ОКАТО – код населенного пункта. Он утвержден Постановлением №413 Госстандарта Российской Федерации.
• ОКСО – код специальности или профессии. Его проставляют на основании информации в дипломе учебного заведения.
• ОКПДТР – также является обозначением специальности. В это поле нужно внести код.

После заполнения этот раздел должен подписать сотрудник.

Сведения о знании иностранных языков также требуется закодировать. Для этого существуют специальные обозначения: 3 – владею свободно, 2 – читаю и могу объясняться, 1 – читаю и перевожу со словарем. Обязательно нужно указать код языка, которым владеет сотрудник. Например, знание английского обозначается кодом 014.

Образование также подлежит кодировке:

• общее (начальное) – 02;
• основное общее – 03;
• среднее общее – 07;
• начальное профессиональное – 10;
• среднее профессиональное – 11;
• неполное высшее – 15;
• высшее – 18;
• послевузовское – 19.

Кодировка сведений о состоянии в браке:

1 – не состоял;

2 – состоит в зарегистрированном браке;

3 – гражданский брак;

4 – вдовец (вдова);

5 – разведен (разведена);

6 – разошелся (разошлась).

Все кодировки должны быть у кадрового работника. Принимающийся на работу человек их знать не обязан.

Как заполнить в Т-2 «воинский учет»

Этот пункт нужно заполнять на основании военного билета или удостоверения. Эти документы сотрудник предоставляет при приеме на работу.

Итак, в первом пункте вносят данные о работнике, который является офицером запаса. Графа «Граждане, подлежащие призыву» не заполняется. Во втором пункте «Воинское звание» указывают должность военнообязанного согласно записи в военном билете. В графе «Граждане, подлежащие призыву» указывают «Подлежит призыву».

4 пункт – «Полное кодовое обозначение ВУС». Его заполняют в соответствии с информацией в военном билете. Необходимо указать полное обозначение отделения. Например, «113194А».

Кодировки:

• А – годные;
• Б – годные с незначительными ограничениями;
• В – ограниченно годные;
• Г – временного не годные.

Если в военном билете не удалось найти такую информацию, в пункте проставляется код «А». В графе «Граждане, подлежащие призыву» также указывается аналогичная кодировка.

6 пункт – «Наименование военного комиссариата по месту жительства». Информация о нем проставляется в соответствии с последней записью или печатью в военном билете. Графа «Граждане, подлежащие призыву» заполняется аналогичным образом.

7 пункт – «Состоит на воинском учета». Этот раздел заполняют простым карандашом. Строка «а» предназначена для занесения информации в случаях наличия мобилизационного предписания или (и) печати о выдаче и изъятии мобилизационных предписаний. Строка «б» предназначена для внесения информации о гражданах, которые забронированы за организацией на период военных действий или на время мобилизации. Графа «Граждане, подлежащие призыву» не заполняется.

8 пункт – «Отметка о снятии с воинского учета». Это возможно, если сотрудник достиг определенного возраста или он снят с воинского учета ввиду негодности к военной службе. Делается отметка «Снят с воинского учет по возрасту» или «Снят с воинского учета по состоянию здоровья». В графе «Граждане, подлежащие призыву» делаются аналогичные отметки.

Этот раздел после заполнения должен подписать сотрудник. Также он должен поставить дату подтверждения внесенных данных.

Заполнение последующих разделов в карточке Т-2

3 блок «Прием на работу. Переводы». Ошибки в заполнении этого раздела недопустимы. Все данные вносят на основании приказа руководителя о приеме на работу нового сотрудника. Информация в этом блоке и в трудовой книжке должна быть аналогичной.

4 раздел – «Аттестация». В нем указывают такие данные:

• дату прохождения аттестации;
• решение аттестационной комиссии;
• ссылки на определенные документы с указанием даты создания и номеров (протоколы и прочее).

Внесение данных квалификационной подготовки или переаттестации:

• даты начала и окончания учебного заведения;
• тип повышения квалификации;
• название учебного заведения, в котором сотрудник учился;
• вид документа (удостоверение или диплом).

В графе «Основание» этого раздела можно ничего не указывать. В некоторых случаях в ней отражают информацию о приказе, в котором сказано о направлении сотрудника на курсы повышения квалификации.

В 7-ом разделе «Поощрения и награды» указывают виды поощрения сотрудника. Они могут применяться на основании его трудовой деятельности. К ним относят материальное поощрение, государственные награды и прочее.

8-ой раздел – «Отпуск». В нем указывают все отпуска, которые были предоставлены сотруднику. Основанием для заполнения этого раздела являются приказы о предоставление отпусков. Необходимо указывать даты начала и окончания отпусков. Кроме этого, в таблице отражают отпуск без сохранения заработной платы.

В 9-ом разделе указывается информация о предоставлении сотруднику льгот.

10 раздел – «Дополнительная информация». В этом блоке нужно указать информацию об обучении сотрудника на дополнительных курсах, заочном отделении ВУЗа и другое. Если сотрудник является инвалидом, это также следует отразить в таблице. Кроме этого, в разделе прописывают заключение МСЭК о характере и условиях труда.

В 11-ом разделе указывают информацию об увольнении работника (о прекращении трудовых отношений). Графу «Основания увольнения» заполняют в соответствии с кодировками, указанными в Трудовом Кодекса РФ.

Кадровый работник после закрытия личной карточки сотрудника (в связи с увольнением) подписывает ее (указывает должность и ФИО). Также карточку подписывает работник. После этого она передается в архив.

Образец заполнения личной карточки «Воинский учет»

Дорогие читатели, наши специалисты подготовили для вас этот материал совершенно бесплатно. Однако статьи рассказывают о типовых способах решения вопросов по трудовым спорам.

Но каждый случай индивидуален и носит уникальный характер. Если вы хотите узнать, как решить именно вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта . Это быстро и бесплатно.

Или звоните по телефону:

Заполнение раздела об увольнении: пример заполнения

Для заполнения 11 раздела карточки используются сведения из приказа о расторжении трудового договора с использованием тех формулировок, что указаны в нем.

Читайте также: Как оформить увольнение сотрудников при ликвидации предприятия

Датой увольнения считается день, когда сотрудник последний день выполнял свои обязанности на предприятии. Подпись в этом разделе ставится не только работником, но и кадровиком.

Хранение карточек Т-2

Хранение личных карточек уволенных сотрудников происходит в архиве предприятия. При этом документы находятся в специальных номенклатурных папках, отдельных от приказов и личных дел.ю

Важно: личные карточки должны быть недоступными для посторонних, так как предприятие обязано обеспечить безопасность персональных данных сотрудника.

Распространенные ошибки при заполнении формы Т-2

Разберем наиболее распространенные ошибки при ведении личных карточек:

1. Спецсимволы. Косая черта (/), двоеточие (:), знак равенства (=) и др., нельзя использовать в форме Т-2. Особенно строго они запрещены в зоне кодирования.
2. Неаккуратное заполнение. Текст может выходить за пределы предназначенных полей, если это необходимо. Но в зону кодирования он выходить не должен.
3. Прочерки. В этом документе прочерки запрещены. Их наличие может привести к признанию карточки недействительной.

Заполненный образец личной карточки сотрудника по форме Т-2

Так как личная карточка работника довольно объемный документ, предлагаем вам ознакомиться с примером заполнения всего документа.