Унифицированные формы кадровых документов в 2017-2018 годах продолжают повсеместно использоваться компаниями, хотя уже и не имеют статуса обязательных. О том, какие формы кадрового делопроизводства были отнесены законодателем к унифицированным и какие правила их применения действуют в 2017-2018 годах, рассказано в нашей статье.

Что такое унифицированные формы и какими актами оперирует кадровая служба при их использовании?

Все юридически значимые действия, производимые внутри организации, должны поддаваться учету. Информация о них закрепляется определенным способом. Для упрощения контроля за деятельностью компании, как внутреннего, так и внешнего, на законодательном уровне были разработаны формы документов, куда и вносилась информация о конкретном действии или событии. Все это происходило в рамках бухгалтерского учета.

ВАЖНО! Формы, вошедшие в специальный сборник документов (альбом унифицированных форм), были обязательны для применения всеми хозяйствующими субъектами. Обязанность по их заполнению была сформулирована в законе «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996 № 129-ФЗ (в настоящее время утратил силу). По этому закону все хозяйственные операции фиксировались в оправдательных документах.

Под категорию хозяйственных операций подпадали и действия отдельных сотрудников, например прием и увольнение работника, направление в командировку, премирование и др. Первичные документы для фиксации этих действий в большинстве случаев заполнялись не бухгалтерией, а кадровой службой, если такое структурное подразделение действовало в организации.

В связи с этим выделили отдельную группу первичных документов в виде унифицированных форм — кадровые документы. Введены в действие они были постановлением Госкомстата «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» от 05.01.2004 № 1. Все кадровые службы ими и руководствовались.

Со вступлением в силу отдельных норм нового закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ (речь идет о ст. 9, применяемой с 1 января 2013 года) унифицированные формы первичных документов в большинстве своем стали необязательными для использования.

Хозяйствующие субъекты получили возможность разрабатывать и внедрять свои формы, в том числе кадровых документов. Пользоваться этим правом или вести первичный учет по проверенным унифицированным формам — решать руководителю.

Перечень обязательных форм в кадровом делопроизводстве организации

Обязанность фиксировать каждый факт хозяйственной жизни организации осталась и по новому закону № 402-ФЗ. Работодатель получил право выбрать форму, в которой это можно делать.

Ранее унифицированные формы распространялись на следующие случаи:

• прием работника(-ов) на работу;
• перевод работника(-ов) на другую работу;
• предоставление работнику(-ам) отпуска;
• увольнение работника(-ов);
• направление работника(-ов) в командировку;
• поощрение работника(-ов).

Унифицированные формы документов для оформления этих действий имели вид приказа. Кроме того, обязательными были такие формы, как:

• личная карточка работника (госслужащего);
• штатное расписание;
• учетная карточка педагогического, научного работника;
• график отпусков;
• командировочное удостоверение;
• служебное задание для командированного сотрудника.

Все эти обязательные кадровые документы в организации были утверждены постановлением № 1.

Подразумевается, что все первичные документы должны оформляться кадровой службой по форме, выбранной и утвержденной руководителем организации. Даже если будет принято решение использовать ранее обязательные формы, это должно быть официально закреплено.

Утвердить выбранные формы можно 2 способами:

• приложениями к коллективному договору;
• отдельным приказом за подписью руководителя.

Причем 2-й способ предпочтительнее, поскольку дает руководству возможность в одностороннем порядке, а значит, быстро изменять действующую форму первичного документа кадрового учета.

Выбранные и утвержденные для использования формы заполняются сотрудниками кадровой службы по мере необходимости. Происходит это путем издания приказов, утверждения штатного расписания, заполнения личных карточек на работников и др. Такой подход облегчает кадровое делопроизводство. Сотруднику нужно заполнить только несколько граф в уже готовом образце, внеся туда индивидуальные сведения. Особенно ощутимо преимущество унифицированной формы в крупных компаниях с большим количеством сотрудников в штате.

Как выбрать и утвердить обязательные кадровые документы для ООО с нуля?

Открытие бизнеса связывают с прохождением регистрации, открытием банковского счета, получением штампов и печатей. Но это обязательные процедуры, в процессе которых учредители взаимодействуют с различными учреждениями. Работа внутри новой компании зачастую остается неосвещенной. А на кадровую службу в это время возлагается множество разнообразных задач, среди которых разработка и утверждение форм первичных документов кадрового учета.

Сразу после открытия придется оформлять новых сотрудников, и сразу же понадобится форма приказа о приеме на работу. Конечно, можно воспользоваться унифицированными формами, предложенными Госкомстатом. Хоть они и потеряли обязательность, но продолжают носить рекомендательный характер и остаются приемлемыми в большинстве случаев. А уже в ходе работы, когда сотрудники отдела кадров соберут достаточную базу для анализа эффективности применения той или иной формы, можно будет вносить предложения по изменению действующих или разработке новых.

Если же кадровая служба начинает негласную подготовительную работу по документообороту еще до открытия организации, то к моменту регистрации общества все необходимые формы кадровых документов оказываются подготовленными и требуют только утверждения, что и происходит сразу после назначения руководителя компании на должность.

Итак, кадровая служба при постановке перед ней задачи внедрить формы кадровых документов, отличных от унифицированных, может пойти 2 путями:

• видоизменить унифицированные формы, скорректировав отдельные графы, удалив их или добавив новые;
• создать уникальные формы, существенно отличающиеся от унифицированных (достаточно редкое явление).

В любом случае в новых формах должны быть следующие реквизиты (их обязательность прописана в ст. 9 закона № 402-ФЗ):

• наименование формы;
• дата, когда документ составляется;
• наименование организации, использующей форму;
• содержание факта хозяйственной жизни, который отображается в форме;
• величина измерения факта хозяйственной жизни;
• указание сотрудника, совершившего факт, нуждающийся в закреплении, его должности;
• место для подписи уполномоченного лица.

Как будут размещены графы для этих данных, остается на усмотрение работодателя.

Какие кадровые документы должны быть у ИП?

Индивидуальный предприниматель, как и организация, имеет обязательство фиксировать все проводимые им хозяйственные операции. Кроме закона № 402-ФЗ для индивидуальных предпринимателей такая обязанность прописана в приказе Минфина и МНС России от 13.08.2002 № 86н/БГ-3-04/430 «Об утверждении порядка учета доходов и расходов и хозяйственных операций для индивидуальных предпринимателей».

Этим приказом устанавливается порядок использования и разработки документов первичного учета для ИП. И он совпадает с правилами, действующими для организаций. ИП могут применять унифицированные формы кадровых документов или разработанные на их основе собственные формы.

При этом неважно, на какой системе налогообложения находится предприниматель. Отдельные кадровые документы обязательны для всех хозяйствующих субъектов. Так, предприниматель должен заключить с работником трудовой договор, оформить его трудовую книжку. Если сотрудник отправляется в командировку, то в пункте назначения от него могут потребовать командировочное удостоверение и служебное задание. Все эти документы оформляются либо самим предпринимателем, либо специально уполномоченным на это сотрудником.

Также унифицированные формы удобны при обмене документами с контрагентами, их использование помогает избежать недопонимания. А если возникает необходимость изменить форму, чаще всего корректируется унифицированная форма кадрового документа, причем изменения могут быть весьма незначительными.

На сегодня используются 17 стандартизированных форм документов, предназначенных для ведения отчетности в кадровых службах организаций и предприятий.

— Приказ о приеме на работу

Для оформления этого документа применяется форма Т-1 (для приема одного сотрудника) и Т-1а (если принимают нескольких). При этом организация имеет право разработать собственную форму – главное, чтобы в ней были указаны все нужные реквизиты.

Заполняется бланк приказа кадровой службой, либо руководителем организации, бухгалтером или индивидуальным предпринимателем.

— Штатное расписание

Для его составления пригодна форма Т-3, но допускается и разработка собственного бланка. Штатное расписание – это сведения о структуре организации с указанием работников по классификатору профессий и должностей. Здесь же указываются тарифные ставки для оплаты труда и рассчитывается сумма расходов на заработную плату. Составляется либо в начале функционирования организации, либо на определенный срок. Утверждается и подписывается руководителем.

Индивидуальным предпринимателям желательно иметь такой же документ, если они заключают трудовой договор с наемным работником, поскольку эта норма предусмотрена российским Трудовым кодексом.

— Приказ о предоставлении отпуска

Составляется всякий раз, когда работник отправляется в отпуск – оплачиваемый, дополнительный отпуск с оплатой, отпуск без сохранения зарплаты, отпуск по беременности, родам и уходу за ребенком. Основание для приказа – заявление сотрудника. Документ составляется по форме Т-6 (для одного работника) и Т-6а (для нескольких). Допустимо применять свой вариант формы приказа.

— График отпусков

Определяет очередность, с которой работники получат ежегодный отпуск с содержанием. Документ должен быть готов за две недели до начала нового года и учитывать пожелания сотрудников.

Составляется график по форме Т-7. Сюда вносят данные штатного расписания по каждому работнику, даты и продолжительность отпусков. При необходимости график может изменяться – тогда издается соответствующий приказ.

— Приказ об увольнении

Составляется по поводу прекращения или расторжения трудового договора. При увольнении одного работника применяют форму Т-8, для нескольких – Т-8а. Документ оформляют в последний день работы сотрудника, тогда же в трудовую книжку вносят нужную запись, а бухгалтерия готовит расчет.

— Приказ о направлении в командировку

В настоящее время этот документ издается по форме Т-9 (для одного сотрудника) и Т-9а (для нескольких). Вернувшись из командировки, работник сдает заполненный авансовый отчет с документами, которые подтверждают расходы в служебной поездке. Также он сдает командировочное удостоверение, если оно было оформлено.

— Командировочное удостоверение

Документ подтверждает, что сотрудник действительно находился в поездке по служебным делам. По прибытии в командировку сотрудник подает это удостоверение, где каждая организация ставит свое наименование, а также дату прибытия и отбытия сотрудника, заверяя их подписью руководителя и печатью.

Заполняется командировочное удостоверение по форме Т-10. Однако этот документ не является на сегодняшний день обязательным.

— Служебное задание на командировку

Этот документ также не является обязательным, но при необходимости его можно заполнить по форме Т-10а. Здесь указывается цель командировки, данные сотрудника, организации, которую он посетит по служебным делам и т.д.

— Приказ о премировании работников

Издается в случае необходимости вознаградить сотрудников за определенные заслуги и достижения, причем в качестве премии может выступать не только деньги или материальные подарки, но другие формы поощрения, например, грамоты.

Для такого приказа используется форма Т-11 (для одного работника) и Т-11а (для нескольких). Допускается составление документа в произвольной форме.

— Табель учета рабочего времени

В этом документе отражаются сведения о присутствии (отсутствии) сотрудников на рабочих местах. При неявке сотрудника указывается причина его невыхода на работу. Сюда же вносятся сведения об отработанных днях и часах за месяц. Документ оформляется на бланке Т-12 или Т-13.

— Расчетно-платежная ведомость

Оформляется для начисления зарплаты через кассу. Для документа нужен бланк Т-49, а также расходный ордер (РКО). Заполнение формы Т-49 происходит на основании сведений из табеля учета рабочего времени. Для каждого сотрудника определяются все начисления и удержания, указывается сумма зарплаты к выдаче.
Расчетная ведомость

Ведется по форме Т-51, используется для начисления заработной платы, но не для ее выдачи. При этом допустимо использовать вместо нее расчетно-платежную ведомость (форма Т-49).

— Платежная ведомость

Для документа используется бланк Т-53. По этой ведомости происходит выплата зарплаты. Допустимо использование универсальной формы Т-49 (расчетно-платежная ведомость).

Журнал регистрации платежных ведомостей

Предназначен для отображения сведений о всех платежных ведомостях. Учет этих документов ведется в хронологическом порядке. Журнал обязателен для каждой организации, он должен храниться в течение 5 лет.

— Лицевой счет работника

Этот документ отображает все данные о сотруднике организации (отработанное время, начисления и удержания из зарплаты). Если организация большая, то лицевой счет открывает бухгалтер при приеме сотрудника на работу, используя форму Т-54. В небольших организациях допустимо использовать формы Т-49)расчетно-платежная ведомость) и Т-51 (расчетная ведомость).

24.04.2017 09:57

В конце прошлого года портал Neo HR делал обзор изменений в трудoвoм законодательстве - 2017 , в котором рассказал, что ждет работодателей с 1 января. В первом квартале 2017 года чиновники запланировали нововведения, о которых ранее не было известно. Именно о них мы рассказываем в этой статье.

1. В России вступает в силу Конвенция о работе на условиях неполного рабочего времени

Президент подписал Федеральный закон от 2.03.2016 № 36-ФЗ о ратификации Конвенции о работе на условиях неполного рабочего времени, которая была принята на 81-й сессии Генеральной конференции Международной организации труда в Женеве 24 июня 1994 года.

В Конвенции дается определение термину «трудящийся, занятый неполное рабочее время» (работающее по найму лицо, нормальная продолжительность рабочего времени которого меньше нормальной продолжительности рабочего времени трудящихся, занятых полное рабочее время и находящихся в сравнимой ситуации).

Документ обязывает обеспечивать защиту прав тех работников, которые заняты неполное рабочее время, наравне с работниками, занятыми полный рабочий день. А именно речь идет о праве на организацию, ведение коллективных переговоров и праве на деятельность в качестве представителей трудящихся; об обеспечении безопасности и гигиены труда; защите от дискриминации в области труда и занятий.

Также в Конвенции говорится о том, что работодатели должны предоставлять занятым неполное рабочее время условия, равные тем, которые имеют те, кто работает полное рабочее время, в таких областях, как защита материнства, прекращение трудовых отношений, ежегодный оплачиваемый отпуск или оплачиваемые праздничные дни, отпуск по болезни. Но денежные выплаты при этом могут рассчитываться пропорционально продолжительности рабочего времени или заработкам.

В числе стран, присоединившихся к Конвенции, помимо России, Италия, Португалия, Нидерланды, Швеция и др.

С полным текстом Конвенции можно ознакомиться по ссылке .

2. Электронный больничный появится уже этим летом

Оформление больничных в электронном виде станет возможным уже с 1 июля 2017 года (Госдума приняла в третьем чтении законопроект № 27110-7). Хотя бумажные листки временной нетрудоспособности пока останутся, а у пациентов поначалу будут спрашивать согласие на оформление электронного больничного.

Предоставлять информацию о выданных больничных будет автоматизированная система, оператором которой станет ФСС. Доступ к базе данных о больничных будет у ФСС, медучреждений и работодателей.

Переход на электронные листки временной нетрудоспособности удобен для работодателей прежде всего тем, что они смогут избежать штрафов за принятие к выплате больничных, которые не соответствуют требованиям ФСС. А сами пациенты избавятся от длительной процедуры сбора подписей и проставления печатей.

3. Надзор за соблюдением трудового законодательства стал риск-ориентированным

Согласно Постановлению Правительства РФ от 16.02.2017 № 197 с марта в перечне видов госконтроля, при которых применяется риск-ориентированный подход, появился федеральный госнадзор за соблюдением трудового законодательства.

Теперь проведение плановых проверок в отношении юрлица или ИП будет осуществляться с определенной периодичностью в зависимости от того, какая категория риска присвоена их деятельности:

• высокий риск - 1 раз в 2 года
• значительный риск - 1 раз в 3 года
• средний риск - не чаще 1 раза в 5 лет
• умеренный риск - не чаще 1 раза в 6 лет

Если деятельность юрлица или ИП отнесена к категории низкого риска, то плановые проверки не проводятся.

В Постановлении Правительства устанавливаются критерии отнесения деятельности юрлиц и ИП, являющихся работодателями, к определенной категории риска.

4. Установлены новые нормы, по которым будут получать спецодежду и средства индивидуальной защиты работники целлюлозно-бумажного, гидролизного, лесохимического и деревообрабатывающего производств

Новые типовые нормы утверждены Приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 17.11.2016 № 665н .

В рамках документа предусмотрено обеспечение спецодеждой и средствами защиты специалистов, которые не названы в действующих нормативных актах по охране труда. Так, например, бесплатная одежда и средства защиты положены инженерам-химикам и монтажистам.

В Приказе Минтруда приводится таблица, в котором перечислены профессии и должности с полагающейся им спецодеждой, спецобувью и другими средствами индивидуальной защиты, а также указана норма выдачи спецодежды на год (штуки, пары, комплекты).

5. Кадровиков и HR-специалистов заставят сдавать квалификационные экзамены

Когда: до 2019 года - добровольно; с 2019 года - в обязательном порядке

Тестирование станет обязательным через два года, а его результаты, как считают эксперты, отразятся на зарплате сотрудников в области управления персоналом. Проверка затронет специалистов всех уровней - от тех, кто оформляет бумаги в отделе кадров, до директоров по персоналу. Профэкзамены в добровольной форме можно будет сдать уже в конце этого года.

Разработкой системы оценки квалификаций в области HR занимается Совет по профессиональным квалификациям в области управления персоналом Национального совета при президенте РФ. В рамках проекта будут созданы центры оценки квалификаций и выделены сами квалификации, на соответствие которым будут проверяться кадры. Экзамены будут включать тестирование, собеседование, кейсы. Также необходимо будет предоставить портфолио.

6. Готовятся к внедрению новые требования к рабочим местам женщин

Когда: должны вступить в силу в 2017 году

7. Стали действовать требования охраны труда при нанесении металлопокрытий и при эксплуатации, ремонте и обслуживании городского наземного электрического транспорта

Компаниям, работающим в указанных отраслях, придется соблюдать эти требования, а также на их основе разработать инструкции по охране труда для профессий или видов выполняемых работ. Требования и правила не распространяются только на работодателей-физлиц, которые не являются ИП.

8. Вступили в действие специальные требования охраны труда при добыче, переработке водных биоресурсов и производстве отдельных видов продукции из них

Добавим, что 21 апреля также вступают в действие специальные требования охраны труда при добыче (вылове), переработке водных биоресурсов и производстве отдельных видов продукции из них

В Приказе Минтруда России от 02.11.2016 № 604н приводятся различные требования: требования охраны труда, предъявляемые к организации рабочих мест; требования охраны труда, предъявляемые к производственным территориям (помещениям, участкам производства работ) береговых рыбообрабатывающих предприятий; требования охраны труда, предъявляемые к выполнению работ (осуществлению производственных процессов) и др.

9. Декларация соответствия условий труда нормативным требованиям стала электронной

Начали действовать поправки к Приказу Министерства труда и социальной защиты РФ от 07.02.2014 №80н , согласно которым в этом году работодатели получили возможность сдать декларацию соответствия условий труда нормативным требованиям по охране труда в электронном виде.

10. Кадровики будут сдавать отчет в Пенсионный фонд

Специалистам кадровых служб придется готовить два новых отчета за 2017 год - формы СЗВ-СТАЖ (о страховом стаже работников) и ОДВ-1 (о данных персонифицированного учета работников).

Намечающиеся поправки в Трудовой кодекс и обсуждаемые изменения

11. Чиновники собираются уточнить в ТК РФ понятие охраны труда

Минтруда планирует обязать работодателей регулярно проводить оценку производственных рисков. Уже подготовлен соответствующий законопроект . Чиновники хотят, чтобы условия труда в российских компаниях были приближены к европейским. По их мнению, необходима оценка травмоопасности рабочих мест, учета состояния здоровья и индивидуальных психофизиологических особенностей работников, занятых на конкретных рабочих местах.

Документ прописывает такие обязанности работодателя, как обеспечение безопасности работников при эксплуатации зданий, сооружений, оборудования, осуществлении технологических процессов; создание и функционирование системы управления охраной труда; управление профессиональными рисками с учетом специфики своей деятельности; ежегодная реализация обязательных мероприятий по улучшению условий и охраны труда и др.

12. Работникам хотят предоставить возможность влиять на решения компаний-работодателей

В первом чтении одобрен законопроект , который, как предполагается, внесет дополнения в ст. 53 ТК РФ и даст право работникам через представителей участвовать в управлении компанией-работодателем. То есть представителям работников (их количество будет определяться коллективным договором) хотят предоставить возможность участвовать в заседаниях коллегиальных органов управления компаний с правом совещательного голоса.

Министерство подготовило законопроект , согласно которому будут отменены некоторые старые нормативные акты времен СССР, в том числе Указ Президиума Верховного Совета СССР от 24.09.1974 № 311-IX «Об условиях труда временных рабочих и служащих» и Указ Президиума Верховного Совета СССР от 2.10.1961 «О порядке рассмотрения споров о возмещении предприятиями, учреждениями, организациями ущерба, причиненного рабочим и служащим увечьем либо иным повреждением здоровья, связанным с их работой».

14. Вознаграждения топ-менеджерам компаний с госучастием будут рассчитываться по единому стандарту

У авторов данного проекта из Минэкономразвития есть предложение считать зарплату топов по следующему принципу: фиксированный годовой оклад должен быть менее 50% вознаграждения, а переменная величина зависеть от показателей эффективности (не более 50%, но при условии, что установленный уровень показателей эффективности достигнут). Также при расчете вознаграждения, по мнению инициаторов проекта, в каждой компании необходимо брать в учет степень риска, который берет на себя организация из-за действий сотрудника.

Пока сроки вступления в силу нового документа не называются.

15. Роструд может получить право блокировать банковские счета работодателей-должников

По словам Максима Топилина, министра труда и социальной защиты РФ, ведомство готовит законопроект, который предоставить право Роструду прибегать к блокировке счета работодателя, если у него есть задолженность по заработной плате. Таким образом, Роструд получит право взыскивать с работодателей долги в бесспорном порядке.

16. Для работодателей создадут проверочные листы

С 1 января 2017 года надзорные органы получили возможность использовать списки контрольных вопросов при проведении проверок. В них содержатся перечни вопросов, ответы на которые покажут, насколько проверяемый соблюдает обязательные требования, составляющие предмет проверки.

Поскольку проведение проверки происходит по конкретному алгоритму, заданному трудовым законодательством, то внедрение специальных проверочных листов позволит работодателям заранее, до плановой проверки, готовиться по каждому пункту.

О планах внедрить проверочные листы заявил на одной из пресс-конференций руководитель Роструда Всеволод Вуколов.

Решения Верховного Суда, на которые стоит обратить внимание

17. Срок выплаты компенсации при сокращении работника в некоторых случаях увеличивается

Документ: Определение Верховного Суда РФ от 27.03.2017 № 69-КГ16-18

Ст. 318 ТК РФ предусматривает гарантии работнику, которого увольняют в связи с ликвидацией организации или сокращением в компании, расположенной на Крайнем Севере или в приравненной к нему местности. В исключительных случаях средний заработок сохраняется до шести месяцев со дня увольнения из таких организаций. Служба занятости не имеет права обязывать работодателей увеличивать срок выплаты на свое усмотрение.

Однако Определение Верховного суда РФ от 27.03.2017 № 69-КГ16-18 обращает внимание на то, что для принятия решения о сохранении среднего заработка необходимо учитывать не только формальные условия, но и исключительные обстоятельства: социальную незащищенность бывшего работника; отсутствие у него средств к существованию; наличие на иждивении нетрудоспособных членов семьи.

Если служба занятости, вынося решение о продлении срока, обращает внимание только на формальные условия, работодатель имеет право не исполнять такое требование и оспорить его в суде.

18. Договор с ИП могут признать трудовым

Документ: Определение Верховного Суда РФ от 27.02.2017 N 302-КГ17-382 по делу N А58-547/2016

Договоры возмездного оказания услуг могут быть признаны судом трудовыми, если в них есть признаки фактического трудоустройства предпринимателя.

Договор может быть признан трудовым, если условиями предусмотрено систематическое исполнение однотипных услуг, ежемесячная оплата за выполненную работу в определенные даты, содержится четкое указание на профессию ИП и конкретный вид деятельности, исполнители несут материальную ответственность за недостачу вверенного им имущества и причиненный ущерб.

Материал подготовлен при поддержке Контур.Журнала

Копирование и любая переработка материалов с сайта сайт запрещены

Отдел управления персоналом – это одно из важнейших звеньев в любой современной организации. Только благодаря специалистам этой службы возможно эффективное управление деятельностью предприятия.

Кадровое делопроизводство с нуля, пошаговые инструкции

Но чтобы правильно организовать его функционирование необходимо:

• четко определять должностные обязанности работников, ответственных за разработку и составление необходимых документов;знать правила формирования исполнительных органов и назначения
• руководителей;
• правильно принимать на работу новых работников, осуществлять их перевод и увольнение;
• работать на основании действующих законов в сфере кадрового делопроизводства;
• создать необходимые акты и положения на уровне предприятия.

Чтобы быстро и грамотно организовать эффективную деятельность кадрового отдела рекомендуется разработать и использовать специальный алгоритм выполнения необходимых действий.

Кто на предприятии занимается ведением делопроизводства

Перед тем как создать план по организации эффективного документооборота нужно определиться с исполнителем роли кадрового специалиста. Даже на небольшом предприятии для внутриорганизационного документооборота в штатное расписание обычно вносится должность секретаря или делопроизводителя.

На это есть две основные причины:

• большие объемы документальной работы, с которыми ежедневно оперирует ответственное лицо;
• необходимость наличия узкой специализации по работе с документами, желательно чтобы назначаемый работник имел образование по специальности секретарь-референт, менеджер по персоналу или делопроизводитель.

Конечно, на практике допустимо возложение дополнительных обязанностей на того, кто также работает с документами, например юриста или бухгалтера. Однако это может серьезно снизить эффективность основной деятельности работника, так как делопроизводство требует немало внимания.

Возможна перегрузка ответственного лица и появление фатальных ошибок в его работе. Поэтому чаще всего предпочтение отдается в пользу введения отдельной должности.

Этапы и пошаговые руководства

Организация любой системы кадрового делопроизводства будет состоять из следующих этапов:

Обязательные документы

Для налаживания стабильной работы делопроизводственной службы потребуется создать следующие документы:

• Штатное расписание. Содержит сведения о должностях, существующих в организации. Для составления документа необходимо обратиться к действующему законодательству, так как его форма является полностью унифицированной для всех предприятий на территории РФ;
• Время – ценный ресурс. Чтобы не тратить его на ручное составление каждый раз нового договора или должностной инструкции следует подготовить шаблоны для каждой должности из штатного расписания;
• Создание номенклатуры дел или внесение изменений. Номенклатурой дел обычно называют перечень всех типов документов создающихся в организации и указанием их места и сроков хранения. Обычно она содержит множество разделов, один из которых должен быть посвящен кадровому делопроизводству;
• Правила внутреннего трудового распорядка, по которым будет организован ежедневный порядок работы, время отдыха и многое другое.

Оформление руководителя

Если в организации еще не назначен руководитель, то сделать это будет в первую очередь. Именно он будет:

• формировать административный персонал;
• регистрировать учредительные документы;
• подписывать организационно-распорядительные и иные документы.

Оформление руководителя происходит в соответствии с решением, которое учредитель принимает в коллегиальном порядке или единолично. Им издается приказ в отношении лица, назначаемого первым лицом предприятия.

Нормативные акты

Для правильной организации работы службы кадрового делопроизводства потребуется использовать основные нормативные акты действующего законодательства:

Учетные документы

Выделяют несколько основных видов учетных документов, благодаря ведению которых обеспечивается надлежащий порядок документооборота:

• Учетная ведомость (или книга) персонала предприятия. В нее заносится краткая информация о численности работников;
• Регистрационный журнал трудовых договоров. Позволяет отслеживать заключение всех договоров с работниками. Ведение этого журнала обеспечивает надежность хранения документов. Ничего не будет бесследно утеряно, по нему можно отследить наличие или отсутствие трудовых соглашений;
• Регистрационный журнал, необходимый для оперативного отслеживания кадровых перестановок;
• Журналы учета поступающих и исходящих отправлений. В них можно увидеть историю различной деловой переписки и уточнить отправление или получение различных писем;
• Книга учета личных карточек, в которых содержится информация о формах с личными данными работников. Она нужна, когда есть необходимость изучить персональные данные сотрудника.

Трудовые книги и их хранение

Работа с трудовыми книжками имеет две основные особенности, которые необходимо учитывать.
Сотрудник, который принимается на работу, должен предоставить свою книжку работодателю. Она будет храниться у него вплоть до расторжения трудового договора.

Если работа на предприятии является совместительством, то книжка не передается на хранение, однако предоставляются ее заверенные копии с основного места работы.

В этом документе секретарь делает отметку о том, что сотрудник принят на работу в организацию, указывается ее организационная форма и наименование. Затем эта запись заверяется руководителем предприятия.

Оформление работников

Для того чтобы правильно оформить работника достаточно следовать простому алгоритму:

• Взять с работника заявление, в котором он укажет информацию о том, на какую должность претендует, какой размер ставки его интересует, с какого числа выйдет трудиться.
• Получить от работника необходимые копии документов, таких как паспорт, СНИЛС, ИНН, банковские реквизиты для перечисления заработной платы.
• Заключить трудовой договор и выдать под личную подпись должностную инструкцию. Этими документами устанавливается юридическая связь между работником и работодателем.
• Завести личное дело, в которое войдет заявление и копии документов. Заполнить карточку по форме Т2, в которую записать все необходимые сведения.
• Издать приказ, согласно которому работник принимается на работу.

Заключение

Таким образом, для того чтобы создать службу кадрового делопроизводства достаточно воспользоваться вышеназванными инструкциями по организации ее работы. Главное при создании такой службы – это опираться на положения действующего законодательства и учитывать потребности предприятия в зависимости от его организационных особенностей.

Вконтакте

Кадровое делопроизводство с нуля, пошаговые инструкции по которому носят общий характер, включает подготовку нормативной базы и стандартного набора документов, а также назначение директора.

Каждому начинающему предпринимателю будет интересно кадровое делопроизводство с нуля, пошаговые инструкции к которому мы рассмотрим далее.

Когда работа уже налажена, такими вопросами занимается специализированный отдел кадров.

На начальных этапах кадровыми перестановками занимается по совместительству один из сотрудников – секретарь или главбух.

Разберемся по порядку, как организуется работа в этой сфере и с чего начать новому кадровику.

Кому поручается работа с кадрами

Вопрос кадрового делопроизводства в 2017 году актуален для всех предприятий, где есть наемные работники.

Полномочия закрепляются за сотрудником посредством издания приказа.

В зависимости от количества работников возможно два варианта:

1. Кадровое делопроизводство берет на себя руководитель. Для этого он издает соответствующий приказ, которым закрепляет за собой данные обязательства.
2. По мере приема сотрудников в штат предприятия, работу с кадрами можно поручить одному из них. Также издается приказ, подтверждающий полномочия. Обязательства прописываются и в должностной инструкции.

Пошаговая инструкция по кадровому учету законодательно не определена.

Все же при ее разработке следует ориентироваться на нормативные акты, в том числе ГОСТ Р 7.0.8-2013.

Хотя единый порядок и не установлен, предусмотрен общий план, позволяющий систематизировать кадровый учет и наладить его ведение.

При кадровом учете, следует ориентироваться и на нормы трудового законодательства.

Издается немало инструкций по делопроизводству. Есть и документы, принимаемые местными органами.

Приступаем к работе – план действий

Чтобы вести кадровый учет грамотно, нужно начать с оформления первого лица – руководителя.

То, как впоследствии будет проводиться эта работа, зависит от количества сотрудников и специфики деятельности предприятия.

Итак, поехали – перечислим основные этапы кадрового делопроизводства с нуля:

1. Подготовка информационной базы – специализированных справочников, программного обеспечения, нормативных актов.
2. Ознакомление с учредительными документами предприятия.
3. Составление перечня бумаг, которые будут в распоряжении кадрового работника.
4. Оформление руководителя.
5. Подготовка локальных нормативов, в том числе штатного расписания и трудового распорядка.
6. Подготовка фирменного образца трудового договора.
7. Разработка других учетных документов, в том числе бланков приказов, книг учета и так далее.
8. Оформление сотрудника, которые будет отвечать за ведение трудовых книжек.
9. Назначение работников на свои места.

Резюмируем: в законодательстве не установлен строгий перечень инструкций для кадрового делопроизводства с нуля.

Выше приведен примерный план, который начинается с подготовки информационной и документальной базы, оформления директора и остальных сотрудников.

Разберем каждый из этих пунктов подробнее.

Формирование нормативной базы

Чтобы предприятие функционировало в соответствии с трудовым законодательством, нужно ознакомиться со всеми предъявляемыми требованиями.

• постановление Госкомитета статистики № 1 от 4 января 2001 года ;

Для сбора информации можно воспользоваться специализированными справочниками.

От кадрового работника ожидается, что он не только овладеет всеми действующими распоряжениями, но и будет в курсе всех вносимых в трудовое законодательство изменений.

Это потребует регулярного обращения к нормативным актам.

Важно: для осведомленности в изменениях трудового законодательства стоит оформить доступ к одной из информационных баз.

Другой момент – поиск и внедрение подходящего программного обеспечения.

Большой популярностью по состоянию на 2017 год пользуется 1С. Однако есть немало программ, которые уже обошли данную систему по своей функциональности.

Преимущество 1С – в любом городе достаточно специалистов, которые работают с этим программным обеспечением.

Этап второй – изучаем Устав

Продолжая пошаговую инструкцию, переходим к ознакомлению с учредительными документами.

В Уставе, который обязателен при , содержится следующая информация:

• порядок назначения директора (в том числе срок действия с ним, размер заработной платы);
• порядок оформления сотрудников на руководящие должности;
• формирование штатного расписания.

Деятельность кадрового работника не должна противоречить предписаниям в учредительных документах.

Ему нужно отслеживать изменения, которые вносятся в Устав.

Какие документы должны быть под руками у кадровика

На следующем этапе нужно подготовить бланки, которые будут находиться в кадровом отделе и использоваться для оформления сотрудников.

Рассмотрим несколько наименований.

1. Формы приказов. Следует разработать бланки на случай принятия на работу, перевода на другую должность и увольнения. Они будут храниться в течение 75 лет, так как эти данные используются для определения стажа. Вторая группа приказов – кадровые. Сюда включаются приказы касательно отпусков, командировок, премий, штрафов. Также готовится Книга регистрации, куда будут вноситься пометки обо всех оформленных приказах, и журнал учета командировок.
2. . Следует делать в них отметки в трехдневный срок с принятия нового работника. Стоит заметить, что в 2017 году их оформление обязательно даже для индивидуальных предпринимателей, прошедших . Наряду с этими бланками заводится Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей.
3. Карточки по форме Т-2. В них собраны ключевые данные сотрудника. Они либо хранятся отдельно, либо подшиваются к личному делу.
4. Форма трудового договора. Он будет заключаться с каждым новым сотрудником вне зависимости от того, на какой срок он устраивается. В некоторых ситуациях применим .
5. Специальная оценка условий труда (СОУТ). Эти документы создаются для каждого рабочего места. Заменяют их в большинстве случаев с периодичностью в 5 лет.
6. Штатное расписание.
7. Локальные правила трудового распорядка.
8. Документы, на основании которых назначается заработная плата.

Эти бланки относятся к обязательным для оформления в кадровом отделе.

При необходимости, могут быть изданы дополнительные нормативные акты и образцы, например, .

Важно: не обязательны по закону, но могут быть полезными должностные инструкции и коллективный договор.

После того как определен перечь бланков, которые будут находиться в кадровом отделе, пошаговые инструкции рекомендуют сформировать Положение о ведении кадрового делопроизводства.

Разработка стандартного трудового договора

Большая ошибка думать, что необязательно заключать трудовой договор с работниками, устроившимися на короткий срок.

На самом деле, документ подписывается со всеми сотрудниками.

Кадровое делопроизводство с нуля включает в себя подготовку фирменного образца.

В форму включают следующие пункты:

• полное организации-работодателя, юридический и фактический адреса;
• данные представителя работодателя – ФИО;
• данные работника – ФИО;
• должность, которую он будет занимать;
• срок действия договора;
• вид деятельности – основная работа либо совместительство;
• должностные обязанности (либо перечень, либо ссылка на должностные пошаговые инструкции);
• размер (изложить подробно все детали желательно прямо в договоре);
• часы работы;
• результаты СОУТ по данному месту;
• данные работодателя и работника;
• подписи.

Работодатель может внести в документ дополнительные пункты.

Оформление первой должности

Кого нужно оформить на работу первым? Нетрудно догадаться, что кадровое делопроизводство с нуля подразумевает назначение сначала директора.

Как выполнить эту задачу?

Многое зависит от организационно-правовой формы предприятия. Рассмотрим три типовые ситуации.

1. Организация с учредителями. В таком случае именно они будут подписывать приказ о назначении директора.
2. Индивидуальное предприятие (или организация с единственным учредителем). Тогда сам ИП (или учредитель) будет подписывать договор и за себя, и за работника.
3. Директор назначается по результатам выборов. Тогда второй стороной трудового договора выступит председатель выборного органа.

Важно: вне зависимости от того, кто назначает директора, обязательными остаются две операции – подписание трудового договора и издание приказа о приеме на должность директора.

От кадрового работника требуется соблюдать хронологический порядок издания приказов.

Назначение директора будет первым, в нем следует проставить дату, когда он начнет выполнять свои обязанности.

В дальнейшем нужно следить, чтобы все приказы нумеровались в хронологическом порядке. Этот момент проверяется надзорными органами.

Оформление сотрудников на другие рабочие места

Согласно пошаговой инструкции, после директора нужно назначить сотрудника, ответственного за ведение трудовых книжек.

Они относятся к бланкам строгой отчетности, поэтому требуют бережного обращения.

Если руководитель еще никого не нанял на работу и ему приходится самостоятельно вести кадровое делопроизводство с нуля, он может взять эти обязанности на себя.

Для этого издается соответствующий приказ. Впоследствии ведение трудовых книжек можно перепоручить нанятому работнику. Делается это также в приказном порядке.

Важно: требование оформлять поручение вести трудовые книжки путем издания приказа установлено Постановлением Правительства.

Кадровое делопроизводство с нуля включает и еще один этап – прием сотрудников.

Для каждого нового работника готовится пакет бланков, в том числе:

• трудовой договор;
• должностная инструкция;
• приказ о назначении на должность;
• индивидуальная карточка Т-2;
• и другие документы.

Также потребуется оформить трудовую книжку, проставить в ней необходимые отметки.

Бланки вместе с заявлением о приеме на работу и подсоединяются к личному делу.

Все необходимые бумаги передаются в бухгалтерский отдел для дальнейшего начисления заработной платы.

Подытожим вышесказанное. Пошаговые инструкции для старта кадрового делопроизводства имеют лишь общий вид.

Они включают в себя подбор нормативных актов, составление перечня кадровых документов, оформление директора и других сотрудников.

В 2017 году, как и ранее, со всеми работниками обязательно подписывать трудовой договор.

Лекция 1 кадровое делопроизводство для начинающих, трудовой договор