Любой хозяйствующий субъект ведет первичную документацию для регламентации трудовых отношений с сотрудниками. Ежедневно кадровой службе приходится решать, какие бланки использовать при введении новых штатных должностей, заключении трудового договора и т.д. Если документооборот не систематизирован, то в деятельности фирмы происходят сбои. Поэтому стоит разобраться, какие унифицированные образцы нужно применять и можно ли разработать индивидуальные под свои потребности.

Что такое унифицированные формы кадровых документов и насколько они обязательны?

Утвержденные законодательством формы кадровых документов – это система типовых бланков, созданных для того, чтобы вести обязательную учетную документацию по кадровой деятельности компании.

Первоначально единые образцы были обязательны для любых предприятий согласно бухгалтерскому законодательству. Сегодня ТК РФ не предъявляет специальных требований к кадровой документации .

До конца 2012 года действовало Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 , которое обязывало организации всех типов собственности применять унифицированную документацию.

С 1 января 2013 года начал работать новый порядок бухгалтерского учета. Согласно части 4 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ экономическим субъектам предоставили право разрабатывать учетные формы на свое усмотрение. Закрепить вновь созданные формы нужно в одном из локальных актов компании (приказе, распоряжении, порядке о документообороте).

Роструд в своих письмах от 09.01.2013 N 2-ТЗ, 23.01.2013 N ПГ/10659-6-1, 14.02.2013 N ПГ/1487-6-1 разъяснил, что предприятия негосударственных видов собственности вправе применять на практике бланки первичных учетных документов, составленные ими самостоятельно , при условии включения обязательных реквизитов.

Также, нужно применять ту типовую документацию, которая утверждена уполномоченными органами согласно другим нормативным актам (например, кассовые документы).

Как использовать?

Вопрос об использовании унифицированных бланков решается руководителем фирмы совместно с работниками, отвечающими за бухгалтерский и кадровый учет.

Процедура утверждения типовой кадровой документации проходит в несколько этапов:

• уточняется, вводились ли поправки в делопроизводство;
• делается выбор, использовать унифицированные формы или создавать под свои нужды;
• разрабатываются новые бланки или корректируются прежние;
• приказом руководства вводятся в действие новые образцы.

Без изменений

У предприятий, использующих типовые образцы, нет проблем с автоматизацией делопроизводства. Кадровые программы по умолчанию вносят информацию в стандартные бланки. Кроме того, в случае проверки компетентными органами, к ним возникает меньше претензий.

Типовые бланки целесообразно зафиксировать в специальном разделе приказа об учетной политике (документооборот) или указываются в качестве приложения к ней. Допустимо также сделать это в отдельном приказе об утверждении альбома кадровой документации в организации.

С корректировкой под собственные потребности предприятия

Для разработки собственных форм потребуются специальные знания и обширный опыт. Вместе с тем компания изначально стандартизирует кадровые ситуации под свои потребности.

Если в фирме делопроизводство автоматизировано, то потребуется настроить систему под новые бланки. В случае возникновения трудового спора нужно будет всесторонне обосновать свою позицию, т.к. законодательство не содержит конкретные рамки к тому, как должны выглядеть самостоятельно созданные образцы.

В большинстве случаев организации незначительно модернизируют типовые бланки с учетом своей специфики. Обычно, удаляются коды, номера и ссылки на Госкомстат. Добавляется поле, содержащее расшифровку подписи.

Изменения вводятся в действие приказом . Обязательные сроки для подписания не предусмотрены. Поэтому его дата не всегда приходится на конец года, особенно в частных компаниях.

Разработка и утверждение собственных форм кадровых документов

Самостоятельно созданные бланки, обычно, утверждаются в составе учетной политики. За эту работу отвечает бухгалтерия, которая тесно сотрудничает с отделом кадров.

В соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ наказывают, если:

• нет кадровых бумаг, касающихся стажа, учитываемого при начислении пенсии;
• не ведутся формы, прямо названные ТК РФ.

На компанию или ИП налагают штраф от 1 000 до 50 000 руб. Должностное лицо попадает под дисквалификацию.

Если документы ведутся с ошибками, это тоже считается нарушением ТК РФ. В некоторых ситуациях дополнительно применяют материальную ответственность, если из-за ошибок сотрудник утратил возможность оформить новый трудовой договор с другим нанимателем.

Нарушение порядка обращения архивных бумаг так же влечет наказание . Это касается личных карточек, трудовых книжек и т.д. (ст. 13.20 КоАП РФ). Штраф накладывается в диапазоне от 100 до 500 руб.

За ведением делопроизводства с учетом норм закона следят Госархив РФ и трудовая инспекция, которые назначают плановые проверки.

Таким образом, обязательность наличия унифицированных форм в организации или у предпринимателя прямо установлена законом. За отсутствие кадрового учета предусмотрена ответственность. Хозяйствующие субъекты вправе выбирать, использовать альбомы первичных учетных документов, утвержденных Госкомстатом, или разрабатывать свои образцы.

О том, как воспользоваться своим правом на создание собственных бланков, рассказано ниже.

г. Волгоград. улица Ангарская. дом 17 . офис 609

• Главная
• Бухгалтеру
• Кадровое делопроизводство
• Формы, образцы, шаблоны кадрового учета
• Унифицированные формы кадрового учета

Унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты

Утверждены постановлением Госкомстата РФ

• Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации
• ПРИКАЗ (распоряжение) о приеме работника на работу. Форма № Т-1
• ПРИКАЗ (распоряжение) о приеме работников на работу. Форма № Т-1а
• ЛИЧНАЯ КАРТОЧКА работника. Форма № Т-2
• ЛИЧНАЯ КАРТОЧКА государственного (муниципального) служащего. Форма № Т-2 ГС (МС)
• ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ. Форма № Т-3
• УЧЕТНАЯ КАРТОЧКА НАУЧНОГО, НАУЧНО-ПЕДАГОГИЧЕСКОГО РАБОТНИКА. Форма № Т-4
• ПРИКАЗ (распоряжение) о переводе работника на другую работу. Форма № Т-5
• ПРИКАЗ (распоряжение) о переводе работников на другую работу. Форма № Т-5а
• ПРИКАЗ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику. Форма № Т-6
• ПРИКАЗ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам. Форма № Т-6а
• ГРАФИК ОТПУСКОВ. Форма № Т-7
• ПРИКАЗ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении). Форма № Т-8
• ПРИКАЗ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении). Форма № Т-8а
• ПРИКАЗ (распоряжение) о направлении работника в командировку. Форма № Т-9
• ПРИКАЗ (распоряжение) о направлении работников в командировку. Форма № Т-9а
• КОМАНДИРОВОЧНОЕ УДОСТОВЕРЕНИЕ. Форма № Т-10
• СЛУЖЕБНОЕ ЗАДАНИЕ для направления в командировку и отчет о его выполнении. Форма № Т-10а
• ПРИКАЗ (распоряжение) о поощрении работника. Форма № Т-11
• ПРИКАЗ (распоряжение) о поощрении работника. Форма № Т-11а
• ТАБЕЛЬ учета рабочего времени и расчета оплаты труда. Форма № Т-12
• ТАБЕЛЬ учета рабочего времени. Форма № Т-13
• РАСЧЕТНО-ПЛАТЕЖНАЯ ВЕДОМОСТЬ. Форма № Т-49
• РАСЧЕТНАЯ ВЕДОМОСТЬ. Форма № Т-51
• ПЛАТЕЖНАЯ ВЕДОМОСТЬ. Форма № Т-53
• ЖУРНАЛ регистрации платежных ведомостей. Форма № Т-53а
• ЛИЦЕВОЙ СЧЕТ. Форма № Т-54
• ЛИЦЕВОЙ СЧЕТ (СВТ). Форма № Т-54а
• ЗАПИСКА-РАСЧЕТ о предоставлении отпуска работнику. Форма № Т-60
• ЗАПИСКА-РАСЧЕТ при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении). Форма № Т-61
• АКТ о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы. Форма № Т-73

• Назад

Унифицированные формы кадровых документов в 2017 году

Унифицированные формы кадровых документов — это совокупность реквизитов, созданных с использованием методов унификации, установленных в соответствии с решаемыми задачами, расположенных в определенном порядке.

Кадровые документы организации — это первичные учетные документы, руководствуясь которыми бухгалтер организации производит начисления и выплаты сотрудникам предприятия. Рассмотрим унифицированные формы кадровых документов в 2017 году на примере кадрового учета отдельно взятого сотрудника.

Применение унифицированных форм

При поступлении сотрудника на работу в соответствии с нормативным документом «Штатное расписание», составленным по форме Т-3 , кадровиком организации оформляется «Приказ (распоряжение) о приме работника на работу» по форме Т-1 или Т-1а, если приказ оформляется на группу работников.

На каждого нового сотрудника заводится «Личная карточка работника» по форме Т-2 , для оформления государственных служащих применяется унифицированная форма Т-2ГС «Личная карточка гос. служащего».

При необходимости перевода работника оформляется «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу» по форме Т-5 или Т-5а, если оформляется перевод нескольких сотрудников одновременно.

Для отражения невыходов при нахождении сотрудника в отпуске или командировке кадровиком организации применяются следующие унифицированные формы:

• График отпусков (форма № Т-7);
• Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-6);
• Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (форма № Т-6а);
• Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма № Т-9 или Т-9а для группы работников, направляемых в командировку).

Учет рабочего времени на предприятии отражается при заполнении документа «Табель учета рабочего времени» (форма Т-13) или «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда» по форме Т-12 .

Для расчета с сотрудником по оплате труда применяются следующие унифицированные формы кадровых документов:

• Приказ (распоряжение) о поощрении работника (форма Т-11);
• Приказ (распоряжение) о поощрении работников (форма Т-11а);
• Расчетно-платежная ведомость (форма Т-49);
• Расчетная ведомость (форма Т-51);
• Лицевой счет (форма Т-54);
• Платежная ведомость (форма Т-53);
• Журнал регистрации платежных ведомостей (форма Т-53а);
• Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма Т-60).

При увольнении работника из организации на основании его заявления или по каким-то другим причинам кадровиком организации оформляется «Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора с работником (увольнение)» по форме Т-8 группы работников применяется «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)» (форма Т-8а). Расчет сотрудника оформляется унифицированной формой Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)». Если с сотрудником был заключен срочный трудовой договор, то необходимо по его окончании оформить «Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору» (форма Т-73).

Унифицированные формы кадровых документов утверждены и согласованы рядом министерств Российской Федерации:

• Министерством финансов;
• Министерством экономического развития и торговли;
• Министерством труда и социального развития.

Разработка данного перечня унифицированных форм позволила реализовать требования, установленные ТК РФ.

Кадровое делопроизводство – 2017

Из этой статьи вы узнаете:

• как осуществлять кадровое делопроизводство в 2017 году;
• какие новации запланированы в кадровом делопроизводстве в 2017 году;
• как следует применять унифицированные формы.

Сфера кадрового делопроизводства является одной из самых быстро меняющихся: в нормативно-правовые акты, регулирующие эту область деятельности, регулярно вносятся изменения, предполагающие новые требования к оформлению кадровых документов, включая договоры с сотрудниками, обязательные приказы, трудовые книжки и т.д. Поэтому специалист по кадрам должен внимательно следить за новациями в своей профессиональной области и постоянно приобретать новые навыки и знания, которые позволят ему соответствовать актуальному состоянию рынка.

Читайте по теме в электронном журнале

Как осуществлять кадровое делопроизводство в 2017 году

Кадровое делопроизводство — это достаточно обширный термин, который включает в себя все аспекты разработки и ведения документации по персоналу, в том числе документы, фиксирующие изменение должностных позиций, проведение расчетов, процедуры учета трудового времени и другие. В целях обеспечения соответствия организационной документации требованиям контролирующих органов, кадровик должен знать, как правильно оформлять документы в рамках кадрового делопроизводства в 2017 году.

Самые важные изменения этой осени!

Для достижения этой цели особенно важным является своевременное отслеживание внедрения новых принципов и порядков в выпускаемых нормативно-правовых актах, включая правильно использование действующих унифицированных форм отчетности и другие требования законов в области регулирования кадрового документооборота. В случае возникновения сомнений относительно правильности применения регламента или оформления документов следует дополнительно проконсультироваться с законодательством.

Новации в кадровом делопроизводстве в 2017 году

Какие изменения произошли в кадровом делопроизводстве к началу 2017 года? В течение 2016 года законодательство в этой области претерпело существенные изменения, которые окажут свое влияние на процедуру ведения кадрового документооборота уже в 2017 году. Кроме того, на эти вопросы влияют и другие новации, касающиеся смежных областей трудового законодательства, включая:

• сокращенный пакет документов для оформления командировок;
• использование печати для коммерческих компаний необязательно ;
• возможность передавать трудовые книжки работникам, на имя которых они заведены;
• фиксация конкретного срока уведомления заявителя об отказе в приеме на вакантную должность в случае его письменного обращения с соответствующим запросом;
• модификация порядка предоставления документа об отсутствии судимости в случае необходимости наличия такой справки при поступлении на работу;
• обновление принципов проведения плановых проверок коммерческих предприятий контролирующими органами;
• и другие законодательные новшества.

Федеральный закон от 06.04.2015 № 82-ФЗ отменяет обязательный порядок использования круглой печати в оформлении документации предприятий, которые относятся к таким категориям как общества с ограниченной ответственностью и акционерные общества. Вместе с тем, в отношении порядка ее применения при заполнении трудовых книжек рекомендуется руководствоваться уточнениями Роструда, которые зафиксированы в письме от 15 мая 2015 г. № 1168-6-1. В нем четко указывается, что именно в этом случае работодатель обязан подтверждать действительность всех сделанных записей постановкой круглой печати. При ее отсутствии к нему могут быть применены санкции, предусмотренные п.1 ст.5.27 ТК РФ, предполагающие наложение штрафа размером до 50 тысяч рублей. При этом такое наказание применимо по отношению к каждому случаю неправомерного отсутствия печати.

Профессиональные стандарты — 2017

С 1 июля 2016 года вступили в действие ст. 195.2 и 195.3 ТК РФ, связанные с процедурой применения профессиональных стандартов . На практике это означает, что для тех профессий и должностных позиций, в отношении которых такие стандарты уже разработаны, их применение становится обязательным. Таким образом, сотрудники, которых коснется этот вопрос, будут обязаны соответствовать установленным квалификационным требованиям. В свою очередь, работодатели должны использовать эти критерии при разработке инструкций к выполнению трудовых функций на конкретных должностях.

Документация в рамках кадрового делопроизводства — 2017

Основная часть документов кадрового делопроизводства - 2017 формируется в соответствии с условиями, зафиксированными в ТК РФ. Практически любая организация использует в своей деятельности значительное количество различных типов документов, которые можно разделить на несколько больших групп:

• приказы, в том числе о движении персонала — например, о вступлении в должность, перемещении, переводе, применении стимулирующих мер и т.д.;
• внутренние нормативные документы компании, включая различные виды положений — о премировании, о применении правил локального трудового распорядка и др.;
• договоры с сотрудниками, в том числе индивидуальные и коллективные трудовые соглашения, документы о принятии материальной ответственности и проч.;
• документация, связанная с учетом кадров, — график отпусков, личные карточки сотрудников и т.п.;
• трудовые книжки;
• табель, используемый для учета трудового времени;
• документация по реализации мер по охране труда;
• документы, связанные с оформлением командировок.

Некоторые из этих документов являются обязательными компонентами кадрового делопроизводства — например, к ним относятся штатное расписание, правила локального трудового распорядка, ряд документов, связанных с осуществлением мер по охране труда и другие. Прочие документы оформляются в случае, если организация испытывает потребность в их наличии для оформления тех или иных аспектов своей деятельности. При этом в отношении части документации применяются унифицированные формы, установленные актуальным законодательством, однако для значительной части приказов и иных кадровых документов работодатель вправе разработать удобную для него форму самостоятельно.

Унифицированные формы бланков документации в кадровом делопроизводстве - 2017

С 1 января 2013 года в России действуют новые законодательные нормы, которые предоставили работодателям значительную свободу действий в плане формирования образцов документов, которые регулярно оформляются на предприятии. При этом собственно список документов, которые являются обязательными, по-прежнему существует, и работодатели должны неукоснительно ему следовать.

В целом принятые изменения в законодательстве не отменили унифицированных форм документов, отражающих различные аспекты кадровой работа, и те организации, для которых они являются удобными и привычными, по-прежнему могут их использовать. Вместе с тем, работодатели, которые регулярно сталкиваются с недостатком тех или иных граф в таких документах или, напротив, постоянно оставляют какие-то разделы незаполненными, вправе отказаться от них, создав собственную форму бланка.

Общий список унифицированных форм, которые до сих пор применяются сотрудниками кадровых служб, содержит следующие позиции:

• формы № Т-1 и Т-1а — приказ о приеме сотрудников на работу;
• форма № Т-2 — сведения, содержащиеся в личной карточке сотрудника;
• форма № Т-3 — актуальное штатное расписание, включающее общий перечень должностных позиций в организации;
• формы № Т-5 и Т-5а — приказ о переводе на другую должностную позицию;
• форма № Т-7 — установленный график предоставления отпусков;
• форма № Т-9 — приказ об отправке сотрудника в командировочную поездку .

Приказ о приеме на работу

Этот документ является одним из наиболее распространенных в деятельности практически любой организации. Для его оформления можно применять форму № Т-1 либо собственный образец, утвержденный локальным приказом компании. При этом даже в случае, если применяется индивидуальный порядок его оформления, такой документ должен содержать некоторые обязательные разделы. Так, в «шапке» приказа должно фигурировать полное название предприятия в том виде, в каком оно указано в учредительных документах. Кроме того, здесь необходимо зафиксировать код формы по ОКУД (0301001) и по ОКПО (индивидуальный параметр, присваиваемый каждой организации отдельно), номер, присвоенный документу в момент его формирования, а при необходимости — и индекс, соответствующий требованиям п. 3.12 ГОСТ Р 6.30-2003. Во всех типах приказов о приеме на работу также должна фигурировать дата, когда сотрудник фактически приступил к своим обязанностям. При этом в случае, если речь идет о договоре, заключенном на определенный срок, нужно также указать дату окончания работы сотрудника в компании.

Следующая часть документа посвящена самому сотруднику и условиям его работы . Здесь указываются его табельный номер, фамилия, имя и отчество: можно использовать как именительный, так и родительный падеж, однако в обоих случаях следует обеспечить полное соответствие записи паспорту или другому документу, используемому сотрудником для удостоверения личности. Еще один пункт — полное название новой должности, которое указывается здесь так же, как и в штатном расписании. Кроме того, если работник получает какие-либо льготы и преференции в связи с условиями его труда, следует проследить, чтобы название должности находилось в согласии с действующими профессиональными стандартами и квалификационными справочниками, как того требует ч.2 ст.57 ТК РФ.

Основная часть приказа должна отражать описание содержания работы сотрудника и условий, на которых он принимается на эту позицию, а также величину его заработной платы и необходимость отработки испытательного срока. Все эти параметры должны находиться в строгом соответствии со сведениями, зафиксированными в трудовом договоре, который, в свою очередь, фигурирует в приказе в качестве основания заключения трудовых отношений с работником. Документ должен быть скреплен личной подписью руководителя, после чего в соответствии с требованиями ст. 68 ТК РФ его необходимо представить работнику для ознакомления. Факт такого ознакомления и его дату он должен подтвердить своей подписью.

Таким образом, несмотря на некоторые изменения, внесенные в порядок осуществления кадрового делопроизводства, сотрудники соответствующих служб по-прежнему должны уделять существенное внимание правильности оформления кадровой документации и корректному сопровождению всех этапов оформления трудовых отношений.

Особенности кадрового делопроизводства

Для документального оформления всех кадровых операций в организации необходимы определенные знания и умения.

Делопроизводство на предприятии регулируется самостоятельно разработанной и утвержденной директором инструкцией. Она является внутренним нормативным актом и обязательна для соблюдения всеми сотрудниками хозяйствующего субъекта. Разрабатывает и контролирует ее исполнение отдел кадров.

Законодательство требует составления множества документов, закрепляющих все стороны трудовых отношений сотрудника с работодателем.

Опытные и начинающие кадровики должны повышать квалификацию. В помощь им созданы интернет-сайты, на которых представлены теоретические курсы кадрового делопроизводства.

Кадровые бумаги отражают деятельность персонала, подтверждают стаж сотрудников, играющий первостепенную роль при начислении пенсии. Руководство отвечает за документальный фонд предприятия.

Главные детали в контроле на бумаге

Грамотная организация кадрового учета требует знания нормативной базы, отслеживания ее изменений, ориентации в формах используемых документов.

С какой целью осуществляется

Порядок ведения кадрового учета регламентируется законодательством. На крупных предприятиях с большим штатом сотрудников, как правило, формируется кадровая служба. Ее работники оформляют соответствующие документы в соответствии с требованиями нормативной базы РФ.

Бумаги могут иметь унифицированную форму либо разрабатываться на предприятии и утверждаться в локальных актах.

Кадровое делопроизводство - это деятельность, направленная на разработку и ведение документов, связанных с учетом персонала, рабочего времени, расчетов по оплате труда.

Кадровые вопросы включают в себя следующие позиции:

• оформление приема на работу;
• внутреннее перемещение работников;
• увольнение;
• регулирование отношений между руководителем и сотрудниками;
• организация трудового процесса;
• иные.

Правильная организация кадрового учета способствует решению ряда задач.

Его основные цели представлены в таблице:

• изучение сотрудников, оценка их труда;
• аналитическая работа;
• составление отчетов.

• подготовка, обучение, переподготовка персонала;
• прием работников по служебным и личным вопросам;
• обработка письменных обращений трудящихся;
• архивная и справочная деятельность.

• документирование работы сотрудников;
• работа с персоналом подразделений;
• кадровое планирование и руководство.

• ведение личных дел, трудовых книжек;
• составление приказов, бумаг для персонифицированного учета;
• оформление больничных, пенсионных свидетельств и т. д.

В Москве и других крупных регионах РФ организации, имеющие отдельные подразделения, могут вести кадровый учет онлайн. Для этого разработаны соответствующие программы, позволяющие производить обмен документами в электронном виде.

Система кадрового делопроизводства

Законодательная база

Законодательные основы кадрового делопроизводства содержатся в ТК РФ.

Эта деятельность регулируется целым рядом нормативно-правовых актов:

• Указания по заполнению и применению первичных документов по учету и оплате труда (постановление Госкомстата № 1 от 05.01.04);
• унифицированные документы и требования к их составлению (постановление Госстандарта № 65-ст от 03.03.03);
• Типовая инструкция по делопроизводству для федеральных органов исполнительной власти (приказ Минкультуры РФ № 536 от 08.11.05);
• Правила работы архивов (решение Коллегии Росархива от 06.02.02);
• Правила делопроизводства для ФОИВ (постановление Правительства РФ № 477 от 15.06.09);
• Закон об информации, ее защите и информационных технологиях № 149-ФЗ от 27.07.06;
• Закон о рассмотрении обращений российских граждан № 59-ФЗ от 02.05.06;
• Закон о государственном языке РФ № 53-ФЗ от 01.06.05;
• Закон об архивном деле № 125-ФЗ от 22..10.04;
• Закон о коммерческой тайне № 98-ФЗ от 29.07.04;
• Приказ о трудовых книжках № 117н от 22.12.03;
• Постановление о принятии инструкции по заполнению трудовых № 69 от 10.10.03;
• Постановление о трудовых книжках № 225 от 16.04.03;
• инструкции Генштаба вооруженных сил РФ.

Обязательные документы

ТК РФ обязывает организации иметь свою законодательную базу, включающую ряд обязательных локальных нормативных документов.

• Наличие документа предусматривают ст. 189, 190 ТК РФ. Он устанавливает порядок приема на работу и увольнения сотрудников, права, обязанности сторон соглашения, режимы труда и отдыха, систему поощрений и взысканий, прочие вопросы касательно трудовых отношений на предприятии.
• Правила утверждает директор. При наличии в организации профсоюза, учитывается его мнения по поводу принятия документа. В организациях, где персонал трудится ненормированный рабочий день, должен существовать Перечень соответствующих должностей и профессий. Он оформляется в виде приложения к Правилам.

• Согласно ст. 87 ТК РФ в ней установлены требования, обязательные для выполнения при обработке персональной информации о работниках, обеспечение их защиты, использования, хранения.
• Персональной считается информация об отдельно взятом труженике, нужная работодателю для трудовых отношений. Работники должны быть ознакомлены с документами, определяющими порядок обработки их данных.

Нормативные акты

После принятия руководителя, устанавливается количество должностей, требуемых для нормальной работы организации. С учетом полученных цифр, производственного цикла и других особенностей деятельности предприятия готовится штатное расписание.

Для оформления документа обычно используют бланк унифицированной формы. Скачать образец бесплатно можно из интернета. Работодатель вправе корректировать расписание на свое усмотрение.

В документе должности перечисляются в иерархическом порядке: начиная с директора и заканчивая вспомогательным персоналом. Для каждой из них указывается число единиц по штату, оклад и надбавки.

На следующем этапе формируется рабочее расписание. Оно представляет собой графики работы для всех сотрудников. При наличии смен, создаются подробные графики сменности. В документе кратко описываются требования к внешнему виду работников, поведению, распорядку дня и т. д.

Далее разрабатывается форма трудового договора. При этом должны учитываться основные нормы ТК РФ и внутренних нормативных документов компании. Трудовое соглашение обычно составляет юрист организации или привлеченный со стороны.

Документ должен включать следующие позиции:

• сведения о юрлице: название, адрес, телефон, ФИО и должность руководителя;
• данные паспорта сотрудника;
• должность сотрудника, типы договора (постоянный или срочный) и рабочего места (основное или дополнительное);
• перечень основных обязанностей со ссылкой на инструкцию к данной должности;
• сведения об оплате труда, доплатах, льготах, предоставлении отпусков;
• рабочий график, оплата переработки;
• причины для прекращения действия договора и иные условия;
• подписи и реквизиты сторон, печать предприятия.

Для проверки и оптимизации работы кадровиков руководство может провести внутренний или независимый аудит. Это способствует уменьшению риска административных наказаний, споров и жалоб со стороны персонала.

Этапы организации кадрового делопроизводства с нуля

Для формирования кадрового учета удобно использовать следующую пошаговую инструкцию:

Данная инструкция подойдет и для чайников, не имеющих опыта в данном вопросе.

Этапы кадрового аудита

Как ведётся учёт

Для ведения учета нужно правильно организовать документооборот.

Примеры расчетов коэффициента фондоотдачи и фондоемкости смотрите здесь.

Для этого необходимо сделать следующее:

• разработать внутреннюю нормативную базу;
• подготовить штатное расписание для каждой единицы штата;
• произвести штатную расстановку;
• подготовить трудовые соглашения;
• разработать формы по личному составу;
• оформить карточки Т-2;
• утвердить бланки заявлений для сотрудников;
• подготовить внутренние приказы.

Все кадровые действия должны подтверждаться первичкой. Их перечень закрепляется в нормативных актах.

Дополнительные моменты

Кадровый учет с нуля начинается с приема персонала. Важно правильно оформить на работу соискателей, подготовить необходимую документацию.

Штатное расписание и отпуска

Одним из обязательных типовых документов, которые должны существовать на предприятии является штатное расписание (ф. Т-3).

• список структурных подразделений и должностей;
• количество единиц штата по каждой должности;
• оклады, надбавки по должностям;
• фонд зарплаты организации.

Подразделения указываются в документе по степени их важности для работы организации. Внутри них должности работников должны приводиться также в порядке значимости. Названия должностей в трудовых соглашениях и штатном расписании должны совпадать.

Штатная расстановка - это форма расписания с внесенными ФИО работников в соответствии с занимаемыми должностями.

График отпусков (ф. Т-7) отражает информацию о времени предоставления ежегодных отпусков всем работникам. Составляется на год. Его утверждает директор по согласованию с профорганом. Документ должен оформляться минимум за 2 недели до нового года. Занесенные в него данные обязательны для исполнения, как сотрудниками, так и работодателями. Исключение составляют льготники.

График включает следующие реквизиты:

• название подразделения;
• наименование должности;
• ФИО и табельный номер труженика;
• число дней отпуска;
• даты ухода в отпуск по плану и факту;
• основание переноса отпуска, предположительная дата.

За 2 недели до отпуска сотруднику сообщают об этом. Издается распоряжение, с которым сотрудника ознакамливают под роспись. В ноябре можно подготовить приказ для всех руководителей подразделений, обязывающий их сдать в бухгалтерию графики отпусков до 1 декабря. Это облегчит подготовку общего графика.

Оформление сотрудников

Полноценная работа организации начинается с набора сотрудников. Заполнение вакансий сопровождается оформлением документов.

Обязанности кадровика при приеме сотрудников заключаются в следующем:

• регистрация в специальном журнале заявления от соискателя;
• ознакомление новичка с действующими инструкциями и локальными актами;
• оформление трудового соглашения и контроль подписания его сторонами;
• выдача экземпляра договора сотруднику и проставление отметки об этом на бланке организации;
• оформление и регистрация приказа в книге учета;
• заполнение личной карточки, подшивка документов в дело (заявления, копий личных бумаг, приказа, договора);
• передача документов расчетчику для начисления зарплаты сотруднику.

При построении системы кадрового делопроизводства изначально следует определиться, какие документы обязательно должны оформляться, а какие нужны для конкретной сферы деятельности.

К необходимым бумагам относятся:

• распоряжения по личному составу (на прием, перевод и т. д.);
• кадровые приказы (на отпуска, премии, командировки и т. д.);
• карточки Т-2;
• трудовые;
• соглашения;

В прочие обязательные бумаги входят следующие:

• штатное расписание;
• положение по ОТ;
• журнал регистрации командировок;
• правила внутреннего распорядка;
• прочие.

Должностные инструкции и Колдоговор вести не обязательно, однако эти документы есть почти у каждого работодателя.

После установления перечня обязательной документации, следует изучить уставные бумаги. На их основании нужно разработать другие документы. Их перечень зависит от характера деятельности юрлица и особенностей условий труда. Например, при необходимости обеспечения работников униформой и СИЗ нужно подготовить распоряжение о порядке и сроках их выдачи, каким сотрудникам они необходимы.

Документально должны подтверждаться компенсации и льготы за работу в особых условиях: на вредных производствах, ненормированную, ночную и т. д. Далее оформляют Положение о кадровом делопроизводстве. В нем отражают список необходимых для работы организации бумаг, порядок их оформления и хранения.

Законодательство не обязывает разрабатывать такое Положение, однако оно существенно облегчит работу кадровикам. На работу в новую организацию сначала принимается директор, затем он набирает остальной персонал.

Состава и количество требуемых должностей отражает штатное расписание. В правилах распорядка отражаются все графики работы, требования к сотрудникам и т. д. Типовое трудовое соглашение разрабатывается на основании норм ТК РФ.

Перед применением учетных журналов их следует подготовить: пронумеровать листы, прошить, скрепить печатью. На последний лист прошивки приклеивают бумажку. На ней указывают число страниц, директор или ответственный исполнитель расписываются, ставится печать. На первой странице журнала пишут наименование организации и дату начала его ведения.

Одним из важнейших документов кадрового учета является трудовая книжка. Для их ведения приказом назначается ответственное лицо, которое их заполняет и отвечает за сохранность.

Часто задаваемые вопросы

Организация кадрового учета имеет определенные тонкости и нюансы:

Обычно она состоит из следующих шагов:

1. Изучение актуальных нормативов.
2. Определение списка требуемых документов.
3. Составление плана дальнейшей работы организации.
4. Определение ответственных за документы лиц.
5. Формирование штатного расписания.
6. Проверка правильности приема сотрудников, перемещений, кадровых перестановок, увольнений.
7. Определение законности режима труда на предприятии.

Договор заключается в несколько этапов:

• Получение необходимых бумаг.
• Оформление заявления.
• Составление и подписание соглашения.
• Формирование приказа на прием.
• Заведение карточки Т-2.
• Внесение записи в трудовую.
• Свои особенности имеет трудоустройство граждан, разговаривающих на английском языке.

• В данных организация кадровыми вопросами может заниматься сам руководитель или специальный отдел.
• Работодатель может передать кадровый учет на аутсорсинг. Все вопросы будет решать сторонняя специализированная организация.
• Сложности с документооборотом возникают, если организация крупная, имеет структурные единицы и большой объем документации. В этом случае обязанности по передаче бумаг может возлагаться на курьера. При этом часто представители организации-исполнителя не посещают офис заказчика, т. е. работа производится полностью дистанционно.

Итак, организация на предприятии кадрового делопроизводства - сложная процедура. Она требует детального изучения нормативной базы и отслеживания всех изменений. Грамотное построение кадрового учета способствует построению трудовых отношений в рамках законодательства. Для подготовки кадровика работодатель может воспользоваться услугами специализированных компаний.

Не знаете как определить величину накладных расходов в смете — читайте эту публикацию.

Кто должен платить земельный налог в 2016 году — читайте тут.

Документы по кадровому делопроизводству

Трудовые договоры с работниками

Допсоглашения к трудовым договорам

(соглашения об изменении определенных сторонами условий трудового договора)

Договоры о полной материальной ответственности

Гражданско-правовые договоры

Унифицированные формы кадровых документов и формы, разработанные на основе "госкомстатовских"

Образцы заполнения унифицированных форм приказов, утвержденных Госкомстатом РФ, и приказов, составленных по "госкомстатовской" форме с внесением изменений в соответствии с требованиями Федерального закона "О бухгалтерском учете" от 06.12.2011 N 402-ФЗ

• Приказ о приеме работника на работу по срочному трудовому договору на время исполнения обязанностей отсутствующего работника (окончание срока определено событием - днем выхода на работу отсутствующего основного работника). Образец (в «госкомстатовскую» форму приказа внесены изменения в соответствии с требованиями Федерального закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ) >>
• Приказ о переводе работника на другую работу (вид перевода – постоянный). Образец – 2014 (в «госкомстатовскую» форму приказа внесены изменения в соответствии с требованиями Федерального закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ) >>
• Приказ о предоставлении ежегодного основного и ежегодного дополнительного оплачиваемых отпусков работнику. Образец – 2014 (в «госкомстатовскую» форму приказа внесены изменения в соответствии с требованиями Федерального закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ) >>

Приказы, кадровые и некадровые, по личному составу и основной деятельности, разработанные юристами и кадровыми специалистами (не Госкомстатом)

Книги и журналы учета/регистрации

Докладные и объяснительные записки

Уведомления

Заявления работников

Локальные нормативные акты работодателя

Должностные инструкции

Другие документы

• Заявление об исключении проверки в отношении юридического лица, индивидуального предпринимателя из ежегодного плана проведения плановых проверок юридических лиц и индивидуальных предпринимателей
• Номенклатура дел организации (Приложение 7 к п. 3.4.6 "Основных Правил работы архивов организаций" (одобрены Ѐешением Коллегии Росархива от 06.02.2002))

Возможно, Вам для работы понадобятся и другие материалы, ресурсы нашего сайта по кадровому делопроизводству, продукция нашей редакции для кадровых работников. Ознакомьтесь с ними >>

Курс кадрового делопроизводства.

Повысить свой профессиональный уровень Вы также можете с помощью:

Книги по кадровому делопроизводству

130 пошаговых инструкций

для кадровой работы

большой справочник по ведению, исправлению, учету

200 образцов записей

Гострудинспекция на пороге:

наводим порядок в кадровом делопроизводстве

Книги и журналы учета

работников с локальными

Журнал учета работников,

выбывающих в служебные командировки из командирующей организации

Унифицированные формы кадровых документов в 2017-2018 годах продолжают повсеместно использоваться компаниями, хотя уже и не имеют статуса обязательных. О том, какие формы кадрового делопроизводства были отнесены законодателем к унифицированным и какие правила их применения действуют в 2017-2018 годах, рассказано в нашей статье.

Что такое унифицированные формы и какими актами оперирует кадровая служба при их использовании?

Все юридически значимые действия, производимые внутри организации, должны поддаваться учету. Информация о них закрепляется определенным способом. Для упрощения контроля за деятельностью компании, как внутреннего, так и внешнего, на законодательном уровне были разработаны формы документов, куда и вносилась информация о конкретном действии или событии. Все это происходило в рамках бухгалтерского учета.

ВАЖНО! Формы, вошедшие в специальный сборник документов (альбом унифицированных форм), были обязательны для применения всеми хозяйствующими субъектами. Обязанность по их заполнению была сформулирована в законе «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996 № 129-ФЗ (в настоящее время утратил силу). По этому закону все хозяйственные операции фиксировались в оправдательных документах.

Под категорию хозяйственных операций подпадали и действия отдельных сотрудников, например прием и увольнение работника, направление в командировку, премирование и др. Первичные документы для фиксации этих действий в большинстве случаев заполнялись не бухгалтерией, а кадровой службой, если такое структурное подразделение действовало в организации.

В связи с этим выделили отдельную группу первичных документов в виде унифицированных форм — кадровые документы. Введены в действие они были постановлением Госкомстата «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» от 05.01.2004 № 1. Все кадровые службы ими и руководствовались.

Со вступлением в силу отдельных норм нового закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ (речь идет о ст. 9, применяемой с 1 января 2013 года) унифицированные формы первичных документов в большинстве своем стали необязательными для использования.

Хозяйствующие субъекты получили возможность разрабатывать и внедрять свои формы, в том числе кадровых документов. Пользоваться этим правом или вести первичный учет по проверенным унифицированным формам — решать руководителю.

Перечень обязательных форм в кадровом делопроизводстве организации

Обязанность фиксировать каждый факт хозяйственной жизни организации осталась и по новому закону № 402-ФЗ. Работодатель получил право выбрать форму, в которой это можно делать.

Ранее унифицированные формы распространялись на следующие случаи:

• прием работника(-ов) на работу;
• перевод работника(-ов) на другую работу;
• предоставление работнику(-ам) отпуска;
• увольнение работника(-ов);
• направление работника(-ов) в командировку;
• поощрение работника(-ов).

Унифицированные формы документов для оформления этих действий имели вид приказа. Кроме того, обязательными были такие формы, как:

• личная карточка работника (госслужащего);
• штатное расписание;
• учетная карточка педагогического, научного работника;
• график отпусков;
• командировочное удостоверение;
• служебное задание для командированного сотрудника.

Все эти обязательные кадровые документы в организации были утверждены постановлением № 1.

Подразумевается, что все первичные документы должны оформляться кадровой службой по форме, выбранной и утвержденной руководителем организации. Даже если будет принято решение использовать ранее обязательные формы, это должно быть официально закреплено.

Утвердить выбранные формы можно 2 способами:

• приложениями к коллективному договору;
• отдельным приказом за подписью руководителя.

Причем 2-й способ предпочтительнее, поскольку дает руководству возможность в одностороннем порядке, а значит, быстро изменять действующую форму первичного документа кадрового учета.

Выбранные и утвержденные для использования формы заполняются сотрудниками кадровой службы по мере необходимости. Происходит это путем издания приказов, утверждения штатного расписания, заполнения личных карточек на работников и др. Такой подход облегчает кадровое делопроизводство. Сотруднику нужно заполнить только несколько граф в уже готовом образце, внеся туда индивидуальные сведения. Особенно ощутимо преимущество унифицированной формы в крупных компаниях с большим количеством сотрудников в штате.

Как выбрать и утвердить обязательные кадровые документы для ООО с нуля?

Открытие бизнеса связывают с прохождением регистрации, открытием банковского счета, получением штампов и печатей. Но это обязательные процедуры, в процессе которых учредители взаимодействуют с различными учреждениями. Работа внутри новой компании зачастую остается неосвещенной. А на кадровую службу в это время возлагается множество разнообразных задач, среди которых разработка и утверждение форм первичных документов кадрового учета.

Сразу после открытия придется оформлять новых сотрудников, и сразу же понадобится форма приказа о приеме на работу. Конечно, можно воспользоваться унифицированными формами, предложенными Госкомстатом. Хоть они и потеряли обязательность, но продолжают носить рекомендательный характер и остаются приемлемыми в большинстве случаев. А уже в ходе работы, когда сотрудники отдела кадров соберут достаточную базу для анализа эффективности применения той или иной формы, можно будет вносить предложения по изменению действующих или разработке новых.

Если же кадровая служба начинает негласную подготовительную работу по документообороту еще до открытия организации, то к моменту регистрации общества все необходимые формы кадровых документов оказываются подготовленными и требуют только утверждения, что и происходит сразу после назначения руководителя компании на должность.

Итак, кадровая служба при постановке перед ней задачи внедрить формы кадровых документов, отличных от унифицированных, может пойти 2 путями:

• видоизменить унифицированные формы, скорректировав отдельные графы, удалив их или добавив новые;
• создать уникальные формы, существенно отличающиеся от унифицированных (достаточно редкое явление).

В любом случае в новых формах должны быть следующие реквизиты (их обязательность прописана в ст. 9 закона № 402-ФЗ):

• наименование формы;
• дата, когда документ составляется;
• наименование организации, использующей форму;
• содержание факта хозяйственной жизни, который отображается в форме;
• величина измерения факта хозяйственной жизни;
• указание сотрудника, совершившего факт, нуждающийся в закреплении, его должности;
• место для подписи уполномоченного лица.

Как будут размещены графы для этих данных, остается на усмотрение работодателя.

Какие кадровые документы должны быть у ИП?

Индивидуальный предприниматель, как и организация, имеет обязательство фиксировать все проводимые им хозяйственные операции. Кроме закона № 402-ФЗ для индивидуальных предпринимателей такая обязанность прописана в приказе Минфина и МНС России от 13.08.2002 № 86н/БГ-3-04/430 «Об утверждении порядка учета доходов и расходов и хозяйственных операций для индивидуальных предпринимателей».

Этим приказом устанавливается порядок использования и разработки документов первичного учета для ИП. И он совпадает с правилами, действующими для организаций. ИП могут применять унифицированные формы кадровых документов или разработанные на их основе собственные формы.

При этом неважно, на какой системе налогообложения находится предприниматель. Отдельные кадровые документы обязательны для всех хозяйствующих субъектов. Так, предприниматель должен заключить с работником трудовой договор, оформить его трудовую книжку. Если сотрудник отправляется в командировку, то в пункте назначения от него могут потребовать командировочное удостоверение и служебное задание. Все эти документы оформляются либо самим предпринимателем, либо специально уполномоченным на это сотрудником.

Также унифицированные формы удобны при обмене документами с контрагентами, их использование помогает избежать недопонимания. А если возникает необходимость изменить форму, чаще всего корректируется унифицированная форма кадрового документа, причем изменения могут быть весьма незначительными.

Действует до замены новым. Постоянно Скачать пример (образец) (709) 7 Положение о системе обучения При наличии системы обучения в организации. Постоянно Скачать образец (пример) (460) 8 Положение об аттестации работников При проведении аттестации по решению работодателя. Постоянно Скачать бланк (414)Скачать образец заполнения (500) 9 График отпусков Утверждается работодателем не позднее чем за две недели до наступления календарного года. 1 год Скачать бланк (5628)Скачать образец заполнения (4986)Скачать приказ (3206) 10 Трудовой договор Заключается в письменной форме с каждым работником. 75 лет Скачать пример (образец) (920) 11 Должностные инструкции по каждой должности в соответствии со штатным расписанием, рабочие инструкции по профессиям Принимаются по решению работодателя. Постоянно Должностная инструкция (образец) 12 Приказы о приеме на работу Издаются на основании трудового договора.

Кадровое делопроизводство с нуля. примеры документов и образцы заполнения форм

Закона N 402-ФЗ, личная карточка должна содержать графы, в которые необходимо вносить сведения о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении (п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей <1, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках»). Таким образом, при самостоятельной разработке формы личной карточки необходимо сохранить разд.
II в соответствии с Постановлением N 1 и предусмотреть графы в соответствии с требованиями Правил ведения и хранения трудовых книжек. 5. Возможность самостоятельной разработки учетных кадровых документов касается только унифицированных форм, утвержденных Постановлением N 1, и не распространяется на кадровые документы, формы которых определяются иными нормативными правовыми актами.
Пример 4.

Унифицированные формы кадровых документов в 2016 году (скачать бесплатно)

Чаще всего о необходимости тех или иных документов организации задумываются к началу года: какие заявления взять с работников, как составить приказы (распоряжения), утвердить регламенты и согласовать документы. Давайте поговорим о формах первичных учетных документов по учету труда и его оплаты.

Унифицированные формы для ведения кадрового делопроизводства были утверждены Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее - Постановление N 1). Согласно п. 2 документа их применение носило обязательный характер.

Внимание

Но с 01.01.2013 вступил в силу Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее - Закон N 402-ФЗ). В нем не содержатся требования о необходимости составления первичных учетных документов по унифицированным формам.

Унифицированные формы

Он, в свою очередь, будет иметь значение и для назначения ему пенсии в будущем, и для расчета пособия по нетрудоспособности во время его деятельности на предприятии. Копии приказов других работодателей выступают в качестве основания для внесения в трудовую книжку записей о совместительстве, оформления ее дубликата.

• личная карточка;
• табель по учету рабочего времени;
• штатное расписание;
• личное дело.

Для большинства из них используются типовые бланки.

Инфо

Унифицированные формы кадровых документов значительно упрощает процесс их заполнения. Внутренняя переписка Она используется на предприятии для оформления принятых кадровых решений.

Формы первичных учетных документов по учету кадров

Если на предприятии предусмотрены вредные или опасные условия труда, то для него обязательна разработка дополнительных правил и инструкций. Например, это могут быть Положения о прохождении регулярных медосмотров, инструктажей по ТБ и так далее.

Восстановление бумаг Зачастую, когда на предприятии появляется новый кадровый работник, он встречается с определенными сложностями. Например, в компании могут отсутствовать те или иные обязательные бумаги.

За один день составить и внедрить необходимые документы невозможно. В этом случае следует выделить самые важные и начать их оформление. Специалисты рекомендуют в первую очередь приступить к составлению графиков отпусков и штатного расписания. Затем следует проверить наличие и правильность оформления контрактов, приказов о переводе, приеме на работу, отметок в трудовых книжках.
Если на предприятии отсутствуют журналы учета, их также нужно завести.

Кадровые документы организации. формы кадровых документов

Таким образом, по мнению государственных органов, при оформлении некоторых кадровых документов работодателю необходимо продолжить использование унифицированных форм, в частности, в отношении командировочного удостоверения, табеля учета рабочего времени. 4. При самостоятельной разработке учетных форм необходимо учитывать иные нормативные правовые акты, содержащие требования к учетным кадровым формам.

Рассмотрим, что следует принять во внимание при разработке формы личной карточки работника. Пример 3. При разработке организацией собственной формы личной карточки следует учитывать, что требования о применении разд.

II унифицированной формы N Т-2 для ведения воинского учета установлены п. 27 Положения о воинском учете, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 27.11.2006 N 719. Кроме того, наряду с обязательными реквизитами, указанными в ч.
2 ст.

Кадровое делопроизводство: учетная кадровая документация

Работодатель должен организовать процедуру так, чтобы формы документов, затрагивающие кадровый учет, создавались в тесном сотрудничестве с отделом кадров. Чтобы оптимизировать делопроизводство, используйте в бланках: — трафаретные тексты; — наборы стандартных фраз и выражений.

Излагайте информацию максимально кратко и таким образом, чтобы исключить возможность двоякого толкования документа. Каждое слово в тексте формы должно нести смысловую нагрузку.

На практике часто возникают трудности с заполнением больших сводных форм: № Т-3 (штатное расписание), № Т-7 (график отпусков), № Т-12 (табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда), № Т-13 (табель учета рабочего времени) и т. п. Удалив из них ненужные графы и лишнюю информацию, Вы лучше структурируете документ, сделаете его более понятным (образец выше).

Как утвердить формы документов внутри организации?

• Приказ о приеме работников на работу Т-1а
• Расчетная ведомость Т-51
• Расчетно-платежная ведомость Т-49
• Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении Т-10а
• Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда Т-12
• Табель учета рабочего времени Т-13
• Учетная карточка научного, научно-педагогического работника Т-4
• Штатное расписание Т-3
<<<
• Подбор персонала
• Кадровое делопроизводство
• Консультации и информационная поддержка
• Исследования рынка труда и заработных плат
• Мотивация
• Оценка персонала
• Обучение и развитие персонала
• Образцы кадровых документов

• Соглашение о расторжении трудового договора

• Должностные инструкции

ТРУДОВОЙ ДОГОВОР. ОБРАЗЦЫ.
Организация использует унифицированные формы Вот уже два года формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ). …без изменений Даже если руководитель решил, что организация продолжит использовать унифицированные формы, утвержденные Постановлением N 1, необходимо издать приказ об утверждении форм первичных учетных документов. Срок издания приказа законодательно не установлен. Однако следует помнить, что согласно п. 4 Положения по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» (ПБУ 1/2008), утвержденного Приказом Минфина России от 06.10.2008 N 106н, формы первичных учетных документов утверждаются руководителем совместно с учетной политикой организации. А делается это в конце года.

Инструкция заполнение унифицированных форм кадровых документов

С этим приказом необходимо ознакомить сотрудников, которые оформляют кадровые документы. Запомните главное. - Перечень обязательных реквизитов первичных документов по учету труда и его оплаты в целом остался прежним.

Небольшие отличия связаны с требованием указывать помимо подписей сотрудников, оформивших кадровое действие, их фамилии и инициалы. - Использовать или не использовать унифицированные формы с 1 января 2013 года каждый работодатель решает самостоятельно. С учетом того, что унифицированные формы приказов встроены во все компьютерные программы, которые используют бухгалтеры и кадровики, скорее всего, работодатель долго не будет отказываться от них. - Подготовьте образцы бланков по учету труда в виде альбома унифицированных форм с приложением детальной инструкции по их заполнению. Затем утвердите форматы документов приказом руководителя.
НК РФ. 2. При разработке собственных форм следует учитывать, что первичный учетный документ должен содержать Обязательные реквизиты, перечисленные в ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ: 1) наименование документа; 2) дату составления документа; 3) наименование экономического субъекта, составившего документ; 4) содержание факта хозяйственной жизни; 5) величину натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения; 6) наименование должности лица (лиц), совершившего операцию и ответственного за ее оформление, либо наименование должности лица, ответственного за оформление свершившегося события; 7) подписи лиц, предусмотренных п. 6, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Статья даст ответы на важные вопросы, связанные с кадровой работой: вы узнаете, как вести кадровое делопроизводство в 2016 году, какие ожидаются изменения в кадровом делопроизводстве в 2016 году, будут ли применяться унифицированные формы в кадровом делопроизводстве.

Из этой статьи вы узнаете:
как вести кадровое делопроизводство в 2016 году;
какие изменения в кадровом делопроизводстве в 2016 году;
как использовать унифицированные формы в кадровом делопроизводстве 2016

Кадровое делопроизводство в условиях экономической нестабильности и постоянной трансформации трудового законодательства - задача не из легких. Чтобы справиться с повседневной работой без ошибок, кадровик должен внимательно следить за поправками, вносимыми в Трудовой кодекс, грамотно оформлять все без исключения документы (особенно трудовые книжки, приказы, договоры и соглашения с работниками), а также регулярно повышать свою квалификацию.

Как вести кадровое делопроизводство в 2016 году

Кадровое делопроизводство - понятие, объединяющее все виды деятельности по работе с кадровыми документами: разработку и ведение документации, связанной с управлением персоналом и движением кадров, кадровый учет, расчеты с персоналом и учет рабочего времени. Чтобы избежать претензий со стороны надзорных органов при проверке, следует знать, как вести кадровое делопроизводство в 2016 году без нарушений.

Важно своевременно переходить на новые принципы работы после вступления в силу новых законов и стандартов кадровой работы, корректно использовать бланки строгой отчетности и ориентироваться, прежде всего, не на собственные представления о порядке осуществления делопроизводства, а на требования действующего законодательства.
Изменения в кадровом делопроизводстве в 2016 году

Что изменилось в кадровом делопроизводстве к 2016 году? Многочисленные новшества были внесены в трудовое законодательство в 2015 году: значительное увеличение суммы штрафов за нарушение норм трудового законодательства, расширение перечня категорий работников, имеющих право использовать отпуск в любое удобное время, выдача трудовых книжек на руки. Все эти поправки повлекут за собой определенные изменения в кадровом делопроизводстве в 2016 году.

Кроме того, на установленный порядок кадрового делопроизводства неизбежно повлияют и другие изменения в законодательстве о труде:
отмена обязанности ООО и АО иметь печати;
новый упрощенный порядок оформления командировок;
установление срока для уведомления соискателя о причине отказа в приеме на работу (в письменной форме);
новая система административной ответственности работодателей;
изменение правил предоставления справки об отсутствии судимости при приеме на работу;
новый порядок получения сведений из реестра дисквалифицированных лиц;
новый порядок уведомления о приеме на работу бывших государственных служащих;
появление в Трудовом кодексе РФ новой статьи, регулирующей вопросы очередности предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков;
изменение системы проверок субъектов малого предпринимательства;
нововведения в вопросе увольнения беременных женщин, работающих по срочному трудовому договору.

Внимание

Действительно с 7 апреля 2015 года общества с ограниченной ответственностью и акционерные общества вправе не использовать круглую печать. Однако, по мнению Роструда, организация-работодатель должна заверять печатью записи в трудовой книжке в обязательном порядке. Эту позицию Роструд сформулировал в письме от 15 мая 2015 г. № 1168-6-1. Письмо ведомство разослало в региональные отделения для использования в работе при проведении проверок.
Поэтому, если работодатель не будет проставлять круглую печать в трудовых книжках работников, его ожидает штраф в размере до 50 тыс. рублей (п.1 ст.5.27 ТК РФ). При этом организациям надо иметь в виду, что трудовой инспектор вправе наложить штраф за каждое нарушение.

Профессиональные стандарты - 2016

С 1 июля 2016 года начинают действовать статьи 195.2 и 195.3 Трудового кодекса. Профессиональные стандарты станут обязательными для применениях работодателями, если Трудовым кодексом, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ будут установлены требования к квалификации, необходимой работнику для выполнения определенной трудовой функции.
В настоящее время применение профстандартов работодателями носит рекомендательный характер. Однако уже сейчас многие работодатели используют утвержденные профессиональные стандарты для разработки должностных инструкций работников.

Документы кадрового делопроизводства - 2016

Практически все документы кадрового делопроизводства-2016 предусмотрены Трудовым кодексом РФ, а порядок их оформления закреплен федеральным законодательством. Несмотря на то, что объем документации, с которым на практике приходится иметь дело каждому кадровику, весьма значителен, основные документы в кадровом делопроизводстве в новом 2016 году можно объединить в определенные категории:

Приказы (о приеме на работу, увольнении, переводе, премировании, предоставлении отпуска и т. д.);
локальные нормативные акты организации. Это – правила внутреннего трудового распорядка, положение о персональных данных работников, положение об оплате труда и др.;
трудовые договоры;
коллективный договор (при наличии);
договоры о полной материальной ответственности;
документы по учету кадров (штатное расписание, график отпусков, личные карточки работников);
трудовые книжки;
документы по учету рабочего времени (табель учета рабочего времени);
документы по охране труда.

Все эти документы, так или иначе, постоянно используются в кадровой работе. Часть из них составляется в соответствии с законодательно утвержденными стандартами (и кадровик обязан знать требования к их оформлению), часть - разрабатывается работодателем по своему усмотрению. Каждая организация обязана утвердить штатное расписание, положение о персональных данных работника, правила внутреннего трудового распорядка, инструкции и правила по охране труда.

Унифицированные формы в кадровом делопроизводстве 2016

Отказ от применения унифицированных форм, считавшихся обязательными до вступления в силу федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», кардинально изменил подход работодателей к оформлению фактов хозяйственной деятельности. Закон, действующий с 1 января 2013 года, никак не влияет на состав первичных документов, но существенно расширяет спектр вариантов их оформления.

Теперь каждая организация может самостоятельно разработать наиболее удобный и соответствующий специфике ее деятельности бланк первичного учетного документа, дополнив его требуемыми реквизитами или убрав ненужные пункты. Но это отнюдь не означает, что унифицированные формы в кадровом делопроизводстве-2016 не будут применяться: многие документы, которые мы привыкли использовать для учета кадров, останутся в силе. Работодатель может внести необходимые изменения в форму или продолжать использовать ее в стандартном виде, без каких-либо поправок.

Какие унифицированные формы востребованы в кадровом делопроизводстве в 2016 году? Прежде всего - формы № Т-1 и Т-1а (приказ о приема работника(ов) на работу), форма № Т-2 (личная карточка работника), форма № Т-3 (штатное расписание), формы № Т-5 и Т-5а (приказ о переводе работника(работников) на другую работу). При оформлении отпусков удобно применять формы № Т-7 (график отпусков) и Т-6 (приказ о предоставлении отпуска), а при оформлении командировки - форму № Т-9 (приказ о направлении работника в командировку), которую с учетом новых требований целесообразно дополнить реквизитом «цель командировки».

Приказ о приеме на работу

Один из самых актуальных документов для кадровика – приказ о приеме на работу. Приказ о приеме на работу оформляют по унифицированной форме № Т-1 (1) либо другому образцу, утвержденному в организации (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Наименование организации (2) соответствует названию, закрепленному в учредительных документах. Код формы приказа по ОКУД (Общероссийский классификатор управленческой документации) (3) – 0301001. Код по ОКПО (Общероссийский классификатор предприятий и организаций) является уникальным для каждой организации.
Номер документу (4) присваивают во время регистрации и он может быть дополнен индексом (п. 3.12 ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденного постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст). Дату начала работы (5) берут из трудового договора. Графу «по» реквизита «Дата» заполняют только тогда, когда трудовой договор заключен на определенный срок. С иностранцем заключают как бессрочный трудовой договор, так и срочный трудовой договор в случаях, определенных законом (ст. 59, ч. пятая ст. 327.1 ТК РФ).
Табельный номер (6) сотруднику присваивают при приеме на работу. Ф.И.О. (7) фиксируют в именительном или родительном падежах в соответствии с документом, удостоверяющим личность (ст. 65 ТК РФ). Отдел (8) оговаривают, если о нем было сказано в трудовом договоре (абз. 2 ч. второй, абз. 2 ч. четвертой ст. 57 ТК РФ). Наименование должности (9) должно соответствовать штатному расписанию, а также квалификационным справочникам, профстандартам, если с выполнением работ связано предоставление компенсаций и льгот (абз. 3 ч. второй ст. 57 ТК РФ).
Условия приема и характер работы (10), размер оплаты труда (11) отражают так же, как они прописаны в трудовом договоре. Запись об испытании (12) делают, если это условие включено в трудовой договор. В графу «Основание» (13) вносят реквизиты заключенного трудового договора. Приказ подписывает (14) руководитель организации. Сотруднику объявляют приказ (15) под роспись (ст. 68 ТК РФ). При этом он ставит дату ознакомления.

Редакция журнала «Кадровое дело»