Приказ о подотчетных лицах - образец 2018-2019 годов представлен далее - оформляется, как правило, бухгалтерской службой и утверждается руководителем предприятия. Как составить такой приказ и что в нем отобразить?

Как составить приказ о назначении подотчетных лиц образца 2018-2019 годов

Приказ о назначении подотчетных лиц - образец такого документа разрабатывается на каждом предприятии. Этот приказ является локальным нормативным документом, в котором утверждается список сотрудников, обладающих правом получать средства авансом для произведения целевых платежей для нужд компании. Данный документ в обязательном порядке утверждается руководителем компании.

Кроме перечня лиц, которым выдаются деньги под отчет, приказ о подотчетных лицах - образец его оформления будет представлен ниже - содержит информацию о предельных суммах выдаваемых авансом средств для обеспечения нужд предприятия, а также максимальных сроках, на которые средства выдаются. При этом указанные сроки предоставления авансовых отчетов не должны превышать нормативных.

Подробнее об отчетах читайте в нашей статье «Особенности авансовых отчетов в бухгалтерском учете» .

Среди подотчетных лиц могут быть указаны любые работники фирмы, которым в служебных целях выдаются средства на организационные, представительские или хозяйственные нужды предприятия. Среди обязанностей подотчетных лиц указывается не только произведение трат по целевому назначению, но и своевременное предоставление в бухгалтерию письменного отчета с подложенными подтверждающими документами, а также возврат в кассу неиспользованных средств.

Локальный акт — приказ о подотчетных лицах — должен содержать следующие реквизиты:

• в шапке — наименование компании;
• дату (даты) составления/утверждения документа;
• список физлиц с указанием Ф. И. О. и занимаемой должности, которым могут быть доверены средства под отчет;
• информацию о предельных суммах и целевом назначении средств, выдаваемых под отчет, а также сроки предоставления отчета (возврата неиспользованных средств);
• Ф. И. О. и подпись руководителя;
• Ф. И. О. и подпись должностного лица, ответственного за выдачу подотчетных средств.

Расположение реквизитов при этом должно быть следующим:

О сроках подотчета

Приказ о подотчетных лицах образца 2018-2019 годов должен содержать указание о предельном сроке, на который могут выдаваться деньги под отчет. Дело в том, что в соответствии с п. 6.3 указания Банка РФ от 11.03.2014 № 3210-У срок, на который выдаются деньги под отчет, ничем не регламентируется, кроме распоряжения руководителя предприятия (путем издания упомянутого выше приказа).

Однако существуют нормативные ограничения по конечной дате сдачи отчета — не позднее трех дней после завершения срока, на который были выданы средства под отчет. Кроме того, по указанию № 3210-У с 19.08.2017 действует правило, что вновь под отчет могут быть выданы средства, даже если подотчетное лицо не отчиталось по предыдущей выданной авансом сумме.

О других нововведениях в расчетах с подотчетными лицами читайте .

Где скачать образец приказа о подотчетных лицах, применяемого в 2018-2019 годах

В связи с тем, что в приказе должно быть указано достаточно много информации, которая сыграет важную роль при бухгалтерском учете средств в кассе и расчетов с подотчетными лицами, необходимо составить данный документ максимально правильно. Форма такого приказа не является унифицированной и никаким госорганом не утверждена.

Об оформлении операций по кассе читайте в нашей статье «Нюансы документального оформления кассовых операций» .

Поэтому, имея перед глазами заполненный образец этого локального акта, бухгалтерам будет проще разработать собственный документ. Заполненный образец приказа о подотчетных лицах вы сможете скачать на нашем сайте.

Итоги

Каждое предприятие (ИП) в обязательном порядке должно утвердить приказ о подотчетных лицах, чтобы иметь возможность выделять средства своим сотрудникам под отчет для произведения закупок для нужд предприятия. В указанном приказе, кроме перечня ответственных лиц, должна быть отображена информация о граничном сроке выдаваемых под отчет средств и их предельной сумме.

Выдача подотчетных средств организации – это проблема для многих предприятий из-за того, что данный процесс имеет массу нюансов. Многие специалисты, занимающиеся подотчетными средствами, не могли прийти к единому решению, обязательно ли оформлять заявление о выдаче средств или нет. Однако с 2019 г. этот документ входит в перечень документов, которые должна иметь каждая организация в обязательном порядке.

Авансовые отчеты играют важную роль в кассовых операциях. Неправильное оформление документов может быть причиной негативных последствий в виде штрафных санкций и доначисления НДФЛ. Для снижения вероятности появления проблем необходимо соблюдать все правила, которые устанавливаются законодательством.

В 2019 г. вступили в силу новые правила, в соответствии с которыми будет проходить выдача подотчетных средств. Если раньше средства могу получить только штатный персонал, то теперь деньги могут получить и внештатные сотрудники.

Для того чтобы сократить затраты времени на оформление заявления о выдаче подотчетных денег организации, специалистам можно создать самостоятельно или найти в интернете бланк заявления. При необходимости его останется только распечатать и внести в него всю необходимую информацию.

Позиция в законе

В п. 4.4 Положением № 373-П сказано, что при выдаче сотрудникам подотчетных средств, должен быть оформлен (РКО). Основанием для его оформления является заявление сотрудника, которому необходимо получить средства.

Составляется такое заявление в произвольной форме. Оно должно содержать дату его составления и подпись руководителя предприятия. Также заявление должно включать информацию о сумме средств и о периоде, на который эти средства будут выданы. Наличные средства выдаются сотрудникам на расходы, которые связаны с деятельностью организации.

В течение трех дней после того, как закончится период, на который были выданы деньги, подотчетному лицу необходимо представить авансовый отчет. Длительность проверки авансового отчета устанавливается руководителем организации. Она осуществляется сотрудниками бухгалтерии, но при их отсутствии эта обязанность возлагается на руководителя организации.

Подотчетные средства выдаются в случаях, когда ответственным лицом погашены все предыдущие задолженности по полученным наличным средствам организации.

Перечень сотрудников, которые могут получить подотчетные средства, не установлен законодательством и определяется приказом по предприятию.

В этом приказе должны быть указаны такие данные:

• период, на который могут быть выданы средства;
• их максимальный размер;
• порядок, в соответствии с которым должны представляться авансовые отчеты.

Как сказано в законодательстве, если на предприятии нет данного приказа, то срок их выдачи будет считаться не установленным, а все подсчеты должны осуществляться в течение рабочего дня.

Директор организации является как руководителем организации, так и ее сотрудником. Из этого следует, что он также вправе получить подотчетные средства. Из-за того, что в подобных случаях воля подотчетного лица и руководителя организации всегда совпадает (так как это один и тот же человек), многие специалисты считают, что надпись директора предприятия в заявлении не обязательна.

Важным моментом является то, что обязательным условием остается подпись руководителя предприятия на РКО. Исходя из этого, следует, что при выдаче подотчетных средств, руководителю организации, все равно нужно будет оформлять приказ о выдаче денег под отчет руководителю, который должен содержать его же подпись.

Общие моменты приказа о выдаче денег под отчет руководителю

Выдача подотчетных средств руководителю организации иногда допускается на основании распоряжения, которое будет содержать всю необходимую информацию и будет адресовано кассиру. Однако это противоречит законодательству, и, если налоговые органы нагрянут на предприятие с проверкой, то они могут привлечь организацию к ответственности.

Средства могут быть выданы на определенные цели, регулируемые указанием Центрального Банка РФ:

• покупка необходимых предметов;
• оплата расходов, потраченных на командировки;
• расчетов по договорам.

Также существует определенный алгоритм выдачи денег предприятия под отчет:

1. Перед тем, как принять заявление от сотрудника о выдаче средств, нужно узнать, погашены ли все его предыдущие аналогичные задолженности.
2. Если задолженность отсутствует – сотрудником должно быть составлено заявление на выдачу денег. Если же задолженность есть у сотрудника, то он не может получить новые средства, пока ее не погасит.
3. Следующим шагом идет подписание документа руководителем организации, после чего сотрудником бухгалтерии должен быть оформлен и подписан РКО.
4. После этого, сотруднику нужно обратиться со своим паспортом и РКО в кассу предприятия, и ему будут выданы средства. РКО должен быть подписан и кассиром, и получателем.
5. Последним шагом является занесение данной операции в кассовую книгу.

После получения средств, как закончится срок предоставления средств, сотрудником должен быть предоставлен авансовый отчет. Сдавать его нужно в бухгалтерию. Сотрудники бухгалтерии проверяют, куда быть использованы средства с помощью подтверждающих документов (чеков и т.д.).

Условия, которые предъявляются к подтверждающим документам, а именно – чекам:

• в кассовых чеках должно быть хорошо пропечатано название покупки и реквизиты предприятия;
• товар должен быть приобретен в рабочее время;
• на товарном чеке должны быть и печать, и номер.

Также отчет проверяется на правильность оформления. Если нет каких-либо недочетов, то руководителю предприятия нужно будет подписать документ, после чего средства будут списаны.

Если была потрачена не вся выданная сумма, то ее остаток возвращается в кассу организации. Для этого нужно оформить . Если же сотруднику на осуществление поставленной цели не хватило средств, то вся сумма перерасхода должна быть отправлена сотруднику на счет, указанный в авансовом отчете. Данная операция также должна быть оформлена РКО.

В ТК РФ сказано, если сотрудником в кассу не были возвращены подотчетные средства, то организация вправе данную сумму удержать из его зарплаты. Но на это должно быть дано письменное согласие сотрудника. Если работник не даст согласие на взыскание, то оно будет осуществлено на основании судебного решения, но взыскание не может быть более 20% от зарплаты сотрудника.

Как показывает практика, выдача подотчетных сумм имеет и другие нюансы, например:

• если сотруднику необходимо получить средства, но руководителя нет на рабочем месте, то операцию выдачи средств может оформить бухгалтер или финансовый директор на основании доверенности;
• многие руководители хотят получить средства без заявления, что является грубейшим нарушением, потому что средства должны выдаваться на основании заявления сотрудника, вне зависимости от его должности;
• сумма, которая превышает лимит в 100000 руб., выдается только в случае расчета наличными средствами с другими предприятиями.

Дополнительная информация

Изменения в порядке

Перечень изменений, внесенных в 2019 г. в порядок выдачи подотчетных сумм:

• Деньги могут быть выданы персоналу, который работает не только по трудовому соглашению, но и по гражданско-правовому.
• Заявление сотрудника – это единственное основание для выдачи средств. Ранее руководителю организации необходимо было писать сумму средств и срок их выдачи собственноручно, но теперь такой необходимости нет, и заявление может быть составлено в электронном виде.
• Выдача средств возможна, только при отсутствии задолженности по предыдущим суммам.
• Появилась возможность перечислить подотчетные средства со счета организации на карту сотрудника.
• Все операции с подотчетными средствами должны быть зафиксированы в налоговом и .
• Авансовый отчет необходимо предоставить в установленные сроки. Несоблюдение сроков может повлечь за собой доначисление НДФЛ.
• При составлении авансового отчета применяется форма АО-1.

Как избежать штрафов и ответственность

За нарушение кассовой дисциплины штраф не предусмотрен, но при налоговых проверках организация может быть арестована по таким причинам:

• нарушение порядка, в соответствии с которым должны храниться свободные наличные средства;
• нарушение порядка, в соответствии с которым должны вестись кассовые операции.

Взыскание штрафа по таким причинам и по причине отсутствия заявления можно оспорить в судебном порядке.

При налоговой проверке на предоставление всех необходимых документов отводится один день. За этот день могу быть оформлены все отсутствующие заявления на получение средств. Их нужно будет прикрепить к РКО.

Существует установленный срок давности для наложения административной ответственности за нарушение кассовой дисциплины. В п.1 ст. 4.5 КоАП указано, что он равняется двум месяцам, поэтому составлять заявления нужно только за последние два месяца перед налоговой проверкой.

Правила и особенности

Существуют остановленные правила, в соответствии с которыми должен осуществляться порядок выдачи подотчетных средств:

• Выдача средств может быть осуществлена только в случаях траты средств на цели, которые относятся к деятельности организации.
• Между сотрудником и организацией должен быть заключен либо трудовой, либо гражданско-правовое соглашение. Только при заключении соглашения сотрудник может получить подотчетные деньги.
• Обязательным условием является подтверждения заявления о выдаче средств у руководителя предприятия. Если средства были перечислены на карточку сотрудника, то должны быть также представлены соответствующие документы.
• Передача средств как руководителю, так и другим сотрудникам должна происходить при оформлении РКО.
• Средства будут выданы только при условии отсутствия задолженности у сотрудника. После получения средств нужно будет представить отчет по расходам и все необходимые документы.
• Представленные документы подвергаются тщательной проверке. После проверки, руководитель компании, должен установить период, в течение которого нужно погасить выданную сумму.

Данные правила действуют абсолютно на каждого сотрудника организации, включая директора.

У многих специалистов, занимающихся данным вопросом, появляются проблемы в оформлении выдачи средств руководителю предприятия.

В таких ситуациях нужно учитывать такие особенности:

• Как сказано в ТК РФ, директор организации имеет с ней такие же трудовые отношения, как и другие сотрудники, поэтому процесс выдачи подотчетных средств директору ничем не должен отличаться от стандартного процесса.
• Второй особенностью является то, что директор предприятия должен сам заверить свое заявление. В случаях, когда организация имеет несколько директоров, процесс подписания заявления значительно проще: если средства выдать необходимо одному директору, то заверить его заявление вправе другой руководитель.

Из этого следует, что руководители организаций не имеют никаких льгот при получении средств под отчет: перед тем, как получить средства они должны пройти все процедуры проверки, как и остальные сотрудники, и на них также должен быть составлен приказ о выдаче денег под отчет руководителю.

Когда бумага не нужна

На многих форумах можно найти советы или примеры ситуаций, когда заявление о выдаче денег организации под отчет не требуется, например:

• Первый случай – когда сотрудник получает средства, перечисленные на банковскую карту. Из-за того, что законодательством регулируется только работа с наличными средствами, при перечислении средств на карту пропадает необходимость оформления заявлений и приказов.
• Если работнику были возмещены потраченные средства.
• При условии выдачи суточных. Организация оплачивает командировки сотрудников. Проезд и плату за жилье можно оплатить со счета предприятия, а сотруднику наличными средствами выплатить только суточные. Основанием для их выдачи будет приказ о направлении сотрудника в командировку.

Одним из важных документов при выдаче подотчетных денег является приказ руководителя. Правильно составленный приказ позволит обезопасить компанию от претензий налоговых органов. В статье подробно рассмотрим как составить приказ на выдачу подотчетных сумм в 2018 году.

Порядок оформления выдачи подотчетных сумм

Как составить приказ на выдачу суммы под отчет

Новая редакция Указаний Банка России не содержит информацию о том, какими именно документами нужно оформить распоряжение на выдачу подотчетных средств. Налоговые органы поясняют, что в таким документом должен быть приказ руководителя.

Рассмотрим как оформить приказ, чтобы избежать ненужных споров в налоговыми органами.

Составить приказ нужно в свободной форме. Однако содержать он должен четко сформулированную, а не «размытую» информацию. Если информация будет представлена в неточном виде, то организацию могут привлечь к административной ответственности за неправильное ведение кассовых документов. Штраф при этом составит 50 000 рублей. Помимо этого сотруднику на подотчетные средства могут начислить НДФЛ, если проверяющие налоговые инспекторы посчитают выданные денежные средства за доход работника.

Важно! «Размытые» формулировки в приказе на выдачу подотчетных сумм могут привести к штрафу в 50 000 рублей за нарушение правил хранения наличных денежных средств.

Приказ на выдачу суммы в подотчет должен содержать следующую информацию:

• Дата документа и его номер;
• ФИО работника, которому выдаются денежные средства в подотчет;
• Сумма подотчетных средств;
• Срок, на который выдаются денежные средства;
• Подпись руководителя.

Отдельно стоит рассмотреть отчет по подотчетным суммам, перечисляемым на карту работника. На эти деньги Указания Центробанка не распространяются, так как они не относятся к «кассовым» операциям. Однако это не означает, что срок предоставления авансового отчета сотрудником может быть неопределенным. Он может отличаться от установленного трехдневного срока для выдачи наличных денег из кассы и составлять, например, 5 рабочих дней. При этом этот срок должен быть прописан в Положении о выдаче подотчетных средств, а также указан в приказе на выдачу этих денег.

Важно! Денежные средства в подотчет можно перечислить не только на зарплатную карту сотрудника, но и на его личную карту.

Приказ также можно оформить одновременно на несколько работников, а также на несколько сумм. Однако, согласно Указаниям Банка России приказ должен оформляться на каждую выдачу. Это означает, что выдавая в один день нескольким сотрудникам подотчетные деньги, составить можно один приказ. Но по каждому подотчетному лицу указывается ФИО, сумма и дата и фиксируется это в отдельной строке.

Какие формулировки не должен содержать приказ

Как уже указывалось выше, важным при выдаче подотчетных средств является оформление приказа на выдачу.

Рассмотрим некоторые формулировки, которые могут вызвать у проверяющих органов сомнения и привести к наложению на организацию штрафа в 50 000 рублей.

• «Приказываю в будущем выдавать Катановой О.И. денежные средства в размере не превышающем 35 000 рублей без заявлений»;
• «Приказываю выдавать Катановой О.И. денежные средства без заявлений до тех пор, пока авансовая сумма не достигнет размера 35 000 рублей»

Приведенные в качестве примера формулировки не содержат точной информации о конкретной выдаче денежных средств. Кроме того в них не указывается срок, на который выдаются подотчетные средства работнику. Проверяя такие документы, налоговики вправе посчитать выдачу денежных средств доходом сотрудника, что приведет к ненужным последствиям для компании и работника.

Какие формулировки должен содержать приказ

Для того, чтобы выдача подотчетных средств не привела к начислению штрафов, составить приказ нужно правильно. Формулировка может быть следующая:

• «Приказываю выдать бухгалтеру Ольге Ивановне Катановой под отчет 35 000 рублей на 3 рабочих дня для приобретения канцтоваров»;
• «Приказываю выдать бухгалтеру Ольге Ивановне Катановой из кассы на хозяйственные нужды 35 000 (Тридцать пять тысяч) рублей 00 копеек на срок до …».

Такие варианты формулировок содержат необходимую информацию, поэтому претензий со стороны проверяющих органов не будет.

Приведем образец приказа на выдачу подотчетных сумм.

Так как приказ может оформляться одновременно на выдачу подотчетных средств нескольким сотрудникам, приведем образец приказа о выдаче подотчетных денег при направлении работников в командировку.

Приказ на выдачу подотчетных сумм директору

Выдача денежных средств из кассы в подочет распространяется не только на работников организации, но и на его руководителя. В этом случае также необходимо оформить приказ на выдачу денег. В нем следует указать цель выдачи, размер и срок, в течение которого руководитель должен купить необходимые для организации товары. Даже если в организации оставили написание заявлений от сотрудников на выдачу подотчетных средств, директору писать его не нужно. Достаточно оформить приказ, в котором руководитель будет являться одновременно и подотчетным лицом.

Работники, которые получают денежные средства на административно-хозяйственные и иные нужды и которые должны предоставлять отчет по расходованию денег в интересах работодателя, именуются подотчетными лицами или подотчетниками. Типичные примеры подотчетников - это командируемые работники, а также работники, которые приобретают для работодателя ТМЦ. В принципе, подотчетником может быть не только работник организации, но и, например, лицо, выполняющее работы по ГПД.

О том, как ведется бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами, мы рассказывали в нашей . О том, как составить приказ о назначении подотчетных лиц, расскажем в этом материале.

Составляем приказ о подотчетниках

Кому выдавать денежные средства под отчет, работодатель решает сам. Издавать для этого какой-либо организационно-распорядительный документ, к примеру, приказ, в котором определять перечень подотчетных лиц, закон не обязывает. В то же время, в зависимости от специфики деятельности и особенностей управления в организации такой приказ может издаваться.

Приказ составляется в произвольной форме. В нем указываются Ф.И.О., должности лиц, которым могут выдаваться денежные средства под отчет.

Если в организации нет разработанного, скажем, Положения о расчетах с подотчетными лицами или аналогичной инструкции, в приказе можно зафиксировать, например, срок выдачи денежных средств под отчет, когда такой срок единый во всех случаях выдачи денежных средств, а также иные особенности выдачи подотчетных денег.

С приказом о выдаче средств под отчет необходимо ознакомить указанных в нем лиц.

Приведем для приказа об утверждении перечня подотчетных лиц в организации образец его заполнения.

Напоминаем, что приказ об утверждении перечня подотчетных лиц не является документом, на основании которого подотчетнику могут выдаваться наличные. Для непосредственной выдачи денег потребуется либо соответствующий приказ работодателя на конкретную выдачу определенной суммы указанному лицу, либо заявление подотчетника, завизированное руководителем (

Учреждения имеют полное право выдавать подотчет финансовые средства. Которые расходуются на различные нужды, такие как: командировочные, закупка различных материалов и другие денежные затраты предприятия.

Подотчетное лицо

Работник компании или ее филиала, который получает определенную финансовую сумму авансом на будущие расходы, называется подотчетным лицом.

Перечень таких лиц определяется и утверждается главой фирмы. Который издает приказ по предприятию, где четко указаны фамилии, имена и отчества назначенных подотчетных лиц. Порядок предоставления подотчетных денежных сумм регламентируются «Правилами ведения кассовых операций» и другими документальными актами.

Следующий задаток может выдаваться только лишь после предоставления полного отчета по предыдущему авансу. Объем выделяемых средств на грядущие хозяйственные затраты, а также сроки их реализации устанавливает глава компании или финансовый директор подразделения.

Подотчетное лицо имеет право расходовать выделенные деньги строго по их назначению. Передавать или обмениваться выделенными финансами, подотчетными лицами между собой запрещено.

Сотрудник, потративший вверенные ему авансовые деньги, обязан предоставить подробный отчет о затратах, к которому должны быть приложены все доказательные документы (всевозможные чеки и проездные билеты).

Назначение приказа

Приказом, которым назначаются подотчетные работники, является документальный акт, где определяется:

• лицо или несколько лиц имеющих право на получение авансовых денежных средств из бюджета компании;
• период времени, на который выделяется задаток;
• цель, для которой предоставляются деньги;
• лимит по объему выдаваемых финансов.

Грамотно составленное распоряжение является основным документом, согласно которому выдаются денежные средства сотруднику учреждения, не имеющего никакого отношения к финансам предприятия. Данные деньги могут выделяться подотчетному трудящемуся, если он осуществляет следующие действия в пользу компании:

• рабочая поездка (командировка). Заток производится для проживания и питания командированного лица;
• представительские затраты. Когда заключаются соглашения, или осуществляются различные презентации и рекламные акции;
• приобретение ГСМ (горюче смазочных материалов), а также других материалов или оборудования для предприятия;
• хозяйственные затраты. сюда включают приобретение канцелярии, защитные средства и прочие;
• научные экспедиции.

Поэтому для четкого учета финансовых средств организации, издается приказ о назначении ответственного лица, которое имеет право распоряжаться выделенными деньгами предприятия.

Правильное формирование приказа

Бланк распоряжения разрабатывается каждым структурным подразделением индивидуально, и является внутренним нормативным актом. Такой документ в обязательном порядке должен быть утвержден только главой компании. При его отсутствии, и при необходимости приказ о подотчетных лицах может подписать первый заместитель руководителя по финансовым вопросам, то есть финансовый директора или главный экономист.

В приказ может включаться любой трудящийся компании, которому выделяются денежные суммы на различные нужды предприятия, таким образом, он становиться подотчетным лицом.

Распоряжение о подотчетном сотруднике, должно содержать следующую информацию:

• название организации и структурного подразделения, если таковое имеется;
• номер приказа и дата подписания локального документа;
• перечень сотрудником, которые назначаются подотчетными лицами. В данном случае необходимо отобразить их фамилии, имена и отчества, а также указать какую должность занимают;
• сведения о максимальных суммах, которые могут предоставляться каждому подотчетному сотруднику индивидуально;
• четкое назначение выданного подотчетного аванса;
• период времени, на которое предоставляются финансовые средства;
• срок формирования отчета и его предоставления;
• подпись главы организации, его фамилия и инициалы;
• ознакомительная подпись назначенного подотчетно лица.

Особенное внимание при формировании распорядительного документа должно уделяться отображению того, что конкретный работник получил право распоряжаться выданными деньгами только нате цели, которые были предусмотрены расходными пунктами, и на какие ему были выданы авансовые средства.

Поэтому подотчетное лицо, получившее денежный аванс является материально ответственным. И несет полную ответственность за вверенные ему ценности. В связи с этим назначенный ответственным, работник не может дарить, продавать или передавать полученную наличность другим физическим или юридическим лицам. Так как она используется исключительно по прямому назначению, указанного в приказе.

Образец распорядительного локального акта предприятия:

Формирование отчета о затраченных авансах

Информация на что, каким образом, и кода были потрачены выделенные авансовые суммы под отчетному сотруднику, оформляется и подается в финансовый отдел организации в виде отчета. К данному отчету должны прилаживаться оригиналы всех имеющихся доказательств, это могут быть:

• различные чеки и счета. Подтверждающие затраты на закупку материалов и оборудования для организации, а также оплаты питания и проживания, в случае если сотрудник находился в командировке или научной экспедиции;
• всевозможные проездные билеты. Это могут быть билеты, как городского транспорта, так и меж городского и заграничного назначения;
• командировочное свидетельство. Которое должно быть заверено соответствующими подписями и мокрыми печатями. При его наличии командированному лицу выплачиваются суточные.

Пункт 6.3 «Указаний о правилах ведения кассовых операций» №3210-у от 11 ноября 204 года регламентирует предоставление авансового отчета от подотчетного лица не позднее чем через три рабочих дня:

• по окончанию срока, на который выделялись денежные средства;
• с первого рабочего дня, после непредвиденных обстоятельств (больничный лист, отпуск, и другие причины).

Пункт 26 распоряжения №749 от 13 октября 2008 года «о служебных командировках» указывает на обязательное предоставление отчета в бухгалтерию организации в течении трех дней, отсчет начинается со следующего дня после возвращения из экспедиции.

Период, на который ответственное лицо получает деньги предприятия, должен указываться в его заявлении на имя главы компании. Последний, в свою очередь утверждает требуемую сумму, и устанавливает конкретный срок сдачи авансового отчета.

Для верного указания периода, на который требуются авансовые деньги, многие экономисты советуют составить определенный документ, в котором будут отражены рекомендуемые периоды для стандартных потребностей предприятия. Обязательно нужно предоставлять в бухгалтерию вместе с отчетом, оставшуюся денежную сумму, которая предназначалась нате или иные цели.

Вконтакте