Из диалога на отчете:
Босс, - Каким методом вы изучаете рынок?
Ответ, - Методом перманентного сканирования!

Доклад руководителю, или Как залезть в голову своего босса

Доклад руководителю ― это стресс для любого работника, даже если отчеты и носят регулярный характер. Проведение отчета в виде устного доклада при помощи заранее подготовленного и выученного рассказа на пять-десять минут ― это способ рассказать о вашей работе боссу и скорректировать тактику и планы работы в соответствии с целями и стратегией, носителем которых является ваш руководитель.

С помощью отчета работник и руководитель получают необходимую им информацию, которая нужна для анализа, планирования деятельности и оценки деятельности как сотрудника, так и подразделения. Особая роль здесь отводится сбытовым подразделениям, как центрам прибыли предприятия.

Контроль деятельности сотрудников сбыта позволяет руководителю своевременно принимать меры для координации работы своих подчиненных и рационально распределять имеющиеся в наличии ресурсы. Простой отчет об объемах продаж не может удовлетворять руководителя, ибо количественные показатели не отражают всех аспектов торговой деятельности. Применение для контроля только этих показателей снижает эффективность управления, так как руководство узнает об упущенных продажах уже тогда, когда перспективные сделки сорвалась, а выход на новые территориальные рынки замедлился, и у потенциальных клиентов сложилось негативное впечатление о продукции компании.

Неправильная подготовка сотрудника к отчету лишает руководителя достоверной и актуальной информации для принятия решения, а также вызывает в процессе доклада массу наводящих и уточняющих вопросов. Это еще больше усугубляет ситуацию, так как мысль докладчика сбивается, и его память лихорадочно начинает искать ответы на заданные вопросы.

Первые трудности при подготовке шаблона доклада возникают из-за влияния личности руководителя, уровня его личной подготовки, степени делегирования полномочий подчиненным, да и просто способности держать в памяти ранее полученную информацию. Тут обычно подчиненные и начинают оправдывать свой провальный доклад попаданием «шлеи под мантию».

Вспомним всем известное «первое правило» подчиненного ― начальник всегда прав. Не руководитель подстраивается под ваше видение структуры доклада, а вы подстраиваетесь под его требования.

А как влезть в голову босса, спросите вы?

Есть такой способ и без хирургического вмешательства! Вам понадобится немного времени, внимания, аналитического мышления и современный гаджет в виде диктофона или мобильного телефона с такой функцией. И, если повезет, то за один-два отчета вы запишете видение вашего босса на план доклада.

Для написания приведенного ниже шаблона устного доклада понадобилось всего один раз провести запись на диктофон отчет региональных менеджеров внешнеторгового направления у руководителя предприятия. Повезло и в том, что раздраженный очередным докладом босс в течение пяти минут рассказывал, что он хотел бы услышать от своих специалистов.

Предлагаемый вариант шаблона доклада содержит два раздела и до трех уровней детализации каждого из них, что позволяет, при необходимости, либо сократить, либо увеличить его информативность. Каждый регион разрабатывается как отдельный проект с учетом человеческих и финансовых ресурсов. В третьем разделе отмечены ряд правил, которые необходимо учесть при подготовке и проведении процедуры отчета. Но, если после неоднократных попыток обобщить видение босса в достаточно стройную структуру шаблона, это вам не удается, все равно необходимо составить план доклада по своему разумению, а потом вносить в него коррективы.

Шаблон доклада может иметь примерно следующий вид:

1. Текущий проект

1. Дать оценку состояния выполнения ранее поставленных задач и планируемых действий:

1.1. Указать приближение или отдаление от планируемого результата.

1.2. Отметить обстоятельства, указывающие на достижение результата или на отдаление от него.

1.3. Изложить предпринимаемые системные действия.

1.4. Сделать выводы по результату действий и перспективе работы.

2. При наличии договоренности по поставкам или проявлении конкретного интереса покупателем, изложить информацию:

• Краткую историю предыдущих поставок (в том числе за предыдущие годы)
• Модели (номенклатура)
• Условия поставки
• Условия оплаты
• Итоги согласование цен

3. Доложить:

3.1. План действий по поставкам:

• Сроки поставки
• Сроки изготовления
• Согласованность модельного ряда с возможностями производства
• Даты (в том числе планируемые) проведения переговоров и/или подписания документов (перечень лиц и документов)
• Изложить альтернативные планы действий

3.2. Анализ регионального рынка (корректная его проработка, и при необходимости, продолжение работы на нем)

4. Предоставить формальное подтверждение выводов по перспективе проекта или планируемых действий и доложить о наличии:

4.1. Документарного подтверждения:

• Наличие контракта и/или спецификаций (подписанных или нет)
• Наличие заявки (письменный запрос)
• Протокола намерений
• Гарантийного (электронного или обычного) письма

4.2. Внятного устного подтверждения намерений покупателя:

• Полученного в процессе переговоров при личной встрече
• Полученного в процессе телефонных переговоров

5. Сделать обобщающие выводы по проекту (корректная его оценка).

2. Новый проект

1. Дать оценку новому рынку:

1.1. Изложить повод (следствие каких действий) возникновения активного интереса на этом рынке и его реальность.

1.2. Дать корректную оценку региональному рынку и его перспективности:

• Емкость рынка
• Историю поставок продукции (или аналогов) на этот рынок (если были, то когда и кем)

2. Изложить:

2.1. Факты, подтверждающие реальный интерес на новом рынке к продукции вашего предприятия:

2.2. План действий на этом рынке:

• Количество продукции в перспективной поставке
• Модели (номенклатура)
• Планы проведения выставок, переговоров и/или подписания документов (перечень лиц, участвующих с обеих сторон и документов, планируемых к подписанию)
• Последовательный план действий (пошагово и со сроками)

3. Особые требования

Доклад должен быть корректным:

• Информация должна иметь формальное подтверждение
• Отсутствие фантазий и домыслов
• Объективно оценивать происходящее
• Осмысленное изложение
• Тактические (детальные) подробности работы ― должны быть опущены
• Детализация доклада (кто и с кем встречался, кому и сколько раз звонил, послал писем и с кем общался) ― только после инициации вопроса руководителем
• Избегать ответов из серии ― «мяч на их стороне»

Рекомендуется начинать доклад с текущих проектов, где особенно уделить внимание ходу выполнения задач и сроков, поставленных или одобренных боссом при предыдущих встречах. Если вам удастся получить одобрение или положительную эмоцию у руководителя по первой части, то вторая часть ― предложения по новым проектам, не останутся без его внимания и могут тут же получить продолжение.

Наталия

Интересно, почему это крепитесь

Технология «Управления по целям» - МВО (Management by objective) была предложена Питером Друкером в 50-е годы ХХ века. В то время на Западе отчетливо начали понимать, что западные методы требуют изменения и коррекции. Сегодня для оценки эффективности, как компаний, так и отдельных работников в менеджменте применяется множество методик. Это, например, сбалансированная система показателей BSC (Balanced Scorecard), управление по целям MBO, управление эффективностью бизнеса BPM (Business Performance Management), управление на основе ключевых показателей эффективности - KPI (Key Performance Indicators). В Советском Союзе в 60-70 годы XX века получила распространение концепция программно-целевого планирования (ПЦП), идеи этой концепции во многом перекликаются с идеями MBO. Большинство американских компаний используют идеи MBO в планировании и управлении. Этой технологии обучают почти во всех американских школах бизнеса. И некоторые авторы относят достигнутый Америкой экономический успех, именно на счет этого подхода. Одной из функций руководителя является постановка задач сотрудникам и контроль их выполнения. От выполнения таких задач зависит эффективность реализации проектов, конкурентоспособность, и, в конечном счете, прибыль компании. Наличие у руководителя удобного инструмента управления задачами – залог его личной эффективности и согласованной работы всех сотрудников. Ключевым является понятие СМАРТ-задачи – это оперативные поручения и мероприятия, сформированные в рамках имеющихся целей компании. Каждая задача формируется в соответствии с принципом СМАРТ. Задача в данном случае рассматривается не как задача (операция) в рамках бизнес-процесса, а как задача-цель для сотрудника на период. Задача может быть декомпозирована (выделена) из более масштабной задачи-цели, сформированной на длительный период. Например, в рамках задачи по созданию интернет-сайта компании у сотрудника на месяц может стоять задача по выбору подрядной организации. Смарт-задачи имеют свой вес в общем списке и должны утверждаться вышестоящим руководителем. Не утвержденные задачи в расчет результативности сотрудника не входят. Инициатива формирования задач исходит как от руководителя, так и от самого исполнителя. Опытный сотрудник в состоянии самостоятельно подготовить план своей работы, используя принципы СМАРТ. В этой ситуации руководителю останется только утвердить задачи перед выполнением, а в дальнейшем обеспечить контроль. По окончании периода сотрудник должен передать выполненные задачи руководителю. Другими словами, ответственность за процесс «сдачи-приемки» задачи лежит на сотруднике. При подведении итогов за период руководитель оценивает выполнение задачи на основе заранее описанных критериев. Это обеспечивает высокий уровень объективности оценок.

ОТВЕТ:
(материал подготовлен Ведущий юрисконсультом ЗАО "СПАР РИТЭЙЛ" И.Куролесовым)

Все чаще работодатели требуют у своих сотрудников отчеты о выполненной работе, причем не важно, какую именно они выполняют работу, какие должности занимают, как долго работают в компании. И, как правило, такое право работодателя не прописывается ни в каких внутренних документах компании. Несмотря на это, работники безоговорочно составляют отчеты за месяц, за квартал, за год - в зависимости от цели их подготовки (ведь возразить работодателю крайне сложно). В статье мы поговорим о том, для чего нужен отчет о выполненной работе, кто и при каких условиях может требовать его представить, что он должен содержать, нужно ли утверждать
его форму и хранить по всем правилам.

Для чего нужен отчет?

Известно, что необходимость привлечения персонала должна быть экономически обоснованной, ведь оплата труда наемных работников для организации является статьей расходов, причем довольно существенной. Практически каждый руководитель структурного подразделения организации, подбирая через кадровую службу работников, должен обосновать перед руководством следующие важные моменты:
- штатную численность подразделения;
- фонд оплаты труда подразделения;
- организационную структуру подразделения;
- функционал работников подразделения;
- требования к кандидатам (образование, квалификацию, опыт работы, профессиональные навыки и т.п.).
Только после того как мотивированное предложение руководителя структурного подразделения о найме работников будет одобрено руководством, можно будет открывать вакансии и искать кандидатов. Однако обоснование необходимости "содержания" того или иного работника не
заканчивается после его приема на работу. А, наоборот, только начинается. Так, ему нужно будет выполнять определенный непосредственным руководителем объем работы.Надо сказать, что в редкой организации рассчитываются нормы выработки (осуществляется это обычно силами экономистов и финансистов, у которых, если они и трудятся в компании, всегда есть работа поважнее). На практике задача распределения объема работы между сотрудниками структурного подразделения, как правило, лежит на плечах руководителя подразделения, который должен действовать по принципу "каждый работник должен быть при деле". В то же время руководитель подразделения должен планировать работу своих подопечных. В свою очередь, работник, чтобы трудиться более эффективно, должен и сам планировать свое рабочее время. После того как план будет составлен и утвержден руководителем структурного подразделения в установленном в организации порядке, его необходимо придерживаться и руководителю
структурного подразделения, и подчиненным работникам. Безусловно, для учета проделанной работы как подразделения в целом, так и отдельных его работников, при сопоставлении ее с утвержденным планом возникает потребность в отчете.
Таким образом, отчет работника необходим для:
- обоснования расходов на оплату труда работников структурного подразделения;
- использования его в качестве основы с целью представления отчетов контрагентам по гражданско-правовым договорам об оказании услуг/выполнении работ силами своего персонала (в том числе договоров аутсорсинга и аутстаффинга);
- создания своего рода порядка и соблюдения дисциплины в подразделении;
- быстрого установления связи: кто из работников, когда и какую работу выполнил (например, при возникновении конфликтных ситуаций, связанных с невыполнением или ненадлежащим выполнением работником своих трудовых обязанностей).

Когда отчет обязателен?

Важно отметить, что вопрос предоставления работниками отчетов о выполненной работе законодательством регламентируется лишь в случае отправления работника в командировку.

Что касается остальных случаев, то очевидно, что следует представлять отчеты о проделанной работе в обязательном порядке лишь тем сотрудникам, в чьи трудовые обязанности это входит, т.е. у кого это прописано в трудовом договоре и/или должностной инструкции. Приведем в качестве примера выдержки из указанных документов.

Кто может требовать отчета?

Возникает вопрос: перед кем именно работник должен отчитаться? Для ответа на него важно понимать, кому непосредственно работник подчиняется. Как правило, в трудовом договоре, а также должностной инструкции (при ее наличии) эта информация указывается. Следовательно, этот епосредственный руководитель работника и имеет право требовать у него отчет. Причем он имеет право требовать отчет не только о выполнении запланированной работы, но и любой другой.
Обратите внимание: отчет работника о выполненной работе может быть положен в основу системы премирования, т.е. поощрения работников организации. Тогда его содержание может указывать на следующие показатели для назначения и выплаты премий:
- выполнение норматива;
- выполнение дополнительного объема работ в рамках должностных обязанностей работника;
- качественное и оперативное выполнение особо важных заданий и особо срочных работ, разовых заданий руководства в рамках должностных обязанностей работника и др.И наоборот: если работнику было поручено выполнить определенную работу, а он по каким-то причинам ее не выполнил, отчет поможет непосредственному руководителю выявить причины (точнее, вы сами должны ему продемонстрировать их в отчете).

Если отчет отсутствует

"А что, если работник откажется представить отчет о выполненной работе, - спрашивают порой руководители, - можно ли его за это наказать?" Теоретически можно. Статья 192 Трудового кодекса РФ предусматривает дисциплинарную ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение работником возложенных на него трудовых обязанностей. Соответственно, если представление отчета о выполненной работе является обязанностью работника (т.е. она закреплена в трудовом договоре и/или должностной инструкции), то за неисполнение или ненадлежащее исполнение этой обязанности работодатель имеет право применить следующие дисциплинарные взыскания: замечание или выговор (в зависимости от серьезности дисциплинарного проступка).

Конечно, вряд ли кто-то из работодателей на практике будет таким образом наказывать работника за то, что тот не представил к нужному времени отчет о работе. Тем более что работодателю, скорее, нужен не сам отчет, а выполнение работы. И обычно у работника, который не представил отчет по требованию работодателя, имеются проблемы не с самим отчетом, а с
выполнением порученной работы. Потому работодателю корректнее применить дисциплинарное взыскание именно за невыполнение или ненадлежащее выполнение работником своих прямых трудовых обязанностей, нежели за непредставление отчета.

Что входит в содержание отчета?

Отчет работника может содержать:


- выполненную работу (может перечисляться в количественном или процентном выражении с указанием времени выполнения работы и без такового и т.п.):
- плановую работу;
- внеплановую работу;
- Ф.И.О. и должность лица, являющегося заказчиком работы (либо наименование организации-заказчика);
- статус работы (выполнена полностью или только какая-то часть);
- результат выполнения работы (подготовлен документ, проведена встреча и т.п.);
- кому был передан результат работы;
- с кем работник взаимодействовал при выполнении работы;
- соответствует ли выполненная работа утвержденному плану;
- дату составления отчета, а также период, по итогам которого составлен отчет.
Безусловно, это лишь приблизительные составляющие отчета. Он может не быть столь подробным.

Упрощенный вариант отчета уместен в случаях, когда в организации или конкретном структурном подразделении установлена система представления работниками ежедневных отчетов. В упрощенном варианте отчет в основном содержит следующие элементы:
- Ф.И.О. и должность работника;
- структурное подразделение, где трудится работник;
- выполненная работа (плановая и внеплановая);
- дата составления отчета, а также период, по итогам которого составлен отчет.
Обратите внимание: отчет должен быть подписан работником и передан непосредственному руководителю.

Нужно ли утверждать форму отчета?

Унифицированной формы отчета работника о выполненной работе, как известно, не существует.
Во-первых, потому что законодательство не обязывает работников делать такие отчеты.
Во-вторых, у каждой организации есть свои специфика деятельности и стиль руководства. А значит, утвердить единую для всех форму отчета в принципе не представляется возможным.
Однако если в организации налажен документооборот, должным образом учитываются и хранятся документы, то вполне адекватным будет и утверждение формы отчетов работников о выполненной работе. Утвердить ее можно одним из следующих способов:
- в составе локального нормативного акта, например, инструкции по делопроизводству или положения о персонале (если работники централизованно отчитываются о проделанной работе);
- приказом (если работники только отдельных структурных подразделений занимаются этим).

Нужно ли хранить отчет?

Независимо от того, утверждена форма отчета сотрудника о выполненной работе в организации или нет, подобные отчеты подлежат хранению. Возникает вопрос, сколько времени их нужно хранить? Нормативными правовыми актами не предусмотрены правила хранения отчетов о
выполненной работе, составление которых не является обязательным. Тем не менее приведем некоторые выдержки из Перечня типовых управленческих архивных документов 2010 г.
Рекомендуем, опираясь на приведенные выше пункты Перечня, придерживаться следующих сроков хранения отчетов:
- отчета работника о выполненной им работе (кроме "командировочного") - в течение 1 года;
- сводного отчета о работе структурного подразделения - в течение 5 лет.

Эту и другие консультации по актуальным вопросам вы найдете в информационном банке "Бухгалтерская пресса и книги" системы "КонсультантПлюс".

Сегодня абсолютно не редки ситуации, когда работодатели требуют от своих подчиненных предоставить отчет о работе сотрудника. При этом по большей части неважно, какая именно работа была проделана, какую должность занимает сотрудник и как долго он работает на этом месте работы. Работодатели даже не закрепляют за собой это право во внутреннем документообороте, но в то же время сотрудники обязаны безоговорочно выполнять это правило, составляя месячные, квартальные и годовые формы отчетов в зависимости от пожеланий начальства, не имея ни малейшего права на возражения. В этой статье мы предлагаем поговорить, для чего, собственно говоря, нужны такие отчеты, кто и на каких основаниях имеет право требовать их от своих подчиненных, и что в обязательном порядке должна содержать эта форма документа.

Зачем нужны отчеты?

Ни один из видов отчетов не может быть экономически необоснованным, ведь для их составления необходимо привлекать персонал, а это довольно существенная статья расходов для любого предприятия. В обязанности каждого руководителя структурного подразделения входит обоснование перед руководством следующих важных моментов:

• численность сотрудников по штату;
• фонд оплаты труда;
• организационная структура;
• функциональные обязанности сотрудников;
• требования к соискателям на ту или иную должность.

Чтобы взять на работу в структурное подразделение нового сотрудника, необходимы веские основания и мотивированное предложение руководителя отдела, которое должно быть согласовано со стороны руководства. Только после соглашения последнего может быть открыта вакансия и начат поиск подходящего специалиста. Но даже после того, как работника официально оформят на работу, обоснование в его необходимости должно постоянно держаться на контроле. Такому сотруднику необходимо будет постоянно выполнять определенный объем работы, который предусмотрен той или иной должностью.

Важно. Для определения загруженности сотрудников и распределения работ на предприятиях должны рассчитываться нормы выработки. Эта обязанность должна возлагаться на финансистов или экономистов предприятия. Но на практике получается так, что эти специалисты всегда заняты более важными делами, а поэтому чисто физически не успевают контролировать распределение обязанностей.

По факту за загруженностью специалистов следят руководители подразделений и руководствуются они зачастую только своими визуальными наблюдениями, то есть следят, чтобы все специалисты были при деле. Кроме этого, получается так, что эти же руководители должны составлять планы, как работа в следующем отчетном периоде будет распределена среди подчиненных, а работник должен не только трудиться продуктивно, но еще и планировать свое собственное рабочее время.

Все эти планы рассматриваются сначала руководителем отдела, а потом передаются на согласование вышестоящему руководству в установленном на предприятии порядке. Если план будет утвержден, то в дальнейшем все сотрудники обязаны будут следовать его пунктам, а потом по факту отчитаться о проделанной работе. И вот на этом этапе и возникает необходимость в составлении отчета в соответствии с утвержденным ранее планом действий.

Таким образом, получаем, что отчет сотрудника необходим:

• для обоснования затрат по выплате заработной платы сотрудников;
• в качестве подтверждения о выполнении работ или оказании услуг сотрудниками предприятия для сторонних организаций-контрагентов, например по договорам аутсорсинга;
• с целью создания порядка и соблюдения трудовой дисциплины на предприятии;
• для установления, какие работы были выполнены тем или иным сотрудником (особенно это актуально в том случае, когда возникают спорные ситуации о ненадлежащем или неполноценном выполнении тех или иных должностных обязанностей).

В каких случаях отчет является обязательным?

Законодательством в обязательном порядке регламентирован только один вид отчетов о выполненной работе. И он касается случаев отправления сотрудников предприятия в командировки.

В остальных случаях сотрудники обязаны предоставлять отчеты о проделанном работе только в том случае, когда этот пункт прямым образом фигурирует в должностной инструкции специалиста, или прописан в трудовом договоре.

Кто может выступать в роли инициатора отчета?

Следующий вопрос: перед кем именно сотрудник должен отчитываться? Чтобы ответить на этот вопрос необходимо понимать, в подчинении кого именно находится сотрудник. Такая информация также должна значиться в должностной инструкции и в трудовом договоре. Соответственно с этим непосредственный начальник и может требовать от сотрудника составление отчета. При этом он имеет право требовать от своего подчиненного и любые другие виды предусмотренных отчетов, а не только о проделанной работе.

На основании отчета о выполненной работе может производиться расчет премий сотрудников, то есть финансовых поощрений работодателя за выполненную работу. Если отчет составляется именно по этой причине, тогда он обязательно должен содержать такие показатели:

• выполнение плановых показателей;
• выполнение сверхнормированных работ в рамках должностных обязанностей сотрудника;
• выполнение особо важных или сверхсрочных работ и заданий, индивидуальных заданий со стороны начальника в соответствии с должностными обязанностями сотрудниками.

Важно. В то же время в отчете о выполненных работах также должна быть указана информация о невыполнении тех или иных заданий со стороны руководства сотрудником, с обязательным указанием причин, почему работа не была выполнена.

Отказ сотрудника от составления отчета

Иногда у руководителей возникает вопрос: что делать в такой ситуации, когда сотрудник отказывается составлять отчет? Можно ли его наказать за отказ? По поводу этого в Трудовом Кодексе есть статья, которая предусматривает ответственность сотрудников за невыполнение ими своих должностных обязанностей и привлечение их к дисциплинарному взысканию. Применить эту статью, как становиться понятным из описания, можно только в том случае, когда предоставление отчета является частью должностных обязанностей сотрудника, то есть об этом прописано в его должностной инструкции или в трудовом договоре.

За нарушение трудовых обязанностей работодатель имеет право применить такие виды дисциплинарного наказания: замечание или выговор. Мера взыскания применяется в зависимости от тяжести последствий проступка.

Но на практике имеет немного другую картину. Обычно работодатели не наказывают именно таким образом сотрудников, которые ослушались их приказа и не составили отчет к указанному времени или вовсе отказались от его составления. Как правило, работодателям важен даже не сам отчет, а послушание сотрудника в выполнении того или иного вида работы. И поэтому у сотрудников, которые проигнорировали отчет всплывают проблемы не с отчетом в частности, а с выполнением заданий вышестоящего руководства в целом. Поэтому работодателю намного проще применить дисциплинарное наказание не за отказ от работы с отчетом, а за ненадлежащее выполнение трудовых обязанностей сотрудника.

Основные составляющие отчета

Отчет сотрудника должен содержать следующие обязательные пункты:

• фамилию, имя, отчество;
• должность;
• отдел или подразделение;
• виды выполненных работ (могут указываться как в количественном, так и в процентном соотношении, с отметкой о времени выполнения);
• указание работ по плану или сверхплановых;
• заказчик работы;
• статус выполнения задания (выполнено, частично выполнено, не выполнено);
• результат (с указанием документа или без него);
• факт передачи результата;
• другие сотрудники, которые были задействованы в выполнении работы;
• соответствие фактических показателей плановым;
• дата отчета и период, за который был выполнен отчет.

Все эти пункты можно назвать только условными, поскольку в каждом конкретном случае они могут быть изменены (добавлены новые параметры или скорректированы имеющиеся).

На некоторых предприятиях может быть разработана и внедрена система предоставления каждодневных отчетов сотрудников о выполненной ими работе. В этом случае имеет смысл применить краткую форму отчета, в которой будут указаны все самые основные факты о работе, и заполнение данного отчета не займет много времени у сотрудника.

Упрощенный вариант отчета может содержать следующие пункты:

• фамилия, имя, отчество;
• должность;
• место работы;
• выполненные работы по плану и сверхнормативно;
• дата отчета и период, за который был составлен документ.

Важно. Все отчеты, которые составляются сотрудником, должны быть заверены им самим, а также вышестоящим руководителем.

Должен ли быть отчет установленной формы?

Общеустановленной формы отчета о проделанной сотрудником работы не существует. Причин для этого несколько:

• в законодательстве не предусмотрены обязательства сотрудников по составлению таких форм отчетов;
• на каждом предприятии есть свои особенности и нюансы, которые должны быть учтены при составлении отчетов (в том числе здесь может учитываться даже стиль владельцев или руководителей компании).

Поэтому получается, что установить единую для всех юридических лиц форму отчета не представляется возможным. Но в то же время, если на предприятии хорошо налажена система документооборота, и все документы заполняются и хранятся в строгом порядке, тогда есть смысл уделить внимание и этому отчету, и утвердить его стандартную форму конкретно для данного предприятия.

Сделать это можно несколькими способами:

• в комплекте документов по предприятию в целом, если все сотрудники отчитываются о проделанной работе централизовано;
• приказом по конкретному подразделению или отделу, если отчеты составляются только определенными категориями сотрудников.

Как должны храниться отчеты

Если отчет о работе сотрудника был составлен, то он должен храниться на предприятии, независимо от того, использовалась ли для его составления унифицированная форма или он был составлен произвольно. Другой вопрос: как долго он должен храниться на предприятии? Законодательство на эту тему молчит, опять же таки по причине, что оно не предусматривает обязательного заполнения отчетов со стороны сотрудников.

Зачастую руководство предприятия в своих действиях относительно хранения отчетов ориентируется на перечень архивных документов, согласно которому следует придерживаться следующих сроков хранения документов:

• отчеты сотрудников о выполненной ими работе, кроме командировочных документов, должны храниться 1 год;
• сводные отчеты отделов или подразделений о выполненной работе должны храниться 5 лет.

Отчет о проделанной работе очень важно составить толково, чтобы кратко, но емко изложить результаты вашей деятельности. Существуют ли особые правила ведения отчетности, что нужно знать, приступая к написанию такой документации?

Отчет о проделанной работе - требования к написанию

Зачем вообще нужно составлять отчет о проделанной работе? Ведение отчетности помогает:

1. осуществлять контроль за выполнением сотрудниками их должностных обязанностей;
2. выявлять проблемные места в работе конкретного работника и отдела в целом;
3. выяснять, достаточно ли усилий приложено для решения поставленной задачи;
4. поддерживать трудовую дисциплину в коллективе;
5. обосновывать расходы на оплату труда сотрудников.

Какие основные требования предъявляются к отчету? Рассказывать о результатах своего труда нужно по-деловому кратко, но в то же время указав весь объем проделанной работы.

Толковый отчет не только даст представление о том, как хорошо вы потрудились, но и представит вас в выгодном свете - сотрудником, умеющим доступно излагать свои мысли, выделив основное и не отвлекаясь на ненужные подробности.

Отчет о проделанной работе - какие бывают виды

С точки зрения периодичности отчет может быть еженедельным, месячным, квартальным, годовым.

Иногда сотрудник отчитывается о конкретном мероприятии (например, как была организована презентация новой книги, подготовка и проведение которой заняло несколько дней, или трехдневного тренинга по продажам).

В заголовке отчета следует указать данные о сроках, к примеру «Отчет о проведении семинара по кадровому делопроизводству 7-9 октября 2015 года».

Обязателен для всех работников отчет о командировке, независимо от ее длительности.

Отчет о проделанной работе можно написать в текстовой форме и в статистической. Текстовый отчет — это связное повествование, дополненное различными графиками, схемами и таблицами.

А если вы предпочитаете статистическую форму, то акцент сделайте на иллюстрирующие материалы, к которым напишите пояснения в виде текста.

Структура отчета

Единого стандарта написания отчета о проделанной работе, как и автобиографии сотрудника , нет. В каждой организации могут быть свои требования к структуре подобных документов.

Логичной выглядит, например, такая подача: первый раздел — «Введение», в нем лаконично опишите поставленные перед вами задачи, методы, которые были использованы для их решения, и полученный результат.

В «Основной части» более подробно опишите последовательность вашей работы:

1. подготовку к осуществлению проекта;
2. этапы его реализации (укажите все использованные ресурсы: маркетинговые исследования, аналитическую работу, опыты, командировки, привлечение других сотрудников);
3. проблемы и трудности, если они возникали;
4. предложения по устранению сложностей;
5. достигнутый результат.

Отчет в виде таблицы будет выглядеть более наглядно, структурировано и лаконично.

Если вам приходится часто составлять текущие отчеты о проделанной работе, удобно будет заготовить шаблон, в который регулярно нужно вносить необходимые данные.

А чтобы не забыть ничего важного за прошедший рабочий день, выделите из своего графика несколько минут, записав все, чем занимались. Иначе потом обязательно что-то упустите.

Когда вы составляете годовой отчет, проанализируйте динамику достигнутых результатов, сравнив с предыдущим годом и дав прогноз на будущий год.

В качестве дополнения к основной части отчета приложите материалы, которые подтверждают изложенные факты - копии благодарственных писем и записей в книге отзывов, публикации в прессе о проведенных мероприятиях, чеки и счета.

Финансовую часть лучше выделить в отдельный раздел, заполнять который следует так, как этого требует бухгалтерия вашей организации.

Отчет о проделанной работе завершает раздел «Заключение». В нем вы формулируете выводы и предложения, возникшие по итогам проделанной работы, если считаете их полезными для улучшения деятельности вашей организации.

Отчет о проделанной работе печатают, используя листы формата А4. Страницы следует пронумеровать, оформить титульный лист.

Когда ваш документ достаточно объемный, отдельно составьте оглавление - так в вашем отчете будет легче ориентироваться.

Может быть и такой вариант отчета:

Ф.И.О.________
Должность_________
Подразделение_______

Основные достижения за прошедший период:

• в профессиональной деятельности;
• в плане личностного развития.

Что не удалось выполнить и по какой причине.
Потребность в дополнительном обучении.
Предложения по улучшению организации Вашей работы.
Желаемые области ответственности и развития карьеры.
Подпись_______
Дата__________

Умение составлять толковый отчет о проделанной работе поможет вам представить конкретные доказательства того, что вы трудитесь на совесть, справляетесь со своими обязанностями. А, кроме того, это весомый аргумент для начальства, если вы решите поднять вопрос о том, чтобы