Принимая на работу нового сотрудника, кадровик оформляет различные документы. Одним из них является личная карточка. В Трудовом кодексе вы вряд ли найдете упоминание о данном документе, однако в силу Постановления N 1 личные карточки необходимо вести всем предприятиям и организациям независимо от их организационно-правовой формы и формы собственности. Тем же постановлением унифицирована форма этого документа — Т-2, Т-2 ГС (МС). Сегодня расскажем, кто должен заполнять личную карточку, какие сведения подлежат внесению в нее, нужно ли кодировать информацию.
В необходимости ведения личной карточки уже давно не возникает сомнений — это обязывают делать п. 2 Постановления N 1 и Правила ведения и хранения трудовых книжек: с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке (в ней повторяется запись, внесенная в трудовую книжку).
Личная карточка заполняется сотрудником кадровой службы на лиц, принятых на работу, на основании:
— приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма Т-1 или Т-1а);
— паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
— трудовой книжки или документа, подтверждающего трудовой стаж;
— страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
— документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);
— документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки);
— сведений, сообщенных о себе работником.
В отдельных случаях с учетом специфики работы в соответствии с действующим законодательством РФ может предусматриваться необходимость предъявления дополнительных документов, например, содержащих сведения о доходах, имуществе, обязательствах имущественного характера, медицинской справки.
Примечание. Личная карточка государственного (муниципального) служащего (форма Т-2 ГС (МС)) применяется для учета лиц, замещающих государственные (муниципальные) должности государственной службы.
Отметим, что в соответствии с п. 658 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558, личная карточка подлежит хранению в течение 75 лет. Этим же приказом экспертно-проверочной комиссии разрешается отнести данный документ к тем, что хранятся постоянно.
Поскольку хранить карточку в любом случае придется долго, рекомендуем распечатывать ее на плотной бумаге. Также можно внести первоначальные данные в электронную форму личной карточки. Однако ее все равно придется распечатать, так как работник должен засвидетельствовать своей подписью правильность и полноту внесенных сведений. Да и впоследствии в течение трудовой деятельности работника придется знакомить с записями в карточке, так что без бумажного экземпляра не обойтись.
К сведению. Помимо личной карточки работника в научных, научно-исследовательских, образовательных и других учреждениях и организациях, осуществляющих деятельность в сфере образования, науки и технологии, применяется учетная карточка научного, научно-педагогического работника (форма Т-4).
Поскольку личные карточки содержат персональные данные работников, их необходимо хранить в сейфе или шкафу, запирающемся на ключ.
Отметим, что некоторые работодатели на основе унифицированной формы Т-2 разрабатывают свою форму в электронном виде, при этом удаляя отдельные графы, которую впоследствии распечатывают. Так поступать нельзя! Порядком применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденным Постановлением Госкомстата РФ от 24.03.1999 N 20, установлено, что удаление реквизитов из унифицированных форм запрещено. При необходимости в унифицированную форму могут быть внесены изменения:
— расширение и сужение граф и строк с учетом количества знаков в показателях;
— включение дополнительных строк и вкладных листов;
— внесение дополнительных реквизитов.
При этом вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации.
Наверху первой страницы формы необходимо указать наименование организации, которое берется из учредительных документов. Теперь перейдем к таблице.
В графе «Дата составления» указываем дату заполнения личной карточки. Отметим, что она может отличаться от даты приема сотрудника на работу. Это не является нарушением трудового законодательства. Однако мы рекомендуем не затягивать с заполнением личной карточки, придерживаться недельного срока (по аналогии с п. 10 Правил ведения и хранения трудовых книжек).
Графа «Табельный номер» заполняется, если в учреждении присваиваются табельные номера работникам. Напомним, что такой номер присваивается работнику при приеме и не изменяется при переводе или перемещении из одного структурного подразделения в другое.
Графы «Идентификационный номер налогоплательщика» и «Номер страхового свидетельства государственного страхования» заполняются на основании документов, представленных работником. Если гражданин поступает на работу впервые, то графа для реквизитов пенсионного свидетельства останется незаполненной до момента получения работником такового.
В графе «Алфавит» проставляется первая буква фамилии работника, на которого заполняется личная карточка. Заполнять данную графу необходимо для систематизации личных карточек в общем массиве.
В графе «Характер работы» указывается «постоянно», если трудовой договор заключен на неопределенный срок, или «временно», если трудовые отношения ограничены каким-либо сроком.
«Вид работы» — основная или по совместительству.
В графе «Пол» проставляется только первая буква («М» — мужской пол, «Ж» — женский).
Из примера видно, что в правом верхнем углу находятся ячейки для кодов. Код формы стоит, а вот код по ОКПО (Общероссийскому классификатору предприятий и организаций) необходимо спросить в бухгалтерии, так как данный код присваивается Федеральной службой государственной статистики.
Далее в форме Т-2 есть ряд полей для кодировки. Зачем они? Данные коды требовались для статистического наблюдения и контроля. В настоящее время эти поля крайне редко заполняются, но если все же в вашем учреждении принято кодировать информацию, рекомендуем воспользоваться следующими классификаторами:
— Общероссийским классификатором объектов административно-территориального деления ОК 019-95 — ОКАТО;
— Общероссийским классификатором специальностей по образованию ОК 009-2003 — ОКСО;
— Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94 — ОКПДТР;
— Общероссийским классификатором информации о населении ОК 018-95 — ОКИН.
Обратите внимание! Если даже в учреждении коды не проставляются, удалять предназначенные для них поля нельзя.
При просмотре данного раздела видно, что в него вносятся персональные данные работника и сведения о его семье, образовании, полученном до трудоустройства и имеющемся стаже.
Дата и номер трудового договора, заключенного с работником, проставляются в графе «Трудовой договор».
Пункты 1-4 данного раздела заполняются на основании паспортных данных:
— фамилия, имя и отчество указываются в именительном падеже полностью;
— дата рождения указывается словесно-цифровым способом;
— место рождения указывают с учетом общепринятых сокращений (например, «г.» — город, «р-н» — район, «р. п.» — рабочий поселок и т. д.), при этом районы и области записываются в родительном падеже.
В графу «Гражданство» могут быть внесены следующие записи (разд. 2 ОКИН): «гражданин Российской Федерации»; «гражданин Российской Федерации и иностранного государства»; «иностранный гражданин» с указанием названия государства, например, «иностранный гражданин (Республика Казахстан)»; «лицо без гражданства» — указывается при предъявлении вида на жительства.
Следующая графа «Знание иностранного языка» заполняется со слов работника. При этом необходимо указать язык в соответствии с разд. 4 ОКИН и указать степень владения им в соответствии с разд. 5 ОКИН:
— читает и переводит со словарем;
— читает и может объясняться;
— владеет свободно.
На основании представленных работником документов об образовании заполняется п. 6 «Образование»:
— начальное (общее) образование — не менее 4-х классов;
— основное общее образование — не менее 9 классов при наличии свидетельства;
— среднее (полное) общее образование — не менее 11 классов при наличии свидетельства;
— начальное профессиональное образование — профессиональное училище или лицей;
— среднее профессиональное образование — техникум или колледж;
— неполное высшее образование — три и более курса вуза;
— высшее образование — университет, академия, институт;
— послевузовское образование — аспирантура (адъюнктура), ординатура, интернатура, докторантура.
Обычно указываются сведения о законченном образовании, но при наличии у работника справки о неполном высшем образовании это также можно отразить в личной карточке. Иногда места для указания образований работника в форме Т-2 не хватает, например, у него три высших образования. Что делать в этом случае? Мы рекомендуем оформить вкладной лист, на котором и записать все необходимые данные.
Для послевузовского образования в форме предусмотрены отдельные строки.
К сведению. Если у работника изменились фамилия, паспортные данные и другие подобные сведения, необходимо скорректировать личную карточку. Чтобы верно внести исправления, рекомендуем воспользоваться Инструкцией по заполнению трудовых книжек: одной чертой зачеркнуть прежнюю информацию, а затем (над зачеркнутым или, при наличии свободного места, рядом) записать новые данные.
В пункт 7 «Профессия» следует внести сведения об основной и дополнительной профессиях. В графе «Основная» довольно часто указывают ту профессию или должность, которую работник занимает в организации, но это не верно. Полагаем, что сотруднику без опыта работы нужно указать в данной графе профессию, которую он получил после окончания учебного заведения. Если же сотрудник имеет определенный стаж, то в качестве основной можно указать ту профессию, по которой он приобрел наибольший опыт работы. Для такого сотрудника можно заполнить и графу «Другая» — с целью создания кадрового резерва или быстрой возможности заменить отсутствующего работника. В любом случае, заполняя п. 7, необходимо обратиться к ОКПДТР и указывать наименование профессии в соответствии с ним.
В графе 8 содержатся данные о стаже — общем, непрерывном и дающем право на надбавку за выслугу лет. В настоящее время большинство работодателей не рассчитывают непрерывный стаж и стаж за выслугу лет, так как теперь в основном требуется страховой стаж — его и указывают в строке, предусмотренной для общего стажа. Однако иногда в силу требований федеральных законов требуется указать и непрерывный стаж, и выслугу лет. Например, выслуга лет принимается во внимание в органах внутренних дел, на службе в Государственной противопожарной службе, в органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ, на службе в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы.
Общий трудовой стаж — это суммарная продолжительность трудовой (независимо от количества и продолжительности перерывов в ней) и иной общественно полезной деятельности, а также иных периодов времени, установленных законодателем.
Стаж работы рассчитывается на основании записей в трудовой книжке или иных подтверждающих стаж документов. Для определения методики подсчета рекомендуем использовать Постановление Правления ПФ РФ от 31.07.2006 N 192п, в соответствии с которым подсчет стажа осуществляется путем суммирования отдельно дат конца и дат начала периодов работы. Разница этих сумм и составляет продолжительность общего стажа. При этом к продолжительности общего трудового стажа по каждому случаю увольнения следует добавить один день.
Графа 9 «Состояние в браке» заполняется в соответствии с ОКИН. Отметим, что недопустимы слова «холост», «женат» и т. п. Правильными будут следующие формулировки:
— никогда не состоял (не состояла) в браке;
— состоит в зарегистрированном браке;
— состоит в незарегистрированном браке;
— вдовец (вдова);
— разведен (разведена);
— разошелся (разошлась).
Реквизиты документа, удостоверяющего личность, переносятся в п. 11 «Паспорт». Если в течение трудовой деятельности паспортные данные сотрудника изменились, необходимо отметить это в личной карточке.
Графа «Место жительства» заполняется на основании штампа регистрации в паспорте. Отметим, что место фактического проживания может отличаться от места регистрации. Для этого в личной карточке предусмотрены соответствующие строки, которые заполняются уже со слов работника.
Сведения для заполнения данного раздела личной карточки берутся из:
— военного билета (или временного удостоверения, выданного взамен военного билета) — для граждан, пребывающих в запасе;
— удостоверения гражданина, подлежащего призыву на военную службу, — для граждан, подлежащих призыву на военную службу.
Если гражданин пребывает в запасе, то:
— пункт 3 «Состав (профиль)» заполняется без сокращения (например, «командный», «медицинский» или «солдаты», «матросы»);
— в пункте 4 «Полное кодовое обозначение ВУС» записывается полное обозначение (шесть цифр, например 021101, или шесть цифр и буквенный знак, например 113194А);
— пункт 5 «Категория годности к военной службе» заполняется буквами (А — годен к военной службе, Б — годен к военной службе с незначительными ограничениями, В — ограниченно годен к военной службе, Г — временно не годен к военной службе). При отсутствии записей в соответствующих пунктах военного билета проставляется категория «А»;
— в пункте 7 «Состоит на воинском учете» заполняется (простым карандашом) строка «а» — в случае наличия мобилизационного предписания и (или) штампа о выдаче и изъятии мобилизационных предписаний, строка «б» — на граждан, забронированных за организацией на период мобилизации и на военное время.
Если гражданин подлежит призыву на военную службу, то:
— в пункте 2 «Воинское звание» делается запись «Подлежит призыву»;
— в пункте 5 «Категория годности к военной службе» ставится буква (А — годен к военной службе, Б — годен к военной службе с незначительными ограничениями, В — ограниченно годен к военной службе, Г — временно не годен к военной службе, Д — не годен к военной службе) на основании записи в удостоверении гражданина, подлежащего призыву на военную службу.
Если гражданин достиг предельного возраста пребывания в запасе или признан негодным к военной службе по состоянию здоровья, в пункте 8 делается отметка «Снят с воинского учета по возрасту» или «Снят с воинского учета по состоянию здоровья».
По окончании этого раздела внизу второй страницы формы кадровик и работник, на которого заполнялась карточка, ставят свои подписи, подтверждая правильность внесенных сведений.
На основании приказа о приеме на работу формы Т-1 или Т-1а в данный раздел вносится первая запись. В течение трудовой деятельности работника сюда будут вноситься записи о переводах (на основании приказа по унифицированной форме Т-5).
В данном разделе личной карточки предусмотрена графа для ознакомления работника с внесенными записями, поэтому в силу Правил ведения и хранения трудовых книжек работника необходимо знакомить с этими записями.
Данный раздел заполняется, только если в организации проведение аттестации предусмотрено локальными нормативными актами или она проводится в соответствии с требованиями законодательства. Указываются дата аттестации, решение аттестационной комиссии (кратко), дата и номер протокола заседания. В графе «Основание» записывают дату и номер приказа о проведении аттестации. Отметим, что помимо принятия решения о соответствии работника занимаемой должности аттестационная комиссия может рекомендовать направить его на обучение, перевести на другую должность и др. Эти рекомендации также могут быть приведены в данном разделе.
В соответствии со ст. 196 ТК РФ работодатель проводит профессиональную подготовку, переподготовку, повышение квалификации работников, обучение их вторым профессиям в организации, а при необходимости — в образовательных учреждениях начального, среднего, высшего профессионального и дополнительного образования на условиях и в порядке, которые определяются коллективным договором, соглашениями, трудовым договором. Именно после прохождения обучения в учреждениях повышения квалификации заполняется данный раздел.
Напомним, что повышение квалификации бывает краткосрочным (не менее 72 часов), длительным (свыше 100 часов) и может проводиться в форме тематических и проблемных семинаров (от 72 до 100 часов).
Дата | Вид повышения квалификации | Наименование образовательного учреждения, место его нахождения | Документ (удостоверение, свидетельство) | Основание | |||||
Начала обучения | Окончания обучения | ||||||||
Наименование | Серия, номер | Дата | |||||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | ||
05.04.2010 | 20.04.2010 | Краткосрочные | Нижегородский | Удостоверение | BI-V | 20.04. | Приказ от | ||
Курсы | Государственный | 123456 | 2010 | 03.04.2010 | |||||
Педагогический | N 52 | ||||||||
Университет | |||||||||
Данный раздел заполняется при освоении работником новой профессии. После завершения обучения по программе свыше 500 часов выдается диплом о профессиональной переподготовке, на основании которого и вносится запись. Напомним, что порядок и условия профессиональной переподготовки специалистов определены Приказом Минобразования РФ от 06.09.2000 N 2571 и Типовым положением об образовательном учреждении дополнительного профессионального образования (повышения квалификации) специалистов.
В графе «Основание» следует указать реквизиты приказа о направлении работника на переподготовку. Если работник самостоятельно прошел переподготовку и представил только диплом, графа «Основание» останется незаполненной.
Статьей 191 ТК РФ работодателю предоставлено право поощрить работников, добросовестно исполняющих трудовые обязанности, — объявить благодарность, выдать премию, наградить ценным подарком, почетной грамотой или представить к званию лучшего по профессии. Если в течение трудовой деятельности работник поощрен организацией или получил какое-либо почетное звание, об этом необходимо сделать запись в данном разделе.
Пункт 24 Правил ведения и хранения трудовых книжек конкретизирует, какие награждения и поощрения указываются в трудовой книжке, а значит (по аналогии), и в личной карточке. Помните, что сведения о премии, предусмотренной системой оплаты труда или выплачиваемой на регулярной основе, в личную карточку не заносятся.
Наименование награды (поощрения) | Документ | ||
Наименование | Номер | Дата | |
1 | 2 | 3 | 4 |
Почетная грамота | Приказ | 108 | 10.10.2010 |
Отметим, что в учреждениях, финансируемых из различных уровней бюджета, могут быть предусмотрены ведомственные награды. Например, для федеральной службы государственной регистрации Положение о почетной грамоте утверждено Приказом Росреестра от 15.12.2011 N П/507.
Все отпуска (ежегодный оплачиваемый, без сохранения заработной платы, дополнительный и иные) должны учитываться. При заполнении этого раздела надо указать вид отпуска (например, дополнительный оплачиваемый), период, за который он предоставляется, количество календарных дней отпуска, даты начала и окончания, основание (приказ о предоставлении отпуска по форме Т-6).
Иногда возникает вопрос с заполнением графы «Период работы» данного раздела: некоторые специалисты при предоставлении части отпуска указывают половину периода. Это неверно. Необходимо полностью указать рабочий год, за который предоставляется отпуск, независимо от того, предоставлен работнику полный отпуск или его часть.
В данном разделе личной карточки перечисляются социальные льготы, которые связаны с трудовыми отношениями. Сведения о них вносятся на основании документов, представленных работником, например, справки об инвалидности, удостоверения почетного донора. В качестве основания льготы рекомендуем указывать федеральный закон или иной нормативный акт, в котором предусмотрена льгота или гарантия.
Заполнение этого раздела позволит сотруднику кадровой службы отслеживать предоставление определенных законодательством льгот и гарантий.
Сюда можно внести любую необходимую работодателю информацию о работнике, для которой не нашлось подходящего места выше, — о том, что сотрудник является родителем ребенка-инвалида, о наличии водительского удостоверения, заграничного паспорта и т. д. Заполнение раздела происходит на основании поданного работником документа.
Этот раздел завершает личную карточку и заполняется только при увольнении работника. Записи в него вносятся на основании приказа о прекращении (расторжении) трудового договора (унифицированные формы Т-8, Т-8а). Также указывают основание увольнения со ссылкой на соответствующую статью ТК РФ и дату увольнения.
Данную запись заверяют своими подписями и работник кадровой службы, и увольняющийся сотрудник.
Дорогие читатели, наши специалисты подготовили для вас этот материал совершенно бесплатно. Однако статьи рассказывают о типовых способах решения вопросов по трудовым спорам.
Но каждый случай индивидуален и носит уникальный характер. Если вы хотите узнать, как решить именно вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта . Это быстро и бесплатно.
Или звоните по телефону:
Для заполнения 11 раздела карточки используются сведения из приказа о расторжении трудового договора с использованием тех формулировок, что указаны в нем.
Читайте также: Как оформить увольнение сотрудников при ликвидации предприятия
Датой увольнения считается день, когда сотрудник последний день выполнял свои обязанности на предприятии. Подпись в этом разделе ставится не только работником, но и кадровиком.
Хранение личных карточек уволенных сотрудников происходит в архиве предприятия. При этом документы находятся в специальных номенклатурных папках, отдельных от приказов и личных дел.ю
Важно: личные карточки должны быть недоступными для посторонних, так как предприятие обязано обеспечить безопасность персональных данных сотрудника.
Разберем наиболее распространенные ошибки при ведении личных карточек:
Так как личная карточка работника довольно объемный документ, предлагаем вам ознакомиться с примером заполнения всего документа.
Личная карточка работника - это документ, который содержит основные сведения о сотруднике, его образовании, трудовой деятельности, наградах и т. д. Ее заполняют при приеме на работу, но поскольку это достаточно объемный документ, у кадровых специалистов часто возникают вопросы по его подготовке. Рассмотрим, как выглядит форма карточки Т-2 и где взять бланк этого документа, а также покажем пример заполнения карточки Т-2.
Прежде чем рассказывать про образец заполнения формы Т-2, отметим, что ее бланк утвержден Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Документ ведут на каждого отдельного сотрудника. Это удобно, поскольку позволяет работодателю иметь полное досье на сотрудника, если можно так выразиться. Дело в том, что в карточку записываются сведения:
Все эти данные аккумулируются работодателем для выполнения обязанностей, предусмотренных законом. Например, информация о составе семьи позволит включить детей работника в список получателей новогодних подарков или путевок в летние лагеря. Сведения о наличии дополнительного образования или знании иностранных языков дадут возможность предложить сотруднику другую должность или отправить его в заграничную командировку. Данные о награждениях и стаже могут рассматриваться как основание для направления документов коллеги на награждение на более высоком уровне. Так что личная карточка сотрудника — очень удобный и полезный источник информации для работодателей.
Некоторые работодатели считают, что если приведенные в Постановлении Госкомстата России первичные формы учета не являются обязательными, то их может вообще не быть в организации. Однако не все так просто. Трудовой кодекс, действительно, напрямую не обязывает руководителей вести и заполнять эти бланки. Однако в пункте 12 Постановления Правительства от 16.04.2003 № 225 "О трудовых книжках" говорится, что работодатель обязан знакомить сотрудника со всеми изменениями, вносимыми в трудовую книжку. При этом работник должен подтвердить свое согласие подписью в личной карточке, в которую дублируются все вносимые в трудовую книжку записи.
Кроме того, надо знать, что форма Т-2 является одним из документов воинского учета, согласно пункту 27 Постановления Правительства РФ от 27.11.2006 № 719. Таким образом, ведение этого документа является обязательным для всех организаций и предпринимателей. Образец заполнения, или как заполнить личную карточку работника Т-2, вы найдете чуть ниже, а скачать сможете в конце этой статьи.
Небольшая ремарка до того, как рассказать и показать, как заполнить карточку Т-2 и образец заполнения каждого пункта. Существует унифицированная форма бланка, которую рекомендуется использовать. Работодатель имеет возможность его менять, а точнее, дополнять той информацией, которой, по его мнению, не хватает, но удалять из нее ничего нельзя. Вместе с тем важно понимать, что утвержденный на государственном уровне бланк разрабатывался с учетом обеспечения защиты персональных данных гражданина. И работодателю, если он хочет внести дополнения в форму Т-2, нужно также учитывать особенности законодательства в этой области. Пример заполнения личной карточки работника Т-2, который будет представлен в этой статье, дается на базе унифицированного бланка.
Следующий момент, который нужно знать, — личную карточку ведет лицо, уполномоченное на ведение кадрового учета в организации. Это делается при приеме на работу в течение недели. Документ оформляется исключительно в бумажном варианте. Если вам удобно дублировать сведения из него в электронном формате, вы можете это сделать. Но пока цифровые подписи в России в рамках трудовых взаимоотношений не распространены, и работники подписываются собственноручно, карточки Т-2 нужно обязательно вести на бумаге и вписывать в них все данные вручную. В связи с этим отметим, что требований к цвету используемых чернил нет.
Что касается ошибок и исправлений, от них, к сожалению, не уйти. Если при заполнении была допущена неточность, неверную запись необходимо зачеркнуть одной линией (запись должна оставаться читаемой), рядом написать корректную формулировку, затем дописать «Исправленному верить» и расписаться.
Рассмотрим конкретный образец заполнения личной карточки работника (форма Т-2 2019 г.). Допустим, в ООО «Светлый путь» в феврале 2019 года устраивается экономист Иванов Иван Иванович. При приеме на работу от нового сотрудника потребуются следующие документы (на их основании будут записываться данные в форму):
Также кадровику необходим приказ о приеме на работу.
Когда все бумаги собраны, можно приступать к оформлению бланка. Образец заполнения личной карточки сотрудника Т-2 будет представлен поэтапно, но при желании вы сможете скачать полностью заполненный документ в конце статьи.
Начинаем заполнять бланк с шапки. Здесь следует указывать:
Раздел I называется «Общие сведения». Здесь указываются:
Уже со второй строчки у кадровиков могут возникнуть сложности, потому что они не понимают, какие коды необходимо вписывать и откуда их брать. Код ОКАТО — номер населенного пункта (его района) в Общероссийском классификаторе объектов административно-территориального деления. В него часто вносят изменения, поэтому при заполнении желательно узнать точные сведения из проверенных источников.
Что касается аббревиатуры ОКИН, то она расшифровывается как Общероссийский классификатор информации о населении. Из этого списка кодов, которые поделены на 293 категории, и берут сведения для заполнения. Для удобства читателей приведем сводную таблицу кодов, которые понадобятся при оформлении строк 4, 5 и 6.
Что писать в строке |
Какой код по ОКИН указывать |
Строка «Гражданство» |
|
Гражданин РФ |
|
Гражданин РФ и иностранного государства (Республики Беларусь) (в скобках указать ту страну, подданным которой является работник) |
|
Иностранный гражданин Республики Беларусь (указать ту страну, подданным которой является работник) |
|
Лицо без гражданства |
|
Иностранные языки |
|
Английский |
|
Испанский |
|
Итальянский |
|
Китайский |
|
Немецкий |
|
Французский |
|
Японский |
|
Другие языки (если их нет в классификаторе) |
|
Степень знания языка |
|
Свободно владею |
|
Читаю и могу объясняться |
|
Читаю и перевожу со словарем |
|
Образование |
|
Начальное (общее) |
|
Основное общее |
|
Среднее общее |
|
Среднее профессиональное |
|
Высшее — бакалавриат |
|
Высшее — специалитет, магистратура |
|
Высшее — подготовка кадров высшей квалификации |
|
Профессиональное обучение |
|
Дополнительное профессиональное |
Сведения об образовании надо дополнить также подробностями из диплома: кто и когда его выдал, по какой специальности. Обязательно заполняется хотя бы одна строка. Если в дальнейшем работник принесет дипломы о дополнительном образовании, эту информацию нужно будет добавить.
При заполнении табличной части понадобится еще код из ОКСО — классификатора специальностей по образованию. В этой части можно писать слова сокращенно, но таким образом, чтобы запись оставалась понятной. Например, можно написать «им.» вместо «имени».
В следующей строке — седьмой — необходимо указать профессию. Для этого придется воспользоваться ОКПДТР — классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов. Профессия экономиста в нем имеет код 27728.
В поле «Стаж работы» нужно заполнять все строки, если это возможно. Если нет, то заполняйте только первую строку — про общий стаж на момент заключения трудового договора из трудовой книжки.
Напомним, что общий стаж — это период деятельности, который дает право на пенсию по старости. Непрерывный учитывает только период, который используют при назначении пособий, а стаж, дающий право на надбавку за выслугу лет, — это работы в определенных государственных организациях на определенных государственных должностях (детальный список представлен в Разделе II Положения, утвержденного }