Продавец нечаянно пробил чек на большую сумму и отдал его покупателю. Ошибку обнаружили только в конце дня, когда сняли Z-отчет. Что можно сделать в такой ситуации?

Этот случай не из приятных, и в то же время никто от него не застрахован. Ведь если продавец, пробивая товар на 1000 рублей, лишний раз нажмет «ноль», сумма на чеке будет равна 10 000 рублей. Но при этом в кассе окажется на 9000 меньше. Самый простой способ решить проблему – найти покупателя, взять у него чек обратно, а затем пробить новый на нужную сумму. Если у вас остался адрес клиента, например, для доставки купленного товара, то сделать это возможно. Однако чаще всего покупатели не оставляют своих координат, а чеки выкидывают.

Допустим, неправильный чек все же оказался в вашем распоряжении. Тогда необходимо оформить акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам. Он составляется по форме № КМ-3, утвержденной постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132. На чеке, возвращенном покупателем, нужно поставить штамп «Погашено», приклеить его на лист бумаги и приложить к отчету кассира.

На горизонте появился штраф

При отсутствии ошибочного чека фирме может грозить штраф. Инспекторы заявляют об этом в письме УФНС по г. Москве от 15 декабря 2004 г. № 11-24/80517. Специалисты налогового ведомства утверждают: если организация не выполнила всех требований по оформлению возврата денежных средств покупателю, это означает, что у нее нет оснований для уменьшения выручки. А раз так, то предприятие фактически не оприходовало часть поступивших средств. За это нарушение предусмотрен штраф – от 40 до 50 тысяч рублей с фирмы и от четырех до пяти тысяч с бухгалтера и директора (ст. 15.1 КоАП РФ).

Но даже когда покупателя с чеком разыскать не удалось, ошибка кассира не фатальна. Вы можете провести инвентаризацию расчетов с покупателями. Она проводится комиссией на основании первичных бухгалтерских документов. Чтобы доказать, что сумма была завышена случайно, можно приложить копию чека по аналогичному товару, при условии, что на нем четко обозначены наименование и сумма. Результаты инвентаризации отражаются в акте инвентаризационных расчетов с покупателями, поставщиками и другими дебиторами (кредиторами) и специальной справке. Для них предусмотрены типовые бланки, утвержденные постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88. Это форма № ИНВ-17 (для акта) и приложение к форме № ИНВ-17 (для справки).

Правда на вашей стороне

Бывает, что и чек не нашли, и инвентаризацию проводить слишком трудоемко. Такая ситуация тоже небезвыходная. Как показывает опыт судебных споров, можно обойтись и без чека. Арбитры считают, что главное – заполнить уже упомянутый нами акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам (форма № КМ-3). Отсутствие оригиналов погашенных кассовых чеков означает лишь то, что операция была оформлена неверно. А факта неполного оприходования средств в кассу здесь нет. И, следовательно, административный штраф в таком случае неправомерен (постановление ФАС Северо-Западного округа от 7 сентября 2004 г. по делу № А56-14926/04, от 10 сентября 2004 г. по делу № А56-14334/04, ФАС Восточно-Сибирского округа от 25 февраля 2004 г. по делу № А33-15332/03-С6-Ф02-468/ 04-С1).

Н. Зубкова, эксперт ПБ

Текущая страница: 1 (всего у книги 3 страниц) [доступный отрывок для чтения: 1 страниц]

В. Большаков, Ю. Гаврилов, Н. Химич

Характерные ошибки кассиров (продавцов). Конкретные советы и рекомендации опытных специалистов

Москва 2015.

Введение

Каждый руководитель знает, что в любом бизнесе существует три основные направления , в которых всегда имеется какие-то проблемы (независимо от опыта и срока жизни бизнеса):

√ Привлечение клиентов;

√ Продажа товаров (услуг);

√ Люди (ваши сотрудники.)

Наибольший комплекс проблем возникает, когда ваши сотрудники работают на кассовом аппарате. Современный кассовый аппарат – это довольно сложная и дорогая электронная техника, требующая нежного и профессионального к себе отношения. Для работы на аппарате кассиру-операционисту необходимо пройти общий курс подготовки и потренироваться на конкретном типе аппарата. Теоретически все понимают, что такое кассовый чек, клавиатура и монитор, но, когда что-то ломается, возникает страх и одновременно желание немедленно все починить.

Кассовый аппарат трудно сломать, если строго следовать инструкции Завода-изготовителя, но непрофессиональные действия кассира могут привести к программному сбою в работе и даже к дорогостоящему ремонту. К тому же, налоговики, пожарные, Роспотребнадзор, рейдеры, конкуренты, а также недобросовестные клиенты и работники – войну приходится вести на нескольких фронтах одновременно: каждый день, каждое утро, каждый вечер… Можем сразу сказать, что во многих случаях вас ждет полная неопределенность.

В данной мини книжке мы собрали далеко не все, но очень распространенные ошибки, не делая которые, можно сэкономить время, деньги и нервы. Мы постарались в этой книге разъяснить вам многие подводные камни, связанные с применением кассовых аппаратов, чтобы вы не платили тысячи или сотни тысяч рублей штрафов, не вздрагивали при словах «налоговая», «контрольная закупка», «полиция».

1. Подготовка к работе на ККТ

Вы должны запомнить на всю свою сознательную жизнь, что вопросы применения кассовых аппаратов полностью раскрыты в Законе № 54-ФЗ от 22.05.2003 г «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт ». Необходимо также знать все дополнения и изменения, связанные с этим законом и понимать, что его чёткое исполнение позволит вам исключить практически все проблемы и ненужные стрессовые ситуации.

Также вы должны понимать, что это – не техническая проблема «человек пробил/не пробил», это влечет за собой комплекс сложных взаимоотношений: кассир – покупатель, кассир – кассовый аппарат, кассир – менеджер, кассир – налоговая инспекция и т. д. И в каждом таком тандеме возникает свой сценарий, свои проблемы, свои решения, что в итоге влияет на продажи, прибыль и на успех/неуспех вашего бизнеса. Какие же основные проблемы существуют?

Перед началом работы на кассовом аппарате необходимо подробно изучить и неукоснительно выполнять Инструкцию Завода-изготовителя на Ваш аппарат. Характерная ошибка – кассир, придя на смену, сразу включает ККТ и пытается пробить чек первому нетерпеливому покупателю. Это может крайне не понравиться не только кассовому аппарату, но и бухгалтеру предприятия, если появятся ошибки в чеках и последующих отчетных документах. Поэтому:

1.1. Если ККТ находится в неотапливаемом помещении (контейнер, палатка и т. п.), постарайтесь повысить температуру хотя бы до 0 °C – это будет комфортно не только для ККТ (некоторые модели вообще работают только при положительных температурах), но и для кассира. Кассовый аппарат – это компьютер, вместе с принтером, индикатором и клавиатурой в одном корпусе. Но в отличие от любого компьютера, кассовый аппарат-это фискальный инструмент, отражающий полноту и правильность оприходования наличных денежных средств.

Фиск (fiscus, буквально – «корзина» или «денежный ящик») – государственная. В фиском называли военную кассу, где хранились деньги, предназначенные к выдаче

1.2 Проверьте наличие чековой ленты в принтере. Если ККТ начинает печатать чеки с красной (синей, зеленой) полосой – это значит, что ленты осталось примерно на десять чеков. Экономить на клочках не рекомендуем, лента может неожиданно кончиться при пробитии чека покупателю, а еще хуже, при снятии отчетов с кассы, что может привести и к выходу из строя элементов принтера и блокировке кассы, а отчетные документы по кассе будут отсутствовать.

1.3 По ширине чековую ленту необходимо использовать строго согласно инструкции Завода изготовителя ККТ и надлежащего качества . Не стоит экономить на мелочах и покупать ленту где попало на рынках. Принтер ККТ – один из наиболее дорогих и «нежных» узлов. Заказать и купить проверенную и качественную чековую ленту можно в Центре технического обслуживания (ЦТО) ККТ, где кассовый аппарат и находится на обслуживании.

1.4 Кассовые аппараты работают или непосредственно от сети 220В 50Гц или от аккумулятора , который находится внутри ККТ и подзаряжается через адаптер или зарядно-питающее устройство (ЗПУ). Адаптер также включается в сеть 220В. Прежде, чем включать вилку от ККТ или ЗПУ в розетку, посмотрите, что написано на табличке у розетки или спросите у коллег, какое там напряжение. Бывали случаи, когда ККТ подключали к сети 380В (особенно в складских помещениях, где работает еще и мощная погрузочно – разгрузочная техника) и к 36В постоянного тока и т. п. Во всех случаях ККТ или ЗПУ умирали быстро, но, наверное, болезненно.

1.5 Техника безопасности.

Как было сказано в п. 4. (см. выше) перед работой на ККТ, ее необходимо подключить к сети переменного тока 220В 50Гц.

Наряду со стандартными требованиями по Технике безопасности при работе с электроприборами, необходимо помнить, что кассовые аппараты, и работающие непосредственно от сети и через адаптеры, достаточно чувствительны к перепадам напряжения и импульсным помехам (например, от сварки) в сети питания 220 В. Поэтому, если у Вас нет уверенности в стабильности сети, очень рекомендуем приобрести стабилизатор напряжения.

(Утюг к нему подключать нельзя, стабилизатор сгорит! Примеры были, к сожалению).

При подключении к сети необходимо внимательно проверить состояние провода, розетки и вилки. Оголенные провода или провода с поврежденной изоляцией использовать особо опасно, т. к. продаваемый товар может быть мокрым (рыба, овощи) и последствия от соприкосновения мокрыми руками с оголенным проводом или сломанной вилкой, или розеткой могут быть смертельными!!!

1.6 Как уже было сказано, ККТ – это тот же компьютер, но отличие заключается в том, что это еще и большой кошелек , где в электронном виде хранится и пополняется ВСЯ выручка от продаж за все время работы на данном кассовом аппарате. При кажущейся простоте работы на ККТ, обучение необходимо.

Если кассир – операционист приступил к работе на кассовой технике, не пройдя курс обучения и не получив навыки работы по этой специальности, то чем грозит отказ администрации обучать сотрудников работе на кассовом аппарате?

Должны ли продавцы-кассиры иметь соответствующую квалификацию?

В соответствии со ст.18 Закона г. Москвы от 09.12.98 г. № 29 «О торговой деятельности в г. Москве» работодатель обязан проконтролировать и обеспечить наличие у лиц рабочих категорий, осуществляющих торговую деятельность, непосредственно связанную с обслуживанием потребителей, профессионального образования, профессиональной подготовки и охраны труда, квалификационных документов.

В соответствии с требованиями п. 4.2 ГОСТ Р 51305-99 «Розничная торговля. Требования к обслуживающему персоналу» обслуживающий персонал в торговле обязан иметь профессиональную подготовку и соответствовать квалификационным требованиям, установленным для данной профессии.

В соответствии с Приказом УМНС РФ по городу Москве от 29.06.2004 г. № 189 «Об организации работы по контролю за применением контрольно-кассовой техники на территории г. Москвы» при проведении проверок устанавливаются личности и должностное положение персонала, наличие у них соответствующих квалификационных документов (свидетельств, аттестатов, удостоверений и т. п.).

Согласно ст.196, 212 Трудового кодекса Российской Федерации обязанности по обеспечению профессиональной подготовки, безопасных условий и охраны труда возлагаются на работодателя.

Ответственность за нарушение требований о профессиональной подготовке работников:

С введением в действие с 1 июля 2002 года Кодекса РФ об административных правонарушениях за оказание населению услуг, несоответствующих требованиям стандартов, в том числе отсутствие профессиональной подготовки, предусмотрена административная ответственность ст.14.4, в виде административного штрафа:

√ на граждан – от 1 000 до 1 500 рублей;

√ на должностных лиц – от 2 000 до 3 000 рублей;

√ на юридических лиц – от 20 000 до 30 000 рублей.

А ст.5.27 этого Кодекса предусмотрена административная ответственность за нарушение законодательства о труде и об охране труда в виде административного штрафа:

√ на должностных лиц – от 1 000 до 1 500 рублей;

√ на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица – от 1 000 до 5 000 рублей;

√ или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток;

√ на юридических лиц – от 30 000 до 50 000 рублей или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток. В случае же повторного нарушения – дисквалификация на срок от одного года до трех лет.

1.7 На кассовом аппарате должны быть установлены:

Голограмма – «Средство визуального контроля» (СВК). Это голограмма «Сервисное обслуживание». Распространенной ошибкой в работе кассиров – операционистов является невнимание к «СВК» и ее сохранности.

Голограмма "Сервисное обслуживание" наклеивается на корпус кассового аппарата, и означает, что данная кассовая машина успешно прошла техническое освидетельствование и стоит на техническом обслуживании. СВК "Сервисное обслуживание" обновляется ежегодно с января по июнь с указанием текущего года, Центром технического обслуживания, в котором стоит на обслуживании ККТ.

«Идентификационный знак контрольно-кассовой техники» - был утвержден приказом от 05.09.2007 № 352 Министерства промышленности и энергетики Российской Федерации (Минпромэнерго России). По сути, этот знак дублирует хорошо известный «Шильдик» кассового аппарата с указанием модели, производителя, серийного номера и года выпуска кассового аппарата.

Идентификационный знак состоит из двух одинаковый частей. Производитель ККТ одну часть вклеивает в паспорт (формуляр) кассового аппарата, а другую на его корпус.

Отсутствие на кассовом аппарате голограммы и идентификационного знака – это нарушение правил эксплуатации ККТ.

1.8 ККТ должна быть опломбирована марками-пломбами соответствующего образца.

1.9 Для работы на ККТ в течение смены необходима разменная монета и купюры для выдачи сдачи покупателям. До начала работы кассиру необходимо не только получить и пересчитать деньги, но и правильно оформить получение разменной монеты. В противном случае в конце смены может либо образоваться недостача, которую погашает кассир, либо излишки, которые сдаются в кассу предприятия. Оба варианта могут образоваться при ошибках при получении и оформления получения разменной монеты и купюр.

Перед началом работы на кассовой машине кассир получает у директора (заведующего) организации, его заместителя или главного (старшего) кассира все необходимое для работы, в том числе разменную монету и купюры в количестве, необходимом для расчетов с покупателями (п. п. 3.8, 3.8.1 Типовых правил эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением, утвержденных Письмом Минфина России от 30.08.1993 N 104). Далее кассир должен провести операцию «внесение в кассу».

1.10 Выдача наличных денег из кассы организации производится по расходным кассовым ордерам (форма N КО-2) или надлежаще оформленным другим документам (платежным ведомостям (расчетно-платежным), заявлениям на выдачу денег, счетам и др.) с наложением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем , главным бухгалтером организации или лицами, на это уполномоченными (п. 14 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 N 40). При выдаче денег без снятия Z-отчета необходимо провести операцию «инкассация».

Для учета денег , выданных кассиром из кассы организации другим кассирам или доверенному лицу (раздатчику), а также учета возврата наличных денег используется Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма N КО-5) (Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88).

1.11 По окончании работы на кассовой машине кассир-операционист должен составить Справку-отчет кассира-операциониста (форма N КМ-6) и сдать выручку вместе со Справкой-отчетом кассира-операциониста по Приходному кассовому ордеру (форма N КО-1) старшему (главному) кассиру (инкассатору) в кассу организации (п. 6.1 Типовых правил, п. 11 Методических рекомендаций, Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету денежных расчетов с населением).

1.12 Для учета операций по приходу наличных денег (выручки) по каждой контрольно-кассовой машине организации применяется Журнал кассира-операциониста (форма N КМ-4) (Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением контрольно-кассовых машин, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132, п. п. 6, 7 Методических рекомендаций по использованию данных учета выручки, полученных с применением контрольно-кассовых машин, при осуществлении контроля за полнотой и своевременностью поступления выручки, уплаты налогов и других поступлений в бюджеты Российской Федерации, утвержденных Госналогслужбой России N ВЗ-6-13/272, ЦБ РФ N 51 от 18.08.1993).

После снятия показаний счетчиков , проверки фактической суммы выручки делается запись в Журнале кассира-операциониста и подтверждается подписями кассира, старшего кассира и администратора организации (Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету денежных расчетов с населением).

Для составления сводного отчета о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации за текущий рабочий день применяется форма N КМ-7 «Сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации» (Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету денежных расчетов с населением).

Все поступления и выдачи наличных денег организация учитывает в Кассовой книге (форма N КО-4) (п. 22 Порядка, абз. 7 п. 11 Методических рекомендаций, Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету кассовых операций).

2. Начало работы на ККТ

2.1 Некоторые кассиры утром, перед началом работы на кассе снимают Х – отчет, и в конце смены, перед снятием Z-отчета .

Зачем они это делают, и не является ли это нарушением? Как раз это не является нарушением, а делают это опытные кассиры, предварительно проверив, закрыта ли смена, и вот для чего:

√ утром проверяют все реквизиты на чеке, особо обращая внимание на дату и время. При сбое часов устанавливают правильное текущее время с дельтой не более 5 минут (почему именно 5 мин. – см. далее)

√ перед снятием Z-отчета, проверяют данные по Х-отчету, хотя бы масштаб выручки. (Если магазин торгует одеждой с ежедневной выручкой, примерно, в 250 000 руб., а по Z-отчету получается 5 000 000 руб., значит, скорее всего, неправильно пробиты чеки, и чем раньше обнаружится ошибка, тем лучше). Исправить данные Z-отчета после его снятия уже невозможно, как и исправить сумму пробитого чека. При ошибочно пробитом чеке составляется форма КМ-3, к которой прикладывается чек с ошибочно пробитой суммой.

2.2 Рассмотрим следующую характерную ошибку, которую часто допускают кассиры. Перед началом работы на ККТ кассир не пробила нулевой чек, или не проверила реквизиты, обязательные для каждого чека, выдаваемого покупателю. В Законе № 54-ФЗ не сказано, какие реквизиты должны быть в кассовом чеке , но они определены в п. 4 «Положения по применению контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением» , утвержденного постановлением Правительства РФ от 30.07.93 № 745, в редакции постановления Правительства РФ от 07.08.98 № 904

√ наименование организации или предпринимателя (ИП, фамилия, инициалы);

√ ИНН потребителя данной ККТ;

√ заводской номер ККТ;

√ порядковый номер чека;

√ дата и время покупки (оказания услуги)

√ стоимость покупки (услуги);

√ признак фискального режима;

√ признак работы данной ККТ с ЭКЛЗ (позиция включена в обязательные после внедрения ЭКЛЗ в 2004 г).

Особо важно: если на чеке нет реквизитов ЭКЛЗ, налоговый орган и суд могут посчитать, что ККТ применяется с неисправным блоком фискальной памяти, а это приравнивается к отсутствию ККТ (Определение ВАС РФ от 15.12.2008 № ВАС-15783/08).

Отсутствие на чеке любой из перечисленных позиций является нарушением!

3. Работа на ККТ в течении смены. Характерные типовые ситуации

Основные проблемы при применении ККТ в основном возникают в течение рабочей смены. Действительно, давайте рассмотрим ряд вопросов:

√ В начале смены не сняли Х-отчет. Что делать?

√ В конце смены не сняли Z-отчет. К чему это приведет?

√ Плохо пропечатался ИНН. Можно ли прописать от руки?

√ Произошло отключение электроэнергии. Как пробить чек?

√ Отклеилась голограмма. Что делать?

И подобного рода вопросов и ситуаций может быть больше сотни. И, как видите, здесь опять присутствует человеческий фактор. Рассмотрим следующие вопросы:

3.1. Рассмотрим следующую ситуацию: в одном торговом помещении находятся несколько индивидуальных предпринимателей, торгующих товаром, при реализации которого необходимо, в соответствии с законодательством, использовать кассовую технику. Кассовый аппарат один в помещении и зарегистрирован в ИФНС на одного из предпринимателей. Кассир пробил чек и получил или не получил деньги с покупателя за товар, купленный у предпринимателя, не имеющего ККТ. Здесь нарушение и со стороны «бескассового» предпринимателя (ст. 14.5 КоАП РФ) – неиспользование кассовой техники при продаже товаров или услуг и со стороны кассира – пробит чек за товар, которого вообще нет у кассира.

Вне зависимости от количества торгующих организаций и частных предпринимателей в одном торговом помещении, каждый из них должен иметь свой кассовый аппарат, зарегистрированный в ИФНС.

3.2 В процессе работы на ККТ, постоянно или временами – при большом потоке покупателей, происходит досадная, но грубая ошибка: неправильная последовательность действий при продаже товара – прием наличных денег и выдача товара.

Правильная последовательность: принять деньги, пробить чек, затем выдать товар.

√ покупатель называет товар, а кассир называет сумму к оплате, лично удостоверившись в стоимости товара;

√ кассир получает деньги от покупателя в сумме равной или больше стоимости покупки;

√ Прием наличных денег при продаже товаров (оказании услуг, выполнении работ) подтверждается выдачей чека ККТ. В соответствии со ст. 5 Закона № 54-ФЗ чек ККТ должен быть выдан покупателю (клиенту) в момент оплаты.

Если Вы взяли деньги и сразу отдали товар – непробитые чека! (хотя ККТ в этот момент может работать над печатанием этого чека, но Вы его не выдали покупателю до получения им товара).

Не проверив всю сумму денег, полученную от покупателя, кассир пробивает чек на полную стоимость товара, а денег не хватает – придется возвращать деньги и составлять акт по форме КМ-3. Чек на неправильно пробитую сумму необходимо обязательно сохранить и приложить к акту.

Покупатель называет сам стоимость товара, кассир пробивает и выдает чек, выдает товар, стоимость которого, как выясняется позже, выше названной покупателем. По причине ошибки покупателя или по злому умыслу – недостача в кассе при проверке, со всеми нерадостными последствиями.

3.3 Кассир при пробитии чека ошибочно ввела данные стоимости товара в большую сторону (допустим, на порядок, введя лишний «0» в конце стоимости) и, не проверив, выдала чек покупателю, который спокойно ушел с покупкой. Во – первых, покупатель может вернуться, и попросить по этому чеку еще 9 штук данного товара, который ему недодали (особенно, если есть свидетели). А во – вторых, в конце смены при сдаче наличности и сверке с Z – отчетом будет недостача на лишнюю пробитую сумму.

3.4 Кассир при пробитии чека ошибочно ввела данные стоимости товара в меньшую сторону . Это серьезное нарушение, которое карается штрафом по (ст. 14.5 КоАП РФ).

3.5 При эксплуатации ККТ повредилась или пришла в негодность (потерялась) голограмма «Сервисное обслуживание», а Договор с Центром технического обслуживания (ЦТО) просрочен или расторгнут.

Кассир должен немедленно сообщить об этом лицу в администрации, ответственному за эксплуатацию ККТ. При проверке и отсутствии данных средств контроля на ККТ и Договора с ЦТО, проверяющими органами это может быть расценено как нарушение «Положения о регистрации и применении контрольно-кассовой техники…» от 23.07.2007 г. № 470.

√ обеспечиваться технической поддержкой поставщика или центра технического обслуживания;

√ иметь знак "Сервисное обслуживание" установленного образца.

С 1 января 2010 года в силу вступили изменения в ст. 14.5 Кодекса об административных правонарушениях, в соответствии с которыми теперь применение контрольно-кассовой техники, которая не соответствует установленным требованиям либо используется с нарушением установленного законодательством Российской Федерации порядка и условий ее регистрации и применения («Положение… № 470) – влечет наложение административного штрафа на должностных лиц – от трех тысяч до четырех тысяч рублей; на юридических лиц – от тридцати тысяч до сорока тысяч рублей.

Все центры технического обслуживания кассовой техники обязаны сообщать в налоговые органы обо всех случаях расторжения с ними договора на обслуживание кассовой техники. Таким образом, если у Вас просрочен договор на техническое обслуживание ККТ или отсутствуют марки пломбы установленного образца, то налоговая инспекция оштрафует Вас в соответствии с КоАП РФ.

Налоговая служба уже активно начала штрафовать налогоплательщиков, у которых отсутствует договор на ТО кассового аппарата или он просрочен.

Если действующий Договор с ЦТО есть, а голограмма "Сервисное обслуживание" отсутствует, наложение штрафа можно, конечно, оспорить. Но только в суде, что займет массу времени, сил и средств.

3.6 Магазин работает непрерывно-24 часа . Возникает вопрос: когда снимать Z-отчет?

Ответ: По инструкции для ККТ, Z-отчет необходимо снимать не менее одного раза в течение суток с момента снятия последнего Z-отчета, иначе ККТ блокируется. Для удобства ведения учета при данном графике работы магазина и бесперебойной работы ККТ, рекомендуем снимать два Z-отчета в определенное время. Количество снятий Z-отчетов за сутки не ограничено, но данные каждого отчета со своим номером и датой снятия необходимо записывать в Журнал кассира-операциониста (форма КМ-4).

3.7 Работая на кассовом аппарате, кассир-операционист не обращал внимания на время покупки, отображаемое на каждом выдаваемом чеке. При проверке ИФНС, выяснилось, что разница с текущим временем составила два часа, за что и был выписан штраф за невыполнение требования п.3 и) «Положения о регистрации и применении контрольно-кассовой техники…» от 23.07.2007 г. № 470, где сказано, что ККТ должна :

√ иметь часы реального времени в соответствии с установленными техническими характеристиками и параметрами функционирования;

Во-первых в обязанности кассира-операциониста входит контроль не только текущего времени, но и всех остальных реквизитов на чеке (см. п. II.2. данного перечня «ошибок кассира»).

Во-вторых, так как дата и время являются обязательными реквизитами кассового чека, Государственной межведомственной экспертной комиссией по контрольно-кассовым машинам (протокол № 2/56-2000 от 15 июня 2000 года) было установлено, что отклонение от эталонного времени данного часового пояса может быть не более пяти минут. Письмом МНС России от 20 июля 2000 г. № ВНК-6-16/549 налоговым органам было рекомендовано руководствоваться данным решением.

Таким образом, если время на ККТ установлено с разницей в два часа, то получается, что фирма не выполняет требования по отпечатыванию обязательного реквизита (времени) на чеке. Ведь на чеке должно быть указано реальное время покупки в данной местности, а не просто любое время.

Текущее правильное время на кассовом аппарате может установить сам кассир.

3.8 Кассир получил деньги от покупателя, кассовый аппарат начинает распечатку чека и принтер перестает работать, не до конца распечатав весь чек.

Действия кассира будут ошибочны, если он выдаст покупателю часть чека, даже если на чеке есть сумма товара. На чеке должны присутствовать все необходимые реквизиты, а это произойдет только при полной распечатке всего чека.

Таким образом, если кассовый аппарат сломался в момент расчета с покупателем и выдаче чека, кассир выключает кассовый аппарат, покупателю возвращаются деньги, а покупатель возвращает товар, если он его уже получил.

После этого в зависимости от неисправности кассир либо сам устраняет мелкую неисправность, либо в случае невозможности восстановить работоспособность контрольно-кассовой техники сообщает об этом в центр технического обслуживания и вызывает специалиста (механика).

При возникновении такой ситуации, после устранения неисправности кассового аппарата, необходимо снять на аппарате Х – отчет и проверить, куда записалась сумма по этому чеку. При занесении суммы товара по невышедшему чеку в фискальную память ККТ и блок ЭКЛЗ, необходимо составить форму КМ – 3 (оформление неправильно пробитых чеков).

3.9 При эксплуатации кассового аппарата была повреждена марка-пломба, которой опломбирован аппарат. Кассир продолжал работать на кассе до проверки ИФНС, которая выписала штраф за это нарушение.

При проверке и отсутствии данных средств контроля на ККТ, проверяющими органами это может быть расценено как нарушение «Положения о регистрации и применении контрольно-кассовой техники…» от 23.07.2007 г. № 470.

В данном «Положении» в п.3 сказано, что ККТ должна:

√ иметь марки-пломбы установленного образца и эксплуатационную документацию.

С 1 января 2010 года в силу вступили изменения в ст. 14.5 Кодекса об административных правонарушениях, в соответствии с которыми теперь применение контрольно-кассовой техники, которая не соответствует установленным требованиям либо используется с нарушением установленного законодательством Российской Федерации порядка и условий ее регистрации и применения («Положение… № 470) – влечет наложение административного штрафа на должностных лиц – от 3 000 до 4 000 рублей; на юридических лиц – от 30 0000 до 40 000 рублей.

Порядок установки и эксплуатации марок – пломб регламентируется Положением «О применение марок-пломб для опломбирования контрольно-кассовой техники на территории Российской Федерации».

Данное Положение разработано в соответствии с Федеральным законом Российской Федерации от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении денежных расчетов и/или расчетов с использованием платежных карт», Постановлением Правительства Российской Федерации от 23 июля 2007 г. № 470 «Об утверждении Положения о регистрации и применении контрольно-кассовой техники, используемой организациями и индивидуальными предпринимателями», Приказом Министерства промышленности и энергетики Российской Федерации от 5 сентября 2007 г. № 351 «Об утверждении образца марки-пломбы контрольно-кассовой техники» и устанавливает порядок применения и контроля за применением марок-пломб для опломбирования контрольно-кассовой техники (ККТ), а также учета и контроля их распределения в г. Москве.

Положение разработано с целью повышения ответственности поставщиков, центров технического обслуживания ККТ, обеспечивающих техническую поддержку ККТ, и пользователей ККТ за соответствие эксплуатируемой ККТ образцам, представленным в Департамент базовых отраслей промышленности при внесении сведений о моделях ККТ в Государственный реестр, а также для повышения эффективности проверок контролирующими органами соблюдения пользователями ККТ законодательства Российской Федерации о ККТ.

При повреждении марки-пломбы необходимо руководствоваться сл. пунктами Положения «О применении марок-пломб…»:

«…4.5. В случае повреждения (нарушение целостности) элемента (элементов) второй части (которая установлена на кассовый аппарат) марки-пломбы пользователь модели ККТ прекращает эксплуатацию этой ККТ и сообщает об этом в обслуживающую организацию. Применение пользователем модели ККТ в данном случае не допускается.

Эксплуатация модели ККТ возобновляется после проверки специалистом обслуживающей организации исправности этой ККТ, отсутствия несанкционированных поставщиком модели ККТ доработок аппаратного и программного обеспечения и установки новой марки-пломбы согласно требованиям пункта 4.4 настоящего Положения….»

«…5.1. При проведении контроля за соблюдением пользователями ККТ законодательства Российской Федерации о ККТ, контролирующие органы проверяют наличие элементов второй части марки-пломбы на модели ККТ, их целостность и правильность мест наклейки, порядковые номера элементов, срок действия марки-пломбы, соответствие индивидуальных номеров, наклеенных на модель ККТ элементов второй части марки-пломбы индивидуальным номерам на третьей части марки-пломбы, вклеенной в Паспорт ККТ или в Журнал № КМ-8.»

«…5.2. Модель ККТ не допускается к эксплуатации, если нарушены требования пункта 5.1 настоящего Положения.»

«5.3…После установки марки-пломбы специалистом обслуживающей организации ответственность за ее сохранность (целостность) и правильность мест наклейки элементов второй части марки-пломбы несет пользователь модели ККТ. …»

Таким образом, кассир, продолжая работать на ККТ с поврежденной маркой – пломбой или вообще при отсутствии таковой, нарушает пункты «Положения…» и претензии ИФНС в данном случае будут вполне обоснованы.

Внимание! Это ознакомительный фрагмент книги.

Если начало книги вам понравилось, то полную версию можно приобрести у нашего партнёра - распространителя легального контента ООО "ЛитРес".

Как исправляется ошибка неверно указанного вида оплаты при использовании ККТ нового типа (онлайн-кассы), например, когда вместо оплаты наличными выбрана оплата банковской картой? Как исправлять такую ошибку, если она выявлена через 1, 2, 3 недели? Обязательно ли использовать чек коррекции? Достаточно ли будет пробить чек с признаком "возврат прихода", а затем пробить верный чек? Нужно ли пробить чек на возврат товара, купленный не в этот день (по старому законодательству чек не нужно было пробивать)?

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:
Для исправления ошибки при выборе формы расчета необходимо использовать чеки коррекции.
Возврат денежных средств покупателю вне зависимости от того, сколько времени прошло с момента поступления денежных средств, осуществляется с одновременным пробитием кассового чека.

Обоснование позиции:

Исправление ошибки при применении ККТ

Правила применения контрольно-кассовой техники (ККТ) при осуществлении расчетов на территории РФ в целях обеспечения интересов граждан и организаций, защиты прав потребителей, а также обеспечения установленного порядка осуществления расчетов, полноты учета выручки в организациях и у индивидуальных предпринимателей установлены от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт" (далее - Закон N 54-ФЗ).
Исходя из Закона N 54-ФЗ, при использовании онлайн-касс оформляются, в частности, фискальные документы:
- кассовый чек (бланк строгой отчетности);
- кассовый чек коррекции (бланк строгой отчетности коррекции) (далее - КЧК).
Реквизиты кассового чека определены в п. 1 ст. 4.7 Закона N 54, а также в ФНС России от 21.03.2017 N ММВ-7-20/229@ (далее - Приказ), утвердившем дополнительные реквизиты фискальных документов и форматы фискальных документов, обязательные к использованию.
Среди обязательных реквизитов кассового чека поименованы, в частности:
- признак расчета, который может иметь четыре значения: приход - указывается при получении средств от покупателя (клиента); возврат прихода - при возврате покупателю (клиенту) средств, полученных от него ранее; расход - при выдаче средств покупателю (клиенту); возврат расхода - при получении средств от покупателя (клиента), выданных ему ранее;
- форма расчета (наличные денежные средства и (или) электронные средства платежа), а также сумма оплаты наличными денежными средствами и (или) электронными средствами платежа.
Согласно Закона N 54-ФЗ кассовый чек - это первичный учетный документ, сформированный в электронной форме и (или) отпечатанный с применением ККТ в момент расчета между пользователем ККТ (продавцом) и покупателем (клиентом), содержащий сведения о расчете, подтверждающий факт его осуществления и соответствующий требованиям законодательства РФ о применении контрольно-кассовой техники.
Таким образом, кассовый чек (бланк строгой отчетности) с признаком расчета "возврат прихода" или "возврат расхода" оформляется только в случаях фактического возврата клиенту или получения от клиента денежных средств в кассу (дополнительно смотрите Минфина России от 12.05.2017 N 03-01-15/28920, от 24.05.2017 N ).
При выполнении корректировки расчетов, которые были произведены ранее, формируется кассовый чек коррекции (бланк строгой отчетности коррекции) после формирования отчета об открытии смены, но не позднее формирования отчета о закрытии смены ( Закона N 54-ФЗ).
Формулировка "после формирования отчета об открытии смены, но не позднее формирования отчета о закрытии смены", по нашему мнению, не означает, что чек коррекции оформляется только в день допущения ошибки. Данная фраза означает лишь, что нельзя корректировать расчеты после формирования отчета о закрытии смены. То есть в день выявления ошибки, требующей внесения изменений в данные, переданные через оператора фискальных данных в налоговый орган, пользователь после открытия смены (формирования отчета об открытии смены) может сформировать чек коррекции до закрытия смены.
Дело в том, что в силу Закона N 54-ФЗ при закрытии смены фискальный накопитель формирует итоговые сведения о суммах расчетов, указанных в кассовых чеках и кассовых чеках коррекции, для формируемых отчетов о закрытии смены. То есть данные из КЧК учитываются в отчете о закрытии смены.
Здесь же приведем мнение представителя налоговых органов, размещенное в материале "Когда потребуется чек коррекции ККТ" на сайте http://54fz.ru: "Чек коррекции (или бланк строгой отчетности, БСО коррекции) формируется для корректировки расчетов, произведенных ранее. Открыв смену, пользователь ККТ может пробить чек коррекции за любое время, указав дату (скажем, смена открыта 20 марта, а чек коррекции пробивается за 3 марта)".
В Приказе также предусмотрена возможность формирования чека коррекции в случае выявления ошибки пользователя. Перечень реквизитов КЧК приведен в таблице 30 п. 35 Приказа.
Реквизит "Признак расчета" (тег 1054) для КЧК, в отличие от кассового чека (таблица 25 п. 30 Приказа), может принимать лишь значения "1" - "приход" или "3" - "расход" (п. 30 Приказа, примечание 1 к таблице 30 п. 35 Приказа).
С учетом вышеизложенного полагаем, что при внесении исправлений в регистрацию произведенного расчета в онлайн-ККТ прежде всего следует обнулить зарегистрированный ранее расчет с ошибочным указанием формы расчета (например наличными). Для этого необходимо оформить КЧК с признаком расчета "3" (расход) на сумму первоначального кассового чека с его же реквизитами.
Для оформления прихода с указанием правильной формы расчета (банковской картой) оформляется КЧК с признаком расчета "1" (приход).
Среди дополнительных реквизитов КЧК (п. 5 приложения N 1, таблицы 30 и 31 к Приказу) предусмотрены "тип коррекции" и "основание для коррекции".
В случае самостоятельного выявления организацией ошибки реквизит "Тип коррекции" принимает значение "0" - самостоятельная операция, в случае же получения организацией сообщения от налоговых органов о выявлении нарушения законодательства о применении ККТ с предложением добровольно исправить данное нарушение - значение "1" - операция по предписанию (примечание 3 к таблице 30 п. 35 Приказа).
Основанием для коррекции может быть банковская выписка, где указана сумма, поступившая по банковской карте, отчет о закрытии смены (Z-отчет) на дату совершения ошибки и приходный кассовый ордер, оформленный согласно пп.пп. 4.1, 4.6 п. 4 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства" (далее - Указания N 3210-У), в котором на дату совершения ошибки сумма поступивших наличных денежных средств должна отличаться на сумму ошибки.
Также целесообразно, по нашему мнению, до пробития чека коррекции составить объяснительную (акт, служебную записку), в которой указывается основание для коррекции.
Обращаем внимание, что изложенная точка зрения является нашим экспертным мнением. Официальных разъяснений и материалов судебной практики по рассматриваемому вопросу мы не обнаружили. В связи с этим рекомендуем обратиться за соответствующими письменными разъяснениями в ФНС России ( Закона N 54-ФЗ, п. 1, пп. 6.3 п. 6 Положения о Федеральной налоговой службе, утвержденного Правительства РФ от 30.09.2004 N 506).

Возврат товара

Под расчетами для целей N 54-ФЗ понимаются, в частности, прием или выплата денежных средств с использованием наличных и (или) электронных средств платежа за реализуемые товары, выполняемые работы, оказываемые услуги ( Закона N 54-ФЗ).
Согласно Закона N 54-ФЗ при осуществлении расчета пользователь обязан выдать кассовый чек или бланк строгой отчетности на бумажном носителе и (или) в случае предоставления покупателем (клиентом) пользователю до момента расчета абонентского номера либо адреса электронной почты направить кассовый чек или бланк строгой отчетности в электронной форме покупателю (клиенту) на предоставленные абонентский номер либо адрес электронной почты.
Таким образом, при возврате денежных средств покупателю ККТ применяется в обязательном порядке ( Минфина России от 12.05.2017 N 03-01-15/28914).
В от 24.05.2017 N 03-01-15/31944 Минфин России пояснил, что при осуществлении возврата товара на кассовом чеке (бланке строгой отчетности) необходимо указывать признак расчета: возврат покупателю (клиенту) средств, полученных от него, - возврат прихода. Смотрите также письмо Минфина России от 04.07.2017 N 03-01-15/42315.
При этом кассовый чек с признаком возврата прихода формируется на контрольно-кассовой технике того же хозяйствующего субъекта.
На сегодняшний день финансовое ведомство фактически не разделяет возврат средств клиенту в день их уплаты или в последующие дни. Следовательно, с переходом к применению онлайн-касс возврат денежных средств покупателю вне зависимости от того, сколько времени прошло с момента поступления денежных средств, осуществляется с одновременным пробитием кассового чека, что, в общем-то, следует из понятия расчетов, установленного для целей применения норм N 54-ФЗ ( Закона N 54-ФЗ) и нормы п. 2 ст. 1.2 Закона N 54-ФЗ.
До начала применения онлайн-касс возврат денежных средств из кассы не в день оплаты должен был осуществляться кассиром на основании расходного кассового ордера (РКО) в соответствии с пп.пп. 6.1, 6.2 п. 6 Указаний N 3210-У) с обязательным внесением записи о выданных наличных денежных средствах в кассовую книгу (пп. 4.6 п. 4 Указаний N 3210-У, смотрите также ФНС России от 11.04.2013 N АС-4-2/6710).
Что касается необходимости оформления РКО (форма КО-2 утверждена Госкомстата России от 18.08.1998 N 88) при возврате товара (отказе от услуги) не в день покупки после начала применения онлайн-касс, то существует мнение специалистов, что РКО следует оформлять в случае, если денежные средства выдаются клиенту из главной кассы организации, а не из наличности, находящейся у кассира-операциониста (смотрите, например, ответ на сайте на сайте http://54fz.ru на вопрос: "Организация занимается торговлей автомобилями. Подскажите, получена оплата от покупателя по безналу. От сделки клиент отказался. Делаем возврат из основной (единственной) кассы организации. Должны мы пробивать чек с реквизитом "возврат прихода"? Или достаточно РКО с заявлением на возврат?".
Сразу оговоримся, что разъяснений уполномоченных органов по аналогичным ситуациям нами не обнаружено, а в упомянутых выше Минфина России от 24.05.2017 N 03-01-15/31944 и от 04.07.2017 N 03-01-15/42315 сообщено, что по вопросу соблюдения порядка ведения кассовых операций (выдачи денежных средств за возвращенный товар не в день покупки такого товара и документального оформления такой операции) необходимо обратиться в Банк России, наделенный функциями определения указанного порядка в соответствии со Федерального закона от 10.07.2002 N 86-ФЗ "О Центральном банке Российской Федерации (Банке России)".
Вместе с тем выдача наличных денег относится к кассовым операциям (п. 2 Указаний N 3210-У) и проводится по РКО (пп. 4.1 п. 4, п. 6 Указаний N 3210-У).
При этом согласно пп. 4.1 п. 4 Указаний N 3210-У (в редакции Указания Банка России от 19.06.2017 N 4416-У, вступившего в силу с 19.08.2017) кассовые документы (в том числе РКО) могут оформляться по окончании проведения кассовых операций на основании фискальных документов, предусмотренных Законом N 54-ФЗ.
Таким образом, на конец дня (смены) по окончании проведения кассовых операций можно оформлять ПКО на общую сумму прихода и РКО на общую сумму выданных (возвращенных) наличных денег, которые следует учесть в кассовой книге. То есть получается, что по окончании смены РКО будет сформирован на основании данных ККТ, что позволяет не оформлять РКО в случае возврата денег в течение дня (смены). По сути, в таком случае кассовый чек с признаком возврат прихода будет выполнять роль РКО для целей применения положений пп.пп. 6.1, 6.2 п. 6 Указаний N 3210-У.
Также отметим, что при возврате денежных средств покупателям (клиентам) организация не обязана оформлять акт по форме N КМ-3, утвержденной Госкомстата России от 25.12.1998 N 132 (далее - Постановление N 132).
В Минфина России от 04.04.2017 N 03-01-15/19821 указано, что N 54-ФЗ и принятые в соответствии с ним нормативные правовые акты не предусматривают применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденной N 132. В результате сделан вывод, что указанные формы документации могут не применяться.
В ФНС России от 03.04.2017 N ЕД-4-20/6181@ специально подчеркнуто такое преимущество перехода на новый порядок применения ККТ, как отказ от обязательного ведения форм первичной учетной документации (формы КМ).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Вахромова Наталья

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Барсегян Артем

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Применение онлайн-ККТ: как исправить ошибку кассира при помощи чека коррекции.

03.07.2017

Применение онлайн-ККТ: как исправить ошибку кассира при помощи чека коррекции.

С июля этого года для большинства розничных торговцев применение онлайн-касс становится обязательным. Но чиновники пока не дали официальных разъяснений, как применять ККТ нового образца в различных ситуациях. В прошлой статье мы изложили свою точку зрения относительно оформления возврата денег за ранее приобретенный товар (см. « »). Сегодня мы обратились к теме чеков коррекции и попытались разобраться, когда нужно их пробивать, что в них указывать и можно ли скорректировать выручку вчерашнего дня.

В каких случаях нужно пробить чек коррекции.

Напомним, что 1 июля 2017 года - это дата, когда большинство пользователей ККТ в обязательном порядке должны перейти на онлайн-кассы (до этого переход на онлайн-кассы был добровольным). Такая кассовая техника имеет фискальный накопитель и способна передавать сведения налоговикам в онлайн-режиме через оператора фискальных данных (ОФД). Правила применения онлайн-кассы подразумевают, в числе прочего, оформление чеков коррекции.
от 22.05.03 № 54-ФЗ 4.3 Закона о ККТ).

Ошибки в сумме «исходного» чека могут быть двух видов. Первый - кода кассир указал величину меньше, чем нужно. Второй - когда кассир указал величину больше, чем нужно. Рассмотрим каждый случай в отдельности.

Сумма в «исходном» чеке меньше, чем нужно.

Предположим, что кассир указал в чеке сумму меньше, чем получил на самом деле, и понял это после ухода покупателя. Тогда фактический приход денег оказался больше, чем отражено в фискальных данных. Другими словами, в кассе появилась неучтенная выручка, которая с точки зрениях проверяющих свидетельствует о неприменении ККТ. То же самое получится, если кассир вовсе не пробьет чека.



14.5 КоАП РФ.

Сумма в «исходном» чеке больше, чем нужно.

Теперь предположим, что кассир пробил сумму большую, чем получена на самом деле, и понял это после ухода покупателя. В результате фактическая выручка оказалась меньше той, что отражена в фискальных данных. Как следствие, остаток в денежном ящике оказался меньше остатка, зафиксированного в учете, то есть появилась недостача. То же самое происходит, если кассир пробивает один и тот же чек несколько раз.
Нужно ли в такой ситуации формировать чек коррекции? По мнению большинства специалистов, в том числе представителей ФНС - не нужно. Дело в том, что недостача не свидетельствует о неприменении ККТ и не является поводом для штрафа. Поэтому корректировать недостачу так же, как неучтенную выручку, необязательно. Достаточно пробить обычный чек с признаком расчета «возврат прихода» на сумму недостачи. Плюс к этому кассир должен написать объяснительную записку и раскрыть в ней причины недостачи.

Если ошибка в чеке обнаружена в присутствии покупателя.

Задача кассира, обнаружившего ошибку в присутствии покупателя, значительно упрощается, поскольку есть возможность незамедлительно исправить ситуацию. Прежде всего, нужно пробить обычный чек с признаком расчета «возврат прихода» на неправильную сумму. Потом следует сформировать еще один обычный чек с признаком расчета «приход» на правильную сумму. Соответственно, «исходный» чек с ошибкой следует у покупателя забрать, а взамен выдать новый чек с верной суммой. Таким образом, оператор фискальных данных, а затем и налоговики, получат правильные данные о выручке, и чеки коррекции не понадобятся.

Можно ли пробить чек коррекции за прошлую смену.

Очень много споров вызывает вопрос о том, можно ли пробить чек коррекции за прошлую смену. Проще говоря, можно ли сегодня скорректировать выручку, полученную вчера, позавчера или еще раньше.
4.3


Мы тоже считаем, что вполне допустимо корректировать выручку, полученную в прошлую смену. Ведь независимо от того, в какой день кассир пробивает чек коррекции, он приводит фискальные данные в соответствие с фактической выручкой. А это, как мы говорили выше, является главным предназначением чека коррекции. Но сделать окончательные выводы мы сможем лишь после того, как чиновники опубликуют официальные разъяснения.

Применение онлайн-ККТ: как исправить ошибку кассира при помощи чека коррекции.

С июля этого года для большинства розничных торговцев применение онлайн-касс становится обязательным. Но чиновники пока не дали официальных разъяснений, как применять ККТ нового образца в различных ситуациях. В прошлой статье мы изложили свою точку зрения относительно оформления возврата денег за ранее приобретенный товар (см. «Применение онлайн-ККТ: как оформить возврат денег покупателю»). Сегодня мы обратились к теме чеков коррекции и попытались разобраться, когда нужно их пробивать, что в них указывать и можно ли скорректировать выручку вчерашнего дня.

В каких случаях нужно пробить чек коррекции.

Напомним, что 1 июля 2017 года - это дата, когда большинство пользователей ККТ в обязательном порядке должны перейти на онлайн-кассы (до этого переход на онлайн-кассы был добровольным). Такая кассовая техника имеет фискальный накопитель и способна передавать сведения налоговикам в онлайн-режиме через оператора фискальных данных (ОФД). Правила применения онлайн-кассы подразумевают, в числе прочего, оформление чеков коррекции.
В действующей редакции Федерального закона от 22.05.03 № 54-ФЗ о применении ККТ (далее - Закон о ККТ) не говорится, когда именно нужно пробивать чек коррекции. Известно лишь, что формировать чеки коррекции следует при выполнении корректировки расчетов, которые были произведены ранее (п. 4 ст. 4.3 Закона о ККТ).
В частных комментариях чиновники из ФНС, разработчики кассового оборудования и прочие заинтересованные лица сходятся во мнении, что чеки коррекции следует пробить, если кассир ошибся в сумме «исходного» чека, либо вовсе не оформил его. Тогда величина фактической выручки разойдется с показателем, который при помощи онлайн-кассы поступит к ОФД, а затем и в налоговую. Чтобы избежать расхождений, кассир должен пробить чек коррекции и тем самым «подогнать» фискальные данные под фактическую выручку. Для этого, собственно говоря, и предназначен чек коррекции.
Ошибки в сумме «исходного» чека могут быть двух видов. Первый - кода кассир указал величину меньше, чем нужно. Второй - когда кассир указал величину больше, чем нужно. Рассмотрим каждый случай в отдельности.

Сумма в «исходном» чеке меньше, чем нужно.

Предположим, что кассир указал в чеке сумму меньше, чем получил на самом деле, и понял это после ухода покупателя. Тогда фактический приход денег оказался больше, чем отражено в фискальных данных. Другими словами, в кассе появилась неучтенная выручка, которая с точки зрениях проверяющих свидетельствует о неприменении ККТ. То же самое получится, если кассир вовсе не пробьет чека.
При подобных обстоятельствах чек коррекции может помочь избежать штрафа за неприменение ККТ. Это произойдет при условии, что продавец обнаружил и исправил ошибку прежде, чем ее обнаружили налоговики.
Действовать надо следующим образом. Сначала составить документ (к примеру, служебную записку) с указанием даты, времени и причины ошибки, повлекшей образование неучтенной выручки. У данного документа должен быть номер и дата. Затем этот номер и дату следует указать в чеке коррекции в качестве основания для коррекции. Также в чеке коррекции нужно указать признак расчета «приход» и тип коррекции «самостоятельная операция».
После того, как чек коррекции пробит и направлен оператору фискальных данных, продавцу лучше перестраховаться и сообщить в ИФНС об обнаружении и устранении неучтенной выручки. Это будет гарантией того, что инспекторы не назначат санкцию.
Если же налоговики сами узнают о неучтенной выручке (например, от покупателя, которому не выдали чек), они направят продавцу предписание. В такой ситуации продавец также обязан пробить чек коррекции, но в качестве основания для коррекции указать номер и дату предписания. Типом коррекции будет «операция по предписанию». Важно помнить, что такой чек не освободит от штрафа по статье 14.5 КоАП РФ.

Сумма в «исходном» чеке больше, чем нужно.

Теперь предположим, что кассир пробил сумму большую, чем получена на самом деле, и понял это после ухода покупателя. В результате фактическая выручка оказалась меньше той, что отражена в фискальных данных. Как следствие, остаток в денежном ящике оказался меньше остатка, зафиксированного в учете, то есть появилась недостача. То же самое происходит, если кассир пробивает один и тот же чек несколько раз.
Нужно ли в такой ситуации формировать чек коррекции? По мнению большинства специалистов, в том числе представителей ФНС - не нужно. Дело в том, что недостача не свидетельствует о неприменении ККТ и не является поводом для штрафа. Поэтому корректировать недостачу так же, как неучтенную выручку, необязательно. Достаточно пробить обычный чек с признаком расчета «возврат прихода» на сумму недостачи. Плюс к этому кассир должен написать объяснительную записку и раскрыть в ней причины недостачи.

Если ошибка в чеке обнаружена в присутствии покупателя.

Задача кассира, обнаружившего ошибку в присутствии покупателя, значительно упрощается, поскольку есть возможность незамедлительно исправить ситуацию. Прежде всего, нужно пробить обычный чек с признаком расчета «возврат прихода» на неправильную сумму. Потом следует сформировать еще один обычный чек с признаком расчета «приход» на правильную сумму. Соответственно, «исходный» чек с ошибкой следует у покупателя забрать, а взамен выдать новый чек с верной суммой. Таким образом, оператор фискальных данных, а затем и налоговики, получат правильные данные о выручке, и чеки коррекции не понадобятся.

Можно ли пробить чек коррекции за прошлую смену.

Очень много споров вызывает вопрос о том, можно ли пробить чек коррекции за прошлую смену. Проще говоря, можно ли сегодня скорректировать выручку, полученную вчера, позавчера или еще раньше.
Поводом для дискуссии служит пункт 4 статьи 4.3 Закона о ККТ. В нем сказано, что чек коррекции пробивается после формирования отчета об открытии смены, но не позднее формирования отчета о закрытии смены. Из буквального прочтения данной нормы напрашивается вывод, что создать чек коррекции за прошлую смену нельзя.
У данной трактовки есть немало сторонников. Они утверждают, что провести корректировку за прошлую смену в любом случае не получится, потому что излишки денег должны обнаружиться при закрытии смены. Значит, и корректировку нужно делать также при закрытии смены, а точнее перед закрытием. Как следствие, создать чек коррекции можно только за текущую смену.
Однако, на практике нередко случается, что кассир выявляет неучтенную выручку на следующий день или позднее. И в неофициальных комментариях чиновники из ФНС уверяют, что пробивать чеки коррекции за прошлые смены не возбраняется. Главное, чтобы в таком чеке было указано, какого числа была допущена ошибка. Эту информацию следует фиксировать в реквизите, который называется «Описание коррекции». Его можно заполнить, например, так: «05.07.2017 сформирован кассовый чек с неверной суммой». При этом сам чек коррекции может быть пробит, к примеру, 10 июля 2017 года или в другой день.
Мы тоже считаем, что вполне допустимо корректировать выручку, полученную в прошлую смену. Ведь независимо от того, в какой день кассир пробивает чек коррекции, он приводит фискальные данные в соответствие с фактической выручкой. А это, как мы говорили выше, является главным предназначением чека коррекции. Но сделать окончательные выводы мы сможем лишь после того, как чиновники опубликуют официальные разъяснения.

Кассирам повезло больше, чем саперам, потому что у кассира, допустившего ошибку, как правило, есть шанс поправить ситуацию. Только надо знать, как это сделать…

Распространенными ошибками, которые совершают кассиры при работе на кассовом оборудовании, далее КСА, являются:

- неверно сформированный платежный документ (чек) (на большую сумму, чем следует);
- не оформление сдачи в платежном документе;
- снятие сменного Z-отчета с неверной датой;
- неправильное оформление записей в книге кассира;
- не оформление купли-продажи через КСА (отсутствует оформленный платежный документ).

Ситуация 1

Продавец-кассир магазина «Ткани», обслуживая покупателя, вместо 1 метра 85 см ткани ввел в КСА число 185 и умножил на цену 1 метра ткани. Не глядя на индикатор кассира КСА, где высвечивается сумма покупки, сформировала платежный документ. А когда увидел его в распечатанном виде, - было уже поздно: вместо 18 500 руб. в КСА зарегистрирована сумма 1 млн. 850 тыс. руб.

Что делать кассиру, если платежный документ сформирован на ошибочную сумму?

1. Сформировать правильный платежный документ и выдать его покупателю.
2. В конце рабочего дня (смены) оформить реестр ошибочно сформированных платежных документов кассового оборудования по форме, согласно Приложению 3 «Постановления Совета Министров РБ и НБ РБ от 06.07.2011 г. №924/16».
3. К реестру приложить ошибочно сформированный платежный документ.
4. Сделать соответствующую запись в графе 11 «Сумма ошибочно сформированных платежных документов согласно реестру, рублей» книги кассира.

Чего не следует делать кассиру, если ошибочный платежный документ сформирован?

1. Не использовать ошибочно сформированный платежный документ для расчета с покупателем, не уничтожать (не выбрасывать) его.
2. Не пытаться использовать (погашать) ошибочно сформированный платежный документ в течение рабочего дня (смены). Данный запрет содержится в пункте 20 Постановления Совета Министров РБ и НБ РБ от 06.07.2011 г. №924/16 Об использовании кассового оборудования, платежных терминалов, автоматических электронных аппаратов, торговых автоматов и о приеме наличных денежных средств, банковских платежных карточек в качестве средства осуществления расчетов на территории РБ при продаже товаров, выполнении работ, оказании услуг, осуществлении деятельности в сфере игорного бизнеса, лотерейной деятельности, проведении электронных интерактивных игр.

Прописные истины

Если кассир не закрыл сформированный платежный документ (не нажал на клавишу закрытия чека), у него всегда есть возможность откорректировать, то есть сторнировать (аннулировать) сумму покупки, убрав ее из платежного документа нажатием соответствующих клавиш на КСА или полностью отменить сформированный платежный документ.
Произвести операцию «сторно» («аннулировать») можно на любом КСА. Главное - вовремя заметить допущенную ошибку и не торопиться нажимать клавишу закрытия чека.
Надо взять за правило контролировать свои действия с помощью информации, высвечивающейся на индикаторе кассира, и только убедившись, что эта информация соответствует действительности, завершать формирование платежного документа нажатием клавиши закрытия чека. Сторнированные суммы КСА фиксируют в отчете закрытия смены (Z-отчете) и в X-отчете.

Ситуация 2

При покупке товара стоимостью 28 000 руб., покупатель передал кассиру 30 000 руб. Кассир сформировал платежный документ на итоговую сумму 28 000 руб., в котором не было информации о сумме наличных, полученных от покупателя и сумме сдачи.

Каковы требования?

В соответствии с требованиями СТБ 1364-0-2007 «АППАРАТЫ КАССОВЫЕ СУММИРУЮЩИЕ И СПЕЦИАЛЬНЫЕ КОМПЬЮТЕРНЫЕ СИСТЕМЫ. ОБЩИЕ ТЕХНИЧЕСКИЕ УСЛОВИЯ», информация, печатаемая чеке, в том числе должна содержать:

- сумма, внесенная покупателем
- сумма сдачи (если не нулевая)

Прописные истины

После регистрации всех покупок в чеке, до его закрытия, кассир должен нажать клавишу промежуточного итога в КСА и объявить покупателю итоговую стоимость покупок. После чего принять деньги от покупателя и пересчитать их:

- если денег недостаточно, то объявить об этом покупателю;
- если сумма равна стоимости покупок, то закрыть чек;
- если внесенная сумма больше стоимости покупок, то необходимо внести ее в КСА и закрыть чек.

Ситуация 3

Кассир сформировал Z-отчет, не проверив по Х-отчету (отчет без обнуления денежных и операционных регистров КСА), правильно ли указаны дата и время данной операции. Дата не соответствовала текущей, и соответственно КСА заблокировался.

Что делать кассиру, если КСА заблокировался?

1. Удостовериться, что сумма наличных денег в денежном ящике соответствует данным Z-отчета. Дополнительно можно свериться с контрольной лентой, на которой распечатываются все платежные документы сформированные за рабочую смену (с помощью калькулятора проверить итоговую сумму).
2. Если номер Z-отчета правильный, внести данные в книгу кассира.
3. Обратиться в центр технического обслуживания КСА для проведения соответствующего ремонта.

Справка

На период ремонта КСА при невозможности его замены на исправное оборудование или при временном отсутствии электроэнергии прием наличных денежных средств при продаже товаров, выполнении работ, оказании услуг осуществляется с оформлением каждому покупателю (потребителю) документа с определенной степенью защиты, информация об изготовлении и реализации бланка включена в электронный банк данных бланков документов и документов с определенной степенью защиты и печатной продукции. (п.23 Пост. Совета Министров и НЦ РБ от 06.07.2011 №924/16).

Прописные истины

Информация, содержащаяся в Х-отчете, соответствует информации в Z-отчете, но, в отличие от Z-отчета, она не записывается в память КСА, т.е является справочной и достоверной на момент его формирования. Х-отчет удобен тем, что в любое время кассир может себя проконтролировать.

В конце рабочего дня (смены), перед тем как сформировать Z-отчет, кассир должен проверить, совпадают ли количество наличных денежных средств в денежном ящике и сумма, указанная в Х-отчете. Затем следует проверить, соответствуют ли действительности время и дата, напечатанные на Х-отчете. В случае несоответствия хотя бы одного из этих показателей Z-отчет не формировать. Следующим шагом должно быть обращение в ЦТО. В отдельных случаях консультации по телефону с инженером ЦТО будет достаточно, чтобы кассир самостоятельно справился с данной ситуацией.

Х-отчет также используется в спорных ситуациях для установления истины. К примеру, покупатель утверждает, что передал 50 тыс. руб., а кассир говорит, что получил от покупателя 20 тыс. Кассир должен снять Х-отчет, пересчитать наличность в денежном ящике и показать, что, к примеру, с 8.00 до 10.00 в КСА внесены наличными и зарегистрированы продажи наличными на сумму 200 тыс. руб. В денежном ящике также присутствует эта сумма. В данной ситуации может быть полезна информацию на контрольной ленте, распечатанная или хранящаяся в памяти КСА.

Ситуация 4

В книге кассира сделана неправильная запись. (Данная ситуация не касается плательщиков единого налога, так как на сегодняшний день согласно пункту 14 Пост. Совета Министров и НЦ РБ от 06.07.2011 №924/16 они освобождены от ведения книги кассира.

Как внести исправления?

Путем зачеркивания ошибочных записей и надписи правильных, которые заверяются подписями лица, уполномоченного юридическим лицом и (или) индивидуальным предпринимателем.

Прописные истины

Записи в книге кассира осуществляются ежедневно в хронологическом порядке, перьевой или шариковой ручкой, без помарок. В начале рабочего дня (смены) производится запись даты, показаний нарастающего оборота кассового оборудования на начало рабочего дня (смены) и суммы наличных денежных средств, полученных кассиром перед началом работ для расходных операций. Данные заверяются подписью ответственного лица (самого ИП или назначенного им работника, например, того же кассира). По окончании рабочего дня (смены) кассир заполняются остальные реквизиты, предусмотренные в форме книги кассира. (пункт 14 Пост. Совета Министров и НЦ РБ от 06.07.2011 №924/16 ).

Ситуация 5

Кассир не сформировал платежный документ и соответственно не выдал его покупателю.

Это ситуация, последствия которой могут стать для кассира административно наказуемой.

Ст.12.18 Кодекса РБ об административных правонарушениях установлено, что нарушение установленного порядка приема наличных денежных средств при реализации товаров (работ, услуг) за наличный расчет работником ИП или юридического лица либо нарушение установленного порядка приема наличных денежных средств при реализации товаров (работ, услуг) за наличный расчет ИП влекут наложение штрафа в размере от 20 до 50 базовых величин .

Наталия Забавская, специалист по обучению УП «Туссон сервис».