Работодателем в обязательном порядке должен вестись учет отработанного времени по каждому работнику. Данный факт прописан в статье 91, части 4 ТК РФ. В данной статье можно бесплатно скачать и ознакомиться с бланком табеля учета рабочего времени (УРВ) на 2016г., а также с образцом заполнения данного табеля
22.08.2016Известно, что табель необходимо вести в следующих формах:
На данной страничке доступен табель УРВ на 2016г. для бесплатного скачивания:
Табель УРВ на 2016г. (образец)
Форма №Т-13:
Форма №Т-12:
Правила заполнения табеля УРВ в 2016г.
Сразу стоит отметить, что формы Т-12/Т-13 применяются при учете времени, которое было фактически отработано/неотработанно каждым работником фирмы/организации в отдельности. Это необходимо для осуществления контроля над следованием работниками общего установленного режима рабочего времени (РВ), для информирования относительно отработанного времени, расчета оплаты труда, составления статистического отчета по труду. Если осуществляется раздельное ведение УРВ, а также расчета с персоналом относительно оплаты труда, то возможно применение раздела 1, который называется «Учет рабочего времени» табеля формы №Т-12, как самостоятельного документа (заполнение раздела 2 под названием «Расчет с персоналом по оплате труда» здесь не понадобиться). Что касается формы №Т-13, то ее следует применять при УРВ.
Табель УРВ в 2016г. необходимо составлять только в одном экземпляре лицом, имеющим необходимые полномочия для этого. Далее он относится на подпись к руководителю структурного подразделения, к работнику кадровой службы, переходит в отдел бухгалтерии.
Отметки в табеле относительно причин неявок на работу, работы по системе неполного РВ/превышенного установленного времени по желанию работника/работодателя, сокращенной продолжительности РФ и тому подобного должны производиться согласно документам, оформленным соответствующим образом. Таковыми документами являются:
Чтобы отразить ежедневные затраты РВ за месяц относительно каждого работника в отдельности, в табеле имеются специально отведенные строки:
В формах №Т-12 и №Т-13, а именно в графах 4,6, верхние строки используются для того, чтобы там иметь возможность отмечать условные обозначения (коды) затрат РВ, а нижние - для осуществления записей относительно продолжительности отработанного/неотработанного времени (минуты, часы) по специальным кодам затрат РВ на определенную дату. Если есть необходимость увеличить количество граф с целью проставления дополнительных реквизитов по режиму рабочего времени, это вполне допустимо. К примеру, необходимо отметить время начала и окончания работы в условиях, которые отличаются от общепринятых.
В ходе заполнения граф 5,7 табеля формы №Т-12 в верхних строках следует проставить количество отработанных дней, а в нижних - количество часов, которые были отработаны каждым работником в отдельности за учетный период.
В табеле отражаются затраты РВ. Также можно воспользоваться методом сплошной регистрации явок/неявок на работу, регистрации исключительно отклонений (опоздания, неявки, сверхурочные часы и тому подобное). Отражая неявки на работу, если их учет ведется по дням (отпуска, дни временной нетрудоспособности, служебные командировки, отпуска по причине обучения, время на выполнение государственных/общественных обязанностей и тому подобное), в табеле в верхней его строке в соответствующих графах следует проставить исключительно коды условных обозначений, а в нижней - оставить незаполненными.
Составляя табель согласно форме №Т-12, в разделе 2, предусмотренном на один для всех работников вид оплаты, а также корреспондирующий счет, заполнять следует графы с 18 по 22, а предусмотренном для каждого работника в отдельности - с 18 по 34.
Форма №Т-13, именуемая «Табель УРВ» используется в ходе автоматизированной обработки учетных данных.
Составляя табель согласно форме №Т-13:
Бланки табеля согласно форме №Т-13, в которых частично заполнены реквизиты, могут изготавливаться с применением средств соответствующей вычислительной техники. К таковым реквизитам можно отнести.
Документом, показывающим отработанное количество часов сотрудником за месяц, является табель учета рабочего времени. В нем работодатель также указывает общее число неявок работника организации.
По внесенной в бланк информации и происходит расчет заработной платы. Ведение подобной документации - обязанность работодателя. Она закреплена и в Трудовом кодексе РФ (в статье 91).
Табель ведется не только для начисления итоговой заработной платы. Эта функция документа хоть и главная, но не единственная. Информацию из представленного регистра используют также и для формирования статистических данных о персонале. В дальнейшем ее могут передать Росстату или другим аналитическим агентствам.
Вне зависимости от продолжительности рабочего дня и типа занятости существуют два основных способа ведения представленного бланка:
В первом случае работодатель фиксирует все явки и неявки сотрудника на работу, отработанные сверхурочные часы, . Во втором - в табель учета рабочего времени вносятся только отклонения. Например, записывают опоздания или задержки на работе (этот способ используют прежде всего в тех случаях, когда продолжительность смены является неизменной).
Важно: причины неявок или сокращенного количества отработанных часов желательно подтвердить документально, например листком нетрудоспособности.
Раньше работодатель был обязан хранить табель 1 год. С 25 августа 2010 года это положение утратило силу. По действующему законодательству подобная документация должна храниться 5 или 75 лет . Итоговое время зависит от типа предприятия. В последнюю категорию попадают организации, в которых условия труда признаны тяжелыми и опасными для здоровья.
Представленная документация имеет две формы: Т-12 и Т-13. Разница между ними небольшая. Первый вид табеля позволяет не только фиксировать общую занятость, но и мониторить выплаты работникам. Форма Т-13 последней функцией не обладает - подобный вариант документа используют в учреждениях с автоматическим учетом явки сотрудника (например, через специальный турникет). Он считается наиболее простым.
Часто ведение документооборота бывает сопряжено с рядом трудностей. Например, проблемы возникают при составлении или заполнении формы табеля учета рабочего времени. В Интернете можно посмотреть готовые образцы, а затем составить необходимые документы по аналогии с ними.
Использование подобной документации позволяет существенно упростить процесс расчета зарплаты сотруднику. Снижаются риски штрафных санкций со стороны контролирующих органов.
За ведение и хранение документации представленного типа отвечает бухгалтерия. Нередко старые табели учета рабочего времени передают на хранение в государственные учреждения, но для этого с ними требуется предварительно заключить соответствующие договоры.
Табель учета рабочего времени – основной документ, содержащий информацию о числе явок и неявок на работу каждого сотрудника фирмы. Он передается в бухгалтерию. И на основании данных рассчитывается и начисляется заработная плата.
Законом предусмотрено 2 унифицированные формы табеля: Т-12 – для заполнения вручную; Т-13 – для автоматического контроля фактически отработанного времени (через турникет).
Данные вносятся каждый рабочий день. В конце месяца подсчитывается итог по явкам и неявкам каждого работника. Формирование отчета можно упростить, автоматизировав заполнение некоторых ячеек средствами Excel. Посмотрим, как.
Формы Т-12 и Т-13 имеют практически одинаковый состав реквизитов.
Скачать табель учета рабочего времени:
В шапке 2 страницы формы (на примере Т-13) заполняем наименование организации и структурного подразделения. Так, как в учредительных документах.
Прописываем номер документа ручным методом. В графе «Дата составления» устанавливаем функцию СЕГОДНЯ. Для этого выделяем ячейку. В списке функций находим нужную и нажимаем 2 раза ОК.
В графе «Отчетный период» указываем первое и последнее число отчетного месяца.
Отводим поле за пределами табеля. Здесь мы и будем работать. Это поле ОПЕРАТОРА. Сначала сделаем свой календарик отчетного месяца.
Красное поле – даты. На зеленом поле проставляет единички, если день выходной. В ячейке Т2 ставим единицу, если табель составляется за полный месяц.
Теперь определим, сколько рабочих дней в месяце. Делаем это на оперативном поле. В нужную ячейку вставляем формулу =СЧЁТЕСЛИ(D3:R4;""). Функция «СЧЁТЕСЛИ» подсчитывает количество непустых ячеек в том диапазоне, который задан в скобках.
Вводим вручную порядковый номер, ФИО и специальность сотрудников организации. Плюс табельный номер. Информацию берем из личных карточек работников.
Первый лист формы содержит условные обозначения для учета рабочего времени, цифровые и буквенные. Смысл автоматизации средствами Excel в том, чтобы при внесении обозначения отображалось количество часов.
Для примера возьмем такие варианты:
Сначала воспользуемся функцией «Выбор». Она позволит установить нужное значение в ячейку. На этом этапе нам понадобится календарь, который составляли в Поле Оператора. Если на какую-то дату приходится выходной, в табеле появляется «В». Рабочий – «Я». Пример: =ВЫБОР(D$3+1;"Я";"В"). Формулу достаточно занести в одну ячейку. Потом «зацепить» ее за правый нижний угол и провести по всей строке. Получается так:
Теперь сделаем так, чтобы в явочные дни у людей стояли «восьмерки». Воспользуемся функцией «Если». Выделяем первую ячейку в ряду под условными обозначениями. «Вставить функцию» – «Если». Аргументы функции: логическое выражение – адрес преобразуемой ячейки (ячейка выше) = «В». «Если истина» - «» или «0». Если в этот день действительно выходной – 0 рабочих часов. «Если ложь» – 8 (без кавычек). Пример: =ЕСЛИ(AW24="В";"";8). «Цепляем» нижний правый угол ячейки с формулой и размножаем ее по всему ряду. Получается так:
Нужно проделать такую же работу для второй половины месяца. Достаточно скопировать формулы и поменять те ячейки, на которые они ссылаются. Результат работы:
Теперь подведем итоги: подсчитаем количество явок каждого работника. Поможет формула «СЧЁТЕСЛИ». Диапазон для анализа – весь ряд, по которому мы хотим получить результат. Критерий – наличие в ячейках буквы «Я» (явка) или «К» (командировка). Пример: . В результате мы получаем число рабочих для конкретного сотрудника дней.
Посчитаем количество рабочих часов. Есть два способа. С помощью функции «Сумма» - простой, но недостаточно эффективный. Посложнее, но надежнее – задействовав функцию «СЧЁТЕСЛИ». Пример формулы:. Где AW25:DA25 – диапазон, первая и последняя ячейки ряда с количеством часов. Критерий для рабочего дня («Я»)– «=8». Для командировки – «=К» (в нашем примере оплачивается 10 часов). Результат после введения формулы.
В соответствии с частью 3 статьи 91 ТК РФ работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником.
Для этого работодатели могут воспользоваться одной из утвержденных унифицированных форм:
Табель ведется уполномоченным лицом в одном экземпляре, подписывается руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы и передается в бухгалтерию.
Рассмотрим эти два метода на примере заполнения формы № Т-13.
Вариант №1
В форме № Т-13 верхняя строка применяется для отметки условных обозначений (кодов) затрат рабочего времени, а нижняя - для записи продолжительности отработанного времени (в часах, минутах) по соответствующим кодам затрат рабочего времени на каждую дату.
В представленном примере затраты рабочего времени учитываются в Табеле методом сплошной регистрации явок и неявок на работу. При отражении неявок на работу, учет которых ведется в днях (ежегодный основной оплачиваемый отпуск (ОТ), дни временной нетрудоспособности (Б), отпуск без сохранения заработной платы (ДО), невыход на время исполнения государственных обязанностей (Г), ежегодный дополнительный отпуск без сохранения заработной платы (ДБ)) в табеле в верхней строке в графах проставляются только коды условных обозначений, а в нижней строке графы остаются пустыми.
Вариант №2
Образец табеля учета рабочего времени (фрагмент)
В представленном примере затраты рабочего времени учитываются в Табеле путем регистрации только отклонений (работы в выходные дни (РВ), опозданий).
При отражении неявок на работу, учет которых ведется в днях (дни временной нетрудоспособности (Б), служебные командировки (К)), в Табеле в верхней строке в графах проставляются только коды условных обозначений, а в нижней строке графы остаются пустыми.
При заполнении граф 5 и 6 Табеля в верхних строках проставляется количество отработанных дней, в нижних строках - количество часов, отработанных каждым работником за учетный период.
Отработанного каждым работником компании. Данная форма табеля нужна при автоматизированной обработке учетных данных (например, с помощью специальных турникетов). В табеле нужно отразить продолжительность отработанного и неотработанного работниками времени (в часах и минутах).
Заполнять унифицированную форму Т-13 необходимо в соответствии с Указаниями, утвержденными постановлением Госкомстата России № 1 от 5 января 2004 г. Применение унифицированной формы не является обязательным, вы имеете право разработать бланк самостоятельно.
В отличие от формы № Т-12 бланк формы Т-13 не подразделяется на отдельные разделы, а содержит только ячейки. Если вы решили заполнять табель по унифицированной форме Т-13, то заполнить табель можно одним из следующих способов.
Кроме того, в графу 4 можно внести дополнительные строки напротив фамилии и инициалов работника специально для отображения там сверхурочной работы. Чтобы внести в бланк дополнительные строки, не нужно издавать приказ об изменении реквизитов форм.
В конце месяца следует заполнить:
Табель учета рабочего времени составляется за месяц в одном экземпляре по всем работникам. Составляет его уполномоченное на это лицо (например, менеджер по персоналу). Табель необходимо подписать в последний день месяца, за который он составляется. Табель подписывают руководитель подразделения или организации и работник отдела кадров. После того как табель заполнен и подписан, он передается в бухгалтерию.
Ознакомьтесь с образцом заполнения формы Т-13, чтобы корректно заполнить бланк и не допустить ошибок. Образец заполнения унифицированной формы Т-13 приводим ниже.