Нина Ковязина , заместитель директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России
Суточные платить обязательно. Порядок и размер возмещения командировочных расходов, в том числе и суточных, можно установить самостоятельно. Достаточно закрепить их приказом руководителя или указать в коллективном (трудовом) договоре. Это предусмотрено в части 4 статьи 168 Трудового кодекса РФ.
Пример оформления в коммерческой организации приказа об установлении норм суточных
В ООО «Альфа» приказом установлены нормы суточных по командировкам сотрудников по России и за границу.
Суточные нормируются только при расчете НДФЛ. Так, не облагаются этим налогом суточные в пределах:
Суточные сверх этой нормы облагаются НДФЛ. Такой порядок установлен в абзаце 10 пункта 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ.
Суточные сотрудникам выплачивайте:
Такой порядок предусмотрен пунктом 11 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749, и подтвержден в письме Минтруда России от 5 сентября 2013 г. № 14-2/3044898-4415.
Чтобы правильно определить период командировки, учитывайте следующее. Днем отъезда в командировку будет дата отправления транспорта (поезда, самолета и т. д.) из населенного пункта, где обычно работает сотрудник, к месту, куда он направлен. И наоборот, днем возвращения командированного будет дата прибытия транспорта в населенный пункт, где он работает постоянно. При этом, если транспорт отправляется или прибывает до 24 часов включительно, считаются текущие сутки. Если же это происходит в 0 часов – следующие сутки.
За сутки, когда сотрудник отправляется в командировку или возвращается из нее, выплатите ему суточные в полном размере.
Пример начисления суточных в зависимости от времени отправления транспортного средства, на котором сотрудник отбывает в командировку
Сотрудник выезжает в служебную командировку на поезде. Железнодорожный вокзал находится в черте города. Время отправления поезда – 23 часа 56 минут 10 ноября.
Первым днем командировки считается 10 ноября. Суточные за этот день должны быть выплачены в полном размере.
Пример начисления суточных в зависимости от времени прибытия транспортного средства, на котором сотрудник возвращается из командировки
Сотрудник возвращается из служебной командировки на поезде. Железнодорожный вокзал находится в черте города. Время прибытия поезда – 0 часов 5 минут 11 ноября.
Последним днем командировки считается 11 ноября. Суточные за этот день должны быть выплачены в полном размере.
Для сотрудников, которые работают удаленно (на дому), пунктом отправления в командировку (возвращения из командировки) является их местожительство (письмо Минфина России от 2 июня 2011 г. № 03-03-06/1/322).
Обратите внимание, если до места отправления транспорта (вокзала, пристани, аэропорта и т. п.) командированный должен сначала добраться, то это время тоже необходимо учитывать.
Аналогично нужно поступить и при определении последнего дня командировки, когда сотрудник возвращается к месту постоянной работы. Вопрос о явке сотрудника на работу в день выезда в командировку и в день приезда из командировки решается по договоренности с администрацией организации.
Обо всем этом сказано в пункте 4 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.
Пример начисления суточных с учетом удаленности места выезда в командировку от места постоянной работы
Сотрудник вылетает в командировку на самолете. Аэропорт находится в 45 минутах езды от города, в котором работает сотрудник. Время вылета самолета – 0 часов 35 минут 20 февраля. Время прилета обратно – 23 часа 35 минут 23 февраля.
Согласно купленному билету регистрация пассажиров заканчивается за 40 минут до вылета самолета.
Таким образом, для того чтобы успеть на регистрацию, сотрудник должен выехать из города не позднее 23 часов 10 минут. В этом случае первым днем командировки, за который сотруднику положены суточные, следует считать 19 февраля.
Последним днем командировки является 24 февраля. Несмотря на то что самолет прибыл 23 февраля, при начислении суточных нужно учесть время, необходимое для проезда от аэропорта до города. Таким образом, сотрудник имеет право получить суточные за шесть дней.
Ситуация: в каком размере выплатить сотруднику суточные, если он вернулся из одной командировки и в тот же день его направили в следующую командировку
За этот день суточные начислите по каждой из командировок. Но, чтобы убедиться в том, что работодатель ничего при этом не нарушает, необходимо проанализировать, какие решения он при этом должен принять и какие документы оформить.
Итак, при направлении сотрудника в новую командировку следует:
Только выполнив все эти требования, можно рассматривать вопрос о направлении сотрудника в очередную командировку в день его возвращения из предыдущей поездки. Если все формальные процедуры по документам и начислениям выполнены, суточные нужно выплатить дважды за один календарный день – то есть за две командировки.
Это следует из пунктов 4, 9, 10, 11 и 26 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.
Иногда сотрудника направляют в местность, откуда он каждый день может возвращаться к своему постоянному местожительству.
Вопрос о целесообразности ежедневного возвращения сотрудника решает руководитель организации. При этом он должен учесть:
Обязанность работодателя оплачивать командированным дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), предусмотрена статьей 168 Трудового кодекса РФ. Однако при командировках по России в местность, откуда сотрудник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются. Это предусмотрено пунктом 11 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749. Аналогичное правило содержит пункт 15 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. № 62.
Таким образом, при однодневной командировке по России суточные сотруднику не положены.
В то же время статьей 168 Трудового кодекса РФ предусмотрено, что при направлении сотрудника в командировку работодатель обязан возмещать ему не только суточные, но и расходы на проезд, на наем жилого помещения, а также иные расходы, произведенные с разрешения или с ведома работодателя. Поэтому запрет на выплату суточных при однодневной командировке не мешает возместить сотруднику понесенные им иные расходы, связанные с выполнением трудовой функции (при условии что они подтверждены первичными документами). Главное, чтобы сотрудник получил разрешение работодателя на такие затраты, а порядок их возмещения был установлен коллективным договором или локальным нормативным актом.
Аналогичные выводы следуют из пункта 1 письма Минтруда России от 28 ноября 2013 г. № 14-2-242.
При зарубежных командировках суточные нужно выплатить, даже если сотрудник выехал из России и вернулся обратно в один и тот же день. Выплатить их надо в размере, составляющем 50 процентов от норм суточных, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом для зарубежных командировок (п. 20 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).
Если перед тем, как выехать за границу, сотрудник перемещается по территории России, суточные выплачивайте по норме, установленной для внутренних командировок. Со дня пересечения границы при выезде из России действует норма, установленная для страны, в которую направляется сотрудник. А со дня пересечения границы при въезде в Россию вновь применяйте норму для командировок по России. Об этом сказано в пункте 18 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749, и письме Минтруда России и Минфина России от 17 мая 1996 г. № 1037-ИХ.
Если за время командировки сотрудник посещает несколько стран, суточные за день пересечения границы между государствами выплатите по нормам той страны, в которую направлен сотрудник (п. 18 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).
При этом местом пересечения границы считается пункт пропуска через государственную границу России. А именно территория (акватория), открытая для международных сообщений (международных полетов), в пределах:
Пример начисления суточных по нормам, установленным для внутренних и заграничных командировок
Организация, расположенная в г. Белгороде, направляет экономиста А.С. Кондратьева в служебную командировку в г. Мадрид (Испания). Время вылета из Москвы – 14 часов 25 минут 8 апреля. Чтобы успеть на этот рейс, сотрудник должен выехать в Москву на поезде, который отправляется из Белгорода 7 апреля в 1 час 35 минут.
Обратный самолет, на котором Кондратьев возвращается из Мадрида, прибывает в Москву в 22 часа 12 минут 13 апреля.
При вылете в Мадрид Кондратьев пересекает границу России 8 апреля. За этот день ему положены суточные в иностранной валюте по норме, установленной для командировок в Испанию.
При возвращении из командировки сотрудник пересекает границу России 13 апреля. За этот день ему должны быть выплачены суточные по нормам, установленным для командировок по России.
В Белгород Кондратьев прибывает 15 апреля в 8 часов 5 минут (время прибытия поезда). Следовательно, за 14 и 15 апреля ему положены суточные по норме, установленной для внутренних командировок.
Ситуация: полагаются ли сотруднику суточные, если в счет гостиницы, где он остановился во время командировки, помимо стоимости проживания, включена стоимость питания в ресторане
Да, полагаются.
Суточные сотруднику выплачивайте в любом случае (ст. 168 ТК РФ, п. 11 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Расходы на выплату суточных могут подтвердить документы, оформляемые при направлении сотрудника в командировку. Представление чеков и квитанций, подтверждающих расходование сотрудником суточных, не требуется. Аналогичные разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 24 ноября 2009 г. № 03-03-06/1/770 и ФНС России от 3 декабря 2009 г. № 3-2-09/362.
Что же касается налогового учета расходов на питание, то он зависит от того, как гостиница оформила документы.
В состав командировочных расходов, которые уменьшают налогооблагаемую прибыль, входят и суточные, и затраты на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах. Однако стоимость обслуживания в номерах, барах и ресторанах в налоговую базу включить нельзя. Об этом сказано в подпункте 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ.
Поэтому, если в счете гостиницы расходы на питание указаны отдельной строкой, учесть их при расчете налога на прибыль нельзя. В расчет налога включите только стоимость проживания. Если же расходы на питание в счете не указаны и отдельной строкой не выделены, а включены в общий счет, то в уменьшение налоговой базы спишите всю заплаченную гостинице сумму (за вычетом НДС).
Однако если в счете гостиницы сделана запись «стоимость питания включена», но отдельной строкой эта стоимость не выделена, то при включении всей суммы счета в состав расходов появляется риск возникновения спора с проверяющими. Дело в том, что налоговая инспекция может не принять такие затраты в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль, причем в полной сумме, поскольку расчетным путем выделить расходы на питание не представляется возможным. В такой ситуации, чтобы включить стоимость проживания в состав расходов в налоговом учете, нужно попросить гостиницу переоформить счет одним из следующих способов:
− не делать запись «стоимость питания включена»;
− при наличии такой записи выделить стоимость питания отдельной строкой.
Ситуация: положены ли суточные сотруднику, командированному в местность, где он имеет постоянную регистрацию (прописку). В местонахождении работодателя у сотрудника временная регистрация
Да, положены.
Командировкой признается служебная поездка сотрудника по распоряжению руководителя для выполнения какого-либо поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). Работодатель обязан выплатить командированному сотруднику суточные (ст. 168 ТК РФ). Исключением является тот случай, когда сотрудник уезжает в командировку в местность, откуда у него есть возможность ежедневно возвращаться к постоянному местожительству (абз. 4 п. 11 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).
В Трудовом кодексе РФ и Положении, утвержденном постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749, суточные называются дополнительными расходами, связанными с проживанием вне постоянного местожительства (ст. 168 ТК РФ, п. 10 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Постоянным местожительством является место, где гражданин постоянно или преимущественно проживает и имеет постоянную регистрацию (п. 3, 16 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 17 июля 1995 г. № 713). Из буквального толкования этого определения можно сделать вывод – при командировании к месту постоянной регистрации суточные сотруднику не положены.
Однако такой порядок приведет к нарушению прав сотрудника. Необходимо учитывать невозможность командированного ежедневно возвращаться к постоянному местожительству (абз. 4 п. 11 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Таким местом, по мнению Минздравсоцразвития России, является местожительство в местности, где расположена организация, в которой работает сотрудник (т. е. место его временной регистрации). Место постоянной регистрации при этом неважно. Поэтому, если сотрудник отправляется в командировку в регион, в котором у него есть постоянная регистрация, но откуда он не сможет возвращаться ежедневно в место постоянного проживания, выплатите ему суточные. Подтверждает такой вывод Минздравсоцразвития России в письме от 30 марта 2009 г. № 22-2-1100.
Если сотрудник в командировке заболел, то суточные за весь период болезни выплачивайте в полном объеме (п. 25 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).
Пример начисления суточных за период командировки, во время которой сотрудник заболел
Сотрудник был направлен в командировку с 9 по 21 марта (13 дней). Во время командировки он заболел и с 13 по 16 марта находился в стационаре (это подтверждено больничным листком). В связи с болезнью из командировки сотрудник вернулся 25 марта (позже на четыре дня).
Норма расхода суточных при командировках по России установлена организацией в коллективном договоре и составляет 100 руб. в день.
Период болезни в срок командировки не включается. Бухгалтер начислил сотруднику:
Кроме того, за сотрудником сохраняется средний заработок за рабочие дни по графику организации в период с 9 по 12 и с 17 по 25 марта.
По материалам БСС «Система Главбух»
Суточные при командировках в 2018 году обязательны к выплате работодателем (ст. 168 НК РФ). О нормировании, размерах и сроках выплаты суточных читайте в статье.
Суточные возмещаются работнику за каждый день его нахождения в командировке, включая выходные и праздничные дни (п. 11 постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, далее — постановление № 749).
Реальный срок командировки подтверждается проездными документами, а в случае их утраты - документами о проживании. Также часто целесообразным будет составить служебную записку по командировке. Она поможет подтвердить период пребывания в командировке, если по каким-то причинам невозможно предъявить документы о проживании. В этом случае в служебной записке должны быть сделаны отметки принимающей стороны о датах прибытия и убытия (п. 7 постановления № 749).
При проезде к месту выполнения служебного задания на автомобиле (личном или служебном) к служебной записке прилагаются документы, подтверждающие даты нахождения в пути: путевой и/или маршрутные листы, квитанции и чеки с автозаправок и др.
Подробнее о расходовании суточных см. в материале .
При однодневной командировке есть свои особенности: если командировка не выходит за пределы России, суточные не выплачиваются, а при командировке за границу их размер составит 50% от обычной их величины (пп. 11, 20 постановления № 749). Однодневная командировка стала камнем преткновения в вопросе оплаты: судебная практика располагает решением Верховного суда России от 11.09.2012 № 4357/12, где сказано, что данная выплата может быть осуществлена, но с оговоркой, что это компенсация за иные траты сотрудника. В случае болезни работника во время командировки, согласно п. 25 постановления № 749, суточные выплачиваются за все дни болезни, даже если она увеличила срок командировки. Это правило действует и при задержке работника в командировке с разрешения (или по просьбе) руководства.
Кстати, размер суточных законом не ограничен, в ст. 217 НК РФ предусмотрены только их нормы для целей обложения НДФЛ и страховыми взносами, которые представляют собой необлагаемый минимум. Нормы суточных в командировке - 2018: для российских командировок — 700 руб., а для зарубежных — 2 500 руб., они же действовали и в 2017 году. Суммы, выдаваемые работнику по корпоративным нормам сверх лимита, подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами (п. 2 ст. 422 НК РФ).
Как уплачивать страховые взносы с суточных, читайте в материале .
Пример
Коммерческий директор ООО «Смоленские пивоварни» выехал из Смоленска в командировку 01.03.2018. В период с 02.03.2018 по 03.03.2018 он работал в Москве. 04.03.2018 уехал на поезде в Прагу. Поезд отправился в 7:45 04.03.2018, пересек границу РФ в 3:01 05.03.2018, прибыл в пункт назначения в 9:50 05.03.2018. Обратно директор вернулся самолетом до Москвы 09.03.2018 и в Смоленск прибыл 10.03.2018.
По корпоративным нормативам, дирекции установлены повышенные нормы суточных: 1 000 руб. для России, 50 евро — для европейских стран.
По графику командировки директору были выданы:
Авансовый отчет директор представил 13.03.2018. Этим же днем авансовый отчет был утвержден.
Курс евро, установленный Банком России, на 13.03.2018 — 69,7972 руб., на 31.03.2018 — 70,5618 руб.
Расчет суточных при командировке, принимаемых в расходы:
6 000 + 200 × 69,7972 = 19 959,44 руб.
Нормативы:
700 × 6 + 2500 × 4 = 14200 руб.
Обложению НДФЛ подлежит сумма: 6 000 + 200 × 70,5618 - 14 200 = 5 912,36 руб.
Страховые взносы бухгалтер ООО «Смоленские пивоварни» начислил на сумму: 19 959,44 - 14 200 = 5 759,44 руб.
Также размер суточных при командировках в 2018 году можно сделать зависимым от нескольких факторов, например стоимости питания и проезда на пассажирском транспорте в месте командировки, занимаемой должности. Главное — закрепить изменения в учетной политике и положении о командировках.
Об отражении суточных в 6-НДЛФ читайте в статье
13.02.2018, 17:21
Экономика находится в кризисном состоянии, и организации вынуждены экономить буквально на всем. Одна из возможностей сократить издержки – уменьшить расходы на служебные командировки. В связи с этим у работодателей возникает вопрос, какие нормы минимальных суточных в командировке в 2018 году. Специально для читателей наши специалисты подготовили ответ на этот вопрос.
Командировка – это поездка работника по распоряжению работодателя для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). Любая командировка предполагает обязательное возмещение расходов работника, связанных со служебной поездкой. Сотрудникам, направленным в командировку, нужно возместить (ст. 168 ТК РФ):
Одним из видов компенсации расходов работника является выплата суточных, направленных на возмещение затрат сотрудника, возникающих в связи с пребыванием вне места постоянного жительства. Размер суточных, выплачиваемых работникам коммерческого сектора экономики, устанавливается организациями самостоятельно:
Суточные в пределах 700 рублей/день при командировках по РФ и 2500 рублей/день при загранкомандировке не облагаются НДФЛ и страховыми взносами (абз. 10 п. 3 ст. 217, п. 2 ст. 422 НК РФ). Соответственно, сумма превышения установленной нормы облагаются НДФЛ и взносами в полном объеме.
Устанавливая размер суточных нужно помнить, что действующее законодательство устанавливает минимальный размер суточных в командировке по России в 2018 году.
Заплатить работнику суточные нужно за каждый день командировки, а именно (п. 11 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 №749):
Нередко работники индивидуальных предпринимателей и организаций отправляются в служебные поездки за пределы места своей работы. Такой вид поездок называется командировками. Трудовой кодекс РФ (статья 168) содержит определение понятия «командировочные расходы» и перечень гарантий в случае направления работника в командировку.
Таким образом, предприятие гарантирует сотруднику не только сохранение рабочего места и средней заработной платы, но и возмещение затрат, понесенных в служебной поездке. В нашей статье мы рассмотрим, какие виды командировочных расходов существуют в 2019 году, как их рассчитать и документально подтвердить, и многие другие вопросы, связанные с этой темой. При этом наиболее детально будут рассмотрены суточные командировочные расходы в 2019 году.
Командировочные расходы в 2019 году можно разделить на следующие виды:
Вышеперечисленные командировочные расходы прописывается в коллективном договоре или в локальном акте организации или фирмы.
Указанные в коллективном договоре или в нормативном акте организации виды командировочных расходов, за исключением суточных, должны иметь документальное подтверждение со стороны работника.
Как уже было отмечено, суточные расходы в командировках нет необходимости подтверждать какими-либо документами.
В письме Минфина России от 1 апреля 2010 г. № 03 - 03 - 06/1/206 сказано, что для учета суточных, выплаченных работнику в командировке, не требуются подтверждающие документы в виде счетов или кассовых чеков.
Но, тем не менее, в п.7 Постановления Правительства РФ от 13 октября 2008 г. N 749, в последней редакции от 29.07.2015 N 771 сказано, что «Фактический срок пребывания работника в командировке определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из командировки». Следовательно, командированный работник, должен сдать проездные документы в бухгалтерию.
Работодатель выплачивает работнику суточные командировочные расходы в таких случаях:
То есть, суточные являются возмещением-компенсацией расходов, понесенных откомандированным работником на дополнительные нужды.
Сумма суточных командировочных расходов в 2019 году может быть разной. Это зависит от норм организации, ее локальных актов, значимости командировки, статуса сотрудника и других факторов.
Для заграничных командировок норма суточных командировочных расходов в 2019 году не может превышать 2,5 тысяч рублей в сутки. Для поездок в пределах России - 700 рублей. Данная норма действует для работников государственных предприятий. У частных организаций есть возможность самостоятельно устанавливать размер суточных командировочных расходов. Размер суточных командировочных расходов необходимо отразить в коллективных договорах и локальных актах по трудовому праву.
Для определения собственных суточных командировочных расходов, нужно учитывать, что если сумма будет больше суммы, установленной законодательством, то нужно будет оплатить налог в размере 13% от суммы превышения.
14 июня 2016 года Госдумой был принят Федеральный закон «О внесении изменений в Налоговый кодекс РФ», который вступает в действие с 1 января 2018 года.
Согласно п. 2 ст. 422 НК РФ с 01.01.2017 с сумм, превышающих 700 рублей для поездок по России и 2 500 рублей для выполнения служебных заданий за рубежом, должны быть удержаны и уплачены страховые взносы.
Законодательство РФ не ограничивает минимальный размер выплат работнику, отправленному в командировку.
Для того чтобы оплата командировочных расходов в 2019 году была выполнена работодателем в полном объеме, необходимо правильно оформить соответствующие документы.
Напомним, что в 2015 году правительством были отменены следующие командировочные документы:
В 2019 году при направлении работника в служебную командировку необходимо оформить в обязательном порядке следующие документы:
Все сведения о командировке в 2019 году будут заноситься в служебную записку. К записке нужно будет приложить сопровождающие документы. В авансовом отчете должны содержаться данные о сумме расходов работника, отправленного в командировку. Этот документ заполняется в трехдневный срок с момента возвращения работника из поездки.
К авансовому отчету прилагаются документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой (п.26 Постановления Правительства РФ от 13 октября 2008 г. N 749).
Несмотря на официальную отмену командировочного разрешения, для подтверждения расходов, все-таки лучше оформлять такой документ. В письме Минфина России от 1 апреля 2010 г. № 03 - 03 - 06/1/206 разъяснено, что для того чтобы подтвердить расходы на суточные, организации достаточно разработать и утвердить локальный нормативный акт, в котором зафиксирован их размер, приказ о направлении работника в командировку, служебное задание, отчет о командировке и самое главное - командировочное удостоверение. Чеки, квитанции, накладные, подтверждающие расходование суточных, представлять не обязательно.
Т.е. руководитель должен определить в локальном акте Положения о командировках, применяется ли в организации оформление командировочного удостоверения. Если да, то необходимости в чеках и БСО нет. Если командировочное удостоверение не применяется, то подтверждать расходы суточных, будут чеки, квитанции и т.п.
Первый день командировки — день выезда работника. Факт отбытия работника подтверждается билетами (на поезд, самолет, автобус). Последний день поездки — прибытие работника на свое место работы.
Для отправления работника в командировку, работодатель выдает ему аванс. Все расходы работника, как уже было отмечено, в течение трех дней с момента возвращения, фиксируются в авансовом отчете.
Затраты на проезд (для учета налогообложения), должны подтверждаться следующими документами:
Расходы на проживание работника, находящегося в командировке, подтверждаются такими документами:
Порядок расчета оплаты труда работника, отправленного в командировку в 2019 году, определен нормами действующего законодательства РФ. Для сотрудника, находящегося в командировке, размер оплаты зависит не от оклада, а от среднегодового заработка. Расчет производится на основании следующего алгоритма:
1. Сначала определяется сумма, которая начисляется работнику как заработная плата за последний год (до отбытия в командировку).
2. Из этой суммы необходимо вычесть сумму выплат, которые не входят в основной размер зарплаты (это могут быть отпускные, больничные и другие выплаты).
3. Корректируются суммы, которые работник получал в виде всевозможных премий.
4. Высчитывается количество дней, отработанных по факту работником — из общего числа рабочего времени следует вычесть часы отсутствия работника (по разным причинам).
5. В результате необходимо полученную сумму заработка сотрудника разделить на количество дней, на протяжении которых работник находился на своем рабочем месте.
Исходя из последней полученной цифры, должен получиться результат, который и начисляется сотруднику в качестве командировочной выплаты.
Приведем такой пример: откомандированный работник уехал в другой город по приказу руководства. Время его отбытия — 2 сентября, 12 часов 25 минут. Дата его прибытия — 5 сентября, 6 часов 15 минут. Первый день командировки — 2 сентября, последний — 5 сентября. Суточные будут начислены за три дня.
Случается, что выходные и праздничные дни могут совпасть со временем нахождения в командировке:
1. Работник находится в дороге в праздник или выходной по пути на место назначения или возвращаясь с командировки.
2. Выполняет трудовые обязанности по месту командирования.
В этом случае законодательство обязывает применять один из двух вариантов:
Сумма суточных командировочных расходов в 2019 году должна подтверждаться документами, которые были оформлены при отправлении работника (приказ о направлении в командировку).
Суточные командировочные должны быть обоснованы справкой из бухгалтерии для налоговой инспекции.
Сотрудник, отправленный в командировку, получает денежные средства за все дни, которые он находится в отъезде. В сумму выплаты, кроме рабочих дней, входят:
Суточные по расходам от служебных поездок по РФ не могут превышать 700 рублей (за один день), а за границу — не более 2 500 рублей в сутки.
Деньги на командировку выдаются сотруднику из кассы под отчет. Аванс, который ему выдается, должен отражаться соответствующей проводкой в бухучете:
По возвращении работник предоставляет в трехдневный срок отчет о потраченных в командировке денежных средствах и прилагает документы, подтверждающие расходы.
Если сотрудника отправили в командировку заграницу, то аванс может быть выдан как в иностранной валюте, так и в рублях. Выдача аванса в иностранной валюте может производиться только по безналичному расчету.
Как вариант, работнику можно выдать корпоративную карточку (в рублях и иностранной валюте). Средства можно отправить на личный счет работника, оформив справку о проведении валютной операции. Перерасчет производится по курсу ЦБ РФ на дату операции.
Рассмотрим пример. Работника направили в длительную командировку, на протяжении которой курс валют претерпел изменения (вырос курс доллара).
Командировочные расходы - это не только стоимость проезда к месту назначения и проживания, но и все другие расходы в рамках фиксированного лимита на один день командировки. Выплаты, компенсирующие эти расходы, называются суточными, и об их размерах и особенностях пойдет речь в этой статье.
Служебная командировка — это поездка работника в другой город по нуждам компании. Работодатель обязан возместить не только стоимость проезда к месту назначения и проживания, но и все другие расходы в рамках фиксированного лимита на один день командировки. Такая выплата называется суточными, и о ее размере и особенностях пойдет речь в этой статье.
По закону всем командированным положены суточные выплаты — это покрытие дополнительных расходов работника, связанных с его нахождением вне постоянного места жительства. Максимальные нормы суточных при командировках в 2019 году по-прежнему регулируются государством и, по сравнению с прошлым годом, не изменились. Рассмотрим, в каких случаях и какую сумму может заплатить работодатель командированному сотруднику без обложения этих выплат налогами.
Обязанность возместить сотруднику в командировке его расходы, связанные с ней, регламентирует ч. 1 статьи 168 Трудового кодекса РФ . Такие расходы делятся на:
В первых двух случаях возмещаются фактические расходы, которые подтверждены документально. А вот размер суточных является фиксированным и никаких дополнительных документов не требует. Его организация определяет самостоятельно, закрепляя их размер в локальных нормативных актах. Законодательство относит к таким документам утвержденное руководителем компании Положение о командировках, а также учетную политику.
Для того чтобы командированному работнику не пришлось платить с полученных таким образом денежных средств НДФЛ, максимальные нормы командировочных расходов в 2019 году прописаны в статье 217 Налогового кодекса РФ .
Напомним, что, прежде чем отправлять работников в служебные поездки, нужно прописать условия в локальных номративных актах — например, составить Положение о командировках (или включить правила в другой ЛНА).
Максимальные размеры суточных, которые не признаются доходом работника и не облагаются НДФЛ (и с них не высчитываются страховые взносы), зависят от направления командировки:
Организация-работодатель имеет полное право установить выплаты в большем размере, но с любой суммы превышения необходимо удерживать и перечислять в бюджет НДФЛ по обычной ставке 13 %. Например, если в фирме предусмотрены командировочные суточные в размере 1500 рублей при внутренних поездках, то при выплате сотруднику бухгалтер вычтет из этой суммы необлагаемый лимит (700 руб.), а оставшуюся часть умножит на 13 %:
(1500 - 700) × 13 % = 104 руб.
Это сумма НДФЛ, которую следует удержать и перечислить в бюджет. На руки командированный получит:
1500 - 104 = 1396 руб.
На уменьшение налогооблагаемой базы по налогу на прибыль или УСН идет вся выплаченная сумма, если ее размер закреплен во внутренних нормативных актах компании. То есть в данном примере на расходы можно отнести всю сумму в 1500 рублей.
Раньше для определения продолжительности поездки (и уточнения дат отъезда и возвращения) использовалось командировочное удостоверение, в котором принимающая сторона проставляла отметки о прибытии и выбытии командированного. После отмены удостоверения в 2015 году стало сложнее определять время и рассчитывать суточные при командировках в 2019 году, нормы и учет приходится осуществлять, анализируя билеты, счета гостиниц или топливные квитанции, если работник ехал к месту назначения на личном транспорте.
Размер суточных в коммерческих организациях устанавливается собственником или руководителем предприятия и указывается в локальных документах — таких как Положение о командировках или Положение об оплате труда.
А вот в бюджетных организациях все строже. Считать командировочные расходы (суточные) в 2019 году в бюджетных учреждениях при поездках сотрудников за границу надо, ориентируясь на Постановление Правительства РФ от 26.12.2005 N 812 . В этом постановлении содержатся нормы суточных при загранкомандировках в 2019 году: таблица включает 193 позиции, покажем только ее часть. А скачать всю таблицу можно в конце статьи.
Сотрудник должен получить компенсацию за все время нахождения в командировке. Компания обязана оплатить таким образом не только рабочие дни, но и все выходные и праздники, если они совпали с этим периодом. При этом расчет заработной платы сотруднику производится в обычном режиме (за выходные и нерабочие праздничные дни в двойном размере). Суточные командировочные платят также за период нахождения работника в пути. Например, если он ехал в поезде из Москвы в Новосибирск три дня, то за эти дни он также выплачиваются суточные. Оплачиваются и дни вынужденного простоя. Оплата суточных командировочных расходов в 2019 году бюджетникам происходит по тем же правилам.
Для того чтобы произвести выплату, издается приказ о направлении в командировку, в котором может также содержаться распоряжение о начислении сотруднику аванса на поездку. Вернувшись, сотрудник должен будет отчитаться о потраченных деньгах: представить в бухгалтерию авансовый отчет.
Срок командировки может быть подтвержден проездными документами либо служебной запиской, если сотрудник использует личный или служебный автомобиль, чтобы добраться до места назначения и обратно.
Хотя законодательство не устанавливает ограничений по максимальному и минимальному сроку служебной поездки, если такая поездка длится всего один день, то компенсация дополнительных расходов человеку не выплачивается. Он может получить только те деньги, которые были фактически истрачены в поездке и на которые есть подтверждающие документы. Фиксированные выплаты (суточные) в этом случае не положены при командировках в пределах страны. При выезде за ее пределы предусмотрена оплата 50 % установленного максимума, т. е. 1250 рублей.
Однако работодатель имеет право провести такую выплату на собственное усмотрение. Правда, если работник предоставил документы на компенсацию проезда и других расходов (например, питания), то такая выплата будет облагаться НДФЛ в полном размере. Если же подтверждающих документов и других компенсаций за однодневную командировку нет, то от НДФЛ все равно освобождается сумма 700 рублей, если сотрудник находился в пределах РФ и 2500 рублей, если он успел побывать за пределами страны. Такую позицию высказал Минфин России в письме от 01.03.2013 № 03-04-07/6189.