Я не буду рассказывать основы трелло, сразу прыгну к интересной части.
Мы проводим множество проектов одновременно, поэтому настроили огромную структуру досок и переплели их между собой. В целом наша компания выглядит так:
Зеленые карточки – активные проекты. Фиолетовые и с картинками – департаменты (об этом будем говорить во второй статье). Красные – подготовленные пресеты для новых досок.
Ключевой доской для с проектами является Projects Pipeline:
В ней можно найти и посмотреть статус любого проекта. Глянуть быструю информацию о проекте и перейти в саму доску с проектом.
Сам жизненный цикл проекта состоит из таких шагов:
В этом листе находятся все заиницированные проекты. По ним узнается бриф и происходит вся подготовительная работа перед подписанием контракта.
Ожидает подписания контракта.
Проекты, которые находятся на стадии разработки дизайна.
А здесь на этапе разработки анимации.
Ну а здесь кода. При чем сами мы не пишем код, этим занимаются наши партнеры, или фрилансеры.
Все проекты, которые готовятся к релизу/запуску.
На рассмотрении заказчика. Обычно после этого момента проекты возвращаются в предыдущие листы с комментариями заказчика.
Проекты, которые ожидают оплаты за проделанные услуги.
Завершено с успехом. Те проекты, которые завершились с успехом и получили полную оплату.
А здесь находятся проваленные проекты. Здесь обязательно пишется причина провала, чтобы больше такого не повторилось.
Как видно на скриншоте выше, карточка содержит в себе небольшую информацию о статусе проекта и ссылку на доску. И да, на ней стоит due date. Это первый ключевой дедлайн по проекту. Чтобы можно было сразу увидеть когда сдача проекта.
Давайте нырнем в какой-то проект и посмотрим как он устроен изнутри:
Опять же опишу списки по порядку:
Здесь собрана вся основная информация о проекте: как пользоваться этой доской, общее описание проекта, ссылка на проект на Google Drive и какие-то вводные важные комментарии от клиента.
В этом листе обычно собирается вся информация после Research’a, или какие-то другие интересные заметки.
Это очень важный список. В нем находится все напряженности проекта. Напряженности – это то, что нужно сделать к определенному сроку.
Любые идеи, которые могут возникнуть у участников проекта.
Огромный список вещей, которые необходимо сделать для завершения данного проекта.
Список того, что нужно закончить за (3 дня, неделю, 2 недели, месяц). Срок выставляется на первом совещании по поводу этого проекта.
Список задач, которые были начаты, но не закончены, и в данный момент находятся в процессе. Обычно эти задачи уже за кем-то закреплены.
Список задач, которые выполняются конкретно в данный момент. Это нужно для того, чтобы не было конфликтов между участниками. Этот лист позволяет урезать “убытки” времени на производстве. К примеру, зайдя в какой-то проект, я сразу вижу его статус и мне нет необходимости связываться с кем-то и отвлекать кого-то.
Список того, что должно быть рассмотрено лидером проекта.
Список завершенных задач.
В своей работе мы используем все самое лучшее, что только смогли собрать из разных методологий ведения проектов. И мы постоянно улучшаем это знание и механизмы работы.
Поэтому в нашей методологии ведения проектов можно найти элементы Kanban, Scrum и других.
На этом я закончу первую статью из цикла. В следующих статьях планирую рассказать, как происходит непосредственный процесс работы над проектом от а до я.
Всем спасибо, всем удачи.
Александр Крутько, CEO в io media , поделился полезным опытом своей работы с Trello. Вот как вы можете облегчить и структурировать свою жизнь, когда задачи сыпятся одна за другой.
Trello - это онлайн-доска, которая используется для ведения задач в производственной воронке.
Наша воронка содержит следующие статусы:
Срок - когда задача должна быть сделана,
Количество задач по проекту - да, внутри каждой карточки может быть адский список из пунктов,
Приоритет - есть задачи, которые нужно сделать в течение 1 часа.
В общем, представьте себе систему, которую вы используете. И неожиданно вам в голову приходит идея или пожелание (хуже, если вы находите баг). Вы открываете онлайн-чат, пишите менеджеру свой запрос, вам отписывают стандартный ответ в стиле «спасибо, разберемся». И вы думаете про то, что отправили свои мысли в никуда, хотя продолжаете мечтать про новое обновление (или про исправленный баг). Но, внезапно для вас, через 1-2 дня вам отвечают: «Готово, заходите - смотрите». Да, идеальный мир существует!
Короче, наш экран задач не бывает пустым, сегодня мы разобрали почти всю очередь. Но бывало в нашей жизни и так:
Как видите, мы используем классическую в проектном менеджменте схему. Но дальше - больше.
Trello известен своей простотой, и любой необходимый для работы хак нужно искать на стороне - в плагинах или интеграциях с их API . Мы же столкнулись с пулом задач, решения для которых создавались нами самостоятельно:
Когда на сайте нашего клиента появляется код для трекинга, карточка в Trello появляется автоматически - для этого мы используем API Trello и собственного бота - он проверяет появление данных с сайта клиента, которому был отправлен код для установки и который ранее нами не отслеживался.
Новая задача - это зеленая карточка, к которой автоматически крепится менеджер и разработчик, добавляется дата (+1 день к текущей дате) и приоритет (важнее остальных).
На выходе: у разработчика в пуле появляется заказ на проект, который нужно приготовить максимально оперативно. И разработчик, при фильтрации по себе, будет видеть именно свой стол заказов:
Эх, не успел заскринить задачу в плане Джона, так как она уже в работе:
Да, наши боты справляются не всегда, и мы всегда готовы им помочь.
Когда задача реализована и разработчик хотел бы ее протестировать, карточку с проектом переносят в список «Need to test». В этом списке за нее отвечает менеджер и принимает задачу с точки зрения клиента:
Если все действительно сделано правильно, то он переносит задачу в Done, как бы оставляя просьбу на выкатку решения. На данном этапе ответственность человека заканчивается.
В этот момент просыпается еще один бот, разбуженный появлением новой карточки в своем логове. Он использует наше API и по названию проекта находит настройки этого проекта в коде и выкатывает свежие обновления на живой сайт. И да, еще один бот собирает письмо для клиента о том, что в его проекте были сделанные ранее согласованные изменения.
Информацию про клиента он находит в нашей админке, где по названию проекта можно найти пользователей этого проекта и кто из них является администратором. Кстати, теперь, кажется, стало понятно, почему в названии задачи мы используем имя сайта, а не тайтл самой задачи.
На последнем этапе бот архивирует карточку, и она пропадает с доски.
Да, у Trello просто нет аналитики. Даже больше - он под это не заточен, так как не рассматривает задачу, отправленную в архив, как сделанную.
А поскольку мы работаем с цифрами, и нам важно любой процесс измерять, нам было критично увидеть такие цифры:
Какое количество проектов попадает в план, и сколько из них мы реализуем,
Сколько времени мы тратим на выполнение задач, особенно по типам - зеленые, желтые или красные,
Кто из разработчиков сколько делает задач и как быстро.
В общем, все перечисленные вопросы - мелочи по сравнению с главным для нас вызовом: наш клиент должен получать решение в течение 1 дня. И любые препятствия на пути - менеджеры или разработчики, размер очереди задач или снижение скорости реакции - должны быть обнаружены раньше, чем они начнут влиять на конечный результат.
Для измерения Trello мы использовали следующие инструменты:
Google Spreadsheet
Как видите, Trello нашел отличное применение для решения поставленных целей. Да, бывали моменты, когда хотелось уйти, попрощаться, взять платные инструменты для ведения workflow и утонуть в их функционале, благо на рынке их уйма.
Но оказалось, что для решений, которые в Trello отсутствуют, можно найти собственные. А простая канбан-доска, придуманная для использования на заводах, может быть применима для ведения современных b2b проектов. Особенно когда постановщиками задач являются тысячи клиентов.
1. Передвигайтесь по Trello с клавиатуры - так получается быстрее.
Чтобы менять фокус между списками и карточками на доске, пользуйтесь клавишами со стрелками. Добавить новую карточку можно, нажав N. Введя её название, задайте позицию карточки через символ ^ и следующее за ним число. Наконец, нажмите SHIFT + ENTER - так после добавления карточки вы сразу перейдёте в режим редактирования, где можно указать все дополнительные параметры. Чтобы редактировать параметры уже созданных карточек, нажмите E или T - первая клавиша выводит маленькое меню, вторая - большое. Выучите и все остальные горячие клавиши , они точно вам пригодятся.
2. Добавляйте себя к только что созданным карточкам.
Когда вы создаёте в Trello карточку, вы не добавляетесь к ней автоматически - для этого нужно нажать пробел, наведя на неё фокус. Добавляя себя к карточке, вы показываете, что занимаетесь этой задачей или готовы с ней помочь, а также подписываетесь на все уведомления, связанные с ней. При этом на самой карточке появляется ваш юзерпик. Чтобы просмотреть все карточки, к которым вы себя добавили, перейдите в меню Cards своего профиля или нажмите Q, находясь на доске.
3. Включите надстройки с календарём, голосованием и «старением» карточек.
Для каждой доски можно включить три надстройки, которые в Trello называют «пауэрапами». Первая позволяет голосовать за отдельные карточки и тем самым показывать, какие из них наиболее востребованы в вашей команде. Чтобы проголосовать за карточку, наведите на неё фокус и нажмите V. Вторая надстройка меняет внешний вид карточек, которые давно не трогали, - за них лучше либо наконец взяться, либо заархивировать их, наведя фокус и нажав C. Третья надстройка - это календарь для отслеживания дедлайнов по всем карточкам. Если вы предпочитаете Sunrise или другие приложения-календари, то можете привязать Trello к ним.
4. Разделяйте доску или список, когда навигация становится слишком сложной.
Если горизонтальный и вертикальный скроллинг по спискам одной доски занимает слишком много времени, значит, самое время разделить доску на части. Не пугайтесь большого количества досок - клавиша B вызывает меню Boards с быстрым поиском по названиям. Быстрый поиск по карточкам можно вызвать клавишей /, а нажав в выпадающем меню Learn More, вы увидите полезные поисковые команды: карточки можно фильтровать по названию, дедлайну, вложениям, комментариям и другим характеристикам. Также смело убирайте правый сайд-бар, нажимая W, - ощутимую часть времени он будет только мешать.
5. Продумайте цветовую схему ярлыков.
Для каждой доски можно задавать цветовую схему и помечать с помощью неё карточки. Например, можно раскрашивать задачи по срочности, статусу, темам, участникам проекта или другому принципу. Ярлыки можно добавлять через символ # в названии карточки. Главное, старайтесь соблюдать везде один и тот же цветовой код и убедитесь, что другие пользователи понимают его - для этого каждому цвету нужно дать заголовок.
6. Добавляйте как можно больше вложений к каждой карточке.
Добавлять ссылки, изображения, видео и другие вложения к карточке очень просто - достаточно перекинуть их на неё мышкой. Помимо файлов с локального хранилища, к Trello можно подключить самые популярные облачные сервисы: Dropbox, Box, Google Drive и OneDrive. Так вы откроете быстрый доступ к файлам с них.
7. Проверьте, хватит ли на все карточки одной доски трёх списков.
Хотя в Trello можно работать как угодно, многим нравится классическая схема с тремя списками: «в очереди», «в процессе» и «готово». Преимуществ у неё несколько: во-первых, она наглядная и очевидная для всех, во-вторых, её можно переносить из проекта в проект, в-третьих, она даёт одним взглядом оценить, как идут дела. Главный же её недостаток в том, что она совершенно не годится для больших проектов с десятками задач и участников - но вряд ли каждая ваша доска будет такой.
8. Создайте доску, где на каждого участника проекта будет по списку.
Удобный способ распределять задачи - создать доску, где на каждого участника проекта приходится один список со всеми его задачами, над которыми он работает или будет работать. В больших проектах это позволяет не путаться, кто чем занимается и кто за что отвечает. Если вы хотите обратить чьё-то внимание на одну из карточек, укажите имя человека через символ @, и он получит уведомление.
9. Автоматически превращайте каждый пункт списка в карточку.
Trello умеет превращать списки, каждый пункт которых начинается с новой строки, сразу в несколько карточек. Для этого скопируйте список в окно, куда вы добавляете новые карточки, нажмите ENTER, и Trello предложит либо создать карточку с названием-списком, либо разбить этот список на карточки.
10. Поставьте мобильное расширение или виджет.
У Trello есть отличное мобильное приложение для iOS и Android с расширением и виджетом соответственно. Из него можно быстро создать новую карточку, взяв за основу снимок камеры, фотографию или ссылку из буфера обмена.
11. Отключите уведомления и заходите в Trello не больше трёх раз за день.
Уведомления полезны, когда приходят не слишком часто. В Trello обычно не так - тем более когда вы работаете над большим проектом. Поэтому смело отключайте уведомления и заходите туда три раза в день: в начале, середине и конце рабочего дня. Таск-менеджмент полезен до тех пор, пока не превращается в самоцель - если же вы заходите в Trello редко, но регулярно, то можете сосредоточиться на выполнении задач.
12. Добавьте в уведомления о новых карточках в Trello.
У Slack есть прямая интеграция с Trello - это значит, что вы можете автоматически добавлять уведомления обо всех изменениях на досках в Trello на любой из каналов в Slack. Если вам пришла новая идея, и вы добавили её в Trello, то её сразу увидят ваши коллеги. Таким же образом можно отслеживать статус карточек и то, кто взялся за какую задачу.
Когда над проектом одновременно работает 5-10 человек, организовать процесс бывает непросто. Множатся цепочки в электронной почте, а информация все равно доходит с опозданием, сроки горят, на обсуждения и согласования уходит много времени. Рано или поздно каждая команда начинает искать выход из этой ситуации. Самый простой и надежный - менеджер задач - программа, которая автоматизирует львиную долю организационных моментов. Но как выбрать подходящую, ту, которая идеально впишется в рабочую схему и действительно будет экономить время, а не отнимать его? Подобных облачных сервисов сейчас очень много. В этом обзоре я решила остановиться на тех, которые сэкономят и время, и деньги.
Онлайн-сервис для планирования задач и управления небольшими проектами. В основе лежит японская система канбан, перекочевавшая в веб из производственной сферы. Разработчики Trello сумели реализовать главный принцип японцев - «точно в срок». Сервис одинаково хорошо решает задачи управления проектами и повышения личной эффективности. Рабочее пространство Trello - это система досок, списков и карточек, помогающая организовать проекты, идеи и задачи.
Для работы с сервисом нужно зарегистрироваться (или подключиться с помощью аккаунта Google) и подтвердить регистрацию в письме. Доски, списки и карточки создаются одним кликом - вбиваем название, нажимаем Enter. Самый гибкий элемент системы - карточка, у нее же больше всего настроек. Доски и списки служат в основном для структурирования задач.
Каждая карточка - это одна задача, к которой добавляется описание (1), участники (2), разноцветные метки (3), чек-лист или to-do-список (4), затем устанавливается дедлайн (5) и прикладываются файлы (6). Закончив работу с карточкой или листом, их нужно заархивировать, а доску - закрыть. Почти все действия в Trello можно совершать несколькими способами, проще всего с помощью drug&drop.
В базовой версии можно добавлять неограниченное количество досок, списков, карточек и участников. Доступны интеграции с Google Диск и Dropbox, а также 10 МБ для хранения файлов.
На двух тарифных планах - Business Class (9,99 долл. За пользователя в месяц) и Enterprise (цена договорная) - доступны 250 МБ для хранения файлов, коллекции досок, пользовательские фоны и стикеры, интеграция с Evernote, Github, Mailchimp, Salesforce и некоторыми другими сервисами, а также повышенные меры безопасности и приоритетная техническая поддержка.
По определению авторов продукта, это социальная сеть для работы. На деле функционал сервиса выходит далеко за рамки менеджера задач, охватывая взаимодействие с клиентами, учет рабочего времени и еще с десяток бизнес-процессов. Но в рамках этого обзора мы не будем их касаться и рассмотрим только те, что помогают эффективно управлять проектами. Для этих целей в «Битрикс24 » есть возможность добавлять задачи, назначать ответственных, устанавливать дедлайны, вести обсуждения и отслеживать прогресс. А функционал социальных сетей позволяет быстро обмениваться информацией и выражать свое мнение.
По «Битрикс24» можно написать полноценное руководство пользователя страниц на 100, поэтому сейчас кратко пройдемся по основным функциям. Регистрация в сервисе занимает буквально пару минут. Главная страница портала - это «Живая лента» с вертикальным меню слева и несколькими информационными блоками справа - «Ближайшие события», «Мои задачи» и другие. Создать новую группу, задачу, событие или пригласить сотрудника можно с помощью кнопки «Добавить» в левом верхнем углу. Внутри разных групп удобно работать над отдельными проектами, собрав там сотрудников, файлы и информацию.
В открывшейся форме нужно ввести заголовок (1) и описание. Можно прикрепить чек-лист (3), чтобы отслеживать прогресс. Файлы (2) загружаются несколькими способами: с компьютера с помощью Drag’n’drop (4), из облачного хранилища «Битрикс24» (5), с виртуальных дисков Google Drive и Dropbox (6) или создаются в приложениях пакета MS Office (7). Чтобы сотрудник получил уведомление о новой задаче, его нужно добавить к ней, назначив ответственным (8), наблюдателем или соисполнителем. Если дело срочное, лучше установить дедлайн (9). Поставить задачу можно кнопкой (10) или комбинацией клавиш ctrl+enter. Для обсуждения проектов используется функционал соцсетей - комментарии и лайки.
Тариф «Проект» включает 12 бизнес-пользователей и 5 ГБ места на виртуальном диске. Доступны большинство возможностей платных версий (телефония, чат и видеозвонки между сотрудниками, CRM и другие), но они немного урезаны.
Платных тарифа 3 - «Проект+» (990 руб./мес.), «Команда» (5490 руб./мес.) и «Компания» (10 990 руб./мес.). Их владельцам доступны функции «бизнес-процессы», «учет рабочего времени», «собрания и планерки», расширенные опции из базового тарифа и некоторые дополнительные настройки.
Обожаю Трелло. Уже на протяжении пары лет, я использую его каждый день. Это сервис организации коллективной работы. Причем необязательно коллективной. И не обязательной работы.
Чтобы вы сразу все поняли, вот для чего предлагают использовать Трелло его разработчики:
В основе Трелло лежит система Канбан , которая в реальном мире выглядит вот так:
До того как я начну о ней рассказывать, хочу успокоить вас, что у этого сервиса есть как и вебверсия, так и отдельная программа для Windows 8, приложения под iOS и Android и расширение для Хрома (которое позволяет выводить уведомление прямо на вашем рабочем столе): https://trello.com/platforms
Есть не официальные для других браузеров, поищите сами если нужно(набрав trello и название браузера).
Первое, что вам нужно знать о Трелло, это из чего он состоит:
У нас есть 2 доски:
Все новые задания, если они не срочные, добавляются в “Будущую” доску. А потом, когда приходит время, или кончаются задачи, переносятся в “Текущую” доску.
Это не совсем тот способ организации, для которого придумывался Трелло, но мне нравится. Поэтому не важно как вы будете использовать этот инструмент, главное чтобы нравилось вам:)
На данном этапе развития Трелло, мягко говоря, платить там не за что, нет ничего особо интересного и помогающего работе. Увы.
Если вы получите бесплатный Голд аккаунты через приглашения друзей или сотрудников, то потом зайдите на главную страницу(trello.com) и там сверху будет вот такой блок:
Жмите там зеленую кнопку и вы перейдете на тариф Gold. После нажатия вы увидите еще более здоровый блок с описание того, что вам добавилось. Внизу него будет ссылка для закрытия:
Если будет еще что-то говорить, просто ищите ссылку со словом “close” и жмите. Отключить его можно будет на вкладке “Billing” в настройках вашего профиля.
Как мы используем Trello и Google Docs, чтобы постоянно улучшать работу UserVoice:
http://habrahabr.ru/post/171503/
Возможно вас заинтересует раздел “Автоматизация работы” вот в этой статье: