В статье мы ответим на все эти вопросы, последовательно рассматривая шаги, которые нужно сделать работодателю.
Мы уже писали, что первым документом, в котором закрепляются оклады и тарифные ставки, является штатное расписание. Если возникла необходимость изменить размеры окладов, в первую очередь меняется
Что нужно сделать:
Нюансы, которые необходимо учитывать:
Некоторые руководители и предприниматели указывают в Положении об оплате или в Правилах внутреннего трудового распорядка конкретные размеры окладов и тарифных ставок, действующие на момент утверждения этих актов. Я не советую так делать, достаточно просто оговорить, что оклады и ставки устанавливаются в штатном расписании. Но если вы так уже сделали, то и локальные акты нужно изменить.
Как это сделать, мы уже писали в статье . Не забудьте, что все работники должны расписаться в листах ознакомления, которые сшиваются вместе с самим локальным актом.
Размер тарифной ставки или оклада – это обязательное . При приеме мы обязаны указать точный размер оклада, а не просто сослаться на штатное расписание. Поэтому при изменении окладов или тарифных ставок обязательно вносим изменение в трудовой договор с каждым работником, оклад которого меняется.
Как это сделать:
Нужно ли вносить изменение в личную карточку работника, ведь оклад указывается в разделе «III. Прием на работу и переводы на другую работу»?
Вообще-то нет, в этом разделе фиксируются переводы, а изменение оклада без изменения рабочей функции переводом не является. Но если вы сделали такую запись – ничего страшного, каких-либо последствий это не повлечет, ошибкой считаться не будет.
Нужно ли вносить изменения в трудовую книжку?
Нет, не нужно, ведь при приеме на работу мы не вносим в книжку сведения о размере оклада или тарифной ставки. Кстати, как правильно внести запись о приёме, мы уже писали .
В статьи я расскажу о том, когда нужно предупреждать работников за два месяца о намерении изменить их оклад, а когда не обязательно это делать. А также расскажу о том, как можно упростить процедуру увеличения окладов (или ставок).
Изменение оклада в штатном расписании - как оформить?
Иногда в жизни трудящихся случается такой приятный момент, как повышение ставки. Это может быть в двух случаях:
если человека перевели на должность с большей зарплатой;
если начальство планово или внепланово решило поднять размер оплаты труда.
Рассмотрим подробнее, как правильно оформить изменение оклада в этих случаях.
В этом случае процедура увеличения происходит параллельно с переводом на новую должность. Оформляется доп. соглашение с сотрудником, в котором указывается наименование новой специальности и размер вознаграждения за труд. На основании подписанного сторонами соглашения издается приказ о переводе на новую должность по установленной форме Т-5 или Т-5а. В нем следует указать размер увеличенной ставки. В трудовую книжку сотрудника кадровик вносит сведения о переводе.
если нововведение касается должности, оформляется приказ о повышении окладов сотрудников и утверждении изменений штатного расписания. С помощью этого документа руководитель может одновременно увеличить размеры окладов работников и ввести в действие новое штатное расписание, в котором указываются актуальные сведения о зарплатах на предприятии. С работниками, которых коснулись приятные перемены, подписывается доп. соглашение.
если увеличивается ставка конкретного сотрудника, действия следующие: непосредственный руководитель работника составляет служебную записку, которую передает директору организации. В записке он обосновывает причину повышения (за добросовестный труд или увеличение обязанностей). Если директор принимает положительное решение, то либо издается приказ о перемещении сотрудника на другую должность с большей ставкой, либо вносятся правки в штатное расписание и делается приказ-перемещение в рамках одной должности. Также работником подписывается доп. соглашение к трудовому договору. Данное соглашение является основанием для приказа о перемещении.
Если на предприятии меняются организационные или технологические условия труда, работодатель имеет право оформить изменение оклада в меньшую сторону. Главное, его размер должен быть не меньше МРОТа. Иначе работодатель рискует ухудшить положение трудящегося, что недопустимо, согласно .
Для осуществления этой процедуры работодателю желательно иметь документальное подтверждение необходимости внесения нововведений в рабочий процесс.
Действия работодателя должны быть следующими:
издается распоряжение о внесении правок в штатное расписание. Работников знакомят с приказом под подпись.
за два месяца до вступления нововведений в силу работникам вручают уведомления с указанием причины уменьшения оклада. Также следует сообщить о возможном увольнении, если сотрудники откажутся трудиться на новых условиях. Согласно статье 74 ТК РФ , если сотрудника не устроит размер оплаты за труд, директор должен будет предложить ему другую подходящую работу. В случае если работник откажется от предложенного варианта, трудовой договор с ним может быть расторгнут (п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ);
если трудящийся не хочет подписывать приказ или уведомление об изменении условий труда, то работодателю необходимо составить акт об отказе. Указанный документ составляется и в случае, если гражданин совсем отказывается выполнять работу в новых условиях
в случае согласия сотрудников оформляется доп. соглашение к контракту и распоряжение о понижении оклада.
Внесение изменений в штатное расписание, изменение оклада в любую сторону оформляется с помощью приказа, ознакомиться с которым вы можете ниже.
Ситуация с заработной платой в компании может меняться в зависимости от развития и финансового состояния предприятия, экономической ситуации в стране. Как правильно отобразить эти изменения в документообороте предприятия, какие требования Трудового Кодекса? Об этом далее, подробнее, в статье.
Зарплата может изменяться как в большую, так и в меньшую сторону. Трудовой Кодекс РФ включает в себя регулирование изменений заработной платы. Основным критерием этого является законное обоснование подобных изменений в компании.
К ним относят:
Об изменении ставки, как в сторону повышения, так и уменьшения, согласно ТК РФ, необходимо оформить документально и юридически правильно и по закону. Штатное расписание является важным документом для кадровика и бухгалтерии. Его используют для начисления зарплаты. Поэтому частым вопросом есть: «Как изменить оклад в штатном расписании?» Изменение размера оклада обязательно должно быть отображено в расписании, но этому предшествует ряд процедур. Так об изменении размера ставки, предприятие должно уведомить своих сотрудников за два месяца в виде уведомительного письма.
Если предприятие просто повысило ставку и непереподписало с сотрудниками трудовые договора, это необходимо затребовать к исполнению самим работникам, ссылаясь на ТК РФ, чтобы например, при увольнении с ними не рассчитались по старому окладу. Доказывать в таком случае, что с вами рассчитались по давней меньшей ставке, будет сложно, потребуется время и возможно обращение в суд.
Понижение ставки, согласно ТК РФ, возможно только с согласия работника и перезаключения с ним трудового контракта на новых условиях. Работник имеет право отказаться от его переподписания.
Есть исключения, предусмотренные законом, которые не требуют согласия сотрудника на понижение оклада:
Все изменения в документации: трудовом договоре, штатном расписании, личной карточке вносятся на основании соответствующего указа.
Приказ об уменьшении оклада в штатном расписании перед передачей на утверждение руководителю, должен быть согласован со всеми смежными службами (отделами, департаментами):
Утверждают предварительно проект, на подпись, передают документ оформленный на официальном бланке организации.
Единой формы указа нет, его оформляют как принято в каждой компании, но с соблюдением требований документооборота к распорядительным документам. Указ должен содержать:
Приказ об увеличении оклада в штатном расписании составляют по общим правилам документооборота. Это также обязательно, как и оформление понижения размера ставки. При отсутствии документального подтверждения увеличения размера ставки возможны недопонимания и неурядицы в начислении зарплаты в случае:
Наказ должен содержать название документа, его дату и номер регистрации, а также обязательным условием считается указание в преамбуле причины повышения размера ставки.
Это необходимо:
Проект наказа согласовывается с руководителем, главными юристом и бухгалтером, директором компании.
Изменения данных о размере ставки в штатном распоряжении – обязательная процедура. Если эти изменения не отображены, будет некорректно насчитываться не только зарплата. Это в дальнейшем повлияет на расчет пенсии и других пособий. При проверке налоговой инспекции, если суммы выплат не будут соответствовать размерам окладов в штатном расписании, предприятие будет оштрафовано. Именно поэтому важно отображать все изменения условий оплаты в штатном распоряжении.
Вопросом, как оформить изменение текущего должностного оклада сотрудника, работодатели задаются не только при желании уменьшить затраты на выплату финансового вознаграждения труда, но и в случае необходимости . С целью защиты имущественных прав обеих сторон, законом установлен четкий порядок внесения изменений в вопросы начисления заработных плат, которые позволяют также менять сумму оплаты изначального оклада.
В большинстве случаев размеры выплат за сделанный труд основываются на установленном минимальном размере зарплат. С начала 2019 года эта сумма составила 5 965 рублей (без учета отчислений в пользу государственного бюджета). Но ежегодно указанная цифра меняется, как правило, в пользу повышения, и руководители предприятий сталкиваются с необходимостью внесения изменений в локальные расчетные документы. Но допустима и обратная процедура, которая, наоборот, снижает уровень дохода трудящихся, что чревато длительными судебными спорами. И чтобы быть юридически максимально защищенным, нужно подходить к процессу изменений правильно.
Должностной оклад – это фиксированная плата рабочей силы за выполнение определенных служебных обязанностей. Согласно требованиям трудового законодательства, сумма ожидаемой минимальной платы на должности должна быть прямо указана в рабочем контракте. Не допускается добавление в соглашение пунктов, которые позволяют работодателю менять условия денежных начислений в одностороннем порядке (как это обычно делают банковские учреждения с целью увеличения выплат по процентам).
Изменение условий оплаты труда в области установленного объема оклада строго регулируется законодательством, которое предусматривает ограниченный список оснований для коррекции суммы выплат. Так, изменяется размер выплат исключительно в таких случаях:
Важно! Оплата труда по инициативе работодателя, без согласования с сотрудником, не допускается.
Что касается возможных причин корректировки обусловленных сумм, то увеличить оклад можно каждому отдельному служащему за ответственное отношение к работе и предоставление хороших результатов производства. Также приветствуется изменение условий оплаты труда в пользу всего трудового штата, что может быть связано с развитием предприятия и увеличением прибыли или же с проведенной реорганизацией, что сказывается на объеме выполняемых обязанностей работниками.
Читайте также Понятие прогула, ответственность и порядок оформления
Для того чтобы уменьшить сумму выплат, необходимо иметь вескую причину, а именно изменение организационной структуры учреждения (слияние, разделение, уменьшение штата, смена вида деятельности и, как следствие, потеря дохода). Но даже при констатации таких причин одной инициативы руководителя фирмы мало. Нужно ознакомиться с вопросом, как оформить изменение должностного оклада сотрудника с соблюдением правовых норм.
Оформление увеличения оклада доступно по обоюдному волеизъявлению сторон. Это самый простой способ, который исключает жалобы со стороны работника и позволяет провести все изменения в кратчайшие сроки. При этом никаких заявлений и ходатайств сотруднику составлять не нужно. Изменение системы оплаты труда – это обязанность руководителя учреждения, а также работников кадрового аппарата и бухгалтерии. При этом алгоритм действий подразумевает такие шаги:
Допсоглашение – это официальный двухсторонний документ, который утверждается подписями работодателя и служащего, цель какого внести изменения в основной договор найма. Данное соглашение содержит всего два пункта. В первом указано о повышении оклада с фиксацией конкретной суммы выплаты. Второй пункт обязывает ответственных сотрудников внести все изменения в финансовые и кадровые бумаги фирмы. Чтобы составить дополнительное соглашение, не обязательно использовать образец, поскольку документ составляется в относительно свободной форме. Главное, это правильная фиксация всех атрибутов.
Повысить зарплату можно исключительно на основании распорядительной бумаги руководителя фирмы. Приказ составляется несколькими образцами, которые направляются в кадры и бухгалтерию. И последний шаг – это внесение изменений в штатное расписание, где указывается, что повышается зарплата конкретных работников.
Когда зарплату увеличивают, то со стороны служащих не возникает никаких вопросов, а уменьшение ставки может встретить негодование со стороны работников. Поэтому требования федерального закона к проведению смены оклада в сторону уменьшения более конкретны. Так, порядок проведения процедуры требует:
В большинстве фирм должностные оклады привязываются к показателю МРОТ (минимальный размер оплаты труда). Но каждый год этот параметр становится больше.
Кадровики часто сталкиваются с вопросом, как оформить изменение оклада сотрудника в большую или меньшую сторону. Только соответствующее законодательству документальное оформление не вызовет вопросов у контролирующих органов.
Первыми шагами в процедуре становятся оформление служебной записки, а также согласование этого документа у начальства. Потом добиваются того, чтобы изменения были внесены в .
Приказ является распоряжением об изменении оклада
Для чего и оформляется сам приказ. Он обязательно должен описывать то, какие именно изменения вносятся в штатное расписание, в каком порядке. Надо указать и на то, что послужило основанием для уменьшения либо увеличения оклада.
Процедура внесения изменений завершается после того, как оклад окончательно утверждается. Для работника ознакомление с документом обязательно. После кадровик корректирует личное дело. Копия приказа передается бухгалтерам. Наконец, предполагается заключение дополнительного соглашения с подчиненным.
Часто бывает так, что руководство принимает решение об изменении оклада в отношении всех сотрудников либо в отношении определенной группы. Если зарплата повышается, то предварительных соглашений не потребуется.
Нужно только оформить соглашение о том, что условия труда изменяются. Например, что повышается . В документе закрепляют причины таких оснований вместе со сроком, на протяжении которого будут действовать изменения.
Но у сотрудников есть право отказываться от подобных корректировок. К примеру, когда повышение оклада способствует тому, что утрачивается право на одну из льгот.
Если один из подчинённых отказывается, а другие нет, то для первого нужно будет предусмотреть уменьшение должностных обязанностей. Иначе для проверяющих ситуация будет выглядеть как дискриминация.
Потребуется выполнить несколько действий:
Если повышение зарплаты актуально для нескольких сотрудников, то для каждого приказ оформляется отдельно. Не стоит объединять текст в одно целое.
Это документ, позволяющий предупредить сотрудников о планируемых изменениях. Обычно оформляются и отправляются за два месяца до того, как всё будет сделано. Статья 306 и 344 Трудового кодекса содержат исключения, связанные с данным событием.
Сотрудников в обязательном порядке уведомляют об изменении оклада заранее
Уведомление вручается сотруднику, последний должен поставить свою подпись. Нужно писать о том, когда будут произведены корректировки, на каком основании. Описываются возможности увольнения, перевода на другую должность при несогласии.
Оклад – это условие, связанное с оплатой труда. Потому это условие нужно обязательно включать в трудовые . Значит, требуется и оформление соглашений. Допустимо присутствие следующих формулировок для данного документа:
Изменение оклада для директора происходит с соблюдением аналогичных правил.
Увеличение зарплаты для персонала может иметь принудительный либо добровольный характер.
Первый случай предполагает, что руководитель принимает решение самостоятельно, добровольно. При изменениях МРОТ чаще всего речь идёт о второй ситуации. Индексация относится не к правам, а к обязанностям работодателя. Размер повышения зависит от уровня инфляции, зафиксированной официально. Повышение проводится для всех сотрудников.
При увеличении МРОТ допускается использовать два варианта для решения проблемы:
В обоих случаях издается стандартный по форме приказ. В документе обязательно надо писать, по какой причине выполняется то или иное действие, на каком основании.
Работодатель имеет право на изменение оклада , если предприятие сталкивается с корректировками относительно организационных, технических условий. Но даже в таком случае нельзя выплачивать заработную плату ниже МРОТа. Иначе положение трудящегося ухудшается, а ТК РФ подобный исход не допускает.
Уменьшение оклада сотрудников имеет четкие законодательные ограничения
Что касается действий руководителя, то они будут такими:
Процедура увеличения оклада происходит в тот же момент, когда сотрудника переводят на новую должность. И в этом случае не обойтись без допсоглашения. В нем описывают новую должность вместе с размером вознаграждения за труд.
Когда стороны подписывают соглашение, издается окончательный приказ. Для этого используются формы Т-5 либо Т-5а. Обязательно указание на точный размер ставки после увеличения. Сведения по переводу вносятся в трудовую книжку.
Смотрите семинар о зарплате, МРОТ, размере оклада и индексации:
В большинстве случаев сокращение оклада относится к законным действиям, которые не нарушают действующие нормативы. Главное – чтобы сам работодатель соблюдал все правила, указанные выше. Допустимо уменьшать заработную плату как для одного сотрудника, так и для всех сразу.
Изменение зарплаты в сторону уменьшения допустимо при наличии следующих условий:
Без наличия описанных выше причин уменьшать заработную плату работодатели не вправе.
Чаще всего на практике используется форма Т-5, чтобы документально оформить изменение заработной платы. Это необходимо, чтобы было легче работать с теми или иными компьютерными программами.
Но лучше всего заранее обратиться к разработчикам, чтобы они внесли в свою программу недостающие формы документов, которые не поддерживаются в текущий момент. Это можно сделать с любыми видами информационных баз, вне зависимости от сферы деятельности.
Как составить приказ об изменении окладов, смотрите в этом видео:
Форма для приема вопроса, напишите свой