Образец письма руководителю организации. Как написать деловое письмо: виды, правила оформления, стиль и образцы деловых писем
Письмо-просьба
Письменное обращение, адресованное представителям организации (обычно отсылается на имя руководителя) или определенному лицу, составленное с целью получения информации, обеспечения доступа к деловым бумагам либо с просьбой о выполнении какой-либо работы, называется письмо-просьба. По правилам делопроизводства, адресат корреспонденции в обязательном порядке должен предоставить ответ на такое письмо.
Образец письма просьбы
Правила для составления письма-просьбы согласуются с общепринятыми канонами деловой переписки. Форма обращения письма, содержащего просьбу, является наиболее распространенной в деловой переписке, поэтому предусматривает разнообразие в вариантах написания. Самые общие рекомендации, которые можно дать в помощь составителю такого письма – придерживаться простого и краткого стиля изложения с обязательной конкретикой тех действий, которые необходимо выполнить, пример: «Прошу оказать содействие…», «Прошу Вас …» (далее указывается конкретное действие), «Надеюсь на Вашу поддержку в получении…» и т.п.
Как правило, официальное письмо с просьбой излагается на фирменном бланке отправителя и по своей структуре включает такие разделы:
При составлении текста основную просьбу можно предварить преамбулой, в которой необходимо кратко изложить причины обращения к адресату. Если образец содержит несколько прошений, допустимо применить формулировки вида: «Также прошу…», «Одновременно с вышеизложенной просьбой обращаюсь к Вам с…». Каждый новый вопрос для рассмотрения необходимо изложить в отдельном абзаце. По правилам деловой переписки, ответ на комплексный запрос может быть отправлен одним письмом, с комментариями по каждой просьбе. Такой вид переписки сокращает объемы документооборота и временные затраты на прочтение и обработку входящей документации.
В том случае, когда характер корреспонденции допускает обозначение временного промежутка для рассмотрения просьбы и получения результата, в тексте письма необходимо корректно выразить желание о получении ответа в установленный срок.
В обязательном порядке деловое письмо должно содержать контакты отправителя. Эти данные указываются для того, чтобы в случае необходимости у получателя письма была возможность связаться с отправителем просьбы напрямую.
Скачать
Образец письма-просьбы: pismo-prosba.doc (cкачиваний: 8038)
Письмо-просьба - это просьба о получении необходимой информации, товаров, услуг, документов, о предоставлении рекомендаций, об организации встречи и др. При его составлении нужно обосновать необходимость выполнения просьбы. Оно может быть адресовано какому-то конкретному физическому лицу либо юридическому лицу - организации. Данный вид письма может содержать в себе не одну просьбу.
Как составить письмо-просьбу
Письмо-просьба имеет структуру, схожую с общей структурой делового письма и по своей форме практически идентично письму-запросу. Его оформление осуществляется на фирменном бланке организации. Оно обычно подписывается руководителем организации либо уполномоченным лицом.
Примеры фраз делового письма - просьбы
Обоснование просьбы:Письмо-просьба требует написания письма-ответа.
ДЕЛОВЫЕ ПИСЬМА
Письмо-просьба - это, пожалуй, наиболее распространенная форма деловой переписки. Количество ситуаций, вызывающих необходимость обращения с просьбой от имени юридического либо физического лица, не поддается учету. Это получение информации, образцов продукции, согласование действий, побуждение к какому-либо действию и пр.
Композиция и структура письма-просьбы мало чем отличается от стандартных (см. Деловые письма. Правила оформления. Структура письма). Как правило, текст письма-просьбы состоит из двух частей:
1. Вводная часть. где в повествовательной форме излагается существо дела, объясняются побудительные мотивы, причины обращения с просьбой. Здесь часто используются следующие стандартные выражения:
Все перечисленные выражения необходимо использовать с учетом контекста и речевой ситуации.
Почти все стандартные выражения начинаются с производного предлога или с предложного сочетания. Следует обратить внимание на правильность использования этих предлогов с именами существительными, cтоящими в основном в родительном и дательном падежах.
2. Собственно просьба. Здесь в ключевую фразу письма входят слова, образованные от глагола просить . Его использование объясняется этикетными требованиями к деловым текстам и психологическими законами делового общения - человек охотнее соглашается выполнить действие, выраженное в форме просьбы, нежели в форме требования.
В ряде случаев сама просьба, высказанная описательно, может и не содержать этого глагола, например: Мы надеемся, что Вы сочтете возможным рассмотреть наше предложение в указанный срок.
Просьба может излагаться от первого лица единственного числа (Прошу.), от первого лица множественного числа (Просим.), от третьего лица единственного числа (в этом случае употребляются существительные с собирательным значением: Дирекция просит. , Администрация просит. , Совет трудового коллектива просит. и т. п.), от третьего лица множественного числа, если употребляется несколько существительных с собирательным значением (Администрация и Совет трудового коллектива просят.).
Если письмо-просьба является многоаспектным. то композиция второй части такого письма может выглядеть следующим образом (части композиции должны соответствовать абзацному членению текста):
Прошу. (Просим.)
Одновременно прошу. (Также просим.)
А также прошу. (А также просим.)
При составлении письма-просьбы следует учесть и такие рекомендации .
1. Излагая просьбу, подчеркните вашу заинтересованность или заинтересованность вашей организации в ее исполнении.
2. Ни при каких условиях не начинайте письмо со слова Прошу. - тактичнее сначала объяснить мотивы вашего обращения (даже в том случае, когда все детали уже согласованы с адресатом).
При формулировке просьбы часто используют следующие стандартные выражения:
Обращаемся (обращаюсь) к Вам (вам) с просьбой.
об отправке в наш адрес.
о направлении в мой адрес.
о высылке в адрес нашей организации.
о предоставлении мне. Просим (прошу) Вас (вас).
Эффективное письмо-просьба за 5 шагов
Любое письмо с просьбой должно состоять из хорошо продуманного обоснования и четкого изложения просьбы. Кроме этого, можно использовать приемы, повышающие эффективность письма.
Шаг 1. К кому Вы обращаетесь с просьбой?
Обращайтесь к адресату персонально, лучше - по имени отчеству:
Уважаемый Иван Иванович!, «Уважаемый господин Иванов!»
«Уважаемые коллеги!», «Уважаемые менеджеры!», «Уважаемые младшие сотрудники!», «Уважаемые работники кадровой службы!»
Письмо-просьба. Образец письма-просьбы
Письмо-просьба представляет собой вид документа, целью написания которого является получение какой-либо информации, побуждение к каким-либо действиям, предоставление каких-либо документов. То есть характер письма - некоммерческий.
Письмо-просьба может быть адресовано как конкретному лицу, так и организации в целом. По правилам хорошего тона предполагается, что адресат должен дать на него ответ.
Здесь представлено письмо-просьба, образец которого можно скачать в ворде.
Письмо пишется на фирменном бланке организации (если таковой имеется, а письмо пишется от имени организации), и должно содержать следующие блоки:
Шапка. кому и от кого письмо
Основная часть, включающая обращение, изложение непосредственно просьбы, подробное описание причин, почему эту просьбу нужно выполнить (чем более обоснованнее будет Ваша просьба, тем больше вероятность, что ее выполнят)
Подпись, дата
Как правило, в письмах-просьбах используются типичные фразы:
Стиль письма должен быть официально-деловым, с соблюдением всех норм деловой переписки.
Если просьб несколько, то лучше отразить их в одном письме-просьбе, а не писать под каждую просьбу отдельное письмо.
Примеры письма-просьбы (основная часть письма):
Обращаются к Вам жители поселка …. с населением … человек. В настоящее время в нашем районе нет провайдера, предоставляющего надежный высокоскоростной доступ в Интернет. Вместе с тем такая потребность существует, и эта услуга будет очень востребована.
Просим Вас рассмотреть вопрос о возможности организации выделенной линии для подключения к сети Интернет.
Уважаемый Антон Петрович!
Обращаются к Вам жители домов … ул. Определенной с просьбой о благоустройстве придомовой территории. Во дворе не предусмотрено организованного места для прогулок с маленькими детьми. Просим Вас оказать содействие в организации детской площадки.
Также остро стоит вопрос с наличием мест для парковки машин. В нашем дворе необходимо дополнительно обустроить площадку под автостоянку для хранения автомобилей жителей близлежащих домов.
Надеемся на понимание и Вашу помощь.
Чтобы написать письмо-просьбу о содействии в решении вопроса лицу, занимающему высокую должность, необходимо знать правила оформления такого письма. Желательно кратко и четко изложить суть обращения. Из данной статьи можно узнать, как написать письмо-просьбу о содействии в решении вопроса губернатору. Можно написать, например, о решении проблем, связанных с городом и областью, будь то недочеты в жилищно-коммунальных услугах или просьба личного характера. Важно отметить, что прошение не должно выходить за рамки возможностей уполномоченного лица.
Общие сведения
Такое письмо о содействии в решении вопроса полезно тогда, когда нужно получить информацию, документы или совершить сделку. Можно написать обращение с просьбой об улучшении качества работы какой-либо государственной организации. Обычно такие письма отправляются на чье-либо имя. В некоторых случаях обращаются напрямую к организации.
Письмо губернатору с просьбой оказать содействие полностью должно соответствовать правилам деловой переписки. Ответственно надо отнестись ко всему: от шрифта текста до содержания письма. Если проблема затрагивает не только одного гражданина, а нескольких, можно собрать подписи и соответствующие документы. Чем убедительнее будут представленные документы, тем с большей вероятностью на просьбу откликнутся в администрации. Такое письмо об оказании содействия в решении вопроса может быть принято или отвергнуто. В любом случае сотрудники госоргана должны прислать ответ с детальной информацией и объяснением причин отказа.
Для написания и отправки письма будут необходимы следующие предметы:
- ПК с доступом в Сеть.
- Бумага.
- Ручка.
- Конверт.
- Принтер.
Форма
Существует специальная форма написания письма губернатору с просьбой оказать содействие, на которой указаны ФИО заявителя, а также ФИО и должность губернатора, краткое содержание письма и другие важные пункты. Желательно распечатать обращение на отдельном листе. Найти бланк формы можно на сайте администрации или в приемной губернатора. В некоторых областях он может отсутствовать, тогда необходимо написать его самому с помощью ПК или вручную. При отправке письма-просьбы о содействии в решении вопроса без такой формы можно не получить ответа.
Заявление
После окончания работы с формой необходимо приступить к написанию самого письма.
- Сначала оформляется шапка. Справа пишутся должность, фамилия, имя и отчество чиновника. Внизу пишутся ФИО и вся контактная информация (адрес проживания, телефон, электронная почта) автора обращения. Все данные государственного служащего указываются в дательном падеже. Личные данные - в родительном падеже.
- Далее, отступив немного, посередине следует начать обращение со слова «уважаемый».
- После можно излагать суть проблемы.
Письмо не должно быть большим. Не стоит писать основную часть на несколько страниц. Для этого хватит одного листа А4. Главное - изложить суть проблемы, чтобы, читая, человек понимал, о чем идет речь. Всю необходимую информацию можно указать в приложении. Его не стоит растягивать на десять страниц, можно написать несколько листов, полностью раскрывая проблему. Не стоит писать в приложении что-то лишнее.
От того, как написана основная часть, зависит, будет ли письмо прочитано губернатором или нет. В завершение письма необходимо сделать надпись «Приложение» и указать листы с дополнительной информацией. В конце письма снова нужно описать просьбу в двух-трех предложениях и поставить подпись. К примеру, можно написать письмо о просьбе в содействии в решении вопроса в сфере города.
Структура заявления
Письмо пишется по стандартному образцу. В нем должны содержаться:
- Причина обращения. Кратко описывается причина: в связи с чем гражданин обращается к данному должностному лицу, а также почему обращается именно к этому должностному лицу.
- Цель. Для чего пишется письмо. Здесь необходимо изложить суть проблемы, а также показать, почему адресату необходимо откликнуться на просьбу.
- Ссылка. Описание итога решения. В случае если губернатор откликнется на проблему, какие изменения произойдут в компании, жизни общества и др. Это самая важная часть. Она убеждает адресата в необходимости оказании помощи, от нее зависит, откликнутся ли на просьбу.
Если просьба не одна, лучше всего сделать несколько абзацев для каждой из проблем. Все детали можно написать, как было сказано выше, в приложении. Структура заявления расписана для основной его части.
Отправка
После того как работа с письмом-просьбой о содействии в решении вопроса закончена, нужно вложить в конверт все свидетельства и официальные обращения, а также само письмо. Все дополнительные вложения только увеличивают вероятность прочтения письма получателем.
Упаковав все в конверт, нужно узнать юридический адрес администрации региона или района и отправить письмо. Перед тем как отправить его, следует сделать копии всех бумаг. Лучше всего отправлять их, так как само письмо с важными документами может быть утеряно на почте или в администрации.
Варианты отправки
Отправить письмо-просьбу в содействии решения вашей проблемы можно не только по обычной почте. Если существует опасение за сохранность бумаг или за то, что письмо не дойдет, можно сделать следующее:
- Заказать доставку представителю канцелярии губернатора. Такой функцией обладает «Почта России» и коммерческие предприятия по доставке писем. Таким образом, письмо будет доставлено намного быстрее и пойдет прямиком к губернатору.
- Электронная почта. На дворе 21-й век. Любое обращение можно отправить по электронной почте. Следует лишь посетить сайт администрации, узнать почту для связи с общественностью и, заполнив все формы и бланки, сделав сканы всех документов, отправить их в виде файлов по почте. На некоторых сайтах существуют электронные приемные, где нет нужды вкладывать файлы, можно заполнить личные данные и оставить обращение там.
Срок ответа, по официальным данным, составляет 30 дней, но обычно ответ приходит в течение двух-трех дней.
Как лучше написать
Можно написать письмо-просьбу о содействии в решении любой проблемы, но окажут ли содействие или же письмо будет отложено в архив, зависит только от адресанта. Чтобы увеличить шанс на успешный исход дела, лучше затронуть положительные личные качества адресата. Необходимо, чтобы человек понял, почему обращаются именно к нему.
Несколько вставок с комплиментами будут уместны. В письме стоит дать понять человеку, что только он сможет помочь с решением изложенного в бумаге вопроса. К примеру, если адресант пишет письмо о содействии в решении вопроса жилищно-коммунальных услуг, можно показать, что такая проблема важна и губернатор, как никто другой, сможет помочь не только конкретному гражданину, написавшему обращение, но и всем горожанам в решении данной проблемы.
Обязательно следует аргументировать свою точку зрения. Желательно выбрать несколько обоснований, почему надо отреагировать на просьбу. Лучше строить эти обоснования по схеме: средней убедительности, слабый, самый убедительный - это стандартный психологический прием убеждения в сфере делового общения.
Нужно заинтересовать адресата в выполнении просьбы. Следует тщательно продумать этот аспект. Возможно, предложение как-то будет связано и с выгодой адресата? Если существует важная проблема, можно показать, каким образом изложенная просьба поможет решить либо данный вопрос полностью, либо его часть.
Если же предложить совсем нечего, не стоит отчаиваться, такое тоже случается. Нужно показать важность просьбы. Так будет оказано давление на эмоции. Суть нужно изложить максимально ясно и понятно, чтобы, читая письмо, человек захотел помочь в решении именно этого конкретного вопроса.
Как лучше изложить просьбу
После подготовки адресата к принятию просьбы необходимо очень лаконично изложить суть. Текст должен быть краток. Длинные предложения совсем не подойдут к такому письму. Необходимо указать все цифры и точные данные.
Если просьба состоит в заказе оборудования для компании, например, то цену, количество и марку нужно отразить в письме. Любые непонятные слова или данные лучше всего пояснять. Излагая мысли, не следует писать предложения с двойным смыслом. Суть должна быть понятна сразу. Это письмо с деловым стилем повествования.
Как написать заключение
В конце необходимо резюмировать все вышесказанное. Стоит написать, какую выгоду получит компания или конкретный гражданин, если просьба будет выполнена. Причем сделать это лучше в форме логической цепочки. Например, при заказе 5 новых станков появится 5 рабочих мест, с каждого в бюджет пойдет столько-то налоговых отчислений или такую-то прибыль получит конкретное предприятие.
В заключение важно повторить просьбу и то, к чему приведет ее исполнение. На протяжении всего письма следует соблюдать деловой стиль повествования. Это показывает отношение адресанта к проблеме и делу в целом.
Образец письма с просьбой оказать содействие в проведении мероприятия
Уважаемый Иван Иванович!
Предприятие *название предприятия* уже несколько лет подряд организует производственную практику для учеников высших учебных заведений. Это помогает не только закрепить полученные знания, но и применить их на практике.
Вы как начальник отдела кадров являетесь лицом, заинтересованным в поиске новых кандидатов: молодых, энергичных и перспективных специалистов. Профессия эта очень востребована. Я, как и большинство студентов, хотел бы узнать обо всех нюансах такой работы.
В связи с этим прошу Вас организовать встречу главного инженера, Петра Петровича Петрова, с абитуриентами 10 мая в 16.00 в учебном корпусе нашего института.
Показав молодым людям перспективы профессии сегодня, Вы помогаете им больше узнать о ней, а также закладываете почву для правильного выбора в будущем. Вероятно, выбрав данную профессию, некоторые из них станут трудиться на Вашем предприятии и помогут выйти ему на новый уровень.
С уважением и благодарностью,
Ректор Института В. В. Астапов.
Какие языковые конструкции лучше всего вставить
При составлении письма следует использовать языковые конструкции, описанные далее:
- Вводная часть. В этой части письма о содействии в каком-либо вопросе необходимо изложить суть дела, указать причину обращения и саму просьбу. Для этого лучше всего использовать фразы, приведенные далее. Для описания причины: в связи с неполучением, принимая во внимание и т.д. Для высказывания цели: исходя из результатов, в целях, для согласования и т.д.
- Просьба. Она может излагаться как от первого, так и от третьего лица. Фраза, используемая при ее описании, вполне стандартна, и начинается она со слова «прошу».
Следует учесть следующие пункты:
- При изложении следует заострить внимание на заинтересованности в выполнении просьбы обеими сторонами.
- Никогда не следует начинать письмо со слова «прошу», лучше всего сначала объяснить мотив обращения, а после излагать суть просьбы.
- Нежелательно сразу же благодарить адресата. Этим можно поставить его в неловкое положение. Лучше всего благодарить человека после того, как он откликнулся на просьбу.
- Следует описывать значимость стоящей проблемы. Необходимо дать понять, что решение вопроса удовлетворяет потребности не только адресанта, но и других людей в целом. При этом никогда не следует отмечать отрицательную сторону просьбы.
- Нельзя включать в текст обращения предложения с угрозами (обратиться в другую инстанцию при отказе в помощи, например). Это однозначно оттолкнет адресата, и письмо отправится в архив.
Заключение
Изучив стиль делового повествования подробнее, а также сделав наброски собственных мыслей, можно легко написать письмо, прочитав которое, адресат откликнется на изложенную в нем просьбу.
Следует всегда помнить, что пишется письмо руководителю о содействии в решении вопроса. Причем данный вопрос в первую очередь интересен адресанту. И только в его силах сделать все, чтобы на письмо откликнулись.
Таким образом, можно по вышеописанному примеру написать свое обращение, соблюдая все выдержки и правила оформления.
- Не нужно забывать, что на форме должна быть поставлена печать администрации. Лучше всего приобрести бланк в областной администрации.
- Также можно использовать возможность подачи онлайн-заявки.
- Нужно собрать все возможные документы и справки, а также подписи, если проблема затрагивает не только конкретного гражданина.
- Чтобы написать о просьбе в содействии в решении вопроса, следует использовать деловой стиль повествования, а также не забывать об уважительном тоне письма.
- Письмо должно с самого начала заинтересовать должностное лицо.
- После написания оригинала нужно сделать копии всех документов, справок и подписей, а также самого письма, отправить копии документов в администрацию, предварительно узнав ее юридический адрес. При этом письмо отправить в оригинале. Лучше всего сделать это с помощью курьера. Тогда рассмотрение документа займет намного меньше времени.
- После отправки следует терпеливо ждать ответа.
Большинство людей в определенный момент сталкиваются с необходимостью написать письмо с требованием или просьбой. Это может быть прошение на благотворительный взнос, просьба написать пропущенный экзамен, запрос на встречу с экспертом в той или иной области или требование о выдаче необходимого для отчетности документа. Какой бы ни была ваша цель, стиль написания будет одинаковым. Следуйте указанным в статье инструкциям, чтобы ваше письмо выглядело более профессиональным и убедительным.
Шаги
Подготовка в письму
- Хороший способ убедиться, что у вас имеется четкое понятие относительно темы – это взять три чистых листа бумаги и озаглавить: "почему я пишу письмо", "предназначение письма" и "иные мысли".
- Не вдаваясь в детальные подробности, запишите свои мысли в течение нескольких минут на каждом листе бумаги. Составьте списки и набросайте основные идеи относительно ситуации, которая будет упомянута в письме. Также упомяните, что вы хотите добиться этим письмом и какую еще информацию, по вашему мнению, необходимо добавить.
-
Подумайте, кому письмо предназначено. Осознание целевой аудитории необходимо для того, чтобы задать правильный тон письма. После того, как вы выписали основные идеи, напишите на отдельном листе бумаге все, что знаете о получателе письма.
- Например, какую должность занимает этот человек и как он/она может вам помочь? Будет ли этот человек принимать окончательное решение по вашему запросу или он/она решит, стоит ли направлять письмо в высшие инстанции
- Также неплохо учитывать осведомленность получателя относительно темы письма. Если он/она не очень хорошо ориентируется в вашем вопросе, стиль написания должен быть иным (например, использовать простую лексику и добавить больше уточняющей информации), нежели если вы пишите эксперту в этом деле.
-
Напишите план. Наконец, перед тем, как составлять текст письма, придумайте план, чтобы организовать мысли в логическом и связанном порядке.
- Определите основные моменты и вспомогательные. Убедитесь, что ваши мысли организованы так, что будут понятны читателю.
Написание черновика
-
Используйте уместный формат. Придерживаясь профессионального формата деловых писем, вы изначально произведете положительное впечатление.
- В верхнем левом углу укажите свой полный адрес, затем дату, а после адрес получателя. Не забывайте отступать строчку между каждым пунктом.
- Вы так же можете указать тему письма через строчку после адреса получателя. Но это по желанию.
-
Начните с приветствия. Основной текст письма должен начинать с уважительного и правильного приветствия.
- Если вы знаете человека, которому пишете, вы можете использовать его имя ("Уважаемый Алексей!"). В противном случае, вы должны использовать фамилию человека и титул (“Уважаемый господин Иванов!”)
- Если вы не знаете имени человека, который прочитает письмо, вы можете написать просто: "Здравствуйте!".
-
Напишите вступительный параграф. В первом параграфе любого письма с просьбой или требованием, вам необходимо представиться и ясно, но коротко сформулировать основную цель вашего обращения. Например, "Пишу Вам в надежде, что Вы рассмотрите возможность пожертвования в наш благотворительный Фонд по защите животных”.
- Если вы уже ранее общались с получателем письма, в первом параграфе вы можете упомянуть когда и при каких обстоятельствах вы уже имели контакты в прошлом.
- Например: "Я являюсь студентом вашего драматического кружка" или "Я являюсь президентом благотворительного Фонда по защите животных, в который Вы щедро вносите пожертвования на протяжении 10 лет", или "Я связывался с Вами в прошлом месяце относительно возможности организовать школьную прогулку в парк развлечений".
- Установление связи не только полезно для получателя, но также может вызвать чувство близости к вам, что увеличит шансы на положительный ответ.
-
Напишите основной параграф. В основном тексте вам следует предоставить дополнительную и более детальную информацию относительно вашей просьбы. Это ваша возможность пояснить, что именно вы хотели бы получить и почему ваша просьба должна быть удовлетворена.
- Пишите подробно, но кратко. Вы должны ясно изложить суть своего запроса и причины, почему его необходимо рассмотреть. Однако читателю не нужно читать всю историю вашей жизни.
- Будьте честны и прямолинейны относительного вашего запроса. У получателя не должно возникать сомнений относительно того, что вы хотите. Например: "Я надеюсь Вы продолжите вносить свои щедрые пожертвования в этом году" или "Я бы хотел получить возможность пересдать этот экзамен".
- Будьте вежливы и используйте уместный тон в обращении к получателю.
- Придерживайтесь фактов и сдерживайте эмоции. Если вы вынуждены упомянуть о своих чувствах, касательно данного вопроса, не будьте слишком эмоциональны. Например: "Я был очень разочарован своими оценками", но не "Я буквально сошел с ума, увидев свои оценки!"
-
Напишите заключение. В заключении вы должны упомянуть обо всех сроках и временных ограничениях, а также выразить свою признательность за рассмотрение вашего заявления.
- Например, если вы пишите запрос о предоставлении информации или встрече с кем-либо, и этот запрос должен быть выполнен до истечения определенной даты, вы должны вежливо, но ясно обозначить это в заключении.
- Даже если получатель в конечном счете не удовлетворит ваш запрос, уже то, что он потратил время на изучение вашего вопроса и принятия решения по нему, стоит благодарности.
-
Попрощайтесь. Ваше письмо должно быть завершено уместным и вежливым прощанием. Хорошие варианты: "С уважением", "Искренне Ваш" или "С наилучшими пожеланиями", а затем ваше имя.
- Если вы отправляете письмо, написанное от руки, отступите 4 строчки от прощания и вашего имени и оставьте свою подпись ручкой.
- Если вы прилагаете к письму любые материалы, эта информация должна следовать после прощания. Например: "Приложения: 2."
Оформление письма
-
Успокойтесь. Написав первый черновик, отложите его на пару дней, если позволяет время. Это поможет вам взглянуть на него новым взглядом по возвращению.
Набросайте основные идеи. Чтобы написать ясное и эффективное письмо, очень важно иметь четкое представление о ваших целях и задачах требьвания/просьбы.
В данной статье вы найдете информацию по работе с трудными письмами, которые нередко встречаются в деловом взаимодействии, а также увидите образцы деловых писем. Это письма, необходимость в написании которых возникает в ситуации нарушения деловых интересов: письмо-просьба и письмо-претензия.
Поскольку ситуация сама по себе является достаточно непростой, то и написание письма в такой ситуации является очень важным вопросом, в котором автору важно быть грамотным, вежливым, корректным, и в то же время, умеющим твердо отстоять свои деловые интересы.
Успешно решить сложности «трудных» писем помогают:
- Грамотная установка во взаимодействии: твердая, но корректная установка на партнерство
- Выбор уместного стиля письма (официально-делового или доверительно-делового
- Грамотное и логичное оперирование фактами
Образцы деловых писем.
(установка – партнерство, стиль — официально-деловой, убедительное оперирование фактами)
Уважаемые коллеги!
С целью принятия мер по обеспечению качества и надежности прибора КИП-12 в условиях эксплуатации, выпускаемого Институтом «Оптика» с 1992 года, обращаемся к вам со следующей просьбой: рассмотреть возможность о предоставлении Институту «Оптика» информацию о параметрах работы прибора в реальных условиях эксплуатации (подробности во вложении) . Присланные вами данные позволят институту собрать необходимую для аналитики информацию, провести мониторинг и будут способствовать более оперативному решению вопросов повышения качества и надежности работы прибора КИП-12.
Просьба сообщить в ответном письме о вашем решении по поводу оказания нам содействия. В случае необходимости дополнительной информации, требующейся вам для принятия решения, просьба также сообщить о ней в ответном письме.
С уважением,
Коллектив Технического бюро
Институт «Оптика»
Деловое письмо. Образец письма-просьбы (установка – партнерство, стиль — доверительно-деловой, убедительное оперирование фактами)
Уважаемые коллеги!
Мы очень заинтересованы в вопросах повышения качества и надежности работы прибора КИП-12, который мы выпускаем с 1992 года и который с 1995 года нашел прочное применение в работе вашей компании. Поэтому обращаемся к вам с данной просьбой.
Для повышения качества и надежности работы прибора КИП-12 нам необходимы подробные данные по работе данного прибора в условиях эксплуатации. В реализации этой задачи мы очень рассчитываем на вашу помощь и прямое участие. Учитывая долгосрочное и позитивное сотрудничество наших компаний, обращаемся к вам с просьбой – предложением: помочь нам в сборе и предоставлении статистической информации по работе прибора. Мы будем признательны, если вы найдете возможность собрать для нас статистику по заданным параметрам (подробности в приложении). Это позволит нам провести мониторинг эффективности работы прибора и оперативно принять меры по повышению качества и надежности его работы.
Пожалуйста, сообщите, готовы ли вы принципиально оказать нам содействие. Если для принятия решения вам необходимы дополнительные комментарии или у вас появились вопросы – мы готовы на них ответить.
Будем признательны вам за ответ.
С уважением,
Иван Иванов
Руководитель Технического бюро
Институт «Оптика»
Деловое письмо. Образец письма-просьбы и образец письма-претензии.
|
Письмо – просьба (установка – партнерство; стиль — доверительно-деловой; убедительное оперирование фактами) |
Письмо – претензия (установка – партнерство; стиль — официально-деловой; убедительное оперирование фактами) |
| Уважаемый Андрей Иванович!
Обращаемся к Вам с просьбой решить ситуацию, сложившуюся с реализацией проекта АБС. До настоящего момента у нас не было проблем во взаимодействии с вашей компанией, все прописанные в Контракте договоренности соблюдались. Мы уверены, что возникшую ситуацию еще можно скорректировать. Успешность проекта АБС крайне важна для нашей компании. Поэтому просим вас до 06.08.2010. сообщить информацию по отправке контрольных образцов. Надеемся, что ваш ответ прояснит возникшую ситуацию и снимет нашу обеспокоенность относительно успешности реализации проекта. С уважением, |
Уважаемый Андрей Иванович!
От лица руководства ОАО «Росстанс» обращаюсь к Вам в связи с необходимостью решить ситуацию, сложившуюся с реализацией проекта АБС. Вынужден сообщить, что эта ситуация вызывает у нас крайнюю обеспокоенность. Согласно условиям контракта № А-122 от 07.02.2010. п. 4.3. за 60 дней до начала плановой поставки продукции ООО «Стар» должно произвести в адрес ОАО «Росстанс» отправку контрольных образцов продукции, уведомив ОАО «Росстанс» о факте отправки. Согласно графику (Допсоглашение № 1 от 11.03. 2010. к Контракту № А-122 от 07.02.2010.), дата начала плановой поставки продукции – 01.10.2010. Срок отправки контрольных образцов – не позднее 02.08.2010. Сегодня – 04.08.2010. На настоящий момент нами не получено информации об отправке контрольных образцов. В этой ситуации способность ООО «Стар» выполнить взятые на себя обязательства вызывает у ОАО «Росстанс» серьезные опасения и вынуждает задуматься о применении штрафных санкций, предусмотренных п. 7.2. Контракта № А-122 от 07.08.2010. Для предотвращения этого предлагаем Вам в срок до 06.08.2010. проинформировать нас о ситуации с отправкой контрольных образцов продукции. С уважением, |
Возьмите на заметку нашу информацию и мы уверены, что вопрос написания «трудных писем» для вас будет значительно менее трудозатратным.
Тамара Воротынцева
Обратите внимание на наши тренинговые программы по деловой переписке :
Письменное обращение, адресованное представителям организации (обычно отсылается на имя руководителя) или определенному лицу, составленное с целью получения информации, обеспечения доступа к деловым бумагам либо с просьбой о выполнении какой-либо работы, называется письмо-просьба. По правилам делопроизводства, адресат корреспонденции в обязательном порядке должен предоставить ответ на такое письмо.
Образец письма просьбы
Правила для составления письма-просьбы согласуются с общепринятыми канонами деловой переписки. Форма обращения письма, содержащего просьбу, является наиболее распространенной в деловой переписке, поэтому предусматривает разнообразие в вариантах написания. Самые общие рекомендации, которые можно дать в помощь составителю такого письма – придерживаться простого и краткого стиля изложения с обязательной конкретикой тех действий, которые необходимо выполнить, пример: «Прошу оказать содействие…», «Прошу Вас …» (далее указывается конкретное действие), «Надеюсь на Вашу поддержку в получении…» и т.п.Как правило, официальное письмо с просьбой излагается на фирменном бланке отправителя и по своей структуре включает такие разделы:
- реквизиты с указанием номера регистрации исходящей корреспонденции и даты создания письма;
- персональные данные автора корреспонденции (должность и ФИО);
- название письма, характеризующее суть просьбы;
- уважительное обращение к адресату послания, которое чаще всего начинается с «Уважаемый…»;
- суть просьбы с упоминанием действия, которое отправитель хочет инициировать своим обращением;
- в тексте письма в некоторых случаях уместно использование фразы о предположительно успешном решении дела, например «Заранее благодарим за проявленное участие…»;
- подпись автора письма-просьбы с указанием его данных.
В том случае, когда характер корреспонденции допускает обозначение временного промежутка для рассмотрения просьбы и получения результата, в тексте письма необходимо корректно выразить желание о получении ответа в установленный срок.
В обязательном порядке деловое письмо должно содержать контакты отправителя. Эти данные указываются для того, чтобы в случае необходимости у получателя письма была возможность связаться с отправителем просьбы напрямую.
