Объекты и субъекты управления it проектами. Объекты управления проектами: определение, характеристики, признаки, классификация. Так как развитие Управления проектами, накопленные знания и опыт в различных сферах, а также результаты международного сотрудни
Управление производственным проектом
Управление производственным проектом – искусство руководства и координация людских и материальных ресурсов на протяжении жизненного цикла проекта путем применения современных методов и техники управления для достижения определенных по проекту результатов по составу и объему работ, по стоимости, времени выполнения, качеству и удовлетворению участников проекта.
Методы управления проектом развивались по годам:
| Метод | Год |
| 1. Техника сетевого планирования | 1958-1960 |
| 2. Организация работ по проекту | |
| 3. Календарное планирование | |
| 4. Логистика | |
| 5. Разработка специальных программ для ЭВМ | |
| 6. Стандартное планирование | |
| 7. Структурное планирование | |
| 8. Системное планирование о фазе закрытия проекта | |
| 9. Планирование особо сложных проектов | |
| 10. Пофазная организация работы над проектом (документация) | |
| 11. Имитационное моделирование на ЭВМ | |
| 12. Системное представление о проекте | |
| 13. Философия управления проектом | |
| 14. Ситуационное планирование на ЭВМ и комплексный подход |
Методы управления проектом позволяют выявить структуру проекта, подцели, этапы работы, определить объемы и источники финансирования, а также обоснование проекта, подобрать исполнителей через торги и конкурсы, подготовить и заключить контракт, определить сроки исполнения проекта, составить график его реализации, рассчитать ресурсы, рассчитать смету и бюджет проекта, планировать и учитывать риски, обеспечить контроль за ходом выполнения проекта и т.д.
Фазы жизненного цикла производственного проекта
- Начальная фаза:
Исследование и планирование проекта
Разработка проектно-сметной документации
Подготовка проектной документации
- Инвестиционная фаза:
Торги, конкурсы
Заключение контрактов с исполнителями
- Реализация проекта
- Завершение проекта
I. Исследование и планирование проекта
а) изучение прогнозов и направлений развития страны, региона;
б) анализ условий для воплощения замысла, разработка концепции проекта;
в) предпроектное обоснование, т.е. оценка жизнеспособности проекта;
г) выбор и обоснование места размещения объекта и согласование;
д) экологическое обоснование;
е) экспертиза;
ж) предварительное решение о принятии проекта;
з) разработка предварительного плана проекта.
Разработка проектно-сметное документации и подготовку к строительству (оснащение производства)
II. Рабочая фаза
1) Проведение торгов и заключение контрактов:
а) тендеры на проектно-изыскательские работы и заключение контрактов;
б) тендеры на поставку оборудования и заключение контрактов;
в) тендеры на подрядные работы;
Заинтересованные стороны (участники проекта, стейкхолдеры) - физические лица или группы лиц, юридические лица или компании и их объединения, а также органы власти всех уровней и/или их унитарные предприятия и организации, заинтересованные в осуществлении проекта, либо находящиеся под воздействием проекта. Заинтересованные стороны могут быть как непосредственно вовлечены в осуществление проекта, так и косвенно воздействовать на него, или, наоборот, осуществление проекта может влиять (позитивно или негативно) на их интересы .
Заинтересованные стороны включают в себя всех участников команды проекта, а также всех заинтересованных субъектов, как внутренних, так и внешних по отношению к родительской организации.
Руководитель проекта должен управлять влиянием различных заинтересованных сторон в связи с требованиями, предъявляемыми к проекту, чтобы обеспечить успешное получение конечного результата. Для этого руководитель проекта должен выявить все заинтересованные стороны, их заинтересованность в проекте.
Для упрощения задачи идентификации заинтересованных сторон их можно укрупнено систематизировать по следующим признакам :
Стороны, связанные с проектом и/или с его конечными результатами имущественными или финансовыми интересами;
Стороны, привлеченные к осуществлению проекта на условиях контракта;
Стороны, являющиеся будущими потенциальными потребителями конечной продукции (услуг) проекта, а также вовлекаемые в производство этой продукции (услуг);
Стороны, от решений (разрешений и/или согласований) которых зависит осуществление проекта;
Стороны, испытывающие дополнительную нагрузку (экологическую, транспортную и др.), или, наоборот, ее снижение от осуществления проекта и его результатов.
Результат анализа заинтересованных сторон может быть представлен в виде таблицы (таблица 1.4).
Таблица 1.4 Пример таблицы анализа заинтересованных сторон в проекте
Несмотря на то, что определение полного состава участников проекта может представлять собой довольно трудоёмкую задачу, руководителю проекта следует определить роли, функции, полномочия, обязанности и области ответственности основных участников проекта, а также разработать и утвердить правила (регламент) взаимодействия с каждым из них.
Основными участниками проекта, как правило, являются:
Заказчик – юридическое или физическое лицо, в интересах которого выполняется проект, будущий владелец продукта проекта. Заказчик определяет основные требования к проекту, обеспечивает финансирование проекта за счет своих или привлекаемых средств. Заказчик заключает контракты с основными исполнителями и поставщиками и несет ответственность по этим контрактам, управляет процессом взаимодействия между всеми участниками проекта или делегирует эту функцию другой стороне .
Иногда помимо заказчика выделяется еще один участник – функциональный заказчик (пользователь) – это лица или организации, которые будут пользоваться продуктом, услугой или результатом проекта. В некоторых проектах заказчики и пользователи являются синонимами, тогда как в других под заказчиками подразумеваются субъекты, приобретающие продукт проекта, а под пользователями - те, кто непосредственно будет его использовать.
Исполнитель – как правило, юридическое лицо, осуществляющее проект (отдельные фазы жизненного цикла проекта) в соответствии с контрактом, заключенным с Заказчиком. Несет ответственность за выполнение работ и достижение запланированных результатов. Исполнителя в некоторых отраслях, например в строительстве, принято называть «подрядчик» или «контрактор». При осуществлении большинства проектов исполнитель заключает договоры с компаниями (организациями) для выполнения отдельных видов работ или услуг в проекте. В этом случае он осуществляет функции генерального подрядчика (генподрядчика) или генерального контрактора (генконтрактора) .
Субконтрактор вступает в договорные отношения с контрактором или субконтрактором более высокого уровня. Несет ответственность за выполнение работ и услуг в соответствии с контрактом .
Спонсор (куратор) проекта – сотрудник (как правило, руководитель высшего звена) организации, реализующей проект, который курирует проект со стороны организации (заказчика), обеспечивает общий контроль и поддержку проекта (финансовые, материальные, человеческие и другие ресурсы). Спонсор (куратор) проекта отвечает за достижение проектом конечных целей и реализацию выгод для организации. Спонсор проекта несет ответственность перед генеральным директором компании.
Спонсор проекта назначает руководителя (менеджера) проекта и обеспечивает ему необходимую поддержку.
Руководитель проекта (управляющий проектом, менеджер проекта) – физическое лицо, которому делегируются полномочия по руководству всеми работами по осуществлению проекта: планированию, контролю и координации работ всех участников проекта. Он является лицом, ответственным за осуществление проекта.
В случае сложного проекта могут быть созданы роли руководителя подпроекта или направления, отвечающие за конкретные функциональные задачи проекта развития. Как правило, менеджер проекта лично руководит выполнением работ; управляет работами подчиненных ему членов команды; является лидером в коллективе команды.
Команда проекта – совокупность физических и юридических лиц и их групп, объединенных целевым образом для осуществления проекта. Создается на период осуществления проекта. Главная задача команды проекта – выполнение всех работ, необходимых для достижения целей проекта .
Команда управления проектом – часть команды проекта, члены которой непосредственно вовлечены в управление проектом, в том числе представители некоторых участников проекта и технический персонал. В небольших проектах эта команда может включать в себя практически всех членов команды проекта. Главная задача команды управления проектом – осуществление функций управления проектом для эффективного достижения целей проекта.
Администратор (или секретарь) проекта - участник проекта, обеспечивающий координационную, информационную и организационную поддержку других основных участников проекта, а также осуществляющий распространение, обработку, анализ, архивирвание и сохранение всей информации по проекту.
Эту вакансию описывают следующим образом . Секретарь проекта должен уделить особое внимание эффективности коммуникации в рамках проекта, т. е. обеспечению бесперебойного и полноценного обмена информацией: между членами команды проекта, между командой проекта и заказчиком, между участниками проекта и организацией в целом. Отлаженные каналы коммуникации позволят прицельно отслеживать текущее состояние проекта, выявлять уже существующие или пока только потенциальные проблемы. Благодаря этому проект в целом станет управляемым и контролируемым.
Выделяют 4 блока в системе:
1) Объекты УП:
a. Системы.
c. Программы.
d. Проекты.
2) Субъекты УП:
a. Ключевые участники проекта (например, заказчик, инвестор, поставщики и т.д.), возможные участники (органы власти, потребители результата проекта).
b. Команда УП во главе с управляющим проекта.
3) Процессы УП:
a. Инициация.
b. Планирования.
c. Выполнения.
d. Регулирования или контроля.
e. Закрытия проекта.
4) Функции УП:
a. Управление предметной областью проекта.
b. Управление проектом по временным параметрам.
c. Управление стоимостью и финансами проекта.
d. Управление качеством проекта.
e. Управление рисками.
f. Управление персоналом в проекте.
g. Управление в коммуникации.
h. Управление поставками и контрактами.
i. Управление изменениями в проекте.
Управление проектом (УП) – использование знаний, навыков, методов, средств и технологий при выполнении проекта с целью достижения или превышения ожиданий участников проекта.
Объекты управления проектами: определение, характеристики, признаки, классификация
Объекты УП:
a. Системы.
b. Проектно ориентированные организации.
c. Программы.
d. Проекты.
e. Фазы жизненного цикла объекта управления.
Программа – это группа взаимосвязанных проектов и различных мероприятий, объединенных общей целью и условиями их выполнения.
Программа также как и проект является объектом УП и основным отличием программы является тот факт, что программа требует специальных методов координации и мультипроектного управления.
Кроме того программа это также ряд связанных друг с другом проектов, управление которыми требует специальных методов для достижения преимуществ и управляемости, недоступных при управлении этими проектами по отдельности.
Выполнение отдельного проекта в рамках программы может не дать ощутимого результата, при этом осуществление всей программы обеспечивает максимальную эффективность (проявляется например в прибыли).
Характеристики программ:
1) Программа может содержать элементы работ, имеющих к ним отношение, но лежащих за пределами содержания отдельных проектов программы (например: менеджеры в IT-компаниях).
2) Программы могут содержать повторяющиеся или циклические задачи (например: издание газеты).
3) Управление программой является централизованным скоорденированым управлением группы проектов для достижения стратегических целей программы и выгод.
4) Программы могут носить макроэкономический характер и затрагивать интересы значительной части населения (подготовка к олимпиаде).
Классы программ:
1) Мегапроект – это целевая программа, содержащая множество взаимосвязанных проектов, объединенных общей целью, выделенными ресурсами и отпущенным на их выполнение временем.
Они могут быть международными, государственными, национальными, региональными, межотраслевыми, отраслевыми и смешанными.
2) Мультипроект – комплексная программа или проект, осуществляемая в рамках крупных организаций, компаний и фирм.
Обязательно осуществляется в рамках направлений стратегического развития компаний.
Постоянная организация (родительская, головная, материнская) – это предприятие, внутри которого возник проект и в интересах которого он осуществляется.
Организационная структура проекта – наиболее соответствующая проекту временная орг. Структура, включающая всех его участников и создаваемая для успешного достижения целей проекта.
Декомпозиция организационной структуры – это структурное разделение организации проекта, предназначенная для соотнесения пакетов работ с организационными единицами.
Она является графической диаграммой организационной структуры проекта.
Виды организационных структур проекта:
1) Функциональная.
2) Проектноориентированая.
3) Матричная.
| Координация проекта |
Такая структура свойственна для организаций, чья деятельность в основном направлена на осуществление проекта.
Преимущества:
1) Четкая роль менеджера проекта.
2) Задействованость персонала в работе команды полностью.
3) Оперативное принятие решений.
4) Четкая ответственность каждого члена команды.
5) Использование стандартных процессов.
Недостатки:
1) Размывание специализации сотрудников.
2) Неуверенность членов команды в завтрашнем дне.
Национальные требования к компетентности специалистов (НТК), СОВНЕТ, 2000 г.:
Проект – целенаправленное ограниченное во времени мероприятие, направленное на создание продукта или услуги.
Руководство е Своду знаний по УП (PMBoK), PMI, 2004 г:
Проект – это временное предприятие, предназначенное для создания уникальных продуктов, услуг или результатов.
Российское понимание проекта:
1) Draft – предварительный документ, черновик (проект решения, проект приказа)
2) Design (Дизайн-проект) – проектно-сметная документация (ПСД), план, чертеж.
3) Business (Бизнес-проект) – созданное постоянно действующее подразделение компании.
Основные признаки проекта:
1) Наличие цели, ограниченной во времени.
2) Уникальность, новизна, неповторимость.
3) Последовательная разработка.
4) Изменение систем или наличие результатов проектов.
5) Ограниченность ресурсов, наличие бюджета.
6) Комплексность и разграничение ответственности, наличие руководителя и команды проекта.
7) Специфическая организация.
Для проекта людские, материальные, финансовые ресурсы образуются каждый раз новым способом для выполнения работ по проекту. При этом проект имеет стандартный жизненный цикл, а время и затраты на его выполнение строго ограничены.
Качественное управление промышленными объектами требует от собственника объекта достаточно больших затрат и усилий. Для сохранения промышленного объекта в хорошем состоянии, поддержании качественных условий труда для работников, выпуске высококачественной продукции и обеспечения качественного хранения произведенных товаров, следует провести анализ, разработать, утвердить и донести до соответствующих лиц документы, согласно которым будет строиться работа всех лиц, нанять людей, которые будут выполнять все эти функции и осуществлять регулярный мониторинг их работы. Обеспечить качественный подход ко всем этим процессам не так легко. На сегодняшний день есть выход из этого положения – заключить контракт с компетентной организацией, которая будет выполнять всю эту работу.
Управление промышленными объектами базируется на ряде основных показателей:
1) Проведение мониторинга промышленного объекта, всех направлений работы и служб, анализ действующих на предприятии условий и конструктивных особенностей помещения и разработка общих положений по поддержанию хорошего состояния на объекте. Проведение такого анализа позволяет выявить все «узкие» места промышленного объекта, способы их устранения и в каком объеме и с какой периодичностью следует проводить работы.
2) Подготовка нормативных документов, положений и правил, которые служат ориентиром в работе эксплуатационных служб и всех работников предприятия. После обсуждения всех положений с непосредственным владельцем промышленного объекта, происходит донесение всех норм до каждого конкретного человека с последующим внедрением на предприятии.
3) Эксплуатация промышленного объекта включает в себя следующие положения:
Проведение профилактических работ, ремонт и обслуживание систем жизнеобеспечения (отопление, вентиляция и кондиционирование, водоснабжение, канализация, электроснабжение, освещение и энергоэффективность);
Проведение профилактических работ, ремонт и обслуживание оборудования на промышленном объекте;
Проведение профилактических работ, ремонт и обслуживание систем контроля безопасности, видеофиксации и видеонаблюдения, противопожарной безопасности, контроля доступа на всех уровнях предприятия.
4) При эксплуатации промышленного объекта выполняется постоянное поддержание чистоты на объекте, в том числе проведение регулярных уборочных работ на территории и систематическая уборка помещений и других объектов зданий. В процессе уборки осуществляется влажная чистка объекта, удаление грязи со стеклянных элементов и окон, а также вентиляционных шахт.
5) В процессе анализа промышленного объекта происходит выявление существующих ошибок с последующим их исправлением при разработке новых регламентирующих документов.
Каждая из вышеперечисленных услуг может предоставляться по отдельности – например, мытье окон. Также можно провести комплекс всех обозначенных услуг. Заключенный договор предполагает четкую формулировку всех работ, которые будут осуществлены исполнителем по отношению к заказчику. Необходимо прописать определенные сроки проведения работ. Все эти услуги выявляются в процессе экспертизы промышленного объекта.
Привлечение независимой организации для управления промышленным объектом позволяет владельцу сократить время на поддержание хороших условий труда на предприятии и способствует избавлению от трудностей и дополнительных задач по поддержанию промышленного объекта в надлежащем состоянии.
Управление проектами (У П)- «раздел теории управления социально-экономическими системами, изучающий методы, формы, средства и т.д. наиболее эффективного и рационального управления изменениями».
В широком смысле это профессиональная деятельность, основанная на использовании современных научных знаний, навыков, методов, средств и технологий и ориентированная на получение эффективных результатов.
Методология управления проектами позволяет наиболее строго определить цели и результаты проекта, а также дать им количественные характеристики, временные, стоимостные и качественные параметры проекта, создать четкий план проекта, выделить, оценить риски, что в свою очередь позволяет избежать или смягчить наиболее нежелательные последствия реализации проекта.
Особенность управления проектами заключается в том, что лишь на ограниченной группе лиц лежит ответственность за выполнение проекта и достижение запланированных результатов.
Что касается методов управления проектами, то не всегда и не во всех случаях они действенны. Эффективность зависит как от внешней среды и ее влияния на проект, так и отличного восприятия.
Объект и субъект проектного управления
Объектом проектного управления является проект, который представляет собой:
Предприятие, которое характеризуется принципиальной уникальностью условий его деятельности, таких, как цели(задачи), время, затраты и качественные характеристики, отличающееся от других подобных предприятий специфической проектной организацией;
Предпринимаемое усилие, организующее человеческие, материальные и финансовые ресурсы в неизвестный путь в рамках уникального предмета работы, заданной спецификации, с ограничениями на затраты и время, с тем чтобы следование стандартному жизненному циклу проекта приводило к осуществлению успешных изменений, определенных посредством количественных и качественных целей и задач;
Уникальный набор скоординированных действий, с определенным началом и завершением, осуществляемых индивидуумом или организацией для решения специфических задач с определенным расписанием, затратами и параметрами выполнения 1 ;
Уникальный процесс, состоящий из набора взаимоувязанных и контролируемых работ с датами начала и окончания и предпринятый, чтобы достичь цели соответствия конкретным требованиям, включая ограничения по времени, затратам и ресурсам 2 ;
Временное предприятие (усилие), осуществляемое (предпринятое) для создания уникального продукта или услуги 3 ;
Уникальную совокупность взаимосвязанных действий (работ} с определенными датами начала и окончания, предназначенных для успешного достижения общей цели 4 ;
Уникальную совокупность скоординированных действий (работ) с определенными точками начала и окончания,предпринятых индивидуумом или организацией для достижения определенных целей с установленными сроками, затратами и параметрами выполнения 1 ;
Временное предприятие, предназначенное для создания уникальных продуктов, услуг или результатов 2 .
Все приведенные определения проекта отражают его особенности как объекта управления, обусловленные комплексностью задач и работ, четкой ориентацией этого комплекса на достижение поставленных целей и ограничениями по времени, бюджету, материальным и трудовым ресурсам.
Можно выделить характерные признаки проекта:
Направленность на достижение конечных целей, определенных результатов;
координированное выполнение многочисленных взаимосвязанных работ с поуровневой детализацией по видам деятельности, ответственности, объемам и ресурсам;
ограниченную протяженность во времени, с определенным началом и концом;
ограниченность ресурсов и бюджета;
выполнение работ в соответствии с требованиями к качеству» 3 .
Таким образом, основным отличием проектного управления от управления предприятием, осуществляющим регулярную, повторяющуюся, цикличную деятельность, является однократность, то есть нецикличность деятельности.
Субъектами управления являются активные участники проекта (программы), взаимодействующие при выработке и принятииуправленческих решений в процессе его осуществления.
К субъектам управления относятся:
Основные участники проекта:
Инвестор;
Заказчик;
генконтрактор;
Генподрядчик;
Исполнители и др.
Команда проекта:
Функциональные менеджеры проекта;
Члены команды проекта.
Команда управления проектом:
Управляющий проектом;
Члены команды управления проектом»".
Среди основных ресурсов, используемых в управлении проектами, выделяются обычно: «трудовые ресурсы, денежные ресурсы, техническая оснастка, материалы, информация и технология» 2 .
Функции управления проектами - прогнозирование, планирование, организация, координация, учет, контроль, а также анализ, принятие решений, составление и сопровождение бюджета проекта, организация оценивания, оценка, отчетность, экспертиза, проверка и приемка, бухгалтерский и управленческий учет.
Подсистемы системы управления проектами - управление содержанием и объемом работ, управление продолжительностью, стоимостью, качеством, закупками и поставками, человеческими ресурсами, рисками, запасами, коммуникациями, подготовкой и внесением изменений.
