Периодически для выполнения определенных производственных целей руководство хозяйствующего субъекта может направлять работающих на предприятии людей в командировку. При этом оно может оформлять ряд документов, основным из которых является приказ. Однако, он содержит информацию в сжатом виде, для ее детализации рекомендуется также выписывать служебное задание на командировку.
С отменой ранее действовавшего Постановления Правительства, которое регулировало порядок направления в , многие документы перестали быть обязательными к заполнению. Новые нормы устанавливают, что обязательно должен быть оформлен приказ администрации о направлении в служебную поездку.
Поэтому все остальные документы могут применяться на основании существующей производственной необходимости. Какие именно бланки по применяет предприятие, фиксируются в или ином предприятия.
В письменном распоряжении о направлении сотрудника в служебную поездку уже содержится информация о цели и задачах. Но все эти сведения идут в общих фразах. Поэтому и рекомендуется все-таки использовать еще служебное задание для направления в командировку, где подробно описываются все задачи, которое руководство ставит перед сотрудником.
Служебное задание на командировку оформляется в момент, когда директор принимает решение о направлении сотрудника в служебную поездку. Поэтому основные цели и задачи предстоящей командировки должен определять именно он.
В устной форме он может надиктовать служебное задание сотруднику отдела кадров, который впоследствии с его слов составит данный документ. В компании могут использовать свободную форму или же применять унифицированный стандарт Т-10.
Также субъект бизнеса, при необходимости, может разработать собственный бланк, который в дальнейшем и будет заполняться, если происходит оформление командировки. На больших предприятиях данная обязанность может быт передана руководителям структурных подразделений, которые попунктно могут определить цели и задачи предстоящей командировки.
Но подписать само служебное задание должен именно руководитель компании.
Поскольку служебное задание не является обязательным документом, цели на поездку могут обозначаться руководителем сотрудника в составленной служебной записке, либо непосредственно в приказе на командировку. А также, если в поездку едет лично руководитель, он может не составлять этот документ для самого себя.
Внимание! С другой стороны, если оформление этого документа указано как обязательное в Положении о командировках, то ответственный работник обязан его составить, даже если указанная в нем информация будет дублировать сведения из других бланков.
С 2015 года на законодательном уровне были изменены правила оформления командировок. С этих пор служебное задание и стали необязательными, а единственным документом, который нужно заполнить стал приказ на командировку.
Для него обычно применяется стандартная форма Т-9, или же его составляют на фирменном бланке.
В приказе должны быть указаны три основных условия поездки — по какой причине, на какой период и куда:
Внимание! Таким образом, занял главенствующую роль. Однако, если компания хочет продолжать использовать служебное задание и командировочное удостоверение, она обязательно должна указать это в Положении о командировках.
Скачать бланк в формате Word.
Скачать в формате Word.
При заполнении документа в верхней части записывается полное название компании, а справа в специальном поле — ее регистрационный код согласно справочнику ОКПО.
Далее ниже, напротив названия бланка, указывается его порядковый номер и дата оформления.
После этого в следующую графу записываются полные Ф.И.О. сотрудника, в правой части предусмотрено место для указания его табельного номера.
Основная часть документа представляет собой таблицу, в которую необходимо внести сведения.
Столбцы пронумерованы:
Далее следует еще одна таблица из двух столбцов:
Служебное задание на командировку должен подписать руководитель подразделения, где трудится сотрудник. Далее свою роспись ставит и отправляющийся в поездку человек.
Внимание! Ниже предусмотрена графа, в которой руководитель подразделения должен обобщить результаты поездки в командировку, указать свои данные и поставить подпись.
Кроме этого, документ подписывает руководитель предприятия с отражением должности и личных сведений.
Служебное задание на командировку – один из основных документов для оформления командировки. Оно выдается командированному сотруднику после подписания приказа и оформления командировочного удостоверения.
Служебное задание заполняется руководителем структурного подразделения и сотрудником, направленным в поездку. Бланк служебного задания на командировку имеет унифицированную форму № Т-10а и следующие назначения:
Служебные задания и командировочные удостоверения не выписываются в случае, если в штате организации имеются сотрудники с разъездным характером работы, и это прописано в их трудовых договорах.
Направить в командировку руководитель организации может любого сотрудника. Однако в Трудовом Кодексе РФ есть некоторые исключения, а именно:
Все затраты, понесенные сотрудником во время поездки, возмещаются работодателем. Сюда входят затраты на проезд, проживание и другие дополнительные расходы. При этом за сотрудником сохраняется его средняя заработная плата и рабочее место.
Образец заполнения служебного задания на командировку
Бланк служебного задания представляет собой стандартный односторонний лист А4 формата. Он состоит из двух частей. В первой части бланка предусмотрены строки для внесения общих сведений, таких как:
Во второй (основной) части бланка имеется таблица, состоящая из десяти граф. Эти графы содержат следующую информацию:
Наименование структурного подразделения;
Отчет о выполнении командировочного задания заполняется сотрудником. Здесь он кратко описывает результат выполнения задания и проведения работ. Далее визирует отчет. Руководитель же проверяет корректность заполнения отчета и пишет заключение о выполнении задания и ставит свою визу.
В служебном задании необходимо проставить дату заполнения отчета, так как по закону сотрудник должен отчитаться о командировке в течение трех рабочих дней со дня ее окончания. Также следует отметить важность точного и правильного заполнения документа. Это требование является обязательным ввиду прямого влияния на возможность организации учесть расходы на командировку при исчислении налога на прибыль.
Стоит отметить два момента.
Унифицированная форма Т-10а заполняется в два этапа:
1. Заполняем “шапку”. Вписываем полное наименование организации и восьмизначный код по ОКПО
2. Присваиваем заданию порядковый номер и проставляем текущую дату
Здесь требуется сделать небольшое отступление и пояснение. Дело в том, что в различных организациях способы нумерации различаются, но мы рекомендуем придерживаться правила: у служебного задания и приказа о командировании реквизиты должны быть одинаковыми. Во-первых, это позволит избежать путаницы и лишней работы, а во-вторых, эти документы неразрывно связаны между собой, одного без другого не бывает, и в этом плане такая нумерация обоснована.
3. Записываем фамилию, имя и отчество командируемого сотрудника и его табельный номер
Теперь переходим к заполнению основных столбцов
4. В первый столбец вписывается наименование структурного подразделения работника, направляемого в командировку
5. Во второй вписывается его должность
6. В третий заносится наименование страны и города куда отправляется работник
7. В четвертый пишем краткое наименование организации, в которую мы отправляем нашего работника
8. В пятый заносим сведения о дате, когда сотрудник уезжает
9. В шестой заносим дату окончания командировки
10. В седьмом ставим общее количество дней командировки
11. В восьмом столбце указываем количество дней командировки без учета времени в пути (если сотрудник отправляется из Санкт-Петербурга в солнечный Сыктывкар на поезде, время, которое он проведет в пути, следуя туда и обратно, составит пять дней, если на самолете, то по 2 часа туда и обратно)
12. В девятый записываем сведения об организации, которая оплачивает командировку
13. В десятый записываются сведения о документах, послуживших основанием для командирования (план или докладная записка)
14. В одиннадцатый столбец кратко, но емко записываем цель деловой поездки
15. После заполнения указанных столбцов начальник работника подписывает задание, знакомит с ним сотрудника и отправляется в кадровое подразделение для подготовки проекта приказа о командировании. Кадровики готовят приказ, подписывают его у руководителя организации, а также подписывают у руководителя служебное задание
После возвращения работника из служебной поездки руководитель выясняет, удалось ли достичь целей командировки.
Вопрос, кто заполняет 12-й столбец, решается по согласованию с начальником - работник может сам написать, выполнено ли задание, как и в каком объеме.
Начальник в соответствующей графе делает заключение о результатах поездки, подписывает и сдает отчет в кадры, после чего планирует новые перспективные цели и задачи либо формулирует объяснения причин неудачной командировки вышестоящему начальству.