Служебная командировка - это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). Особенности направления работников в служебные командировки перечислены в Положении «Об особенностях направления работников в служебные командировки», которое утверждено постановлением правительства от 13.10.08 №749.

Из этой статьи Вы узнаете:

2. Какие документы нужно оформить для командировки сотрудника в 2015 году.

Обратите внимание, что с 8 января 2015 года постановлением Правительства РФ от 29.12.14 № 1595, отменены служебные удостоверения и служебные задания. Таким образом, при подготовке документов для отправки сотрудника в командировку использовать эти документы больше не нужно.

При направлении сотрудника в командировку работодатель обязан гарантировать работнику:

1. место работы;
2. средний заработок;
3. компенсацию расходов, которые связаны со служебной командировкой.

Такие обязанности работодателя установлены статьей 167 ТК РФ. Кроме того, в соответствии со статьей 168 ТК РФ, в случае направления в служебную командировку компания обязана возмещать работнику: расходы по проезду и найму жилого помещения, дополнительные расходы, которые связаны с проживанием вне места постоянного жительства, а также иные расходы, произведенные работником, с разрешения или ведома работодателя.

Обратите внимание, что все гарантии и компенсации, которые связаны с направлением сотрудника в командировку и установлены Трудовым кодексом, действуют только в отношении сотрудников компании, которые заключили с работодателем трудовой договор.

Какими документами правильно оформить служебную командировку

Раньше, чтобы направить сотрудника в командировку нужно было пользоваться формами документов, которые утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1. На сегодняшний день это постановление еще действует, но брать оттуда формы первичных документов не обязательно. Компания может их разработать сама. Мы же будем ссылаться на унифицированные формы. А использовать ли Вам их или разработать свои - решать Вам.

Обратите внимание, что с 8 января 2015 года служебное задание отменено постановлением Правительства РФ от 29.12.14 № 1595. Поэтому в 2015 году больше не нужно его оформлять.

Для того, чтобы направить сотрудника в командировку сначала нужно оформить «Приказ о направлении работника в командировку» по форме Т-9а. Строку, в которой содержится служебное задание нужно исключить.

Затем необходимо зафиксировать факт выбытия сотрудника в журнале учета командированных сотрудников. Он утвержден приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.09 № 739н. В этом журнале выбытия нужно заполнить: ФИО командированного работника, наименование организации, в которую командируется сотрудник, пункт назначения. Обратите внимание, что в связи с тем, что с 8 января 2015 года отменены командировочные удостоверения, то в строке о командировочном удостоверении нужно поставить прочерк.

Затем необходимо заполнить табель учета рабочего времени по формам Т-12 и Т-13. Дни командировки, в которые сотрудник отсутствует на рабочем месте, нужно заполнить кодом К. Если сотрудник в командировке трудился в свой выходной день, то в табеле учета рабочего времени нужно проставить сразу два кода: К и РВ . В соответствии со статьей 153 ТК РФ, работа в выходной день оплачивается в двойном размере.

После возвращения работника из командировки, бухгалтеру нужно составить авансовый отчет (форма АО-1) о суммах, которые были потрачены работником. Работник должен предоставить документы, которые подтверждают понесенные им расходы. Такими документами могут быть: чеки, приходные ордера, квитанции, договоры и т.д. Все это нужно приложить к авансовому отчету.

Какими документами подтвердить расходы и время фактического пребывания работника в командировке

После отмены командировочных удостоверений расходы, а также время фактического пребывания сотрудника в командировке нужно подтверждать проездными документами. Они должны быть предоставлены самим работником.

Если работник передвигался к месту командировки и обратно к месту работы на личном транспорте, то он должен составить служебную записку. В ней отражается фактический срок пребывания его в командировке. Служебная записка заполняется в произвольной форме. К ней сотрудник должен приложить документы, которые будут подтверждать использование им личного транспорта (квитанции, чеки, счета и т. д.). Служебная записка также прикладывается к авансовому отчету.

Итак, командировку сотрудника в 2015 году нужно оформить следующими документами:

1. Приказом о направлении сотрудника в командировку;
2. заполнить журнал учета командированных сотрудников;
3. заполнить табель учета рабочего времени;
4. составить авансовый отчет;
5. принять у сотрудника служебную записку (если он едет к месту командировки и обратно на личном транспорте).

Отмена командировочных удостоверений с 2015 года упростила документооборот (Изменения , утвержденные постановлением Правительства РФ от 29 декабря 2014 г. № 1595). Отправляя работника в служебную поездку, работодатели теперь не тратят время на оформление командировочного удостоверения, составление служебного задания, а работник не обязан представлять отчет о его выполнении. Многим неясно, как применять новый порядок, какой документ заменит служебное поручение, как оформить командировку генерального директора. Рассмотрим эти и другие вопросы.

Шаг 1. Разбираемся, где прописать цель служебной поездки

Раньше мы указывали поручение работнику в служебном задании, которое с 2015 года отменили. Нужно ли теперь составлять какой-либо документ вместо служебного задания или цель поездки достаточно отразить в приказе?

Направляя сотрудника в командировку, нужно зафиксировать цель поездки, чтобы подтвердить ее деловой характер (ст. 166 ТК РФ). До 2015 года цель командировки указывали в служебном задании. В связи с отменой этого документа организация вправе сама решить, какими бумагами она будет подтверждать деловой характер поездки. Наиболее удобно уточнить, для чего сотрудник едет в другой город, в приказе о направлении в командировку и ознакомить с ним работника под роспись.

Если вы не пропишете цель поездки, у налоговой инспекции возникнут сомнения в необходимости командировки и выплаченных сотруднику суточных (абз. 2 п. 3 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749 (далее -Положение № 749)). А значит, появится риск того, что расходы на командировку не получится учесть при расчете налога на прибыль (п. 1 ст. 252 , подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Шаг 2. Узнаем, можно ли, как раньше, выписывать командировочное удостоверение

Руководитель нашей организации не видит альтернативы командировочному удостоверению как документу, подтверждающему срок командировки. Можем ли мы продолжать его выписывать?

Применять командировочное удостоверение, служебное задание и отчет не обязательно, но если ваша организация желает использовать старый порядок документооборота, это нужно закрепить в локальном акте, например в Положении о командировках (ст. 8 ТК РФ). В любом случае имейте в виду, что командировочные удостоверения больше не подтверждают срок служебной поездки . Теперь эту функцию выполняют проездные билеты (п. 7 Положения № 749). Их сотрудник представляет работодателю после возвращения из командировки.

Если сотрудник ездил в поездку на личной машине, он укажет срок командировки в служебной записке (абз. 2 п. 7 Положения № 749 ). По датам на подтверждающих документах, которые он приложит к служебной записке, вы сможете определить маршрут сотрудника. Если вы по-прежнему оформляете командировочное удостоверение, то будьте готовы к тому, что принимающая сторона может и вправе отказаться ставить в нем отметки.

Шаг 3. Выясняем, какие реквизиты должен содержать приказ о командировке

Есть задумка составить собственный бланк приказа о командировке на основе формы № Т-9. Хотим удалить те поля и графы, которые мы никогда не заполняем. Какие реквизиты обязательно нужно оставить?

Вы вправе сами решить, по какой форме составлять приказ о командировке. Сотрудника направляют в командировку на основании распоряжения работодателя (ст. 166 ТК РФ). Такое распоряжение оформляют в виде соответствующего приказа. Документ составляют по унифицированной форме № Т-9 или другому образцу, утвержденному в организации (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ (далее - Закон № 402-ФЗ )).

Если вы решили разработать и применять собственный образец приказа, проследите, чтобы форма содержала обязательные реквизиты (ст. 166 ТК РФ , ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ ). В частности, проверьте, чтобы в образце приказа о командировке присутствовала ссылка в правом верхнем углу формы на приказ руководителя организации об утверждении первичных учетных документов.

В приказе о командировке должно быть : наименование организации, наименование документа и дата его составления, Ф.И.О. работника, его должность и структурное подразделение, место назначения (страна, город, организация). А также срок командировки (количество календарных дней), даты начала и окончания поездки, цель командировки, организация, которая оплачивает командировочные расходы, подпись руководителя организации и работника.

В форме № Т-9 можно (образец ниже):

Исключить коды по ОКУД и ОКПО;
- использовать название «приказ», а не «приказ (распоряжение)»;
- исключить упоминание о служебном задании в строке «Основание (документ, номер, дата)» либо вовсе удалить эту строку.

Шаг 4. Уточняем, кто издает приказ о командировке генерального директора

Генеральный директор планирует отправиться со служебными целями в Европу. Как оформить его командировку с учетом новых правил?

Командировка руководителя организации оформляется по общим правилам (Положение № 749 ) (схема ниже). В первую очередь составьте приказ о командировке (п. 3 Положения № 749 ). В вашем случае генеральный директор издает такой приказ в отношении себя (письмо Роструда от 11 марта 2009 г. № 1143-ТЗ). На основании приказа бухгалтер определит сумму аванса на оплату проезда, проживания и суточных, перечислит ее на зарплатную карту работника (п. 10 Положения № 749 ). Как правило, суточные выплачиваются в рублях, а при направлении в заграничную командировку - в иностранной валюте.

Чтобы закрепить порядок оформления служебных поездок и предупредить возможные ошибки, утвердите в организации Положение о командировках или иной локальный акт (ст. 8 ТК РФ). Пропишите в нем общие правила о командировках, последовательность действий в ситуациях, прямо не урегулированных законом, а также нормы компенсаций расходов на проезд, наем жилья, выплату суточных

Далее факт выезда руководителя отражают в журнале учета работников, выбывающих в командировку (п. 8 Положения № 749 , п. 1 Приложения № 1 к приказу Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н (далее - Приложение № 1, 2)). По возвращении генеральный директор сдает авансовый отчет и подтверждающие документы (п. 26 Положения № 749 ). Поскольку руководитель вернется из загранкомандировки, он дополнительно должен представить ксерокопии загранпаспорта с отметками о пересечении границы (п. 18 Положения № 749 ). Это влияет на размер суточных.

Шаг 5. Заполняем журнал учета командированных работников

Как правильно отразить сведения о командированном работнике в журнале учета? Допустимо ли вносить изменения в эту форму?

Форма журнала учета работников, выбывающих в командировку, установлена Приложением № 2 . Его заполняет сотрудник, ответственный за ведение такого журнала (п. 5 Приложения № 1). В журнале отражают сведения (п. 2 Приложения № 1): Ф. И.О. командированного работника, дату и номер командировочного удостоверения, наименование организации, в которую командируется работник, и пункт назначения.

В связи с отменой командировочных удостоверений в графе «Дата и номер командировочного удостоверения» вы можете поставить прочерк или указать номер приказа о направлении сотрудника в командировку (образец ниже). Другой вариант - исключить указанный реквизит из унифицированной формы журнала и утвердить обновленный образец приказом руководителя организации либо приложением к учетной политике (ч. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).

Шаг 6. Определяемся с формой отчета сотрудника о выполненной работе в командировке

Раньше из служебного задания и отчета было видно, для чего работодатель направил сотрудника в служебную поездку и какую работу он там фактически проделал. В каком виде теперь оформлять отчет о работе?

В любом, в зависимости от того, как это предусмотрено локальным актом. Работодатель направляет сотрудника в командировку для выполнения конкретного задания (ч. первая ст. 166 ТК РФ). При этом организация сама определяет, как сотрудник будет доказывать, что ездил в поездку не зря.

На практике сотрудник зачастую отчитывается устно. В подтверждение своих слов он представляет заключенный договор, товарную накладную и др. Если сотрудник по своей вине не исполнил возложенные на него обязанности, вы вправе привлечь его к дисциплинарной ответственности (абз. 2 ч. второй ст. 21). Документ

Поможет вам

Направление сотрудника в командировку - часто встречающийся факт хозяйственной жизни. В аптечном бизнесе командировкой могут быть поездка в филиал (подразделение), находящийся в другом городе, посещение профильных конференций, тематических выставок и т. п. В любом случае факт направления сотрудника аптеки в командировку необходимо оформить надлежащим образом. О том, как это сделать и какие изменения в оформлении командировочных расходов произошли, читайте в статье.

Налоговые предпосылки правильного оформления командировок

Вне зависимости от применяемой организацией системы налогообложения налоговое законодательство предъявляет единые требования к документальному оформлению расходов, в том числе расходов на командировки. Данные расходы должны удовлетворять критериям признания расходов в целях налогообложения прибыли, предусмотренным ст. 252 НК РФ , и, в частности, должны подтверждаться документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ.

Статьями 313 и 314 НК РФ установлено, что к налоговому учету принимается информация о хозяйственных операциях, содержащаяся в первичных документах. По командировочным расходам хозяйственной операцией является начисление организацией задолженности перед работником на сумму понесенных им расходов на командировку (списание подотчетной суммы с работника).

Первичным документом, на основании которого принимается к учету данная хозяйственная операция, является утвержденный руководителем организации авансовый отчет. Датой признания расходов на командировки согласно пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ является дата утверждения авансового отчета. Действующий порядок оформления документов, связанных с командированием работников, установленный Положением об особенностях направления работников в служебные командировки , утвержденным Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее - Положение о командировках ), в качестве неотъемлемого приложения к авансовому отчету предусматривает наличие определенных оправдательных документов.

Как отмечают специалисты ФНС в Письме от 25.11.2009 № МН-22-3/890 , оформление авансового отчета с нарушением установленных законодательством требований, а также отсутствие необходимых приложений к авансовому отчету (или ненадлежащее их оформление) влекут несоответствие авансового отчета требованиям законодательства РФ, и, следовательно, указанная в нем сумма расходов не может быть включена в состав расходов в целях налогообложения прибыли как не имеющая надлежащего документального подтверждения.

Что же касается страховых взносов, специалисты Минтруда в Письме от 07.10.2013 № 17‑4/1647 отмечают: в случае несоответствия авансового отчета требованиям законодательства РФ выплаты, произведенные работнику, не могут рассматриваться как возмещающие расходы в связи с командировкой и подлежат обложению страховыми взносами в общеустановленном порядке.

Приведенные положения законодательства и разъяснения контролирующих органов говорят о том, что оформление командировочных расходов в соответствии с требованиями законодательства является необходимым условием для признания данных расходов и освобождения их от обложения страховыми взносами.

Оформление командировок: до и после 08.01.2015

Оформление командировок до 08.01.2015

Порядок направления работников в служебные командировки как на территории РФ, так и на территории иностранных государств регулируется Положением о командировках . Названный документ определяет в том числе порядок документального оформления командировок. Так, до 08.01.2015, направляя сотрудника в командировку, организация должна была оформить следующие документы:

Наименование документа	Норма Положения о командировках
Служебное задание	Цель командировки работника определяется руководителем командирующей организации и указывается в служебном задании, которое утверждается работодателем (п. 6 )
Командировочное удостоверение	На основании решения работодателя работнику оформляется командировочное удостоверение, подтверждающее срок его пребывания в командировке (дата приезда в пункт (пункты) назначения и дата выезда из него (из них)). Командировочное удостоверение оформляется в одном экземпляре и подписывается работодателем, вручается работнику и находится у него в течение всего срока командировки (п. 7 )*
Приказ о направлении работника в командировку	Работники направляются в командировки по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (п. 3 )
Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации	Порядок и формы учета работников, выбывающих в командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы, определяются Минтрудом (п. 8 )**
Авансовый отчет	Работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней: Авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах. Также работник должен произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом, документы о найме жилого помещения, фактических расходах на проезд (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой; Отчет о выполненной в командировке работе, согласованный с руководителем структурного подразделения работодателя, в письменной форме (п. 26 )
Отчет о выполненной работе в командировке
Табель учета рабочего времени	Средний заработок за период нахождения работника в командировке, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, сохраняется за все дни работы по графику, установленному в командирующей организации. Работнику, работающему по совместительству, при командировании сохраняется средний заработок у того работодателя, который направил его в командировку. В случае направления данного работника в командировку одновременно по основной работе и работе, выполняемой на условиях совместительства, средний заработок сохраняется у обоих работодателей, а возмещаемые расходы на командировку распределяются между командирующими работодателями по соглашению между ними (п. 9 )***

*
Исключение составляли случаи направления сотрудника в загранкомандировку. Однако в случаях командирования сотрудника в государства - участники СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы, оформить командировочное удостоверение было необходимо.

**
В соответствии с п. 8 Положения о командировках разработан Приказ Минздравсоцразвития РФ от 11.09.2009 № 739н «Об утверждении Порядка и форм учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы» .

***
Таким образом, при направлении работника в командировку нужно проставить соответствующие отметки в табеле учета рабочего времени.

Оформление командировок после 08.01.2015

08.01.2015 вступило в силу Постановление № 1595 . Данный документ вносит изменения в том числе в Положение о командировках . Рассмотрим их подробно.

1. Абзац 2 п. 3 Положения о командировках изложен в новой редакции:

Работники направляются в командировки по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Поездка работника, направляемого в командировку (далее - работник) по распоряжению работодателя или уполномоченного им лица в обособленное подразделение командирующей организации (представительство, филиал), находящееся вне места постоянной работы, также признается командировкой

Работники направляются в командировки на основании решения работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Поездка работника, направляемого в командировку по решению работодателя в обособленное подразделение командирующей организации (представительство, филиал), находящееся вне места постоянной работы, также признается командировкой

2. Признан утратившим силу п. 6 Положения о командировках . Согласно данному пункту цель командировки работника определяется руководителем командирующей организации и указывается в служебном задании, которое утверждается работодателем .

3. Пункт 7 Положения о командировках изложен в новой редакции:

Редакция до внесения изменений

В редакции Постановления № 1595

На основании решения работодателя работнику оформляется командировочное удостоверение, подтверждающее срок его пребывания в командировке (дата приезда в пункт (пункты) назначения и дата выезда из него (из них)), за исключением случаев, указанных в пункте 15 настоящего Положения. Командировочное удостоверение оформляется в одном экземпляре и подписывается работодателем, вручается работнику и находится у него в течение всего срока командировки. Фактический срок пребывания в месте командирования определяется по отметкам о дате приезда в место командирования и дате выезда из него, которые делаются в командировочном удостоверении и заверяются подписью полномочного должностного лица и печатью, которая используется в хозяйственной деятельности организации, в которую командирован работник, для засвидетельствования такой подписи. В случае если работник командирован в организации, находящиеся в разных населенных пунктах, отметки в командировочном удостоверении о дате приезда и дате выезда делаются в каждой из организаций, в которые он командирован

Фактический срок пребывания работника в месте командирования определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из служебной командировки. В случае проезда работника к месту командирования и (или) обратно к месту работы на личном транспорте (легковом автомобиле, мотоцикле) фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется работником по возвращении из служебной командировки работодателю одновременно с оправдательными документами, подтверждающими использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др.)

4. Пункт 15 Положения о командировках признан утратившим силу. Согласно данному пункту направление работника в командировку за пределы территории РФ производится по распоряжению работодателя без оформления командировочного удостоверения, кроме случаев командирования в государства - участники Содружества Независимых Государств, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы .

5. Абзац 1 п. 19 Положения о командировках изложен в новой редакции:

Редакция до внесения изменений	В редакции Постановления № 1595
При направлении работника в командировку на территории государств - участников Содружества Независимых Государств, с которыми	При направлении работника в командировку на территории государств - участников Содружества Независимых Государств,
заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы, даты пересечения государственной границы РФ при следовании с территории РФ и на территорию РФ определяются по отметкам в командировочном удостоверении, оформленном как при командировании в пределах территории РФ	с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы, дата пересечения государственной границы РФ определяется по проездным документам (билетам)

6. Изменения внесены в п. 26 Положения о командировках . В этом пункте говорится о перечне документов, прилагаемых к авансовому отчету, составляемому работником по возвращении из командировки. Так, с 08.01.2015 из данного перечня исключено командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом . Кроме того, признан утратившим силу абз. 3 п. 26 Положения о командировках . Согласно названной норме работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней отчет о выполненной работе в командировке, согласованный с руководителем структурного подразделения работодателя, в письменной форме. Теперь такой отчет оформлять не нужно.

Подведем итоги рассмотренным изменениям в оформлении командировок. С 08.01.2015 при направлении сотрудника в служебную командировку не надо оформлять:

• служебное задание;
• отчет о выполненной работе в командировке и согласовывать его с руководителем структурного подразделения работодателя;
• командировочное удостоверение. Фактический срок пребывания сотрудника в командировке определяется на основании проездных документов, предоставленных работником. Если работник едет в командировку на личном транспорте, то срок пребывания в командировке указывается в служебной записке. Данную записку работник представляет по возвращении из командировки одновременно с другими оправдательными документами. Отсутствие командировочного удостоверения распространяется как на командировки на территории РФ, так и на командировки на территории государств - участников Содружества Независимых Государств, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы. Направление сотрудника в командировку за пределы РФ и до внесения изменений не требовало оформления командировочного удостоверения.

Направляем сотрудника в командировку: шаг за шагом

Приказ о направлении сотрудника в командировку. Начать оформление командировки нужно с создания приказа о направлении сотрудника в командировку. Относительно формы данного документа отметим следующее. Формы приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку (Т-9), приказа (распоряжения) о направлении работников в командировку (Т-9а) утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее - Постановление № 1 ). Однако с 01.01.2013 формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Исходя из ч. 1 ст. 7 и ст. 9 Федерального закона № 402‑ФЗ руководителем экономического субъекта определяется состав первичных учетных документов, применяемых для оформления фактов хозяйственной жизни экономического субъекта, и перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов. Для ведения бухгалтерского учета могут использоваться формы первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, разработанные экономическим субъектом самостоятельно, предусмотренные принятыми органами негосударственного регулирования бухгалтерского учета рекомендациями в области бухгалтерского учета, а также иные рекомендованные формы (например, формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации) . Если аптека использует унифицированную форму приказа, то в свете рассматриваемых изменений данную форму следует доработать - исключить указание на служебное задание, которое с 08.01.2015 не оформляется.

Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации. Далее следует сделать отметку в журнале учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации. Форма журнала утверждена Приказом Минздравсоцразвития РФ от 11.09.2009 № 739н . При заполнении названного документа графу «Дата и номер командировочного удостоверения» следует оставить незаполненной, так как с 08.01.2015 этот документ не оформляется.

Табель учета рабочего времени. Поскольку за время нахождения сотрудника в командировке ему выплачивается средний заработок, соответствующая информация должна быть отражена в документах по учету рабочего времени. Формы табеля учета рабочего времени и оплаты труда (Т-12) и табеля учета рабочего времени (Т-13) утверждены Постановлением № 1 . Однако, как было отмечено выше, с 01.01.2013 применять данные формы необязательно. Законодательство дает организации свободу выбора: использовать унифицированную форму, доработать унифицированную форму с учетом своих потребностей или разработать свою форму. Если аптека использует унифицированную форму, то актуальными будут разъяснения Минтруда, приведенные в Письме от 14.02.2013 № 14‑2‑291 . Так, чиновники отмечают, что при заполнении форм Т-12, Т-13 дни отсутствия работника на рабочем месте по причине командировки обозначаются кодом «К» («06» - служебная командировка), причем количество отработанных часов не проставляется. Если работник в командировке привлекался к работе в выходной для него по основному месту работы день, то этот день в табеле учета рабочего времени нужно дополнительно отразить буквенным кодом «РВ» или цифровым кодом «03». Указывать количество часов, отработанных в такой день, нужно, если работодатель давал работнику указание о продолжительности работы в выходной день.

Авансовый отчет. Как и прежде, после возвращения из командировки сотрудник должен в течение трех дней представить работодателю авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются документы о найме жилого помещения, фактических расходах на проезд (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой. Если сотрудник ездил в командировку на личном транспорте, то для подтверждения времени нахождения в командировке к авансовому отчету необходимо приложить служебную записку. Пример заполнения служебной записки приведен ниже.

Форма авансового отчета (АО-1) утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55 . Согласно Информации Минфина РФ № ПЗ-10/2012 с 01.01.2013 обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы).

Генеральному директору

ООО «Аптека «Будем здоровы»

А. В. Мишаеву

от фармацевта

Кикиной Марии Александровны

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

Сообщаю, что с 09.02.2015 по 13.02.2015 я находилась в служебной командировке в г. Москве (приказ о направлении сотрудника в командировку от 06.02.2015 № 15). Для проезда к месту командировки и обратно мною использован личный легковой автомобиль Mitsubishi Lancer X, регистрационный номер С246ВТ52. Время нахождения в командировке - 5 дней.

Приложение:

1. Путевой лист от 09.02.2015.

2. Кассовые чеки АЗС (3 шт.).

		Кикина

С 08.01.2015 изменился порядок оформления документов, связанных с направлением сотрудника в командировку. Одним из главных новшеств является отмена командировочных удостоверений. Срок пребывания сотрудника в командировке определяется по датам, указанным в проездных документах. В случае если сотрудник едет в командировку на личном транспорте, он должен написать служебную записку в свободной форме и приложить ее к авансовому отчету. Кроме этого, теперь не надо оформлять такие документы, как служебное задание и отчет о выполненной работе в командировке.

Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 «О внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации».

Федеральный закон от 06.12.2011 № 402‑ФЗ «О бухгалтерском учете».

Информация Минфина РФ № ПЗ-10/2012 «О вступлении в силу с 1 января 2013 г. Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402‑ФЗ «О бухгалтерском учете».

В 2015 году изменился порядок оформления командировок. Разберемся в новшествах и в действующих правилах.

Командировочное удостоверение отменено

Процедура направления работников учреждений в командировки с 8 января 2015 года существенно упростилась. Больше не нужно оформлять командировочное удостоверение и служебное задание. Такие изменения были внесены постановлением Правительства РФ от 29 декабря 2014 года № 1595 в Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749 (далее – Положение о командировках).

Исключено упоминание об удостоверении при оформлении командировок по странам СНГ и из постановления Правительства РФ от 26 декабря 2005 г. № 812 о порядке и размерах выплаты суточных в иностранной валюте и надбавок к ним (далее – Постановление № 812). При командировках в страны СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения, отметки о пересечении государственной границы России не делаются. Дата ее пересечения устанавливается по проездным документам (билетам) (п. 6 Постановления № 812). Ранее такая дата определялась строго по отметкам в командировочном удостоверении.

Сотруднику также больше не надо оформлять отчет о выполненной работе в командировке и представлять его работодателю в течение трех рабочих дней по возвращении из командировки. Соответствующие поправки внесены в пункт 26 Положения о командировках. Однако требование о составлении авансового отчета осталось в силе.

Основание направления в командировку – приказ работодателя

Учреждение направляет сотрудника в командировку с целью выполнить служебное поручение вне места постоянной работы. Причем на определенный срок (п. 3 Положения о командировках). Напомю, что перед тем как принять решение о командировании сотрудника, работодатель выясняет, не относится ли работник к категориям лиц, которых в соответствии с законодательством запрещено направлять в служебные поездки. Такой запрет установлен в отношении:

• беременных женщин (ч. 1 ст. 259 Трудового кодекса РФ);
• работников, с которыми заключен ученический договор, в период его действия (если конечно поездка не связана с ученичеством) (ч. 3 ст. 203 Трудового кодекса РФ);
• работников в возрасте до 18 лет (ст. 268 Трудового кодекса РФ).

Исключение из последней категории составляют:

• творческие работники СМИ, организаций кинематографии, теле- и видеосъемочных коллективов, театров, театральных и концертных организаций, цирков и иные лица, участвующие в создании и (или) исполнении (экспонировании) произведений (перечень профессий и должностей творческих работников утвержден постановлением Правительства РФ от 28 апреля 2007 г. № 252);
• спортсмены (ч. 3 ст. 348.8 Трудового кодекса РФ).

Обратите внимание: с 8 августа 2015 года решение о направлении сотрудника в командировку надо оформлять в письменной форме (п. 7 Положения о командировках). При этом в таком решении должно быть сказано о виде транспорта, на котором работник едет в служебную поездку (личный, служебный транспорт или транспорт, находящийся в собственности третьих лиц).

Отмечу, что большинство учреждений составляют такое решение в виде соответствующего приказа (распоряжения).

Примером может служить апелляционное определение Санкт-Петербургского городского суда от 22 апреля 2013 г. № 33-5682/2013. В нем была рассмотрена ситуация, когда командировка работника не была документально оформлена надлежащим образом. По возвращении из служебной поездки сотрудник узнал, что был уволен за прогул. Работодатель, в свою очередь, обосновал свой поступок следующим образом: приказ о командировании не оформлялся, необходимость в проведении переговоров отсутствовала. На основании этого арбитры решили, что увольнение сотрудника по такому основанию в этом случае правомерно. Аналогичное решение было вынесено Верховным судом республики Дагестан в отношении работника, выехавшего в командировку без надлежащего оформления и разрешения уполномоченного на то должностного лица (апелляционное определение от 10 сентября 2013 г. № 33-3315/13).

Документы, подтверждающие период командировки

Фактический срок, в течение которого работник находится в командировке, определяется по проездным документам. Сотрудник должен представить их по возвращении из служебной поездки. Если для передвижения он использовал личный транспорт (легковой автомобиль, мотоцикл), срок командировки должна подтвердить и прикладываемая к ним служебная записка. Однако этого требовал прежний порядок.

Во-первых, с 8 августа 2015 года служебную записку командированный сотрудник должен оформлять не только в случае использования личного транспорта. Теперь она необходима как для служебного, так и для транспорта, которым работник управляет по доверенности.

Во-вторых, если по каким-либо причинам у сотрудника отсутствуют документы на проезд, то срок командировки подтвердят документы по найму жилого помещения в месте командирования. Однако в этих документах должны обязательно быть реквизиты, предусмотренные пунктом 8 Правил предоставления гостиничных услуг, утвержденных постановлением Правительства РФ от 25 апреля 1997 г. № 490. Если же работник едет в командировку на машине, то он должен предоставить документы, подтверждающие его использование. Теперь в их числе маршрутные листы и иные документы, подтверждающие маршрут следования автомобиля (п. 7 Положения о командировках).

Что касается авиабилета, то его работник может приобрести и в бездокументарной форме (электронный билет). Тогда оправдательными документами, подтверждающими расходы на приобретение билета, будут:

• маршрут/квитанции электронного авиабилета (на бумажном носителе) – выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок, в которой указана стоимость перелета;
• посадочный талон – он подтверждает перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту.

Однодневные командировки

Сотрудник может быть направлен в командировку на любое количество дней, даже всего на один. Ведь срок командировки устанавливается работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения (п. 4 Положения о командировках).

Правомерна ли выплата суточных?

При направлении работника в командировку ему возмещаются (часть 1 статьи 168 Трудового кодекса РФ, абзац 1 пункта 11 Положения о командировках):

• расходы на проезд;
• расходы на наем жилого помещения;
• дополнительные затраты, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
• иные затраты, произведенные сотрудником с разрешения работодателя.

На основании судебной практики рассмотрим, возможна ли выплата суточных при однодневных командировках. Например, Президиум ВАС РФ в постановлении от 11 сентября 2012 г. № 4357/12 отметил следующее. Работник, направляясь в однодневную командировку, в тот же день возвращается домой. Суммы, выплачиваемые ему в данном случае, суточными не считаются в силу определения, содержащегося в трудовом законодательстве. Однако их выплата не обусловлена конкретным количеством часов, в течение которых сотрудник находится в поездке. Если работодатель выплатил такие суммы при командировке, длящейся менее 24 часов, это законно. Ведь при служебной командировке сотрудник направляется в поездку по инициативе и в интересах работодателя. Поэтому и расходы на оплату «суточных» производятся в его интересах. Судьи пришли к выводу, что такие денежные средства представляют собой компенсационную выплату. С ее помощью возмещаются расходы сотрудника, связанные с необходимостью выполнять трудовые функции вне места постоянной работы. Таким образом, хотя подобные выплаты не называются суточными, командированный работник имеет на них право.

НДФЛ начислять не нужно

С «суточных» при однодневных командировках НДФЛ не удерживается, даже если работник вернулся из служебной поездки в тот же день, и в месте командировки не ночевал (постановление Президиума ВАС РФ от 11 сентября 2012 г. № 4357/12). Однако условием освобождения такой компенсации от НДФЛ будет наличие документов, подтверждающих расходы.

Минфин России в письме от 26 мая 2014 г. № 03-03-06/1/24916 согласился с такой позицией. Если учреждение приняло решение при направлении сотрудника в однодневную командировку выплачивать ему суммы взамен суточных, такие выплаты не облагаются НДФЛ в размерах, установленных пунктом 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ. А именно:

700 руб. – при нахождении в командировке на территории РФ;

2500 руб. – при пребывании в служебной загранпоездке.

Как быть со страховыми взносами с суточных?

Суточные, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно и иные командировочные расходы работников не облагаются страховыми взносами. Такая норма содержится в части 2 статьи 9 Федерального закона РФ от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ о страховых взносах.

В отношении выплат при однодневной командировке Минтруд России в письме от 28 ноября 2013 г. № 14-2-242 объяснил следующее. Суточные при однодневных командировках формально не положены. Их выплата не может быть установлена локальным нормативным актом учреждения, так как это противоречило бы правовой природе суточных, установленной в части 1 статьи 168 Трудового кодекса РФ. Значит, взносы на такие выплаты при однодневных командировках надо начислять. Однако у судей на этот счет иное мнение. Чаще всего арбитры встают на сторону работодателей и приходят к выводу, что суммы, выплачиваемые взамен суточных при однодневной командировке, взносами не облагаются. Примером могут служить решение арбитражного суда Вологодской области от 27 января 2015 г. № А13-16795/2014, а также постановления ФАС Поволжского округа от 22 января 2013 г. № А65-27465/2011 и ФАС Северо-западного округа от 16 января 2014 г. № А56-14899/2013. В решении № А13-16795/2014 арбитрами были отклонены доводы ФСС России о том, что расходы работников не подтверждены документально, поскольку приказы на командировку, авансовые отчеты работников, содержащие основания выдачи денежных средств, были представлены.

Когда выплачивать средний заработок

Однодневную служебную поездку сотрудника, как и более длительную командировку, нужно оплачивать исходя из его среднего заработка (ст. 167 Трудового кодека РФ). При этом за период поездки средний заработок сохраняется за все дни работы по графику, установленному в командирующей организации. В этот период включаются также дни нахождения в пути, в том числе время вынужденной остановки (п. 9 Положения о командировках).

Таким образом, если за дни командировки учреждение выплатит своему сотруднику зарплату, это будет противоречить действующему законодательству РФ.

Если командировка приходится на выходные дни

Средний заработок за дни нахождения работника в пути, приходящиеся на выходные, не сохраняется. Это не предусмотрено Положением о командировках (письмо Роструда от 20 июня 2013 г. № ПГ/5136-6-3). Суд Ханты-Мансийского автономного округа – Югры в апелляционном определении от 14 июня 2012 г. № 33-2379/2012 отказал в удовлетворении исковых требований об оплате работы в выходные дни. По мнению арбитров, истец не представил соответствующих доказательств того, что работодатель, направив сотрудника в командировку, указал необходимость выполнения им трудовой функции непосредственно в выходные дни. Командированный сотрудник находился в пути в выходные и не выполнял какую-либо работу, поэтому такие дни не подлежат оплате в соответствии со статьей 153 Трудового кодекса РФ.

В письме от 5 сентября 2013 г. № 14-2/3044898-4415 Минтруд России также затрагивает вопрос оплаты дней отъезда, приезда и нахождения в пути в период командировки, приходящихся на выходные или праздники. Чиновники, указывают, что во время командировки средний заработок сохраняется за все дни, предусмотренные графиком работы командирующего учреждения, но из оплачиваемого периода исключаются выходные и нерабочие праздничные дни. При этом конкретные размеры оплаты времени, когда сотрудник находится в пути в указанные дни, устанавливаются коллективным договором учреждения, соглашением или локальным нормативным актом.

Однако по этому вопросу есть и иные выводы. Так, по мнению ФАС Дальневосточного округа, за работником сохраняется средний заработок за проведенные в командировке дни независимо от фактически отработанного в служебной поездке времени (постановление от 22 сентября 2010 г. № А59-183/2010).

Авиастроительный районный суд города Казани в решении от 14 октября 2013 г. № 2-2662/2013 рассмотрел ситуацию, когда день приезда сотрудника из рабочей командировки пришелся на субботу (выходной день). Согласно действующему законодательству, день приезда из командировки учитывается как рабочий. При этом трудовая деятельность за работу в выходной день оплачивается не менее чем в двойном размере (ст. 153 Трудового кодекса РФ). Кроме того, трудовое законодательство не запрещает сотруднику приезжать из командировки в выходной день. Поэтому суд постановил взыскать с работодателя, в частности, заработную плату за ту субботу.

Заринский городской суд Алтайского края в решении от 19 мая 2014 г. № 2-419/2014 рассуждал следующим образом. Выходные дни считаются одним из видов времени отдыха (ст. 107 Трудового кодекса РФ). В течение этого времени работник свободен от исполнения трудовых обязанностей и может использовать его по своему усмотрению (ст. 106 Трудового кодекса РФ). Однако, находясь в служебной поездке в выходные дни, сотрудник не может распоряжаться ими по своему усмотрению как днями отдыха, а использует время в интересах работодателя, хотя и не привлекается в такие дни к работе.

Работник остался в отпуске в месте командировки

Иногда работник остается в месте командирования на выходные или нерабочие праздничные дни, дни отпуска либо выезжает к месту командировки до даты ее начала. Минфин России письмом от 12 сентября 2013 г. № 03-04-08/37693 сообщил, что в таком случае оплата организацией проезда работника от места проведения свободного времени до места работы обоснованна и не приводит к возникновению у работника экономической выгоды и базы для удержания НДФЛ. Правда, в письме сделана оговорка, что эти рассуждения верны лишь в случае незначительного расхождения между сроками командировки и поездки.

К примеру, сотрудник находился в командировке до 9 декабря. Согласно приказу по окончании командировки ему был предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск с 10 декабря. Домой работник вернулся 20 декабря. ВАС РФ в определении от 26 июня 2012 г. № ВАС-7479/12 указал, что в этом случае сотрудник фактически находился в отпуске и оплата обратного авиабилета не связана с его возвращением из служебной командировки. Если работодатель все же оплатит такой билет, то с его стоимости необходимо удержать НДФЛ (письмо Минфина России от 8 ноября 2013 г. № 03-03-06/1/47813).

Вадим Егоров - консультант по вопросам начисления зарплаты, социальных пособий и их налогообложения. Редакция журнала «

В конце прошлого года было утверждено постановление Правительства РФ № 1595 от 29.12.14г., которое внесло изменения в аналогичные нормативные акты об особенностях отправления сотрудника в служебную командировку, а также в постановление о порядке и начислении выплат в иностранной денежной единице при служебных поездках. Так согласно новому постановлению сотрудникам российских предприятий больше не должны выдавать командировочные удостоверения. Сделано это для того, чтобы упростить работу бухгалтеров и других сотрудников, которые работают с документами.

Новое постановление Правительства РФ № 1595, которое упразднило командировочные удостоверения, начало действовать с 8 января 2015 г. Ранее же командировочные удостоверения были обязательными для работников. А если, например, данный документ был неправильно оформлен, то налоговые органы расходы могли не принять.

Согласно же утвержденному нормативному акту упоминание о «командировочных удостоверениях» из старых документов были упразднены. По правилам, раньше в командировочных ставились специальные метки о прибытии и отбытии сотрудника, а делать их могли только принимающие организации или гостиницы. При командировках в страны с визовым режимом отметки при пересечении границы указывали на дни отъезда и приезда, удостоверения при этом не использовались.

В соответствии с изменениями теперь оплата командировок должна осуществляться на основе других документов, например, проездных документов (билетов), где указаны дни отъезда и прибытия обратно. А если командировка проходит на личном авто сотрудника, то он должен уведомить об этом служебной запиской. К ней должны прилагаться путевые листы, квитанции, чеки с заправочных станций, за проезд по платной дороге и прочие документы для подтверждения слов работника.

Таким образом, мы видим, что необходимость в составлении служебного задания и отчета о проделанной работе больше нет. Однако специалисты советуют полностью не отвергать подобные документы, но об этом мы скажем чуть позже.

Правильное оформление командировок в 2015 году

Отмена командировочных удостоверений не повлияла на то, что при направлении сотрудника в командировку на предприятии должно быть оформлено много внутренних отчетов. Просто заказать билеты, забронировать номер в гостинице будет недостаточно. Кроме чеков, квитанций, выплат суточных, список нужных документов достаточно внушительный. Если что-либо упустить и не знать, как должна быть оформлена командировка, какие документы оформлять, будут проблемы со списанием расходов, а со стороны налоговых органов возможны претензии.

Итак, перечень необходимых документов в 2105 году для оформления командировки:

• приказ о назначении командировки;
• отметка в журнале об учете командированных сотрудников;
• отметка в табеле об учете рабочего времени;
• если сотрудник использует личный автомобиль, необходима служебная записка.

Оформление приказа

Сегодня, как и до того, как произошла отмена командировочных удостоверений в 2015 году, при назначении работнику командировки и оформлении документов используются унифицированные формы из постановления Госкомстата №1 от 2004 года. Эти формы необходимо дорабатывать с учетом потребностей предприятия, хотя «первичка» может быть разработана и самостоятельно.

С учетом того, что необходимость в оформлении служебного задания отсутствует, как правильно оформить командировку? Первым необходимым для оформления командировки документом является приказ о командировании сотрудника. Это форма № Т-9а. В ней необходимо исключить упоминание о служебном задании. Заполнению подлежат строки ФИО, занимаемая сотрудником должность, место прибытия и срок командировки.

Учет командированных сотрудников и табель рабочего времени

Согласно ст. 167 ТК РФ за дни командировки должен быть оплачен средний заработок. Поэтому бухгалтер, ведущий расчет заработной платы, должен знать, какое количество дней сотрудника на рабочем месте не было. Факт отбытия в командировку должен быть зафиксирован в специальных документах.

Таковым является журнал учета направленных в командировку сотрудников. Вид документа был установлен Минздравом РФ в 2009 году, до того, как были командировочные удостоверения отменены. Планируется, что в скором времени Минздрав утвердит новую форму, а пока используем эту. Заполняется она достаточно просто: ФИО сотрудника, название организации, куда человек командируется, город прибытия. Графа об удостоверении должна содержать прочерки, т.к. теперь удостоверение не оформляется.

Учет рабочего времени в табеле также должен содержать отметки о днях командировки. Этому соответствуют формы Т-12 и Т-13. Напротив фамилии и соответствующих дней должен стоять код «К». Количество отработанных часов указанию не подлежит.

Если, будучи в командировке, человек был привлечен к работе в выходной по главному месту работы день, то в табеле это показывается кодами «К» и «РВ». Если работодателем было дано указание о продолжительности в выходной день работы, то в табеле нужно указать количество часов, что были отработаны в такой день. Т.е. также было и до того, как командировочные удостоверения отменили. Согласно ст. 153 ТК РФ работа в такие дни оплачивается по двойным тарифам.

Документы о подтверждении расхода на командировку

Как оформить командировку сотруднику? По возвращении работника из командировки совместно с бухгалтером составляется авансовый отчет о сумме, что была израсходована в командировке. Начиная с 8 января этого года, авансовые отчеты должны заполняться в обязательном порядке. Это требование присутствует в порядке направления в служебные командировки работников. Соответствует этому форма АО-1, где должно быть указано, сколько средств было израсходовано за дни служебной командировки. К отчету прилагаются подтверждающие расходы документы. Далее эти данные можно отражать в бухгалтерском и налоговом учете.

Внимание бухгалтеру, как оформить командировку относительно суточных средств! При поездке по России суточные в 700 рублей и суточные для загранкомандировок размером 2500 рублей обложению НДФЛ не подлежат. Если они оплачиваются выше указанных сумм, то разница облагается НДФЛ.

Подтверждение расходов в 2015 году

То, что командировочные удостоверения отменены, вовсе не значит, что документы для подтверждения расходов и действительного временного пребывания человека в командировке не требуются. Срок нахождения сотрудника в месте командирования видно по датам проездных документов, которые он предоставляет по возвращении. Если человек передвигается на собственном транспорте, то все даты должны указываться в служебной записке. Составляется она в произвольной форме и предоставляется ответственному бухгалтеру вместе со всеми документами о подтверждении использования указанного транспорта к месту назначения и/или обратно. То есть служебная записка сдается вместе с авансовым отчетом.

Если человек командирован в другую страну, как оформить командировку. Время пребывания за границей определяется по печатям в паспорте. Ксерокопии этих страниц должны быть приложены к авансовому отчету. Если государство, куда отправлен человек, является участником Содружества Независимых государств, то даты пересечения границ будут определены по проездным документам.

Подытожим:

Оформлять командировочное удостоверение законом не запрещено. Но теперь оно пригодно лишь для внутреннего контроля. Срок служебной поездки таким образом подтвердить больше нельзя. Следовательно, удостоверение не дает право освобождать командировочные расходы от НДФЛ и взносов. На время служебной командировки за работником сохранен средний заработок, но не заработная плата.

См. также: