3 Функциональный модуль «Канцелярия» Полный цикл работы с входящей и исходящей корреспонденцией: Использование шаблонов карточек документов Регистрация корреспонденции Направление документов на рассмотрение, внесение резолюций Формирование листов ознакомления Мониторинг местонахождения бумажного оригинала документа Исполнение, ознакомление, отправка «в дело» Сканирование документов и обработка документов, полученных по и с факс-сервера Резервирование номеров для исходящих документов Поддержка централизованной, децентрализованной и смешанной форм документооборота
4 Создание РК входящего документа завести нового контрагента из карточки документа проверить документ на повторность регистрации указать журнал регистрации для данного вида документов указать срок исполнения и входящую резолюцию 1) распечатать наклейку или карточку мо штрих кодом 2) прикрепить отсканированный образ документа: с локального диска со сканера (обычного или сканировать со штрих-кодом)
5 Регистрация Поддержка сложных регистрационных номеров. Настройка шаблонов нумераторов для всех видов документов. Возможность использования нескольких форматов для одного счетчика. На документ проставляется регистрационный штамп, номер, наклеивается штрих-код. Возможно использование упрощенной РК – экспедиция.
6 Рассмотрение Возможность рассмотрения документа нескольким сотрудникам. Возможность использования типовых маршрутов для входящих документов. Возможность создания проектов резолюций и использования шаблонов резолюций поставить документ на контроль, указав тип контроля выбрать контролера или контролирующее подразделение добавить пункт резолюции вручную или из шаблона посмотреть/изменить ранее созданный проект резолюции
7 Пункт резолюции Указываются ответственный исполнитель и соисполнители, предмет, срок, контролирующее лицо. По контрольным пунктам резолюции создаются поручения, по неконтрольным – документ отправляется на ознакомление. зафиксировать передачу оригинала создать поручение с периодическим контролем
8 Поручения Исполнитель получает уведомление о поступлении поручения на исполнение. Автор и контролер поручения могут: корректировать срок исполнения поменять исполнителей отменить поручения Автор, контролер, исполнители получают уведомления о нарушении сроков исполнения.
9 Исполнение поручений Исполнитель поручения может: создать новое поручение на основании своего поручения (цепочку поручений) при необходимости, ввести отчет об исполнении за соисполнителей создав новый документ взяв отчет из поручения соисполнителя или дочернего поручения разместив вложение ссылку на ранее подготовленный документ просто комментарий по исполнению разместить отчет об исполнении поручения
10 Контроль исполнения Автор и контролер поручения могут утвердить поручение или вернуть на доработку. Контроль исполнительской дисциплины: отчеты по исполнительской дисциплине (генератор отчетов ReportsMan). поручение исполнено поручение просрочено поручение на исполнении контролер может утвердить поручение непосредственно в карточке документа
12 Подготовка исходящего 1.Заполнить поля карточки обязательные поля помечаются значком часть полей может быть заполнена по умолчанию значение вводится непосредственно в поле возможно заполнение полей РК без использования «мыши» регистрационные данные могут быть изменены на этапе регистрации
13 Подготовка исходящего 2.Разместить документ ввести текст в поле «Содержательная часть» добавить вложение с локального диска из БД Шаблоны со сканера Вложение может быть прикреплено заранее к шаблону карточки. Размер вложения может быть ограничен администратором системы.
15 Подготовка исходящего 3.Сформировать маршрут изменив существующий маршрут Маршрут может быть задан: 1) «жестко» - нельзя менять согласующих и порядок согласования 2) «гибко» - можно удалять и добавлять согласующих 3) можно добавлять новых, но нельзя удалять заданных по умолчанию. Параметры настраиваются для каждого этапа согласования.
21 Согласование документа Дополнительное согласование и Делегирование Доп. согласование – дополнительная ветка согласования. В документе проставляется виза основного согласующего не зависимо от решений доп. согласующих. Делегирование – в документе проставляется виза сотрудника, которому делегировали согласование.
28 Модуль «Обращения граждан» Полный цикл обработки устных и письменных обращений: Регистрация обращения Рассмотрение Формирование резолюций, исполнение Подготовка с согласование ответа на обращение Формирование связанных запросов во внешние организации Регистрация ответов на запросы от внешних организаций
30 Авторы обращений Работа с авторами обращений: Возможность подключения справочника «Классификатор адресов России» (КЛАДР) Полная информация о авторе: ФИО, адрес, место работы, социальное положение, льготный состав и проч. СЭД БОСС-Референт прошла сертификацию ФСТЭК, необходимую для аттестации по классу защиты персональных данных по уровням 2-4.
31 Поддержка процессов принятия решений Типы документов, обрабатываемых в процессе принятия решений: В системе БОСС-Референт автоматизирована документационная составляющая процесса принятия решений. Заявка ОРД Служебная записка Договор Проект исходящего документа Бизнес-процессы в модуле «Принятие решений» реализуются с помощью типовых процессов принятия решений.
32 Функциональный модуль «Принятие решений» В БД Принятие решений осуществляется: Формирование маршрута движения документа Изменение маршрута «на лету» Контроль движения документов Регистрация документов (в том числе автоматическая регистрация) Резервирование номеров для договоров, ОРД и проектов исходящих документов Поддержка работы с листами согласования, ознакомления и рассылки Формирование поручений по документам и контроль их исполнения
37 Сервис уведомлений О всех системных событиях, а также о действиях, которые необходимо выполнить в системе, пользователь информируется посредством уведомлений, которые поступают: Уведомления делятся на: Задачи Информационные сообщения в БД Кабинет (отображаются в Ежедневнике на стартовой странице) в почтовый ящик Lotus Notes или другой почтовой системы
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Размещено на http://www.allbest.ru/
ПРОФЕССИОНАЛЬНАЯ ОБРАЗОВАТЕЛЬНАЯ ОРГАНИЗАЦИЯ АССОЦИАЦИЯ
«РЕГИОНАЛЬНЫЙ ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ТЕХНИКУМ»
КУРСОВАЯ РАБОТА
по дисциплине: «Системы электронного документооборота»
на тему: « Система электронного документооборота Босс-Референт »
Выполнила студентка 1 курса
Специальность: 230701 Прикладная информатика (по отраслям)
Мысина Анастасия Николаевна
Мировая практика, подкрепляемая рядом исследований, показывает, что при принятии решения о внедрении СЭД на организации, как правило, воздействуют три фактора: желание повысить свою эффективность, оптимизировать бизнес-процессы и обеспечить соответствие законодательным требованиям. Российский рынок в этом плане не исключение. К слову, актуальность перехода на электронный документооборот российских компаний во многом подогревается вступившим в силу законом «О персональных данных» (№ 152-ФЗ), который предъявляет серьезные требования к хранению, сбору, передаче и обработке данных клиентов. Увеличение объемов хранимой информации и необходимость обеспечения ее надежной защиты делают выбор компаний в пользу информационных систем еще более очевидным.
Вместе с тем не будем забывать о специфике, традиционно присущей российскому делопроизводству. Проекты документов, журналы ознакомления, журналы передачи, поручения по документам и проектам, задачи по поручениям, контроль исполнения, вариативные процессы согласования документов - все эти особенности российского документооборота должны быть учтены в СЭД. При этом необходимо, чтобы система отвечала одновременно требованиям руководителей, способствуя повышению управленческой эффективности, а также потребностям сотрудников, создавая необходимые условия для повышения производительности труда и качества обслуживания клиентов.
Современный руководитель от СЭД ждет, разумеется, главного, а именно повышения эффективности предприятия. Сегодня далеко не все компании могут похвастаться эффективностью и прозрачностью своих бизнес-процессов. Ситуация, когда не ясно, кто отвечает за выполнение тех или иных функций, сотрудники выполняют многочисленные рутинные операции, создается огромное количество бумажных документов, а также происходит утеря информации, - не редкость.
Сотрудник от СЭД ждет, прежде всего, снижения рутинной составляющей и удобства работы с документами, возможности не тратить время на поиск нужной информации. Немаловажным фактором является простота СЭД в использовании, «дружественность» ее интерфейса. Система должна быть ясна и понятна рядовому сотруднику, которому предстоит ежедневно с ней работать.
1. Повышение прозрачности и управляемости бизнеса за счет улучшения доступа к информации и более четкого контроля за процессами. Для того чтобы повысить прозрачность бизнес-процессов для руководства и снизить вероятность мошенничества, в любой системе электронного документооборота присутствует модуль, который наглядно показывает процессы согласования и изменения всех документов в системе.
Отметим, что при выборе СЭД важно обращать внимание на гибкость системы, возможность настраивать ее под конкретные задачи бизнеса, а также наличие потенциала для дальнейшего развития. К последнему могут относиться: настройка бизнес-процессов согласования финансовых документов, интеграция с 1С и другими бухгалтерскими системами, штрихкодирование, создание архива первичной документации, интеграция с системой электронно-цифровых подписей, поточное сканирование и распознавание документов с автоматическим созданием карточек и др.
Актуальность электронного документооборота определяется объективными требованиями времени, такими как рост информационного потока и динамичность информационной среды, и все чаще подтверждается заявлениями руководства страны. Как сказал Президент РФ Д.А. Медведев на заседании президиума госсовета в г. Петрозаводске: «Электронный документооборот должен стать реальностью в 2010 г.». Конечно, пока нельзя говорить о том, что «наказ» президента полностью выполнен, однако многие российские компании уже на собственной практике убедились в эффективности СЭД как инструмента снижения рисков и получения конкурентных преимуществ на рынке.
Конечно, при всех очевидных преимуществах СЭД полностью перейти на электронный документооборот пока не представляется возможным как с точки зрения законодательства РФ, в соответствии с которым основной формой документа по-прежнему считается бумажная, так и в силу объективных жизненных реалий. Однако возможность получить эффективный инструмент управления, необходимый для развития бизнеса в современных условиях, доступна российским компаниям уже сегодня.
Использование СЭД БОСС-Референт в управленческом процессе приводит к оптимизации движения корпоративных документов, ускорению принятия решений менеджментом организации и улучшению качества управления, повышению исполнительской дисциплины и эффективности работы персонала. Система электронного документооборота Босс-Референт окупается в срок от 6 месяцев до 2-х лет.
При внедрении системы электронного документооборота БОСС-Референт в государственных и властных структурах создается база для налаживания обмена информацией с внешними пользователями по типу «электронного правительства» и организации работы порталов государственных услуг. Программный продукт БОСС-Референт обеспечивает прозрачность деятельности и повышение качества предоставляемых государством услуг. Система позволяет сократить бюджетные расходы на содержание органов власти, повысить продуктивность и эффективность управления, лучше контролировать исполнительскую дисциплину. В частных организациях создание системы повышает оперативность управленческих решений, производительность работы персонала за счет сокращения времени обработки документа и поиска необходимой информации.
Создание системы электронного документооборота в компании включает покупку необходимого количества лицензий, работы по постановке и внедрению системы, обучение персонала, организацию поддержка и сопровождения системы. Партнеры компании БОСС-Референт осуществляют продажу лицензий конечным пользователям. Необходимо приобрести лицензии на программу БОСС-Референт и лицензии на платформу IBM Lotus Notes/Domino по количеству пользователей в системе.
В результате внедрения системы электронного документооборота организация получает возможность наведения порядок в документообороте, сокращения времени обработки документов, улучшения контроля исполнения документов. Повышается оперативность принятия решений менеджментом компании за счет быстрого поиска нужной информации. В конкурентной борьбе важным аспектом является сохранность информации, которую СЭД БОСС-Референт обеспечивает в полной мере. Создание единого информационного пространства улучшает взаимодействие между органами власти, делает деятельность государственных структур более прозрачной.
Система электронного документооборота «БОСС-Референт» - отличный пример того, как высококвалифицированные специалисты подходят к выполнению поставленных перед ними задач. Она разработана компанией БОСС-Референт для автоматизации управленческого документооборота и делопроизводства. Созданная в 1996 году, на сегодняшний день СЭД БОСС-Референт является одним из лидеров на российском рынке решений класса ЕСМ (Enterprise Content Management). Из всех установленных в 2008 году рабочих мест СЭД, 25%, то есть каждое 4-е, реализовано на системе БОСС-Референт (согласно данным обзора рынка СЭД, выпущенного DSS Consulting).
Приведенные выше факты достаточно полно объясняют, почему при поиске в Интернете сочетания слов «босс референт» почти сразу после описания профессии референта или секретаря-референта и истории происхождения слова «босс» наряду со статьями, как с этими самыми боссами взаимодействовать в профессиональной деятельности, можно обнаружить ссылки на данный продукт.
Одна из целей программы - обеспечить чистоту и порядок на рабочем месте. Обычно пользователь работает с несколькими десятками документов. Для того, чтобы ограничить количество отображаемых документов, используются совместно работающие переключатели, которые не меняют контекст радикальным образом, а уточняют текущее представление списка документов.
Из недостатков можно отметить отсутствие offline-работы и немного устаревший интерфейс. Отмечается предвзятое отношение к платформе со стороны пользователей. Крайне неудобное управление правами доступа к документам в условиях обычной текучести кадров, отсутствие групповых прав доступа. Проблемы с выпуском новых версий ПО, плохая гарантийная поддержка.
Группой компаний АйТи и ее партнерами реализовано значительное количество проектов по созданию систем электронного документооборота на платформе БОСС-Референт на предприятиях различных отраслей, масштабов и форм собственности.
Федеральная налоговая служба Российской Федерации крупнейшее ведомство в структуре государственных органов нашей страны. Ежегодно в ФНС поступают и обрабатываются более 200 тысяч документов от граждан, юридических лиц и государственных структур. В связи с этим одной из главнейших задач ФНС является создание системы управления документами.
В качестве основы ведомственной системы электронного документооборота ФНС был выбран программный комплекс «БОСС-Референт», разработка компании «АйТи» на платформе Lotus Domino/Notes. Совместный проект «АйТи» и Главного научно-исследовательского вычислительного центра ФНС России (ГНИВЦ) по созданию СЭД выполняется в три этапа.
В настоящее время число пользователей системы превышает 88 тысяч, а после завершения проекта в системе будет работать более 120 тысяч человек. Уже сегодня система электронного документооборота ФНС России является крупнейшей в нашей стране.
По состоянию на середину 2008 года в ведомственную систему электронного документооборота ФНС России входит более 800 организаций. В том числе: Центральный аппарат ФНС, более 80 Территориальных управлений ФНС, 7 Инспекций ФНС по Федеральным округам РФ, 9 Межрегиональных инспекций по крупным налогоплательщикам, более 750 районных и городских инспекции ФНС.
Впечатляют количественные показатели документооборота в 2007 году. Количество входящих, исходящих писем доставленных и зарегистрированных с использованием СЭД в центральном аппарате составило: 185000 входящих и 235000 исходящих документов соответственно. Например, по территориальному управлению ФНС в Республике Татарстан эти показатели равны: 113000 и 132000 документов.
Рисунок 5 - Система электронного документооборота ФНС
Система электронного документооборота ФНС предназначена для автоматизации основных процессов управления документами в Центральном Аппарате, Управлениях (УФНС) и Межрегиональных инспекциях (МРИ) ФНС России, ИФНС (Инспекции ФНС) России и обеспечения их эффективного взаимодействия между собой в процессе работы.
СЭД ФНС России состоит из трех уровней, между которыми осуществляется информационное взаимодействие:
1-й уровень: СЭД ЦА ФНС
2-й уровень: СЭД УФНС (МРИ) («СЭД-Регион»)
3-й уровень: СЭД ИФНС.
В качестве базовых компонентов СЭД ФНС используется семейство продуктов Lotus Notes/Domino.
Система Notes/Domino поддерживает многоуровневую иерархическую систему сертификатов для пользователей и серверов. В рамках проекта используется единая система сертификатов для всей организации с учетом трехуровневой организационной структуры и территориального распределения подразделений. В соответствии с этой схемой инфраструктура Lotus Notes/Domino базируется на едином корневом сертификаторе - ФНС. По аналогии с сертификатом центрального аппарата ЦА/ФНС для каждого УФНС создан сертификатор уровня 1 типа КодУФНС/ФНС - например, R05/ФНС.
Для каждого УФНС (МРИ) создан свой Notes-домен. Все серверы УФНС установлены как первые сервера в своих доменах. Серверы в инспекциях региона установлены как вторые сервера в тех же доменах.
Все серверы УФНС (МРИ) имеют собственную адресную книгу Lotus Notes (Domino Directory).
Единый каталог ФНС обеспечивается путем:
Репликации всех адресных книг на центральный Hub-сервер (push);
Использования БД Directory Catalog и стандартной задачи Lotus Notes Dircat;
Репликации БД Directory Catalog в регионы (pull).
Это дает возможность осуществления произвольного почтового обмена и взаимодействия между различными УФНС, МРИ, ИФНС.
Основной особенностью ФНС является трехуровневая система канцелярий. Собственную канцелярию имеет не только руководитель ведомства, но и его заместители, а также руководители департаментов. В связи с этим на уровнях ЦА и управлений действует многоканцелярская структура, что позволяет обеспечить работу с документами различных групп только тем пользователям, которые наделены соответствующими правами доступа. Сотрудники районных инспекций работают с базами данных «Канцелярия - ИФНС», созданными специально для каждой инспекции. СЭД автоматически формируются еженедельные реестры о доставленных и зарегистрированных в управлениях налоговой службы документах, которые передаются в ЦА. Аналогичные реестры поступают из районных инспекций в соответствующее управление.
В СЭД ФНС реализована возможность архивирования документов БД «Канцелярия». Архивы региональных управлений, инспекций и ЦА автономны.
Специально для сотрудников налоговой службы была разработана система дистанционного обучения, которая учитывает все особенности СЭД ФНС и является ее модулем.
Федеральное агентство кадастра объектов недвижимости (Роснедвижимость) является федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по управлению государственным имуществом и оказанию государственных услуг в сфере ведения государственного кадастра недвижимости, осуществления государственного кадастрового учета недвижимого имущества, кадастровой деятельности, государственной кадастровой оценки земель, землеустройства и государственного мониторинга земель, а также функции по государственному земельному контролю.
По состоянию на середину 2015 года в состав СЭД Роснедвижимости входило более 220 организации ведомства (Центральный аппарат, Территориальные управления Роснедвижимости по субъектам Федерации, Федеральные кадастровые палаты по субъектам Федерации) расположенных в часовых поясах от Чукотки до Калининграда, число активных пользователей системы электронного документооборота превысило 2000.
Практически с первых дней внедрения Агентство получило мощный инструмент, обеспечивающий безусловное исполнение всех правительственных поручений. Система позволяет всем руководящим сотрудникам проводить мониторинг исполнения поручений самостоятельно. Очень важный результат внедрения СЭД - снятие проблемы хранения документов, в том числе текущей переписки.
Система развернута и функционирует на выделенных серверах. Это означает, что в каждом субъекте федерации развернута система электронного документооборота региона на своей серверной базе и абонентской сети, но все эти региональные СЭД интегрированы в общую систему. То есть, построена иерархическая структура, которая позволяет самостоятельно вести работу в СЭД сотрудникам территориальных управлений.
Подбор оптимальной СЭД должен происходить с учетом решаемых задач и особенностей предприятия или организации. В настоящее время существует возможность внедрять как комплексные СЭД, охватывающие все области делопроизводства в крупных организациях и распределенных структурах холдингов, так и более простые, несложные системы для малых и средних предприятий.
10. Документационное обеспечение деятельности организации. Барановский В.П. Учебное пособие. - М.: Ассоциация авторов и издателей «Тандем». Изд.-во Экмос, 2005. - 276 с.
11. Документационное обеспечение управления (делопроизводство): Учеб. пос. / Т.А.Быкова и др. - 2 изд., перераб. и доп. - М.: НИЦ Инфра-М, 2013. - 304 с.
12. Кузнецов С.Л. Автоматизированные системы регистрации и контроля исполнения // Секретарское дело. - 2011. - №4. - с. 48-49
13. Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления.- М.: МЭИ; 2012. - 361 с.
14. Кузнецов, И. Н. Делопроизводство [Электронный ресурс] : Учебно-справочное пособие / И. Н. Кузнецов. - 6-е изд., перераб. и доп. - М. : Издательско-торговая корпорация «Дашков и К°», 2013. - 520 с.
15. Куняев, Н. Н. Конфиденциальное делопроизводство и защищенный электронный документооборот [Электронный ресурс] : учебник / Н. Н. Куняев, А. С. Дёмушкин, А. Г. Фабричнов; под общ. ред. Н. Н. Куняева. - М.: Логос, 2011. - 452 с.
16. Электронное правительство. Электронный документооборот. Термины и определения: Учебное пособие / С.Ю. Кабашов. - М.: НИЦ ИНФРА-М, 2013. - 320 с.
17. Страстенко В.В. НТЦ ИРМ. Для чего нужна автоматизация делопроизводства. - Режим доступа: http://www.mdi.ru/library/analit/avtom.html
18. Обзор систем электронного документооборота. - Режим доступа: http://www.ixbt.com/soft/sed.shtml
19. Электронный документооборот - Системы документационного обеспечения управления. - Режим доступа: http://www.IT.ru/
20. Автоматизированные системы управления предприятием. - Режим доступа: http://www.cmdsoft.ru/
21. Электронный ресурс: Центр Компьютерных технологий: Система управления электронным документооборотом N-System. - Режим доступа: http://www.cland.ru/
Размещено на Allbest.ru
Программные системы автоматизации делопроизводства. Оценка эффективности внедрения систем электронного документооборота. Анализ службы делопроизводства в ЗАО "Технолига". Создание системы электронного документооборота на базе СЭД "БОСС-Референт".
курсовая работа , добавлен 04.03.2015
Сутність та співвідношення понять "референт", "секретар-референт" та "помічник керівника". Кваліфікаційні вимоги щодо роботи референта. Нормативні документи щодо професії референт в Україні. Документи, що регламентують діяльність референта за кордоном.
курсовая работа , добавлен 22.03.2015
Анализ современных систем автоматизации делопроизводства в организации и электронного документооборота, особенности их классификации. Проблемы автоматизации электронного документооборота. Преимущества внедрения системы электронного документооборота.
курсовая работа , добавлен 15.01.2013
Сущность и значение электронного документооборота, его влияние на повышение эффективности в процессе управления предприятием. Определение параллельной или последовательной схемы обработки документов. Классификация программ электронного документооборота.
курсовая работа , добавлен 22.04.2014
Основные понятия и принципы электронного документооборота, преимущества его внедрения. Portable Document Format (PDF) как переносимый платформонезависимый портативный формат электронных документов. Электронная цифровая подпись: назначение и применение.
презентация , добавлен 31.01.2016
Понятия и определения электронного документооборота (по тексту федеральных законов). Потребность малых предприятий в системе электронного документооборота (СЭД). Классификация функций СЭД, основные требования к ней. Атрибуты и реквизиты документов.
презентация , добавлен 21.03.2015
Классификация проблем внедрения средств электронного документооборота: излишнее наукообразие, сопротивление среды и реинжиниринг наоборот, кастомизация, недопроект. Консерватизм сотрудников и руководства. Придание электронному документу юридической силы.
реферат , добавлен 17.05.2011
Технические особенности, специфика, временные рамки и сложности внедрения системы электронного документооборота на предприятии. Анализ проблем психологического характера, возникающих при мотивации и переобучении персонала, связанных с внедрением СЭД.
курсовая работа , добавлен 04.12.2014
Сущность и виды электронного документооборота; принципы его организации. Правила оформления распорядительных и справочно-информационных документов. Понятие и природа возникновения архивного фонда. Регламентация электронного документооборота в организации.
курсовая работа , добавлен 16.10.2014
Характеристика информационной подсистемы управления. Понятие и типология нормативных документов организации. Исследование документооборота на предприятии ООО "Завод крупнопанельного домостроения". Способы внедрения электронного документооборота "Дело".
www.boss-referent.ru
Компания БОСС-Референт – российская компания, занимающаяся разработкой систем управления корпоративной информацией: систем автоматизации делопроизводства и электронного документооборота, ECM-систем .
История компании
Компания БОСС-Референт была образована в 2008 году в качестве дочернего предприятия крупного системного интегратора компании АйТи . Дочерней компании были переданы права на доработку и продажу системы БОСС-Референт, созданной в 1996 году на платформе IBM Lotus. До этого правообладателем продукта являлась компания Аплана, также входящая в группу компаний АйТи. В 2010 году под маркой БОСС-Референт были представлены еще несколько ECM-систем. На платформе IBM FileNet система БОСС-Референт.bpm: финансовый менеджмент и на платформах других производителей: БОСС-Референт 2010 на платформе Microsoft SharePoint и БОСС-Референт 4J на платформе JBOSS.
Профиль компании
В настоящий момент компания отвечает за производство, развитие и маркетинговое продвижение продуктов под маркой БОСС-Референт, поддержку партнеров и пользователей решения. Распространение и внедрение системы осуществляется силами партнеров компании.
Программные продукты : БОСС-Референт, БОСС-Референт 2010, БОСС-Референт 4J, БОСС-Референт.bpm: финансовый менеджмент
Дополнительные модули : АРМ-руководителя, iРеферент
Система класса ECM, предназначенная для автоматизации внутреннего документооборота компании и построения систем управления корпоративным контентом. Создана на платформе документоориентированной IBM Lotus.
Решаемые задачи:
БОСС-Референт имеет достаточно высокий уровень функциональности по всем направлениям работы с документами, масштабируемости и стабильности в работе. При этом внедрение происходит быстро, а интерфейс позволяет сотрудникам оперативно включиться в работу. Система ориентирована на крупные организации и имеет большие возможности для адаптации под нужды компании. При построении СЭД в территориально-распределенных компаниях, все участники получают полнофункциональную систему. Схема лицензирования проста и прозрачна.
Система класса ECM, разработанная на основе платформы Microsoft SharePoint Server 2010. Позиционируется как система нового уровня взаимодействия с пользователем. Приоритет в этой системе отдается удобству работы с ней для всех категорий пользователей при помощи универсального клиента.
БОСС-Референт 2010 поддерживает возможности коллективной работы с документами и неструктурированной информацией, контроля над информационными потоками, в том числе генерируемой с помощью технологий Enterprise 2.0. Клиентская часть может быть интегрирована с другими корпоративными приложениями. При этом доступ к их данным обеспечивается через единый интерфейс.
Решаемые задачи:
Система электронного документооборота, предназначенная для автоматизации работы канцелярии и контроля исполнительской дисциплины. При ее разработке максимально учитывались требования органов власти к функционалу СЭД. БОСС-Референт 4J создана на СПО-платформе JBoss компании RedHat.
Это одна из немногих систем на Российском рынке, которая создана на СПО-платформе и поставляется с открытым кодом. СУБД системы так же имеет открытый код. Это может быть важно для организаций, которые предъявляют большие претензии к безопасности внутренней информации и профилактике ее утечки.
Система является веб-приложением. Работа осуществляется через веб-браузеры Explorer или FireFox.
Решаемые задачи:
Система централизованной обработки и хранения финансовых документов. Была разработана на платформе FileNet корпорации IBM. Решает задачи автоматизации и упрощения работы централизованной бухгалтерии.
Решаемые задачи:
Функции:
По данным исследования компании DSS Consulting компания БОСС-Референт входит в пятерку лидеров среди компаний-разработчиков СЭД. По общему числу внедрений и динамике новых проектов на 5 месте. По количеству рабочих мест на 3 месте. По динамике прироста рабочих мест на 2 месте.
Большая часть реализованных лицензий БОСС-Референт приходится на продолженные проекты в Федеральной налоговой службе России (ФНС) и компании МТС, а также в Федеральной службе государственной регистрации, кадастра и картографии (Росреестр). Система БОСС-Референт относится к классу систем-надстроек на платформах. По данным DSS уже несколько лет система БОСС-Референт удерживает первое место в этом классе.
Основными заказчиками компании БОСС-Референт являются федеральные и региональные органы власти, государственные предприятия, компании топливно-энергетического комплекса и химической промышленности.
Офис компании БОСС-Референт расположен в Москве. Филиальной структурой компания не располагает. Партнеры БОСС-Референт присутствуют практически во всех регионах России, а также в Украине и Казахстане.
Основная критика приходится на самый старый продукт компании – БОСС-Референт на Lotus.
Из недостатков можно отметить отсутствие offline-работы и немного устаревший интерфейс. Отмечается предвзятое отношение к платформе со стороны пользователей. Крайне неудобное управление правами доступа к документам в условиях обычной текучести кадров, отсутствие групповых прав доступа. Проблемы с выпуском новых версий ПО, плохая гарантийная поддержка.
На другие системы найти отрицательных отзывов не удалось. Возможно, это объясняется тем, что они были представлены недавно.
Система электронного документооборота Босс-Референт создана в 1996 году и до сих пор удерживает лидирующие позиции на российском рынке приложений класса ECM. СЭД БОСС-Референт автоматизирует документооборот компании и оптимизирует делопроизводство. Эта система подходит для автоматизации документооборота государственных структур и частных крупных компаний, холдингов, средних предприятий.
На базе БОСС-Референт работает электронный документооборот в Федеральной налоговой службе РФ (более 130 тыс. пользователей), в МТС к системе подключено более 25 тыс. сотрудников.
Использование СЭД БОСС-Референт в управленческом процессе приводит к оптимизации движения корпоративных документов, ускорению принятия решений менеджментом организации и улучшению качества управления, повышению исполнительской дисциплины и эффективности работы персонала. Система электронного документооборота Босс-Референт окупается в срок от 6 месяцев до 2-х лет.
Программа БОСС-Референт помогает организовать документооборот по стандартам системы менеджмента качества и является надежным помощником в решении управленческих задач.
Использование системы:
При внедрении системы электронного документооборота БОСС-Референт в государственных и властных структурах создается база для налаживания обмена информацией с внешними пользователями по типу «электронного правительства» и организации работы порталов государственных услуг. Программный продукт БОСС-Референт обеспечивает прозрачность деятельности и повышение качества предоставляемых государством услуг. Система позволяет сократить бюджетные расходы на содержание органов власти, повысить продуктивность и эффективность управления, лучше контролировать исполнительскую дисциплину. В частных организациях создание системы повышает оперативность управленческих решений, производительность работы персонала за счет сокращения времени обработки документа и поиска необходимой информации.
СЭД БОСС-Референт имеет ряд неоспоримых преимуществ, а именно:
Создание системы электронного документооборота в компании включает покупку необходимого количества лицензий, работы по постановке и внедрению системы, обучение персонала, организацию поддержка и сопровождения системы. Партнеры компании БОСС-Референт осуществляют продажу лицензий конечным пользователям. Необходимо приобрести лицензии на программу БОСС-Референт и лицензии на платформу IBM Lotus Notes/Domino по количеству пользователей в системе.
В результате внедрения системы электронного документооборота организация получает возможность наведения порядок в документообороте, сокращения времени обработки документов, улучшения контроля исполнения документов. Повышается оперативность принятия решений менеджментом компании за счет быстрого поиска нужной информации. В конкурентной борьбе важным аспектом является сохранность информации, которую СЭД БОСС-Референт обеспечивает в полной мере. Создание единого информационного пространства улучшает взаимодействие между органами власти, делает деятельность государственных структур более прозрачной.
В сферу ответственности компании БОСС-Референт входит:
Партнерская сеть БОСС-Референт
Партнеры компании БОСС-Референт предоставляют услуги по внедрению системы электронного документооборота, сопровождению созданных решений, адаптации системы под задачи заказчиков, обучению пользователей. Каждому партнеру присвоен один из трех статусов:
Сервис и поддержка БОСС-Референт
Сопровождение внедренных систем электронного документооборота БОСС-Референт возможно в базовом и расширенном вариантах:
Компания БОСС-Референт проводит обучение в Москве на следующих курсах:
В январе 2012 года стало известно, что в группе «АйТи » серьезно изменилась структура руководства практикой ECM (enterprise content management, хранение корпоративной информации, включающее в себя электронный документооборот, СЭД).
В декабре 2011 г. появилась 100% дочка управляющей компании групы «Логика бизнеса 2.0 », которая помимо внедрения ECM займется новым для группы направлением - системами управления бизнес-процессами (BPM).
До этого момента практика ECM была представлена давно существующим разработчиком СЭД «Босс-референт» и созданной в апреле 2011 г. «АйТи информационный менеджмент», внедряющей подобное ПО. До создания «Информационного менеджмента» в виде отдельной компании внедрение было представлено департаментом интегратора.
Направление является важным для группы. Как говорит CNews председатель совета директоров «АйТи» Тагир Яппаров, за последний год на долю практики ECM пришлось порядка 500 млн руб. выручки. При общем доходе за 2010 г. по данным рейтинга «CNews100: Крупнейшие ИТ-компании России» 4,7 млрд руб. Что касается количества сотрудников, то, по словам нового гендиректора «Логики бизнеса» и «Босс-референт» Марии Каменновой, сейчас всего в направлении работает около 230 человек, из которых порядка 180 сотрудников - во внедрении. На конец 2010 г. по данным рейтинга CNews всего в группе «АйТи» работало 1550 человек.
До прихода Каменновой компании подчинялись разным людям. Компания-внедренец - Георгию Подбуцкому, оставшемуся в «Логике бизнеса» заместителем директора, отвечающим за ECM. Разработчиками руководил Андрей Гриб , сейчас покидающий «АйТи». Яппаров связывает его уход с тем, что «не все руководители встроились в новую матричную структуру, предусматривающую большее делегирование ответственности».
Юридически «Босс-референт» остался независимой от «Логики бизнеса» организацией, которой также полностью владеет управляющая компания группы, говорит Яппаров. Однако источник CNews в группе уверен, что речь идет о полном переподчинени разработки СЭД внедренцам. «Уходом Гриба дело не ограничилось, на другие руководящие позиции в «Босс-референт» также пришли люди из компании-внедренца, - говорит он. - Нормальная деловая внутренняя конкуренция между структурами существовала давно, также звучали взаимные обвинения в неудачах. За несколько последних лет во внедренце сменилось несколько директоров. Теперь «Босс-референт» стал полностью зависимым от внедренцев».
Несмотря на перетряску направления, Тагир Яппаров намерен ежегодно удваивать выручку от его работы, т.е. уже в этом году она должна достигнуть миллиарда рублей. Сегодня было подписано соглашение между «Логикой бизнеса» и немецким BPM-разработчиком Metasonic. Сохраняются планы по поддержке многоплатформенности «Босс-референта»: Lotus, Microsoft Sharepoint, FileNet, JBOSS, мобильных версий под iOS и Android . По версии анонимного собеседника CNews, в ходе реорганизации компанию покинул ряд программистов и для реализации этих планов придется нанимать новых. Недавно «АйТи» объявила стажировку по направлению ECM .