Минимальная ценность письма. Как отправлять письмо по «Почте России»: пошаговая инструкция
Как составить опись вложения, отправляя документы заказным письмом. Советы, рекомендации, практический опыт. (10+)
Отправка документов почтой с описью вложения
Отправить официальные документы почтой с описью вложения может понадобиться в следующих случаях:
- Если такая форма отправки определена законодательством. Например, отчеты в налоговую инспекцию.
- Если такая форма переписки определена договором.
- Если возникла конфликтная ситуация и необходимо зафиксировать факт отправки документов.
Во втором случае, даже если конфликта пока нет, нужно аккуратно относиться к переписке, так как проблемы могут возникнуть в будущем, и потребуется подтвердить, что переписка велась в полном соответствии с договором.
Составляя опись вложения, старайтесь указывать индивидуальные черты документов, которые Вы отправляете, чтобы можно было впоследствии установить, те ли документы подшиты в архив Вашего корреспондента, которые Вы отправляли. Помните, что даже если нет какой-то конфликтной ситуации, сотрудники просто склонны терять бумаги, а потом, чтобы избежать наказания, их подделывать. В описи постарайтесь описать документ так, чтобы его невозможно было подделать или заменить. Обязательно укажите название и исходящий номер документа в Вашем учете (если он есть), а также то, что он прошнурован и пронумерован, если он состоит из нескольких страниц. Например, "Официальная претензия с заключением экспертной комиссии исх номер 235. Комплект прошнурован и пронумерован". Уведомление о вручении будет достаточным основанием, удалить или заменить листы получатель не сможет, так как не сможет заново прошнуровать документ и поставить Вашу подпись или подпись Вашего сотрудника и печать Вашей компании.
Если документ, направляемый почтой с описью вложений, имеет всего одну страницу, то обязательно напишите, что это подписанный оригинал. Нужно писать так: "Оригинал заявки с подписью" или "Жалоба с подписью, заверенной нотариально", а не так "Заявка", "Жалоба". Если писать по второму варианту, то Вы никогда не сможете доказать, что на самом деле Вы направляли.
Если документ содержит несколько листов, то его нужно прошнуровать и пронумеровать. Прочтите, как правильно прошнуровать документ .
Отправляя письмо в налоговую инспекцию, особенно беспокоиться, что там подменят листы, не стоит. В налоговой просто нет людей, заинтересованных в такой подмене. Но если Вы направляете жалобу, претензию, какое-то распоряжение или подписанный договор, то ситуация может сложиться так, что Вашему контрагенту покажется интересным осуществить фальсификацию.
Пример описи вложения
Опись
Вложения в ценное письмо
Куда 111111, г. Мохнанск, Проезд Медведей, д. 1
На имя Генеральному директору ООО "Торф и грунт А" Иванову М. Е.
Обратите внимание, что почта не может отказать Вам в том, чтобы включать в опись полное название документа.
Обязательно храните описи вложения и уведомления о вручении.
Я занимаюсь дистанционным консалтингом. Мы разрабатываем различные документы (регламенты, процедуры) и отправляем их заказчику по почте с описью вложений. Документы считаются переданными, если они отправлены по почте. Была пара случаев, когда заказчики хотели получить свои деньги обратно на том основании, что комплекты чего-то не содержат (хотя на само деле они все содержали). Обычно такая ситуация связана с тем, что у заказчика меняются приоритеты, и ему уже не нужны заказанные и оплаченные документы. Есть соблазн отказаться от документов и вернуть оплату. Но направление в ответ ксерокопии такой почтовой описи вложений (с указанием того, что документы прошиты) снимало все вопросы, так как заказчик понимал, что подделать шнуровку (а мы можем доказать ее наличие на основании описи), ему не удастся.
К сожалению в статьях периодически встречаются ошибки, они исправляются, статьи дополняются, развиваются, готовятся новые. Подпишитесь, на новости , чтобы быть в курсе.
Если что-то непонятно, обязательно спросите!
Задать вопрос. Обсуждение статьи. сообщений.
Добрый день! Подскажите, если в описи отправки претензии стоит наименование док умента и упоминание, что каждый лист подписан отправителем, то исчезает вероятность подмены листов претензии у получателя?
Деловой стиль текста. Характерные черты формальной лексики. Стиль официальной пе...
Жалобы, претензии. Типовой порядок, регламент рассмотрения. Положение....
Типовой порядок рассмотрения жалоб и претензий. Шаблон для адаптации....
Объяснительная записка об опоздании на работу...
Пример объяснительной записки, которую я в свое время написал моему руководителю...
Должностная инструкция. Форма, структура, шаблон, пример, образец, тек...
Шаблон должностной инструкции. Структура для наполнения содержанием....
Предусмотрен способ представления налогоплательщиком (плательщиком сбора, налоговым агентом) налоговой декларации (расчета) в налоговый орган в виде почтового отправления с описью вложения. Причем, при отправке налоговой декларации (расчета) по почте днем ее представления считается дата отправки почтового отправления с описью вложения.
Бланк описи вложения по Форме 107 используется в следующих случаях:
- опись вложения в ценное письмо;
Примечание : Например, при отправлении налоговой декларации по почте.
- опись вложения в посылку;
- опись вложения в бандероль;
Почтовое отправление с объявленной ценностью отправляется в открытом виде с описью вложения. При этом, отправитель ценного письма, посылки или бандероли обязан заполнить два бланка описи вложения ф.107 , в которых указывает:
- наименование и почтовый адрес адресата;
- наименование, количество предметов и сумма их оценки.
Отправитель ценного письма с налоговой декларацией должен ставит свою подпись на каждом экземпляре бланка описи. В случае, если среди пересылаемых предметов имеются предметы без оценки, то в графе "объявленная ценность" против их наименования ставится прочерк на каждом бланке описи. По желанию отправителя на экземпляре описи вложения, вкладываемом в почтовое отправление, оценка предметов может не указываться.
Когда бланки описи по ф.107 заполнены, работник почты работник обязан:
- сличить записи в обоих экземплярах описи;
- сличить соответствие адреса и наименование адресата, указанные в описи и на адресной стороне оболочки (адресном ярлыке) регистрируемого почтового отправления (РПО);
- сличить отправляемые предметы с записями в описи;
- проверить соответствие суммарной стоимости вложений, указанной в описи, сумме объявленной ценности РПО. Сумма объявленной ценности РПО должна равняться суммарной стоимости всех вложений, указанных в описи;
- проставить на обоих экземплярах описи оттиск календарного штемпеля и расписаться в них;
- вложить первый экземпляр описи поверх вложения в РПО и упаковать его, второй экземпляр выдать отправителю вместе с квитанцией.
Если Вы отправляете посылку с описью вложения посылок, а также по РПО с объявленной ценностью, сдаваемых юридическими лицами, взимается плата.
Сумму ценности каждого предмета отправитель определяет самостоятельно. Стоимость предметов описи влияет на сумму компенсации, в случае утери отправления, но чем больше стоимость предметов тем больше будет стоимость страхового сбора пересылки. Сумму предметов можно сделать нулевой поставив прочерк.
Стоимость пересылки ценного письма с описью вложений
Пересылка ценного письма с описью вложения со стоимостью документов 10 рублей весом 20 грамм будет стоить 120-170 рублей по России.
Опись вложений для 3-НДФЛ при отправке на почте
ИНН 770012345678,
Александр Сергеевич Иванов
Адрес: 145147, г. Москва,
12-я Слесарная ул.,
д. 59, корп. 12, кв. 409
ОПИСЬ ВЛОЖЕНИЯ
1. Налоговая декларация 3-НДФЛ за 2013 год на 8 (восьми) страницах – 1 экземпляр.
2. Копия справки о доходах по форме 2-НДФЛ на 1 (одной) странице – 1 экземпляр.
3. Заявление на возврат НДФЛ, излишне удержанного работодателем в связи с
предоставлением имущественного вычета с начала года, на 1 (одной) странице –
1 экземпляр.
22.04.2014 А.С. Иванов
