Ваш бизнес расширился и наступил момент, когда появилась необходимость формировать свой логистический отдел. С самого начала руководство компании должно понимать, что необходимо мыслить стратегически с самого начала. Только в этом случае служба будет функционировать эффективно. Хотя «изобретать велосипед» в такой задаче, как организовать , необходимости нет. Существует работоспособный алгоритм, построенный на методологии управления и неоднократно проверенный на практике. Он представляет собой 5 этапов построения логистического отдела.

Для чего вы создаете логистический отдел?

Типичное мнение топ-менеджера или собственника предприятия формируется понятиями управления денежными потоками, совершенствование сервиса, оптимализация затрат. Практика показывает, что далеко не все руководители и владельцы понимают, что главный принцип организации логичтической службы – это повышение рентабельности предприятия. То есть на этом этапе необходимо выбрать одну из рабочих технологий логистики, которая оптимальна именно для ваших условий и требований.

Что нужно сделать, чтобы организовать логистику на предприятии?

Поскольку первый этап формулирует цель, то на втором этапе необходимо ответить на вопрос как это сделать. Не лишней будет информация о том, как это делают другие компании, например, конкуренты. Технологию нужно выбирать в соответствии с особенностями бизнеса и места в нем логистики. Необходимо учитывать окружающую среду вашего бизнеса, потребности клиентов и многое другое. Но не стоит забывать и о здравом смысле. От того, каковы будут результаты первых двух этапах, зависит продуктивность всех последующих действий.

Как организовать логистическую службу?

На третьем этапе формируется перечень мероприятий, которые необходимы для построения логистического отдела. Здесь нельзя допускать ошибок в построении коммуникаций. Также нужно купировать риски конфликтов между проектом и заинтересованными лицами.

Когда осуществлять мероприятия?

Здесь важно правильно выстроить последовательность приоритетов в задаче, как организовать логистику на предприятии. То есть такие мероприятия, как увеличение пропускной способности в определенный момент времени, должны происходить без глобальных инвестиций. Кроме того, необходимо предусмотреть, чтобы ошибки, выявляемые в рабочем порядке, могли оперативно устраняться. Ведь каждый менеджер знает, что на 100% не может быть реализован ни один проект.

Кто будет заниматься организацией логистики?

Поскольку это задачи профессиональной компетенции, то к решению следует привлечь специалистов. Если их нет на вашем предприятии, их нужно найти «на стороне». Но необходимо понимать, что сторонние профессионалы могут не знать особенностей вашего бизнеса, поэтому кто-то из ваших компетентных специалистов должен быть привлечен к созданию данной структуры в вашей компании.

Как новичку в профессии, связанной с логистикой, найти первое место работы? Это сложно сделать без опыта. С чего начать, как быть, если нужно работать, а компании не заинтересованы в тех, у кого нет стажа?

Еще ни один новичок не стал сразу директором по логистике. Но знаю начальника отдела логистики, который только что закончил вуз - он работал в отделе логистики компании во время обучения в вузе. Есть, конечно, вопрос к уровню его знаний. Но опыт на достаточно высоком уровне, чтобы руководить логистикой компании.

«Начинайте с самого начала», - говорит директор департамента логистики компании «Алина» Александр Семенцов. Планировать сразу стать директором по логистике - верный шанс убить в себе профессионала в будущем, обжегшись или наломав дров на первом месте работы, так как теория далеко не всегда может заменить практику. Легче войти в логистику, имея за спиной опыт в коммерческом блоке (продажи). Будет прое и в будущем, легче будут решаться вопросы с клиентом.

Некоторые крупные иностранные компании предпочитают брать новичков без опыта, но с английским языком, погружать их в работу без обучения и смотреть, как выплывают. Позиции могут быть совершенно разные - от продаж до операций, причем на сложных перевозках. Такие новички нужны для экономии на специалистах и для выращивания (если выплывут) своих новых специалистов.

Если вы хотите развиваться в профессии логиста, но не можете продать работодателю имеющиеся знания, то соглашайтесь и на грузчика. Но, смотря в какой компании. Идите в такие компании, где действительно можно получить передовой опыт, практические профессиональные знания на мировом уровне, возможен понятный карьерный рост, и вообще компания ориентирована на выращивание собственных кадров. Примеры таких компаний: FM Logistic, Itella, DHL, Кюне+Нагель. Но такие компании не ждут, когда к ним придут новички наниматься в грузчики, а стараются задействовать и направить их еще студентами.

Таким образом, устраивайтесь на любую позицию, связанную с логистико й. Один из генеральных директоров Макдоналдс-Москва вообще начинал с позиции уборщика помещений. Он говорит, что если устроят чемпионат по влажной уборке помещений, то он, вне всякого сомнения, станет чемпионом. Так, что поработайте на различных операционных позициях.

С какой позиции лучше начинать карьеру в логистике?

«Большинство молодых людей без опыта чаще всего идут работать торговыми представителями», - говорит Александр Семенцов. Нужна "аналогия" такой же должности в логистике. Соответственно, путь в логистику человеку с высшим образованием идет либо через аналитику/учет, либо из других подразделений компании, где сотрудник получает первичный опыт.

Начните с любой стартовой позиции в логистике, связанной с практической операционной работой на полях: грузчика, водителя, аналитика, диспетчера, экономиста, помощника менеджера. Важен операционный опыт.

Елена Никитина не советует начать карьеру в логистике с позиции аналитика или продажника. Невозможно делать аналитику, не имея опыта и всестороннего понимания процесса деятельности. На выходе получатся результаты, с которыми могут не согласиться операционные подразделения, так как не учтены детали и специфика деятельности.

Менеджер по продажам логистических услуг как стартовая позиция

Нельзя построить эффективную логистику, не наладив коммуникацию с продажами. Продажники всегда на виду, в центре. «А лучшая логистика - это та, о которой вспоминают в компании только при бюджетировании», - говорит Александр Семенцов. Хороший продажник в совершенстве владеет продуктом/сервисом, который он продает, иметь операционное прошлое или работать ранее в операциях. Опытный продажник увидит, что может улучшить логистику и, главное, захочет эти изменения реализовать.

«Есть уникумы, которые могут без опыта продать так как надо то, что компания реально может предложить в плане операций и сервиса», - говорит Елена Никитина. Но таких единицы, и то при постоянном обучении и контроле со стороны руководителя продаж. Важно быть продажником, понимающим, что нужно продавать с точки зрения операций.

Аналитик как стартовая позиция

Важно начать с аналитика, но периодически выезжая на склад, на поля. Работа аналитиком требует комплексного взгляда на работу, построения цепочки.

«Если аналитик с продаж, то будет польза», - говорит Александр Семенцов. Особенно из венсейлинга, например, когда вы возите товар, планируете запас на своей машине.

Грузчик как стартовая позиция

«Работая грузчиком есть риск так и остаться на этом уровне», - говорит Александр Семенцов. Но он не отрицает пользы начала со склада. Просто с него меньше шансов двинуться вверх по карьерной лестнице.

«Грузчик с нормальным мышлением может вырасти в комплектовщика или кладовщика. А это уже другое качество, более высокий уровень специализации», - не соглашается с коллегой директор по проектам Major Cargo Service Кирилл Якунин. Потом - заведующий складом. Изучение технологий, обучение, изучение производственного процесса клиента, практический опыт - и следующий карьерный шаг - директор склада.

Так, что если вы готовы начинать со склада с видением своей карьеры, то смело идите в грузчики.

Насколько важны знания?

Высшее образование дает вам возможность начать мыслить, размышлять, анализировать.

Логистическое образование в базе полезно. Главное, чтобы мозги были гибкие, не зашоренные. Важно все время получать дополнительное образование.

Какие знания нужны новичку в логистике?

Нужно иметь знания финансов, страхования, лицензирования, таможенного права, юриспруденции. Но это уже позже. Этому надо учиться со временем.

Какие качества важны для новичка?

Важно быть общительным, открытым ко всему новому, проактивным. Не бойтесь работы и трудностей. Ищите вызовы. Будьте мотивированным. Важно видеть логистику, как карьеру с самого начала. Понимать, как можно строить карьеру.

О роли руководителя

Многое зависит от вашего руководителя, его понимания целей логистики в компании.

«Важно, чтобы руководитель был тем, у кого есть, чему хотелось бы поучиться. Руководитель должен оказывать поддержку молодым амбициозным кадрам, создавать возможность реализовывать собственные идеи и проекты. Не всегда компании могут позволить себе привлечь опытные кадры. Принимаются кандидаты с минимальным опытом с последующим обучением. Тогда есть шанс проявить себя», - говорит Елена Никитина. Дальше, как в любой работе - постоянное развитие. Важно не быть "лежачим камнем". В логистике движение намного меньше вертикальная, чем в тех же продажах.

О значимости технологий

Владение навыками продаж и коммуникаций важно, но в совокупности. «Если вы не знаете хотя бы основу технологий, то никакой опыт в продажах не поможет», - говорит Кирилл Якунин. Он советует изучать промышленные технологии: производства, добычи, торговли, сервиса: «Без этого не построить оптимизированных процессов». Например, важно знать, чем отличается и в чем тонкости в газовых и газогенераторных агрегатах.

Как найти компанию вашей мечты?

Как распознать компанию, в которой вам потом будет интересно работать? «При поступлении на работу в такую компанию вам расскажут возможный карьерный рост», - говорит Александр Семенцов. Потом, если вы себя проявите, то с вами фиксируется план развития. Тогда можно идти хоть на начальную должность грузчика.

Будьте талантливы

Талантливого человека видно сразу: огонь в глазах, имеет желание учиться, узнавать новое, не боится трудностей, не ленится и не очерчивает "рамки" своей работы.

Как готовить себя к будущей карьере?

Один из признаков стремления к карьерному росту - штудирование содержания книг по логистике. Имейте свою личную библиотеку таких книг, в том числе электронных, изучайте логистику самостоятельно.

Как вести себя на новом и первом месте работы?

Работайте и продолжайте учиться. Читайте литературу. Больше времени проводите не в белой рубашке за столом в офисе, а езжайте в поля. Без живой практики вырасти не получится, даже с книжками.

Посещайте различные учебные программы. Но программы семинаров типа "грузы хранятся на складе, и современные тенденции позволяют" не подходят. Курсы должны быть специализированными.

Ырысбек Ташбаев, к.т.н., заместитель председателя Координационного совета по логистике

Транспортный бизнес – весьма выгодное вложение для вашего капитала. Сегодня грузоперевозки востребованы как никогда: спрос потребителей на самые разнообразные товары неустанно растёт, вследствие чего растёт и предложение. Крупные производители организуют, в основном, оптовые поставки. А вот мелкооптовая, розничная торговля и многочисленные онлайн-маркеты – постоянные клиенты транспортных компаний. Но, разумеется, чтобы организовать конкурентоспособный бизнес, следует хорошенько изучить сферу, в которой вы планируете работать.

На начальных этапах всю основную организаторскую деятельность вам придётся возложить на свои плечи. Разумеется, если у вас изначально нет «под рукой» толкового помощника с хорошей репутацией и опытом работы на руководящих должностях в экспедиторских и логистических фирмах. Такой партнёр вам необходим, как воздух. Если вам не удастся найти опытного в этой сфере консультанта, лучше отложите свою затею на время – велика вероятность всё «завалить» в самом начале. Но, если вы твердо решили создать логистический бизнес, то рассмотрим, как открыть свою транспортную компанию пошагово.

Особенности транспортного бизнеса

Суть логистики – в разработке оптимальных маршрутов перевозок, включая время на отдых водителя, заправку и любые «тормозящие» процесс обстоятельства, которые могут возникнуть в пути. Экспедиторский отдел постоянно курирует процесс, контролируя местонахождение каждой машины, собирая информацию и следя за тем, чтобы клиенты были полностью довольны оказываемой им услугой. Несомненными плюсами в транспортном бизнесе являются:

• отсутствие необходимости получения лицензии;
• «старт» и начальные этапы развития бизнеса не потребуют слишком больших финансовых вложений;
• «плавучесть» и «крепость»;
• согласно статистическим данным, среди транспортных компаний процент банкротства один из самых меньших, поскольку после первой и второй волн кризиса представители этого сегмента рынка восстановились весьма быстро.

Открытие транспортной компании с нуля — что говорят владельцы подобного бизнеса? В видео ниже представлен ответ.

Регистрация фирмы

Большинство транспортных фирм зарегистрированы как ЗАО (закрытые акционерные общества), ООО, ОАО, а также ПБОЮЛ (предприниматель без образования юрлица). Каждая из этих организационно-правовых форм наделена своими недостатками и преимуществами. При ПБОЮЛ имеет место налог на добавочную стоимость.

Акционерные общества – отличная форма при создании бизнеса с перспективой серьёзного расширения, но для того чтобы открыть ОАО (а тем более, ЗАО), следует пройти множество очень сложных процедур, сопряжённых утомительной бумажной волокитой и получением тонн справок. Поэтому, оптимальной формой на сегодняшний день считается ООО, которому отдают предпочтение многие предприниматели, владеющие самыми различными фирмами.

Кстати, вы можете приобрести и готовую компанию, но в этом случае следует хорошенько ознакомиться с объектом покупки, выявить «подводные камни», возможные скрытые причины, по которым продаётся данный бизнес.

Регистрацию можно пройти значительно проще, если обратиться за помощью к надёжной фирме, оказывающей услуги юридического сопровождения. Так вы избежите нежелательных ошибок, суеты, конфликтных ситуаций, выстаивания очередей. Перед выбором такой фирмы-помощника удостоверьтесь в её порядочности, опытности и компетентности. Кроме всего прочего, от вас потребуется внесение стартового капитала и открытие счёта предприятия в банке.

Выбор помещений

Офисное помещение будет не только юридическим адресом предприятия (в связи с чем между собственником площади и новообразованной фирмой потребуется заключить договор аренды), но также будет и «лицом» вашей компании, о чём не следует забывать. Не обязательно, даже не желательно, чтобы офис «утопал в роскоши», но выглядеть он должен прилично: простенький евроремонт и новая оргтехника, а также внушительная плазма или проектор в комнате для презентаций – это необходимый минимум.

Складские помещения должны быть просторными и соответствующими всем нормам безопасности: пожарной, санитарной, охраны труда и т.д. То есть, полы должны быть не скользкими, идеально ровными (без трещин и ям), рампы удобными и соответствующими высоте транспорта. Неплохо бы оборудовать склады электроподъёмными рампами.

Вы должны учитывать, что работа склада – это 70% успеха транспортной компании. Это означает, что условия для рабочих должны быть максимально комфортными – столовая с микроволновкой и чайником, наличие холодной воды, душ с холодной и горячей водой – многие предприниматели об этом «забывают», не желая учитывать, что времена феодалов давно закончились и зарабатывание капиталов на здоровье и унижении простых работяг рано или поздно приводят к коллапсу.

Оборудование

Лучше всего покупать новое. Так, вы будете уверены, что в случае каких-либо неполадок в период гарантии вам всё исправят или же пришлют новое. Как сказал в своё время Уинстон Черчилль: «Я не настолько богат, чтобы покупать дешёвые вещи». С этим не поспоришь – экономить, конечно, нужно, но приоритет, всё-таки, следует ставить на качестве. В среднем, новая рокла (гидравлическая тележка) обойдётся вам в 7500 – 9000 рублей. Таких приспособлений у вас должно быть в идеале по 1 шт на каждого складского рабочего.

Кроме того, вне зависимости от размера склада, вам понадобится наличие вилочного погрузчика, приспособленного для работы с поддонами (паллетами). Новый стоит около 500 000 рублей. Здесь смотрите сами – если дорого, можно приобрести и б/у в отличном состоянии. Но тогда при покупке возьмите с собой специалиста, который как следует проинспектирует машину.

Погрузчик не обязательно покупать сразу, но крайне желательно. Дело в том, что кому-нибудь из ваших потенциальных клиентов может потребоваться перевозка чего-либо слишком тяжёлого. Выгрузить такое вручную – невозможно, с помощью роклы – крайне сложно и грозит ей поломкой, а также повреждением самого груза. Поэтому, машина-погрузчик в значительной степени упростит и ускорит работу.

Следите за тем, чтобы на складе всегда было достаточное количество расходного материала – стретч-ленты и скотча, экономить на них – нецелесообразно, но ведите строгий учёт, во избежание хищений. Что касается автомобилей, обычно транспортные компании заключают договоры с владельцами грузовых авто, часто являющимися по совместительству и водителями. Таким образом, перевозка щедро оплачивается, но ответственность за возможные повреждения транспорта и груза в дороге возлагаются на владельца транспорта.

Персонал и продвижение

Первое время можно ограничиться минимальным персоналом, совмещая сразу по несколько функций для каждого из работников. В целях экономии и получения бесценного опыта и сам владелец фирмы может в начале возложить на себя несколько важных функций. Но учтите, если ваши работники будут перегружены разнопрофильной работой это значительно снизит эффективность их труда.

Желательно отдавать предпочтение специалистам с опытом работы, пусть даже в смежных сферах и не на руководящих должностях. Ведение бухгалтерии – слишком ответственный момент, поэтому нельзя поручать это дилетанту. Неплохо воспользоваться услугами аудиторской компании, но значительно лучше – самостоятельно найти толкового специалиста.

В зависимости от ваших творческих способностей, связей и финансовых возможностей, вы можете полностью возложить функцию продвижения вашего бизнеса на авторитетное рекламное агентство, либо попытаться заняться этим лично, ограничившись заказом профессиональным рекламщикам разработки «лица» и стиля вашего бренда.

Возможные проблемы

Начинающие транспортные компании часто сталкиваются с такими препятствиями:

Хищения . Вы должны быть уверены в своём «костяке» — сотрудниках, с которыми начинаете бизнес. К тому же, следует предусмотреть систему контроля – камеры видеонаблюдения, охрана, личные проверки бухгалтерии, регулярное ведение отчётной документации.

Сервис . Клиенты могут быть недовольны качеством услуг. Особенно на этапе развития, нередко что-то может пойти не так. Задержки груза, нанесение ущерба клиенту. Этот процесс необходимо контролировать, нельзя допускать хамства со стороны персонала, каждый клиент должен быть доволен – от этого напрямую зависит репутация предприятия.

Контроль перевозчика. Желательно, чтобы машины были оборудованы системами GPS.

Качество перевозок. Груз должен быть компактно и надёжно уложен. Для этого у рабочих склада всегда должно быть достаточное количество расходных материалов и надлежащее оборудование. Следует установить уровень допустимого «боя» груза и разницу изымать из заработных плат сотрудников, чтобы стимулировать их к качественному труду.

Также установите средний месячный процент боя – в случае хороших показателей, сотрудники должны быть премированы. При этом, следует учитывать: если вы вводите систему штрафов, она не должна быть чрезмерно жёсткой, к тому же и зарплаты должны быть достаточно высокими – в противном случае даже вполовину эффективной и качественной работы вы не добьётесь никогда

Прежде чем рассматривать вопросы организации, планирования и управления службой логистики на предприятиях и в организациях, остановимся на основных ее составляющих. В логистике (глобальный масштаб) выделяются два основных раздела — управление материальными ресурсами и их распределение.

К материальным ресурсам в данном случае относятся первичные и вторичные, основные и вспомогательные материалы, полуфабрикаты, комплектующие изделия, запасные части, конечная готовая продукция, упаковочные материалы, запасы.

Распределение материально-технических ресурсов осуществляется промежуточных и конечных готовых продуктов по двум направлениям. Первое — движение напрямую (прямой канал распределения) к промежуточному потребителю для осуществления дальнейшего производственного процесса или к конечному потребителю. Второе — движение к промежуточному или конечному потребителю через разветвленную сеть посредников (косвенный канал распределения) — крупными, средними или мелкими партиями.

Логистика на предприятии, в зависимости от направлений его деятельности, подразделяется на внутреннюю и внешнюю. Внутренняя предусматривает решение производственных вопросов непосредственно на фирме. Внешняя решает задачи по обеспечению товародвижения на рынок.

Задачи, стоящие перед внутренней логистикой, сводятся к материально-техническому обеспечению и управлению ресурсами. Это — закупка сырья и материалов для предприятия, их складирование и хранение, транспортировка как от поставщика, так и на самом предприятии между подразделениями, постоянный контроль за объемами запасов сырья, материалов, полуфабрикатов, комплектующих изделий, их корректировка.

Задачи, стоящие перед внешней логистикой, состоят в распределении конечного готового продукта через различные каналы распределения. Это — транспортировка готового промежуточного или конечного продукта потребителям; выявление их запасов на собственных складах, промежуточных логистических платформах и у потребителей; хранение, упаковка и комплектование заказов по всему ассортименту производимой продукции; наблюдение за спросом изготавливаемых товаров, корректировка объемов их производства при необходимости.

Организационная схема

Служба логистики на предприятии имеет несколько обязательных уровней управления. При этом в нее входит какая-то часть администрации, ответственная за принятые решения (по задачам, целям и проблемам фирмы) и штатные сотрудники отдела логистики и ее службы в целом.

Организация и менеджмент службы логистики на предприятии включает следующие основные структурные звенья:

• Исполнительный директор по логистике. Он входит в состав совета фирмы или является одним из заместителей генерального директора.

• Менеджеры, ответственные за деятельность отделов и подчиненный им персонал.
• Группы реализации отдельных проектов логистики — планирование новых центров распределения конечной готовой продукции, расширение существующих и организация новых логистических платформ, формирование дизайна проектируемых информационных систем логистики.
• Управляющие персоналом. Они ведут оперативную работу, отвечают за центры распределения конечной готовой продукции, за доставку сырья, материалов, полуфабрикатов, комплектующих изделий, их хранение и упаковку.

Что касается группы реализации отдельных проектов логистики, то существует несколько наиболее распространенных способов формирования таких групп на предприятии как внутри службы логистики, так и самостоятельных:

• группы функционируют как неотъемлемая часть в составе службы логистики на предприятии, например, такие как контроль за выполнением проектов, инжиниринг в транспортном и складском хозяйстве, в информационных логистических системах;
• группы существуют как отдельные, самостоятельные подразделения со своим персоналом, организованные на предприятии и выполняющие определенные функции системы логистики, например, организация доставки материально-технических ресурсов; формирование логистических платформ,
• группы формируются оперативно из персонала, занятого в отдельных сферах деятельности логистики, например, в сфере транспортного или складского хозяйства — в этом случае группа выполняетсвои обязанности по реализации проектов по возникающей необходимости в такого рода работах.

Любая промышленная фирма, стремящаяся достичь высокой эффективности закупок, производства, складирования, хранения и формирования запасов материально-технических ресурсов, а также распределения конечного готового продукта, должна иметь правильно организованную службу логистики.

Основные виды деятельности служб логистики по фирме

Служба логистики на предприятии подразделяется, как правило, на пять основных функциональных групп, отвечающих за транспортировку; структуру основных средств, запасы, маневрирование материальными ресурсами, коммуникации и информацию.

В соответствии с назначением функциональных групп предусматривается перечень видов их деятельности, а именно:

• транспортировка — внутренние, внешние и международные перевозки, выбор вида транспорта, транспортных средств и вариантов их обслуживания;
• планирование и управление складским хозяйством и оборудованием, центрами распределения, складскими производственными площадями;
• снабжение сырьем и материалами; формирование запасов (страхового, подготовительного, производственного) и готовой продукции, обработка возвращенной продукции;
• маневрирование материальными ресурсами, их сортировка, обработка, упаковка;
• обработка заказов, планирование производства, связь с центрами распределения; расширение информационной сети коммуникаций; обновление банка данных.

Следует отметить, что такое формирование функциональных групп службы логистики на предприятии не соответствует традиционным организационным структурам фирм, так как все названные виды деятельности в течение довольно длительного времени делегировались отделом снабжения материально-техническими ресурсами (закупки), который относился к производству; обработки заказов и связи с клиентами, занимавшемуся маркетингом; транспортных операций (существовал как самостоятельный); управления складским и тарным хозяйством (также являлся самостоятельным).

Практическое достижение успеха

Фирма, занимающаяся промышленным производством или оказанием различного рода услуг, в системе логистики должна ориентироваться на практическое достижение успеха. Для этого на каждой фирме необходимо обязательное выполнение трех важнейших условий.

Первое — необходима точная формулировка и перечень функций каждого отдельного сотрудника службы логистики на предприятии. А именно, название должности, организационные связи (подотчетность), границы ответственности, обязанности и права.

Второе — фирма должна располагать необходимой информацией о том, какое количество сотрудников персонала службы логистики потребуется в ближайшее и отдаленное будущее; какими знаниями и навыками они должны обладать; какие организации и фирмы могут обеспечить требуемое количество работников в ближайшем и отдаленном будущем. В этом случае необходима следующая информация: объем предполагаемых работ, масштаб расширения фирмы, нужное количество работников, положение на рынке рабочей силы.

Третье — фирма должна находить и подбирать будущего менеджера (сотрудника) службы логистики на определенную, конкретную должность, а не подбирать должность будущему сотруднику. В последнем случае его некомпетентность может привести к негативным последствиям. Обязателен направленный подбор кадров; соответствие кандидатов должности по знаниям и навыкам, компетентности.

Трехуровневая структура

Служба логистики на предприятии, состоящая из трех уровней управления, является наиболее распространенной

Первый уровень : общее управление (планирование), осуществляемое вице-президентом фирмы по логистике. Основные функции: проверка всей системы и при необходимости корректировка планов, уточнение структуры системы, оценка деятельности отдельных подсистем и всей системы; координация политики и деятельности службы логистики с другими подразделениями фирмы, установление затрат и стандартов сервиса.

Исходной информацией “на входе” этого уровня являются деятельность в широком масштабе, общие проблемы подсистем и внешние факторы (возрастание или снижение конкуренции на рынке, а также другие изменяющиеся условия).

Поступающая информация используется для исследования, анализа и оценки, предоставляя “на выходе” различного рода решения, касающиеся вопросов корректировки действий отдельных подсистем и службы логистики в целом, новой политики фирмы, а также различных направлений ее деятельности.

Второй уровень : программное управление (планирование по программе). На этом уровне управления один или несколько менеджеров контролируют две и более индивидуальные подсистемы. Они управляют складским хозяйством, обработкой заказов, операциями с материалами, их отгрузкой, реализуют политику руководства средствами подсистем; устраняют возможные несоответствия между различными компонентами подсистем; подводят итоги и отчитываются перед высшим руководством о своей деятельности.

Принимаемые на этом уровне решения ограничены возможностями и инициативой менеджеров. Они руководствуются установленными нормами затрат, прибыли или сервиса. Сталкиваясь с проблемой в одной или нескольких подсистемах (например, отгрузка и складирование продукта), менеджер должен выяснить причины ее возникновения и найти оптимальное решение.

При необходимости он вносит изменения в деятельность подсистемы и координирует взаимосвязанные функции во всех других. Менеджер также может привлекать незначительное количество персонала для проверки подсистем, проводить исследования в целях улучшения их работы.

Третий уровень : оперативное управление (оперативные компоненты). Это работа с поставщиками материальных ресурсов, по которым нарушается график; подготовка и предоставление на уровень программного управления информации о зафиксированных нарушениях; управление в рамках заданного времени и затрат, отчет о результатах конкретной деятельности.

Каждая из подсистем этого уровня имеет одну или несколько строго ограниченных целей. Например, основные функции отдела отгрузки в службе логистики заключаются в организации процессов отгрузки продукции, экспедировании ее с соответствующей сопроводительной документацией; заключение взаимовыгодных контактов с внешними партнерами в сфере перевозок; оперативная робота.

Деятельность этого уровня управления измеряется в тоннах отгруженных партий продукции или единицах продукта в каждой партии; общих затратах на отгрузку, включая убытки от повреждения продукции. На этом уровне скапливается информация о рациональном распределении накладных расходов отдела отгрузки: прямая заработная плата; обязательные отчисления на социальное страхование; счета за телефонную связь; различная документация справочного характера.

В подсистеме предусмотрена обратная связь и оперативный контроль. Так, управляющий отделом проверяет отчеты о положении дел “на выходе” и дает разрешение на отгрузку. Прежде всего осуществляются поставки, требующие оперативного контроля в процессе транспортировки. Далее, фиксируется время подготовки отгрузки, самого ее процесса, а затраты на нее сравниваются с установленной нормой или желаемым стандартом.

Управление на этом уровне является рутинным процессом и включает только специфический контроль и административную деятельность, поскольку каждая возникающая здесь проблема имеет определенный и утвержденный метод решения.

Определенное значение в распределении, как средство контроля эффективности логистики, имеет аудит. Он основывается на информации об обслуживании покупателей и влияет но формирование исходных данных по запасам, транспорту, хранению товаров на складах и их отгрузке потребителям. Аудит по функциональному назначению включается во второй уровень управления службой логистики на предприятии.

Информационные системы

Особое место в трехуровневой структуре организации и управления службой логистики на фирме занимают информационные системы. При этом иерархия их использования имеет, как правило, четыре самостоятельных уровня, на каждом из которых информационный поток выполняет свои строго определенные функции.

Рассмотрим поочередно все уровни:

• Оперативный уровень . Информационный поток имеет довольно широкий диапазон. Здесь осуществляется реализация оперативных решений как реакция на новую нормативную, справочную, аналитическую или другую информацию.
• Уровень контроля . Информационный поток также достаточно широк Информация здесь, как правило, используется для оперативного планирования по различным направлениям деятельности службы логистики, а также для осуществления контроля за решениями, принятыми на оперативном уровне управления.
• Средний уровень . Диапазон информационного потока несколько уже, чем на двух предыдущих уровнях, но информация сгруппирована и обработана. На этом уровне концентрируется чисто управленческая информация для осуществления тактического планирования и принятия решений по различным процессам производственной деятельности в подразделениях предприятия.
• Высший уровень . Весь информационный поток на этом уровне управления максимально сконцентрирован. Справочная, оперативная, нормативная и аналитическая информация предназначена для осуществления стратегического планирования на предприятии. По аналитической информации принимаются глобальные перспективные решения развития фирмы.

Характеризуя использование основных информационных потоков в различных системах логистики на предприятии, следует отметить, что информация является основой принятия решений на всех уровнях управления.

Практический опыт

Многие компании, предпринимавшие определенные усилия по организации службы логистики на своих фирмах, испытывали в итоге определенное разочарование — прогнозируемый результат оказывался ниже ожидаемого.

Попробуем разобраться в причинах неудачной организации служб логистики на предприятиях. Логистика в настоящее время является своего рода новичком в экономической жизни вообще, и на предприятиях в частности. Традиционные структурные подразделения предприятия видят в службе логистики в некотором смысле конкурента. Они отчаянно защищают свое поле деятельности, сопротивляясь передаче в структуры логистики той или иной функции или права принятия решения.

Другая причина в том, что еще не разработана четкая структура службы логистики но предприятии. Естественно, что процесс ее становления не может осуществиться безболезненно.

Но нет не только типовой организации службы логистики, но и оптимального варианта организационного построения конкретного предприятия и его структурных подразделений. Существующее многообразие организационных форм, хотя в этом есть определенные преимущества, порождает проблемы, когда службы логистики, если и вводятся, но на собственный лад, и не оказывают действенного влияния на экономическую, производственную и хозяйственную деятельность.

И еще один аспект проблемы. В условиях постоянно изменяющейся экономической обстановки, усиливающейся конкуренции на рынке, организационная структура службы логистики на предприятии должна быть предельно гибкой в отличие от традиционно сложившихся с установившимися тенденциями прежних структур функциональных подразделений практически любой фирмы.

Возросшая конкуренция, интернационализация рынков и источников снабжения, в том числе первичных материальных ресурсов, использование новых систем управления производственно-хозяйственной деятельностью, прямые поставки сырья, материалов, полуфабрикатов, комплектующих изделий, запасных частей, требуют такой организационной структуры службы логистики на предприятии, которая была бы способно обеспечить необходимый сервис.

Очевидно, что единственной и лучшей организационной структуры службы логистики на практике не существует. Более верным и оптимальным подходом к решению этой проблемы является рассмотрение возможных альтернатив организации и управления подобной службой.

Вам необходимо организовать логистический отдел на предприятии. С чего начать? Служба логистики будет эффективна лишь в том случае, если с самого начала мыслить стратегически. В этой статье рассмотрим применение методологии Ицхака Адизеса.

Рассмотрим вариант, как может действовать менеджмент при создании логистического подразделения на предприятии. Думаю, что можно даже предложить некий алгоритм действий, возможно, кому-то все это поможет посмотреть на свою логистику с другой точки зрения. В основу данного подхода положена одна из методологий в теории управления. Эта методология предполагает дать менеджерам правильные ответы на следующие вопросы (с этого и начинается построение логистики).

1. Этап: для чего создаем службу логистики?

Важно понимать, что если собственники и менеджмент предприятий в этом ответе увидят управление материальными потоками, сокращение затрат, повышение качества сервиса и т. д., но не увидят как за счет логистической деятельности увеличится рентабельность (прибыльность), то ответ будет неполноценным, соответственно логистика будет заведомо такой же. Определяясь на первом этапе, с учетом основных условий и требований, фактически предприятие определяется с наиболее приемлемой логистической технологией. В подавляющем большинстве компаний, где существует логистическая служба, с трудом прослеживается какая-либо логистическая технология.

2. Этап: что для этого следует делать?

Здесь важно понимать, чтобы достичь вышеперечисленное необходимо как минимум определить основные задачи: «что», т.к. 1 этап фактически формулирует цели. Задачи будут определены настолько верно, насколько правильно определен 1 этап. Для правильного решения по второму этапу не мешало бы знать: как это делают другие (конкуренты, например), какова окружающая среда бизнеса, какова суть бизнеса, и каково место логистики в этом бизнесе, что хотят клиенты, каковы ваши возможности для удовлетворения потребностей клиентов? Последующие «что» во многом будут зависеть от основных «что», поэтому здесь важна не лишенная здравого смысла последовательность. Правильное определение 1 и 2 этапов фактически предопределят эффективность и продуктивность «как».

3. Этап: как все это делать?

На данном этапе фактически сложится перечень мероприятий, необходимых для построения эффективной логистики. В результате определения 3 этапа должны быть исключены возможные противоречия и угрозы, а самое главное, должен быть найден компромисс между заинтересованными лицами в предстоящем проекте построения (реинжиниринга) логистики на предприятии. В результате ошибок, допущенных на этом этапе, могут быть заложены основы неправильных коммуникаций и будущих конфликтов, которые могут завести благое дело в тупик.

4. Этап: когда нужно делать?

Ответы «когда» фактически сформируют план работы. Здесь важно не поставить телегу впереди лошади. Например, создается некая инфраструктура, а затем в нее загоняется логистическая система, меняются в ходе проекта подходы «типа» увеличить пропускную способность складского комплекса без дополнительных инвестиций и т.п., что может привести к длительному хаосу в логистической деятельности. Правильно выстроенная последовательность приоритетов – позволит с минимальными издержками исправить ошибки, допущенные на более ранних этапах. Эти ошибки неизбежны, т.к. часть плановых работ будет основываться на прогнозах, а 100% точности в прогнозировании достичь невозможно.

5. Этап: кто это будет делать?

Важность данного этапа очевидна. Здесь важно, чтобы менеджеры среднего звена были готовы выполнить эти задачи с точки зрения профессиональной компетенции. Менеджеры и ведущие специалисты наиболее точно могут идентифицировать проблемы и помочь в принятии правильных решений. Но они могут саботировать принятые решения. Таким образом, здесь необходимо консолидировать полномочия, власть и влияние. Не решив эту проблему даже самый «продвинутый» план мероприятий обречен на провал.

Выводы:

Предложенный подход не игнорирует другие подходы, позволяет посмотреть на ситуацию с другой точки зрения, помогает лучше оценить качество принятых решений и спрогнозировать возможность их реализации.

Технология применима для принятия решений по любым вопросам и не только в коммерческой деятельности.

Определяясь в принятии решения на каждом этапе, важна уверенность в том, что менеджмент способен качественно и самостоятельно принимать правильные решения. Если такой уверенности нет, желательно иметь независимого консультанта, который бы сотрудничал с предприятием на долгосрочной основе и всегда был под рукой в случае острой необходимости.