В процессе изучения правил учета рабочего времени мы неоднократно обратимся к следующим нормативно-правовым актам:
В 2015 году в ТК РФ внесено уточнение: если сезонный или технологический характер производства требует увеличения учетного периода, отраслевым (межотраслевым) соглашением и коллективным договором может быть предусмотрено увеличение учетного периода для учета рабочего времени таких работников, но не более чем до одного года. Пока, однако, подобных соглашений не разработано, а значит, предприятия не могут в одностороннем порядке отказаться от максимальной продолжительности учетного периода в 3 месяца.
Еще один сложный для работодателя вопрос — возникшая по итогам учетного периода недоработка. Это может стать результатом неграмотного составления графика смен. Если такому сотруднику установлена почасовая система оплаты труда, снижается уровень его дохода, а значит, работодатель обязан доплатить до уровня среднего заработка. Причиной недоработанных смен могут быть и форс-мажорные обстоятельства, когда виноваты внешние факторы. В этом случае работодатель должен сохранить за работником 2/3 тарифной ставки или оклада пропорционально отработанному времени (ст. ТК РФ).
Обратная ситуация — переработка у сотрудника. Сложность заключается в том, что о переработке кадровик узнает только в конце учетного периода при сопоставлении фактически отработанного времени и нормы производственного календаря. При расчетах помните о неотработанных на законном основании днях: отпуск, отгул, больничный и пр. — все они уменьшают норму. Далее определите, работал ли сотрудник в течение учетного периода в праздничные дни. Эти дни уже были оплачены не менее чем в двойном размере (ст. ТК РФ), поэтому дополнительно оплачивать эти часы (дни) как сверхурочные не следует (п. 4 Разъяснений , утв. Постановлением Президиума ВЦСПС ; Решение ВС РФ ). Если после всех вычислений у сотрудника сохраняются отработанные сверх нормы часы, работодатель оплачивает их в повышенном размере: первые два часа — не менее чем в полуторном размере, последующие — не менее чем в двойном (ст. ТК РФ).
Подчеркнем, что чрезвычайно важно соблюдать правила учета рабочего времени. Это влияет на расчет заработной платы и доплат за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных. Корректное заполнение табеля учета рабочего времени позволяет правильно рассчитаться с работником за его труд и, что немаловажно, учесть всё фактически отработанное время в трудовом стаже.
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящее Положение вводится с целью систематизации процесса сбора и обработки информации о затратах рабочего времени сотрудниками предприятия.
Приложение 1
Условные обозначения, применяемые при заполнении табеля учета рабочего времени.
Приложение 2
Табель учета рабочего времени.
Приложение 3
Табель-расчет
(Постановление от 05.01.2004 г. № 1). Ранее унифицированные бланки были обязательными, работодатели не могли пользоваться собственными наработками, теперь же госкомстатовские образцы носят рекомендательный характер.
Табель рабочего времени (образец заполнения Т-13) адаптирован для автоматизированного оформления. Он используется в подразделениях, которые оснащены турникетами с автофиксацией времени прибытия и убытия персонала и ведется электронный журнал учета рабочего времени. Бланк Т-12 совмещает возможности учета отработанного времени и расчета заработной платы .
В бюджетном секторе используется табельная форма по ОКУД 0504421, образец заполненияее отличается от шаблонов, которыми пользуются коммерческие фирмы. Структура этого документа утверждена Минфином РФ в приказе от 30.03.2015 г. № 52н.
Документ оформляется ежемесячно в единичном экземпляре. Вносить в него данные можно вручную или при помощи компьютерной техники. Сотрудник, который несет ответственность за достоверность, полноту и своевременность составления табеля, назначается руководителем предприятия приказом.
Как заполнять табель учета рабочего времени:
Инспектор по кадрам и другие ответственные лица должны знать, как заполняется табель учета рабочего времени и соблюдать этот порядок. Готовый документ обязательно удостоверяется подписью руководителя компании – без этого элемента бланк не может быть принят к учету бухгалтерией, он не считается действительным.
Заполненные формы Т-12 и Т-13 содержат единые цифро-буквенные шифры . Эти символы должны быть расшифрованы на титульной странице. При необходимости ввода дополнительных кодов, они утверждаются субъектом хозяйствования внутренним приказом. Например, явки на рабочие места в дневное время могут быть обозначены шифром «Я» или «01», если работа проводилась в ночную смену, то используют код «Н» («02»). Полный перечень стандартных кодовых обозначений приведен в Приказе Госкомстата № 1, датированном 05.01.2004 г.
Табель учета рабочего времени должен содержать данные не только по Ф.И.О. работника, но и по его текущей должности. Если сотрудник работает на предприятии на двух должностях на условиях совместительства, сведения по отработке вносятся отдельно для каждой должности. Предприятия и ИП вправе самостоятельно разработать шаблон табеля и ввести его в систему внутреннего документооборота своим распоряжением.Пример заполнения табеля рабочего времени (2018) по форме Т-12 можно найти .
Форма предназначена для применения только бюджетными структурами. Документ может быть первичным или корректирующим. Для корректировочных табелей необходимо проставлять порядковый номер правок. Бланком предусмотрено два итога по отработке:
Применительно к форме 0504421 образец заполнения не содержит данных об исчисленной заработной плате. Предприятия могут дополнять шаблон документа новыми колонками или строками, но нельзя удалять существующие графы. В учетной политике субъекта хозяйствования должен быть обозначен метод составления табеля:
Приведенный здесь образец заполнения табеля в 2018 году методом регистрации отклонений предполагает заполнение двух строк на каждого человека. В нижней строке указывается причина отклонений.Для этого предусмотрены специальные буквенные коды – В (выходные), О (отпуска), К (командировки), А (неявка с разрешения руководства) и т.д. В верхней строке при наличии зафиксированного отклонения проставляется количество часов отсутствия на рабочем месте.
Если у одного человека в течение дня были два основания для невыхода на рабочее место (но в разные часы), то отработка отражается двумя строками, то есть должность и Ф.И.О. работника дублируется строкой ниже.Это необходимо, чтобы отразить одной датой несколько буквенных кодов и идентифицировать количество часов отсутствия по каждой причине отдельно.
Учет рабочего времени имеет большое значение. Без его точной фиксации невозможно определить сумму вознаграждения работнику за отработанный период, особенно если работа производилась в ночное время или праздничные дни. Для того чтобы различить периоды работы и отдыха Госкомстатом разработаны специальные коды, со значением и правилами расстановки которых попробуем разобраться дальше.
На законодательном уровне ведение табельного учета обязательно для предприятий всех форм собственности. Наличие в штате организации хоты бы одного наемного сотрудника создает необходимость ведения табеля .
Табель — бланк, утвержденный на государственном уровне отражающий данные о явке трудящегося на работу и причины его отсутствия.
Ведение табельного учета позволяет быстро решать следующие задачи:
Госкомстатом в 2004 году были предложены унифицированные формы для учета рабочего времени:
Начиная с 2013 года, их использование не является обязательным . Унифицированные формы очень удобны, поэтому продолжают повсеместно использоваться, по сей день.
Заполнение форм можно осуществлять двумя методами:
Документы, определяющие учетную и кадровую политику предприятия, должны четко фиксировать методы ведения табеля, а также используемые коды и их расшифровка.
Ответственный за составление табеля работник назначается отдельным приказом. Если приказ не издан, обязанность прописывается в трудовом контракте. Без назначения, требование от сотрудника ведение табельного учета, является неправомочным. Для выполнения этой функции администрация предприятия может определить любого работника.
Заполненный документ передается для утверждения директору организации. После подписания руководителем табель направляется в бухгалтерию. При наличии большого количества структурных подразделений, круг лиц, подписывающих ведомость, может быть расширен.
Ведомость учета рабочего времени может заполняться следующими способами:
К заполнению табеля нужно отнестись со всей ответственностью, так как это первый документ, который затребует трудовая инспекция при проверке.
При заполнении ведомости необходимо соблюдать следующие правила:
Без подписи табельщика и руководителя организации, табель считается недействительным.
Сотрудник, занимающийся оформлением табеля, несет большую ответственность. От его компетентности и внимательности зависит конечный результат – ежемесячное вознаграждение работникам предприятия за труд. Если табельщик пропустит чью-то фамилию, перепутает буквенное обозначение или запишет неправильно часы работы, по итогу месяца можно получить конфликтную ситуацию с рабочими.
К заполнению табеля необходимо подходить поэтапно, выполняя следующую пошаговую инструкцию:
До полной проверки документа, чтобы не переписывать его много раз, лучше вносить информацию карандашом , чтобы можно было легко сделать исправления.
Графы учета рабочего времени заполняются с использованием символов. Трудовое законодательство не требует обязательного использования кодировки . Каждый код, проставляется в соответствии с подтверждающими документами.
Очень часто возникает спор, как проставлять время пребывания сотрудника в командировке в период выходных. Часть специалистов утверждает, что весь период обозначается буквой «К» , другие утверждают, что время выходных необходимо обозначить кодировкой «В» .
Оба утверждения имеют право на жизнь. Для того чтобы не было разночтения при обработке данных табельного учета все эти моменты должны быть прописаны в приказе по отделу кадров.
Весь период отсутствия работника в связи с болезнью, при предоставлении больничного отмечается буквой «Б», без обозначения выходных дней. Это же правило распространяется при обозначении отпуска по беременности и родам.
При отметке очередного или дополнительного отпуска в табеле необходимо проставить праздничные и выходные дни.
Если в течение месяца произошло увольнение сотрудника, то после конечной даты его работы проставляются прочерки.
Каждый символ в табеле несет определенный смысл. По итоговым показателям рассчитывается заработная плата, анализируется качество использования рабочего времени, составляются отчеты в органы статистики.
Пример заполненного табеля:
Для обозначения рабочих событий используется буквенная и цифровая кодировки. Их расшифровку можно найти на титульном листе ведомости формы Т-12. Предприятие самостоятельно выбирает, какая кодировка удобней для использования – буквенная или цифровая.
Не все коды постоянно требуются для заполнения табеля. Но некоторые, наиболее часто используемые, табельщик должен знать наизусть, чтобы избежать ошибок в заполнении граф:
Цифровой шифр | Буквенный шифр | Значение | Примечание |
---|---|---|---|
01 | Я | Явка в дневное время | Используется для обозначения фактического присутствия работника |
02 | Н | Явка в ночное время | Выполнение должностных функций в период с 22.00 вечера до 6,00 утра |
03 | РВ | Явка в праздничное время | Выполнение обязанностей в дни, которые согласно утвержденному графику, являются праздничными |
04 | С | Сверхурочные часы | При пятидневном недельном графике рабочая неделя составляет 40 часов. Превышение этого показателя считаться сверхурочным периодом |
06 | К | Период командировки | Фиксируется время нахождения работника в поездке по делам организации |
09 | ОТ | Период отпуска | Указывается время нахождения сотрудника отпуске |
10 | ОД | Период дополнительного отпуска | Некоторые категории граждан (например, женщины, имеющие детей до 14 лет) имеют право на получение дополнительного отпуска. Он оплачивается в соответствии с законодательством |
14 | Р | Время пребывания в отпуске по беременности и родам | При наличии больничного листа, который предоставляется женщине на дородовой и послеродовой период |
15 | ОЖ | Время декретного отпуска | Проставляется женщинам изъявившим желание уйти в отпуск по уходу за ребенком до трех лет |
18 | ДБ | Период отпуска за свой счет | Обозначение применяется в случаях пребывания работника в дополнительном отпуске без сохранения заработной платы |
19 | Б | Период болезни | Оплачиваемый больничный. Сначала проставляется на основании заявления сотрудника. Окончательное фиксирование возможно только после предоставления больничного листа |
20 | Т | Время нетрудоспособности без оплаты | Факт болезни подтвержден справкой из медицинского учреждения. Отсутствие на работе связано с необходимостью ухода за больным родственником, без предоставления больничного |
26 | В | Дни выходных или праздников | Отмечаются дни, когда в соответствии с графиком предприятие не работает |
30 | НН | Не явка на рабочее место без объяснения причины | Обычно временное обозначение, когда непонятна причина не явки сотрудника. После объяснения причины, буквенное обозначение может измениться |
Любые данные должны быть подтверждены первичными документами: больничным листом, приказом на предоставление отпуска или отправку в командировку и подобное.
Расшифровка всех условных обозначений, используемых для заполнения табеля учета рабочего времени:
Некоторые цифровые или буквенные символы используются крайне редко. Квалифицированный учетчик, должен в них четко ориентироваться и знать, в каких случаях использовать:
Цифровой шифр | Буквенный шифр | Значение | Примечание |
---|---|---|---|
05 | ВМ | Вахта | Фиксируется время пребывания работника на вахте |
07 | ПК | Курсы, в месте работы | |
08 | ПМ | Курсы, в другой местности | |
11 | У | Период учебного отпуска с сохранением заработной платы | Отмечается время нахождения сотрудника в дополнительном отпуске, связанном с обучением |
13 | УД | Время учебного отпуска без сохранения заработной платы | |
16 | ДО | Период отдыха без сохранения заработной платы | Отмечается время нахождения работника в отгуле с согласия руководителя |
17 | ОЗ | Часы отпуска без сохранения заработной платы | Отпуск, предоставляемый при определенных условиях, не противоречащих трудовому законодательству |
21 | ЛЧ | Сокращенное время | Устанавливается, например, для сотрудников, которым не исполнилось 16 лет |
23 | Г | Часы неявки на рабочее место, с сохранением оклада | Фиксируется время исполнения общественных или государственных обязанностей |
24 | ПР | Время прогулов более четырех часов подряд | Отмечается время, в течение которого сотрудник отсутствовал на рабочем месте по различным причинам в течение четырех часов и более подряд |
29 | ЗБ | Часы забастовок | Время забастовки, о начале которой работник должен был предупредить |
31 | РН | Часы простоя по независящим от трудящегося причинам | Фиксируется время присутствия на работе без осуществления рабочего процесса по различным причинам |
32 | НП | Часы простоя по вине работника |
Любое обозначение в ведомости несет определенную смысловую нагрузку. Поэтому прежде чем применять то или иной символ необходимо четко понимать его смысл.
Трудовым законодательством не запрещено использовать собственную и цифровую буквенную кодировку . Это положение обозначено в Приказе Министерства финансов РФ от 30.03.2015 года № 52н.
Многие предприятия, с нормированным рабочим днем, используют упрощенный табель, в котором вместо буквенного определения явки, ставится цифра «8». Это указывает на то, что сотрудник отработал полный день.
Присутствие сотрудника на месте можно обозначит буквой «Ф», что будет обозначать фактическую явку. Очередной отпуск можно обозначить «ОО», а дополнительный «ДО». Главное, что каждое нововведение должно быть закреплено приказом об учетной политике.
Ведение табельного учета – это обязательная норма закона для каждого предприятия . Организация может самостоятельно разработать наиболее удобную для себя форму и ввести любую буквенную кодировку, а может использовать унифицированные формы, разработанные Госкомстатом. Эти формы прошли проверку временем и зарекомендовали себя с лучшей стороны.
В данном видео вы найдете полезную информацию правилах ведения и заполнения табеля учета рабочего времени.
Трудовое законодательство обязывает работодателей вести учёт отработанного сотрудниками времени. Учитывать отработанные часы должны фирмы независимо от юридического статуса и индивидуальные предприниматели. Специально для этого Госкомстатом разработаны и утверждены формы Табеля учёта рабочего времени N Т-12 и N Т-13.
Приведём инструкцию по заполнению, которая поможет правильно отразить данные и использовать табель на пользу фирмы.
Табель учёта рабочего времени, утвержденный постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1, помогает кадровой службе и бухгалтерии предприятия:
Учитывать время, отработанное или неотработанное наёмным работником;
Контролировать соблюдение графика рабочего времени (явки, неявки, опоздания);
Иметь официальные сведения об отработанном каждым работником времени для расчёта зарплаты или составления статистической отчётности.
Бухгалтеру он поможет подтвердить правомерность начисления или не начисления сумм зарплаты и компенсаций каждому работнику. Кадровику - отследить явку и в случае необходимости обосновать взыскание, наложенное на работника.
Табель учёта рабочего времени относится к формам документов, которые выдаются работнику при увольнении вместе с трудовой книжкой по его запросу (ст. 84.1 НК РФ).
Стоит отметить, что унифицированные формы табелей N Т-12 и N Т-13 с 1 января 2013 г. не обязательны для применения. Однако учёт вести работодатели обязаны (ч. 4 ст. 91 ТК РФ). Организации и ИП могут использовать другие способы контроля времени нахождения сотрудников на рабочих местах. Но по факту формат бланка, разработанный Госткомстатом, достаточно удобен и продолжает повсеместно применяться.
Согласно Указаниям по применению и заполнению форм первичных учётных документов:
Табель рабочего времени на 2017 год составляет и ведёт уполномоченное лицо,
Подписывают документ руководитель подразделения и работник кадровой службы,
После чего он передаётся в бухгалтерию.
Как мы видим, правила не устанавливают должность работника, который ведёт табель учёта использования рабочего времени. Руководство вправе назначить любого для выполнения этой задачи. Для этого издаётся приказ с указанием должности и фамилии ответственного лица. Если приказ о назначении такого работника не выпущен, то обязанность вести учёт должна быть прописана в трудовом договоре. Иначе требовать от сотрудника ведения учёта неправомерно. В крупных организациях в каждом отделе назначается такой работник.
Он заполняет в течение месяца бланк, отдаёт на подпись начальнику отдела, тот в свою очередь, проверив данные, передаёт форму кадровику. Сотрудник отдела кадров сверяет информацию, заполняет на её основе необходимые для своей работы документы, подписывает табель и передаёт бухгалтеру.
В маленьких фирмах такая длинная цепочка не соблюдается - табель учёта ведёт кадровый работник, а затем сразу передаёт в бухгалтерию.
Отличаются две утверждённые формы тем, одна из них (Т-13) используется в учреждениях и фирмах, где установлен специальный турникет - автоматическая система, контролирующая явку сотрудников. А форма Т-12 считается универсальной и содержит, кроме того, дополнительный Раздел 2. В нем можно отражать расчёты с работниками по оплате труда. Но если фирма ведёт расчёты с персоналом как отдельный вид учёта, раздел 2 просто остаётся пустым.Заполнение табеля рабочего времени.
Применяются два способа заполнения табеля:
Сплошное заполнение - каждый день отмечаются все явки и неявки;
Заполнение по отклонениям - отмечаются только опоздания, неявки.
Приведём для примера инструкцию по заполнению формы Т-13 методом сплошного заполнения.
Шаг 1 - название организации и структурного подразделения
Вверху вписывают название фирмы (ФИО ИП) и наименование структурной единицы. Это может быть отдел продаж, отдел маркетинга, производственный отдел и т.п.
Шаг 2 - код по ОКПО
ОКПО - общероссийский классификатор предприятий и организаций. Содержится в базах Росстата, состоит из:
8 цифр для юрлиц;
10 цифр для ИП.
Шаг 3 - номер документа и дата составления
Шаг 4 - отчётный период
Табель учёта рабочего времени сдают за месяц - период с первое по последнее число августа в нашем случае.
Шаг 5 - информация о работнике
Для каждого сотрудника отдела заполняется отдельная строка.
Порядковый номер в табеле.
Фамилия и должность работника.
Табельный номер присваивается каждому работнику и используется во всех внутренних документах учёта. Сохраняется за сотрудником на всё время работы в организации, и не передаётся другому человеку еще несколько лет после увольнения.
Шаг 6 - сведения о явках и количестве часов
Для заполнения информации о явках и неявках сотрудников используют сокращённые условные обозначения. Их список вы найдете в конце статьи в отдельном пункте. В нашем примере для работника Петрова А.А. использовано 4 сокращения:
Я - явка (в случае явки в нижней ячейке записывают количество отработанных часов);
В - выходной;
К - командировка;
ОТ - отпуск.
Шаг 7 - итоговое количество дней и часов за месяц
В 5 графе указывают число отработанных дней и часов за каждые полмесяца.
В 6 графе - итоговое число дней и часов за месяц.
Шаг 8 - сведения для начисления зарплаты
Код вида оплаты определяет конкретный вид денежной выплаты, зашифрованный цифрами. Полный список кодов смотрите в конце статьи. В примере использованы:
2000 - зарплата (оплата труда);
2012 - отпускные.
Корреспондирующий счёт - бухгалтерский счёт, с которого списываются затраты на указанный вид оплаты труда. В нашем случает счёт списания зарплаты, командировочных выплат и отпускных один и тот же.
В столбце 9 указывается количество проработанных дней или часов по каждому виду оплаты труда. В нашем случае в верхней ячейке внесены дни явки и командировки, в нижней - дни нахождения в отпуске.
Если ко всем работникам в течение месяца применим один вид оплаты труда (зарплата), то код вида оплаты и номер счёта пишут сверху, графы 7 и 8 оставляют пустыми, указывая только отработанные дни или часы в графе 9. Вот таким образом:
Шаг 9 - сведения о причинах и времени неявки
Графы 10-12 содержат код причины неявки и количество часов отсутствия. В нашем примере работник отсутствовал 13 дней:
3 дня в связи с командировкой;
10 дней был в отпуске.
Шаг 10 - подписи ответственных лиц
Сотрудник, ответственный за ведение;
Руководитель отдела;
Кадровый работник.
Перед тем, как отмечать отпуск в табеле учёта рабочего времени, важно знать следующие моменты:
Какой именно вид отпуска проставлять;
Период отпуска - с какой по какое число отдыхает работник;
Каким методом заполняется табель - сплошным или регистрируются только отклонения.
Разные виды отпуска обозначаются в табеле такими сокращениями:
При использовании обоих методов заполнения табеля, условное обозначение отпуска проставляется за каждый день отсутствия работника. Просто при использовании сплошного метода остальные дни заполняются явками (условный код "Я"), а при методе учёта отклонений - остаются пустыми.
Приведём буквенные обозначения, используемые в табеле учёта рабочего времени в виде таблиц.
Присутствие на рабочем месте:
Отсутствие на рабочем месте:
Б | временная нетрудоспособность (больничный) с выплатой пособия |
Т | временная нетрудоспособность без выплаты пособия |
ЛЧ | сокращенный рабочий день в предусмотренных законом случаях |
ПВ | вынужденный прогул при незаконном отстранении (увольнении) |
Г | неявка в связи с исполнением государственных (общественных) обязанностей |
ПР | прогул без уважительных причин |
НС | режим неполного рабочего времени |
В | выходные и праздничные нерабочие дни |
ОВ | дополнительный оплачиваемый выходной |
НВ | дополнительный неоплачиваемый выходной |
ЗБ | забастовка |
НН | невыясненная причина неявки |
РП | простой по вине работодателя |
НП | простой по независящим ни от кого причинам |
ВП | простой по вине работника |
НО | отстранение от работы (оплачиваемое) |
НБ | отстранение без сохранения ЗП |
НЗ | приостановка работы при задержке ЗП |
Приведем только основные цифровые коды видов оплаты труда (Полный перечень в Приказе ФНС России от 13.10.2006 N САЭ-3-04/706@):