Материальная помощь - проводки по данной выплате должны быть сделаны в случае, если работодатель принял решение о перечислении средств трудящимся. Каков порядок выплат и как правильно оформлять проводки по начислению материальной помощи сотруднику , расскажем далее.
Несмотря на то, что трудовым законодательством начисление социальной помощи не регламентируется, в других нормативно-правовых актах, например Налоговом кодексе РФ (далее — НК РФ), косвенно определены ситуации, когда работник может на нее рассчитывать:
Практически такие же случаи для оказания мер социальной поддержки указаны в законе «Об обязательном социальном страховании…» от 24.07.1998 № 125-ФЗ (далее — закон № 125-ФЗ).
ВАЖНО! С 01.01.2017 в силу вступила гл. 34 НК РФ, которая объединила в себе все нормы, регулирующие страховые отчисления в государственные внебюджетные фонды. В том числе и порядок освобождения от любых удержаний при осуществлении денежной поддержки сотрудников (подп. 3 п. 1 ст. 422 НК РФ).
На основании этих же законов можно установить лиц, которые могут претендовать на финансовую поддержку. К ним относятся как сами работники (причем даже вышедшие на пенсию по старости или инвалидности), так и их родственники в случае смерти этих работников.
Основным нормативно-правовым источником по оформлению для материальной помощи проводок является утвержденный приказом Минфина от 31.10.2000 № 94н план бухгалтерских счетов, а также инструкция по его применению (далее — план и инструкция).
Социальные мероприятия осуществляются на основании заявления работника или самостоятельного решения администрации предприятия. Кроме того, с заявлением о материальной поддержке могут обратиться члены семьи сотрудника, если такая возможность предусмотрена внутренними правовыми документами.
Существует 2 источника начисления материальной помощи - проводки будут зависеть в том числе и от них:
В первом случае социальные меры оказываются обязательно с согласия учредителей, участников, акционеров, собственников юридического лица. Только общее собрание имеет право распределять прибыль. Для этого на годовом собрании принимается соответствующее решение. Лишь после этого исполнительный орган предприятия имеет право потратить выделенные деньги на социальные мероприятия.
Во втором случае ждать решения общего собрания не нужно. Руководитель организации самостоятельно распределяет часть прибыли за текущий год на социальные нужды, в том числе на денежную помощь сотрудникам.
В соответствии с Планом и Инструкцией по его применению используются следующие проводки материальной помощи :
Независимо от того, из какого источника выдана материальная помощь - проводка оформляется одна и та же. Распространено мнение, что проводку начисления матпомощи из нераспределенной прибыли следует делать с помощью счета 84, но это не верно.
Дело в том, что социальные выплаты относятся к расходам организации. А в соответствии с позицией Минфина РФ, изложенной в его письмах от 19.06.2008 № 07-05-06/138 и от 19.12.2008 № 07-05-06/260, счет 84 показывает данные об уменьшении или увеличении прибыли и не предназначен для отражения расходов предприятия.
В ст. 217 НК РФ перечислены все доходы, которые освобождаются от налоговых отчислений. К ним относятся и случаи оказания материальной помощи работодателем. При этом все их можно разделить на 2 категории:
В силу п. 28 ст. 217 НК РФ все перечисленные виды мат. поддержки не облагаются налогом только в пределах 4 000 руб. за весь налоговый период, т. е. за 1 год. Исключением является финансовая поддержка при рождении (усыновлении, опекунстве) ребенка и родственникам умершего (погибшего) сотрудника. В остальных случаях из суммы, превышающей 4 000 руб., удерживается налог.
В подп. 3 п. 1 ст. 20.2 закона № 125-ФЗ и подп. 3 п. 1 ст. 422 НК РФ перечислены практически такие же, как и в ст. 217 НК РФ, случаи, когда на суммы денежной помощи не начисляются страховые взносы. Но есть и особенности.
Так, не делаются удержания со следующих выплат:
Кроме небольшой разницы в формулировках, можно увидеть, что в случае со страховыми отчислениями абсолютно все социальные мероприятия должны носить единовременный характер. С другой стороны, по размеру выплат ограничений нет, кроме выплаты при рождении ребенка.
Таким образом, бухгалтерское оформление материальной помощи регулируется планом бухгалтерских счетов и инструкцией по его применению. Чтобы избежать лишних отчислений по налогам и во все внебюджетные фонды, следует соблюсти специальные условия соответствующих законов, позволяющие освободить суммы финансовой помощи от различных удержаний.
Не редкость, когда бухгалтер, выплачивая ту или иную сумму работнику, задается вопросом: а облагается ли эта выплата НДФЛ и страховыми взносами? А учитывается ли она для целей налогообложения?
Материальная помощь – это денежные средства или иное имущество, предоставляемое работодателем своему работнику в связи со стихийным бедствием или другим чрезвычайным обстоятельством, смертью члена семьи, рождением ребенка, отпуском или иными обстоятельствами.
О том, какие проводки на материальную помощь сотруднику нужно делать в бухучете, расскажем в нашем материале.
Порядок бухгалтерского учета материальной помощи зависит от ее вида и способа предоставления.
Если материальная помощь – это единовременная выплата работнику при предоставлении ему ежегодного отпуска, выплата такой помощи предусмотрена трудовым, коллективным договором или локальным нормативным актом работодателя и связана с выполнением работником его трудовой функции (зависит от размера заработной платы, соблюдения трудовой дисциплины и т.д.), то такая помощь является частью системы оплаты труда и отражается в общем порядке, характерном для .
Так, матпомощь к отпуску может быть начислена такими бухгалтерскими записями ():
Дебет счетов 20 «Основное производство», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу» и др. – Кредит счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»
Кроме того необходимо отразить удержание НДФЛ и начисление страховых взносов, а также выдачу матпомощи:
А если выплата матпомощи не связана с предоставлением работнику отпуска в соответствии с системой оплаты труда, порядок бухучета ее будет иной.
Матпомощь, выплачиваемая работнику по иным основаниям, будет отражаться в составе прочих расходов на счете 91 «Прочие доходы и расходы» (п.п. 12, 13 ПБУ 10/99 , Приказ Минфина от 31.10.2000 № 94н):
Если материальная помощь выдается работнику не деньгами, а имуществом (к примеру, товарами), то вместо счетов 70 и 73 будут кредитоваться счета имущества, отпускаемого в качестве матпомощи.
Понятие материальной помощи трактуется как форма социальной поддержки, оказываемая работодателем сотруднику. Выплата не зависит от производственных показателей или исполнения обязанностей работника. Помощь не входит в состав вознаграждения, выплачиваемого сотруднику предприятия и носит индивидуальный характер в зависимости от потребности лиц. В статье мы рассмотрим как оказывается материальная помощь сотруднику, как производится бухгалтерский учет, уплачиваются страховые взносы и налоги.
Обязанность по выплате материальной помощи у работодателя отсутствует. Выдача средств носит добровольный характер. Возможность предоставление помощи и размер суммы имеет право устанавливать только лицо, назначенное работодателем для руководства деятельностью. Особенности оказания финансовой поддержки:
При соблюдении всех условий выплата относится к материальной помощи. Право на получение сумм социальной поддержки имеют штатные сотрудники и бывшие работники, уволенные в связи с выходом на пенсию по старости. На предприятии могут возникнуть ситуации, при которых положение об оказании помощи утверждено, но средств на ее реализацию нет (характерно для бюджетных организаций).
Перечень событий и причин, при возникновении которых работник может рассчитывать на предоставление помощи от предприятия, утверждаются работодателем. Среди распространенных причин встречаются:
О возникновении случая, при котором требуется помощь, сотрудник должен указать в .
Работодатель принимает решение о выплате и суммы на основании заявления. К обращению прилагаются документы, подтверждающие причину для оказания помощи – свидетельство о рождении ребенка, смерти сотрудника, справки о материальном состоянии семьи, иные формы. Принятие положительного решения по заявлению отражается в записи на документе и приказе. На заявлении руководитель производит запись о сумме, источнике выплаты. Документ содержит информацию:
Приказ передается в бухгалтерию для предоставления основания начисления суммы и налогов, произведения выплаты и отчислений в бюджет. Допускается платеж в любой форме – выдачей наличных денежных средств или безналичным перечислением.
Выбор счетов учета для проведения операции по начислению и выплате помощи зависит от категории лица и источников возникновения сумм.
Лицо, получившее помощь |
Источник выплаты |
Проводки по счетам при начислении матпомощи |
Работник предприятия | Дебет 84 – Кредит 70, 73 | |
Расходы текущего года | Дебет 91/2 – Кредит 70,73 | |
Бывший работник компании или родственник сотрудника предприятия | Нераспределенная прибыль прошлых лет | Дебет 84 – Кредит 76 |
Расходы текущего года | Дебет 91/2 – Кредит 76 |
Супруга бывшего сотрудника К. предприятия ООО «Флажок» обратились к руководителю за материальной помощью. Причина обращения – смерть сотрудника К. В коллективном договоре предприятия «Флажок» предусматривается использование указанного в заявлении основания для получения материальной помощи. На предприятии был издан приказ за подписью руководителя с указанием суммы помощи в размере 10 тысячи рублей.
В бухгалтерии были сформированы ведомость для выплаты через кассу и проводки:
Выплата в связи со смертью сотрудника не облагается НДФЛ вне зависимости от суммы предоставленной помощи. К заявлению должен быть приложен документ, подтверждающий основание для обращения.
Источником выплат помощи может служить нераспределенная прибыль прошлых лет или текущая прибыль в составе расходов налогового периода. Вопрос о списании сумм материальной помощи возникает только в случае возникновении регулярного характера выплат, позволяющего судить о принадлежности затрат к расходам по оплате труда и использовании сумм при расчете налога на прибыль.
Применяются 2 варианта отнесения выплат при учете в налогообложении прибыли:
Выплата материальной помощи в организации за счет нераспределенной прибыли прошлых лет выплачивается только с согласия учредителей, подтвержденного протоколом общего собрания или решением при наличии единственного участника. После получения одобрения учредителей распоряжается выдачей помощи руководитель предприятия.
Решение о списании материальной помощи на текущие расходы внутри налогового годового периода принимает руководитель, отвечающий за ведение деятельности.
Статья 217 НК РФ устанавливает закрытый перечень видов материальной помощи, выплата которой не облагается НДФЛ.
Сумма, необлагаемая налогом |
|
При рождении или усыновлении ребенка, выплаченной в течение первого года жизни (п. 8) | До 50 тысяч рублей на каждого ребенка |
По причине смерти работника или бывшего сотрудника, уволенного в связи с выходом на пенсию (п. 8) | Без ограничения сумм |
В связи со смертью родственника штатного или уволенного по выходу на пенсию работника (п. 8) | |
В случае потерь работников и членов их семьи при стихийных бедствиях (п. 8.3) | |
При страданиях, возникших у работников и членов их семьи от актов террора (п. 8.4) | |
Выплаты нецелевого характера, определенные внутренними документами, штатным или бывшим сотрудникам, уволившихся по инвалидности или в связи с выходом на пенсию (п. 28) | В пределах 4 тысяч рублей |
Во всех остальных случаях, а также выплатах нецелевого характера с сумм превышения необлагаемого предела лицо должно уплатить налог в бюджет. Обязанность по удержанию НДФЛ и перечислению в бюджет несет работодатель – налоговый агент.
Супруги Смирновы обратились за помощью к работодателям за материальной помощью в связи с рождением ребенка. Предприятие «А» супруга Смирнова П.П. выделило помощь в размере 30 тысяч рублей необлагаемой НДФЛ суммы, о чем выдало справку для предоставления по месту работы супруги Смирновой М.М. для бухгалтерии предприятия «Б».
В бухгалтерии предприятия «А» провели сумму по учету проводками:
Предприятие «Б» супруги Смирновой М.М. выделило помощь в размере 20 тысяч рублей позднее и после получения справки. В учете предприятия «Б» производятся аналогичные проводки на указанную сумму. Общая сумма помощи не превышает необлагаемый предел, в результате чего обязанность в налогообложении отсутствует.
Необлагаемая сумма материальной помощи, предоставленная работодателем в связи с рождением (усыновлением) ребенка, рассчитывается с учетом выплат обоим родителям или усыновителям.
Суммы начисленной материальной помощи подлежат обложению взносами, отчисляемыми в фонды. В ряде случаев закон № 212-ФЗ в статье 9 предусматривает освобождение от налогообложения
Все остальные случаи оказания целевой или нецелевой помощи облагаются отчислениями в фонды, направляемые на страхование работников. Вопрос об обложении сумм социальных выплат отчислениями в фонды неоднозначный и носит спорный характер. Имеется ряд примеров оспаривания решений фондов о до начислениях в инстанциях арбитражных судов.
Работникам, имеющим детей, предоставлено право на получение стандартного вычета (см. → ). Ежемесячный вычет предоставляется в случае получения дохода, не превышающего предельную величину. Сумма дохода ограничивается пределом в 280 тысяч рублей.
В случае получения материальной помощи сумма включается в величину дохода, но только в размере, облагаемой налогом. Например, если сумма нецелевой выплаты составляет 10 тысяч рублей, то включению подлежит сумма в размере 6 тысяч рублей за вычетом необлагаемой величины в размере 4 тысяч рублей.
Вопрос №1. Кто из родственников, кроме сотрудника, имеет право подать работодателю заявление на выплату материальной помощи?
За помощью к работодателю могут обратиться близкие родственники. Согласно СК РФ, к близким родственникам относятся родители, дети и супруги лица.
Вопрос №2. Может ли работник повлиять на решение работодателя по определению суммы материальной помощи? В коллективном договоре указана одна сумма, работодатель же предоставил помощь в меньшем размере, сославшись на отсутствие средств.
Право на предоставление материальной помощи и определение ее величины предоставлено руководителю. Повлиять на решение работник не может.
Вопрос №3. Имеет ли право работник на получение материальной помощи после пожара, если установлена причина его вины?
Выдача материальной помощи пострадавшему от стихийного бедствия должна быть подкреплена справкой из компетентных органов с указанием на объективный характер происшествия. В противном случае в помощи может быть отказано. Однако, руководитель может принять решение предоставить помощь в связи с бедственным положением работника, если этот вид утвержден в документах.
Вопрос №4. Нужно ли в заявлении, подаваемом на имя руководителя для получения помощи указывать желаемую сумму?
Указывать сумму в заявлении не обязательно. Руководитель сам принимает решение о размере социальной помощи исходя из сложности ситуации, наличия свободных средств в обороте.
Вопрос №5. Какими документами необходимо подтвердить отсутствие получения помощи при рождении ребенка супругом, если он не трудоустроен?
Для подтверждения отсутствия получения помощи достаточно предоставить справку из службы занятости и трудовую книжку супруга. Кадровый орган произведет копирование документа, заверит ксерокопию и приложит к заявлению на получение материальной помощи.
Согласно законодательству, под это понятие попадает передача нуждающемуся лицу денег, лекарств, продуктов, одежды, обуви, транспорта и прочих материальных ресурсов нуждающимся лицам. Это трактовка Национального стандарта РФ (ГОСТ Р 52495-2005) в части соцобслуживания.
Теперь поговорим о том, что означает понятие "материальная помощь сотруднику". Это единовременная выплата - разновидность трудовых гарантий, которая носит социальный характер. Она выдается с целью поддержки человека в сложной финансовой ситуации. Не зависимо от обстоятельств, законодательство не обязывает нанимателя оказывать матпомощь работнику, т. е. это абсолютно добровольное дело.
Сведения о возможности получения поддержки должны быть отражены в нормативных локальных актах фирмы, например, в , а также в . Стоит отметить, что такая выплата выдается только по усмотрению работодателя и в зависимости от финансовых возможностей предприятия.
Основания, по которым выплата может быть назначена, всегда достаточно серьезные.
Это могут быть:
проблемы со здоровьем;
смерть близкого родственника;
потеря имущества или жилья в результате стихийного бедствия и т.д.
В некоторых организациях матпомощь может быть выплачена работодателем, если в семье сотрудника произошло радостное событие, требующее значительных денежных расходов. Например:
рождение ребенка;
регистрация брака.
Как видно из этого списка, матпомощь не зависит от результатов работы человека. Она носит ситуативный характер и выплачивается только по личному заявлению человека с приложением справок, подтверждающих сложившиеся обстоятельства.
Выплата матпомощи происходит по письменному заявлению сотрудника, к которому он обязан приложить бумаги, подтверждающие факт сложившейся ситуации. Например, если ему необходимы деньги на лечение, к заявлению стоит прикрепить медицинскую справку, подтверждающую диагноз.
Рассмотрев заявление, директор выносит решение о назначении выплаты, которое оформляет в виде приказа. В нем должна быть указана точная сумма и срок выплаты, а также ФИО сотрудника, которому полагается матпомощь, основание и ссылка на нормативный документ, регламентирующий систему денежной поддержки на предприятии. Также обязательно указание источников. На основании распоряжения бухгалтерия организации производит начисления в пользу просителя.
Величина суммы, которую работодатель выдаст в качестве матпомощи работнику, никак не будет зависеть от уровня его заработной платы. Скорее, ее размер будет зависеть от ситуации, в которую попал сотрудник и от финансовых возможностей фирмы.
В своем заявлении работник может указать конкретную сумму, которая ему необходима. Но работодатель вправе решать самостоятельно, сколько денег начислить трудящемуся.
В любом случае, периодичности оказания такого рода помощи не существует и выдается она единовременно.
Единовременная матпомощь не облагается НДФЛ при условии, что сумма не превышает 4000 руб. за календарный год. Если же выплата обозначена в качестве регулярной, независимо от обстоятельств, отнести ее к финансовой поддержке сотрудника работодатель не сможет. Иначе она будет считаться элементом оплаты труда, подлежащим налогообложению.
Выплата может быть:
перечислена по безналичному расчету на банковский счет работника;
выдана наличными деньгами из кассы предприятия.
Чаще всего ее начисление происходит в ближайший день зарплаты.
Порой работодатели материально помогают своим работникам, которые оказались в ситуации, требующей больших трат. Что же можно признать материальной помощью, как правильно учесть ее для целей налогообложения?
Далее мы будем говорить исключительно о выплатах работникам, которые никак не связаны с их трудовой деятельностью, не зависят от результатов их труда и призваны поддержать работника в каких-то особых ситуациях. Например, в случае смерти члена семьи работника, при рождении у работника ребенка, при необходимости провести дорогостоящее лечение самого работника или его родственников. Только к таким выплатам можно применять определенный льготный порядок налогообложения, который мы рассмотрим ниже.
Обратите внимание, прописать в приказе, что вы выплачиваете матпомощь, мало. Важна суть этой выплаты. К примеру, организация начисляет всем хорошо работающим сотрудникам так называемую материальную помощь к отпуску. Эти выплаты налоговики и сотрудники внебюджетных фондов однозначно будут переквалифицировать в трудовые доходы (премии). И соответственно, попытаются доначислить налоги. Ведь по сути такие доплаты к отпускам связаны с трудовой деятельностью работников и зависят от ее итогов.
Перечень событий, когда работнику может быть выплачена материальная помощь, и ее размер могут быть закреплены в коллективном договоре, локальных нормативных актах или трудовом договоре. Но это необязательно. Как правило, начисление матпомощи оформляется так:
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. В связи с вступлением в брак выплатить единовременную материальную помощь секретарю И.А. Кузнецовой в размере 20 000 (Двадцать тысяч) рублей.
2. Выплату материальной помощи произвести в срок, установленный правилами внутреннего трудового распорядка для перечисления заработной платы за вторую половину месяца. Денежные средства перевести на банковский счет И.А. Кузнецовой.
Основание:
- копия свидетельства о браке И.А. Кузнецовой;
- заявление И.А. Кузнецовой от 16.08.2015 об оказании материальной помощи.
Единовременная материальная помощь в связи со смертью члена семьи освобождается от НДФЛ и страховых взносов в полной сумм еп. 8 ст. 217 НК РФ ; подп. «б» п. 3 ч. 1 ст. 9 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ (далее - Закон № 212-ФЗ); подп. 3 п. 1 ст. 20.2 Закона от 24.07.98 № 125-ФЗ (далее - Закон № 125-ФЗ) . При этом Минфин разъяснил, что выплаты материальной помощи физлицам, производимые в связи с одним и тем же событием, но согласно разным распоряжениям организации, не могут рассматриваться как единовременные. А вот по единожды принятому организацией решению помощь может выплачиваться как разовым платежом, так и несколькими платежами, и она продолжает оставаться единовременно йПисьма Минфина от 31.10.2013 № 03-04-06/46587 , от 22.08.2013 № 03-04-06/34374 , от 27.08.2012 № 03-04-05/6-1006 .
Членами семьи признаются супруги, родители и дети (усыновители и усыновленны е)ст. 2 Семейного кодекса РФ ; Письмо Минтруда от 05.12.2012 № 17-3/954 . Правда, Минфин однажды признал членами семьи не только указанных лиц, но и братьев, сестер, проживающих совместно с работнико мПисьмо Минфина от 14.11.2012 № 03-04-06/4-318 . Такой же вывод был сделан в судебном решени иПостановление Президиума Леноблсуда от 01.10.2013 № 44г-33/2013 . В суде также удавалось признать членами семьи для целей получения освобождения от НДФЛ и страховых взносов родителей супруг аПостановление ФАС СЗО от 22.12.2010 № А56-14851/2010 .
Такая помощь тоже полностью освобождается от НДФЛ и взносо вп. 8.3 ст. 217 НК РФ ; подп. «а» п. 3 ч. 1 ст. 9 Закона № 212-ФЗ ; подп. 3 п. 1 ст. 20.2 Закона № 125-ФЗ . Правда, есть такие нюансы:
Такая материальная помощь не облагается НДФЛ и страховыми взносами, только если она не превышает 50 000 руб. на каждого ребенка и выплачена в течение первого года после рождения малыш ап. 8 ст. 217 НК РФ ; подп. «в» п. 3 ч. 1 ст. 9 Закона № 212-ФЗ ; п. 3 ч. 1 ст. 20.2 Закона № 125-ФЗ .
Обратите внимание на такую особенность. Указанный лимит 50 000 руб. действует:
Материальная помощь по всем другим основаниям не облагается НДФЛ и страховыми взносами, если суммарно за год она не превышает 4000 руб. на одного получател яп. 28 ст. 217 НК РФ ; п. 11 ч. 1 ст. 9 Закона № 212-ФЗ ; подп. 12 п. 1 ст. 20.2 Закона № 125-ФЗ ; Письмо Минфина от 22.10.2013 № 03-03-06/4/44144 .
Хотя есть и такое исключение. Матпомощь на лечение можно в полной сумме не облагать НДФЛ, еслип. 10 ст. 217 НК РФ ; Письмо ФНС от 17.01.2012 № ЕД-3-3/75@ :