С сентября 2014 года вступают в силу изменения в ГК РФ. Одним из таких изменений стала необходимость нотариального удостоверения протокола. Многих людей данное изменение не устраивает. Возникает много вопросов, для чего это нужно, и как этого избежать. В данном материале мы попробуем разобраться с этой ситуацией.

Всем известно, что протокол решения общего собрания участников, учредителей общества (организации) является основным документом начиная с регистрации ООО , ЗАО или НКО, а также при внесении изменений в устав или регистрации изменений в ЕГРЮЛ. В новой редакция ГК РФ о протоколе в соответствии с п.3 ст. 67.1 ГК РФ, которая вступает в силу 1.09.2014 года, установлена обязанность нотариального удостоверения протокола общего собрания ООО. Так же в данном пункте предусмотрены условия, при которых невозможно обойтись без нотариуса. Итак, с сентября необходимо нотариально удостоверять принятие решений общим собранием участников и состав участников, которые присутствовали при принятии того или иного решения. На наш взгляд, нотариальное удостоверение протокола общего собрания является разумным решением.

Немного об уголовной ответственности:

Статьей 185.5 УК РФ предусмотрена уголовная ответственность за подделку протокола общего собрания. Максимальное наказание по данной статье 2 года лишения свободы. Теперь уголовная ответственность будет возникать не только по статье 195.5 УК РФ, но и по статье 327 УК РФ, а именно за подделку документов, штампом, печатей и бланков. Максимальное наказание по данной статье 4 года лишения свободы. Целесообразность нотариального удостоверения протокола общего собрания обуславливается тем, что человек, прежде чем его подделывать теперь будет задумываться о достаточно большом сроке лишения свободы за свои деяния по совокупности двух статей УК РФ. Достоверность протокола, который заверен нотариусом намного выше, нежели обычного протокола. Более того, достаточно просто проверить, подделан ли протокол, отправив соответствующий запрос нотариусу.

Если в компании идут корпоративные споры, то нотариальный протокол позволит не усугублять ситуацию. Ну и естественно, участники в любом случае имеют выбор. Они могут принять собственную процедуру подтверждения протокола, даже не внося при этом изменения в Устав. Нотариальный протокол - идеальный вариант для проблемных компаний. Однако, для стандартных ООО, в которых все замечательно, учредители в хороших отношениях, делить нечего, нотариальное удостоверение протокола является действительно лишней мерой. Соответственно надо попробовать найти пути ухода от данной процедуры.

Варианты протоколов без нотариального удостоверения

Гражданский кодекс все-таки предусматривает варианты, при которых можно не заверять нотариально протокол:

• Подписание протокола всеми или частью участников;
• Использование технических средств, которые позволяют достоверно установить факт общего принятия решения;
• Другие способы, которые не противоречат ГК РФ.

Более того, ГК предусматривает варианты фиксирования способов удостоверения протокола. К таким вариантам относится:

• Порядок удостоверения принят решением общего собрания единогласно;
• Порядок удостоверения предусмотрен уставом.

Внесение изменений в устав в связи с изменением способа подтверждения решения и состава участников не требует единогласного принятия решения. Достаточно простого большинства голосов. Однако, первое время лучше единогласно принимать решения, так как некоторые сотрудники ФНС по-своему трактуют те или иные законодательные нормы. Решение общего собрания, которое не требует внесения изменений в устав, должно быть принято единогласно всеми участниками общества, а не только участниками собрания.

Встает закономерный вопрос – что делать, если по каким-то причинам участники не имеют желания вносить в устав изменения, а при этом нет возможности собрать всех их на собрании. Тут тоже имеется выход. Необходимо принять такое решение отдельным протоколом, который будет принят единогласно всеми участниками, но при этом выбрать иной способ удостоверения. Подписание всеми участниками протокола Решением или Уставом можно зафиксировать обязанность подписывать протокол всеми участниками общества или общего собрания. Сделать это можно под протоколом либо на отдельном листе, который подшивается к протоколу для того, чтобы избежать потери. Подписание частью участников протокола Уставом или Решением могут быть предусмотрены лица, которые должны подтверждать протокол. Это могут быть секретарь и председатель ОС, участник общества, имеющий большую долю в уставном капитале по сравнению с иными участниками, участник общества, которому больше всех доверяют иные участники, участники общества в сумме, владеющие больше 50% доли в уставном капитале.

Использование технических средств

Наиболее популярными средствами, которые позволяют установить факт принятия того или иного решения, являются аудио и видеозапись общего собрания. Тут можно использовать совершенно различные средства, например видео регистратор автомобиля. Именно на нем сохраняется изображения, звук, дата и время записи. Однако, можно применить и просто диктофон, мобильный телефон, видеокамеру, даже фотоаппарат, имеющий функцию записи видео. Следует быть осторожным, так как некоторые суды не принимают копию записи, а только оригинал в качестве доказательства. Оригиналом будет являться карта памяти. Если же Ваше техническое устройство не предусматривает наличия такой карты, то доказательством будет само устройство.

Из всего вышесказанного можно сделать вывод, что существует 4 основных способа удостоверения протокола, если Вы не хотите обращаться к нотариусу:

• Подписание протокола или отдельного листа всеми участниками.
• Подписание частью участников.
• Аудиозапись общего собрания.
• Видеозапись общего собрания.

Зафиксировать выбранный способ можно в уставе, в каждом отдельном протоколе, принятием решения на общем собрании с подачей последующей ссылки на данное решение. Какой способ лучше решать только Вам. Однако, помните, что если у Вас в компании практикуются жаркие споры или имеются конфликты, то все же лучше будет протокол заверить нотариально.

С 1 сентября 2014 года статьей 67.1 (пункт 3) Гражданского кодекса Российской Федерации (далее — ГК РФ) установлен порядок подтверждения принятия общим собранием участников хозяйственного общества решения и состава участников общества, присутствующих при его принятии.

Согласно пункту 3 статьи 67.1 ГК РФ принятие общим собранием участников общества решения и состав участников общества, присутствовавших при его принятии, подтверждаются путем нотариального удостоверения или удостоверения лицом, осуществляющим ведение реестра акционеров такого общества и выполняющим функции счетной комиссии в отношении непубличного акционерного общества; в отношении общества с ограниченной ответственностью, если иной способ (подписание протокола всеми участниками или частью участников; с использованием технических средств, позволяющих достоверно установить факт принятия решения; иным способом, не противоречащим закону) не предусмотрен уставом такого общества, либо решением общего собрания участников общества, принятым участниками общества единогласно.

Указанных фактов не является обязательным, так как для всех видов правовых форм хозяйственных обществ существует альтернатива их нотариальному удостоверению.

Вместе с тем возможность нотариального удостоверения решения органа управления юридического лица позволит обеспечить законность и достоверность соответствующего решения (даты принятия решения, его содержания и т.д.). Обстоятельства, подтвержденные нотариусом при совершении нотариального действия (в том числе, в рамках статьи 67.1 ГК РФ), доказывания не требуют.

В связи с этим участие нотариуса в подтверждении принятия общим собранием участников общества решения и состава участников общества, присутствовавших при его принятии, является дополнительной гарантией охраны юридического лица от фальсификаций решений органа управления, а также эффективным средство борьбы с «рейдерством».

По удостоверению принятия общим собранием участников общества решения и состава участников общества, присутствовавших при его принятии, совершается по правилам, установленным Основами законодательства Российской Федерации о нотариате (далее — Основы). Указанное нотариальное действие может быть совершено любым нотариусом в пределах нотариального округа, в котором проводится собрание участников хозяйственного общества (статьи 13, 40 Основ).

Порядок совершения нотариального действия по удостоверению решения органа управления юридического лица предусмотрен Главой XX.3 Удостоверение решения органа юридического лица.

Необходимо отметить, что свидетельствование подлинности подписи на протоколе общего собрания хозяйственного общества не может рассматриваться как удостоверение принятия общим собранием общества решения и состава участников, присутствовавших при его принятии. При этом возможно засвидетельствовать подлинность подписи участников общества на протоколе общего собрания участников общества с ограниченной ответственностью, если такой способ был выбран участниками общества в качестве альтернативного способа подтверждения достоверности принятого решения в соответствии с подпунктом 3 пункта 3 статьи 67.1 ГК РФ.

Для совершения данного нотариального действия нотариус должен лично присутствовать при проведении (в месте проведения) собрания. Исходя из буквального толкования статьи 67.1 ГК РФ и статьи 103.10 Основ, нотариус не может удостоверить принятие общим собранием участников общества решения и состав участников общества, присутствовавших при его принятии, если решение принималось в форме заочного голосования.

Кроме того, согласно статье 39 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» в обществе, состоящем из одного участника, решения по вопросам, относящимся к компетенции общего собрания участников общества, принимаются единственным участником общества единолично и оформляются письменно. Аналогичная, по своей сути, норма содержится и в пункте 3 статьи 47 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах», согласно которой в обществе, все голосующие акции которого принадлежат одному акционеру, решения по вопросам, относящимся к компетенции общего собрания акционеров, принимаются этим акционером единолично и оформляются письменно. При таких обстоятельствах, с учетом того, что в силу пункта 3 статьи 67.1 ГК РФ нотариус удостоверяет именно юридические факты принятия общим собранием хозяйственного общества решения и состав участников, присутствовавших при его принятии, решения единственного участника или же акционера общества нотариально не удостоверяются.

Необходимо также отметить, что общее собрание может быть проведено в помещении нотариальной конторы в том случае, если в извещении участникам (акционерам) в качестве места проведения собрания указан адрес нотариальной конторы, а также, если это не запрещено уставом общества. При этом общее собрание также может быть проведено непосредственно в нотариальной конторе, несмотря на указание в извещении иного места проведения, при условии присутствия на собрании всех участников (акционеров).

Согласно статье 103.10 Основ нотариус при установлении факта принятия решения органом управления проверяет юридического лица, определяет компетенцию органа управления юридического лица в части принятия решения; наличие кворума на собрании или заседании и на основании подсчета голосов, представленного счетной комиссией или иным уполномоченным на подсчет голосов лицом; наличие необходимого количества голосов для принятия решения в соответствии с законодательством и учредительными документами юридического лица.

Помимо этого, в целях подтверждения состава участников (членов) органа управления юридического лица, присутствовавших при принятии решения, нотариус, путем истребования соответствующих документов, устанавливает их личность, полномочия, а также их право на участие в собрании или заседании.

Необходимо отметить, что соблюдение порядка созыва собрания нотариус не проверяет. Также в ходе совершения вышеназванного нотариального действия нотариус не осуществляет проверку законности принятого на общем собрании решения и не выполняет функции счетной комиссии, то есть не отвечает за достоверность данных, предоставленных счетной комиссией о результатах голосования.

Таким образом, в рамках совершения рассматриваемого нотариального действия нотариус удостоверяет исключительно два юридических факта — принятия общим собранием общества решения и состав участников, присутствовавших при его принятии. При этом нотариус может удостоверить как положительное, так и отрицательное итоговое решение по вопросу повестки дня собрания.

Удостоверить факт принятия решения, ничтожность которого очевидна для нотариуса, нотариус не может. Общие основания ничтожности решений указаны в статье 181.5 ГК РФ. Так, если иное не предусмотрено законом, решение собрания ничтожно в случае, если оно: принято по вопросу, не включенному в повестку дня, за исключением случая, если в собрании приняли участие все участники соответствующего гражданско-правового сообщества; принято при отсутствии необходимого кворума; принято по вопросу, не относящемуся к компетенции собрания; противоречит основам правопорядка или нравственности. В указанных случаях нотариус отказывает в совершении нотариального действия как противоречащего закону (статья 48 Основ).

Результатом совершения рассматриваемого нотариального действия является выдача итогового документа — свидетельства об удостоверении факта принятия решения органом управления юридического лица и о составе участников (членов) этого органа, присутствовавших при принятии данного решения. Выдать свидетельство может только нотариус, присутствовавший на собрании.

Размер нотариального тарифа за удостоверение решения органа управления юридического лица установлен статьей 22.1 (пункт 12.7 части 1) Основ и составляет 3000 рублей за каждый час присутствия нотариуса на заседании соответствующего органа.

С первого сентября 2014г. все юридические лица должны подтверждать принятие решения общим собранием участников/акционеров. В зависимости от вида юрлица законодателем определены способы такого подтверждения.

Способы подтверждения решения, принятого Общим собранием участников / акционеров

Эти изменения направлены на защиту прав акционеров / участников общества при принятии наиболее важных управленческих решений в организации, отнесенных к компетенции Общего собрания, т.к. наличие стороннего наблюдателя или технической возможности фиксации состава участника и способа принятия ими решений, позволит предотвратить или разрешить множество корпоративных споров (наиболее распространенными из которых и являются вопросы о кворуме при принятии решений и голосовании по тем или иным вопросам).

Предлагаем подробнее рассмотреть способы предложенные законодателем для осуществления подтверждения принятия решения и состава участников присутствующих при этом.

Для акционерных обществ «опций» всего две - нотариус или реестродержатель, ведущий реестр акционеров.

1) Подтверждение реестродержателем.

Исходя из формулировки статьи 67.1 ГК РФ следует, что представитель реестродержателя должен фактически присутствовать при проведении Общего собрания акционеров, при этом на Собрании могут обсуждаться проблемы, связанные с коммерческой тайной, распределение дивидендов, иные конфиденциальные вопросы. Возникает вопрос, каким образом будет обеспечиваться и кем контролироваться сохранность этих сведений полученных посторонним для компании лицом? Какова ответственность реестродержателя в случае разглашения его сотрудниками таких сведений?

Конечно, эти вопросы необходимо урегулировать в договоре с реестродержателем, поскольку Приказом ФСФР России от 23.12.2010 г. № 10-77/пз-н «Об утверждении Положения о порядке взаимодействия при передаче документов и информации, составляющих систему ведения реестра владельцев ценных бумаг» они не определены. Однако обсуждение вопросов повестки дня перед посторонним лицом в любом случае дискомфортно, ведь формальная ответственность не компенсирует убытки от разглашения коммерческой тайны. Возможно целесообразно утвердить порядок проведения собрания при котором: реестродержатель присутствует только при регистрации акционеров в начале собрания, и в конце собрания при голосовании. А при обсуждении бизнес идей, коммерческих проектов, ноу-хау представитель реестродержателя будет удаляться, т.к. его функции при этом не требуются.

Немаловажный вопрос связан со стоимостью и фактической возможностью присутствия представителя реестродержателя на собрании, особенно в период массового проведения годовых собраний акционеров, проводящихся во втором квартале года.

Стоимость услуг будет варьироваться в зависимости от реестродержателя, но в среднем составляет около 5000 руб., не считая транспортных затрат по доставке сотрудника реестродержателя к месту проведения собрания акционеров.

2) Нотариальное удостоверение.

Этим способом могут воспользоваться непубличные АО и ООО.

Уже разработано Пособие по удостоверению нотариусом принятия общим собранием участников общества решения и состава участников общества, присутствовавших при его принятии (Письмо ФНП от 01.09.2014 № 2405/03-16-3).

В соответствии с ним нотариусу предварительно подается заявление установленной этим же документом формы, уведомления/сообщения о созыве собрания с указанием повестки дня собрания. Нотариус должен присутствовать на собрании лично (собрание может быть проведено непосредственно в нотариальной конторе), фиксируя присутствие лиц и принятие решения.

После собрания нотариусом выдается Свидетельство об удостоверении принятия общим собранием участников хозяйственного общества решений и состава участников общества, присутствовавших при его принятии.

Учитывая, что ООО является наиболее распространенной организационно-правовой формой юрлиц в РФ, то возникает вопрос не появиться ли у нотариусов очередь на привлечение их к присутствию на Общих собраниях, да стоимость таких услуг будет весьма значительна (учитывая, что в это время никакие иные нотариальные действия проводиться не могут). Сейчас у нотариусов возникают затруднения при оказании такой услуги, так как практика еще не сложилась и у нотариусов отсутствует понимание процедуры ее осуществления.

Для ООО в Уставе могут содержаться альтернативные способы удостоверения, перейдем к рассмотрению их особенностей.

3) Подписание протокола общего собрания участниками Общества.

При всей кажущейся, на первый взгляд, простоте этого способа, в нем есть и подводные камни.

Во - первых, возможность его применения прямо должна быть зафиксирована в Уставе либо единогласно принятом решении Общего собрания участников. Если фиксировать этот способ в единогласном решении участников Общего собрания участников, то нужно это делать при каждом Общем собрании или достаточно одного раза с указанием, что и «впредь так будет»? Пока нет каких-либо официальных разъяснений по этому вопросу и судебной практики, то представляется возможным, трактовать это как необходимость принять один раз единогласно Решение Общего собрания об определении порядка подтверждения состава участников и порядка принятия решений Общего собрания, распространив его действие на будущее.

Во - вторых, единогласное одобрение решения о способе фиксации состава участников и порядка принятия решения может быть затруднительно, если участники находятся в конфронтации: достаточно неявки или отказа от подписания одного из них такого решения, чтобы лишить решение Собрания по основному вопросу легитимности, даже если для кворума и принятия решения достаточно голосов. Как следствие - необходимость приглашать на Общее собрание нотариуса, а это связано с дополнительными затратами.

В - третьих, введена возможность подписания не всеми участниками Общего собрания, а их частью. Каким образом определяется состав участников, которые будут подписывать решение, законодатель не уточнил.

Считаем, что подписание частью участников возможно предусмотреть Уставом или Решением о выборе способа подтверждения принятия решений Общим собранием участников, например:

• подписание всеми, участникам, присутствующими при принятии решения;
• подписание определенными участниками с указанием их паспортных данных (однако если кто-либо из них не явился или на очередном собрании не захотел подписать, однако необходимое количество голосов для принятия решения получено, то возникает необходимость проводить следующее собрание и, возможно, рассмотреть вопрос о приглашении на следующее собрание нотариуса);
• подписание участниками голосовавшими «за» принятие решения;
• подписание участником, владеющим более 50% голосов (как обладателя контрольного пакета);
• подписание председателем и секретарем Общего собрания (но этот способ навряд ли, применим при количестве участников более трех, т.к. велика вероятность злоупотреблений, ввиду того, что председатель Общего собрания и секретарь избираются на каждом собрании заново, но иногда он может быть весьма полезен).

Законодательно не разъясняется, каким образом должна осуществляться фиксация и кто ее должен делать. Значит и определение вида, способа (аудиозапись, видеозапись), порядка хранения оригинала записи, выдача ее копий остается на усмотрение самих участников и должно устанавливаться уставом. Можно предложить создать отдельный раздел в Уставе с подробным описанием: кто и каким образом такую фиксацию осуществляет и где будет находиться оригинал записи, а также ответственность за его утрату.

5) Можно избрать и иные способы, зафиксировав их в Уставе.

Возможно в скором времени получит распространение голосование с использованием электронно-цифровой подписи.

Сделав список открытым, законодатель оставил возможность для каких-либо способов технической фиксации, нам пока неизвестных, но которые в получат широкое распространение в будущем. Единственное, что их использование нужно описать в Уставе или Решении о выборе их как способа подтверждения принятия решения.

Подводя итоги, можно сказать, что внесение подобной нормы дополнительно поможет защитить права партнеров по бизнесу, поскольку присутствие нотариуса или реестродержателя становится определенной гарантией осуществления участниками своих прав по управлению организацией. Вместе с тем такие нововведения налагают дополнительные обременения на участников и акционеров и в некотором смысле ставят в зависимость от «занятости» нотариусов и реестродержателей, не говоря уже о дополнительных затратах на приглашение такого специалиста.

Закон не требует приведения в соответствие с ним Уставов действующих юридических лиц. Но если порядок подтверждения состава и принятия решений в ООО в нем не описан, прийдется на каждое собрание приглашать нотариуса либо подписать единогласно решение об избрании другого способа подтверждения факта принятия решения и состава присутствующих при этом участников, что может быть весьма сложно осуществимо на практике.

Нотариальное удостоверение протоколов общих собраний ООО предусмотрено п. 3 ч. 3 ст. 67.1 Гражданского кодекса РФ. Но всегда ли оно необходимо? Если да, то в каком порядке производится? На эти вопросы мы ответим в нашей публикации.

Когда требуется заверение протокола общего собрания участников?

Нотариальное заверение протокола общего собрания участников ОООне единственный метод оформления документа. Он применяется, только если учредители не указали иного способа подтверждения принятого ими решения. Для обществ с единственным участником рассматриваемая процедура вообще не проводится, согласно п. 1.3 Обзора судебной практики № 4 (2016), направленного письмом ФНС России от 28.12.2016 № ГД-4-14/25209@.

Другие варианты подтверждения принятого решения и состава присутствующих на собрании оговариваются в уставе ООО. Если никаких условий не прописано, то на юридическое лицо автоматически распространяются нормы о нотариальной заверке. Подробные рекомендации для нотариусов по удостоверению содержатся в письме Федеральной нотариальной палаты «О направлении пособия по удостоверению…» от 01.09.2014 № 2405/03-16-3 (далее — Пособие), ими могут воспользоваться любые заинтересованные лица при подготовке к описываемому процессу.

Организация собрания

Чтобы организовать собрание, в котором участвует нотариус, следует руководствоваться следующими правилами:

1. Пригласить можно любого специалиста, обслуживающего тот нотариальный округ, где состоится собрание (абз. 5 Пособия). При этом пригласить можно только одного (п. 3.3 Пособия).
2. Обратиться в нотариальную контору (стать заявителем) имеют право (п. 3.1 Пособия):
   • при проведении очередного (внеочередного) собрания — исполнительный орган;
   • если устав разрешает созыв собрания советом директоров (иным органом), аудитором, участником с долей не менее 1/10 — руководитель этого органа или иное уполномоченное органом лицо, аудитор, участник.
3. Подается заявление (приложение № 1 к Пособию), в котором оговариваются место, дата и время планируемого мероприятия (п. 4.3 Пособия). К заявлению прикладываются (п. 4.3 Пособия):
   • устав и иные акты, касающиеся порядка проведения собрания;
   • документы, в соответствии с которыми лицо может быть заявителем;
   • список участников ООО;
   • экземпляр уведомления, рассылаемого приглашенным лицам.

Проведение собрания

Все присутствующие обязаны иметь документы, удостоверяющие их личность и полномочия (п. 4.4 Пособия). Нотариус лично посещает собрание (п. 5.1 Пособия), в его обязанности входит проверка кворума при решении некоторых вопросов (п. 5.9 Пособия).

Заранее необходимо продумать методы фиксирования хода проведения мероприятия (письменная запись, аудио-, видеозапись) (п. 5.3 Пособия). После голосования по всем пунктам повестки нотариус вправе получить черновики протоколов собрания и подсчета голосов (п. 5.12 Пособия).

Конечным нотариальным документом является свидетельство. Его форма рекомендована (но не установлена!) п. 5.13 Пособия. Согласно п. 6 Пособия, специалист отказывает в удостоверении заочных и ничтожных решений (п. 5.11 ст. 181.5 ГК РФ, ч. 3 п. 1 ст. 32 Закона об ООО).

Как видите, нотариальное заверение протокола можно не проводить, если в устав внесены иные варианты подтверждения. Оно осуществляется при необходимости по заявлению лица, инициирующего собрание. Результатом удостоверения будет свидетельство по форме, рекомендованной Пособием.

Правило об обязательном нотариальном удостоверении решений собраний ООО и АО действует больше четырех месяцев. И на практике с этим возникало множество проблем. В конце 2014 г. почти одновременно появились два документа, призванные заполнить пробелы этого аспекта корпоративной деятельности и разрешить спорные вопросы.

Роль нотариусов в жизни бизнеса становится все более значимой. Удостоверение подписи на до­кумен­тах для регистрации компании и на банковских карточках, отчуждение долей в уставном капитале — это далеко не полный список уже ставших привычными нотариальных действий, с которыми сталкиваются компании в повседневной деловой жизни.

1 сентября 2014 г. вступили в силу нововведения, преду­сматривающие обязанность хозяйственных обществ особым образом подтверждать факт принятия решения общим собранием участников хозяйственного общества и состав присутствующих на нем участников. В частности, Федеральный закон от 05.05.2014 № ­99-ФЗ «О внесении изменений в главу 4 части первой Гражданского кодекса Российской Федерации и о признании утратившими силу отдельных положений законодательных актов Российской Федерации» предусмотрел несколько способов такого подтверждения. Это может сделать лицо, ведущее реестр акционеров и выполняю­щее функции счетной комиссии, для публичных и непуб­личных АО, и нотариус — для непубличного АО или ООО (п. 3 ст. 67.1 ГК РФ).

Тем самым для подавляющей части коммерческих компаний (ООО и непубличных АО) закон предусмотрел новую обязанность — удостоверять у нотариу­са принятие общим собранием участников решения и состав участников общества, присутствовавших при его принятии (ст. 67.1 ГК РФ).

В переходный период удостоверить решение собрания было непросто

Еще до вступления в силу этой нормы выявился ряд проблем, связанных с ее практической реализацией. Например, зачастую компании не могли пригласить нотариуса на собрание: многие из них отказывались от этого нотариального действия совсем или же соглашались, но называли довольно высокую цену. Главная причина такой ситуации — фактическое отсутствие правового регулирования этой процедуры. Одной только нормы ГК РФ для ее решения было явно недостаточно.

В частности, не было определенности, что именно должен делать нотариус: только констатировать факт принятия решения определенным составом участников или также проверить его законность? Какие до­кумен­ты необходимо запрашивать, какие сведения проверять? Требуется ли проведение экспертизы на предмет соблюдения требований к подготовке общего собрания и законности принимаемых решений по вопросам повестки дня? Обязательно ли нотариусу присутствовать на собрании и можно ли удостоверить решение, принятое при заочном голосовании?

Для нотариусов эти вопросы принципиальны, так как от глубины проверки зависит объем их действий и степень ответственности. Именно поэтому некоторые предпочитали занять выжидательную позицию — до момента появления официальных разъяснений.

Такие разъяснения впервые появились на сайте Федеральной нотариальной палаты (далее — ФНП) в день вступления в силу изменений в ГК РФ (Методичес­кое пособие по удос­товерению нотариусом принятия общим собранием участников хозяйственного общества решения и состава участников общества, присутствовавших при его принятии, утв. письмом ФНП от 01.09.2014 № 2405/03-16-3). Однако практически сразу этот до­кумен­т исчез в связи с его возвращением на доработку.

В конце ноября 2014 г. ФНП на своем сайте www.notariat.ru опубликовала новую версию этого акта — Пособие по удос­товерению нотариусом принятия общим собранием участников хозяйственного общества решения и состава участников общества, присутствовавших при его принятии (далее — Пособие).

До­кумен­т определяет перечень до­кумен­тов для представления нотариусу, устанавливает круг лиц, которые могут обратиться за совершением нотариального действия, содержит указание на объем проверочных действий нотариуса при совершении указанного нотариального действия, а также перечень оснований для отказа в совершении нотариального действия.

Кроме того, в конце декаб­ря 2014 г. были внесены масштабные изменения в Основы законодательства РФ о нотариате от 11.02.93 № 4462-1 (далее — Основы законодательства о нотариате) Федеральным законом от 29.12.2014 № 457-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации». В частности, появилась новая глава XX.3, посвященная удостоверению нотариусами решений. Правда, пока она состоит всего из одной статьи. Но можно предположить, что глава введена не случайно: скорее всего, это сделано на перспективу, и она будет пополняться статьями в будущем.

Нотариального удостоверения решения в некоторых случаях можно избежать

По общему правилу, которое распространяется на все собрания (проведенные не только в хозяйственных обществах), о принятии решения составляется протокол в письменной форме. Протокол подписывается председательствующим и секретарем собрания (п. 3 ст. 181.2 ГК РФ).

Как уже упоминалось выше, нотариального удостоверения требуют решения собраний непубличного АО, а также общества с ограниченной ответственностью (ст. 67.1 ГК РФ, п. 2.1 Пособия).

Однако, из этого правила есть исключения. Общества с ограниченной ответственностью могут избежать необходимос­ти удостоверять решения нотариально. Для этого им нужно установить в уставе общества или указать в решении общего собрания участников (оно должно быть принято единогласно) иной способ удостоверения решения (п. 3 ст. 67.1 ГК РФ).

Альтернативы нотариальному удостоверению могут быть следующие:

• подписание протокола всеми участниками или частью участников;
• использование технических средств, позволяющих достоверно установить факт принятия решения;
• иной способ, не противоречащий закону.

При этом акционерным обществам, даже непубличным, закон такой возможности не предоставляет.

Другой вариант, позволяющий обществу не обращаться к нотариусу, могут использовать как ООО, так и АО. Если общество состоит из одного участника или акционера, положения ст. 67.1 ГК РФ на него не распространяются. Однако едино­образного обоснования данному тезису пока нет.

Первое объяснение этого постулата связано с действующими нормами о том, что к единоличным решениям не применяются правила о порядке и сроках подготовки, созыва и проведения общего собрания (п. 3 ст. 47 Федерального закона от 26.12.95 № 208-ФЗ «Об акцио­нерных обществах» (далее — Закон об АО), ст. 39 Федерального закона от 08.02.98 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (далее — Закон об ООО)).

Эта аргументация логична, но не бесспорна: можно не согласиться с тем, что правила о нотариальном удостоверении отнесены к срокам, порядку созыва и проведения общего собрания. По крайней мере, пока эти положения прямо не включены в Законы об ООО и АО, такое утверждение вряд ли можно считать бе­зупречно обос­нованным. В частности, правомерность такой позиции на практике ставили под сомнение некоторые банки и все же требовали от своих клиентов нотариально удостоверенных решений участника (акционера), несмот­ря на их возражения.

Второе обоснование недавно сформулировал Банк России. Он прокомментировал отсутствие необходимости нотариального удостоверения решения следующим образом.

Принятие решения в обществах, состоящих из одного участника (акционера), осуществляется не в форме и по процедуре общего собрания, а в форме единоличного решения. Норма п. 3 ст. 67.1 ГК РФ определяет порядок подтверждения состава участников общества, присутствующих при принятии решения общим собранием участников хозяйственного общества, и сам факт принятия данного решения именно этим составом участников общего собрания хозяйственного общества. Следовательно, в хозяйственном обществе, состоящем из одного участника (акционера), отсутствуют юридически значимые обстоятельства, которые должны подтверждаться специальным способом удос­товерения решения общего собрания (письмо ЦБ РФ от 19.11.2014 № 31-2-6/6513).

С учетом этого комментария можно считать, что у компаний с единственным акционером (участником) есть неплохие шансы и как минимум два аргумента для отстаивания своих интересов при отсутствии нотариально удостоверенного решения акцио­нера или участника.

Правда, пока нет полной яс­ности в том, может ли акционерное общество применять эти нормы, если сведения о единственном акционере не внесены в ­ЕГРЮЛ (внесения этой информации требует п. 6 ст. 98 ГК РФ). Поэтому если АО не удос­товеряет решение единственного акционера у нотариуса, лучше проверить, приведены ли в соответствие действительности данные в реестре.

Приглашение нотариуса на собрание: порядок действий и ключевые точки

Организация общих собраний часто поручается юристам, корпоративным секретарям, другим специалистам. Именно они взаимодействуют с нотариусами. В ряде случаев статус представителя общества не имеет значения. Но при подготовке к общему собранию это не так. Важно иметь в виду, что для оформления вызова нотариуса для выезда в место проведения собрания недостаточно просто сделать заявку. Необходимо написать заявление о совершении нотариального действия, в котором указываются дата, время начала и точное место проведения собрания (п. 4.3 Пособия). Образец текста заявления в приводится в приложении 1 к Пособию.

При этом заявителем может быть не каждый. В Пособии отмечается, что при определении заявителя следует руководствоваться нормами, регулирующими порядок созыва общего собрания общества, так как иной круг лиц законодательством не установлен. Заявителями могут быть разные лица, это зависит от того, кто созывает общее собрание в конкретном обществе в определенных обстоятельствах — исполнительный орган, представитель совета директоров, ревизор и т.д. (см. таблицу).

В Пособии остался не разъясненным вопрос о том, должен ли заявитель лично подать заявление нотариусу, или уже подписанное заявление и другие необходимые до­кумен­ты может привезти к нотариусу другой сотрудник или курьер. При приеме заявления в соответствии с Пособием нотариус может потребовать для ознакомления:

• устав общества;
• выписку из ­ЕГРЮЛ;
• до­кумен­ты, подтверждающие полномочия заявителя;
• иные внутренние до­кумен­ты, регламентирующие порядок созыва и проведения собрания, если они предусмотрены уставом и утверждены;
• список участников (в ООО), список лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров (в АО);
• экземпляр уведомления или сообщения о созыве собрания, которые были разосланы участникам (акционерам) с указанием повестки дня собрания (п. 4.3 Пособия).

При этом перечень до­кумен­тов, установленный главой ХХ.3 Основ законодательства о нотариате, имеет некоторые отличия от представленного выше. Так, в нем отсутствует выпис­ка из ­ЕГРЮЛ и экземпляр разосланного уведомления или сообщения. Однако согласно Основам законодательства о нотариате требуется представление решения уполномоченного лица (органа управления) о проведении собрания (заседания) и об утверждении повестки дня, а также, при необходимос­ти, иных до­кумен­тов для определения компетенции органа управления компании и кворума собрания (ст. 103.10 Основ законодательства о нотариате). Поэтому перечень необходимых до­кумен­тов лучше уточнять у нотариуса заранее, имея в виду, что нормы Основ законодательства о нотариате имеют приоритет перед нормами Пособия. В преамбуле Пособия прямо сказано, что его положения необходимо учитывать до внесения изменений в Основы законодательства о нота­риате, Закон об АО, Закон об ООО и иные специальные законы и акты.

Роль нотариуса на собрании неоднозначна

Нотариус должен лично присутствовать на собрании, каких-либо альтернатив этому (дистанционное участие и т.д.) пока не предусмотрено (п. 5.1 Пособия). Что касается места проведения собрания, у участников (акционеров) есть выбор. Можно вызвать нотариуса в офис или другое место, где будет проводиться собрание, а можно провести собрание в помещении нотариальной конторы, если это не запрещено уставом. Для этого необходимо согласовать этот вопрос с нотариусом и в извещении в качестве мес­та проведения собрания указать место нахождения нотариальной конторы. Более того, собрание можно провести в нотариальной конторе, даже если в извещении указан другой адрес. Это допускается, если все участники (акционеры) присутствуют в нотариальной конторе (п. 5.2 Пособия).

Роль нотариуса на собрании довольно неоднозначна. С одной стороны, он лишь удостоверяет два факта — принятие общим собранием решения и состав участников, присутствовавших при его принятии. При этом установлено, что проверять законность принятого решения, а также полноту и законность действий, осуществленных органами общества для подготовки к проведению собрания (информирование участников (акционеров) о проведении собрания, соблюдение сроков такого информирования, рассылка необходимых материалов и т.п.), он не обязан (п. 4.1., 4.3 Пособия, ст. 103.10 Основ законодательства о нотариате).

Также при удостоверении решения общего собрания нотариус не подтверждает подлинность подписей участников. Удостоверение принятия решения и свидетельствование подлинности подписей — это разные нотариальные действия. Но если такой способ, как подписание решения всеми участниками или частью участников, был выбран обществом как альтернативный, нотариус может это сделать (п. 4.2. Пособия).

С другой стороны, сложно согласиться, что нотариус совершенно отстранен от проверки соблюдения порядка проведения собрания и законности принятия решения. Во-первых, для подтверждения состава участников, присутствовавших при принятии решения, он устанавливает их личность (личность их представителей), полномочия, а также их право на участие в собрании (ст. 103.10 Основ законодательства о нотариате, п. 5.5 Пособия). При этом ему необходимо учитывать предусмотренное законом, уставом и внутренними до­кумен­тами общества минимальное количество участников (акционеров), которое должно присутствовать при принятии каждого решения (кворум). Наличие кворума хотя бы по одному вопросу повестки дня является основанием для открытия и проведения собрания (п. 5.4 Пособия).

Во-вторых, для удостоверения факта принятия решения нотариус проверяет большой объем информации:

• правоспособность общества;
• компетенцию органа управления общества в части принятия решения;
• наличие кворума на собрании или заседании;
• наличие необходимого количества голосов для принятия решения в соответствии с законодательством и учредительными до­кумен­тами на основании подсчета голосов, представленного счетной комиссией или иным уполномоченным на подсчет лицом (ст. 103. 10 Основ законодательства о нотариате).

Нотариус присутствует на протяжении всего собрания, с момента открытия собрания до момента принятия решения по последнему вопросу, включенному в повестку дня, или по последнему вопросу, для принятия решения по которому имеется кворум, а если голосование осуществляется бюллетенями — до момента оглашения результатов подсчета голосов (п. 5.12 Пособия). При этом удостоверяется как положительное, так и отрицательное решение по вопросу повестки дня (п. 4.1 Пособия).

При этом функции счетной комиссии нотариус не выполняет и не отвечает за достоверность данных, предоставленных счетной комиссией (счетчиком) о результатах голосования (п. 5.12 Пособия). Поэтому лицам, организующим собрание, важно позаботиться о ведении протокола счетной комиссии (если такая создана в обществе) или чернового варианта протокола, который велся секретарем собрания, а также о составлении отчета об итогах голосования, если принятые решения не будут оглашаться на собрании. В некоторых обществах часто пренебрегали этими обязанностями. Но теперь это важно, так как по окончании собрания нотариус, возможно, истребует копии этих до­кумен­тов (п. 5.12 Пособия) с целью исключения последующей корректировки принятых решений.

Возможно, указанные до­кумен­ты нотариусу не понадобятся. Но если речь идет о собрании в АО и голосование происходило при помощи бюллетеней, то без предоставления протокола счетной комиссии об итогах голосования или отчета об итогах голосования не обойтись. Необходимо уложиться в установленные сроки: для изготовления протокола счетной комиссии дается не более трех дней, для отчета об итогах голосования — не более четырех дней (ст. 62 Закона об АО).

К сведению

Оснований для отказа в удостоверении решения всего два

Нотариус может отказать, если совершение нотариального действия будет противоречить закону (ст. 48 Основ законодательства о нотариате). Оснований для отказа в совершении данного нотариального действия всего два. Первое: если собрание было проведено заочно. Нотариус может удостоверить решения, принятые только на очном собрании. Для совершения указанного действия необходимо физическое присутствие участников в месте проведения собрания (п. 6.1 Пособия). Второе: нотариус не может удостоверять принятие ничтожных решений, если в момент выдачи свидетельства такая ничтожность для него очевидна (п. 5.1 Пособия, ст. 103.10 Основ законодательства о нотариате). Основания ничтожности решения перечислены в ст. 181.5 ГК РФ (решение принято при отсутствии кворума, вопрос не относится к компетенции собрания и др.). Ничтожным также является решение общего собрания, ограничивающее право участника присутствовать на общем собрании, принимать участие в обсуждении вопросов повестки дня и голосовать при принятии решений (ч. 3 п. 1 ст. 32 Закона о ООО). Незначительные расхождения в списке участников или списке лиц, имеющих право на участие в общем собрании акцио­неров, с документами, удостоверяющими личность, не являются основаниями для отказа в совершении нотариального действия (п. 5.5 Пособия).

Если же оснований для отказа не было, по окончании собрания нотариус изготавливает и выдает свидетельство об удостоверении принятия общим собранием участников хозяйственного общества решения и состава участников общества, присутствовавших при его принятии.

Утвержден размер платы за нотариальное удостоверение принятия решения

Для нотариального действия по удостоверению принятия решения и состава участников установлен свой тариф. С 1 января 2015 г. размер платы за удостоверение решения органа управления юридического лица определяется в размере 3000 руб. за каждый час присутствия нотариу­са на заседании органа (п. 12.7 ст. 22.1 Основ законодательства о нотариате в редакции Федерального закона от 29.12.2014 № 457-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации»).