Официально деловой стиль предложения примеры. Официальный деловой стиль документа, языка, речи, письма, переписки, текста. Формальная лексика, особенности, примеры, шаблоны, образцы. Официально-деловой стиль: структура
14-13 ОФИЦИАЛЬНО-ДЕЛОВОЙ СТИЛЬ
Официально-деловой стиль – это такая разновидность литературного языка, которая обслуживает сферу официальных деловых отношений: отношение между государственной властью и населением, между странами, между предприятиями, организациями, учреждениями, между личностью и обществом.
Функция делового стиля заключается в том, что он изложению характер документа и тем самым переводит отраженные в этом документе различные стороны человеческих отношений в разряд официально-деловых.
Официально-деловой стиль подразделяется на две разновидности:
Официально-документальный,
Обиходно-деловой.
Официально документальный подстиль включает язык дипломатии и язык законов. Его основные жанры – это выступления на приемах, доклады, законы, международные договоры, официальные сообщения.
Обиходно-деловой подстиль включает служебную переписку и деловые бумаги (заявление, справка, приказ, акт и др.)
Наиболее общим отличительным признаком официально-делового стиля является намеренно сдержанная, строгая, безлично-объективная тональность (официальная окраска), служащая выражению констатирующего и предписывающего характера документов. В официально-деловом стиле высок уровень обобщения и в то же время конкретизации, так как в текстах отражаются конкретные ситуации, есть указание на конкретных лиц, предметы, даты. Отличительным признаком стиля является так же широкое использование стандартных языковых средств выражения. К тому же стандартизация затрагивает в официально-деловом стиле не только языковые средства, элементы формы, а весь документ или письмо в целом.
Основными особенностями языка служебных документов Являются следующие:
Употребление канцелярских штампов – воспроизводимых лексико-
фразеологических единиц, которые соотносятся с часто повторяющимися ситуациями, распространенными понятиями (за отчетный период, принимая во внимание, выдана для предоставления, прослушав и обсудив…).
Использование слов-наименований лиц по действию, состоянию (вкладчик,
квартиросъемщик); собирательных существительных (выборы, дети, родители); название лиц по профессии и социальному положению значение совокупности (граждане, служащие).
Введение специальной терминологии, не имеющий синонимов в
общеупотребительной лексике (приказ, протокол, согласовано, в приказ, сторона, реализация…).
Ограничение возможности лексической сочетаемости слов. Например, служебное письмо – составляется (не пишется, не направляется, не посылается).
Преобладание имен существительных.
Использование отглагольных существительных (проезд, выполнение).
Большинство форм инфинитива выступают в значении долженствования (считать, принять, должен, обязан).
Почти полное отсутствие личных местоимений 1 и 2 лица и соответствующих личных форм глагола.
Употребление преимущественно форм настоящего времени глагола в значении предписания или долженствования, а также форм глагола со значением констатации (комиссия осмотрела).
Широкое распространение сложных отыменных предлогов (в целях, в силу, по линии, в части).
Употребление по преимуществу следующих синтаксических конструкций: простые предложения (как правило, повествовательные, личные, распространенные, полные), с однородными членами, обособленными оборотами, с вводными и вставными конструкциями, преобладание в предложениях союзной связи над бессоюзной; безличные предложения.
Использование прямого порядка слов в предложениях.
Рассмотрим подробнее жанры, в которых реализуется обиходно-деловой
подстиль (служебные документы).
Документы – это письменные тексты, имеющие юридическую (правовую) значимость. Служебные документы обладают следующими обязательными качествами:
достоверность и объективность
точность, исключающая двоякое понимание текста
максимальная краткость, лаконизм формулировок
безупречность в юридическом отношении
стандартность языка при изложении типовых ситуаций делового общения
нейтральный тон изложения
соответствие нормам официального этикета, который проявляется в выборе
устойчивых форм обращения и соответствующих жанру слов и словосочетаний, в построении фразы и всего текста.
Документы должны составляться и оформляться на основе правил, изложенных в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД).
Вид документа должен соответствовать данной ситуации и компетенции учреждения. Форма документов разных видов унифицирована. Многие документы состоят из отдельных элементов – реквизитов, набор которых определяется видом и назначением документа (например, адресант, адресат, дата, наименование документа, подпись). В тексте документа обычно выделяются две смысловые части: в одной излагаются причины, основания и цели составления документа, в другой – выводы, предложения, просьбы, рекомендации, распоряжения. Некоторые документы могут состоять из одной части: заявление, приказ, письмо.
Документы не однородны по степени унификации и стандартизации. Одну группу составляют документы, в которых единообразной является не только форма, но и типовое содержание, например, паспорт, дипломы, бухгалтерские счета и др. В другую группу входят документы, имеющие унифицированную форму, но вариативное содержание, т. е. Значительно различаются по имеющейся в них информации (автобиография, акт, отчет, заявление, приказ и т. п.)
Выделяют следующие виды документов по функциональному значению:
Деловые письма
Организационно-распорядительные
Информационно-справочные
Инструктивно методические
Организационно-распорядительные документы – это постановление,
распоряжение, приказ и др.
Приказ является самым распространенным жанром распорядительных документов. Он издается по основным вопросам, а именно по вопросам внутренней жизни учреждения, организации, предприятия, по вопросам создания, ликвидации, реорганизации учреждений и т. д.
Текст распорядительного документа должен иметь заголовок. Заголовок начинается с предлога о (об) и формулируется при помощи существительных, называющих основную тему документа. (О назначении…, О мерах…).
Текст состоит из двух взаимозависимых частей – констатирующей и распорядительной.
Констатирующая часть – это введение в существо рассматриваемого вопроса. В ней могут быть перечислены факты, события, дана оценка, пересказ акта вышестоящего орана, во исполнение которого издается данный распорядительный документ.
Распорядительная часть излагается в повелительной форме. В зависимости от вида документа она начинается словами: постановляет, решает, предлагаю, приказываю, которые печатаются прописными буквами, т. е. Зрительно выделяются.
Предписываемые действия выражаются глаголами в неопределенной форме (подготовить, зачислить, обеспечить, организовать).
Официально-деловой стиль речи является одним из пяти функциональных стилей русского языка. Основной его особенностью является то, что он служит для оформления официально-деловых отношений в обществе. Эти отношения могут возникать в процессе взаимодействия по различным деловым поводам между государствами, организациями, внутри них, между гражданами и организациями. Официально-деловой стиль речи имеет широкую сферу применения: от государственных актов и международных договоров (юридический и дипломатический подстили) до деловой переписки – деловых писем, заявлений, справок и пр. (административно-канцелярский подстиль).
Целью настоящего пособия является отобразить многообразие тех деловых взаимоотношений, которые существуют внутри одного государства и которые возникают в процессе жизнедеятельности его граждан. Как следствие этих отношений будут выступать различные документы.
Далее будет представлена классификация информационных и организационно-распорядительных документов административно-канцелярского подстиля и приведены образцы их оформления. Классификация осуществляется по признаку наличия тех действующих лиц, которые вступают в деловые отношения: организации, граждане внутри организации, граждане и организации.
Образцы оформления текстов документов, возникающих как следствие отношений между организациями.
Сопроводительное письмо
Возвращаем __________________________________________
(подписанный и заверенный печатью)
Экземпляр(а) _______ (договор №____) от __________
на __________________________________________________
а также _____________________________, которую просим
Направляю Вам протоколы испытаний _____________________________________________________
Испытание показало следующие результаты: ______________
Направляем подписанный с нашей стороны договор № _______ от ____________. Справка о финансировании будет выслана ________________.
Письмо-подтверждение
Подтверждаем получение Вашего письма № _____ от _________, в котором Вы ____________________________________________________
Наше решение будет сообщено до _________________
Подтверждаем получение Вашего письма от _________, в котором Вы просите _______________________________________________________
С сожалением сообщаем, что в настоящее время завод испытывает большие трудности по выполнению этого задания и не может выполнить Вашу просьбу.
Письмо-напоминание
Напоминаем Вам, что по плану совместных работ по _______________________________________________________________
Вы должны ____________________________________________________
предлагаем Вам не позднее _____________________ закончить предусмотренные планом работы.
Вторично посылаем Вам _________________________________________
(сведения, заявку, смету и т.д.)
на ____________________________________________________________
Убедительно просим подтвердить факт их получения как можно скорее.
Письмо-извещение
Главному бухгалтеру Министерства ___________________
Ставим Вас в известность, что для оказания технической помощи СМУ-1 в строительстве горячепрессового цеха руководство завода решило выделять ежедневно два самосвала и автокран, списывая эти транспортные расходы за счет завода.
Главный бухгалтер завода «Прогресс» __________________
(подпись)
Письмо-приглашение
Главному инженеру завода «Прогресс»
Михееву Ю.А.
Уважаемый Юрий Александрович!
Направляю Вам на отзыв работу «Методические рекомендации по унификации и агрегатированию в машиностроении».
Убедительно прошу принять участие в качестве оппонента в заседании Научно-технического совета по обсуждению этой работы, которое состоится в конце февраля.
О времени и месте проведения заседания будет сообщено дополнительно.
Ученый секретарь НТС________________
(подпись)
Гарантийное письмо
Завод «Прогресс» убедительно просит предоставить имеющуюся на Вашем предприятии модель гибочного станка, сконструированную инженеров Вашего предприятия Зубовым А.А.
Гарантируем возврат в месячный срок с момента доставки.
Благодарим за Вашу готовность оказать нам поддержку в этом деле, высказанную в беседе с нашим главным инженером.
(подпись)
Письмо-запрос
Главному механику завода
Плахову Н.С.
Для возможности оформления финансирования в промбанке строительства навеса в цехе №33 по нижелимитным ассигнованиям, прошу дать опись работ и их объем для составления сметы.
Директор завода «Прогресс» ___________
(подпись)
Письмо-требование
2003 г. №_______
Зам. директора завода______________
Направляем Вам иск ____________________________________________
на уплату __________ руб. за _____________________________________
и просим не позднее _________________ дать Ваше заключение по существу (иска).
Приложение: на 3 листах.
Письмо-просьба
Зав. кафедрой иностранных языков
______________________
Прошу допустить сотрудника нашего предприятия Данилова Александра Петровича к сдаче кандидатского экзамена по английскому языку.
Зам. директора завода «Прогресс» ___________
(подпись)
Образцы оформления текстов документов, возникающих как следствие отношений между гражданами внутри организаций.
Докладная записка
Штамп предприятия
Наименование должности лица,
которому подается докладная
записка, его ФИО, с включением
наименования организации
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
Текст докладной записки (информация, предложение и его аргументация).
Приложение: 1. …
Объяснительная записка
Штамп предприятия Наименование должности лица, которому подается
объяснительная записка, и его ФИО
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
Текст докладной записки (информация относительно какого-либо факта или документа).
Наименование и подпись адресанта – должностного лица.
Дата (если она не предусмотрена в штампе или на бланке организации).
Постановление
Наименование учреждения,
правительства, издавшего постановление
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
Дата. №…
Название города
В связи с … (наименование учреждения, правительства, издавшего постановление)…
ПОСТАНОВЛЯЕТ
Должность лица,
издавшего постановление Подпись И.О. Фамилия
Секретарь Подпись И.О. Фамилия
4. Приказ
Наименование учреждения
Дата. №…
Наименование приказа (о чем?)
ПРИКАЗЫВАЮ
издающего приказ
Выписка из приказа
Наименование учреждения
Выписка из приказа
Дата. №…
Наименование приказа (о чем?)
В соответствии с … необходимо…
ПРИКАЗЫВАЮ
Наименование должности лица, Подпись
издающего приказ
Протокол
Наименование министерства
или ведомства
НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ
ПРОТОКОЛ
Дата. №…
Название города
Собрание трудового коллектива
Председатель Фамилия И.О.
Секретарь Фамилия И.О.
Присутствовали Фамилия И.О. членов коллегиального органа
Повестка дня
И.О. Фамилия – Запись доклада или – (Текст доклада прилагается).
ВЫСТУПИЛИ
И.О. Фамилия – Запись выступления или – (Текст выступления прилагается).
ПОСТАНОВИЛИ
Рассмотрение 2-го вопроса повестки дня по схеме 1-го вопроса
Секретарь Подпись И.О. Фамилия
Выписка из протокола
Наименование министерства
или ведомства
НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ
Наименование структурного подразделения
ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА
Дата. №…
Название города
Тема обсуждаемого вопроса
Председатель Фамилия И.О.
Секретарь Фамилия И.О.
Присутствовали ____ человек (список прилагается)
Повестка дня
О чем слушается вопрос, доклад (отчет, сообщение), название должности, Фамилия И.О. в родительном падеже
1. СЛУШАЛИ
И.О. Фамилия (Текст доклада прилагается).
ПОСТАНОВИЛИ
Постановляющая часть по схеме: действие – исполнитель – срок.
Председатель Подпись И.О. Фамилия
Секретарь Подпись И.О. Фамилия
Делопроизводитель Подпись И.О. Фамилия
Наименование учреждения
Дата. №…
Название города
Наименование акта (о чем?)
Основание: на основании чего издается акт
Составлен комиссией
Председатель наименование должности ФИО
Члены комиссии наименование должности ФИО
Присутствовал наименование должности ФИО
Изложение результатов работы комиссии
Составлен в ______ экземплярах
1-й – (кому?)
2-й – (кому?)
Председатель ФИО
Члены комиссии ФИО
Присутствовал ФИО
В дело 00-00
Образцы оформления текстов документов, возникающих как следствие отношений между гражданами и организациями.
Доверенность
ДОВЕРЕННОСТЬ
Я, ФИО, домашний адрес, номер паспорта, в связи с (чем?)… доверяю ФИО, домашний адрес, номер паспорта, (что?)…
Дата ФИО (доверителя)
Подпись ФИО (доверителя) удостоверяю.
Должность удостоверяющего. Подпись.
ФИО (удостоверяющего подпись)
Заявление
Лицо, которому направляется заявление
(его должность, ФИО)
ФИО в Род. п. (адрес проживания
или наименование должности)…
ЗАЯВЛЕНИЕ
Изложение просьбы.
Подпись заявителя
Справка
Угловой штамп органа,
выдающего справку
Дана ФИО в том, что (повод выдачи справки)…
Дана для предоставления в… (место, по которому необходимо предоставить справку).
Должность лица, выдавшего справку.
Печать. Подпись должностного лица.
Дата (если она не предусмотрена в штампе или на бланке организации).
Биография
Я, ФИО , родил(а)ся число, месяц, год рождения, название города . С ___ по ____ год обучал(а)ся в средней школе N __. В ____ году поступил(а) в наименование учебного заведения, факультет . В ______ году закончил(а) наименование учебного заведения, факультет, специальность , получив диплом с отличием. Имею квалификацию наименование квалификации . С ____ по ____ год работал(а) в полное название места работы в качестве наименование профессии, специальности . С _____ года являл(а)ся соискателем ученой степени кандидата _________ наук при кафедре наименование кафедры учебного заведения . В ____ году поступил(а) в очную целевую аспирантуру, которую успешно закончил(а) в _____ году, защитив кандидатскую диссертацию по теме "Наименование темы ". C ____ года работаю в полное название заведения, места работы . Женат (замужем).
Муж (жена): ФИО, год рождения.
Сын (дочь): ФИО, год рождения.
Дата Подпись
Резюме
Сергей Алексеев
|
[введите свою цель] |
|
|
Опыт работы |
1990–1994 Предприятие «Башмачок» Москва Руководитель планового отдела Введена новая система планирования. Увеличены объемы продаж на 13%. Уменьшены издержки производства на 23%. |
|
1985–1990 Предприятие «Башмачок» Москва Заместитель руководителя планового отдела Увеличены объемы продаж на 7%. Организована единая компьютерная сеть. Введены в строй 4 филиала предприятия. |
|
|
1980–1984 Трикотажная фабрика № 3 Москва Старший экономист Введена новая система расчетов с торговлей. Улучшена связь с поставщиками. Стажировка на головном предприятии. |
|
|
1975–1980 Трикотажная фабрика № 3 Москва Экономист Рост числа продаж на 40%. С отличием закончены курсы повышения квалификации. |
|
|
Образование |
1971–1975 Институт легкой промышленности Москва Факультет: Экономика легкой промышленности. Специальность: Экономист. |
|
Увлечения |
Компьютеры, автомобили, чтение. |
Наверное, каждому хоть однажды приходилось сталкиваться с необходимостью написания делового письма. При его составлении невольно приходишь к выводу, что это совсем непросто. Существует множество правил и норм написания деловых писем, которые нужно знать. В статье подробно описывается процесс составления документа, приводятся образцы делового письма, рассматриваются их виды и оформление.
Бланк
Готовые бланки придадут солидности и укажут на надежность компании. Они содержат необходимую информацию об организации, такую как:
- Наименование.
- Адрес.
- Контактные телефоны.
- Сайт.
- Электронную почту.
- Логотип.
- Другие контактные данные.
Строгих правил по бланкам нет. Поэтому в каждой организации самостоятельно решают, какую информацию в них закладывать.
Как правильно писать деловые письма? Подготовка
Деловые письма пишутся и оформляются определенным образом, подчиняясь присущим им правилам и требованиям. В зависимости от цели автор подробно продумывает содержание, чтобы получить рассчитываемый им результат. Он должен ясно представлять, какую информацию адресат уже знает по теме письма, из чего исходить и что нового в нем будет. Аргументы зависят от того, какую цель преследует автор. Процесс подготовки делового письма можно разделить на следующие этапы:
- Изучение вопроса.
- Написание проекта письма.
- Его согласование.
- Подписание.
- Регистрация.
- Отправка адресату.
Структура деловых писем
При составлении письма необходимо его информационно насытить, то есть вложить туда все необходимые сведения. Оно может быть простым или сложным. В простом письме содержание ясно и коротко отображает информацию, в основном не требующую от адресата ответа. Сложное может состоять из нескольких разделов, пунктов и абзацев. В каждом абзаце излагается один аспект информации. Образцы делового письма такого типа обычно состоят из вступительной, основной и заключительной частей.
Ниже приведен пример написания делового письма - вступительной его части.
В основной части описываются ситуации, события, приводится их анализ и доказательства. Именно в этой части убеждают, что нужно поступить тем или иным образом, доказывают, как дело обстояло и информируют о необходимости в участии в каком-либо мероприятии, приводя разные аргументы.
В заключении содержатся выводы, которые делаются в виде предложений, просьб, напоминаний, отказов и так далее.
Пример написания делового письма - заключительной его части - представлен ниже. Здесь резюмирует требование, изложенное в основной.
Вся приводимая информация должна быть оптимально последовательна и понятна для восприятия.
Каждое письмо начинается с обращения, выровненного по центру. Эта маленькая часть исключительно важна. При его выборе автор должен учитывать:
- Позицию адресата.
- Характер отношений.
- Официальность.
- Этикет.
В конце письма должна содержаться вежливая форма. Например: «...Выражаю надежду на дальнейшее сотрудничество (благодарность за приглашение)...». После этих фраз следует подпись автора.
Стиль
Все письма должны быть выдержаны в официально-деловом стиле, что означает использование средств речи для официально-деловых отношений. Особенности такого языка формируются при следующих обстоятельствах:
- Основными участниками деловых отношений являются юридические лица, от имени руководителей и должностных лиц которых пишутся письма.
- Отношения в организациях имеют жесткий регламентированный характер.
- Предметом общения является деятельность компании.
- Документы управленческого характера в основном имеют конкретного адресата.
- Часто в процессе деятельности организации встречаются одинаковые ситуации.
В связи с этим изложенная в деловом письме информация должна быть:
- Официальной, безличностной, подчеркивающей дистанцию между участниками общения.
- Адресной, предназначенной конкретному адресату.
- Актуальной в момент написания письма.
- Достоверной и беспристрастной.
- Аргументированной для побуждения к совершению получателем каких-либо действий.
- Полной для возможности принятия решения.
Требования
Деловое письмо должно соответствовать следующим требованиям:
- Речь стандартизирована на всех уровнях - лексическом, морфологическом и синтаксическом. В ней содержится множество оборотов, терминов и формул.
- Тон написания - нейтральный, сдержанный и строгий, без употребления эмоциональных и экспрессивных языковых выражений.
- Точность и ясность текста, без логических ошибок, четкость и продуманность формулировок.
- Лаконичность и краткость - без использования выражений, несущих дополнительный смысл.
- Использование языковых формул, сформированных в результате повторяющихся ситуаций.
- Употребление терминов, то есть слов или словосочетаний, имеющих специальные понятия.
- Использование сокращений, которые могут быть лексическими (то есть сложносокращенные слова, образованные удалением букв из частей слов: ООО, ГОСТ и так далее) и графическими (то есть обозначения слов в сокращенном виде: гр-н, ж-д и другое).
- Употребление конструкций в родительном и творительном падежах.
- Словосочетания с отглагольными существительными («оказать поддержку» вместо «поддержать»).
- Использование простых распространенных предложений.
Вышеприведенные образцы делового письма ниже показаны в полной версии (с основной частью). Информация отвечает всем требованиям официально-делового стиля.
Виды деловых писем
Лучше всего деловое письмо писать по какому-либо одному конкретному вопросу. В случае необходимости решения нескольких вопросов сразу, рекомендуется составлять несколько разных вариантов.
Деловые письма могут быть по своему содержанию:
- Сопроводительными. Такие письма обычно нужны для сообщения о том, куда направить документы.
(Как написать деловое письмо? Образец сопроводительного письма поможет тем, кому нужно составить этот вид документа.)
- Гарантийными. Они пишутся для того, чтобы подтвердить какие-либо обещания или условия. Может гарантироваться, например, плата за работу, аренду, сроки поставки и другое.
- Благодарственными. Их стали применять особенно часто в последнее время. Такие письма демонстрируют хороший тон партнерских отношений. Они могут быть оформлены на обычном бланке или же на цветной бумаге с красивым принтом.
(Как написать деловое письмо? Образец благодарственной разновидности составляется в свободной форме в зависимости от задач, которые им решаются. В данном случае письмо в самой короткой форме выражает свою суть. Такой образец, выполненный на цветной бумаге с орнаментом, может висеть на стене в помещении компании на почетном месте.)
- Информационными.
- Инструктивными.
- Поздравительными.
- Рекламными.
Также бывают письма:
- Предложения о сотрудничестве. Достаточно распространенные в последнее время, посылаемые организациям, часто носят рекламный характер, например, как этот образец. Коммерческие письма написать довольно сложно, нужно учитывать множество нюансов, чтобы на него обратили внимание, а тем более заинтересовались. Но если составить по нижеприведенному образцу, оно имеет все шансы на успех.
- Приглашения. Их посылают, предлагая участвовать в различных мероприятиях. Обычно они адресуются руководителю или должностному лицу, но могут адресоваться и целому коллективу.
- Запросы.
- Извещения.
- Просьбы и многие другие.
Как написать ответ на письмо. Пример
Ответ надо начинать с повторения просьбы, изложенной в первом письме. Потом приводятся результаты ее рассмотрения и высказывается одобрение или мотив отказа. Деловое письмо-ответ может содержать альтернативное решение ожидаемой информации. Обычно оно отвечает следующим принципам:
- Наличие ссылки на первое письмо и его содержание.
- Одинаковые языковые средства.
- Сопоставимые объемы и аспекты содержания.
- Соблюдение определенной последовательности.
Оформление
Помимо использования фирменных бланков деловых писем, необходимо учитывать и другие тонкости при их оформлении. Это реквизиты, правила сокращений, написания адреса, заголовка, длина текста, ширина полей и другое.
Образцы делового письма помогают составить его, учитывая все тонкости и нюансы. Ими пользуются как начинающие делопроизводители, так и опытные работники. Благодаря образцам, они учатся правильно составлять письма и экономят много времени.
Использующийся для составления документов, писем и деловых бумаг в учреждениях, судах и в любом виде устного делового общения, - это официально-деловой стиль речи.
Общая характеристика
Это уже давно сложившийся, устойчивый и достаточно замкнутый стиль. Конечно, и он со временем подвергался каким-то изменениям, но они были незначительны. Жанры, сложившиеся исторически, специфические синтаксические обороты, морфология и лексика сообщают ему достаточно консервативный характер.
Чтобы охарактеризовать официально-деловой стиль, языку необходимо придать сухость, компактность речи, сжатость и изъять эмоционально окрашенные слова. Языковые средства уже существуют в полном наборе на каждый случай: это так называемые языковые штампы или клише.
Список некоторых документов, для оформления которых необходим официально-деловой стиль:
- международные договоры;
- государственные акты;
- юридические законы;
- различные постановления;
- воинские уставы и уставы предприятий;
- инструкции всех видов;
- служебная переписка;
- разнообразные деловые бумаги.
Общие характерные черты языкового стиля
Жанры могут быть разнообразными, содержание - различным, но официально-деловой стиль имеет и общие важнейшие черты. Первое и главное: высказывание должно быть точным. Если допускается возможность разных толкований, это уже не официально-деловой стиль. Примеры находятся даже в сказках: казнить нельзя помиловать. Не хватает только запятой, но последствия, которые влечёт эта ошибка, могут зайти очень далеко.
Чтобы избежать подобных ситуаций, существует вторая главная черта, которую содержит официально-деловой стиль документов, - это языковый стандарт. Именно он помогает выбрать лексические, морфологические, синтаксические языковые средства при оформлении деловых документов.
Особой строгостью и консерватизмом отличается порядок слов в предложении, здесь многое идёт против свойственного строю русского языка прямого порядка слов. Подлежащее предшествует сказуемому (например, товар отпускается), а определения становятся сильнее определяемого слова (например, кредитные отношения), управляющее слово впереди управляемого (например, выделить кредит).
Каждый член предложения обычно имеет свойственное только ему место, которое определяется структурой предложения и его типом, собственной ролью среди других слов, взаимодействием и взаимосвязями с ними. А характерные черты официально-делового стиля - длинные цепи родительных падежей, например: обращение Главы администрации края.
Лексика стиля
Словарная система включает в себя, помимо общеупотребительных книжных нейтральных слов, определённые клише - канцеляризмы, то есть языковые штампы. Это входит в особенности официального делового стиля. Например: на основании решения, входящие документы, исходящие документы, по истечении срока, контроль за исполнением и так далее.
Здесь же не обходится и без профессиональной лексики, включающей в себя неологизмы: теневой бизнес, недоимка, чёрный нал, алиби и так далее. К официально-деловому стилю относится и включение в лексический строй некоторых архаизмов, например: сей документ, оным удостоверяю.
Однако употребление многозначных слов и слов, имеющих переносное значение, категорически не допускается. Синонимов крайне мало и включаются они в официально-деловой стиль крайне редко. Например, платежеспособность и кредитоспособность, снабжение и поставка, а также обеспечение, износ и амортизация, субсидирование и ассигнование.
Здесь отражается социальный опыт, а не индивидуальный, поэтому лексика имеет обобщённый характер. Понятийный ряд предпочитает родовые понятия, которые хорошо вписываются в официально-деловой стиль. Примеры: прибыть вместо приехать, прийти, прилететь и так далее; транспортное средство вместо автомобиль, самолёт, поезд, автобус или собачья упряжка; населённый пункт вместо деревня, город, столица Сибири, посёлок химиков и так далее.
Итак, к официально-деловому стилю относятся следующие элементы лексических построений.
- Высокий процент терминологии в текстах: юридических - закон, собственник и собственность, регистрация, передача и приёмка объектов, приватизация, акт, аренда и так далее; экономических - затраты, дотации, бюджет, купля-продажа, доход, расход и так далее; экономико-правовых - секвестирование, срок реализации, права собственности, погашение кредита и так далее.
- Именной характер построения речи за счёт большого числа отглагольных существительных, чаще всего обозначающих опредмеченное действие: отгрузка товара, отсрочка платежа и так далее.
- Высокая частотность предложных сочетаний и отымённых предлогов: в адрес, в силу, в отношении к делу, по мере и так далее.
- Переход причастий в прилагательные и местоимения для усиления канцелярских значений: настоящий договор (или правила), действующие расценки, надлежащие меры и так далее.
- Регламентированная лексическая сочетаемость: сделка только заключается, а цена устанавливается, право - предоставляется, а платёж - производится.
Морфология стиля
Морфологические признаки официально-делового стиля включают в себя прежде всего частотное (многократное) использование некоторых частей речи, а также их типов, которые помогают в стремлении языка к точности и неоднозначности высказываний. Например, такие:
- существительные, называющие людей по признаку действия (арендатор, налогоплательщик, свидетель);
- существительные, называющие людей по должности или званию, в том числе и женщин строго по форме мужского рода (продавец Сидорова, библиотекарь Петрова, сержант Иванова, инспектор Красуцкая и так далее);
- частица не- в отглагольных существительных (несоблюдение, непризнание);
- использование производных предлогов в широком ассортименте (за счёт, в связи, по мере, в силу, на основании, в отношении и так далее);
- конструкции в инфинитиве (оказать помощь, провести осмотр);
- настоящее время глаголов в другом значении (взимается штраф за неуплату);
- сложные слова с двумя и более основами (работодатель, квартиросъёмщик, ремонтно-эксплуатационный, материально-технический, нижепоименованный, вышеуказанный и так далее).
Синтаксис стиля
Характеристика официально-делового стиля складывается из таких синтаксических признаков:
- Простые предложения употребляются со многими рядами однородных членов. Например: Мерой административного взыскания могут стать штрафы за нарушение охраны труда и техники безопасности в строительстве, промышленности, сельском хозяйстве и на транспорте согласно законодательству РФ.
- Наличествуют пассивные конструкции такого типа: платежи вносятся строго в указанное время.
- Существительные предпочитают родительный падеж и нанизываются бусинами: результаты деятельности подразделений таможенного контроля.
- Сложноподчинённые предложения полнятся условными придаточными: в случаях несогласия абонентов на обработку их персональных данных в части способов и целей обработки или полностью, абоненты при заключении договора подписывают соответственное заявление.
Сфера официально-делового стиля в жанровом многообразии
Здесь сначала нужно выделить два направления по тематике: официально-документальный и обиходно-деловой стили.
1. Официально-документальный стиль делится на две категории: законодательные документы, связанные с работой государственных органов, - Конституция, уставы, законы - это один язык (J), а дипломатические акты, связанные с международными отношениями, - меморандумы, коммюнике, заявления, конвенции - это другой язык (K).
2. Обиходно-деловой стиль тоже подразделяется: переписка между организациями и учреждениями - это j язык, а частные деловые бумаги - это язык k. К жанрам обиходно-делового стиля относится вся служебная переписка - коммерческая корреспонденция, деловые письма, а также деловые бумаги - автобиография, справка, акт, удостоверение, заявление, протокол, расписка, доверенность и так далее. Стандартизация, характерная для этих жанров, облегчает составление бумаг, экономит языковые средства и не допускает информационную избыточность.
Стандартизация деловых бумаг
Специально подобранные слова официально-делового стиля обеспечивают коммуникативную точность, придающую документам юридическую силу. Любой фрагмент текста должен иметь единственное толкование и значение. Для такой высокой точности одни и те же слова, термины, названия повторяются многократно.
Форма отглагольного существительного дополняет черты официально-делового стиля аналитическим выражением действий и процессов: вместо слова "дополнять" употребляется словосочетание "вносить дополнения", вместо "решать" - "принимать решения" и так далее. Насколько более сурово звучит "нести ответственность" вместо простого "отвечать".
Обобщённость и абстрактность в самой высокой степени и одновременно конкретное значение всего лексического строя - вот основные признаки официально-делового стиля. Это немыслимое сочетание, использующееся одновременно, и придаёт документу возможность единственной трактовки и в совокупности сведений - юридическую силу. Сами тексты насыщены терминами и процедурной лексикой, а, например, приложения к договорам содержат лексику номенклатурную. Опросные листы и реестры, заявки и спецификации помогают терминологии получать расшифровку.
Помимо эмоционально окрашенного текста, в документах недопустимо использование любых бранных слов, сниженной лексики, жаргонизмов, разговорных выражений. Даже профессиональный жаргон неуместен в языке деловой переписки. И более всего потому, что он не отвечает требованиям точности, поскольку закреплён сугубо за сферой устного общения.
Устная деловая речь
Безэмоциональность и сухая логика текстов, стандартное расположение материала на бумаге существенно отличается от устной речи, которая обычно эмоционально окрашена и асимметрична по принципам текстовой организации. Если устная речь подчёркнуто логична, обстановка общения явно официальная.
Особенности официального делового стиля в том, что устное деловое общение, несмотря на профессиональную тематику, должно протекать в сфере положительных эмоций - сочувствия, доверия, уважения, доброжелательности.
Этот стиль можно рассматривать в его разновидностях: канцелярско-деловой - попроще, а вот язык государственного управления, дипломатический или юридический требует особого внимания. Сферы общения в данных случаях абсолютно разные, потому стиль общения тоже непременно обязан отличаться. Заявления, протоколы, приказы, указы - всё то, что обдумано, записано, прочитано, не так опасно, как устные переговоры, деловые совещания, публичные выступления и так далее. Слово, как воробья, не поймать, если вылетит.
Основные особенности официально-делового стиля речи - это краткость, точность и влиятельность. Для достижения этих целей понадобится соответственный подбор слов, правильно составленные конструкции, верный синтаксис и стандартизация в уме целых блоков приготовленной речи. Так же, как в письменно оформленном деловом тексте, в устной речи нет места эмоционально окрашенной лексике. Лучше выбрать нейтральную, быть ближе к стандартам канцелярских языковых средств, чтобы предельно точно изложить задуманное.
Реквизиты
Самая яркая характеристика официально-делового стиля - это даже не сам текст, а все непреложные элементы его оформления - реквизиты. Каждому виду документов присущ свой информационный набор, предусмотренный ГОСТом. Каждый элемент строго закреплён на определённом месте на бланке. Дата, наименование, номер регистрации, сведения о составителе и все остальные реквизиты всегда располагаются одинаково - одни вверху на листе, другие внизу.
Число реквизитов зависит от содержания и вида документа. Образец-формуляр показывает максимум реквизитов и порядок расположения их на документе. Это Государственный Герб РФ, эмблемы организации или предприятия, изображения правительственных наград, код организации, предприятия или учреждения (общероссийский классификатор предприятий и организаций - ОКПО), код формы документа (общероссийский классификатор управленческой документации - ОКУД) и так далее.
Трафаретизация
Машинная обработка, компьютеризированное делопроизводство - новая эпоха в процессе стандартизации. Экономическая и социально-политическая жизнь усложняется, технический прогресс набирает обороты, поэтому и особенности официально-делового стиля состоят в том, чтобы оправдать экономически выбор одного языкового варианта из всех возможных и закрепить его в практике.
Используя устойчивую формулу, принятое сокращение, единообразное расположение всего материала, оформить документ гораздо быстрее и проще. Так составляются все типовые и трафаретные письма, таблицы, анкеты и т.п., что позволяет информацию кодировать, обеспечивая информативную ёмкость текста, с возможностью развёртывания его полной структуры. Такие модули внедряются в текст договоров (об аренде, выполнении работ, купле-продаже и т.д.)
От пятидесяти до семидесяти процентов словоупотреблений в документе составляют процедурная лексика и терминология. Тематика документа обуславливает однозначность контекста. Например: Стороны обязуются соблюдать вышеперечисленные правила. Слово "стороны", употреблённое вне документа, весьма многозначно, но здесь прочитывается сугубо юридический аспект - лица, которые заключают договор.
Пять основных стилей речи
Итак, как уже сказано выше, любой текст, который Вы создаете, может быть отнесен к одному из пяти стилей речи. Вот они:
Научный стиль
Публицистический стиль
Художественный стиль
Официально-деловой стиль
Разговорный стиль
Обратите внимание: различные виды текста, как правило, относятся к различным стилям, хотя могут описывать один и тот же объект. Давайте рассмотрим на примере. Предположим, Вам нужно написать текст о стиральной машине. Каким образом Вы можете его написать:
Вы пишете обзор с основными характеристиками (научный стиль)
Вы пишете продающий текст (разговорный стиль)
Вы пишете seo-статью для блога (публицистический стиль)
Вы пишете гипнотический текст (художественный стиль)
Вы пишете коммерческое предложение (официально-деловой стиль)
Впрочем, для большей объективности, зацикливатся сегодня на стиральной машине мы не будем, а просто рассмотрим все пять стилей речи с различными примерами.
1. Научный стиль речи
Научный стиль характеризуется жесткими требованиями к написанию, которые более подробно описаны в статье «Пример научного текста. Научный стиль: советы и рекомендации». В этой статье пример научного стиля будет более сжатым, но если Вас интересует развернутый вариант, то его можно найти на этой странице.
Научный стиль используется среди ученых, а также в среде образования. Отличительная особенность научного стиля заключается в его объективности и всестороннем подходе к рассматриваемому вопросу. Тезисы, гипотезы, аксиомы, выводы, монотонная окраска и закономерности – вот что характеризует научный стиль.
2. Публицистический стиль речи
В отличие от научного стиля, публицистический стиль более противоречивый и неоднозначный. Главная его особенность: он используется для «промывки мозгов» в СМИ, а, следовательно, изначально необъективен и содержит оценку автора происходящих событий, явлений или объектов. Публицистический стиль широко используется для манипулирования. Рассмотрим на примерах.
Допустим, в деревне Эксперименталово местный житель дядя Ваня провел ряд испытаний нового химического препарата на курице, в результате чего она стала нести золотые яйца. А теперь давайте посмотрим, как эту информацию может донести до нас публицистический стиль:
3. Художественный стиль речи
Когда Вы переутомлены сухостью научного стиля или двуличностью публицистического, когда Вам хочется вдохнуть легкости чего-то прекрасного, яркого и насыщенного, переполненного образами и незабываемой гаммой эмоциональных оттенков, то к Вам на помощь приходит художественный стиль.
Итак, художественный стиль – это «акварель» для писателя. Для него характерны образы, краски, эмоции и чувственность.
4. Официально-деловой стиль речи
Официально-деловой стиль – это стиль всех деловых документов: писем, жалоб, заявлений, нормативных актов и так далее. Как и для научного стиля, для него характерны жесткие правила, подробнее о которых можно прочитать в статье «Официально-деловой стиль. Примеры и принципы создания деловых текстов».
Основные характеристики делового стиля – это точность, педантичность к деталям, императивность. Этот стиль делает главный акцент на передачи информации, не допускает двойственности толкований и, в отличие от научного стиля, может содержать местоимения первого и второго лица.
5. Разговорный стиль речи
Разговорный стиль наиболее характерен для современного Интернета. С массовым появлением блогов, он стал доминирующим в Сети и оставляет свой отпечаток не только в веб-публицистике, но также в продающих текстах, слоганах и т.д.
Разговорный стиль, по сути, стирает границы между автором и читателем. Для него характерна естественность, раскованность, эмоциональность, своя специфическая лексика и подстройка под получателя информации.
Пример научного стиля речи.
Исходя из результатов эксперимента, можно сделать заключение, что объект имеет мягкую однородную структуру, свободно пропускает свет и может изменять ряд своих параметров при воздействии на него разности потенциалов в диапазоне от 5 до 33 000 В. Исследования также показали, что объект необратимо изменяет свою молекулярную структуру под воздействием температуры свыше 300 К. При механическом воздействии на объект с силой до 1000 Н видимых изменений в структуре не наблюдается.
Пример публицистического стиля речи.
Невероятное открытие! Житель глухой деревни Эксперименталово изобрел новый препарат, заставляющий куриц нести золотые яйца! Тайна, над которой не одно столетие бились величайшие алхимики мира, наконец, раскрыта нашим соотечественником! Пока от изобретателя никаких комментариев не поступало, он, в данный момент, находится в сильном запое, однако можно однозначно сказать, что открытия таких патриотов, однозначно, стабилизируют экономику нашей страны и укрепят ее позиции на мировой арене как лидера в области добычи золота и производстве золотых изделий на десятки лет вперед.
Пример художественного стиля речи.
Сидорович плохо спал ночью, то и дело, просыпаясь под раскаты грома и сверкание молний. Это была одна из тех ужасных ночей, когда хочется закутаться под одеяло, высунув нос для притока воздуха, и представлять что ты в шалаше в дикой степи за сотни километров до ближайшего города.
Вдруг откуда ни возьмись Сидоровичу по уху проехалась ладонь спавшей рядом жены:
– Спи уже, путешественник хренов, – простонала она, сонно причмокивая языком.
Сидорович обиженно отвернулся, надувшись. Он думал о Тайге…
Пример официально-делового стиля речи.
Я, Иванов Иван Иванович, выражаю свои искреннюю благодарность сотрудникам компании ООО «Пример», в частности, Сидорову С.С. и Пупкову В.В. за высокий уровень качества обслуживания и оперативное урегулирование всех спорных моментов прямо на месте и прошу поощрить их в соответствием с условиями коллективного договора ООО «Пример».
Пример разговорного стиля речи.
Вы когда нибудь задумывалить о том, что было бы, если бы Земля поменялась местами с Юпитером? Я серьезно! Возникли бы Новые Васюки на его кольцах? Конечно нет! Они же из газа! Неужели вы хоть на минуту купились на такую откровенную чушь? В жизни не поверю! А если бы луна упала в Тихий Океан, на сколько бы поднялся его уровень? Вы, наверное, думаете, что я – редкий зануда, но, если я не задам эти вопросы, то кто?
