Кадровое делопроизводство с нуля, пошаговые инструкции по которому носят общий характер, включает подготовку нормативной базы и стандартного набора документов, а также назначение директора.

Каждому начинающему предпринимателю будет интересно кадровое делопроизводство с нуля, пошаговые инструкции к которому мы рассмотрим далее.

Когда работа уже налажена, такими вопросами занимается специализированный отдел кадров.

На начальных этапах кадровыми перестановками занимается по совместительству один из сотрудников – секретарь или главбух.

Разберемся по порядку, как организуется работа в этой сфере и с чего начать новому кадровику.

Кому поручается работа с кадрами

Вопрос кадрового делопроизводства в 2017 году актуален для всех предприятий, где есть наемные работники.

Полномочия закрепляются за сотрудником посредством издания приказа.

В зависимости от количества работников возможно два варианта:

1. Кадровое делопроизводство берет на себя руководитель. Для этого он издает соответствующий приказ, которым закрепляет за собой данные обязательства.
2. По мере приема сотрудников в штат предприятия, работу с кадрами можно поручить одному из них. Также издается приказ, подтверждающий полномочия. Обязательства прописываются и в должностной инструкции.

Пошаговая инструкция по кадровому учету законодательно не определена.

Все же при ее разработке следует ориентироваться на нормативные акты, в том числе ГОСТ Р 7.0.8-2013.

Хотя единый порядок и не установлен, предусмотрен общий план, позволяющий систематизировать кадровый учет и наладить его ведение.

При кадровом учете, следует ориентироваться и на нормы трудового законодательства.

Издается немало инструкций по делопроизводству. Есть и документы, принимаемые местными органами.

Приступаем к работе – план действий

Чтобы вести кадровый учет грамотно, нужно начать с оформления первого лица – руководителя.

То, как впоследствии будет проводиться эта работа, зависит от количества сотрудников и специфики деятельности предприятия.

Итак, поехали – перечислим основные этапы кадрового делопроизводства с нуля:

1. Подготовка информационной базы – специализированных справочников, программного обеспечения, нормативных актов.
2. Ознакомление с учредительными документами предприятия.
3. Составление перечня бумаг, которые будут в распоряжении кадрового работника.
4. Оформление руководителя.
5. Подготовка локальных нормативов, в том числе штатного расписания и трудового распорядка.
6. Подготовка фирменного образца трудового договора.
7. Разработка других учетных документов, в том числе бланков приказов, книг учета и так далее.
8. Оформление сотрудника, которые будет отвечать за ведение трудовых книжек.
9. Назначение работников на свои места.

Резюмируем: в законодательстве не установлен строгий перечень инструкций для кадрового делопроизводства с нуля.

Выше приведен примерный план, который начинается с подготовки информационной и документальной базы, оформления директора и остальных сотрудников.

Разберем каждый из этих пунктов подробнее.

Формирование нормативной базы

Чтобы предприятие функционировало в соответствии с трудовым законодательством, нужно ознакомиться со всеми предъявляемыми требованиями.

• постановление Госкомитета статистики № 1 от 4 января 2001 года ;

Для сбора информации можно воспользоваться специализированными справочниками.

От кадрового работника ожидается, что он не только овладеет всеми действующими распоряжениями, но и будет в курсе всех вносимых в трудовое законодательство изменений.

Это потребует регулярного обращения к нормативным актам.

Важно: для осведомленности в изменениях трудового законодательства стоит оформить доступ к одной из информационных баз.

Другой момент – поиск и внедрение подходящего программного обеспечения.

Большой популярностью по состоянию на 2017 год пользуется 1С. Однако есть немало программ, которые уже обошли данную систему по своей функциональности.

Преимущество 1С – в любом городе достаточно специалистов, которые работают с этим программным обеспечением.

Этап второй – изучаем Устав

Продолжая пошаговую инструкцию, переходим к ознакомлению с учредительными документами.

В Уставе, который обязателен при , содержится следующая информация:

• порядок назначения директора (в том числе срок действия с ним, размер заработной платы);
• порядок оформления сотрудников на руководящие должности;
• формирование штатного расписания.

Деятельность кадрового работника не должна противоречить предписаниям в учредительных документах.

Ему нужно отслеживать изменения, которые вносятся в Устав.

Какие документы должны быть под руками у кадровика

На следующем этапе нужно подготовить бланки, которые будут находиться в кадровом отделе и использоваться для оформления сотрудников.

Рассмотрим несколько наименований.

1. Формы приказов. Следует разработать бланки на случай принятия на работу, перевода на другую должность и увольнения. Они будут храниться в течение 75 лет, так как эти данные используются для определения стажа. Вторая группа приказов – кадровые. Сюда включаются приказы касательно отпусков, командировок, премий, штрафов. Также готовится Книга регистрации, куда будут вноситься пометки обо всех оформленных приказах, и журнал учета командировок.
2. . Следует делать в них отметки в трехдневный срок с принятия нового работника. Стоит заметить, что в 2017 году их оформление обязательно даже для индивидуальных предпринимателей, прошедших . Наряду с этими бланками заводится Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей.
3. Карточки по форме Т-2. В них собраны ключевые данные сотрудника. Они либо хранятся отдельно, либо подшиваются к личному делу.
4. Форма трудового договора. Он будет заключаться с каждым новым сотрудником вне зависимости от того, на какой срок он устраивается. В некоторых ситуациях применим .
5. Специальная оценка условий труда (СОУТ). Эти документы создаются для каждого рабочего места. Заменяют их в большинстве случаев с периодичностью в 5 лет.
6. Штатное расписание.
7. Локальные правила трудового распорядка.
8. Документы, на основании которых назначается заработная плата.

Эти бланки относятся к обязательным для оформления в кадровом отделе.

При необходимости, могут быть изданы дополнительные нормативные акты и образцы, например, .

Важно: не обязательны по закону, но могут быть полезными должностные инструкции и коллективный договор.

После того как определен перечь бланков, которые будут находиться в кадровом отделе, пошаговые инструкции рекомендуют сформировать Положение о ведении кадрового делопроизводства.

Разработка стандартного трудового договора

Большая ошибка думать, что необязательно заключать трудовой договор с работниками, устроившимися на короткий срок.

На самом деле, документ подписывается со всеми сотрудниками.

Кадровое делопроизводство с нуля включает в себя подготовку фирменного образца.

В форму включают следующие пункты:

• полное организации-работодателя, юридический и фактический адреса;
• данные представителя работодателя – ФИО;
• данные работника – ФИО;
• должность, которую он будет занимать;
• срок действия договора;
• вид деятельности – основная работа либо совместительство;
• должностные обязанности (либо перечень, либо ссылка на должностные пошаговые инструкции);
• размер (изложить подробно все детали желательно прямо в договоре);
• часы работы;
• результаты СОУТ по данному месту;
• данные работодателя и работника;
• подписи.

Работодатель может внести в документ дополнительные пункты.

Оформление первой должности

Кого нужно оформить на работу первым? Нетрудно догадаться, что кадровое делопроизводство с нуля подразумевает назначение сначала директора.

Как выполнить эту задачу?

Многое зависит от организационно-правовой формы предприятия. Рассмотрим три типовые ситуации.

1. Организация с учредителями. В таком случае именно они будут подписывать приказ о назначении директора.
2. Индивидуальное предприятие (или организация с единственным учредителем). Тогда сам ИП (или учредитель) будет подписывать договор и за себя, и за работника.
3. Директор назначается по результатам выборов. Тогда второй стороной трудового договора выступит председатель выборного органа.

Важно: вне зависимости от того, кто назначает директора, обязательными остаются две операции – подписание трудового договора и издание приказа о приеме на должность директора.

От кадрового работника требуется соблюдать хронологический порядок издания приказов.

Назначение директора будет первым, в нем следует проставить дату, когда он начнет выполнять свои обязанности.

В дальнейшем нужно следить, чтобы все приказы нумеровались в хронологическом порядке. Этот момент проверяется надзорными органами.

Оформление сотрудников на другие рабочие места

Согласно пошаговой инструкции, после директора нужно назначить сотрудника, ответственного за ведение трудовых книжек.

Они относятся к бланкам строгой отчетности, поэтому требуют бережного обращения.

Если руководитель еще никого не нанял на работу и ему приходится самостоятельно вести кадровое делопроизводство с нуля, он может взять эти обязанности на себя.

Для этого издается соответствующий приказ. Впоследствии ведение трудовых книжек можно перепоручить нанятому работнику. Делается это также в приказном порядке.

Важно: требование оформлять поручение вести трудовые книжки путем издания приказа установлено Постановлением Правительства.

Кадровое делопроизводство с нуля включает и еще один этап – прием сотрудников.

Для каждого нового работника готовится пакет бланков, в том числе:

• трудовой договор;
• должностная инструкция;
• приказ о назначении на должность;
• индивидуальная карточка Т-2;
• и другие документы.

Также потребуется оформить трудовую книжку, проставить в ней необходимые отметки.

Бланки вместе с заявлением о приеме на работу и подсоединяются к личному делу.

Все необходимые бумаги передаются в бухгалтерский отдел для дальнейшего начисления заработной платы.

Подытожим вышесказанное. Пошаговые инструкции для старта кадрового делопроизводства имеют лишь общий вид.

Они включают в себя подбор нормативных актов, составление перечня кадровых документов, оформление директора и других сотрудников.

В 2017 году, как и ранее, со всеми работниками обязательно подписывать трудовой договор.

Лекция 1 кадровое делопроизводство для начинающих, трудовой договор

Вы хотите навести порядок в кадровой работе? С чего начать в новой компании, как навести порядок в уже существующей? Следуйте советам эксперта. И без паники! У вас все получится.

На практике есть две ситуации, когда профессионалам интересна тема пошагового кадрового делопроизводства:

1. В уже существующей компании кадровое делопроизводство «как-то» ведется, нет системы, много нарушений. Если вы оказались в такой ситуации, сначала оцените состояние кадровой документации у работодателя и оформите результаты проверки. Вам помогут примеры докладных записок из статьи « ». После проверки начинайте восстанавливать и систематизировать работу по 8 шагам из этой статьи.
2. Вновь созданная организация только начинает деятельность или у ИП появился первый работник — лучше сразу начать кадровую работу правильно. Шаг первый...

1 шаг. Организуйте кадровое делопроизводство. Есть три способа

Определите ответственного или ответственных за состояние кадрового делопроизводства у работодателя. Все работодатели очень разные. Отличаются количеством штата, сферой деятельности, текучестью кадров, управленческими подходами, экономическими возможностями. Отвечу на любимый вопрос кадровых специалистов:

Существуют ли нормативы численности кадровиков на количество работников?

«Увы, универсальной формулы, которая подходила бы всем, нет. Нормативы для кадровых процедур, которые приведены в постановлении Минтруда СССР от 14.11.1991 № 78, устарели. В среднем цифра по нормативам в настоящее время колеблется от 200 до 270 работников на одного кадровика. Но в идеале нужно высчитывать время на оформление документов непосредственно у вашего работодателя».

В зависимости от штата компании, текучести кадров, экономических возможностей работодатель может организовать кадровое делопроизводство одним из способов:

• структурное подразделение, например, отдел кадрового учета во главе с руководителем;
• единственный специалист по кадровому делопроизводству;
• внутреннее совмещение — чаще всего встречается в небольших компаниях до 100 человек. Внутреннее совмещение — это когда работу по ведению кадрового делопроизводства поручают работнику, чья трудовая функция изначально не связана с кадровым учетом, например, бухгалтеру или офис-менеджеру.

Совмещение — это поручение работнику с его письменного согласия дополнительной работы по другой должности, профессии, специальности (ст. 60.2 ТК РФ). Чтобы оформить совмещение, включите должность в штатное расписание (при этом ставка может быть не целой, важно просто отразить потребность работодателя в трудовой функции специалиста по кадровому делопроизводству).

Типичное заблуждение: должность, по которой оформляется совмещение, не включается в штатное расписание. В согласии пропишите срок, содержание и объем выполняемой работы и размер доплаты.

Итак, первый шаг — определите, как вам поручили вести кадровое делопроизводство:

1. Ваша должность входит в состав структурного подразделения, например, отдел кадрового учета.
2. Вы — единственный специалист по кадровому делопроизводству, с вами заключен трудовой договор и в ваши обязанности входит вести кадровое делопроизводство в полном объеме.
3. Ведение кадрового делопроизводства оформлено на вас в виде совмещения.

После того, как проверены ваши полномочия по организации и ведению кадрового делопроизводства, внимательно изучите учредительные документы.

2 шаг. Изучите учредительные документы

В первую очередь обратите внимание на название работодателя.

Типичная ошибка: в кадровых документах наименование работодателя указано не в соответствии с учредительными документами. Например, в Уставе прописано полное и сокращенное наименование, а в кадровых документах — только полное или только сокращенное наименование работодателя.

Изучите в учредительных документах вопрос о полномочиях по принятию решения о заключении, расторжении трудовых договором, по утверждению локальных нормативных актов. Определите, кто является уполномоченным лицом работодателя, если это юридическое лицо.

Типичная ошибка в трудовом договоре : в учредительных документах уполномоченным лицом работодателя прописан руководитель компании, в трудовых договорах в преамбуле указывается руководитель, действующий на основании Устава, а в конце трудового договора подпись со стороны работодателя проставляет начальник отдела кадров, или заместитель генерального директора и т.д., то есть не сам руководитель.

Помните простое правило: кто указан как уполномоченное лицо работодателя в начале трудового договора, тот и ставит подпись в нем подпись.

3 шаг. Сформируйте штатное расписание

Почему штатное расписание является одним из первых документов, который напрямую связан с трудовой функцией кадровика? Штатное расписание — это документ организационно-распорядительного характера, который по своей сути отвечает на вопрос: потребность в каких трудовых функциях испытывает работодатель.

Помните правило: вне штатного расписания, «за штатом» не может быть оформлен ни один работник. Там, «за штатом», только договоры гражданско-правового характера. Все потребности работодателя в трудовых функциях определяет штатное расписание.

Трудовая функция — это работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессия, специальность с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы (ст. , ТК РФ).

Штатное расписание можно утвердить по унифицированной форме — форма Т-3 (утв. постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1) или разработать и утвердить свою форму (желательно, приложением к учетной политики организации). В графе «Количество штатных единиц» можно указывать не полную ставку, например, 0,25 или 0,5.

Кто разрабатывает штатное расписание?

Евгения Конюхова, преподаватель в Контур.Школе:

«В соответствии с квалификационным справочником должностей разработкой штатного расписания занимается экономист по труду. Но такое счастье (экономист по труду) есть далеко не у всех работодателей. Поэтому ответственный за разработку штатного расписания тот, в чьи должностные обязанности входит разработка проекта штатного расписания. Его утверждают приказом и хранят постоянным. Ограничений по количеству внесения изменений в штатное расписание законодательно не установлены».

4 шаг. Определите необходимое количество локальных нормативных актов

Локальные нормативные акты — объемная тема. Чаще всего специалисты спрашивают «волшебную таблетку счастья» в виде исчерпывающего перечня обязательных для них локальных нормативных актов. Но универсального, подходящего перечня для всех работодателей, нет. Есть несколько правил, о которых нужно помнить:

1. Только работодатели, отнесенные к субъектам микропредпринимательства в соответствии со ст. 309.2 ТК РФ, могут частично или полностью отказаться от локальных нормативных актов. При условии, что перенесут те вопросы, которые должны решаться в локальных нормативных актах, в типовую форму трудового договора. Все остальные работодатели обязаны иметь в наличии необходимое количество локальных нормативных актов.
2. Есть перечень локальных нормативных актов, который является обязательным для всех работодателей: правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК РФ), локальные нормативные акты, устанавливающие системы оплаты труда (ст. 135 ТК РФ), локальные нормативные акты, устанавливающие порядок обработки персональных данных, права работников, особенности передачи и хранения персональных данных (гл. 14 ТК РФ, Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ).
   Обратите внимание на локальный нормативный акт, устанавливающий системы оплаты труда: как такового его в самостоятельном виде, например, в виде Положения по оплате труда, также может не быть, если системы оплаты труда прописаны в правилах внутреннего трудового распорядка работодателя или коллективном договоре. Также в обязательном порядке надо разработать и утвердить график отпусков — не позднее чем за две недели до начала календарного года, на который он составляется. Если организация создана в начале или середине календарного года, этот год вы дорабатываете без графика отпусков.
   Могут быть локальные нормативные акты, которые становятся обязательными при наступлении определенных условий, например, положение о командировках, коллективный договор, положение об аттестации работников и т.п. Именно в этом вопросе нужны системные, комплексные знания трудового законодательства в целом. В курсе повышения квалификации « » и курсе профессиональной переподготовки « » локальным нормативным актам выделено отдельное занятие.
3. Локальные нормативные акты принимают с учетом мнения представительного органа в порядке ст. 372 ТК РФ. Этот пункт обязателен при наличии представительного органа работников, но на стадии организации кадрового делопроизводства, скорее всего, он просто отсутствует. Если так — пропускайте этот пункт.
4. Со всеми принимаемыми локальными нормативными актами работник должен быть ознакомлен под роспись в соответствии с ч. 2 ст. 22 ТК РФ. Вновь принимаемые работники должны быть ознакомлены под роспись до подписания трудового договора (ст. 68 ТК РФ).

5 шаг. Проверьте, как оформлен на работу руководитель

Ключевым работником организации является руководитель. В первую очередь проверьте все документы по его оформлению. Должен быть ответ на запрос из реестра дисквалифицированных лиц, который ведут налоговые органы. Это требование ч. 2 ст. 32.11 КоАП РФ.

Руководитель обладает двойным правовым статусом:

• является единоличным исполнительным органом юридического лица;
• выполняет обязанности работника — трудовую функцию руководителя.

На руководителя должны быть оформлены документы о назначении (избрании) его генеральным директором в соответствии с федеральными законами и учредительными документами и документы в рамках трудового законодательства: трудовой договор, приказ о приеме на работу. Должна быть внесена запись в трудовую книжку.

Начинающие специалисты, да и опытные, порой задают такой вопрос: как внести запись в трудовую книжку о приеме на работу генерального директора? Ответ лежит на поверхности: трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий именно трудовой стаж, и в трудовую книжку вносятся сведения о приеме на работу, а не о процедурах избрания или назначения. Поэтому после заключения трудового договора, издания приказа о приеме на работу внесите запись в трудовую книжку именно о приеме на работу со ссылкой в 4 графе на реквизиты приказа о приеме на работу.

Типичная ошибка в оформлении трудового договора с руководителем: срок трудового договора не соответствует сроку его полномочий как единоличного исполнительного органа в соответствии с учредительными документами. На стадии заключения трудового договора внимательно изучайте учредительные документы, чтобы не допустить подобной ошибки.

6 шаг. Подготовьте проект трудового договора

Трудовой договор — один из главных документов в регулировании трудовых отношений с работниками. Рекомендую тщательно продумать и разработать шаблоны трудовых договоров для оформления на работу разных категорий работников.

По итогам инспекционных проверок ГИТ трудовой договор становится и самым дорогим документом в кадровом делопроизводстве с точки зрения штрафных санкций. Ответственность предусмотрена по ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ для юридических лиц, например, от 50 000 до 100 000 руб., причем иногда проверяющие перемножают штраф на количество трудовых договоров.

Типовая форма трудового договора разработана и утверждена только для руководителей государственных (муниципальных) учреждений и работодателей, субъектов малого предпринимательства, отнесенных к микропредпринимателям. В остальных случаях работодатели самостоятельно разрабатывают форму трудового договора.

• фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя (фамилия, имя, отчество работодателя-физического лица), заключивших трудовой договор;
• сведения о документах, удостоверяющих личность работника и работодателя-физического лица;
• идентификационный номер налогоплательщика (для работодателей, за исключением работодателей-физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями);
• сведения о представителе работодателя, подписавшем трудовой договор, и основание, в силу которого он наделен соответствующими полномочиями;
• место и дата заключения трудового договора.

Как правило, эти сведения вносятся в преамбулу к трудовому договору, или часть сведений остается в преамбуле, а часть переносится на последнюю страницу трудового договора.

Пример: «Общество с ограниченной ответственностью «Интерес»», (ИНН 1234567890) именуемое в дальнейшем «Работодатель», в лице заместителя генерального директора Михайлова П.С., действующего на основании Трудового договора от 17.02.2009 № 18-тд-2009 и Приказа от 05.08.2011 № 12, с одной стороны, и гражданин Российской Федерации Веселов Николай Сергеевич (паспорт серия 0477,№ 123456 выдан УФМС по ЮАО г. Москвы 20.08.1997г.), именуемый в дальнейшем «Работник», с другой стороны, в соответствии с действующим на территории Российской Федерации трудовым законодательством заключили настоящий трудовой договор о нижеследующем:...»

Рекомендация 2. Помните про обязательные условия трудового договора, они перечислены в ч. 2 ст. 57 ТК РФ. Но не все из них всегда обязательные! Некоторые обязательны при наличии определенных условий:

• срок трудового договора и обстоятельства (причины), послужившие основанием для заключения срочного трудового договора в соответствии с Трудовым кодексом или иным федеральным законом (указывайте только при заключении срочного трудового договора);
• гарантии и компенсации за работу с вредными и (или) опасными условиями труда, с указанием характеристик условий труда на рабочем месте (указывайте только если принимаете работника на работу с вредными или опасными условиями труда);
• режим рабочего времени и времени отдыха (вносите в трудовой договор только если режим отличается от общих правил, действующих у работодателя);
• условия, определяющие характер работы (разъездной, подвижной, в пути).

Рекомендация 3. Учитывайте статьи Трудового кодекса, устанавливающие особенности регулирования трудовых отношений с отдельными категориями работников или нормы федеральных законов, регулирующих ваш вид деятельности. При разработке проекта трудового договора не пользуйтесь источниками сомнительного происхождения из интернет-ресурсов.

Посмотрите разные источники и, пропустив их через «призму» статьи 57 ТК РФ, разработайте свою форму.

В трудовой договор можно включить дополнительные, названные в ч. 4 ст. 57 ТК РФ, и иные условия. Но за их отсутствие работодатель не будет нести ответственность.

Если деятельность работников связана с обслуживанием материальных ценностей, рекомендую сразу разработать и подготовить шаблон договора о полной материальной ответственности. Тогда вы сможете подписать его одновременно с трудовым.

По материальной ответственности есть отдельный подробный урок в в Контур.Школе. В программе урока:

• Материальная ответственность работника: основания, сроки и порядок привлечения.
• Случаи полной материальной ответственности работника.
• Договор о полной индивидуальной или коллективной материальной ответственности.
• Материальная ответственность работодателя за задержку заработной платы, отпускных, иных сумм, причитающихся работнику.

7 шаг. Подготовьте документы для ведения трудовых книжек новых работников

Для начала подготовьте приказ о назначении специального уполномоченного лица, ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.

Помните, что принудительный труд запрещен. Если в трудовом договоре или должностной инструкции ответственного не были прописаны обязанности по ведению, учету, хранению и выдаче трудовых книжек, нужно соглашением дополнить этими обязанностями трудовой договор, или внести изменения в должностную инструкцию. Если такая ответственность будет возлагаться на работника, в чью функцию не входит кадровое делопроизводство, например, на главного бухгалтера, рекомендую оформлять сначала соглашение о совмещении, т.е. о поручении работнику дополнительной работы с его письменного согласия с доплатой в соответствии со ст. 151 ТК РФ.

На этом этапе также проверьте, что в организации приобретены и учтены в приходно-расходной книге по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее бланки трудовых книжек и вкладыши в нее. Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее (п. 44 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках», далее — Постановление № 225).

Бланки трудовых книжек и вкладыши храните в бухгалтерии как бланки строгой отчетности. Приходно-расходную книгу также ведет бухгалтерия (см. п. 41 Постановления № 225). На этом этапе также оформите книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Ее ведет кадровая служба.

Приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них надо пронумеровать, прошнуровать, заверить подписью руководителя организации, а также скрепить сургучной печатью или опломбировать.

8 шаг. Подготовьте документы для ведения кадровой работы

Оформление кадровых процедур начинается с оформления работников на работу.

Какие обязательные документы должны быть под рукой у кадровика на этапе оформления работников на работу?

Типовой комплект (без учета особенностей):

1. Комплект локальных нормативных актов для ознакомления с ними работников.
2. Проект трудового договора с включенными в него или в должностную инструкцию должностными обязанностями.
3. Бланк приказа о приеме на работу (ст. 68 ТК РФ). Приказ может быть по унифицированной форме — форма Т-1 (форма Т-1а) или по утвержденной работодателем форме.
4. Бланки личной карточки по форме Т-2 (для государственных или муниципальных служащих форма Т-2 ГС(МС)). Обратите внимание: личную карточку Т-2 (Т-2ГС(МС)) ведут в письменном виде, на картоне.

С записями о работнике, о приеме на работу, постоянных переводах, увольнениях работника необходимо знакомить под роспись в соответствующих разделах личной карточки (п. 12 Постановления № 225).

Что учесть по трудовым книжкам на данном этапе? Напишите в бухгалтерию заявку с просьбой выдать бланк трудовой книжки, если у работника ее нет, или внесите сведения об имеющейся у него трудовой книжке в книгу учета движения трудовых книжек.

Организуйте учет рабочего времени: работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного работником (ст. 91 ТК РФ). Для этих целей можно использовать унифицированные формы табеля учета рабочего времени Т-12 или Т-13, или утвердить свою форму.

Как оформить изменения в трудовой договор?

Подготовьте документы:

1. Соглашение об изменении условий трудового договора/дополнительное соглашение к трудовому договору (если изменение условий трудового договора происходит по соглашению сторон в соответствии со ст. 72 ТК РФ).
2. Приказ об изменении организационных или технологических условий труда, письменные уведомления об изменениях и причинах, послуживших основаниями для изменения условий трудового договора, письменные предложения другой вакантной работы, соответствующей квалификации работника, а также вакантной нижестоящей должности или нижеоплачиваемой работы (если изменение условий трудового договора происходит по инициативе работодателя в соответствии со ст. 74 ТК РФ).

Перечень документов для оформления перевода зависит от вида перевода:

• при временном переводе заключается дополнительное соглашение к трудовому договору о переводе, готовится приказ о переводе (как правило, по форме Т-5 или Т-5а);
• при постоянном переводе — дополнительное соглашение к трудовому договору о переводе и приказ о переводе. Также вносится запись в трудовую книжку и в личную карточку Т-2 (Т-2ГС(МС)).

Перечень документов для оформления отпусков:

• график отпусков (утверждайте не позднее чем за две недели до начала календарного года). Читайте статью « »;
• письменные извещения работников о времени начала отпуска в соответствии с ч. 3 ст. 123 ТК РФ (посмотрите письмо Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1);
• приказ на отпуск (форма Т-6 , форма Т-6а).

Этот перечень может меняться в зависимости от категорий работников или обстоятельств. Например, если работник просит отпуск не по графику отпусков, а в удобное для него время на основании его письменного заявления (например, такой отпуск предоставляется несовершеннолетним, Почетным донорам России и т.д.). В этом случае не будет извещения на отпуск. Работник напишет заявление, и работодатель оформит приказ.

Трудовое законодательство устанавливает требования по наличию и оформлению кадровых документов в случаях, если работодатель:

• привлекает работников к работе за пределами установленной продолжительности рабочего времени;
• привлекает к работе в выходные и нерабочие праздничные дни;
• направляет работников в командировки;
• предоставляет гарантии и компенсации. Этот блок вопросов следует изучить отдельно. Рекомендуем ознакомиться с программой профпереподготовки « » в Контур.Школе.

Как оформить увольнение работников

В этом случае нужны документы-основания, вид которых зависит от основания увольнения. Например, для увольнения работника по его инициативе необходимо его письменное заявление, для увольнения по соглашению сторон — соглашение о расторжении трудового договора и т.д.

В обязательном порядке готовьте приказ на увольнение, с которым ознакомьте работника под роспись. Если работник отсутствует или отказывается ознакомиться с приказом, проставьте на приказе соответствующую отметку.

На основании приказа вносите запись в трудовую книжку и в личную карточку работника. После работник проставляет свою подпись в трудовой книжке, личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек при выдаче трудовой книжки на руки работнику.

Мы рассмотрели обязательные шаги для организации кадрового делопроизводства с нуля.

1. Разработайте штатное расписание, определите потребности работодателя в трудовых функциях.
2. Проверьте, как оформлены документы на руководителя.
3. Подготовьте комплект необходимых локальных нормативных актов.
4. Разработайте шаблоны трудовых договоров для разных категорий работников.
5. Подготовьте документы, необходимые для оформления приема на работу.
6. Подготовьте проекты документов для оформления процедур, связанных с движением персонала (отпуска, командировки, привлечение к работе в выходные дни и т.п.).

Расскажем, как грамотно организовать работу с документами компании, а также их учет и хранение. Вам поможет пошаговая инструкция 2019 года.

Из статьи вы узнаете:

Нормативные основы

Делопроизводством признается такая деятельность, которая обеспечивает документирование (создание официальных документов) и определяет порядок организации работы с официальными документами. Разумеется, вопрос о том, нужно ли продумывать порядок работы с документами, встает тогда, когда найти какой-то определенный документ вызывает затруднение. С одной стороны надо радоваться, что компания развивается и растет, но с другой на повестку дня выходит новая задача – как правильно и удобно организовать документооборот.

Эксперт журнала "Справочник секретаря" расскажет об основных видах писем в организации.

С делопроизводством в официальных учреждениях проще – там этот процесс регламентирован специальными нормативными актами:

• Приказом Минюста России от 16.04.2014 № 78 «Об утверждении Правил нотариального делопроизводства» (вместе с Правилами нотариального делопроизводства, утвержденными решением Правления ФНП от 17.12.2012, приказом Минюста России от 16.04.2014 № 78) утверждены правила документооборота у нотариусов;
• Решением Коллегии Евразийской экономической комиссии от 05.05.2015 № 46 «О Правилах внутреннего документооборота в Евразийской экономической комиссии» определены правила работы с документами в ЕЭК;
• Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 29.04.2003 № 36 утверждена Инструкция по судебному делопроизводству в районном суде;
• Постановлением ЦИК России от 20.01.2016 № 321/1831-6 принята Инструкция по делопроизводству в Центральной избирательной комиссии Российской Федерации;
• Постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 утверждены Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.

Есть и специфические нормативные акты, где упоминается как стоит организовать делопроизводство в определенных организациях, например, Федеральный закон от 15.04.1998 № 66-ФЗ «О садоводческих, огороднических и дачных некоммерческих объединениях граждан» предписывает порядок ведения делопроизводства в такого рода образованиях.

В частных компаниях все вопросы организации делопроизводства решаются собственниками. Вернее, разработать делопроизводство с нуля: пошаговые инструкции 2019 поручается конкретным исполнителям – иногда кадровикам, иногда секретарям. Раз такое поручение созрело, значит, в подобной регламентации действительно есть необходимость.

Как организовать делопроизводство

Делопроизводство: пошаговая инструкция 2019 года поможет определиться, с чего начать и к какому результату надо стремиться. В идеале в организации должен быть принят внутренний документ – инструкция по делопроизводству. Если компания крупная, с подразделениями, филиалами, то оправдано принятие нескольких локальных актов, регулирующих данные вопросы.

Шаг 1.

Первым делом необходимо определиться, на какие документы будет распространяться действие инструкции, призванной регламентировать документооборот. Напомним, что вся масса бумаг подразделяется в организации на внутренние (локальные), исходящие и входящие. Порядок работы с ними будет различный, поэтому стоит описать его в разных разделах.

Шаг 2.

Написание инструкции (ее разделов). Отдельно предусмотреть по локальным актам: как они принимаются, как с ними происходит ознакомление работников, где и у кого хранятся локальные акты. По входящей документации необходимо расписать, кто и где осуществляет регистрацию поступающей документации, в какие сроки, как фиксируется передача документа на исполнение, где хранится входящий документ после ответа на него и иные процедурные моменты. По исходящей – аналогично решить вопрос о порядке регистрации, правилах направления, подписания.

Шаг 3.

В инструкции должно быть указано, какие документы имеют утвержденную типовую форму, а при составлении каких следует руководствоваться утвержденным ГОСТ.

Шаг 4.

Определяем ответственных лиц за выполнение каждого из разделов инструкции. Решаем, в каком порядке, где, под чьей ответственностью будут храниться документы.

Шаг 5.

Определяемся с необходимостью дополнительных разделов инструкции. В зависимости от специфики деятельности организации может понадобиться указать порядок изготовления копий, порядок работы с печатями и штампами, процедуру обмена документами между подразделениями.

Ряд документов может подпадать под действие иных локальных актов, например, под утвержденный порядок работы с персональными данными или порядок сохранности коммерческой тайны организации. На эти локальные акты желательно сделать ссылки. Кроме того, работа с документами в ряде организаций может также регламентироваться специальным законодательством – например, документооборот в кредитной организации подпадает под действие Федерального закона «О банках и банковской деятельности», где регламентирован порядок обращения с банковской тайной. Эти моменты также стоит учитывать при составлении инструкции.

Шаг 6.

Утверждение инструкции и доведение ее до сведения сотрудников. После этого этапа локальный акт вступает в силу, и исполнение его становится обязательным для всех работников компании.

Как организовать кадровое делопроизводство

Не менее важно для компании продумать кадровое делопроизводство , пошаговые инструкции 2019 помогут в этом.

Этапы организации кадрового документооборота в принципе не отличаются от этапов становления делопроизводства в целом. Также определяется перечень документов, которые будут составляться, изменяться, копироваться и распространяться в соответствии с инструкцией по кадровому делопроизводству. Здесь необходимо учитывать, что простора для «фантазии» у организации в отношении кадровых документов гораздо меньше – то, что в обязательном порядке должно присутствовать в компании для кадрового учета, указывается в Трудовом кодексе РФ и иных нормативных актах. А за отсутствие или неверное оформление кадровых документов предусматриваются немалые штрафы. Поэтому к составлению этой инструкции необходимо подходить со всей серьезностью.

Разделы инструкции по кадровому делопроизводству должны содержать информацию о разработанных типовых документах в компании (например, утвержденной формы трудового договора, приказов), а также порядок ознакомления сотрудников с документами. Необходимо отразить также специфичные моменты деятельности конкретной организации: если составляются графики, то в какой срок и в каком порядке они предоставляются на утверждение, если происходит выдача средств защиты, то в каком порядке будет вестись учет и др.

Следует учесть также, что для организации делопроизводства , в том числе и кадрового, разработаны специальные программные средства для автоматизации этих процессов. Крупные компании в настоящее время пользуются ими, но этот факт не отменяет необходимости разработки и соблюдения инструкции.

Управление предприятием можно представить как процесс получения информации, ее обработки, принятия решения и доведения его до исполнителя. Для принятия правильного решения требуется полная, оперативная, достоверная информация.

Полноту информации характеризует ее объем, информация должна быть оперативной, такой, чтобы за время ее передачи и обработки состояние дел не изменилось. Достоверность информации определяется степенью соответствия ее содержания объективному состоянию дел.

На рабочее место руководителя предприятия информация должна поступать в форме, облегчающей ее восприятие и обработку.

Часть информации, используемой в управлении предприятием, фиксируется в документах. Документ является носителем информации. В качестве такого носителя может служить бумага, диск компьютера, фото – и кинопленка и т. д. Деловой документ служит для фиксации административной (управленческой) информации.

Значение документа для предприятия трудно переоценить. Информация, зафиксированная в документах, является отражением деятельности организации и составляет основу любого бизнеса. Большую часть служебной информации работники предприятия получают посредством документов. В каждой организации на составление документов и на работу с ними в среднем уходит до 60 процентов рабочего времени. На основе документов принимаются соответствующие управленческие решения. Документы во многих случаях являются главным аргументом в спорных ситуациях, подтверждая тем самым первичное определение термина «документ» как «способ доказательства».

Делопроизводство – это деятельность по созданию документов и дел в соответствии с государственными стандартами и организации работы с ними, а именно создание условий для движения, поиска и хранения документов.

Задачи делопроизводства заключаются в следующем – оформление деловых документов в соответствии с требованиями стандартов, создание условий для движения документов (организация регистрации документов, контроль за движением документов и сроками их исполнения), создание условий для поиска исполненных документов (формирование документов в дела в соответствии с номенклатурой дел), создание условий для хранения документов.

Под системой документирования понимается совокупность процессов по созданию всех видов документации, отражающих деятельностьучреждения, организации, или предприятия.

Документирование является важнейшей составной частью делопроизводства.

Оно включает все операции по подготовке, составлению, согласованию, оформлению и изготовлению документов.

Система документационного обеспечения включает в себя комплекс работ с готовыми документами, созданными данным учреждением и полученными извне: приём, регистрация входящей и исходящей корреспонденции, её отправка; приём документов на рассмотрение и подписание администрацией; распределение рассмотренных администрацией документов между структурными подразделениями и сотрудниками для исполнения, ознакомление сотрудников с директивными актами администрации. Учет стадий прохождения и исполнения документов с обеспечением их сохранности; сдача дел в архив и обеспечение их архивного хранения.

В документационном обеспечении предприятия можно выделить три группы документов: внутренние документы, поступающие (входящие) документы и отправляемые (исходящие) документы. Которые, в свою очередь, можно классифицировать по следующим признакам:

2) по происхождению документы делятся на официальные и личные. Официальные документы создаются организациями или должностными лицами по определенным правилам (стандартам). К официальным документам относятся и документы, удостоверяющие личность человека и его права, а также содержащие сведения биографического характера (паспорт, удостоверение личности, водительские права и т. д.).

Личные документы создаются лицами вне сферы их служебной деятельности.

1) по месту составления документы делятся на: внешние – полученные учреждением (входящие) или направленные им за его пределы (исходящие), – внутренние – составленные в данном учреждении и исполняемые внутри его;

2) по наименованию выделяется несколько десятков видов и разновидностей управленческих документов – это анкеты, акты, протоколы, ведомости, инструкции, приказы, отчеты и т. д.

Для установления единого порядка составления документов и организации работы с ними на предприятии разрабатывается инструкция по делопроизводству, содержащая образцы правильно оформленных документов и правила работы с ними.

Инструкция по документированию управленческой деятельности – нормативный документ, регламентирующий организацию, правила, приёмы и процессы создания документов, порядок работы с ними в конкретном учреждении с учетом условий и специфики его деятельности. Приступая к работе с документами в любой организации секретарь обязательно знакомится с инструкцией по документированию и управленческой деятельности данного учреждения. Все операции документирования должны соответствовать установленным государственным и отраслевым нормативом.

В систему документооборот входит понятие «маршрут документа», который можно представить в виде следующей технологической цепочки: – прием входящих документов – предварительное рассмотрение (разметка) секретарем – регистрация документов – доклад руководителю о полученных документах – принятие решения руководителем – направление документов на исполнение – контроль исполнения документов – исполнение документов – формирование документов в дела – использование документов в справочно-информационной работе – определение сроков хранения документов: передача в архив, дальнейшее использование, уничтожение документов.

Степень совершенства технологической системы работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства учреждения документированной информацией.

Движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки за пределы предприятия называется документооборотом.

Документооборот в организации осуществляется в виде потоков документов между:

1) теми людьми, которые анализируют и производят информацию или принимают решения (руководители предприятия или подразделений, специалисты и квалифицированные служащие).

2) пунктами технической обработки документов на предприятии (секретарь руководителя, канцелярия, экспедиция, множительная служба, архив).

Задача делопроизводственных служб предприятия заключается в том, чтобы документы во время своего движения не терялись и вовремя поступали в очередные пункты обработки. Именно от четкости движения документов зависит своевременность и правильность принятых управленческих решений. Эта задача решается с помощью многолетним опытом выверенной и отшлифованной системы организации документооборота, которая изложена в нормативных документах. Такие документы называются Единой государственной системой документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ).

Ливена С.В. / "Пакет Кадровика" kadrovik-praktik.ru
Вам поручили поставить кадровое дело с нуля. А опыта работы в этой области у Вас мало. Может быть, Вы кадровик-новичок, либо вообще бухгалтер или офис-менеджер, на которого «повесили» кадры, либо начинающий предприниматель. Тогда наше руководство Вам наверняка поможет. Оно составлено просто и доступно, специально для новичков в кадровом деле.

Итак, Вам поручили кадры. С чего начнём?

1. Запасёмся нужными законами, специальной литературой и программами. Всё это понадобится Вам в работе.
Решите с руководством вопрос о приобретении программы, в которой вести кадровый учёт. Таких программ множество, причём многие специализированные, весьма и весьма удобны. Некоторые обходят по функционалу 1С. Но большинство компаний кадровый учёт ведут по традиции в 1С. Дело в том, что специалистов по сопровождению 1С предостаточно в любом городе, а вот специалистов по сопровождению иных программ найдёшь не везде.

2. Берём у руководства копии учредительных документов организации и внимательно их изучаем . Все документы на участке кадров должны соответствовать учредительным документам фирмы, и никак им не противоречить. Почитайте в Уставе порядок приёма директора (Вы же будете его оформлять) и установления ему зарплаты, срок, на который с ним можно заключать трудовой договор, в Уставе могут быть прописаны некоторые особенности. Иногда в Уставе прописывают порядок приёма на работу ключевых руководящих работников и установления им систем оплаты труда (например с предварительного согласования общего собрания учредителей), и даже порядок утверждения штатного расписания.
________________________________________

3. Определяем перечень документов, которые должны быть на участке кадровой работы, и которые мы будем составлять .Список таких документов есть здесь - http://www.kadrovik-praktik.ru/MatKad...my/TS1.php
Понятно, что обязательные по закону документы Вы будете составлять в любом случае. Уточните у руководства, какие из необязательных документов Вы будете составлять для фирмы. Также заранее у директора можно уточнить, какие особые условия он хочет видеть в Правилах внутреннего трудового распорядка, иных локальных нормативных актах, в бланках трудовых договоров.

Обязательные документы:

Учредительные документы
- Трудовые договоры
- Штатное расписание (форма Т-3)*
- Табель учета рабочего времени (форма Т-13)* или Табель учета рабочего времени и расчета заработной платы (форма Т-12)*
- Правила внутреннего трудового распорядка
- Документ о защите персональных данных работников (положение)
- График отпусков (форма Т-7)*
- Личные карточки (форма Т-2)*
- Приказы. Например, о приеме работника (форма Т-1)*, о приеме работников (форма Т-1а)*, о предоставлении отпуска (форма Т-6)*, о предоставлении отпусков (форма Т-6а), о поощрении работника (форма Т-11)*, о поощрении работников (форма Т-11а)*, о командировке работника (форма Т-9)*, о командировке работников (форма Т-9а)*, о переводе работника (форма Т-5)*, о переводе работников (форма Т-5а)*, о прекращении трудового договора с работником (форма Т-8)*, о прекращении трудовых договоров с работниками (форма Т-8а), о применении дисциплинарного взыскания, о снятии дисциплинарного взыскания, о совмещении, о замещении, об отстранении, о прекращении отстранения, о переносе отпуска, об отзыве из отпуска, о сокращении штата, др.
- Основания к приказам (докладные записки, заявления, акты, трудовые договоры, объяснительные записки)
- Журналы (книги) регистрации командировочных удостоверений, очень желательно - приказов, трудовых договоров.
- Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним
- Трудовые книжки
- Все ведомости, записки-расчеты и иные документы, касающиеся начисления и выплаты заработной платы, отпускных, компенсаций за неиспользованные отпусках, «расчетных» при увольнениях, утвержденная форма расчетного листка.

Документы, которые становятся обязательными при определенных обстоятельствах:
- Коллективный договор - обязателен, если хотя бы одна из сторон (работники или работодатель) выходили с инициативой его заключить.
- Положение об оплате труда и премировании - обязательно, если какие-то из условий оплаты труда и премирования, которые применяются у работодателя, не отрегулированы ни в одном другом документе, например, ни в трудовом договоре, ни в штатном расписании.
- Должностные инструкции - обязательны, если все должностные обязанности работников не отрегулированы в трудовых договорах.
- Положение об аттестации и сопутствующие аттестации документы - обязательно, если работодателем проводится аттестация работников.
- График сменности обязателен при наличии сменной работы.
- Положение о коммерческой тайне - обязательно, если в трудовом договоре указано, что работник обязан коммерческую тайну сохранять.
- Списки несовершеннолетних работников, работников-инвалидов, беременных работниц, женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, одиноких матерей; лиц, осуществляющих уход за детьми-инвалидами и инвалидами с детства, работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда - при наличии в штате несовершеннолетних работников, работников-инвалидов, беременных работниц, женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, одиноких матерей, лиц, осуществляющих уход за детьми-инвалидами и инвалидами с детства, работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда
________________________________________

4. Оформляем директора
Проверьте, оформлен ли директор (генеральный директор) надлежащим образом. Если нет, то в первую очередь оформляем директора. Он первый работник! Из документов должно быть видно, с какой даты работает директор. Пошаговая процедура оформления на работу директора есть в «Пакете Кадровика», необходимые образцы документов там же. Еще в Пакете Вы найдёте семинар «Оформление трудовых отношений с наёмным директором» и массу консультаций по теме в соответствующем разделе консультаций.
________________________________________

5. Составляем штатное расписание , Правила внутреннего трудового распорядка, иные локальные нормативные акты (см. таблицу из пункта 3).
Наверняка в фирме еще нет штатного расписания и Правил внутреннего трудового распорядка и иных локальных нормативных актов. Составляем их. Все эти документы согласовываем с директором. Учитываем замечания и пожелания директора, проверяем, не противоречат ли они законодательству. Готовые варианты названных документов директор утверждает.
Обратите внимание, что штатное расписание имеет унифицированную форму, а не произвольную. Скачать эту форму штатного расписания можно здесь - . Если со штатным расписанием возникнут трудности, то в «Пакете Кадровика» посмотрите образцы заполнения штатного расписания, пошаговую процедуру разработки и утверждения штатного расписания, тематический семинар и соответствующий раздел консультаций по штатному расписанию. Также в Пакете можете найти образцы различных локальных нормативных актов, пошаговые процедуры их принятия, консультации, советы по составлению и т.д.
________________________________________

6. Разрабатываем типовой бланк трудового договора, который будет заключаться с работниками . Включаем в него все условия, которые выгодны и необходимы фирме. В «Пакете Кадровика» есть хорошие шаблоны трудового договора и книга «Принимаем на работу: оформление трудовых отношений в пользу работодателя». Вот в частях 2 и 3 этой книги полезно и доступно рассказано, как составить законный, но в то же время выгодный трудовой договор.
________________________________________

7. Готовим другие документы, которые понадобятся нам для ведения кадровой работы в дальнейшем : книги учета, журналы регистрации, табели учёта рабочего времени, бланки приказов, договор о материальной ответственности и др. В «Пакете Кадровика» в разделе «Образцы документов» Вы можете взять бланки этих документов, распечатать их при необходимости, ознакомиться с образцами их заполнения, консультациями по оформлению и книгами, семинарами по теме. Если у Вас нет Пакета, то некоторые документы можно скачать здесь - http://www.kadrovik-praktik.ru/MatKadr/ObrDok/
________________________________________

8. Решаем с руководством вопрос о том, кто будет вести трудовые книжки . Поскольку еще работники на работу не приняты, то сначала вести трудовые книжки придётся директору. Издаем приказ о принятии директором на себя ответственности за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек. Бланк и образец приказа можно взять в «Пакете Кадровика» в разделе «Образцы документов». Впоследствии директор может передать эти полномочия принятому кадровому работнику, тоже приказом.
________________________________________

9. Оформляем на работу работников. На этом этапе Вы оформите массу документов: трудовые договоры, приказы о приёме на работу, личные карточки, трудовые книжки, Книгу учёта движения трудовых книжек и др.
________________________________________

Затем сотрудники начнут трудиться и для кадрового работника наступит фаза трудовых будней, нужно будет вести табель учёта рабочего времени, оформлять график отпусков, оформлять отпуска, применение мер поощрения и взыскания, командировки, совмещения, увольнения и многое другое…

Читать также

• Мужчины в подчинении

  "Большая часть моих сотрудников - мужчины. Со мной они ведут себя по-разному. Одни заигрывают, другие общаются чисто по-деловому. Некоторые мне симпатичны, некоторые - не очень. В общем, как и везде. Сложность моей ситуации в том, что я - директор, и мне приходится ими руководить. Я порой теряюсь, не зная, что делать и как себя вести, а ведь мне ни в коем случае нельзя показывать свою неуверенность. Елена, Псков""

Статьи этого раздела

• Как организовать проверку кандидатов для микробизнеса без аутсорса?

  Эффективность деятельности микробизнеса напрямую связана с высокой трудовой мотивацией сотрудников. Поэтому так важно грамотно подбирать и проводить проверку кандидатов. Рассказываем, как решить эту задачу самостоятельно, без обращения к кадровым специалистам на аутсорсе.

• Что надо знать о приеме на работу подростков?

  Сегодняшняя молодежь часто начинает работать еще в школьном возрасте, желая стать независимыми. Они проходят стажировку, обучение и потом устраиваются на работу. Что важно знать в начале карьеры и какие риски надо учитывать работодателям?
  Прием на работу подростков таит немало трудностей. Трудовое право устанавливает четкие требования, которые должен соблюдать работодатель, но на них часто не обращают внимание.

• Появление сотрудника на работе в состоянии опьянении надо правильно доказывать

  Приход на работу в состоянии опьянения – вроде бы очевидная ситуация, не требующая дополнительных доказательств. К счастью, подобные истории единичны, но, возможно, именно поэтому не все HR-специалисты точно знают, как правильно действовать. Например, можно ли использовать алкотестер и пускать работника на территорию компании?

• Удержания по исполнительным листам

  При получении исполнительного листа на сотрудника нужно помнить о том, на какие виды доходов не может быть обращено взыскание, учитывать максимально возможный процент удержания по исполнительному листу и очередность погашения нескольких исполнительных листов. …

• Геолокация – на защите интересов работодателей?

  Как эффективно контролировать региональных сотрудников? Вопрос не праздный: они не под постоянным наблюдением, но отвечают за важную часть бизнеса. Это накладывает отпечаток на трудовые отношения. Надо и доверять человеку, и всегда знать, как он работает. Увы, свобода действий нередко приводит к безответственности, а конфликты – к судам.

• Факсимиле на трудовых договорах и соглашениях о совмещении

  Факсимиле представляет собой клише, точное воспроизведение рукописи, документа, подписи средствами фотографии и печати. Разберемся, допускается ли использование факсимиле вместо собственноручной подписи в трудовых договорах и на соглашениях о дополнительной работе.

• Социальный налоговый вычет

  Социальный налоговый вычет на лечение и обучение может быть предоставлен работнику при определенных условиях. Рассмотрим особенности предоставления социального налогового вычета.

• Профстандарты станут обязательными в некоторых случаях

  В связи с вступлением в силу с 1 июля 2016 года изменений в Трудовой кодекс (Федеральный закон от 02.05.2015 № 122-ФЗ (далее - Закон № 122-ФЗ)) Минтруд России подготовил ответы на типовые вопросы по применению…

• Смерть ИП, работника, учредителя

  Могут ли налоги перейти по наследству? Кто сделает запись в трудовых книжках сотрудникам умершего индивидуального предпринимателя? Облагаются ли взносами и налогом на доходы выплаты, начисленные после смерти работника? Каков порядок действий в случае смерти директора ООО или его учредителя? Ответы читайте в статье.

• Банкротство работодателя за долги по зарплате

  Работники получили право обращаться в суд с требованием признать работодателя банкротом в случаях невыплаты заработной платы. Разбираемся, когда возможно банкротство работодателя за долги по зарплате и что необходимо сделать сотрудникам для начала процедуры банкротства.

• Локальные нормативные акты компании - как избежать ответственности при проверках

  Отсутствие некоторых локальных нормативных актов может быть расценено проверяющими из трудовой инспекции как нарушение трудового законодательства. В статье мы расскажем как избежать таких последствий.

• Замещение должностей и внутреннее совместительство

  Понятия "и.о." или "врио" действующим законодательством не установлены. Поэтому во избежание споров с сотрудниками работодатель должен знать, как правильно оформить замещение должностей и каков порядок его оплаты.

• Локальные нормативные акты компании

  Конец года - самое время после сдачи квартальной отчетности без спешки заняться подготовкой к году грядущему: продумать штатное расписание, подготовить график отпусков на следующий год. Также при необходимости внести изменения и в прочие локальные нормативные акты.

• Вакантные места для сокращаемого сотрудника

  Законодатель установил обязанность работодателя предлагать сотруднику вакантные должности при сокращении штата. Эта должность должна быть свободной, соответствовать квалификации работника, а также может быть нижеоплачиваемой или нижестоящей. Кроме того, вакансия должна располагаться в той же местности. …

• Оформляем изменение личных данных сотрудника

  Персональные (личные) данные работников содержатся в основном в кадровых и бухгалтерских документах. Важно соблюдать последовательность действий при внесении в них изменений.

• Когда и как проводить кадровый аудит

  Ведение кадрового документооборота в точном соответствии с буквой закона необходимо, поскольку эти документы использует не только кадровая служба, но и бухгалтерия для расчета заработной платы. Их могут проверить трудовая инспекция и налоговая, работникам могут потребоваться выписки и справки.

• Кадровый аудит. Какие документы нужно иметь вашей компании?

  Аудит кадрового делопроизводства – одна из важнейших составляющих процедуры оценки эффективности всей системы управления персоналом и кадрового потенциала организации или самостоятельная процедура в рамках мер по снижению фискальных и репутационных рисков компании, в том числе при разрешении в суде трудовых споров.

• Организация ведения кадрового делопроизводства «с нуля»

  Необходимость поставить кадровое делопроизводство – не такая уж и экзотическая задача, непростая для начинающих кадровиков, частных предпринимателей и бухгалтеров, в чьи обязанности вошло кадровое дело. Впрочем, весь процесс можно описать простым поэтапным руководством к действию.

• Работа во время декрета: разбираем возможные ситуации

  Зачастую молодая мама, находясь в отпуске по уходу за ребенком, трудится на условиях неполного рабочего времени или на дому.
  Некоторые мамы умудряются работать на основании выданного в установленном порядке листка нетрудоспособности во время отпуска по беременности и родам, что законодательством прямо не предусмотрено. На практике документальное оформление такой ситуации вызывает немало вопросов у кадровиков.

• Как сделать из внешнего совместителя основного работника

  Переход совместителя на основное место в той же компании можно оформить через увольнение или через заключение допсоглашения к трудовому договору. Заполнение трудовой книжки зависит от того, когда и кем были внесены записи о приеме на работу совместителя и его увольнении.

• Документы, которые должен представить работник

  По материалам книги-справочника "Зарплата и другие выплаты работникам" под редакцией В.Верещаки Прежде чем с работником будет заключен трудовой договор, он должен представить ряд документов. Они перечислены в статье 65 Трудового…

• Положение об оплате труда

  Основная задача данного положения состоит в том, чтобы установить порядок оплаты труда всех категорий работников компании.

• Меняем название должности работника

  Если работодатель решил изменить наименование должности, он должен уведомить об этом сотрудника, работающего на ней. Дальнейшие действия сторон трудового договора зависят от согласия сотрудника на смену названия должности.

• Применение бестарифной системы оплаты труда. Особенности начисления зарплаты

  Эта система предусматривает распределение общего фонда оплаты труда по компании (или ее подразделению) между соответствующими сотрудниками. При этом общий фонд зависит от результатов работы компании (подразделения) в том или ином периоде времени (например месяце). По своей сути заработная плата конкретного сотрудника - это его доля в фонде оплаты труда всего коллектива. Заработная плата распределяется между сотрудниками на основании тех или иных коэффициентов (например трудового участия). Причем их может быть несколько.

• Расчет заработной платы при сдельной системе оплаты труда
• Принимаем на работу водителя

  Заключая с водителем трудовой договор, необходимо учитывать ряд нюансов, которые связаны с этой должностью. Некоторые из них необходимо прописать в трудовом договоре, на другие достаточно сделать ссылку.

• Изменения и исправления в трудовой книжке

  Статья опубликована в рамках сотрудничества журнала "Актуальная бухгалтерия" и HRMaximum. Трудовая книжка работника - главный документ, который подтверждает стаж и дает гарантии на получение пенсии. Именно поэтому оформлять трудовые книжки нужно правильно,…

• Хранение документов. Сроки хранения, уничтожение и утилизация первичных учетных документов

  Порядок и сроки хранения документов бухгалтерского и налогового учета, кадровых документов

• Приказы: форма, нумерация, исправления

  Автор обращает основное внимание в материале на нюансы оформления приказов, внесения в них изменений и т.д. Поскольку некоторые ошибки могут привести к утрате приказом юридической силы, то нельзя считать их мелочами.

• В каком порядке предоставляются копии документов бывшим работникам организации?

  Согласно Правилам ведения и хранения трудовых книжек, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (ред. от 19.05.2008, далее - Правила), трудовая книжка выдается на руки работнику только при увольнении, но бывают случаи, когда работник…

• Кто в штатном расписании... Директор по персоналу, Начальник отдела кадров, Руководитель службы HR?

  Как определить функции и полномочия директора по персоналу и отделить его обязанности от обязанностей других кадровых работников, рассказывает автор в материале, подготовленном на основе поступающих от кадровиков вопросов

• Расчёт графиков работы (Программа на основе Microsoft Excel)
• Как правильно сшивать документы

  В статье рассказано о всех нюансах правил прошивки документов. Читатели ознакомятся с тем, как правильно пронумеровать, составить опись, передать в архив кадровые документы

• Как оформить отсутствие работника, если он выполняет государственные обязанности?

  Представьте себе ситуацию: сотрудник организации является специалистом узкого профиля и привлекается в качестве эксперта следственного процесса. Или: военнообязанного, пребывающего в запасе, вызывают на военные сборы. А может быть, кому-то из ваших подчиненных нужно присутствовать в суде в качестве присяжного заседателя. О чем говорят все эти случаи? О том, что работника на время выполнения государственных обязанностей необходимо освободить от работы и особым образом оформить его отсутствие.

• Особенности регулирования труда работников работающих у работодателей-физических лиц

  Рядом особенностей обладает работа у работодателей - физических лиц. Принципиально все работодатели - физические лица подразделяются на две группы: индивидуальные предприниматели и физические лица, не являющиеся индивидуальными предпринимателями. Первые используют работников для осуществления предпринимательской деятельности…

• Какие кадровые документы должны быть на предприятии

  Ответственному сотруднику необходимо знать, какие документы обязательны для фирмы, какие становятся таковыми лишь при определенных условиях, а какие бумаги можно не составлять, так как они носят рекомендательный характер. Это позволит хорошо подготовиться к встрече с…

• Права работника при продаже предприятия-должника

  Федеральный закон "О несостоятельности (банкротстве)" не содержит норм, обеспечивающих защиту трудовых прав работников при продаже предприятия-должника. Специфика возникающих при этом трудовых отношений требует специального анализа.

• Подтверждение трудового стажа

  При подсчете стажа периоды работы или иной деятельности, которые в него включаются, имевшие место до регистрации гражданина в качестве застрахованного лица в соответствии с Федеральным законом от 1 апреля 1996 г. «Об индивидуальном (персонифицированном) учете…

• Временный перевод на другую работу

  В N 8 журнала "Отдел кадров бюджетного учреждения" за 2009 г. мы писали о постоянном переводе работника на другую работу у того же работодателя, при котором не планируется возвращение на прежнюю должность. Кроме этого, законодательством предусмотрена возможность временного перевода. В чем его отличие от постоянного, в каких случаях и в каком порядке он производится, расскажем в настоящей статье.

• Как подготовиться к приходу трудовой инспекции?

  Проверка организации государственной инспекции труда часто застает руководство врасплох. Особенно с учетом того, что по закону трудовой инспектор имеет право посетить организацию в любое время суток и без предупреждения. По результатам проверки к ответственности могут привлечь не только руководителя организации или его заместителя, но и руководителя кадровой службы, а также главного бухгалтера.

• Уведомление работнику: как и в каких случаях направлять

  Часто в работе кадровиков используется такой документ, как уведомление. При помощи этой бумаги работодатель извещает сотрудников о юридически значимых моментах. Например, о сокращении штата. Единой формы уведомления нет. Для каждого случая разрабатывается свой вариант. Мы расскажем о том, как составить уведомление о реорганизации компании и ликвидации филиала. Как уведомить сотрудников об изменении условий трудового договора. Как известить работника о необходимости явиться за трудовой книжкой.

• Визит трудовой инспекции

  Любой работодатель должен быть готов к тому, что рано или поздно его посетит трудовая инспекция. К сожалению, в сложившейся ситуации, которая характеризуется массовыми сокращениями персонала, нежданный визит может произойти в любой момент. Поговорим о том, по какому поводу может прийти инспектор, в чем заключаются его полномочия и каковы действия работодателя при проведении контрольных мероприятий.

• Внештатный работник: "Опасные" моменты для работодателя и работника

  Во времена СССР под "внештатными работниками" понимали граждан, выполняющих работу для организации и не числящихся в штате. С развитием законодательства РФ изменилось понятие и статус "внештатного работника". Мышление же части руководителей организаций осталось на уровне правового регулирования труда "внештатных работников" в СССР. Работодатель не всегда задумывается о последствиях таких взаимоотношений.

  Можно ли избавиться от хитрого «бюллетенщика» законными способами? Можно. Главное - его распознать.

• Что делать с документами при ликвидации организации

  Вопросы обеспечения сохранности документов акционерных обществ при их ликвидации нашли свое отражение в постановлении Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг. Процитируем наиболее важные для нас фрагменты.

• Делопроизводство в кадровой службе

  Ответы Андреевой Валентины Ивановны, профессора кафедры трудового права Российской академии правосудия, на вопросы о Документационном оформлении деятельности кадровой службы и графике отпусков в организации.

• Типичные заблуждения

  Наиболее частые заблуждения относительно трудовых взаимоотношений