Чтобы отчитываться в пенсионный фонд через интернет, заключите с ПФР соглашение. Без него фонд не примет отчётность в электронном виде.

Как оформить соглашение с ПФР

1. Позвоните в своё отделение ПФР и спросите, какие документы нужны, чтобы отчитываться через интернет. Есть формы, которые утверждены законодательством, но ПФР может попросить документы по собственному шаблону. Тогда скачайте их на сайте регионального ПФР или возьмите в самом отделении.
2. Если ПФР принимает документы по общим шаблонам, скачайте и заполните:
   — — в двух экземплярах.
   — — в одном экземпляре.
3. Отнесите документы в ваше отделение ПФР. Иногда сотрудник фонда просит заехать за подписанным экземпляром позже.

Если вы в Санкт-Петербурге или Ленинградской области

Формы документов для этих регионов отличаются об общих:

• Соглашение об обмене электронными документами — в двух экземплярах
• Заявление о подключении к электронному документообороту — в двух экземплярах

Если вы в Новгородской области

1. Скачайте и заполните соглашение:
   — Соглашение для ИП
   — Соглашение для ООО
2. Переименуйте файл в «Соглашение. Регистрационный номер организации в ПФР», например: «Соглашение. 000-000-000000». Формат файла — ворд, расширение «.doc».
3. Отправьте файл соглашения в ПФР. Для этого загрузите его к письму, которое создали через раздел «Отчётность» → «Письма в ФНС и ПФР».
4. ПФР получит соглашение и отправит вам тот же файл, в приложении к которому укажет номер и дату соглашения. Не забудьте указать их в разделе «Реквизиты» в Эльбе.

Если вы в Челябинской области

Кроме заявления и соглашения заполните карточку страхователя . После этого позвоните в ваш ПФР и уточните, что делать дальше. Возможно, фонд попросит поставить на карточке подпись удостоверяющего центра. Тогда обратитесь в сервисный центр, где получали электронную подпись.

Если вы в Ханты-Мансийском автономном округе

1. В Эльбе в разделе «Реквизиты» → «Сотрудники» → «Реквизиты в ПФР» укажите фиктивные сведения о соглашении с ПФР. Например, «регистрационный номер: 000-000-000000, номер соглашения: 0000, дата соглашения: 01.01.2017».
2. Отправьте в ПФР письмо с любым содержанием через раздел «Отчётность» → «Письма в ФНС и ПФР».
3. Обратитесь в Пенсионный фонд и заключите соглашение. Если инспектор попросит номер соглашения ПФР и СКБ Контур, то укажите: №467/10 от 13.05.2010.
4. Не забудьте указать данные настоящие номер и дату соглашения в разделе «Реквизиты» в Эльбе.

Для того чтобы облегчить работу бухгалтера, в частности, чтобы подключить документооборот с ПФР, необходимо выполнить ряд действий: заполнить заявление о подключении к электронному документообороту ПФР и соглашение с ПФР об электронном документообороте 2017. Подробнее об этих тонкостях в материале.

Ввиду очень насыщенного информационного потока очень важно оптимизировать работу бухгалтера. Одним из способов достижения этой цели является подключение к электронному документообороту с Пенсионному фонду. Преимущества такого взаимодействия очевидны — нет необходимости посещать Пенсионный фонд и сдавать отчетность, кроме того есть возможность оперативно выявить и исправить ошибки.

Цифровой документооборот с Пенсионным фондом безопасен. По закону, вся информация, участвующая в документообороте, не подлежит передаче третьим лицам.

Что нужно для подключения электронного документооборота

Организации для начала документооборота с ПФР необходимо заполнить следующие документы:

• заявление о подключении к электронному документообороту в 3 экземплярах;
• соглашение о подключении к электронному документообороту в 2 экземплярах.

Вышеперечисленные документы необходимо передать в отделение Пенсионного фонда, с которым, собственно, и будет заключено соглашение. Предоставить их может либо руководитель, либо другое лицо, на основании доверенности от этой организации. Доверенность может быть составлена в произвольной форме, она должна содержать информацию о том, что данное физическое лицо имеет право доставлять и получать документы, связанные с оформлением подключения электронного обмена бумагами с Пенсионным фондом. Такую доверенность должен подписать руководитель, также в ней необходимо проставить печать организации-страхователя.

Перед заполнением заявления и соглашения необходимо определиться с выбором аккредитованного удостоверяющего центра или его уполномоченных представителей, которые берут на себя техническую сторону подключения по телекоммуникационным каналам связи. На сегодняшний день , более чем достаточно.

Что касается соглашения о подключении к электронному обмену документами, то его бланк можно скачать на сайте ПФР.

Как заполнить заявление на электронный документооборот с ПФР

Суть заявления в том, что организация-страхователь намерена наладить обмен документами с Пенсионным фондом. В шапке заявления необходимо указать, в какое именно отделение вы подаете заявление, а ниже — дату, с которой необходимо подключить услугу. Затем заполняют следующие данные:

• наименование организации;
• ИНН, КПП;
• регистрационный номер в ПФР;
• данные о банке, в котором обслуживается данная организация;
• юридический и фактический адрес;
• среднесписочная численность сотрудников.

После того как данные о юридическом лице будут заполнены, необходимо внести информацию о выбранном удостоверяющем центре или о его уполномоченном представителе.

В завершении заявитель подписывает документ и ставит на нем печать, подтверждая таким образом свое согласие с условиями.

Работники ведомства после получения заявления должны предоставить Соглашение о подключении электронного документооборота по телекоммуникационным каналам связи. Этот документ также необходимо заполнить. На рассмотрение заявления Пенсионный фонд может потратить от одной недели до месяца. В случае если в реквизитах страхователя будут ошибки, заявление не примут.

Соглашение о подключении к электронному документообороту с ПФР

Неправильно заполненный бланк работники Пенсионного фонда вернут на исправление, поэтому будьте внимательны. Если вы получили бланк в Пенсионном фонде, то обычно реквизиты нужного отделения ведомства уже заполнены. Если вы скачали Соглашение о подключении к электронному документообороту без реквизитов Пенсионного фонда, то тогда вам необходимо прописать наименование и контактную информацию того отделения фонда, куда вы обратились. Необходимо также заполнить все данные страхователя. После этого надо подписать документ и поставить печать. Образец шапки этого документа представлен ниже.

Обратите внимание: в Соглашении о подключении к электронному обмену документами ПФР указано, что вы можете рассчитывать на обмен информацией с Пенсионным фондом посредством интернета, факса и других современных коммуникационных систем. После получения всех документов ведомство может рассматривать их от двух недель до месяца.

Внимание! При переходе к другому специальному оператору договор необходимо перезаключить. Бывает, что не все УПФР требуют перезаключения соглашения, однако по регламенту это необходимо сделать.

После того как заявитель получит обратно подписанные экземпляры заявления и соглашения, можно начинать настройку программы, с помощью которой шифруются и передаются данные в отделение пенсионного страхования. По завершении процедуры можно начинать обмен.

Образец заполнения Заявления в ПФР об подключении электронной отчетности

Заявление стандартной формы

Наиболее популярная ошибка в составлении заявления об электронном документообороте с пфр является халатное и неточное предоставление реквизитов своей компании

Отнеситесь к этому внимательно и скрупулезно. Если возникают какие-либо туманности и непонятные моменты в соглашении, то смело обращайтесь к сотрудникам пенсионного фонда Российской Федерации. У вас есть такая возможность, ведь оба экземпляра заявления вам нужно будет отнести в пфр.

В соглашении об электронном документообороте обязательно укажите реквизиты, наименование и контактную информацию, которая касается отделения пенсионного фонда Российской Федерации, в который вы обращаетесь. Следует прописать и все данные страхователя. Если у вас нет на руках этой информации, то вы можете её получить в местном отделе пфр. В том случае, когда страхователь – это сотрудник компании, на имя которой пишется соглашение, то здесь мы даем полную информационную выкладку об организации.

Соглашения создаются в количестве двух штук, один экземпляр остается у сотрудников Пенсионного фонда, а другой — у написавшего заявление

Если мы внимательно прочитаем бланк соглашения с пфр об электронном документообороте, то увидим там следующие условия: с подписанием этой бумаги вы можете рассчитывать на обмен информацией с пенсионным фондом Российской Федерации посредством интернета, факса и других современных коммуникационных систем. Но есть одно условие: вам нужно иметь ЭЦП. Что такое эцп? Эцп сокращенно называют электронную цифровую подпись. То есть это та форма, которая в электронном документообороте заменяет «бумажную». Сразу предупредим, что электронную цифровую подпись для своей компании лучше сделать сразу после открытия, ибо она в дальнейшем может заметно облегчить жизнь своим сотрудникам.

Но, как и все хорошее в этом мире, это средство не является бесплатной опцией. В среднем за создание электронной цифровой подписи специалисты берут тысяч шесть или семь рублей. Естественно, стоимость может отличаться, в зависимости от региона проживания, а также в зависимости от финансовой ситуации в стране.

Многие спрашивают, а является ли электронный документооборот безопасным способом обмена информации? Вопрос понятен, ведь изнанку своих финансовых дел не хочет показывать ни одна компания, будь то крупный торговый концерн или будь то пивной ларек. По закону, вся информация, все данные, которые передаются в виде электронного документооборота между какой-либо компанией и пенсионным фондом Российской Федерации не подлежит передаче третьим лицам. То есть, говоря простыми словами, пфр не имеют права разглашать в каком-либо виде ваши передаваемые данные.

Особенности соглашения с пфр об электронном документообороте

Теперь разберем несколько нюансов, которые касаются электронного документооборота между компанией и пфр:

• Цифровые данные могут быть посланы посредством электронных средств связи только от компании или от пенсионного фонда Российской Федерации
• Данные, которые передаются в виде текстовых файлов, не могут меняться и исправляться в процессе передачи
• Электронная цифровая подпись является гарантом правильности и корректности вводимых данных
• Адресат, которому отправляются данные, обязан составить некий документ, в котором будет отражен факт приема информации. Обычно этим документом является квитанция

Чтобы отчитываться в пенсионный фонд через интернет, заключите с ПФР соглашение. Без него фонд не примет отчётность в электронном виде.

Как оформить соглашение с ПФР

1. Позвоните в своё отделение ПФР и спросите, какие документы нужны, чтобы отчитываться через интернет. Есть формы, которые утверждены законодательством, но ПФР может попросить документы по собственному шаблону. Тогда скачайте их на сайте регионального ПФР или возьмите в самом отделении.
2. Если ПФР принимает документы по общим шаблонам, скачайте и заполните:
   — — в двух экземплярах.
   — — в одном экземпляре.
3. Отнесите документы в ваше отделение ПФР. Иногда сотрудник фонда просит заехать за подписанным экземпляром позже.

Если вы в Санкт-Петербурге или Ленинградской области

Формы документов для этих регионов отличаются об общих:

• Соглашение об обмене электронными документами — в двух экземплярах
• Заявление о подключении к электронному документообороту — в двух экземплярах

Если вы в Новгородской области

1. Скачайте и заполните соглашение:
   — Соглашение для ИП
   — Соглашение для ООО
2. Переименуйте файл в «Соглашение. Регистрационный номер организации в ПФР», например: «Соглашение. 000-000-000000». Формат файла — ворд, расширение «.doc».
3. Отправьте файл соглашения в ПФР. Для этого загрузите его к письму, которое создали через раздел «Отчётность» → «Письма в ФНС и ПФР».
4. ПФР получит соглашение и отправит вам тот же файл, в приложении к которому укажет номер и дату соглашения. Не забудьте указать их в разделе «Реквизиты» в Эльбе.

Если вы в Челябинской области

Кроме заявления и соглашения заполните карточку страхователя . После этого позвоните в ваш ПФР и уточните, что делать дальше. Возможно, фонд попросит поставить на карточке подпись удостоверяющего центра. Тогда обратитесь в сервисный центр, где получали электронную подпись.

Если вы в Ханты-Мансийском автономном округе

1. В Эльбе в разделе «Реквизиты» → «Сотрудники» → «Реквизиты в ПФР» укажите фиктивные сведения о соглашении с ПФР. Например, «регистрационный номер: 000-000-000000, номер соглашения: 0000, дата соглашения: 01.01.2017».
2. Отправьте в ПФР письмо с любым содержанием через раздел «Отчётность» → «Письма в ФНС и ПФР».
3. Обратитесь в Пенсионный фонд и заключите соглашение. Если инспектор попросит номер соглашения ПФР и СКБ Контур, то укажите: №467/10 от 13.05.2010.
4. Не забудьте указать данные настоящие номер и дату соглашения в разделе «Реквизиты» в Эльбе.

Программа СБиС++ электронная отчетность позволяет отправлять любые документы в контролирующие и проверяющие органы посредством интернет.

Электронная отчетность в ПФР через СБиС++, разработанная Компанией Тензор

Стоит помнить : прежде, чем отправлять отчетность в Пенсионный фонд, необходимо по месту регистрации компании зарегистрировать в Управлении ПФР «Соглашение об обмене электронными документами в системе электронного документооборота ПФР по телекоммуникационным каналам связи». Форму ПФР «соглашение об электронном документообороте» можно скачать на сайте Пенсионного фонда по адресу: www.pfrf.ru

Формы отчетности в Пенсионный фонд могут меняться согласно Постановлениям ПФР, но программа СБиС регулярно обновляется, поэтому вам всегда будет предложена самая актуальная форма подготовки и сдачи отчетности. Узнать стоимость и можно на нашем сайте.

Чтобы сформировать электронную отчетность в Пенсионный фонд для отправки через интернет, вам необходимо в программе :

• Нажать кнопку «Новый отчет».
• Выбрать "Расчеты страховых взносов и индивидуальные сведения".

В мастере заполнения формы перейдите к следующему шагу. Для этого используйте кнопку "Далее".

Шаг 1. Здесь необходимо указать следующие данные: отчетный период, номер пачки и состав комплекта электронной отчетности
Система СБиС в автоматическом режиме поставит в качестве получателя тот Пенсионный фонд, который настроен для вашей организации. Если вы сдаете отчетность с несколько отделений Пенсионного фонда, то кликните мышкой на тот филиал, который вам нужен.

• Установите нужный вам отчетный период. В зависимости от периода, который вам необходим, программа предложит актуальный комплект отчетности.
• Номер пачки система СБиС определяет автоматически, применяя сквозную нумерацию в соответствии с требованиями Пенсионного фонда (т.е. все отчеты, которые вы отправляете в ПФ, нумеруются по порядку, не зависимо от типа сведений или периода отчетности). При необходимости вы всегда можете поменять номер пачки на нужный вам.
• Дата составления документов - дата формирования документов в СБиС++. Стоит помнить, что если вы загрузили отчетность из другой программы, то указана именно дата загрузки комплекта в СБиС++.

В мастере подготовки электронной отчетности в Пенсионный фонд по умолчанию программа сформирует полный комплект квартальной отчетности ПФР (РСВ и индивидуальные сведения), который включает в себя расчет страховых взносов РСВ-1, индивидуальные сведения СЗВ-6-1, СЗВ-6-2 и опись АДВ-6-2. Если вы указали период отчетности за IV квартал, то в комплект также будут включены и сведения о сумме выплат СЗВ-6-3).

Вы можете выбрать Расчет страховых взносов (РСВ), например, для формирования корректирующего отчета РСВ. Если Пенсионный фонд потребовал предоставить только Индивидуальные сведения (СЗВ-6-1, СЗВ-6-2, АДВ-6-2 или СЗВ-6-3), вы можете отдельно сформировать именно эту отчетность.

При необходимости, данные в систему могут быть загружены из файлов. Не забудьте проверить совпадение по отчетному периоду и наименованию страхователя, иначе программа не позволит загрузить отчетность.

При необходимости, данные в комплект могут быть загружены из файлов. Но данные будут загружены только в том случае, если страхователь и отчетный период в файле и программе совпадают.

Шаг 2. Заполните форму РСВ-1

Порядок заполнения формы отчета представлен Пенсионным фондом и носит рекомендательный характер. Следует отметить, что не все разделы обязательны для заполнения. Так, титульный лист, Разделы 1 и 2 обязательны для всех, а Разделы 3, 4 и 5 заполняют только определенные категории страхователей.
Отчет РСВ-1 можно заполнить данными из файла

• Нажмите "Загрузить" и выберите файл, содержащий данные РСВ-1.

Данные будут загружены только в том случае, если страхователь и отчетный период в файле и программе совпадают.
Если будет выбрано несколько файлов с РСВ-1, то загружен будет только один. Файлы, содержащие прочие формы отчетности в ПФР, загружены не будут.

Шаг 3. Перейдите к заполнению СЗВ-6

Реестр индивидуальных сведений может содержать три вкладки:

• СЗВ-6-1(2) - исходные сведения СЗВ-6-1 и СЗВ-6-2 за текущий период.
• СЗВ-6-3 - реестр сведений СЗВ-6-3. Появится, если на первом шаге указан период отчетности "4 квартал".
• КОРР. - реестр корректируюших и отменяющих сведений СЗВ-6-1 и СЗВ-6-2. Появится, если на первом шаге установить флаг "Корректирующая отчетность".

  Индивидуальные сведения сотрудников могут быть заполнены или дополнены данным из файла.

• Нажмите "Загрузить" и выберите файлы, содержащие сведения СЗВ-6-1, СЗВ-6-2 или СЗВ-6-3.

Сведения будут загружены только в том случае, если страхователь и отчетный период в файле и программе совпадают.
Обратите внимание, что если выбран тип комплекта "Индивидуальные сведения", то сведения СЗВ-6-3 не будут загружены в комплект.

Для формирования сведений СЗВ-6-1 и СЗВ-6-2 в программе:

• Нажмите "Добавить сотрудника".

В открывшемся справочнике укажите сотрудника. Для быстрого поиска наберите первые буквы фамилии. По клавише можно открыть карточку сотрудника и проверить все ли данные в ней указаны (ФИО, пол, дата рождения, страховой номер, адрес регистрации и проживания, паспортные данные). Если нужного сотрудника нет в справочнике, его можно добавить по клавише .

На заметку! Чтобы добавить сведения сразу для нескольких сотрудников, предварительно отметьте их с помощью клавиши <Пробел> (на всех сотрудников - ). В этом случае формы не открываются для заполнения, а появляются списком в формируемой пачке. Откройте каждый документ и заполните. Если же карточка сотрудника отсутствует в справочнике, создайте ее, например, по клавише .

• сведения о страхователе и сотруднике, а также период в отчете уже будут заполнены.

В форме есть блок "Задолженность на начало периода". Значения, указанные в нем, в электронной отчетности в ПФР не передаются. Они нужны для того, чтобы программа с учетом задолженности по сотруднику смогла рассчитать для него сумму уплаченных взносов на основании данных РСВ-1. Первый раз необходимо ввести ее вручную, а в последующих периодах, когда в программе уже будут данные за предыдущее периоды, задолженность будет рассчитывать автоматически. Сумму начисленных взносов можно указать вручную, а можно рассчитать с помощью "Электронная отчетность СБиС++". Укажите облагаемый взносами доход, нажмите , и программа рассчитает начисления. Следует обратить внимание на то, что для иностранцев и сотрудников старше 1966 года рождения заполняется только графа начислено и уплачено на страховую часть.

В индивидуальных сведениях по каждому сотруднику за отчетные периоды 2012 года начисленные взносы должны быть не более, чем сумма равная = предельная база (ПБ) * на тариф (ПБ на 2012 год установлена 512 000 руб.).

На заметку! Вид сведений СЗВ-6-1 или СЗВ-6-2 определяется программой при заполнении формы в зависимости от данных о стаже. Если у сотрудника непрерывный стаж и нет особых условий труда, то создается форма СЗВ-6-2. Данные о стаже вводятся по нажатию кнопки «Ввод данных о стаже работы застрахованного лица».

• Сохраните отчет по кнопке "Сохранить и выйти".

Аналогичным образом добавьте в реестр сведения для остальных сотрудников

Дополнительно

• После завершения формирования реестра - проверьте сведения.
• Есть также удобная возможность проконтролировать себя - это контроль страховых взносов, причем в двух режимах:

• ведомость по задолженностям;
• контроль страховых взносов нарастающим итогом.

Шаг 4. Сформируйте опись АДВ-6-2
Опись сведений АДВ-6-2 заполняется на основании индивидуальных сведений. Для изменения данных в описи следует вернуться на предыдущий шаг (кнопка "Назад") и изменить их в индивидуальных сведениях. При формировании описи, программа автоматически создаст пачки с учетом всех требований ПФР, и итог будет виден в описи.

Шаг 5. Завершите формирование комплекта документов электронной отчетности в Пенсионный фонд
Нажмите "Далее" для перехода на вкладку "Готовые пачки".
В финальном окне мастера показана группировка заполненных сведений по пачкам: можно просмотреть ее номер, состав, распечатать документы, входящие в пачку.