В строительной организации принято решение о компенсации расходов на проезд некоторым работникам. Причем с разъездным характером труда и с командировками это не связано. Обоснованно ли учитывать компенсации в расходах на оплату труда? Если ежемесячно издавать приказы, следует ли начислять НДФЛ и ?

Направляя работника в служебную командировку, а также если постоянная работа осуществляется в пути или имеет разъездной характер, работодатель обязан возмещать работникам расходы на проезд в соответствии со статьями 168, 168.1 Трудового кодекса РФ. В рассматриваемом случае возмещение расходов на проезд не является законодательно установленной выплатой. В то же время в коллективном договоре могут содержаться обязательства работодателя по выплате компенсаций, в том числе на оплату проезда работника к месту работы и обратно (ст. 40, 41 Трудового кодекса РФ).

Налог на прибыль

Сначала решим, учитывать ли такие затраты в расходах при налогообложении прибыли. В соответствии с пунктом 26 статьи 270 Налогового кодекса РФ при определении налоговой базы не учитываются расходы на оплату проезда к месту работы и обратно транспортом общего пользования, специальными маршрутами, ведомственным транспортом.

Исключение из этого правила сделано для сумм, подлежащих включению в состав расходов на производство и реализацию товаров (работ, услуг) в силу технологических особенностей производства. А также для случаев, когда расходы на оплату проезда к месту работы и обратно предусмотрены трудовыми договорами (контрактами) или коллективными договорами.

Из него следует, что в расходы налогоплательщика на оплату труда могут включаться любые виды расходов, произведенных в пользу работника, предусмотренные трудовым или коллективным договором.

Это подтверждено в письмах Минфина России от 21 апреля 2014 г. № 03-03-06/1/18198, от 20 мая 2011 г. № 03-03-06/4/49.

В то же время проверяющие могут поднять вопрос об экономической обоснованности таких расходов, позволяющих исключить их из налогооблагаемой базы.

Например, в письме от 21 января 2013 г. № 03-03-06/1/18 Минфин России рассмотрел ситуацию, когда организация на основании трудового договора выплачивает каждому работнику компенсацию расходов на проезд общественным транспортом до места остановок автобусов, следующих специальными маршрутами до предприятия. Финансовое ведомство пришло к выводу, что в данном случае расходы на выплату работникам компенсаций не могут уменьшать налоговую базу по налогу на прибыль, поскольку работодателем организована централизованная доставка персонала к месту работы.

Иными словами, даже если предусмотреть соответствующие выплаты в трудовых или коллективных договорах, не исключены налоговые риски, связанные с экономической обоснованностью расходов. Перейдем к зарплатным налогам (взносам).

Налог на доходы физических лиц

При определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной форме (п. 1 ст. 210 Налогового кодекса РФ).

В соответствии с пунктом 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ не подлежат налогообложению все виды установленных действующим законодательством РФ компенсационных выплат, связанных, в частности, с исполнением трудовых обязанностей, включая возмещение командировочных расходов.

Как указывает Минфин России, в случаях когда поездка работника не является командировкой, когда постоянная работа работника не осуществляется в пути и не носит разъездной характер, суммы оплаты проезда признаются доходом физического лица и подлежат обложению НДФЛ (письмо от 5 августа 2011 г. № 03-04-06/3-178).

Таким образом, суммы ежемесячной компенсации в рассматриваемой ситуации облагаются налогом на доходы физических лиц.

Страховые взносы

Объектом обложения страховыми взносами признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые в пользу физических лиц по трудовым договорам и гражданско-правовым договорам, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг (п. 1 ст. 7 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ). При этом закон № 212-ФЗ не уточняет, что именно следует понимать под выплатами в рамках трудовых отношений.

Как следует из письма Минздравсоцразвития России от 23 марта 2010 г. № 64719, к объекту обложения страховыми взносами относятся все выплаты в пользу работников, произведенные в рамках трудовых правоотношений. В том числе предусмотренные трудовыми, коллективным договорами, соглашениями, локальными нормативными актами работодателя. Выплаты, прямо не прописанные в трудовых договорах, тем не менее тоже подлежат обложению взносами как производимые в рамках трудовых правоотношений работников с работодателем, а значит, связанные с трудовыми договорами. Исключением являются только суммы, перечисленные в статье 9 закона № 212-ФЗ, которые взносами не облагаются. Компенсация расходов на проезд в перечне сумм, не облагаемых взносами, не поименована. Значит, во избежание рисков безопаснее на рассматриваемые суммы компенсаций взносы начислить. Минтруд России считает это необходимым, на что указано в письме от 10 сентября 2014 г. № 17-3/ООГ-759. Аналогичная ситуация складывается в отношении взносов на травматизм (ст. 20.1, 20.2 Федерального закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

Вопрос:
Работодателем принято решение оплачивать проезд работникам от места проживания до места работы и обратно, при этом речь не идет об использовании работниками личного транспорта.
Как документально с точки зрения трудового законодательства оформить отношения между работником и работодателем по оплате работникам стоимости проезда от дома к работе и обратно?

Ответ:
Трудовым кодексом РФ не установлено обязанности работодателя компенсировать работникам стоимость проезда работников от места проживания до места работы и обратно. Однако такая компенсация может быть закреплена в трудовом договоре, коллективном договоре или локальном нормативном акте, действующем в организации. Условия договоров или нормы локальных нормативных актов, которыми установлена оплата проезда, несомненно, улучшают положение работников, следовательно, никоим образом не нарушают трудовое законодательство (часть вторая ст. 9, часть четвертая ст. 8 ТК РФ). Если выплата такой компенсации закреплена в указанных документах, в силу части второй ст. 22 ТК РФ оплата проезда работников от места проживания до места работы и обратно является обязанностью работодателя.
В соответствии с частью четвертой ст. 57 ТК РФ в трудовом договоре стороны могут оговорить дополнительные условия, то есть условия, не перечисленные в части второй этой статьи в качестве обязательных для включения в трудовой договор, при условии, что они не ухудшают положение работника по сравнению с установленными трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами.
Руководствуясь этой нормой, работник и работодатель вправе включить в трудовой договор условие об обязанности работодателя компенсировать работнику расходы проезда от места проживания на работу и обратно. Стороны вправе определить вид транспорта, проезд на котором оплачивается работодателем, установить порядок определения размера компенсации расходов работников на проезд, а также определить ее максимальный размер, зафиксировать в трудовом договоре порядок выплаты компенсации расходов работников на проезд, а также другие условия.
В случае если условия об оплате проезда изначально не были предусмотрены в трудовых договорах с работниками, стороны могут заключить дополнительные соглашения о включении таких условий в трудовые договоры. Дополнительные соглашения заключаются в письменной форме с каждым работником организации в отдельности (ст. 72 ТК РФ).

В договорном порядке стороны трудовых отношений вправе урегулировать вопрос оплаты проезда работников от места проживания до места работы и обратно путем включения соответствующих условий в коллективный договор, действующий в организации. В ст. 41 ТК РФ указывается, что в коллективный договор могут включаться, в том числе, обязательства работников и работодателя по вопросам выплаты компенсаций, а также по другим вопросам, определенным сторонами. Согласно ст. 44 ТК РФ дополнение коллективного договора производится в порядке, установленном ТК РФ для его заключения, либо в порядке, установленном коллективным договором.
Согласно статьям 8 и 22 ТК РФ работодатель вправе регулировать трудовые отношения с работниками посредством издания локальных нормативных актов.
Согласно части третьей ст. 8 ТК РФ коллективным договором, соглашениями может быть предусмотрено принятие локальных нормативных актов по согласованию с представительным органом работников. Порядок такого согласования установлен ст. 372 ТК РФ. Если в коллективном договоре соглашении, действующих в организации, предварительное согласование с представительным органом работников не предусмотрено, работодатель вправе самостоятельно разработать положения о компенсации расходов на проезд работников от места проживания до места работы и включить их в уже действующий в организации локальный нормативный акт, либо утвердить отдельный локальный нормативный акт, целиком посвященный вопросам компенсации работникам расходов на проезд. Локальный нормативный акт работодатель принимает или изменяет своим приказом (распоряжением).
С локальными нормативными актами работодатель обязан знакомить работников под роспись, в том случае, когда они непосредственно связаны с их трудовой деятельностью (часть вторая ст. 22 ТК РФ). Четкого критерия, по которому можно было бы отнести тот или иной локальный акт к непосредственно связанному с трудовой деятельностью работника, ТК РФ не содержит. По нашему мнению, к таким актам можно отнести любые локальные нормативные акты, которыми регулируются трудовые отношения с работниками. Так как вопрос компенсации расходов на проезд вытекает из самого факта существования трудовых отношений с данным работодателем, которые возникли между работниками и работодателем на основании трудовых договоров, мы считаем, что работодатель в данном случае обязан ознакомить в соответствии со ст. 22 ТК РФ с локальным нормативным актом, устанавливающим обязанность последнего по оплате расходов работников на проезд. Ознакомление работников должно производиться в обязательном порядке и в случае, когда уже существующий локальный нормативный акт дополняется положениями о компенсации работникам расходов на проезд.
Вновь принимаемого сотрудника работодатель обязан ознакомить под роспись с локальными нормативными актами, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью, еще до подписания трудового договора (часть третья ст. 68 ТК РФ). Сроков ознакомления уже работающих сотрудников с принятыми работодателем локальными нормативными актами ТК РФ (с изменениями, внесенными в локальный нормативный акт) не устанавливает.
Отметим также, что работодатель сможет подтвердить факт ознакомления только в том случае, если у него будет иметься письменный документ с росписью работника в ознакомлении.

Материал подготовлен юристами Правового консалтинга ГАРАНТ

Как задать свой вопрос по трудовому праву, можно прочитать

Как учесть в бухгалтерском и налоговом учете оплату авиа/перелета будущего сотрудника к месту работы? можно ли выдать уже работающему сотруднику под отчет деньги на покупку авиа-билета, а потом принять авансовый отчет с билетами будущего сотрудника? можно ли оплатить перелет, прописав это в трудовом договоре, и если можно, то будет ли это доходом сотрудника и будет ли этот доход облагаться НДФЛ и взносами?

Стоимость проезда нужно включить в налогооблагаемый доход будущего сотрудника, страховые взносы можно не начислять.

Из полученного уточнения вопроса следует, что организация по законодательству не обязана оплачивать переезд нового сотрудника к месту работы.

Поскольку оплата транспортных расходов физического лица происходит до заключения с ним трудового договора, то предусмотреть выплату в нем компенсации будет затруднительно.

Организация вправе возместить принимаемому на работу иногороднему сотруднику расходы на переезд в другую местность до заключения трудового договора (ст. 41 ТК РФ). Однако в качестве компенсации расходов в соответствии с нормами статьи 169 ТК РФ такая выплата не рассматривается, так как происходит до подписания трудового договора. С суммы выплат нужно удержать НДФЛ. Взносы на обязательное страхование не начисляют, поскольку с сотрудником нет трудовых отношений.

Способ оплаты авиабилетов для будущего сотрудника организация вправе выбрать самостоятельно. Их может оплатить подотчетное лицо, организация вправе перечислить оплату напрямую перевозчику и т.д. Выбранный способ оплаты не меняет правила учета и налогообложения таких расходов.

Порядок учета расходов на переезд будущего сотрудника организация может определить самостоятельно. Например, их можно отразить так:

Дебет 91-2 Кредит 76

Учтены расходы на переезд будущего сотрудника.

Согласно частным разъяснениям специалистов ФНС РФ, такие затраты не относятся к расходам на оплату труда - в налоговом учете организации их признать нельзя.

Представители Минфина России придерживаются другой позиции и не возражают против учета расходов на переезд сотрудника в составе расходов на оплату труда, если выплата такой компенсации предусмотрена трудовым (коллективным) договором. Однако в таком случае нужно начислить обязательные страховые взносы в общем порядке.

Как учесть компенсацию сотруднику расходов при переезде на работу в другую местность

Бухучет

В бухучете начисление компенсации сотруднику за его переезд на работу в другую местность отражайте по кредиту счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

В зависимости от того, в каком подразделении работает сотрудник и какие функции он выполняет, при начислении компенсации делайте запись:

Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44...) Кредит 73
– в связи с переводом сотрудника на работу в другую местность начислена компенсация на возмещение расходов на переезд, перевоз багажа, предоставление жилья и других расходов.

Компенсация переезда иногороднему сотруднику

Ситуация: можно ли оплатить переезд на новое местожительство иногороднему сотруднику, с которым заключен трудовой договор. По предварительной договоренности сотрудник переезжает на работу из другого города в местность нахождения организации

Да, можно.

При переводе сотрудника в другую местность по предварительной договоренности организация-работодатель обязана возместить ему расходы, связанные:

Вместе с тем, это не означает, что устанавливать дополнительные компенсации сотрудникам организация не вправе. Запрета улучшать положение сотрудников в трудовом законодательстве нет. Поэтому организация вправе возместить принимаемому на работу иногороднему сотруднику расходы на его переезд в другую местность ().

Оплата переезда сотруднику-иностранцу

Ситуация: можно ли оплатить переезд на новое местожительство сотруднику-иностранцу, с которым заключен трудовой договор. По предварительной договоренности сотрудник переезжает на работу из-за границы в местность нахождения организации

Да, можно.

На территории России нормы трудового законодательства распространяются и на трудовые отношения с участием иностранных граждан ().

При переводе сотрудника-иностранца на работу в другую местность по предварительной договоренности организация-работодатель обязана возместить ему расходы, связанные:

• с переездом самого сотрудника, членов его семьи, а также провозом имущества (кроме тех случаев, когда организация обеспечивает сотрудника транспортом);
• с обустройством на новом местожительстве.

Такой порядок предусмотрен Трудового кодекса РФ.

Вместе с тем, это не означает, что устанавливать дополнительные компенсации сотрудникам организация не вправе. Запрета улучшать положение сотрудников в трудовом законодательстве нет. Поэтому организация вправе возместить принимаемому на работу иностранному сотруднику расходы на его переезд в другую местность ().

От того, на каких основаниях возмещены расходы сотрудника на переезд, зависит порядок налогообложения произведенной выплаты .

НДФЛ и страховые взносы

Компенсации фактически произведенных и документально подтвержденных расходов, связанных с переездом сотрудника на работу в другую местность (в т. ч. за рубеж и в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности), предусмотренные внутренними документами организации (например, трудовым договором), не облагаются:

• НДФЛ (абз. 9 п. 3 ст. 217 НК РФ , письмо Минфина России от 10 февраля 2016 г. № 03-03-06/3/6878);
• взносами на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование (подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ , );
• взносами на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний (подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ , письмо ФСС России от 18 декабря 2012 г. № 15-03-11/08-16893).

Если сотрудника направляют на работу за границу, в состав не облагаемых НДФЛ расходов по переезду включается и стоимость визы ().

Условием освобождения компенсаций от НДФЛ и страховых взносов является наличие на момент переезда трудовых отношений между сотрудником и работодателем, по договоренности с которым он переезжает (). При найме нового сотрудника оплата его проезда до места работы, указанного в трудовом договоре, компенсацией не признается. До заключения трудового договора нормы Трудового кодекса РФ не применяются. Поэтому, если организация все-таки компенсирует будущему сотруднику расходы на переезд, с суммы выплат нужно удержать НДФЛ ( , п. и ст. 226 НК РФ). Взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование не начисляйте и в этом случае, поскольку с сотрудником нет трудовых отношений. И такие выплаты не соответствуют определению объекта обложения страховыми взносами, которое приведено в части 1 статьи 7 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ. Нет оснований и для начисления взносов на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний (п. 1 ст. 20.1 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

Ситуация: как учесть при начислении НДФЛ, страховых взносов компенсацию расходов по найму жилья сотрудникам, переехавшим на работу в другую местность

С компенсации расходов по найму жилья сотрудникам, переехавшим на работу в другую местность (в т. ч. и вместе с организацией), не удерживайте НДФЛ. На сумму компенсации таких расходов начислите страховые взносы.

НДФЛ

Данные выплаты непосредственно связаны с выполнением сотрудниками трудовых обязанностей и носят компенсационный характер (п. 3 ст. 217 НК РФ). Следовательно, они не могут быть включены в доход сотрудников, облагаемый НДФЛ. Так считают судьи (см., например, п. 3 Обзора, утвержденного Президиумом Верховного суда РФ 21 октября 2015 г. , постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 28 августа 2014 г. № А56-50900/2013).

Ситуация : нужно ли удерживать НДФЛ с суточных, выплачиваемых сотруднику при переезде на работу в другую местность, за каждый день нахождения в пути

Нет, не нужно.

От НДФЛ освобождаются все виды установленных законодательством компенсационных выплат, связанных, в частности, с исполнением человеком трудовых обязанностей (включая переезд на работу в другую местность). Это установлено пунктом 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ.

При переводе сотрудника в другую местность по предварительной договоренности организация-работодатель обязана возместить ему расходы:
– на переезд самого сотрудника, членов его семьи, а также провоз имущества (кроме тех случаев, когда организация обеспечивает сотрудника транспортом);
– обустройство на новом местожительстве.

Расходы возмещаются в размерах, определенных соглашением сторон трудового договора.

ОСНО: налог на прибыль

При расчете налога на прибыль компенсацию расходов, связанных с переездом в другую местность (в т. ч. и за рубеж), можно учесть как подъемные (подп. 5 п. 1 ст. 264 НК РФ , письмо Минфина России от 13 февраля 2012 г. № 03-04-06/6-35). Для этого нужно выполнить два условия:

• сумма подъемных должна быть фактически выплачена (независимо от метода, которым организация определяет доходы и расходы) (подп. 4 п. 7 ст. 272 , п. 3 ст. 273 НК РФ);
• сумма подъемных не должна превышать норму, установленную в соответствии с действующим законодательством. Сверхнормативные выплаты налогооблагаемую прибыль не уменьшают (п. 37 ст. 270 НК РФ).

Такие правила распространяются на те случаи, когда подъемные выплачиваются сотруднику организации, с которым уже заключен трудовой договор и который на момент переезда на новое место работы уже выполнял свои трудовые обязанности у того же работодателя на старом месте работы (письма Минфина России , , УФНС по г. Москве от 18 февраля 2008 г. № 20-12/015139).

Расходы на переезд нового сотрудника

Ситуация: как учесть при расчете налога на прибыль расходы на переезд нового сотрудника до места его новой работы (если в трудовом договоре уже указан адрес местонахождения организации или трудовой договор с ним еще не заключен)

В случае найма нового сотрудника и оплаты проезда до места его работы, указанного в трудовом договоре, применение положений статьи 169 Трудового кодекса РФ является необоснованным. Аналогичный порядок распространяется на оплату расходов на переезд нового сотрудника, с которым еще не заключен трудовой договор. Следовательно, при расчете налога на прибыль такие затраты нельзя учесть на основании подпункта 5 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ.

На момент переезда с сотрудником должен быть оформлен трудовой договор, в котором предусмотрена выплата компенсации расходов по переезду и обустройству. При расчете налога на прибыль сумму данной компенсации можно учесть как подъемные (подп. 5 п. 1 ст. 264 НК РФ). То есть положения Трудового кодекса РФ применяются в случае, когда сотрудник по согласованию с организацией переезжает с одного места работы, в котором он выполнял свои трудовые обязанности, на новое место работы.

Аналогичной точки зрения придерживается Минфин России в письмах , от 23 июля 2009 г. № 03-03-05/138 , от 14 июля 2009 г. № 03-03-06/2/140 .

Вместе с тем, в случае, когда с новым сотрудником заключен трудовой договор, в котором указан новый адрес местонахождения организации, расходы, связанные с его переездом, можно учесть при расчете налога на прибыль на основании другой статьи затрат – в составе расходов на оплату труда (п. 25 ст. 255 НК РФ). Главное условие – выплата такой компенсации должна быть предусмотрена трудовым (коллективным) договором.

Аналогичные выводы следуют из писем Минфина России от 23 ноября 2011 г. № 03-03-06/1/773 и от 23 июля 2009 г. № 03-03-05/138 . Несмотря на то что указанные разъяснения адресованы организациям, которые компенсируют расходы на переезд иностранным сотрудникам, их можно применить и в случае переезда граждан России.

Следует отметить, что в частных разъяснениях специалисты ФНС России придерживаются иной позиции. Они указывают, что суммы компенсации затрат на переезд новых сотрудников нельзя включить в состав расходов на оплату труда, поскольку они не являются вознаграждением за труд (несмотря на то, что такие выплаты предусмотрены трудовым договором). Следовательно, они не учитываются при налогообложении прибыли. Таким образом, включение затрат на переезд новых сотрудников, с которыми заключены трудовые договоры, в состав налоговых расходов может вызвать возражения со стороны проверяющих.

Главбух советует : есть аргументы, позволяющие организациям учесть при расчете налога на прибыль расходы по переезду нового сотрудника до момента заключения с ним трудового договора. Они заключаются в следующем.

При расчете налога на прибыль учитываются расходы, которые экономически обоснованны и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ). Если организация сможет доказать, что оплата расходов на переезд до места работы нового сотрудника (до заключения с ним трудового договора) является экономически обоснованной, она может учесть их в соответствии с подпунктом 49 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ. Например, обосновать выплату компенсации можно тем, что новый сотрудник обладает высокой квалификацией и прием его на работу имеет решающее значение для деятельности организации. Поэтому оплата расходов на его переезд как условие выхода на работу будет иметь высокую экономическую отдачу.

Ограничения при учете подъемных

Ситуация : какую сумму подъемных можно учесть при расчете налога на прибыль

Организация может учесть при расчете налога на прибыль сумму подъемных в пределах норм, установленных законодательством (подп. 5 п. 1 ст. 264 НК РФ). Сверхнормативные выплаты налогооблагаемую прибыль не уменьшают (п. 37 ст. 270 НК РФ).

Под действующим законодательством следует понимать:

• положения статьи 169 , ТК РФ, ч. 5 ст. 35 Закона от 19 февраля 1993 г. № 4520-1).

  Аналогичной позиции придерживается Минфин России в письмах от 13 февраля 2012 г. № 03-04-06/6-35 , от 23 июля 2009 г. № 03-03-05/138 , от 14 июля 2009 г. № 03-03-06/2/140 . В арбитражной практике есть примеры судебных решений, подтверждающих данную точку зрения (см., например, постановление ФАС Московского округа от 3 июня 2009 г. № КА-А40/4697-09-2).

  • Скачайте формы

Согласно п. 26 ст. 270 Налогового кодекса РФ при исчислении налога на прибыль в составе расходов, по общему правилу, не учитываются затраты: - на оплату проезда к месту работы транспортом общего пользования, специальными маршрутами, ведомственным транспортом; - на оплату проезда обратно с работы транспортом общего пользования, специальными маршрутами, ведомственным транспортом. Вместе с тем указанные затраты могут учитываться при исчислении налога на прибыль в двух случаях: - если они подлежат включению в состав расходов на производство и реализацию товаров (работ, услуг) в силу технологических особенностей производства, - если они предусмотрены трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами. Так, в ситуации, когда маршруты общего пользования отсутствуют и организация заключает со сторонней организацией договор на доставку сотрудников до места работы, но доставка коллективным или трудовым договором не предусмотрена, расходы по перевозке работников к работе и обратно не учитываются при исчислении налога на прибыль (Письмо Минфина России от 11.05.2006 N 03-03-04/1/434, Письмо УМНС по г. Москве от 23.03.2005 N 21-18/98). Затраты охранной организации по доставке арендуемым транспортом вооруженных охранников до оружейной комнаты и обратно также могут учитываться при исчислении налога на прибыль только в случае, если доставка охранников от места хранения оружия и обратно предусмотрена трудовым или коллективным договором (Письмо УМНС по г. Москве от 25.04.2003 N 26-12/22712). На практике возникают ситуации, когда работники доставляются до места работы и обратно личным транспортом самих работников. При этом в трудовом договоре имеется соответствующий пункт, предусматривающий такую доставку. Вправе ли организация в этом случае включать в расходы, уменьшающие налогооблагаемую прибыль, затраты по такой доставке работников? В Письме УМНС по г. Москве от 04.01.2003 N 26-12/821 указано, что если нормативными актами, определяющими должностные обязанности работника, не предусмотрена обязанность по доставке работника его личным транспортом до места работы и обратно и работник - владелец личного автомобиля не является индивидуальным предпринимателем и не вправе оказывать транспортные услуги на сторону, то расходы организации по доставке не могут быть учтены при определении налоговой базы по налогу на прибыль, т.к. они не соответствуют критериям, указанным в ст. 252 Налогового кодекса РФ. Спорным является вопрос, все ли организации вправе учитывать расходы по доставке сотрудников до места работы и обратно при исчислении налога на прибыль, или только те, которые осуществляют деятельность вахтовым методом или в полевых условиях. Налоговые органы придерживаются точки зрения, что уменьшать налогооблагаемую базу по налогу на прибыль на величину расходов по доставке своих работников до места работы и обратно вправе лишь организации, которые осуществляют свою деятельность вахтовым методом или в полевых экспедиционных условиях (пп. 12.1 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ). Однако ФАС ПО в Постановлении от 27.02.2006 N А65-6046/2005-СА2-9 признал, что общество (ТЭЦ), имеющее обособленное подразделение, расположенное в промышленной зоне, правомерно включило в состав расходов затраты по доставке своих работников до места работы и обратно. При этом суд принял во внимание круглосуточный режим работы на предприятии, отсутствие маршрутов общественного транспорта до обособленного подразделения, а также наличие в трудовых договорах с работниками условия о доставке их к месту работы и обратно. ФАС СЗО в Постановлении от 23.01.2006 N А05-5406/05-22 сделал вывод, что общество правомерно включило в состав расходов при исчислении налога на прибыль затраты по доставке своих работников на обед и с обеда служебным транспортом. При этом суд учел, что объекты, где трудятся работники общества, находятся на расстоянии более одного километра от остановок маршрутных автобусов общего пользования и на предприятии не организовано коллективное питание. Минфин России в Письме от 02.08.2005 N 03-03-02/43 также сделал вывод, что экономически оправданными затратами можно признать расходы на оплату проезда к месту работы и обратно в силу технологических особенностей производства, особенно в тех случаях, когда другим транспортом (кроме служебного) доехать до предприятия невозможно, и учесть их в составе расходов на оплату труда в случае, если это будет отражено в трудовом (коллективном) договоре. Аналогичный вывод следует из Письма Минфина России от 05.07.2005 N 03-03-04/1/54. Арбитражная практика 1. Затраты по доставке работников к месту работы и обратно учитываются в составе расходов при исчислении налога на прибыль, если доставка предусмотрена коллективным договором (Постановление ФАС ЗСО от 08.12.2004 N Ф04-8759/2004(7029-А27-31)). Общество обжаловало в суд решение налогового органа о привлечении к ответственности по п. 1 ст. 122 НК РФ за неполную уплату налога на прибыль в связи с неправомерным включением в расходы затрат по доставке работников предприятия до места работы и обратно. Решением суда первой и апелляционной инстанций заявленные требования удовлетворены в полном объеме. Суд кассационной инстанции оставил постановления нижестоящих судов без изменения. При этом указал, что довод налоговой инспекции относительно расходов налогоплательщика по доставке работников до места работы и обратно является несостоятельным. Налоговый орган не учел того, что коллективным договором ОАО "Физкультурник" на 2001 - 2004 гг. предусмотрена доставка работников на работу и обратно, соответственно указанные расходы включены в состав затрат в соответствии с п. 26 ст. 270 НК РФ. Ссылка налоговой инспекции на ст. 264 НК РФ является несостоятельной, поскольку указанная статья регулирует иные правоотношения, которые не имели место и не установлены при проведении налоговой проверки. 4.27. Расходы на оплату ценовых разниц при реализации по льготным ценам (тарифам) (ниже рыночных цен) товаров (работ, услуг) работникам На некоторых предприятиях практикуется продажа товаров (работ, услуг) своим работникам ниже рыночных цен. В случае образования в связи с этим убытков данные убытки в размере ценовой разницы для целей налогообложения не учитываются. Вместе с тем аналогичные убытки, возникшие при реализации товаров не своим работникам, могут быть учтены при налогообложении прибыли в силу ст. 268 Налогового кодекса РФ.

Еще по теме 4.26. Оплата проезда к месту работы и обратно, за исключением случаев, когда расходы на оплату проезда к месту работы и обратно предусмотрены трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами:

1. 2.2.13. Расходы на оплату труда, сохраняемую в соответствии с законодательством РФ на время учебных отпусков, расходы на оплату проезда к месту учебы и обратно
2. 2.2.7.2. Расходы на оплату проезда работников и лиц, находящихся у этих работников на иждивении, к месту использования отпуска на территории РФ и обратно в порядке, предусмотренном законодательством РФ
3. 2.2.19. Начисления по основному месту работы во время обучения работников с отрывом от работы в системе повышения квалификации или переподготовки кадров
4. 2.2.25. Другие виды расходов, произведенных в пользу работника, предусмотренных трудовым договором и (или) коллективным договором
5. Расторжение трудового договора в связи с переходом работника на работу к другому работодателю или на выборную работу (должность)

При каких условиях расходы на доставку работников к месту работы могут быть учтены при расчете налога на прибыль?

В настоящее время многим компаниям, чтобы удержаться на плаву, приходится проявлять гибкость. К примеру, арендовать производственное помещение вдали от центра, куда, может, и можно добраться своим ходом, но достаточно проблематично. Чтобы компенсировать такого рода неудобство для сотрудников, компании могут оплачивать им проезд или же организовывать корпоративный транспорт. Во втором случае, кстати говоря, тем самым можно решить параллельно и вторую проблему - своевременный приход сотрудников на работу.

В любом случае по факту получается, что до работы и обратно персонал добирается бесплатно: соответствующие берет на себя работодатель. В то же время согласно подпункту 1 пункта 2 статьи 211 Налогового кодекса (далее - Кодекс) оплата за налогоплательщика (полностью или частично) организациями товаров (работ, услуг) в его интересах признается . Соответственно, в подобных ситуациях возникает . Из этого правила есть только одно исключение - доставка работников обусловлена удаленностью места нахождения организации от маршрутов общественного транспорта и работники не имеют возможности добираться до места работы и обратно общественным транспортом. При таких обстоятельствах суммы оплаты организацией проезда сотрудников не могут быть признаны их экономической выгодой (доходом). Соответственно, в этом случае объект обложения по НДФЛ как таковой отсутствует (см., напр., письма Минфина от 21 апреля 2014 г. N 03-03-06/1/18198, от 6 марта 2013 г. N 03-04-06/6715 и т.д.).

Что же касается учета расходов на доставку сотрудников к месту работы и обратно при , тут ситуация несколько сложнее. Дело в том, что согласно пункту 26 статьи 270 Кодекса в общем случае расходы на оплату проезда к месту работы и обратно транспортом общего пользования, специальными маршрутами, ведомственным транспортом не учитываются. Из данныго правила сделано два исключения:

• затраты на проезд подлежат включению в состав расходов в силу технологических особенностей производства;
• расходы на оплату проезда к месту работы и обратно предусмотрены трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами. Данные затраты учитываются в составе расходов на оплату труда на основании статьи 255 Кодекса.

В письме от 16 марта 2017 г. N 03-04-06/15198 представители Минфина уделили внимание второму исключению из общего правила. Финансисты указали, что оно "работает" только при одновременном выполнении следующих условий:

• расходы на оплату проезда к месту работы работников предусмотрены трудовыми и (или) коллективными договорами;
• определена конкретная величина доходов каждого работника (с начислением НДФЛ).

В Минфине подчеркивают, что в случае если названные условия не выполняются, то затраты на проезд нельзя рассматривать как часть оплаты труда. А иной порядок учета такого рода выплат в пользу работников, являющихся по сути социальными выплатами, Кодексом не предусмотрен. Соответственно, учесть их при расчете налога на прибыль нельзя. Отметим, что в Кодексе отсутствует и расшифровка понятия "технологические особенности производства", при наличии которых затраты на проезд сотрудников к месту работы и обратно можно учесть в составе расходов. Минфин в письме от 10 января 2017 г. N 03-03-06/1/80079 разъяснил, что расходы налогоплательщика по договору с транспортной организацией, осуществляющей перевозку работников до места работы и обратно по согласованному маршруту, могут быть включены в базу по налогу на прибыль, в случае если возможность доставки работников до места работы общественным транспортом отсутствует, а также при условии соответствия таких расходов требованиям статьи 252 Кодекса. Представляется, что в данном случае речь идет не только о том, что общественный транспорт в принципе не ходит до места работы. Дело в том, что автобусы, троллейбусы, метро и т.д. работают не круглосуточно. Соответственно, на общественном транспорте просто невозможно добраться на работу, если смена сотрудника, к примеру, начинается в час ночи. Это, можно сказать, одна из технологических особенностей производства, которое нельзя остановить.

Однако возможна и другая ситуация. К примеру, на предприятии трудятся 100 человек, а до места работы раз в час ходит только автобус, который может привезти максимум 50 человек. Очевидно, что в этом случае организация корпоративного транспорта также будет экономически обоснованной. Единственное, что не стоит забывать, - данный факт требует документального подтверждения (графиком движения общественного транспорта по соответствующему маршруту, письмами органов местной власти о том, что данное направление не обслуживается общественным транспортом, и т.д. и т.п.).