Организация и ведение кадрового делопроизводства - прямая обязанность работников службы персонала. В ситуациях создания новой организации, преобразования старой или иных вариантов реорганизации, руководству и отделу кадров надо знать основные моменты работы: обучение и поиск сотрудников, прием, перевод и увольнение персонала, а также правила как архивного, так и оперативного хранения документов.

Грамотная организация кадрового делопроизводства как основа стабильности фирмы

В любой организации, независимо от формы собственности, есть персонал. Он отличается по численности и составу, по выполняемым функциям и уровню квалификации. Задача отдела кадров - сделать так, чтобы все вопросы и проблемы, связанные с сотрудниками предприятия, решались максимально оперативно и грамотно.

Стабильная работа организации напрямую зависит от ее сотрудников. Первейшая задача службы персонала - грамотный и своевременный подбор работников, ведение кадрового делопроизводства в соответствии с законом и своевременная сдача документов в архив. Это основа стабильной работы любого предприятия.

Подготовка персонала для работы с кадрами

Инструкция по кадровому делопроизводству четко указывает на необходимость иметь профессиональную подготовку специалистам по персоналу. Однако на практике часто возникает проблема с подготовкой работников нужного профиля.

Высшие и средне-специальные учебные заведения не выпускают специалистов столь узкой квалификации, как «кадровое делопроизводство». Обучение обычно происходит уже на месте либо на профильных курсах. Также возможна подготовка сотрудника непосредственно на рабочем месте методом наставничества.

Кадровое делопроизводство обучение специалистов предполагает следующими способами:

• переобучение на базе второго высшего образования;
• получение высшего образования смежного профиля, например, «документоведение», «юриспруденция», «управление персоналом», «защита информации»;
• обучение на специализированных долгосрочных курсах (не менее трех месяцев), с последующей сдачей экзамена;
• практическая работа с последующим регулярным повышением квалификации.

Нормативные документы, регламентирующие работу кадровых служб

Деятельность отдела персонала и общая организация кадрового делопроизводства очень сильно зависит от действующего законодательства и внутренних регламентирующих документов. Эта особенность связана с нюансами работы с большим количеством персональных документов, которые часто являются конфиденциальными.

Делопроизводство в кадровой службе регламентируется следующими актами:

• Конституция, Гражданский и Трудовой кодексы, а также частично Уголовный и Семейный;
• законодательные акты по профилю организации в вопросах, касающихся работы с персоналом;
• нормативные акты местного значения;
• различные классификаторы, правила и инструкции федерального уровня;
• внутренние нормативные документы, например, инструкция по кадровому делопроизводству;
• приказы и распоряжения руководства.

Работники службы персонала обязаны неукоснительно соблюдать предписания нормативных актов и прежде всего Трудового кодекса.

Поиск и документальное оформление сотрудников

Ведение кадрового делопроизводства начинается с поиска и оформления персонала. Прежде всего, необходимо определиться с вариантами нахождения новых сотрудников. Среди них особо выделяются следующие:

• агентства и бюро по трудоустройству;
• занятости;
• ярмарки вакансий;
• учебные заведения;
• доски объявлений о должностях и резюме на различных ресурсах;
• другие организации;
• знакомые и друзья.

Все варианты поиска сотрудников имеют свои достоинства и недостатки, работник отдела персонала должен максимально использовать все возможности, чтобы закрыть вакансию.

Когда претендент найден, с ним проводится собеседование. Желательно, чтобы его ход фиксировался документально: так легче принять взвешенное решение о найме либо отказе. В последнем случае человека письменно извещают о причине в течение пяти рабочих дней. Если претендент подходит на вакантную должность, то его следует зачислить. С этого начинается оформление на конкретного сотрудника.

• заключение трудового контракта;
• издание приказа о приеме;
• нового сотрудника либо ее заведение;
• оформление личной карточки;
• если в организации принято - заведение личного дела;
• ознакомление и подписание работником внутренних нормативных документов и инструкций.

Учетная документация по персоналу (личные карточки, штатное расписание)

Ведение кадрового делопроизводства предполагает обязательное оформление учетной документации, в частности, штатного расписания и личных карточек. Эти документы являются обязательными для организаций всех форм собственности.

Штатное расписание и численность должно быть актуальным и отвечать потребностям организации. В него вносят наименования всех должностей, количество ставок с указанием вакансий на данный период.

Личные карточки - это унифицированные документы, содержащие в себе краткие данные о трудовой деятельности работника и персональную информацию. Они подлежат строгому учету и специальным условиям хранения, в местах, предотвращающих их порчу и хищение.

Приказы по личному составу, отличия и особенности оформления

Общее делопроизводство в кадровой работе в основном выражается в приказах и распоряжениях руководства. Эти документы могут касаться как отдельных сотрудников, так и всего персонала в целом. Они отличаются по оформлению и особенностям введения в действие.

Большинство приказов и распоряжений, касающихся конкретных действий с сотрудником, имеют унифицированную форму. Они подлежат обязательному согласованию со всеми заинтересованными лицами и ознакомлению сотрудником под расписку. Копии кадровых распоряжений хранятся в личном деле, а оригиналы в отдельных папках.

Журналы по кадровому делопроизводству, правила оформления и хранения

Для учета движения документов делопроизводство в кадровой службе предполагает ведение специализированных журналов. Это табличные документы многостраничного формата, чаще всего унифицированные. Обычно их заводят либо в больших тетрадях, либо приобретают готовые в специализированных магазинах.

Виды кадровых журналов:

• регистрации входящей и исходящей документации, в том числе писем;
• регистрации приказов;
• регистрации прибытия и убытия сотрудников в служебных командировках;
• регистрации заявлений, представлений, уведомлений, должностных и служебных записок;
• регистрации бланков трудовых книжек, их вкладышей;
• книги учета движений различных кадровых документов и т. д.

Все журналы должны быть в обязательном порядке прошиты и опечатаны, а листы пронумерованы. Хранить их следует отдельно от всех документов. Желательно в сейфе или специальном шкафу.

Особенности ведения и хранения личных дел

Ведение личных дел не является обязательным. Однако большинство организаций в той или иной форме собирают документы сотрудника. Конечно, в одной папке делать это удобнее.

Личное дело - это комплекс документированных персональных сведений о работнике, собранных и сформированных в определенном порядке. В него могут входить самые разные документы и копии:

• копии приказов о работнике;
• копии заявлений;
• копии документов, удостоверяющих личность, подтверждающих квалификацию, образование, льготы и семейное положение;
• анкета;
• характеристики и отзывы;
• справки и т. д.

Личные дела включают в себя персональную информацию, они должны храниться в стороне от других документов. Доступ к ним разрешен только строго ограниченному кругу должностных лиц. При увольнении персонала, личные дела сдаются на архивное хранение.

Правила оформления, хранения и выдачи трудовых книжек, а также вкладышей

Все организации обязаны вести трудовые книжки на свой персонал, исключение - сотрудники, принятые по совместительству. При первичном приеме работодатель самостоятельно приобретает чистые бланки и делает в них первую запись. На титульный лист вносят соответствующие данные о работнике. Впоследствии необходимо следить за их актуальностью и вовремя вносить изменения.

На разворот основной части вносят записи о трудовой и общественной деятельности работника, его приеме постоянных Все записи нумеруются в общем порядке и вносятся на основании приказа. Запись об увольнении сопровождается оттиском печати организации и подписью руководителя.

Делаются от руки, синей шариковой ручкой, четким и понятным почерком. Внимательно следите за актуальностью и достоверностью вносимых данных. Если необходимо исправить сведения, то их надо аккуратно зачеркнуть одной чертой и внести актуальную информацию. Данное действие обязательно подтверждается подписью руководителя и печатью.

Хранят трудовые книжки отдельно от других документов, в сейфе. Запрещено выдавать их на руки работникам или третьим лицам без специального постановления ответственных органов.

Особенности оперативного и архивного хранения кадровых документов

Хранение кадровых документов определяется их особой значимостью. Они содержат персональные сведения и являются конфиденциальными. Такие данные не подлежат несанкционированному разглашению. В противном случае на работников кадровой службы и руководителя организации налагается штраф.

Для организации правильного хранения кадровых документов в службе кадров желательно иметь отдельное помещение. Вход в него должен быть один и обязательно оборудоваться металлической дверью с сигнализацией.

Сами документы должны храниться в металлических шкафах или сейфах. Следует избегать доступа солнечного света и пыли, а также перепада температур и слишком большой влажности. Эти простые действия помогут сохранить персональные данные.

Кадры управления - это та часть работников, которая выполня­ет какие-либо функции в системе управления организацией. Это работники, занятые преимущественно умственным трудом, обес­печивающие за счет профессиональных знаний необходимую на­правленность, согласованность и эффективность деятельности всего персонала.

Сегодня роль кадров управления существенно возрастает. Обо­стряющаяся конкуренция и необходимость быстрого освоения но­вовведений увеличивают число вариантов хозяйственных решений и усложняют проблему выбора и путей реализации. Длительность хозяйственных процессов, отдаленность последствий принимаемых решений, возрастание значения неэкономических аспектов управ­ления (социальные факторы, проблема охраны окружающей среды и т. д.) усиливают ответственность управленческих кадров за каче­ство, обоснованность и эффективность решений.

Вместе с тем расширяются возможности кадров управления. Новые методы хозяйствования, информационные технологии по­зволяют им эффективно решать проблемы.

Без соответствующих кадров невозможно реализовать нововве­дения в управлении, поэтому меры по его совершенствованию должны дополняться, закрепляться и развиваться в формах и ме­тодах определенной кадровой политики. Необходимо добиваться соответствия кадров управления задачам развития организации.

Категории кадров и система работы сними. По мере разделения труда в сфере управления и его специализации происходит отно­сительное обособление видов управленческой деятельности. В со­ответствии со структурой организации выделяют работников тех или иных органов и подразделений.

В зависимости от функциональной роли в процессе принятия и реализации решений выделяют руководителей, специалистов, вспомогательный персонал.

Руководители решают вопросы развития производства и дея­тельности аппарата управления, принимают и организуют реали­зацию решений.

Специалисты участвуют в подготовке решений, а затем в их ре­ализации.

Вспомогательный (технический) персонал осуществляет ин­формационное обслуживание аппарата управления.

Элементы системы работы с кадрами. Первый элемент - фор­мирование штатной структуры, определяемой структурой управления. Штатная структура - это система должностей, управлен­ческих профессий и штатное расписание.

Другой элемент системы работы с кадрами - их подбор. В со­став этого блока входят: набор работников, их выдвижение, рота­ция, резерв, расстановка и уход. Важнейшее звено подбора кад­ров - формирование управленческого коллектива.

Еще один важный элемент - оценка работников. Она прони­зывает всю систему работы с кадрами - набор, учебу, мотивацию деятельности.

Кадровая система - динамичная, развивающаяся область. В уп­равлении кадрами в общем виде выделяются те же блоки, что и в управлении всеми ресурсами.

Говоря о системе работы с кадрами, необходимо учитывать спе­цифику деятельности в государственном и негосударственном (ак­ционерные, частные, общественные организации) секторах. Госу­дарственная система работы с кадрами юридически регламентиро­вана, в негосударственных организациях порой вообще нет офор­мившихся систем работы с кадрами, господствуют эмпиризм и случайность. В некоторых негосударственных системах применяют те же положения, что и в государственных, однако стандарты госу­дарственного управления зачастую не учитывают особенности не­государственных организаций и не реализуют всех их преимуществ.

Подбор кадров - это прежде всего изучение кандидатов и выбор среди них работника для назначения на ту или иную должность. Существуют три основных вида назначения: набор, выдвижение, ротация.

Набор - это назначение, связанное с вовлечением в сферу уп­равления работников, ранее в ней не работавших. Именно здесь наиболее полно реализуются демократические основы управле­ния: при наборе нет ограничений по полу, национальности, расо­вым признакам. В то же время набор предполагает, что работник до перехода в сферу управления обязательно где-то уже работал. Сейчас при наборе большое внимание уделяют наличию специ­альной подготовки. При наборе происходит оценка общей при­годности кандидата к деятельности в системе управления.

Выдвижение - назначение работника, уже работающего в сис­теме управления, на новый, более высокий пост. Исключительно важное значение имеют назначение на руководящие посты, пере­ход из категории специалистов в категорию руководителей.

Ротация - это назначение, при котором либо название долж­ности остается прежним, но меняется место работы, либо изменя­ется и должность, но уровень поста остается тем же. Это переме­щение по горизонтали в отличие от выдвижения, которое проис­ходит по вертикали.

Выдвижение и ротация - перемещения работников внутри си­стемы управления. Предшествует им пребывание работника в ре­зерве.

Резерв -один из участков подбора кадров. Конечно, иногда приходится привлекать работников со стороны, но все же именно резерв должен стать основным источником для выдвижения и ротации.

Работник может не только приходить в систему управления, но и уходить из нее. Уход - обязательный компонент работы с кадра­ми, даже если он связан с выходом из системы управления. В лю­бом случае он создает вакансию, то есть завершает цикл подбора кадров и вызывает начало нового.

Подбор, как и другие звенья работы с кадрами, требует плано­вого подхода. Планирование - заключительный блок кадрового подбора. В системе планирования должны реализовываться прин­ципы, которым подчинен процесс в целом и все его компоненты.

Принципы набора кадров следующие.

Принцип ситуации: необходимо учитывать не только соот­ветствие кандидата должности, но и конкретную ситуацию.

Принцип сочетания работников из своей организации и со стороны. «Свои» работники знают организацию, привыкли к ней, в том числе и к ее недостаткам. «Чужие» трудно вписываются в коллектив, особенно в системе неформальных связей, но прино­сят свежий взгляд, новый опыт, новые идеи. Только сочетание тех и других определяет успех дела. Если надо круто изменить ситуа­цию или если возникли новые, ранее неизвестные проблемы, или просто затянулся межличностный конфликт, без внешних кадров не обойтись. И все же основа подбора кадров - свои работники, воспитанные в резерве.

Принцип сочетания «старых» и «молодых» кадров: первые - носители опыта, традиций, обеспечивают преемственность и ус­тойчивость руководства; молодые, как правило, более активны, охотнее идут на эксперименты, в ряде случаев лучше вооружены современными знаниями. Сочетание обеих групп работников обеспечивает необходимую эффективность управленческого кол­лектива.

Принцип динамизма, сочетание стабильности и мобильнос­ти. Стабильность позволяет проводить долгосрочные мероприя­тия, эффект от которых наступает не сразу, но по своим масшта­бам он очень значителен. Она ориентирует работника на устойчи­вые, перспективные результаты, уменьшает потери, неизбежные при смене должности. Но стабильность чревата опасностью при­выкания к сложившейся ситуации, в ряде случаев рождает самоус­покоенность. Стремясь не трогать заслуженных работников, руко­водитель при появлении проблем начинает добывать новые штат­ные единицы, чтобы привлечь специалистов. Мобильность - это планомерно организованное движение кадров, включающее и выдвижение, и ротацию.

Методы набора персонала из внутреннего источника разнооб­разны.

Внутренний конкурс - служба персонала может разослать во все подразделения информацию об открывшихся вакансиях, изве­стить об этом всех работающих, попросить их порекомендовать на работу своих друзей и знакомых.

Совмещение профессий - если исполнитель требуется на короткое время, для выполнения небольшого объема работы целе­сообразно использовать совмещение должностей самими работ­никами организации.

Ротация - весьма эффективна для некоторых организаций, особенно находящихся в стадии интенсивного роста. Возможны следующие варианты перемещений руководителей:

повышение (или понижение) в должности с расширением (или сужением) круга должностных обязанностей, увеличением (уменьшением) прав и повышением (понижением) уровня дея­тельности;

повышение уровня квалификации, сопровождающееся поруче­нием более сложных задач, не влекущим за собой повышения в должности, но сопровождающимся повышением зарплаты;

смена круга задач и обязанностей, не вызванная повышением квалификации, не влекущая за собой повышения в должности и роста зарплаты; такого типа ротация, как правило, приводит к расширению кругозора, повышению управленческой квалифика­ции и в конечном счете сопровождается должностным ростом ра­ботников организации.

К внешним источникам подбора персонала относится неопре­деленное число людей, способных работать в организации, но не работающих в ней в настоящий момент.

Система оценки кадров - это оценка итогов их работы. В силу особенностей деятельности кадров управления результаты эти вы­явить непросто, поэтому оценивают труд данного работника и его личные качества.

На практике существует два основных подхода к оценке кадров. Первый состоит в контроле за деятельностью работника, результа­том которого становится поощрение, наказание или продвижение по службе. При втором подходе делают акцент на поиске путей со­вершенствования работы и самореализации сотрудника.

В первом случае оценка осуществляется в форме аттестации членами экспертной комиссии, в сущности наделенными судейс­кими функциями, которые заслушивают отчет и выносят «приго­вор». Во втором случае работу оценивает непосредственный руко­водитель, выступающий прежде всего как советник, пытающийся вместе с подчиненным найти ошибки, пути их преодоления и ре­шения задач.

Успех аттестации предопределяется объективным, доброжела­тельным отношением к аттестуемым, хорошим знанием их, яснос­тью целей, четкостью критериев и показателей оценки, которые сегодня часто определяются совместно руководителем и подчи­ненными на основе перечня служебных обязанностей и личных целей.

Показатели, с помощью которых осуществляется оценка, могут быть количественными и качественными, причем последние вы­ражаются как в реальных величинах, так и в условных (баллах). К показателям предъявляются требования полноты и достоверности индивидуальности, сопоставимости как с предыдущим периодом, так и с достижениями других лиц.

Один из важнейших вопросов при деловой оценке персонала- выбор метода, с помощью которого оцениваются те или иные по­казатели.

Метод шкалирования (графического шкалирования рейтингов) предполагает балльное определение значений показателей. Каче­ство данного метода повышается при конкретизации описания от­резков шкалы. При этом следует стремиться к непосредственному отражению в шкале требований к рабочему месту (должности), что уменьшает возможность искажения оценок.

Простым и удобным в применении является метод альтерна­тивного ранжирования (упорядочения рангов). При аналитической оценке по каждому показателю составляют ранжированный ряд, например, по показателю «добросовестное выполнение заказов»: сотрудник 1 > сотрудник 2 > сотрудник 3 и т. д. Подобного рода ранжированный ряд отражается в таблице. Суммарная (обобщен­ная) оценка работников рассчитывается сложением отдельных рангов. Метод обладает рядом недостатков: не нормирована шкала ранжирования, высока субъективность оценки, невозможно дос­товерное заключение о качественной дистанции между двумя оце­ниваемыми объектами: разница в результате работы между сотруд­никами 1 и 2 может быть большой, а между сотрудниками 2 и 3 - незначительной.

Метод анкет (альтернативных характеристик) отличается от предыдущих тем, что он не использует систематизированные спо­собы измерения. Оценщику предлагается перечень высказываний об образе сотрудника. Он отмечает соответствие или несоответ­ствие конкретного высказывания этому образу.

Метод попарного сравнения позволяет выявить наивысшие рей­тинги среди различных сотрудников.

Результаты оценки - либо присвоение определенной квалифи­кации, либо признание работника соответствующим или несоот­ветствующим должности с определенными рекомендациями на будущее о сохранении в ней, повышении, понижении, увольне­нии.

Институт государственной службы призван решать задачи по формированию российской государственности, эффективной деятельности управленческого персонала. В связи с этим, законодательство о государственной службе прежде всего направлено на регулирование вопросов, связанных с установлением системы должностей в государственных органах, правилами и способами их замещения, подбором работников, их подготовкой и переподготовкой. Вместе с тем законодательство определяет содержание служебной деятельности, срок службы, порядок оплаты труда, права, льготы, правила увольнения со службы, и другие.

Государственная служба органично связана с органами государственной власти. Носителями части полномочий соответствующих органов государственной власти являются государственные служащие . Лицо, состоящее на государственной службе, занимает определенную государственную должность в федеральных органах государственной власти, органах государственной власти субъектов РФ, иных государственных органах, образуемых в соответствии с законодательством Российской Федерации. Законодательство охраняет неприкосновенность личности и прав государственных служащих при исполнении ими служебных обязанностей. В то же время оно устанавливает ответственность (вплоть до уголовной) за злоупотребление властью или служебным положением, превышение власти или служебных полномочий, халатность, взяточничество, должностной подлог и другие противоправные деяния.

К государственному служащему предъявляются определенные требования :

· Общие требования для служащих органов государственной власти и управления содержат возрастной и образовательный цензы.

· Специальные требования связаны с уровнем подготовки и квалификации работника.

· Дополнительные требования могут определять ограничения по стажу, специальности, наличию ученых степеней, званий и пр.

Соблюдение определенного уровня требований, предъявляемых к государственным служащим, составляет основу кадровой политики, которая всегда находились в центре внимания государственных органов, в том числе и Министерства внутренних дел Российской Федерации. Центральным звеном кадровой политики в МВД России является организация работы с кадрами. Ее осуществление, а также ответственность за качество этой работы возлагается на начальников органов внутренних дел.

Организация кадровой работы в системе органов внутренних дел основывается на Законе «О милиции», Положении о МВД России (утвержденном Указом Президента), Положении о службе в органах внутренних дел, других нормативных правовых актах. Эта работа предполагает обеспечение требований, предъявляемых к сотрудникам органов внутренних дел. При этом должно иметь место сочетание стабильности профессиональных кадров с их постоянным обновлением за счет притока новых сил.

Кадровая политика, проводимая Министерством внутренних дел Российской Федерации, должна обеспечивать постоянное совершенствование кадрового состава в целом, должна выражать стратегию кадровой работы в системе органов внутренних дел. Целью кадровой политики на стратегическом уровне является решение следующих долгосрочных задач:

· штатная численность на ближайшие годы, их состав и структура;

· процесс обучения и подготовки кадров в системе учебных заведений МВД России;

· совершенствование системы и структуры органов внутренних дел, обеспечивающих решение поставленных задач;

· развитие нормативно-правовой базы кадровой работы;

· научно-исследовательская деятельность по вопросам кадровой работы в органах внутренних дел;

· совершенствование системы социальной и правовой защиты сотрудников органов внутренних дел;

· взаимодействие с органами власти, местного самоуправления по вопросам работы с кадрами органов внутренних дел;

· работа со средствами массовой информации и гражданами.

Тактическое направление кадровой политики связано с решением текущих задач организации кадровой работы в практических органах, их службах и подразделениях. К задачам данного направления относятся:

· комплектование штатов органов внутренних дел;

· организационно-штатная и воспитательная работа с кадрами;

· организация системы профессионального обучения сотрудников органов внутренних дел;

· улучшение социальных условий их жизнедеятельности;

· повышение квалификации кадров и выдвижение в резерв руководящего состава органов внутренних дел;

· совершенствование организационно-штатной структуры;

· аттестация сотрудников органов внутренних дел;

· изучение кадрового состава и разработка мер, направленных на повышение его профессионального уровня;

· обучение руководителей методам и технике работы с коллективом и отдельными сотрудниками;

· контроль за соблюдением нормативных предписаний, регламентирующих порядок прохождения службы личным составом.

Важнейшей задачей кадровой работы в органах внутренних дел является постоянное обеспечение количественного и качественного состава кадров во всех его структурных звеньях. Деятельность органа внутренних дел, связанная с кадровой работой включает в себя постановку целей, принятие управленческих решений, организационную деятельность, в том числе постоянный контроль над организацией кадровой работы. В процессе развития этой деятельности были выработаны ее основные понятия и категории.

Кадры органов внутренних дел – это совокупность лиц, в качестве основной профессии или специальности выполняющих определенные слу­жебные обязанности в рамках установленной штатной численности органа внутренних дел и получающих за это вознаграждение.

В органах внутренних дел понятие «кадры» включает обязательное наличие у служебного лица специального звания рядового и начальствующего состава. К кадрам органов внутренних дел относятся также курсанты и слушатели специальных учебных заведений Министерства внутренних дел России. Лица, имеющие специальные звания, являются аттестованными сотрудниками органов внутренних дел. Неаттестованный (гражданский) технический и вспомогательный персонал в состав кадров МВД России не включается. Государственная служба кадров органов внутренних дел подразумевает осуществление специальных государственных полномочий лицами, занимающими штатные аттестованные должности.

Штат органа внутренних дел – это официальный документ (управленческое решение), который предоставляет право комплектования данного органа внутренних дел сотрудниками в соответствии с утвержденной численностью и составом. Однако понятие «штат» может иметь и другое значение. Штат – это общая и структурная численность органа внутренних дел, в том числе по его службам и подразделениям.

Для системы органов внутренних дел деятельность в этом направлении заключается в разработке и утверждении типовых структур, типовых штатов, лимитной и штатной численности.

· Типовые структуры и штаты предназначены для разработки и утверждения штатов конкретного органа внутренних дел.

· Лимитная численность выделяется и утверждается на основе объема финансирования и источников финансирования содержания штатов (федеральный и местный бюджеты).

· Штатная численность представляет собой численность личного состава сотрудников по службам и подразделениям для данного органа внутренних дел и объявляется приказом. Штатная численность должна соответствовать лимитной численности и не превышать ее.

В процессе комплектования штата ведется учет списочной численности, которая включает в себя сотрудников, зачисленных в кадры органов внутренних дел. По своей величине списочный состав может совпадать со штатной численностью или быть меньше ее, но не может ее превышать. Если списочный состав меньше штатной численности, то образуется некомплект – разница между штатной и списочной численностью по данному горрайлиноргану, его подразделению либо по определенной должностной категории (по составу штатов).

Состав штатов органов внутренних дел характеризуется квалификационными требованиями к служащим с учетом группы и специализации государственных должностей государственной службы. В соответствии с этим, состав штатов органов внутренних дел делится на:

· рядовой состав,

· младший начальствующий состав,

· средний начальствующий состав,

· старший начальствующий состав,

· высший начальствующий состав.

Структура кадров органов внутренних дел может классифицироваться по ряду признаков.

· По наличию базового образования : с высшим, средним специальным и общим средним образованием.

· По наличию юридического образования : выпускники вузов и лица, получившие среднее специальное юридическое образование.

· По стажу работы : сотрудники органов внутренних дел в должности до 3-х лет работы (начинающий специалист), от 3-х до 10 лет (основное ядро) и свыше 10 лет (профессиональное ядро).

Организационно-штатная работа – это вид управленческой деятельности, направленный на рациональное и эффективное использование сил и средств, выделяемых органам внутренних дел в целях выполнения возложенных на них задач и функций.

На всех иерархических уровнях организации органов внутренних дел они создаются, реорганизуются и упраздняются на основе Конституции России, конституций субъектов Российской Федерации, Положения о Министерстве внутренних дел России, Закона «О милиции» и других правовых актов. По отношению к Министерству внутренних дел России субъектом оргштатной деятельности выступают Президент и Правительство Российской Федерации, которые издают соответствующие указы и постановления. На уровне субъектов Российской Федерации оргштатная деятельность осуществляется соответствующими органами власти и управления и должна быть согласована с Министерством внутренних дел России. Непосредственно в структурах, подчиненных Министерству внутренних дел России, основным субъектом оргштатной деятельности являются Департамент кадрового обеспечения МВД России. При оргштатных преобразованиях не должны нарушаться утвержденные объемы и источники формирования органов внутренних дел. В частности: запрещается передавать численность одного вида (источника) на формирование подразделений, содержащихся за счет другого источника формирования. В соответствии со ст. 35 Закона РФ «О милиции» финансирование милиции осуществляется за счёт средств федерального бюджета, бюджетов субъектов Российской Федерации, местных бюджетов и иных поступлений в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Основными направлениями организационно-штатной работы в органах внутренних дел являются:

· приведение организационно-штатной структуры в соответствие с объемом выполняемых задач;

· выработка предложений по рациональному использованию, распределению и перераспределению имеющейся и дополнительной штатной численности;

· текущее и перспективное планирование необходимой штатной численности, содержащейся за счет средств федерального и местного бюджетов;

· разработка структуры и формирование штатов органов внутренних дел и подчиненных ему подразделений;

· внесение изменений в действующие штаты во исполнение приказов и иных нормативных правовых актов;

· методическая помощь руководителям органов внутренних дел в организационно-штатной работе.

Кадровое обеспечение деятельности органов внутренних дел – это комплекс организационных мероприятий и технических методов, связанных с реализацией кадровой политики в системе Министерства внутренних дел России. Кадровое обеспечение предполагает создание условий для нормальной деятельности органов и подразделений внутренних дел при выполнении возложенных на них обязанностей посредством подбора, расстановки, обучения и воспитания кадров, отвечающих определенным требованиям.

При выполнении практической деятельности в этом направлении следует учитывать содержание понятий «профессия» и «специальность». Профессия – это совокупность приобретенных в процессе профессионального обучения специальных знаний, навыков и умений применительно к определенной сфере трудовой деятельности. Специальность – более узкое понятие, выражающее определенную часть профессии, обычно составляющую круг обязанностей в процессе служебной деятельности.

Система работы с кадрами – это регламентированная нормативными правовыми актами система, которая реализуется в процессе осуществления кадрового обеспечения. Она предполагает определение общего количества работников, требований к их профессиональной подготовке, а также должностного состава (штатная расстановка). Ведущим компонентом системы работы с кадрами является непосредственная деятельность, связанная с подбором и отбором кадров, их расстановкой, профессиональным обучением и продвижением по службе.

· Подбор кадров рассматривается как процесс выбора кандидатов на службу, их изучения и оценки с целью выяснения общей профессиональной пригодности для выполнения служебных обязанностей по соответствующей должности. В процессе подбора кадров участвуют комплектующие структуры органов внутренних дел.

· Отбор кадров осуществляется специалистами и позволяет выделить из числа многих качеств кандидата на службу те, которые наиболее соответствуют характеру и содержанию предстоящей деятельности в органах внутренних дел (медицинские критерии, возраст, образовательный ценз, социально-психологические особенности и некоторые другие).

· Расстановка кадров заключается в целесообразном распределении сотрудников по подразделениям органов внутренних дел в соответствии с их индивидуальными профессиональными и морально-психологическими качествами.

· Профессиональная подготовка личного состава включает в себя учебу (подготовку) для утверждения в какой-либо должности в учебных заведениях системы Министерства внутренних дел России либо повышение квалификации, то есть краткосрочную учебу (подготовку) по занимаемой должности на соответствующих курсах. В систему профессиональной подготовки также входит система занятий по служебной подготовке, а также совершенствование знаний, умений и навыков в процессе непосредственного исполнения служебных обязанностей.

· Оценка кадрового состава (аттестование кадров) содержит мероприятия своевременного и достаточного распознавания основных качеств сотрудниковорганов внутренних дел. Оценка кадров должна проводиться методами, понятными оцениваемому и оценивающим, так как работник вправе потребовать обоснования полученной им высокой или низкой оценки своей деятельности, кроме того, он вправе обжаловать полученную оценку. В органах внутренних дел критерии оценки работников, процедура оценки и ее результаты регламентированы в нормативных актах.

Процедура аттестования заключается в установлении соответствия деловых качеств сотрудника занимаемой им должности. Результаты данной процедуры закрепляются в форме документа – Аттестации. На основе данного документа осуществляется продвижение по службе. Соответственно аттестации подлежат все сотрудники органов внутренних дел, а их аттестование должно проводиться регулярно. Текст аттестации составляется непосредственным руководителем, согласовывается вышестоящими начальниками и кадровым аппаратом, с ним знакомится аттестуемый, и утверждается начальником органа внутренних дел.

Деятельность, связанная осуществлением всего комплекса мероприятий по кадровому обеспечению возлагается на кадровый аппарат . В горрайорганах через это подразделение реализуется кадровая политика, формируются коллективы органов внутренних дел. К сожалению, в деятельности кадровых аппаратов, особенно в низовых структурах управления, при организации работы не в полной мере используются современные технологии делопроизводства. Поэтому в настоящее время Министерством внутренних дел Российской Федерации большое внимание уделяется вопросам совершенствования кадровой работы, принимаются соответствующие организационно-правовые меры.

Задачи деятельности кадрового аппарата направлены, прежде всего, на повышение качественного состава кадров органов внутренних дел. Среди них:

· регулярный анализ профессионального, общеобразовательного, возрастного состава и иных социально-демографических характеристик кадров;

· аттестация кадров органов внутренних дел;

· изучение и научно обоснованная оценка качеств сотрудников с привлечением современных методов социологического исследования;

· формирование кадрового резерва;

· выявление потребностей в обучении и повышении квалификации, исходя не только из интересов министерства, но и принимая во внимание индивидуальные пожелания;

· разработка программ стимулирования к повышению уровня образования и квалификации, создание необходимых для этого предпосылок;

· выработка и реализация предложений по улучшению условий жизнедеятельности сотрудников, оказание помощи сотрудникам в защите их прав и законных интересов;

· изучение передового опыта работы с кадрами, планомерное применение его в собственной деятельности;

· исследование закономерностей сменяемости кадров и разработка предложений, направленных на снижение текучести кадров, укрепление профессионально состава.

Функции кадровых подразделений должны соответствовать их положению в иерархии уровней управления органами внутренних дел. Для успешного осуществления всех функций необходимо обеспечить профессиональный состав кадров в этих подразделениях. Подбор, воспитание и расстановка кадровых работников занимает приоритетное место в совершенствовании системы кадровой деятельности в органах внутренних дел. Обучение и подготовка специалистов – организаторов кадровой работы, а также в сфере управления кадровой работой является одним из компонентов совершенствования системы управления.

Страница 14 из 19

Практика работы с кадрами

Это направление деятельности менеджера по управлению персоналом нацелено на решение одной из главных задач управления предприятием -формирование устойчивого трудового коллектива и предоставление каждому поступающему такого вида профессиональной деятельности, который больше всего соответствует психическому складу личности, призванию как совокупности нужных профессиональных способностей и желания работать по данной профессии.

Решение конкретных задач профориентации, подбора и подготовки кадров имеет большое социально-экономическое значение. Во-первых, это способству­ет обеспечению предприятия кадрами, которые могли бы наиболее эффективно выполнять порученные им задания, а также снижению текучести кадров, сокращению сроков обучения и т.п. Во-вторых, в работе менеджера проявляется и большой социально-психологический эффект, который заключается в создании условий для всестороннего развития личности работников.

В сфере кадровых вопросов перед менеджерами открывается широкое поле профконсультационной деятельности. Консультирование людей, которые обращаются на предприятие, чтобы найти устраивающую их работу, является одним из видов профориентационной деятельности. Менеджер-консультант, исходя из имеющихся у него данных (сведения о профессиональном составе работников данного предприятия, о квалификационных требованиях по отдельным профессиям, о возможностях совершенствования и повышения квалификации на предприятии), определяет совместно с поступающим его профессиональную перспективу. При этом учитываются психологические свойства поступающего (способности, интересы, черты характера и т.п.), его личные особенности, которые выявляются, например, в беседе.

Для изучения способностей, интересов, ценностных ориентаций и других параметров личности используются различные психодиагностические средства. К числу таких средств можно отнести психологические тесты профессиональ­ных интересов, потенциальных способностей, различные приемы исследования личности. Эти средства приобретают все большее значение не только в научно-исследовательской, но и в профконсультационной деятельности менеджера по управлению персоналом. Исследования показывают, что лица, получившие профессиональную специализацию с учетом их психологических характеристик, испытывают большее удовлетворение от своего труда. Это самым благоприят­ным образом сказывается на показателях работы всего предприятия - увеличива­ет производительность труда, повышает трудовую дисциплину и т.д. И наоборот, несоответствие человека той или иной должности приводит к неудовлетворен­нос­ти работой, удлиняет сроки обучения, увеличивает вероятность несчастных случаев.

Подбор кадров начинается с изучения списка профессий, используемых на данном предприятии. Результаты такого изучения оформляются в виде профессиограмм - описания социально-экономических, производственно-технических, санитарно-гигиенических, психологических и других характеристик профессии. Частью профессиограммы является психограмма - характеристика психологических требований данной профессии. Например, профессия размет­чи­ка предъявляет особые требования к работнику в отношении глазомера, внимания, операционной памяти, пространственных представлений, творческо­го воображения. Психограмма может использоваться в целях совершенствова­ния процесса производственного обучения, в этом случае она помогает определить те профессиональные свойства, которые поддаются развитию в процессе обучения. К таким свойствам относятся в основном психомоторные свойства и пространственно-временная координация трудовых действий.

Подбор кадров предполагает оценку свойств поступающих на работу с точки зрения успешного выполнения данного вида деятельности. Для этого используются различные методы интервьюирования и психологические тесты. На основе сопоставления полученных и обработанных данных с требованиями профессии делается заключение о степени профессиональной пригодности того или иного кандидата. При этом учитывается возможность компенсации некоторых недостаточно развитых качеств за счет более высокого развития других качеств.

В организациях, где людей оценивают достаточно объективно, часто один работник может отбираться из сотен претендентов. Например, в американских компаниях применяют четыре главных фактора отбора и продвижения работников: высокая квалификация, способность к обучению, опыт общения и готовность к сотрудничеству.

Для подавляющего большинства профессий нет таких психологических свойств личности, которые противоречат требованиям этих профессий. Однако, как отмечает известный отечественный психолог К.М.Гуревич, никто не начинает профессиональную деятельность со сложившимся и во всем готовым психофизиологическим аппаратом, отвечающим всем профессиональным требованиям. Формирование этого аппарата - сложный процесс, зависящий от стремления человека овладеть профессиональным мастерством, и ближайшее социальное окружение имеет при этом огромное значение. Поэтому важно, чтобы в работе по организации подготовки кадров и повышения их профессионального мастерства менеджер принимал самое деятельное участие, так как он может сыграть большую роль в создании положительной профессиональной мотивации, в рационализации трудовой деятельности путем выявления наиболее трудных приемов работы и специальной тренировки.

Психологические вопросы профессионального обучения актуальны на современном этапе по той причине, что по большому числу видов производства каждые 10 лет происходит частичное или пoлнoe обновление технико-технологической базы, ведущее к существенным измениениям в содержании и характере труда, а следовательно, и к изменениям в требуемых профессиональ-ных знаниях и умениях. В этом плане одной из задач менеджеров по управлению персоналом является участие в организации самого процесса профессиональной подготовки. Рациональная организация производственного обучения требует прежде всего обоснованного решения, чему обучать, в какой последовательности и как. Это решение основывается на данных профессиограмм, с помощью которых можно разработать для каждой профессии научно обоснованные программы и методы обучения, обеспечить индивидуальный подход к обучающимся, с тем чтобы способствовать формированию оптимального индивидуального стиля трудовой деятельности.

Одной из главных задач менеджера как специалиста в области решения кадровых вопросов является работа, связанная с повышением устойчивости трудового коллектива. Эта работа в значительной степени сводится к сохранению и развитию социально-производственного потенциала предприятия в услови­ях динамичности кадрового состава. В качестве важнейшей проблемы выступает при этом регулирование процесса адаптации работников на предприятии.

Промышленная адаптация - это постепенное вхождение нового работника в конкретные условия профессионального труда. Социальная адаптация -приспособление к совокупности новых ролей и связей с окружающей социальной средой, вследствие чего достигается определенное соответствие индивидуальных потребностей организационным требованиям. Менеджер по управлению персоналом должен содействовать процессу адаптации не только в профессиональной деятельности, при подборе и подготовке кадров. Важно, чтобы он держал под своим постоянным контролем тех, кто приступил к работе на предприятии, и способствовал преодолению ими возникающих трудностей.

В компетенции менеджера по управлению персоналом лежит создание определенной системы информационного обеспечения адаптационных воздействий, без которой процесс адаптации не является управляемым. К средствам и способам информационного обеспечения контроля адаптации можно отнести периодические беседы с адаптантом на рабочем месте, беседы с руководителями различных уровней, комплексные исследования степени удовлетворенности трудом, анализ объективных данных о производственной деятельности работника и т.д. Полученная информация входит в систему организационного обеспечения процесса адаптации на предприятии. Такая система может базироваться, например, на стандартах предприятия, которые определяют основные процедуры воздействия разных звеньев управления на адаптанта. Интегрированная система информационного и организационного обеспечения контроля адаптации позволяет не только управлять указанным процессом, определять пути профессионального роста, но и осуществлять эффективные профилактические меры для устранения причин текучести кадров на предприятии.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Подобные документы

Теоретические аспекты системы работы с персоналом. Организационно-экономическая характеристика ОАО "Курганхиммаш". Анализ его деятельности по управлению кадрами. Основные мероприятия по совершенствованию управления персоналом и оценка их эффективности.

дипломная работа , добавлен 11.01.2011


Теоретические аспекты, касающиеся управления поведением персонала. Анализ и оценка действующей системы управления персоналом в исследуемом предприятии. Разработка направлений и мероприятий по совершенствованию и оптимизации системы управления кадрами.

дипломная работа , добавлен 05.11.2010


Теоретические основы анализа эффективности системы формирования и использования кадров на предприятии. Анализ системы подбора и управления кадрами в СД УГПСС "Укрпочта". Пути повышения эффективности подбора и использования кадров в СД УГПСС "Укрпочта".

курсовая работа , добавлен 03.03.2010


Теоретические аспекты управления персоналом. Анализ системы менеджмента на предприятии МУП "Водоканал": оценка финансовой устойчивости, ликвидности баланса, кадрового состава, движения кадров, системы заработной платы и организации работы с персоналом.

дипломная работа , добавлен 13.05.2013


Основные концепции управления персоналом современных предприятий. Краткая характеристика ООО "ПО Энергокоплект", анализ существующей системы управления персоналом на предприятии. Предложение по совершенствованию системы стимулирования труда работников.

курсовая работа , добавлен 06.03.2016


Принципы управления персоналом на предприятии, этапы адаптации новых работников в организации. Характеристика и анализ работы ОАО "ЭЛЕМА", его организационная структура, описание продукции и рынков сбыта, методы совершенствования работы с персоналом.

дипломная работа , добавлен 14.07.2010


Теоретические основы организации заработной платы работников предприятия, их мотивирование и материальное стимулирование. Сущность и функции заработной платы, формы и системы оплаты труда. Особенности системы управления персоналом на предприятии.

курсовая работа , добавлен 20.11.2013