Отличительной чертой перехода к «электронному офису» является получение возможности использовать технику для обработки содержания информации. Пишущая машинка, телефон, копировальная машина, диктофон и факсимильный аппарат позволяют только менять форму или расположение информации. Они переводят её из устной формы в письменную, электрическую и передают получателю со скоростью света. Но они не меняют содержания информации.

Электронный офис - программно-аппаратный комплекс, предназначенный для обработки документов и автоматизации работы пользователей в системах управления.

В самом простом случае - электронный офис представляет собой некую совокупность программных и аппаратных средств, служащих для создания и обработки электронных документов. В более сложном варианте - электронный офис представляется некоей системой, обеспечивающей управление всем документооборотом и бизнес-процессами фирмы .

Поскольку основу деятельности управленческих кадров среднего уровня составляют обработка текстов, храпение и выдача документов, существенными компонентами электронного офиса стали такие программные системы, как текстовые редакторы, интегрированные пакеты, электронные таблицы, СУБД (системы управления базами данных). Активно в электронном офисе используется и машинная графика, позволяющая получать изображения практически любого вида - гистограммы, диаграммы, схемы, графики и прочее.

Учрежденческая деятельность отличается большим разнообразием, поэтому разнообразно и программное обеспечение. Кроме названных, в практике электронного офиса используются средства, осуществляющие контроль и координацию деятельности учреждения. С их помощью вся управленческая деятельность представляется как совокупность процессов, характеризующихся особенностями выполняемой работы, сроком се выполнения и исполнителями. При этом рассматривается не только деятельность каждого отдельного сотрудника, но и его информационные и субординационные связи с другими сотрудниками. В соответствии со сформированной схемой по мере наступления заданных сроков автоматически создаются необходимые задания для непосредственных исполнителей .

Прежде всего, следует выделить основные требования, предъявляемые к современным офисным информационно- вычислительным системам. Среди них:

• - высокая производительность и средства работы с разнообразными подключаемыми устройствами - рабочими станциями, файловыми серверами, периферийными оборудованием, телефонными станциями, факсами;
• - высокая степень защиты от несанкционированного доступа к конфиденциальной информации, представляющей коммерческую, финансовую и государственную тайну;
• - применение только стандартных протоколов для обмена информацией с целью обеспечения дальнейшего экономического развития информационно-вычислительного комплекса с использованием оборудования от различных производителей;
• - высокая надежность основных информационных каналов;
• - возможность централизованного управления всеми сетевыми и коммуникационными устройствами;
• - возможность подключения коммуникационного оборудования к глобальным каналам связи.

В состав электронного офиса входят следующие аппаратные средства: одна или несколько ЭВМ, возможно, объединенные в сеть; печатающие устройства; средства копирования документов; модем (если компьютер подключен к глобальной сети или территориально удаленной ЭВМ). Дополнительно в состав аппаратных средств могут входить сканеры, используемые для автоматического ввода текстовой и графической информации непосредственно с первичных документов; стримеры, предназначенные для создания архивов на мини-кассетах на магнитной ленте; проекционное оборудование для проведения презентаций.

Основными программными продуктами, входящими в офис, являются: текстовый редактор, электронная таблица, система управления базами данных.

В состав программного обеспечения офиса могут также входить: программа анализа и составления расписаний; программа презентации; графический редактор; программа обслуживания факс-модема; программы перевода.

Обязательным компонентом любой технологии является база данных .

В автоматизированном офисе база данных концентрирует в себе данные о производственной системе фирмы так же, как в технологии обработки данных на оперативном уровне управления. Информация в базу данных может также поступать из внешнего окружения фирмы.

Специалисты должны владеть основными технологическими операциями по работе в среде баз данных.

Структура и компоненты электронного офиса представлена на рисунке 1.

Информация из базы данных поступает на вход компьютерных приложений (программ), таких, как текстовый процессор, табличный процессор, электронная почта, компьютерные конференции. Любое компьютерное приложение автоматизированного офиса обеспечивает работникам связь друг с другом и с другими фирмами.

Рисунок 1 Компоненты электронного офиса

Текстовый процессор - это вид прикладного программного обеспечения, предназначенный для создания и обработки текстовых документов. Он позволяет добавлять или удалять слова, перемещать предложения и абзацы, устанавливать формат, манипулировать элементами текста и режимами и т.д. Когда документ готов, работник переписывает его во внешнюю память, а затем распечатывает и при необходимости передает по компьютерной сети.

Таким образом, в распоряжении менеджера имеется эффективный вид письменной коммуникации.

Регулярное получение подготовленных с помощью текстового процессора писем и докладов дает возможность менеджеру постоянно оценивать ситуацию на фирме.

Электронная почта (E-mail), основываясь на сетевом использовании компьютеров, дает возможность пользователю получать, хранить и отправлять сообщения своим партнерам по сети. Здесь имеет место только однонаправленная связь. Это ограничение, по мнению многих исследователей, не является слишком важным, поскольку в пятидесяти случаях из ста служебные переговоры по телефону имеют целью лишь получение информации. Для обеспечения двухсторонней связи придется многократно посылать и принимать сообщения по электронной почте или воспользоваться другим способом коммуникации. Когда фирма решает внедрить у себя электронную почту, у нее имеются две возможности. Первая - купить собственное техническое и программное обеспечение и создать собственную локальную сеть компьютеров, реализующую функцию электронной почты. Вторая возможность связана с покупкой услуги использования электронной почты, которая предоставляется специализированными организациями связи за периодически вносимую плату.

Аудио почта - это почта для передачи сообщений голосом. Она напоминает электронную почту, за исключением того, что вместо набора сообщения на клавиатуре компьютера вы передаете его через телефон. Также по телефону вы получаете присланные сообщения. Система включает в себя специальное устройство для преобразования аудио сигналов в цифровой код и обратно, а также компьютер для хранения аудиосообщений в цифровой форме. Аудио почта также реализуется в сети.

Почта для передачи аудиосообщений может успешно использоваться для группового решения проблем. Для этого посылающий сообщение должен дополнительно указать список лиц, которым данное сообщение предназначено. Система будет периодически обзванивать всех указанных сотрудников для передачи им сообщения.

Табличный процессор так же, как и текстовый процессор, является базовой составляющей информационной культуры любого сотрудника и автоматизированной офисной технологии. Без знания основ технологии работы в нем невозможно полноценно использовать персональный компьютер в своей деятельности. Функции современных программных сред табличных процессоров позволяют выполнять многочисленные операции над данными, представленными в табличной форме.

Электронный календарь предоставляет еще одну возможность использовать сетевой вариант компьютера для хранения и манипулирования рабочим расписанием управленцев и других работников организации. Менеджер (или его секретарь) устанавливает дату и время встречи, или другого мероприятия, просматривает получившееся расписание, вносит изменения при помощи клавиатуры. Техническое и программное обеспечение электронного календаря полностью соответствует аналогичным компонентам электронной почты.

Более того, программное обеспечение календаря часто является составной частью программного обеспечения электронной почты.

Компьютерные конференции используют компьютерные сети для обмена информацией между участниками группы, решающей определенную проблему.

Естественно, круг лиц, имеющих доступ к этой технологии, ограничен. Количество участников компьютерной конференции может быть во много раз больше, чем аудио- и видеоконференций.

Видеотекст основан на использовании компьютера для получения отображения текстовых и графических данных на экране монитора.

Обмен каталогами и ценниками (прайс-листами) своей продукции между компаниями в форме видеотекста приобретает сейчас все большую популярность. Что же касается компаний, специализирующихся на продаже видеотекста, то их услуги начинают конкурировать с такой печатной продукцией, как газеты и журналы. Так, во многих странах сейчас можно заказать газету или журнал в форме видеотекста, не говоря уже о текущих сводках биржевой информации.

В любой фирме необходимо длительное время хранить большое количество документов. Их число может быть так велико, что хранение даже в форме файлов вызывает серьезные проблемы. Поэтому возникла идея хранить не сам документ, а его образ (изображение), причем хранить в цифровой форме. Хранение изображений (imaging) является перспективной офисной технологией и основывается на использовании специального устройства - оптического распознавателя образов, позволяющего преобразовывать изображение документа или фильма в цифровой вид для дальнейшего хранения во внешней памяти компьютера. Сохраненное в цифровом формате изображение может быть в любой момент выведено в его реальном виде на экран или принтер. Для хранения изображений используются оптические диски, обладающие огромными емкостями. Так, на пятидюймовый оптический диск можно записать около 200 тыс. страниц.

Аудио конференции - используют аудио связь для поддержания коммуникаций между территориально удаленными работниками или подразделениями фирмы. Наиболее простым техническим средством реализации аудио конференции является телефонная связь, оснащенная дополнительными устройствами, дающими возможность участия в разговоре более чем двум участникам. Создание аудио конференции не требует наличия компьютера, а лишь предполагает использование двухсторонней аудио связи между ее участниками.

Видеоконференции предназначены для тех же целей, что и аудио конференции, но с применением видеоаппаратуры. Их проведение также не требует компьютера. В процессе видеоконференции ее участники, удаленные друг от друга на значительное расстояние, могут видеть на телевизионном экране себя и других участников. Одновременно с телевизионным изображением передается звуковое сопровождение.

Факсимильная связь - эта связь основана на использовании факс-аппарата.

Факсимильная связь вносит свой вклад в принятие решений за счет быстрой и легкой рассылки документов участникам группы, решающей определенную проблему, независимо от их географического положения.

Офисные программные продукты используются как самостоятельно, так и в составе интегрированных пакетов.

В интегрированный пакет (ИП) для офиса входят взаимодействующие между собой программные продукты. Основу пакета составляют текстовый редактор, электронная таблица и СУБД. Кроме них в ИП могут входить другие офисные продукты, перечисленные выше. Главной отличительной чертой программ, составляющих ИП, является общий интерфейс пользователя, позволяющий применять одни и те же (или похожие) приемы работы с различными приложениями пакета. Взаимодействие программ осуществляется на уровне документов. Это означает, что документ, созданный в одном приложении, можно вставить в другое приложение и при необходимости изменить его. Общность интерфейса уменьшает затраты на обучение пользователей. Кроме того, цена комплекта из трех и более приложений, поддерживаемых одним и тем же производителем, значительно ниже, нежели если приобретать их по отдельности.

Электронный офис организуется на предприятиях, в организациях или учреждениях в управленческих структурах.

Основными функциями электронного офиса являются:

Автоматизация рутинных работ с документами;

Организация электронного документооборота.

Для реализации перечисленных выше функций в электронном офисе выполняется ряд стандартных типовых процедур обработки документов, представленных на рис.4.6.

В состав электронного офиса входят аппаратные и программные средства реализации типовых офисных процедур обработки информации:

Программные средства электронного офиса - ϶ᴛᴏ пакеты прикладных программ, которые позволяют автоматизировать основные процедуры обработки информации в процессе управления.

Программные средства электронного офиса делятся на три группы, представленные на рис.4.7.

1. Программы, предназначенные для создания и редактирования документов. Основой функционирования любого офиса является документ. В электронном офисе циркулируют документы, содержащие данные разных типов (текстовую информацию, табличные данные, графические изображения и т.д.). Офисные программы для создания и редактирования документов различных типов, как правило, интегрируют в единый пакет, который позволяет работать с одним документом, включая в него различные виды данных. Существуют и самостоятельные программные продукты, ориентированные на выполнение только одного вида работ: разработку электронных таблиц, редактирование текстов, электронную верстку документов и т.д.

Для формирования и обработки каждого типа данных крайне важно использовать специальные пакеты прикладных программ, ориентированных на работу с документационной информацией (табл.4.1.).

2. Организаторы работ - это пакеты программ, предназначенные для автоматизации процедур планирования использования различных ресурсов (времени, денег, материалов) как отдельного человека, так и всœей фирмы или ее структурных подразделœений. Выделяют две разновидности пакетов данного класса:

Программы управления проектами предназначены для сетевого планирования и управления проектами. Эти программные средства позволяют быстро спланировать проект любой величины и сложности, эффективно распределить людские, финансовые и материальные ресурсы, составить оптимальный график работ и проконтролировать его исполнение.

Программы организации деятельности человека выполняют функции электронных секретарей и предназначены для эффективного управления деловыми контактами. В них предусмотрены следующие основные функции:

Формирование графика деловой активности с автоматическим контролем со стороны программы;

Ведение электронной картотеки, полностью настраиваемой под конкретные нужды пользователя;

Обеспечение безопасности и конфиденциальности данных;

Автоматический набор телœефонных номеров (с автодозвоном) и занесение даты и времени звонка в соответствующую карточку;

Работа с электронной почтой и факсом и т.д.

Характеристика базовых пакетов программ для формирования и редактирования документов Таблица 4.1

3. Программы организации электронного документооборота позволяют решать следующие задачи:

Обеспечение более эффективного управления за счет автоматического контроля выполнения, прозрачности деятельности всœей организации на всœех уровнях;

Поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям, обеспечение кадровой гибкости за счет большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности хранения всœей предыстории его деятельности;

Оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля;

Исключение бумажных документов из внутреннего оборота предприятия;

Исключение крайне важности или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива.

Существуют следующие виды систем электронного документооборота:

Аппаратные средства электронного офиса - ϶ᴛᴏ устройства, обеспечивающие техническую реализацию офисных процедур обработки данных. Οʜᴎ подразделяются на основные и дополнительные.

Рис. 4.8. Аппаратные средства электронного офиса

1. Основными техническими средствами электронного офиса являются один или несколько ПК, объединœенных в вычислительную сеть и имеющих широкий набор периферийных устройств, таких, как устройства вывода информации на печать (принтеры), устройства автоматического ввода информации (сканеры, дигитайзеры) и др. (см. рис.4.8.).

2. Дополнительные аппаратные средства электронного офиса служат для реализации операций копирования, размножения, оформления и уничтожения документов.

Электронный офис организуется на предприятиях, в организациях или учреждениях в управленческих структурах.

Основными функциями электронного офиса являются:

 автоматизация рутинных работ с документами;

 организация электронного документооборота .

Для реализации перечисленных выше функций в электронном офисе выполняется ряд стандартных типовых процедур обработки документов.

1. Автоматизация рутинных работ с документами (Создание документов, офрмление документов, редактирование документов, печать и размножение документов)

2. Организация электронного документооборота (Хранение, передача документов, организация доступа к документам, контроль прохождения документов, контроль исполнения документов)

Программные средства электронного офиса  это пакеты прикладных программ, которые позволяют автоматизировать основные процедуры обработки информации в процессе управления.

1. Средства формирования и редактирования документов (Текстовые процессоры, настольные издательские системы, табличные процессоры, графические редакторы, системы управления базами данных, пакеты демонстрационной графики, пакеты программ мультимедиа, программы распознавания символов, программы перевода языков.

2. Организаторы работ (Программы сетевого планирования и управления ресурсами, электронные секретари)

3. Средства организации электронного документооборота (Системы хранения и поиска информации, системы поддержки управления предприятием, системы совместной работы.

Аппаратные средства электронного офиса ¾ это устройства, обеспечивающие техническую реализацию офисных процедур обработки данных. Они подразделяются на основные и дополнительные (рис. 4.8.).

1. Основными техническими средствами электронного офиса являются один или несколько ПК, объединенных в вычислительную сеть и имеющих широкий набор периферийных устройств, таких, как устройства вывода информации на печать (принтеры ), устройства автоматического ввода информации (сканеры , дигитайзеры ) и др. (см. рис. 4.8.).

2. Дополнительные аппаратные средства электронного офиса служат для реализации операций копирования, размножения, оформления и уничтожения документов. В офисной деятельности часто возникает необходимость в получении копий с разработанных документов. Для этих целей применяют два способа, при реализации которых используют различные средства.

25. Организационные формы обработки информации. Принципы их построения.

Так как на отдельных операциях технологического процесса обработки информации могут быть использованы различные технические средства и в различных сочетаниях, на практике существует множество вариантов организации технологического процесса. Для повышения эффективности технологии обработки данных необходимо провести ее стандартизацию .

Ориентация на стандартные технологические процессы приводит к улучшению качества обработки информации.

Основными документами, регламентирующими технологический процесс обработки информации, являются технологические и инструкционные карты.

Технологическая карта представляет собой набор последовательно выполняемых операций технологического процесса по каждой обрабатываемой задаче.

На каждую операцию технологического процесса разрабатывается инструкционная карта, в которой указываются сведения об исходной информации, о конечных результатах и о порядке выполнения конкретной работы.

Организация технологического процесса должна обеспечивать максимальную автоматизацию процессов обработки информации при использовании различных технических средств и высокую достоверность получения результатных данных при минимальных трудовых и стоимостных затратах.

К основным этапам технологического процесса обработки информации относятся следующие этапы:

1. Наподготовительномэтапе осуществляется:

¨ сбор исходных данных (например, сбор информации в технологическом процессе промышленных предприятий);

¨ регистрация информации, т. е. нанесение данных на носитель информации;

¨ контроль правильности исходных данных;

¨ ввод информации в персональный компьютер или передача данных в центр обработки.

2. Основнойэтап обеспечивает непосредственную обработку информации в средствах вычислительной техники, а также при необходимости хранение и поиск первичных и результатных данных. Основной этап занимает ведущее место среди остальных информационных этапов технологического процесса как по значимости, так и по объему.

3. Назаключительномэтапе осуществляется контроль правильности результатных данных, их вывод и передача потребителю для их использования.

26. Понятие АРМ, виды и поддержка функционирования АРМ.

В современных информационных технологиях широко используются автоматизированные рабочие места (АРМ) . Создание автоматизированных рабочих мест предполагает, что основные операции по накоплению, хранению и переработке информации возлагаются на вычислительную технику, специалист же выполняет определенную часть ручных операций и операций, требующих творческого подхода при подготовке управленческих решений . Вычислительная техника при этом работает в тесном взаимодействии с пользователем, который контролирует ее действия, меняет значения отдельных параметров в ходе решения задачи, а также вводит исходные данные для решения задач и функций управления. На практике для каждой группы работников управления такие функции регламентируются должностными инструкциями, положениями, законодательными актами и др.

Создание АРМ обеспечивает:

 доступ к современной электронной технике небольших предприятий, что было невозможно в условиях централизованной обработки информации;

 простоту, удобство и дружественность по отношению к пользователю;

 компактность размещения, высокую надежность, сравнительно простое техническое обслуживание и невысокие требования к условиям эксплуатации;

 информационно-справочное обслуживание пользователя;

 развитый диалог с пользователем и предоставление ему сервисных услуг;

 максимальное использование ресурсов системы;

 возможность ведения локальных и распределенных баз данных ;

 наличие документации по эксплуатации и сопровождению;

 совместимость с другими системами;

Автоматизированные рабочие места можно классифицировать по нескольким признакам:

¨ АРМ, построенные на базе больших универсальных ЭВМ. Они обеспечивают специалистам организационно-экономического управления возможность работать с большими базами данных при технической и программной поддержке, осуществляемой силами профессионалов в области вычислительной техники ¾ работников собственного информационно-вычислительного средства.

¨ АРМ, построенные на базе малых ЭВМ. Они несколько снижают стоимостные затраты на организацию и эксплуатацию АРМ, но сохраняют большинство недостатков, присущих АРМ, построенным на базе больших ЭВМ.

¨ АРМ, созданные на базе персональных компьютеров. Это наиболее простой и распространенный вариант автоматизированного рабочего места в современных информационных технологиях. В этом случае АРМ рассматривается как система, в которой пользователь сам непосредственно выполняет все функциональные обязанности по преобразованию информации.

По специализации можно выделить следующие виды автоматизированных рабочих мест:

¨ АРМ руководителя предназначено для выполнения функций оперативного управления и функций принятия решений. Автоматизированное рабочее место руководителя позволяет:

¨ АРМ специалиста предоставляет пользователю возможность проводить аналитическую работу, максимально используя всю необходимую информацию.

¨ АРМ технического работника позволяет автоматизировать выполняемую пользователем ежедневную рутинную работу

Функционирование любого типа АРМ требует различных видов обеспечения:

1. Техническое обеспечение АРМ ¾ это обоснованный выбор комплекса технических средств для оснащения рабочего места специалиста.

Основу технического обеспечения АРМ составляют персональные компьютеры различных мощностей и типов с широким набором периферийных устройств.

2. Информационное обеспечение АРМ ¾ это информационные базы данных, используемые на рабочем месте пользователя.

Информационная база АРМ должна удовлетворять следующим требованиям:

¨ представлять полную, достоверную и своевременную информацию для решения профессиональных задач пользователя с минимальными затратами на ее получение, накопление, поиск, обработку и передачу;

¨ способствовать осуществлению диалога пользователя с ПК, предусмотрев для этого необходимые средства и методы;

¨ сохранять адекватность содержания внешней (документной) и внутренней (на магнитных носителях прямого доступа) форм хранения информации в разрезе тех объектов, с которыми работает исполнитель;

¨ обеспечивать простоту доступа к любой информации, защиту от несанкционированного доступа к тем или иным данным и высокую производительность в работе с данными;

¨ информационная база должна быть минимально избыточна и одновременно удобна для архивирования данных.

3. Математическое обеспечение АРМ представляет собой совокупность математических методов, моделей и алгоритмов обработки информации, используемых при решении функциональных задач. Математическое обеспечение включает средства моделирования процессов управления, методы и средства решения типовых задач управления, методы оптимизации исследуемых управленческих и производственных процессов и принятия решений (методы многокритериальной оптимизации, математического программирования, математической статистики, теории массового обслуживания и т. д.). Техническая документация по математическому обеспечению содержит описание задач, задания по алгоритмизации, экономико-математические модели задач, текстовые и контрольные примеры их решения.

4. Программное обеспечение АРМ определяет его интеллектуальные возможности, профессиональную направленность, широту и полноту осуществления функций, возможности применения различных технических устройств (блоков).

5. Лингвистическое обеспечение АРМ включает языки общения с пользователем, языки запросов, информационно-поисковые языки, языки-посредники в сетях. Языковые средства АРМ необходимы для однозначного смыслового соответствия действий пользователя и аппаратной части ПК.

Основу языков лингвистического обеспечения АРМ составляют заранее определяемые термины, а также описания способов, с помощью которых могут устанавливаться новые термины, заменяться или дополняться существующие. Возможности языка во многом определяют также списки правил, на основе которых пользователь может строить формальные конструкции, соответствующие реализации информационной потребности. Например, в одних АРМ данные и конструкции представляются в виде таблиц, в других ¾ в виде операторов специального вида.

6. Технологическое обеспечение АРМ представляет собой некоторую четко установленную совокупность проектных решений, определяющих последовательность операций, процедур, этапов в соответствующей сфере деятельности пользователя .

Технологическое обеспечение АРМ должно предусматривать выполнение следующих операций:

¨ ввод информации с документов при помощи клавиатуры (с визуальным контролем по экрану дисплея);

¨ ввод данных в ПЭВМ с магнитных носителей с других АРМ;

¨ прием данных в виде сообщений по каналам связи с других АРМ в условиях функционирования локальных вычислительных сетей ;

¨ редактирование данных и манипулирование ими;

¨ накопление и хранение данных;

¨ поиск, обновление и защита данных;

¨ вывод на экран, печать, магнитный носитель результатной информации, а также различных справочных и инструктивных сообщений пользователю;

¨ формирование и передача данных на другие АРМ в виде файлов на магнитных носителях или по каналам связи в вычислительных сетях;

¨ получение оперативных справок по запросам.

7. Организационное обеспечение включает комплекс документов, регламентирующих деятельность специалистов при использовании ПЭВМ или терминала на их рабочем месте. При этом возникает необходимость:

¨ определить функции и задачи каждого специалиста;

¨ регламентировать взаимодействие работников;

¨ обеспечить персонал инструктивными материалами на всех технологических операциях автоматизированной обработки информации.

8. Методическое обеспечение АРМ состоит из методических указаний, рекомендаций и положений по внедрению, эксплуатации и оценке эффективности их функционирования. Оно включает в себя также организованную машинным способом справочную информацию об АРМ в целом и отдельных его функциях, средства обучения работе на АРМ, демонстрационные и рекламные примеры.

9. Эргономическое обеспечение АРМ представляет собой комплекс мероприятий, выполнение которых должно создавать максимально комфортные условия для использования АРМ специалистами, быстрейшего освоения технологии и качественной работы на АРМ. Комфортные условия предполагают выбор специальной мебели для размещения технической базы АРМ, организацию картотек для хранения документации и магнитных носителей.

10. Правовое обеспечение АРМ включает систему нормативно-правовых документов, которые должны четко определять права и обязанности специалистов в условиях функционирования АРМ, а также комплекс документов, регламентирующих порядок хранения и защиты информации, правила ревизии данных, обеспечение юридической подлинности совершаемых на АРМ операций и т. д.

27. Текстовые информационные технологии. Общая характеристика. Типы текстовых редакторов и процессоров.

Все информационные технологии для работы с текстами можно разделить на две группы:
1) текстовые редакторы;
2) текстовые процессоры.
Текстовый редактор - это программное средство для подготовки текстовых документов. В настоящее время существует много программных средств этой группы, начиная от самых простых до сложных издательских систем.
Текстовые редакторы представляют собой достаточно простые инструменты обработки текста, не поддерживающие форматирование (изменение внешнего вида текста), вставку рисунков, объектов и т. д. Текстовые редакторы сохраняют файлы в ASCII-формате. Основное назначение текстовых редакторов - создание и редактирование исходных текстов программ на языках программирования высокого уровня, ввод и редактирование тэгов HTML, XML, редактирование пакетных и INI-файлов и т. д. Следовательно, основными пользователями текстовых редакторов являются программисты и системные администраторы. В качестве примера текстового редактора можно привести «Блокнот», входящий в состав стандартных программ операционной системы Windows.
Текстовый процессор - это компьютерная программа, предназначенная для ввода, редактирования, форматирования, сохранения в электронном виде и вывода на печать документов.
В отличие от текстовых редакторов, создающих ASCII-файлы, текстовый процессор сохраняет файлы либо в двоичном формате (например, в формате MS Word), либо добавляет к тексту специальные тэги разметки (например, файлы в формате RTF - Rich Text Format) (подробнее о тэгах см. разд. 6.2 настоящего пособия). Каждый текстовый процессор имеет собственный формат сохранения документов; для того чтобы открыть в текстовом процессоре документ, созданный в другом текстовом процессоре, необходима специальная программа - конвертер. Существуют также и универсальные форматы документов, поддерживаемые большинством текстовых процессоров, например формат RTF . Текстовый процессор отличается от текстового редактора тем, что он позволяет не только вводить и редактировать тексты, но и форматировать их, осуществлять вставки различных графических, табличных, аудио- и видеофайлов в текст для формирования итогового документа и др.
Форматирование электронного документа - это оформление документа, т. е. определение размеров листа, выделение заголовков, выравнивание текста, настройка красной строки в абзацах, вставка рисунков, объектов и другого графического материала в текст. Подготовка документов с использованием текстовых процессоров включает в себя следующие этапы:
набор текста;
редактирование текста;
форматирование отдельных структурных элементов будущего документа;
печать документа;
сохранение документа для дальнейшего использования.

28. Понятие пользовательского интерфейса, его виды, принципы построения.

В информационных технологиях конечного пользователя важное значение имеет пользовательский интерфейс ¾ совокупность элементов, позволяющих пользователю управлять работой программы или вычислительной системы и получать требуемые результаты. Фактически, пользовательский интерфейс ¾ это канал, по которому осуществляется взаимодействие пользователя и программы.

Пользовательский интерфейс реализует работу человека на персональном компьютере посредством элементов взаимодействия.

Элемент взаимодействия ¾ это элемент пользовательского интерфейса, с помощью которого пользователь непосредственно взаимодействует с программой или вычислительной системой.

Различают активные и пассивные элементы взаимодействия:

1. Активные элементы взаимодействия (команды управления системными настройками,команды управления программными ресурсами, команды работы с файловой системой)

2. Пассивные элементы взаимодействия (информационные сообщения, подсказки, справочная система)

Развитие уровней логического представления данных прошло несколько этапов:

1-й этап. От битов к байтам . Бит ¾ фундаментальная единица информации в логической модели представления данных, однако технологически удобнее обрабатывать совокупности битов ¾ байты. Представление информации в виде байтов стало первым шагом в развитии логического уровня представления данных.

2-й этап. От байтов к блокам (сегментам) . Следующим шагом стало объединение байтов в блоки, что дало возможность обращаться и обрабатывать большие совокупности данных (блоки) как единое целое.

3-й этап. От блоков к файлам. Файл ¾ совокупность битов (байтов, блоков), имеющих собственное имя. Появление файлов стало следующей вехой в эволюции моделей представления данных. Теперь файл стал высшей формой логического представления данных, с которой работают пользователи и программное обеспечение .

4-й этап. От файлов к объектам. Переход от файлов к объектам сделан лишь на формальном уровне. Фактически объекты ¾ те же файлы или их совокупности, однако совокупности файлов ¾ есть наиболее близкий к будущему метод организации данных, когда файлы останутся «видны» лишь операционной системе , как в свое время байты остались «видны» лишь процессору.

Развитие средств взаимодействия с пользователем также прошло несколько этапов

1-й этап. Первым шагом в развитии средств взаимодействия пользователя и ЭВМ стало создание таких устройств, как монитор и клавиатура, которые позволяли вводить информацию и отображать результаты выполнения программ.

2-й этап. Средства позиционного ввода (манипуляторы типа «мышь») стали революционным прорывом в построении пользовательских интерфейсов , т. к. стало возможным организовать взаимодействие пользователей и ЭВМ не с помощью команд, которые необходимо вводить вручную в командную строку, а с помощью выбора объектов, которые обозначают данные команды.

3-й этап. Появление цветных мониторов и мультимедиа привело к созданию более эргономичных графических пользовательских интерфейсов и позволило применять более широкий спектр средств передачи информации: от однотонных звуков бипера, графических статических и подвижных изображений к полноценному качественному видео и аудио.

4-й этап. Световое перо позволило создать компьютеры планшетного карманного типа и соответствующие им графические пользовательские интерфейсы, ориентированные на работу с рукописным вводом.

5-й этап. Виртуальная реальность ¾ следующий этап развития пользовательских интерфейсов. Взаимодействие пользователя и ЭВМ осуществляется с помощью различных сенсоров, таких, как, например, шлем и перчатки, которые связывают его движения и впечатления и аудиовизуальные эффекты. Будущие исследования в области виртуальной реальности направлены на увеличение чувства реальности наблюдаемого

Согласно общепринятой классификации, существующие на практике интерфейсы можно разделить на следующие виды:

1. Командный интерфейс. Одним из основных и наиболее старых является интерфейс командной строки. Командный (командно-строчный) интерфейс получил наибольшее развитие во времена расцвета больших многопользовательских систем с алфавитно-цифровыми дисплеями. Он характеризуется тем, что пользователь осуществляет взаимодействие с ЭВМ посредством командной строки, в которую вводятся команды определенного формата, а затем передаются к исполнению.

2. Графический интерфейс пользователя является обязательным компонентом большинства современных программных продуктов, ориентированных на работу конечного пользователя. Основными достоинствами графического интерфейса являются наглядность и интуитивная понятность для пользователя, а также общность интерфейса программ, написанных специально для функционирования в графической среде. Пользователь, научившись рабо

3. SILK-интерфейс (Speech, Image, Language, Knowledge ¾ речь, образ, язык, знание). В настоящее время SILK-интерфейс существует лишь как «голосовой» (если не считать биометрических интерфейсов, применяющихся не для управления компьютером, а лишь для идентификации пользователя). Это очень перспективное направление по той причине, что вводить информацию с голоса ¾ самый быстрый и удобный способ. Но его практические реализации пока не стали доминирующими, т. к. качество распознавания устной речи пока далеко от идеала.

Пользовательские интерфейсы строятся с соблюдением принципов:

1. Принцип структуризации. Пользовательский интерфейс должен быть целесообразно структурирован. Родственные его части должны быть связаны, а независимые ¾ разделены; похожие элементы должны выглядеть похоже, а непохожие ¾ различаться.

2. Принцип простоты. Наиболее распространенные операции должны выполняться максимально просто. При этом должны быть ясные ссылки на более сложные процедуры.

3. Принцип видимости. Все функции и данные, необходимые для выполнения определенной задачи, должны быть видны, когда пользователь пытается ее выполнить.

4. Принцип обратной связи. Пользователь должен получать сообщения о действиях системы и о важных событиях внутри нее. Сообщения должны быть краткими, однозначными и написанными на языке, понятном пользователю.

5. Принцип толерантности. Интерфейс должен быть гибким и терпимым к ошибкам пользователя. Ущерб от ошибок должен снижаться за счет возможности отмены и повтора действий и за счет разумной интерпретации любых разумных действий и данных.

6. Принцип повторного использования. Интерфейс должен многократно использовать внутренние и внешние компоненты, достигая тем самым унифицированности.

Существует три основных критерия качества пользовательского интерфейса:

¨ скорость работы пользователей;

¨ количество человеческих ошибок;

¨ скорость обучения.

29. Уровни представления данных в ЭВМ.

Эталонная модель взаимодействия открытых систем состоит из семи уровней:

1. Сетезависивымые уровни (Физический, Канальный, Сетевой)

2. Сетенезависимые уровни (Транспортный, Сеансовый, Представительский, Прикладной)

Физический уровень ¾ базовый уровень в иерархии протоколов модели взаимодействия открытых систем.

Назначение физического уровня состоит в обеспечении механических, электрических, функциональных и процедурных средств для установления, поддержания и разъединения физических соединений с целью передачи последовательностей бит между объектами сети.

Канальный уровень обеспечивает надежную передачу массивов данных между сетевыми открытыми системами, непосредственно связанными некоторой физической средой передачи данных.

Назначение канального уровня заключается в управлении доступом к передающей среде и в управлении передачей данных.

Сетевой уровень служит для образования единой транспортной системы, объединяющей несколько сетей, причем эти сети могут использовать различные принципы передачи сообщений между конечными узлами и обладать произвольной структурой связей.

Назначение сетевого уровня заключается в установлении, поддержании и разъединении сетевых соединений между объектами транспортного уровня и прокладке оптимальных маршрутов для передачи пакетов данных через топологию подсетей связи.

Транспортный уровень обеспечивает приложениям или верхним уровням модели ¾ прикладному и сеансовому ¾ передачу данных с той степенью надежности, которая им требуется.

Назначение транспортного уровня : обеспечение надежного, последовательного обмена данными между пользователями с использованием сетевого уровня и управление потоком данных, чтобы гарантировать правильный прием блоков данных.

Сеансовый уровень устанавливает, управляет и завершает сеансы взаимодействия между прикладными задачами.

Назначение сеансового уровня ¾ обеспечивать управление диалогом для того, чтобы фиксировать, какая из сторон является активной в настоящий момент, а также предоставлять средства синхронизации .

Представительный уровень (уровень представления данных) отвечает за то, чтобы информация, посылаемая из прикладного уровня одной системы, была читаемой для прикладного уровня другой системы.

Назначение представительного уровня ¾ обеспечение независимости прикладных взаимодействующих объектов от использования конкретного синтаксиса (кодирования) передаваемой информации.

Прикладной уровень является границей между процессами сети и прикладными (пользовательскими) процессами.

Назначение прикладного уровня ¾ обеспечить доступ прикладных процессов к среде передачи информации для обеспечения их взаимодействия при решении общей задачи.

30. Развитие уровней представления данных и средств взаимодействия с пользователем.

Начальная стадия развития сетей LAN, MAN и WAN имела во многих отношениях хаотический характер. В начале 80-х годов XX века резко увеличились размеры сетей и их количество. По мере того как компании осознавали, что, используя сетевые технологии, они могут сэкономить значительные средства и повысить эффективность своей работы, они создавали новые сети и расширяли уже существовавшие с той же быстротой, с какой появлялись новые сетевые технологии и новое оборудование.

Однако к середине 80-х годов эти же компании стали испытывать трудности с расширением уже существующих сетей. Сетям, использовавшим различные спецификации и реализованным различными способами, стало все труднее осуществлять связь друг с другом. Компании, оказавшиеся в такой ситуации, первыми осознали, что необходимо отходить от использования фирменных (proprietary) сетевых систем.

Для решения проблемы несовместимости сетей и их неспособности осуществлять связь друг с другом международная организация по стандартизации (International Organization for Standardization - ISO) разработала различные сетевые схемы, такие, как DECnet, системная сетевая архитектура (Systems Network Architecture - SNA) и стек протоколов TCP/IP. Целью создания таких схем была разработка некоторого общего для всех пользователей набора правил работы сетей. В результате этих исследований организация ISO разработала сетевую модель, которая смогла помочь производителям оборудования создавать сети, совместимые друг с другом и успешно взаимодействовавшие. Процесс подразделения сложной задачи сетевой коммуникации на отдельные более мелкие можно сравнить с процессом сборки автомобиля.
Процесс проектирования, изготовления деталей и сборки автомобиля, если его рассматривать как единое целое, является весьма сложным. Маловероятно, что нашелся бы специалист, который смог бы решить все требуемые задачи при сборке автомобиля: собрать машину из случайным образом подобранных деталей или, скажем,
при изготовлении конечного продукта непосредственно из железной руды. По этой причине проектированием автомобиля занимаются инженеры»проектировщики, инженеры-литейщики проектируют формы для литья деталей, а сборочные инженеры и техники занимаются сборкой узлов и автомобиля из готовых деталей.

Эталонная модель OSI (OSI reference model ), обнародованная в 1984 году, была описательной схемой, созданной организацией ISO. Эта эталонная модель предоставила производителям оборудования набор стандартов, которые обеспечили большую совместимость и более эффективное взаимодействие различных сетевых технологий и оборудования, производимого многочисленными компаниями во всем мире.
Эталонная модель OSI является первичной моделью, используемой в качестве
основы для сетевых коммуникаций.
Хотя существуют и другие модели, большинство производителей оборудования и программного обеспечения ориентируются на эталонную модель OSI, особенно когда желают обучить пользователей работе с их продуктами. Эталонная модель OSI в настоящее время считается наилучшим доступным средством обучения пользователей принципам работы сетей и механизмам отправки и получения данных по сети.

Эталонная модель OSI определяет сетевые функции, выполняемые каждым ее уровнем. Что еще более важно, она является базой для понимания того, как информация передается по сети. Кроме того, модель OSI описывает, каким образом информация или пакеты данных перемещается от программ»приложений (таких, как электронные таблицы или текстовые процессоры) по сетевой передающей среде (такой, как провода) к другим программам»приложениям, работающим на другом компьютере этой сети, даже если отправитель и получатель используют разные виды передающих сред.

Похожая информация.

Электронным офисом называется программно-аппаратный комплекс, предназначенный для обработки документов и автоматизации работы пользователей в системах управления.

В состав электронного офиса входят следующие аппаратные средства:

один или несколько ПК, возможно, объединенные в сеть – локальную или глобальную, в зависимости от рода деятельности офиса,

печатающие устройства;

средства копирования документов;

модем (если компьютер подключен к глобальной сети или территориально удаленной ЭВМ).

сканеры, используемые для автоматического ввода текстовой и графической информации непосредственно с первичных документов;

стримеры, предназначенные для создания архивов на мини-кассетах на магнитной ленте;

проекционное оборудование для проведения презентаций.

Определяя электронный офис, как организованную для достижения общей цели совокупность специалистов, средств вычислительной и другой техники, математических методов и моделей, интеллектуальных продуктов и их описаний, а также способов и порядка взаимодействия указанных компонентов, следует подчеркнуть, что главным звеном и управляющим субъектом в перечисленном комплексе элементов был и остается по сей день человек, специалист.

Электронный офис предусматривает наличие интегрированных пакетов прикладных программ, включающих специализированные программы и информационные технологии, которые обеспечивают комплексную реализацию задач любой предметной области.

Основу интегрированного пакета (ИП) составляют:

текстовый редактор;

электронная таблица;

средства телекоммуникаций;

графические возможности, т.е. все то, что необходимо для самых распространенных видов работ в любом из офисов.

Кроме них в интегрированный пакет могут входить и другие офисные продукты.

Главной отличительной чертой программ, составляющих интегрированный пакет, является общий интерфейс пользователя, позволяющий применять одни и те же (или похожие) приемы работы с различными приложениями пакета.

Взаимодействие программ осуществляется на уровне документов. Это означает, что документ, созданный в одном приложении, можно вставить в другое приложение и при необходимости изменить его. Общность интерфейса уменьшает затраты на обучение пользователей. Кроме того, цена комплекта из трех и более приложений, поддерживаемых одним и тем же производителем, значительно ниже, чем суммарная цена, если приобретать их по отдельности.

В настоящее время на рынке офисных продуктов доминируют три комплекта

Borland Office for Windows фирмы Novell (в настоящее время Corel Office)

Smart Suite фирмыLotusDevelopment(в настоящее время подразделениеIBM)

Microsoft Office фирмы Microsoft.

Самым популярным набором офисных приложений является интегрированный пакет MicrosoftOffice.

Виртуальный офис.

В последнее время все большее распространение приобретают электронные офисы, оборудование и сотрудники которых могут находиться в разных помещениях. Необходимость работы с документами, материалами, базами данных конкретной организации или учреждения в домашних условиях, в гостинице, транспортных средствах привела к появлению виртуальных офисов.

Информационные технологии виртуальных офисов основываются на работе локальной сети, соединенной с территориальной или глобальной сетью. Благодаря этому, абонентские системы сотрудников учреждения независимо от того, где они находятся, оказываются включенными в общую для них сеть.

1. Дайте понятие офиса.

2. Назовите информационные потоки в офисе.

3. Чем характеризуется электронный офис?

4. Что такое виртуальный офис?

5. Какие программные продукты используются в электронном офисе?

6. Какие аппаратные средства используются в электронном офисе?

7. Дайте понятие офиса как коммуникационной системы.

Электронный офис – это инструмент для оптимизации наиболее трудоемких бизнес-процессов, который позволяет работать с внутренней и внешней информацией компании в едином информационном пространстве. Электронный офис-это единственное готовое SaaS -решение на платформе Microsoft Sharepoint , которая соответствует требованиям ГОСТ Р 53898-2010 Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению.

Функции Электронного офиса:

• Менеджмент поручений
• Электронный документооборот
• Управление взаимоотношениями с клиентами
• Управление проектами.
• Автоматизация работы с платежами
• Корпоративный портал
• Service Desk

Электронный документооборот в «Электронном офисе»

• Централизованное хранилище электронных документов, возможность доступа к документам из любого места, где есть Интернет. Для каждого документа предусмотрены карточки, которые позволяют хранить его реквизиты.
• Связь документов с контрагентами и основной деятельностью компании: заказами, проектами, контрагентами, договорами и пр. Вся связанная с документом информация отображается на карточке документа.
• Контроль изменений (версий документа) и совместная работа с документами. Над одним документом могут одновременно работать несколько сотрудников компании.
• Гибкий механизм разделения прав доступа к документам и папкам.
• Гибкий механизм подписки на изменения документа: сотрудники могут подписываться на изменения только тех документов, которые им интересны.
• Механизм маршрутизации, который поддерживает согласование, регистрацию (при необходимости), рассмотрение документа, его исполнение. По любому документу на любой стадии его жизненного цикла можно создать поручение. Поддерживаются маршруты параллельного, последовательного или последовательно-параллельного согласования и рассмотрения документов. Возможна настройка формата регистрационных номеров документов.
• Механизм обработки входящих документов позволяет направлять сканированные документы сразу в хранилище документов Электронного офиса.
• Полнотекстовый поиск по документам, который позволяет находить документы не только по краткому содержанию, номеру, типу, автору и т.п., но и по внутреннему содержанию документа.
• Возможность обсуждения документов с помощью комментариев.
• Гибкая система поиска по аналогии с современными поисковыми системами; поиск возможен следующими способами: по ключевым словам, по номеру документа, по типу информации. Сортируются результаты поиска по релевантности документа, названию, дате изменения.

Преимущества Электронного офиса :

• Функциональность: только самые важные и нужные для бизнеса функции;
• Быстрота внедрения и начала работы благодаря наличию понятных инструкций и сценариев работы. За счет возможности использования Электронного офиса в режиме SaaS , внедрение занимает 2-3 дня.
• Интеграция с любыми учетными системами (справочники, финансовая информация), со всеми продуктами Microsoft Office , с любыми почтовыми программами, что позволяет Электронному офису органично встраиваться в деятельность компании, не меняя привычного хода работы сотрудников.
• Привычная работа с файлами в режиме проводника Windows;
• Единый справочник контрагентов и синхронизация со справочником контактов в Outlook;
• Работа с версиями документов, согласование, выдача поручений прямо в программах MS Office;
• Готовая статистическая отчетность по задачам, документам;
• Безопасность данных – гибкая система предоставления прав доступа;
• Возможность оффлайн работы с данными

Возможности поставки решения
Электронный офис – единственное готовое решение на платформе SharePoint , предоставляемое в режиме услуги (Software as a Service , SaaS).

Также возможна установка решения на сервер Заказчика.

Функциональность решения не зависит от способа поставки.