В языке деловых бумаг и документов широко используются

1. Термины и профессионализмы в соответствии с тематикой и содержанием служебных документов. В первую очередь – это термины юридические, дипломатические и бухгалтерские (импорт, контракт, просрочка, надбавка, предложение, спрос и т.п.).

2. Нетерминологические слова, употребляющиеся преимущественно в административно-канцелярской речи (надлежащий, должный, вышеуказанный, нижеподписавшийся, препровождается, настоящий (этот) и т.п.).

3. Имена существительные – названия людей по признаку, обусловленному каким-либо действием или отношением (квартиросъемщик, свидетель, наниматель, истец, ответчик и т.п.). Существительные, обозначающие должности и звания, употребляются в деловой речи только в форме мужского рода (свидетель Федорова, работник милиции Савельева, профессор Емельянова и т.п.).

4. Отглагольные существительные. Среди них особое место занимают существительные с префиксом не (неисполнение, ненахождение, невыполнение, несоблюдение, непризнание и т.п.).

5. Сложные отыменные предлоги, выражающие стандартные аспекты содержания (в целях, в отношении, в силу, по линии, в части и т.п.). Предлог по с предложным падежом для обозначения временных отрезков (по достижении восемнадцатилетнего возраста и т.п.).

6. Устойчивые словосочетания атрибутивно-именного типа с окраской официально-делового стиля (единовременное пособие, вышестоящие органы, установленный порядок, предварительное рассмотрение и т.п.)

7. Сложные сказуемые (оказать помощь, произвести реконструкцию, провести расследование и т.п.) в отличие от параллельных им глагольных форм (помочь, реконструировать, расследовать и т.п.).

В составлении и оформлении деловой документации не последнее место занимает административный речевой этикет, некоторые элементы которого требуют особого внимания.

1. Наиболее распространенные формы обращения: Уважаемый…, или Уважаемый…! Следует помнить, что запятая после обращения придает документу (письму) будничный характер; знак восклицания указывает на то, что факту обращения к данному лицу или затронутому вопросу придается особое значение.

Если в обращении указывается имя и отчество, а фамилия не называется, то обращение приобретает личный характер. Включение в формулу обращения фамилии адресата придает тексту документа вежливо-официальный оттенок.

2. Текстовое употребление слов: товарищ (т.), господин (г-н), гражданин (гр.) имеет свою специфику.

Слово товарищ, преимущественно употреблявшееся в нашей стране до 90-х годов, уже вытеснено словом господин, используемым в мировой практике. Слово гражданин применяется тогда, когда то или иное лицо рассматривается как субъект гражданских правоотношения.

3. В ведомственной письменной речи имеет место тенденция к утрате местоимения я. Например, вместо "я прошу" пишут "прошу". Вместо "я выполнил" пишут "мною выполнено". Однако нельзя сказать "мною решено". Правильно: "я решил". В целом местоимение "я" употребляется только в докладных и объяснительных записках.

4. Административный речевой этикет предусматривает умение пользоваться местоимением "он". Оно может быть средством и обезличивания, и фамильярности, поэтому требует особой осторожности, даже ограниченности при пользовании им в служебных документах. Вполне очевидно, что в приказе, постановлении, решении, распоряжении, характеристике следует указывать фамилию лица и его инициалы. В характеристике в каждом абзаце повторяются фамилия и инициалы лица, на которое оно составляется.

5. Следует учитывать, что служебные документы пишутся в нейтральном доброжелательном тоне, не допускается иронизирование, проявление грубости, использование вычурных оборотов с выражением чрезмерной вежливости и т.п. Разумеется, никакой список рекомендуемых выражений не позволит полностью решить проблему административного речевого этикета. Только внутренний такт и объективность в оценке тех или иных производственных ситуаций могут подсказать выбор слов и выражений.

2.6. Некоторые правила правописания
в деловых документах

С прописной буквы пишутся все слова, кроме служебных, в названиях высших правительственных, государственных организаций и учреждений страны, а также важнейших международных организаций (Верховный Совет Российской Федерации, Организация Объединенных Наций).

С прописной буквы пишется первое слово в названиях центральных учреждений, общественных организаций (Министерство промышленности Российской Федерации; Федерация независимых профсоюзов России).

С прописной буквы пишется первое слово и собственные имена в названиях научных, учебных заведений, учреждений культуры, торговых и промышленных предприятий (Академия наук России; Музыкальное училище им. Гнесиных; Политехнический музей; Первый московский часовой завод). Если перед индивидуальным названием стоит определение, тоже индивидуальное, то оба слова пишутся с прописной буквы (Государственная Третьяковская галерея; Центральный Дом журналиста).

Деловые тексты часто включают в себя различные перечни, списки, которые требуют условных обозначений. Существуют определенные технико-пунктуационные правила рубрицирования текста документа.

Для обозначения частей перечней используются:

Высший уровень членения – прописные буквы (А, Б, В и т.д.) и римские цифры (I, II, III и т.д.);

Средний уровень членения – арабские цифры (1, 2, 3 и т.д.);

Низший уровень членения – арабские цифры со скобками (1) 2) 3) и т.д.) и строчные буквы со скобками (а) б) в) и т.д.).

После строчных букв и арабских цифр со скобками не ставится точка, а после прописных букв и римских цифр ставится точка(а). 1), А. 1.). При рубрицировании со скобками части текста отделяются либо запятыми, либо точками с запятыми (1)…; 2)…;). Точка ставится в конце рубрик (1. … 2).), оформленных без скобок.

В текстах документов не должно быть разнобоя в написании названий лиц, должностей, учреждений, географических названий, терминов и т.п. Не желательны и спонтанные (авторские) сокращения. В настоящее время стандартизированы следующие виды сокращения: почтовые сведения (г., обл., р-н, п.я., ст., отд. и т.п.); наименование должностей и званий (проф., член-корр., канд. техн. наук, зав., зам., и.о., пом. и т.п.); названия документов (ГОСТ, техплан, ТЗ, спецзаказ и т.п.); слово год (г., гг., 1996/97 отчетном году); денежные единицы (2000 руб., 80 коп., но 2000 р. 80 к.; 4 тыс., 6 млн.); текстовые обозначения (т.д., т.п., см., пр., напр., др., с., гл., с.г.).

Все сокращения слов и наименований в документах должны быть общепринятыми и понятными. Следует помнить, что насыщенность текста сокращенными написаниями в целом снижает официальный тон документа. Чтобы не ошибиться в выборе сокращений, нужно пользоваться "Словарем сокращений русского языка" (М., 1969).

Названия географических понятий, промежутков времени, количественных определений и т.п. сокращают:

а) перед словом, к которому они относятся, например: оз. (озеро) Глубокое, г. (город) Орел;

б) после числительных, например, 8 тыс. (тысяч) станков, 10 млн. (миллионов) рублей.

Названия ученых степеней, званий или профессий могут сокращаться в тексте непосредственно перед фамилиями. Например: акад. (академик) Семенов, инж. (инженер) Кравцов.

Сложносокращенные названия, образованные из начальных букв, пишут прописными буквами (МГУ). В названиях, образованных по смешанному принципу, буквенные сокращения пишутся прописными буквами, слоговые сокращения – строчными (НИИСтройдормаш-Научно-исследовательский институт строительного и дорожного машиностроения). По первым слогам (РОССЕЛЬМАШ).

Сокращенное слово должно иметь запас прочности, чтобы при расшифровке оно понималось однозначно. Например, вместо слова обязательство нельзя написать обяз. Или об-о, так как это может быть понято по разному (обязанности, обстоятельство и т.п.). Правильное сокращение этого слова: обяз-во.

Сокращение должно быть понятно всем, читающим документ. Поэтому при первом употреблении сокращения в тексте оно должно быть расшифровано в скобках, а затем быть представлено в сокращенном виде. Например: Российская академия государственной службы (РАГС), затем только РАГС.

Нельзя сокращать ключевые слова. Например, если в документе идет речь о командировке – это слово не сокращается.

Написание сокращений должно быть унифицировано в пределах одного текста. Например, нельзя обозначать одно слово район то буквой р., то слогом рай., то комбинацией р-н.

2.1. Канцелярский документ как особый тип текста и его языковые особенности

Основа деловой коммуникации – письменные тексты особого типа, документы. Понятие "документ" происходит от латинского documentum (свидетельство), материальный носитель записи с зафиксированной на нем информацией, предназначенный для ее передачи во времени и пространстве. В более узком смысле (служебный) документ – это деловая бумага, юридически подтверждающая кому-либо факт или право на что-то. Официально-деловой стиль, основной сферой приложения которого является документ, иногда называют "документальным".

Сопоставление деловых, научных, публицистических и художественных текстов позволяет выделить некоторые общие требования к тексту-документу:

1. Все служебные документы составляются в строгом соответствии с официально принятой или узаконенной традицией формой.

2. Деловой документ должен быть точным, лаконичным и конкретным; основная задача составителя документа – четко отразить сведения, имеющие правовую силу.

3. Документ рассчитан на письменную фиксацию и поэтому внутренне противопоставлен разговорному типу речи, более свободному от запретов.

4. Документ характеризуется частой повторяемостью и единообразием речевых средств в связи с тем, что тематически круг деловой речи строго определен, ограничен, а ситуации ее применения сравнительно немногочисленны и однотипны.

Ограничение типов языковых единиц, используемых в деловых текстах, и общая регламентация формы документов обусловливают важнейшую особенность деловой речи – высокую частотность отдельных языковых форм на определенных участках текстов документов, например: абсолютное преобладание форм именительного падежа в элементах оформления документов, в текстах, построенных по принципу анкет и таблиц. Л. В. Щерба сформулировал своеобразие делового стиля так: "Язык законов требует прежде всего точности и невозможности кривотолков: быстрота понимания не является уже в таком случае исключительно важной".

Языковая специфика делового документа в значительной мере является отражением своеобразия его формы, тяготеющей к шаблону, стереотипу. Стереотипность официально-деловой речи вызвана особенностями общения: повторяемостью описываемых ситуаций, учетом принципов восприятия и понимания речи, ее терминированностью. Принято говорить, что документ не "пишется", а "составляется". Действительно, нет смысла каждый раз придумывать оригинальные вступления, заголовки, обращения для повторяющихся типовых ситуаций. Здесь и удобнее, и естественнее использовать готовую формулу. Вот почему языковые штампы делового стиля – объективная необходимость. При подготовке документа необходимо соблюдать следующие принципы:

1) объективное отражение в тексте содержания служебной ситуации;

2) строгое соответствие между составом информации и видом документа;

3) использование унифицированных речевых средств – устойчивых оборотов, словосочетаний, моделей предложений, терминов, которые предусмотрены государственными стандартами, принятых сокращений, условных обозначений единиц измерения и т. д.

К языковым особенностям обиходно-деловой документации относятся:

1) наличие специфических словоупотреблений:

а) человек или учреждение получает в документах обозначение с учетом той роли, которую они выполняют в соответствующей ситуации: работодатель, проектировщик, подрядчик, поставщик, получатель, вкладчик, арендатор, истец, ответчик, потерпевший, свидетель и т. п.;

б) отдельные слова употребляются со специальным значением: лицо – человек, реализация – продажа, сторона – человек или учреждение, вступающие в деловой контакт, дело – совокупность документов и т. д.;

в) оказываются очень употребительны некоторые слова в составе словосочетаний: показатель качества, способ реализации, способ изготовления, уровень технический, уровень производственный и т. п.;

г) многократно встречаются однотипные формулы: имея в виду, учитывая сказанное выше, принимая во внимание, с одной стороны… с другой стороны, договаривающиеся стороны и т. п.;

2) написание числительных цифрами, за исключением сумм денежных документов (счет, доверенность, расписка); написание окончаний порядковых числительных, обозначенных арабскими цифрами, через дефис, исключая римские цифры, после которых окончания не пишутся;

3) употребление для указания какого-либо временнуго предела обычно предлогов с – по , а не с – до , а также написание названий месяцев словами, например: с ноября – по декабрь ;

4) использование личного местоимения Вы и притяжательного местоимения Вам как формы вежливого официального обращения, пишущегося с большой (прописной) буквы;

5) выделение перечисленных наименований, перед которыми ставится двоеточие даже при отсутствии обобщающего слова (Прилагаю к докладной записке: а) рабочие чертежи, б) расчет крепления ); частое использование после двоеточия прописных букв вместо строчных и т. п.;

6) широкое использование профессиональной терминологии (юридической, дипломатической, бухгалтерской и т. д.), сокращенных слов, сокращенных названий различных учреждений и организаций (см. ниже приложение "Некоторые общие правила использования сокращений в текстах документов" (с. 139–143));

7) первоочередное использование средств логической, а не эмоционально-экспрессивной оценки и связанное с этим редкое обращение к средствам образной речи (метафоры, сравнения, гиперболы и другие тропы); отсутствие диалектизмов, жаргонных и просторечных слов; очень редкое употребление восклицательных предложений; минимальное использование междометий, модальных слов, именных форм с суффиксами субъективной оценки;

8) широкое применение в деловых текстах отглагольных существительных, особенно на – ние (предпочтительное использование прошу разрешения , а не прошу разрешить );

9) частотность конструкций с последовательным подчинением падежных форм, обычно родительного падежа: распоряжение директора завода металлоизделий ;

10) употребление причастных и деепричастных оборотов, страдательных конструкций типа: представляется возможность, комиссией обнаружено ;

11) использование безличных и инфинитивных предложений со значением императивности, например: должно быть рассмотрено, поручить провести, необходимо рассмотреть ;

12) отсутствие, как правило, прямой речи в деловых текстах;

13) частое изложение текста от третьего лица: коллегия решила, дирекция ходатайствует ; написание от первого лица приказов, заявлений, докладных и объяснительных записок.

2.2. Форма канцелярских документов (деловых бумаг)

Каждый документ имеет определенную форму записи текстов: линейная запись (заявление, доверенность), запись по трафарету (справки, контракты, документы об образовании), таблица (финансовые ведомости), анкета (личный листок по учету кадров), тексты-аналоги (приказы, постановления).

Унификация текстов служебных документов осуществляется на основе ГОСТов и других инструктивных материалов. Они закрепляют: требования к содержанию документа – его объему, внутренней структуре; образцы общей формы документов – состав реквизитов, их расположение на поле бланка и т. п.; требования к языку документов.

Образцы документов можно найти в Общероссийском классификаторе управленческой документации, а также в Государственной системе документационного обеспечения управления.

С 1 июля 2003 г. Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 г. № 65 утвержден и введен в действие ГОСТ Р 6.30–2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Основное отличие этого государственного стандарта от ранее существующего стандарта состоит в его рекомендательном характере. Впервые в истории отечественной стандартизации в законодательном акте не акцентируется внимание на обязательности стандартных требований.

1. Особенности языка и стиля служебных документов

Понятие служебный документ (деловая бумага) используется в административно-управленческой сфере общественной практики.

Язык служебных документов - это разновидность официально-делового письменного литературного языка, используемого в сфере делового общения для составления документов. Языком служебных документов факты и события освещаются объективно, кратко и ясно.

Официально-деловой стиль - это стиль официального общения, деловой переписки, приказов, объявлений, документации, судопроизводства. Этот стиль -- самый замкнутый и консервативный в системе стилей. Для него характерны сухость и максимальная точность изложения мысли.

Для этого стиля характерно:

1)использование официальной лексики и фразеологии, которая практически не употребляется в других стилях: ультиматум, аннулировать, дипломатический корпус и т.п. Официально-деловому стилю нужны в определенной мере канцеляризмы. В лексике можно отметить также частое употребление сложных слов, которые экономнее, чем аналогичные словосочетания: судопроизводство, квартиросъемщик и т.п.Широкое использование отглагольных существительных: значение, решение, развитие; отыменных предлогов: на предмет, по линии, по истечении (срока) и т.п.

2)употребление сложных синтаксических конструкций: Сотрудники нашей фирмы приложили в истекшем году много усилий и творческой инициативы для увеличения суммы оборотного капитала, расширения деловых контактов, укрепления позиций в бизнесе, что привело к усилению нашего влияния на экономической и политической аренах.

3)употребление номинативных предложений: Вознаграждение за труд. Охрана труда.

Текст документа по структуре, принятым формулировкам, устойчивым синтаксическим конструкциям непосредственно связан с видом (письмо, приказ, протокол, распоряжение, акт и т.д.) и разновидностью документа (приказ по основной деятельности или приказ по личному составу, письмо-предложение или гарантийное письмо, акт ревизии кассы или акт о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения и др.).

Вместе с тем можно выделить общие требования к текстам служебных документов:

Краткость и точность изложения информации, исключение двоякого толкования;

Объективность и достоверность информации;

Составление, по возможности, простых, т. е. содержащих один вопрос, документов для облегчения и ускорения работы с ними;

Структурирование текста документа, деление его на такие смысловые части, как введение, доказательство, заключение;

Широкое использование трафаретных и типовых текстов при описании повторяющихся управленческих ситуаций.

Язык служебных документов имеет свои особенности: резкое, в сравнении с другими языковыми стилями, сужение диапазона используемых речевых средств; высокую степень повторяемости (частотность) отдельных языковых форм на определенных участках текстов документов. Эти особенности отражаются в оформлении деловых бумаг и документов: их типологии, композиции, расположении частей текста, рубрикации, шрифта и т.д. Стандартизация официально-делового стиля влечет за собой употребление специальных языковых средств, образующих относительно замкнутую систему деловой речи.

При составлении текстов документов используется деловой стиль со специфическими признаками:

Полнота и своевременность информации. Основная задача составителя документа -- предельно четко отразить сведения, имеющие (приобретающие) правовую силу.

Нейтральный (без эмоциональной окраски) тон изложения, который предусматривает изложение текста от 3-го лица («компания направляет», «банк не возражает»); отсутствие эмоциональной окраски фактов, событий; отсутствие личностного подхода к оценке информации, т.к. автор действует от имени организации.

Нейтральный тон изложения является нормой делового этикета. Личный, субъективный момент должен быть сведен к минимуму. Поэтому за пределами деловой речи оказываются, например, формы, обладающие эмоционально-экспрессивной окрашенностью (существительные и прилагательные с суффиксами субъективной оценки, междометия). Использование разговорных, просторечных, диалектных и т. п. слов и фразеологических оборотов в деловой речи недопустимо.

Разумеется, это не означает, что стиль изложения в официальном тексте всегда должен быть абсолютно нейтральным. Так не бывает. В документе может быть выражена просьба или благодарность, предъявлено требование (нередко в категоричной форме) и т. д. Однако в любом случае в первую очередь должны использоваться средства логической, а не эмоционально-экспрессивной оценки ситуаций и фактов.

Точность и ясность изложения (исключение образных слов и выражений, использование уточнений и дополнений и т. д.). Точность и ясность документов достигается тщательным подбором слов; использованием слов и терминов в традиционных для норм общелитературного языка значениях, не допускающих иного, чем задумано автором, толкования написанного; прямым порядком слов в предложении (сказуемое следует за подлежащим, определение стоит перед определяемым словом).

Лаконичность, краткость текста и четкость изложения, исключение второстепенных деталей и повторов, излишних подробностей немногословность и т. д.). Тексты писем, докладных и служебных записок, других документов, как правило, не превышают одной страницы.

Убедительность служебных документов достигается:

Наличием достоверной информации;

Наличием веских аргументов, побуждающих получателя документа к совершению определенных действий;

Логикой изложения;

Безупречностью формулировок в юридическом отношении;

Употребление устойчивых (шаблонных) словосочетаний (стандартных оборотов). Устойчивые словосочетания - это употребление большинства слов в служебных документах только с одним или ограниченной группой слов. Применение устойчивых или стандартных словосочетаний (готовых языковых клише) дает возможность:

Адресатам - облегчить восприятие документов,

Создать типовые (трафаретные) формы документов по стандартным ситуациям.

К наиболее используемым относятся следующие словосочетания: контроль возлагается..., выговор объявляется..., должностной оклад устанавливается..., в связи co сложным положением..., в целях обеспечения..., в соответствии с Вашей просьбой..., считаем необходимым..., согласно приказу..., принимая во внимание..., допущены просчеты..., утвердить и ввести в действие..., сообщаем, что в период…, направляем на рассмотрение и утверждение, проверкой установлено, что и т. п.

Деловая речь становится фразеологически устойчивой, наполняется готовыми языковыми формулами, трафаретами, штампами. Примером таких штампов являются, в частности, конструкции с отыменными предлогами, мотивирующими действия: в соответствии с решением (приказом, распоряжением), в связи с началом (возможностью, необходимостью), в целях улучшения (ограничения, экономии) и т. п. Подобные выражения (независимо от того, осознает это говорящий или нет) нередко начинают выполнять функцию терминов, отвечающих специфике той или иной управленческой ситуации.

Ту же роль играют так называемые канцеляризмы: исходатайствовать, завизировать, заслушать, надлежащий, непринятие (мер), малоупотребительные в других стилях языка.

Ограниченная сочетаемость слов.

Правильно Неправильно

Вносить предложения Давать предложения

Предоставить кредит Выдать кредит

Обладать правом Владеть правом

Вступать в силу Входить в силу

Ограничение типов языковых единиц, используемых в деловых текстах, и общая регламентация формы документов обусловливают другую важнейшую особенность деловой речи -- высокую частотность отдельных языковых форм на определенных участках текстов документов. В качестве простейшего примера можно указать на абсолютное преобладание форм именительного падежа в элементах оформления документов, в текстах, построенных по принципу анкет или таблиц.

Тексты, в основе которых лежит «естественная» связная речь, разумеется, имеют более сложную грамматическую организацию. Однако и в этом случае воспроизводимость отдельных языковых единиц оказывается значительно более высокой, чем в других разновидностях речи. Главная причина этого явления -- сознательная установка на стандартизацию языка при отображении типовых ситуаций делового общения.

Так, в документах, как правило, не допускается использование неологизмов (даже образованных по традиционным моделям), если они не имеют терминологического смысла и могут быть заменены общелитературными словами. Если же они употребляются, то нуждаются в пояснениях в тексте (обычно в скобках).

При использовании терминов (а в деловом языке они распространены очень широко) не допускается искажение их формы или замена профессионализмами, жаргонизмами и т. п.

В деловой речи ограничены возможности лексической сочетаемости слов: служебное письмо -- составляется (не пишется) и направляется(не посылается), выговор -- объявляется, порицание -- выносится, оклад -- устанавливается и т.д.

Использование отглагольных существительных.

Правильно Неправильно

Оказать содействие Посодействовать

Оказать поддержку Поддержать

Произвести ремонт Отремонтировать

Употребление специальных терминов («решили», «постановили», «приказываю»);

Использование общепринятых сокращений. Это позволяет уменьшать объемы документов, ускорять восприятие информации. Сокращению подлежат: отдельные слова (например, рубль - руб.); словосочетания (например, и так далее - и т д.). При использовании сокращений необходимо учитывать, что они должны быть понятны адресату, одинаковы по всему тексту документа (например, недопустимо в одном тексте использовать сокращение слова «господину» как «г.» и «г-ну»).

Использование универсальных слов с неопределенным значением;

Исключение из текста архаизмов («сего года», «при сем направляем»).

Правильно Неправильно

Продлить пролонгировать

объявление анонс

представить репрезентовать

Сопоставление деловых, научных, публицистических (газетных) и художественных текстов позволяет выделить и некоторые грамматические особенности официально-делового стиля:

1. Преимущественное использование простых предложений (как правило, повествовательных, личных, распространенных, полных). Вопросительные и восклицательные предложения практически не встречаются. Из односоставных активно употребляются только безличные и в некоторых видах документов (приказах, служебных письмах) -- определенно-личные:

В целях... необходимо выделить...; В случае... придется сократить...; Приказываю...; Обращаем Ваше внимание...

Из сложных предложений более распространены бессоюзные и сложноподчиненные с придаточными изъяснительными, определительными, условными, причины и цели, а также конструкции типа:

выполнили договорные условия, что позволяет...

Широкое употребление конструкций с отыменными предлогами.

В порядке надзора...; В связи с отказом...; ...по причине недоотгрузки материалов) позволяет избегать употребления сложноподчиненных предложений с придаточными причины, цели, условными. Придаточные части места и времени вообще малоупотребительны.

2.Использование предложений с большим числом слов, что обусловлено:

1) распространенностью предложений. Очень часты, например, конструкции с последовательным подчинением однотипных падежных форм (обычно форм родительного падежа):

Назначение заместителя начальника цеха термообработки металла Т.Н. Николаева на должность главного инженера завода поддержано всем коллективом предприятия;

2) обилием предложений с однородными членами (их число даже в линейно записанных фразах может достигать двадцати и более); крайним случаем сложных перечислений являются рубрицированные построения типа:

Постановляет:

1. Определить... а)... б)... в)...;

2. Организовать... а)... б)... в)...;

3.Назначить...,

причем каждая рубрика может быть любой сложности (включать однородные члены предложения, дополняться самостоятельными предложениями и т.д.); рубрицированные перечисления могут включать десятки и даже сотни слов.

На размеры предложений в деловом языке не очень влияет даже наличие или отсутствие в них обособленных оборотов. При этом активно используются только причастные обороты и обособленные дополнения с мотивирующими отыменными предлогами. Деепричастные обороты встречаются редко, причем обычно они представляют собой устойчивые конструкции типа:

исходя из...; принимая во внимание...; учитывая, что...

3. Активное использование страдательных конструкций типа:

представляется возможность..., комиссией было обнаружено...

и безличных форм, хотя в целом документ составляется, как правило, от третьего лица.

4. Использование нетипичных для других языковых стилей способов словоизменения, например развитие форм множественного числа у отвлеченных существительных. Весьма специфичны такие способы управления, как:

закончить строительством, принять с хорошим качеством, передать по принадлежности и т.п.

Несмотря на то, что подобные обороты встречаются в деловой речи довольно часто, по-видимому, их следует избегать, поскольку они не соответствуют нормам общелитературного словоупотребления.

Таким образом, процесс стандартизации деловой речи охватывает все уровни языка -- и лексику, и морфологию, и синтаксис. В итоге складывается устойчивый речевой стереотип, воспринимаемый говорящими как особый, функционально ориентированный тип языкового нормирования текстов, т. е. особый функциональный стиль.

Общая схема стандартизации деловой речи в целом достаточно проста: типовая ситуация -- стандартизованная речевая манера. Однако языковые средства, используемые деловой речью, достаточно многообразны: причем они отлично приспособлены для передачи весьма специфичной производственной, юридической, финансовой и административно-управленческой информации.

Деловая речь накопила огромное число проверенных многолетней практикой терминов, формул, оборотов речи. Кроме того, использование готовых, прочно вошедших в деловой обиход словесных формул и конструкций позволяет говорящему (пишущему) не тратить время на поиск определений, характеризующих стандартные ситуации. Стандартизация (точнее, терминологизация) деловой речи существенно повышает информативность документов, заметно облегчает их восприятие и оценку специалистами, что способствует большей оперативности документооборота в целом.

Совершенно не правы те, кто видит в стандартизации деловой речи «обеднение» и даже «порчу» литературного языка. Плох не «канцелярит» как таковой -- напротив, его развитие соответствует общим закономерностям эволюции современного общества, например все большей автоматизации труда, внедрению компьютерных способов обработки, передачи и хранения информации. Плохо злоупотребление «кацеляритом» там, где он неуместен, -- в публицистике, в художественной литературе, в обиходном общении.

Для изготовления служебных документов установлено два формата бумаги - А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). Все реквизиты документа размешивают в пределах рабочей площади страницы, т.е. площади унифицированной формы или бланка, предназначенная для заполнения основными реквизитами. С краев страницы оставляют свободное не заполнено место-поля, или берега, документа. Они предназначены для закрепления документа в технических средствах хранения, а также для нанесения специальных меток и изображений. Установлены следующие размеры берегов формуляра-образца для формата бумаги А-4:

o левого - ЗО мм, а правого - 10мм;

o верхнего - 20 мм; нижнего - 20 мм.

Реквизиты на странице документа размещают параллельно короткой стороне листа. В документах, которые изготавливаются на листах формата А4 и содержательная часть которых имеет вид табличных форм, допускают размещения основных реквизитов параллельно длинной стороне.

Документы оформляют преимущественно с одной стороны листа. Если документ оформляют также и на обратной стороне, то соответственно меняются местами левый и правый берега, а нижний и верхний остаются без изменений.

Не всегда документ можно разместить на одной странице. Если документ занимает больше, чем одну страницу, то следует помнить:

o на следующую страницу нельзя переносит только подпись. Обязательно должно быть не менее двух строк текста;

o только первая страница документа оформляется на бланке. Вторая и последующие страницы - чистые листы бумаги такого же размера и качества;

& не желательно отрывать от абзаца одну строку или слово вот предложения и переносит его на следующую страницу или оставление на предыдущей.

Нумерация страниц. В документах, оформленных на двух и более листах бумаги, страницы нумеруют. При нумерации следует руководствоваться следующими основными правилами:

o нумерация начинается со второй страницы;

© номера проставляют посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без всяких пунктирных знаков и слова "страница" на расстоянии не менее 10 мм от края;

© если текст оформляют с обеих сторон листа, то номера страницы ставят вверху по краю: четные - слева, нечетные - справа.

Рубрикация текста. Используют различные виды рубрикации. Простейшим из них является разделение на абзацы. Возможно использование традиционной и новой системы рубрикации. Традиционная рубрикация базируется на использовании римских (для разделов) и арабских (для параграфов) цифр. Однотипные средства рубрикации применяют в однородных частей. Новая система рубрикации основывается на использовании только арабских цифр. Номер каждой части включает все номера соответствующих частей высших ступеней разделения, напр.:

Традиционная система рубрикации Новая система рубрикации

Раздел II 2.

Особенности языка деловых бумаг. Язык деловых бумаг соответствует загальнолітературним нормам современного украинского языка, которые непосредственно не связаны с особенностями того или иного функционального стиля. Требование понятности языка деловых бумаг означает употребление общеизвестных, понятных всем говорящим слов, официальных терминов в значении, которое закрепляют за ними словари.

Однако язык не является пассивным фиксатором содержания документа, а выполняет активную регулирующую функцию, то есть отбор языковых средств непосредственно влияет на действенность документов. "Деловые бумаги - не материал для чтения, - отмечает А. Коваль, - а средство побуждения к действию. Именно этой цели должна быть подчинена язык делового документа" 6 .

Человек, который их составляет, должен хорошо владеть украинским литературным языком, в частности тем ее вариантом, который обслуживает сферу деловых отношений и имеет письменную форму выражения.

Языковые средства документов должны отвечать следующим основным принципам:

1. О "объективность.

Личный момент в документах сведен к минимуму. Это достигается употреблением языковых единиц, которые не называют лица говорящего или собеседника и действий, которые они выполняют. Вот первого лица выкладывают просьбу (реже предложение), высказанное в заявлении, информацию, представленную в автобиографии, докладной или объяснительной записке, распорядительных документах, рекомендательном письме, напр.:

Прошу освободить меня от занятий...;

Я, Василишин Богдан Павлович, родился...;

Довожу (доводим) к Вашему сведению...

Я не явился на занятия...

Приказываю... Предлагаю...

Знаю претендента...

Объективность документов связана с использованием безличных конструкций - односоставных безличных предложения, сказуемое в которых выражен формой инфинитива глаголов, безличными глаголами и предикативними формами глаголов на-ка, -то, предикативними наречиями, напр.: Предложено внести на рассмотрение вопрос о...

Объективности предоставляет документам текст изложен от третьего лица, напр.: Комиссия приняла...; Университет гарантирует...

2. Стандартность.

Стандартность документов на уровне языковых средств предполагает использование готовых, проверенных практикой словесных формул, которые легко воспринимаются и точно описывают ситуацию, которая неоднократно повторяется. Стандартизация языка документов позволяет сократить количество лишней информации, быстро и эффективно ее обработать. По данным инженерной психологии, унифицированный текст воспринимается в 8-10 раз быстрее, чем оригинальный. Стандартизированные речевые обороты выступают как сигнал определенного типа информации, напр.: В порядке оказания технической помощи... (письмо-просьба). Если должностное лицо отказывается от стандартного изложения, это может означат, что этому документу, делу придают особого значения, обусловленной исключительностью, необычностью ситуации.

Стандартизация языка деловых бумаг происходит в основном на синтаксическом и лексическом уровнях. Стандартные предложения - это тип предложения общего образца, с четко определенным порядком размещения его составных частей, членов предложения и словесного наполнения конкретной синтаксической модели, напр.: Заслушав и рассмотрел...; Комиссия пришла к выводу; Решение окончательное и обжалованию не подлежит.

Основными лексическими средствами стандартизации языка деловых бумаг является канцеляризмі!, или клише.

Канцеляризм - слово или устойчивое словосочетание, грамматическая форма или конструкция, которые определяют специфику административно-канцелярского подстиля официально-делового стиля литературного языка. Отличаются сухостью, беземощйністю, словотвірною однообразием, напр.:

Заявленіе. Докладная записка. Выписка из протокола. Довести до сведения... Этот факт подтверждает...

Современной тенденцией большинства развитых стран является "устранение кан-целяриту". Канцелярский стиль становится анахронизмом, а следовательно, препятствует ясности и вызывает дискомфорт. Не стоит боятся "пускать" в профессиональную сферу формы, свойственные живой речи, которые не только не испортят стиля, а, наоборот, сделают его коммуникативно полноценным. Например, выражение На сегодняшний день відповідніроз "разъяснение Нацбанка таДПАУз этому вопросу отсутствуют можно подать в таком усеченном варианте: Соответствующих роз разъяснений Нацбанка таДПАУ относительно этого до сих пор нет.

Механическое перенесение словесных формул (клише), терминологических соединений из деловых бумаг в устную речь, публицистический или художественный стиль порождает языковой штамп (трафарет, шаблон, языковой стереотип с негативным окрасом) - выражение, механически воспроизводится и в результате многократного повторения потерял свою образность и стилистическую выразительность. Употребление речевых штампов в неподходящем контексте считаются нарушением языковой нормы, напр.: Нам надо встретиться с целью обсуждения вопроса... вместо Нам надо встретиться, чтобы обсудить...; или Я прибыл на митинг вместо Я пришел (приехал) на митинг. В художественном тексте штампы выполняют роль стилистического средства создания комизма (Возный из пьесы "Наталка Полтавка" Ы. Котляревского признается в любви Наташе словами: у Не в состоянії поставит на вид тебе силы любви моей!..").

3. Логическая последовательность.

Все части документа логически связаны. Это оказывается в пределах предложения или текста документа, которые строятся с четким соблюдением последовательности изложения материала, мотивированным порядком расположения смысловых частей текста (вступление, основная часть, выводы) и разделением его на абзацы, пункты, подпункты.

Языковыми средствами реализации выступают слова, которые указывают на причинно-следственные связи (потому что; поскольку; так как; вследствие того, что), подчеркивают преемственность, очередность событий или явленный (сначала, вместе, одновременно, потом, наконец), выражающие противопоставление (не... а), обозначающие результативности выполнения действий (итак, таким образом, в результате).

Логическая последовательность предполагает умение выделять основное в документе и сделать его очевидным для реципиента.

4. Ясность изложения, точность описания.

Документ должен быть понятным, не вызывать двусмысленности. Это достигается тогда, когда работник глубоко проникает в суть дела и умеет подобрать слова и выражения, которые позволяют точно описать события или явления объективной действительности, правильно пользуется терминами, избегает узко бывших в употреблении профессионализмов.

Особой точности и ясности требуют формулировки приказов, просьб, распоряжений.

5. Свобода от противоречий.

В документе не может быть смысловой противоречия, когда аргументы противоречат друг другу.

Одновременно форма выражения не должно противоречить содержанию высказывания, например, просьба, высказанное в форме приказа: Позвольте вернутся к исполнению своих оба "связей!

Текст документа является образцом официально-делового стиля. Поэтому слова и выражения, которые имеют разговорный характер или являются эмоционально окрашенные, противоречат мовностилістичним требованиям этого стиля.

6. Убедительность.

Обеспечивается обоснованием высказанной в документе мнения, доказательностью материала, точностью в подборе цифровой информации и фактов.

Убедительным деловая бумага делает также умением разместить материал - все важное следует подавать в документе, а остальное оформят в виде приложений.

7. Лаконичность,

Лаконичным вважають документ, в котором нет багатослівної аргументации, лишних слов и повторен.

Лаконичности можно достичь употреблением простых предложений, общепринятых сокращений, условных обозначений, а также стандартных оборотов речи.

Следить за тем, чтобы каждый аспект освещения вопрос занимал свое место в тексте документа и не повторялся. & Полнота информации.

Полным называют документ, содержание которого исчерпывает все обстоятельства, связанные с решением вопроса.

Цель деловой бумаги – правильно и однозначно передать информацию. Поэтому при составлении официальной бумаги важно знание и учет особенностей языка и стиля современной корреспонденции, а также соблюдение предъявляемых оформительских требований . Невыполнение этих условий затрудняет работу с документами, лишает их юридической и практической значимости.
Особенности формы и содержания документа
Текст любого документа должен отвечать следующим требованиям:

1.ясность и понятность,
2.краткость, 3.завершенность,
4.любезность,
5.грамотность.

Требования, предъявляемые к письменному оформлению деловых бумаг, складываются из требований, оговоренных нормативными документами; норм и правил русского языка; учета особенностей делового стиля; норм и правил делового этикета, проявляющегося в форме изложения языкового материала в тексте.

В пособии подробно рассматриваются требования, предъявляемые к оформлению личных документов с учетом их жанровой специфики, также в нем представлены образцы личных бумаг: заявления, заявки, автобиографии, резюме, расписки, доверенности, докладной записки, объяснительной записки, делового письма

4.Ораторская речь. Виды и причины языковых ошибок и коммуникативных неудач. Ораторская речь - это вид монологической речи, употребляемый в ситуации, когда говорящий обращается к многочисленной аудитории с целью убеждения. Речь оратора имеет свои особенности построения композиции и стиля, а также особое соотношение языковых и неязыковых средств общения. Можно выделить несколько основных качеств, которые отличают ораторскую речь от других видов речи. Оратор обращается к народу с ораторской речью - не только донести до слушателя информацию, но и получить ответную реакцию в виде заинтересованности (убедить) или каких-либо действий (побудить).

23. Основные виды управленческих документов, правила оформления и составления.
Среди управленческих документов выдедяют организационные и распорядительные (поэтому их называют также организационно-распорядительными). К первым из них относятся: устав, структура и штатная численность аппарата управления, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка или положения о персонале, положение о структурном подразделении предприятия, должностная инструкция. К распорядительным документам принадлежат: приказ, распоряжение, указание, инструкция. Отдельно выделяют также информационно-справочные документы, такие, как протокол, акт, докладная и объяснительная записки, справка и др., и документы по персоналу предприятия: типовой трудовой договор, заявление, анкета, характеристика и т.д. Далее мы расскажем только об основных из документов, с которыми так или иначе сталкивается любой работник предприятия или учреждения. Из подгруппы организационных остановимся только на должностной инструкции, из подгруппы распорядительных документов - главным образом на приказе, а из подгрупп информационно-справочных и по персоналу предприятия – на всех, указанных выше.

Должностная инструкция. В этом документе указываются функции, обязанности, права и ответственность сотрудника определенной категории. Основные положения должностной инструкции являются основой трудового соглашения с тем или иным работником. Эта инструкция необходима также при возникновении трудовых споров, конфликтных ситуаций во взаимоотношениях между работниками и работодателями.

Не существует единой должностной инструкции для рабочих и служащих, работающих на разных предприятиях. Обычно конкретная инструкция создается работниками кадровой службы предприятия, согласовывается с юрисконсультом и утверждается руководителем предприятия. При необходимости внесения в нее существенных изменений издается соответствующий приказ руководителя предприятия. Приведем возможную форму должностной инструкции (рис. 8).

Приказ. Самый распространенный вид распорядительного документа, встречающийся в практике управления. Приказ – это такой правовой акт, который издается руководителем предприятий и учреждений (или руководителями их подразделений), действующих на основе единоначалия. Приказ издается в целях проведения определенных мероприятий» направленных на совершенствование деятельности организации или решения кадровых вопросов.

Заголовок приказа начинается с предлога о (об) с добавлением отглагольного существительного: О назначение, Об утверждении..

Приказ, как и другие управленческие документы, содержит обычно две части констатирующую и распорядительную. Первая из них является введением в суть рассматриваемого вопроса. Вторая часть начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ, которое печатается прописными буквами, затем с новой строки следует само распоряжение. Оно должно быть конкретным, четким, с формулировками, не допускающими различных толкований, с указанием исполнителей и сроков исполнения, а также лица, на которое возлагается контроль за исполнением распоряжения.

В состав реквизитов приказа входит: герб РФ, наименование ведомства или организации, вида документа, атакже дата, индекс, место составления, заголовок, текст, подпись, а при необходимости – отметка о согласовании. Образец приказа приведен на рис 9.

Распоряжение. По своему назначению и характеру этот документ близок к приказу, но обычно издается по оперативным вопросам каждодневной производственно-хозяйственной и административной деятельности предприятия. Его текст должен содержать: конкретное задание, указания на ответственного исполнителя и срок исполнения. Распоряжения следует оформлять на общем бланке предприятия, они подписываются руководителем или его заместителем. Образец распоряжения приводится на рис. 10.

Протокол. Различают полные и краткие протоколы. Полны протокол составляют, если проходит особо важное заседание, совещание, собрание. Основную его часть занимают разделы, каждый из которых прямо соотносится с пунктом повестки дня, строится по схеме. СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Последний раздел является наиболее важным и долями содержать строгие, четкие формулировки, ориентирующие на выполнение рассматривавшихся вопросов.

В кратком протоколе отмечаются только рассматриваемые вопросы, фамилии выступавших и принятые коллективно решения. Лишь при особой необходимости в краткий протокол могут быть внесены полностью отдельные выступления или предложения.

Протокол должен быть подписан председателем и секретарем совещания (собрания).

Образцы протоколов приведены на рис. 11 и 12.

Акт. Представляет собой документ, который составляется несколькими лицами в подтверждение установленного факта, действия, события. Обычно для составления акта создается комиссия (постоянная или временная) приказом руководителя организации. Этот документ оформляется на общем бланке, часто имеющем унифицированную, трафаретную форму. Акты могут относиться к разным случаям: ликвидации какого-либо учреждения, приему-передаче каких-либо материальных ценностей, приему строительных объектов, инвентаризации, различного рода происшествиям.

Текст акта обычно содержит три части: 1) введение, где формализованно указывается основание для составления документа, перечисляются лица, участвующие в составлении акта; 2) констатирующая часть, в которой излагаются задачи и сущность проведенной членами комиссии работы, ее результаты; 3) заключительная (необязательная) часть, которая содержит выводы или рекомендации комиссии. Пример акта приведен на рис. 13.

Докладная записка. Представляет собой документ, который адресован руководителю данного предприятия или вышестоящей организации с уведомлением о сложившейся тревожной ситуации, о каких-либо фактах или явлениях, мешающих производственной деятельности, и содержит конкретные предложения по исправлению положения. Докладные могут быть написаны по предложению руководства и по собственной инициативе работника.

Тексту докладной должен предшествовать заголовок, начинающийся с предлога о (об). Внутренняя докладная оформляется на простом листе бумаги с указанием основных реквизитов, подписывается составителем, внешняя – представляется на общем бланке организации и подписывается ее руководителем. Образец внутренней докладной записки приведен на рис. 14.

Объяснительная записка. Этот документ содержит указание адресата, текст, составляемый чаще всего в произвольной форме с объяснением причин какого-либо нарушения в производственном процессе, дату и подпись составителя.

Трудовой договор. Как предписывает КЗоТ Российской Федерации, с поступающим на работу должен заключаться трудовой договор, причем в письменном виде. В договоре обязательно должны быть указаны:

– место работы (наименование предприятия-работодателя, его адрес);

– конкретная работа по определенной специальности или должности;

– дата начала работы и ее окончание (при заключении срочного договора);

– условия оплаты труда;

– обязанности предприятия по обеспечению охраны труда.

В договоре могут быть указаны и дополнительные условия, которые конкретизируют обязательства сторон, например, отпуск без сохранения заработной платы, повышение квалификации, различного рода надбавки к основной зарплате и т.д.

Договор составляется в двух экземплярах, один из которых хранится на предприятии, второй – у работника.

Анкета. Это документ, бланк которого заполняется поступающим на работу. Производимые им записи подтверждаются документально, после чего работник кадровой службы удостоверяет их правильность подписью и печатью. Анкета представляет собой составную часть личного дела (досье) работника.