Тема 2 Психологическая характеристика процесса управления

1. Понятие процесса управления

2. Организация управления

3. Основные принципы управленческой деятельности

4. Методы управления и их характеристика

5. Психологические закономерности управленческой деятельности

Основные понятия и термины: управление, управляющая подсистема, управляемая подсистема, прямое информационное воздействие, обратная информационная связь, внутренние шумы, внутренние возмущения, внешние возмущения, организация управления, принципы управления, методы управления административно-правовые методы, экономические методы, социально-психологические методы.

Понятие процесса управления

Управление является неотъемлемым компонентом любой совместной деятельности в любой исторический период развития общества. С развитием общества усложнялась и управленческая деятельность. Но осознание того, что управление является особым видом человеческой деятельности, произошло только в ХIХ – начале ХХ столетия. Фундаментальное понятие «управление» рассматривается в науке управления в широком и в узком смысле слова [Вайнштейн].

Управление в широком смысле слова – это целенаправленное воздействие на определенный объект или процесс [Урбанович]. Данное определение применимо как к социальным, так и к биологическим, техническим и другим объектам. Оно включает в себя не только само воздействие, но и подготовку к нему, контроль за деятельностью объекта управления и анализ полученных результатов [Вайнштейн].

Понятие управления в узком смысле слова, которое может быть применено к социальным объектам, предложено М.А. Кременем.

Управление – это целенаправленное информационное взаимодействие между субъектом и объектом управления с целью перевода последнего из одного состояния в другое (из более низкого в более высокое) или компенсацию действующих на объект возмущений (F возм), как внутренних, так и внешних Наглядно процесс управления можно представить в виде схемы (рис. 2.1) [Кремень, с. 245].

Начальные условия F возм

Управляющая подсистема Управляющая подсистема

Проблема Цель Канал прямой свзи

Канал обратной связи

Рис. 2.1 Схема процесса управления

ВШ – внутренние шумы, F возм - внешние и внутренние возмущения

Управление – это профессиональная человеческая деятельность, в которой есть две подсистемы – управляющая (субъект управления, руководитель) и управляемая (организация или конкретный подчиненный). Субъект управления осуществляет управленческое воздействие на объект управления по каналу прямого информационного воздействия с помощью приказов и распоряжений. Это воздействие является целенаправленным, т.е. направленным на достижение целей, стоящих перед организацией, и систематическим, характеризующим непрерывную деятельность.

Для оптимизации процесса управления огромное значение имеет обратная информационная связь . Она информирует об эффекте воздействия директивной информации (приказов, распоряжений и др.) и обеспечивает взаимодействие между субъектом и объектом управления. В результате руководитель может принимать дополнительные меры для совершенствования объекта управления, а также меры по самосовершенствованию. Обратная связь помогает руководителю понять не только эффект решения определенной проблемы, но и те изменения, которые могут наступить в социальных и психологических взаимоотношениях членов коллектива. Поэтому без полноценной обратной информационной связи эффективного управления быть не может.

Организация процесса управления может затрудняться внутренними шумами в управленческой деятельности и организационными возмущениями.

Внутренние шумы – это факторы, сдерживающие потенциал и результаты работы человека при выполнении определенной управленческой деятельности: ограничения личных знаний, навыков, умений и способностей руководителя, препятствующих эффективному управлению. К ним относятся недостаточное понимание особенностей управленческого труда, слабые навыки руководства, неумение человека управлять собой, остановленное саморазвитие и др.

Внутренние возмущения – это ограничения, существующие внутри самой организации или предприятия, например, конфликтные ситуации в коллективе. К внешним возмущениям в организации относятся ограничения, вызываемые извне, например, экономический кризис, несвоевременная выплата зарплаты.

Таким образом, управление выполняет важную социально-экономическую функцию, обеспечивая взаимосвязь и взаимодействие субъекта и объекта управления, и во многом предопределяя результативность их совместных действий.

2. Организация управления [Кремень]

Организация управления – совокупность действий, ведущих к образованию и совершенствованию взаимосвязей между частями целого, позволяющая реализовать цели управления [Кремень, с. 19].

Организация управления рассматривается в виде специфического алгоритма, который может использоваться для практической работы по изучению систем управления и служить удобным способом, определяющим последовательность работ при совершенствовании процесса руководства.

Рассматриваемый ниже алгоритм включает семь блоков, обозначающих составные части организации системы управления и взаимосвязи между ними (рис.2.2) [Кремень, с. 19].

Рис 2.2 Организация системы управления

Блок 1. Изучение целей организационной системы и определение процессов, необходимых для достижения этих целей. Организационная система обычно многоцелевая. Ее элементы с самого начала построены и согласованы так, чтобы обеспечить достижение всего комплекса целей.

Эти цели с позиции организации управления означают, что для каждой из них должны быть определены процессы, реализация которых обеспечит их достижение; эти процессы должны быть управляемыми. Следовательно, появляются люди, органы, структуры, которые будут выполнять работу по достижению этих целей, и т.д.

Блок 2. Определение состава системы управления . Знание целей позволяет определить необходимые производственные процессы (функции), т.е. отдельные виды работ, которые необходимо выполнить, чтобы достичь поставленных целей. На этой основе определяются состав и структура организационной системы в целом. Причем характер организации всякого учреждения определяется содержанием деятельности этого учреждения.

Блок 3. Определение структуры системы управления. Определяются необходимые подсистемы управления, число и уровни управленческих органов, выявляются связи и коммуникации, обосновывается целесообразный тип структуры применительно к конкретным условиям.

Параллельно устанавливаются сферы компетенции, формулируются и распределяются задачи, права и обязанности органов управления, разрабатывается их внутренняя структура, определяется необходимая численность работников, составляется штатное расписание и т.д.

Блок 4. Разработка технологии управления. Технология управления – это способы, приемы, порядок выполнения управленческих функций на всех уровнях, во всех подсистемах системы управления. Она должна анализироваться параллельно со структурой управления.

Блок 5. Определение связей, путей и объемов прохождения информации , разработка форм документов и порядка документооборота, организации делопроизводства. Эти задачи можно решать, когда очевидны принятые решения в области структуры системы управления и технологии управления.

Блок 6. Подготовка и использование технических средств. Это трудоемкая работа, решаемая в процессе создания автоматизированных систем управления. Комплекс средств организационной техники позволяет решать вопросы механизации обработки информации и на этой основе совершенствовать технологию и методику управления, повышать эффективность управленческого труда.

Блок 7. Подбор, расстановка и обучение управленческого персонала для работы в создаваемой системе управления. Подбор и расстановка людей могут быть проведены тогда, когда ясны все предыдущие блоки, иначе все будет сделано наугад.

При анализе организации управления важен учет связей и взаимозависимости отдельных блоков. Их учет существенно влияет на качество решения задач организации управления, позволяет обеспечить системное решение проблемы.

Связь (1) обусловливает приоритетное определение целей и задач организационной системы в целом, для того чтобы практические действия по организации систем управления исходили из заданных (известных) и осознанных целей.

Связь (2) отражает принцип необходимого и достаточного разнообразия, утверждающего, что для оптимального функционирования организационной системы необходимо создание такой системы управления, которая позволила бы управлять всеми ее элементами.

Связи (3,4). Между структурой системы управления и технологией управления должны быть взаимное соответствие и взаимосвязи. В структуре системы управления закладывается распределение задач, прав и обязанностей органов управления. Эти права и обязанности определяются и методически оснащаются в процессе разработки технологии управления. И наоборот, разрабатывая технологию управления, необходимо учитывать предполагаемую структуру органов управления, устанавливаемую степень централизации управления и т.д.

Связь (5) свидетельствует о влиянии на технологию управления структуры, состава и особенностей управляемой системы. Например, определяющую роль играет тип производственного процесса и т.д.

Связи (6,7) показывают влияние структуры и технологии управления на формы, порядок документооборота, поток (объем) информации.

Связи (8, 9) подчеркивают, что выбор технических средств зависит от объема информации и технологии управления, и наоборот, технические средства влияют на технологию управления, на формы и порядок документооборота.

Связь (10) свидетельствует о влиянии техники на структуру системы управления (например, централизация решений в области управления).

Связь (11) показывает совокупность (объем) знаний, необходимых руководителям и управленческому персоналу.

Анализ связи (12) может привести, например, к выводу, что в отдельных случаях приходится приспосабливать структуру под имеющиеся кадры. Это крайне нежелательно, хотя и происходит часто, поэтому задача подготовки (переподготовки) кадров становится более актуальной.

Таковы взаимосвязи проблем в процессе анализа организации управления. Правильный их учет позволит уверенно изучать систему управления с развитой структурой, сложной сетью коммуникаций и информационных потоков, документооборотом, необходимыми техническими средствами и т.д.

Основные принципы управленческой деятельности

Принцип – это основное, исходное положение некоей теории, учения, руководящая идея, главное правило деятельности.

Принципы управления – это фундаментальные истины, на которых строится система управления в целом или отдельные ее части [Вайнштейн].

Если функции управления ориентированы на организационную структуру и показывают, что должен делать руководитель в организации, то принципы управления направлены на поведение людей и определяют, как он должен это делать. Принципы управления, в отличие от функций, не связаны жестко между собой, воплощают субъективный опыт руководителя и поэтому могут обогащаться, существенно трансформироваться в зависимости от конкретной ситуации, от нового управленческого опыта руководителя.

Управление современной организацией строится на следующих основных принципах [Мещерякова]:

1) принцип соответствия персонала структуре : нельзя подстраивать организацию к способностям работающих людей, надо строить ее как инструмент для достижения четко обозначенной цели и подбирать сотрудников, способных обеспечить достижение этой цели. Первоначально создается продуманная структура, в которой нет лишних подразделений или уровней управления, а затем подбираются соответствующие кадры;

2) принцип единоначалия , или административной ответственности одного лица:каждый работник должен отчитываться о своей деятельности перед одним руководителем и получать приказы только от этого руководителя. Если один исполнитель получает непротиворечивые приказы сразу от двух руководителей, то это неэффективно, так как налицо ненужное дублирование. Но если приказы разные или противоречивые, то неэффективным становится само исполнение. Кроме того, распыляется ответственность административных лиц, неясно, кто должен отвечать за неправильный приказ;

3)принцип департаментализации – создания новых подразделений (департаментов): организация строится снизу вверх, на каждом этапе анализируется необходимость создания новых подразделений. Следует точно установить функции и роль подразделения, его место в общей структуре организации;

4) принцип специализации управления : все регулярно повторяющиеся действия нужно распределять между работниками управленческого аппарата, не дублируя их;

5) принцип диапазона управления : на одного руководителя не должно приходиться в среднем более 6-12 подчиненных. При исполне­нии физической работы в подчинении у руководителя может находиться до 30 человек, но чем выше уровень управления, тем меньше диапазон контроля, который может осуществлять руководитель. На вершине управленческой пирамиды в непосредственном подчинении руководителя находится 3-5 человек;

6) принцип вертикального ограничения иерархии : чем меньше иерархических степеней, тем легче управлять организацией, т.к. управление становится более мобильным;

7) принцип делегирования полномочий : руководитель не должен делать то, что может сделать его подчиненный, при этом управленческая ответственность остается за руководителем;

8) принцип соотношения : на всех уровнях управления власть и ответственность должны совпадать. В рамках своих полномочий руководитель несет всю полноту личной ответственности за действия подчиненных ему людей;

9) принцип подчинения индивидуальных интересов общей цели : функционирование организации в целом, и каждого ее подразделения в отдельности, должно быть подчинено стратегической цели развития организации;

10) принцип вознаграждения : каждый работник должен получать вознаграждение за свой труд, и оно должно оцениваться им как справедливое.

Переход к рыночным отношениям и перестройка всей экономической системы предъявляют новые требования к специалистам, работающим в менеджерских службах. Они должны быть умелыми организаторами, расчётливыми хозяевами производства, уметь чётко определить основные пути эффективной деятельности предприятия.

Управление осуществляется на каждой стадии деятельности современных предприятий. Менеджмент как современная система управления предприятием, действующим в условиях рыночной экономики, предполагает создание условий, необходимых для его эффективного функционирования и развития. Речь идёт о такой организации управления, которая порождена объективной необходимостью и закономерностями рыночных отношений хозяйствования. Особенность современного менеджмента состоит в его направленности на обеспечение рациональной организации управления предприятием.

Цель курсовой работы – рассмотреть тему: «Основы управленческой деятельности на предприятии».

Анализ основ управленческой деятельности на предприятии, является очень актуальным т.к. позволяет оценить гибкость, эффективность, надёжность управления, способность к постоянным воздействиям со стороны окружающей среды.

Объект – управленческая деятельность на предприятии.

Предмет – основы управленческой деятельности на предприятии.

Методы исследования, используемые в работе: анализ литературы по тематике исследования, синтез.

1 Основные действия при управлении предприятием

Управленческая деятельность – это сложная интеллектуальная деятельность человека, требующая специальных знаний и опыта. Она является одним из важнейших факторов функционирования и развития промышленных форм в условиях рыночной экономики. Эта деятельность постоянно совершенствуется в соответствии с объективными требованиями производства и реализации товаров, усложнением хозяйственных связей, повышением роли потребителя в формировании технико-экономических и иных параметров продукции. Большую роль играют также изменения в организационных формах и характере деятельности фирм.

Основными действиями при управлении предприятием являются:

1) планирование;

2) организация;

3) руководство;

4) контроль.

Планирование – это начальное управленческое действие, в результате выполнения которого определяют: какие результаты предполагается получить в будущем (постановка целей) и какие действия, в какой последовательности и в какие сроки должны быть для этого выполнены.

Организация обеспечивает выполнение плана, определив, кто и какие работы будет выполнять и с кем при этом необходимо взаимодействовать. Особенно эффективным этап организации может считаться тогда, когда было разработано и проведено профессиональное, профильное обучение персонала.

Руководство создаёт условия для того, чтобы исполнители хорошо понимали, каких результатов от них ожидают, были заинтересованы в их получении, испытывали удовлетворение от продуктивной работы.

Контроль завершает управленческий цикл, соизмеряя фактические результаты работы с запланированными и получая информацию о том, достигает ли предприятие поставленных целей. Контроль позволяет выделить проблемы и предпринять корректирующие меры прежде, чем предприятию будет нанесен серьезный ущерб. Именно контроль делает управление чувствительным к изменениям. Реагирование же на эти изменения осуществляется через планирование, организацию и руководство. Тем самым цикл управления оказывается замкнутым.

Качества эффективного управляющего:

1) знание теоретической части;

2) обладание энергией, здоровой психикой;

3) умение применять знания;

4) желание эффективно управлять.

Управленческая деятельность в условиях рыночной экономики означает:

1) ориентацию предприятия на спрос и потребности рынка;

2) стремление к повышению эффективности производства;

3) хозяйственная самостоятельность, свобода принятия решений;

4) постоянная корректировка целей и программ в зависимости от состояния рынка;

5) конечный результат деятельности выявляется на рынке в процессе обмена;

6) необходимость использования современной техники при принятии решений.

Управление применимо к различным видам человеческой деятельности (управление автомобилем); к различным сферам деятельности (управление в биологических системах, управление государством); к органам управления (подразделениями в государственных и общественных организациях). Менеджмент использует в качестве объекта управления хозяйственную деятельность предприятия в целом или её конкретную сферу (производство, сбыт, финансы и т.д.).

Сущность управленческой деятельности – установление и поддержание согласованности взаимодействия людей, участвующих в едином процессе.

Особенности управленческого труда:

1. Умственный труд работников аппарата управления, состоящий из трёх видов деятельности:

Организационно-административной и воспитательной – приём и передача информации, доведение решений до исполнителей, контроль исполнения;

Аналитической и конструктивной – восприятие информации и подготовка соответствующих решений;

Информационно-технической – документационные, учебные, вычислительные и формально-логические операции.

2. Участие в создании материальных благ не прямо, а опосредованно через труд других лиц.

3. Предмет труда – информация.

4. Средства труда – организационная и вычислительная техника.

5. Результат труда – управленческие решения.

2 Система управления предприятием

Система управления – это совокупность элементов, обеспечивающих целенаправленное функционирование предприятия.

Элементы системы управления:

1. Цель – желаемый результат функционирования системы. Требования: реальная, возможная при данных условиях функционирования предприятия, достижимая, реализуемая. У любой организации должны существовать:

Стратегическая цель – долговременная;

Текущие цели – на 1 год;

Оперативные – до месяца.

2. Принципы управления – правила осуществления управленческой деятельности. Носят объективный характер, вытекают из законов и закономерностей управленческой деятельности.

3. Функции управления – специализированные виды управленческой деятельности. Обычно различают общие и конкретные.

Планирование;

Организация;

Координирование (регулирование);

Стимулирование (мотивация);

Учёт (фиксация состояния управляемого объекта);

Анализ (выявление причин состояния управляемого объекта);

Контроль (выработка мер устранения отклонений от заданного режима).

Конкретные:

Управление предприятием (основной деятельностью, персоналом);

Управление вспомогательной деятельностью;

Управление финансами;

Управление материально-техническим снабжением;

Маркетинг и др.

4. Методы управления – способы осуществления управленческой деятельности. Направлены на реализацию функций управления, вытекают из принципов предприятия.

5. Персонал управления – работники, реализующие функции управления – руководители, специалисты, технический персонал.

6. Организационная структура системы управления – совокупность взаимосвязей между персоналом управления и организацией, обеспечивающая её функционирование. Состоит из персонала управления (исполнителей функций), функциональных обязанностей исполнителей, взаимосвязей между исполнителями по поводу реализации функциональных обязанностей.

7. Техника управления – совокупность технических средств.

8. Технология управления – последовательность выполнения функций управления с использованием методов и технических средств.

9. Информация – совокупность сведений используемых при осуществлении управленческой деятельности – законы, устав.

Система управления должна соответствовать целям управления, каждый из элементов (1 – 9) должен соответствовать системе в целом, каждый из элементов должен соответствовать любому из элементов (1 – 9).

3 Организационные отношения в системе управления предприятием

Организационные отношения – это устойчивая зависимость между субъектами совместной деятельности.

Организационные связи – те коммуникации, которые существуют между работниками аппарата управления и не опосредованы устойчивой зависимостью между ними, а в основном только единством реализуемых ими целей. Основу процесса управления составляет взаимодействие между элементами управленческой структуры – подразделениями, должностями, отдельными лицами. По содержанию такое взаимодействие может быть:

1) информационным;

2) административным;

3) техническим.

В рамках информационного взаимодействия – обмен сведениями, необходимыми для принятия решений.

Административное – управленческие полномочия и ответственность, распоряжения, приказы, рекомендации, отчёты и процесс контроля.

Техническое – реализуется через совместное участие в практической деятельности – обмен опытом, проведение совещаний и т.д.

Отношения внутри организации могут быть формальными и неформальными. Первые связывают должности или подразделения, вторые – частных лиц. По формальным каналам осуществляется передача только формальной информации, по неформальным, как официальной, так и личной.

Если отношения связывают элементы структуры, принадлежащие к её различным уровням, то они являются вертикальными, а если к одному – горизонтальными. По вертикали сверху вниз передаются команды и инструкции, в обратном – отчёты о проделанной работе, советы или рекомендации. Горизонтальные каналы непосредственно связывают равные по положению или статусу элементы организации, обеспечивают наиболее эффективное решение общих проблем за счёт оперативности, возможности действовать инициативно и самостоятельно.

4 Принципы управления предприятием

Роль принципов – конституционная основа. Различают общие и правила функционирования отдельных элементов. Общие принципы определяют как систему управления, так и присущи отдельным элементам.

1. Принцип научности управления:

Управленческая деятельность должна носить объективный характер;

Использование новейших методов и средств;

Управленческая деятельность под воздействием науки развивается и совершенствуется.

2. Принцип экономичности. Основные затраты на управление – оплата труда персонала управления.

3. Принцип экономичности управленческой деятельности. Должна обеспечиваться высокая прибыльность функционирования предприятия. Затраты и результаты необходимо соотносить.

4. Принцип комплексности. Учёт управленческой деятельностью всех факторов.

5. Принцип системности управления. Предполагает кроме комплексности учёта влияния всех факторов друг на друга и на результат управленческой деятельности.

6. Принцип пластичности. Гибкость, лёгкая адаптируемость к изменяющимся внешним условиям.

7. Принцип самокорректировки. Система управления должна сама выявлять свои несовершенства и вырабатывать механизмы противостояния.

8. Принцип оперативности. Быстрая реакция на изменение ситуации.

9. Принцип здравого смысла.

5 Цели управления предприятием

Цели – это конечные состояния или желаемый результат, которого стремится добиться предприятие в процессе бизнеса, они конкретизируют миссию организации в форме, доступной для управления процессом их реализации. Для них характерны следующие черты и свойства:

Чёткая ориентация на определённый интервал времени;

Конкретность и измеримость;

Непротиворечивость и согласованность с другими целями и ресурсами;

Адресность и контролируемость.

Цели должны быть реальными (исходя из возможностей самого предприятия) и реализуемыми с точки зрения персонала предприятия.

1. Общие цели – вытекают из основополагающих принципов управления и заключаются в осуществлении этих принципов на благо общества и каждого человека.

2. Конкретные цели – определяются сферой и характером бизнеса.

3. Стратегические – определяют характер деятельности предприятий на длительный период времени. Для реализации требуются большие ресурсы. Здесь необходимы глубокая проработка возможных вариантов стратегии и тщательное обоснование выбранной альтернативы. В стратегических целях отражается сущность управленческой деятельности на предприятии, его социальная значимость, степень ориентированности на удовлетворение потребностей персонала предприятия и общества.

4. Текущие – определяются исходя из стратегии развития предприятия и реализуются в рамках стратегических идей и текущих установок.

5. Стратегические цели выражают качественные параметры функционирования предприятия, текущие – количественные на определённый период. Предприятие всегда имеет хотя бы одну общую целью. Предприятия, имеющие несколько взаимосвязанных целей, называют сложными организациями. В процессе планирования руководство предприятия разрабатывает цели и сообщает их членам организации. Этот процесс не имеет односторонней направленности, так как в выработке тактических целей принимают участие все члены организации.

6 Функции управления предприятием: их виды и содержание

Функции управления – это конкретный вид управленческой деятельности, который осуществляется специальными приёмами и способами, а также соответствующая организация работ. Общие, или универсальные, функции присущи управлению любым бизнесом или объектом. Они расчленяют управленческую деятельность на ряд этапов или видов работ, классифицируемых по признаку их порядка выполнения во времени в целях получения результата.

Общие функции:

1) целеполагание;

2) планирование;

3) организация;

4) координирование (регулирование);

5) стимулирование;

6) контроль (учёт, анализ деятельности).

1. Целеполагание – выработка основных, текущих и перспективных целей.

2. Планирование – выработка направлений, путей, средств, мероприятий по реализации целей деятельности предприятия, принятие конкретных, адресных, плановых решений, касающихся их подразделений и исполнителей.

3. Организация – это процесс установления порядка и последовательности согласованного в пространстве и времени целенаправленного взаимодействия частей системы для достижения в конкретных условиях, в определённые сроки поставленных целей выработанными для этого методами и средствами с наименьшими затратами.

4. Координирование – уточнение характера действия исполнителей.

5. Регулирование – выполнение мероприятий по устранению отклонений от заданного предприятием режима функционирования системы. Осуществляется путём диспетчеризации.

6. Стимулирование – разработка и использование стимулов к эффективному взаимодействию субъектов деятельности и их высоко результативному труду.

7. Контроль – наблюдение за ходом происходящих процессов в управляемом объекте, сравнения его параметров с заданными, выявление отклонений.

8. Учёт деятельности – измерение, регистрация, группирование данных объекта.

9. Анализ деятельности – это комплексное изучение деятельности при помощи аналитических, экономико-математических методов.

Выполнение функций управления всегда требует определённых затрат времени и сил, в результате которых управляемый объект приводится в заданное или желаемое состояние. Это и составляет основное содержание понятия «процесс управления». Под ними понимается определённая совокупность управленческих действий, которые логично связываются друг с другом, чтобы обеспечить достижение поставленных целей путем преобразования ресурсов на «входе» в продукцию или услуги на «выходе» системы.

7 Организационная структура управления предприятием

Организационная структура – один из основных элементов управления предприятием. Она характеризуется распределением целей и задач управления между подразделениями и работниками организации. По сути, структура управления – это организационная форма разделения труда по принятию и реализации управленческих решений.

Таким образом, под организационной структурой управления необходимо понимать совокупность управленческих звеньев, расположенных в строгой соподчиненности и обеспечивающих взаимосвязь между управляющей и управляемой системами.

Внутренним выражением организационной структуры управления является состав, соотношение, расположение и взаимосвязь отдельных подсистем предприятия. Она направлена, прежде всего, на установление чётких взаимосвязей между отдельными подразделениями предприятия, распределение между ними прав и ответственности.

В структуре управления предприятием выделяются следующие элементы:

1) звенья (отделы);

2) уровни (ступени) управления и связи – горизонтальные и вертикальные.

К звеньям управления относятся структурные подразделения, а также специалисты, выполняющие соответствующие функции управления, либо их часть.

К звеньям управления следует относить и менеджеров, осуществляющих регулирование и координирование деятельности нескольких подразделений.

В основе образования звена управления лежит выполнение отделом определённой функции управления. Устанавливающиеся между отделами связи носят горизонтальный характер.

Под уровнем управления понимают совокупность звеньев управления, занимающих определённую ступень в системе управления организацией. Ступени управления находятся в вертикальной зависимости и подчиняются друг другу по иерархии: менеджеры более высокой ступени управления принимают решения, которые конкретизируются и доводятся до нижестоящих звеньев.

Организационные структуры управления отличаются большим разнообразием форм, в основе которых лежат отличительные признаки, в частности размеры, производственно-коммерческой деятельности предприятия, производственный профиль, степень финансово-экономической самостоятельности, централизация (децентрализация) управления и др.

Организационные структуры управления могут быть двухступенчатыми или многоступенчатыми.

8 Методы управления предприятием

Реализация функций и принципов управления осуществляется путём применения различных методов.

Метод управления – это совокупность приёмов и способов воздействия на управляемый объект для достижения поставленных предприятием целей.

Слово «метод» греческого происхождения, что в переводе означает способ достижения, какой либо цели. Через методы управления реализуется основное содержание управленческой деятельности.

Характеризуя методы управления, необходимо раскрыть их направленность, содержание и организационную форму.

Направленность методов управления ориентирована на систему управления – предприятие, отдел и т.п., в частности на людей, осуществляющих различные виды трудовой деятельности в организации.

Организационная форма – воздействие на конкретно сложившуюся ситуацию. Это может быть прямое или косвенное воздействие.

В практике управления, как правило, одновременно применяют различные методы и их сочетания. Так или иначе, но все методы управления органически дополняют друг, друга находятся в постоянном динамическом равновесии.

Направленность методов управления всегда одна и та же.

Следует исходить из того, что в конкретном методе управления определённым образом сочетаются и содержание, и направленность, и организационная форма.

В связи с этим можно выделить следующие методы управления:

1) организационно-административные – основаны на прямых директивных указаниях;

2) экономические – обусловленные экономическими стимулами;

3) социально – психологические – применяемые с целью повышения социальной активности сотрудников.

Заключение

Рассмотрев тему курсовой работы «Основы управленческой деятельности на предприятии», в заключении хочется сделать вывод, что управленческая деятельность является очень сложной интеллектуальной деятельностью и требует от работников управленческого аппарата специальных знаний и опыта.

Предприятие в современных условиях поставлено в сложные условия хозяйствования. Изменение условий производственной деятельности, необходимость адекватного приспособления к ней системы управления сказываются не только на совершенствовании его организации, но и на перераспределении функций управления по уровням ответственности, формам их взаимодействия.

Речь идёт, прежде всего, о такой системе управления (принципах, функциях, методах, организационной структуре), которая порождена объективной необходимостью и закономерностями рыночной системы хозяйствования, связанными с удовлетворением в первую очередь индивидуальных потребностей, обеспечением заинтересованности работников в наивысших конечных результатах, растущими доходами населения, регулированием товарно-денежных отношений, широким использованием достижений научно-технической революции. Всё это требует от предприятий адаптации к новым рыночным условиям, преодоления возникающих противоречий в экономическом и научно-техническом прогрессе.

В этих условиях становятся актуальными вопросы изучения основ управленческой деятельности на предприятии.

Список использованной литературы

1. Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент [Текст]: учебник / О.С. Вихранский, А.И. Наумов. – М.: Фирма Гардарика, 2002. – 389с.

2. Герчикова И.П. Менеджмент [Текст]: учебное пособие / И.П. Герчикова. – М.: Банки и биржи, 2002. – 411с.

3. Гончаров В.В. В поисках совершенства управления [Текст] / В.В. Гончаров. – М.: МНИИПУ, 2001. – 158с.

4. Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента [Текст]: учебник / М.Х. Мексон, [и др.]. – М.: Дело, 2001. – 457с.

5. Румянцева З.П., Соломатина Н.А., Акбердин Р.З. Менеджмент организации [Текст]: учебное пособие /З.П. Румянцева [и др.]. – М.: ИНФРА-М, 2003. – 512с.

6. Управление организацией [Текст]: учебник / Под ред. А.Г. Поршнева, З.П. Румянцевой, Н.А. Соломатина. – М.: Инфра-М, 2000. – 345с.

Любая организация имеет две системы управления: объект управления и субъект управления. К объекту управления относятся рабочий персонал, внутриорганизационные отношения, экономические механизмы, структуры, маркетинг, информация и многое другое. Субъектом управления является управленческий персонал, осуществляющий все действия в отношении объекта управления.

Определение

Управленческий персонал – это сотрудники аппарата управления, служащие, входящие в администрацию предприятия, организации, конторские работники, дирекция предприятий и учреждений. Основной задачей управленческого персонала является обеспечение скоординированной, целенаправленной деятельности и отдельных участков работы, и всего коллектива в целом.

Достижение цели осуществляется путем подготовки и реализации совокупности решений, принятых управленческим персоналом. Таким образом, управленческое решение представляет собой специфический продукт управленческого труда. Это говорит, об информационной природе управленческого труда.

1. Функциональное разделение – выделение функций, закрепленных производством за определенными работниками или подразделениями аппарата управления.
2. Иерархическое – распределение работ согласно уровням управления.
3. Технологическое – дифференциация процессов управления на операции по сбору, передаче, хранению и преобразованию информации.
4. Профессиональное – дифференциация управленческих работников на основе их профессиональной подготовки.
5. Квалификационное – распределение работ в соответствии с квалификацией, стажем работы и личными способностями.
6. Должностное – распределение управленческих сотрудников в соответствии с их компетенцией.

В рамках данного категориального деления управленческий персонал можно также разделить на руководителей, специалистов и технический исполнителей. Это наиболее распространенный подход. Таким образом, деятельность управленческого персонала – это специфический вид человеческой деятельности, обособившийся в ходе разделения и кооперации общественного труда.

Особенности деятельности управленческого персонала

Как известно, главную роль в управлении компанией играет руководитель (менеджер, администратор, начальник), стоящий во главе коллектива. Руководителя отличает наделение его необходимыми полномочиями для принятий решения по возникающим ситуациям, конкретным видам деятельности компании, а также несет за свое руководство полную ответственность. В первой категории управленческого персонала, т. е. менеджера, можно выделить несколько уровней по месту в систему управления компанией: высший, средний и низовой. Содержанием деятельности менеджеров различного уровня является процесс реализации функций управления : планирование, организация, координация, мотивация и контроль.

Вторая категория – это специалисты, выполняющие определенные функции управления. В их задачи входит анализ собранной информации, необходимой для руководителей соответствующего уровня, для совместного с ними принятия решения по поставленной задаче. К этой категории можно отнести: экономистов, бухгалтеров, финансистов, аналитиков, юристов и т. д. Главной особенностью деятельности специалистов является жесткая регламентация их работы. В своих действиях они опираются на приказы и распоряжения руководителей, технологических и юридических нормативов. Также им присущи четкие квалификационные требования и наличие специальных знаний по осуществлению логических операций.

Третья категория – это технические исполнители, обслуживающие деятельность специалистов и руководителей, выполняющие информационно-технические операции с целью разгрузить руководителей и специалистов от трудоемкой работы. К этой категории можно отнести секретарей, машинисток, младших техников и др. Особенности их деятельности – выполнение стандартных процедур и операций, преимущественно поддаются нормированию. Также как и у сотрудников предыдущей категории управленческого персонала, доминируют логические и технические операции (см. табл.):

Роли управленческого персонала

Каждому сотруднику управленческого состава могут быть присущи определенные роли в организации. Перечислим их:

1. Межличностные роли:

• главный руководитель;
• лидер;
• связующее звено.

Информационные роли:

• приемник информации;
• распределитель информации;
• представитель.

Решенческие роли:

• предприниматель;
• устраняющий нарушения;
• распределитель ресурсов;
• ведущий переговоры.

Любой сотрудник из любой категории управленческого персонала работает со своими помощниками, со своей командой, тем самым, обеспечивая определенную функцию, выполняя определенную роль. Реализация общих функций и ролей управленческого персонала определяет успех управленческой деятельности и ведет к достижению заявленных результатов организации.

Вывод

Таким образом, управление осуществляется посредством разделения и кооперации управленческого труда, представляющего собой объективный процесс обособления отдельных видов в самостоятельные сферы управленческого труда.

Процесс управления сегодня подвержен изменениям, связанным, прежде всего, с тем, что персонал рассматривается как основной ресурс организации. И при этом в процесс принятия управленческих решений вовлекаются не только менеджеры, но и весь персонал. В этих условиях менеджер работает в управленческой команде и в качестве лидера, и в качестве участника команды, что, в свою очередь, повышает требования к его деловым и личностным качествам.

Организация процесса управления

Организационная характеристика процессов управления предусматривает :

• o выявление участников процесса и порядок их взаимодействия;
• o описание временной последовательности протекания процесса управления, определяемой последовательной реализацией основных функций управления;
• o определение процедуры взаимодействия различных органов (звеньев) управления в процессе управления.

Процесс управления теснейшим образом связан со структурой управления . Эта связь состоит в их взаимном влиянии. Структура отражает стабильные формы разделения управленческого труда, процесс - последовательность выполнения различных видов управленческих действий. Опосредованно эта связь проявляется в принципах, функциях, механизме и методах менеджмента, которые в равной мере отражают и статику, и динамику управления.

Организация процесса управления представляет собой всестороннее его упорядочение, определяющее четкость, последовательность и допустимые границы осуществления. Иными словами, организация процесса управления - это его целесообразное построение во времени и в пространстве в соответствии с потребностями согласования совместного труда в социальной системе и задачами повышения эффективности менеджмента. В конкретном выражении организация процесса управления проявляется в распределении работ по этапам, установлении последовательности и временной протяженности их выполнения, обеспечении тех или иных звеньев системы управления в проведении этих работ. Организация процесса управления должна строиться на основе его предварительного проектирования, которое базируется на глубоком и всестороннем анализе всех условий и особенностей управления. Проектирование организации процесса управления предусматривает :

• o определение логически обоснованной и наиболее рациональной последовательности выполнения работ;
• o установление необходимых процедур оформления работ (утверждение, согласование, обсуждение и пр.);
• o порядок использования времени по видам работ;
• o пространственное проектирование процесса управления;
• o проектирование связей между звеньями управления при совместном выполнении работ определенного вида.

Технология и техника менеджмента

Процесс управления имеет не только содержательную и организационную, но и технологическую сторону . Технология процесса управления охватывает три компонента :

• o организация информационной системы. Управленческая информация - это совокупность сведений о состоянии объекта и субъекта управления. Информационные процессы сопровождают весь цикл управления. Информация, использующаяся в процессе управления, классифицируется по содержательному признаку (политическая, экономическая, организационная, научно-техническая и т. д.); источнику возникновения (внутренняя и внешняя); отношению к процессу управления (директивная и описательная); временному признаку (прошлые, текущие и будущие события); форме представления (цифровая, текстовая и кодированная); способу фиксации (устная и документированная);
• o документирование и документооборот. В процессе управления используются следующие основные виды документов: постановления, приказы, распоряжения, указания, уставы, положения, инструкции, решения, акты, предписания, протоколы, письма, пояснительные и докладные записки, доклады, заключения, стенограммы, протоколы, сводки, планы, отчеты, рефераты, списки. С целью рациональной организации потоков документированной информации их необходимо регламентировать, указывая при этом конкретного получателя, отправителя и номенклатуру документов. В принципе схема документированных связей должна соответствовать структуре органа управления и его внешним связям;
• o процедуры. Разрабатываются для всех основных видов управленческой деятельности: подготовки перспективного плана, составления годового баланса, проведения служебных совещаний и т. д. Четко организованная технология процесса управления представлена в виде наборов различных управленческих процедур.

Техника управления.

Техника управления представляет собой орудия и средства труда, предназначенные для выполнения информационных преобразований в процессе управления . Технику управленческого труда условно можно разделить на три группы: материальные носители информации; средства преобразования информации; средства оснащения процессов информационных преобразований (оборудование, служебные и подсобные помещения и т. д.). Классификация техники управления показана на рис. 8.6.

Техника управления развивается по нескольким направлениям. Во-первых, создаются новые высокопроизводительные устройства и машины, предназначенные для автоматизации трудоемких процессов информационных преобразований (многоаспектной выборки и сравнения данных, фиксации информации на носителях, передачи и представления необходимых данных и т. д.). Во-вторых, совершенствуются технические средства, применение которых стало традиционным (создание высокопроизводительных ЭВМ с большим объемом памяти, пишущих машин с элементами логики, факсимильной аппаратуры, видеотерминалов и пр.). В-третьих, технические средства и системы агрегируются (создаются сети передачи данных, автоматизированные системы управления, разрабатываются и производятся технические комплексы средств оргтехники). В-четвертых, создаются многофункциональные машины и системы, предназначенные для различных уровней управления (комплексы ЭВМ, организационные универсальные автоматы и т. д.) .

Различают следующие формы использования техники в аппарате управления: централизованную, при которой управленческая техника сосредоточивается в одном месте и обслуживает весь аппарат управления; децентрализованную, когда наличная управленческая техника распределяется по структурным подразделениям аппарата управления; смешанную, когда одна часть техники эксплуатируется централизованно, а другая - отдельными подразделениями или работниками управления .

Организация-это относительно автономная группа людей, деятельность которых сознательно координируется для достижения общей цели. Она представляет собой планируемую систему совокупных (кооперативных) усилий, в которой каждый участник имеет свою, четко определенную роль, свои задачи или обязанности, которые необходимо выполнять.

Эти обязанности распределяются между участниками во имя достижения целей, которые ставит перед собой организация, а не во имя удовлетворения индивидуальных пожеланий, пусть те и другие часто совпадают. Организация имеет определенные границы, которые обусловливаются видами деятельности, численностью работающих, капиталом, производственной площадью, территорией, материальными ресурсами и т. п. Обычно они фиксируются, закрепляются в таких документах, как устав, учредительный договор, положение.

Организациями являются частные и государственные фирмы, государственные учреждения, общественные объединения, учреждения культуры, образования и т. п. Любая организация состоит из трех основных элементов. Это люди, входящие в данную организацию, цели и задачи, для решения которых она создается, и управление, которое формирует и мобилизует потенциал организации для решения стоящих задач.

Любая организация представляет собой открытую систему, встроенную во внешнюю среду, с которой организация находится в состоянии постоянного обмена. На входе она получает ресурсы из внешней среды, на выходе она отдает во внешнюю среду созданный продукт. Поэтому жизнедеятельность организации состоит из трех основных процессов:

1) получение ресурсов из внешней среды;

2) преобразование ресурсов в готовый продукт;

3) передача произведенного продукта во внешнюю среду.

При этом ключевую роль выполняет процесс управления, который поддерживает соответствие между этими процессами, а также мобилизует ресурсы организации на осуществление этих процессов.

В современной организации основными являются процессы, осуществляемые на входах и выходах, которые обеспечивают соответствие между организацией и ее средой. Осуществление внутренних процессов, производственной функции подчинено обеспечению долгосрочной готовности организации адаптироваться к изменениям внешнего окружения.

Уровни управления

Разделение труда позволяет сотрудникам предприятия выполнять свои функции намного квалифицированнее прилагая меньше собственных усилий, способствует уменьшению расходов организации. Разделение труда может быть горизонтальным и вертикальным. Горизонтальное разделение труда предусматривает создание в организации подразделений, специализирующихся на различных видах деятельности. Вертикальное - отделяет непосредственное выполнение работы от работы по координации деятельности исполнителей; отражается в иерархии уровней менеджмента. Результатом вертикального разделения труда является образование различных уровней управления.

Уровни управления организацией

Чаще всего выделяют три уровня управления:

Технический уровень (нижний уровень управления) - менеджеры непосредственно контактируют с работниками-исполнителями, решают конкретные вопросы;

Управленческий уровень (средний) - менеджеры, несут ответственность за ход производственных процессов в подразделениях, состоящих из нескольких структурных единиц; менеджеры штабных и функциональных служб аппарата управления, руководители вспомогательных и обслуживающих производств, целевых программ и проектов;

Институциональный уровень (высший) - администрация предприятия, осуществляющая общее стратегическое руководство; решает вопросы стратегического менеджмента - управление финансами, выбора рынков сбыта, развитием предприятия, на этом уровне занято всего 3-7% от общего управленческого персонала.

Высший уровень управления разрабатывает долгосрочные планы, формулирует задачи для среднего уровня. Значительное место в институциональном уровне управления занимает адаптация фирмы к изменениям рыночной среды, управление отношениями между предприятием и внешней средой. Высшее руководящее звено может быть представлено президентом, генеральным директором, другими членами правления.

Руководители среднего звена координируют и контролируют работу младших управленцев. Они определяют проблемы производственного, организационного, финансового характера, разрабатывают творческие предложения, готовят информацию для управленческих решений, принимаемых менеджерами высшего звена. Это - руководители отдельных подразделений, служб, отделов предприятия.

Нижний уровень управления соответственно подчинен среднему. К управленцам нижнего уровня относятся производственные мастера, бригадиры, руководители групп. Это узкоспециализированные профессиональные менеджеры, которые выполняют четко регламентированные обязанности по производству, сбыту, маркетингу, управлению материальным снабжением и т.д.. Они ответственны за рациональное использование выделенных им материальных ресурсов, рабочих, оборудования. Такое построение организационной структуры обеспечивает четкость управления, использует преимущества узкой, углубленной специализации менеджеров. Однако одновременно оно затрудняет определение вклада каждого менеджера в общий результат предпринимательства, его ответственности за принимаемые решения.

На малых и средних предприятиях система управления имеет несколько иную организационную структуру. Менеджеры таких предприятий в большей степени сталкиваются с проблемами нестабильной внешней среды, с непредсказуемыми результатами деятельности. Поэтому в малом и среднем бизнесе предполагается выполнение менеджерами одновременно нескольких функций управления, (взаимозаменяемость отдельных руководителей).

Построение организационной структуры управления в этой группе предприятий зависит от организационно-правовой формы предпринимательской деятельности, отношений между собственниками и управленцами. В этих условиях от предпринимательских способностей менеджеров, их умения работать как одна слаженная команда, зависит эффективность управления в целом. Поэтому организационная структура управления в малом и среднем предпринимательстве строится по горизонтальному принципу.

Характерной чертой горизонтальной структуры управления является сосредоточение усилий всех без исключения менеджеров на решении конкретной задачи, например на успехе фирмы. Это означает, что в малом и среднем предпринимательстве может не существовать строгого разграничения между предпринимателями по степени их полномочий и ответственности. Лишь несколько менеджеров высшего звена имеют в распоряжении финансовые и трудовые ресурсы. Другие работают совместно над решением кардинальных вопросов. Благодаря этому становится возможным достижение следующих преимуществ: Уменьшение затрат на управление; Сокращение производственного цикла; Повышение степени реагирования на требования потребителей и рыночные потребности.

Отдельные группы управленцев могут нести ответственность за определенные направления деятельности. В рамках этих групп личный успех определяется умением работать на стыке различных функциональных процессов, со специалистами разных профилей.

Управление представляет собой реализацию нескольких взаимосвязанных функций (ОСНОВНЫХ!):
планирования, организации, мотивации сотрудников и контроля.

Планирование. С помощью этой функции определяются цели деятельности организации, средства и наиболее эффективные методы для достижения этих целей. Важным элементом этой функции являются прогнозы возможных направлений развития и стратегические планы. На этом этапе фирма должна определить, каких реальных результатов она может добиться, оценить свои сильные и слабые стороны, а также состояние внешней среды (экономические условия в данной стране, правительственные акты, позиции профсоюзов, действия конкурирующих организаций, предпочтения потребителей, общественные взгляды, развитие технологий).

Организация. Эта функция управления формирует структуру организации и обеспечивает ее всем необходимым (персонал, средства производства, денежные средства, материалы и т.д.). То есть на этом этапе создаются условия для достижения целей организации. Хорошая организация работы персонала позволяет добиться более эффективных результатов.

Мотивация - это процесс побуждения других людей к деятельности для достижения целей организации. Выполняя эту функцию, руководитель осуществляет материальное и моральное стимулирование работников, и создает наиболее благоприятные условия для проявления их способностей и профессионального "роста". При хорошей мотивации персонал организации выполняет свои обязанности в соответствии с целями этой организации и ее планами. Процесс мотивации предполагает создание для работников возможности удовлетворения их потребностей, при условии надлежащего выполнении ими своих обязанностей. Прежде, чем мотивировать персонал на более эффективную работу, руководитель должен выяснить реальные потребности своих работников.

Контроль. Эта функция управления предполагает оценку и анализ эффективности результатов работы организации. При помощи контроля производится оценка степени достижения организацией своих целей, и необходимая корректировка намеченных действий. Процесс контроля включает: установление стандартов, измерение достигнутых результатов, сравнение этих результатов с планируемыми и, если нужно, пересмотр первоначальных целей. Контроль связывает воедино все функции управления, он позволяет выдерживать нужное направление деятельности организации и своевременно корректировать неверные решения.

ЛЕКЦИЯ №6. Внутренняя среда организации

Все предприятия функционируют в определенной среде, которая обусловливает их действия, и выживание их в долгосрочном периоде зависит от способности адаптироваться к ожиданиям и требованиям среды. Различают внутреннюю и внешнюю среду организации. Внутренняя среда включает основные элементы и подсистемы внутри организации, обеспечивающие осуществление протекающих в ней процессов. Внешняя среда – это совокупность факторов, субъектов и условий, находящихся за пределами организации и способных влиять на ее поведение.

Элементы внешней среды подразделяются на две группы: факторы прямого и косвенного воздействия на организацию. Среда прямого воздействия (деловая среда, микроокружение) включает такие элементы, которые непосредственно влияют на хозяйственный процесс и испытывают на себе такое же влияние функционирования организации. Эта среда специфична для каждой отдельной организации и, как правило, контролируется ею.

Среда косвенного воздействия (макроокружение) включает элементы, которые влияют на процессы, протекающие в организации не прямо, а косвенно, опосредованно. Эта среда в основном не имеет специфического характера по отношению к отдельно взятой организации и, как правило, находится вне ее контроля.