Для обеспечения эффективной деятельности предприятия необходимо своевременно реструктурировать и совершенствовать существующую систему работы этой организации.

Для этого менеджеры используют управление .

Основные понятия и принципы

Управление бизнес-процессами - это система методов, направленных на увеличение эффективности деятельности компании. С его помощью определяется суть этапов производственного цикла, организовывается их выполнение, повышается качество результатов работы.

Основной задачей является приведение предмета управления в соответствие со стратегией фирмы. Все процессы в совокупности и по отдельности должны быть организованы так, чтобы их результаты обеспечивали достижение целей бизнеса.

Управление данными процессами решает ряд задач:

• сокращение времени на выполнение работы сотрудниками предприятия, это достигается автоматизацией и составлением алгоритмов для всех процедур;
• повышение качества результатов этапов цикла, для этого внедряются системы контроля, обеспечивается прозрачность всех действий внутри процесса;
• управление предприятием исходя из его реального положения, при этом учитывается величина затрат на изготовление продукции, размер закупок сырья и прочие моменты;
• максимизация эластичности деловых процессов — достигается привлечением участников цикла к модернизации и внедрению новых систем.

Управление осуществляется в несколько этапов:

1. Составление перечня процессов . Некоторое время все события в фирме регистрируются в информационной системе, фиксируются проходящие документы. Уже через 1-2 недели можно найти повторяющиеся циклы, установить их частоту. На основе этого анализа оптимизируется работа компании.
2. Описание процессов . На этом этапе формируется база данных, в которой размещается информация о шагах производства. Результаты используются для построения более эффективной системы процессов.
3. Организация цикла . Для каждого процесса устанавливается свой менеджер, который несёт ответственность за осуществление задач.
4. Контроль деятельности . Описание производства должно осуществляться с помощью специальных информационных систем. База данных используется менеджерами для проверки полноты выполнения поручений.
5. Контроль загрузки персонала . Для каждой операции должен быть установлен определённый лимит времени, отведённого на исполнение. На основании анализа реальных данных о скорости работы принимается решение о премировании сотрудников, увеличении штата, наложении штрафов.
6. Фиксирование затрат . Учёт финансовых расходов на обеспечение функционирования процесса, в том числе выработка и платежи за услуги, ведётся в информационной системе. На основании этих сведений определяется бюджет каждого отдела предприятия, устанавливается стоимость оформления конкретного документа и процесса в целом. Управление должно быть направлено на максимальное снижение затрат.
7. Исследование причин сбоев . В ходе производственного цикла могут возникать ошибки. Одной из задач процедуры является выявление недочётов в работе организации, поиск источников их образования, оперативное исправление.

После проведения перечисленных мероприятий менеджеры отслеживают результаты. Если действия не принесли должного повышения показателей фирмы, проводится дальнейшая оптимизация.

Подробную информацию о используемых на практике методах вы можете узнать из следующего видео:

Современные методики

Управление осуществляется с помощью различных подходов. Существует 4 основных метода, которые используются непосредственно для регулирования бизнес-процессов.

Непрерывное совершенствование

Этот подход имеет долгосрочный характер. Его отличает постепенное изменение бизнес-процессов, осуществляемое сначала на низших уровнях и планомерно переходящее в корректировку важнейших этапов цикла компании. Технология непрерывного совершенствования основана на использовании предложений участников производства.

• Положительным моментом использования является возможность управления в текущем режиме. При этом нововведения не будут вызывать у сотрудников недовольства.
• К отрицательным качествам подхода относится отсутствие оперативности в принятии решений.

Инжиниринг

Этот метод характеризуется построением системы бизнес-процессов, которые направлены на удовлетворение потребностей клиентов, при этом исключается массовое производство. Подход наиболее эффективен в условиях сильной дифференциации спроса и предложения на рынке.

• К плюсам использования относится возможность проектирования разных процессов в зависимости от особенностей групп клиентов.
• Минусом является трудоёмкость подхода. При этом созданная модель не всегда может быть эффективной.

Реинжиниринг

В основе метода лежит полная перепроектировка существующих процессов с отказом от установленных правил и шаблонов. Реинжиниринг предусматривает кардинальную модернизацию системы предприятия.

• К сильным сторонам метода относится резкий скачок эффективности и производительности.
• Слабой стороной считается риск неудачи при создании новых процессов, высокая затратность проекта.

Перепроектирование

Отличается концентрационным характером улучшения процессов. Применяется, если работа компании в целом удовлетворительна, но имеется возможность улучшить существующие показатели.

При этом процессы анализируются, устраняются лишние и дублирующие функции, вводятся новые этапы цикла, действия автоматизируются и приводятся к определённым стандартам.

• Положительным моментом является совершенствование уже имеющегося процесса.
• Минусом считается построение новых функций на основе старой системы, которая может не быть достаточно эффективной.

Рабочие программы

Для управления данными процессами применяются специальные информационные системы. Они представляют собой программы для описания и моделирования этапов цикла компании.

Существует несколько наиболее популярных программных средств:

• ARIS Express считается наиболее простой и доступной для использования как специалистами, так и студентами.
• Bizagi Process Modeler используется для описания бизнес-процессов, документации. Распространяется свободно.
• Business Studio . Использование этого продукта позволит предприятию ускорить формирование новой системы за счёт решения основных задач управления. Доступна бесплатная версия.
• AllFusion Process Modeler позволяет выполнять все действия, необходимые для создания наиболее эффективного производственного цикла.
• ELMA - программное обеспечение российских разработчиков.

Использование подобных информационных систем обязательно для анализа существующих процессов и формирования новых систем.

Негосударственное образовательное учреждение высшего профессионального образования

МосковскИЙ финансово-ПроМЫШЛЕННАЯ уНИВЕРСИТЕТ «СИНЕРГИЯ»

ФАКУЛЬТЕТ МЕНЕДЖМЕНТА

Курсовая работа

Москва 2013 г

2.1. Проектирование производственного процесса 5

3.1. Элементы системы управления производством 6

3.2. Управление производством 6

В ведение

В настоящее время российские предприятия стали больше уделять внимания организации производства, формированию структур, обеспечивающих четкое разделение работ, контроль выполнения и стимулирование исполнителей по результатам труда.

Предприятие, или производственная система, является частью производственного процесса, обособившейся в результате разделения труда и принявшей форму специализированной хозяйственной единицы.

Производственный процесс представляет собой совокупность взаимосвязанных между собой основных, вспомогательных и обслуживающих процессов производства и естественных процессов, в результате которых исходные материалы превращаются в готовые изделия.

1. Теоретико-методологические основы организации и управления процессом производства

1.1. Методологические основы формирования производственного процесса

Производственный процесс – это целенаправленное, постадийное превращение исходного сырья и материалов в готовый, заданного свой­ства продукт, пригодный к потреблению или к дальнейшей обработке. Потребление – необходимое условие жизни человека, и масштабы потребления расширяются в связи с ростом численности населе­ния, ускорением темпов технического и социального развития. Наряду с этим ассортимент и объем естественных средств потреб­ления ограничены. Поэтому возникла объективная необходимость организации и наращивания производства нужных потребительских продуктов из имеющихся, но не пригодных для потребления

1.2. Понятие и виды производственного процесса

Промышленное производство – это сложный процесс превращения сырья, материалов полуфабрикатов и других предметов труда в готовую продукцию, удовлетворяющую потребностям рынка.

Производственный процесс – это совокупность всех действий людей и орудий труда, необходимых на данном предприятии для изготовления продукции.

В процессе производства рабочий с помощью средств труда воздействует на предметы труда, превращая их в готовый продукт. По своей структуре производственные процессы делятся на простые и сложные. В отличие от простого процесса, представляющего ряд последовательных операций изготовления определенного объекта (рис. 1.1), сложный состоит из совокупности скоординированных во времени простых процессов (рис. 1.2).

1.3. Принципы организации производственного процесса

Принципы – это исходные положения, на основе которых осуществляются построение, функционирование и развитие производственного процесса. Соблюдение принципов организации производственного процесса – одно из основополагающих условий эффективности деятельности предприятия.

Для улучшения экономических показателей операционной деятельности рабочие процессы должны быть рационально организованы во времени и пространстве. Основными принципами рациональной организации рабочих процессов являются следующие:

1. Специализация. Предполагает ограничение разнообразия элементов рабочих процессов и рабочих центров на основе стандартизации, нормализации, унификации конструкций изделий, нормализации и типизации технологических процессов и средств технологического оснащения. При этом ограничивается разнообразие выполняемых рабочими центрами

2. Управление производственным процессом

2.1. Проектирование производственного процесса

Началом проектирования процесса производства обычно слу­жит окончание проектирования изделия или получение от заказчи­ка готового (в том числе стандартного) проекта. Разработчики в качестве базы для проектирования производственного процесса ис­пользуют следующие данные:

техническую характеристику изделия в целом и его частей;

соответствие характеристики изделия по проекту действую­щим стандартам и техническим условиям;

соответствие характеристики изделия реальному спросу на рынке по группам потребителей;

реальный объем рыночного спроса на изделие по группам потребителей, с учетом конкуренции;

степень целесообразной и реально достигнутой кооперации комплектующих элементов изделия.

2.2. Организация и управление производством

Проект производственного процесса после утверждения руководителем предприятия принимает силу закона. В сферу реализации проекта включается вся человеко-машинная система предприятия: персонал, (рабочие, служащие, руководители), а также машин и различное оборудование, системы информационного и производственного обслуживания. Организация производства, таким образом, включается в систему управления предприятием (рис. 2.1).

Организация производства подчиняется общему ритму работы предприятия. Все звенья работают под единым управлением во имя достижения главной цели, которую намечает администрация пред­приятия. Организационно-

3. Система управления производством

3.1. Элементы системы управления производством

Система управления производством представляет собой совокупность взаимосвязанных структурных элементов (информации, технических средств ее обработки, специалистов, отделов (бюро) по управлению, связей и отношений между ними, соответствующих функций, методов и процессов управления), обеспечивающих при их скоординированном взаимодействии реализацию производственными подразделениями поставленных целей.

В системе управления реализуются функции управления. В этой системе можно выделить общие элементы. Такими элементами являются: процесс управления, цели системы, объект управления, субъект управления, контур управления и др 1 .

3 .2. Управление производством

Управление производством является динамично развивающейся системой. Элементы управления требуют четкого и целенаправленного взаимодействия с внутренней и внешней средой каждого подразделения.

Принципы организации производственных процессов должны охватывать весь довольно сложный комплекс производственных и управленческих, правовых, экономических, информационных, мотивационных и психологических аспектов организации производства. В связи с этим, можно сформулировать конкретный перечень принципов организации и управления производственными процессами в организации:

1. Правовая регламентация производственных и управленческих процессов

2. Совершенствование системы менеджмента организации.

Заключение

Итак, производственный процесс – это совокупность всех действий людей и орудий труда, необходимых на данном предприятии для изготовления продукции

Рациональная организация любого процесса (производства продукции или оказания услуги), его функционирование и развитие базируются на соблюдении во взаимной связи и согласованности основных принципов: дифференциации, специализации, пропорциональности, непрерывности, прямоточности, параллельности и других.

Список использованной литературы

Горелик О.М. Производственный менеджмент: принятие и реализация управленческих решений. – М.: КНОРУС, 2012.

Производственный менеджмент: учебник / Под ред. В.А.Козловского. – М.: ИНФРА-М, 2008.

Экономика предприятия: учебник для вузов. / Под ред. А.Е. Карлика, М.Л.Шухгальтер. – СПб.: Питер, 2009.

Веснин В.Р. Менеджмент: учебник. – М.: Велби, 2007. с.388

Производственный менеджмент: учебник для вузов / Р.А.Фатхутдинов. – СПб.: Питер, 2003.

Дубровский Н.А. Производственный менеджмент в отрасли. – Новополоцк: ПГУ, 2008.

Экономика предприятия (фирмы): учебник / Под ред. Проф. О.И.Волкова и доц. О.В.Девяткина. – М.: ИНФРА-М, 2012.

Грузинов В.П., Грибов В.Д. Экономика предприятия: учебное пособие. – М.: ИЭП, 2012.

Стерлигова А.Н., Фель А.В. Операционный (производственный менеджмент): учеб. Пособие. – М.: ИНФРА-М, 2009.

1 Производственный менеджмент: учебник / Под ред. В.А.Козловского. – М.: ИНФРА-М, 2008.

Управление производством - непрерывно протекаемый во времени процесс, обеспечивающий реализацию целей по выпуску продукции на основе создания необходимых условий для его эффективного протекания.

Главные цели управления производством:

1. Удовлетворение потребительского спроса.

2. Эффективная переработка ресурсов.

Функции управления производством представлены на рис. (рис.3).

Рис. 3. Функции управления производством

Стратегические функции управления производством включают:

- стратегию товара , определяющую выбор новых товаров и модернизацию уже производящихся (жизненный цикл товара, маркетинговые исследования);

- стратегию процесса , определяющую выбор способов производства товаров и обоснование производственной мощности;

- стратегию размещения новых производств в других регионах с учетом выполнения требований гибкости и надежности снабженческой и распределительной сети;

- стратегию организации производства , определяющую организационную структуру предприятия, выбор форм и методов организации работ внутри предприятия, построение рабочих участков и обеспечение их ресурсами;

- стратегию обслуживания производства , определяющую формы организации и методы технического, транспортного и складского обслуживания предприятия;

- стратегию качества, обеспечивающую качество и конкурентоспособность продукции.

Тактические функции управления производством включают:

- тактику управления запасами , рассматривающую запасы как необходимый атрибут любой производственной системы, а управление ими - как элемент управления материальными потоками в производстве;

- тактику «точно в срок» , показывающую пути минимизации запасов и возможности работать вообще без них;

- тактику расчета потребности в компонентах изделий , определяющую систему планирования на предприятии в условиях рыночного спроса;

- тактику агрегатного планирования , дающую решения по эффективному планированию темпов производства в среднесрочном периоде с учетом меняющегося рыночного спроса;

- тактику составления производственных расписаний на уровне исполнителей с учетом степени загруженности производственных участков.

Оперативные функции управления производством включают:

Разработку модели протекания процесса производства в пространстве и во времени (проектирование перемещения и преобразования ресурсов в продукцию с определенной скоростью);

Установление очередности (календарной последовательности) выполнения работ по каждому производственному подразделению;

Учет выполнения оперативных планов;

Непрерывное наблюдение за ходом производственного процесса и его регулирование.

2.2 Производственный процесс и типы его организации

Производственный процесс (ПП) - совокупность действий по созданию продукции (работ, услуг), количественное и качественное соединение в пространстве и во времени средств производства и трудовых ресурсов .

ПП состоитиз следующих элементов :

1. Средства производства (имущество организации):

- предметы труда (оборотный капитал) - то, что преобразуется в процессе труда (сырье, материалы, полуфабрикаты),

- средства труда (основной капитал) - орудия труда, при помощи которых работник воздействует на предмет труда.

2. Трудовые ресурсы - совокупность физических и умственных способностей человека, которые он использует для производства благ и услуг.

Тип организации производственного процесса - совокупность организационно-технических и экономических особенностей производства, обусловленных номенклатурой, объемами и степенью регулярности выпуска одноименной продукции.

Типы производства :

Массовое - характеризуется изготовлением узкой номенклатуры продукции в больших количествах в течение продолжительного периода времени,

Серийное (крупно,- средне,- мелко) - характеризуется изготовлением ограниченной номенклатуры продукции, периодически повторяющимися партиями (сериями) изделий через определенные промежутки времени,

Единичное - характеризуется широким ассортиментом продукции и малым объемом выпуска одинаковых изделий.

Тип производства определяется по коэффициенту закрепления операций (Кз.о)

Кз.о = Ко / S, (1)

где Ко – число деталеопераций, обрабатываемых на рабочих местах в цехе (участке),

S – число рабочих мест в цехе (участке).

Таблица 4

Объекты управления производственным процессом

Объекты управления производственным процессом обеспечивают организацию процесса производства в пространстве (рис. 4).

Рис. 4. Объекты управления производственным процессом

Состав цехов основного производствапредставлен в табл. 5.

Таблица 5 – Состав цехов основного производства

Состав цехов вспомогательного производствапредставлен в табл. 6.

Таблица 6 – Состав цехов вспомогательного производства

Состав обслуживающего хозяйства представлен в табл. 7.

Таблица 7 - Состав обслуживающего хозяйства

Российский Государственный Социальный Университет

Факультет социального управления

Отделение - заочное

Курсовая работа

По учебной дисциплине «Основы менеджмента»

Студентки Романовой П.А.

Группа МОС-З-3

Тема :

« Процесс управления в организации »

Руководитель:

к.с.н. доцент, Бухарева Татьяна Юрьевна

Москва, 2010 г.

Введение………………………………………………………………….………..3

Раздел I. Сущность процесса управления в организации……..…………......…5

1.1. Понятие и структура процесса управления…….……………..……………5

1.2. Функции управления………………………….…………………..…………8

1.2.1. Планирование……………………………………………...………...8

1.2.2. Организация управления…………………………………………. 11

1.2.3. Мотивация и стимулирование труда ……………………………..12

1.2.4. Контроль и учет ……………………………………………………14

1.2.5. Координация и регулирование…………………………………….16

1.2.6. Принятие решений…………………………………………………17

Раздел II. Анализ основных функций управления на примере компании «Оптик-Сити»…………………………………………………..……….….……19

Заключение………………………………………………………………...……..24Список использованной литературы……………..……………………...……..25

Введение

Рыночные отношения предоставляют достаточные возможности для эффективного управления предприятиями, но реальное положение дел в экономике, спад промышленного производства, негативные изменения ее структуры часто сводят на нет все усилия в области повышения качества управления предприятием. Однако и в этих трудных условиях идет работа по совершенствованию управления предприятиями в целом и по отдельным его функциям.

Именно сейчас в сложных экономических условиях должны реализовываться сильный, целенаправленный менеджмент предприятия, основанный на критическом отборе лучших направлений различных школ и подходов к менеджменту, сложившихся к настоящему времени, и учет современных тенденций развития хозяйственного управления.

Опыт ведущих предприятий показывает, что ключ к успешной деятельности предприятия - это, прежде всего четкая организация управления предприятием.

Управление следует рассматривать как процесс, так как оно представляет собой не единовременное действие, а взаимосвязанные непрерывные действия по формированию и использованию управленческих ресурсов организации для достижения ею своих целей. Эти действия, весьма важные для успеха организации, называются управленческими функциями. Каждая управленческая функция тоже представляет собой процесс, потому что также состоит из серии взаимосвязанных действий. Процесс управления является общей суммой всех функций. Функция - широко распространенное слово, имеющее множество значений. Функция (лат.functio) - это обязанность, круг деятельности, назначение, роль. Функции занимают особое место в системе менеджмента и играют ключевую роль в ее формировании.

Актуальность темы «Процесс управления в организации» несомненна. Большинство людей планируют свою деятельность на день (месяц, год и т.д.), затем организует ресурсы, которые потребуются для выполнения их плана. По мере движения вперед мы сравниваем то, что сделали, с целями и задачами, которые поставили ранее. Такая повседневная работа затрагивает целый ряд управленческих функций. Функция как категория менеджмента характеризует существенный вид управленческой деятельности или объективно необходимый вид отношений между людьми как области проявления сущности менеджмента.

Функция менеджмента как возможная область формирования управляющего воздействия предполагает осуществление непрерывных взаимосвязанных между собой действий по выработке средств и методов воздействия и их реализации применительно к решению конкретной проблемы. Поэтому функция рассматривается как объективно необходимая область процесса управления, имеющего временную и пространственную определенность и конечную результативность.

Основной целью при написании данной работы является рассмотрение всего комплекса функций менеджмента, критерий их выделения и взаимосвязь между ними.

Задачами работы являются:

Рассмотрение сущности понятия «процесс управления в организации».

Рассмотрение функций управления в целом и по каждой в отдельности.

На примере фирмы «Оптика», г. Москвы проанализировать процесс управления на практике, то есть непосредственно применительно к предприятию.

Раздел I . Сущность процесса управления в организации

Понятие и структура процесса управления

В управленческой литературе существует множество определений понятия «про­цесс управления», в зависимости от выбранного того или иного ключевого момента.

Процесс управления является общей суммой всех функций управления. Выполнение функций управления требует определенных затрат времени и сил, в результате которых управляемый объект приводится в заданное или желаемое состояние. Это и составляет основное со­держание понятия процесса управления. Таким образом, под ним понимается определенная совокупность управленческих действий, которые логично связы­ваются. друг с другом, чтобы обеспечить достижение поставленных целей путем преобразования ресурсов в продукцию или услуги. В этом определении подчеркивается центральный характер процесса, осуще­ствляемого аппаратом управления организацией, а также его связь с функция­ми для их реализации ресурсами. По сути дела, такое определение процесса управления совпадает с определением Анри Файоля понятия «управление» т. е. административной функции. По определению Файоля, управлять – значит предвидеть, организовывать, распоряжаться, координировать и контролировать.

Процесс управления - это одна их четырех подсистем управления (методо­логия управления, процесс управления структура управления, техника управле­ния) и представляет: систему коммуникаций; разработку и реализацию управ­ленческих решении; информационное, обеспечение.

Понятие «процесс управления» отражает динамическую сторону управле­ния - это необходимая последовательность действий, из которых складывается, воздействие менеджера на коллектив, управляющей системы на управляемую. 1

В обобщенном представлении процесс управления - это комплекс изменений, которые происходят в управлении в определенные промежутки времени.

Цель управления является исходным этапом процесса управления. Какой бы она ни была, ясной или размытой, явной или неявной, она всегда существует как начальный этап оценки ситуации и выработки управленческих решений, как первый этап процесса управления. Ситуация характеризует второй этап процесса управления. Ситуация - это состояние управляемой системы, оцениваемое отно­сительно цели. Третий этап управления - это этап определения проблемы. Последний, четвертый этап управления - это этап управленческого решения.

В этой циклически развивающейся управленческой деятельности находятся че­тыре элемента процесса управления: цель, ситуация, проблема и ее решение.

Цель - это идеальный образ желаемого, возможного и необходимого состояния управляемой системы, это представление о том, чего организация хочет достичь. Отличие ситуации от цели, как правило, включает множество разнообразных про­тиворечий. Их разрешение приближает ситуацию к цели. Все противоречия связа­ны между собой. Потому для единичного акта воздействия, которые формируется в процессе управления, необходимо найти главное противоречие, его разрешение обеспечит и облегчит разрешение всех остальных. Противоречие, на разрешение которого главным образом преимущественно и направлено воздействие, и называ­ется проблемой. Проблема в процессе управления - это главное противоречие цели и ситуации, разрешение которого определит изменение ситуации в направле­нии принятой цели; или основное несоответствие фактического состояния управ­ляемого объекта (ситуации) желаемому или запланированному (цели).

В связи с отклонением (хотя управление осуществляется и должно осуще­ствляться независимо от того, есть отклонение или нет) от плановых (или нор­мативных) состояний, которое отмечается в определенный момент времени или прогнозируется на будущее, и возникают чаще всего проблемы в организациях. Но их источником может быть и изменение самих целей и нормативов. Необ­ходимость введения изменений, требующих для своей реализации ресурсов и времени, должна быть обоснована анализатором факторов, оказывающих воз­действие на состояние и положение организации. Совокупность факторов и ус­ловий, вызывающих появление той или иной проблемы, называется ситуацией, а рассмотрение проблемы с учетом воздействующих на нее ситуационных фак­торов позволяет описать проблемную ситуацию. Описание проблемной ситуа­ции, как правило, содержит две части: характеристику самой проблемы и си­туационные факторы, приведшие к появлению проблемы.

Таким образом, процесс управления состоит из трех составляющих: обнару­жение и анализ ситуационных факторов воздействия на организацию, т. е. сре­да управления организацией; определение проблемной ситуации, т. е. Процесс воздействия на проблемную ситуацию. 2

Поскольку процесс управления представляется как совокупность действий, связанных с анализом ситуационных факторов окружающей среды управления, постановкой цели или целей управления, выявлением и идентификацией про­блемной ситуации, поиском и выбором альтернатив, то организация выполне­ния принятых решений и получение результатов управленческой деятельности являются неотъемлемой частью процесса управления.

Управление организацией в целом следует рассматривать как процесс, со­стоящий из совокупности циклических действий, так как оно представляет со­бой не единовременное действие (цикл), а непрерывные и последовательные взаимосвязанные действия (циклы) по формированию и эффективному исполь­зованию управленческих ресурсов и возможностей организации для достиже­ния конкретных результатов или целей. Отсюда результаты первого цикла про­цесса управления оказывают влияние (позитивное и/или негативное) на ре­зультаты второго цикла управленческого процесс а и т. д.

Концепция процесса управления включает множество разнообразных аспек­тов действий и операций. В то же время управление организацией не может быть пассивным и адаптивным - напротив, оно подразумевает активные действия, направленные на достижение требуемых результатов.

1.2. Функции управления

Искусство научного управления ­

это эволюция, а не изобретение.

Ф.У.Тейлор 3

Изучение процесса управления с точки зрения его функций позволяет установить объемы работ по каждой из функций, опре­делить потребность в трудовых ресурсах и в итоге сформировать структуру и организацию системы управления. Каждая управлен­ческая функция наполнена характерным для нее объемом и содер­жанием работ и имеет специфическую структуру, в рамках кото­рой она реализуется. Функция управления подчиняется логическо­му алгоритму, четкой последовательности регламентированных действий.

Организация процесса управления

Организационная характеристика процессов управления предусматривает :

• o выявление участников процесса и порядок их взаимодействия;
• o описание временной последовательности протекания процесса управления, определяемой последовательной реализацией основных функций управления;
• o определение процедуры взаимодействия различных органов (звеньев) управления в процессе управления.

Процесс управления теснейшим образом связан со структурой управления . Эта связь состоит в их взаимном влиянии. Структура отражает стабильные формы разделения управленческого труда, процесс - последовательность выполнения различных видов управленческих действий. Опосредованно эта связь проявляется в принципах, функциях, механизме и методах менеджмента, которые в равной мере отражают и статику, и динамику управления.

Организация процесса управления представляет собой всестороннее его упорядочение, определяющее четкость, последовательность и допустимые границы осуществления. Иными словами, организация процесса управления - это его целесообразное построение во времени и в пространстве в соответствии с потребностями согласования совместного труда в социальной системе и задачами повышения эффективности менеджмента. В конкретном выражении организация процесса управления проявляется в распределении работ по этапам, установлении последовательности и временной протяженности их выполнения, обеспечении тех или иных звеньев системы управления в проведении этих работ. Организация процесса управления должна строиться на основе его предварительного проектирования, которое базируется на глубоком и всестороннем анализе всех условий и особенностей управления. Проектирование организации процесса управления предусматривает :

• o определение логически обоснованной и наиболее рациональной последовательности выполнения работ;
• o установление необходимых процедур оформления работ (утверждение, согласование, обсуждение и пр.);
• o порядок использования времени по видам работ;
• o пространственное проектирование процесса управления;
• o проектирование связей между звеньями управления при совместном выполнении работ определенного вида.

Технология и техника менеджмента

Процесс управления имеет не только содержательную и организационную, но и технологическую сторону . Технология процесса управления охватывает три компонента :

• o организация информационной системы. Управленческая информация - это совокупность сведений о состоянии объекта и субъекта управления. Информационные процессы сопровождают весь цикл управления. Информация, использующаяся в процессе управления, классифицируется по содержательному признаку (политическая, экономическая, организационная, научно-техническая и т. д.); источнику возникновения (внутренняя и внешняя); отношению к процессу управления (директивная и описательная); временному признаку (прошлые, текущие и будущие события); форме представления (цифровая, текстовая и кодированная); способу фиксации (устная и документированная);
• o документирование и документооборот. В процессе управления используются следующие основные виды документов: постановления, приказы, распоряжения, указания, уставы, положения, инструкции, решения, акты, предписания, протоколы, письма, пояснительные и докладные записки, доклады, заключения, стенограммы, протоколы, сводки, планы, отчеты, рефераты, списки. С целью рациональной организации потоков документированной информации их необходимо регламентировать, указывая при этом конкретного получателя, отправителя и номенклатуру документов. В принципе схема документированных связей должна соответствовать структуре органа управления и его внешним связям;
• o процедуры. Разрабатываются для всех основных видов управленческой деятельности: подготовки перспективного плана, составления годового баланса, проведения служебных совещаний и т. д. Четко организованная технология процесса управления представлена в виде наборов различных управленческих процедур.

Техника управления.

Техника управления представляет собой орудия и средства труда, предназначенные для выполнения информационных преобразований в процессе управления . Технику управленческого труда условно можно разделить на три группы: материальные носители информации; средства преобразования информации; средства оснащения процессов информационных преобразований (оборудование, служебные и подсобные помещения и т. д.). Классификация техники управления показана на рис. 8.6.

Техника управления развивается по нескольким направлениям. Во-первых, создаются новые высокопроизводительные устройства и машины, предназначенные для автоматизации трудоемких процессов информационных преобразований (многоаспектной выборки и сравнения данных, фиксации информации на носителях, передачи и представления необходимых данных и т. д.). Во-вторых, совершенствуются технические средства, применение которых стало традиционным (создание высокопроизводительных ЭВМ с большим объемом памяти, пишущих машин с элементами логики, факсимильной аппаратуры, видеотерминалов и пр.). В-третьих, технические средства и системы агрегируются (создаются сети передачи данных, автоматизированные системы управления, разрабатываются и производятся технические комплексы средств оргтехники). В-четвертых, создаются многофункциональные машины и системы, предназначенные для различных уровней управления (комплексы ЭВМ, организационные универсальные автоматы и т. д.) .

Различают следующие формы использования техники в аппарате управления: централизованную, при которой управленческая техника сосредоточивается в одном месте и обслуживает весь аппарат управления; децентрализованную, когда наличная управленческая техника распределяется по структурным подразделениям аппарата управления; смешанную, когда одна часть техники эксплуатируется централизованно, а другая - отдельными подразделениями или работниками управления .