После того как работник фирмы подал заявление или было принято решение о расторжении трудового контракта, в компании должны оформить записку расчет при увольнении, на основе которой ему будут рассчитаны и произведены все причитающиеся к выплате денежные средства. Сюда включается компенсация за неиспользованный отпуск, оплата труда за фактически отработанные дни, выходное пособие и т.д.
Прекращение трудовых отношений может происходить по различным причинам: как по инициативе работника, так и работодателя. В каждом случае существуют свои сроки, в течение которых принимается решение, а потом издается .
Как только оформляется распоряжение о расторжении контракта, на его основании кадровая служба выписывает записку-расчет, для которой используется форма т-61. Только нужно учитывать, что посчитать сотруднику суммы и осуществить их выплату надо в день увольнения.
При заполнении записки-расчета очень важно отразить, есть ли у работника причитающиеся ему дни отпуска, за которые ему нужно начислить компенсацию, или он их уже отгулял. Может возникнуть ситуация, что сотруднику согласно утвержденному графику отпусков уже был предоставлен ежегодный отпуск. В результате этого у него возникает задолженность за неотработанное время отдыха.
Чтобы подсчитать сколько положено работнику дней отпуска, нужно учесть его стаж работы. Для этого необходимо просмотреть предыдущие приказы об отпуске или личную карточку работника (если туда производились соответствующие записи), где записано время работы, за которое сотруднику уже он предоставлялся. Далее производится расчет дней отпуска при увольнении.
Законодательство устанавливает, что за каждый месяц работы сотруднику предоставляется 2,33 дня отдыха. При этом период до 15 числа не берется в расчет, а после 15 числа считается как полный месяц.
Заполнив свою страницу записки-расчета при увольнении, инспектор по кадрам ее визирует и передает в бухгалтерию для дальнейшего оформления.
Бухгалтер-расчетчик производит выборку данных из расчетно-платежных ведомостей за предыдущие 12 месяцев, и заполняет сведения о зарплате с расшифровкой их помесячно, и количестве календарных дней в выбранном периоде. В расчет принимается начисленная повременная или сдельная зарплата с надбавками и доплатами с премиями (если они не единовременные).
Исключить из данной выборки нужно все суммы, для расчета которых применялся средний заработок, пособия по больничному листу, материальные помощи и т. д. При подсчете календарных дней за каждый месяц работы берется 29,3, а за частично - календарные дни, приходящиеся на период работы, деленные на общее их количество в месяце и умноженные на 29,3.
На основе этих данных определяется среднедневной заработок и производится расчет компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении.
Здесь же бухгалтер заполняет информацию о зарплате за отработанные дни, прочих начислениях, а также об удержании и сумме к выплате. На основании расчета выписываются платежные документы на выплату или перечисления.
Записка-расчет визируется бухгалтером и прикладывается к остальным документам по начислению зарплаты за текущий месяц.
В верхней части документа указывается название компании, ее код регистрации в органах статистики ().
Форма Т-61 должна иметь номер по порядку и дату ее оформления.
Инспектор по кадрам заполняет данные о табельном номере, Ф.И.О., должности и наименовании структурного подразделения, в котором работает увольняющийся человек.
Ниже необходимо указать, кто является инициатором увольнения, зачеркнув ненужный вариант, а также дату расторжения трудового договора. Также заполняется информация об этом со ссылкой на соответствующую статью ТК РФ, и записываются реквизиты приказа об увольнении - номер и дата.
Здесь же указываются сведения о наличии неиспользованных или взятых авансом днях отпуска с расшифровкой периода, за который он положен.
Внизу страницы специалист по кадрам визирует записку-расчет, подтверждая достоверность всех данных, заполненных им, с указанием своей должности и Ф.И.О.
Расчет компенсации при увольнении производится бухгалтером. Для этого он заполняется соответствующие таблицы. В первой указываются данные с названием месяца, года расчетного периода и сумм зарплаты, принимаемой к расчету. В строке «Итого» записывается сумма всего оплаты труда, применяемой к учету.
Во второй таблице заполняется число календарных дней либо часов в данном периоде в зависимости от применяемой системы оплаты. Далее рассчитывается среднедневной (среднечасовой) заработок, который нужно внести в соответствующую графу.
В следующей табличке проставляется количество дней отпуска, указанные специалистом по кадрам на лицевой стороне, и делается расчет отпускных для компенсации работнику при увольнении, либо удержания из его зарплаты за неотработанное время.
В нижней табличке бухгалтер заполняет сведения обо всех начислениях, полагающихся увольняемому, а также удержаниях по НДФЛ, алиментам и т. д., если они есть. В столбцах с задолженностью, записываются суммы ранее имеющихся долгов как работника перед фирмой, так и компании перед ним.
Когда сотрудник увольняется или с ним разрывается трудовой договор, для расчета необходимой в этой ситуации выплаты (заработной платы либо компенсации за нерастраченные дни отпуска и т.д.) оформляется записка-расчет.
Имеется специальная единая форма Т-61, которой пользуются в данном случае. Ответственные за оформления этого документа специалисты – кадровик и бухгалтер. Сотрудник кадровой службы заносит общие сведения о работнике, информацию об увольнении и факте расторжения договора (на лицевую стороны документа). На другой стороне бухгалтер рассчитывает сумму положенной ему выплаты.
– номер трудового договора (срочного или бессрочного) с сотрудником;
– дата, когда сотрудник зачислен в штат;
– порядковый номер, присвоенный записке-расчету и дата ее заполнения;
– ФИО увольняемого сотрудника;
– его табельный номер;
– отдел или подразделение, в котором числится данный сотрудник;
– кто он по профессии и специальности, его должность.
– дата, с которой сотрудник будет уволен;
– статья ТК РФ, согласно которой сотрудник будет уволен (основание для увольнения);
– присвоенный номер и дата приказа (Вы можете скачать пример заполнения данного приказа).
– Графа 1 – год расчетного периода (необходим для вычисления среднего дневного заработка).
– Графа 2 – 12 календарных месяцев (до даты увольнения).
– Графа 3 – доход сотрудника за каждый из взятых месяцев, которые учитываются при увольнении.
– Графа 4 – количество календарных дней в расчетном периоде.
– Графа 5 – количество часов расчетного периода (необходимо указывать, если оплата почасовая).
– Графа 6 – средний заработок в день (строка «Итого» в графе 3 делится на число, указанное в графе 4).
– Графа 7- количество отпускных дней, которые были взяты авансом.
– Графа 8 – неиспользованные дни отпуска (количество).
– Графа 9 – денежная сумма за указанное количество неиспользованных дней отпуска, которая будет начислена сотруднику. Считается следующим образом: (графа 8 минус графа 7) умножить на графу 6.
– Графа 10 – сумма выплачиваемой заработной платы.
– Графа 11 – сумма из графы 9 (за отпускные).
– Графа 12 – другие начисления, которые будут выплачены сотруднику.
– Графа 13 – общая сумма всех начислений.
– Графа 14 – подоходный налог, который удерживается от суммы начислений.
– Графа 15 – другие удержания;
– Графа 16 – общая сумма удержаний;
– Графа 17 – оставшаяся задолженность организации перед сотрудником;
– Графа 18 – оставшаяся задолженность сотрудника перед компанией.
– Графа 19 – итог, который должен быть выплачен при увольнении. Формула расчета – графа 13 минус графа 16 плюс графа 17 и минус 18.
Для организации кадрового учета в компании начинающим кадровикам и бухгалтерам отлично подходит авторский курс Ольги Ликиной (бухгалтера М.Видео менеджмент) ⇓
При увольнении сотрудника ему полагается не только предоставление всей зарплаты, не выплаченной до этого, но также плату за неиспользованные отпускные дни, а также все компенсации и премии, положенные по индивидуальному и коллективному трудовому договору. Для отражения выплаченных средств используется единая форма Т-61. О том, как заполнить документ, бланк и готовый пример – все это приводится ниже.
Рассматриваемый бланк относится к внутреннему документообороту компании и не выдается на руки сотруднику. Она используется для окончательного расчета всех положенных выплат в день увольнения и при случае проверяется соответствующими должностными лицами на предмет соблюдения трудового и налогового законодательства.
В день увольнения полагается выплатить не только зарплату за все пока не оплаченные дни (в том числе сверхурочные и переработки), но также:
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Иногда работник берет отпуск авансом, т.е. отдых уже был использован, но фактически он не был заработан. Такие суммы тоже учитываются в форме Т-61 как излишние – они отнимаются из величины общей выплаты. Также отнимается налог на доходы 13%, соответственно, в документе отражается только «чистая» выплата, которую сотрудник и получит на руки.
Документ имеет единую утвержденную форму и используется повсеместно любыми организациями:
Единственное исключение – бюджетные организации любого уровня (школы, больницы, местные, федеральные органы власти, МВД и многие другие). Они не ведут отчетность с использованием формы Т-61.
Утвержденный Госкомстатом России бланк приводится ниже.
А вот готовый пример заполнения, который можно использовать как образец.
Поскольку она фиксирует одновременно сведения по неиспользованным отпускам, и содержит расчет всех сумм, которые нужно выплатить в последний день работы, то заполняют бумагу сразу 2 человека:
Допускается оформление документа в рукописном виде и в печатном варианте.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. В небольших организациях бухгалтер выполняет одновременно функции кадрового работника, поэтому в таких случаях форму Т-61 заполняет 1 человек.
После совершения всех необходимых процедур форма должна сохраняться в течение 75 лет, допускается хранение только электронного аналога. Важно понимать, что никаких помарок и исправлений, зачеркиваний и надписываний сверху не допускается. Если обнаружены явные ошибки и противоречия, на должностное лицо налагается административный штраф в сумме 500 рублей .
Т-61 состоит из лицевой и оборотной части. Подробное описание правил заполнения приводится ниже.
В этой части следует указать:
На оборотной стороне находятся 2 таблицы. Их нужно заполнять в соответствии со следующими правилами:
В общем виде действует такая формула для расчета.
А для определения среднего заработка за день используется такая формула:
В расчет зарплаты включаются все официально предусмотренные выплаты:
При этом расчетным периодом всегда являются 12 месяцев, т.е. календарный год, ближайший к месяцу, когда работник уйдет в отпуск, даже если он уходит в самый последний день этого месяца. Если же он не работает полный год. то расчетный период начинается со дня начала официальных трудовых отношений до конца месяца, ближайшего к отпускным. В этом случае формула следующая.
Таким образом, последовательность расчета всегда будет такой:
ПРИМЕР 1. Расчетный период отработан полностью.
Работник планирует уйти в отпуск в период с 20 по 28 октября 2017 года. Работает он с 2015 года. Каждый месяц официальная зарплата составляет 40 000 рублей. Тогда отпускные нужно считать по ближайшим 12 месяцам. В данном случае это с октября 2016 по сентябрь 2017 года. Сумма считается по простой формуле:
Сначала вычисляется годовой заработок, т.е. 40 000-12 месяцев = 480 000 рублей.
Затем эту сумму делят на 12, затем делят на 29,3 и умножают на фактические 9 дней предполагаемого отпуска. Получается 12 286,69 рублей.
Теперь нужно вычесть 13% НДФЛ. Итоговая цифра, которая и записывается в форму Т-61, – получается 10 689,42 рубля.
ПРИМЕР 2. Расчетный период отработан не полностью.
Если работник трудился 11 месяцев полностью, но в одном месяце ушел, к примеру, на больничный на 14 дней, то при расчете среднедневного заработка эти 14 дней не учитываются. Например, общий заработок за год 240 000 рублей. Тогда: 240 000/(29,3*11+14) = 713,64 рубля. Соответственно, если человек планирует уйти на 10 дней отпускных, ему полагается 7136,4 рублей. Из этой суммы вычитают 13% и получают 6208,66 рублей.
ПРИМЕР 3. Если сотрудница уходит в отпуск сразу после декретного отпуска
Это тоже довольно распространенный случай, когда женщина желает законно продлить свой декретный отпуск за счет ежегодного оплачиваемого. Особенность ситуации в том, что фактически невозможно взять ближайшие 12 месяцев в качестве расчетного периода, потому что в это время был декрет. Тогда берутся 12 месяцев (или фактически отработанное количество месяцев) перед декретом. Остальные вычисления производятся аналогично.
Таким образом, для корректного заполнения формы Т-61 важно не только правильно внести все данные о работнике, трудовом договоре и других документах, но и совершить правильные расчеты итоговой суммы, которую работодатель должен начислить в последний день его работы.
При увольнении сотрудника предприятие обязано полностью рассчитаться с ним, выдать на руки трудовую книжку и выплатить все положенные суммы в день, когда прекратилось действие трудового договора. Данные о выплатах вносятся в специальный документ, получивший название записка-расчет. Этот документ оформляется по форме № Т-61, установленной Приказом Госкомстата в 2004 году. Хотя эта форма не является обязательной, она стала наиболее удобной для использования и информативной. На ее основе можно разработать собственный вариант документации для окончательного расчета с персоналом.
Для заполнения формы Т-61 используются ведомости, а также иные расчетные и платежные документы, в которых зафиксирована выдача заработной платы и перечисление иных выплат сотруднику. Записка-расчет при увольнении – это основной документ, в котором фиксируются все переданные суммы, она составляется специалистом кадровой службы. При этом все расчеты по начислению зарплаты проводит бухгалтерия.
Записка-расчет – это двухсторонний бланк, лицевая сторона которого заполняется кадровиком, а оборотная – бухгалтером. На лицевой стороне прописываются данные работника. полное название организации, а также информация о договоре. который был заключен между работником и работодателем. На оборотной стороне бухгалтер указывает проведенные и расчеты и итоговую сумму, которая была выплачена сотруднику.На лицевой стороне формы Т-61 также присутствуют следующие сведения:
Оборотная сторона содержит 19 граф, которые заполняются сотрудником бухгалтерии. Они заполняются следующим образом:
В итоге под таблицами рассчитывается сумма, которую предприятие должно выплатить работнику, она должна быть прописана цифрами и прописью. Указываются данные платежной ведомости, на основании которой сотруднику выплачивалась заработная плата. На документе должна стоять подпись бухгалтера организации с расшифровкой. Вот образец записки-расчета при увольнении по форме Т-61.
Записка-расчет – это документ, в котором отражаются все выплаты, положенные сотруднику в соответствии с законодательством. Иногда с его заполнением возникают сложности, а содержание документа может стать поводом для трудового спора. В определенных случаях работнику, помимо заработной платы, полагается еще и выходное пособие, а при увольнении по сокращению штатов – выплата среднемесячной оплаты труда. Суммы должны быть прописаны в документах, с которыми знакомится уволенный сотрудник.
31.08.2018, 4:10
Госкомстатом введена в оборот типовая форма Т-61 – записка-расчет при увольнении, при помощи которой работодатель обозначает весь спектр причитающихся работнику начислений. Документ содержит исходные данные по начислениям и итоговые графы, просуммировав которые можно получить сумму окончательного расчета.
Бланк может видоизменяться коммерческими организациями. Измененные формы должны быть утверждены внутренними актами предприятия. Подробности и актуальный бланк – в материале.
Справка-расчет должна быть подготовлена к последнему рабочему дню увольняемого работника. На ее основе производятся окончательные выплаты. Этот бланк дополняется формой Т-49, в которой осуществляется расчет основной и дополнительной зарплаты по табелю за последний месяц.
Основное назначение справки-расчета – раскрытие поэтапного алгоритма вычисления компенсации по неиспользованным дням отпуска. Документ состоит из двух страниц:
Работники, заполняющие бланк справки-расчета при увольнении (Т-61) должны удостоверить правильность внесенных сведений собственноручными подписями. Скачать типовую форму можно бесплатно по прямой ссылке на .
Структура документа позволяет производить начисления как в пользу работника, так и в пользу работодателя. Последний вариант возможен при условии, что за работником числятся непогашенные долги, ему выдавались отпускные авансом, а на дату увольнения не все отгулянные дни были заработаны человеком.
Компенсация по отпуску рассчитывается по правилам, которые применяются при начислении отпускных. За основу расчетов берется усредненная величина дохода увольняемого работника.
Средний заработок сотрудника вычисляется по его заработку за последние 12 календарных месяцев. Алгоритм расчета приведен в постановлении Правительства от 24.12.2007 № 922.
Теперь перечислим, какие данные должны присутствовать в форме Т-61:
Для проведения расчетов специалист отдела кадров вписывает количество дней отпуска, которые должны быть оплачены работнику в форме компенсации. Если за сотрудником значится перерасход оплачиваемых дней отдыха, это должно быть выражено в количественных показателях в соответствующем поле. Бухгалтером вносятся такие сведения:
В документе вычисленная сумма выплат дублируется прописью. Если деньги будут выданы через кассу, в нижней части бланка указываются реквизиты платежной формы – платежной ведомости или расходного ордера. Завершающий этап – заверение формуляра подписями ответственных лиц.