В правилах внутреннего трудового распорядка нашей организации есть пункт о том, что работник имеет право на доставку от установленного приказом (распоряжением) места сбора работников к месту работы и обратно силами и средствами работодателя или компенсации расходов на оплату проезда к месту работы и обратно в случае наличия технологической особенности производства (удаленности рабочего места и отсутствие альтернативного общественного транспорта. Есть технико-экономический расчет и справки о том, что отсутствуют маршруты общественного транспорта к производственному объекту организации. Один из работников добирается к месту работы на собственном автомобиле. Может ли организация на основании вышеуказанных документов компенсировать работнику затраты на проезд к месту работы и обратно на личном автомобиле, и какие документы необходимы для подтверждения затрат?

Может, но данные расходы не будут учитываться в налоговой базе по налогу на прибыль в силу норм пункта 26 статьи 270 НК РФ . Чтобы учесть подобные затраты, условие о компенсации должно быть прописано помимо всего прочего в трудовом (коллективном) договоре. А поскольку подобное условия прописано только в ПВТР, то расходы учесть не получится.

Однако даже в этом случае есть выход. Достаточно с таким сотрудником заключить договор аренды транспортного средства без экипажа, выплачивая символическую арендную плату и отражая расходы на ГСМ (на основании путевых листов). Подробнее об этом в рекомендациях: Как оплатить и отразить в бухучете аренду личного автомобиля сотрудника , Как учесть при налогообложении расходы на аренду личного автомобиля сотрудника. Организация применяет общую систему налогообложения .

Кроме того, можно договориться с сотрудником и выплачивать ему компенсацию за использование личного имущества. О том, как это сделать рассмотрено в рекомендациях: Как выплатить и отразить в бухучете компенсацию за использование личного автомобиля сотрудника , Как учесть при налогообложении расходы на выплату компенсации за использование личного автомобиля сотрудника. Организация применяет общую систему налогообложения

Обоснование данной позиц ии приведено ниже в материалах Системы Главбух vip -версия

Рекомендация: Как отразить в бухучете и при налогообложении расходы на доставку сотрудников к месту работы и обратно (к местожительству или месту сбора)

Способы доставки сотрудников

Некоторые организации довозят своих сотрудников от местожительства (сбора) до места работы и обратно.

Чтобы доставить сотрудников на работу и обратно, организация может использовать:

• собственные автомобили;
• арендованные автомобили.*

Кроме того, организация может воспользоваться услугами транспортных компаний.

Доставка при вахтовом методе

Подтверждает такую позицию Минфин России в письмах от 30 июня 2011 г. № 03-03-06/1/384 , от 2 февраля 2010 г. № 03-04-06/68 , от 20 августа 2009 г. № 03-04-06-02/60 , от 24 апреля 2008 г. № 03-04-06-02/41 .

Главбух советует: есть аргументы, позволяющие организации не удерживать НДФЛ со стоимости доставки сотрудников от местожительства до пункта сбора и обратно. Они заключаются в следующем.

Вахтовый метод предполагает работу вне места постоянного проживания сотрудников (ч. 1 ст. 297 ТК РФ). При этом работодатель обязан доставить сотрудников к месту вахты любым экономически целесообразным транспортом (п. 2.5 Положений, утвержденных постановлением Госкомтруда СССР, Секретариата ВЦСПС и Минздрава СССР от 31 декабря 1987 г. № 794/33-82). Такая обязанность не ограничивает право организации на самостоятельное определение методов и способов доставки, в том числе от местожительства до пункта сбора. Поэтому расходы на доставку сотрудников от местожительства до места сбора не являются их доходами. Такие выплаты можно рассматривать как законодательно установленные компенсации, связанные с выполнением сотрудником его трудовых обязанностей. А значит, удерживать НДФЛ с компенсации стоимости проезда от местожительства сотрудников до места сбора (и обратно) не нужно (п. 3 ст. 217 НК РФ).

Чтобы подтвердить обоснованность компенсации расходов на проезд от местожительства до пункта сбора (и обратно) и отсутствие у сотрудников доходов при ее получении:

• зафиксируйте выплату такой компенсации во внутренних документах организации (например, в коллективном договоре);
• организуйте проезд сотрудников экономичным транспортом (при использовании общественного транспорта необходимо, чтобы проездной документ был разовым и индивидуальным – это подтвердит его использование только в служебных целях, а не для личных нужд).

В арбитражной практике есть примеры судебных решений, в которых суды признавали правомерными действия организаций, не удержавших НДФЛ с компенсации расходов на проезд сотрудников от местожительства к месту сбора и обратно (см., например, постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 13 февраля 2009 г. № Ф04-482/2009(20348-А81-14) , от 22 ноября 2007 г. № Ф04-7996/2007(40258-А75-7) , от 28 февраля 2007 г. № Ф04-892/2007(31914-А81-42) , Северо-Западного округа от 12 апреля 2006 г. № А05-17066/05-22).

НДФЛ и страховые взносы: невахтовый метод

Ситуация: нужно ли удержать НДФЛ со стоимости доставки сотрудников до места работы и обратно. Организация вахтовый метод не использует, но доставку персонала организует за счет собственных средств

Ответ на этот вопрос зависит от того, могут сотрудники самостоятельно добираться до места работы и обратно общественным транспортом или нет.

Если такой возможности нет, НДФЛ с суммы оплаты проезда не удерживайте. Это связано с тем, что при отсутствии общественного транспорта стоимость проезда сотрудников к месту работы и обратно не является экономической выгодой (доходом) сотрудника (ст. 41 НК РФ). Такого мнения придерживается и Минфин России (письма от 6 марта 2013 г. № 03-04-06/6715 , , ). Аналогичной точки зрения придерживаются суды (см., например, постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 15 июля 2008 г. № А19-13528/07-30-Ф02-3200/2008 , Северо-Западного округа от 18 февраля 2008 г. № А21-3559/2007 , Уральского округа от 29 января 2008 г. № Ф09-9195/07-С2).*

Если сотрудники могут самостоятельно добраться до места работы и обратно общественным транспортом, со стоимости доставки сотрудников необходимо удержать НДФЛ. По мнению контролирующих ведомств, стоимость бесплатной доставки сотрудников по инициативе организации является их доходом, полученным в натуральной форме (письма Минфина России от 12 октября 2011 г. № 03-04-05/6-728 , от 17 июля 2007 г. № 03-04-06-01/247 и ФНС России от 24 сентября 2010 г. № ШС-37-3/11928). Его нужно включить в налоговую базу по НДФЛ (п. 1 ст. 210 , п. 2 ст. 211 НК РФ). Возникновение у сотрудников дохода не зависит от того, предусмотрена их доставка трудовым (коллективным) договором или нет. Удержать налог организация обязана за счет любых денежных выплат в пользу сотрудника (п. 4 ст. 226 НК РФ).

Однако обязанность рассчитать, удержать и перечислить НДФЛ в бюджет возникает у организации, только если она может определить размер дохода, полученного каждым сотрудником (п. 8 информационного письма Президиума ВАС РФ от 21 июня 1999 г. № 42). Таким образом, чтобы удержать НДФЛ, организация должна ежедневно учитывать свои расходы на доставку персонала и распределять их по каждому сотруднику, доставленному на работу в тот или иной день. В письме от 17 июля 2007 г. № 03-04-06-01/247 Минфин России рекомендует определять величину таких доходов исходя из общей стоимости проезда и данных табеля учета рабочего времени (других аналогичных документов).

Исключение из указанного общего случая составляет следующая ситуация. Если организация бесплатно обеспечивает доставку на работу и обратно инвалидов, не имеющих возможности добираться до работы и обратно самостоятельно, такие услуги можно отнести к мерам по реабилитации инвалидов (ст. 9 Закона от 24 ноября 1995 г. № 181-ФЗ). При этом стоимость услуг по реабилитации инвалидов, оплаченных организациями, не облагается НДФЛ (п. 22 ст. 217 НК РФ). Таким образом, обязанность по удержанию НДФЛ при оплате доставки инвалидов до места работы и обратно у организации не возникает. Аналогичный вывод содержится в письме УФНС России по г. Москве от 16 ноября 2007 г. № 28-11/109498 .

Ситуация: нужно ли начислить страховые взносы на стоимость доставки сотрудников до места работы и обратно за счет средств организации. Организация не использует вахтовый метод

Ответ на этот вопрос зависит от того, обусловлена или нет доставка сотрудников к месту работы и обратно технологическими особенностями производства .

Если необходимость доставки обусловлена технологическими особенностями производства (т. е. сотрудники не имеют иной возможности добираться до места работы и обратно), ее нельзя рассматривать в качестве бесплатной услуги, оказанной в интересах сотрудников. При этом не имеет значения, предусмотрена обязанность организации доставлять сотрудников к месту работы и обратно в трудовом (коллективном) договоре или нет. В этом случае стоимость транспортировки не подпадает под признаки сумм, учитываемых в расчетной базе по страховым взносам (ч. 1 ст. 7 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ , ч. 1 ст. 20.1 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ). Следовательно, объекта обложения страховыми взносами в данной ситуации не возникает.*

Если организация осуществляет доставку сотрудников до места работы по своей инициативе в отсутствие технологических особенностей производства, то стоимость доставки включите в расчетную базу по страховым взносам и взносам по страхованию от несчастных случаев и профзаболеваний. Начислите взносы, даже если обязанность организации по доставке сотрудников к месту работы не указана в трудовом (коллективном) договоре. Это объясняется тем, что стоимость услуг по доставке, оказанных исключительно в интересах сотрудников, не поименована в перечне сумм, не облагаемых страховыми взносами. Кроме того, организация осуществляет доставку в рамках трудовых отношений с сотрудником. Такой вывод следует из части 1 статьи 7 и статьи 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, части 1 статьи 20.1 и статьи 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ. Правомерность такого подхода подтверждается арбитражной практикой (см. постановление Президиума ВАС РФ от 10 мая 2011 г. № 17950/10). Подробнее о начислении взносов на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование со стоимости услуг, оказанных сотруднику, но не указанных в трудовых договорах, см. На какие выплаты нужно начислить взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование .

ОСНО: вахтовый метод

При вахтовом методе расходы на доставку сотрудников от местожительства или пункта сбора до места работы и обратно можно включить в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией (п. 26 ст. 270 НК РФ).

Из этого правила есть исключение. Так, затраты на доставку сотрудников можно включить в состав расходов при налогообложении прибыли, если они:

• обусловлены технологическими особенностями производства;
• предусмотрены трудовыми (коллективными) договорами.

Ситуация: как для целей налогообложения прибыли обосновать, что расходы на доставку сотрудников к месту работы и обратно обусловлены технологическими особенностями производства

Таким обоснованием могут быть, например:

• удаленность организации от населенных пунктов;
• использование организацией многосменного (непрерывного, ночного) режима работы.

Организация (в частности, из-за вредности производства) может находиться далеко за пределами населенных пунктов. Следствием этого может быть отсутствие маршрутов общественного транспорта между местами постоянного проживания сотрудников и местонахождением организации. Соответственно, в такой ситуации прибыть на работу общественным транспортом сотрудники просто не смогут.

При многосменном режиме время работы общественного транспорта может не совпадать со временем, к которому ряду сотрудников следует явиться на работу. И, если человек трудится ночью или рано утром, он также не будет иметь возможности добраться общественным транспортом.

Поэтому, если организация в силу технологических особенностей работает в непрерывном (ночном) режиме или находится за пределами населенных пунктов, расходы на доставку сотрудников к месту работы и обратно можно учесть при налогообложении прибыли.

Также следует отметить, что условие оплаты проезда сотрудников должно быть предусмотрено трудовым (коллективным) договором.

Аналогичные выводы следуют из писем Минфина России от 31 августа 2012 г. № 03-03-06/1/449 , от 24 ноября 2011 г. № 03-03-06/1/778 , от 20 октября 2011 г. № 03-03-06/1/680 , от 13 ноября 2007 г. № 03-03-06/1/809 , от 11 мая 2006 г. № 03-03-04/1/435 .

Сергей Разгулин,

действительный государственный советник РФ 3-го класса

С уважением,

Павел Зайкин

эксперт Системы Главбух

Ответ утвержден:

Натальей Колосовой

Ведущим экспертом БСС Система Главбух

Минфин России согласился, что компания, которая наняла иностранного или иногороднего работника и оплатила ему дорогу к месту исполнения трудовых обязанностей, понесла оправданные затраты.

Правильное оформление трудового и (или) коллективного договора позволит включить их в расходы на оплату труда. В то же время специалисты главного финансового ведомства указали, что недопустимо расценивать такие затраты как выплату подъемных и признавать в составе прочих расходов. (ПИСЬМО МИНИСТЕРСТВА ФИНАНСОВ РФ от 23.07.09 № 03-03-05/138)

ВЕРОЯТНОСТЬ ПРЕТЕНЗИЙ НАЛОГОВИКОВ СТАНОВИТСЯ МИНИМАЛЬНОЙ

Опубликованное письмо полезно организациям, которые привлекают на работу лиц из других городов (стран). Если к месту своей новой работы такие лица добираются за счет компании, она может уменьшить налогооблагаемую прибыль на сумму произведенных трат. Главное, чтобы в трудовом и (или) коллективном договоре было условие, по которому оплату дороги берет на себя работодатель. Тогда затраты можно будет признать в налоговом учете на основании пункта 25 статьи 255 НК РФ. Этот пункт определяет, что любые выплаты в пользу работников, предусмотренные в трудовом и (или) коллективном договоре, являются расходами на оплату труда. Такие благоприятные разъяснения дал Минфин России.

Они выпущены в ответ на запрос ФНС России. Поэтому можно рассчитывать, что разногласия компаний с налоговиками по поводу затрат на билеты для приглашенных работников прекратятся* 1. Судебная практика показывает, что проверяющие не всегда принимали в качестве расходов для целей налогообложения такие затраты. Судьи же, напротив, поддерживали налогоплательщиков (см., например, постановление ФАС Дальневосточного округа от 06.12.06 № Ф03-А51/06-2/4410).

* 1 Разъяснения Минфина России по поводу применения налогового законодательства, адресованные налоговым органам, являются для них обязательными (ст. 34.2 НК РФ, письма Минфина России от 20.07.09 № 03-01-11/4-176, от 07.08.07 № 03-02-07/2-138).

ПОТЕНЦИАЛЬНЫМ СОТРУДНИКАМ ПОДЪЕМНЫЕ НЕ ПОЛАГАЮТСЯ

Специалисты главного финансового ведомства еще раз предупредили, что по подпункту 5 пункта 1 статьи 264 НК РФ учитывать затраты на переезд приглашенного работника нельзя. Напомним, что этот подпункт относит к прочим расходам суммы выплаченных подъемных (см. справку «Если сотрудник переводится на работу в другую местность»). По мнению контролирующих органов, необходимо различать ситуации, когда переезжает будущий работник и когда переезжает сотрудник, с которым трудовой договор уже заключен. Минфин России считает, что трудовое законодательство (ст. 169 ТК РФ) обязывает работодателей возмещать расходы на переезд сотрудника только во втором из названных случаев. А в отношении лица, которого компания только намеревается нанять, у нее нет такой обязанности. Такое же заключение сделано и в письме Минфина России от 14.07.09 № 03-03-06/2/140.

ЕСЛИ СОТРУДНИК ПЕРЕВОДИТСЯ НА РАБОТУ В ДРУГУЮ МЕСТНОСТЬ Сотруднику, который, для того чтобы продолжить работу в компании, согласился сменить место жительства, должны быть выплачены подъемные. Такое правило закреплено в статье 169 Трудового кодекса РФ. Она обязывает работодателя компенсировать следующие расходы:

Стоимость переезда самого сотрудника, членов его семьи, а также провоза имущества (кроме тех случаев, когда организация обеспечивает сотрудника транспортом);

Затраты по обустройству на новом месте жительства.

Конкретный размер возмещения определяется соглашением компании и работника.

Необходимость перевода персонала в другую местность может быть связана, например, с образованием филиала или с переездом самой компании.

СУДЬИ НЕ ВОЗРАЖАЮТ ПРОТИВ ВАРИАНТА УЧЕТА, ОТВЕРГНУТОГО МИНФИНОМ

Арбитражная практика показывает, что вывод главного финансового ведомства о том, что в отношении потенциальных работников не действуют нормы статьи 169 ТК РФ, нельзя признать бесспорным. Так, ФАС Московского округа считает, что с момента, когда организация пригласила человека на работу, он становится ее сотрудником. Следовательно, на него распространяются все нормы трудового законодательства, в том числе и правила статьи 169 ТК РФ о выплате подъемных (постановление от 21.08.08 № КА-А40/7732-08). Такой же подход применил ФАС Поволжского округа (постановление от 16.03.06 № А72-5629/05-6/435).

Споры, приведенные здесь в качестве примеров, касаются НДФЛ и ЕСН* 2. Однако использованные в них аргументы пригодятся компании, если она проигнорирует мнение Минфина России и налоговиков в отношении налога на прибыль. Ведь для работодателя более предпочтительно квалифицировать суммы, потраченные на привлечение персонала, как подъемные. Тогда можно включить в расходы не только стоимость проезда приглашенного сотрудника, но и затраты на жилье, если компания предоставляет его такому сотруднику. Причем оплату жилья получится признать без ограничений* 3. Кроме того, в пользу компании решится вопрос с налогообложением НДФЛ и ЕСН* 4.

* 2 Компании рассматривали оплату переезда, а также проживания привлеченных работников в качестве выплаты подъемных. Это позволило не включать суммы такой оплаты в налоговую базу по НДФЛ и ЕСН (п. 3 ст. 217, подп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ). Однако налоговики предъявили работодателям претензии, которые удачно оспорены в суде.
* 3 Главное финансовое ведомство считает, что для целей налогообложения стоимость жилья для иногороднего (иностранного) работника является расходом только в части, не превышающей 20 процентов от его зарплаты (см. письма Минфина России от 17.03.09 № 03-03-06/1/155, от 27.08.08 № 03-03-06/2/109, от 08.08.07 № 03-03-06/2/149).
* 4 т этих налогов освобождаются все компенсации, полагающиеся работнику по законодательству (п. 3 ст. 217, подп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ). Это положение распространяется в том числе и на суммы подъемных, выплаченные по статье 169 ТК РФ.

Реализовать описанный вариант (учесть расходы в качестве подъемных) проще всего, если компания позаботится о том, чтобы ко времени переезда работника с ним уже был заключен трудовой договор. В нем необходимо определить условия и размер компенсации.

Но на наш взгляд, наиболее удачна для компании и соответствует содержанию перечисленных трат третья точка зрения на них: они являются расходами, связанными с производственной деятельностью работодателя, а не выплатами в пользу его сотрудников. Для налога на прибыль такие расходы в полном объеме можно отнести к прочим на основании подпункта 49 пункта 1 статьи 264 НК РФ. Что касается НДФЛ и ЕСН, то по этим налогам объект не возникает. Закономерность такого подхода подтверждают постановления ФАС Поволжского округа от 31.05.07 № А65-8701/2006-СА1-19, от 06.04.07 № А65-14563/2006-А1-29.

Очевидно, что любой из предложенных вариантов учета, если он не соответствует позиции Минфина России, придется отстаивать в суде.

МИНФИН СОГЛАСЕН, ЧТО ВСЮ СУММУ ПОДЪЕМНЫХ МОЖНО ВКЛЮЧИТЬ В РАСХОДЫ Для целей налогообложения затраты в виде подъемных нормируются. В подпункте 5 пункта 1 статьи 264 НК РФ сказано, что они списываются в пределах норм, установленных законодательством РФ. Однако такие лимиты определены только для организаций, которые финансируются из бюджета (постановление Правительства РФ от 02.04.03 № 187 «О размерах возмещения организациями, финансируемыми за счет средств федерального бюджета, расходов работникам в связи с их переездом на работу в другую местность»; далее - постановление № 187). Для остальных компаний каких-либо ограничений не утверждено. Нет их и в Трудовом кодексе. Минфин России разъяснил, что для организаций, которые не относятся к бюджетным, расходом является вся величина возмещения, выданного работнику в связи с переездом в другую местность. Об этом говорится и в комментируемом, и в более ранних письмах Минфина России (например, в письме от 17.12.08 № 03-03-06/1/688).

Заметим, что долгое время главное финансовое ведомство настаивало на том, что все без исключения работодатели должны руководствоваться постановлением № 187 и ограничивать расходы в виде подъемных (см. письма Минфина России от 22.05.07 № 03-04-06-01/152, от 17.01.06 № 03-03-04/1/30).

1. Ст 325 ТК РФ предусматривает компенсацию расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно для работников организаций, финансируемых из федерального бюджета, расположенных в районах Крайнего Севера и в приравненных местностях, и членов их семей.

2. Правила компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно для лиц, работающих в организациях, финансируемых из федерального бюджета, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и членов их семей утверждены Постановлением Правительства РФ от 12 июня 2008 г. N 455 (СЗ РФ. 2008. N 25. Ст. 2986). Согласно п. 2 указанных Правил работникам организаций и членам их семей один раз в 2 года производится компенсация за счет бюджетных ассигнований федерального бюджета расходов на оплату стоимости проезда в пределах территории Российской Федерации к месту использования ежегодного оплачиваемого отпуска работника и обратно любым видом транспорта (за исключением такси), в т.ч. личным, а также провоза багажа весом до 30 кг.

3. К членам семьи работника организации, имеющим право на компенсацию расходов, относятся неработающие муж (жена), несовершеннолетние дети (в т.ч. усыновленные), фактически проживающие с работником. Оплата стоимости проезда и провоза багажа членам семьи работника организации производится при условии их выезда к месту использования отпуска работника (в один населенный пункт по существующему административно-территориальному делению) и возвращения (как вместе с работником, так и отдельно от него) в период нахождения работника в отпуске (п. 3 Правил).

4. Право на компенсацию расходов за первый и второй годы работы возникает у работника организации одновременно с правом на получение ежегодного оплачиваемого отпуска за первый год работы (п. 4 Правил). Следует иметь в виду, что, согласно ст. 122 ТК, право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении 6 месяцев его непрерывной работы у данного работодателя.

В дальнейшем у работника организации возникает право на компенсацию расходов за третий и четвертый годы непрерывной работы в данной организации - начиная с третьего года работы, за пятый и шестой годы - начиная с пятого года работы и т.д. Право на оплату стоимости проезда и провоза багажа у членов семьи работника организации возникает одновременно с возникновением такого права у работника организации (п. 4 Правил).

5. Компенсация расходов является целевой выплатой. Средства, выплачиваемые в качестве компенсации расходов, не суммируются в случае, если работник и члены его семьи своевременно не воспользовались своим правом на компенсацию. При этом причина, по которой работник не реализовал свое право на компенсацию указанных расходов, значения не имеет (п. 4 Правил).

6. Расходы, подлежащие компенсации, включают в себя:

• а) оплату стоимости проезда к месту использования отпуска работника организации и обратно к месту постоянного жительства - в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов, предоставление в поездах постельных принадлежностей), но не выше стоимости проезда:

  • железнодорожным транспортом - в купейном вагоне скорого фирменного поезда;
  • водным транспортом - в каюте V группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте II категории речного судна всех линий сообщения, в каюте I категории судна паромной переправы;
  • воздушным транспортом - в салоне экономического класса;
  • автомобильным транспортом - в автомобильном транспорте общего пользования (кроме такси), при его отсутствии - в автобусах с мягкими откидными сиденьями;
• б) оплату стоимости проезда автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси) к железнодорожной станции, пристани, аэропорту и автовокзалу при наличии документов (билетов), подтверждающих расходы;
• в) оплату стоимости провоза багажа весом не более 30 кг на работника и 30 кг на каждого члена семьи независимо от количества багажа, разрешенного для бесплатного провоза по билету на тот вид транспорта, которым следует работник и члены его семьи, в размере документально подтвержденных расходов (п. 5 Правил).

7. Применяя ст 325 ТК РФ следует учитывать, что в случае если представленные работником организации документы подтверждают произведенные расходы на проезд по более высокой категории проезда, чем установлено п. 5 указанных Правил, компенсация расходов производится на основании справки о стоимости проезда в соответствии с установленной категорией проезда, выданной работнику (членам его семьи) соответствующей транспортной организацией, осуществляющей перевозку, или ее уполномоченным агентом на дату приобретения билета. Расходы на получение указанной справки компенсации не подлежат (п. 6 Правил).

8. При отсутствии проездных документов компенсация расходов производится при документальном подтверждении пребывания работника организации и членов его семьи в месте использования отпуска (при наличии документов, подтверждающих пребывание в гостинице, санатории, доме отдыха, пансионате, кемпинге, на туристической базе, а также в ином подобном учреждении или удостоверяющих регистрацию по месту пребывания) на основании справки транспортной организации о стоимости проезда по кратчайшему маршруту следования к месту использования отпуска и обратно в размере минимальной стоимости проезда:

• а) при наличии железнодорожного сообщения - по тарифу плацкартного вагона пассажирского поезда;
• б) при наличии только воздушного сообщения - по тарифу на перевозку воздушным транспортом в салоне экономического класса;
• в) при наличии только морского или речного сообщения - по тарифу каюты X группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, каюты III категории речного судна всех линий сообщения;
• г) при наличии только автомобильного сообщения - по тарифу автобуса общего типа (п. 7 Правил).

9. Компенсация расходов при проезде работника организации и членов его семьи к месту использования отпуска и обратно личным транспортом производится при документальном подтверждении пребывания работника и членов его семьи в месте использования отпуска в размере фактически произведенных расходов на оплату стоимости израсходованного топлива, подтвержденных чеками автозаправочных станций, но не выше стоимости проезда, рассчитанной на основе норм расхода топлива, установленных для соответствующего транспортного средства, и исходя из кратчайшего маршрута следования (п. 8 Правил).

10. В случае если работник организации проводит отпуск в нескольких местах, то компенсируется стоимость проезда только к одному из этих мест (по выбору работника), а также стоимость обратного проезда от того же места к месту постоянного жительства по фактическим расходам (при условии проезда по кратчайшему маршруту следования) или на основании справки о стоимости проезда в соответствии с установленными п. 5 указанных Правил категориями проезда, выданной транспортной организацией, но не более фактически произведенных расходов (п. 9 Правил).

11. В случае использования работником организации отпуска за пределами Российской Федерации, в т.ч. по туристической путевке, производится компенсация расходов по проезду железнодорожным, воздушным, морским, речным, автомобильным транспортом до ближайших к месту пересечения границы Российской Федерации железнодорожной станции, аэропорта, морского (речного) порта, автостанции с учетом требований, установленных указанными Правилами.

При этом основанием для компенсации расходов кроме перевозочных документов является копия заграничного паспорта (при предъявлении оригинала) с отметкой органа пограничного контроля (пункта пропуска) о месте пересечения Государственной границы Российской Федерации.

В случае поездки за пределы Российской Федерации воздушным транспортом без посадки в ближайшем к месту пересечения Государственной границы Российской Федерации аэропорту работником организации представляется справка о стоимости перевозки по территории Российской Федерации, включенной в стоимость перевозочного документа (билета), выданная транспортной организацией (п. 10 Правил).

12. Письменное заявление о компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно представляется работником организации не позднее чем за 2 недели до начала отпуска. В заявлении указываются:

• а) фамилия, имя, отчество членов семьи работника, имеющих право на компенсацию расходов, с приложением копий документов, подтверждающих степень родства (свидетельства о заключении брака, о рождении, об усыновлении (удочерении), об установлении отцовства или о перемене фамилии), справки о совместном проживании, копии трудовой книжки неработающего члена семьи;
• б) даты рождения несовершеннолетних детей работника;
• в) место использования отпуска работника и членов его семьи;
• г) виды транспортных средств, которыми предполагается воспользоваться;
• д) маршрут следования;
• е) примерная стоимость проезда (п. 11 Правил).

13. Компенсация расходов производится организацией исходя из примерной стоимости проезда на основании представленного работником организации заявления не позднее чем за 3 рабочих дня до отъезда работника в отпуск. Для окончательного расчета работник организации обязан в течение 3 рабочих дней с даты выхода на работу из отпуска представить отчет о произведенных расходах с приложением подлинников проездных и перевозочных документов (билетов, багажных квитанций, других транспортных документов), подтверждающих расходы работника организации и членов его семьи. В случаях, предусмотренных указанными Правилами, работником организации представляется справка о стоимости проезда, выданная транспортной организацией (п. 12 Правил).

14. Работник организации обязан полностью вернуть средства, выплаченные ему в качестве предварительной компенсации расходов, в случае, если он не воспользовался ими в целях проезда к месту использования отпуска и обратно (п. 12 Правил).

15. Указанные Правила не применяются к категориям работников и членам их семей, для которых в соответствии с законодательством РФ предусмотрены иные размеры и условия возмещения расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно за счет средств федерального бюджета (п. 14 Правил).

16. Органы государственной власти субъектов РФ и органы местного самоуправления вправе, в соответствии с ч. 8 статьи 325 ТК РФ, самостоятельно определять размер, условия и порядок компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно для работников организаций, финансируемых из региональных и местных бюджетов. В отдельных субъектах РФ и в некоторых муниципальных образованиях предусмотрены несколько иные условия и порядок компенсации указанных расходов, по сравнению с соответствующими условиями и порядком, предусмотренными для работников организаций, финансируемых из федерального бюджета. Например, в соответствии со ст. 7 Закона Республики Бурятия от 9 октября 2007 г. N 2526-III "О гарантиях и компенсациях для лиц, работающих в организациях, финансируемых из республиканского бюджета и расположенных в приравненных к районам Крайнего Севера местностях Республики Бурятия" (Собрание законодательства Республики Бурятия. 2007. N 10 - 11) право на компенсацию расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно у работников организаций, финансируемых из республиканского бюджета, возникает не одновременно с правом на получение ежегодного оплачиваемого отпуска за первый год работы, а только по истечении 12 месяцев работы в данной организации. Согласно п. 1 решения Архангельского городского Совета депутатов от 30 ноября 2004 г. N 347 "О гарантиях и компенсациях для лиц, работающих в организациях города Архангельска как местности, приравненной к районам Крайнего Севера, и финансируемых из городского бюджета" (Ведомости Архангельского городского Совета депутатов. 2004. N 46) право на оплачиваемый один раз в 2 года за счет средств работодателя проезд к месту использования отпуска в пределах территории Российской Федерации и обратно, а также на оплату стоимости провоза багажа весом до 30 кг предоставлено лицам, работающим в организациях г. Архангельска. Работодатели также оплачивают один раз в 2 года стоимость проезда несовершеннолетних детей работника к месту их отдыха (лечения) и обратно.

17. Размер, условия и порядок компенсации расходов, предусмотренных ст 325 ТК РФ, у работодателей, не относящихся к бюджетной сфере, устанавливаются коллективными договорами, локальными нормативными актами, принимаемыми с учетом мнения выборных органов первичных профсоюзных организаций, а также индивидуальными трудовыми договорами.

Вопрос:
Работодателем принято решение оплачивать проезд работникам от места проживания до места работы и обратно, при этом речь не идет об использовании работниками личного транспорта.
Как документально с точки зрения трудового законодательства оформить отношения между работником и работодателем по оплате работникам стоимости проезда от дома к работе и обратно?

Ответ:
Трудовым кодексом РФ не установлено обязанности работодателя компенсировать работникам стоимость проезда работников от места проживания до места работы и обратно. Однако такая компенсация может быть закреплена в трудовом договоре, коллективном договоре или локальном нормативном акте, действующем в организации. Условия договоров или нормы локальных нормативных актов, которыми установлена оплата проезда, несомненно, улучшают положение работников, следовательно, никоим образом не нарушают трудовое законодательство (часть вторая ст. 9, часть четвертая ст. 8 ТК РФ). Если выплата такой компенсации закреплена в указанных документах, в силу части второй ст. 22 ТК РФ оплата проезда работников от места проживания до места работы и обратно является обязанностью работодателя.
В соответствии с частью четвертой ст. 57 ТК РФ в трудовом договоре стороны могут оговорить дополнительные условия, то есть условия, не перечисленные в части второй этой статьи в качестве обязательных для включения в трудовой договор, при условии, что они не ухудшают положение работника по сравнению с установленными трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами.
Руководствуясь этой нормой, работник и работодатель вправе включить в трудовой договор условие об обязанности работодателя компенсировать работнику расходы проезда от места проживания на работу и обратно. Стороны вправе определить вид транспорта, проезд на котором оплачивается работодателем, установить порядок определения размера компенсации расходов работников на проезд, а также определить ее максимальный размер, зафиксировать в трудовом договоре порядок выплаты компенсации расходов работников на проезд, а также другие условия.
В случае если условия об оплате проезда изначально не были предусмотрены в трудовых договорах с работниками, стороны могут заключить дополнительные соглашения о включении таких условий в трудовые договоры. Дополнительные соглашения заключаются в письменной форме с каждым работником организации в отдельности (ст. 72 ТК РФ).

В договорном порядке стороны трудовых отношений вправе урегулировать вопрос оплаты проезда работников от места проживания до места работы и обратно путем включения соответствующих условий в коллективный договор, действующий в организации. В ст. 41 ТК РФ указывается, что в коллективный договор могут включаться, в том числе, обязательства работников и работодателя по вопросам выплаты компенсаций, а также по другим вопросам, определенным сторонами. Согласно ст. 44 ТК РФ дополнение коллективного договора производится в порядке, установленном ТК РФ для его заключения, либо в порядке, установленном коллективным договором.
Согласно статьям 8 и 22 ТК РФ работодатель вправе регулировать трудовые отношения с работниками посредством издания локальных нормативных актов.
Согласно части третьей ст. 8 ТК РФ коллективным договором, соглашениями может быть предусмотрено принятие локальных нормативных актов по согласованию с представительным органом работников. Порядок такого согласования установлен ст. 372 ТК РФ. Если в коллективном договоре соглашении, действующих в организации, предварительное согласование с представительным органом работников не предусмотрено, работодатель вправе самостоятельно разработать положения о компенсации расходов на проезд работников от места проживания до места работы и включить их в уже действующий в организации локальный нормативный акт, либо утвердить отдельный локальный нормативный акт, целиком посвященный вопросам компенсации работникам расходов на проезд. Локальный нормативный акт работодатель принимает или изменяет своим приказом (распоряжением).
С локальными нормативными актами работодатель обязан знакомить работников под роспись, в том случае, когда они непосредственно связаны с их трудовой деятельностью (часть вторая ст. 22 ТК РФ). Четкого критерия, по которому можно было бы отнести тот или иной локальный акт к непосредственно связанному с трудовой деятельностью работника, ТК РФ не содержит. По нашему мнению, к таким актам можно отнести любые локальные нормативные акты, которыми регулируются трудовые отношения с работниками. Так как вопрос компенсации расходов на проезд вытекает из самого факта существования трудовых отношений с данным работодателем, которые возникли между работниками и работодателем на основании трудовых договоров, мы считаем, что работодатель в данном случае обязан ознакомить в соответствии со ст. 22 ТК РФ с локальным нормативным актом, устанавливающим обязанность последнего по оплате расходов работников на проезд. Ознакомление работников должно производиться в обязательном порядке и в случае, когда уже существующий локальный нормативный акт дополняется положениями о компенсации работникам расходов на проезд.
Вновь принимаемого сотрудника работодатель обязан ознакомить под роспись с локальными нормативными актами, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью, еще до подписания трудового договора (часть третья ст. 68 ТК РФ). Сроков ознакомления уже работающих сотрудников с принятыми работодателем локальными нормативными актами ТК РФ (с изменениями, внесенными в локальный нормативный акт) не устанавливает.
Отметим также, что работодатель сможет подтвердить факт ознакомления только в том случае, если у него будет иметься письменный документ с росписью работника в ознакомлении.

Материал подготовлен юристами Правового консалтинга ГАРАНТ

Как задать свой вопрос по трудовому праву, можно прочитать