Протокол заседания трудового коллектива - это это из видов организационно-распорядительных документов, отражающий информацию о ходе обсуждения каких-то управленческих вопросов, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях. Содержат постановляющую часть, используется для документирования постоянных заседаний.
Протокол заседания трудового коллектива обязательно должен включать в себя: наименование учреждения (организации предприятия), вид документа (протокол), места для проставления индекса документа, даты, места составления протокола (географический пункт), заголовка к тексту. Таким образом, заголовок имеет вид:
Общество с ограниченной ответственностью “________________”
П Р О Т О К О Л
Москва
Также в вводной части протокола после заголовка указываются фамилии и инициалы председателя и секретаря заседания, наименование должности можно не указывать.
Далее с новой строки печатают слово “Присутствовали:” и перечисляют в алфавитном порядке фамилии и инициалы постоянных участников заседания, членов комиссии и других сотрудников данной организации (структурного подразделения) без указания должностей. Если на заседании присутствуют должностные лица из сторонних организаций, в протоколе с новой строки печатают слово “Приглашенные:”, а также фамилии, инициалы и должности с указанием организации приглашенных на заседание.
При оформлении протокола расширенного заседания фамилии участников не перечисляются, а указывается цифрой их общее количество.
Протокол оформляется на основе записей, которые велись на заседании секретарем или специально выбранным или назначенным лицом, выполняющим его функции, вручную или с использованием диктофона. Секретарь заседания должен использовать документы, возникшие в ходе его подготовки, – повестку дня, списки участников, тексты докладов или выступлений, проекты решений.
Датой протокола является дата заседания! Если заседание трудового коллектива продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты начала и окончания, например: 21–24.09.2000 или 21–24 сентября 2000 г. Номером (регистрационным индексом) протокола является порядковый номер заседания. Нумерация протоколов ведется в пределах календарного года или срока полномочий коллегиального органа.
Следующим абзацем указывается перечень вопросов, подлежащих обсуждению. Он начинается словами “Повестка дня”. Повестка дня содержит перечисление вопросов, которые обсуждаются на заседании, и фиксирует последовательность их обсуждения и фамилии выступающих (докладчиков).
Повестка дня заседания трудового коллектива, как правило, составляется заранее и должна включать в себя оптимальное количество вопросов, которые можно рассмотреть и обсудить на заседании. Правильно составленная повестка дня позволяет грамотно спланировать проведение совещания, добиться наибольшей эффективности от этого вида деятельности. Включение в повестку дня нескольких крупных вопросов (или большого количества мелких) приводит к затягиванию совещания, потерям времени его участников, снижению качества принимаемых решений. Исходя из этого не рекомендуется включать в повестку дня пункт “Разное”, обсуждение которого может требовать значительного времени.
Основная часть протокола заседания состоит из нескольких разделов, каждый из которых относится к соответствующему пункту повестки дня. Каждый раздел состоит из трех частей: “СЛУШАЛИ”, “ВЫСТУПИЛИ”, “ПОСТАНОВИЛИ” (или “РЕШИЛИ”), в каждой из этих частей выделяют запись речи основного докладчика, участников обсуждения вопроса и постановляющую часть, формулирующую решение собрания. Каждую фамилию и инициалы выступающего печатают с новой строки с абзаца в именительном падеже. Вопросы к докладчику или выступающим вносятся в протокол в порядке их поступления, каждый вопрос печатается с красной строки. Фамилии при этом допускается не указывать.
Решения, выработанные на совещании, вносят в протокол после слова “ПОСТАНОВИЛИ” (или “РЕШИЛИ”). Решение принимается коллегиально, что зачастую предполагает голосование участников. Однако в управленческой практике результаты голосования в протоколах обычно не отражают. Если же такая необходимость возникает, то результаты голосования указываются отдельно по каждому пункту решения. Например, “Единогласно” или “За – 14, против – 1, воздержались – 3”.
Протокол оформляет секретарь заседания, перепечатывая текст, редактируя его и согласовывая с председателем совещания или руководителем структурного подразделения. Юридическую силу протокол приобретает только при наличии двух подписей – председателя и секретаря.
Подписывается первый экземпляр протокола, который подшивается секретарем в дело и хранится в соответствии со сроком, определенным номенклатурой дел. Однако нередко возникают случаи, когда работнику необходимо представить в другую организацию (или структурное подразделение) принятое решение. В таком случае оформляется выписка из протокола.
Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, относящегося к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку. При этом воспроизводят все реквизиты бланка, вводную часть текста, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и текст, отражающий обсуждение вопроса и принятое решение. Заголовок имеет вид:
Общество с ограниченной ответственностью “_______________ ”
В Ы П И С К А И З П Р О Т О К О Л А
заседания трудового коллектива
07.02.2011 ________________________________________________ № 1
Москва
Выписку из протокола подписывает только секретарь, он же составляет заверительную надпись. Она состоит из слова “Верно”, указания должности лица, заверяющего копию (выписку), личной подписи, фамилии, инициалов и даты. Если выписка дается для представления в другую организацию, то она заверяется печатью.
Протокол общего собрания трудового коллектива признается одним из основных организационно-распорядительных документов собрания . Как и с какой целью он составляется? В данной статье мы подробно ответим на эти и некоторые другие вопросы.
Что такое общее собрание трудового коллектива?
Общее собрание трудового коллектива созывается для решения наиболее важных вопросов жизни организации .
Согласно российскому законодательству, существует два вида таких собраний.
Они разграничиваются в зависимости от количества присутствующих работнико в, необходимого для признания собрания правомочным:
Трудовым законодательством установлены вопросы, разрешение которых является исключительным полномочием общего собрания (конференции) работников. Сюда относятся:
Однако общее собрание трудового коллектива может созываться для разрешения других вопросов по своему усмотрению , если данные проблемы не отнесены законодательством к исключительной компетенции другого органа или должностного лица.
Собрание трудового коллектива позволяет решить множество проблем. Если вопрос стоял о нарушении устава или превышении полномочий, то может понадобиться которого вы найдёте по ссылке.
Голосование на собрании является открытым. Остальные вопросы, относящиеся к порядку созыва и деятельности собрания, законодательством не урегулированы, а значит их разрешение отнесено к компетенции самого общего собрания.
Протокол общего собрания работников отражает последовательность обсуждения вопросов , рассматриваемых на конкретном собрании, фиксирует принятые решения и устанавливает сроки их исполнения.
Данный документ наделен обязательной юридической силой. Иными словами, если какое-либо решение, принятое на общем собрании, не зафиксировано в протоколе, данное решение признается несуществующим и не является обязательным для исполнения.
Порядок ведения протокола целесообразно рассматривать применительно к трем этапам :
Лицом, в чьи обязанности входит составление протокола общего собрания трудового коллектива, является секретарь .
На практике секретарь (наряду с председателем), как правило, избирается работниками до проведения собрания или же во время собрания в рамках одного из вопросов повестки дня.
Перед составлением протокола секретарем должна быть проведена подготовительная работа , состоящая из нескольких этапов:
Во время собрания секретарь осуществляет полную и подробную запись хода обсуждений , после чего он в максимально сжатые сроки обязан составить протокол и представить его для ознакомления и утверждения председателю.
Помимо секретаря и председателя, протокол должен быть подписан всеми участниками.
Чтобы упростить этот процесс, перед собранием можно подготовить своего рода «регистрационный лист».
Каждый участник при входе в зал заседания (или выходе из него) внесет в данный документ свои фамилию, инициалы и подпись . Такой регистрационный лист впоследствии прикладывается к протоколу .
При подготовке протокола может потребоваться журнал учета трудовых книжек, посмотреть образец и скачать его можно .
Важно отметить, что протокол составляется именно на бланке организации формата А4, в котором нумеруется каждая страница. Документ необходимо прошнуровать и хранить на протяжении всей деятельности организации.
После подписания с протоколом необходимо ознакомить всех работников организации, а также иных заинтересованных лиц . Такое ознакомление может осуществляться в двух формах:
Непреложными элементами выписки признаются обязательные реквизиты протокола собрания, вводная часть, один из вопросов повестки дня, процесс его обсуждения и принятое решение. Для придания выписке юридического значения достаточно подписи секретаря собрания.
Протокол общего собрания трудового коллектива, включает в себя вводную и основную части . Составляющим элементом протокола также может быть особое мнение отдельного участника.
В отличие от такого мнения, обязательные реквизиты протокола являются частями документа, без которых он не имеет юридической силы.
Обязательными реквизитами любого протокола общего собрания трудового коллектива являются :
Элементами вводной части протокола являются :
Полная информация о каждом сотруднике есть в трудовом договоре. Как вести , образец – смотрите по ссылке.
Основная часть протокола состоит из разделов . Содержание каждого раздела должно соответствовать вопросам повестки дня (первый раздел посвящен первому вопросу повестки и т.д. ). План раздела включает в себя следующие элементы:
Вдобавок, необходимо приложить список лиц, не принявших участие в голосовании. Решение по одному вопросу может состоять из более чем одного пункта.
В таком случае они размещаются в зависимости от уменьшения значимости .Особое мнение отдельного участника отмечается в протоколе после решения, к которому оно относится.
Многие вопросы разрешает учётная политика организации. О том, что это такое читайте .
Одним из распространенных поводов для проведения общего собрания работников организации является заключение или изменения коллективного договора . Следует отметить, что в этом случае протокол общего собрания имеет свои особенности.
Так, во вводной части, помимо уже указанных реквизитов, должны быть отмечены представители работников и нанимателя.
Если вы решили открыть собственный бизнес и не можете определиться, то статья по ссылке поможет вам разобраться.
Чаще всего представителем работников выступает первичная профсоюзная организация (профсоюз, объединяющий в себе более половины работников нанимателя). Но в случае отсутствия такой организации представители работников избираются общим собранием (конференцией) работников.
Повестка дня в таком протоколе обязательно должна включать в себя вопрос , который можно сформулировать так: «О заключении коллективного договора».
В решении указывается, на какой период заключается коллективный договор . Текст самого договора прилагается к протоколу.
Образец протокола общего собрания трудового коллектива вы можете скачать .
Если по отдельным аспектам коллективного договора представители работников и нанимателя не пришли к соглашению , то договор заключается на тех условиях, которые были согласованы, а к протоколу прилагается как заключенный договор, так и протокол разногласий .
Протокол разногласий впоследствии может быть передан на разрешение в комиссию по трудовым спорам или суд.
Отдельным пунктом в решении может содержаться положение о предоставлении права представителям работников и нанимателя подписать договор.
Таким образом, как мы выяснили, протокол общего собрания трудового коллектива (общего собрания работников или конференции работников) представляет собой документ, придающий юридически-обязательную силу решению собрания.
Для того чтобы надлежащим образом оформить протокол, секретарь должен проделать колоссальную работу как на стадии подготовки, так и в процессе, а также после собрания.
Положительная характеристика с места работы может круто изменить дальнейшую карьеру, подробная информация – .
Протокол является строго формальным документом , имеющим фиксированную структуру: вводную и основную часть. В целом назначение данного документа состоит в обеспечении своевременного и неукоснительного исполнения решения общего собрания трудового коллектива.
Иногда необходимо провести собрание не только трудового коллектива, но и участников ООО, как это правильно сделать смотрите здесь:
ПРОТОКОЛ*
общего собрания работников
___________________________________
(наименование организации)
_____________ №______
г. __________
Всего работников организации ______ человек
Присутствует на собрании ________человек** (список прилагается).
ПОВЕСТКА ДНЯ
1. Об избрании председателя и секретаря общего собрания работников.
2. Об избрании счетной комиссии для проведения тайного голосования.
3. Об избрании представительного органа работников для представления интересов работников при рассмотрении и разрешении коллективного трудового спора работников с работодателем на локальном уровне.
(либо "О наделении полномочиями профсоюзного комитета, объединяющего менее половины работников, представлять интересы всех работников при рассмотрении и разрешении коллективного трудового спора работников с работодателем на локальном уровне")
4. Об утверждении требований работников к работодателю.
1. СЛУШАЛИ:
Ф.И.О., должность докладчика – предложил избрать (Ф.И.О. кандидата ) председателем и (Ф.И.О. кандидата ) секретарем общего собрания работников.
РЕШИЛИ:
1.1. Избрать председателем собрания ____________ (Ф.И.О., должность), секретарем____________________ (Ф.И.О., должность).
Председатель собрания предложил утвердить регламент проведения собрания:
"за" – _______ чел.; "против" – _______ чел.; воздержались – _____ чел.
2. СЛУШАЛИ:
Ф.И.О., должность докладчика – предложил для проведения тайного голосования по выборам представительного органа работников избрать счетную комиссию в составе 3 человек:
_________________________________________
Поручить счетной комиссии организовать процедуру тайного голосования и подсчет голосов.
Голосовали:
"за" – _______ чел.; "против" – _______ чел.; воздержались – _____ чел.
РЕШИЛИ:
_________________________________________
_________________________________________
2.2. Поручить счетной комиссии организовать процедуру тайного голосования и подсчет голосов.
3. СЛУШАЛИ:
Вариант 1 – избрание представительного органа работников:
Ф.И.О., должность докладчика – предложил выдвинуть в состав представительного органа работников следующие кандидатуры:
________________________________________ (Ф.И.О. – должность)
_________________________________________
_________________________________________
ВЫСТУПИЛИ:
Ф.И.О., должность докладчика – с предложениями по кандидатурам в состав представительного органа работников.
Для проведения тайного голосования в бюллетень были включены следующие кандидатуры:
________________________________________ (Ф.И.О. – должность)
_________________________________________
_________________________________________
РЕШИЛИ:
________________________________________ (Ф.И.О. – должность)
_________________________________________
_________________________________________
Целесообразно определить председателя созданного органа.
3.2. Наделить представительный орган работников полномочиями представлять интересы всех работников при рассмотрении и разрешении коллективного трудового спора работников с работодателем на локальном уровне.
Вариант 2 – наделение полномочиями профсоюзного комитета
3. СЛУШАЛИ:
ФИО, должность докладчика – предложил наделить профсоюзный комитет, объединяющий менее половины работников, полномочиями представлять интересы всех работников при рассмотрении и разрешении коллективного трудового спора работников с работодателем на локальном уровне.
РЕШИЛИ:
3.1. По результатам тайного голосования наделить профсоюзный комитет, объединяющий менее половины работников, полномочиями представлять интересы всех работников при рассмотрении и разрешении коллективного трудового спора работников с работодателем на локальном уровне.
Ф.И.О., должность докладчика – предложил выдвинуть следующие требования работников к работодателю:
1._______________
2._______________
РЕШИЛИ:
2._______________
4.2. Поручить _________ (Ф.И.О.) направить работодателю утвержденные на общем собрании требования работников.
4.3. В случае отказа работодателя выполнить вышеуказанные требования поручить _________ (Ф.И.О.) направить работодателю предложение об образовании примирительной комиссии, включив в ее состав представителей работников (избранных в состав представительного органа либо из числа профсоюзного комитета) :
________________
________________
________________
4. Предоставить право представителям работников участвовать во всех примирительных процедурах при рассмотрении коллективного трудового спора, принимать решения по урегулированию коллективного трудового спора, заключать соглашения с правом подписи.
Секретарь (подпись) И.О. Фамилия
Образец бюллетеня
Бюллетень наименование организации | Подписи членов счетной комиссии |
|
Разъяснение порядка заполнения бюллетеня Поставьте любой знак в пустом квадрате справа от фамилий кандидатов, в пользу которых сделан выбор. Знак может быть проставлен в нескольких квадратах.
|
||
| ||
Ф.И.О. кандидата |
||
Ф.И.О. кандидата |
||
Ф.И.О. кандидата |
||
Ф.И.О. кандидата |
||
Ф.И.О. кандидата |
___________________
* В случае невозможности проведения общего собрания работников в крупных по численному составу работников организациях либо, если структурные подразделения расположены в разных населенных пунктах, проводится конференция работников.
Для проведения конференции делегаты избираются от каждого структурного подразделения организации (цеха, отдела и т.п.) пропорционально количеству работников каждого подразделения (например, по одному делегату от 15 работников).
** Собрание работников считается правомочным, если на нем присутствует более половины работающих. Конференция считается правомочной, если на ней присутствует не менее двух третей избранных делегатов.
ПРОТОКОЛ № ___
общего собрания работников ____________
город Бийск «____
» __________
20___
года
Списочный состав: _____ чел.
Штатные: ______ чел., в том числе:
Внешние совместители: _____ чел.
Присутствовало: ____
чел.
Примечание:
Решение о выборах делегатов на Конференцию трудового коллектива БТИ АлтГТУ является действительным, если в голосовании приняли участие не менее 2/3 от списочного состава работников (обучающихся) подразделений. Решение принимается простым большинством голосов.
Присутствующие участники образуют необходимый кворум. Собрание правомочно принимать любые решения.
Слушали:
Иванов И.И.
: для ведения собрания необходимо избрать председателя и секретаря собрания. Предлагаю председателем собрания избрать Петрова О.В.,
секретарем Смирнову А.С.
Голосовали:
"За" - ____,
"против" - ______
, "воздержавшихся" - ____
.
Решили:
Председателем собрания избран Петров О.В.
Секретарем собрания избрана Смирнова А
.
С
.
ПОВЕСТКА ДНЯ:
Председатель собрания О.В. Петров
поставил на голосование вопрос об утверждении повестки собрания.
Голосовали:
"За" - ____
, "против" - ______
, "воздержавшихся" - ____
.
Повестка собрания утверждена.
По повестке дня слушали:
По первому вопросу:
Слушали Иванова И.И.,
который сообщил, что 05 октября 2012 г. в БТИ АлтГТУ состоится Конференция трудового коллектива БТИ АлтГТУ по избранию представительного органа для ведения коллективных переговоров от имени всех работников, разработки проекта коллективного договора, подготовки и проведения конференции трудового коллектива для заключения коллективного договора на 2012 – 2015 г.г., для проведения которой необходимо избрать делегатов согласно норме представительства, утвержденной Ученым советом 01 октября 2012 г. Таким образом, от ______________
необходимо выбрать _______
делегатов. Предложено голосование провести открытое.
Голосовали:
Решили:
Делегировать на Конференцию трудового коллектива БТИ АлтГТУ 5.10.2012 года - ___
чел.:
По второму вопросу:
Слушали Иванова И.И.,
который сообщил, что 26 октября 2012 г. в БТИ АлтГТУ состоится Конференция трудового коллектива БТИ АлтГТУ по принятию Коллективного договора на 2012-2015 год, для проведения которой необходимо избрать делегатов согласно норме представительства, утвержденной Ученым советом 01 октября 2012 г. Таким образом, от ______________
необходимо выбрать _______
делегатов. Предложено голосование провести открытое.
Предложены следующие _____
кандидатуры делегатов на Конференцию:
1. Кузнецов М.В. – начальник отдела (управления) (предложение Петрова О.В.);
2. Малов И.Г. – зам. начальника отдела (управления) (предложение Земцовой Н.А.);
3. Степанова И.Н. – инженер (предложение Черкасовой Л.П.);
4. Разин А.А. – специалист (предложение Боброва М.В.)
Других предложений не поступало.
Голосовали:
1. Кузнецов М.В
. – за - ___
чел., против - ___
, воздержавшихся - ___
;
2. Малов И.Г. – за - ___ чел., против - ___ , воздержавшихся - ___ ;
3. Степанова И.Н. – за - ___ чел., против - ___ , воздержавшихся - ___ ;
4. Разин А.А.
– за - ___
чел., против - ___
, воздержавшихся - ___
;
Решили:
Делегировать на Конференцию трудового коллектива БТИ АлтГТУ 26.10.2012 года - ___
чел.: Кузнецова М.В., Малова И.Г., Степанову И.Н., Разина А.А.
В связи с рассмотрением всех вопросов повестки дня, собрание объявляется закрытым.
Председатель собрания О.В. Петров
Секретарь собрания А.С. Смирнова