Как найти хороший офис

Когда речь заходит о поиске офиса, самое главное, на что следует обратить внимание, – это его местоположение. Деловые поездки и встречи, предоставление сервисных услуг, привлечение клиентов – все это может вырасти в огромную проблему, если ваш офис расположен в неправильном месте. Вы и ваши сотрудники должны получать удовольствие от работы в этом месте, а клиенты – от нахождения в нем. Попытка же сэкономить на местоположении офиса, разместив его в каком-нибудь захолустье, – верный способ погубить свой бизнес.

Сначала продумайте, какая площадь вам потребуется. Желательно учесть перспективу возможного расширения, чтобы через год-другой не пришлось переезжать в более просторное помещение. Если вам посчастливится найти свободное помещение в пределах желаемого района, в будущем это принесет большую выгоду. Поиск может потребовать от вас больших затрат времени и тщательного планирования, но, поверьте, в дальнейшем эти хлопоты обернутся для вас финансовыми и профессиональными преимуществами.

Кроме того, важно, чтобы офис располагался в здании с хорошим техническим обслуживанием и оснащением. Не пользуется ли домовладелец дурной славой за то, что в доме регулярно отключается система отопления? Исправны ли лифты и достаточно ли часто производится уборка помещений? Я не знаю ни одного человека, который желал бы работать в неудобном офисе.

Комфортность здания, в котором расположен ваш офис, имеет не меньшее значение. Относитесь к выбору офиса так, словно вы ищете собственный дом, и вы потом будете рады, что выбрали именно этот подход. Я проработал в одном и том же офисе в Trump Tower более двадцати лет. Его местоположение и внутренняя отделка работают на меня так же успешно, как и два десятилетия назад. И это не слепая удача. Уже в ту пору я четко знал, что и через двадцать лет буду здесь работать.

Многие предприниматели, как опытные, так и те, что только начали свое дело, часто интересуются, как найти хороший офис. Как ни странно, несмотря на большое количество различных предложений, отыскать удобное и недорогое помещение с хорошим расположением совсем не просто. Но, если верить советам экспертов, то выполнив всего три действия, можно найти пусть и не идеальный, но уж точно оптимальный вариант.

Как найти подходящий офис?

Эксперты и опытные бизнесмены советуют начинать поиски с определения подходящих районов. Не секрет, что каждый бизнес имеет свои особенности, например, для компании, чей офис клиенты не посещают, совершенно не важно располагать его в месте, куда легко можно будет добраться потенциальным покупателям, или где будет максимальная проходимость. А вот если вы хотите как найти хорошее помещение под офис банка, так и отыскать офис, который покажет вашим клиентам, высокий статус вашей компании, необходимо будет остановиться на центральных районах или местах с большой проходимостью. Исходя из задач, которые должен будет выполнить офис компании, можно легко определить, в каком месте его можно расположить. Кстати, от назначения офиса зависит и то, на каком этаже он будет располагаться, например, для лучше выбрать первый этаж, а вот компания, занимающаяся оптовой торговлей, может занять помещения и на последнем этаже. Только не забудьте, что вам и вашим сотрудникам надо будет как-то добираться до места работы, не арендуйте и не покупайте помещения, до которых доехать можно с большим трудом даже имея личный автомобиль.

Теперь переходим к оценке зданий, расположенных в понравившемся вам районе. Для этого проанализируйте все факторы, наличие лифта, воды, кафетерия, близость к остановкам общественного транспорта и есть ли стоянка для автомобилей. Все это будет иметь значение, ведь согласно статистике, многие сотрудники уходят из компаний только из-за неприемлемых условий работы, если вы не желаете в последствие тратить уйму времени на поиск работников, заранее продумайте, есть ли в здании все для их комфорта. Потенциальные и постоянные клиенты компании, кстати, тоже обращают внимание на то, заботиться ли хозяин фирмы о своих специалистах, намного приятнее и безопаснее работать с теми организациями, владельцы которых стараются организовать нормальную рабочую обстановку.

И, последнее что остается сделать, это понять, как найти офис в аренду в выбранном здании. Сделать это довольно не просто, но первое что следует учесть при осмотре помещения, это его площадь. Все зависит от специфики вашей и количества сотрудников. Взяв план помещения, попробуйте сделать чертеж, который будет отражать расстановку мебели, занятие это довольно не простое, но именно оно поможет найти офис нужной площади и конфигурации. Рассмотрим этот пункт на примере, итак, ваша задача организовать офис торговой фирмы, в помещении будут ежедневно работать 5 менеджеров по продажам и 1 секретарь. Согласно общепринятым нормам, на 1 человека должно приходиться не менее 5,56 квадратных метров, умножаем эту цифру на 6 (общее количество сотрудников), и определяем, какая площадь должна быть у помещения.

После того, как нужная комната будет найдена, начинаем чертить план расстановки мебели, учтите, что кроме столов в нем наверняка нужно будет поставить шкаф для папок, тумбу для принтера и прочие необходимые вещи. Учтите, что трудовое законодательство любой страны строго оговаривает, в каких условиях работники трудиться не должны, если не хотите платить штрафы, руководствуйтесь при выборе помещения и действующими нормативными актами.

Несколько советов по выбору офиса

После того как вы успешно прошли всю процедуру регистрации вашей деятельности, при необходимости получили лицензии и все остальные необходимые документы, у вас обязательно станет вопрос в выборе офиса.

Выбор офиса - это не маловажный процесс, так как ваш офис является лицом вашей фирмы. И в какой-то мере от того каким будет ваш офис зависит успех вашего бизнеса. В выборе офиса необходимо исходить из специфики вашей деятельности. Есть ряд важных моментов, которые следует учитывать в выборе офиса.

Критерии выбора офиса:

1.Месторасположение вашего будущего предприятия.
Одним из самых важных критериев в выборе офиса, конечно является выбор его месторасположения. От удобства расположения офиса для вас, ваших сотрудников и ваших будущих клиентов во многом зависит успех вашего предприятия. Выбор района напрямую зависит от вашей деятельности и предпочтений. К примеру, если в вашей деятельности не предполагается частые визиты клиентов непосредственно в офис, то он может находиться даже на окраине города или же на не основных улицах. А если ваша деятельность в большей степени направлена на предоставление услуг массам населения, то стоит выбрать офис в проходном месте, где большой трафик, или же в жилом массиве, так как многие предпочитают обращаться в ближайшие фирмы.

Ещё одним важным моментом в выборе месторасположения офиса является наличие вблизи остановок городского транспорта и парковка. От остановки ваш офис должен располагаться максимум в 5 минутах ходьбы, так как в противном случае вам, вашим сотрудникам, а главное вашим клиентам будет не комфортно добираться. А это может оттолкнуть ваших потенциальных клиентов. Так как некоторые ваши клиенты могут быть на автомобиле, значит, и парковка должна быть в шаговой доступности. Кроме этого стоит обратить внимание на выбор между офисом в бизнес центре или же индивидуальным офисов.

Конечно, если вы не хотите быть привязанными ко времени работы бизнес центров, то вам стоит выбрать индивидуальный офис. Безусловно, это даст вам полную автономию, и в какой-то степени повысит ваш авторитет в глазах ваших клиентов. Но далеко не каждой фирме необходим такой офис. К примеру, если у вас интернет магазин, то достаточно будет и обычного офиса в бизнес центре. Это сократит ваши расходы и сделает ваш бизнес более прибыльным.

2.Общее состояние помещения и мебели.
Не маловажную роль играет состояние вашего офиса, наличие ремонта и собственных коммуникаций. Как говорилось выше, офис - это лицо вашей фирмы. И оно должно быть опрятным. Никаких свисающих обоев с потолка и порванного линолеума в вашем офисе быть не должно. Иначе это может очень сильно огорчить ваших клиентов и в будущем они уже не вернуться. Ваш потенциальный клиент, когда находиться в вашем офисе должен чувствовать себя комфортно, а уходить от вас с улыбкой и желанием вернуться. Кроме того в этом офисе предстоит работать и вам и вашим сотрудникам. А значит, это место должно быть комфортным и настраивать на рабочий лад. Мебель в вашем офисе должна быть так же в хорошем и исправном состоянии. И естественно все должно быть чисто, никакой пыли и грязи.

3.Финансовый критерий.
К финансовому критерию стоит отнести ценовую политику на коммерческую недвижимость. Часто собственники офисов специально завышают цену на свою недвижимость, пытаясь таким образом показать её значимость, но не всегда такие цены оправданы. Вместе с тем не стоит гнаться за дешевыми офисами, так как у них возможны скрытые проблемы юридического характера. Помните, что хороший офис никогда не будет стоить дешево. Ищите наиболее выгодные предложения по сочетанию цены и качества.

4.Площадь офиса.
При выборе офиса так же стоит обратить внимание на площадь, которую он будет занимать. Вы должны планировать хотя бы примерно количество ваших будущих подчинённых и исходя из их числа вы будете знать, какой площади вам необходим офис. Зачастую директора фирм с желанием сократить расходы садят в офис гораздо больше сотрудников, чем он может в себя вместить. В итоге эффективно работы падает, и люди увольняются, не желая работать в таких условиях. Очень важно, чтобы ваши подчиненные были довольны своей работой, ведь только в таком случае, возможно, добиться грандиозных целей и вершин.

5.Возможность рекламы.
Ещё одним важным критерием, о котором вы не должны забыть, выбирая офис своего предприятия - это возможность рекламы. Как все мы знаем, реклама - двигатель торговли. Хотя на самом деле реклама это двигатель любого бизнеса. Каким бы видом деятельности вы не занимались, вам нужны клиенты, которые будут платить вам за ваши услуги или товары, а без рекламы этого не добиться. Конечно, выбор рекламной компании для каждого вида деятельности очень уникален.

Читайте так же:

Каждый руководитель фирмы стремится подобрать в качестве офиса такое помещение, где его бизнес будет развиваться и процветать. И из всего того разнообразия, которое Вам способна предоставить база данных недвижимости Москва сможет Вас порадовать вариантами, наиболее подходящими в конкретных отдельных целях.

Все офисы можно разделить на три основных вида, среди которых выделяются представительский, клиентский и рабочий.

Представительскому офису в обязательном порядке требуется комфортный и благоустроенный кабинет руководителя. Потребуется здесь и площадь для ресепшн, переговорная зона и место пространство для приема гостей.

Клиентский офис рассчитан на работу с клиентами. Здесь не обойтись без обустройства специальной зоны ожидания, а также потребуется создать комфортные рабочие условия персоналу, расположив его немного вдали от любопытных посетителей.

Рабочий офис менее притязательный, однако здесь потребуется грамотная планировка пространства для обеспечения сотрудникам комфортного рабочего процесса. Следует помнить о минимуме площади, которое должно приходиться на каждого сотрудника.

В офисе важны не только его внешние данные, но и соответствие санитарно-гигиеническим, пожарным, строительным и иным требованиям.

Обратитесь к рынку примерно за год до того, как закончится срок текущего договора. Помните, что помимо заключения договора Вам понадобится выполнить ремонт помещения, на что потребуется довольно приличное количество времени. Не показывайте арендодателю, что находитесь в цейтноте, чтобы не ухудшить свою переговорную позицию.

Подыскивая офис, рассматривайте различные районы, поскольку не в каждом из них могут находиться интересующие Вас предложения.

Не стоит наивно полагать, что от предложений у Вас не будет отбоя. Если Вас интересует помещение, площадь которого превышает 500м2 либо является ниже данного уровня, будьте готовы к скудному ассортименту подобных предложений.

Если у Вас есть определенные пожелания относительно планировки и отделки, не зацикливайтесь на готовом варианте, поскольку так Вы только затянете свои сроки. Сделайте все, что Вам необходимо, сами, поскольку только так Вы сможете достичь нужного Вам результата.

Принимая решение относительно размера помещения, планируйте его на перспективу с учетом роста численности Вашего штата.

Не стоит зацикливаться лишь на одном предложении. Пускай у Вас в запасе будет еще несколько вариантов, благодаря которым в случае срыва какой-либо сделки Вы легко найдете альтернативное решение.

Если Вы пришли к согласию по коммерческим вопросам, это лишь 20% от общего объема всего, что от Вас потребует данное мероприятие. Вы можете столкнуться с множеством проблем, и каждая из них может спровоцировать срыв сделки.

Привлекая юристов, следует помнить, что они не имеют равной с Вами заинтересованности. Им необходимо отбить свой гонорар и они могут затягивать спор до бесконечности. А время может убить сделку, альтернативы для которой у Вас может и не быть.

Если вы сейчас читаете эту статью, значит, вам приходилось хоть раз в жизни искать офис для себя или своей компании.

Итак, первое, на что хотел обратить внимание - планирование. Не планировка, не кабинеты или open space, а именно стратегическое планирование того, какой вам нужен офис . Рекомендую здесь учесть следующие пункты:

1. ежемесячный/ежеквартальный прирост компании;
2. плотность рассадки сотрудников;
3. возможность расширения в рамках текущего бизнес или офисного центра;
4. и (этой возможностью тоже не стоит пренебрегать) - право сдавать ваш офис в субаренду.

Все эти пункты прямо влияют на длительность вашего пребывания в текущем офисе, сопутствующие издержки по переезду и ремонту и, соответственно, добавочную стоимость арендной ставки на каждый квадратный метр.

По нормам СЭС на каждого сотрудника должно приходиться не менее 7 квадратных метров площади. К сожалению, этот норматив мало кто соблюдает и мало кто его контролирует, однако, в любом случае, следует учитывать правила комфортной рассадки, в результате чего вы не только получите эстетический офис, но и создадите сотрудникам хорошие условия труда и лояльность по отношению к компании, которые в последствии выльются в МегаПрибыли.

В идеале следует безусловно пригласить специалиста, который сможет сделать макет рассадки в офисе согласно имеющейся планировки и размеров вашей мебели. Этот этап лучш?? реализова??ь тогда, когда вы зашотлистили 2-3 объекта и выбираете один наиболее интересный из них. Здесь же, исходя из конфигурации помещений, можно запланировать определенный рост, просто переставляя мебель и более эффективно используя имеющееся пространство. Из опыта - наиболее комфортная рассадка это 10 квадратных метров на одного сотрудника, учитывая общие площади (коридоры, санузлы, кухни и переговорные) - комфортно и есть куда потесниться в краткосрочной перспективе. Хотел бы также обратить внимание на планировку помещения - открытое пространство всегда более эффективно с точки зрения размещения максимального количества рабочих мест, да и положительный пример директора, работающего вместе со всеми и на виду у сотрудников, может быть весьма эффективен.

Немаловажным фактором является возможность расширения в текущем бизнес/офисном центре. Дело в том, что, как правило, в договоре аренды есть штрафные санкции за досрочное расторжение договора аренды, а если вы просто переезжаете из одного помещения в другое в рамках одного бизнес центра, то никто вас не будет штрафовать. Плюс к этому, практика показывает, что более 60% сотрудников первоначально выбирают компанию по ее месту расположения и удобству добираться в офис . За срок аренды может собраться значительная армия сторонников текущего места нахождения и, переехав, можно даже лишиться некоторых коллег. Соответственно крупный бизнес центр дает возможность для маневров и сбережет ваши капитальные затраты.

Недавний кризис показал, что возможными сокращениями тоже не стоит пренебрегать. Здесь очень пригодится строчка о субаренде, прописанная в договоре.

Сам по себе договор, со всеми его подводными камнями и нюансами мы рассмотрим отдельным этапом, но я рекомендую всегда пытаться договориться о праве на субаренду. Не пригодится - замечательно, а если возникнет необходимость, то эта возможность позволит сэкономить изрядную сумму денег.