Вопрос
В штатном расписании, в строке «на период», нужно ли указывать дату с которой вступает в действие штатное расписание или достаточно указать только месяц?
(В реквизите унифицированной формы ШР отражено, что штатное расписание утверждено определенным числом месяца и указан номер приказа. В приказе об утверждении ШР указана дата с которой вступает в силу ШР).
Ответ
Для удобства составления штатного расписания юридическим лицом или физическим лицом, являющимся индивидуальным предпринимателем, предусмотрена унифицированная форма N Т-3 (утв. Постановлением Госкомстата РФ «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» от 05.01.2004 N 1). Данная форма не является обязательной для применения, а носит лишь рекомендательный характер. По мнению Роструда негосударственные организации вправе использовать формы первичных учетных документов, разработанные ими самостоятельно (письма от 09.01.2013 N 2-ТЗ, от 23.01.2013 N ПГ/409-6-1, от 14.02.2013 N ПГ/1487-6-1). Несмотря на это, рекомендуется применять унифицированную форму N Т-3 в работе, поскольку она содержит все необходимые реквизиты.
В унифицированную форму N Т-3 сведения вносятся по следующим правилам:
в строке «На период» указывается период действия штатного расписания, а также дата его ввода в действие.
Если вы не собираетесь составлять штатное расписание на определенный период, нужно указать только дату ввода в действие.
Нередко возникают вопросы с тем, какие даты следует указывать в строке «на период __________ с «__» __________ 200_» и в графе «Дата составления». В первом случае нужно отразить период, на который утверждается штатное расписание (обычно один год), и дату, с какой оно начинает действовать, а во втором — число, когда фактически составлено штатное расписание.
Штатное расписание утверждается приказом (распоряжением) директора организации или уполномоченного им лица. Реквизиты этого документа нужно указать в строке «Утверждено Приказом организации от «__» __________ 200_ N __».
Штатное расписание – документ, которым устанавливается состав и численность персонала компании с учетом ее организационной структуры. Как его разработать, утвердить и изменить, читайте в нашей статье
Из этой статьи вы узнаете:
Штатное расписание - это документ, который содержит информацию о структуре предприятия. Для каждого из подразделений устанавливается состав и численность специалистов определенных должностей, профессий, специальностей.
Кроме того, типовой документ обязательно содержит сведения об окладах или тарифных ставках , а также надбавках и их размерах, установленных для каждой упоминаемой в документе должности.
Обратите внимание, фамилии сотрудников не включаются - это обезличенный документ, содержащий сведения о качественном и количественном кадровом составе предприятия, его ежемесячном фонде оплаты труда. При этом фактическая численность работников компании не может быть больше той, что установлена этим управленческим документом.
Таким образом, утверждение штатного расписания, как правильно замечено экспертами, позволяет:
Трудовым законодательством не устанавливается обязательное наличие "штатки" во всех организациях, работодатель вправе самостоятельно определять, насколько необходимо его составление.
Штатное расписание может составляться и утверждаться в компании ежегодно или с установленной периодичностью. Необходимость составления, как часто составлять его и в какой форме - все эти вопросы работодатель должен решить самостоятельно, учитывая численность, организационную и управленческую структуру компании.
Порядок и периодичность составления, правила оформления целесообразно оговорить отдельным локальным нормативным актом. В данном акте стоит также установить порядок выдачи и требования к оформлению выписок из этого документа, которые могут выдаваться, в том числе, и по заявлениям сотрудников.
Организациям, имеющим филиалы, не нужно разрабатывать отдельный документ для каждого из них, поскольку филиалы - это подразделения основного предприятия-работодателя.
Порядок разработки данного документа предполагает последовательное заполнение трех основных разделов бланка:
Независимо от того, будет ли использоваться бланк формы № Т-3 или та форма, которую работодатель разрабатывает самостоятельно, в шапке необходимо указать следующие сведения:
Кроме того, шапка содержит такой реквизит, как гриф утверждения, который должен быть заполнен в соответствии с требованиями действующих государственных стандартов по оформлению документов. Нередко возникает вопрос: как утвердить штатное расписание? Это делает руководитель организации.
Пошаговый алгоритм заполнения основной части штатного расписания 2018 с использованием формы № Т-3, содержащей десять граф, таков:
Шаг 1. В графе 1 укажите наименование подразделения. Наименования структурных подразделений пишутся с большой буквы.
Шаг 2. В графе 2 проставьте код структурного подразделения, в штатном расписании он указывается в соответствии с утвержденной руководителем предприятия структурой.
Шаг 3. В графе 3 укажите наименование или код должности в штатном расписании. Кроме наименования профессии, специальности или должности также необходимо указать соответствующий им разряд, квалификацию. Как правило, располагаются наименования должностей в иерархическом порядке, начиная с руководящих и заканчивая линейными исполнителями.
Шаг 4. В графу 4 нужно проставить количество единиц, предусматриваемых штатом компании для каждой должности. Оно определяется спецификой производственной деятельности организации, ее потребностью в отдельных видах работ с учетом экономической целесообразности и оптимальности. На предприятиях государственного сектора потребность в специалистах определяется в централизованном порядке.
Шаг 5. В графе 5 укажите оклад или тарифную ставку в рублях, соответствующую данной должности. При заполнении этой графы необходимо руководствоваться «Положением об оплате труда», коллективным договором или иными локальными нормативными актами работодателя, которыми устанавливается система оплаты труда на предприятии.
Шаг 6. Графы 6,7 и 8 предназначены для указания полагающихся специалистам по должности надбавок или иных выплат, имеющих компенсационный или стимулирующий характер. Эти графы заполните, основываясь на положениях коллективного договора и внутренних регламентов, устанавливающих систему оплаты труда работников предприятия.
Шаг 7. В графу 9 внесите итоговую сумму заработной платы, установленной для данной должности и квалификации. Для этого необходимо просуммировать те показатели, которые проставлены в графах 5-8 и умножить полученное значение на количество единиц данной должности, эти данные содержатся в графе 4.
Шаг 8. Графа 10 предусмотрена для внесения примечаний. Если они есть, укажите их.
При заполнении заключительной части необходимо оставить место для размещения подписей ответственных лиц. Обычно это руководитель кадровой службы и главный бухгалтер предприятия.
Вопрос о том, нужна ли печать на штатном расписании, работодатель вправе решать самостоятельно. Унифицированная форма не предусматривает реквизит "Место для печати".
Правила оформления довольно строги, особенно когда речь идет о должностях, связанных с выполнением трудовых обязанностей во вредных и опасных условиях , а также должностях государственных служащих. В этих случаях наименования должностей должны полностью соответствовать тем, которые перечислены в отраслевых и общероссийских классификаторах, справочниках и других нормативных документах.
Наименование должности, указанной в штатном расписании 2019 и трудовом договоре с сотрудником, должно быть идентично.
При заполнении формы № Т-3 нужно учесть совместителей , работающих на часть ставки - в графе 3 нужно будет проставить суммарное количество единиц штата, выполняющих данные должностные обязанности. Если два сотрудника работают в этой должности на полставки, а один - на полную, в графе 3 нужно поставить цифру «2».
Графа 9 должна быть заполнена в любом случае, даже если в организации применяется бестарифная или смешанная система оплаты труда. В таком случае могут использоваться другие системы измерения - проценты, коэффициенты и пр.
Все кадровые, распорядительные и организационные документы имеют свои сроки хранения. В данном вопросе руководствоваться следует Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (ред. от 16.02.2016), далее – Перечень.
В соответствии с Перечнем, сроки хранения этих документов, а также иных, созданных на их основе и используемых при планировании и разработке состава и численности штата компании, представлены в таблице.
Как следует из таблицы, вопрос, сколько хранится этот документ, зависит от того, где он был разработан. Если в этой же организации, то он должен храниться постоянно. Если он был разработан на другом предприятии, хранят его всего три года.
Что должен знать руководитель и бухгалтер составляя штатное расписание. Какие требования нужно соблюсти, заполняя унифицированную форму Т-3.
Документооборот необходим для того, чтобы отслеживать различные показатели деятельности компании в динамике. Без него организация процессов носит достаточно хаотичный характер. Поскольку в современном мире персонал является главным активом каждой фирмы, документы, связанные с управлением человеческими ресурсами, должны вестись максимально аккуратно и правильно.
Штатное расписание - позволяет установить штатную численность подразделений организации, анализировать организационную структуру и систему оплаты труда, а также облегчает процесс подбора персонала на вакансии в компании.
Штатное расписание необходимо для того, чтобы можно было обосновать ситуации увольнения работников по причине сокращения штата в случае их обращения в судебную инстанцию. Также оно может служить в качестве обоснования отказа при приеме на работу (по причине отсутствия той или иной должности). Поэтому грамотное составление данного документа является основой для законного отстаивания интересов фирмы.
Кроме того, зачастую проверяющие компании (в частности, трудовая инспекция) требуют его наличие при проверках. Отсутствие документа попадает под нарушение закона РФ об охране труда. Соответственно, по КоАП РФ (статья 5.27) организации, не предоставившей расписание, грозит штраф в пределах от 30 до 50 тысяч рублей. К тому же будет оштрафовано должностное лицо (сумма варьируется от 1 до 5 тысяч рублей).
Наконец, без штатного расписания не представляется возможным доказать, что в момент сокращения у компании не было возможности предоставить сотрудникам альтернативные вакансии.
Таким образом, наличие данной бумаги не является обязательным с точки зрения законодательства РФ, и в теории решение налоговой или трудовой инспекции о взимании штрафа можно оспорить в судебной инстанции. Однако на практике документ следует вести любой компании для предотвращения возможных конфликтных ситуаций. При этом важно понимать, что для бюджетных организаций его наличие закреплено законодательно.
Поскольку штатное расписание является так называемым локальным нормативным актом, особых требований, предъявляемых к нему, не так много:
На данный момент законодательством четко не определено, кто должен заниматься разработкой документа.
В компаниях с разветвленной организационной структурой обязанность составления может лежать на сотрудниках следующих отделов:
В небольших фирмах этим может заниматься руководитель или любое другое уполномоченное им лицо. В этом случае изготавливается приказ на имя конкретного сотрудника, который будет заниматься работой с этим документом. Еще одним вариантом определения ответственного является указание на этот факт в должностной инструкции или трудовом договоре.
Чтобы упростить процедуру составления, необходимо прописать ее нюансы в инструкции по делопроизводству:
После составления штатного расписания его необходимо утвердить. До того, как будет готова финальная форма для подписания, необходимо согласовать ее с указанными в инструкции сотрудниками.
После этого утверждение необходимо сделать с помощью специального приказа или распоряжения, которое должно быть подписано либо руководителем компании, либо уполномоченным лицом. В приказе обязательно нужно указать даты составления, утверждения и вступления в законную силу – они могут совпадать либо отличаться друг от друга, но дата вступления в силу не может быть раньше, чем дата составления или утверждения.
В первую очередь унифицированная форма должна содержать ряд реквизитов (они обязательны для каждого бухгалтерского документа):
В таблице необходимо указать следующие сведения (слева направо):
После заполнения всех граф в таблице необходимо заполнить строку «Итого». В ней необходимо просуммировать все значения по столбцам (суммы окладов, сколько будет штатных единиц и т. п.). После этого ставятся необходимые подписи и печать.
На момент 2017 года существует 2 основных способа внесения изменений в штатное расписание:
При этом для этой процедуры необходимо иметь обоснование. Таковыми могут служить следующие причины:
Если переименовывается должность сотрудника, перед внесением изменений нужно получить его письменное согласие.
В законодательстве РФ нет норм, которые регулировали бы периодичность составления штатного расписания. Если в компании высокий уровень текучки кадров, целесообразно составлять его один раз в месяц. Однако чаще всего составляют его раз в 6 или 12 месяцев, при необходимости лишь внося изменения. Это обусловливается тем, что такое расписание является так называемым плановым документом.
Также существует возможность составлять форму Т-3 на несколько лет – но это можно делать только тем фирмам, которые не планируют корректировать штат, вводить новые должности или убирать некоторые из существующих.
Поэтому данный вариант нельзя рассматривать как целесообразный на момент 2017 года – кризисные условия заставляют организации постоянно менять различные аспекты своей деятельности.
Что касается срока хранения, на данный момент документ должен храниться в компании в течение 3-х лет. При этом данный срок исчисляется со следующего года после того, в котором расписание утратило свою силу. Штатные расстановки (которые могут служить как облегченная альтернатива рассматриваемой бумаги) должны храниться в течение 75 лет.
Штатное расписание – это обязательный локальный акт, который применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации (ст. 8 Трудового кодекса РФ). Нужно ли ИП иметь штатное расписание, как его составить, утвердить и заполнить.
Упоминается штатное расписание только в статье 57 Трудового кодекса РФ, согласно которой в трудовом договоре указываются должность, специальность, профессия (с квалификацией) в соответствии со штатным расписанием организации или конкретная трудовая функция работника.
Отсюда следует, что если трудовым договором определена должность, специальность или профессия (как это обычно бывает), то работодатель, заключивший такой трудовой договор с работником, обязан иметь штатное расписание.
И наоборот, если во всех трудовых договорах, заключенных с работниками, описывается трудовая функция (т.е. описывается конкретная работа, которую обязан выполнять работник), то необходимость в штатном расписании отпадает.
Кроме того, статья 57 ТК РФ недвусмысленно говорит о «штатном расписании организации», а не о штатном расписании предпринимателя. Однако, чиновники федеральной инспекции труда могут расценить отсутствие штатного расписания у ИП как нарушение трудового законодательства и оштрафовать по статье 5.27 КоАП РФ.
Иногда в трудовых договорах с работниками указывается, что они приняты на определенные должности, специальности или профессии, а штатное расписание, которое закрепляло бы наличие этих должностей, специальностей и профессий, отсутствует.
В этом случае, отсутствие штатного расписания не может препятствовать осуществлению работником своих трудовых прав. И трудовой договор не может считаться незаключенным только на том основании, что у работодателя отсутствует штатное расписание.
Иногда работников принимают на работу на должности, не предусмотренные имеющимся штатным расписанием. Противоречие между штатным расписанием и трудовым договором должно решаться в пользу последнего (статья 8 ТК РФ). Работник считается принятым по установленной в трудовом договоре должности, специальности или профессии.
Отсутствие штатного расписания может повлечь некоторые проблемы. Работодатель, который не имеет штатного расписания, лишается возможности провести сокращение численности или штата работников. Точнее, провести сокращение численности или штата работников работодатель может, а вот документально подтвердить правомерность своих действий он в случае спора не сможет.
Форма штатного расписания утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. (УФ Т-3). Обычно работодатели применяют эту форму. Но, в принципе, могут применять и другую, самостоятельно разработанную форму. Почему?
Немножко истории. В соответствии со статьей 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" утверждалось, что первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. И только документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, могут составляться в произвольной форме, но обязательно должны содержать все реквизиты, указанные в ст. 9 Закона "О бухгалтерском учете". А разработка и утверждение альбомов унифицированных форм первичной учетной документации были возложены Правительством на Госкомстат России. Отсюда и делался вывод, что если Госкомстат России утвердил какую-либо унифицированную форму, то она подлежит обязательному применению.
Но штатное расписание не являлось тогда и не является сейчас первичным учетным документом. Ведь оно не оформляет никакую хозяйственную операцию, подлежащую отражению в бухгалтерском учете. На основании штатного расписания не осуществляются бухгалтерские проводки (даже зарплата работникам-повременщикам начисляется не на основании штатного расписания, а на основании табеля учета рабочего времени).
А с 2013 года у негосударственных организаций появилась возможность использовать самостоятельно разработанные формы даже для первичных учетных документов. Но применение данных форм в соответствии с ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ необходимо утвердить либо приказом руководителя организации, либо приложением к учетной политике.
Итак, работодатели имеют право не применять унифицированную форму штатного расписания, а разработать свою.
Наименования должностей, профессий и специальностей, которые фигурируют в штатном расписании, устанавливаются работодателем самостоятельно.
Если же с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление каких-либо льгот или наличие ограничений, то эти должности, специальности и профессии и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках (ст. 57 ТК РФ).
На данный момент существуют следующие справочники:
Если в указанных справочниках такие профессии и должности отсутствуют, то в штатном расписании (и в трудовых договорах) наименования профессий и должностей, должны указываться в соответствии с нормативным правовым актом, предоставляющим льготы или налагающим ограничения. Трудовое законодательство РФ содержит довольно большое количество нормативных правовых актов, которые предоставляют льготы и ограничения для различных категорий работников. Поэтому при составлении штатного расписания работодателю лучше придерживаться соответствующих квалификационных справочников.
Как грамотно заполнить ШР рассмотрим на примере заполнения унифицированной формы Т-3.
Графа 4 (количество штатных единиц)
В том случае, если предусматривается содержание неполной штатной единицы, количество неполных штатных единиц указывается в соответствующих долях, например 0,25 (см. Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1).
Графы 6-8 (надбавки)
Если работодатель не имеет возможности заполнить данные графы в рублях, например, в связи с тем, что надбавки установлены работнику в процентах или коэффициентах, то в соответствующих графах допускается указывать проценты или коэффициенты.
Если размер процентов и коэффициентов изменяется, то, на наш взгляд, не будет ошибкой поставить в соответствующих графах прочерки, а в графе 10 сделать ссылку на документ, который регулирует изменение этих процентов и коэффициентов. Например, процентная надбавка работникам Крайнего Севера меняется в зависимости от продолжительности "северного" стажа. Поэтому при заполнении граф 6 - 8 можно поставить прочерки (при отсутствии других надбавок), а в графе 10 сделать ссылку на соответствующий нормативный правовой акт, которым регулируется установление работникам Крайнего Севера процентных надбавок к заработной плате.
Иные стимулирующие выплаты, кроме надбавок, не показываются. То есть, нет необходимости отражать в унифицированной форме штатного расписания премии и иные стимулирующие выплаты, не являющиеся надбавками. Чем именно надбавки заслужили право присутствовать в унифицированной форме штатного расписания, неясно. Тем более что официального определения надбавки в трудовом законодательстве нет.
Графа 9. (итог)
Подсчет итога заработной платы возможен только тогда, когда тарифные ставки и надбавки установлены в одинаковых единицах за одинаковый период времени. Если в соответствующих графах кроме рублей используются проценты и коэффициенты, а в организации используется не только повременная, но и сдельная система оплаты труда, то вывести итог по графам 5 - 9 унифицированной формы штатного расписания не представляется возможным.
Работодатель самостоятельно утверждает штатное расписание. Трудовым законодательством не предусмотрен учет мнения представительного органа работников при утверждении штатного расписания.
Утверждается штатное расписание приказом руководителя организации или ИП. В данном приказе в отличие от типовой формы приказа по основной деятельности отсутствует констатирующая часть, и приказ может начинаться сразу со слов "ПРИКАЗЫВАЮ", т. к. никаких дополнительных пояснений для введения в действие ШР не требуется. Хотя можно указать причины (при их наличии), по которым происходит утверждение нового штатного расписания.
Вопрос о проставлении печати на штатном расписании законодателем не решен. Унифицированная форма штатного расписания не предусматривает обязательной постановки печати.
Работодатель также самостоятельно решает вопросы изменения и дополнения ШР. Изменения в штатное расписание могут вноситься работодателем сколь угодно часто. В случае спора об увольнении работников по сокращению штата целесообразность изменения штатного расписания судами не рассматривается.
В штатном расписании должны быть указаны следующие данные:
Если этого не делать, то могут возникнуть проблемы с проверяющими органами.
Штатное расписание должно быть утверждено руководителями всех структурных подразделений или отдельными сотрудниками руководящих должностей. После этого штатное расписание направляется на рассмотрение к главному бухгалтера и руководителю кадровой службы. После утверждения штатного расписания бухгалтером и руководителем кадровой службы издаётся приказ руководителя об утверждении нового расписания. Когда приказ издан, в штатном расписании проставляется дата и номер.
Обычно штатное расписание составляется работник кадровой службы или бухгалтер. Но его составление можно поручить любому работнику предприятия. Ознакомление Штатное расписание не является локально-нормативным актом организации, поэтому работодатель не обязан знакомить с ним работников.
Приказ о внесении изменений оформляется в свободной форме и в нём должны быть указаны следующие реквизиты:
Исключить должность из штатного расписание можно только при сокращении персонала. Для этого издаётся приказ о внесении изменений, удаляется должность и утверждается новое штатное расписание.
Исключить определённую должность можно только при возникновении определённых условий, таких как:
При сокращении персонала увольняемый сотрудник предупреждается за два месяца до сокращения.
Порядок действий при сокращении персонала и изменении штатного расписания:
Для того, чтобы ввести новую должность в штатное расписание необходимо:
Штатное расписание должно храниться на предприятии три года, начиная с года, когда положение утратило силу.
Согласно ст. 5.27 КоАП РФ должностное лицо может быть оштрафовано на сумму от 2 000 до 5 000 рублей; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, - от 2 000 до 5 000 рублей; на юридических лиц - от 50 000 до 80 000 рублей.
По материалам: znaydelo.ru, slob-expert.ru
Одним из видов локальных нормативных документов является штатное расписание. Этот вид документа применяется для обеспечения контроля количества и состава любой собственности.
Для этого существуют определенные правила составления штатного расписания.
Навигация по статье
Штатное расписание представляет собой комплектование кадров организации. Он не входит в перечень первичных документов, поэтому некоторые предприятия не практикуют его составление и ведение. Несмотря на это его наличие оказывает значительную помощь руководящему звену в обеспечении контроля работы компании. Кроме этого документ помогает при общении с проверяющими инстанциями.
При проверке работы предприятия представителями налоговой или трудовой инспекции наличие штатного расписания не обязательно, но желательно. Если такового документа не окажется, это может интерпретироваться, как один из видов нарушения Трудового Законодательства или Охраны труда. Это может караться наложением штрафных санкций в размере 1 – 2 тыс. рублей на ответственное лицо или до 30 тыс. рублей на .
Основная функция штатного расписания заключается в обосновании причин увольнения или сокращения сотрудников предприятия. Его отсутствие значительно усложняет руководству возможность доказать законность этих процессов.
Составление и ведение ШР входит в обязанности ИТ или сотрудника кадрового отдела. В большинстве случаев эту задачу возлагают на плечи бухгалтеров. Так как подпись под документом ставят руководитель и главбух компании, они отвечают за его достоверность. При составлении штатного расписания срок не имеет никакого значения. Для этого инструкция по ведению документации должна содержать такие пункты:
На нужно иметь список законодательных и нормативных актов, на основании которых составляется документ, вносятся в него правки и прочие нюансы по работе с данным документом.
В нее необходимо внести такие данные:
После того, как штатное расписание составлено руководителем предприятия составляется приказ, в котором до ведома доводится информация о том, что ШР составлено, указывается информация об общем количестве сотрудников компании, а также срок, на протяжении которого документ имеет силу. Приказ, заверенный руководителем и иными ответственными людьми, регистрируется. Данные о регистрации вносятся в специальный журнал. Штатное расписание и приказ о нем находятся на хранении вместе с другими документами компании.
Не исключена возможность того, что в штатное расписание, как и в любой другой документ, необходимо будет внести какие – либо правки. Каким документом вносятся изменения в штатное расписание? Так как документ набирает силу только после подписания приказа, внести изменения в него можно также в соответствии с приказом по предприятию.
Как правило, дата подписания приказа и дата, когда изменения набирают силу, не аналогичны. В том случае, когда изменении я не масштабные, в штатное расписание вносятся правки. В противном случае возникает необходимость о составлении нового штатного расписания. Об этом составляется новый приказ.
Внесение изменений в расписание в первую очередь затрагивает интересы сотрудников компании. Это, в свою очередь, требует выполнения изменений договоров по трудоустройству. Согласно законодательства, для проведения этой процедуры необходимо соблюдать такие условия:
Любой шаг руководителя предприятия должен иметь под собой подтверждение ТК.
При разработке штатного расписания предприятия могут возникнуть некоторые важные вопросы, которые знать необходимо.
Среди наиболее значимых и часто встречающихся можно выделить следующие:
Нередко у индивидуальных предпринимателей возникает вопрос о целесообразности составления и ведения штатного расписания. С одной стороны, в законодательстве указано, что штатное расписание составляется для предприятия, а не для сотрудника, ног с другой стороны, в случае проведения проверки федеральной инспекцией труда, у частного предпринимателя могут возникнуть большие проблемы, которые заключаются в наложении штрафа или закрытии предприятия.
При составлении штатного расписания нужно учитывать то, что оклады сотрудников, которые занимают одну должность, не должны иметь вилки. Может быть разница в сумме дополнительных выплат (надбавок, премий и т. п.). На разницу оказывает влияние квалификация сотрудника, стаж его работы на данном предприятии, сложность выполняемой работы. Ни в коем случае нельзя забывать о том, что после составления нового штатного расписания, старое обязательно должно храниться. Проект старого ШР хранится на протяжении 5 лет, весь перечень переписки, связанной с составлением документа хранится 3 года, штатная расстановка (дополнение к штатному расписанию) сохраняется до 75 лет.
Для того чтобы избежать трудностей с самостоятельной разработкой формы штатного расписания компании, специалисты рекомендуют использовать уже готовую форму Т – 3 или скачать другие разновидности форм, из которых можно выбрать наиболее подходящую для конкретного предприятия.
Не стоит игнорировать необходимость составления и ведения штатного расписания компании. Нужно чрезвычайно тщательно отнестись к этому процессу. Это окажет существенную помощь в том случае, если кому – либо будет оказано в оформлении на конкретную должность, при сокращении штатов или уменьшении ставки.
Штатное расписание от «А» до «Я» — на видео:
Задайте свой вопрос в форму ниже
Еще по этой теме:
Штатное расписание - это удобная форма систематизации данных о количестве персонала организации в разрезе структурных подразделений и с учетом фонда заработной платы. Ведение штатного расписания является обязательным для всех предприятий. Это один из основных документов компании, в нем отображена вся структура предприятия, а также фонд оплаты труда.
Штатное расписание отображает кадровую структуру предприятия с разбивкой на подразделения, должности, профессии и с учетом фонда заработной платы (тарифных окладов и надбавок по должностям). В этот документ включаются все структурные единицы, в том числе вакантные должности.
Заполнение этого документа является обязательным для каждого предприятия, для этого можно использовать унифицированную форму Т-3 или создать собственный образец штатного расписания. Разработанная Госкомстатом форма Т-3 является понятной для заполнения и удобной для пользования, поэтому большинство предприятий предпочитают ею пользоваться.
Штатное расписание составляется для всей компании в целом, учитывая все подразделения и филиалы. Для филиала может составляться отдельный документ, но он обязательно включается в расписание штатной структуры компании в целом.
Штатное расписание составляется в начале деятельности предприятия, срок его действия устанавливает компания самостоятельно. При этом обязательно указывают на документе дату составления и срок действия. Большинство компаний составляют штатное расписание на один год, но если в компании не происходит значительных изменений, то оно может составляться и на несколько лет.
В случаях переименования должностей и отделов, введении новых структурных единиц, реструктуризации организационной структуры компании, сокращении штата обязательно нужно вносить изменения в штатное расписание.
Изменения вносятся путем приказа руководителя. Приказ может быть:
Об изменениях в штатном расписании необходимо письменно уведомить сотрудников, которых эти изменения касаются.
Ответственными за составления штатного расписания назначаются специалисты кадрового отдела или бухгалтерии, если компания маленькая, это может делать и руководитель.
В штатном расписании содержатся элементы коммерческой тайны (например, размер заработной платы), поэтому оно составляется в одном экземпляре и хранится в бухгалтерии, при необходимости может быть составлен экземпляр для руководителя. До руководителей структурных подразделений доводится только та часть документа, что относится к их зоне ответственности. В кадровую службу предоставляется информация по вакантным должностям.
В штатное расписание не включается информация с фамилиями людей, которые занимают отдельные должности. Эти данные вносятся в отдельный необязательный для компаний документ - Штатную расстановку или замещения, этот документ может дублировать образец штатного расписания только с дополнительным столбцом с ФИО работника.
Штатное расписание предприятия должно включать следующие разделы:
Если работник не занимает определенную должность, а привлекается для выполнения временной работы, то это также нужно включать в штатное расписание.
При заполнении тарифных окладов и надбавок часто возникают ошибки, исправить их можно путем зачеркивания и исправления с подписью исполнителя.
При составлении штатного расписания нужно внимательно соблюдать правила, так как часто оно используется как доказательство в судебных спорах и при оформлении пенсии. Этот документ имеет постоянный срок хранения.
Из документа руководитель может проанализировать структуру предприятия, количество должностей, фонд зарплаты и внести замечания.
В некоторых случаях сотрудника при трудоустройстве нужно ознакомить с записями о его должности в штатном расписании, если в его трудовом договоре указано, что оклад формируется согласно штатному расписанию.
Сотрудник может также затребовать выписку из штатного расписания с данными о его должности и заработной плате, важно, чтобы в данном документе были данные, касающиеся только этого сотрудника.
Государственные органы (Налоговая инспекция, Пенсионный фонд, ФСС и др.) часто требуют штатное расписание в процессе проверок.