График отпусков - обязательный документ для любого работодателя. Посмотрите, по какой форме необходимо составить график отпусков на 2018 год, как его заполнить, как утвердить график, кто должен быть с ним ознакомлен. А также, чьи пожелания необходимо учитывать при составлении графика отпусков. Скачайте образец графика отпусков на 2018 год в excel.
График отпусков - это документ, в котором установлена очередность отдыха работников компании (ст. 123 ТК РФ). Каждый работодатель обязан составить график отпусков на предстоящий год.
Для компании он гарантирует непрерывность производственного процесса, а для работников гарантирует реализацию права на ежегодный отдых. Поэтому грамотно составленный график позволяет избежать конфликтов между работником и работодателем.
У компании есть 2 варианта по какой форме может быть составлен график отпусков на 2018 год:
Форма (Т-7) содержит 10 граф, содержащих следующую информацию:
Вне зависимости от выбранного варианта формы графика отпусков на 2018 год, важно соблюсти сроки его утверждения, сделать это нужно не позднее чем за 2 недели до начала 2018 года.
Важно! График отпусков на 2018 года должен быть утвержден не позднее 15 декабря 2017 года. Связано это с тем, что 17 декабря (ровно за 2 недели до 2018 года) является воскресеньем и если график будет утвержден 18 декабря, то это будет нарушение сроков, что может повлечь штраф со стороны трудовой инспекции.
Для того чтобы составить, заполнить и утвердить график отпусков на 2018 год необходимо пройти следующие этапы:
Рассмотрим более подробно каждый этап.
В большинстве случаев по законодательству этот этап не является обязательным. Иными словами, работодатель вправе составить его самостоятельно, не учитывая мнение сотрудников. Однако большинство компаний все-таки спрашивают пожелания сотрудников относительно предполагаемых дат отпуска и составляют график отпусков в соответствии с этими пожеланиями.
Кроме того, для избежания простоев в производственном процессе компания может локальным актом предусмотреть «закрытые» периоды для отпуска или установить максимальное количество работников, одновременно находящихся в отпуске. Например, в локальном акте может быть указано, что главный бухгалтер и его заместитель не могут одновременно находится в отпуске.
Однако, есть ряд работников, на которых такие закрытые периоды по закону не могут распространяться и их в отпуск должны отпустить в любое удобное для них время. Это в частности:
Важно! Работодатель обязан учитывать пожелания по датам отпуска отдельных категорий работников, но не обязан это делать в отношении всех работников компании.
После сбора и учета обязательных пожеланий сотрудников необходимо составить сам графика отпусков на 2018 год. На 2018 год составьте его в отношении всех сотрудников компании, имеющих право на очередной (дополнительный) оплачиваемый отпуск в 2018 году.
Это означает, что в него не включаются, например, следующие сотрудники:
Итак, сотрудник отдела кадров в «шапке» бланка отпусков указывает полное наименование компании, без сокращений, ячейки «по ОКУД» и «по ОКПО», указывает на какой год составляется график. Остальные данные в «шапке» будут заполнены в следующих этапах.
Посмотрите пример заполнения граф 1-6 графика отпусков.
Следующим этапом будет согласование с профсоюзом, составленного графика (при его наличии). Информацию о том, что график отпусков согласован с профсоюзом отражается в «шапке» графика отпусков – указывается дата и номер документа, которым профсоюз согласовал график.
Посмотрите ниже как это будет выглядеть в графике отпусков 2018 года.
Если профсоюза в компании нет, тогда этот этап пропускается.
После согласования с профсоюзом (форму Т-7) на 2018 год необходимо согласовать с руководителем кадровой службы. На данном этапе необходимо присвоить номер и дату документу.
Посмотрите образец как это будет выглядеть ниже.
Следующий этап – утверждение графика отпусков на 2018 год руководителем компании. Для этого необходимо заполнить последние оставшиеся пустыми строки в «шапке» документа.
Руководитель указывает – свою должность (директор), ставит подпись, расшифровку подписи и дату, когда им утвержден график. Пример заполнения вы можете посмотреть ниже.
Важно! Для утверждения графика отпусков можно не делать отдельного приказа руководителя, поскольку в «шапке» графика отпусков имеются сведения о его утверждении. Но изданный дополнительный приказ не будет нарушать закон.
Данный этап не является обязательным с точки зрения законодательства. Однако на практике работодатель предпочитает ознакомить своих работников с датами отпусков, чтобы избежать трудовых конфликтов.
Унифицированная форма графика отпусков т-7 не имеет граф для подписи сотрудников. В связи с этим существует 2 варианта действий работодателя по ознакомлению сотрудников с графиком отпусков:
Ниже мы привели образцы обоих вариантов. Выберете наиболее удобный для себя.
График отпусков на 2018 год должен быть составлен, заполнен и утвержден в декабре 2017 года (о сроках мы писали выше). Однако, в 2018 году в компании могут появится новые сотрудники, которые по истечение полугода будут иметь право на отпуск и которых, естественно, нет в графике отпусков.
В данной ситуации у кадровой службы есть 2 варианта действий:
За несоставление или несвоевременное составление графика отпусков на очередной календарный год предусмотрены следующие штрафы (ст. 5.27 КоАП):
Если нарушение будет совершено повторно, то наступает следующая ответственность:
Вы еще не составили график отпусков? Начните работу над документом вовремя, чтобы уложиться в срок. Узнайте о 4 новых правилах в 2019 году и скачайте образец заполнения.
В статье:
Скачайте полезный документ:
График отпусков - обязательный документ, который составляют ежегодно. В нем прописывают, как сотрудники компании будут отдыхать в следующем календарном году. Соблюдать документ обязаны и работники, и сам работодатель. Последнему нужно составить документ с четко прописанными датами.
Составление графика отпусков на 2019 год поручают кадровику. Можно взять за основу унифицированную форму № Т-7 , утвержденную постановлением Госкомстата РФ №1 от 5.01.2004 года. Также вы можете разработать собственный бланк документа на 2019 год, утвердив его приказом. Документ заверяют подписью руководителя кадровой службы и передают на утверждение директору компании.
Внимание! ГИТ контролирует сроки утверждения документа на 2019 год и строго следит за их соблюдением. Крайняя дата - 17 декабря, в 2018 году это понедельник. Можно перестраховаться и утвердить документ 2019 на 14 декабря (пт) или на 15 декабря (сб). Учитывайте продолжительность рабочей недели в вашей организации.
Сведения, которые должны быть в образце:
2. Решите вопрос с предоставлением отпусков за прошлые годы
Теперь неиспользованные отпуска в любом случае сохраняются за работником и не сгорают независимо от того, как давно он получил на них право. Такое решение вынес Конституционный суд. С учетом количества накопленных дней отдыха у работника решите, стоит ли их включать в новый график отпусков.
Вносите в шаблон документа на 2019 год всех штатных сотрудников, в том числе внешних и внутренних совместителей. Вы можете не отражать в общем списке декретниц, которые в следующем календарном году не планируют возвращаться к работе. Но тех, у кого декрет в следующем году заканчивается, вносите сразу.
Новичкам, устроившимся в компанию после утверждения документа, отпуск за первый год предоставляется по заявлениям, а не по графику.
Проверьте, есть ли в коллективе есть льготники. Они имеют право на отпуск в любое удобное время согласно нормам ТК.
Документ-основание |
Норма |
|
Работник, жена которого в отпуске по беременности и родам |
Копия листка нетрудоспособности по беременности и родам |
Часть 4 ст. 123 ТК |
Сотрудница перед отпуском по беременности и родам или сразу после него |
Листок нетрудоспособности по беременности и родам |
Статьи 122, 260 ТК |
Работники в возрасте до 18 лет |
Статьи 122, 267 ТК |
|
Работники, усыновившие ребенка в возрасте до трех месяцев |
Свидетельство о рождении |
Статья 122 ТК |
Совместители |
Справка с основного места работы |
Статья 286 ТК |
Работники Крайнего Севера и приравненных территорий, если сопровождают ребенка, который поступает в образовательное учреждение в другой местности |
Свидетельство о рождении |
Статья 322 ТК |
Если компания большая, уполномочьте линейных руководителей составить предварительные проекты графиков по каждому отделу, а затем объедините их в сводный график отпусков в экселе (скачать типовой шаблон можно онлайн).
Внимание! С октября 2018 года вступила в силу , закрепляющая за работниками с тремя и более детьми в возрасте до 12 лет право взять ежегодный оплачиваемый отпуск в любое удобное время.
Учет мнения работников позволит избежать обид и конфликтов при составлении графика отпусков. Собрать пожелания подчиненных целесообразно поручить руководителям подразделений. Они учтут взаимозаменяемость сотрудников, сезонную нагрузку. Если организация маленькая, то собрать пожелания всех работников может кадровый работник.
Совет от редакции журнала «Кадровое дело»
Заранее обсудите с сотрудниками сроки ухода в отпуск или запросите сведения в письменной форме. Например, поручите начальникам отделов и рабочих групп составить предварительные графики, а затем сведите их в один документ. Что для этого нужно, читайте в статье:
Часто учесть желание всех работников просто нет возможности. В этом случае без изменений оставляем только пожелания льготных категорий. Остальным даем возможность самостоятельно договориться о времени отпуска.
Многие работники хотят пойти в отпуск именно летом. Чтобы это обеспечить, можно запланировать отпуска по частям. В этом случае работник будет указан в графике отпусков двумя строчками. При этом учтите:
Если договориться у работников не получается, то руководители подразделений могут запланировать им отпуск в тот период, когда это удобно для организации. Кстати, некоторые месяцы можно вообще сделать «закрытыми для отпусков». Работодатель вправе это сделать, если из-за особенностей производства отсутствие работника в этот период может плохо отразиться на нормальном ходе работы организации.
Предварительно составленные графики руководители подразделений передают в кадровую службу для проверки. Кадровик проверит, не начинается ли отпуск раньше, чем период, за который он предоставляется.
Рабочий год, за который предоставляется отпуск, с 10.06.2018 по 09.06.2019. Отпуск за этот период должен быть запланирован не ранее, чем с 11 июня 2019 года.
Конечно, это очень рано. Работник получит отпуск авансом, отработав всего 1 день в данном рабочем году. Но закон этого не запрещает. Хотя и допускать такие ситуации не нужно. Ведь если работник надумает увольняться сразу после отпуска, то произвести удержание за неотработанные дни отпуска будет сложно.
Проект - это оформленный, но еще не подписанный и не утвержденный документ. Оформить график отпусков можно по унифицированной форме Т-7, а можно разработать свою форму. Образец заполненного графика ниже.
Эксперты «Системы Кадры» разработали новый автоматизированный инструмент кадровика - . Он поможет спланировать отпуска с учетом праздничных дней и видеть, кого нужно в ближайшее время предупредить о начале отпуска.
График отпусков нужно согласовать с профсоюзом, но только если он есть в компании. Проект документа в профкоме обязаны рассмотреть в течение 5 рабочих дней. Не дождались мотивированного мнения - утверждаете без согласия.
Утвердить график отпусков нужно за 2 недели до наступления следующего календарного года. 17 декабря (в 2018 году это понедельник) - самый поздний срок утверждения графика.
Внимание! В законе не указано, каким способом нужно утверждать график отпусков. Руководитель делает это на свое усмотрение.
Эксперты советуют утвердить документ первым способом. Во-первых, в унифицированной форме Т-7 предусмотрен гриф утверждения лично руководителем. Во-вторых, срок хранения графика отпусков очень маленький - всего один год с момента окончания их действия, и нецелесообразно утверждать такие документы приказами, которые хранятся постоянно.
Закон не требует ставить на графике печать организации. Документ предназначен только для внутреннего использования.
Трудовой кодекс прямо не предусматривает, что работников нужно знакомить с графиком отпусков под расписку. Статья 123 ТК РФ говорит только о том, что нужно извещать работника о начале отпуска за 2 недели до его начала. Но Роструд (письмо от 01.08.2012 № ПГ/5883-6-1) считает, что график отпусков является локальным актом организации, поэтому работодатель обязан знакомить с ним работников под подпись.
Экспертный ответ из «Системы Кадры»
Нужно ли знакомить сотрудников с графиком отпусков?
Рассказывает Нина Ковязина, заместитель директора департамента Минздрава России
Однозначный ответ на этот вопрос закон не содержит. В настоящее время по этому вопросу есть две противоположные позиции.
Позиция первая . Форма Т-7 не предусматривает графу для подписи работника. Кроме того, такой обязанности ТК РФ не устанавливает.
Позиция вторая. Есть мнение, что…
Чтобы не допустить ошибок, используйте умный график отпусков на 2019 год - готовую таблицу с четырьмя вкладками. Вам остается лишь внести данные по сотрудникам в эксель и скачать.
Редакция журнала «Кадровое дело» подготовила . Из нее вы узнаете, как на практике использовать график отпусков: включать макросы, переносить данные, применять функцию «Планировщик». Готовый документ согласуйте с профсоюзом (если есть) и утвердите в предусмотренном локальными нормами порядке.
Используйте «умный» документ в формате excel, чтобы уложиться в отведенные законом сроки и не допустить ошибок при работе над документом. К таблице прилагается готовый шаблон для распечатки - унифицированная форма №Т-7 со всеми необходимыми реквизитами. Составляя доумент, старайтесь учитывать пожелания сотрудников и соблюдайте права многодетных родителей и других льготников, которым ТК РФ разрешает брать отпуск в любое удобное время.
Руководители и кадровики в некоторых компаниях до сих пор не считают нужным составлять графики отпусков либо относятся к процессу формально. Но по этому вопросу существуют жёсткие требования законодательства, есть потребность в графике у сотрудников отдела кадров, да и управление персоналом с этим распоряжением становится проще. Разберёмся, как грамотно, учитывая все нюансы, составить график очерёдности выхода в отпуск трудящихся, как скорректировать его, внести дополнения.
Обратимся за решением вопроса к определённым разделам трудового права. Так, статья 122 ТК РФ регламентирует, что трудящийся обязан ежегодно отдыхать в течение двадцати восьми дней за каждый отработанный на предприятии год (с момента его трудоустройства). Единственное, что может ограничить человека в этом праве - это работа в компании менее шести месяцев.
Следующая статья кодекса напрямую связана с подготовкой и утверждением графика по отпускным периодам для всех сотрудников компании. Статья 123 ТК РФ указывает, что все служащие должны уходить в отпуска строго по определённой очерёдности, которая как раз и устанавливается в соответствующем документе.
График отпусков - распоряжение, обязательное для исполнения как нанимателем, так и сотрудником. Вышеуказанная статья строго регулирует срок, в который распоряжение утверждается руководством организации - за 2 рабочих недели до окончания года. Соответственно, график на 2019 год должен быть подготовлен и ратифицирован до 17 декабря 2018 года. Свёрстано это распоряжение должно быть в начале декабря.
Нужно принимать во внимание ещё один момент: если в компании работает профсоюзная организация, то график по отпускам должен быть утверждён с учётом её мнения. Отметим, что скоординированный и утверждённый документ, где для каждого трудящегося организации определены конкретные даты отпуска, должен быть у каждого работодателя. Этот закон един для всех.
Исключение предоставлено микропредприятиям, которые с 2017 года имеют право не использовать в работе график отпусков. Стоит напомнить, что к микробизнесу по классификации причисляются частные предприятия, причём штат ИП не должен превышать 15 человек.
Уход в отпуск по графику выгоден и сотруднику, и работодателю
Наличие графика обеспечит компании ряд весомых преимуществ, которые зключаются в:
Отслеживая график отпусков, наниматель обязан за 14 дней до наступления отпускного периода у сотрудника в письменном виде уведомить его. Это требование регулируется частью 3 статьи 123 ТК РФ. Работник должен завизировать уведомление, даже если он не хочет идти отдыхать в срок, установленный в графике. Законодательство позволяет перенести отпуск только при условии согласия обеих сторон трудовых отношений. Когда кадровая служба не предупредила работника о предстоящем отпуске, он может потребовать сдвинуть отпускной период на количество дней просроченного уведомления. Это установлено в статье 124 ТК РФ. И работодатель не имеет права препятствовать этому.
После согласования графика работодатель не имеет права вносить коррективы в документ в одностороннем порядке. Это можно сделать только при согласии сотрудника. И то в случае, если прошлогодний отпуск уже был отгулян работником.
Все моменты, отражённые в графике отпусков, жёстко контролируются инспекцией, регулирующей трудовые взаимоотношения. Когда правомочность действий нанимателя в отношении соблюдения очерёдности в отпусках на предприятии вызывает подозрения, нужно ждать официальную комиссию. В первую очередь будет проверено, как ведётся график отпусков (и ведётся ли документ), существуют ли в кадровом документообороте надлежащие приказы, нарушались ли права работников по этому вопросу.
Если факты срывов графика будут подтверждены, руководство ответит по статье 5.27 КоАП РФ . И только штрафом здесь не отделаться. Регулятор, опираясь на нормы законодательства, обяжет нерадивого работодателя немедленно отправить в отпуск всех сотрудников, которым время отдыха должно было быть представлено по графику. Если работодатель не нарушал прав своих сотрудников, напротив, они ходят в отпуска ранее графика и все довольны, санкций не последует.
В ходе проверки, осуществляемой специалистами Трудовой инспекции, вопрос о соблюдении графика отпусков возникнет обязательно
При разработке графика отпусков есть несколько подводных камней, которые учитываются в обязательном порядке (иначе можно сильно навредить производственному процессу предприятия).
Первое, на что нужно обратить внимание при составлении очерёдности ухода в отпуск, - льготные категории сотрудников, которые обладают полным правом отдыхать в любое удобное для них время. Поэтому до начала составления документа рекомендуется опросить всех льготников, уточнив их намерения. Правда, это не оградит работодателя от незапланированных уходов в отпуск таких сотрудников, они всё равно имеют полное право распоряжаться своим отпускным временем, но отчасти систематизирует процесс. К льготникам законодательными актами отнесены следующие категории сотрудников:
В распоряжении по отпускам должны быть учтены не только дни основных оплачиваемых отпусков., здесь должны быть зафиксированы ещё и дополнительные оплачиваемые отпуска, а также время отдыха, неиспользованное в прошедших годах. Соответственно, такие отпускные периоды должны быть передвинуты на следующий год. Логично, что отпуска по заявлению, предусматривающие время отдыха без содержания, в распоряжении не указываются.
Опытные кадровики рекомендуют всегда знакомить сотрудников с утверждённым графиком и при этом брать с них подпись об ознакомлении. Да, ТК РФ не регламентирует этот шаг, но не указав работнику на время его отдыха и не зафиксировав этот момент, трудно требовать от сотрудников его выполнения. Ознакомление можно провести двумя стандартными способами:
Ознакомление работников с графиком отпусков под расписку позволит избежать нарушения сроков ухода в отпуск
Оптимальный вариант при подготовке графика - воспользоваться унифицированной формой № Т-7 . Да, законодательство не обязывает применять этот шаблон при оформлении графика, можно разработать бланк и самостоятельно (главное, чтобы он был). Но зачем изобретать велосипед, если есть удобный универсальный документ, который используется практически всеми работодателями с момента его утверждения Госкомстатом РФ под номером 1 в январе 2004 года.
В графике отпусков должны быть отражены:
Кроме того, из общих данных в документе должны быть отмечены:
По горизонтали/по каждому сотруднику должны быть проставлены:
Издавать отдельный приказ, который утверждал бы график отпусков, не нужно. Это обусловлено тем, что виза руководителя юрлица или предпринимателя, ратифицирующая документ, проставляется непосредственно на графике.
Но в целях подготовки к разработке такого графика директор компании может:
Приказ о составлении графика отпусков - необязательный документ
При визировании графика должна стоять дата утверждения, и датироваться документ должен не позднее 17 декабря
После этого с графиком нужно ознакомить всех работников, причины и необходимость этого шага уже упоминались выше.
Собирать подписи работников об ознакомлении с графиком отпусков можно как на отдельном листе, так и прямо на оборотной стороне документа
В теории всё звучит довольно гладко, но вот на практике чётко соблюдать график получается только у 5-7% работодателей. Варианты необходимости внесения корректировок встречаются часто.
Рассмотрим самые распространённые:
Небольшой совет, который касается вновь принятых в коллектив сотрудников: если в компанию уже после согласования графика приходит несколько человек, составьте под номером 2 дополнительный график отпусков. Так будет проще контролировать новичков. Заметим, что ТК РФ не принуждает менять или корректировать уже утверждённый график, но и не запрещает дополнить документ данными об отпусках поступивших на работу людей.
Для получения наглядного представления о том, кто и когда идет отдыхать, руководители структурных подразделений компании могут использовать шаблон графика отпусков в удобном им формате
Ответ на распространённый вопрос, сколько времени хранить график отпусков, довольно прост - 1 год. Так установлено в п. 693 реестра, утверждённого Приказом Минкультуры РФ №558 . То есть утверждённый в декабре 2017 года (на 2018-ый год) график отпусков хранится на предприятии до конца 2019 года. Затем он должен быть уничтожен. Причём сделать это необходимо по специальному акту по протоколу Росархива от 06.02.2002.
Не все работодатели на 100% понимают роль планирования очерёдности отпусков персонала. Но если в компании, где трудятся 2–3 человека, в течение года хоть как-то можно контролировать процесс выхода в отпуск и вести учёт по этому вопросу, обходясь без графика. То в организациях, где численность работников достигает хотя бы двадцати пяти, сделать это полноценно, не ведя систематически конкретный документ, нереально. А учитывая постоянные проверки инспекции и немалые штрафы за каждую формальность, нужно настроиться и начинать полноценно работать с графиком отпусков.
Нужно ли составлять график отпусков? Зачем работодателю график отпусков? Ответственность за отсутствие графика отпусков. Право на отпуск. Отпускной стаж. Продолжительность отпуска. Пожелания работников.
До нового года необходимо составить и утвердить график отпусков. Как правильно его подготовить и какие моменты при этом следует учесть?
Согласно пункту 5 статьи 37 Конституции РФ каждому гражданину, работающему по трудовому договору, гарантируется ежегодный оплачиваемый отпуск. Очередность предоставления отпусков работникам одной организации определяется графиком отпусков (ч. 1 ).
к меню
Во многих организациях график отпусков не составляют, работники уходят в отпуск по согласованию с руководителем. Эта практика нарушает права работника, поскольку он лишен возможности планировать время отдыха и организовать его наиболее эффективным образом. Иногда сотрудник вообще не может воспользоваться гарантированным правом на отдых в течение календарного года.
Составление графика отпусков не только обеспечивает право работников на ежегодный отдых, но и дает ряд преимуществ работодателю.
Во-первых , если отпуск предоставляется в соответствии с графиком, это позволяет заблаговременно его оформить и подготовиться к выплате отпускных. Они выдаются не менее чем за три дня до начала отпуска (ч. 9 ).
Во-вторых , у работодателя при необходимости будет время найти замену уходящему в отпуск сотруднику.
В-третьих , график позволяет контролировать своевременность предоставления работникам отпусков. При условии его соблюдения у сотрудников не будут накапливаться не отгулянные отпуска.
1) Подрядчиков. Даже если договор длительный, такие работники не имеют права на ежегодный отпуск. Если включить подрядчика в график отпусков, это будет дополнительным поводом для трудинспекторов в трудовой.
2) Сотрудниц, которые весь 2018 год будут в декрете или отпуске по уходу за ребенком, в график можно не включать. Если в отпуске по уходу сотрудница работает неполный день, это не имеет значения. Ей все равно не положено два отпуска одновременно. Даже если мама решит прервать детский отпуск и взять ежегодный, в графике это можно не прописывать. Если отпуск заканчивается в 2018 году, уточните, будет ли женщина брать после детского отпуска. Если будет, пропишите в графике 28 дней сразу после окончания детского отпуска.
к меню
С ЧЕГО НАЧАТЬ
Прежде чем составить график отпусков, необходимо учесть:
ПРАВО на ОТПУСК
Продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней (ч. 1 ). Право на его использование у сотрудника возникает по истечении шести месяцев непрерывной работы у одного работодателя (ч. 2 ).
Обязаны ли сотрудники организации писать заявление на очередной ежегодный отпуск? Согласно ежегодный отпуск предоставляется работникам на основании графика отпусков и изданного в соответствии с ним приказа руководителя.
При наличии таких документов писать заявление необязательно. Однако существуют исключения для следующих случаев:
Кроме этого, Трудовой кодекс обязывает писать заявление тем сотрудникам, которые имеют право на отпуск до истечения шести месяцев непрерывной работы.
ПРИМЕР 1.Инженер Н.А. Гайкин приступил к работе 23 апреля 2008 го да. С какого дня он имеет право взять первый отпуск?
РЕШЕНИЕ. Право на отпуск за первый год работы возникнет у Н.А. Гайкина 23 октября 2008 года.
График отпусков составляется на очередной календарный год (с 1 января по 31 декабря) с учетом того, когда начался рабочий год каждого сотрудника. Отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время в соответствии с очередностью, установленной графиком (ч. 4 ст. 122 ТК РФ).
ПРИМЕР 2.
Инженер Н.А. Гайкин, приступивший к работе 23 апреля 2008года, в 2008 году не воспользовался правом пойти в отпуск. В графике отпусков на 2009 год запланировано три отпускных периода для этого работника:
- с 12 января 2009 года - 28 календарных дней за 2008 год;
- с 16 марта 2009 года - 14 календарных дней за 2009 год;
- с 31 августа 2009 года - 14 календарных дней за 2009 год.к меню
Правильно ли составлен график отпусков?
РЕШЕНИЕ. Неверным является предоставление отпуска за рабочий год, который еще не начался (его начало приходится на 23 апреля 2009 года), поскольку он предоставляется за отработанный, так называемый рабочий, а не календарный год.
Первый отпуск с 12 января 2009 года будет правомерно предоставлен за период с 23 апреля 2008 года по 22 апреля 2009 года.
Второй отпуск на 14 календарных дней с 16 марта 2009 года запланирован неправомерно, поскольку период, за который он предоставляется (второй рабочий год с 23 апреля 2009 года по 22 апреля 2010 года), к моменту начала отпуска еще не наступит. У работника не возникнет права на отпуск за второй рабочий год.
Отпуск с 31 августа на 14 календарных дней запланирован правомерно, поскольку в соответствии с трудовым законодательством отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время этого рабочего года.
Необходимо внести изменения в график отпусков и перенести дату начала второго отпускного периода на более позднее время (после 23 апреля 2009 года).
к меню
В стаж работы, дающий право на ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска за работу с вредными (опасными) условиями труда, включается только фактически отработанное в соответствующих условиях время (ч. 3 ст. 121 ТК РФ).
Отпускной стаж влияет на момент завершения очередного рабочего года. Если работник, к примеру, брал длительный отпуск за свой счет, окончание рабочего года сдвинется на количество календарных дней, превышающее 14.
Если последний день рабочего года переносится на более поздний срок, количество календарных дней ежегодного оплачиваемого отпуска, на которое может претендовать работник, изменяется. Если отпускной стаж не прерывается, то по истечении рабочего года сотрудник сможет отгулять 28 календарных дней. В противном случае ему полагается меньше отпускных дней. Как их рассчитать? Особой методики для этого не предусмотрено. На практике используется два варианта.
Первый вариант. Вначале нужно определить количество полных месяцев, которые включаются в отпускной стаж за определенный рабочий год. За каждый из них работнику полагается 2,33 дня отпуска (28 календ. дн. : 12 мес.). Сложность возникает при расчете дней отпуска, которые полагаются сотруднику за не полностью отработанный месяц рабочего года. В этом случае можно применить другой способ расчета.
Второй вариант. Он дает возможность более точно рассчитать количество дней отпуска, на которые работник имеет право в определенный момент. Расчет строится не на основе календарных месяцев, а исходя из календарных дней. Определяется количество календарных дней, приходящихся на отработанное в течение рабочего года время. В полностью отработанном рабочем году - 365 (366) календарных дней. За это время работнику полагается 28 календарных дней отпуска. Если в рабочем году были периоды, исключаемые из отпускного стажа, то сотрудник имеет право на меньшее количество календарных дней отпуска. Например, 326 календарных дней из 365 возможных, приходящихся на отработанное в рабочем году время, дают право на 25 календарных дней от пуска (28 календ. дн. : 365 календ. дн. x 326 календ. дн.). Рассмотрим пример.
к меню
ПРИМЕР 3.
К.С. Бубликов поступил на работу в ООО «Сласти» 2 мая 2007 года. В июне 2008 года он находился в неоплачиваемом отпуске продолжительностью 20 календарных дней.
С 2 мая 2009 года работник планирует уйти в отпуск. Необходимо определить, сколько календарных дней отпуска полагается работнику по состоянию на 1 мая 2009 года включительно, если отпуск за первый рабочий год он использовал полностью.
РЕШЕНИЕ. Первый рабочий год сотрудника закончился 1 мая 2008 года. За этот период он использовал ежегодный оплачиваемый отпуск в полном объеме.
Теперь нужно выяснить, когда закончится второй рабочий год. Если бы К.С. Бубликов не брал неоплачиваемый отпуск в 2008 году, второй рабочий год закончился бы 1 мая 2009 года. Но в данной ситуации рабочий год сдвинется на шесть календарных дней (20 календ. дн. - 14 календ. дн.). То есть 14 календарных дней отпуска за свой счет не исключаются из стажа. Таким образом, за период с 2 мая 2008 года по 1 мая 2009 года отпускной стаж сотрудника составит 359 календ. дн. (365 календ. дн. - 6 календ. дн.).
За один календарный день, приходящийся на отработанное время во втором рабочем году, сотрудник заработал 0,0767 дня отпуска (28 календ. дн. : 365 календ. дн.). Следовательно, за 359 календарных дней работнику полагается 27,54 календарного дня отпуска (359 календ. дн. x 0,0767 дн.). Фактически сотруднику можно предоставить 27 календарных дней отпуска, поскольку 0,46 дня (1 дн. - 0,54 дн.) к указанной дате он еще не заработал.
к меню
Опросите сотрудников, когда они планируют отпуска
Чтобы заполнить график, сначала соберите со штатных работников информацию, когда они планируют отпуска в следующем году.
Запланировать ежегодные отпуска придется даже сотрудникам, которые собираются увольняться, уйти в декрет или в отпуск по уходу за ребенком.
Используйте опросные листы. В них попросите работников отразить, в какое время они хотят уйти в отпуск (образец ниже).
Примечание : Скачать в формате Word 32Кб
Если работники затрудняются выбрать период отпуска, то попросите их написать примерные даты. Нельзя оставлять в графике пустые строки. Позже работники смогут согласовать с руководством перенос дней отпуска.
Поясните работникам, какие дни отпуска им нужно запланировать в опросном листе.
Основные отпуска. У большинства работников ежегодный основной отпуск длится 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ). Но некоторым сотрудникам, например инвалидам и несовершеннолетним, надо предоставлять больше дней. Так, отпуск несовершеннолетнего сотрудника составляет 31 календарный день (ст. 267 ТК РФ), а работника-инвалида - 30 календарных дней в год (ст. 23 Федерального закона от 24.11.95 № 181-ФЗ).
Предупредите сотрудников, что они могут разбить отпуск на части. Но хотя бы одна часть отпуска должна быть не менее 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ).
Продолжительность отпуска, планируемого на следующий календарный год, зависит не только от даты возникновения соответствующего права и отпускного стажа. К рассчитанной продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска следует добавить не использованное работником количество календарных дней отпуска за предыдущий период.
Кроме того, необходимо учесть, что некоторые работники имеют право на дополнительные оплачиваемые отпуска (ст. 116-119, 173- 176 и 350 ТК РФ). Согласно части 2 при исчислении общей продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска дополнительные оплачиваемые отпуска суммируются с ежегодным основным оплачиваемым отпуском. Это значит, что в графике от пусков указывается общая продолжительность оплачиваемого отпуска.
Дополнительные отпуска. Некоторые работники имеют право на дополнительный оплачиваемый отпуск. Его продолжительность зависит от категории работника (см. таблицу ниже).
к меню
Работники | Минимальная продолжительность отпуска в год, календ. дн. |
---|---|
Сотрудники с ненормированным рабочим днем (ст. 119 ТК РФ) | 3 |
Сотрудники с вредными и опасными условиями труда (ст. 117 ТК РФ) | 7 |
Сотрудники Крайнего Севера (ст. 321 ТК РФ) | 24 |
Врачи общей практики (постановление Правительства РФ от 30.12.98 № 1588) | 3 *
|
Спортсмены и тренеры (ст. 348.10 ТК РФ) | 4 |
* На дополнительный отпуск имеют право врачи общей практики, которые непрерывно трудятся в данной должности свыше трех лет.
Дополнительный отпуск, в отличие от основного, сотрудники вправе не отгуливать, а заменить компенсацией. Но даже если работник планирует взять компенсацию, попросите его указать в опросном листе дни дополнительного отпуска.
Неотгулянные отпуска за прошлые годы. Трудовой кодекс РФ не требует включать в график дни отпуска, не отгулянные в прошлые годы. Более того, удобнее такие дни в график не включать. Тогда вам не придется информировать каждого сотрудника, сколько дней он не отгулял. Оставшиеся дни работник не теряет, он может их отгулять по заявлению.
Проверьте опросные листы работников - все ли дни распределили сотрудники, верно ли разделили отдых на части.
Если работники ошиблись, то верните им опросные листы. Поясните, какие ошибки надо исправить.
к меню
Некоторым работникам работодатель обязан предоставить отпуск в любое удобное для них время (даже до истечения шести месяцев с начала работы у данного работодателя). Перечень таких лиц приведен в таблице на стр.1 , стр.2 .
Статья 257.1 ТК РФ
«Очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков для работников, имеющих трех и более детей.
Работникам, имеющим трех и более детей в возрасте до двенадцати лет, ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по их желанию в удобное для них время.».
Бесплатно вести кадровый учет и рассчитывать зарплату в веб-сервисе
Как правило, работники хотят отдыхать летом или в начале осени. Но при составлении графика отпусков работодатель должен не только учитывать пожелания сотрудников, но и обеспечить непрерывную работу организации.
По этой причине руководитель вправе равномерно распределять от пуска работников организации в течение всего года. Он может установить, что в течение каждого месяца в отпусках может находиться не более 8,33% персонала (100% : 12 мес), либо применить иное основание распределения времени начала отпусков. Имеет смысл устанавливать некую очередность отпусков среди работников родственных профессий (должностей) одного подразделения, например среди продавцов магазина, специалистов отдела, рабочих одной специальности отдельного цеха (участка).
В некоторых случаях при подготовке графика работодатель имеет возможность учесть пожелания работников по поводу планирования отпуска.
Форма, в которой работники могут выразить свои пожелания относительно даты начала отпуска, разделения его на части и переноса, законодательно не установлена, поэтому кадровая служба решает этот вопрос самостоятельно. Можно попросить работника написать заявление с указанием предполагаемой даты начала отпуска в произвольной форме. Это удобно, когда в организации численность работников невелика (до 20 человек) (см. образец заявления ).
Непосредственный начальник работника должен поставить на заявлении свою визу.
В организации с большой численностью сотрудников удобнее составлять ведомость планирования отпусков по каждому подразделению. В ней нужно предусмотреть свободные графы, в которых работники могут изложить свои пожелания (см. образец ведомости ).
к меню
График отпусков оформляют сотрудники отдела кадров. Если отдела кадров нет, то график может составить тот сотрудник, на которого возложены обязанности вести кадровый учет. Составляют этот документ на каждый календарный год. Причем подготовить его нужно за две недели до наступления этого периода. То есть, к примеру, график отпусков на 2017 год должен быть датирован не позже 16 декабря 2016 года (17 декабря – суббота). Об этом сказано в Трудового кодекса РФ.
График отпусков составляют по той форме, которая утверждена руководителем приказом к учетной политике. См. пример заполнения графика по унифицированной форме.
В график отпусков включайте основной и дополнительные оплачиваемые отпуска по всем работающим сотрудникам. Но отпуска без сохранения зарплаты и некоторые оплачиваемые отпуска в графике не нужны. Например, и родам и по . Они не относятся к ежегодным оплачиваемым отпускам. Вписывать в график сотрудницу, которая с начала года находится в одном из таких отпусков, вообще не нужно. Если она захочет взять ежегодный оплачиваемый отпуск по окончании отпуска по уходу за ребенком, то компания обязана предоставить его независимо от очередности, предусмотренной графиком.
к меню
Реквизиты приказа руководителя об изменении даты начала отпуска указываются в графе 8 «Основание переноса отпуска» графика.
Графу 10 «Примечание» работник кадровой службы заполняет если:
В этом случае в графе 10 сотрудник кадровой службы указывает основания для отзыва из отпуска, его переноса или продления.
к меню
Очередность предоставления отпусков может изменяться и по инициативе работодателя, если, например, уход работника в отпуск в текущем рабочем году может отрицательно сказаться на работе организации (ч. 3 ст. 124 ТК РФ).
Чтобы действия работодателя по изменению графика были правомерными, он должен:
Обратите внимание:
работодатель обязан предоставить работнику неиспользованную часть отпуска в любое удобное для него время в течение текущего рабочего года или присоединить к отпуску за следующий рабочий год ().
А теперь рассмотрим пример заполнения графика отпусков на 2009 год.
ПРИМЕР 4.
В ООО «Пастораль» работает девять человек. При планировании отпусков на 2009 год специалист отдела кадров выяснил следующее:
- ни один из сотрудников организации права на дополнительный от пуск не имеет;
- работников, имеющих право на отпуск в любое удобное для них время, в компании нет;
- в связи с производственной необходимостью главный бухгалтер Е.А. Овечкина в 2008 году находилась в отпуске только 14 календарных дней;
- генеральный директор И.В. Пастухов и менеджер отдела телефонных продаж Е.Л. Кроликова решили разбить ежегодный отпуск на части, по этому их фамилии вписаны в график два раза.
В течение 2009 года:
- маркетолог А.Н. Горный во время отпуска заболел, на основании больничного листа его отпуск был продлен на пять дней;
- начальник отдела по обслуживанию клиентов И.Р. Баранов написал заявление о переносе отпуска по семейным обстоятельствам;
- экспедитор В.О. Ручьев был отозван из отпуска в связи с производственной необходимостью.
Выборного профсоюзного органа в ООО «Пастораль» нет, поэтому строка, в которой отражается его мнение, не заполняется. Дополнительная графа 11 в график не введена. Как график отпусков должен выглядеть в конце 2009 года?
РЕШЕНИЕ. Рассмотрим, как нужно заполнять график отпусков в течение года. Отметим, что работники ознакомились с датой начала отпусков, расписавшись в уведомлении. Этот документ сотрудник кадровой службы приложил к графику. График отпусков работников ООО «Пастораль» приведен в таблице .
к меню
Работницы, у которых два и более ребенка в возрасте до 12 лет, смогут выбирать время отпуска. Передвинуть в графике отпусков периоды отдыха таких сотрудниц никто не в праве. Постановление об этом ЦК КПСС от 22 января 1981 г. №235 «О мерах по усилению государственной помощи семьям, имеющим детей», утвердил Верховный суд России.
Согласно указанному Постановлению, работницы с детьми в возрасте до 12 лет имеют первоочередное право на получение ежегодного отпуска в летнее или другое удобное для них время, а также право на дополнительный отпуск по уходу за детьми без сохранения заработной платы продолжительностью до 2 недель (по согласованию с компанией). Такая норма закреплена также частью четвертой Трудового кодекса РФ.
к меню
Если нарушение графика отпусков произошло по вине работника, и если в график отпусков лицом, ответственным за его составление, не были внесены изменения, работодатель может воспользоваться нормами .
Основанием привлечения к дисциплинарной ответственности является дисциплинарный проступок , то есть неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей.
В целях налогообложения прибыли в составе расходов на оплату труда можно учесть средний заработок, сохраняемый на время отпуска, лишь при наличии в организации графика отпусков. Поэтому, если по графику отпусков у работника отпуск запланирован на одну дату, а фактически работник отгулял отпуск в другое время, организации скорее всего придется доказывать налоговым органам, что расходы на оплату труда действительно подтверждены документально.
к меню
В общем случае учитывать мнение сотрудников при составлении графика отпусков работодатель вправе, но не обязан. Исключение составляют пожелания отдельных категорий сотрудников (льготники). Если работодатель включает в график отпусков работника в первый рабочий год, то ему также придется учесть мнение работника, который вправе претендовать на отпуск по истечении шести месяцев работы ().
Таким образом, составлять график отпусков работодатель может без учета мнения сотрудников, за исключением льготных категорий. При этом, если впоследствии такие «исключительные» сотрудники изъявят желание уйти в отпуск в другие даты, нежели это предусмотрено графиком, работодатель обязан исполнить такое требование и предоставить отпуск по заявлению сотрудника.
к меню
Трудовой кодекс РФ не содержит специальных норм, регулирующих вопрос об ответственности за несоблюдение графика отпусков.
А вот наличие у работодателя графика отпусков является обязательным требованием законодательства в отношении порядка предоставления отпусков. На практике в силу разных причин графики отпусков нарушаются. Например, по производственной необходимости либо по желанию самого работника.
В этом случае трудовая инспекция может привлечь организацию к административной ответственности за нарушение законодательства о труде. В соответствии со нарушение законодательства о труде
влечет наложение административного штрафа:
к меню
ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ССЫЛКИ по теме |
Уже за две недели до начала нового года график отпусков должен быть не только составлен, но и утвержден. А его разработка начинается еще раньше. Мы рассказываем о том, как составить и заполнить график отпусков, предлагаем скачать "умный график" в Excel, а также подробно разбираем все, что касается формы Т-7.
Читайте в нашей статье:
В то время как большинство из сотрудников занимаются подведением итогов за прошедший год, службы персонала готовят график отпусков для коллектива уже на новый период. Такая работа, как правило, должна начинаться задолго до даты, установленной в ТК РФ.
Уже за две недели до начала нового года график отпусков на 2019 год должен быть не только составлен, но и утвержден. А его разработка начинается еще раньше.
При планировании отдыха персонала стоит учесть множество факторов, чтобы рабочая сила была использована максимально эффективно и с минимальными рисками внутри трудовых споров.
Обращайте внимание на последовательность предоставления отдыха. Не стоит отправлять одновременно весь отдел, иначе работать будет попросту некому. Учитывайте также загруженность производства и сезонность, если она имеется.
Трудовое законодательство не обязывает компании советоваться с мнением персонала. Однако, если учитывать только производственные факторы, на выходе можно получить внутриколлективные противоречия и обиды. Поэтому важно принять во внимание интересы всех сторон и выбрать оптимальный вариант.
Проще всего заполнять график отпусков по образцу. Использовать свою форму графика наниматель может, однако она должна содержать все предусмотренные законом реквизиты. Лучше взять готовый бланк графика отпусков на 2019 год (унифицированную форму Т-7) и доработать ее до той формы, которая будет отражать потребности предприятия.
В шапке документа указываются название компании и реквизиты документа. Обязательным является реквизит “УТВЕРЖДАЮ”. Проставляется дата и подпись руководителя. В зависимости от того, как удобнее вести планы для организации возможно составление не одного, а нескольких графиков. Для каждой структурной единицы - свой.
Это удобно, когда численность компании составляет сотни, а то и тысячи человек. Если же компания относится к малому бизнесу, такие действия нецелесообразны.
При наличии профсоюза, его одобрение тоже нужно получить, а реквизиты занести в шапку документа.
Далее идет табличная часть документа. Заполнение ее интуитивно понятно. Сотрудники группируются, как правило, по структурным подразделениям. Если отдых работника будет разделен на несколько частей, то и в таблице этот сотрудник будет упоминаться не один раз.
Подписывает график руководитель кадрового подразделения.
“Умный график отпусков” представляет собой таблицу Excel с несколькими вкладками. Он позволяет не только заполнить стандартную форму, но и оценить ближайшие отпуска, а также увидеть картину распределения отдыха по датам в виде схемы.
Так как унифицированная форма графика отпусков уже содержит реквизит “УТВЕРЖДАЮ”, достаточно будет просто подписать его у директора. При использовании локального бланка, в котором такой реквизит отсутствует, требуется составить приказ об утверждении.
Срок издания приказа зависит прежде всего от даты, до которой должны быть проведены все процедуры по его составлению и утверждению - две недели до начала нового года. В этом году крайняя дата его принятия 14 декабря 2018 года.
Распоряжение оформляется на бланке организации в свободной форме. В тексте документа должна содержаться не только дата утверждения графика, но также назначены ответственные за его исполнение. Сам график оформляется приложением к приказу.
В первую очередь, при наличии первичной профсоюзной ячейки, требуется согласование с ней. Профсоюз оценивает, прежде всего, учтены ли права сотрудников, для которых отдых предоставляется в те даты, когда им удобно (несовершеннолетние, одинокие родители с 2-мя и более детьми и др.). После получения одобрения, реквизиты письма или иного обосновывающего это документа, вносятся в шапку графика.
Одобрение руководителя предприятия может быть оформлено приказом либо подписью, в зависимости от используемой формы (см. выше).
Законодатель не определил ознакомление с новым графиком отпусков обязанностью для нанимателя. Кодекс содержит только норму, обязывающую работодателя за две недели до начала отдыха по плану уведомлять работника.
Однако, для избежания недоразумений, стоит либо предусмотреть дополнительную графу в табличной форме документа, либо разработать специальный лист ознакомления. Какой из вариантов выбрать - остается на усмотрение компании.
Когда работник идет отдыхать по плану, писать заявление не требуется. Но оно может понадобиться в том случае, если сотрудник хочет уйти в отпуск не по графику.
Стоит отметить, что согласовывать отдых сотруднику нужно не менее чем за 3 дня до его начала, учитывая дату получения отпускных. Несоблюдение сроков выплат влечет за собой административную ответственность.
Статья 124 ТК РФ позволяет изменять даты запланированного отдыха. Для этого человеку необходимо написать заявление с просьбой о переносе и указанием конкретных дат нового отпуска. Изменения возможны и по инициативе работодателя (ч. 3. ст. 124 ТК РФ), но только с согласия работника.
В связи с производственной необходимостью работник может быть также отозван из отпуска (ч. 2 ст. 125 ТК РФ). При этом остаток дней отдыха переносятся на другие даты. Все эти изменения оформляются приказом по организации.
В приказе о внесении изменений в новый график отпусков должны содержаться не только новые даты отдыха, но и причины его переноса. Также устанавливаются ответственные лица за его исполнение. С документом необходимо ознакомить не только ответственных лиц, им назначаемых, но и работника, чей отдых переносится.
Как и все кадровые документы, график отпусков имеет свой срок хранения - один год. Отсчет этого срока начинается с того момента, как он перестал действовать. Так, план на 2019 год может быть уничтожен только 31.12.2020 года.
Так как график является обязательным документом в компании (ст. 123 ТК РФ), за его отсутствие предусмотрены штрафы, установленные ст. 5.27 КоАП РФ.
Градация размеров наказания зависит, в первую очередь, от виновного. Максимальное наказание предусмотрено для юридических лиц: от 30 до 50 тысяч рублей или приостановление деятельности до 90 суток. Для должностных лиц и ИП штраф: от одной до пяти тысяч. Для ИП также предусмотрена приостановка деятельности (до 90 суток).