С кассовыми аппаратами в аптеках происходят без преувеличения эпохальные изменения. 15 июля прошлого года вступил в силу Федеральный закон от 03.07.2016 № 290‑ФЗ. Он внес изменения в другой базовый акт - Федеральный закон от 22.05.2003 № 54‑ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием электронных средств платежа». Главное, что меняется в связи с этим событием, - теперь вездесущее налоговое око приступает к наблюдению за операциями контрольно-кассовой техники (ККТ) в режиме онлайн.

Итак, интернет связывает терминалы уполномоченных налоговыми органами операторов и ККТ аптечных организаций. Эти кассы становятся абсолютно прозрачными для налоговиков, в результате чего аптеки, их кассовое оборудование и первостольники получают роль невольных участников своего рода реалити-шоу.

Как это, согласно Закону № 54‑ФЗ, должно происходить, какие у аптечных организаций ожидаются проблемы и расходы, дает ли новый порядок им какие‑либо удобства и выгоды - на эти вопросы отвечает наша статья.

Онлайн-кассы

Начнем с изменений материальной базы. С 1 февраля 2017 г. организации и индивидуальные предприниматели (ИП) должны постепенно начать применять контрольно-кассовое оборудование, соответствующее действующей редакции Закона № 54‑ФЗ. Из положений статьи 1.1 и статьи 4 («Требования к кассовой технике») Закона следует, что ККТ должна обеспечивать передачу фискальных данных в налоговые органы, а также запись и хранение фискальных данных в фискальных накопителях, формирование фискальных документов.

Проще говоря, организации и ИП должны избавиться от кассовых аппаратов старых образцов, приобрести и наладить работу так называемых онлайн-касс, имеющих, в частности, функцию выхода в интернет. Это нужно для того, чтобы данные каждого выбитого чека, проще говоря, электронные версии чеков - в тот момент, когда происходит кассовая операция - моментально отправлялись через интернет в хранилище, находящееся в полном в распоряжении налогового органа.

У онлайн-касс другая «начинка», нежели у кассовых аппаратов старого образца. Вместо блока памяти под названием ЭКЛЗ (электронная контрольная лента защищенная) в них используется так называемый фискальный накопитель - устройство для хранения, шифрования и защиты фискальных данных ККТ.

Реестры ККТ и фискальных накопителей ведет Федеральная налоговая служба (ФНС). Их, а также онлайн-сервис проверки заводских номеров онлайн-касс можно найти на сайте nalog.ru, в частности, по следующим ссылкам - и .

ОФД и деньги

Необходимо оговориться, что онлайн-процедура передачи данных в ФНС происходит не напрямую - а через оператора фискальных данных (ОФД). Так называется организация, которая имеет разрешение на обработку этих самых данных. Списки таких организаций тоже можно найти на сайте nalog.ru по следующей ссылке .

Заключить договор с одним из таких официально уполномоченных операторов - обязанность организации или ИП, содержащего онлайн-кассу (или кассы). А уж ОФД, в свою очередь, уведомляет налоговые инстанции о том, что он заключил договор с конкретным налогоплательщиком, о регистрационном номере каждой единицы ККТ, заводском номере каждого экземпляра фискального накопителя, дате и сроке заключения договора.

Добавим, что годовые услуги ОФД стоят около 3–3,8 тыс. руб., а каждый экземпляр онлайн-кассы обойдется в 30–40 тыс. руб.

Можно попытаться сэкономить - не покупать онлайн-кассу, а модернизировать вашу работающую старую модель кассового аппарата. Это обойдется ненамного дешевле - 10–20 тыс. руб. Следует учесть также затраты - времени и финансов - на обучение аптечного персонала новому порядку применения ККТ, в частности, работе с онлайн-кассами.

Ну и придется потратиться на хороший тариф у надежного поставщика интернет-услуг (в год в среднем около 5 тыс. руб.), ведь онлайн-связь с ОФД - одно из необходимых условий работы всего этого аптечно-кассового реалити. Кстати, именно поэтому - то есть по причине отсутствия или сложностей с бесперебойной и качественной интернет-связью - в труднодоступных и отдаленных местностях страны организации и ИП вправе не применять ККТ при условии выдачи покупателю по его требованию документа, подтверждающего факт расчета (п. 3 ст. 2 Закона № 54‑ФЗ).

Что касается договора с Центром технического обслуживания (ЦТО), который раньше обслуживал и пока еще обслуживает кассовые аппараты старого типа, то его в рамках нового порядка можно не заключать.

Сроки и этапы

Новый порядок вводится поэтапно, но довольно стремительно. С 1 февраля регистрация касс старого образца в вашей инспекции ФНС уже невозможна. Это означает, что те, кто с начала прошлого месяца регистрировали свои кассовые аппараты - теперь исключительно онлайн-кассы - уже работают по новому порядку применения ККТ.

Следующий этап: до 1 июля 2017 г. организации и индивидуальные предприниматели обязаны приобрести онлайн-кассы, чтобы не позднее этого срока начать их применять.

И лучше, конечно, купить их заранее, не оставлять на последний момент. В конечном итоге, перейти на новый порядок придется почти всем, но некоторые категории субъектов предпринимательской деятельности получили отсрочку до 1 июля 2018 г.

Эту годовую отсрочку имеют:

• те, кто применяет патентную систему налогообложения (ПСН);
• те, кто является плательщиком единого налога на вмененный доход (ЕНВД);
• те, кто занимается вендингом, то есть осуществляет торговлю с использованием торговых автоматов;
• организации и ИП, выполняющие работы и оказывающие услуги населению.

Одним словом, отсрочку получили те представители малого бизнеса, кто на сегодняшний день, согласно п. 7 ст. 7 упомянутого выше Закона № 290‑ФЗ о применении контрольно-кассовой техники, имеет право осуществлять наличные денежные расчеты и расчеты с помощью пластиковых карт без применения ККТ (при условии выдачи по требованию покупателя или клиента товарного чека, квитанции и т. п.). Добавим, что индивидуальные предприниматели, применяющие упрощенную систему налогообложения (УСН), ПСН и ЕНВД, могут до 1 февраля 2021 г. не печатать на чеке и не передавать ОФД данные о наименовании товара.

Еще одно важное отраслевое уточнение. Согласно п. 5 ст. 2 Закона № 54‑ФЗ, вообще могут не применять ККТ аптечные организации фельдшерских и фельдшерско-акушерских пунктов, расположенных в сельских населенных пунктах. Соответственно, и новый порядок применения ККТ для них не актуален.

Как зарегистрировать кассу

Одним из преимуществ нового порядка называют упрощение процедуры регистрации кассового аппарата. Для этого теперь не надо никуда ездить - кассу можно зарегистрировать из своей аптеки. Достаточно иметь заключенный договор с ОФД, завести кабинет на сайте nalog.ru и оставить заявку на регистрацию кассы. Отметим, что заявка должна быть подписана электронной подписью заявителя, так что тем, у кого ее пока нет, рекомендуем заблаговременно обзавестись.

Ну а налоговая служба, зарегистрировав данную единицу ККТ, должна незамедлительно прислать пользователю кассовой техники ее регистрационный номер. П. 3 ст. 4.2 Закона № 54‑ФЗ дает ей на это время до следующего рабочего дня. Пользователь же должен записать этот номер в фискальный накопитель. С этого момента данная единица ККТ считается зарегистрированной, и можно начать отбивать чеки.

Путешествие чека

Многое меняется также в процедуре появления и передачи кассового чека, в его содержании. Итак, посетитель аптеки выбирает лекарственный препарат и выражает желание его приобрести. Согласно заказу покупателя и действиям первостольника формируется/выбивается чек. Информации в чеке при новом порядке станет значительно больше - перечень сведений, которые должны в нем присутствовать, имеется в ст. 4.7 Закона № 54‑ФЗ.

Данные чека - по сути, его электронная версия - записываются на фискальный накопитель ККТ, автоматически удостоверяются и отправляются по сети ОФД, откуда в контрольно-кассовую машину поступает обратное сообщение о том, что чек оператором фискальных данных принят. Оператор хранит все чеки в электронном виде, и они у него в любой момент доступны налоговой службе. Всё это происходит моментально - первостольник только отбил чек, а тот уже прошел все описанные стадии и находится на хранении у ОФД и в распоряжении Большого налогового брата, то есть ФНС.

Пришлите чек на мой e-mail

Новый порядок дает возможность получить чек не только в привычном бумажном виде. Согласно п. 2 ст. 1.2 Закона № 54‑ФЗ, потребитель до момента расчета может сообщить первостольнику номер своего мобильного телефона или e-mail, для того чтобы получить кассовый чек (либо бланк строгой отчетности) или интернет-ссылку на него посредством sms или электронной почты. Это еще одна операция, которую могут осуществлять онлайн-кассы, - согласно п. 1 ст. 4 Закона № 54‑ФЗ, ККТ должна обеспечивать передачу любого документа, записанного в фискальный носитель, в электронной форме.

П. 4 ст. 1.2 определяет, что полученный таким пока еще не очень привычным электронным образом чек приравнивается к чеку, отпечатанному на бумаге, - конечно, при условии, что сведения в них идентичны. А, согласно следующему пункту 5, при дистанционных расчетах продавец отправляет покупателю чек в электронной форме или посредством sms до совершения расчетов. При этом бумажный чек не печатается. Это тоже полезно иметь в виду аптечным организациям, поскольку правительственное постановление о порядке розничной торговли лекарственными препаратами дистанционным способом уже разработано и может вскоре вступить в силу.

Кстати, новый порядок применения ККТ дает больше возможностей потребительскому контролю. Покупатели теперь смогут извлечь собственный чек не только из электронной почты, но и из базы данных ОФД, что позволит проверить его легальность, в том числе с помощью мобильных приложений. При новом порядке также облегчается возможность восстановления чека в случае утери его бумажной версии (путем получения электронной).

Новые штрафы

В заключение расскажем о мерах административного наказания за нарушения в данной сфере, которые содержатся в новой редакции статьи 14.5 КоАП РФ. Если организация или ИП вообще не применяют ККТ , за это полагается штрафовать:

• должностных лиц - в размере от четверти до половины суммы расчета, осуществленного без применения ККТ (но не менее 10 000 руб.) ;
• юридических лиц - от 75 % до 100 % суммы расчета, осуществленного без применения ККТ (но не менее 30 000 руб.) .

Повторное совершение такого правонарушения, в случае если сумма расчетов без применения ККТ составила 1 млн руб. и более, должностное лицо может быть дисквалифицировано на срок от одного года до двух лет, а деятельность юридических лиц и ИП за то же самое может быть приостановлена на срок до 90 суток.

Если не успеть вовремя заменить старый кассовый аппарат онлайн-кассой нового типа или, например, нарушить порядок регистрации/перерегистрации ККТ, порядок и условия ее применения, то можно схлопотать:

• должностным лицам - административный штраф в размере от 1500 руб. до 3000 руб. или предупреждение ;
• юридическим лицам - административный штраф в размере от 5000 руб. до 10 000 руб. или предупреждение .

Такие же штрафы предусмотрены за непредоставление налоговым органам по их запросам информации и документов. А если установлено, что продавец не выдал покупателю по его требованию чек или бланк строгой отчетности - в том числе в электронной форме - это влечет за собой:

• для должностных лиц - административный штраф в размере 2000 руб. или предупреждение ;
• для юридических лиц - административный штраф в размере 10 000 руб. или предупреждение .

Успешного вам перехода на новый порядок применения ККТ! Желаем вам обойтись меньшими затратами и без штрафов.

Ответы на эти вопросы под Ваши задачи можно получить у нашего менеджера по телефону +7 (960) 481-66-79 или заполнив Ниже рассмотрим общие ответы на конкретных примерах(возьмем несколько разных аптек) Будем рассматривать аптеку, в которой будет происходить автоматизация.

Какое оборудование необходимо

1. Холодильники (разных температурных режимов)
2. Компьютерное оборудование(ПК, мониторы, принтер или МФУ, ИБП)
3. (сканер ШК, принтер ШК, ФР или АСПД, детектор банкнот, денежный ящик, дисплей покупателя)
4. ЛВС и телефония (локальная сеть, телефон, факс, сеть Интернет)

Теперь по порядку про каждое оборудование. Компьютерное оборудование. Для выбора компьютеров, следует обратиться к компании, которая будет производить автоматизацию Вашей аптеки . Разные программы для аптек, могут предоставлять разные требования для компьютеров. Например, не все программы будут работать на ОС Windows 8, некоторым не подойдет 64 битная ОС, и т.д. Поэтому лучше сначала уточнить технические требования, а уже потом приобретать. Дорогие POS терминалы не часто используются для аптек. Они больше подходят для автоматизации других видов деятельности, например, супермаркетов. По опыту автоматизации аптек на продукте АСУ "М-Аптека+", рассмотрим несколько вариантов. Рассмотрим небольшую аптеку, где используется два ПК (один для "первостольника", второй для заведующего аптекой) ПК для "первостольника" - обычно довольно "слабый" ПК. Главное требование к нему - это наличие всех необходимых портов для подключения оборудования(сканер, ФР или АСПД, дисплей покупателя и т.д.), а так же возможность подключения к локальной сети. Так же, для ПК желательно купить ИБП (источник бесперебойного питания), для подключения к нему не только компьютера, но и кассового аппарата. ПК заведующего в таком случае будет исполнять роль "сервера" программы для аптеки. К нему предъявляется больше требований, таких как:

• наличие второго жесткого диска, для резервного копирования базы данных;
• мощный процессор;
• объем оперативной памяти от 4Гб;

Кассовое оборудование. Конечно, хорошо бы снова обратиться к компании, которая будет производить автоматизацию аптеки, что бы они посоветовали оборудование, или хотя бы сказали - какие требования к нему(метод подключения, конкретная фирма или модель). С этой информацией уже надо подбирать под себя оборудование. При выборе программы "М-Аптека+" для автоматизации, Вы смело можете обращаться в нашу компанию за оборудованием. или ? Зависит от Вашей системы налогообложения. Если Вам можно работать без чеков(ЕНВД) - то дешевле использовать АСПД(при покупке-цена в два раза ниже, и при дальнейшем обслуживании-не требует затрат, в отличии от ФР, где ежегодно только за новую ЭКЛЗ надо платить 9-11 т.р., не считая обязательного постановления на обслуживание в сервисный центр). Экономия для владельцев аптек - на лицо.
. Выбор будет зависеть от проходимости, предъявляемой скорости сканирования. Технология сканирования определяется качеством ШК на товаре(заводской или внутренний). Автоматизация аптек решает одну из проблем - реализация товара, а значит, сканер лучше подобрать понадежнее, и который в дальнейшем не будет вызывать трудностей у сотрудников.
. Выбор будет зависеть от объема печати и примерного необходимого срока хранения основной массы товара в аптеке (если предполагается что товар с момента оклеивания штрих кодом уйдет из аптеки в течение полугода, то подойдет принтер с прямой термопечатью, а если же срок хранения будет - год или больше, то лучше использовать принтер с термотрансферным методом печати). Так же, в аптеке, лучше использовать принтер, имеющий простой способ заправки ленты, и калибровки.
. Для начала необходимо определить, ящик будет с механическим замком, или с полуавтоматическим. Механические ящики значительно дешевле. Полуавтоматические - дороже, но открываются автоматически при пробитии чека. Это может служить как плюсом, так и минусом - ящик при открытии "отстреливает", что может нанести травму кассиру.
. Необходимо отнестись к выбору достаточно серьезно, так как дешевый аппарат, пропустив даже одну купюру номиналом в 5000 или даже в 1000 рублей, уже получается не только не эффективным, но и по затратам сравнивается с более дорогим детектором. Пропуск нескольких банкнот - и Вы уже окупили бы хороший дорогой аппарат. ЛВС и телефония. ЛВС. Локально-вычислительная сеть - это объединение в одну общую сеть несколько компьютеров для их совместной работы. Если в Вашей аптеке планируется использование двух и более компьютеров, то локальная сеть Вам просто необходима. Сеть может быть как проводной, так и беспроводной(WiFi). WiFi более удобна за счет скорости установки(не надо тянуть провода), но качество сигнала может менять ся в зависимости от внешних факторов, и уровень сигнала зависит от перегородок/перекрытий в помещении и дальности от базовой станции.

Как не купить "лишнего" оборудования?

Перед покупкой списка оборудования, который Вам скорее всего дадут в компании, которая занимается автоматизацией, не постесняйтесь спросить у них по каждой позиции - назначение оборудования, и в чем разница при работе аптеки без него. Теперь по-порядку.
Компьютерная техника.
Не стоит покупать дорогой системный блок, Вы и Ваша программа скорее всего не сможет использовать его на полную. Если у Вас есть свои компьютеры (стоит дома, или отдал кто то из знакомых), то не стесняйтесь, и попросите, пусть профессионалы посмотрят Вшу технику. Во первых необходимо знать в рабочем она состоянии или нет. Во вторых - подходит ли она для работы с программой для аптеки. Если все в порядке, то можете использовать свою технику, но не забывайте, что она уже не новая, и сэкономив сейчас, не значит, что в дальнейшем Вам не придется покупать новую. Вам предлагают МФУ(сканер, копир, принтер) с функцией факса от хорошего производителя, но многие зачастую забывают о том, что для факса им нужен телефонный номер в помещении, а если его нет, то зачем переплачивать за функцию, которой Вы не сможете польоваться, тем более, что есть аналогичные модели без функций факса(что значительно дешевле).
Торговое и кассовое оборудование. Что должна иметь аптека?
для аптечного бизнеса может стоить от 1800 рублей и до 11000 рублей, при чем, не всегда цена это показатель качественной и необходимой для Вашей аптеки работы. С некоторыми задачами может одинаково справиться сканер за 2000 и 10000. Попросите продавца объяснить Вам разницу, не принцип работы считывающего устройства, где можно понять только то что у них они разные, и именно плюсы и минусы, желательно для Вашего случая. Многие продавцы пытаются продавать сканер за 9-10 т.р., объясняя что он высокоскоростной, легко считывает штрих коды на разных расстояниях, при чем, они говорят совершенно серьезно и правильно, он хороший, и действительно такой как Вам и рассказали. Но нужен ли он Вам, если у Вас планируется небольшой поток покупателей. С такими задачами по силам справиться самому бюджетному сканеру.
. Дешевые детекторы (с проверкой только УФ) думаю можно отнести к "лишним покупкам", другое дело детекторы с ИК проверкой. Стоимость таких аппаратов от 3000 рублей, которые оправдают себя при 1-3 нахождении поддельной банкноты(обычно проверяют купюры в 1 и 5 тысяч рублей).
с электромеханическим замком - тут стоит подумать, нужно ли платить двойную цену за такой замок? Скорее всего подходящим вариантом будет обычный металлический денежный ящик на 4-5 отсеков для купюр стоимостью 1300-1800 рублей.
. Достаточно ответственным момент при выборе, тут стоит учесть максимальную нагрузку в сутки, и возможные размеры этикеток. Обычно хватает моделей в ценовой категории 9-12 т.р., которые подходят для средней аптеки. Так же необходимо понимать, что есть разные режимы печати - термо и термотрансферная. Аптека, где почти весь товар, обернется примерно за год-полтора, может использовать более дешевый принтер с термопечатью. В редких случаях, следует выбирать принтер с термотрансферной печатью, так как обычно она нужна если используется в сложных условиях, и этикетка подвержена сильным внешним воздействиям(мороз, сырость).
- отличное устройство, правда оправдывать себя оно будет только на инвентаризации, где товар находится далеко от кассовых рабочих мест. За частую можно обойтись без него, используя сканеры штрих кода на кассах.
.
Необходимо учитывать его необходимость со стороны закона, а так же приносимую им пользу. Открывающаяся аптека зачастую не может себе позволить траты "лишних" 4-5 т.р., за то в дальнейшем, можно подумать о его приобретении, так как в последнее время люди все чаше и чаше видят подобные дисплеи в крупных магазинах, что отпечатывается в сознании, как качество организации, её серьезность.

Автоматизация аптек

Практически в любом магазине торгового оборудования Вам скажут, что подбирать оборудование необходимо исходя из требований/предпочтений того программного продукта, которым будет автоматизироваться Ваша аптека.
Наша компания работает с одним из лучших автоматизаторов - компанией ООО "Эскейп-Юг". Эта компания уже давно на рынке страны, и знает потребности Вашего бизнеса.
Работая с этой компанией, мы знаем какое кассовое, компьютерное и торговое оборудование лучше использовать для работы с программой "М-Аптека+". Основными направлениями, которые необходимо автоматизировать являются следующие:

• Заказ товара у поставщика
• Приход товара и его расценка
• Печать этикеток(штрихкодов), ценников, стеллажных карт
• Контроль ЖНВЛП(ЖВЛС) препаратов
• Контроль сроков годности и забракованных серий
• Продажа товара
• Первичная отчетность
• Аналитика
• Реализация товаров

Так же, стоит подумать на будущее - автоматизация это не просто купить программу. Вы вкладываете средства, потом время и силы на освоение программы, Вы и Ваши сотрудники привыкают работать с ним. Будет затратно, и неудобно переходить с одной Программы на другую, при неправильном выборе.
Поэтому следует учитывать еще несколько важных моментов:

• Дальнейшее развитие Вашей аптеки, до сети аптек(даже 2 аптеки) - ведение централизованной общей информации по всем аптекам в сети, а не вариант, где каждая аптека сама по себе.
• Выделение общего сервера, или вынос офиса аптечной сети из помещения аптеки. Зачастую, после роста бизнеса, аптека увеличивает товарный запас и ассортимент, увеличивается количество менеджеров, которые работают с остальными аптеками в сети, и возникает ситуация, когда необходимо "вынести" менеджеров/операторов в отдельный офис, другое помещение, другой город (сталкивались и с таким).
• Централизованное ведение справочной информации.
• Легкость расширяемости системы и скорость автоматизации новых подразделений.

На основании изменений, внесенных в ФЗ-54 «О применении КТТ», предусмотрен поэтапный переход на использование онлайн-касс для субъектов хозяйствования, осуществляющих расчеты с покупателями. В статье разберем, необходимы ли онлайн-кассы для аптек в 2018 году, какие аптечные пункты освобождены от перехода на онлайн-кассы, как аптеке зарегистрировать онлайн-кассу в ФНС.

Особенности перехода на онлайн-кассы

На основании положений ФЗ-54, юрлица и ИП, реализующие товары/услуги покупателю с использованием наличных расчетов и платежных систем, обязаны сменить старые ККТ на онлайн-кассы.

Онлайн-касса – это новое поколение ККТ, позволяющее продавцу взаимодействовать с ФНС непосредственно в момент сделки. При оплате товара/услуги и выдаче чека, информация о сумме реализации отправляется в ФНС через оператора фискальных данных (ОФД), обеспечивая тем самым абсолютный контроль фискальной службы над наличными и безналичными расчетами предпринимателя. Кроме того, онлайн-касса оснащена дополнительными функциями, такими как:

• печать QR-кода на чеке;
• возможность отправки электронной версии чека на электронную почту покупателя.

ФЗ-54 предусмотрен поэтапный график перехода юрлиц и ИП на онлайн-кассы. Срок замены старого ККТ на онлайн-кассу определяется на основании системы налогообложения, применяемой субъектом хозяйствования, а также от вида деятельности.

В соответствие с Общероссийским классификатором видом деятельности (ОКВЭД) реализация лекарственных препаратов отнесена к группе «Розничная торговля» – код 47.73 «Торговля розничная лекарственными средствами в специализированных магазинах (аптеках)». Таким образом, определяя срок перехода аптек на онлайн-кассы, необходимо опираться на сроки, установленные для субъектов розничной торговли.

Срок перехода аптек на онлайн-кассы зависит от:

• формы регистрации субъекта хозяйствования (юрлицо или ИП);
• используемой системы налогообложения (ОСНО, УСН, ЕНВД, ПСН);
• наличия/отсутствия сотрудников, привлеченных к работе на основании трудовых договоров и соглашений гражданско-правового характера.

В соответствие с ФЗ-54, субъекты розничной торговли (в том числе аптеки) обязаны перейти на онлайн-кассы в следующем порядке:

1. Организации, зарегистрированные в форме юрлица и применяющие ОСНО, перешли на онлайн-кассы с 07.2017 года. Также со второго полугодия 2017 года онлайн-кассы обязаны были установить ИП на ОСНО, работающие самостоятельно либо с привлечением сотрудников.
2. С 07.2018 года установить онлайн-кассы обязаны юрлица на ЕНВД. Кроме того, переход на онлайн-кассы со второго полугодия 2018 года предусмотрен для ИП на «вмененке» при условии, что предприниматель работает с сотрудниками.
3. Последний этап перехода на онлайн-кассы, с 07.2018 года, предусмотрен для предпринимателей, которые работают самостоятельно и используют «вмененку» либо патент».

Какие аптеки могут не использовать онлайн-кассы

Пунктом 5 статьи 2 ФЗ-54 предусмотрены условия, согласно которых организации, реализующие лекарственные препараты, могут быть освобождены от использования онлайн-касс:

№ п/п	Кто освобождается от использования онлайн-касс	Условия освобождения от использования онлайн-касс
1	Аптечные организации	Аптеки, расположенные в фельдшерских и акушерских пунктах в сельской местности, не обязаны применять онлайн-кассы
	Медицинские организации	Обособленные структурные подразделения медорганизаций, реализующие лекарственные препараты, могут не использовать онлайн-кассы при следующих условиях: медорганизация расположена в сельской местности; в населенном пункте, в котором находится медорганизация, нет аптек; медорганизация реализует лекарственные препараты на основании действующей лицензии.

Как аптеке перейти на онлайн-кассу: пошаговая инструкция

Переход аптеки на использование онлайн-кассы подразумевает не только приобретение кассового аппарата соответствующей модификации, но и регистрацию в ККТ в фискальной службе.

Ниже представлена пошаговая инструкция, которая поможет читателю разобраться в процедуре перехода аптечной организации на онлайн-кассу.

Шаг #1. Выбор ККТ

На первом этапе аптечной организации необходимо выбрать кассовый аппарат. К данному вопросу необходимо отнестись очень внимательно и скрупулезно. В настоящее время интернет буквально наводнен рекламой по продаже онлайн-касс различных видов и модификаций. В потоке предложений легко растеряться и в результате ошибиться в выборе.

Первое, о чем нужно знать перед приобретением нового ККТ – организации и ИП (в том числе аптеки) могут использовать только те модели онлайн-кассы, которые разрешены налоговой службой. Поэтому прежде чем покупать новый аппарат – ознакомьтесь со списком разрешенных ККТ на сайте ФНС (https://www.nalog.ru/rn77/related_activities/registries/reestrkkt/).

Шаг #2. Заключение договора с ОФД

Основным отличием онлайн-кассы от старых моделей ККТ является возможность передачи онлайн-кассой информации о сделке в ФНС непосредственно в момент ее совершения. Передача данных о продаже товара, поступлении аванса, возврата средств, прочих операциях осуществляется с помощью ОФД (оператор фискальных данных). Основанием для предоставления услуг ОФД является договор, заключенный с субъектом хозяйствования.

Аптечная организация вправе самостоятельно выбрать ОФД, с помощью которого будет осуществляться обмен информацией с ФНС. Однако, перед заключением договора с ОФД, субъекту хозяйствования необходимо ознакомиться со списком на сайте ФНС (https://www.nalog.ru/rn77/related_activities/registries/fiscaloperators/). Как и в ситуацией с выбором ККТ, организация вправе взаимодействовать лишь с теми ОФД, которые согласованы и одобрены фискальной службой.

Шаг #3. Постановка онлайн-кассы на учет

После приобретения онлайн-кассы и заключения договора с ОФД руководителю либо представителю аптечной организации необходимо зарегистрировать новый кассовый аппарат в ФНС.

Постановка онлайн-касс на учет производится на основании обращения налогоплательщика в территориальный орган фискальной службы по месту регистрации со следующими документами:

• удостоверение личности заявителя;
• документы, подтверждающие регистрацию субъекта хозяйствования в ЕГР;
• заявление о постановке кассы на учет (бланк можно скачать здесь ⇒ );
• документы о приобретении онлайн-кассы, включая техническую документацию;
• договор с ОФД.

Специалист ФНС принимает от заявителя документы и регистрирует их в установленном порядке. Если все документы оформлены верно и предоставлены в полном объеме, онлайн-касса вносится в базу ФНС под индивидуальным номер. После постановки ККТ на учет ФНС направляет аптечной организации соответствующее уведомление с указанием регистрационного номера онлайн-кассы.

Этап #4. Фискализация кассы

Аптечная организация может начинать работу с онлайн-кассой после внесения в фискальный накопитель следующих данных:

• регистрационный номер онлайн-кассы;
• наименование организации/ФИО ИП;
• адрес места установки кассы (местонахождение торгового автомата);
• данные ОФД;
• информацию о применяемой системе налогообложения.

Внеся данные, продавец или кассир должен распечатать первый чек и внести его в отчет о регистрации, после чего новым ККТ можно пользоваться в обычном режиме.

Заведующий аптекой и счетный работник устанавли­вают строгий порядок приема, выдачи и хранения де­нег, обеспечивающий их сохранность. Все кассовые опе­рации осуществляются в аптеке в соответствии с Поло­жением о ведении кассовых операций предприятиями, учреждениями и организациями.

В процессе производ­ственной, торговой и финансовой деятельности аптеки через кассу осуществляются различные приходные и расходные операции.

Для непосредственного выполнения кассовых опера­ций в крупных аптеках предусмотрены должности кас­сиров. В аптеках, где по объему работы такие должно­сти не предусмотрены, денежные операции осуществля­ет непосредственно заведующий аптекой или по его по­ручению другой работник.

Кассир несет полную мате­риальную ответственность за сохранность всех приня­тых денежных ценностей. Ему запрещено передоверять выполнение своих обязанностей другим работникам без указания заведующего аптекой. Деятельность кассира регламентируется специальным положением, утверж­денным Министерством торговли.

Кассиром могут работать лица, имеющие среднее или неполное среднее образование, окончившие профессио­нальное училище или прошедшие индивидуальное обу­чение. Кассир должен владеть техникой работы на кас­совых машинах.

Он обязан знать: устройство, правила эксплуатации и ухода за кассовыми машинами; правила документального оформления приема и сдачи денег, по­рядок составления акта на возвращенные покупателями чеки; требования банка по оформлению кассовых операций; прави­ла хранения денег в кассе; правила содержания денеж­ного ящика кассового аппарата; основные розничные цены на товары, реализуемые в аптеке.

Установлены порядок подготовки рабочего места, организации произ­водственного процесса и обязанности кассира.

Главным источником поступления денег в кассу яв­ляется выручка за реализованные населе­нию товарно-материальные ценности. Реа­лизация медикаментов происходит по рецептам врачей и в виде безрецептурного отпуска, реализация других товаров - в виде безрецептурной продажи.

Прием денег от населения за все отпущенные из аптек товары произ­водится через кассы с механическими кассовыми аппа­ратами. В том случае, если такого аппарата нет, кассир обязан оформлять прием денег за товары по пронуме­рованным чекам (талонам), заполняемым от руки.

Расчет с покупателями кассир производит в следую­щей последовательности:

1) регистрирует стоимость каждого товара на кла­виатуре кассового аппарата, суммирует стоимость по­купки и называет ее покупателю;

2) четко называет сумму полученных от покупателя денег и кладет их отдельно на виду у покупателя;

3) фиксирует на кассовом аппарате полученную сум­му денег и определяет сумму сдачи;

4) печатает чек на кассовом аппарате;

5) называет сумму причитающейся покупателю сдачи и выдает ее вместе с чеком;

6) после окончательного расчета убирает полученные от покупателя деньги в денежный ящик аппарата.

Кассир обязан следить за четкостью реквизитов на чековой и контрольной лентах, менять по указанию за­ведующего аптекой шифры на чеках, бережно обращать­ся с денежными знаками и выполнять другие функции согласно инструкции.

После окончания работы кассир подсчитывает выруч­ку за день и сдает деньги в установленном порядке, оформляет денежные документы и делает соответствую­щие записи в книге кассира.

На предъявленном покупателем чеке работник того или иного отдела аптеки проверяет дату, порядковый номер (шифр) чека, сверяет сумму чека со стоимостью отпускаемого товара, затем отпускает товар, погашает чек путем надрыва.

Пере­давать чеки из одного отдела аптеки в другой строго за­прещается. В конце смены работники каждого отдела (рецептурно-производственного, ручной продажи, гото­вых лекарственных форм) подсчитывают все погашен­ные чеки и сверяют результаты подсчета с показаниями кассового счетчика.

Сумма выручки за смену определя­ется в кассе как разность между суммами, отмеченными на счетчике на начало и конец смены. О результатах сверки выручки по данным кассы с подсчетом чеков в отделах составляется специальная справка, которая под­писывается кассиром и заведующим аптекой.

Использо­ванные чеки после сверки с кассой перевязываются в пачки по 50-100 шт. с указанием суммы на каждой пачке и передаются в общем пакете заведующему апте­кой или заведующему отделом. Хранятся эти чеки в упакованном и опечатанном виде до проведения очеред­ной инвентаризации товаров и еще в течение 1 месяца по­сле выявления результатов данной инвентаризации.

Значительные суммы денег поступают в кассу апте­ки от мелкорозничной сети. Ежедневно работники аптеч­ных киосков, филиалов, пунктов и т. д. сдают выручку в кассу аптеки. Прием этих денег оформляется кассиром приходными кассовыми ордерами. Такими же ордерами приходуются деньги, поступающие в кассу от подотчет­ных лиц (неиспользованные авансы на командировоч­ные расходы, стоимость причиненного ущерба и другие долги). Во всех случаях лицу, сдавшему деньги, кассир выдает корешок приходного кассового ордера.

Получе­ние денег за изготовление и ремонт очков проводится через кассу, как и за проданный товар, однако в отделе оптики это дополнительно оформляется квитанцией. В обмен на кассовый чек приемщик заказов в отделе оптики выписывает заказчику квитанцию, в которой от­мечают номер принятого заказа, характер работы и дату выполнения.

Принятый заказ записывается приемщиком в специальную ведомость, заполняемую под копирку в двух экземплярах. Первый экземпляр в конце дня сда­ется счетному работнику вместе с копиями квитанции, а второй хранится у приемщика, и в нем по мере выдачи изготовленных изделий делается отметка об этом.

Воз­вращенные заказчиком квитанции сдаются приемщиком в бухгалтерию. Счетные работники по копиям квитанции и возвращенным квитанциям проверяют правильность оприходования по кассе сумм за изготовление и ремонт очков. Стоимость изготовления или ремонта (без стои­мости линз и оправ) должна быть оприходована по то­варному отчету как увеличение товарных запасов.

Полученные с расчетного счета в банке деньги на выплату заработной платы подлежат оприходованию в кассе путем заполнения приходного кассового ордера. Деньги на заработную плату кассир может получать не­посредственно в банке (если аптека на самостоя­тельном балансовом учете) или от вышестоящей орга­низации.

При приеме от населения денег в качестве залога за кислородные подушки или другие выдаваемые напрокат товары выдаются квитанции в двух экземплярах, на ко­торых кассир делает отметку о принятом залоге. Один экземпляр квитанции выдается на руки получателю, а копия остается в аптеке и прикладывается к товарному отчету.

Вырученные за прокат суммы ежедневно приходуют­ся по кассовой книге. В месячных отчетах выручка за прокат показывается отдельной строкой. Учет выдачи предметов ухода за больными напрокат ведется в спе­циальном журнале.

Каждое поступление наличных денег в кассу долж­но быть обязательно документально оформлено касси­ром. В конце работы кассир обязан сдать все оправда­тельные документы в бухгалтерию аптеки или заведую­щему аптекой вместе со своим отчетом.

Есть же бесплатный бланк приходного кассового ордера и другие бухгалтерские документы.

Что входит в , необходимого для организации аптечного магазина? Обычное торговое оборудование для аптек – это различные витрины и стеллажи, которые должны быть удобными для покупателя, чтобы он мог легко рассмотреть их содержимое, и для продавца, которому необходимо свободно ориентироваться в огромном количестве лекарств.

При этом важную роль играет внешний вид – торговое оборудование для аптеки должно выглядеть аккуратно, красиво и всем своим видом подчеркивать, что аптека – это место, где царит красота и идеальный порядок. В большинстве случаев обстановка торгового зала аптеки заказывается на мебельной фабрике по индивидуальному проекту, внимательно продумывается планировка помещения, его цветовой дизайн, организация освещения и эргономичность всей обстановки, чтобы продавец мог без лишних движений доставать из мест хранения необходимые лекарства.

Многие лекарства требуют хранения при низкой температуре, поэтому торговое оборудование для аптек обязательно должно включать несколько холодильников – по крайней мере один – в торговом зале и два-три – в подобных и складских помещениях. Желательно, чтобы они были рассчитаны на разные температурные режимы.

Аптека, в которой работает лаборатория для приготовления рецептурных лекарств, потребует более сложного оснащения. Это весы, инструменты, химическая посуда, фильтровальные аппараты, шкафы для стерилизации.

Классификация торгового аптечного оборудования зависит от объемов торговли и планируемого потока покупателей, поэтому заниматься его приобретением можно только при разработке обоснованного проекта и всестороннего анализа технологии работы продавцов.

Автоматизация аптечной торговли

Многие покупатели покупают сразу по несколько видов лекарств, обеспечивая ими не только себя, но и всю свою семью. Поэтому, чтобы не собирать на кассе очередь, необходимо использовать . Прежде всего, на каждой упаковке лекарства должен быть нанесен штрих-код.

На многих он наносится в процессе производства, но часто есть необходимость на все принятые лекарства нанести свои этикетки со штрих-кодом, для чего используется специальный принтер для этикеток. Обычно достаточно небольшого принтера, не обеспечивающего огромной производительности, зато долее дешевого.

Каждый поступающий в аптеку товар сканируется специальным портативным устройством, передающим информацию от штрих-кода в базу данных, при этом указывается и точное место, в котором хранится данный товар

При наличии штрих-кода продавец тратит на оформление продажи одного лекарства не более 1-2 секунд, просто поднося упаковку к сканирующему устройству.

Основой автоматизации становится компьютерное торговое оборудование для аптеки. Это обычно один центральный сервер, расположенный в бухгалтерии, где хранится база данных о наличии лекарств в продаже, а также по одному компьютерному терминалу на каждой кассе.

В качестве терминалов могут использоваться , но удобнее иметь специализированный терминал, который не имеет мощного процессора, зато удобен в работе и не занимает много места.

Функции кассового терминала

Получив заказ от покупателя, продавец вбивает в терминал наименование лекарства и сразу получает информацию, есть ли это лекарство в наличии, сколько оно стоит и в каком ящике или холодильнике хранится. Доступность оперативной базы данных во многом упрощает работу продавца.

К терминалу подключается сканер штрих-кодов, что позволяет поднести упаковку лекарства к сканеру на одну секунду, чтобы информация о товаре была включена в сборный товарный чек. Когда покупатель рассчитался, терминал печатает кассовый чек при помощи встроенного принтера и одновременно вносит изменения в сводную базу данных – часть лекарств уже продана.

Терминал может иметь устройство для считывания информации с банковских карточек, что позволяет рассчитаться за покупку безналичным путем. Так что кассовый терминал – это намного больше, чем просто касса: оборудование для аптеки позволяет управлять потоками товаров, планировать их закупки, анализировать финансовое состояние торговли.

Покупка средств автоматизации

Покупая компьютерное торговое оборудование для аптек, нельзя забывать о том, что оно должно быть оснащено соответствующим программным обеспечением и было совместимым между собой. Предпочтительнее всего закупать всю систему автоматизации сразу у специализированной фирмы, обеспечивающей поставку «под ключ». В этом случае не придется заботиться о том, что конкретный принтер или сканер сможет функционировать с имеющимся компьютером: все будет работать на должном уровне.