Вадим Захариков, генеральный директор онлайн-сервиса «Планадо» , составил список из десяти сервисов, которые помогут контролировать работу сотрудников – в том числе и удаленных.

В условиях сложной экономической обстановки бизнес вынужден снижать издержки и работать над повышением эффективности. На помощь здесь могут прийти специализированные , которые помогают повышать качество работы сотрудников.

Повышение эффективности офисных сотрудников

Тренд на создание максимально комфортных условий для сотрудников в офисе имеет свои побочные эффекты – иногда чрезмерная забота о коллективе со стороны руководителей приводит к тому, что работники расслабляются и становятся менее эффективными. Для борьбы с подобными явлениями используют ряд специализированных сервисов.

« Босс Контроль »

На входе в большую часть офисных помещений уже давно устанавливаются турникеты, с помощью которых можно собирать данные о посещаемости сотрудников – для прохода в офис нужно приложить пропуск. Проблема здесь в том, что настройка работающих локально систем контроля – не самое простое дело.

В свою очередь, «Босс Контроль» – это сервис, который состоит из терминалов контроля доступа и сервиса обработки данных. Терминал вешается на стену, сотрудники с его помощью отмечаются на входе, а затем система формирует отчеты о посещаемости. Если сотрудник без уважительной причины опаздывает, уходит с работы пораньше или часто ходит на перекуры – это сразу станет известно . В итоге сотрудники больше времени проводят на рабочем месте.

Pay Punch

Биометрическая система учета посещаемости сотрудников и отработанного ими времени. По аналогии с предыдущим инструментом, в офисе также устанавливается специальный прибор, к которому сотрудники прикладывают палец или руку. Таким образом осуществляется контроль отработанного времени, что особенно удобно в случае необходимости расчета заработной платы в почасовом режиме.

Информация о посещаемости сотрудников автоматически передается руководству и . Поскольку система биометрическая, то обмануть ее, например, попросив коллегу в офисе приложить карточку отсутствующего в нем сотрудника, не получится.

CrocoTime

Однако сам факт нахождения в офисе и на рабочем месте еще не говорит о том, что сотрудник эффективно работает. Ничто не мешает ему «создавать видимость» бурной деятельности, на самом деле тратя время на не относящихся к работе сайтах или в развлекательных приложениях. Потери от такого непродуктивно времяпрепровождения могут быть весьма существенными – по разным оценкам, это наносит общий урон экономике страны в сотни миллиардов рублей в год.

Для того, чтобы узнать, какой процент рабочего времени сотрудник потратил на решение бизнес-задач, а сколько «прокрастинировал» на развлекательных ресурсах, помогает сервис CrocoTime. На основе собранных данных он высчитывает коэффициент продуктивности каждого сотрудника, а также предоставляет руководству отчеты о том, какие ресурсы отнимают у работников больше всего времени.

Disciplina.ru

Еще одна система повышения эффективности офисных сотрудников. Disciplina.ru не только собирает информацию об использующихся программах и приложениях, но и следит за соблюдение рабочего графика, а также фиксирует переработки.

Впоследствии создаются отчеты, позволяющие понять структуру рабочего дня каждого конкретного сотрудника – на какие задачи у них уходит больше всего времени, в какие периоды они работают больше или меньше. Эти данные помогают руководству оптимизировать рабочие процессы так, чтобы не перегружать работников, но и не позволять им чрезмерно расслабляться.

Контроль выездных работников

Контролировать офисных сотрудников легче хотя бы по той простой причине, что они находятся в одном месте и, как правило, руководитель может довольно легко с ними пообщаться. Другое дело выездные работы – например, монтаж оборудования, сборка мебели, уборка или доставка.

Здесь сотрудники зачастую имеют большую свободу, что иногда приводит к проблемам – например, некачественному выполнению работ или обманам («халтура» на клиента в обход работодателя с использованием материалов и инструментов компании).

Чтобы повышать эффективность мобильных работников, а также лучше их контролировать, используются специальные инструменты, получившие на Западе название field management .

Planado.ru

Работа на выезде подразумевает свободу – и именно это часто ценят мобильные сотрудники. Однако отсутствие начальника, стоящего «над душой», создает различные соблазны. От банального обмана работодателя – никто не помешает сделать работу, а деньги взять себе в карман – до ошибок при выполнении задачи из-за пропуска каких-то неважных, по мнению мастера, шагов.

Инструменты field management, и в том числе сервис Planado, призваны дать руководителям бизнеса возможность контролировать своих сотрудников и задавать единый стандарт выполнения ими работ.

Сделать это помогают, к примеру, контрольные списки (чек-листы) – в мобильном приложении сотрудника содержится информация по заказу, а также перечислены все шаги, которые нужно проделать, чтобы решить задачу наилучшим образом. Так исключается ненужная при выполнении однотипной работы (которую, как правило, и делают выездные сотрудники) самодеятельность, и повышается общее ее качество. Кроме того, в таких условиях новички делают меньше ошибок и быстрее втягиваются в рабочий процесс.

После решения задачи сотрудник создает в приложении фотоотчет, по которому видно, что работа выполнена качественно (собранная мебель, установленное оборудование, чистая после уборки комната и т.п.), и отправляет его в офис. Таким образом руководство сразу может увидеть недочеты и указать на них. Кроме того, сервис интегрирован с «Яндекс. Картами», что позволяет работодателю видеть передвижения сотрудников в режиме реального времени и оптимизировать их маршруты с учетом пробок. Это помогает выполнить за день больше заказов.

«Мобифорс»

Сервис «Мобифорс» также помогает компаниям контролировать своих выездных сотрудников. Инструмент предназначен для работы с системой «1С: Предприятие 8». С его помощью руководители могут оперативно распределять задачи между мобильными сотрудниками, контролировать их перемещения, отслеживать статусы выполнения задач, а также обмениваться с ними мгновенными сообщениями.

Кроме того, система собирает данные о выполнении работы и генерирует отчеты о производительности сотрудников, которые учитывают более 30 различных метрик.

Task24

Сервис Task24 предоставляет своеобразную биржу удаленных заказов. С его помощью мобильные сотрудники могут заходить в систему и разбирать заказы, которые им удобнее выполнить (впрочем, их можно и назначать конкретному работнику). После принятия заказа, мастеру открывается подробная информация о задаче. В процессе выполнения работы сотрудник отмечает в системе свои трудозатраты.

Как и в примерах выше, система отслеживает местонахождение сотрудников на карте. По итогам выполнения работы система генерирует отчеты, которые могут быть использованы, к примеру, для расчета заработной платы. Кроме того, реализован API, который позволяет выгружать информацию в 1С и другие системы, а также интегрировать Task24 с софтом сотрудников call-центра.

Контроль удаленных сотрудников

При работе с удаленными сотрудниками (фрилансерами, личными помощниками и так далее) проблема контроля является одной из основных. Для повышения продуктивности таких взаимодействий представители компаний также могут использовать специализированный софт.

JoDo.Im

Простой сервис с незамысловатым дизайном. Помогает структурировать информацию при работе с удаленными сотрудниками и фрилансерами. Общение руководителя или заказчика с исполнителем проходит в Jabber-чате, где с помощью специальных команд можно ставить работнику задачи, которые не пропадут в логах общения, а будут занесены в базу.

Так, всегда можно восстановить всю последовательность задач и подзадач. При этом система не даст исполнителю отрапортовать о завершении работы, если какие-либо из подзадач не были выполнены.

Отслеживание выполнения плана

Существует большое количество систем для управления проектами. С их помощью руководители могут отслеживать реальную эффективность работы сотрудника, а не только собирать информацию о времени пребывания в офисе или используемых в течение дня программах.

Pyrus

Сервис Pyrus позволяет решать проблему срыва сроков, которая может серьезно вредить бизнесу – очень часто даже важные проекты завершаются позже установленных дедлайнов, что имеет различные негативные последствия для бизнеса.

Pyrus позволяет выявлять сотрудников, которые не укладываются в дедлайны. С помощью подобного софта руководители могут отслеживать задачи и заниматься отладкой бизнес-процессов, а также выявлять сотрудников, которые не успевают выполнить работу в срок.

Повышение эффективности работников ресторана

Ресторанный бизнес традиционно страдает от злоупотреблений и неэффективности работы сотрудников. Случаи плохого обслуживания или банального воровства встречаются сплошь и рядом. Рестораторы стремятся победить эти проблемы с помощью внедрения специальных инструментов контроля.

Jowi

Существует большое количество инструментов контроля персонала для ресторанов. Исторические такие сервисы делились на облачные, когда вся информация хранится на удаленном сервере, и локальные, когда все нужные данные сохраняются прямо в заведении. У систем каждого типов были свои минусы – при использовании облачных сервисов при проблемах с интернет-соединением работа ресторана может встать, а в случае локального размещения к данным могут получить доступ нерадивые сотрудники, что открывает путь для злоупотреблений.

Поэтому начали появляться гибридные системы вроде Jowi. Они комбинируют оба метода работы с данными – система может работать локально даже без интернета, а при появлении соединения данные закачиваются на облачный сервер.

Подобные инструменты помогают повысить скорость обслуживания за счет автоматизации процесса приема заказа и его передачи от официанта к повару. Сценарий использования может быть таким: с помощью планшета с установленным приложением официант принимает заказ, на кухне повару тут же выводится список блюд, а менеджер зала может выставить время, за которое тот должен успеть приготовить заказ. Затем официанту так же на планшет придет оповещение, и он отправится забирать заказ (а не будет постоянно ходить на кухню, чтобы выяснить, как с ним обстоят дела).

Помимо собственно автоматизации работы, системы контроля предоставляют возможность получения отчетов обо всех важных показателях ресторана – данные по заказам, остатки продуктов на складе и т.д. Все это снижает вероятность обмана – сотрудники не могут утаить часть выручки или, к примеру, воровать продукты с кухни и напитки из бара.

Нашли опечатку? Выделите текст и нажмите Ctrl + Enter

Компания «Аллигатор» не перестает идти по пути совершенствования, модернизации, включения в рабочий процесс новейших технологий. Очередным шагом стала работа по автоматизации учета рабочего времени сотрудников охраны. На охраняемых объектах Московского региона сегодня активно внедряется автоматическая система «Босс Контроль». О преимуществах данного ноу-хау нашим читателям рассказывают сотрудники ассоциации «Аллигатор», отвечающие за внедрение и функционирование системы «Босс Контроль».

Тимофеев Алексей Владимирович, операционный директор ассоциации Аллигатор»:

– Ассоциация «Аллигатор» – крупнейший оператор безопасности современного охранного рынка России. На сегодняшний день сотрудниками компании являются более 1600 охранников только в Московском регионе. Такой внушительный штат требует серьезного подхода к системе управления персоналом, ведению кадрового делопроизводства.

Отдельно нужно отметить важность ведения учета рабочего времени. Так, в кадровой службе Московского региона пять сотрудников задействованы в этом процессе. И еще совсем недавно учет осуществлялся, как и во многих других компаниях, исключительно вручную. Безусловно, при ручном вводе данных страдает оперативность, а это означает, что инспекторы и другие руководители ограничены в скорости принятия решений. Иногда в учетах присутствуют и ошибочные данные, связанные с человеческим фактором.

Проанализировав текущую ситуацию, руководство ассоциации «Аллигатор» приняло решение о необходимости автоматизации процесса учета рабочего времени.

При выборе поставщика такого решения «Аллигатор» ставил ряд задач, которые должна была решать выбранная система. Такие довольно четкие требования позволили найти и внедрить на предприятиях ассоциации Биометрическую систему учета рабочего времени «Босс Контроль».

«Босс Контроль» полностью удовлетворяет потребности компании, повышая качество предоставляемых услуг и делая работу данного направления оперативной и современной.

Задачи, которые решает система:

– Интеграция с программой «1С» для полной автоматизации процесса учета. Личные данные сотрудников заносятся в базу данных при приеме на работу, а инспекторы на местах всего лишь определяют принадлежность сотрудника к тому или иному объекту. Результаты учета в режиме реального времени передаются обратно в программу «1С» и готовы к использованию любым уполномоченным сотрудником или подразделением.

– Адаптация к специфике нашего штатного расписания на объектах силами программистов исполнителя. Только специалисты системы «Босс Контроль» смогли справиться с поставленной задачей.

– Быстрота развертывания на объекте и автономность. Достаточно взять терминал и установить его на объекте. Все, что понадобится – это питание 220 Вольт.

– Надежность. Данная система имеет два контура контроля – по отпечатку пальцев и по фотографии сотрудника.

– Реальный онлайн. Автоматические отчеты различных видов рассылаются уполномоченным сотрудникам. Инспекторы объектов в режиме реального времени могут управлять ресурсами, реагируя на изменение ситуации.

– Низкая стоимость внедрения.

Система «Босс Контроль» способна контролировать невыход, недоработку, переработку сотрудников, опоздание, ранний уход с работы, работу сотрудника на другом объекте, работу сотрудника вне графика, а также ситуации, когда сотрудник «забыл» отметиться в начале или конце смены.

Несмотря на то, что «Босс Контроль» имеет ряд безусловных преимуществ перед старой системой, внедрение ее потребовало немалого времени. Пожалуй, как и всё новое, «Босс Контроль» получил свою порцию некоторого недоверия. Мы столкнулись с непониманием целей внедрения системы со стороны линейного персонала. Однако проведенный процесс обучения дал свои результаты. Сотрудники стали понимать пользу и удобство системы.

Сегодня мы в самом начале пути использования системы, и говорить о достижениях еще рано. Однако мы уверены, что существенно уменьшим долю ручного труда в учете рабочего времени, что исключит ошибки, злоупотребления и позволит меньшими силами делать больше. Также мы рассчитываем получить инструмент как для оперативного, так и для стратегического анализа, в том числе - ротации кадров в разрезе объектов, управлений или даже целых регионов.

Развернув пилотный проект, мы введем тестовую эксплуатацию «Босс Контроль» более чем на 30 объектах Москвы. В перспективе ближайших двух месяцев планируется внедрение системы на всех объектах Московского региона, главное условие при этом – наличие пяти и более постов.

Результаты тестовой эксплуатации мы уже признали положительными и не исключаем возможности внедрения «Босс Контроль» в регионах присутствия «Аллигатора».

Ситчихин Вячеслав Юрьевич, руководитель Департамента охраны Центрального региона:

– Система «Босс Контроль» внедрена в компании «Аллигатор» для учета рабочего времени сотрудников охраны. Хочется рассказать о том, как она работает непосредственно на охраняемых объектах.

Сотрудник прибывает на объект и прикладывает палец к установленному терминалу. Система распознает сотрудника, фиксирует время прибытия на работу и фотографирует прибывшего. Далее полученная информация попадает в центр обработки данных, и руководство, отдел кадров и бухгалтерия имеют возможность получать информацию в режиме online.

Такой систематизированный подход позволяет гарантировать правильность учета отработанных охранником часов, исключает потери рабочего времени, связанные с занесением вручную некорректных данных в программу. Никакой предвзятости, никакого человеческого фактора: информация абсолютно достоверна, и оперативность её получения ускоряет все необходимые для расчета заработной платы процессы. «Босс Контроль» – понятная, простая и четкая система.

Сотрудники охраны, учет рабочего времени которых уже производится при помощи «Босс Контроль», получают заработную плату по банковским карточкам. По их мнению, отмечать свой приход и уход с рабочей смены не составляет никакого труда. Данный процесс лишь вносит большую дисциплинированность и понимание, что всё зависит только от самого сотрудника: теперь все данные о его отработанном времени только в руках техники, а она непредвзята и постоянна.

На сегодняшний день в компании «Аллигатор» установлено 28 терминалов системы «Босс Контроль». Первое внедрение терминалов было осуществлено в августе 2015 года на 10-ти объекта компании. После удачного их тестирования с апреля 2016 года оборудование установлено еще на 18-ти объектах.

Клепиков Игорь Иванович, начальник отдела кадров:

– Внедряемая система «Босс Контроль» заслуживает внимания, и, думаю, будет иметь широкое распространение в нашей компании. Ведь это очень удобный механизм сбора, обработки и учета информации, имеющий целый ряд преимуществ.

При оформлении в отделе кадров каждому сотруднику охраны присваивается табельный номер. При использовании системы «Босс Контроль» сразу же идет привязка к нему отпечатка пальца сотрудника. Сканирование отпечатка мы осуществляем также в день оформления.

При этом стоит отметить, что сохраняемая системой информация о сотруднике содержится без привязки к конкретному объекту, то есть при переводе на другой объект охранник идентифицируется системой.

Когда сотрудник охраны приходит на объект и прикладывает палец к терминалу, система идентифицирует его и фотографирует. Это происходит каждый раз при отметке на терминале. Это очень надежно и действует безошибочно: систему невозможно обмануть.

Гибкость, четкость, оперативность – главные качества системы. Данный подход просто необходим компании со столь внушительным штатом сотрудников.

Балашов Михаил Валерьевич, финансовый директор:

– «Босс Контроль решает задачу учета рабочего времени и оптимизации бизнес-процессов предприятия.

Перед нами стоит задача интеграции системы с программой «1С».

При приеме на работу сотрудника данные из «1С» по каждому охраннику автоматически попадает в систему «Босс Контроль».

В «1С» вводится карточка объекта с постами, режимами и временем работы. Происходит оптимизация расстановки постов по объектам. Информация по всем объектам, на которых стоят терминалы системы, поступает в систему «Босс Контроль».

Мы имеем возможность получения информации по отработанному времени каждого охранника из системы «Босс Контроль» в программу «1С». На этой основе формируется табель учета рабочего времени. Это исключает ошибки, основанные на человеческом факторе, время, затраченное на составление отчетов, в разы сокращается, информация доступна уполномоченным лицам в самые короткие сроки.

Мы проанализировали проблемы клиентов и выявили, что существуют следующие проблемы в компании, приводящие к потерям:

• Ошибки в данных

  ошибки в табелях,
  ошибки при заполнении журнала учета рабочего времени,
  ошибки при переносе данных с бумажного носителя

• Злоупотребления персонала

  сговор между административным и производственным персоналом,
  "мёртвые души"

• Недоработки персонала

  нарушения дисциплины,
  невыходы,
  непредсказуемые замены

• Неэффективные бизнес-процессы

  простой персонала,
  неэффективная схема оплаты,
  неэффективное штатное расписание

Наше предложение

Установка биометрических терминалов учета рабочего времени БОСС Контроль и подключение к системе БОСС Контроль каждого объекта в Вашей компании (будь то магазин, офис, ресторан, склад или производство) позволяет повысить дисциплину персонала.

На практике мы доказали, что всего две отметки в день (“приход”/”уход”) и фотография сотрудника в момент отметки позволяют получить объективную информацию о посещении сотрудниками рабочего места.

Сервис БОСС Контроль прост в использовании и не требует специальных навыков. Доступ к данным через личный кабинет онлайн. Сотрудники быстро привыкают использовать сервис каждый день.

На основании собранных с терминалов данных система позволяет строить типовые отчеты.

При помощи БОСС Контроль менеджмент и собственники смогут:

• Оптимизировать расходы на персонал
• Повысить дисциплину
• Оценить реальный трудозатраты на различных объектах и сравнить их
• Автоматизировать получение исходных данных для управленческой отчетности и задач кадрового администрирования
• Выявить различные злоупотребления персонала
• Автоматизировать процесс расчета заработной платы
• Снизить риски бизнеса, связанные с персоналом

Пользователи системы

БОСС Контроль - биометрическая система учета рабочего времени, удобная для всех.

• Собственникам
  компании
• Высшему и
  финансовому
  менеджменту
• Сотрудникам,
  отвечающим за
  кадровое
  делопроизводство
  и бухгалтерию
• Сотрудникам,
  отвечающим за
  работу с
  персоналом
• Сотрудникам и
  службам,
  отвечающим за
  безопасность и
  внутренний
  контроль
• IT-служба

Эффективное управление бизнесом, основанное на постоянной доступности информации о сотрудниках и их эффективности. Эффективный инструмент получения информации об объектах учета и характере работы персонала. Автоматическое формирование табеля учета рабочего времени (включая Т-13). Формирование управленческой отчетности. Постоянный контроль выработки персонала, индикаторов труда сотрудника и их отклонений во времени, отслеживание сроков мед.книжек, трудовых договоров, разрешений на работу (для иностранных сотрудников). Возможность отслеживать злоупотребления персонала, нарушение трудовой дисциплины, "мертвые души". Терминал работает автономно, его не нужно поддерживать. Поддержка системы осуществляется нашими силами. Запросы технического характера обрабатываются нашей службой поддержки.

Терминал учета рабочего времени БОСС Контроль устанавливается рядом со входом в помещение. Это электронное устройство не требует обслуживания и даже выделенного подключения к интернету, работает сразу "из коробки". Информация передаётся на сервера через каналы операторов сотовой связи.

ОМС

Москва

Главная задача Системы – разрешение конфликтных ситуаций между работником и руководителем. В Системе фиксируется время начала и окончания работы, таким образом, менеджер не может манипулировать рабочим временем подчинённого. Система помогает решать конфликты, связанные с заработной платой: если сотрудник получил меньше, чем заработал, можно обратиться к объективным данным, а не к записям "от руки". Нам удалось объединить технологический подход, регламенты и процедуры, принятые в Компании. Заработало!

Сити Ресторантс

Москва

После установки биометрической системы учёта рабочего времени дисциплина резко наладилась. Сначала сотрудники сопротивлялись, потом привыкли и начали приходить вовремя. А если и опаздывают, то стали предупреждать заранее. Очень нравятся функции фотографий сотрудников и уведомление о приходе по СМС. Несмотря на затраты на использование сервиса, компания стала экономить.

ООО "Доброном"

Москва

Используем систему вот уже год. На компанию это повлияло исключительно положительно. Система предоставила эффективный и надежный индикатор для управления кадровым ростом обычных сотрудников. Теперь мотивация персонала - под контролем!

Начните экономить

Оставьте заявку на сервис БОСС Контроль, который поможет Вам сэкономить и улучшить дисциплину.