Сегодня электронный документооборот смело врывается в нашу жизнь, сегодня практически все компании применяют электронные документы, пользуются электронной почтой, электронные декларации, тем более что для налогообложения НДС обязательность деклараций установлена законодательно. Кто-то перешел дальше и использует в повседневной жизни системы электронного документооборота и перевел всю отчетность и первичные документы в электронный вид.

Понятие электронного документооборота и плюсы электронного документооборота

Электронный документооборот представляет собой способ работы с документами. Особенности электронного документооборота состоят в том, что электронные документы, подписанные электронной цифровой подписью. Такой документ, подписанный ЭЦП, равен по своему значению документу на бумажном носителе.

Электронный документооборот имеет свои плюсы и минусы.

Таблица
Плюсы и минусы электронного документооборота

Плюсы электронного документооборота	Минусы электронного документооборота
Возможность быстро найти документы; Наличие централизованной структуры документооборота; Систематизированное хранение документов в электронном архиве; Простота в регистрации и согласовании документов; Возможность подписания и направления документов по электронным каналам связи, что экономит время; Возможность составления аналогичных документов; Проведение электронного аудита	Необходимость приобретения электронной цифровой подписи; Невозможность использования, если контрагент не применяет электронный документооборот; Дополнительные расходы на электронный документооборот; Отсутствие унифицированных форматов документооборота; Недоверие некоторых пользователей к электронным документам

Вместе с тем, электронный документооборот развивается все больше. И для этого есть предпосылки.

Во-первых, электронный документооборот предусмотрен в налоговом законодательстве. Например, при подаче отчетности по страховым взносам или НДФЛ, ее необходимо подавать в электронном виде, если численность компании составляет более 25 человек. Сдавать отчетность в электронном виде необходимо подавать декларацию в электронном виде. Кроме того, пояснения, если отчетность подана в электронном виде, в 2017 году также необходимо будет давать в виде электронного документа.

Во-вторых, электронный документооборот принят в бухгалтерском учете. Согласно закону № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.
В-третьих, в 2017 году электронный документооборот получит еще большее развитие в судопроизводстве. Так, многие привыкли к тому, что решения судов публикуются в электронном виде в сети Интернет. Согласно статье 4 АПК РФ исковое заявление, заявление, жалоба, представление и иные документы могут быть поданы в суд на бумажном носителе или в электронном виде, в том числе в форме электронного документа, подписанного электронной подписью в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, посредством заполнения формы, размещенной на официальном сайте суда в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет». Аналогичные положения установлены в части гражданского процесса.

В-четвертых, электронные технологии плотно вошли в нашу жизнь в части применения электронного документооборота в тендерной документации, проведении электронных аукционов. Согласно статье Федерального закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ (ред. от 03.07.2016) «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» под аукционом в электронной форме (электронным аукционом) понимается аукцион, при котором информация о закупке сообщается заказчиком неограниченному кругу лиц путем размещения в единой информационной системе извещения о проведении такого аукциона и документации о нем, к участникам закупки предъявляются единые требования и дополнительные требования, проведение такого аукциона обеспечивается на электронной площадке ее оператором.

Пятая причина связана с тем, что сегодня многие компании работают в различных регионах, с разными городами, поэтому для организации эффективного бизнеса необходимо ускорить документооборот и упростить взаимоотношение между сторонами. В этой связи интуитивно многие компании вводят электронный документооборот.

Как ввести электронный документооборот?

На первом этапе необходимо принять принципиальное решение о введении электронного документооборота. Такое решение оформляется приказом по предприятию. Некоторые компании разрабатывают специальные локальные акты, которые регулируют документооборот и согласование документов внутри компании, к таким особенностям можно отнести согласование документов между отделами, постановка на контроль, подписание руководством и хранение архивных документов.

На втором этапе необходимо выбрать, какую подпись будет использовать компания при оформлении документов.

Простой электронной подписью является электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом.

Неквалифицированной электронной подписью является электронная подпись, которая:

1. получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи;
2. позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ;
3. позволяет обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания;
4. создается с использованием средств электронной подписи.

Квалифицированной электронной подписью является электронная подпись, которая соответствует всем признакам неквалифицированной электронной подписи и следующим дополнительным признакам:

1. ключ проверки электронной подписи указан в квалифицированном сертификате;
2. для создания и проверки электронной подписи используются средства электронной подписи, имеющие подтверждение соответствия требованиям (статья 5 Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ (ред. от 30.12.2015) «Об электронной подписи». Однако очень во многих случаях документы требуется для целей безопасности именно усиленная квалифицированная подпись.

Третьим этапом будет выбор специального удостоверяющего центра. для выбора компании, специализирующейся на электронном документообороте, важно оценить удобство работы именно с определенной компанией. Важно установить стоимость предоставляемых услуг, возможность дополнительных функций, а также услуг по электронному документообороту, также важно установить, какую ответственность несет компания — удостоверяющий центр, в случае технических сбоев и проблем в ведении документооборота.

На четвертом этапе необходимо предоставить документы для заключения договора.

Пятым этапом является заключение договора с удостоверяющим центром. Согласно статье 2 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ (ред. от 30.12.2015) «Об электронной подписи» удостоверяющий центр — юридическое лицо, индивидуальный предприниматель либо государственный орган или орган местного самоуправления, осуществляющие функции по созданию и выдаче сертификатов ключей проверки электронных подписей, а также иные функции.

Шестым этапом является внедрение электронного документооборота в компании, организация конкретного обмена электронными документами. Счета-фактуры составляются в электронной форме по взаимному согласию сторон сделки и при наличии у них совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки этих счетов-фактур в соответствии с утвержденным форматом.

Что должен содержать договор с удостоверяющим центром?

При заключении договора с удостоверяющим центром необходимо обратить внимание на правовой статус удостоверяющего центра. Аккредитация удостоверяющего центра осуществляется при условии, в частности, выполнения им требований о наличии финансового обеспечения ответственности за убытки, причиненные третьим лицам вследствие их доверия к информации, указанной в сертификате ключа проверки электронной подписи, выданном таким удостоверяющим центром, или информации, содержащейся в реестре сертификатов, который ведет такой удостоверяющий центр, в сумме не менее чем 1,5 млн руб.

Заключая договор с удостоверяющим центром важно обратить внимание на предмет договора. Согласно статье 432 ГК РФ это условия, обязательные для договоров данного вида. Договор считается заключенным, если между сторонами, в требуемой в подлежащих случаях форме, достигнуто соглашение по всем существенным условиям договора. То есть важно прописать наиболее четко предмет договора.

Предмет договора следует из закона «Об электронной подписи».

Удостоверяющий центр:

1. создает сертификаты ключей проверки электронных подписей и выдает такие сертификаты;
2. устанавливает сроки действия сертификатов ключей проверки электронных подписей;
3. аннулирует выданные этим удостоверяющим центром сертификаты ключей проверки электронных подписей;
4. выдает по обращению заявителя средства электронной подписи;
5. ведет реестр выданных и аннулированных этим удостоверяющим центром сертификатов ключей проверки электронных подписей;
6. устанавливает порядок ведения реестра сертификатов;
7. создает по обращениям заявителей ключи электронных подписей и ключи проверки электронных подписей;
8. проверяет уникальность ключей проверки электронных подписей в реестре сертификатов;
9. осуществляет по обращениям участников электронного взаимодействия проверку электронных подписей;
10. осуществляет иную связанную с использованием электронной подписи деятельность.

Ответственность удостоверяющего центра наступает в случаях:

1. неисполнения или ненадлежащего исполнения обязательств, вытекающих из договора оказания услуг удостоверяющим центром;
2. неисполнения или ненадлежащего исполнения обязанностей (п.3 статьи 13 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ (ред. от 30.12.2015) «Об электронной подписи»).

В качестве дополнительных условий договора с удостоверяющим центром может быть предусмотрено страхование.

Как организовать электронный документооборот внутри компании?

Внутри компании электронный документооборот должен быть организован как часы. Ведь важно, что электронный документооборот предполагает сканирование документов, подписание электронной цифровой подписью. А это значит, что нужен специалист, который отвечает за электронные скан-копии, а на рабочих местах руководителей должно быть установлено специальное программное обеспечение, позволяющее подписывать документы.

Составление, оформление и согласование проектов электронных документов осуществляется по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе. Электронный документ должен иметь все реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати, поскольку печать не является обязательным реквизитом. Внутри компании могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная цифровая подпись не используется. Например, без электронной цифровой подписи может осуществляться постановка документов на контроль.

Если вы хотите организовать документооборот со своими контрагентами, то необходимо соответствующие положения включить в договор с контрагентом.

Документы формируются и подписываются в электронном виде. Используемые средства электронной цифровой подписи должны быть сертифицированы в установленном порядке.

Проще всего организовать электронный документооборот с органами власти, например, с налоговой службой. для этого также необходимо получить электронную подпись и заключить договор с удостоверяющим центром. Чаще всего налогоплательщики предоставляют в налоговый орган декларации, пояснения, счета-фактуры. В качестве «обратной связи» документы формируются налоговой в соответствии с Приказом ФНС России от 15.04.2015 № ММВ-7-2 /149@ «Об утверждении Порядка направления документов, используемых налоговыми органами при реализации своих полномочий в отношениях, регулируемых законодательством о налогах и сборах, в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи и о признании утратившими силу отдельных положений приказа Федеральной налоговой службы от 17.02.2011 № ММВ-7-2 /169@».

К таким документам относятся:

1. требования о представлении пояснений;
2. уведомления о контролируемых иностранных компаниях;
3. уведомления о вызове налогоплательщика (плательщика сбора, налогового агента);
4. налогового уведомления;
5. решения о приостановлении операций по счетам налогоплательщика (плательщика сбора, налогового агента) в банке и переводов его электронных денежных средств;
6. решения об отмене приостановления операций по счетам налогоплательщика (плательщика сбора, налогового агента) в банке и переводов его электронных денежных средств;
7. решения о проведении выездной налоговой проверки;
8. иные документы.

Таким образом, если говорить о внутрифирменных электронных документах, то их обращение будет регулироваться внутренними локальными актами, если говорить о взаимоотношениях с контрагентами, то такие взаимоотношения регулируются сторонами, а если документооборот организуется с органами власти, то органы власти будут действовать в соответствии с порядком электронного документооборота, принятым для конкретной компании.

Как организовать хранение электронных документов?

Основным нормативным актом, регулирующим хранение электронных документов, являются Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 № 526, далее — Правила). В данном документе впервые устанавливаются правила хранения электронных документов.

Каким образом необходимо хранить документы?

Во-первых , необходимо подготовить номенклатуру дел конкретной организации. Номенклатура дел будет различаться в зависимости от компании, сферы деятельности.

Номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Во-вторых , необходимо сформировать дела. для этого необходимо провести экспертизу ценности документов, которые будут храниться в электронном виде. Напомним, что есть нормативные сроки хранения отдельных документов. Например, бухгалтерские документы хранятся в течение 5 лет, а налоговые — в течение 4 лет.

В-третьих , необходимо проставить отметку, что данные хранятся в электронном виде в номенклатуру дел. Например, «Графики учета рабочего времени. Электронные документы».

В-четвертых , нужно заархивировать документы.

Прежде чем поместить электронное дело на хранение, его нужно:
— выгрузить из электронной системы (если документ создается в каком-либо специальном программном продукте);
— защитить от возможных изменений, сохранив в подходящем формате;
— записать на носитель информации.

Общепринятый формат для хранения и архивирования электронных документов — PDF/A. Следует отличать его от привычного PDF, с каждым обновлением которого появляются все новые возможности для работы с файлами. PDF/A предназначен для другого: это формат для долгосрочного архивного хранения электронных документов.

Пятым шагом является составление описей. В опись включаются все электронные дела, которые были сформированы в отношении электронных документов. Однако вместо количества листов, которое указывается при формировании дел на бумажных носителях указывается объем электронных документов.

Формат описи может выглядеть следующим образом:

Наименование должности руководителя структурного подразделения
	Подпись	Расшифровка
Дата подписи
СОГЛАСОВАНО Наименование должности руководителя службы ДОУ
	Подпись	Расшифровка
Дата подписи
Заведующий архивом (лицо, ответственное за архив)
	Подпись	Расшифровка
Дата подписи

В целом, хранить документы в электронном виде намного удобнее, ведь нет необходимости в дальнейшем при поиске документов перерывать целую комнату бумажной документации. Также проще предоставлять документы в электронном виде по запросу налоговой, Пенсионного фонда, а также иных проверяющих.

В некоторых случаях необходимо уничтожить документы. Например, достаточно долго хранились служебные записки, срок хранения истек и необходимо их уничтожить. В этом случае проводится экспертиза ценности документов. Такую экспертизу может провести специальная комиссии. По результатам экспертизы оформляется акт о выделении к уничтожению документов. Форма подобного акта разрабатываются компанией самостоятельно. И на основании акта диски или иные носители информации просто уничтожаются.

В заключение необходимо отметить, что, безусловно, будущее за электронными документами. Однако важно правильно организовать электронный документооборот. Многие компании сталкиваются с проблемами неправильной организации документооборота, когда к электронному документообороту подключается только одно рабочее место в отделе или даже департаменте, когда большая половина документов ведется по-прежнему на бумажных носителях. Поэтому все вопросы в отношении электронного документооборота нужно решать «на берегу» на этапе внедрения системы.

Постоянное увеличение объема накапливаемых в организации документов (приказов, писем, договоров, служебных записок, инструкций и т.д.) приводит к увеличению объема трудно решаемых задач: поиск документов, поддержание их в актуальном состоянии, обеспечение режима конфиденциальности и сохранности документов и т.д. В результате возникает ситуация информационной недостаточности, управленческие решения принимаются неоперативно, а управленческие затраты на документооборот увеличиваются. Все это негативно сказывается на эффективности управления и функционирования предприятия в целом.

Внедрение информационных технологий на предприятиях позволяет перейти от традиционной формы документа на бумажном носителе к электронному документу (ЭД), который в этом случае становится одним из элементов внутримашинного информационного обеспечения предприятия.

Тем не менее полностью исключить бумажные документы и перейти на электронную документацию невозможно, так как правовые нормы до сих пор требуют наличия бумажных оригиналов, а значительная часть информации поступает на предприятие не в электронном виде.

Электронный документ (ЭД) — совокупность информации, представленной в электронно-цифровой форме и заверенной электронно-цифровой подписью.

Электронный документ имеет определенные особенности, к которым прежде всего относится то, что он отделим от носителя и существует в двух формах: пассивной — хранение и активной — передача и обработка, в том числе визуализация при необходимости восприятия человеком. Нельзя говорить об обязательной фиксации или о состоянии ЭД, если рассматривается активная форма его существования, т.е. тот промежуток времени, в течение которого он воспринимается, обрабатывается или передается.

Несмотря на двойствен-ность формы представления, электронный документ должен отвечать следующим требованиям:

Создаваться, передаваться и храниться с помощью программных и технических средств;

Иметь определенную структуру;

Иметь возможность быть представленным в форме, понятной для восприятия человеком;

Использование электронных документов в управленческой деятельности имеет большое количество преимуществ перед традиционным документом на бумажном носителе.

К таким преимуществам можно отнести:

Возможность поиска ЭД без непосредственного доступа к материальным документальным объектам;

Передача электронных документов без перемещения в пространстве материальных объектов и возможность удаленного доступа к ЭД при наличии коммуникационных ресурсов;

Возможность хранения в средствах вычислительной техники практически неограниченного количества ЭД;

Возможность оперативной проверки целостности сохраняемой информации и создание резервных копий ЭД в автоматическом режиме;

Электронная защита от копирования, подделок, несанкционированного доступа, модификации и т.д.;

Восстановление электронного документа из резервной копии за короткий промежуток времени с минимальными финансовыми затратами и т.д.

Зарубежные консалтинговые компании дают следующие оценки потерь при работе с бумажными документами и эффективности перехода к работе с электронными документами. По оценке компании DELPHI, около 15% всех бумажных документов безвозвратно теряется, и сотрудники тратят до 30% своего рабочего времени в попытках найти их. Компания Coopers&Lybrand указывает, что организации делают в среднем 19 копий каждого документа и что почти 7,5% всех документов теряется безвозвратно. Эти впечатляющие цифры, и данные говорят только о том, что для любого предприятия или организации вопросы оптимизации документооборота и контроля за обработкой информации имеют ключевое значение.

Это утверждение можно также подтвердить следующими данными. По оценке Siemens Business Services, до 80% своего рабочего времени руководитель тратит на работу с информацией, до 30% рабочего времени сотрудников уходит на создание, поиск, согласование и отправку документов. Существуют также оценки, что на работу с документами приходится тратить до 40% трудовых ресурсов и до 15% корпоративных доходов. А при переходе к работе с электронными документами, по оценке Nortan Nolan Institute, рост производительности труда сотрудников составляет 25-50%, уменьшается время обработки одного документа более чем на 75%, а уменьшение расходов на оплату площадей для хранения документов составляет до 80%.

Выделяют два основных вида электронных документов — электронный аналог печатного документа, выполненный с использованием программы текстового редактора, а также самостоятельный электронный документ, разрабатываемый в специализированных программных продуктах, основанных на организации баз данных, и формируемый путем заполнения электронной формы документа.

Под электронными формами документов понимается не изображение бумажного документа, а изначально электронная (безбумажная) технология работы, которая предполагает появление бумажной формы только в качестве твердой копии документа. Технология обработки электронных форм документов позволяет уйти от машинописных форм и иметь дело только с их электронным представлением.

Электронная форма документа (ЭФД) — это страница с пустыми полями, оставленными для заполнения пользователем.

Формы могут допускать различный тип входной информации и содержать различные типовые элементы, использование которых предусмотрено в большинстве программ автоматизации проектирования ЭД — поля ввода, кнопки, переключатели, выпадающие меню и т.д. (рис. 6.14).

Рис. 6.14. Типовые элементы электронной формы документа: а) однострочное поле ввода; 6) многострочное поле ввода; в) виды кнопок; г) горизонтальная прокрутка; д) счетчик; е) вкладка/закладка; ж) переключатель; з) флажок; и) combobox; к) listbox; л) подменю

К основным типовым элементам ЭФД, представленным на рис. 6.14, относятся:

- поле ввода (editbox, edit field) представляет собой текстовое окно, которое служит для ввода и редактирования текста пользователя. Существуют одно- и многострочные редакторы, а также комбинированный элемент, объединяющий поле ввода с раскрывающимся списком (combobox, combination box). Текущее значение отображается в поле, а список возможных значений раскрывается при нажатии кнопки со стрелкой;

- кнопка (button) предназначена для выполнения команд посредством нажатия на нее курсором мыши. По форме кнопка может быть прямоугольником с надписью или значком с рисунком;

- прокрутка (scrollbar) предназначена для прокрутки содержимого некоторого окна влево и вправо (горизонтальная прокрутка) или вверх и вниз (вертикальная прокрутка). На кнопках, расположенных на концах линейки, указано направление прокрутки. Прямоугольник, перемещающийся между кнопками, указывает на положение видимой в окне части по отношению к общему содержимому. Длина этого прямоугольника может указывать на отношение объема видимой части ко всему содержимому окна;

- счетчик используется для изменения числового значения, выводимого в поле. Счетчик состоит из строки редактирования (для набора требуемого значения на клавиатуре) и двух кнопок — для увеличения или уменьшения значений;

- вкладка/закладка (tab) используется для логического группирования в пределах одного окна нескольких подчиненных ему окон;

- переключатель (radiobutton) используется для задания факторов, один из которых так или иначе будет присутствовать. Заполненный кружочек перед названием фактора говорит об его предпочтении перед остальными;

- флажок (check box) позволяет включить или отключить влияние предусмотренных в программе одной или нескольких функции Наличие пометки возле названия функции говорит о разрешении ее влияния на работу программы;

- список (listbox) предназначен для представления однотипной информации, перечисления вариантов. Из списка пользователь может выбрать запись (строку), которая выделяется яркой подсветкой (курсором). Вертикальная прокрутка справа показывает, что видимы не все содержащиеся в списке записи. Если прокрутка у списка отсутствует, значит, в рамке списка отобра-зились все элементы. Элемент listbox очень похож на combobox, но отличается от него прежде всего тем, что listbox отображает значения и позволяет выбрать из них необходимое, a combobox позволяет также редактировать данные (поле ввода становится активным);

- всплывающее (выпадающее) меню (menu popup) или подменю — список ссылок, который появляется на экране при активации одного из пунктов меню (к этому понятию также относится и контекстное меню, вызываемое нажатием правой кнопки манипулятора мышь). Всплывающее (выпадающее) меню отличается от списков прежде всего тем, что функции здесь представлены на панели, которая отображается как в развернутом виде, так и в виде выпадающего списка, что обычно удобнее, так как экономит площадь окна приложения. Кроме того, многие подменю имеют функцию каскадирования, которая позволяет их раскрывать на несколько уровней.

К достоинствам электронных форм документов можно отнести простоту их модификации (например, с помощью графических инструментов проектирования форм), а также наличие специальных интеллектуальных элементов для автоматизации определенных функций (например, для автоматического ввода данных из справочников, проверки правильности и целостности заполнения и т.д.).

В настоящее время выделяют несколько способов формирования электронных документов, к которым можно отнести:

Верстку документа с помощью специализированного редактора, последующее сохранение документа в виде файла;

Сканирование бумажных, факсимильных и иных документов, имеющих материальную основу, последующее распознавание образов в специализированной компьютерной программе и их сохранение в виде файла;

Фотографирование и последующее сохранение растрового изображения в виде файла;

Видеосъемка и последующее сохранение видеоизображения в виде файла.

Наибольшее распространение получили способы верстки и сканирования документов, т.е. перевода документов на бумажном носителе в электронную форму.

Выделяют два класса таких технологий:

1. Персональный ввод бумажных документов, который осуществляется с помощью планшетных сканеров. После операции сканирования документ вручную индексируется путем заполнения полей карточки документа определенными значениями. К атрибутам документа можно отнести имя документа, время создания, автора, специалиста службы делопроизводства, имя подразделения, тип документа (факс, письмо, контракт, спецификация). Список таких атрибутов, как правило, расширяем. Поля могут заполняться произвольно или из определенных справочников.

Персональный ввод бумажных документов недостаточно производителен и не используется на крупных предприятиях в корпоративных вычислительных сетях.

2. Массовый (поточный) ввод бумажных документов. В этом случае обрабатывается большое количество однотипных документов. Такие технологии поддерживаются специализированными программными комплексами в совокупности с высокопроизводительным офисным оборудованием и позволяют без задержек распространять по организации электронные версии документов, поступивших в бумажном виде.

При реализации технологии массового ввода документов (поточное сканирование) решаются два основных вида задач:

1. Задача извлечения структурированных данных из бумажных документов. Например, при проведении анкетных опросов большого количества населения для выполнения маркетинговых исследований. Анкеты сканируются, из них извлекаются данные и помещаются в определенную базу.

2. Задача извлечения данных из бумажных документов с сохранением изображения документа. Например, сохранение изображения текстового документа, или подписи клиента на чеке или платежном поручении и т.д.

Распознавание информации, анализ содержания документа и извлечение данных осуществляются в настоящее время с помощью следующих систем распознавания текстов:

- оптического распознавания печатных символов OCR (Optical Char-acter Recognition), т.е. перевода сканированного изображения печатных символов в их текстовое представление;

- распознавания раздельных печатных символов, написанных от руки, ICR (Intelligent Character Recognition);

- распознавания отметок (обычно перечеркнутые крест-накрест либо галочками квадраты или круги) OMR (Optical Mark Recogni-tion);

- распознавания стилизованных цифр — распознавание рукописных цифр, написанных от руки по шаблону (например, индекс на почтовой корреспонденции).

Работа с электронными документами организуется и поддерживается специализированными программными продуктами, получившими название «Системы электронного документооборота (СЭД)». Как правило, такие системы используются на предприятиях с большим объемом документооборота, охватывают все корпоративные звенья предприятия и реализуют различные комбинации технологий сбора, индексирования (присвоения указателей для поиска заданных элементов), хранения, поиска и просмотра электронных документов в корпоративных базах данных.

Система электронного документооборота (СЭД) — организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в вычислительных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов на предприятиях.

Разрабатываемые в нашей стране системы электронного документооборота ориентированы прежде всего на национальные особенности ведения документации, так как в России в течение столетий (в общегосударственном масштабе) сложилась единая технология работы с управленческими документами. Российское делопроизводство не имеет аналогов в других странах. Сегодня на Западе развитие офисной автоматизации стимулирует разработку технологий документооборота за счет внедрения так называемых EDMS (Electronic Document Management Systems) — систем управления электронными документами. А в России, как правило, речь идет об автоматизации традиционно уже сложившейся технологии учрежденческого делопроизводства.

Главными особенностями «российской модели» документооборота являются:

Максимальная централизация контроля за документооборотом: документ сначала доводится до руководства, а затем, в соответствии с резолюциями, передается непосредственным исполнителям;

Централизация и регламентация деятельности основных дело-производственных служб: прием и рассылка документов, регистрация и контроль прохождения документов, контроль исполнения и т.д.;

Единые и детально регламентированные правила работы с управленческими документами в организациях независимо от их сферы деятельности — жесткие правила заполнения регистрационных журналов и картотек, отчетных форм и т.д.

В условиях регламентированной технологии документооборота, как правило, системы электронного документооборота (СЭД), внедряемые на отечественных предприятиях, ориентированы в основном на автоматизацию традиционного делопроизводства с использованием возможностей ИТ. Например, традиционное делопроизводство предполагает ведение множества журналов или картотек, обслуживающих бумажный документооборот. И именно ведение этих картотек является первоочередным объектом автома-тизации делопроизводства.

При этом организуются связи карточки с электронным образом документа (текстом, изображением, звуком и пр.), формируются электронные архивы с эффективными механизмами справочно-аналитической работы с большим количеством документов в различных формах представления, на базе ЛВС организуется децентрализация выполнения различных делопроизводственных функций при сохранении централизованного контроля за документооборотом. Например, появляется возможность осуществления самостоятельной автоматизированной регистрации документов в подразделениях с сохранением централизованного контроля их прохождения и т.д. Кроме того, наличие корпоративной вычислительной сети, связывающей территориально удаленные подразделения, позволяет обеспечить централизованный контроль за их документооборотом, что невозможно осуществлять в рамках традиционной технологии.

Таким образом, системы электронного документооборота поддерживают полную преемственность традиционного делопроизводства, обеспечивая при этом его эволюционную трансформацию в более эффективную форму, за счет автоматизации функций по обработке документов, непосредственно не зависящих от характера самих документов и связанных с ними приложений. Например, такие функции, как регистрация документов или перемещение их по организации, могут быть реализованы независимо от того, являются ли сами документы служебными записками, договорами или платежными документами.

В 1970-е гг. широкое распространение получило понятие «безбумажные технологии». Массовое внедрение ПК, казалось тогда, приведет к резкому сокращению бумажных документов. Однако не был решен ряд юридических и технологических вопросов, что не позволило отменить бумажные носители информации. А быстрый рост качества и производительности ПК как печатающих устройств вообще сыграл с безбумажными технологиями злую шутку: количество бумажных документов возросло в несколько раз. Компьютеры и телекоммуникации из средства замены бумажного документооборота превратились в средство его поддержки.

В настоящее время вокруг перехода на электронные документы ведутся серьезные дискуссии. «Электронные документы не могут быть полной заменой традиционным печатным источникам» — к такому выводу пришли исследователи Harris Interactive, проведя совместно с Earthtone опрос 2265 американских пользователей в возрасте от 18 лет, работающих в различных отраслях экономики. Согласно полученным результатам, больше половины опрошенных считают, что «безбумажный документооборот» не станет в ближайшее время реальным процессом.

В среднем 64% респондентов отметили, что читать распечатанные документы им проще, чем текст на экране ПК, а 68% гораздо удобнее, если они видят что-либо на бумаге, а не в электронном виде. Исследователи отмечают также и тот факт, что только 42% респондентов считают, что «безбумажный документооборот» станет реальностью в компаниях, где они работают, в ближайшие 5 лет. Однако многие специалисты склоняются к другой позиции, сравнивая внедрение СЭД с распространением мобильной связи, которую еще лет 20 назад мало кто представлял обязательным атрибутом деловой активности специалистов.

Современные системы электронного документооборота позволяют:

Уменьшить стоимость хранения информации за счет сокращения площадей, занимаемых информационными архивами;

Увеличить скорость поиска и доступа к необходимым документам, особенно в условиях коллективного использования документации, когда требуются документы, созданные другими сотрудниками;

Повысить оперативность передачи документов между исполнителями;

Сократить расходы на копирование, канцелярские принадлежности и т.д.

Отдельный электронный документ физически состоит из одного или нескольких файлов. В процессе своего существования в системах электронного документооборота он проходит несколько стадий, которые образуют его жизненный цикл, начиная с рождения и заканчивая архивированием — хранением документов (рис. 6.15).

Рис. Б.15. Жизненный цикл электронного документа

1. Рождение. При создании или вводе документа в СЭД прежде всего выполняется его индексация, которая аналогична регистрации документов в системе бумажного делопроизводства.

Основной целью индексации электронных документов является получение максимального количества достоверной информации о формируемом документе и создание его регистрационной карточки. В дальнейшем СЭД имеет дело именно с этой карточкой, не затрагивая реальные объекты файловой системы.

Выделяют три основных метода индексации электронных документов, представленных в табл. 6.5.

Рождение ЭД, кроме индексации, также сопровождается оформлением карточки учета, которая может быть разной для различных типов документов, при этом все действия над документом (удаление, переименование и т.д.) протоколируются. В случае необходимости СЭД сохраняет все предыдущие варианты и даже удаленные документы. Действия, которые могут быть проделаны над документами, определяются правами, которые даны пользователям, что позволяет задать стратегию работы с документами.

Таблица 6.5 Основные методы индексации электронных документов

Метод индексации	Характеристика метода	Недостатки метода
1. По ключевым словам(в настоящее время самостоятельно не используется)	Выделяются совокупности ключевых слов, характерных для работы с данным документом, и вносятся в индексный файл	1. Процесс индексироваия трёбует участия экспертов 2. Результат индексации субъективен и не гаран-тирует надежного управле-ния документом (при поиске по ключевым словам можно не получить нужного результата)
2. Полнотекстовая индексация(отве-чает большинству требований пользо-вателей)	Организуется через автомати-ческое преобразование доку-мента в набор слов с сохране-нием их позиций в документе (для возможности поиска по словосочетаниям). Обработан-ный текст заносится в индексный файл и используется при поиске документов	Большой объем индексной базы (около 70-80% от общего размера проиндек-сированных файлов)
3. По реквизитам	Задается реквизитная разметка документа (в карточке опреде-ляются поля для ввода данных, определяющих свойства доку-мента). Набор системных рек-визитов по умолчанию должен включать позиции, определяе-мые действующими норматива-ми по делопроизводству. Пользователь имеет возмож-ность модифицировать набор и свойства реквизитов	Поиск не дает результатов, если ка-кие-либо поля не были заполнены (как правило, это аннотация и ключе-вые слова)

2. Становление — стадия, на которой документ редактируют. В СЭД для организации коллективной работы над документом применяется техника блокировки обрабатываемых документов, т.е. в каждый момент документ может редактировать только один специалист. При этом отредактированному документу автоматически присваивается новый номер подверсии. Прежняя подверсия документа сохраняется, ее можно открыть и, при необходимости, внести изменения. Все выполняемые операции протоколируются.

3. Публикация — момент подписания документа. Одним из основных назначений документа является его способность удостоверять определенные факты. До последнего времени бумажный документ с необходимыми реквизитами и степенями защиты являлся основным способом доказательства того или иного факта, т.е. имел юридическую силу. Принятый Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» позволил организациям создавать системы обмена исключительно электронными документами, при котором электронный документ может выступать оригиналом, не нуждающимся в дублировании бумажной копией.

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) — аналог собственноручной подписи, являющийся средством защиты информации, обеспечивающим возможность контроля целостности и подтверждения подлинности электронных документов.

Технология ЭЦП позволяет обеспечить идентификацию и аутентификацию документа, и в настоящее время используется, например, в корпоративных системах электронного документооборота, организованного во внутреннем контуре предприятия, для передачи отчетности в электронном виде в государственные органы и т.д.

Для использования ЭЦП необходимо наличие двух ключей (шифров): закрытого и открытого. Ключи представляют собой уникальные, взаимосвязанные друг с другом последовательности символов, используемые для шифрования, расшифровки, снабжения документа электронной цифровой подписью и ее проверки. Единственный за К онный обладатель закрытого ключа — владелец ЭЦП. Открытый ключ может быть известен любому получателю или потенциальному отправителю электронного документа.

Владелец ЭЦП должен сначала подписать документ с использованием своего закрытого ключа, затем зашифровать открытым ключом получателя и отправить. Для прочтения получатель сначала расшифровывает документ своим закрытым ключом, затем проверяет авторство и сохранность текста, используя открытый ключ отправителя.

Получить закрытый ключ (для шифрования) или сертификат ключа подписи с открытым ключом (для расшифровки) любое физическое лицо, представляющее предприятие, например для сдачи отчетности в государственные органы, может в Удостоверяющем центре (УЦ), который представляет собой сертифицированного оператора (организацию) связи, имеющего соответствующую лицензию.

При этом полученные для сдачи отчетности в электронном виде открытый и закрытый ключи будут действительны для обмена информацией с государственными органами через Регистрационные центры (РЦ), с которым установлены договорные отношения. Регистрационный центр обеспечит сохранность конфиденциальности переписки, однозначность идентификации юридического лица, приславшего файлы отчетности, защиту файлов отчетности от несанкционированной модификации и т.д. (рис. 6.16).

Рис. 6.16. Организация процесса сдачи отчетности в электронном виде с использованием ЭЦП

При изменении документа после заверения его ЭЦП на основе существующей версии создается новый вариант документа и начинается новый жизненный цикл. В различных системах эта функция реализована по-разному: может создаваться или полностью новый документ, или просто новая версия.

4. Архивирование (хранение) документов. На предприятиях для хранения электронных документов организуются архивы, представляющие собой комплекс программного и аппаратного обеспечения, предназначенный для решения задач хранения и поиска документов.

Существует две формы организации архивов: статическая и динамическая.

Статические архивы позволяют организовать хранение произвольного количества электронных документов на разнообразных носителях информации. В них также предусматривается организация учета бумажных документов, т.е. в системах хранятся электронные карточки на документ бумажного типа и поддерживается контроль стандартных архивных операций: выдача документа, его возврат и т.п.

Статические архивы поддерживают поиск документов — атрибутивный и полнотекстовый.

- атрибутивный поиск выполняется по атрибутам карточки документа. В процессе поиска проверяется совпадение запроса значениям полей карточки;

- полнотекстовый поиск предусматривает автоматическую обработку всего содержания документа для его нахождения по любому имеющемуся в его тексте слову. Для полнотекстового поиска определяются такие параметры, как полнота поиска — соответствие между найденными документами по данному запросу и действительному списку документов; шум при поиске, т.е. соотношение соответствующих и несоответствующих запросу документов.

Статические архивы обеспечивают защиту документов от не-санкционированного доступа и выполняют аудит работы. Защита осуществляется на уровне документа, т.е. каждый документ должен иметь ассоциированный список пользователей, которые имеют право совершать с ним определенные операции. Для статических архивов этот список операций может представлять следующий набор: просмотр и печать документа, право изменять его карточку и т.д.

Важнейшей функцией статических архивов является поддержка просмотра документов без загрузки приложений, в которых были эти документы разработаны. Данная функция обеспечивается за счет специальных программ просмотра, которые позволяют получить доступ к документам разнообразных форматов без загрузки ресурсоемких приложений.

В процессе работы с документами зачастую у специалистов возникает необходимость в комментариях по определенным вопросам, отраженным в документах. Для реализации этой функции в некоторых архивах поддерживается аннотирование документа, которое заключается в возможности вносить в документ комментарии, не изменяя его основного содержания (в этом состоит отличие от редактирования самого документа). Комментарии (стрелки, знаки, текст, выделения цветом) хранятся в слоях, которые могут быть привязаны к их автору.

Динамические архивы кроме реализации функций, характерных для статических архивов, имеют дополнительные возможности, к которым относятся:

- поддержка коллективной работы с документом, которая выражается в обеспечении целостности документов, для этого должны быть реализованы библиотечные функции выписки и возврата документов на редактирование, что предотвращает одновременное редактирование одного и того же документа несколькими пользователями и тем самым возможные конфликты; в предоставлении возможности в рамках одного документа работать од-новременно нескольким пользователям;

- организация и работа с составными документами. Каждый документ может представлять собой совокупность других. В этом случае он носит название составного, или контейнера (а в делопроизводстве — «дела»). В составной документ объединяются документы с помощью нескольких типов связей, определяющих, какие версии помещаются в контейнер (например, последняя по дате, последняя отредактированная, старшая версия и т.п.). Заданные связи определяют, как будет осуществляться сборка документа в контейнер. Для составных документов должно существовать приложение, которое будет производить его окончательную сборку;

- распространение опубликованных документов. Иногда, после публикации документа, его необходимо распространять. В основном это происходит двумя путями: или через систему электронной почты, рассылкой, или через Internet, публикацией на web-сервере;

- предоставление расширенного спектра прав доступа к документу, а именно: на редактирование, на публикацию, на снятие публикации и на создание новой версии;

- решение пограничных задач, связанных с переходом разных документов (электронных, бумажных, микрографических) из одного типа в другой.

При создании архива учитывается срок хранения документа и частота обращения к нему. Документы, к которым часто обращаются, хранятся на высокопроизводительных устройствах хранения, а неактуальные документы, которые редко используются, записываются на более простые, емкие и менее дорогие носители. Для решения этой задачи применяются иерархические системы хранения данных (Hierarchical Storage Management (HSM) — управление иерархическим хранением), которые создают из всевозможных разнородных средств хранения «виртуальную файловую систему», при этом управляя переносом информации с одного носителя на другой.

Иерархическая система хранения данных — комплекс программно-аппаратных средств, направленных на достижение минимальной стоимости хранения информации и оптимизации доступа к ней.

Например, для оперативного доступа используются высокоскоростные накопители на жестких магнитных дисках, а для архивного хранения достаточно роботизированных библиотек оптических дисков, которые представляют собой программно-аппаратные комплексы для хранения и обеспечения оперативного доступа к большому объему данных, записанному на оптических носителях информации. Для таких систем хранения необходимо решать задачи не только совместной работы носителей информации, но и обеспечивать миграцию документов между ними.

Миграция может осуществляться либо путем настройки системы администратором (например, после истечения 100 дней со дня создания документ должен автоматически переместиться на менее производительный и дешевый носитель), либо автоматически, в зависимости от частоты обращения пользователей ктому или иному документу. Такое использование иерархической системы хранения данных позволяет не только снизить за-траты на хранение информации, но и эффективно управлять инфор-мационными ресурсами предприятия.

В целом система электронного документооборота предприятия должна отвечать следующим требованиям — масштабируемости, распределенности, модульности иоткрытости.

1. Масштабируемость заключается в возможности поддерживать работу разного количества пользователей, от нескольких единиц до нескольких тысяч, и способности наращивать мощность. Выполнение этого требования обеспечивается с помощью поддержки индустриальных серверов баз данных.

2. Распределенность. Архитектура системы электронного документооборота должна поддерживать взаимодействие территориально-распределенных подразделений предприятия, объединенных самыми разнообразными по скорости и качеству каналами связи. Также архитектура СЭД обязана обеспечивать взаимодействие с удаленными пользователями.

3. Модульность. СЭД должна состоять из отдельных модулей, ин-тегрированных между собой, что позволяет предприятиям последовательно внедрять отдельные модули ПО, в зависимости от потребности в них.

4. Открытость. СЭД не должна существовать в отрыве от других приложений, например имеющегося в наличии у предприятия ПО бухгалтерского учета, финансового менеджмента и т.д. Следовательно, система электронного документооборота должна иметь открытые интерфейсы для возможной доработки и интеграции.

Организация системы электронного документооборота на предприятиях основывается на следующих принципах:

Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ в любой версии, используемой СЭД;

Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повысить оперативность их исполнения;

Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса);

Единая (или согласованная распределенная) база документальной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов;

Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ при минимальной информации о нем;

Развитая система отчетности по различным статусам и атрибутам (признакам) документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчетов, и т.д.

Все программные продукты системы электронного документооборота, к которым относятся «Documentum» фирмы EMC, LanDocs компании ЛАНИТ, «Optima Workflow» холдинга Optima, «Евфрат» фирмы Cognitive Technologies, «Дело» компании ЭОС, «БОСС-Референт» группы компаний АйТи и др., содержат обязательные типовые компоненты: 1) хранилище карточек (атрибутов) документов; 2) хранилище документов; 3) компоненты, осуществляющие бизнес-логику системы.

1. Хранилище атрибутов документов предназначено для хранения карточки, которая представляет собой совокупность полей, характеризующих документ. Обычно в СЭД имеется понятие типа документов (например, договор, спецификация, письмо и т.д.) и для каждого типа заводится своя собственная карточка. Карточки разных типов имеют обязательные поля, общие для всех документов, и специальные поля, относящиеся к документам данного типа. Общими полями являются уникальный номер документа, его название, автор, дата создания. Специальными — дата подписания, срок действия, сумма договора (для документов типа «договор») и т.д. Типы документов, в свою очередь, могут иметь подтипы, содержащие общий набор полей, который они наследуют от основного типа, и при этом допол-нительные поля, уникальные для подтипа. Наиболее развитая система управления документами может поддерживать большую вложенность таких подтипов. Типизация документов, выстраивание их иерархии, и проектирование карточек для них является одним из наиболее важных этапов в процессе внедрения СЭД.

Кроме понятия типа документов существует понятие категории документа, причем один документ может принадлежать одновременно к нескольким категориям. Категории могут быть выстроены в дерево категорий. Например, можно иметь категорию «Административно-хозяйственная деятельность» с подкатегориями «Законы», «Приказы», «Договоры» и т.д. При этом можно иметь параллельную структуру по отделам, например, категорию «Документы службы маркетинга», а в ней подкатегории «Договоры реализации продукции», «Счета» и т.д. Договор с потребителем может быть одновременно отнесен к подкатегориям «Договоры» и «Договоры реализации продукции», относящимся к разным ветвям в иерархии категорий. Таким образом, появляется возможность поиска документа в таком дереве на основе его классификации, причем один и тот же документ может встречаться любое число раз в разных узлах этой иерархии.

Для организации хранилища карточек возможны три варианта решения — использование собственного хранилища, использование стандартной СУБД ииспользование средств среды, на основе которой построена СУБД.

Собственное хранилище атрибутов документов позволяет оптимизировать его под задачу хранения карточек, гибко реализовать функции создания сложных карточек (имеющих, например, большую вложенность типов), а также использовать эффективные алгоритмы поиска информации в карточках. Недостатками такого подхода является невозможность использовать стандартные ресурсы имеющейся информационной среды, а также зависимость важной информации от поставщика СЭД. Например, при использовании стандартной СУБД всегда есть возможность миграции в нее данных от другого производителя СЭД, что облегчает переход с одного программного продукта системы электронного документооборота на другой.

Использование стандартных СУБД для хранения документов решает проблему экспорта данных из одной системы в другую. Однако реляционная модель, реализованная в большинстве СУБД, не удобна для модели данных, используемой в СЭД, так как достаточно сложно обеспечить необходимую гибкость при создании карточек документов, особенно, если нужна сложная структура.

Использование средств среды, на основе которой построена СУБД, позволяет использовать все механизмы, заложенные в эту среду, в том числе средства резервного копирования, репликации, поиска и т.д. Проблемы такого подхода лежат в самой необходимости наличия определенной среды для работы системы управления документами, а также в тех ограничениях, которые накладывает конкретная среда на структуру ее баз данных.

2. Хранилище документов. Для его реализации существует два подхода — хранение в файловой системе и организация специализированного хранилища СЭД.

Хранение в файловой системе понижает степень безопасности при разграничении доступа, так как файловая система может не поддерживать ту модель безопасности, которая реализована в самой СЭД. В этом случае СЭД наделяется своими правами доступа, а значит файлы, сохраненные ею, будут недоступны ни одному из пользователей напрямую. СЭД поддерживает свою систему списка пользователей с правами доступа, организуя доступ к файлам через эти права. Система доступа при этом становится сложной в сопровождении и не вполне надежной с точки зрения информационной безопасности. Для обеспечения дополнительной защиты данных часто используется шифрование файлов при хранении. Кроме того, практически все СЭД используют случайное именование файлов, что сильно усложняет поиск нужного файла при попытке доступа в обход системы. При работе с файловой системой большинство СЭД требуют перемещения файлов в специально организованные каталоги.

Системы, имеющие собственное хранилище файлов или использующие хранилище среды, на основе которой построены, обеспечивают более эффективное управление доступом к документам и более надежное решение проблемы разграничения доступа. Но при этом возникают вопросы, связанные с целостностью данных, наличием эффективных средств резервного копирования и интеграцией с иерархической системой хранения данных на базе роботизированных библиотек. В большинстве СЭД они имеют определенные решения, однако здесь следует учитывать, что при этом можно пользоваться только инструментами, доступными в самой системе, в то время как в случае файлового хранения специалист имеет выбор.

3. Компоненты, поддерживающие бизнес-логику системы.

К ним относятся:

1) управление документами в хранилище;

2) поиск документов;

3) маршрутизация и контроль исполнения;

4) формирование отчетов;

5) администрирование.

1) Управление документами в хранилище. Включает процедуры до-бавления и изъятия документов, сохранения версий, передачи на хранение в архив, поддержания архива и т.д.

2) Поиск документов осуществляется как в атрибутивной, так и в полнотекстовой формах. В некоторых СЭД поддерживается поиск документа по словоформам, который осуществляется путем технологии нормализации. Эффективность метода зависит от применяемого алгоритма. Для русского языка наиболее эффективен словарный метод, когда слово нормализуется на основе словарей, в которых содержатся словоформы. Кроме словарного может применяться эвристический метод нормализации, когда слово может быть приведено к нормальному виду путем выполнения определенных правил, описывающих алгоритм нормализации. Можно отметить, что если для английского языка свод правил нормализации составляет 300 страниц машинописного текста, то для русского он на несколько порядков больше.

3) Маршрутизация и контроль исполнения обеспечивает доставку документов в рамках бизнес-процедур в организации. Маршрутизация оперирует документами, хранящимися в архивной системе. При организации систем маршрутизации существуют два основных подхода — документоориентированный и ориентированный на работу.

Документоориентированный. При этом подходе документ — главный объект системы, и маршрутизируется именно он, а все остальные параметры маршрутизации ассоциированы исключительно с документом.

Ориентированный на работу. Основной объект такого подхода — работа, к которой может быть прикреплен различный список объектов, включая документы. Однако работа может существовать и без них. Второй подход является более общим.

Выделяют следующие типы систем маршрутизации — гибкие и жесткие. В случае гибкой маршрутизации следующий получатель документа определяется сотрудником, в ведении которого документ находится в данный момент. В случае жесткой маршрутизации путь прохождения документов определяется заранее на основе бизнес-логики предприятия. Обычно применяется смешанный подход — для одних документов и структур предприятия уместнее жесткая маршрутизация, а для других гибкая.

К гибким системам маршрутизации относятся свободная маршрутизация без контроля и с контролем исполнения.

Свободная маршрутизация без контроля исполнения поддерживает два типа операций:

- Последовательная маршрутизация, когда документ проходит одного исполнителя за другим. Передача документа от одного пользователя к другому может происходить по истечении контрольного времени либо после завершения работы одним из пользователей.

- . Параллельная маршрутизация, когда документ одновременно поступает всем исполнителям. Завершение маршрута происходит в тех случаях, когда один пользователь либо все закончат работу с документом.

Маршруты могут быть более сложными, чем просто последовательные или параллельные. Выделяют также комбинированные маршруты, состоящие из последовательных и параллельных элементов, а также условные, с переходами в зависимости от состояния тех или иных переменных маршрутов.

Для разработки таких маршрутов используется специализированное рабочее место, где можно описать и создать маршрут. Инициатор вызывает разработанный и именованный маршрут, прикрепляет к нему документы и инициирует операции.

Минимально-достаточной системой, обеспечивающей маршрутизацию документов, является система электронной почты, которая поддерживает параллельное распространение документов (маршрутизация отличается от распространения или рассылки тем, что маршрутизируемый документ возвращается в начало маршрута, например к инициатору, а рассылаемый документ уходит к исполнителю без контроля возврата). С помощью дополнительных приложений системы электронной почты гарантируют последовательную маршрутизацию документов.

Свободная маршрутизация документов с контролем исполнения.

Под контролем исполнения понимаются следующие операции:

Контроль доставки задания — инициатору выдается информация о том, что его задание достигло места назначения (исполнителя);

Контроль прочтения задания — инициатору сообщается, что с его заданием ознакомились сотрудники, для которых оно предназначалось;

Контроль выполнения — инициатор извещается, что задание выполнено;

Мониторинг задания означает, что инициатор всегда может посмотреть, кто и что сейчас делает с его заданием;

Извещение о нарушении сроков исполнения — инициатор извещается о том, что посланное им задание просрочено конкретным сотрудником;

История выполнения заданий;

Контроль качества исполнения — инициатор имеет возможность проверить качество исполнения и подтвердить его.

К жестким системам маршрутизации относится маршрутизация документов по заранее определенным маршрутам с контролем исполнения.

Функция маршрутизации присутствует не во всех СЭД. Системы без средств маршрутизации являются электронными архивами.

Неотъемлемой частью маршрутизации является контроль исполнения документа. Под исполнением документа подразумевается выполнение действия, связанного с документом, каждым из участников в рамках его должностных полномочий.

4) Формирование отчетов выполняется автоматически, аналогично формированию конторских журналов учета документов. Используя различные отчеты, можно посмотреть, например, общее время, потраченное сотрудниками на работу над конкретным документом, скорость прохождения документов по подразделениям и т.д.

5) Администрирование — поддержка работы самой системы, настройки ее параметров и т.д.

Функционально современные системы электронного документооборота можно разделить на пять основных видов.

Системы с развитыми средствами хранения и поиска информации (электронные архивы). Электронный архив — это частный случай системы электронного документооборота, ориентированный на эффективное хранение и поиск информации. Эти системы имеют развитые средства полнотекстового поиска: нечеткий поиск, смысловой поиск и т.д., и средства эффективной организации хранения. Например, поддержку широкого диапазона оборудования для хранения информации и т.д.

Системы с развитыми средствами workflow (WF) — «поток работ» (для этого термина нет точного эквивалента в русском языке). Эти системы в основном рассчитаны на обеспечение движения неких объектов по заранее заданным маршрутам (так называемая «жесткая маршрутизация»). На каждом этапе объект может меняться, поэтому его называют общим словом «работа» (work).

В целом функционирование Workflow-систем основывается на том, что большая часть бизнес-процессов представляет собой периодически повторяемую, отрегулированную последовательность действий (выполнение заданий), которая может быть легко формализована. Для этой цели в них с помощью специальных инструментов создаются модели бизнес-процессов, которые описывают, кто, когда, на каком рабочем месте (возможно, в удаленном филиале), с помощью каких программ и как должен обработать те или иные данные. Заложенное в модель описание бизнес-процесса позволяет автоматизировать формирование, активизацию, выполнение и контроль различных заданий.

Модель бизнес-процесса может быть легко изменена. Таким образом, без всякого программирования можно быстро получить реально работающее Workflow -приложение. В некоторых Workflow-системах создание информационных моделей бизнес-процессов возможно только с помощью программирования, что представляет собой довольно кропотливый процесс, требующий к тому же специальных знаний.

Системы, ориентированные на поддержку управления организацией и накопление знаний. Это «гибридные» системы, которые обычно сочетают в себе элементы двух предыдущих. Базовым понятием в системе может быть как сам электронный документ, так и задание, которое нужно выполнить. В таких системах присутствуют технологии «жесткой» и «свободной» маршрутизации, когда маршрут движения документа назначает руководитель («расписывает» входящий документ). Эти системы обычно используются в государственных структурах управления, в офисах крупных компаний, которые отличаются развитой иерархией, имеют определенные правила и процедуры движения документов. При этом сотрудники коллективно создают документы, готовят и принимают решения, исполняют или контролируют их исполнение.

Системы, ориентированные на поддержку совместной работы (collaboration). Основная задача таких систем — обеспечить совместную работу людей в организации, даже если они разделены территориально, и сохранить результаты этой работы. Обычно реализованы в концепции «порталов». Они предоставляют сервисы хранения и публикации документов, поиска информации, обсуждения, средства назначения встреч (как реальных, так и виртуальных).

Системы, имеющие развитые дополнительные сервисы, например, сервис управления связями с клиентами (CRM — Customer Relation Management), управления проектами, электронной почты и пр.

Дальнейшим развитием систем электронного документооборота на крупных предприятиях является их интеграция с распространенными корпоративными приложениями (ERP -системами), что позволит организовать доступ ко всем корпоративным знаниям и данным и управлять корпоративной информацией, так как крупным предприятиям требуется тесное взаимодействие всех своих корпоративных приложений, в которых задействован информационный об-мен.

В течение многих десятилетий общепринятой формой представления результатов интеллектуальной деятельности и инструментом информационного взаимодействия являлась бумажная документация. Ее созданием были заняты (и заняты по сей день) миллионы инженеров, техников, служащих на промышленных предприятиях, в государственных учреждениях, коммерческих структурах. С появлением компьютеров начали широко внедряться разнообразные средства и системы автоматизации бумажной документации.

Под электронным документооборотом понимается способ организации работы с документами, при котором основная масса документов предприятия используется в электронном виде и хранится централизованно в так называемых электронных архивах, своеобразных информационных складах, или хранилищах данных.

Основными задачами внедрения на предприятии системы электронного документооборота (СЭД) являются:

ь эффективное управление документопотоками на предприятии;

ь централизованное хранение документов;

ь повышение контроля исполнения работ по документам;

ь увеличение продуктивности работы сотрудников;

ь облегчение доступа к информации для принятия управленческих решений.

Внедрение корпоративных СЭД дает предприятию два типа преимуществ: тактические и стратегические.

Тактические преимущества внедрения СЭД связаны в основном с сокращением затрат. Автоматизация электронного документооборота дает предприятию следующие тактические преимущества:

ь физическое освобождение места;

ь уменьшение затрат на копирование;

ь уменьшение затрат на доставку информации в бумажном виде;

ь уменьшение затрат на ресурсы: люди и оборудование;

ь уменьшение затрат на бумагу;

ь повышение продуктивности работы: более быстрое выполнение работ, увеличение общего количества выполняемых работ, улучшение работы с данными/записями (документами, имеющими юридические обязательства), возможность выполнения новых типов работ.

К стратегическим преимуществам внедрения СЭД относятся преимущества, которые связаны с улучшениями в ключевых бизнес-процессах, что в свою очередь связано с ростом оборота или прибыли. Внедрение электронного документооборота дает следующие стратегические преимущества:

ь появление возможности коллективной работы над документами (что невозможно при бумажном делопроизводстве);

ь значительное ускорение поиска и выборки документов (по различным атрибутам);

ь повышение безопасности информации за счет того, что работа в СЭД с незарегистрированной рабочей станции невозможна, а каждому пользователю СЭД назначаются свои полномочия доступа к информации;

ь повышение сохранности документов и удобства их хранения, так как они хранятся в электронном виде на сервере;

ь улучшение контроля за исполнением документов.

Главный результат автоматизации документооборота - наведение порядка в работе с документами, существенная оптимизация бизнес процессов, сокращение сроков принятия управленческих решений и повышение эффективности работы организации в целом. После внедрения СЭД руководство компании получает эффективный инструмент управления, необходимый для развития бизнеса в современных условиях.

Процесс внедрения состоит из нескольких этапов. Основными этапами являются:

1) обследование организационной структуры предприятия, выявление основных бизнес-процессов, потоков работ и формальное описание схемы движения документов;

2) составление номенклатуры документов, формирование справочников и классификаторов, составление инструкций;

3) адаптация системы на основе информации, полученной на этапе обследования;

4) установка и настройка программного обеспечения и опытная эксплуатация;

5) окончательная настройка системы с учетом недочетов, выявленных во время опытной эксплуатации;

6) обучение персонала предприятия.

Для более эффективной работы ОАО «Металлургический завод им. А.К. Серова» предлагается внедрить такую инновацию в системе документооборота как система «Канцлер». Пакет прикладных программ «Канцлер» - это созданный на платформе Lotus Domino/Notes программный продукт, который предназначен для создания систем электронного документооборота в органах государственного управления, крупных территориально распределенных организациях, производственных предприятиях и банках.

Система «Канцлер» способна комплексно решить задачи по автоматизации делопроизводства, а также по созданию, движению, маршрутизации документов в реальном масштабе времени, их централизованному хранению и архивной обработке. Система предназначена для:

ь организации электронного документооборота: хранение, маршрутизацию и движение документов в реальном масштабе времени, коллективную и групповую работу сотрудников.

ь автоматизации делопроизводства: работу с документами с момента их получения или создания и до завершения исполнения документов, отправки в дело или архив.

ь хранения и архивной обработке документов: централизованное хранение базы данных всех документов, поиск дел и документов, экспорт из систем автоматизации делопроизводства.

«Канцлер» функционирует по модульному принципу и включает в себя 12 приложений-модулей. По желанию заказчика СЭД может включать в себя любое количество вышеназванных модулей в зависимости от специфики деятельности предприятия. Для внедрения СЭД на ОАО «Металлургический завод им. А.К. Серова» целесообразно выбрать следующие модули:

1) «Базовая система»: «ядро» продукта, основа создания и управления СЭД, к которому подключается произвольное количество модулей, в зависимости от потребностей заказчика. Инструментальные средства «Базовой системы»: графический маршрутизатор, конфигуратор, структура организации, рабочее место, протоколы, инсталлятор - обеспечивают централизованное управление всеми компонентами СЭД.

2) «Делопроизводство»: модуль предназначен для автоматизации делопроизводства, движения организационно-распорядительной документации. Он обеспечивает работу с документами с момента их получения или создания и до завершения исполнения, отправки в дело или архив.

3) «Управление персоналом»: модуль предназначен для автоматизации бизнес-процессов кадрового делопроизводства - ведение штатного расписания, хранения учётных карточек сотрудников, оформления назначений и увольнений работников, учета рабочего времени, предоставления трудовых и социальных отпусков, проведение аттестационных мероприятий, составления статистической отчётности, ведения персонифицированного учета и др.

4) «Договоры»: модуль предназначен для управления преддоговорной, договорной и последоговорной деятельностью предприятия - ведения электронного документооборота, обеспечивающего создание, согласование, подписание и исполнение договоров; поддержания претензионно-исковой деятельности; передачи исполненных договоров в электронный архив.

5) «Архивное дело»: модуль предназначен для ведения архивного делопроизводства на предприятии - передачи исполненных документов из СЭД в архив, составления и ведения номенклатуры дел, формирования и оформления дел для передачи в архив, ведения и учета дел в архиве.

6) «Гербовые бланки»: модуль предназначен для выполнения функций учета поступления и использования бланков строгой отчетности и фирменных бланков.

7) «Электронная цифровая подпись» (ЭЦП): модуль предназначен для использования внешних криптографических средств защиты, поддерживающих национальные стандарты, в среде Lotus Notes.

8) «Система менеджмента качества» (СМК): модуль предназначен для автоматизации ведения и учета документов СМК на предприятии и включает в себя два компонента:

ь «СМК документы» обеспечивает программную реализацию управления документами СМК и возможность быстрого ознакомления с последними версиями документов, относящихся к системе управления качеством, всех пользователей системы.

ь «СМК Аудит» обеспечивает автоматизированное управление документацией и данными о проведении внутренних и внешних проверок качества на предприятии и их результатах.

Общую стоимость проекта внедрения можно рассчитать по формуле

К о = К пр + К ос + К р + К пер, (14)

где К пр - затраты на программную платформу;

К ос - затраты на лицензии СЭД;

К р - затраты на дополнительное оборудование;

К пер - затраты на обучение персонала.

К ос = 18239+10465+4485+20930+8372+33009,6+13156+19136=127792,6 руб.

К о =38571+127792,6 +184·179,4=199373,2 руб.

Еще одна статья расхода, которую стоит учесть, это расходы на администрирование и сопровождение системы. Стоимость сопровождения составляет 20% от стоимости приобретаемых лицензий.

С= Кос * 20%, (15)

где С - затраты на сопровождение СЭД;

С= 127792,6 * 20%=25558,52 руб.

Общая стоимость затрат на внедрение

З=С+ К о, (16)

где З - затраты на внедрение СЭД;

С - затраты на сопровождение СЭД;

К ос - затраты на приобретение лицензии.

З = 25558,52 +199373,2 = 224931,72 руб.

Необходимо рассчитать экономию средств при внедрении СЭД. Пусть оценка прямой экономии средств включает только стоимость бумаги, сэкономленной при внедрении такой системы, и стоимость сэкономленного рабочего времени сотрудников.

Максимальную стоимость расходуемой в месяц бумаги можно подсчитать, исходя из возможностей одного сотрудника прочитать и усвоить определенное количество страниц документов в месяц. На основе простого эксперимента можно выяснить, что в течение рабочего дня один средний сотрудник в состоянии прочесть не более 100 машинописных листов документов. С другой стороны, минимальный объем страниц, которые читает один сотрудник в течение рабочего дня, не может быть меньше одного полного документа, то есть четыре-пять страниц, иначе этот сотрудник не работает с документами, а значит, не представляет интереса с точки зрения внедрения СЭД. Предположим, что на одного сотрудника в организации приходится 15 страниц в день.

Месячные расходы на бумагу составят:

М=Г * Б * Н * Т, (17)

где Г - количество рабочих дней в месяце;

Б - количество листов на одного сотрудника в день;

Н - стоимость одного листа бумаги с нанесенной информацией (ксерокс, печать);

Т - количество сотрудников, которые имеют дело с документацией.

М=21*15*150*184=8694 руб.

Стоимость сбереженного рабочего времени оценить еще сложнее. В первую очередь она складывается из следующих факторов:

1) экономия усилий за счет повторного использования существующих документов;

2) экономия времени на поиск нужных документов за счет систематизации в хранении документов и эффективных средств поиска информации;

3) ускорение всех бизнес-процессов за счет их автоматизации, формализации и контроля исполнительской дисциплины.

Так как любая организация постоянно занимается решением достаточно похожих друг на друга задач, то очевидно, что возможность повторного использования существующих документов весьма реальна. Если для одних типов документов (договоры, письма, приглашения) такое повторное использование - устоявшаяся практика в большинстве мест, то для документов типа коммерческих предложений, аналитических обзоров, предварительных проектов или даже просто переписки, к сожалению, процент повторного использования в большинстве случаев равен нулю. Необходимо учесть, что практически для любого документа существует прототип (шаблон). Чаще всего от прототипа можно будет «взять» от 20 до 30% (не от объема текста, а по трудозатратам на создание), остальное - специфика отдельного случая. Поэтому будем исходить из коэффициента повторного использования в 25%. Если предположить, что каждый сотрудник тратит на создание новых документов примерно 20% своего рабочего времени (этот параметр нигде не измерялся), то общая экономия времени сотрудников составит примерно 5% от их полного рабочего времени. Средняя годовая зарплата специалиста, занятого документооборотом на предприятии (секретарь, работник канцелярии и пр.) - 12018 руб.

В=И * К * Э, (18)

где В - экономия от внедрения СЭД;

И - количество сотрудников;

К - среднемесячные расходы на одного сотрудника;

Э - экономия трудозатрат, %.

В=184 * 1149,2 * 0,05 = 10572,64 руб.

В среднем сотрудник выполняет в день десять операций по поиску различных документов. Поиск одного документа занимает в среднем две минуты. В 10% случаев сотрудник не находит нужный документ. В случае, если документ не был найден сразу на его поиски тратится еще две минуты дополнительно.

Расчет экономии трудовых затрат после внедрения СЭД в месяц

Т= ((10 раз/день * 2 мин. + 10 раз/день * 10% ·2 мин) *1/ (8 час. * 60 мин) *12018 руб. *184) /12= 8431,8998 руб.

Экономия трудозатрат после внедрения СЭД в месяц составит

где Т - экономия трудовых затрат после внедрения СЭД;

В - экономия от внедрения СЭД.

Экономия средств в месяц при внедрении СЭД составит

Э= 10572,64 +8431,8998 =19004,539 руб.

где Э - Экономия трудозатрат после внедрения СЭД в месяц;

М - Месячные расходы на бумагу.

С=19004,539 +8694=27698,539 руб.

Экономия средств в год при внедрении СЭД составит

С г =12 * С, (21)

где С - экономия средств в месяц при внедрении СЭД.

С г =12 * 27698,539 =332382,46 руб.

Срок окупаемости

П=З/К о * 12, (22)

где П - срок окупаемости;

З - затраты на внедрение СЭД;

С - доход от внедрения мероприятия.

П= (224931,72/332382,46) *12=8,12 мес.

Срок окупаемости мероприятия составил 8,17 месяца. Экономический эффект можно рассчитать по формуле:

Н = С г - З, (23)

где Н - экономический эффект;

З - затраты на внедрение СЭД;

С - экономия при внедрении СЭД в год.

Н = 332382,46 ­ 224931,72=107450,74 руб.

Внедрение системы электронного документооборота дает значительный экономический эффект, однако количественная его оценка является сложным процессом, так как приходится учитывать множество факторов. Экономический эффект в значительной степени определяется правильностью выбора системы и проведения процесса внедрения. Следует отметить, что экономическая эффективность будет расти по мере увеличения количества документов, находящихся в электронном архиве, и числа сотрудников, подключенных к электронному документообороту.

Сегодня 100% документов в офисе создают в электронном виде, но до сих пор более 80% из них распечатывают (для согласования, ознакомления, запуска в работу). Разве может такой подход быть эффективным?

Кажется, что внедрение электронного документооборота — самое разумное действие со стороны лиц, принимающих решение. Но бизнес-потребность в автоматизации формируется далеко не мгновенно. И только получив ряд сигналов, руководство приходит к выводу о том, что предприятию нужна специальная информационная система для управления контентом (ECM-система). Именно тогда появляется необходимость управлять информацией на всех стадиях её существования, пока она не устаревает.

Что такое электронный документ, СЭД, ECM

Существует множество определений. Мы постараемся дать вам самые понятные и ёмкие.

Электронный документ — набор информации (текст, изображение, звукозапись), сохранённый на компьютере (файлы Word, Excel и т.п.). Он сопровождается карточкой с атрибутами — подобно тому, как книги в библиотеке сопровождаются картотекой. По атрибутам (название, автор, дата создания и т.д.) документ можно быстро найти.

Workflow (поток работ) — последовательность действий сотрудников в рамках определённого бизнес-процесса. Пример такой последовательности — получение документа, его регистрация, рассмотрение и исполнение документа, а бизнес-процесса — работа с обращениями граждан.

Электронный документооборот (ЭДО) — это способ организации работы с документами, при котором основная масса документов используется в электронном виде и хранится централизованно.

Нужна ли вам ECM-система

Чтобы оценить, нужна ли СЭД или ECM-система, ответьте для себя на следующие вопросы:

• можете ли быстро найти нужный документ, разговаривая по телефону с важным партнёром?
• получится точно сказать, какие из выданных вами поручений на текущий момент не выполнены и просрочены?
• вы уверены, что существующая скорость согласования документов создаёт положительный имидж вашей организации?
• вас устраивает объём бумаг, которые лежат на вашем столе?
• вы можете уверенно сказать, где в данный момент находится документ, который отправили на согласование?

Преимущества электронного документооборота

Прозрачность бизнес-процессов . Благодаря системе можно отслеживать все этапы в деятельности организации. Бизнес-процессы становятся абсолютно прозрачными для руководства, их легче контролировать.

Выше исполнительская дисциплина . По статистике, 20% полученных заданий не выполняются ответственными за них работниками. С полным контролем всех этапов работ ECM-система напрямую влияет на исполнительскую дисциплину сотрудников.

Ниже трудозатраты руководителей и сотрудников. Система сокращает время, которое тратят работники практически на все рутинные операции с документами: создание, поиск, согласование и т.д. Ускоряется документооборот. И как следствие, быстрее проходят все процессы в организации.

Обеспечивается конфиденциальность информации . Утечка данных может повлечь за собой миллионные убытки организации. В отличие от традиционного «бумажного» документооборота, ECM-система обеспечивает доступ к документам строго в соответствии с назначенными правами пользователей. Все действия над документом (чтение, изменение, подписание) протоколируются.

Выполняются требования стандартов ISO 9000 . Постановка менеджмента качества в настоящее время стала одной из приоритетных задач в российских компаниях. В числе требований к системе менеджмента качества (СМК) есть прозрачно поставленный документооборот, а также информационное взаимодействие между сотрудниками.

Легко внедрять инновации и обучать новичков . Благодаря системе оповещения, построенной на базе ECM-системы, можно быстро довести новые правила работы до всех сотрудников. Сокращаются сроки обучения новых работников за счёт быстрого поиска необходимой информации (положений, инструкций и т.п.). Легко меняются маршруты прохождения и шаблоны документов, после чего сотрудники автоматически начинают работать по-новому.

Развитие корпоративной культуры . Внедрение ECM-системы налаживает и поддерживает внутреннюю политику компании, приводит к сплочению команды. В то же время возрастает ответственность каждого сотрудника за качественное выполнение выданного ему задания.

Больше конкурентных преимуществ . ECM-система напрямую влияет на конкурентные преимущества компании перед другими игроками рынка. Повышаются скорость и качество обслуживания клиентов за счёт быстрого движения информационных потоков и чёткого контроля всех процессов. Работа даже самого крупного предприятия становится более мобильной и меньше зависит от некоторых «незаменимых» сотрудников.

Технологии ECM

К управлению корпоративным контентом можно подойти как со стороны практики, так и теории.

Начнём с последнего. Обратите внимание на составляющие жизненного цикла, указанные в каноническом определении из глоссария AIIM (Association for Information and Image Management):

• захват (Capture),
• управление (Manage),
• хранение (Store),
• защита (Preserve),
• доставка информации (Deliver).

Управлять информацией необходимо на протяжении всего её жизненного цикла: от создания или поступления в организацию, до доставки конечному потребителю или уничтожения после окончания срока хранения.

Информация пронизывает все процессы организации, она создаётся и обрабатывается в разных ПО и при помощи различных приложений. Но только ECM-система делает акцент на едином подходе к управлению данными, на протяжении всей их жизни.

С точки зрения бизнеса в жизненном цикле документа важны этапы, которые оказывают непосредственное влияние на бизнес-процессы, когда он участвует в потоках работ (workflow). Но с технической точки зрения они не несут выраженной смысловой нагрузки и обозначены общим термином «управление документом».

Функционал и классификация СЭД и ECM-систем

По мнению исследовательской компании Gartner, к ECM могут быть отнесены системы, поддерживающие не менее 3 из 6 функций:

• управление документами: выписка/возврат, контроль версий, безопасность, группировка документов иccт.д.;
• совместная работа над общими документами и поддержка проектных команд;
• сканирование документов и управление образами бумажных документов;
• управление записями для долгосрочного архивного хранения, автоматизации правил и нормативов хранения, гарантирование соответствия записей законодательству и регулирующим правилам;
• workflow для поддержки бизнес-процессов, маршрутизации контента, назначение рабочих задач и состояний, трассировка маршрутов и контроль исполнения;
• управление веб-контентом для автоматизации публикаций, управление динамическим контентом и взаимодействием пользователей для этих задач.

Подробнее с данной темой вы можете ознакомиться в рубриках раздела «Функционал СЭД и ECM»:

Пример бизнес-процесса в ECM-системе

Чего не стоит ждать от ECM-системы

В настоящее время комплексная автоматизация предприятий строится путём интеграции нескольких систем, каждая из которых решает определённый круг задач. Поэтому очень важно понять, что именно реализовывать в рамках каждой системы.

Рассмотрим наиболее часто встречающиеся требования бизнеса, реализация которых в СЭД и ECM-системе должна быть разумной.

Кадровое делопроизводство . Несмотря на то, что оно напрямую связано с документами, задача этого направления — не сам документооборот, а учёт и управление кадрами.

Сотруднику нужны различные выборки по персоналу — по образованию, полу, специальностям, дате приема/увольнения и т.д., для этого информация должна храниться в структурированном виде в базе данных, а не в виде отдельных неструктурированных документов.

Создание каждого документа должно отражаться на изменении состояния персонала, поэтому для автоматизации кадрового делопроизводства лучше использовать специализированные системы управления персоналом, которые могут быть интегрированы с ECM-системой для хранения неструктурированной информации (резюме, фотографий, кадровых приказов и т.д.). Кроме того, полезно автоматизировать в ECM-системе процессы согласования этих документов.

Учёт финансовых документов .Аналогично обстоит ситуация со структурированными финансовыми документами: счетами-фактурами, накладными, актами выполненных работ и др.

Для ведения налогового и бухгалтерского учета, которые основываются на первичных документах, предназначены специализированные бухгалтерские системы, а также специализированные модули ERP-системы. ECM-система не может их заменить, хотя сканирование и организация электронного архива скан-образов финансовых документов — это задачи СЭД. Необходимость внедрения подобных решений обычно возникает при большом количестве документов и участников бизнес-процессов, которые будут работать с финансовыми документами как с документами СЭД с учётом прав доступа, электронной подписи и т.д.

Кроме того, теперь можно осуществлять обмен финансовыми документами (счетами-фактурами, договорами, накладными и актами) с контрагентами в электронном виде. И хранение таких документов в СЭД даст дополнительное преимущество. .

Анализ и моделирование бизнес-процессов .

Как правило, для анализа и моделирования процессов используются системы класса BPM (). Это специализированные инструменты бизнес-аналитика предприятия или внешней консалтинговой фирмы. В моделируемых бизнес-процессах могут присутствовать действия, не связанные с документами, выполняемые вручную (например, доставка документов курьером), внешними субъектами (например, поставщиками) или с поддержкой других классов систем (ERP, CRM).

Классическая СЭД может дать информацию для анализа бизнес-процессов (например, в виде отчётов о задержках выполнения определенных типов задач). Но это только небольшая часть данных, необходимых для полноценного анализа.

Есть смысл интегрировать СЭД с системами моделирования по справочным данным, например, видам документов или оргструктуре.

Внедрение ECM-системы

Эффект от внедрения

Оценка результатов ECM-проекта ничем не отличается от анализа эффективности ИТ-проекта, а последнее - от оценки любого проекта компании.

Здесь мотивом выступает зрелость технологий компании, без которой предприятие просто не может считаться эффективным. В других случаях выгоды посчитать практически невозможно, хотя необходимость внедрения сомнений не вызывает. А иногда подсчёт эффекта обходится дороже самой технологии (как, например, предоставление сотрудникам неограниченного доступа к интернету). Во всех перечисленных случаях внимание уделяется скорее затратам на проект и потенциалу решения, в том числе тому, насколько легко с помощью внедренной системы будут решаться другие задачи компании.

СЭД и решения на её основе далеко не всегда можно отнести к системам, относительно эффекта которых всё понятно. Традиционные методики анализа эффективности использования активов к информации неприменимы, равно как и формула «отношение прибыли к общим затратам есть эффективность». Обусловлено это тем, что информация — нематериальный актив, участвующий в производстве совместно с материальными и трудовыми ресурсами. Внедрение ECM-системы при этом сопровождается изменением бизнес-процессов и трудозатрат. Расходы на информационные системы, включая и ECM, в большинстве случаев косвенные, исчислить которые на единицу продукции можно только с помощью некоторой модели экономического планирования. И формализовать часто достаточно сложно.

Этапы внедрения ECM-системы

Выбор и приобретение ECM-системы — это только первый шаг на пути построения электронного документооборота в организации. Прежде чем он заработает и реально начнёт приносить эффект, предстоит процесс внедрения.

Внедрение ECM-системы обычно состоит из следующих этапов:

• организация проекта, выделение персонала (руководитель проекта и рабочая группа);
• исследование предприятия и проектирование решений по использованию ECM-системы;
• настройка и адаптация ECM-системы;
• обучение персонала;
• опытная эксплуатация.

При любом варианте обязательными для успешного внедрения являются следующие правила:

• активное участие руководства в процессе внедрения и использования ECM-системы;
• выделение и углубленное обучение ключевых сотрудников для внедрения и поддержки ПО;
• организация обучения всех пользователей и предоставление инструкций п работе с системой.

Проблемы и риски внедрения ECM-системы

Во многом они совпадают с проектами внедрения других информационных систем и приводят к следующим негативным последствиям :

• нарушаются сроки и бюджет проекта;
• достигаются не все поставленные цели (система работает, но не в полном объеме: меньше/хуже, чем было запланировано);
• полностью срывается внедрение (система реально не работает).

Специфика рисков связана с тем, что большую часть сотрудников предприятия необходимо за короткий срок перевести на совершенно новые для них методы работы (чтение документов в электронном виде, получение в электронном виде резолюций и подписей руководства и т.д.). К наиболее характерным рискам внедрения ECM-системы стоит отнести:

• консервативность пользователей, непринятие новых методов работы;
• низкая компьютерная грамотность рядовых пользователей и высшего руководства;
• неструктурированность процессов (отсутствие регламентов);
• недостаточное/несоответствующее техническое оснащение;
• нечеткое управление проектом.

Пути предотвращения рисков стандартные:

• детальное и предварительное проектирование работы ECM-системы на данном предприятии;
• четкие директивы и личный пример руководства;
• обучение персонала и оперативная поддержка в решении проблем;
• поэтапность внедрения.

Достоверность и законность электронного документа

Сфера управления электронным контентом и безбумажное взаимодействие в компаниях сейчас активно развивается. Меняется и законодательство, какие-то правила фиксируются в нём после того, как устоялись в жизни, а какие-то, наоборот, вводятся после принятия новых норм на уровне государства.

Определение достоверности и юридической значимости бумажного документа — всем понятная процедура: документ должен иметь необходимые подписи и печати. Но как определить достоверность электронного документа?

Для этого создана электронная подпись (ЭП) — реквизит электронного документа, предназначенный для его защиты от подделки. Вы можете идентифицировать владельца подписи, а также установить отсутствие изменений в электронном документе после его подписания.

В самом простом представлении механизм ЭП работает следующим образом:

• выделяется удостоверяющий центр (подразделение или внешняя организация), который с помощью специализированного программного обеспечения генерирует так называемые «сертификаты ключей» для каждого пользователя;
• создаётся ключ ЭП — это уникальная последовательность символов. Он состоит из закрытого ключа, который доступен только своему владельцу и им можно подписать документ ЭП, и открытого ключа — доступен всем, с его помощью можно определить, кто и когда подписал электронный документ.

При использовании ECM-системы все «сложности», с которыми может столкнуться пользователь, скрываются. Пользователь, как правило, должен просто выбрать нужную функцию: «Подписать документ» (документ, подписанный ЭП, будет одновременно закрыт для изменений) или «Получить информацию о подписях». Легитимность электронных документов признается .

Напутствие

Желаем успехов в освоении новых знаний, а наши материалы на всегда помогут вам в этом.

С распространением компьютеров 100% документов создаются в электронном виде. Тем не менее больше половины из них по-прежнему распечатываются для ознакомления и согласования.

Что же касается обмена документами и подписания договоров между хозяйствующими субъектами, то здесь бумажные носители используются практически всегда.

Существует три способа подачи :

• Через Систему гарантированной доставки сообщений в личном кабинете налогоплательщика;
• На магнитных носителях с ЭЦП
• Через программу «Терминал налогоплательщика» в отделениях налоговой инспекции.

Увеличение эффективности работы и сокращение издержек – это цель, которая стоит перед любым предприятием, планирующем оставаться в бизнесе еще в течение долгих лет. И она может быть достигнута с внедрением электронного документооборота, тем более это предусмотрено в российском законодательстве.

При этом важно уделить внимание тем документам, которые должны распечатываться в бумажном виде по законодательству и проследить за тем, чтобы бумажный и электронный документооборот не дублировали друг друга, потому что в этом случае ничего сэкономить не удастся.

Если же все организовать правильно, то электронный документооборот – это залог эффективности современного предприятия.