С 8 августа 2015 года действует новая редакция Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее — Положение о командировках). Изменения внесены постановлением Правительства РФ от 29.07.2015 № 771. Разберемся, что поменяется в работе бухгалтера.

Письменное решение — основание для направления в командировку

Чиновники уже второй раз за последнее время уточняют наименование и порядок оформления документа, который нужен для . Теперь это письменное решение работодателя (абз. 2 п. 3 Положения о командировках). То есть появилось прилагательное «письменное».

На практике решение оформляют в виде приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку. Его можно оформить по унифицированной форме № Т-9, утвержденной постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Можно самим разработать и утвердить бланк такого приказа (распоряжения) (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Компания вправе взять за основу унифицированную форму и добавить в нее необходимые поля. Образец приведен ниже (образец 1).

Образец 1 Приказ о направлении в командировку

Примечание . При использовании личного или арендованного автомобиля нужно оформить дополнительное соглашение к трудовому договору об использовании личного имущества работника в служебных целях либо договор аренды

В Положении о командировках нет прямого указания, что необходимо оформить письменное разрешение работодателя на проезд на попутном транспорте. Роструд рекомендует установить порядок пользования попутным транспортом в локальном нормативном акте компании (письмо от 15.05.2015 № 1168-6-1).

Служебная записка

Если работник ездил в командировку на автомобиле, по возвращении из командировки он должен составить (абз. 2 п. 7 Положения о командировках). В ней нужно указать фактический срок пребывания в командировке. Такие рекомендации давали раньше и специалисты Роструда (письма от 15.05.2015 № 1168-6-1 и от 10.04.2015 № 831-6-1). Образец служебной записки приведен ниже (образец 2).

Образец 2

Документы, прилагаемые к служебной записке

К служебной записке работник должен приложить документы, подтверждающие срок пребывания в командировке. Их перечень будет зависеть от обстоятельств проезда и проживания в командировке (см. таблицу ниже).

* Документ, подтверждающий оказание услуг по проживанию в месте командирования (например, договор аренды квартиры у частного лица), должен содержать сведения, предусмотренные Правилами предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации, утвержденными постановлением Правительства РФ от 25.04.97 № 490.

Если нет документов на проезд и проживание

В служебной записке работник может объяснить причину отсутствия у него документов, подтверждающих расходы на проезд и проживание. В этом случае подтвердить фактический срок пребывания в командировке можно письмом принимающей компании (абз. 4 п. 7 Положения о командировках). В письме принимающем компании должны быть указаны начальная и конечная даты срока.

Фрагмент служебной записки смотрите ниже(образец 3).

Образец 3

Журналы регистрации командированных работников теперь необязательны

Отменен пункт 8 Положения о командировках. Этим пунктом на Минтруд России возлагалась обязанность утвердить формы журналов учета командированных работников и порядок их заполнения.

Формы журналов учета, утвержденные приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 № 739н (далее — приказ № 739н), не отменены и пока продолжают действовать.

Можно не вести…

• журнал учета работников, выбывающих в командировки из командирующей организации по форме, приведенной в приложении № 2 к приказу № 739н;
• журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы по форме, приведенной в приложении № 3 к приказу № 739н.

Вместе с тем работодатель может продолжать вести эти журналы, если принял решение и далее использовать эти формы.

…но хранить обязательно

Действующее законодательство обязывает работодателей хранить журналы учета командированных работников в течение установленного срока. То есть просто выбросить их за ненадобностью нельзя.

Журналы учета командированных по РФ работников нужно хранить в течение 5 лет. Журналы учета работников, выбывающих в зарубежные командировки, нужно хранить в течение 10 лет (п. «з» и примечание 2 к п. «з» ст. 695 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

Журналы отменят в ближайшем будущем

Очевидно, что изменения, внесенные постановлением Правительства РФ от 29.07.2015 № 771, приведут к необходимости отмены Порядка и форм учета работников, выбывающих в командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы, утвержденных приказом № 739н. Такой вывод можно сделать из абзаца 10 пояснительной записки к проекту постановления Правительства РФ, размещенного на официальном портале по адресу: http://regulation.gov.ru/projects/List/AdvancedSearch#npa=36877 .

Сентябрь 2015 г.

Направление сотрудника в командировку - часто встречающийся факт хозяйственной жизни. В аптечном бизнесе командировкой могут быть поездка в филиал (подразделение), находящийся в другом городе, посещение профильных конференций, тематических выставок и т. п. В любом случае факт направления сотрудника аптеки в командировку необходимо оформить надлежащим образом. О том, как это сделать и какие изменения в оформлении командировочных расходов произошли, читайте в статье.

Налоговые предпосылки правильного оформления командировок

Вне зависимости от применяемой организацией системы налогообложения налоговое законодательство предъявляет единые требования к документальному оформлению расходов, в том числе расходов на командировки. Данные расходы должны удовлетворять критериям признания расходов в целях налогообложения прибыли, предусмотренным ст. 252 НК РФ , и, в частности, должны подтверждаться документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ.

Статьями 313 и 314 НК РФ установлено, что к налоговому учету принимается информация о хозяйственных операциях, содержащаяся в первичных документах. По командировочным расходам хозяйственной операцией является начисление организацией задолженности перед работником на сумму понесенных им расходов на командировку (списание подотчетной суммы с работника).

Первичным документом, на основании которого принимается к учету данная хозяйственная операция, является утвержденный руководителем организации авансовый отчет. Датой признания расходов на командировки согласно пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ является дата утверждения авансового отчета. Действующий порядок оформления документов, связанных с командированием работников, установленный Положением об особенностях направления работников в служебные командировки , утвержденным Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее - Положение о командировках ), в качестве неотъемлемого приложения к авансовому отчету предусматривает наличие определенных оправдательных документов.

Как отмечают специалисты ФНС в Письме от 25.11.2009 № МН-22-3/890 , оформление авансового отчета с нарушением установленных законодательством требований, а также отсутствие необходимых приложений к авансовому отчету (или ненадлежащее их оформление) влекут несоответствие авансового отчета требованиям законодательства РФ, и, следовательно, указанная в нем сумма расходов не может быть включена в состав расходов в целях налогообложения прибыли как не имеющая надлежащего документального подтверждения.

Что же касается страховых взносов, специалисты Минтруда в Письме от 07.10.2013 № 17‑4/1647 отмечают: в случае несоответствия авансового отчета требованиям законодательства РФ выплаты, произведенные работнику, не могут рассматриваться как возмещающие расходы в связи с командировкой и подлежат обложению страховыми взносами в общеустановленном порядке.

Приведенные положения законодательства и разъяснения контролирующих органов говорят о том, что оформление командировочных расходов в соответствии с требованиями законодательства является необходимым условием для признания данных расходов и освобождения их от обложения страховыми взносами.

Оформление командировок: до и после 08.01.2015

Оформление командировок до 08.01.2015

Порядок направления работников в служебные командировки как на территории РФ, так и на территории иностранных государств регулируется Положением о командировках . Названный документ определяет в том числе порядок документального оформления командировок. Так, до 08.01.2015, направляя сотрудника в командировку, организация должна была оформить следующие документы:

Наименование документа	Норма Положения о командировках
Служебное задание	Цель командировки работника определяется руководителем командирующей организации и указывается в служебном задании, которое утверждается работодателем (п. 6 )
Командировочное удостоверение	На основании решения работодателя работнику оформляется командировочное удостоверение, подтверждающее срок его пребывания в командировке (дата приезда в пункт (пункты) назначения и дата выезда из него (из них)). Командировочное удостоверение оформляется в одном экземпляре и подписывается работодателем, вручается работнику и находится у него в течение всего срока командировки (п. 7 )*
Приказ о направлении работника в командировку	Работники направляются в командировки по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (п. 3 )
Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации	Порядок и формы учета работников, выбывающих в командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы, определяются Минтрудом (п. 8 )**
Авансовый отчет	Работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней: Авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах. Также работник должен произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом, документы о найме жилого помещения, фактических расходах на проезд (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой; Отчет о выполненной в командировке работе, согласованный с руководителем структурного подразделения работодателя, в письменной форме (п. 26 )
Отчет о выполненной работе в командировке
Табель учета рабочего времени	Средний заработок за период нахождения работника в командировке, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, сохраняется за все дни работы по графику, установленному в командирующей организации. Работнику, работающему по совместительству, при командировании сохраняется средний заработок у того работодателя, который направил его в командировку. В случае направления данного работника в командировку одновременно по основной работе и работе, выполняемой на условиях совместительства, средний заработок сохраняется у обоих работодателей, а возмещаемые расходы на командировку распределяются между командирующими работодателями по соглашению между ними (п. 9 )***

*
Исключение составляли случаи направления сотрудника в загранкомандировку. Однако в случаях командирования сотрудника в государства - участники СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы, оформить командировочное удостоверение было необходимо.

**
В соответствии с п. 8 Положения о командировках разработан Приказ Минздравсоцразвития РФ от 11.09.2009 № 739н «Об утверждении Порядка и форм учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы» .

***
Таким образом, при направлении работника в командировку нужно проставить соответствующие отметки в табеле учета рабочего времени.

Оформление командировок после 08.01.2015

08.01.2015 вступило в силу Постановление № 1595 . Данный документ вносит изменения в том числе в Положение о командировках . Рассмотрим их подробно.

1. Абзац 2 п. 3 Положения о командировках изложен в новой редакции:

Работники направляются в командировки по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Поездка работника, направляемого в командировку (далее - работник) по распоряжению работодателя или уполномоченного им лица в обособленное подразделение командирующей организации (представительство, филиал), находящееся вне места постоянной работы, также признается командировкой

Работники направляются в командировки на основании решения работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Поездка работника, направляемого в командировку по решению работодателя в обособленное подразделение командирующей организации (представительство, филиал), находящееся вне места постоянной работы, также признается командировкой

2. Признан утратившим силу п. 6 Положения о командировках . Согласно данному пункту цель командировки работника определяется руководителем командирующей организации и указывается в служебном задании, которое утверждается работодателем .

3. Пункт 7 Положения о командировках изложен в новой редакции:

Редакция до внесения изменений

В редакции Постановления № 1595

На основании решения работодателя работнику оформляется командировочное удостоверение, подтверждающее срок его пребывания в командировке (дата приезда в пункт (пункты) назначения и дата выезда из него (из них)), за исключением случаев, указанных в пункте 15 настоящего Положения. Командировочное удостоверение оформляется в одном экземпляре и подписывается работодателем, вручается работнику и находится у него в течение всего срока командировки. Фактический срок пребывания в месте командирования определяется по отметкам о дате приезда в место командирования и дате выезда из него, которые делаются в командировочном удостоверении и заверяются подписью полномочного должностного лица и печатью, которая используется в хозяйственной деятельности организации, в которую командирован работник, для засвидетельствования такой подписи. В случае если работник командирован в организации, находящиеся в разных населенных пунктах, отметки в командировочном удостоверении о дате приезда и дате выезда делаются в каждой из организаций, в которые он командирован

Фактический срок пребывания работника в месте командирования определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из служебной командировки. В случае проезда работника к месту командирования и (или) обратно к месту работы на личном транспорте (легковом автомобиле, мотоцикле) фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется работником по возвращении из служебной командировки работодателю одновременно с оправдательными документами, подтверждающими использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др.)

4. Пункт 15 Положения о командировках признан утратившим силу. Согласно данному пункту направление работника в командировку за пределы территории РФ производится по распоряжению работодателя без оформления командировочного удостоверения, кроме случаев командирования в государства - участники Содружества Независимых Государств, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы .

5. Абзац 1 п. 19 Положения о командировках изложен в новой редакции:

Редакция до внесения изменений	В редакции Постановления № 1595
При направлении работника в командировку на территории государств - участников Содружества Независимых Государств, с которыми	При направлении работника в командировку на территории государств - участников Содружества Независимых Государств,
заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы, даты пересечения государственной границы РФ при следовании с территории РФ и на территорию РФ определяются по отметкам в командировочном удостоверении, оформленном как при командировании в пределах территории РФ	с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы, дата пересечения государственной границы РФ определяется по проездным документам (билетам)

6. Изменения внесены в п. 26 Положения о командировках . В этом пункте говорится о перечне документов, прилагаемых к авансовому отчету, составляемому работником по возвращении из командировки. Так, с 08.01.2015 из данного перечня исключено командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом . Кроме того, признан утратившим силу абз. 3 п. 26 Положения о командировках . Согласно названной норме работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней отчет о выполненной работе в командировке, согласованный с руководителем структурного подразделения работодателя, в письменной форме. Теперь такой отчет оформлять не нужно.

Подведем итоги рассмотренным изменениям в оформлении командировок. С 08.01.2015 при направлении сотрудника в служебную командировку не надо оформлять:

• служебное задание;
• отчет о выполненной работе в командировке и согласовывать его с руководителем структурного подразделения работодателя;
• командировочное удостоверение. Фактический срок пребывания сотрудника в командировке определяется на основании проездных документов, предоставленных работником. Если работник едет в командировку на личном транспорте, то срок пребывания в командировке указывается в служебной записке. Данную записку работник представляет по возвращении из командировки одновременно с другими оправдательными документами. Отсутствие командировочного удостоверения распространяется как на командировки на территории РФ, так и на командировки на территории государств - участников Содружества Независимых Государств, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы. Направление сотрудника в командировку за пределы РФ и до внесения изменений не требовало оформления командировочного удостоверения.

Направляем сотрудника в командировку: шаг за шагом

Приказ о направлении сотрудника в командировку. Начать оформление командировки нужно с создания приказа о направлении сотрудника в командировку. Относительно формы данного документа отметим следующее. Формы приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку (Т-9), приказа (распоряжения) о направлении работников в командировку (Т-9а) утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее - Постановление № 1 ). Однако с 01.01.2013 формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Исходя из ч. 1 ст. 7 и ст. 9 Федерального закона № 402‑ФЗ руководителем экономического субъекта определяется состав первичных учетных документов, применяемых для оформления фактов хозяйственной жизни экономического субъекта, и перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов. Для ведения бухгалтерского учета могут использоваться формы первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, разработанные экономическим субъектом самостоятельно, предусмотренные принятыми органами негосударственного регулирования бухгалтерского учета рекомендациями в области бухгалтерского учета, а также иные рекомендованные формы (например, формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации) . Если аптека использует унифицированную форму приказа, то в свете рассматриваемых изменений данную форму следует доработать - исключить указание на служебное задание, которое с 08.01.2015 не оформляется.

Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации. Далее следует сделать отметку в журнале учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации. Форма журнала утверждена Приказом Минздравсоцразвития РФ от 11.09.2009 № 739н . При заполнении названного документа графу «Дата и номер командировочного удостоверения» следует оставить незаполненной, так как с 08.01.2015 этот документ не оформляется.

Табель учета рабочего времени. Поскольку за время нахождения сотрудника в командировке ему выплачивается средний заработок, соответствующая информация должна быть отражена в документах по учету рабочего времени. Формы табеля учета рабочего времени и оплаты труда (Т-12) и табеля учета рабочего времени (Т-13) утверждены Постановлением № 1 . Однако, как было отмечено выше, с 01.01.2013 применять данные формы необязательно. Законодательство дает организации свободу выбора: использовать унифицированную форму, доработать унифицированную форму с учетом своих потребностей или разработать свою форму. Если аптека использует унифицированную форму, то актуальными будут разъяснения Минтруда, приведенные в Письме от 14.02.2013 № 14‑2‑291 . Так, чиновники отмечают, что при заполнении форм Т-12, Т-13 дни отсутствия работника на рабочем месте по причине командировки обозначаются кодом «К» («06» - служебная командировка), причем количество отработанных часов не проставляется. Если работник в командировке привлекался к работе в выходной для него по основному месту работы день, то этот день в табеле учета рабочего времени нужно дополнительно отразить буквенным кодом «РВ» или цифровым кодом «03». Указывать количество часов, отработанных в такой день, нужно, если работодатель давал работнику указание о продолжительности работы в выходной день.

Авансовый отчет. Как и прежде, после возвращения из командировки сотрудник должен в течение трех дней представить работодателю авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются документы о найме жилого помещения, фактических расходах на проезд (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой. Если сотрудник ездил в командировку на личном транспорте, то для подтверждения времени нахождения в командировке к авансовому отчету необходимо приложить служебную записку. Пример заполнения служебной записки приведен ниже.

Форма авансового отчета (АО-1) утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55 . Согласно Информации Минфина РФ № ПЗ-10/2012 с 01.01.2013 обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы).

Генеральному директору

ООО «Аптека «Будем здоровы»

А. В. Мишаеву

от фармацевта

Кикиной Марии Александровны

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

Сообщаю, что с 09.02.2015 по 13.02.2015 я находилась в служебной командировке в г. Москве (приказ о направлении сотрудника в командировку от 06.02.2015 № 15). Для проезда к месту командировки и обратно мною использован личный легковой автомобиль Mitsubishi Lancer X, регистрационный номер С246ВТ52. Время нахождения в командировке - 5 дней.

Приложение:

1. Путевой лист от 09.02.2015.

2. Кассовые чеки АЗС (3 шт.).

		Кикина

С 08.01.2015 изменился порядок оформления документов, связанных с направлением сотрудника в командировку. Одним из главных новшеств является отмена командировочных удостоверений. Срок пребывания сотрудника в командировке определяется по датам, указанным в проездных документах. В случае если сотрудник едет в командировку на личном транспорте, он должен написать служебную записку в свободной форме и приложить ее к авансовому отчету. Кроме этого, теперь не надо оформлять такие документы, как служебное задание и отчет о выполненной работе в командировке.

Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 «О внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации».

Федеральный закон от 06.12.2011 № 402‑ФЗ «О бухгалтерском учете».

Информация Минфина РФ № ПЗ-10/2012 «О вступлении в силу с 1 января 2013 г. Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402‑ФЗ «О бухгалтерском учете».

Вопросы оформления командировки в 2015 году стали актуальными после того, как отменили командировочные удостоверения. Как применять новые правила в работе, читайте в этой статье.

Из статьи вы узнаете:

• Как оформить командировку в 2015 году
• Как оформить приказ о направлении в командировку
• В каком документе прописать цель командировки
• Как составить служебную записку о сроках командировки
• Как заполнять журнал выбывших и прибывших в командировку

Приказ о направлении в командировку

Основанием для командировки является решение руководителя. Но как его оформить, в постановлении Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 не сказано. Поэтому достаточно составить приказ о направлении в командировку или распоряжение директора. Обязательной формы на этой случай нет, поэтому можно разработать свой приказ о направлении в командировку или использовать унифицированную форму Т-9. Только свой бланк надо обязательно утвердить в учетной политике.

По общему правилу, даты билетов должны совпадать с датами в приказе о направлении в командировку. Если сотрудник не успевает выполнить задание, надо издать новый приказ о продлении сроков командировки. Ведь именно приказы, а не билеты являются основанием для учета рабочего времени в табеле.

При составлении приказа о направлении в командировку важно обратить внимание на опасный реквизит – цель командировки. Цель командировки раньше надо было детализировать в служебном задании. Этот документ отменили, но цель поездки важна, чтобы подтвердить деловой характер командировки. Поэтому в приказе о командировке безопаснее заполнить цель командировки - для чего сотрудник едет в другой город, а не оставлять этот реквизит пустым.

Приказ о направлении в командировку образец

Оформление командировки. Документы

Список документов, которыми теперь надо оформлять командировки, зависит от транспорта, на котором сотрудник отправляется в деловую поездку.

Фактический срок пребывания работника в командировке определяется:

• при поездке на личном, служебном, попутном транспорте, автомобиле заказчика и в других случаях, когда нет проездных документов – на основании служебной записки;
• в иных случаях – на основании проездных документов.

Работник в течение трех рабочих дней со дня возвращения из командировки обязан представить в бухгалтерию авансовый отчет (как заполнить авансовый отчет смотрите ниже) об израсходованных суммах и приложить к нему:

• документы, подтверждающие командировочные расходы , связанные с командировкой (наем жилья, проезд и т.п.);
• документы, подтверждающие использование личного или служебного транспорта для поездки (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др.);
• служебную записку о сроках командировки.

Как заполнить авансовый отчет (фрагмент)

В авансовом отчете надо перечислить все документы, подтверждающие затраты на поездку. Если один и тот же расход (например, бензин) подтверждает сразу несколько документов, их можно привести через запятую.

Суточные при командировках в 2015 году подтверждать не требуется. Так считает и Минфин (письмо от 11.11.2011 № 03-03-06/1/741). Поэтому в авансовом отчете можно не ссылаться на какие-то документы. А чтобы определить размер выплат, достаточно число дней поездки умножить на норму суточных.

Важно

Сотрудник должен отчитаться за командировку в течение трех рабочих дней после выхода на работу. Если позже, то фонды могут потребовать взносы с неподтвержденных подотчетных (письмо Минтруда России от 12.12.14 № 17-3/В-609).

В авансовом отчете не обязательно ссылаться на служебную записку. Служебная записка на командировку (образец мы показали ниже) подтверждает период поездки, но не сами расходы. Поэтому ее можно лишь приложить к авансовому отчету, а ссылаться на нее на оборотной стороне отчета необязательно.

Служебная записка на командировку

Утвержденной формы служебной записки нет в постановлении № 749. Поэтому компания может сама разработать бланк служебной записки. Важно только определить в документе фактический срок пребывания сотрудника в командировке. Можно включить и другие сведения. Например, данные о машине.

Служебная записка на командировку. Образец

При возвращении из поездки на личном транспорте работник должен составить служебную записку на командировку. Именно так надо назвать документ. Иначе возможны споры с подтверждением расходов. Ведь проверяющие обычно запрашивают документы, установленные законодательством.

Служебную записку работник представляет вместе с подтверждающими документами (путевые листы, чеки и т.п.). Эти бумаги можно перечислить в записке, а приложить их достаточно только к авансовому отчету.

Совет по оформлению служебной записки

В служебную записку на командировку стоит включить не только дату, но и время начала и окончания поездки. Это необходимо, чтобы правильно посчитать сумму суточных. Например, если работник вернулся за полночь, то суточные надо заплатить еще за один день.

Цель командировки можно уточнить в приказе, для чего сотрудник едет в командировку. Раньше цель командировки надо было определять в служебном задании. Теперь этот документ отменили. Но цель поездки важна, чтобы подтвердить деловой характер командировки. Поэтому в приказе о направлении в командировку безопаснее записать, для чего сотрудник едет в другой город - проведение переговоров, закупка товара и т. п. В унифицированной форме приказа Т-9 есть специальная строка, которая так и называется «Цель». Если же компания использует свой бланк приказа, то в нем безопаснее сохранить этот реквизит.

Журнал выбывших и прибывших в командировку

С 8 августа 2015 года заполнять журнал учета командированных работников компании больше не обязаны. Новый порядок установлен постановлением Правительства РФ от 29.07.2015 № 771. Теперь компания вправе сама решать, нужны ей эти документы или нет. Как заполнить журналы - компания тоже решает сама. Формы документов утвердил приказ Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 № 739н. При этом в журналах есть графы, которые необходимо заполнять только на основании командировочных удостоверений. Так как командировочные удостоверения отменили , эти графы можно оставить пустыми или поставить в них прочерки (см. образец).

Журнал выбывших и прибывших в командировку образец заполнения

С 8 января 2015 года компании больше не должны оформлять командировочное удостоверение и служебное задание. Теперь срок пребывания работника в командировке определяется по проездным билетам. А иногда потребуются еще служебная записка, путевые листы, квитанции, счета и чеки на бензин (п. 3, 7, 19, 26 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749 в ред. постановления Правительства РФ от 29 декабря 2014 г. № 1595).

То есть без проездных документов расходы на командировки в 2015 году списать при не получится. Даже, например, расходы на проживание - если сотрудник принес счет гостиницы. В этом случае проверяющие могут посчитать: организация не подтвердила, что проживание в гостиницы было связано именно со служебной поездкой, а не отдыхом работника.

Положение о командировках

В связи с изменениями надо переделать утвержденное в компании положение о командировках. Новое положение надо датировать 8 января. Затем из него исключите упоминание таких документов, как командировочное удостоверение и служебное задание. Отныне они не предусмотрены законодательством. А значит, составлять их бессмысленно.

Если в положении о командировках упоминается распоряжение работодателя о направлении сотрудника в служебную поездку, то можно заменить слово «распоряжение» на слово «решение». Именно такая формулировка теперь есть в постановлении № 749.

В положении о командировках стоит отдельно прописать порядок возмещения расходов на случай поездки работника на личной машине или мотоцикле. По новым правилам вместо командировочного удостоверения работник в такой ситуации должен приложить к авансовому отчету служебную записку. Именно по ней определяется срок, в течение которого сотрудник находился в командировке. Вместе с запиской сотрудники сдают в бухгалтерию путевые листы, чеки на топливо и т. д. (п. 7 постановления № 749).

Форму служебной записки, как и приказ, можно оформить в виде приложения к положению о командировках. Можно разработать ее самостоятельно.

Приказ о командировке

Новые правила предусматривают, что работник направляется в командировку на основании решения работодателя. Этот документ тоже можно оформить в виде приказа. Как и раньше, его можно составлять по унифицированной форме № Т-9. Но допускается бланк, разработанный в компании.

Служебная записка

Работник, который ездил в командировку на личном транспорте, вместо командировочного удостоверения теперь должен сдавать в бухгалтерию служебную записку. Постановление № 749 не конкретизирует содержание служебной записки. Сказано лишь то, что в записке надо зафиксировать фактический срок поездки.

Служебная записка нужна для начисления суточных и подтверждения соответствующих налоговых расходов. А значит, должна содержать обязательные для первички реквизиты.

Авансовый отчет

Работник, получивший деньги на служебную поездку, должен представить авансовый отчет в течение трех рабочих дней с даты возвращения. К отчету сотрудник должен приложить подлинники документов, подтверждающих расходы: квитанции, БСО, кассовые и товарные чеки, билеты, посадочные талоны и т. д.

Расходы на командировки в 2015 году списывают при расчете налога на прибыль на дату авансового отчета (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Журнал учета командированных работников

Форма журнала учета командированных работников по-прежнему содержит сведения о командировочных удостоверениях (приложение № 2 к приказу Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н). Порядок учета, утвержденный этим же приказом, также содержит требование вести журнал с указанием дат и номеров командировочных. Сейчас в графе «Дата и номер командировочного удостоверения» можно ставить прочерк или вовсе не заполнять ее.

Образцы всех документов, необходимых для учета командировочных расходов в 2015 году, можно посмотреть в «Главбухе» № 3, 2015.

В 2015 году изменился порядок оформления командировок. Разберемся в новшествах и в действующих правилах.

Командировочное удостоверение отменено

Процедура направления работников учреждений в командировки с 8 января 2015 года существенно упростилась. Больше не нужно оформлять командировочное удостоверение и служебное задание. Такие изменения были внесены постановлением Правительства РФ от 29 декабря 2014 года № 1595 в Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749 (далее – Положение о командировках).

Исключено упоминание об удостоверении при оформлении командировок по странам СНГ и из постановления Правительства РФ от 26 декабря 2005 г. № 812 о порядке и размерах выплаты суточных в иностранной валюте и надбавок к ним (далее – Постановление № 812). При командировках в страны СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения, отметки о пересечении государственной границы России не делаются. Дата ее пересечения устанавливается по проездным документам (билетам) (п. 6 Постановления № 812). Ранее такая дата определялась строго по отметкам в командировочном удостоверении.

Сотруднику также больше не надо оформлять отчет о выполненной работе в командировке и представлять его работодателю в течение трех рабочих дней по возвращении из командировки. Соответствующие поправки внесены в пункт 26 Положения о командировках. Однако требование о составлении авансового отчета осталось в силе.

Основание направления в командировку – приказ работодателя

Учреждение направляет сотрудника в командировку с целью выполнить служебное поручение вне места постоянной работы. Причем на определенный срок (п. 3 Положения о командировках). Напомю, что перед тем как принять решение о командировании сотрудника, работодатель выясняет, не относится ли работник к категориям лиц, которых в соответствии с законодательством запрещено направлять в служебные поездки. Такой запрет установлен в отношении:

• беременных женщин (ч. 1 ст. 259 Трудового кодекса РФ);
• работников, с которыми заключен ученический договор, в период его действия (если конечно поездка не связана с ученичеством) (ч. 3 ст. 203 Трудового кодекса РФ);
• работников в возрасте до 18 лет (ст. 268 Трудового кодекса РФ).

Исключение из последней категории составляют:

• творческие работники СМИ, организаций кинематографии, теле- и видеосъемочных коллективов, театров, театральных и концертных организаций, цирков и иные лица, участвующие в создании и (или) исполнении (экспонировании) произведений (перечень профессий и должностей творческих работников утвержден постановлением Правительства РФ от 28 апреля 2007 г. № 252);
• спортсмены (ч. 3 ст. 348.8 Трудового кодекса РФ).

Обратите внимание: с 8 августа 2015 года решение о направлении сотрудника в командировку надо оформлять в письменной форме (п. 7 Положения о командировках). При этом в таком решении должно быть сказано о виде транспорта, на котором работник едет в служебную поездку (личный, служебный транспорт или транспорт, находящийся в собственности третьих лиц).

Отмечу, что большинство учреждений составляют такое решение в виде соответствующего приказа (распоряжения).

Примером может служить апелляционное определение Санкт-Петербургского городского суда от 22 апреля 2013 г. № 33-5682/2013. В нем была рассмотрена ситуация, когда командировка работника не была документально оформлена надлежащим образом. По возвращении из служебной поездки сотрудник узнал, что был уволен за прогул. Работодатель, в свою очередь, обосновал свой поступок следующим образом: приказ о командировании не оформлялся, необходимость в проведении переговоров отсутствовала. На основании этого арбитры решили, что увольнение сотрудника по такому основанию в этом случае правомерно. Аналогичное решение было вынесено Верховным судом республики Дагестан в отношении работника, выехавшего в командировку без надлежащего оформления и разрешения уполномоченного на то должностного лица (апелляционное определение от 10 сентября 2013 г. № 33-3315/13).

Документы, подтверждающие период командировки

Фактический срок, в течение которого работник находится в командировке, определяется по проездным документам. Сотрудник должен представить их по возвращении из служебной поездки. Если для передвижения он использовал личный транспорт (легковой автомобиль, мотоцикл), срок командировки должна подтвердить и прикладываемая к ним служебная записка. Однако этого требовал прежний порядок.

Во-первых, с 8 августа 2015 года служебную записку командированный сотрудник должен оформлять не только в случае использования личного транспорта. Теперь она необходима как для служебного, так и для транспорта, которым работник управляет по доверенности.

Во-вторых, если по каким-либо причинам у сотрудника отсутствуют документы на проезд, то срок командировки подтвердят документы по найму жилого помещения в месте командирования. Однако в этих документах должны обязательно быть реквизиты, предусмотренные пунктом 8 Правил предоставления гостиничных услуг, утвержденных постановлением Правительства РФ от 25 апреля 1997 г. № 490. Если же работник едет в командировку на машине, то он должен предоставить документы, подтверждающие его использование. Теперь в их числе маршрутные листы и иные документы, подтверждающие маршрут следования автомобиля (п. 7 Положения о командировках).

Что касается авиабилета, то его работник может приобрести и в бездокументарной форме (электронный билет). Тогда оправдательными документами, подтверждающими расходы на приобретение билета, будут:

• маршрут/квитанции электронного авиабилета (на бумажном носителе) – выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок, в которой указана стоимость перелета;
• посадочный талон – он подтверждает перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту.

Однодневные командировки

Сотрудник может быть направлен в командировку на любое количество дней, даже всего на один. Ведь срок командировки устанавливается работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения (п. 4 Положения о командировках).

Правомерна ли выплата суточных?

При направлении работника в командировку ему возмещаются (часть 1 статьи 168 Трудового кодекса РФ, абзац 1 пункта 11 Положения о командировках):

• расходы на проезд;
• расходы на наем жилого помещения;
• дополнительные затраты, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
• иные затраты, произведенные сотрудником с разрешения работодателя.

На основании судебной практики рассмотрим, возможна ли выплата суточных при однодневных командировках. Например, Президиум ВАС РФ в постановлении от 11 сентября 2012 г. № 4357/12 отметил следующее. Работник, направляясь в однодневную командировку, в тот же день возвращается домой. Суммы, выплачиваемые ему в данном случае, суточными не считаются в силу определения, содержащегося в трудовом законодательстве. Однако их выплата не обусловлена конкретным количеством часов, в течение которых сотрудник находится в поездке. Если работодатель выплатил такие суммы при командировке, длящейся менее 24 часов, это законно. Ведь при служебной командировке сотрудник направляется в поездку по инициативе и в интересах работодателя. Поэтому и расходы на оплату «суточных» производятся в его интересах. Судьи пришли к выводу, что такие денежные средства представляют собой компенсационную выплату. С ее помощью возмещаются расходы сотрудника, связанные с необходимостью выполнять трудовые функции вне места постоянной работы. Таким образом, хотя подобные выплаты не называются суточными, командированный работник имеет на них право.

НДФЛ начислять не нужно

С «суточных» при однодневных командировках НДФЛ не удерживается, даже если работник вернулся из служебной поездки в тот же день, и в месте командировки не ночевал (постановление Президиума ВАС РФ от 11 сентября 2012 г. № 4357/12). Однако условием освобождения такой компенсации от НДФЛ будет наличие документов, подтверждающих расходы.

Минфин России в письме от 26 мая 2014 г. № 03-03-06/1/24916 согласился с такой позицией. Если учреждение приняло решение при направлении сотрудника в однодневную командировку выплачивать ему суммы взамен суточных, такие выплаты не облагаются НДФЛ в размерах, установленных пунктом 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ. А именно:

700 руб. – при нахождении в командировке на территории РФ;

2500 руб. – при пребывании в служебной загранпоездке.

Как быть со страховыми взносами с суточных?

Суточные, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно и иные командировочные расходы работников не облагаются страховыми взносами. Такая норма содержится в части 2 статьи 9 Федерального закона РФ от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ о страховых взносах.

В отношении выплат при однодневной командировке Минтруд России в письме от 28 ноября 2013 г. № 14-2-242 объяснил следующее. Суточные при однодневных командировках формально не положены. Их выплата не может быть установлена локальным нормативным актом учреждения, так как это противоречило бы правовой природе суточных, установленной в части 1 статьи 168 Трудового кодекса РФ. Значит, взносы на такие выплаты при однодневных командировках надо начислять. Однако у судей на этот счет иное мнение. Чаще всего арбитры встают на сторону работодателей и приходят к выводу, что суммы, выплачиваемые взамен суточных при однодневной командировке, взносами не облагаются. Примером могут служить решение арбитражного суда Вологодской области от 27 января 2015 г. № А13-16795/2014, а также постановления ФАС Поволжского округа от 22 января 2013 г. № А65-27465/2011 и ФАС Северо-западного округа от 16 января 2014 г. № А56-14899/2013. В решении № А13-16795/2014 арбитрами были отклонены доводы ФСС России о том, что расходы работников не подтверждены документально, поскольку приказы на командировку, авансовые отчеты работников, содержащие основания выдачи денежных средств, были представлены.

Когда выплачивать средний заработок

Однодневную служебную поездку сотрудника, как и более длительную командировку, нужно оплачивать исходя из его среднего заработка (ст. 167 Трудового кодека РФ). При этом за период поездки средний заработок сохраняется за все дни работы по графику, установленному в командирующей организации. В этот период включаются также дни нахождения в пути, в том числе время вынужденной остановки (п. 9 Положения о командировках).

Таким образом, если за дни командировки учреждение выплатит своему сотруднику зарплату, это будет противоречить действующему законодательству РФ.

Если командировка приходится на выходные дни

Средний заработок за дни нахождения работника в пути, приходящиеся на выходные, не сохраняется. Это не предусмотрено Положением о командировках (письмо Роструда от 20 июня 2013 г. № ПГ/5136-6-3). Суд Ханты-Мансийского автономного округа – Югры в апелляционном определении от 14 июня 2012 г. № 33-2379/2012 отказал в удовлетворении исковых требований об оплате работы в выходные дни. По мнению арбитров, истец не представил соответствующих доказательств того, что работодатель, направив сотрудника в командировку, указал необходимость выполнения им трудовой функции непосредственно в выходные дни. Командированный сотрудник находился в пути в выходные и не выполнял какую-либо работу, поэтому такие дни не подлежат оплате в соответствии со статьей 153 Трудового кодекса РФ.

В письме от 5 сентября 2013 г. № 14-2/3044898-4415 Минтруд России также затрагивает вопрос оплаты дней отъезда, приезда и нахождения в пути в период командировки, приходящихся на выходные или праздники. Чиновники, указывают, что во время командировки средний заработок сохраняется за все дни, предусмотренные графиком работы командирующего учреждения, но из оплачиваемого периода исключаются выходные и нерабочие праздничные дни. При этом конкретные размеры оплаты времени, когда сотрудник находится в пути в указанные дни, устанавливаются коллективным договором учреждения, соглашением или локальным нормативным актом.

Однако по этому вопросу есть и иные выводы. Так, по мнению ФАС Дальневосточного округа, за работником сохраняется средний заработок за проведенные в командировке дни независимо от фактически отработанного в служебной поездке времени (постановление от 22 сентября 2010 г. № А59-183/2010).

Авиастроительный районный суд города Казани в решении от 14 октября 2013 г. № 2-2662/2013 рассмотрел ситуацию, когда день приезда сотрудника из рабочей командировки пришелся на субботу (выходной день). Согласно действующему законодательству, день приезда из командировки учитывается как рабочий. При этом трудовая деятельность за работу в выходной день оплачивается не менее чем в двойном размере (ст. 153 Трудового кодекса РФ). Кроме того, трудовое законодательство не запрещает сотруднику приезжать из командировки в выходной день. Поэтому суд постановил взыскать с работодателя, в частности, заработную плату за ту субботу.

Заринский городской суд Алтайского края в решении от 19 мая 2014 г. № 2-419/2014 рассуждал следующим образом. Выходные дни считаются одним из видов времени отдыха (ст. 107 Трудового кодекса РФ). В течение этого времени работник свободен от исполнения трудовых обязанностей и может использовать его по своему усмотрению (ст. 106 Трудового кодекса РФ). Однако, находясь в служебной поездке в выходные дни, сотрудник не может распоряжаться ими по своему усмотрению как днями отдыха, а использует время в интересах работодателя, хотя и не привлекается в такие дни к работе.

Работник остался в отпуске в месте командировки

Иногда работник остается в месте командирования на выходные или нерабочие праздничные дни, дни отпуска либо выезжает к месту командировки до даты ее начала. Минфин России письмом от 12 сентября 2013 г. № 03-04-08/37693 сообщил, что в таком случае оплата организацией проезда работника от места проведения свободного времени до места работы обоснованна и не приводит к возникновению у работника экономической выгоды и базы для удержания НДФЛ. Правда, в письме сделана оговорка, что эти рассуждения верны лишь в случае незначительного расхождения между сроками командировки и поездки.

К примеру, сотрудник находился в командировке до 9 декабря. Согласно приказу по окончании командировки ему был предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск с 10 декабря. Домой работник вернулся 20 декабря. ВАС РФ в определении от 26 июня 2012 г. № ВАС-7479/12 указал, что в этом случае сотрудник фактически находился в отпуске и оплата обратного авиабилета не связана с его возвращением из служебной командировки. Если работодатель все же оплатит такой билет, то с его стоимости необходимо удержать НДФЛ (письмо Минфина России от 8 ноября 2013 г. № 03-03-06/1/47813).

Вадим Егоров - консультант по вопросам начисления зарплаты, социальных пособий и их налогообложения. Редакция журнала «