Письмо-приглашение – это вид делового послания-извещения. Зачем нужно письмо-приглашение, понятно из названия. Если вы проводите выставку, об этом надо как-то оповестить партнёров и прочих причастных, да ещё и замотивировать их посетить мероприятие. Давайте разберёмся, как сделать это правильно и корректно.

Что писать?

Письмо-приглашение на выставку должно приглашать на выставку. Всё, никаким другим целям оно не служит. Не нужно намекать на то, что вы хотите изменить условия сотрудничества с приглашённым, не стоит упоминать о каких-то других мероприятиях и вообще затрагивать любые вопросы, не относящиеся к делу.

Текст послания должен быть лаконичным. Не повествуйте о выставке слишком уж подробно – достаточно упомянуть самые важные моменты. Для чего организуется выставка, что там будет? Когда, где? Можно кратко упомянуть о том, что мероприятие посетит директор какой-нибудь авторитетной фирмы. Допустимо сказать пару слов насчёт открывающихся перед участниками выставки возможностях. Всё это легко умещается в 10–20 предложениях (а сам текст обычно занимает не больше половины Word-овской странички).

Укажите программу мероприятия, если она предусмотрена. В этом возникает необходимость при проведении, например, выставки-презентации. Но если на презентации будут рассказывать о десятке новых моделей, не перечисляйте их все – лучше ограничьтесь фразой вроде «будут представлены несколько новых линеек продукции».

Как писать?

Письмо-приглашение – это вполне официальное послание, и составляется оно по принципам написания деловых писем. Используйте стандартные обращения и выражения:

• приглашаем Вас (имеем честь пригласить Вас);
• разрешите (позвольте) пригласить Вас;
• мы будем (были бы) благодарны (признательны, обязаны), если Вы сможете (смогли бы) посетить выставку;
• просим Вас не отказать нам в любезности.

Приглашение можно разослать всем нужным адресатам разом, а можно заморочиться и написать персонифицированные письма. Это займёт больше времени, зато и отклик будет более тёплым. Если отправляете письмо конкретному человеку, используйте формулировку личного обращения: «Уважаемый(-ая, -ые)…,».

И не забывайте правила написания местоимения «Вы». При обращении к конкретной персоне пишите его с большой буквы, при массовой рассылке или обращении к нескольким лицам в одном письме – с маленькой.

Оформление и реквизиты

Можно написать приглашение на фирменном бланке, но это вовсе не обязательно. Вы вправе выбрать любой «носитель» – обычный лист для печати, картонную карточку, цветной бланк нестандартного формата… Смело используйте художественное оформление с декоративными элементами, если захотите. Узоры, рисунки, орнаменты – всё это допустимо. За счёт таких мелочей можно здорово увеличить привлекательность письма.

Список обязательных реквизитов стандартен:

• название вашей организации;
• основные сведения и справочные данные о ней (адрес, код и т.п.);
• ОГРН/ИНН;
• дата составления и регистрационный номер;
• наименование адресата (название фирмы или ФИО конкретного человека, либо то и другое сразу);
• подпись руководителя;
• отметка об исполнителе.

Образец письма-приглашения на выставку можно скачать здесь.

Как и другие послания-извещения, приглашение составляется по типовому шаблону:

• название и адрес вашей фирмы, другие необходимые реквизиты;
• контактные данные (телефон, электронная почта);
• обращение («Уважаемые господа!», «Уважаемый Владимир Петрович!»);
• само приглашение («Приглашаем вас принять участие в выставке «…», которая будет проходить по адресу…»);
• список организаторов («Организатором этого мероприятия выступает наша компания»);
• список ведущих («Свою продукцию представят фирмы «…» и «…»»);
• основная информация (чему посвящена выставка, какие вопросы будут обсуждаться, каких целей планируется достичь);
• дополнительная информация («Вы сможете извлечь существенную пользу из этого мероприятия, поскольку…»);
• ссылка на сайт, где можно зарегистрироваться, просмотреть более подробную информацию о мероприятии и т. д. (либо номер телефона, по которому можно обратиться за любыми разъяснениями);
• должность, ФИО и подпись руководителя;
• дата.

Не бойтесь при необходимости корректировать этот шаблон. Не случится ничего страшного, если вы употребите другие выражения (конечно, столь же корректные) или напишете письмо лёгким «неофициальным» языком. Организаторов и ведущих тоже можно не указывать. Кстати, некоторые оригиналы даже отправляют приглашения в стихотворной форме, но такой формат уже далеко не все воспримут как должное.

Пригласительное письмо можно продублировать в электронном виде, но велик шанс, что оно просто затеряется в почтовом ящике адресата среди спама и деловой переписки. Лучше использовать старый добрый «печатный» вариант.

Письмо-приглашение на выставку продукции

Уважаемые партнёры!

20 декабря 2015 года в г. Москва будет проходить крупнейшая выставка строительного оборудования.

Вот уже в течение пяти лет на этом мероприятии ежегодно собираются потребители, дистрибьюторы и производители беспилотных строительных дроидов.

Выставка «Робострой» – это замечательная возможность наладить деловые контакты, привлечь новых клиентов, найти надёжных партнёров. Как и прежде, на выставке будут открыты стенды участников из Германии, США, Японии и Нидерландов, предлагающих наиболее современные технические решения.

Для посещения выставки «Робострой» вам необходимо зарегистрироваться на сайте робострой.рф. Процедура оформления электронного приглашения проста и не отнимет у вас более двух минут.

Место проведения: г. Москва, ул. Пушкина, д. Колотушкина. Начало 20 декабря в 13:00. Будем рады видеть вас!

Письмо-приглашение на выставку-ярмарку

Уважаемый Александр Владимирович!

С 20 по 21 сентября 2015 года в г. Санкт-Петербург в культурно-выставочном центре «Евразия» пройдет выставка-ярмарка «Достижения народного хозяйства Ингерманландии».

Участниками выставки станут более 100 предприятий России и Эстонии, которые представляют машиностроительную, химическую, перерабатывающую, металло- и деревообрабатывающую, легкую, полиграфическую, пищевую отрасли промышленности, а также сельское хозяйство и сферу услуг. Гостей мероприятия ожидает ярмарка продуктов питания от местных производителей.

Выставка будет проходить 20 и 21 сентября с 10:00 до 20:00. Вход свободный. Мы будем признательны Вам за посещение этого мероприятия!

Письмо-приглашение на выставку-продажу

Дорогие друзья!

Приглашаем вас посетить выставку-продажу детских игрушек, которая пройдет с 14 по 16 октября 2015 года в г. Екатеринбург в ТЦ «Оранжевый» на Большой Садовой улице.

На выставке будут представлены предположительно от 15 до 20 российских, белорусских и европейских производителей детских игрушек. Участники продемонстрируют новые образцы своей продукции – от мягких игрушек до сложнейших моделей геликоптеров. Полагаем, что упоминать о выгодах участия в подобном мероприятии излишне.

Ваши приглашения уже отправлены по почте.

Часы работы выставки:

Дополнительную информацию вы можете узнать на официальном сайте выставки. Ждём вас!

Как видим, всё элементарно – просто используйте приведённые выше примеры писем-приглашений на выставку. И не забывайте отправлять письмо заранее, чтобы получатель сумел соотнести свои планы с мероприятием, на которое его приглашают. Если выставка будет проходить в течение одного дня, уведомить об этом партнёров можно за одну-две недели до начала. Если же мероприятие будет помпезным, масштабным и продолжительным (2–3 дня и больше), отправлять послание следует хотя бы за месяц.

В деловых отношениях часто используются письма-приглашения на мероприятие. Конференции, выставки, собеседования и различные выступления в устной форме практически не предлагают посетить. Официальное извещение позволяет не только не забыть о дате, но и выразить уважение другому лицу.

Если составить официальное приглашение на мероприятие неправильно, то оно не будет в полной мере выполнять свои основные функции. В письме должен быть приведен достаточный объем информации.

Письмо-приглашение – что это и какова его роль?

Деловое письмо с пригласительным текстом представляет собой способ уведомления о каком-либо мероприятии. Извещение может быть о проведении конференции, благотворительного вечера, концерта, семинара, собеседования или любого другого действия, связанного с определенными событиями.

Какие же функции выполняет официальное письмо?

• Дает возможность уведомить то или иное лицо о предстоящем событии или важном мероприятии.
• Подтверждает, что человек был действительно приглашен в определенное место, благодаря чему можно избежать лишних ошибок.
• Является средством напоминания о месте и времени проводимого мероприятия.

Инструкция по написанию письма приглашения

Что же нужно указать, чтобы правильно составить официальное приглашение на мероприятие?

• В обязательном порядке уточняются действия приглашенного человека на мероприятии.
• Нельзя обойтись без указания типа события. Получатель должен понять, что его ожидает во время визита.
• В любом случае отображаются дата и точное время проводимого мероприятия, а также место.
• В некоторых ситуациях следует рассказать о содержании встречи. К примеру, при приглашении на конференцию можно указать список докладчиков.
• Иногда спрашивают о планах для посещения мероприятия. Чтобы узнать точное желание получателя, просят проинформировать об этом посредством электронного письма, телефонного звонка или любым другим доступным способом.

Внимание: если необходимо поблагодарить сотрудника или любого другого человека на официальном уровне, рекомендуется составить .

Что касается оформления письма-приглашения, то стандартная форма составления отсутствует. Отправляемое уведомление обычно имеет презентабельный вид, в отличие от обычного делового письма, составленного на простом бланке. В случае с приглашением часто используются качественная бумага, всевозможные элементы декора и дополнительные аксессуары. Текст может быть написан от руки каллиграфическим почерком. Стандартные формы делового письма используются в редких случаях.

Способы отправки приглашения на мероприятие

Доставить письмо до адресата можно различными способами. Многое будет зависеть от количества приглашенных человек, места проживания получателя и некоторых других факторов.

Какие же варианты существуют?

• Первый из них заключается в собственноручном вручении, то есть письмо передаются лично адресату. Вместо этого можно воспользоваться услугами курьерских служб.
• Второй вариант предполагает отправку почтой. Если мероприятие является очень важным, то лучше отправить приглашение ценным письмом, осуществив при этом опись вложения. В данном случае необходимо учитывать сроки доставки.
• Третий способ отправки – это электронная почта. Данный вариант наиболее распространен при приглашении на собеседование. Для посещения других мероприятий он используется реже.

Образцы приглашения на мероприятие

В качестве шаблона можно использовать готовые образцы. Они помогут составить официальное приглашение на мероприятие. Однако при этом следует учитывать специфику того или иного письма. Во многом текст будет зависеть от типа проводимого мероприятия.

На собеседование

На вакантную должность приглашают кандидатов чаще всего по телефону или электронным письмом. При выборе второго варианта указываются информация об организации, которая хочет привлечь человека к работе, точное время проведения, а также список документов для ознакомления.

На выставку

Текст приглашения на выставку должен быть лаконичным. Не следует рассказывать о мероприятии слишком подробно. Нужно лишь упомянуть наиболее важные моменты. Адресат должен понять, для чего организуется выставка, что он там сможет увидеть, в какое время нужно прибыть.

На конференцию

Письмо для приглашения на конференцию отправляется для извещения людей о месте собрания и сроках его проведения. При составлении текста необходимо учитывать статус участника. В итоге должно получиться информационно емкое и четко сформулированное сообщение.

Подводим итоги

Официальное письмо-приглашение на мероприятие позволяет донести до адресата всю необходимую информацию. Ему не придется прилагать усилия для запоминания даты и время, места проведения и других моментов, которые имеют значение. Человеку будет достаточно ознакомиться с текстом еще раз в любой момент.

Таким образом, можно сделать вывод, что лучше всего составить официальное приглашение на мероприятие, чем обращаться к другому лицу в устной форме. Преимущества письменного извещения в данном случае очевидны, поэтому не стоит от них отказываться.

Любое запланированное мероприятие, требующее присутствия посторонних лиц (не сотрудников компании), подразумевает предварительную отправку писем-приглашений. При этом отличия между самими мероприятиями отображаются и на тексте приглашений. В данной статье мы рассмотрим, как составить официальное приглашение на какую-либо встречу или переговоры.

В данной статье рассмотрим:

• официальное письмо-приглашение;
• письмо-приглашение на встречу;
• письмо-приглашение на переговоры.

Официальное письмо-приглашение

Организация и подготовка любого мероприятия (на котором планируется присутствие посетителей) проводится с учетом создания и рассылки писем-приглашений. Особенно это касается мероприятий, для которых составляются списки гостей, чье присутствие является желанным.

В таком случае будет недостаточно просто обзвонить их и сообщить о предстоящем событии. Важно, чтобы приглашенный человек осознавал масштаб события и собственную значимость. Именно для этого мы и рассмотрим, как правильно составить письмо приглашение (образец представлен ниже).

Письмо-приглашение (образец)

Официальное письмо приглашение представляет собой разновидность . Принадлежность к данной категории определяется исходя из цели приглашения: уведомить нужных лиц о предстоящем мероприятии, времени и месте его проведения. Данное письмо отличается тем, что отправляется в единственном экземпляре лично каждому приглашенному. Проще говоря, каждое письмо приглашение является именным.

Более того, оно может содержать информацию, касающуюся каждого приглашенного в отдельности (к примеру, номер места, ряд и т.д.).

Особенности оформления пригласительного письма связаны с отсутствием стандартного оформления писем. Как правило, приглашение имеет более презентабельный вид, нежели простое деловое письмо. Для его оформления часто используют хорошую бумагу (не стандартную офисную), различные элементы декора и прочее. При этом приглашение может быть написано от руки красивым каллиграфическим почерком. В общем, как вы уже поняли, данное письмо может иметь практически любой цвет и вид.

Отметим, что в данном случае для оформления очень редко используются стандартные формы делового письма. Однако если требуется составить официальное письмо приглашение на деловое мероприятие, то его оформление с использованием бланка письма допустимо.

Письмо-приглашение иностранцу

Отправляя письмо приглашение иностранным гражданам, необходимо учитывать, что они могут совершенно не знать ваш город. В таком случае отличным решением станет приложение к письму сопроводительных документов, представляющих собой схему проезда к месту проведения, вашей организации и т.д.

Также в данном случае необходимо позаботиться о заселении иностранца в гостиницу на время его пребывания. Если принимающая сторона оплачивает проживание, перелет, трансфер и прочие услуги, то об этом также следует упомянуть в сопутствующих к приглашению документах.

Иностранный гость должен понимать, что посещение данного мероприятия не станет для него проблемой, а будет приятным путешествием. Более того, уровень подготовки к приезду иностранного гостя значительно снизит вариант возможного отказа.

Деловое письмо приглашение (образец)

При составлении необходимо учитывать национальные особенности. При этом не стоит писать приглашение на родном языке приглашенного: достаточно будет составить его на английском языке. Поверьте, составленное приглашение на английском языке создаст более приятное впечатление, чем на японском, но с большим количеством ошибок.

Приглашение для иностранцев на мероприятие следует отправлять намного раньше, чем для прочих участников. Планируя проведение событий с присутствием иностранных граждан, учитывайте, сколько времени им потребуется для оформления нужной документации (визы, отпуска), перелет и т.д.

Письмо приглашение на встречу

Письмо приглашение на встречу следует адресовать непосредственно заинтересованным лицам. В данном письме следует подробно описать тему встречи, вопросы, которые будут на ней рассмотрены. Также следует уведомить о месте проведения встречи и о времени. При этом подобное приглашение можно отправить только руководителю конкретной организации.

При необходимости он сам может решить о необходимости присутствия других компетентных сотрудников. Однако подобный пункт требует уведомления в ответном письме, чтобы заранее можно было спланировать посадочные места для всех присутствующих. Прочитайте шаблон официального письма приглашения, чтобы ознакомиться с его оформлением.

Письмо приглашение на мероприятие (образец)

Письмо приглашение на переговоры

Перед тем, как задуматься об отправке приглашения, следует учитывать, что бывают двух видов: оперативные и плановые. При подготовке оперативного совещания (которое проводится по определенному графику), секретарь должен заняться приглашением участников, оповещением руководителя о неявившихся и выяснением причин отсутствия. Во время проведения оперативного совещания секретарь должен находиться в приемной и осуществлять прием звонков и посетителей.

При проведении планового совещания (заседания) с большим числом участников подготовка начинается за 1,5–2 недели до его проведения и включает в себя следующие этапы:

• назначение даты, времени и места проведения совещания;
• составление повестки дня, списка участников и докладчиков;
• выполнение работ, которые могут потребоваться перед началом совещания;
• составление текста приглашения.

Особый вид переговоров представляет собой так называемый «мозговой штурм». Такое мероприятие проводится в случае, когда необходимо решить сложную проблему, найти выход из запутанной ситуации, принять ответственное решение.

Письмо приглашение на переговоры (образец)

Письмо-приглашение — это, как правило, официальный документ с печатями и росписью отправителя. Оно может быть адресовано как конкретному лицу, так и целой компании. К составлению приглашения нужно подходить основательно. Практически во всех случаях будет уместно доброжелательное отношение к адресату и заинтересованность в его приходе на какое-либо мероприятие, выставку, собеседование или конференцию. Ниже предлагаем несколько образцов оформления письма-приглашения.

Важно! Текст в письме должен быть кратким, корректным и лаконичным. Не допускается жаргонизма и двусмысленных фраз. Как и все прочие письма, такой документ составляется от первого лица.

В каких случаях уместно посылать письмо-приглашение?

Такие письма составляются по случаю официальных мероприятий. Например, когда одна компания устраивает выставку, конференцию или иное мероприятие и хочет пригласить на нее сотрудников или/и управляющих сторонней организации. С помощью письма можно пригласить конкретного человека на деловую встречу, например, на собеседование. Ниже вы найдете образцы писем-приглашение как на различные мероприятия, так и на собеседование.

Составление письма с приглашением, в первую очередь, говорит о заинтересованности и уважительном отношении отправителя. Такой документ крайне невежественно игнорировать, даже давать отказ без существенной причины — уже моветон.

Это письмо также может выступать в качестве документа, удостоверяющего о том, что человек действительно приглашен на конкретное мероприятие. То есть, его можно показать на входе в здание, в котором проводится, например, конференция.

Ситуации, в которых отправление письма с приглашением уместно или даже необходимо:

• юбилей компании;
• деловая встреча с одним человеком или группой лиц;
• конференция;
• семинар;
• выставка.

Важно! Один экземпляр приглашения должен остаться «на руках» у отправителя.

Казалось бы, зачем составлять письмо, когда можно просто позвонить и оповестить человека о встрече? Во-первых, это удобно, особенно, когда речь идет не об одном человеке, а о компании лиц. Во-вторых, это показывает особое отношение отправителя к получателю.

Правила составления письма-приглашения

Стиль письма должен быть официальным, сдержанным. Первое обращения к получателю по ФИО или же по названию компании (если документ отправляется целой организации). Обращение должно идти по центру, ниже — текст письма.

Что обязательно нужно указывать в официальном письме:

• данные об организации или отправителе (ФИО, ИНН, ОГРН, код и наименование компании, регистрационный номер);
• роспись отправителя;
• печать — желательно, так как это показывает официальность документа;
• дата.

Важно! Письмо-приглашение можно отправить по электронной почте. Это удобно, если его нужно отправить одновременно большой группе лиц.

Естественно должна быть информация о мероприятии. Нужно указать, куда именно приглашен получатель — на конференцию, деловую встречу, выставку, собеседование или иное мероприятие. Основной упор должен быть именно на само событие — во сколько проводится, есть ли дресс-код и так далее.

Образцы приглашений на различные мероприятия

Пример 1 : Письмо-приглашение на конференцию.

В верхнем левом углу размещается логотип компании и короткая информация, например — ООО «Стальные двери», а также дата и номер для связи. В верхнем правом углу информация об отправителе, пример — генеральный директор ООО «Стальные двери» Васильев Игорь Николаевич.

Текст:

«Уважаемые коллеги! (по центру)

Приглашаем вас на конференцию, посвященную выходу новой продукции. На конференции будет представлена информацию о том, какие технологии лучше задействовать в производстве, с какими поставщиками материалов нужно сотрудничать. Конференция будет проходить 12 декабря 2017 года в 16:00 в деловом центре «Ковчег». Заявки на участие можно присылать не позднее 11 декабря 2017.

С уважением, Игорь Николаевич (внизу).»

Образец 2: Письмо приглашение на выставку

Текст :

«Уважаемый Воронин Дмитрий Олегович! (по центру)

Приглашаем вас на выставку нашей новой продукции. Мы выдвигаем на рынок совершенно новый товар под торговой маркой «Стильный слон». Думаю, вам будет интересно посетить данное мероприятие. Оно пройдет 16 октября 2018 года в центре «Фокс» в выставочном зале. Начало в 19:00. Дресс-код вечерний. Будем рады видеть вас на выставке!

С уважением, Николай Васильевич, директор компании «ООО Евростиль».

Образец 3: Приглашение на собеседование

Текст :

«Уважаемая Елисеева Татьяна Георгиевна!

Спешим сообщить, что наша компания выбрала вашу кандидатуру на должность бухгалтера. Будем рады, если вы придете к нам в офис для обсуждения всех нюансов. Мы работаем с (время) до (время) с понедельника по пятницу.

уважением, представитель компании «ТехноМир» Яковлев Сергей Анатольевич».

Это лишь примеры, которые можно использовать в качестве подсказок. На деле пригласительные письма могут быть составлены иначе. Главное придерживаться общих правил и указывать всю необходимую информацию.

Еще несколько образцов писем с приглашением.

Приглашение на конференцию составляется с целью заблаговременного извещения предполагаемых участников этого собрания о месте и сроках ее проведения. Текст официального приглашение на мероприятие такого рода должен быть составлен с учетом статуса участника. Важно, чтобы такое приглашение было информационно емким и составлено таким образом, чтобы вызвать интерес у потенциального участника.

Из статьи вы узнаете:

• для чего составляется приглашение на конференцию;
• как составить приглашение на конференцию;
• где ознакомится с примерами и образцами приглашений на конференцию.

Для чего составляется приглашение на конференцию

Как правило, многие такие конференции имеют многолетнюю историю и проходят регулярно, не реже одного раза в год или в два. Получившие приглашение на конференцию участники могут имеют возможность стать не только слушателями запланированных докладов, но и сами, при желании, выступить на таком собрании с презентацией или докладом. Конференции позволяют участникам ознакомиться с инновационными исследованиями и практиками, получить готовые решения и технологии.

Важно, что официальное приглашение на мероприятие получают и те организации, которые работают в смежных областях, например, разрабатывают специализированное программное обеспечение или создают инструменты и оборудование. Чем шире круг участников этого тематического собрания, тем более интересной и полезной для всех будет такая деловая встреча. Это отличная возможность завязать новые контакты, определиться с рынком сбыта и поставщиками.

Поэтому та организация или несколько компаний, которые берут на себя , должны тщательно продумать, кого включить в список участников. В этот список могут быть включены как предприятия и организации, так и отдельные лица, являющиеся авторитетами и экспертами по вопросу, который стал темой планируемой встречи. И, даже когда мероприятие проводится ежегодно, разослать участникам приглашения на конференцию следует, как минимум, за два-три месяца.

Такой срок будет достаточен для того, чтобы приглашаемый участник не только смог запланировать свои дела с учетом предстоящей встречи с коллегами, но и для того, чтобы он смог предупредить организаторов о своем желании выступить на ней с докладом или презентацией, а также о том, что он хочет выставить на ней свой стенд с образцами продукции.

Организаторам конференции очень важно продумать текст официального приглашения на мероприятие. Он должен содержать не только информацию о теме, месте и времени проведения конференции, но и предложения по возможным форматам участия:

• как основной докладчик;
• как слушатель и участник дискуссий;
• в качестве рядового докладчика;
• как стендист, который представит от лица компании образцы ее продукции.

Основным докладчикам приглашение составляется в индивидуальном порядке. Такие люди, как правило, планируют свою деятельность и, соответственно, предупредить их следует заранее. Они будут и открывать конференцию, и вести пленарные заседания в качестве экспертов.

Рассылаемое в адрес остальных участников письмо-приглашение на конференцию не должно быть пространным и многословным, но при этом должно содержать максимум полезной информации. В идеале, после того, как его прочтет респондент, никаких дополнительных вопросов у него возникнуть не должно.

Текст официального приглашения на мероприятие лучше разбить на несколько тематических блоков-абзацев. Если направляется конкретному человеку, начать его следует с личного обращения по имени-отчеству, например: «Уважаемый Иван Иванович!». В том случае, когда для участия приглашается предприятие, в лице его представителя или представителей личные данные которых неизвестны, уместно будет обратиться: «Уважаемые господа!».

Во втором абзаце следует написать: «Приглашаем Вас принять участие в конференции», указать ее тему или перечислить вопросы, которые будут рассматриваться на ней, после чего указать дату и место, где она будет проходить. Если на этой деловой встрече будет много приглашенных и планируется проведение заседаний по секциям, есть смысл дать в приглашении ссылку, по которой можно будет ознакомиться с подробной программой конференционных заседаний.

Обратите внимание: Если приглашение не содержит личного обращения и начинается со слов «Уважаемые господа!», в следующем абзаце слово «вас» следует писать с маленькой буквы.

В третьем абзаце приглашения на конференцию нужно будет перечислить наиболее авторитетных участников, чье присутствие запланировано и согласовано, а также указать те крупные компании, которые также будут принимать участие.

В четвертом абзаце целесообразно оговорить стоимость участия и форматы присутствия. Как правило, участники, которые будут выступать с докладами, могут получить скидки по оплате, что и нужно будет указать. Также необходимо оговорить когда и в каком виде необходимо направить в адрес организаторов тезисы докладов. В приглашении также нужно будет привести требования к оформлению стендов. При необходимости, участников можно попросить заполнить анкеты и выслать их.

Примеры, образцы приглашений на конференцию

Составляя письмо приглашение на конференцию, образец можно скачать из интернета, но все-таки будет лучше, если его составить самостоятельно, пусть и с использованием примеров. Тем более, что нет необходимости составлять текст такого письма для каждого участника в индивидуальном порядке.

Если речь идет о рядовых участниках, то и конкретные лица, и организации могут быть приглашены по одному и тому же шаблону. Шаблон приглашения на конференцию, составленный один раз, можно будет использовать и в дальнейшем, внося в него актуальные корректировки. Стандартное приглашение на конференцию, образец, представлено ниже.

Приглашение на конференцию может быть составлено и так, как представлено ниже.

В случае, когда приглашение направляется в адрес предполагаемого спикера или человека, который будет в числе основных докладчиков, открывающих работу делового собрания, составить его следует в индивидуальном порядке. Такое приглашение на конференцию, пример, приведено ниже.