EDI
(Electronic Data Interchange, Электронный обмен данными) — технология, позволяющая обмениваться
коммерческой информацией между организациями в структурированном цифровом виде, основанном на регламентированных
форматах и стандартах сообщений.
Преимущества от внедрения электронного обмена данными
Внедрение EDI (электронного обмена данными) стало большим шагом к повышению качества взаимного сотрудничества, упрощению и увеличению скорости работы с поставщиками. EDI значительно отличается от обычной электронной почты, при использовании которой информация передается в неструктурированном формате. Cтруктурированный же формат EDI гарантирует понимание полученных электронных документов всеми участниками процесса обмена. Программное обеспечение EDI сначала обрабатывает информацию, затем переводит её в "читабельный формат", после чего импортирует данные непосредственно в Вашу программу.
Для внедрения EDI необходимо, чтобы все предприятия-участники торговли имели международный идентификационный номер – GLN , а каждый товар должен иметь глобальный номер GTIN в международной системе EAN (GS1).
GTIN (Global Trade Item Number , раньше EAN) — международный код (штрихкод) маркировки и учёта товара, например, товар, упаковка, оригинальная паллета.
Типы документов (EDI-сообщения)
ORDERS (ЗАКАЗ НА ПОСТАВКУ ТОВАРА) — электронное сообщение, которое является аналогом заказа на поставку продукции. Формируется и отправляется покупателем поставщику.
ORDRSP (ПОДТВЕРЖДЕНИЕ ЗАКАЗА) — электронное сообщение, в котором поставщик подтверждает, корректирует или отклоняет поставку по каждой товарной позиции. Отправляется поставщиком покупателю.
DESADV (УВЕДОМЛЕНИЕ ОБ ОТГРУЗКЕ) — электронное сообщение, которое является аналогом накладной. Данное сообщение формируется в момент (или до) отправки товара поставщиком. В данном сообщении указывается фактическое (отгруженное) количество и ассортимент товара поставляемого покупателю.
RECADV (УВЕДОМЛЕНИЕ О ДОСТАВКЕ) — электронное сообщение, в котором содержится информация о фактически принятом товаре, так же в нем может содержаться информация о причинах не приемки товара. Данное сообщение формируется на момент (или после) приемки товара покупателем.
INVOIC (СЧЕТ-ФАКТУРА) — электронное сообщение, которое является аналогом бумажной счет-фактуры.
PRICAT (КАТАЛОГ ТОВАРОВ) — электронное сообщение, которое содержит информацию о товарах и их ценовых характеристиках. Данное сообщение формируется поставщиком при изменении цены, ассортимента.
PROINQ (ЗАПРОС ПРАЙС-ЛИСТА) — электронное сообщение, которое содержит информацию о поставщике и/или товарах, по которым необходимо получить информацию (прайс-лист). Отправляется покупателем по мере необходимости получения информации о товарах.
COACSU (АКТ СВЕРКИ ВЗАИМОРАСЧЕТОВ) — электронное сообщение, которое является аналогом бухгалтерского документа "Акт сверки взаимных расчетов".
COMDIS (КОММЕРЧЕСКАЯ ДИСКУССИЯ) — электронное сообщение, которое содержит информацию о несоответствии количества, цен, ставок НДС. Отправляется покупателем при обнаружении в счёт-фактуре (INVOIC) несоответствий.
SLSRPT (ОТЧЕТ О ПРОДАЖАХ) — электронное сообщение, которое содержит информацию о проданных товарах. Отправляется покупателем по мере необходимости получения информации о проданных товарах.
INVRPT (ОТЧЕТ ОБ ОСТАТКАХ) — электронное сообщение, которое содержит информацию об остатках товара у покупателя. Отправляется покупателем при необходимости получения информации об остатках товара.
Что такое электронная цифровая подпись?
ЭЦП (Электронная цифровая подпись)
— реквизит электронного документа, позволяющий установить отсутствие
искажения информации в электронном документе.
Подписывая документы в электронном виде электронной цифровой подписью, используя средство ЭЦП, Вы получаете
подлинный электронный документ, который имеет одинаковую юридическую силу с документом на бумажном носителе,
подписанным собственноручно и заверенным печатью.
Использование цифровой подписи
позволяет осуществить:
Благодаря тому, что применение технологий EDI в бизнесе удобно и практично, этот стандарт стал широко использоваться в различных отраслях экономики и социального обслуживания.
Любые стандартные деловые документы, которыми, к примеру, одна FMCG компания обменивается с другой (такие как заказ на поставку, счёт-фактура, план отгрузок, запрос о наличии товара) могут быть переданы при помощи EDI, если обе стороны провели необходимую для этого подготовку.
Стандарт EDI разработан в Американском национальном институте стандартов (ANSI). Наряду с EDI существуют и другие стандарты для электронного обмена данными. Например, EDIFACT широко используется в Европе и в автомобильной промышленности. HIPPA (закон об учете и безопасности медицинского страхования) разработан специально для соответствия деятельности учреждений здравоохранения законодательству. Траснслятор EDI, который Вы выбираете, должен поддерживать все стандарты.
- Почему EDI?
EDI значительно отличается от обычной электронной почты, при использовании которой информация передается в неструктурированном формате. В чем разница? К примеру, вам нужно доставить заказ на поставку в виде электронного письма, вы, вероятно, сначала напечатаете документ, а затем, внесете информацию в другую программу (бухгалтерского учёта или управления складским хозяйством). EDI же имеет структурированный формат. Использование EDI
для обмена электронными документами гарантирует его понимание всеми участниками этого процесса.
Например, Вам нужно получить через EDI данные о конкретной позиции заказа на поставку. Программное обеспечение EDI сначала обрабатывает информацию, затем переводит её в «читабельный формат», после чего импортирует данные непосредственно в вашу программу. Результат - Никакого ввода информации вручную! К тому же, процесс может быть запрограммирован так, что никакого участия человека не потребуется вообще!
- В чём заключаются преимущества EDI?
- Как работает EDI?
Предположим, закупщик посылает поставщику заказ
Когда заказ получен, программное обеспечение генерирует Функциональное Подтверждение обратно закупщику. Функциональное Подтверждение отображает получение сообщения и информацию о том, было или не было оно совмещено со стандартом EDI. Но сами данные в это сообщение не добавляются.
- Какую систему передачи данных выбрать?
Один из важнейших аспектов EDI – выбор пути, которым информация будет передана из одного места в другое, напрямую или через VAN. В большинстве случаев способ определяют сами торговые партнёры.
VAN (Value Added Network) – Сеть с дополнительными услугами
Его часто называют «электронный почтовый сервис». VAN – третий участник процесса. Посредник, который передаёт и хранит информацию в электронном почтовом ящике, пока она не будет получена одной из сторон. Поскольку EDI-сообщение содержит адрес, VAN направляет сообщение в ящик получателя. До последнего времени, этот способ передачи информации считался самым безопасным.
Прямое соединение
В отличие от VAN, прямое соединение позволяет Вам передавать данные получающей стороне напрямую. Виды прямых соединений включают VPN (Virtual Private Network – Вирутальную Частную Сеть), FTP (File Transfer Protocol – протокол обмена файлами), и EDIINT (EDI over the Internet – Электронный обмен данными через интернет). Обычно EDIINT осуществляется при участии программного обеспечения AS2, которое шифрует данные, прежде чем переслать их через интернет.
- Интернет EDI или VAN EDI?
Раньше VANы играли роль электронных почтовых служб для поставщиков и закупщиков, которым нужно было обмениваться данными. К примеру, компания А могла отправить электронную закупочную заявку в VAN и компания В могла зайти в VAN, чтобы эту заявку получить. Если компания В заявляла, что заявку не получила, VAN служил промежуточным звеном и подтверждал наличие или отсутствие заявки на месте. Это и были «дополнительные услуги», которые предоставляла эта сеть.
Несмотря на свои плюсы, VAN EDI имела ограниченное распространение, так как цена её была высока. Пока не появилась возможность обмена данными через интернет, около 80% поставщиков в любой цепочке поставок общались со своими заказчиками посредством факса, телефона и почты, т.к. не могли позволить себе значительных затрат, которых требовал VAN EDI. В результате, в цепях снабжения появлялись сбои, такие как: утерянные или непрочитанные заказы, опоздания счетов-фактур и опоздания пополнения товарного ассортимента т.д.
С появлением лучшего и более приемлемого решения – обмена данными через интернет, компании – большие и маленькие – получили возможность общаться со своими торговыми партнёрами электронным способом. А бывшие службы VAN, такие как оповещения о местонахождении сообщений, теперь встроены в программные продукты.
- Как работает Интернет EDI?
Интернет EDI (EDI INT) состоит из двух утверждённых стандартов для безопасной передачи данных через интернет. Стандарты Интернет EDI – это AS1 и AS2.
Стандарт AS1 позволяет надёжно передавать документы электронного обмена по интернету через протокол SMTP (e-mail).
Стандарт AS2 служит для безопасной передачи EDI и XML документов по интернету через HTTP (проще говоря, это отправка документа напрямую через интернет, а не, скажем, через электронную почту)
Первичные принципы, которые стоят за стандартами AS1 и AS2 – безопасность и безопасная передача данных через интернет. Четыре основы это:
Конфиденциальность – обеспечивает безопасность передачи информации, содержащейся в сообщении, шифруя данные. (Видеть их может только отправитель или получатель)
Аутентификация – удостоверение подлинности происходит через проверку электронной подписи отправителя
Достоверность сообщения – достигается через использование MDN (оповещений о местонахождении сообщений) для контрольных сумм и полностью исключает возможность изменения документа без ведома получателя
Невозможность отрицать получение сообщения - получатель подписывает оповещение о местонахождении документа, направляет его назад отправителю и, таким образом, уже не может заявить, что не получал его.
- Преимущества Интернет EDI
Интернет EDI позволяет тысячам компаний во всём мире общаться и осуществлять безопасные бизнес-транзакции. Свободная передача информации через интернет позволяет организациям вести дела намного быстрее, чем при работе с бумагами. С появлением стандарта AS1, данные оперативно передаются через e-mail. Стандарт AS2 предоставляет возможность фактически непрерывной передачи данных, т.к. используются прямые HTTP передачи.
Ниже резюме плюсов Интернет EDI:
- Что требуется для начала?
Вот на что стоит обратить внимание, выбирая программу-решение для обмена различными бизнес-документами с деловыми партнёрами:
- Снова AS1/AS2
AS1 и AS2 – отраслевые стандарты для обмена данными через интернет. Когда Вы выбирает решение, сертифицированное AS1 и AS2, то получаете возможность обмена данными через интернет со всеми своими торговыми партнёрами, которые используют такое же решение.
Такие стандарты как AS1 и AS2 упрощают процесс связи, уменьшая число вовлечённых технологий, которые требуют поддержки и обслуживания. Если бы каждая крупная организация использовала свой стандарт передачи данных, электронный обмен информацией был бы неприемлемым для их более мелких партнёров. Стандарты AS1 и AS2 позволяют организациям выбирать одно решение для обмена данными со всеми бизнес-партнёрами, которые используют решения, основанные на этих стандартах.
AS1
: Обеспечивает безопасность информации кодированием S/MIME (Secure/Multiporpose Internet Mail Extensions) через SMTP (Simple Mail Transfer Protocole) AS1 использует MDN (Message Disposition Notification) для проверки заявок.
AS2
: Безопасность данных обеспечена S/MIME через HTTP (Hypertext Transfer Protocol) или HTTP/S (HTTP secure), так же с использованием MDN. В отличие от AS1, стандарт AS2 обеспечивает синхронную передачу данных в реальном времени с немедленными сообщениями о доставке.
Как работает AS1?
AS1 и AS2 - существующие в настояшее время спецификации, разработанные IETF для передачи данных между организациями через интернет. AS1 шифрует данные с помощью S/MIME (Secure/Multiporpose Internet Mail Extensions) через SMTP (Simple Mail Transfer Protocole), используя MDN (Message Disposition Notification) для проверки заявок.
Кто использует AS2?
Сегодня лидирующие торговые сети и производители находят ещё больше преимуществ стандарта AS2. Список компаний включает: Wal-Mart, Shaw`s, Target, Lowe`s, Wegmans, Procter & Gamble, Hershey Foods, Campbell`s и множество других. Многие из этих организаций привлекают своих торговых партнёров к использованию этой технологии для успешного ведения дел в торговом сообществе.
Карина Кассис, Synerdocs
Смотрите, какое разнообразие: электронная отчетность, торговые площадки, EDI, сервисы обмена электронными документами, государственные порталы и т.д. Рынок предлагает десятки сервисов электронного документооборота (ЭДО), у каждого из которых свои история и предназначения.
Исходя из целевой аудитории, для которой разработан тот или иной сервис ЭДО, их можно классифицировать следующим образом:
В коммерческих взаимоотношениях «бизнес для бизнеса» популярны сервисы обмена электронными документами, EDI, системы ДБО и торговые площадки. Каждая крупная компания может одновременно быть подключена ко всем этим сервисам. В секторе «бизнес для государства» активно развиваются электронная отчетность и государственные торговые площадки. Электронные взаимоотношения государства с бизнесом и гражданами в последнее время самые стремительно развивающиеся. Практически каждый из нас уже зарегистрирован на портале госуслуг и обменивается цифровой информацией с контролирующими органами посредством личных кабинетов, размещенных на официальных сайтах ведомств. Впереди всех в этом направлении развивается ФНС.
Из-за разнообразия сервисов к нам часто обращаются с вопросами, чем отличаются операторы ЭДО от операторов ЭДО СФ, может ли EDI заменить сервисы обмена и др. Давайте систематизируем наши знания о сервиса ЭДО и остановимся подробнее на электронной отчетности, EDI и сервисах обмена электронными документами.
Электронная отчетность – возможность компаний отправлять отчетность в контролирующие органы через Интернет. В России электронная отчетность появилась в 2000-х годах. Спустя 15 лет приобрела статус обязательной для большинства налогоплательщиков НДС.
Сервисы электронной отчетности предлагаются операторами ЭДО. Услуга предоставляется на коммерческой основе по модели абонентской платы. В среднем на представление электронной отчетности уйдет от 10 до 12 тысяч рублей в год без учета приобретения сертификата электронной подписи. При этом электронные декларации по НДС следует представлять исключительно через Оператора (п. 5 ст. 174 Налогового кодекса РФ). Иную бухгалтерскую или налоговую отчетность можно отправить через сайт ФНС абсолютно бесплатно. Об этом налоговая служба напомнила в письме от 20.08.2015 N ПА-3-17/3169@.
Двигатель электронной отчетности – налоговая служба, она была первопроходцем по настройке приемных комплексов и разработке соответствующего ПО на своей стороне. Сегодня электронную отчетность также принимают Пенсионный фонд, Фонд социального страхования, Федеральная служба государственной статистики и другие контролирующие органы.
EDI (Electronic Data Interchange) в переводе с английского языка «электронный обмен данными» – серия стандартов по передаче структурированной цифровой информации между контрагентами, основанная на регламентации форматов передаваемых сообщений. Первые стандарты EDI появились еще в конце 80-х годов прошлого века за рубежом. В Россию EDI проник вместе с продуктовым ритейлом в 2004-м году.
Услуги по обмену EDI-сообщениями предлагают EDI-провайдеры на коммерческой основе. С помощью EDI крупные торговые сети обмениваются большими объемами информации в структурированном виде. EDI предлагает обмен такими документами, как каталог товаров, заказ на поставку товара, подтверждение заказа, уведомление об отгрузке, инвойс, акт сверки взаиморасчетов и другие. Все эти документы формализованы и создаются согласно определенным EDI-стандартам.
Стоимость EDI достаточно высока: от 3-х рублей до 1-го евро за отправку одного документа. Причина проста: рынок EDI в России формировали зарубежные провайдеры и их российские партнеры, до сих пор роль этих компаний достаточно сильна.
Сервисы обмена позволяют контрагентам обмениваться юридически значимыми счетами-фактурами, бухгалтерской первичкой и другими документами через Интернет. Сервисы начали свое развитие в 2012 году, когда на законодательном уровне появилась возможность выставлять счета-фактуры в электронной форме. Для сравнения: на Западе аналогичные сервисы работают с 2000-х годов.
Обмен электронными документами предлагается Операторами ЭДО СФ на коммерческой основе. Стоимость отправки одного счета-фактуры, в среднем по рынку, составляет от 5 до 9 рублей. При этом часто за стоимость одного документа можно отправить счет-фактуру и документ-основание – товарную накладную или акт. Входящий трафик, как правило, бесплатный.
Помимо использования усиленной квалифицированной электронной подписи, юридическая значимость электронных документов достигается за счет множества других факторов. Это и определение правоспособности использования сертификатов ЭП, и соблюдение Регламентов обмена электронными документами, если таковые имеются (например, Регламент обмена электронными счетами-фактурами, утвержденный Приказом Минфина РФ N50н), и соответствие форматов и форм документов установленным действующим законодательством РФ требованиям, а также соответствие иным организационно-правовым требованиям, предъявляемым как со стороны законодательства, так и со стороны соглашений, заключенных между участниками электронного взаимодействия.
Каждый из сервисов ЭДО решает определенные задачи. Сервисы могут дополнять друг друга, но не заменять. Выбирайте сервис, исходя из своих задач и потребностей.
EDI стандарт (Electronic Data Interchange) - часть старых, устоявшихся систем. Но мы постоянно видим, как EDI представляют, как современный стандарт. Так ли это? Надо ли нам рассматривать EDI в качестве базовой технологии для новых проектов?
Давайте посмотрим на EDI с технической точки зрения, отбросив все остальное.
Давайте обратимся к деталям.
EDI стандарт состоит из двух основных частей:
ISA*00* *00* *ZZ*RECEIVERID *12*SENDERID *100325*1113*U*00403*000011436*0*T*>~
GS*FA*RECEIVERID*SENDERID*20100325*1113*24712*X*004030~
ST*997*1136~
Как видим, практически все элементы в пакетных сегментах или бесполезны, или, более того, опасны, если мы будем их использовать в соответствии со стандартом.
Пожалуйста, не пытайтесь использовать данные из пакетных сегментов для аутентификации и адресации.
EDI был создан во времена, когда размещение этой информации в пакетах было единственным вариантом. Сейчас мы передаем документы через интернет и используем большой набор стандартов и протоколов для упаковки, адресации, аутентификации, авторизации, надежности, кодирования, сериализации, сегментирования и т.д., и т.п. Специфичная для конкретного протокола информация добавляется и удаляется на всем пути данных, и эта информация независима от самих данных.
Как видим, EDI стандарт устарел практически в каждом аспекте, если мы рассматриваем его с технических позиций. Вряд ли сейчас есть рациональные технические причины для его использования. Но, несмотря на это, EDI по-прежнему широко используется.
В следующей части мы постараемся найти этому причины. Скорее всего они будут не технического характера.
EDI (Electronic Data Interchange) - электронный обмен данными - это современная технология организации обмена финансовой, коммерческой, логистической информацией, в виде стандартных структурированных электронных документов (сообщений), между компьютерными системами бизнес партнеров, пришедшая на смену традиционному документообороту.
Технология базируется на серии стандартов и конвенций, которые регламентируют форматы передаваемых сообщений. При разработке стандартов были проанализированы "бумажные" документы, в них выделены наиболее повторяющиеся данные, и определены соответствующие поля данных.
Так, UN/EDIFACT является основополагающим глобальным избыточным стандартом, содержащим наиболее общие справочники международных кодов и форматов сообщений, расширенных для удовлетворения всех возможных отраслей экономики. Он является единственным международным стандартом в управлении, коммерции и транспорте.
Главная цель использования технологии EDI – это возможность быстрого, безопасного и корректного обмена необходимыми данными, а также уменьшение влияния "человеческого фактора" в процессе обработки документов, что в свою очередь положительно влияет на качество передаваемой информации.
Для перехода на электронный обмен данными, необходимо подключение партнеров к специализированной системе электронного обмена коммерческими сообщениями (платформе электронной коммерции).
Система обеспечивает:
Система EDI также может обеспечивать электронный документооборот юридически значимыми документами, которые не нуждаются в дублировании на бумаге.
Подключение партнеров, интеграцию систем, преобразование и передачу сообщений между партнерами осуществляют специализированные компании – EDI провайдеры. Провайдер предоставляет своим клиентам надежный канал передачи сообщений (доступ к своей системе электронного обмена коммерческими сообщениями) и поддерживает оговоренный уровень сервиса.
В настоящее время получила широкое распространение модель SaaS (software as a service) - программное обеспечение как услуга. Основное преимущество модели SaaS для потребителя услуги состоит в отсутствии затрат, связанных с установкой, обновлением и поддержкой работоспособности оборудования и работающего на нём программного обеспечения. Модель SaaS хорошо подходит для автоматизации межкорпоративного документооборота, когда заказчику необходимо готовое решение с широкими возможностями при минимальных начальных затратах, и позволяет предоставить систему электронного обмена коммерческими сообщениями в виде EDI сервиса.
Существует два варианта подключения к EDI сервисам:
Такая схема взаимодействия позволяет один раз подключиться к EDI и единообразно обмениваться сообщениями со всеми партнерами, вместо того, чтобы создавать и настраивать способ обмена документами с каждым контрагентом, задумываясь над особенностями их учетных систем, нюансах документооборота, квалификации персонала.
Основными преимуществами использования технологии EDI является:
Среди выгод, которые приносит внедрение EDI, можно выделить следующие:
Провайдер EDI услуг предоставляет все необходимые инструменты для обмена электронными документами между партнерами и полностью обеспечивает инфраструктуру необходимую для обработки электронных документов. Провайдер контролирует весь процесс передачи и обработки документов, отслеживает статусы электронных документов (отправлен, получен, прочитан и т.п.), в случае необходимости информирует о наступлении определенных событий. Задачей провайдера является обеспечение точной и своевременной доставки электронных документов от одного партнера другому. Провайдер гарантирует безопасность, конфиденциальность и достоверность передаваемой информации, а также соответствие услуг стандартам, что в свою очередь дает возможность осуществлять роуминг с другими провайдерами (в том числе и с международными).
Конечно, можно попробовать самостоятельно внедрить EDI с нуля: подготовить свою учетную систему для приема, обработки, проверки и передачи электронных документов; обеспечить постоянный мониторинг и контроль функционирования коммуникационных каналов; создать механизмы работы с каждым из Ваших бизнес партнеров «напрямую» (нужно учесть, что каждый партнер будет работать с различными форматами сообщений, с разными типами документов, по разным каналам коммуникации). Для всего перечисленного необходимо привлечение целого IT отдела специалистов, а также развертывание всей инфраструктуры, для обеспечения бесперебойной работы. Однако, такие серьезные финансовые, трудовые и прочие затраты не целесообразны и не смогут окупить свою цель.
Жестких законодательных требований относительно обязательного использования электронного документооборота нет. Однако, на сегодняшний день электронный документооборот уже далеко не новшество, а неотъемлемая часть успешного ведения бизнеса и одно из конкурентных преимуществ не только для большого, но также для малого и среднего бизнеса. Многие крупные игроки заявляют о EDI как о единственном способе работы со своими партнерами, который улучшает и упрощает взаимоотношения между ними.
На данный момент в мире предается огромное количество различных типов электронных документов. Сообщения EDIFACT подчас имеют сложную структуру, и пользователи легко могут неправильно понять принципы и истинные намерения создателей таких сообщений. Для упрощения взаимодействия между партнерами создали стандарты для самых распространенных и часто используемых типов документов. Являясь подмножеством UN/EDIFACT, стандарт EANCOM содержит точные определения и объяснения, которые позволяют торговым партнерам обмениваться коммерческими документами в доступной форме. Стандарт EANCOM определяет формат для около 50 различных типов документов.
Наиболее распространенные типы электронных документов:
GLN (Global Location Number) – глобальный номер места нахождения – это международный код, применяемый в системах электронного обмена данными и электронной коммерции. GLN был введен в действие стандартом ассоциации EAN International. GLN представляет собой 13-разрядный цифровой код (номер), предназначенный для точного и краткого обозначения (или идентификации) юридических лиц, филиалов, офисов, функциональных подразделений и физических объектов, складов. Использование GLN номера является непременным условием для пользователей EDI.
GTIN (Global Trade Item Number)– глобальный номер торговой единицы (предмета торговли) – уникальный идентификационный номер торговой единицы. Этот идентификатор представлен в виде символа штрихового кода на упаковке товара.
SSCC (Serial Shiping Container Code) – серийный код транспортной упаковки – уникальный идентификатор логистической (транспортной) единицы. SSCC очень удобен для маркировки грузов, подлежащих танспортировке.