Правительство Российской Федерации уже давно значительно упростило процедуру отправки работников в командировку. Как оформить командировку в 2015 году? Сейчас для бухгалтеров это стало на много проще, так как чиновники отменили ряд документов: отчет о командировке, служебная задача и командировочное удостоверение. В этой статье вы ознакомитесь с изменениями в командировочном документообороте, как это отражается на работе, как бухгалтера, так и кадровика.

Как было раньше

В постановлении № 749 от 13.10.08 Правительства РФ зафиксирован порядок оформления документов для командировки. И до недавнего времени данный документ предусматривал такой документооборот. В первую очередь оформлялось служебное задание, в котором указывалось место командировки, ее время и цель. На основе этого документа создавался приказ об отправке работника в командировку. Приказ служит основанием для составления командировочного удостоверения, в котором в дальнейшем указывались время (дата) реального прибытия и выбытия из пункта назначения. На обосновании приказа, бухгалтерия выдавала работнику под отчет финансы на проживание и проезд, суточные.

Сотрудник, по окончании командировки, за потраченные деньги должен отчитаться (подтверждающие документы и авансовый отчет), а также за исполнение работы (отчет о командировке и записи в командировочном удостоверении).

Каждый шаг командировочного, как видим, был зафиксирован документально, что полностью отвечало требованиям Федерального закона «О бухгалтерском учете». Отметим, что ст. 19 данного закона обязывает любое предприятие проводить внутренний контроль хозяйственно-финансовой деятельности для того, чтобы любой расход подтверждался документально. К тому же документы для налоговых целей не бывают лишними.

Сегодня же законодатель с одной стороны решил упростить работу предпринимателей, освободив их от части документальной волокиты. Но обязательств, которые установлены налоговым и бухгалтерским законодательством, никто при этом не аннулировал. Разберемся же, как оформить командировку в нынешнем году при сложившихся обстоятельствах.

Факты, требующие подтверждения

Как раннее уже говорилось, правительством было отменено 3 документа: отчет о командировке, служебная задача и командировочное удостоверение. В этих документах содержалась информация о том, на какое время, куда и зачем необходимо сотрудника отправить в командировку, а также подтверждал то, что работник действительно находился в месте командировки и реально выполнял свои обязанности.

Теперь, соответственно, эти события хозяйственной деятельности необходимо подтверждать уже иными документами.

Срок командировки

Срок командировки проще всего удостоверить – его видно в проездных документах. Поэтому командировочное удостоверение с отметками о прибытии и отправке, в этой части действительно лишнее. Факт, что всегда необходимо определять по проездным ведомостям, срок командировки подтверждается в Положении о командировках.

Единственная проблема, возникшая в связи с аннулированием командировочного удостоверения – как установить время командировки, если нет проездных документов? К примеру, сотрудник отправился в командировку на своем транспорте. В подобной ситуации срок командировки указывается сотрудником в служебной записке, также необходимо к записке приложить оправдательные документы (кассовые чеки, квитанции, счета, путевой лист и т.д.).

Цель командировки

Данный факт также раннее фиксировался в служебном задании. После того как документ отменили, суть командировки, задание, которое необходимо выполнить не на месте постоянной работы, непосредственно придется указывать в приказе о назначении в командировку.

Стандартная форма приказа об отправке в командировку, к сожалению, не содержит служебного задания. Следовательно, бухгалтеру необходимо составить и у руководителя утвердить дополненную, собственную форму такого приказа, при этом указать цель командировки. По мнению Роструда, не госпредприятия могут использовать формы учетных первичных документов, ими же разработанные самостоятельно.

Кстати, это право можно применить, если в организации по каким-либо причинам нужно сохранить полностью прежний документооборот по оформлению командировки. Предприятие имеет право оформлять и отчеты, и командировочные удостоверения, и служебные задачи. Применять можно как самостоятельно разработанные, так и унифицированные формы. В бухгалтерию обязательно отправлять копию такого приказа. Документ, где указана цель поездки, период командирования, место назначения, поможет бухгалтеру проверить авансовый учет гораздо быстрее.

Выполнение служебного задания

Если есть документ, в котором указано задание для работника, значит должен быть и документ, где ставится отметка о выполнении либо о не выполнении служебной задачи. Ранее таким документом являлся отчет, который рабочий естественно составлял на бланке служебной задачи. Сегодня его отменили, поэтому работодатель не обязан требовать формального отчета.

В этой части как оформить командировку, подход чиновников полнее логичен: ведь сотрудники о своей ежедневной деятельности в месте нахождения предприятия не составляют отчеты. Почему же работа за пределами офиса требует специального отчет? Поэтому если работодатель не потребовал любых объяснений от вернувшегося из командировки сотрудника, свидетельствует, что задание исполнено, так как этого требовалось. Но если не выполнена поставленная задача, то запускается стандартный механизм притягивания рабочего к дисциплинарной ответственности.

Проще говоря, отчет о командировке из простого документа превращается в экстраординарный. Такой документ составляется лишь в том случае, если задание выполнено не полностью, не качественно или же вообще не выполнено.

Документооборот по новым правилам

Как по новым правилам оформить командировку в 2015 году? Для начала руководителем издается приказ или же распоряжение о том, что нужно отправить в командировку сотрудника. В приказе сейчас указывается и цель командировки. Бухгалтерия, на основании распоряжения (приказа) выдает работнику под отчет денежные средства на проживание, на проезд и суточные. По возвращению сотрудник представляет подтверждающие документы и авансовый отчет, на их основании бухгалтерия производит окончательный расчет. Как видим, оформить командировку в 2015 году стало значительно быстрее и легче, чем в прошлые годы.

Назад 18.03.2015 23:38 Особенности направления работников в командировку регламентируются Постановлением Правительства №749 от 13 октября 2008 года. Этот документ определяет, какие документы должны составлять работодатели и сотрудники при направлении в командировку и возвращении из нее, а также выплату суточных и других расходов во время командировки. C 8 января 2015 года вступили в силу важные изменения, они упрощают документооборот, связанный с направлением работников в служебные командировки. Эти изменения: 1) не предусматривают составления служебного задания; 2) не требуют отчета о выполненной работе; 3) отменяют командировочное удостоверение в 2015 году. Теперь работник направляется в командировку на основании приказа руководителя, а время его фактического пребывания в командировке определяется на основании предоставленных им проездных документов.

Командировочные удостоверения с 2015 года не нужны

Скачать Образец служебного задания для направления в командировку (с 08.01.2015 заполнение не обязательно) Скачать Форма служебного задания для направления в командировку Т-10а (с 08.01.2015 заполнение не обязательно) 2. Приказ о направлении сотрудника в служебную командировку Основанием для служебной командировки сотрудника является распоряжение работодателя, которое, как правило, оформляется приказом. Приказ о направлении работника в командировку может составляться как по унифицированной форме № Т-9 (№ Т-9а для нескольких работников), так и по форме, самостоятельно разработанной и утвержденной работодателем.

Правительство рф отменило командировочные удостоверения

Скачать Образец приказа о направлении работника в командировку Скачать Форма приказа о направлении в командировку Т-9 Скачать Форма приказа о направлении в командировку Т-9а 3. Подтверждение фактического срока пребывания в командировке До изменений в Положении об особенностях направления работников в служебные командировки, вступивших в силу 8 января 2015 года, документом, подтверждающим фактический срок нахождения сотрудника в командировке, было командировочное удостоверение (форма № Т-10). Командировочное удостоверение сотрудник представлял по возвращении из командировки с проставленными отметками о времени прибытия в пункты назначения и убытия из них.

Теперь оформлять командировочное удостоверение не требуется, а фактический срок нахождения сотрудника в командировке подтверждают (п.

Ошибка 404

Опубликовано 21.01.2015 Постановлением Правительства РФ от 29 декабря 2014 г. № 1595 внесены поправки в нормативные акты, регулирующие оформление командировок сотрудников. Суть изменений – для командировок по России и в страны СНГ отменена необходимость оформления командировочного удостоверения, служебного задания и отчета о командировке. Соответствующие изменения внесены в Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, а также в Постановление Правительства РФ от 26.12.2005 № 812, регулирующее оформление загранкомандировок для госслужащих.

Напомним, что для загранкомандировок командировочные удостоверения также не оформляются.

Служебные командировки сотрудников: оформляем правильно

Важно

В приказе указывается:

• реквизиты работодателя;
• ФИО, должность работника, структурное подразделение;
• место назначения;
• срок командировки;
• цель командировки.

Помимо этой информации, в унифицированной форме приказа предусмотрено заполнение основания составления приказа. Если работодатель составляет служебное задание на командировку, то в качестве основания приказа указывается соответствующее служебное задание. Если же служебное задание не составляется, то в качестве основания можно указать, например, реквизиты договора с контрагентом, предусматривающего выезд работника на территорию контрагента, или реквизиты приказа руководителя о проведении рабочего совещания с руководителями обособленных подразделений и т.д.

Внимание

Постановлением Правительства РФ от 29 декабря 2014 г. № 1595 внесены поправки в нормативные акты, регулирующие оформление командировок сотрудников. Суть изменений – для командировок по России и в страны СНГ отменена необходимость оформления командировочного удостоверения, служебного задания и отчета о командировке. Соответствующие изменения внесены в Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, а также в Постановление Правительства РФ от 26.12.2005 № 812, регулирующее оформление загранкомандировок для госслужащих.

Напомним, что для загранкомандировок командировочные удостоверения также не оформляются.

Командировочное удостоверение не оформляется с 2015 года

Указывать количество часов, отработанных в такой день, нужно, если работодатель давал указание о продолжительности работы в выходной день. Понятно, что платить за работу в такие дни нужно по двойным тарифам (ст. 153 ТК РФ). После возвращения сотрудника получите от него документы, подтверждающие расходы После того как работник вернулся из командировки, нужно составить авансовый отчет о потраченных в командировке суммах (форма № АО-1).
В документе указывается, сколько средств было потрачено на цели командировки. Обратите внимание: авансовый отчет заполнять в 2015 году обязательно. Такое требование сохранено в порядке направления работников в служебные командировки.
К отчету нужно обязательно приложить подтверждающие документы (чеки, договоры, квитанции, транспортные документы и др.). Далее работник должен сдать в бухгалтерию авансовый отчет.
Основные изменения в оформлении командировочного удостоверения в 2015 году:

1. Командировочное удостоверение заполнять не обязательно.
2. Срок командировки определяют проездные билеты или служебная записка об использовании личного транспортного средства с кассовыми чеками, счетами, квитанциями, путевым листом.

1. Служебное задание составлять нет необходимости (ранее оформлялось работодателем).
2. Отчет работника о выполняемых в командировке обязанностях также не нужен (отчет о выполненной работе писал работник в течение первых рабочих дней после возвращения из командировки).
3. Исключены споры, связанные с неверным оформлением командировки в силу упразднения данных документов.

Дорогу до аэропорта, железнодорожной станции, пристани также следует учитывать при оформлении командировочного удостоверения. Отметки в командировочном удостоверении Отметки в командировочном удостоверении ставит ответственное лицо принимающей стороны. Это отметки о прибытии и убытии командированного сотрудника с подписью и подтверждающей ее печатью принимающей стороны.

Отметим, что поскольку оформление командировочных удостоверений сейчас необязательно, у принимающей стороны нет обязанности проставления отметок в удостоверении, и она может отказаться ставить такие отметки. Исправления в командировочном удостоверении В том случае, если оформление командировочного удостоверения предусмотрено учетной политикой организации, оно является первичным учетным документом.

Инфо

Из статьи Вы узнаете: 1. Какие поездки сотрудников признаются служебными командировками 2. Что изменилось в порядке оформления служебных командировок в 2015 году. 3. Какими документами оформляется служебная командировка.

Несмотря на огромное количество средств дистанционного общения, без личного присутствия при решении рабочих вопросов иногда просто не обойтись. Поэтому служебные командировки сотрудников практикуются не только в крупных организациях, имеющих филиалы и обособленные подразделения, но и в сравнительно небольших компаниях. При этом, независимо от масштабов организации-работодателя, направление сотрудников в командировки должно быть оформлено по всем правилам.

Служебная командировка - это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). Особенности направления работников в служебные командировки перечислены в Положении «Об особенностях направления работников в служебные командировки», которое утверждено постановлением правительства от 13.10.08 №749.

Из этой статьи Вы узнаете:

2. Какие документы нужно оформить для командировки сотрудника в 2015 году.

Обратите внимание, что с 8 января 2015 года постановлением Правительства РФ от 29.12.14 № 1595, отменены служебные удостоверения и служебные задания. Таким образом, при подготовке документов для отправки сотрудника в командировку использовать эти документы больше не нужно.

При направлении сотрудника в командировку работодатель обязан гарантировать работнику:

1. место работы;
2. средний заработок;
3. компенсацию расходов, которые связаны со служебной командировкой.

Такие обязанности работодателя установлены статьей 167 ТК РФ. Кроме того, в соответствии со статьей 168 ТК РФ, в случае направления в служебную командировку компания обязана возмещать работнику: расходы по проезду и найму жилого помещения, дополнительные расходы, которые связаны с проживанием вне места постоянного жительства, а также иные расходы, произведенные работником, с разрешения или ведома работодателя.

Обратите внимание, что все гарантии и компенсации, которые связаны с направлением сотрудника в командировку и установлены Трудовым кодексом, действуют только в отношении сотрудников компании, которые заключили с работодателем трудовой договор.

Какими документами правильно оформить служебную командировку

Раньше, чтобы направить сотрудника в командировку нужно было пользоваться формами документов, которые утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1. На сегодняшний день это постановление еще действует, но брать оттуда формы первичных документов не обязательно. Компания может их разработать сама. Мы же будем ссылаться на унифицированные формы. А использовать ли Вам их или разработать свои - решать Вам.

Обратите внимание, что с 8 января 2015 года служебное задание отменено постановлением Правительства РФ от 29.12.14 № 1595. Поэтому в 2015 году больше не нужно его оформлять.

Для того, чтобы направить сотрудника в командировку сначала нужно оформить «Приказ о направлении работника в командировку» по форме Т-9а. Строку, в которой содержится служебное задание нужно исключить.

Затем необходимо зафиксировать факт выбытия сотрудника в журнале учета командированных сотрудников. Он утвержден приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.09 № 739н. В этом журнале выбытия нужно заполнить: ФИО командированного работника, наименование организации, в которую командируется сотрудник, пункт назначения. Обратите внимание, что в связи с тем, что с 8 января 2015 года отменены командировочные удостоверения, то в строке о командировочном удостоверении нужно поставить прочерк.

Затем необходимо заполнить табель учета рабочего времени по формам Т-12 и Т-13. Дни командировки, в которые сотрудник отсутствует на рабочем месте, нужно заполнить кодом К. Если сотрудник в командировке трудился в свой выходной день, то в табеле учета рабочего времени нужно проставить сразу два кода: К и РВ . В соответствии со статьей 153 ТК РФ, работа в выходной день оплачивается в двойном размере.

После возвращения работника из командировки, бухгалтеру нужно составить авансовый отчет (форма АО-1) о суммах, которые были потрачены работником. Работник должен предоставить документы, которые подтверждают понесенные им расходы. Такими документами могут быть: чеки, приходные ордера, квитанции, договоры и т.д. Все это нужно приложить к авансовому отчету.

Какими документами подтвердить расходы и время фактического пребывания работника в командировке

После отмены командировочных удостоверений расходы, а также время фактического пребывания сотрудника в командировке нужно подтверждать проездными документами. Они должны быть предоставлены самим работником.

Если работник передвигался к месту командировки и обратно к месту работы на личном транспорте, то он должен составить служебную записку. В ней отражается фактический срок пребывания его в командировке. Служебная записка заполняется в произвольной форме. К ней сотрудник должен приложить документы, которые будут подтверждать использование им личного транспорта (квитанции, чеки, счета и т. д.). Служебная записка также прикладывается к авансовому отчету.

Итак, командировку сотрудника в 2015 году нужно оформить следующими документами:

1. Приказом о направлении сотрудника в командировку;
2. заполнить журнал учета командированных сотрудников;
3. заполнить табель учета рабочего времени;
4. составить авансовый отчет;
5. принять у сотрудника служебную записку (если он едет к месту командировки и обратно на личном транспорте).

С января 2015 г. - это очень важное изменение, которое готовилось заранее. А также вступили в силу другие поправки, которые определяют порядок и особенности направления работников в командировку. Изменения и новое Положение о командировках утвердило постановление Правительства РФ № 1595 от 29.12.2014г. (далее - Положение).

Однако, несмотря на то, что, казалось бы, жизнь работодателям и сотрудникам упростили, возникает ряд вопросов, как поступать в той или иной ситуации, когда происходит направление работника в командировку в соответствии с новыми правилами. Например, как учитывать теперь расходы, какие документы от работника принимать в качестве отчета, как уплачивать налоги с командировочных и т. д. Эти и другие особенности направления в командировки рассмотрим в этой статье.

Ситуация № 1. Можно ли принять расходы по командировке без документального подтверждения расходов на проезд и проживание, а только при наличии отчета (сотрудник использовал личный транспорт и проживал у родственников)?

Да, можно. Действующее законодательство не устанавливает обязанности сотрудника отчитываться о расходовании денежных средств, выделенных в качестве суточных. В соответствии с п. 10 Положения, подтверждение расходования суточных не требуется. Однако организация обязана подтвердить факт и продолжительность нахождения своего сотрудника в служебной командировке. Основным подтверждением этому служат проездные документы, предоставляемые работником при возвращении к основному месту работы (п. 7 Положения).

В случае утери или серьезного повреждения документа, подтверждающего проезд, сотрудником должен быть предоставлен дубликат или его копия, имеющаяся у транспортной компании, осуществившей перевозку лица, в котором должно быть отражено время, стоимость, маршрут поездки, а также данные перевозимого лица (письмо Минфина РФ № 03-03-05/18 от 05.02.2010г.).

Если до места командирования и обратно сотрудник добирался на личном автотранспорте, то по возвращении он должен предоставить служебную записку и документы, подтверждающие непосредственное использование автомобиля (квитанции с АЗС, чеки и т. д.), а также авансовый отчет (п. 7 Положения). Если сотрудников несколько - каждый из них отдельно должен предоставить указанные документы (т. е. записку и отчет).

Обратите внимание, приказ о направлении в командировку также является подтверждение нахождения работника в командировке.

Относительно подтверждения факта проживания сотрудника у родственников или знакомых необходимо отметить следующее. С отменой командировочного удостоверения был решен ряд трудностей, возникавших у организации при отражении в указанном документе факта проживания работника у родственников. Как было сказано выше, на настоящий момент законодательство не содержит положений, требующих от лица подтверждать факт проживания у близких или знакомых. Однако во избежание недоразумений данный факт стоит отразить в служебной записке и авансовом отчете.

Ситуация № 2. Обязана ли организация выплатить суточные сотруднику, находившемуся в командировке один день?

Не обязана, но может. Вопрос выплаты суточных при однодневных командировках отнесен на усмотрение организации (абз. 4 п. 11 Положения). Ранее Минфин придерживался иной позиции, указывая, что налогоплательщик не вправе учитывать расходы на оплату суточных при командировках своих сотрудников на один день. На настоящий же момент официальная позиция министерства позволяет организации отнести расходы на оплату суточных при однодневной командировке в состав прочих расходов (письмо Минфина № 03-03-06/1/18005 от 21.05.2013г.).

Ситуация № 3. Может ли руководитель своим приказом установить суточные командированному сотруднику в размере, большем, чем указано в коллективном договоре? Если да, то можно ли отнести данную сумму в состав расходов по налогу на прибыль?

Да, может. Законодательством не установлен предельный размер суточных, выплачиваемых при направлении работника в командировку. Однако учесть всю сумму в составе расходов на прибыль не получится. Несмотря на то, что нормирование суточных было отменено ФЗ № 158 от 22 июля 2008 г. , учесть данные затраты можно только в той сумме, в какой они отражены в коллективном договоре. Например, если договором суточные установлены в размере 1000 руб., а приказом руководителя в сумме 1500 руб., то отнести в состав расходов по налогу на прибыль можно только 1000 руб., а 500 руб. придется оплачивать из чистой прибыли (письмо Минфина № 03-03-06/1/206 от 01.04.2010г.).

Существует еще один нюанс, связанный с обложением подоходным налогом суммы суточных сверх установленного в законе предела. Согласно п. 3 ст. 217 НК РФ НДФЛ не облагается доход в виде суточных в размере не превышающем 700 руб. при командировках внутри страны и 2500 руб. при . Все, что выплачивается работнику сверх этой суммы, подлежит обложению подоходным налогом в размере 13%. Пример. При направлении в командировку сотрудника, из суточных в размере 2000 руб., придется начислить налог 13% с 1300 руб. (2000 - 700 руб.).

Ситуация № 4. Может ли организация учесть в составе расходов по налогу на прибыль затраты на оплату проживания сотрудника, находившегося в командировке, в случае если им не предоставлено никаких подтверждающих документов о съеме жилья? Необходимо ли облагать НДФЛ данную сумму?

Нет, не может. Учесть указанные затраты в составе расходов по налогу на прибыль не получится. Кроме того, в данной ситуации организация может отказать работнику в компенсации расходов на найм жилого помещения. Ведь в соответствии с требованиями закона расходы считаются обоснованными в случае их документально подтверждения (п. 1 ст. 252, пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, п. 10, 11, 26 Положения).

Таким образом, подтверждением расходов на жилье могут служить следующие документы (постановление ФАС СЗО № А26-1621/2007 от 26.02.2088г.):

• счет из гостиницы;
• квитанции к приходному кассовому ордеру;
• договор найма жилого помещения;
• иной документ, подтверждающий проживание сотрудника.

Если документы утрачены, повреждены или отсутствуют (а копии получить невозможно), организация по своей инициативе может компенсировать работнику расходы на проживание, но учесть в составе расходов по налогу на прибыль, как было сказано выше у организации не получится.

В отношении обложения указанных расходов НДФЛ необходимо отметить следующее. Обложению подоходным налогом подлежат расходы сверх установленных п. 3 ст. 217 НК РФ сумм суточных, вне зависимости от того, были ли они израсходованы на найм жилья или иные цели.

Также организации придется уплатить в случае возмещения сотруднику расходов указанных (п. 2 ст. 9 ФЗ № 212 от 24.07.2009г.).

Ситуация № 5. Какой порядок подтверждения срока пребывания работника в командировке, если до места командирования и обратно он добирался на служебном транспорте?

Специальных правил нет. Особых правил подтверждения срока пребывания в командировке при использовании служебного транспорта законодательство, в частности Положение, не устанавливает. В данной ситуации подтверждением может служить путевой лист (форма № 3, утвержденная постановлением Госкомстата № 78 от 28.11.1997г.).

Так как данная форма не является обязательной, организация при направлении работника в командировку вправе сама разработать форму путевого листа (информация Минфина № ПЗ-10/201 от 4.12.2012 г.). Несмотря на то, что путевой лист составляется в свободной форме, он должен содержать следующие обязательные данные (п. 2 Приказа Минтранса № 152 от 18.09.2008г.):

• Номер и дату;
• Срок действия;
• Сведения о владельце транспортного средства;
• Информация о транспортном средстве;
• Данные о водителе.

Ситуация № 6. Возмещаются ли командированному работнику расходы на проезд на общественном транспорте (ж/д, метро, наземный транспорт) к месту командировки и обратно?

Да, в случае их документального подтверждения. Пунктом 12 Положения предусмотрена компенсация расходов сотруднику при проезде к месту командировки и обратно на общественном транспорте. Основным условием признания данных расходов является наличие проездного документа. Также организация может возместить затраты на проезд во время командировки. Если указанные затраты отражены в коллективном договоре или локальном акте организации их можно будет учесть при расчете налога на прибыль.

Ситуация № 7. Можно ли учесть в качестве расходов по налогу на прибыль затраты на перемещение работника во время командировки на такси? Если да, то какими документами их необходимо подтвердить?

Можно. Если указанные затраты экономически обоснованы и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ, п. 24 Положения, ст. 168 ТК РФ, постановление ФАС МО № Ф05-15227/13 по делу № А40-171903/2012 от 13.12.2013г.). Подтверждением проезда в данном случае будет являться чек ККТ или квитанция об оплате. Отказать в выдаче указанных документов таксист не вправе (п. 111 постановления Правительства РФ № 112 от 14.02.2009г.).

Но это еще не все. Вместе с одним из этих документов сотрудник должен приложить служебную записку, в которой будет отражена необходимость перемещения данным видом транспорта. В ином случае данные расходы могут быть признаны экономически необоснованными.

Ситуация № 8. При направлении в служебную командировку и получении суточных обязан ли сотрудник по возвращению к месту работы, отчитаться, на какие цели были израсходованы полученные денежные средства?

Не обязан. Действующим законодательством не установлена обязанность сотрудника отчитываться о расходовании суточных. Организация имеет право в полном объеме отнести указанные затраты в состав расходов по налогу на прибыль. При этом документального подтверждения расходования данных средств не требуется (абз. 12 п. 3 ст. 217 НК РФ).

Но в то же время не все расходы можно отнести к суточным. Например, расходы на питание, химчистку, проезд на такси (без указания обоснованности данной поездки), услуги связи и иные затраты, не имеющие экономической обоснованности, учесть при расчете налоговой базы по налогу на прибыль не получится.

Ситуация № 9. Два сотрудника организации были направлены в служебную командировку. Расходы на оплату жилья полностью взял на себя один из работников, осуществив расчет с гостиницей своей банковской картой. Как учесть данные расходы в целях налогообложения налогом на прибыль и как возместить их сотруднику, производившему оплату?

В случае направления в командировку своих сотрудников организация должна выплатить им аванс на командировочные расходы, включающие средства на найм жилого помещения (п. 10-11 Положения).

При возвращении из командировки сотрудники обязаны предоставить служебную записку, в которой должны быть отражены произведенные ими расходы. В случае оплаты расходов на жилье банковской картой работник должен представить авансовый отчет с приложением подтверждающих документов: банковской выписки о списании денежных средств с карты, счета из гостиницы на оплату услуг проживания обоих сотрудников и пояснительную записку о необходимости оплаты своими денежными средства.

После того, как авансовые отчеты будут предоставлены, организация должна компенсировать сотруднику расходы на оплату жилья в полном объеме.

В отношении учета данных расходов в целях налога на прибыль необходимо отметить следующее:

Учесть указанные затраты в составе расходов по налогу на прибыль если они экономически оправданы и документально подтверждены можно в полном объеме (п. 1 ст. 252 и подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

ПОДЫТОЖИМ:

Итак, как видите, изменения, которые были сделаны в начале 2015 года, внесли существенные поправки относительно направления работников в командировки, а также упразднили такой документ, как командировочные удостоверения. При этом есть ряд спорных моментов, которые были рассмотрены в данной статье. И несмотря на то, что командировочные удостоверения были упразднены, работники, находящиеся в командировках, все равно должны отчитываться, предъявлять документы об оплате расходов на жилье, транспорт и т. д. Поэтому будьте внимательны при оформлении командировок, выплате суточных, возмещении расходов, уплате налогов и т. п. А также следите за изменениями в законодательстве вместе с нами.

См. также:

В конце прошлого года было утверждено постановление Правительства РФ № 1595 от 29.12.14г., которое внесло изменения в аналогичные нормативные акты об особенностях отправления сотрудника в служебную командировку, а также в постановление о порядке и начислении выплат в иностранной денежной единице при служебных поездках. Так согласно новому постановлению сотрудникам российских предприятий больше не должны выдавать командировочные удостоверения. Сделано это для того, чтобы упростить работу бухгалтеров и других сотрудников, которые работают с документами.

Новое постановление Правительства РФ № 1595, которое упразднило командировочные удостоверения, начало действовать с 8 января 2015 г. Ранее же командировочные удостоверения были обязательными для работников. А если, например, данный документ был неправильно оформлен, то налоговые органы расходы могли не принять.

Согласно же утвержденному нормативному акту упоминание о «командировочных удостоверениях» из старых документов были упразднены. По правилам, раньше в командировочных ставились специальные метки о прибытии и отбытии сотрудника, а делать их могли только принимающие организации или гостиницы. При командировках в страны с визовым режимом отметки при пересечении границы указывали на дни отъезда и приезда, удостоверения при этом не использовались.

В соответствии с изменениями теперь оплата командировок должна осуществляться на основе других документов, например, проездных документов (билетов), где указаны дни отъезда и прибытия обратно. А если командировка проходит на личном авто сотрудника, то он должен уведомить об этом служебной запиской. К ней должны прилагаться путевые листы, квитанции, чеки с заправочных станций, за проезд по платной дороге и прочие документы для подтверждения слов работника.

Таким образом, мы видим, что необходимость в составлении служебного задания и отчета о проделанной работе больше нет. Однако специалисты советуют полностью не отвергать подобные документы, но об этом мы скажем чуть позже.

Правильное оформление командировок в 2015 году

Отмена командировочных удостоверений не повлияла на то, что при направлении сотрудника в командировку на предприятии должно быть оформлено много внутренних отчетов. Просто заказать билеты, забронировать номер в гостинице будет недостаточно. Кроме чеков, квитанций, выплат суточных, список нужных документов достаточно внушительный. Если что-либо упустить и не знать, как должна быть оформлена командировка, какие документы оформлять, будут проблемы со списанием расходов, а со стороны налоговых органов возможны претензии.

Итак, перечень необходимых документов в 2105 году для оформления командировки:

• приказ о назначении командировки;
• отметка в журнале об учете командированных сотрудников;
• отметка в табеле об учете рабочего времени;
• если сотрудник использует личный автомобиль, необходима служебная записка.

Оформление приказа

Сегодня, как и до того, как произошла отмена командировочных удостоверений в 2015 году, при назначении работнику командировки и оформлении документов используются унифицированные формы из постановления Госкомстата №1 от 2004 года. Эти формы необходимо дорабатывать с учетом потребностей предприятия, хотя «первичка» может быть разработана и самостоятельно.

С учетом того, что необходимость в оформлении служебного задания отсутствует, как правильно оформить командировку? Первым необходимым для оформления командировки документом является приказ о командировании сотрудника. Это форма № Т-9а. В ней необходимо исключить упоминание о служебном задании. Заполнению подлежат строки ФИО, занимаемая сотрудником должность, место прибытия и срок командировки.

Учет командированных сотрудников и табель рабочего времени

Согласно ст. 167 ТК РФ за дни командировки должен быть оплачен средний заработок. Поэтому бухгалтер, ведущий расчет заработной платы, должен знать, какое количество дней сотрудника на рабочем месте не было. Факт отбытия в командировку должен быть зафиксирован в специальных документах.

Таковым является журнал учета направленных в командировку сотрудников. Вид документа был установлен Минздравом РФ в 2009 году, до того, как были командировочные удостоверения отменены. Планируется, что в скором времени Минздрав утвердит новую форму, а пока используем эту. Заполняется она достаточно просто: ФИО сотрудника, название организации, куда человек командируется, город прибытия. Графа об удостоверении должна содержать прочерки, т.к. теперь удостоверение не оформляется.

Учет рабочего времени в табеле также должен содержать отметки о днях командировки. Этому соответствуют формы Т-12 и Т-13. Напротив фамилии и соответствующих дней должен стоять код «К». Количество отработанных часов указанию не подлежит.

Если, будучи в командировке, человек был привлечен к работе в выходной по главному месту работы день, то в табеле это показывается кодами «К» и «РВ». Если работодателем было дано указание о продолжительности в выходной день работы, то в табеле нужно указать количество часов, что были отработаны в такой день. Т.е. также было и до того, как командировочные удостоверения отменили. Согласно ст. 153 ТК РФ работа в такие дни оплачивается по двойным тарифам.

Документы о подтверждении расхода на командировку

Как оформить командировку сотруднику? По возвращении работника из командировки совместно с бухгалтером составляется авансовый отчет о сумме, что была израсходована в командировке. Начиная с 8 января этого года, авансовые отчеты должны заполняться в обязательном порядке. Это требование присутствует в порядке направления в служебные командировки работников. Соответствует этому форма АО-1, где должно быть указано, сколько средств было израсходовано за дни служебной командировки. К отчету прилагаются подтверждающие расходы документы. Далее эти данные можно отражать в бухгалтерском и налоговом учете.

Внимание бухгалтеру, как оформить командировку относительно суточных средств! При поездке по России суточные в 700 рублей и суточные для загранкомандировок размером 2500 рублей обложению НДФЛ не подлежат. Если они оплачиваются выше указанных сумм, то разница облагается НДФЛ.

Подтверждение расходов в 2015 году

То, что командировочные удостоверения отменены, вовсе не значит, что документы для подтверждения расходов и действительного временного пребывания человека в командировке не требуются. Срок нахождения сотрудника в месте командирования видно по датам проездных документов, которые он предоставляет по возвращении. Если человек передвигается на собственном транспорте, то все даты должны указываться в служебной записке. Составляется она в произвольной форме и предоставляется ответственному бухгалтеру вместе со всеми документами о подтверждении использования указанного транспорта к месту назначения и/или обратно. То есть служебная записка сдается вместе с авансовым отчетом.

Если человек командирован в другую страну, как оформить командировку. Время пребывания за границей определяется по печатям в паспорте. Ксерокопии этих страниц должны быть приложены к авансовому отчету. Если государство, куда отправлен человек, является участником Содружества Независимых государств, то даты пересечения границ будут определены по проездным документам.

Подытожим:

Оформлять командировочное удостоверение законом не запрещено. Но теперь оно пригодно лишь для внутреннего контроля. Срок служебной поездки таким образом подтвердить больше нельзя. Следовательно, удостоверение не дает право освобождать командировочные расходы от НДФЛ и взносов. На время служебной командировки за работником сохранен средний заработок, но не заработная плата.

См. также: