Всем привет! Сегодня у меня в гостях — моя подруга и коллега Анна Выдыш с полезным опытом — как повысить продуктивность.

Анна Выдыш

Анна — автор программ и методик по упрощению домашнего быта, большой любитель составления списков, своим хобби считает организацию жизни во всех ее проявлениях, начиная с окружающего пространства и заканчивая личным временем. Основатель ресурса “Уютный дом” , на котором совмещает творческую и техническую работу с воспитанием двоих детей и созданием онлайн-курсов.

Передаю слово Анне.

Здравствуйте, меня зовут Анна и я Trello-зависима. Но это, пожалуй, лучшее, что случилось в моей жизни за последний год. Раньше мне приходилось хранить списки рабочих и домашних дел в разных местах: в бумажном виде, сервисах Evernote и Google Keep. Много лет я безрезультатно пыталась навести в этом порядок и однажды наткнулась на Trello.

Зарегистрировалась, не питая каких-то особых иллюзий на то, что этот инструмент надолго задержится в моей жизни и совершенно неожиданно попала в точку. За три дня все мои списки переехали жить в новый домик и я с радостью продолжила эксперименты с оптимизацией повседневных дел на суперудобных досках, что впоследствии вылилось в мини-курс “Живи продуктивней с Trello” .

Сегодня я хочу показать вам несколько примеров организации задач и целей, которые увеличат вашу продуктивность втрое. А тех, кто дочитает статью до конца ждет небольшой бонус. Поехали…

Система №1. Всё на своих местах

Благодаря удобной автоматизации и классификации задач, вы можете не беспокоиться о том, что что-то пропустите. Вам удастся удерживать под контролем даже самые длинные списки дел:

● распределяйте дела по спискам каждое утро, чтобы получить заряд вдохновения и настроиться на продуктивную работу;
● настройте автоматизацию, чтобы синхронизировать вашу почту со списком “Входящие”;
● включите улучшения “Card Snooze” и “Card Repeater”, чтобы сосредоточиться на самом важном и не утонуть в мелочах.

Улучшения, которые вы можете использовать на этой доске:

Automation by Zapier : экономьте время на организации задач, автоматически отправляя электронную почту, события из календаря и сообщения из чата на доску.

Calendar : просматривайте дела со сроком выполнения в календарном виде. Отлично подходит для того, чтобы получить более широкое представление о графиках текущей и следующей недели.

Card Repeater : автоматически создает определенные карточки через заданный промежуток времени. К примеру, задача “оплатить аренду жилья” может появляться в списке сама в заданную вами дату.

Card Snooze : если кажется, что некоторые задачи не будут решены на этой неделе, отложите их в архив до следующей.

Dropbox и/или Google Drive : добавляйте важные файлы, связанные с задачами и встречами.

Система №2. Приоритизация по матрице Эйзенхауэра

Система, которую использовал президент Соединенных Штатов Дуайт Эйзенхауэр помогает легко распределить дела по степени важности, прибегнув к помощи всего 4 колонок. Подробнее об этой системе вы можете почитать в статье .

● помогает расставить задачи по приоритету выполнения;
● помогает сосредоточиться на долгосрочных целях и не отвлекаться на то что не имеет значения;
● работайте вместе с коллегами и делегируйте неприоритетные задачи, добавляя их на доску вашей команды или копируя доски других команд.

Система №3. Мечтай по-крупному

Продуктивность — это не просто вычеркивание дел из списка, но ещё стремление к росту, поиск возможностей и постановка целей. Доска “Мечтай по-крупному” позволяет объединить крупные сферы вашей жизни (профессиональное развитие, путешествия, хобби) с шагами, которые нужно сделать, чтобы вырасти в этих сферах. Доска предназначена для постановки целей, на ней наглядно представлены все планы, интересы и стимулы:

● разделение по сферам помогает творчески осмыслить самые разные цели и идеи, а также дает возможность увидеть картину целиком;
● добавляйте в свои карточки изображения, ссылки, видео, метки и вложения с помощью улучшений Evernote и Google Drive. Так вы можете дополнить цели заметками и стимулами;
● списки задач помогут составить пошаговый маршрут к цели, а дата выполнения — уложиться в поставленные сроки. Вы также можете делиться досками с коллегами и работать над задачами вместе.

Я надеюсь, эти идеи вдохновят вас организовать все свои задачи и успевать ещё больше каждый день. Копируйте доски, экспериментируйте, а главное — не бойтесь добавлять что-то свое. Это ваша жизнь и ваш список дел.

P.S. Не знаете, как одним кликом скопировать доску в свой профиль? Я подготовила подробную видео-инструкцию о том, как настроить свою учетную запись и успешно стартовать с Trello.

Чтобы получить доступ к остальным 9 урокам мини-курса «Живи продуктивней с Trello», оформите заказ по этой ссылке .

Кстати, маленький бонус! При заказе курса введите промокод OPTIMIZIRUEM — и получите скидку 10%!

С наилучшими пожеланиями, Анна Выдыш

1. Передвигайтесь по Trello с клавиатуры - так получается быстрее.

Чтобы менять фокус между списками и карточками на доске, пользуйтесь клавишами со стрелками. Добавить новую карточку можно, нажав N. Введя её название, задайте позицию карточки через символ ^ и следующее за ним число. Наконец, нажмите SHIFT + ENTER - так после добавления карточки вы сразу перейдёте в режим редактирования, где можно указать все дополнительные параметры. Чтобы редактировать параметры уже созданных карточек, нажмите E или T - первая клавиша выводит маленькое меню, вторая - большое. Выучите и все остальные горячие клавиши , они точно вам пригодятся.

2. Добавляйте себя к только что созданным карточкам.

Когда вы создаёте в Trello карточку, вы не добавляетесь к ней автоматически - для этого нужно нажать пробел, наведя на неё фокус. Добавляя себя к карточке, вы показываете, что занимаетесь этой задачей или готовы с ней помочь, а также подписываетесь на все уведомления, связанные с ней. При этом на самой карточке появляется ваш юзерпик. Чтобы просмотреть все карточки, к которым вы себя добавили, перейдите в меню Cards своего профиля или нажмите Q, находясь на доске.

3. Включите надстройки с календарём, голосованием и «старением» карточек.

Для каждой доски можно включить три надстройки, которые в Trello называют «пауэрапами». Первая позволяет голосовать за отдельные карточки и тем самым показывать, какие из них наиболее востребованы в вашей команде. Чтобы проголосовать за карточку, наведите на неё фокус и нажмите V. Вторая надстройка меняет внешний вид карточек, которые давно не трогали, - за них лучше либо наконец взяться, либо заархивировать их, наведя фокус и нажав C. Третья надстройка - это календарь для отслеживания дедлайнов по всем карточкам. Если вы предпочитаете Sunrise или другие приложения-календари, то можете привязать Trello к ним.

4. Разделяйте доску или список, когда навигация становится слишком сложной.

Если горизонтальный и вертикальный скроллинг по спискам одной доски занимает слишком много времени, значит, самое время разделить доску на части. Не пугайтесь большого количества досок - клавиша B вызывает меню Boards с быстрым поиском по названиям. Быстрый поиск по карточкам можно вызвать клавишей /, а нажав в выпадающем меню Learn More, вы увидите полезные поисковые команды: карточки можно фильтровать по названию, дедлайну, вложениям, комментариям и другим характеристикам. Также смело убирайте правый сайд-бар, нажимая W, - ощутимую часть времени он будет только мешать.

5. Продумайте цветовую схему ярлыков.

Для каждой доски можно задавать цветовую схему и помечать с помощью неё карточки. Например, можно раскрашивать задачи по срочности, статусу, темам, участникам проекта или другому принципу. Ярлыки можно добавлять через символ # в названии карточки. Главное, старайтесь соблюдать везде один и тот же цветовой код и убедитесь, что другие пользователи понимают его - для этого каждому цвету нужно дать заголовок.

6. Добавляйте как можно больше вложений к каждой карточке.

Добавлять ссылки, изображения, видео и другие вложения к карточке очень просто - достаточно перекинуть их на неё мышкой. Помимо файлов с локального хранилища, к Trello можно подключить самые популярные облачные сервисы: Dropbox, Box, Google Drive и OneDrive. Так вы откроете быстрый доступ к файлам с них.

7. Проверьте, хватит ли на все карточки одной доски трёх списков.

Хотя в Trello можно работать как угодно, многим нравится классическая схема с тремя списками: «в очереди», «в процессе» и «готово». Преимуществ у неё несколько: во-первых, она наглядная и очевидная для всех, во-вторых, её можно переносить из проекта в проект, в-третьих, она даёт одним взглядом оценить, как идут дела. Главный же её недостаток в том, что она совершенно не годится для больших проектов с десятками задач и участников - но вряд ли каждая ваша доска будет такой.

8. Создайте доску, где на каждого участника проекта будет по списку.

Удобный способ распределять задачи - создать доску, где на каждого участника проекта приходится один список со всеми его задачами, над которыми он работает или будет работать. В больших проектах это позволяет не путаться, кто чем занимается и кто за что отвечает. Если вы хотите обратить чьё-то внимание на одну из карточек, укажите имя человека через символ @, и он получит уведомление.

9. Автоматически превращайте каждый пункт списка в карточку.

Trello умеет превращать списки, каждый пункт которых начинается с новой строки, сразу в несколько карточек. Для этого скопируйте список в окно, куда вы добавляете новые карточки, нажмите ENTER, и Trello предложит либо создать карточку с названием-списком, либо разбить этот список на карточки.

10. Поставьте мобильное расширение или виджет.

У Trello есть отличное мобильное приложение для iOS и Android с расширением и виджетом соответственно. Из него можно быстро создать новую карточку, взяв за основу снимок камеры, фотографию или ссылку из буфера обмена.

11. Отключите уведомления и заходите в Trello не больше трёх раз за день.

Уведомления полезны, когда приходят не слишком часто. В Trello обычно не так - тем более когда вы работаете над большим проектом. Поэтому смело отключайте уведомления и заходите туда три раза в день: в начале, середине и конце рабочего дня. Таск-менеджмент полезен до тех пор, пока не превращается в самоцель - если же вы заходите в Trello редко, но регулярно, то можете сосредоточиться на выполнении задач.

12. Добавьте в уведомления о новых карточках в Trello.

У Slack есть прямая интеграция с Trello - это значит, что вы можете автоматически добавлять уведомления обо всех изменениях на досках в Trello на любой из каналов в Slack. Если вам пришла новая идея, и вы добавили её в Trello, то её сразу увидят ваши коллеги. Таким же образом можно отслеживать статус карточек и то, кто взялся за какую задачу.

Прежде, чем погрузиться в лонгрид о системах, коротко определим, какие потребности мы учитывали. Что такое web-студия? Это компания, внутри которой происходит очень быстрая работа одновременно над несколькими проектами, каждый из которых может находиться на разном этапе. Таким образом, сотрудники вынуждены жёстко приоритизировать задачи и помнить о самых незначительных деталях, которых при создании и управлении сайтами не счесть.

Исходя из этого, мы будем искать:

• вложенные иерархии проект-задача-подзадача
• удобные формы создания задачи
• чек-листы с возможностью отображения закрытых подзадач
• быстрый доступ к полям задачи для изменения параметров
• быстрое развёртывание системы
• возможность назначения и изменения исполнителей и фолловеров
• возможность создания обособленных групп для фрилансеров
• возможность создания дополнительных кастомных полей и изменения названия сущностей.

Конечно, окружение таск-менеджера также не будет обделено вниманием, но акцент будет сделан на перечисленные параметры. И да, все скриншоты кликабельны - можете рассмотреть их поближе.

Для тех, кто любит погорячее

В этот раздел попали системы, которые привычно используются, например, как багтрекер или система управления инцидентами и тикетами, но заслуживают внимания и как таск-менеджеры. Оговорюсь сразу - большинство из них слишком сложны и громоздки для бизнес-процессов web-студии, но всё же представляют интерес.

TrackStudio

Пожалуй, это самая необычная система из всех, что мне пришлось изучить. Магия IT-ретро начинается с самого процесса установки, когда приходится разворачивать сервер-менеджер на десктопе, вручную создавать чистую базу данных и затем уже заходить в web-интерфейс системы, попутно поглядывая за состоянием базы. Столь же необычен и интерфейс, пришедший к нам из середины 2000-х. Впрочем, это не лишает TrackStudio неплохих возможностей управления проектами. Если кто-то надумает разбираться, сильно рекомендую вооружиться документацией: там много полезного и для пользователей и для разработчиков. Лично меня успокоило название раздела «Как управлять миром с помощью TrackStudio». Собственно, этим я и занялся. Сразу скажу, что TrackStudio - история совсем не для web-студий, потому что таким, как мы, это просто не нужно. Такой функционал и мощные инструменты доработки больше подойдут крупным компаниям, зажимающим деньги на дорогие системы или же компаниям-девелоперам: на мой взгляд, TrackStudio можно заточить и под систему управления разработкой, и под багтрекер, и под систему управления тикетами и инцидентами. Несмотря на такое заявление, я всё же остановлюсь на управлении проектами подробнее.

Задачи собираются на рабочем столе системы и одновременно имеют представление в виде дерева. Главной сущностью является проект, в котором можно создавать другие проекты и задачи. С помощью TrackStudio можно создавать различные категории задач (баги, требования, информация и проч.), они будут отображаться в привязке к проекту. Категория задач требует настроить связи между категориями (где может создаваться задача) и позволяет настраивать триггеры (тогда при создании и редактировании задачи может исполняться созданный пользователем скрипт). По всем проектам можно построить отчёты в виде списка, детализации, отчёт о распределении, о затраченном времени, о структуре задач, тренд, табель и диаграмму Ганта. Некоторые отчёты выгружаются в XML и формате MS Project, это кому-то может быть нужным для подгрузки во внешние системы. Диаграмма Ганта не далеко ушла от интерфейса системы, выглядит довольно олдскульно и работает только как отчёт - перетаскивать и редактировать линейки не получится.

TrackStudio - сильное и интересное решение для тех, у кого есть навыки программирования и время на длинный старт. Убеждён, при долгой настройке и подготовке система может принимать любое обличие и надёжно решать различные задачи, тем более, что её можно настроить для любой СУБД. Однако для скромной (да и не скромной тоже) web-студии решение слишком сложное, к тому же в TrackStudio нет готового удобного механизма завершения задач, чек-листов, быстрых моделей управления задачами (назначения, делегирования, контроля и проч.).

Redmine

В сети можно прочитать тысячи хвалебных отзывов, посвящённых Redmine . Причём хвалят его и как багтрекер, и как таск-менеджер, а значит, мы не имеем права пройти мимо. Признаюсь честно, мне не часто приходилось работать с командной строкой в Windows, но Redmine решил забрать мою душу приучить меня к ней. Я обложился мануалами и за долгую ночь научился прямо из командной строки ставить Ruby, DevKit к нему, разворачивать СУБД MySQL и запускать Redmine как службу в Windows. Но речь идёт всё ещё о web-студиях, зачем им столько мороки, неужели нет какого-нибудь готового установочного пакета для людей, не обременённых знанием разработки или системного администрирования? Ответ я нашёл в комментариях к посту на Хабре.

Там же я нашёл самое точное название того, чему посвятил часть ночи.

Bitnami разворачивает Redmine в считанные минуты. Итак, если вы не любитель перечисленных выше операций, запускаем Redmine в браузере и используем его как систему управления задачами.

Redmine очень прост: минималистичный дизайн, простое меню и хороший набор понятных настроек. Перед тем, как приступить к работе в таск-менеджере, стоит зайти в настройки в разделе «Администрирование»: там можно создать кастомные наборы трекеров, категорий задач, задать наборы колонок, которые будут отображаться в списках задач. Такая подготовительная работа позволит управлять задачами изначально упорядоченно.

Задачи в проекте создаются просто: название, поле описания, степень готовности, трудозатраты, дедлайн, статус. Менять статус выполнения (в том числе закрывать) можно только посредством редактирования задачи. Чек-листы не предусмотрены. Все задачи отображаются в виде календаря и на диаграмме Ганта: при наведении курсора на отрезок задачи можно видеть её карточку, перетаскивание элементов мышью не предусмотрено. В отдельном окне можно видеть документы проекта, вести обсуждение на форуме, создавать и наполнять полезной информацией Wiki.

На мой взгляд, Redmine хорош именно благодаря многочисленным настройкам (ну и бесплатности, конечно). Хорош он и как багтрекер, и как таск-менеджер, особенно для компаний, в которых задачи не требуют детального дробления, но активно обсуждаются и важно сохранить накопленный опыт обсуждения.

Jira

Раз уж речь зашла о Redmine, то остановимся и на Jira - ещё одной системы, популярной у разработчиков. При запуске Jira предлагает пользователю выбрать необходимые модули: разработчикам - Scrum, Kanban, Basic software development; бизнесу - process management, project management, task management. Интерфейс системы на английском языке, в базовой поставке можно выбрать русский язык заведения задач. Однако есть и русскоязычная локализация, её можно добавить в плагины системы и использовать Jira на родном языке. Кстати, раз уж речь зашла о плагинах, Jira предлагает множество полезных add-ons, среди них есть, что выбрать.

Итак, при создании Jira мы выбрали Project management, а это значит, что основная сущность этого раздела - проект. Внутри проекта регистрируются задачи с помощью формы, в которой определены поля для даты дедлайна, ответственного, вложений, форматируемого описания, фолловеров, приоритета, меток и комментариев. При необходимости ненужные поля можно исключить, сохранив пользовательский набор полей заведения задачи. Внутри задачи создаются подзадачи в виде списка, в котором отображается статус выполнения. Все задачи и подзадачи отображаются в левой панели списком, рядом открывается описание выбранного элемента. Выполненные таски можно отображать в общем списке, выбрав соответствующую опцию. По итогам работы можно построить отчёты на основе готовых шаблонов. Итоги по активностям и структуре задач доступны в разделе Summary.

В целом Jira вполне удобна для работы с проектами, работу с фрилансерами можно вынести в отдельный раздел. Если компания больше ориентирована на разработку, то Jira будет отличным выбором: каждое подразделение будет работать в своём проекте и в то же время в единой функциональной системе.
Собственно, на Jira настала пора закончить с извращениями и рассмотреть системы, более подходящие для поставленных задач.

Системы, где таск-менеджер - модуль

Эти системы в свою очередь делятся на две части: где управление проектами - модуль и где управление проектами и задачами - практически единственная цель существования программы. Поясню, почему иногда целесообразно покупать CRM/ERP/xRM с модулем таск-менеджмента. Если компания стартует как небольшая студия, но имеет в планах расширение портфеля услуг и омниканальное продвижение, то стоит сразу присматриваться к комплексным решениям, чтобы потом мучительно не интегрировать весь необходимый для работы софт. Поверьте, нет ничего плохого, если ваши продажники изначально начнут вести клиентов в CRM - вы от этого только выиграете, получив управляемую клиентскую базу. С другой стороны, если вы решили развиваться только в одном направлении (например, быть web-студией и стать самыми крутыми именно в этом), то стоит ограничиться инструментом, наиболее подходящим именно основным задачам. Итак…

amoCRM

amoCRM в левом тулбаре предлагает вкладку «Задачи», в которой непосредственно можно добавлять задачи и управлять ими. Также допускается назначение задачи из карточки сделки и карточки контакта. Изначально amoCRM предусматривает два типа задач: follow-up и встреча. Этого, конечно, недостаточно, поэтому буквально в пару кликов можно создать множество кастомных типов задач: например, звонки, разработка, дизайн и всё, чего требует ваша деятельность. Форма добавления задачи довольно скудная: выбор даты и точного времени, указание контакта или сделки, связанного с задачей (на самом деле, в поле можно внести любые данные), для кого задача (выбор из списка сотрудников в системе), тип задачи и комментарий (удивительно, но является обязательным полем, пока не заполните, задачу сохранить не удастся). Возможность создания вех и подзадач так и не удалось найти, а для любой web-студии это важный момент: кто работал с сайтами, текстами, рекламой прекрасно знают, что каждая задача может разделяться на внушительный список подзадач, каждая из которых имеет свои сроки, ответственных и т.д.

Задачи в amoCRM могут отображаться в виде списка, однодневного календаря с делениями времени, календаря на месяц, а также to-do line, на которой видны задачи на сегодня и задачи на завтра. Чтобы закрыть задачу из to-do line, следует мышью перетянуть её вниз и тогда появится ещё одна line с отрезками: удалить, послезавтра, сл.неделя, сл.месяц, завершить. Честно говоря, очень неочевидное интерфейсное решение - мне его помогло найти только понимание стандартных интерфейсов. Думаю, начинающий менеджер надолго бы завис. В списочном представлении задачи закрывать проще, для этого достаточно поставить хинт (галочку) у названия задачи и откроется меню: открыть задачи, закрыть задачи, удалить. При попытке закрыть задачу всплывёт окно с предложением указать результат. Закрытые таски не отображаются в панели задач, но их можно найти на рабочем столе amoCRM в «Последних событиях» и в соответствующей сделке. Из приятного - отображение количества поставленных, выполненных и просроченных задач на дашборде рабочего стола amoCRM. Этот дашборд, конечно, не вот нужная штука, но красиво. Поскольку речь идёт о CRM, возможно проставлять сумму сделки, отслеживать этапы взаимодействия с клиентами (воронка).

В общем, amoCRM не совсем вписывается в потребности управления задачами web-студии. Прежде всего потому, что это CRM, нацеленная в первую очередь на решение проблем отдела продаж. Сам по себе модуль управления задачами не имеет необходимого для студии функционала.

Битрикс24

Задачи фактически лежат в основе Битрикс24 . При их создании устанавливается название, инициатор, соисполнители, приоритет, планируются сроки начала и окончания работ по задаче. Внутри задачи можно создать чек-лист с подзадачами - это очень удобно для контроля этапов выполнения работы или списка дел сотрудника. Задачу можно отнести к проекту, который может быть создан по нужному пользователю критерию (отделу, работе, направлению, офису и проч.). Для задачи можно выбрать фолловеров или сотрудников, которым она делегируется. Однородные задачи можно сделать цикличными или создавать в дальнейшем с помощью сохранённых шаблонов. Все задачи подразделяются по статусам и могут отображаться как в табличной форме, так и на диаграмме Ганта. В случае Битрикс24 управлять задачами можно прямо на линейках диаграммы: по клику правой кнопкой мыши открывается меню управления задачей, левой - открывается карточка задачи. Кстати, в Битрикс24 возможно создавать рабочие группы для внешних пользователей.

В плане работы с задачами Битрикс24 точно не подведёт. Однако сама по себе система - целый корпоративный портал с модулем управления продажами и CRM. Для web-студии система явно перегружена. Впрочем, эти слова можно отнести абсолютно ко всем изученным нами CRM. В большинстве систем задачи и планировщики удовлетворяют практически всем требованиям, но нужно ли это компании? Дело тут даже не в стоимости софта, а в том, что у каждого сотрудника перед глазами будет множество ненужного функционала, который будет только запутывать и отвлекать - так просто неудобно работать. Однако, как я уже говорил, если вам нужно расширенное управление продажами и клиентами, контроль исполнения KPI и учёт, присмотритесь к комплексным системам.

Мегаплан

Мегаплан изначально позиционировал себя как система управления проектами. Постепенно он в угоду рынку стал маскироваться под CRM, что, впрочем, не противоречит определению системы управления взаимоотношениями с клиентами. Однако именно модуль управления проектами и постановки задач в Мегаплане реализован довольно сильно, с учётом мельчайших деталей. Первое преимущество - это иерархия и вложенность задач: внутри проекта создаются задачи, подзадачи, вехи, дела, подпроекты. Такая иерархия позволяет организовать работу и фактически построить карту проекта, доступ к каждому элементу можно получить, кликнув на ссылку названия задачи, подзадачи и т.п.

Форма создания задачи предусматривает большой набор полей, из которых минимум относится к обязательным. Внутри задачи устанавливается ответственный, возможный бонус за исполнение, дедлайн, права доступа к полям. В дополнительных полях можно проставить продолжительность, дату старта и финиша задачи, установить плановые трудозатраты. Среди участников задачи опционально можно указать соисполнителей, аудиторов, заказчика. При необходимости можно настроить правила повторения задачи каждый день, неделю, месяц или год. Подзадачи создаются в схожих формах. Задачи и подзадачи можно завершать, редактировать, снимать, удалять, ставить на паузу, делегировать и даже проваливать (по сути, завершать без результата и работы по задаче). Проваленные и завершённые задачи отображаются в списке серым цветом, по желанию пользователя их можно скрыть. В Мегаплане задачи можно отображать как в виде списка, иерархии, так и на диаграмме Ганта. Однако диаграмма Ганта в Мегаплане довольно номинальна - на ней можно видеть поставленные задачи, но передвигать и редактировать их прямо на диаграмме невозможно.

В целом Мегаплан подходит практически для любой компании, нуждающейся в системе управления проектами (кроме, разве, разработческих и промышленных компаний, предъявляющих специфические требования к системе). Из минусов я отмечу несколько перегруженный интерфейс и диаграмму Ганта, которая, увы, уже три года остаётся неизменной. Лично мне опять же не хватило классического простейшего чек-листа с галочками и вычёркиванием выполненных задач.

На десерт - наиболее подходящие таск-менеджеры

Сюда вошли «профильные» таск-менеджеры, каждый из которых способен автоматизировать и значительно облегчить работу в команде, отчасти решив проблему потери ответственных и сорванных сроков. На определённом этапе развития моей компании я бы, пожалуй, выбрал каждую из перечисленных в этом разделе систем.

Pyrus

Следующей я рассмотрю систему управления проектами Pyrus . Сам Pyrus позиционирует себя как систему, отличающуюся от системы управления проектами, документооборотом и бизнес-процессами. Нельзя не отметить возможности интеграции с множеством сервисов и наличие API, однако мы договорились, что нас интересует управление проектами, поэтому к нему и обратимся.

Форма создания задачи простая: большое текстовое поле ввода текста задачи, привязка задачи к проекту, ответственный, срок, метка контроля, возможность загрузить файл (Google Drive, Box, DropBox, OneDrive). Опционально прямо из карточки можно добавить задачу в Google Календарь, назначить несколько этапов согласования и определить папку для задачи. Если до создания задачи не было заведено ни одного проекта, проект можно создать прямо из карточки задачи в отдельном окне - удобно. Также можно создавать пользовательские шаблоны формы создания бизнес-процесса (например, маршрутизация и согласование документов), указать бюджет каждого этапа. Возможно создавать повторяющиеся задачи, это нужный функционал для рутинных задач, которых в web-студиях неизменно много. Все задачи распределяются по папкам: входящие, последние, на контроле. Входящие, в свою очередь, разложены по «долгим ящикам»: сегодня, запланированные, следующие, когда-нибудь. Не знаю, как вам, а мне такая классификация показалась загадочной и недостаточно чёткой.

Задачи можно переназначать, привязывать к другому проекту и завершать с различными результатами. Как и в нескольких других системах, мне не хватило чек-листа, полей для добавления кратких примечаний для каждого участника процесса и не понравилось, что задачи после завершения принудительно попадают во «Все задачи» и не отображаются в других папках. В целом, система не совсем подходит под поставленные задачи, хотя, уверен, за её возможности интеграции те, кому они нужны, ей всё простят.

iQ300

iQ300 - доступная, понятная система управления проектами, отвечающая почти всем требованиям, которые может предъявлять к подобным системам небольшая компания. Облачная система с лаконичным интерфейсом и очевидными сущностями даёт возможность создавать проекты, задачи, чек-листы (наконец-то!), писать комментарии, прикреплять документы и логировать все действия пользователей. Основной сущностью является проект, внутри которого создаются задачи и подзадачи. При создании проекта формируется довольно полная карточка, с учётом целей, рисков, критериев успеха, результата. Из очевидно приятного - возможность создания рабочих групп (сообществ): например, можно создать группы «Фрилансеры», «Удалёнка», «Филиал в Чебоксарах» и отдельно по ним отслеживать активность, скорость работы с задачами и прогресс по деятельности в целом. Это тот функционал, который действительно важен для креативных агентств и студий.

Однако не всё так просто - первое приятное впечатление несколько стирается в процессе создания задач. Судите сами: изначально создаётся черновик задачи и подзадач, затем необходимо вручную менять статус задачи на «В работе». Кстати, это можно сделать через меню «Преобразовать в задачу»: здесь поневоле задумываешься, что произойдёт, если использовать такое преобразование для подзадачи? Спойлер: ничего не произойдёт, подзадача станет активной. При создании задачи поле ответственного за исполнение не является обязательным, однако в случае, если вы захотите активировать задачу, а исполнителя нет, у вас ничего не получится и никакие подсказки не всплывут - сами догадывайтесь по ходу работы. Однако после нескольких столкновений с ограничениями начинаешь понимать логику работы системы и она становится вполне дружелюбной: чек-листы легко закрываются, можно включать и отключать отображение различных типов задач, в том числе завершённых, управление осуществляется через простое меню, возможны групповые операции. Внутри проекта можно вести обсуждение, есть календарный план (по сути своей - базовая диаграмма Ганта с возможность просматривать задачу при наведении курсора на отрезок и перетаскивать линейки и оси времени), в отдельной вкладке находятся документы и мультимедиа по проекту, можно строить отчёты по задачам, исполнителям, ходу исполнения поручений, затраченному времени. Задачи в зависимости от статуса подсвечиваются разными цветами - всё очень наглядно.

Система крайне проста для освоения, но несмотря на это в ней предусмотрен мануал-уроки со скриншотами и неплохими рекомендациями по управлению задачами и проектами. Из недостатков выделю иногда нелогичное поведение интерфейса и невозможность отображения чек-листов в поле проекта, к ним доступ возможен только через задачу. Пользование iQ300 - дело привычки, у меня она сформировалась меньше, чем за час.

WorkFlow Soft

WorkFlow Soft - ещё одна система из тех, что мне попалась в ходе моего глобально исследования. В принципе, ничем не отличается от многих систем-напоминалок: нет чек-листов, меток категории задач и т.д., задачи создаются в минимальной стандартной форме.

Но система не может существовать без фишечек: в WorkFlow Soft это конструктор шаблонов и маршрутов выполнения задачи. Маршруты строятся в понятном и приятном глазу интерфейсе, привязываются к задаче и могут быть запущены на исполнение - фактически, это один из вариантов моделирования бизнес-процессов. Очевидно, что ставка сделана именно на логическую связанность задач и возможность построения цепочек работы: от согласования документа до разработки сайта и выпуска нового продукта.

Кому интересна простая настройка несложных бизнес-процессов без использования нотации BPMN - присмотритесь.

Мои вишенки на торте

Asana

Asana - одна из самых популярных систем управления проектами и задачами. Это неслучайно: свою популярность она завоевала простым стартом, прозрачной логикой работы, удобным интерфейсом и хорошим мануалом. Из возможных недостатков - английская локализация, но думаю, что выучить пару десятков слов интерфейса сегодня ни для кого не проблема.

Внутри проекта (можно создавать несколько проектов с различными группами сотрудников) создаётся задача с описанием, комментарием и подзадачами в виде чек-листа. Допускается создание подзадач у подзадач любой глубины вложенности. При создании задачи назначаются исполнители и фолловеры, которые будут извещаться о ходе работы. Для завершения задачи достаточно поставить галочку - при этом закрытые попадут в раздел «All items» и отображаться в задаче не будут. Внутри Asana также можно создавать групповой календарь и командный чат для обсуждения задач. В случае, если среди множества задач нужно что-то найти, возможен поиск по отдельному полю или по вхождению слова. Asana позволяет создавать несколько рабочих разделов (workspace), которые можно использовать как для разных проектов, так и для разных команд (фрилансеров, удалённых работников, заказчиков и т.д.). Кроме того, одна задача может быть привязана к нескольким проектам. Отдельно мне понравилась возможность управления горячими клавишами - это значительно ускоряет работу. Из субъективных недостатков - невозможность просматривать все задачи и подзадачи одним деревом. А ещё там живут единороги.

Wrike

Wrike - столь же популярная система, как и Asana, но с бОльшими возможностями. Во Wrike можно создавать группы пользователей в разделе «Администрирование» - опять же удобно для ведения нескольких проектов разной тематики и групп фрилансеров. Внутри группы уже создаются проекты, а внутри проектов - задачи. Кстати, кроме проектов, можно создавать приватные и расшаренные папки с задачами. Задачи включают подзадачи, организованные как чек-лист. Опять же, возможно несколько уровней вложенности. В отличие от Asana можно настроить отображение всего дерева задач и включить/отключить задачи со статусами «Решена» и «Закрыта». Для каждой задачи устанавливается ответственный и фолловеры, задаётся дата старта и зависимости; можно прикреплять файлы и создавать комментарии.

Задачи во Wrike можно просматривать в виде таблицы (очень удобная) и на диаграмме Ганта. Это, пожалуй, одна из лучших диаграмм, с которыми я встречался в ходе тестирования перечисленных программ: прямо на диаграмме можно перетаскивать отрезки задач, менять сроки исполнения задач и проекта в целом, устанавливать и разрывать связи между задачами. Плюс ко всему, диаграмма легко масштабируется при помощи специального бегунка. Также пользователь может настраивать отчёты и дашборды по отдельному проекту или по всем проектам команды.

Basecamp

Basecamp - если бы меня попросили охарактеризовать эту систему, я бы назвал её самой наглядной и неформальной. Всё благодаря рабочему столу с закреплёнными панелями чата, заметок, дел, опросов и проч. Basecamp немного выходит за рамки простого таск-менеджера, это ещё и корпоративный портал, внутри которого можно формально и неформально общаться с командой или командами, которые могут быть созданы отдельно. Задачи в Basecamp представляют собой простенький to-do list, состоящий из задачи и множества подзадач, в которых пользователь может задать сроки, исполнителей и фолловеров.

Прелесть этой системы в простоте и комплексности: в одном окне можно напомнить о событиях, пообщаться, напомнить об открытых и закрытых задачах, добавить документы и файлы, просмотреть отчёты и логи действий всей команды.

На мой взгляд, Basecamp - история для небольшой команды, которой важно следить за порядком в работе, но при этом сохранять непринуждённую атмосферу.

PTYSH

PTYSH - та самая система, которую мы создали, изучив множество систем управления проектами и задачами, о части из которых я вам рассказал в посте. В ней учтены те потребности, о которых я говорил в начале и убрано всё лишнее. PTYSH уже успела пережить несколько релизов и постоянно совершенствуется.

В PTYSH задача создаётся внутри проекта. Форма задачи учитывает особенности работы именно web-студий и кроме полей названия, дедлайна, исполнителя, стоимости проекта и фолловеров включает несколько сценариев задач: без сценария, чек-лист, копирайтинг, SEO-продвижение, создание сайта. Сценарии постоянно обновляются - так, уже добавлен сценарий «Контекстная реклама». В зависимости от выбранного сценария формируются дополнительные поля, специфические для типа работ по задаче. Подробно о полях каждого сценария мы уже писали в своём блоге на Мегамозге. Кстати, о чек-листе. В PTYSH мы постарались сделать его таким, о каком мечтали: пользователь просто вводит все нужные пункты через Enter в одном поле, а при создании задачи чек-лист генерируется автоматически. При выполнении подзадачи достаточно поставить галочку - и в вашем чек-листе появятся зачёркнутые пункты с указание точного времени и даты закрытия, а также с указанием закрывшего сотрудника, если над чек-листом работает несколько ответственных.Всё наглядно. Бонусом для клиентов служит встроенный в любую версию PTYSH (в том числе бесплатную) чек-лист для проведения комплексного SEO. Он подгружается в случае выбора сценария «SEO продвижение» и содержит 70 пунктов, разделённых на несколько блоков работ. О них мы тоже уже писали.

Сложно дать универсальный совет, какую систему выбрать: каждая компания имеет свои особенности, определяющие потребности. Надеюсь, что обзор поможет вам изначально отсеять какие-то решения и затратить меньше труда на тестирование систем. Выбирайте, внедряйте, используйте каждый день, соблюдайте сроки - удовольствие от работы гарантировано.

Поверьте, иногда нюансы очень важны

Ну а чтобы вам было ещё проще выбирать, вот табличка с ценами на перечисленные решения. На момент составления таблицы (а это было 13 января 2016 года), курс доллара был 1 $ = 75.97 р. Кстати, не забывайте о колебании курса, приобретая систему, стоимость которой привязана к валюте - это может привести как к приятным, так и к неприятным (к ним чаще) сюрпризам. Бывает, что компания фиксирует курс, но это казуистика.

Система	Стоимость, заявленная на сайте	Стоимость владения в течение 1 года на команду 10 человек	Примечание
Битрикс24	12 польз. - 0 р. Проект - 990 р./мес., 24 польз. Команда - 4 990 р./мес.	12 польз. - 0 р. 24 польз. - 11 880 р. Команда - 59 880 р.	Тариф «Команда» необходим, чтобы использовать экстранет для внешних пользователей системы (клиентов, фрилансеров)
amoCRM	Базовый - 499 р./мес./польз. Расширенный - 799 р./мес./польз.	95 880 р.	Создание задач возможно, начиная с пакета «Расширенный», выбираем его.
Мегаплан	Совместная работа: облако - от 290 р./мес./польз. сервер на 10 польз. - 47 400 единовременно	34 800 р.	В тариф входят задачи, общение, документы, без финансов. По моде, берём облако.
Pyrus	Бизнес: 9 р./польз./день	32 850 р.	Старшие тарифы предполагают расширенные интеграционные возможности
PTYSH	до 3-х чел. - 0 р. остальные - 990р./мес. без ограничений за всё	11 880 р.	Нет стоимости за пользователя
IQ 300	Старт (2 проекта, 5 польз.) - 0 р. Стартап (10 проектов, 20 польз.) - 1 500 р./мес.	18 000 р.	Тарифы имеют дополнительные ограничения
WorkFlow Soft	Облако и сервер: 15 польз. - 48 000 р./год 25 польз. - 60 000 р./год	48 000 р.	В старших версиях серверная версия дороже облачной версии
Basecamp	29 $/мес. без огр.польз. 79 $/мес. с ведением клиентов 3000 $/год - Enterprise	26 438 р.	Ведение клиентов - набор функций для совместной работы с клиентами. Берём минимум.
Asana	до 15 польз. - 0 р. 8,33 $ в мес. и меньше	0 р., 75 939р. бизнес	Прогрессивные скидки
Wrike	до 5 польз. - 0 р. 5 польз. - 49 $/мес.* 15 польз. - 99 $/мес.	90 252 р.	*на тарифе недоступны подзадачи, дашборды и групповая обработка задач. По нашим условиям выбираем с подзадачами.
Track Studio	5 польз. - 0 р. 10 польз. - 13 950р.	13 950р.	Несколько тарифов, зависящих от серверных возможностей и доступа к репозиторbю с исходниками системы на GitHub
Jira Core **	Облако: 10 польз. - 10 $/мес. 15 польз. - 50 $/мес. 25 польз. - 100 $/мес.	9 116р.	**версия для управления проектами. Сервер дорогой, только для 10 польз. - 10 $
Redmine	бесплатно	бесплатно	Распространяется по лицензии GNU GPL v.2

Примечание: некоторые компании устанавливают скидки при покупке на год, до 10%. Поскольку условия получения скидки постоянно меняются, в таблице они не учтены. Добавить метки

By now you understand the Trello landscape: boards, lists, and cards. Let’s take a look at the Power-Ups, integrations, and developer platform that are going to get you a lot more bang for your productivity buck.

Power-Ups

Listen, we know Trello isn’t the only app your team is using to get things done (what?!). Bring apps and services like , and more into your Trello boards to keep all your data located and accessible in one place.

In a glance you are able to keep up to date on all the work getting done across every app. can also be used to customize cards, add automation, or get a new perspective on boards with capabilities such as , and more.

It"s easy to add Power-Ups to your boards:

1. Click the Power-Ups button on a board’s menu to open the Power-Ups directory.
2. Click “Add” next to the Power-Up you would like to add to the board.
3. Click the gear icon next to the add button to edit its settings and link any accounts from the apps you are integrating with the Trello board.
4. For most Power-Ups, open a Trello card and click the new button for the Power-Up to begin adding information, files, and more to your cards. Or, click the Power-Up’s button at the top of your Trello board.

Quick note: Every board can have one Power-Up enabled for free, and and team members can enable unlimited Power-Ups on their boards.

Make A Power Play

Teams are using Power-Ups to turn Trello boards into the ultimate app for getting things done. A lightweight CRM for startup sales teams, an email-free content management system, a design team powerhouse, and more.

Here’s a quick look at just a few different ways your department can get more done with Power-Ups.

Marketing Editorial Calendar

• Start an article outline in and attach it to a card to pitch the idea.
• Create a new Google Doc from directly from Trello and compose the article.
• Set a due date for publishing and visualize the pipeline with the .
• Attach a Drive folder to the card so everyone can access the image assets for the post.

Sales CRM Pipeline

• Attach leads and opportunities to cards to quickly access important information.
• Create for requests, quotes, and additional data points.
• Securely manage and share contracts and documents with .
• Keep track of scheduled meetings and calls with the .

Design Workflow

• Attach prototypes to cards from .
• Organize visual assets in one location with .
• Send cards to channels for team feedback.
• Have a dedicated room for regular .

Check out more ways marketing, sales, developers, PMs, HR, and support can customize their boards with Power-Ups in our .

Integrations And Extensions

Customize your Trello experience even further with browser extensions, add-ons, and connectors made by both the Trello team and third party developers.

Develop On Trello

Want to build a Power-Up for your team, a custom feature, or a cool browser extension? Fear not: Trello has an open platform that any developer can build upon. Learn all about the Trello API, Power-Ups platform, and check out some easily remixable Power-Up samples at . It has everything you need to get started developing on the Trello platform.

Я не буду рассказывать основы трелло, сразу прыгну к интересной части.

Мы проводим множество проектов одновременно, поэтому настроили огромную структуру досок и переплели их между собой. В целом наша компания выглядит так:

Зеленые карточки – активные проекты. Фиолетовые и с картинками – департаменты (об этом будем говорить во второй статье). Красные – подготовленные пресеты для новых досок.

Ключевой доской для с проектами является Projects Pipeline:

В ней можно найти и посмотреть статус любого проекта. Глянуть быструю информацию о проекте и перейти в саму доску с проектом.

Сам жизненный цикл проекта состоит из таких шагов:

1. Projects queue

В этом листе находятся все заиницированные проекты. По ним узнается бриф и происходит вся подготовительная работа перед подписанием контракта.

2. Pending signing of the contract

Ожидает подписания контракта.

3. In development (design)

Проекты, которые находятся на стадии разработки дизайна.

4. In development (animation)

А здесь на этапе разработки анимации.

5. In development (code)

Ну а здесь кода. При чем сами мы не пишем код, этим занимаются наши партнеры, или фрилансеры.

6. Preparation for release

Все проекты, которые готовятся к релизу/запуску.

7. On review

На рассмотрении заказчика. Обычно после этого момента проекты возвращаются в предыдущие листы с комментариями заказчика.

8. Waiting for the bill

Проекты, которые ожидают оплаты за проделанные услуги.

9. Finish won

Завершено с успехом. Те проекты, которые завершились с успехом и получили полную оплату.

10. Finish lost

А здесь находятся проваленные проекты. Здесь обязательно пишется причина провала, чтобы больше такого не повторилось.

Как видно на скриншоте выше, карточка содержит в себе небольшую информацию о статусе проекта и ссылку на доску. И да, на ней стоит due date. Это первый ключевой дедлайн по проекту. Чтобы можно было сразу увидеть когда сдача проекта.

Давайте нырнем в какой-то проект и посмотрим как он устроен изнутри:

Опять же опишу списки по порядку:

Здесь собрана вся основная информация о проекте: как пользоваться этой доской, общее описание проекта, ссылка на проект на Google Drive и какие-то вводные важные комментарии от клиента.

2. Notes

В этом листе обычно собирается вся информация после Research’a, или какие-то другие интересные заметки.

3. Tensions

Это очень важный список. В нем находится все напряженности проекта. Напряженности – это то, что нужно сделать к определенному сроку.

4. Ideas

Любые идеи, которые могут возникнуть у участников проекта.

5. To Do (queue)

Огромный список вещей, которые необходимо сделать для завершения данного проекта.

6. To Do (within 2 weeks)

Список того, что нужно закончить за (3 дня, неделю, 2 недели, месяц). Срок выставляется на первом совещании по поводу этого проекта.

7. Started & In progress…

Список задач, которые были начаты, но не закончены, и в данный момент находятся в процессе. Обычно эти задачи уже за кем-то закреплены.

8. Doing Now (AT THIS MOMENT)

Список задач, которые выполняются конкретно в данный момент. Это нужно для того, чтобы не было конфликтов между участниками. Этот лист позволяет урезать “убытки” времени на производстве. К примеру, зайдя в какой-то проект, я сразу вижу его статус и мне нет необходимости связываться с кем-то и отвлекать кого-то.

9. For Review

Список того, что должно быть рассмотрено лидером проекта.

10. Done

Список завершенных задач.

В своей работе мы используем все самое лучшее, что только смогли собрать из разных методологий ведения проектов. И мы постоянно улучшаем это знание и механизмы работы.

Поэтому в нашей методологии ведения проектов можно найти элементы Kanban, Scrum и других.

На этом я закончу первую статью из цикла. В следующих статьях планирую рассказать, как происходит непосредственный процесс работы над проектом от а до я.

Всем спасибо, всем удачи.