По жанру и стилю письма-напоминания являются информационными сообщениями. Основная цель этих посланий – напомнить получателю об обязательствах, которые ему надлежит выполнить. Советы, как правильно составить письмо-напоминание, образцы готовых писем и типовые фразы-клише для них вы найдете в материалах данной статьи.

Из статьи вы узнаете:

Несмотря на широкое распространение электронной деловой коммуникации, наряду с ней продолжает существовать бумажная форма взаимодействия между организациями, партнерами и клиентами.

Счета, объявления, приглашения, поздравления , рекламные буклеты – рассылаемая бумажная корреспонденция может иметь самое разное содержание. К ней же относятся и письма-напоминания.

По жанру и стилю письма-напоминания являются информационными сообщениями. Основная цель этих посланий – напомнить получателю об обязательствах, которые ему надлежит выполнить. Причин написания данных сообщений может быть несколько:

Одной из сторон не соблюдаются условия прежних договоренностей и нарушаются нормы законодательства. Общение по телефону или личное общение игнорируется. В связи с этим невозможно обсудить создавшееся положение и найти разумный компромисс.

Приближение срока оплаты или поставки товара. Напоминание отправляется, если у одной из сторон возникает опасение, что другая сторона может сорвать сроки или вовсе не выполнить условий договора.

Напоминание может иметь форму предупреждения и сообщать о мерах, которые повлечет за собой невыполнение одной из сторон взятых обязательств;

Бывают ситуации, когда коммуникация между партнерами строится исключительно на основе письменного взаимодействия без телефонных и личных контактов. В таких ситуациях письма-напоминания – неотъемлемая часть письменного общения.

Особенности письма-напоминания

Часто в письмах-напоминаниях содержаться дополнительные сведения, которые ранее адресату не сообщались. Например, ссылка на документ, в котором содержится информация о правах и обязанностях сторон.

Обратите внимание, что даже если напоминание содержит предупреждение, это не должно выглядеть как угроза. Допустимо упоминание о возможности применения санкций, но не более того.

В целом, стиль изложения данного вида послания должен быть нейтральным, не содержать эмоционально-окрашенной лексики, оскорблений и угроз. Придерживайтесь официально-делового стиля, такого же, как и при составлении других писем.

Сообщения данного жанра оформляются стандартным образом – печатаются на листе формата А4 или фирменном бланке компании. Кроме самого текста, в письме обязательно должна быть указана дата, регистрационный номер, реквизиты обеих сторон.

Читайте также:

Традиционно письмо напоминание содержит две части:

В первой части дается изложение причин, по которым одна и сторон вынуждена обратиться к другой. Стандартные фразы-клише, которые вы можете использовать, приведены ниже:

• Считаем необходимым Вас уведомить;
• Ввиду несоответствия Ваших действий ранее принятым договоренностям;
• Обращаем ваше внимание;
• По причине задержки оплаты;
• Настоящее письмо имеет целью;
• Вынуждены Вас предупредить;
• Напоминаем о сроках.

Здесь же приводится информация о размере задолженности, напоминается срок оплаты или поставки товара, выполнения услуг, обязательств и т.д.

Вторая часть содержит изложение требований автора послания и напоминание об обязательствах получателя. Здесь же можно сообщить о возможности применения санкций. Стандартные фразы-клише, которые вы можете использовать во второй части, приведены ниже:

• Настаиваем на получении;
• Требуем немедленно принять меры до (указывается дата);
• Настоятельно просим выполнить взятые на себя обязательства;
• В заключение выражаем надежду на…
• В заключение хотим напомнить Вам о...

Повторное письмо-напоминание

Стандартное развитие событий предполагает, что реакцией на сообщение с напоминанием должен стать официальный ответ.

Однако иногда бывает так, что отправитель не получает никакого ответа на свой запрос и действий по разрешению конфликтной ситуации со стороны ответчика не следует. В такой ситуации возникает необходимость в повторной отправке сообщения. Это послание должно содержать ссылку на документ, отосланный ранее, а также ссылку на первоначальный договор между сторонами. Сюда опять стоит включить пожелания или требования к стороне, а также упомянуть возможные санкции.

Если реакции со стороны ответчика не последует и на этот раз, то возникнет необходимость в составлении третьего послания. Оно уже будем иметь жанр предупреждения о намерении автора послания дать ход введению упомянутых ранее санкций.

Пример письма напоминания

Сначала должен быть указан отправитель: официальное название организации, юридический адрес, телефон. Ниже вписывается получатель: здесь уже кроме официального наименования организации необходимо указать конкретное лицо, к которому осуществляется обращение, его должность, инициалы и фамилия.

Наименование документа определяется его смысловым содержанием.

Например, "О выполнении условий договора".

Описательная часть. Коротко напомним изложенное раннее: сначала излагается причина написания послания. Далее идет указание на договор, его дата, номер и пункт, который был нарушен. Размер денежных средств указывается в цифрах и прописью. Далее излагаются требования, напоминание обязательств ответчика, в случае необходимости – упоминается возможность применения санкций.

Подпись, расшифровка подписи, указание должности лица, подписывающего документ.

Письмо-напоминание: образец

Образец № 1. Письмо-напоминание о выполнении условий договора

Образец № 2. Письмо-напоминание об условиях акции

Друг или родственник одолжил немалую денежную сумму. Время уходит, а должник как будто забыл о своих обязательствах… Не хочется ни портить отношения, ни потерять собственные деньги. Как вежливо напомнить о долге? Придется побыть в роли дипломата и психолога!

Только спокойствие: как напомнить про долг без ссоры

Безответственное отношение должника выводит из себя. Но ваша цель – вернуть деньги, а не поссориться навечно. Поэтому соблюдайте «правило трех НЕ».

• Не используйте агрессию. Оскорбления, обвинения, скандалы не ускорят процесс. Наоборот, ситуация обострится. Некоторым неплательщикам ссора будет только на руку – как повод исчезнуть из вашей жизни вместе с деньгами.
• Не мучайте себя чувством вины. Это не стыдно – напомнить о долге. Заемщик попросил вас об услуге, вы сделали доброе дело. Но доброта не должна превращаться в бесхребетность.
• Не преследуйте должника ежедневными напоминаниями, звонками, упреками. Психологическое давление хуже открытой агрессии. Понятно, что, если человек не возвращает деньги, у него их просто нет.

Это правило позволяет кредитору и должнику выйти из неприятного положения, сохранив достоинство.

Как культурно напомнить о долге

Ситуация с невыплаченным долгом требует терпения и понимания. Важно удержать баланс между желанием восстановить справедливость и сохранением дружбы. Вопрос можно разрешить деликатно. Психологи предлагают следующие способы.

• Спокойно спросить. Когда срок платежа приблизится, задать родственнику или другу простой, но твердый вопрос: «Как ты думаешь, когда ты сможешь вернуть мне долг?»
• Усилить важность возврата. Спрашивая о долге, добавьте серьезную причину, почему вам важна уплата в срок. Например: «Мне скоро нужно везти сына в санаторий. Ты не могла бы вернуть долг до конца месяца?»
• Поинтересоваться тем, ради чего был взят долг. До того, как спросить о выплате, задать смягчающий вопрос: «Ну как твой новый телевизор, хорошо работает?»
• Уточнить сроки. Выбрать конкретную дату. За несколько дней до ее приближения встретиться с заемщиком, чтобы поговорить о возврате.
• Предложить рассрочку. Может случиться так, что друг или родственник не в состоянии отдать долг полностью. Нужно пойти навстречу и облегчить ему бремя. Скажите: «Может, ты будешь возвращать долг частями? Как насчет 3 тысяч в месяц?»
• Сделать замену. Стало понятно, что друг не сможет вернуть деньги. Может быть, у него есть какое-то ценное имущество? Предложите обмен сами: «От твоего дедушки осталась замечательная коллекция марок. Давай, ты отдашь ее мне вместо долга?» Доброжелательный тон и юмор скрасят ситуацию.

Выбрать способ действия нужно в зависимости от личности должника и ваших с ним отношений.

Хотя склероза нет, знать о том, как создать напоминания на компьютере не помешает никому.

Мне оно очень помогло, когда я . Без напоминаний я часто пропускал тренировки, просто забывал о них и все.

Создать напоминания на компьютере можно двумя способами: стандартным и установкой дополнительных программ.

Второй способ, мне понравился намного больше. Он более эффективный и даже простой, все что понадобиться – скачать напоминалку, установить и настроить.

Стандартный способ между операционными системами виндовс ХР и 7 немного отличается, но поскольку сейчас я работаю на семерке, то напишу как это сделать ней. В слепую рекомендаций по ХР писать не хочу, могу опустить важный момент.

Программ для нестандартного способа несколько. Есть платные и бесплатные, но настройка обычно не отличается. Вам лишь понадобиться выставить дни и время когда они должны уведомлять вас, звуковым или другим сигналом.

Как создать напоминания стандартным способом

С помощью стандартных средств создать напоминание в виндовс 7 проще всего следующим образом. Нажмите на рабочем столе правую клавишу мышки, (откроется новое окно) подведите стрелку к опции «создать» и выберите «текстовый документ».

Msgbox»тренировка быстрый набор текста»

После этого в самом верху с левой стороны жмите «файл» и выберите «сохранить». Это еще не все. Документ нужно переименовать на «reminder.vbs» без кавычек.

Нажмите на него правой мышкой, и снизу выберите «переименовать» и название «новый документ.txt», замените на reminder.vbs.

Половина работы по созданию напоминания стандартным способом выполнена. Теперь откройте « », там нажмите на «администрирование» и выберите «планировщик заданий».

С правой стороны найдите функцию «создать простую задачу» и также нажмите.

Вам откроется мастер настроек создания напоминаний. Что делать дальше, там все подробно будет описано.

Когда дойдете до места «запуск программы», где будет опция «обзор», нажмите на него и укажите на созданный вами файл «reminder.vbs», после чего «готово». Все, в заданное вами время будете получать напоминания.

Как создать напоминания — напоминалкой

Поскольку, платные утилиты ничем особенно от бесплатных аналогов не отличаться я рекомендую установить «Freebie Notes» или «AIV Reminder». Вот ссылки на скачивания

«Freebie Notes»:

Http://soft.mydiv.net/win/dlfile9272f_247826/Freebie-Notes/freebie-notes-rus.zip

«AIV Reminder».

Http://www.softsoft.ru/download/38054.exe

В них вы сможете выбирать звуковые сигналы, цвет оформления и прозрачность. Так же у них имеется неплохая записная книжка, будильник и календарь.

Одним словом проблем с созданием напоминаний возникать не должно. Успехов.

Приветствую вас, дорогой друг!

Ошибка многих соискателей — переход в режим ожидания после встречи с работодателем. Ждать у моря погоды — не наш метод. Как напомнить о себе работодателю после собеседования?

Посмотрим на проблему чуть шире.

Напоминать о себе — полезная привычка. Вообще по жизни, а при поиске работы, — тем паче. Люди, с которыми вы поддерживаете связь в период поиска должны понимать: вы по-прежнему в игре и намерены получить то, что хотите. Иначе они о вас просто забудут.

• Правило 5 касаний

Серьезные сделки с кондачка не заключаются. Даже более менее важная покупка обычно совершается не сразу. Маркетологи даже вывели правило 5 касаний.

Значимые покупки совершаются после того, как покупатель несколько раз посмотрел товар, вернулся, поговорил с продавцом, насколько ему можно доверять. Изучил другие предложения, снова вернулся. В среднем таких контактов-касаний пять.

Предложение о работе — тоже сделка. И она подчиняется тем же законам маркетинга. Полагаю вы уже поняли о чем я.

Правило пяти касаний в нашем проекте поиска работы выглядит так:

1. Отправка резюме
2. Сопроводительный звонок рекрутеру
3. Собеседования. 2-3 встречи
4. Письмо после собеседования
5. Звонок после собеседования.

• Как принимаются решения

Вопреки академической теории, которая рисует алгоритмы принятия решений на основе сбора и анализа информации, в реальности решения принимаются по другому.

А именно, чаще интуитивно. Спусковой механизм для принятия решений — эмоции. Каждый ваш контакт затрагивает эмоции человека и подвигает его сознание к спусковому крючку.

2. Договориться еще на собеседовании

Очень важно еще на собеседовании договориться о порядке дальнейшего взаимодействия. Лучше не дожидаться дежурной фразы “Мы вам перезвоним” и взять инициативу в этом вопросе на себя:

“ Иван Иваныч, когда я могу позвонить, чтобы договориться о дальнейших шагах? В среду около 15 вам удобно? Сами позвоните? Отлично. Я буду ждать, если что, — позвоню сам. Давайте обменяемся номерами телефонов. Спасибо. Если не затруднит, адрес вашей почты или скайпа. Как мы договорились, я пришлю дополнительные материалы по проекту, который мы обсуждали.”

Как-то так. Почти всегда контакты вы получите.

3. Письмо после собеседования

В обязательном порядке.

Как правильно написать письмо, смотрим

4. Звонки по телефону (скайпу)

Подробно тему звонка после собеседования мы обсуждали в

• Что говорить

Скажите, что вы договаривались связаться и обсудить результаты встречи. Это вы и делаете сейчас, выполняя свое обещание

Если решение еще принято, следует поинтересоваться, когда будет решение. Cкажите, что перезвоните через пару дней в определенное время.

• Дедлайн

Проверенный прием, придающий ускорение в принятии решения:

Работает по принципу дефицита: брать сегодня, завтра будет поздно.

• Отталкивание

Еще один прием из арсенала соискателей экстра-класса: Применяется, если ваш партнер

5. Если нет номера телефона

Например, забыл спросить на собеседовании.

Не беда. Как известно, нет неразрешимых проблем для человека с интеллектом)

Можете применить приемы, изложенные в

В заключение еще один прием.

Правило заезженной пластинки

Если вам работа нужна срочно и позарез, можете включить

Правило заезженной пластинки — исключительный случай. Это исключение, которое подтверждает следующее правило:

Вся ваша коммуникация строится с позиции равного. Никакого низкопоклонства и заискивания быть не должно. Если вам сложно войти в это состояние сразу, попрактикуйте .

Ваш посыл такой: Вы не просите работу. Вы можете помочь компании стать лучше. Если работодатель не воспользуется этой возможностью — ему же хуже.

Благодарю за интерес к статье. Буду признателен за комментарий (внизу страницы).

Подпишитесь на обновления блога (форма под кнопками соцсетей) и получайте статьи по выбранным вами темам к себе на почту.

Удачного вам дня и хорошего настроения!

У вас получилось: вы успешно продали пользователю свой товар или услугу. Но вернется ли клиент снова? Иногда просто хорошего сервиса и выгодного предложения недостаточно. Со временем у клиента ослабевает эмоциональный эффект от контакта с вами. Как пробудить былые чувства?

Все верно: необходим хороший информационный повод. Если все процессы корректно организованы, то каждое обслуживание - уже . Но не стоит ограничиваться этим.

Ваш пока еще не постоянный заказчик/ покупатель/ клиент приятно удивиться, когда получит от вас не предложение о покупке, а простое милое письмо. Просто знак внимания.

Push-сообщения

Это маркетинговый инструмент с высокой эффективностью. Если у вас кроме сайта (вместо сайта) есть приложение, то обязательно продумайте стратегию сообщений-напоминалок. Они помогают напомнить клиенту о себе, увеличивают возврат, а также вовлеченность пользователей. Правильный пуш должен быть полезен: нужно создавать его, ориентируясь на пользователя, на его потребности и проблемы. Вы должны делать его жизнь лучше.

Это же просто мечта маркетолога: пользователь сам разрешает вам вторгаться в его жизнь в абсолютно любой момент. Вам дали просто невероятный шанс, которым нужно правильно воспользоваться. Если вы не оправдаете ожидания клиента, то, скорее всего, вам быстро прикроют лавочку или вообще удалят ваше приложение, дабы избежать головоломок с настройками.

Push-сообщение - это разговор тет-а-тет. Согласитесь, чтобы диалог состоялся, ваши реплики должны быть уместны, информативны и интересны.

Конечно же, стандартное сообщение, которое систематически повторяется в ленте, нельзя назвать хорошим примером. Давайте разберемся, как напомнить клиенту о себе и сделать это хорошо.

Мотивируйте

Приведу пример: у меня есть приложение-тренер, в котором можно настроить программу небольшой тренировки ровно на семь минут. В те дни, когда я забываю о своей утренней непродолжительно зарядке, приложение пишет: “Есть семь минут?”. Я понимаю, что у меня есть свободные семь минут, мне становится стыдно и я захожу в приложение и начинаю заниматься.

Также хорошие мотиваторы у LinguaLeo (приложение, помогающее изучать английский язык.)

Поменяйте звук push-сообщения

Благодаря этой опции вы можете выгодно отличиться от прочих приложений, атакующих телефон пользователя. Главное - не переборщить. Звук не должен быть неприятным, пугающим или слишком длинным.

Больше пользы

В сети я нашла отличный пример от Burton Snowboards, которые действительно делают жизнь клиента лучше. Что они делают? Просто присылают уведомления о снегопадах. Любой сноубордист не прочь проехаться на своей доске по пухлому свежему снегу. Такое напоминание действительно полезно.

Подумайте, что полезного можете сообщить вы. Представляете компанию по доставке еды на дом? Присылайте интересные / полезные факты о продуктах. Например, про то что зеленые оливки и черные “маслины” на самом деле плоды одного дерева. Разница лишь во времени сбора урожая. Или о том, что спагетти - множественное число. Одна штучка называется спагетто.

Будьте конкретны

Всего пару предложений, в которых содержится максимум информации. Рассмотрим приложение “Готовят все!”, пуши которого можно посмотреть на скриншоте выше.

Возможно, ребята решили, что загадочность сможет разжечь интерес. Но, это не всегда так. К примеру, мне вообще не хочется тратить свое время неизвестно на что. А вдруг там рецепт гуся, которого невозможно купить? Или какой-нибудь кекс, который я терпеть не могу.

Думаю, что я не единственный человек, не желающий тратить время на неизвестность.

Триггерные письма

Многие клиенты пропадают сразу после покупки. Можно подумать, что причиной тому служат высокие цены. Но чаще всего о вас просто забывают.

Допустим, что есть некая Наташа, которая хочет заказать туфли в вашем магазине. Но то у нее денег нет, то она не может решиться на покупку, то просто из головы вылетает и некогда даже сайт открыть. А может быть, она забыла название сайта… В общем, причин предостаточно.

Как напомнить о себе клиенту: возвратное письмо

Продемонстрируйте свою заботу о клиенте. Предложите ему специальный промокод (как показано в примере), бесплатную доставку, демо-версию и все в таком духе. Неожиданный бонус не только напомнит о вас, но и смотивирует на покупку тех, кто раздумывал о цене или товаре.

Если покупатель бросил корзину

Если посетитель зашел на ваш сайт, набрал себе кучу всего, а потом бросил корзину без внимания, деликатно сообщите ему об этом. Намерение совершить покупку все-таки есть, осталось развить его.

Подождите месяц, а потом пришлите клиенту триггерное письмо в котором будут указаны все оставленные товары и описания к ним. Добавьте отзывы - пусть клиент ощутит поддержку правильности его выбора.

Также оставленная корзина может быть признаком того, что посетитель вашего магазина засомневался в цене. Решить эту проблему можно легко - пообещайте принять товар обратно в течение определенного времени или сделайте скидку на доставку. С помощью этих приемов покинувший вас клиент может стать реальным покупателем.

Да здравствует сюрприз!

Клиентов надо баловать, особенно постоянных. Лояльность - это ключ, который легко открывает сундук с успехом. Используйте триггерную рассылку чтобы укрепить отношения с вашими клиентами.

Идея: отправьте подарочный сертификат, тест новой услуги, предложение бесплатной консультации и так далее.

Еще несколько информационных поводов для напоминаний

Пришлите открытку

Самый популярный и нераздражающий повод напоминания - поздравление с Днем рождения.

Как узнать заветную дату?

1. Спросить при регистрации (самое простое).
2. Предоставить скидку тем, кто родился зимой (летом, весной). В обмен на промокод попросите фото с паспортом.
3. Если у вас есть группа в соцсетях, то можете воспользоваться данными со страниц участников.

Рассказывайте об изменениях

Чем обусловлена столь бешеная популярность реалити-шоу? Людям нравится следить за жизнью других. Конечно, метод рискованный, но советую попробовать. Расскажите своему клиенту о новом сотруднике, о переезде в новый офис, о новом контракте, который позволит вам повысить свое качество обслуживания / товара.

Расскажите, где вы были

Разумеется, речь не идет об отпуске директора или поездке на дачу главного бухгалтера. Поведайте, например, о выставках и ярмарках, на которых вы присматриваете новые товары для НИХ.

Своим рассказом вы не только покажете заботу о своих клиентах, но и ненавязчиво проинформируйте о новом поступлении.

Попросите оставить отзыв

Если ваши отношения сложились удачно (вы быстро доставили товар, оказали качественную услугу, все прошло без накладок), то предложите клиенту написать свой отзыв о сотрудничестве. Радостный и довольный клиент с радостью пойдет вам навстречу, а его отклик поможет вам в SEO продвижении.

И еще: разговаривайте с пользователем на одном языке. Не умничайте и не занудствуйте. Будьте проще. Рассылайте то, что хочет услышать пользователь… а не то, что ВЫ хотите ему сказать.

Кстати, у нас полно статей-инструкций, в которых много практических советов с историей многолетней практики. Чтобы получать все это богатство как можно быстрее и надежнее, советую