Майкрософт Проджект (Microsoft Project) - это комплексное программное обеспечение - система управления проектами и способ оптимизации управления портфелями, который позволяет планировать и контролировать проектную деятельность организаций. Для этого применяются встроенные шаблоны, инструменты для разного уровня аналитики и статистики, средства управления рабочим временем и т. д. В статье даётся описание функций и более подробно рассказывается о том, что такое Ms Project, как работать в программе, и как пользоваться всеми Microsoft Project-возможностями.

Общие характеристики и место продукта среди конкурентов

Начиная с 2007 года, каждая новая версия Ms Project выходит раз в три года. Таким образом, последней на данный момент является приложение версии 2016 года с подпиской на «Office 365», совместимое с Windows 10, 8.1 и 7. По сравнению с другими аналогичными программами Ms Project считается самой распространённой и «лёгкой», относящейся к начальному уровню программного управления проектами с классическим стандартным офисным интерфейсом. На рынке однопользовательских и малых решений программный продукт занимает порядка 80% (его использует около 20 млн. человек).

Считается, что в качестве интегрированного набора методов, процессов и средств для Ms Project чаще применяется при реализации относительно небольших проектных замыслов. Однако существование нескольких платных вариантов – базового, профессионального и расширенного – при выборе наиболее полного функционала позволяет значительно расширить возможности программы по сравнению с базовой версией.

Тем не менее, конкуренты – аналоги Ms Project, увеличивая свои конкурентные преимущества, часто «отстраиваются» именно путём масштабирования средств стоимостного и ресурсного планирования и обеспечения организации многопользовательской работы.

Среди таких программ, ориентированных на крупные проекты, можно выделить русифицированный Open Plan.

Ещё одним направлением «отстройки» является специализация продукта. Среди такого программного обеспечения популярна Primavera, получившая распространение в сфере инженерных и строительных проектов как средство календарно-сетевого планирования, позволяющего учитывать финансовые, материальные и трудовые ресурсы в средних и крупных проектах. Программный облачный инструмент Basecamp считается главным конкурентом в сегменте ультра-лёгких управленческих решений. При этом Microsoft тоже с 2013 года предлагает облачную версию своего продукта.

Кроме облачного приложения, под маркой Project доступны несколько продуктов:

1. Project Standard позволяет осуществлять индивидуальное планирование для небольших проектов.

2. Корпоративное управление осуществляется с помощью специальной платформы, включающей:

• собственно Project Server,
• корпоративный вариант Project Professional, где к возможностям версии Standard добавлены средства совместной работы (Project Server и SharePoint Foundation / Server),
• технологию Web-интерфейса отчётности исполнителей о ходе выполнения задач, для просмотра портфелей проектов и другой совместной работы (Project Web Access).

Основой почти монопольной популярности продукта Microsoft стало то, что он представляет часть семейства Ms Office, что даёт возможность:

• проще осваивать управление инструментов в привычной среде продуктов Ms Office (очевидно стилистическое сходство интерфейса Project с Excel),
• настраивать Ms Project-формулы в стиле формул Excel,
• адаптировать продукт под особенности своего бизнеса, путём программирования либо приобретения готовых решений на базе Microsoft.Net или Visual Basic.

Чтобы уменьшить число проблем, связанных с технической поддержкой, Microsoft (например, через программу Microsoft ISV Royalty) стимулирует приобретение у партнёров готовых решений, компенсируя клиентам при этом разработку отраслевых решений.

Задачи и возможности программы

Работу в Microsoft Project рекомендуется начинать с освоения проектного подхода как такового – ознакомления с его принципами и методами проетирования. Это нужно для того, чтобы правильно пользоваться инструментов: разделять крупные проекты на части, корректировать временные оценки, учитывать и закладывать риски, отслеживать командную работу и пользоваться мотивационными приёмами. В учебном пособии, выпущенном в 2013 году Министерством образования РФ для освоения Project 2010, первые главы посвящены введению в основы проектного управления – технике планирования и построению «проектного треугольника» («время-стоимость-объём работ»).

В случае реализации проектного подхода программа Project помогает решать следующие задачи:

Для работы в программе используют понятия «Задача», «Ресурс» и «Назначение». Для достижения цели проекта работа разбивается на задачи. Понятие «ресурс» чаще применяется к сотруднику, но может относиться и к недвижимости, оборудованию, материалам. В Microsoft Project назначения возникают в тот момент, когда на выполнение задачи выделяются ресурсы. Именно назначения определяют объём необходимого на решение задач времени и, как следствие, – общее время проекта. Для отображения, анализа и ввода существуют т. н. представления задач (Диаграмма Ганта, Форма задач и др.) ресурсов (График ресурсов, Лист ресурсов) и назначений (например, Использование ресурсов), которые бывают графическими, табличными и представлениями форм.

Чтобы на одном экране полнее отобразить необходимую информацию, вместо одиночного (обычного) режима представлений путём установления «флажка» в меню, выводят комбинированный режим. В этом случае экран разделяется по горизонтали, что даёт возможность видеть одновременно два представления.

Разделение работы по проекту формирует структуру , в которой задачи представлены разными типами:

1. Отдельной задачей.
2. Суммарной задачей (фазой), состоящей из группы связанных задач.
3. Вехой – опорной отметкой – точкой важного события, по которой контролируют ход выполнения проекта.
4. Повторяющейся задачей, регулярно возникающей по ходу проекта (например, «утренние планёрки»).

Начиная с версии Project 2010, задачи можно планировать как в автоматическом, так и в ручном режимах, помещая, в этом случае, задачу в любое место расписания.

В пакете преимуществ, которые оценили Intel, Tesla, Toyota, BMW, Kraft, 21st Century Fox, British Airways и миллионы других компаний, постоянно появляются новшества, с которыми можно ознакомиться на официальном сайте Project, в специальном русском блоге или в сообществе Facebook и Вконтакте.

Самоучитель по Microsoft Project

● MS Project: Введение в MS Project

ЗНАКОМСТВО С MS PROJECT

● MS Project: Глава 1. Установка, запуск и настройка

● MS Project: Глава 2. Таблицы

● MS Project: Глава 3. Сортировка, группировка и фильтрация данных в таблицах

● MS Project: Глава 4. Диаграмма Ганта

● MS Project: Глава 5. Сетевые графики

● MS Project: Глава 6. Календарь и график ресурсов

● MS Project: Глава 7. Диаграммы использования задач и ресурсов

● MS Project: Глава 8. Представления и формы

ПЛАНИРОВАНИЕ

● MS Project: Глава 9. Основы планирования и подготовка к составлению плана

● MS Project: Глава 10. Планирование работ

● MS Project: Глава 11. Планирование ресурсов и создание назначений

● MS Project: Глава 12. Дополнительная информация о задачах и ресурсах

● MS Project: Глава 13. Планирование стоимости проекта, анализ и оптимизация загрузки ресурсов

● MS Project: Глава 14. Анализ и оптимизация плана работ и стоимости проекта

● MS Project: Глава 15. Анализ рисков

● MS Project: Глава 16. Согласование плана проекта: экспорт данных

● MS Project: Глава 17. Согласование плана проекта: распечатка и внесение изменений

ОТСЛЕЖИВАНИЕ

● MS Project: Глава 18. Отслеживание проекта

● MS Project: Глава 19. Совместная работа

● MS Project: Глава 20. Анализ хода работ

● MS Project: Глава 21. Подготовка отчетов

ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ

● MS Project: Глава 22. Возможности стандартной редакции

● MS Project: Глава 23. Установка и конфигурирование сервера MS Project Server

● MS Project: Глава 24. Возможности профессиональной редакции

MS Project: ВВЕДЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

На первый взгляд Microsoft Project кажется еще одним приложением семейства Microsoft Office с панелью инструментов, как в Word, таблицами и графиками, как в Excel. Но чем глубже вы будете осваивать Microsoft Project, тем больше отличий вы заметите.

Одно из ключевых отличий состоит в узкой области применения программы. Если другие приложения семейства Microsoft Office ориентированы на широкую область применения и содержат самые разные функции, то программа MS Project предназначена исключительно для управления проектами.

Другое важное отличие заключается в том, что с MS Project невозможно работать, не обладая теоретическими знаниями в области управления проектами и не зная особенностей этой программы. Любой пользователь может открыть Word и подготовить документ, не читая предварительно книгу размером с ту, что находится в ваших руках. Конечно, этот пользователь не будет применять команды стилевого оформления, возможно, он не сумеет вставить в документ номера страниц и т. п., но документ будет готов к распечатке и им можно будет воспользоваться. Если же вы откроете MS Project и попробуете создать план проекта, то без специальных знаний вы не сможете получить план, пригодный для реализации проекта.

Таким образом, если вы хотите управлять проектами с помощью MS Project, то без изучения теории управления проектами и функциональных возможностей программы вам не обойтись. И книга, которую вы держите в руках, должна помочь вам в этом.

Что вы будете изучать

Книга познакомит вас с MS Project версии 2002 года. При выпуске этой версии в семейство MS Project были внесены глубокие изменения. Если предыдущая версия состояла только из настольного приложения MS Project 2000 и дополнялась серверным пакетом MS Project Central, то теперь семейство MS Project включает три приложения: настольные приложения MS Project Standard и MS Project Professional и сервер MS Project Server. Кроме того, MS Project Standard и MS Project Server версии 2002 переведены на русский язык.

Стандартная и профессиональная редакции MS Project предназначены для создания плана проекта, который затем можно опубликовать на сервере MS

MS Project: ВВЕДЕНИЕ

Project Server для организации совместной работы над проектом. С помощью сервера MS Project Server члены проектной команды получают от руководителя задачи, сообщают о ходе их выполнения, перепоручают их друг другу. Руководитель проекта в соответствии с данными, поступающими от сотрудников, отслеживает ход выполнения работ, а руководство организации анализирует загрузку сотрудников и состояние всех проектов, выполняемых в организации.

В качестве СУБД, используемой MS Project Central, предшественником MS Project Server, могли выступать и Oralce, и MS SQL Server. MS Project Server

может использовать в качестве СУБД только MS SQL Server версий 7 и выше.

Для совместной работы над проектными документами предназначен пакет

Share-Point Team Services, входящий в дистрибутив MS Project Server. Этот пакет использует в качестве СУБД MS SQL Server, и его возможности доступны и в стандартной, и в профессиональной редакции MS Project.

Отличия стандартной редакции от профессиональной

Если в вашей организации не используется сервер MS Project Server, то отличия между стандартной и профессиональной редакцией не будут заметны, поскольку они связаны с возможностями использования сервера MS Project Server.

Комбинация MS Project 2002 стандартной редакции и сервера MS Project Server предназначена для совместной работы небольших групп над проектами. Комбинация же профессиональной редакции MS Project 2002 и сервера предназначена для работы над проектами в крупной организации. Поэтому при использовании профессиональной редакции сервер позволяет осуществлять операции, необходимые на крупном предприятии, такие как централизованное хранение шаблонов проектов и списка сотрудников предприятия. Кроме того, в профессиональной версии доступны средства автоматизированного подбора сотрудников в проект на основе их навыков, а также возможно прогнозирование загрузки предприятия с учетом определенных сценариев развития событий.

Сервер MS Project Server выпускается в одной редакции и может использоваться и со стандартной, и с профессиональной редакцией MS Project 2002, и даже с MS Project 2000. Выполнение профессиональных операций на сервере возможно только при использовании MS Project 2002 Professional.

MS Project: ВВЕДЕНИЕ

Как выбрать редакцию и что нужно будет устанавливать

Если вы планируете работать с MS Project без использования средств совместной работы, то вам нужно установить программу в стандартной редакции. Если вы планируете совместную работу над проектами в рамках небольшой группы, то вам подойдет стандартная редакция настольного приложения в сочетании с сервером MS Project Server. При этом вам не потребуется устанавливать СУБД MS SQL Server, так как в поставку MS Project Server входит его сокращенная версия, предназначенная для использования со стандартной редакцией.

И наконец, если вам нужно использовать корпоративные возможности пакета, то устанавливайте профессиональную редакцию настольного приложения и сервер MS Project Server. При этом вам потребуется установить MS SQL Server версии 7 или выше. Для аналитических операций, используемых в профессиональной редакции, СУБД должна поддерживать OLAP, то есть на сервере MS SQL Server должен быть установлен пакет Analysis Services.

Что нового в версии 2002

В первую очередь, изменениям подверглась серверная часть продукта, которая была существенно переработана. Но не обошлось без изменений и в настольных приложениях, хотя они большей частью коснулись интерфейса программы. Самые важные среди них - это появление панели Project Guide (Консультант) и возможность просматривать страницы сервера MS Project Server непосредственно в окне MS Project. Средства планирования были расширены возможностью сохранять несколько базовых планов проекта и анализировать освоенный объем на основании альтернативных данных о проценте завершения задачи. Список новых возможностей и ссылки на страницы, где описывается работа с измененными элементами программы, приведены в алфавитном указателе в конце книги.

Как вы будете изучать MS Project 2002

Этот курс разделен на четыре части. В первой части вы познакомитесь с интерфейсом программы, чтобы узнать возможности инструмента, с которым вам в дальнейшем придется работать. При этом не требуется теоретических знаний в области управления проектами: вы будете осваивать принципы работы с таблицами и диаграммами, учиться вводить, редактировать, сортировать, группировать и фильтровать данные.

Во второй части мы перейдем к созданию проектного плана. В уроках этой части вы будете создавать собственный план проекта и одновременно с

MS Project: ВВЕДЕНИЕ

практикой планирования будете изучать теорию управления проектами. Вы узнаете о том, как определять состав работ, как распределять ресурсы, планировать затраты и риски, как распространять файл на утверждение и сравнивать версии проектов.

В третьей части вы научитесь отслеживать проект, то есть контролировать выполнение плана проекта и вносить в план необходимые изменения по ходу работ. В этой части книги вы научитесь работать с сервером MS Project Server и организовывать с его помощью совместную работу. Как и в предыдущей части, практическим материалам будут предшествовать теоретические. Вы узнаете, как сохранить исходный план проекта, раздать задачи сотрудникам, организовать сбор данных о ходе работ, проанализировать собранные данные и подготовить отчеты.

Четвертая часть рассказывает о дополнительных возможностях MS Project 2002. Вы узнаете, как работать с важными, но не так часто применяемыми средствами

стандартной редакции MS Project и как использовать наиболее ценные возможности профессиональной редакции и сервера MS Project Server.

Файлы примеров

Каждый урок сопровождается файлами примеров, ссылки на которые приводятся в тексте. Файлы находятся на прилагаемом к книге компакт-диске в папке \Bogdanov.

Для того, чтобы воспользоваться примерами, нужно выйти в главное меню и войти в каталог ПРИМЕРЫ . Сами примеры находятся в подпапке Samples, и

после копирования папки \Bogdanov на диск путь к ней будет выглядеть как C:\Bogdanov\Samples. Примеры размещены в подпапках с номерами уроков, например файлы урока 2 находятся в папке C:\Bogdanov\Samples\CH02.

В тексте уроков ссылки даются только на имена файлов без указания пути. Например, если в уроке 10 дается ссылка на пример 1.mpp, значит, этот файл находится в папке C:\Bogdanov\Samples\CH10. В тех случаях, когда автор ссылается на файл примера, относящийся к другому уроку, к имени файла добавляется имя папки.

При подготовке примеров использовался пошаговый принцип, то есть изменения вносятся в проект последовательно от файла к файлу. Кроме того, файлы создавались так, чтобы при их открытии внешний вид проекта соответствовал иллюстрациям в книге. Мы стремились создавать такие

MS Project: ВВЕДЕНИЕ

примеры, которые можно было бы использовать на практике. Созданные нами таблицы, фильтры, отчеты, группы, настраиваемые поля и представления вы можете скопировать в свой проект и использовать для решения практических задач.

Файлы примеров были подготовлены в англоязычной версии Microsoft Project 2002 Standard и протестированы в локализованной версии. Поэтому при открытии этих примеров в русскоязычной версии MS Project 2002, находящейся на прилагаемом к книге компакт-диске, в меню будут отображаться дублирующие названия некоторых представлений и таблиц. Если у вас нет проблем с английским, то вы можете работать с локализованной версией так, как если бы она была англоязычной. Для этого после установки программы закройте ее и найдите на вашем диске файл Global.mpt. Одна копия будет находиться в папке, куда вы установите MS Project 2002, а вторую найденную копию замените на файл Global.mpt,

расположенный в папке \Bogdanov\Samples\TEMPLATE.

В конце каждой части книги приводится список контрольных вопросов и заданий. Они сгруппированы по темам уроков, и ответы на них можно найти в тексте уроков. Файлы заданий расположены в папках C:\Bogdanov\Samples \TEST с добавлением номера части, например файлы с заданиями ко второй части книги находятся в папке C:\Bogdanov\Samples\TEST2.

Индексный файл

Для вашего удобства мы создали индексный файл, с помощью которого можно быстро загружать необходимые файлы с примерами. Этот файл называется

index.mpp и расположен в папке C:\Bogdanov. При открытии этого файла загружается панель Project Guide (Консультант), на которой есть ссылка для просмотра списка примеров к любому из уроков курса. Выбрав урок, вы увидите список примеров с описаниями. При щелчке на названии примера файл с примером откроется в MS Project (рис. 1.1).

MS Project: ВВЕДЕНИЕ

Рис. 1.1. После щелчка по кнопке Посмотреть открывается диалог для ввода номера урока, а после ввода номера урока в таблице рядом с панелью Консультант отображаются ссылки на файлы примеров к уроку с комментариями

Кроме того, с помощью панели Project Guide (Консультант) можно просмотреть таблицы со ссылками на наиболее важные страницы справочной системы MS Project и на файлы дополнительного программного обеспечения, которое можно установить вместе с MS Project (рис. 1.2).

Основные термины

В уроках первой части книги вы можете столкнуться с некоторыми терминами. Мы подробно остановимся на них в начале второй части, когда вы будете учиться планировать проект, но для того чтобы у вас не возникало вопросов при чтении первой части, перечислим основные термины и дадим их определения.

MS Project: ВВЕДЕНИЕ

Проект состоит из задач, то есть активностей, направленных на достижение определенного результата. Чтобы задача могла быть выполнена, на нее выделяются ресурсы - материальные (оборудование) и рабочие (сотрудники). Выделение ресурса на задачу называется назначением, и у задачи может быть неограниченное число назначений.

Задачи могут объединяться в группы (или фазы), и задача, объединяющая другие, называется суммарной. Завершающие задачи, то есть задачи, выполнение которых приводит к достижению важного проектного результата или завершает фазу, называются вехами.

Задача имеет длительность, то есть время, необходимое на ее выполнение. Кроме того, задача характеризуется объемом трудозатрат (объемом работ) и затратами (или стоимостью), необходимыми для ее выполнения.

MS Project: ВВЕДЕНИЕ

В плане проекта задачи связаны с помощью зависимостей, определяющих порядок выполнения задач относительно друг друга. Длительность проекта складывается из промежутков времени от начала самой ранней задачи до окончания наиболее поздней с учетом зависимостей между задачами. Если при увеличении длительности задачи увеличивается длительность всего проекта, задача называется критической.

Если вы встретите в процессе чтения первой части другие термины, вы можете найти их объяснения с помощью алфавитного указателя, приведенного в конце книги.

Ведущими игроками рынка ПО по управлению проектами Gartner называет Primavera, СА и НР. Позиции же продукта Microsoft, по мнению аналитиков, не стабильны, хотя и не уступают пока своей ниши. Эффективное управление проектами зависит не только от используемого программного обеспечения, но и от профессионализма сотрудников. Когда в области ИТ-разработки появилась технология UML, многие программисты ринулись использовать ее при проектировании. Но время показало, что по неправильно построенным диаграммам пишутся неправильные программы. То же самое можно сказать и про управление проектами.

Мировой рынок систем управления проектами

По данным Gartner в течение последних лет ведущим игроком рынка ПО по управлению проектами является Primavera , крупнейший независимый поставщик комплексных решений для управления проектами, ресурсами и портфелями проектов. Позиция решения Microsoft Project, по мнению аналитиков. не является стабильной. Если в 2002-2003 гг. в отчетах Gartner эта система занимала ведущие места, то в 2005-2006 годах вендор был отмечен лишь как устойчиво занимающий свою нишу. Аналитики также отметили в рейтингах 2006-2007 гг. компанию (с продуктом Clarity), которая занимается унификацией и упрощением управления ИТ в организациях.

Магический квадрант Gartner: ПО для управления проектами и портфелями проектов

Источник: Gartner, 2007

По данным Gartner, с середины 2006 года рынок решений для управления проектами развивался и менялся чрезвычайно быстро. Это обусловлено тем, что крупные предприятия нуждаются в расширенном планировании и контроле ИТ-ресурсов, в качестве основного инструмента используя решения для управления проектами. Ценность таких решений становится очевидной для компаний любого размера, которые используют программное обеспечение по управлению проектами в режиме сервисного обслуживания и по требованию.

В Gartner отмечают, что мировой рынок продаж систем разработки приложений и управления проектами в 2006 году достиг $ 7,2 млрд, увеличившись на 7% по сравнению с 2005 годом.

Продажи систем разработки приложений и управления проектами в мире, 2005-2006

Источник: Gartner 2007

Мировой рынок систем управления проектами вырос на 20% ? для сравнения, системы разработки приложений продемонстрировали лишь 2%-й рост. Подобные темпы роста выше среднего уровня ожидаются вплоть до 2011 года. По прогнозам аналитиков Gartner, интеграция функций управления проектами, управления ИТ-сервисами и жизненным циклом приложений (ALM) в единое решение для планирования и управления ИТ-ресурсами (ITPC) пока находится в стадии разработки, и сформируется этот рынок примерно к 2009 году.

Мировые лидеры

Программное обеспечение Primavera предназначено для автоматизации процессов управления проектами в соответствии с требованиями PMI , IPMA и стандартами ISO. Данное решение имеет модульную структуру, модули основаны на web-технологиях. Хранение данных осуществляется в едином хранилище, построенном на базе Oracle или Microsoft SQL Server. Для сбора фактических данных и актуализации графиков система предлагает несколько модулей (для сбора данных в режиме реального времени, в режиме отсутствия постоянного подключения к сети и для пользователей карманных компьютеров). Существует система административной поддержки, которая позволяет минимизировать риски, связанные с сопровождением крупномасштабных проектов. Есть функциональность для решения задач календарно-сетевого планирования.

Решение CA Clarity обеспечивает основу для всестороннего управления ИТ-ресурсами за счет единой системы стратегического планирования и финансового контроля ИТ-услуг. Данное программное обеспечение является неотъемлемой частью решения по оптимизации бизнеса (Business Service Optimization — BSO). CA рассматривает решения по управлению проектами как краеугольный камень для разработки интегрированного набора приложений для управления корпоративными ИТ-ресурсами, а решение Clarity является главным инструментом, обеспечивающим не просто планирование проектов, а планирование и контроль ИТ-ресурсов на уровне руководителей предприятий и подразделений.

HP Project and Portfolio Management (PPM) — центр решений HP по управлению проектами и портфелем проектов предназначен для решения проблемы, с которой постоянно сталкиваются ИТ-подразделения невозможность выполнить часть проектов в установленные сроки, не выходя за пределы выделенного бюджета, с наиболее оптимальным использованием имеющихся ресурсов. В основе PPM лежит платформа Project and Portfolio Management Foundation, обеспечивающая совместное использование информации и автоматизацию рабочих потоков с использованием лучших практик управления бизнес-процессами ИТ-службы, безопасности и подготовки отчетов. Все это обеспечивает соответствие стандартам и требованиям таких программ контроля качества и управления процессами, как Six-Sigma, CMMI, IТIL, ISO-9000 и Cobit.

Microsoft для управления проектами предлагает продукт , который позволяет получать информацию, управлять проектными работами, планами и финансами и сохранять согласованность работы коллектива. Благодаря интеграции с Microsoft Office решение повышает производительность. Для управления корпоративными проектами у Microsoft существует решение Microsoft Office Enterprise Project Management (EPM), комплексная среда управления совместными проектами и портфелями. Решение Office EPM позволяет расширить анализ и контроль всех выполняемых работ благодаря оптимизации процесса принятия решений, повышению степени соответствия разработок стратегии развития бизнеса, более обоснованному использованию ресурсов. В состав EPM входят следующие продукты: Microsoft Office Project Professional (управление проектами), Microsoft Office Project Server (средство для централизованного управления проектами), Microsoft Office Project Portfolio Server (управление портфелями проектов).

Решение Plainview предлагает инструменты прогнозирования, планирования и оптимизации управления портфелями проектов на базе единой корпоративной стратегии. Объединяя в рамках единого web-интегрированного решения управление различными бизнес-процессами стратегиями, услугами, проектами, Planview позволяет за счет эффективного администрирования бюджетов, ресурсов и возможностей достигать оптимальной управляемости бизнеса в условиях постоянно меняющейся среды.

Compuware Changepoint это комплексное решение, которое обеспечивает настройку и управление ИТ и позволяет увеличить эффективность работы пакета ИТ в целом. Changepoint также упрощает управление защитой передачи информации, связанных со сферой деятельности ИТ, начиная с ввода запроса служб, заканчивая расстановкой приоритетов и выбора портфелей для продолжения мониторинга проекта и состояния исправности прикладных программ. Compuware Changepoint автоматизирует основной принцип операций информационных технологий, который затрагивает организационную структуру и перемещает релевантные данные, вплоть до визуализации пакета услуг ИТ, которая дает возможность предоставлять информацию ограниченному кругу людей в нужное время. Решение позволяет контролировать не только проекты, но и внепроектную работу.

Российская альтернатива Microsoft Project

Российские компании тоже не оставили своим вниманием рынок программного обеспечения по управлению проектами. В числе подобных решений Spider Project , которое отличается мощными алгоритмами планирования использования ограниченных ресурсов и большим количеством дополнительных функций. Данный пакет управления проектами спроектирован и разработан с учетом потребностей, особенностей и приоритетов российского рынка. Spider Project позволяет выполнять проекты быстрее, качественнее и с меньшими затратами, а также всегда иметь полную и разнообразную информацию о реализуемых проектах.

Другое популярное отечественное решение это разработка 1С-Парус на платформе бухгалтерской системы 1С:Предприятие версии 7.7 . Оно служит для планирования, организации, координации и контроля проектных работ и ресурсов. Типовое решение разработано только средствами и методами программы 1С: Предприятие и интегрируется с любыми конфигурациями, которые используют компоненту 1C Бухгалтерский учет.

Сравнительный анализ наиболее распространенных продуктов

Проведенные экспертами Gartner исследования рынка программных продуктов в области управления проектами выделили их сильные и слабые стороны.

Российский опыт управления проектами

В настоящее время нет достоверной статистики по доле использования отечественными компаниями PPM-решений. Однако опрошенные CNews респонденты едины во мнении, что вопрос управления проектами (особенно в области ИТ), является одним из самых наболевших. Основной проблемой отечественного управления проектами является недостаточная квалификация менеджеров. Зачастую принимается решение об использовании специализированного программного обеспечения для управления проектом (в основном, это Microsoft Project), строятся временные диаграммы, но затем начинается рутинная работа: появляются новые задачи, изменяются требования к существующим, все это требует оперативного внесения и отслеживания изменений в план проекта. Но, как правило, этим перестают заниматься.

Для управления проектами используется BugTracking с развитым Workflow + общение через Outlook, рассказал CNews эксперт компании Интернет-решения Роман Чухлебов. Были отдельные попытки использования Microsoft Project, но они прекратились, в основном, из-за отсутствия методологии. По его словам, для начала использования Microsoft Project в компании должна быть определенная методология управления проектами. И решением должны уметь пользоваться все участники процесса разработки. Таким образом, необходима соответствующая культура ведения проекта. Каждый член команды должен постоянно следить за процессом выполнения своей работы и поддерживать в актуальном состоянии информацию о своих задачах в системе управления проектами.

Вячеслав Столчнев

Просмотры: 3 273

Рынок решений для строителей на базе MS Project в России сегментировался на решения разных уровней. Пока большую часть представляют традиционные простейшие решения по управлению графиками строительства и пользователи таких решений сейчас как правило думают как перейти на следующий уровень. Появились решения по созданию информационных порталов для консолидации и отображения данных о ходе строительства из других систем, в том числе из систем не производства Microsoft . Самый старший класс решений на базе технологий MS Project обеспечивает сами процессы планирования и контроля выполнения работ с управлением подрядчиками и непосредственное управление строительными ресурсами.

Строительным компаниям сейчас необходимо существенно повысить эффективность управления, т.к. условия кризиса лишили запаса рентабельности, инвесторы же требуют прозрачного и эффективного управления. В этих условиях строительным компаниям нужно выбирать между старыми решениями ориентированными на рисование простых графиков и новым классом решений обеспечивающими полную информационную картину.

Поэтому строительные компании как и поставщики решений разделились на две категории. В первой категории те, кто еще верят в действенность "обычного" MS Project , в другой категории те, кто как мы утверждают, что без эффективных средств коммуникации между подразделениями строительной компании, интеграции со сметными системами и т.п. внедритьэффективное решение нельзя.

Свой выбор сделали мы уже сделали, с 2009 мы года больше не внедряем в строительных компаниях MS Project Server без специальных отраслевых решений для строителей, т.к. удовлетворить ожидания от решения старшего класса для строительных компаний без них просто невозможно. Строительным компаниям которые ориентированы на решения только по управлению графиками работ мы предлагаем обращаться к другим партнерам Microsoft, либо сделать такие решения самостоятельно, т.к. технологически они крайне просты.

Данный материал анализирует ограничения MS Project Server для управления строительными компаниями и обеспечивает информацией для принятия решения о необходимости использования отраслевых решений на базе Microsoft Project Server.

Необходимость в резком повышении рентабельности в строительных компаниях привело к скачкообразному увеличению требований к внедрению систем управления проектами

Условия кризиса резко стимулировали строителей повышать эффективность своего управления. Действительно в условиях сверх-прибыли эффективность управления в строительной отрасли существенно снизилась. На текущий момент просто повышение эффективности управления строительной компании позволяет значительно снизить затраты и увеличить скорость выполнения проектов.

Поскольку повышение эффективности управления для строительных компаний стало важным резервом для повышения рентабельности строители резко увеличили к требования к внедрениям. Фактически большинство ставит себе задачу пропустить сразу несколько промежуточных вариантов простых внедрений и сразу переходить к решениям старшего класса с очень высокими требованиями к коммуникации в проектах и управления ресурсами.

Большинство строительных компаний в России уже применяют MS Project для календарного планирования хотя бы для части своих работ. Поэтому "традиционное" внедрение MS Project Server с элементарными достижениями им не интересно, т.к. не может существенно повысить эффективность относительно уже текущего уровня составления графиков.

Еще несколько лет назад ведение самого строительного проекта в MS Project для многих было откровением. Сейчас это уже не достижение и этого недостаточно для существенного повышения эффективности. Примечательно, что ряд экспертов известных по первым внедрениям MS Project в строительстве даже покинули консалтинговый бизнес, т.к. их опыт уже устарел и перестал быть востребованным. Диаграммой Ганта и схемой внедрения без коллективной работы сейчас уже никого не удивишь.

Строительные компании которые сейчас решают задачи следующего уровня раскручивают новый виток конкуренции на строительном рынке и в условиях кризиса ставят перед своими конкурентами не много не мало, а вопрос выживания, т.к. при низком запасе рентабельности обострение конкуренции способно разорить строителей с недостаточной эффективностью управления.

Неудивительно, что развязалась "гонка вооружений" в области внедрения эффективных инструментов управления строительными проектами. Сейчас внедренная система управления проектами только "для понтов " вызывает у руководства строительных компаний уже скорее усмешку. Кризис всех сделал практичными. Нужны действенные средства для конкурентной борьбы в новых условиях.

Фактически текущая планка требований для решения старшего класса у строителей теперь такая:

• Обеспечение коммуникации всех менеджеров вовлеченных в строительный проект по обмену плановой и фактической информацией
• Создание в MS Project единой информационной картины по управлению строительным проектом включая: сроки, стоимости, составы работ, физические объемы, готовность проектной документации, состояние поставок, статус передачи в эксплуатацию
• При наличии собственных сил сразу ставится вопрос оптимизации использования строительных ресурсов и повышению эффективности их использования. Впервые стали ставить вопросы об анализе загрузки ресурсов и заказчики/генпордячики строительных работ, т.к. хотят точно знать сколько должно быть машин и механизмов, а также рабочих для своевременного выполнения строительно-монтажных работ.
• Типичным запросом стала интеграция MS Project с учетными системами для загрузки фактических данных, например интеграция с "1С: Управление строительной организацией"

В этом материале мы рассмотрим типичные сценарии бизнес-процессов в строительных компаниях и в каких случаях возникают проблемы при использовании MS Project Server и как их решать.

"Штатная" коммуникационная модель MS Project Server ориентирована на управление инженерами

Требуются специальные компоненты для коммуникации в строительных бизнес-процессах

Одна из больших проблем MS Project Server заключается в том, что Microsoft закрыл информацию о бизнес-процессах, которые были в него заложены даже от золотых партнеров. Доступ к этой информации имеется у экспертов со статусом MVP и у членов Microsoft EPM PAC . Неудивительно, что данная информация превратилась в "тайное знание". Часть таких сценариев бизнес-процессов Microsoft опубликовал, но только на английском языке, поэтому они для русскоязычной аудитории остались почти неизвестными. Следствием этого стало то, что многие пользователи думают, что MS Project Server это примерно как MS Project локальный который они хорошо знают, только "корпоративный".

Тут следует одно неверное предположение, что MS Project Server такой же гибкий и неориентированный на конкретные бизнес-процессы как и локальный MS Project. На самом деле это неверное ожидание. Практически любое корпоративное программное обеспечение ориентировано на коллективную работу. Коллективная работа без некоторых правил в принципе невозможна. Следствием этого является неизбежность введения типовых сценариев эксплуатации. Фактически это сценарии бизнес-процессов, на которые ориентировано программное обеспечение.

Возможно для многих будет откровением, что стандартная модель коллективной работы MS Project Server в принципе имеет отраслевую направленность. По-английски это Professional Services, т.е. услуги оказываемые профессиональными инженерами (служащими). Ниже представлена схема бизнес-процесса по коммуникации и сбору фактической информации, которая заложена в коммуникационную модель MS Project Server. Это одна из схем бизнес-процессов заложенных в MS Project Server, которую Microsoft счел необходимым опубликовать.

Материалы Microsoft: Бизнес-процесс коммуникации заложенный в MS Project Server это процесс управления инженерами
Для поддержки процессов коммуникации в строительных проектах нужны дополнительные компоненты

Если внимательно изучить схему бизнес-процесса выше, то становится понятным, что штатные средства коммуникации MS Project Server это управление инженерами, но не машинами и механизмами и даже не бригадами рабочих как то требуется в строительстве. В типовом бизнес-процессе их просто нет. MS Project Server штатными средствами ориентирован на то, что конечный ресурсы это профессиональные и высокооплачиваемые сотрудники, которые сами будут заходить в Microsoft Project Web Access и взаимодействовать со своим руководителем проекта. Большинство успешных внедрений MS Project Server и происходит в компаниях где такая модель управления. Например, это банки, IT- компании, конструкторские бюро и проектные институты. При внедрении в компаниях по проектированию обычно использование MS Project Server очень эффективно и позволяет установить контроль над персоналом из инженеров как производственным основным ресурсом.

В строительстве схожие бизнес-процессы встречается только на ряде задач согласования, но основные производственные ресурсы строительной компании это техника, материалы и бригады рабочих. Коммуникационная модель управления этими видами ресурсов конечно отличается от управления инженерами.

Следует учесть, что ориентация MS Project Server на управление проектами из профессиональных инженеров также накладывает особенности на средства по подготовке отчетности, т.к. в таких компаниях нет проблем любому менеджеру зайти на Microsoft Project Server Web Access и нераспечатывая на бумаге отчет посмотреть нужные данные. Как мы увидим далее в строительных компаниях такой сценарий не всегда работает.

Коммуникационная модель в строительных компаниях отличается. Она не проще и не сложнее, она просто другая. На рисунке приведена типичная схема коммуникации.

В строительных и промышленных компаниях характерна коллективная работа по планированию и сбору фактических данных
Дополнительное условие это возможность работать удаленно

В принципе нет ничего страшного в том, что MS Project Server имеет какую-то встроенную коммуникационную модель определенной направленности. Технология MS Project в чем-то сравнима с технологиями 1С, что не делает сам Microsoft, могут сделать его партнеры. Технология Microsoft Project открытая платформа для создания партнерами Microsoft отраслевых решений. Microsoft затем проверяет и сертифицирует такие дополнительные компоненты.

Проблема будет в только в том случае, если ожидания пользователя от MS Project Server не совпадают с заложенным в его функционалом и когда пользователь не может поверить, что нужного функционала в базовой поставке просто нет и нужны специальные отраслевые решения. В этом случае ситуация может быть просто патовой, удовлетворить его невозможно и нужно отказываться от внедрения. Я надеюсь, что информация из данного материала послужит тому, что ложных ожиданий не будет. В тоже время отраслевые решения могут удивить как возможностями так и ценой во многом выходя за рамки ожиданий уже в лучшую строну.

Коллективная работа по планированию

Различие коммуникационной штатной коммуникационной модели MS Project Server и коммуникационной модели по планированию строительного проекта видны сразу же.

В случае заказчика, генподрядчика, девелопера или управляющей строительной компании ресурсом выступают подрядчики строительства.

Управление строительными проектами на данном уровне обычно подразумевает многогранный контроль за всеми аспектами проекта: проектная документация, поставки техники и материалов, выполнение самих строительных работ, сдача в эксплуатацию.

Самая сложная модель коммуникации у заказчиков строительства, т.к. они контролируют полный цикл.

Сложность заключается в том, что модель коммуникации подразумевает групповую работу по планированию строительного проекта не уровне подпроектов, как то заложено в стандартный функционал MS Project Server, а коллективное заполнение информационных колонок в проекте . Надо сказать, что такое ограничение характерно не только для MS Project Server, многие решения для подрядчиков строительства не позволяют построить сценарии по коллективному планированию с совместным заполнением колонок. Просто модель коммуникации подрядчика строительства и заказчика/генподрядчика/девелопера отличается.

Модель коллективной работы заказчика/генподрядчика/девелопера работает в в другой плоскости. Не в плоскости подпроектов, а в плоскости совместного редактирования колонок.

Обменная орма Excel позволяет при планировании работ готовить данные сразу нескольким службам (ПО, ТО, СДО, МТС, ИП и т.д.)
Также обменная форма Excel позволяет использовать уже текущие данные из к ниг Excel через формулы, что очень важно для СДО

Например. Сотрудник технического отдела может создавать структуру работ. Сотрудник сметно-договорного отдела обычно отвечает за плановые (договорные) сроки и стоимости по подрядам. Сотрудник контролирующий снабжение для всех работ устанавливает контроль за статусами поставки комплектов материалов и необходимой техники. Сотрудник контролирующий сдачу-приемку формирует информацию по вопросам передачи в эксплуатацию.

Обычно все это сотрудники разных подразделений и все они хотят одновременно редактировать свои данные в проекте. Как варианты решения на "коробочном" MS Project иногда предлагают повторный ввод информации через планировщиков или же даже такие экзотические варианты как последовательное редактирование данных пользователями.

Вариант с повторным вводом создает ошибки и очень трудоемок. Последовательное редактирование малореалистично, т.к. информации во всех подразделениях генерируется постоянно. Также при последовательном редактировании встает вопрос информационной безопасности и разделения доступа. Штатные средства MS Project Server разделяют доступ к информационным колонкам проекта, однако на редактировании данных такого разделения нет. Иными словами, сотрудник заполняющий второстепенную колонку с данными может увидеть всю остальную информацию включая стоимости работ. Для проектов где обеспечение безопасности и конфиденциальности критично такое недопустимо.

На самом деле такая ситуация не является критичной, если ее правильно сформулировать как описано выше. Используя специальные Обменные формы на Microsoft Excel интегрированные с MS Project задача решается очень дешево и очень эффективно.

Для подрячиков строительства или собственных сил в строительных холдингах могут встречаться схожие проблемы по коллективной подготовке плановой информации, но есть и дополнительное отличие. Если заказчики и генподрядчики редко применяют непосредственное управление строительными ресурсами, то для подрядчика это его основная задача. Поэтому в основе формирования плановой информации идет интеграция со сметными системами для получения как составов работ, так и данных о планируемых ресурсных загрузках. Для решения данных задач требуются средства интеграции со сметными системами, которые конечно в штатный функционал MS Project не входят, но обеспечиваются через дополнительны компоненты.

Коллективная работа по сбору фактической информации

Сбор информации о фактическом выполнении в строительных проектах кардинально отличается от штатной модели MS Project Server. Основная особенность это то что данные поступают от технадзора или подрядчиков. В обоих случаях такие отчеты о фактически выполненных объемах работ заполняются на месте строительства, где как правило нет надежного доступа в Интернет и поэтому штатные средства сбора фактической информации не работают .

Обменная форма Excel позволяет вести удаленную регистрацию данных о фактическом выполнении.

Технадзор может делать отметки с помощью коммуникатора

Указанная проблема имеет дешевое и эффективное решение через Обменные формы Excel , но такое решение доступно через дополнительные компоненты. Выгрузка данных в Excel также позволяет решить задачу по возможности ввода данных с мобильных устройств и коммуникаторов. В строительных проектах часто неудобно постоянно носить с собой ноутбук. Коммуникатор на Windows Mobile может быть постоянно в кармане и доступен для отметок об выполнении и регистрации дефектов. В состав Windows Mobile входит мобильная версия Microsoft Excel, что позволяет работать с Обменными формами Excel . Без установки дополнительного ПО можно загружать обменные формы на коммуникаторы и использовать в работе. После выполнения отметок, сотрудник технадзора (или прораб, если заполнял отчет подрядчик) передает файл с данными планировщику в для импорта в общий план работ.

Информационная безопасность при совместном вводе проектных данных

Я уже указывал выше, что MS Project Server не контролирует разделение прав доступа при совместном редактировании на уровне информационных колонок. При управлении строительным проектом ситуация с необходимостью редактировать колонки параллельно возникает постоянно. Если пользователи будут редактировать без разделения прав доступа, это может послужить причиной нарушения правил охраны конфиденциальных данных. Во многих проектах федерального значения ситуация с раскрытием данных из информационных колонок может повлечь высокий уровень ответственности.

Если знать эту проблему, то можно обеспечить ее решение опять же применяя Обменные формы в Excel , которые защищают от раскрытия информации при совместном редактировании колонок.

Управление ресурсами

Для управления строительными ресурсами требуется довольно много дополнительного функционала:

• Интеграция со сметными системами
• Моделирование производительности ресурсов
• Моделирование физических объемов
• Моделирование совместной работы машин и механизмов, рабочих и с расходом материалов.
• Возможность использования собственных нормативов для калькуляции стоимости и потребности в ресурсах

Все указанные возможности достижимы через дополнительные компоненты, но конечно в стандартный функционал MS Project Server не входят.

Возможность загрузки состава работ и ресурсов из смет это только Turbo Project

На рисунке форма для автоматической группировки ресурсной информации из смет, малозначимые ресурсы будут объединены в "прочие"

В некоторых крупных строительных холдингах уже введены формы для отчетности по использованию ресурсов, где как требование предъявлено выделение главных ресурсов и группировка в "прочие" малозначимых ресурсов. Сейчас только Turbo Project удовлетворяет таким требованиям к подготовки информации, т.к. имеет специальные средства группировки ресурсов импортируемых из смет.

Возможность использовать строительное нормирование это только Turbo Project

Если нормативы в сметах недостаточно хороши, строителю нужно самостоятельно ввести нормативы по самым значимым ресурсам. Требуется инструмент в системе управления проектами для строительного нормирования. Такой инструмент предоставляется через дополнительное решение Turbo Project.

В "обычном" MS Project как возможность моделировать производительность ресурсов, так и возмоджность реализовать сценарии по управлению строительными ресурсами равна нулю. Microsoft разработал платформу позволяющую партнерам решить эти задачи, но без компонент от партнеров решения у Вас нет.

Подробно тема управления ресурсами в строительных компаниях освящена в данном материале.

Анализ и печать портфеля проектов

Фактически для эффективного ведения строительных проектов в MS Project требуются решения партнеров Microsoft для обеспечения необходимой коммуникации. Давайте рассмотрим как обстоят дела с MS Project Server как средством консолидации данных и отчетности по строительным проектам.

В принципе такое средство как Центр Проектов должно позволить вести эффективный анализ. Действительно, сейчас даже есть примеры анализа крупных строительных проектов через Центр Проектов в MS Project Server. Однако если существует ряд существенных ограничений для применения этого средства без дополнительных компонент.

Центр Проектов в MS Project Server имеет ограничения по индикаторам на группировках и печати
Ограничения преодолеваются через дополнительные компоненты

К Центру Проектов доступ производится через Internet Explorer. Как несложно заметить это средство имеет существенные ограничения по возможности печати отчетов с диаграммой Ганта. Для компаний управляющих инженерами это несущественное ограничение, т.к. в любой момент можно зайти в Web Access и просмотреть состояние проектов, поэтому печать применяется не часто. Однако в строительных проектах необходимы полнофункциональные возможности печати отчетов, чтобы была возможность взять планы проектов с собой на строительный объект.

Полнофункциональная печать возможна только через клиент MS Project, сам клиент MS Project не умеет отображать Центр Проектов для своих штатных средств печати. Требуется, чтобы портфель строительных проектов представлял собой мульти-проект, отдельные проекты являются подпроектами. Во многих случаях для создания таких мульти-проектов требуются специальные дополнительные компоненты.

Другое ограничение это возможность анализа ключевых показателей по группировкам проектов. Как видно по примеру выше штатный функционал Центра Проектов не выводит индикаторов по итоговым строкам групп проектов. Это ограничение можно преодолеть, если использовать специальные генераторы мульти-проектов для портфелей строительных проектов, тогда можно в Центре Проектов получить индикаторы по группам подпроектов.

Штатный функционал MS Project включает в себя поддержку подпроектов необходимых для консолидированного анализа данных по строительным проектам, а также возможность их корректной распечатки. Однако в штатный функционал не входит средств для автоматической генерации мульти-проектов для моделирования таких портфелей проектов. Это позволяют только дополнительные компоненты.

Несмотря на указанные ограничения на задаче анализа консолидироанных данных, особенно в холдинговых структурах, средства MS Project Server представляют строительным компаниям важные возможности. Но как уже отмечалось, в ряде случаев эффективность таких решений становится невелика из-за ограничений в печати и ограничения отображения индикаторов по группам консолидации. Это разрешимо через дополнительные компоненты.

Экономическая целесообразность внедрения MS Project Server

Если внимательно проанализировать критику MS Project Server выше, можно обнаружить, что для большинства сценариев управления строительными проектами достаточно стандартной версии MS Project без применения MS Project Server, в том случае е сли используются специальные дополнительные компоненты для отраслевых решений.

Развертывание MS Project Server это довольно существенные затраты не только в лицензии, но затраты в оборудование, обслуживание, обучение персонала и обеспечение линий связи между филиалами и подразделениями. Целесообразность таких затрат должна быть обоснована. Примеры калькуляции бюджетов приведены тут .

Внедрение MS Project Server более чем оправдано в управляющих аппаратах строительных холдингов , но и там также желательно использование специальных отраслевых решений.

Такие доводы нам приводили и компания ACCELERAT ION основываясь на своем обширном опыте строительного консалтинга. Это послужило причиной почему разработали Turbo Project Standard . Для внедрения в подразделениях и филиалах часто внедрение MS Project Server экономически нецелесообразно, достаточно применения MS Project Standard со специальными компонентами. В центральных офисах х олдингов MS Project Server может успешно выполнять функции информационного портала.

Преодоление рисков внедрения отраслевых решений для MS Project

Следует отметить, что в большинстве случаев клиентам понятны ограничения технологий MS Project и существует понимание, что если нужно добиться большего чем рисование простых графиков, то требуется более мощные IT- решения.

Тем не менее, существуют не только позитивные факторы внедрения отраслевых решений, но и риски связанные с этим. Поставщик отраслевых решений привязывает клиентов к своим продуктам. Очень важно иметь гарантии получения альтернативного сервиса, защиты от повышения цены поставщиком, а также свободу для перехода на другие решения, если они появятся.

В случае Microsoft действуют общие правила ведения бизнеса для сертифицированных поставщиков отраслевых решений, которые существенно снижают риски внедрения:

• Работа через партнерские сети и возможность смены поставщика сервиса . В "эко-нише" Microsoft принято, что поставщики готовых решений как мы никогда не делают внедрений без партнеров, т.е. сами внедренческие услуги должны оказывать другие компании. Поставщик может делать только отдельные консультации. Это требование соблюдается и у нас, если клиента не удовлетворяет сервис одного из наших партнеров, он может перейти к другому. Мы рекомендуем заказчикам обычно несколько партнеров, которые могут выполнить его класс внедрения.
• Независимость партнеров от поставщика отраслевого решения . Следует помнить, что наши партнеры по внедрению это независимые от нас компании, поэтому могут быть считать, что какие-то решения следует делать иначе и могут выполнять внедрение иначе. Есть выбор между подходами.
• Сама технология Microsoft Project защищает ваши данные и базовый набор функций . Следует помнить, что отраслевые компоненты это только надстройка над стандартным функционалом MS Project. Вы всегда можете отказаться от использования дополнительных компонент сохранив свои данные и базовые средства манипуляции ими. Конечно эффективность решения снизится при отклонении специальных компонент, но речи не идет об утрате данных и полной потери возможности манипулирования над ними.
• Сертификация отраслевых решений компанией Microsoft . Microsoft проводит сертификацию дополнительных компонент от поставщиков таких как мы . Это не только проверка их качества, но контроль, что все используемые технологии относятся к классу документированных.
• Вопрос цены и конкуренция с решениями на других платформах . Любой поставщик теоретически имеет возможность манипулирования ценами на свою продукцию. Однако в "эко-нише" Microsoft принято агрессивно снижать цены для стимулирования массового спроса. Ориентация на массовый спрос сразу определяет очень выгодную цену сейчас и в перспективе. В этом легко убедится на примере ценообразования Turbo Project Standard .

Другие мнения. Как попытаться обойтись штатными средствами MS Project Server ?

Анализ внедрения отраслевого решения для строительства будет неполным и неадекватным, если не рассмотреть возможные альтернативы. Насколько они приемлемы решать Вам.

Можно ли через регламенты управления проектами преодолеть ограничения MS Project Server ?

Как альтернативное решение предполагается провести очень глубокое бизнес-моделирование и перенести нагрузку с системы автоматизации на бумажные регламенты и инструкции.

Если регламенты существуют преимущественно на бумаге, то очевидно, что будут проявлятся все проблемы связанные с низкой степенью автоматизации:

• Низкая дисциплина исполнения, т.к. автоматические средства контроля отсутствуют
• Высокая трудоемкость и повторный ввод данных, необходимость в большом числе административного персонала и как следствие большие административные издержки
• Человеческий фактор при составлении отчетных данных. Низкая надежность управленческой информации
• Принципиальная неосуществимость бизнес-процессов требующих интенсивного обмена информацией достижимого только через автоматизацию

Многие пользователи думают, что можно делать бизнес-моделирование не учитывая сценариев бизнес-процессов заложенных в программное обеспечение. Такое возможно, но только для концептуального консалтинга, который не занимается анализом частных аспектов бизнес-процессов, а принимает принципиальные решения. Для концептуального консалтинга обычно не требуются система автоматизированного управления вообще . Это консалтинг по принятию разовых, но важных решений.

Однако если мы начинаем моделировать бизнес-процессы и разбирать эффективность отдельных операций, ситуация меняется. Как мы увидим далее, стоимость разработки ПО во много порядков раз больше стоимости разработки бизнес-модели процессови всех прочих услуг по самому внедрению. Поэтому фактически профессиональные консультанты вынуждены подстраиваться под сценарии заложенные в серийное программное обеспечение, если цель в конечном счете получить автоматизированную систему управления проектами. Это очень важный момент. Бесперспективно бизнес-моделирование, которое изначально не учитывает возможности и ограничения выбранной платформы автоматизации. Неудивительно, что профессиональные консультанты в строительстве такие как ACCELERATION довольно плотно сотрудничают с производителями IT- решений, это как раз позволяет консультанту добиться поддержки его бизнес-моделей на уровне автоматизации.

Бизнес-моделирование является необходимой частью внедрения, но без адекватных средств автоматизации модели могут остаться только на бумаге. Штатный функционал MS Project Server автоматически сводит возможности бизнес-моделирования в очень простые задачи, которые могут обычно компании решить и не привлекая внешний консалтинг.

На мой взгляд это решение клиента чем пользоваться, но консультант должен указывать на заведомые ограничения разных IT- решений и как скажется выбор тех или иных систем на возможности построения тех или иных схем управления.

Можно ли MS Project Server дешево доработать под бизнес-модель, которая в него изначально не заложена?

Очень многие пользователи думают, что разработка программного обеспечения это очень дешево. В основе вывода низкая стоимость серийного программного обеспечения. Ориентируясь на стоимость в $600 для MS Project Standard пользователь обычно заключает, что софт разрабатывается с очень низкими затратами. Поэтому даже если потребуется допрограмировать MS Project Server это будет от силы несколько тысяч долларов.

Вновую версию Microsoft Office инвестирована астрономическая сумма $ 7 600 000 000 (7,6 миллиарда долларов), это значит что разработка только одной версии MS Project обходится примерно почти в $1 миллиард. Просто потом такая невероятная себестоимость будет разделена на 10 000 000 пользователей и получатся дешевые продукты, которыми мы все пользуемся.

Стоимость услуг по внедрению MS Project ничтожна мала по сравнению стоимостью самих IT- технологий, просто "чудо серийного программного обеспечения" позволяет использовать IT- технологии за микроскопическую долю себестоимости их разработки.Бюджетность таких решений как Turbo Project Standard связанна именно с серийностью и массовостью.

Однако если из серийного программного обеспечения мы переходим к заказному, то сразу получаем очень внушительные по бюджету, а главное очень рискованные IT- проекты. Серийные продукты обкатываются сразу на многих компаниях, поэтому сценарии заложенные в них более надежные и более адаптивные при изменении условий в компании.

Если брать Turbo Project, то также как и MS Project он достается потребителям за ничтожную стоимость его разработки. Причем риски минимальны, т.к. продукт готов и его можно сразу проанализировать на пригодность.

Однако даже в кризисное время многие готовы начать IT- проекты по разработке, но при этом заказчики в условиях кризиса не могут выделить достаточно средств для создания тяжелых заказных ("кастомизированных") решений. Во многих случаях задача выглядит просто нерешаемой, т.к. требования заказчика не совпадают с его возможностями по финансированию проекта больших работ по программированию и тестированию.

Конечно MS Project Server это платформа для создания отраслевых решений, но дешевыми и надежными решениями являются только серийные, а не заказные продукты.

Использование MS Project Server как информационного портала для других систем управления проектами

Многие вопросы упомянутые в данной статье могут быть разрешены другими системами управления проектами. Многие из таких систем имеют продвинутые средства планирования, но очень слабые возможности для построения информационных порталов, которые очень легко создать на базе MS Project Server . Поэтому уже было несколько случаев, когда представлялся информационный портал MS Project Server по крупному проекту, а на самом деле все бизнес-процессы планирования и сбора фактической информации выполнялись с использованием другого программного обеспечения.

Насколько целесообразны такие решения покажет практика. Однако использование разных системы управления проектами в составе одного решения ставит нетривиальные вопросы по их интеграции, сопровождению, а также политике лицензирования. Очень большая проблема таких комбинированных внедрений это обучение, т.к. теряются преимущества MS Project по легкому основоению информационной системы. Стоимость таких гибридных решений на текущий момент также выглядит не конкурентно.

Как информационный портал в холдинговых структурах MS Project Server очень эффективное решение , но нужно иметь ответ на вопрос как будет создана плановая и фактическая информация, которая наполнит данный портал. Кроме этого при построении информационных порталов на базе MS Project Server также потребуются дополнительные компоненты для работы индикаторов по группировкам проектов и эффективные средства обеспечения печати отчетов.

Выводы

Для тех кто использует на практике MS Project Server большинство информации выше не являются новостью. Для поддержки большинства сценариев бизнес-процессов в строительных компаниях нужды дополнительные компоненты.

Удовлетворить высокие требования строительных компаний сейчас без таких компонентов представляется невозможным, хотя многие пользователи испытывают неоправданные ожидания относительно стандартного функционала MS Project Server.

Я как эксперт не вижу путей реализации эффективных бизнес-процессов в строительных компаниях без использования дополнительных компонент обеспечивающих необходимую полноту функционала. Поэтому мне не видны пути как удовлетворить клиентов-строителей, которые ожидают решения путем только использования MS Project Server.

Поэтому c 2009 года мы решили отказаться от сопровождения инсталляций MS Project Server в строительных компаниях, которые не применяют специальных отраслевых решений для MS Project . Удовлетворить их на уровне современных требований к эффективности управления строительными проектами не представляется возможным. Формальное внедрение не может обеспечить повышение эффективности, т.к. фактически MS Project Server выступит в виде новой "файловой папки" для обычных графиков, которые делались и так без всякого внедрения.

В то же время строительные компании ориентированные на отраслевые решения на базе MS Project такие как Turbo Project сейчас получают доступ к очень дешевым и быстрым способам внедрения решений старшего класса с мощными средствами по коммуникации участников проекта и управлению ресурсами. Такие компании приобретают очевидные конкурентные преимущества за счет более эффективных процессов управления строительством. Эти компании также более прозрачны и потому более привлекательны как для инвестиций так и для кредитования.

Как стало известно "Ъ", "Ростех" решил создать внутри госкорпорации холдинг, который объединит предприятия по спецхимии и промышленными взрывчатым веществам. Консолидация должна не только упростить модель управления разрозненными активами, но и устранить внутреннюю конкуренцию на рынке спецхимии...