"Отдел кадров коммерческой организации", 2012, N 10

ЗАПРАВЛЯЕМСЯ ПО ТОПЛИВНЫМ КАРТАМ

Предприятия, а также многие организации используют в своей деятельности транспорт. Соответственно, у них возникают расходы, связанные с приобретением и списанием ГСМ. Напомним, что приобретение ГСМ может производиться как по наличному, так и по безналичному расчету. В статье расскажем об основах приобретения ГСМ с применением топливных карт.

При приобретении топлива за наличный расчет приказом руководителя организации (учреждения) должны быть утверждены, в частности:

1) лица (водители), имеющие право получать денежные средства под отчет;

2) сумма денежных средств, выдаваемая для приобретения топлива на определенный период;

3) сроки, на которые могут выдаваться подотчетные суммы.

Документальным подтверждением поступления ГСМ в данном случае будут чеки ККМ, приложенные к авансовому отчету.

К безналичному способу расчетов по ГСМ относится приобретение талонов или топливных карт. Расчеты по картам и талонам ведутся либо на условиях предоплаты, либо по фактически израсходованному топливу. Такое приобретение ГСМ для служебного автотранспорта более выгодно и экономически обоснованно (в частности, чем больше объем, тем ниже цена).

По сравнению с приобретением ГСМ за наличный расчет либо по талонам топливные карты имеют ряд преимуществ. Так, отпадают необходимость выдавать наличные денежные средства под отчет водителям предприятия и необходимость вести учет талонов. Дело в том, что при отпуске ГСМ по пластиковым картам работники АЗС выдают водителю документ (терминальный чек), подтверждающий оплату топлива, который водитель передает в бухгалтерию. Держатель топливной карты освобождается от необходимости составлять и представлять в бухгалтерию авансовый отчет о стоимости заправленного топлива. То есть использование топливных карт существенно сокращает документооборот предприятия.

Наличные денежные средства и топливные талоны могут быть утрачены, потеряны или похищены у подотчетного лица. Такого рода происшествия также ведут к усложнению документооборота. Утрата топливной карты не повлечет за собой никаких неблагоприятных последствий, поскольку ее можно незамедлительно заблокировать, тогда отпуск по ней ГСМ будет невозможен.

Топливные карты более удобны и надежны в эксплуатации, позволяя проконтролировать, когда, сколько, на какую сумму, по какой цене, на какой АЗС и какой марки были приобретены ГСМ. Также использование топливных карт предполагает, что организация заключает с поставщиком бензина договор на обслуживание своих автомобилей на заправках данного поставщика. Это сводит к минимуму риск заправки некачественным бензином.

Кроме того, топливные карты используются как средство строгой отчетности, позволяя их держателю получить от имени лица покупателя определенное количество товара. Подобные выводы содержатся в Постановлениях ФАС ПО от 05.06.2008 N А12-987/08-С22 и от 03.04.2008 N А12-16953/07-С22, Письме УФНС по г. Москве от 30.06.2010 N 16-15/068679@.

Также отметим, что топливная карта не является платежным средством, ее можно использовать только для оплаты ГСМ и только на заправках конкретного поставщика. Причем в момент оплаты при заправке происходит зачет внесенного ранее аванса в счет полученных ГСМ.

Уточним, что в части оплаты приобретаемых с использованием топливных карт ГСМ договор, как правило, предполагает их предварительную оплату покупателем. Однако в договоре может быть прописано условие об оплате по факту поставки топлива.

Приобретение ГСМ с использованием топливных карт, как правило, предполагает безналичную форму расчетов между организацией - покупателем ГСМ и поставщиком. В то же время не стоит забывать, что оплата возможна и наличными деньгами - при условии, что по одному договору она не превышает 100 000 руб. (п. 1 Указания Банка России от 20.06.2007 N 1843-У "О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя").

Обратите внимание! Документ, полученный водителем на АЗС, не является кассовым чеком, так как деньги уже перечислены на счет топливной компании и при предъявлении топливной карты оплаты не происходит.

Топливная карта может быть лимитированной или нелимитированной.

На нелимитированную топливную карту вносится количество литров необходимого вида топлива, приобретенного организацией-покупателем у поставщика нефтепродуктов. Это количество может быть получено покупателем в полном объеме остатка на карте без суточных ограничений, то есть организация может единоразово слить все топливо с карты. Отметим, что получение топлива по нелимитированной карте приостанавливается в том случае, если на ней исчерпан объем топлива. Однако даже при использовании нелимитированной карты у покупателя есть возможность ограничить слив с нее топлива: для этого на основе заявки устанавливается суточный или месячный лимит.

По лимитированной топливной карте устанавливается единый суточный или месячный лимит количества литров. То есть по этой карте покупатель может получить топливо, общее количество которого за сутки или за месяц не должно превышать установленный лимит независимо от того, сколько литров топлива было получено по карте в предыдущие дни. Оплаченный объем топлива уменьшается на сумму заправленных литров.

Например, лимит бензина марки Аи-92 в сутки - 30 л. Держатель карты за сутки (с 00.00 до 24.00) может израсходовать не более 30 л единовременно или за несколько заправок. Если покупатель израсходовал за сутки всего 20 л, то оставшиеся 10 л на следующие сутки не переходят, оплаченный объем топлива спишется только на стоимость 20 л.

При использовании лимитированной топливной карты операции по списанию ГСМ могут быть приостановлены по следующим основаниям:

Величина запрашиваемого объема топлива превышает остаток на карте или суточный лимит;

Карта заблокирована.

Итак, использование топливных карт предполагает, что организация заключает с поставщиком бензина договор на обслуживание своих автомобилей на заправках данного поставщика. На топливной карте фиксируется объем приобретенного топлива в литрах. Она позволяет ее держателю заправлять бензин в топливный бак в пределах расходного лимита, установленного в заявке организации-покупателя.

Если в организации работает несколько водителей, то целесообразно выдать каждому из них топливную карту, использование одной общей неудобно. Кроме того, если организация приобретает сразу несколько топливных карт, то плата вносится за общее количество заявленного бензина по всем топливным картам в совокупности.

Порядок расчетов с поставщиками ГСМ по топливным картам устанавливается в договоре. В нем стороны определяют лимит топлива, который может быть отпущен ежедневно (за месяц), размер предоплаты за бензин и обслуживание карты, а также иные условия, в частности предоставление скидки, порядок сверки расчетов.

Поставщик топлива ежемесячно представляет организации-покупателю счет-фактуру, акт приема-передачи на проданное топливо, а также отчет (реестр) операций по картам. В последнем документе указываются данные с заправок: количество, марка, стоимость отпущенного бензина, а также дата, время, место заправки и остаток средств на карте.

Данные отчета поставщика ГСМ сверяются с путевыми листами, представленными водителями с приложением чеков заправочных станций (терминальных чеков), подтверждающих количество, вид топлива, стоимость полученных по конкретной топливной карте ГСМ, а также дату и время заправки.

В случае несоответствия отчета держателя топливной карты и акта, представленного поставщиком, составляется акт сверки взаиморасчетов между организациями. И если в результате сверки поставщик должен вернуть денежные средства за недопоставленное топливо, указанный возврат будет производиться на условиях, предусмотренных договором поставки. Наличные денежные средства будут возвращены в порядке, предусмотренном для возврата денежных средств по неиспользованным чекам. Если выявленное отклонение возникло по вине держателя топливной карты, предприятие вправе потребовать от водителя возмещения стоимости ГСМ в сумме выявленного расхождения.

Есть и еще один плюс применения топливных карт для организаций - плательщиков НДС. На основании полученных документов организация приходует приобретенные ГСМ и предъявляет "входной" НДС к вычету.

Однако обратите внимание на то, что затраты на приобретение бензина по топливным картам для целей налогового учета не признаются в полном размере ни в момент уплаты суммы авансовых платежей в счет предстоящей поставки ГСМ, ни в момент отгрузки ГСМ и списания с топливных карт количества и стоимости проданного бензина. Заправка бензина в автомобильный бак на основании чека терминала АЗС подтверждает только факт приобретения ГСМ, но не факт их использования для определенного автомобиля.

В завершение назовем еще раз преимущества, которыми обладают топливные карты:

Дают возможность возмещения НДС по счетам-фактурам за истекший отчетный период;

Избавляют клиента от расчетов наличными деньгами;

Позволяют устанавливать ограничения на определенный вид топлива и суточный лимит отпуска по заявкам предприятий;

Вся информация по топливным картам обрабатывается электронным способом, что упрощает бухгалтерский учет предприятия по расходу ГСМ за счет представления ежемесячного отчета, содержащего подробную информацию о виде, количестве и стоимости товара, полученного на АЗС;

Отпадает необходимость физически пополнять карту денежными средствами, лимит карты автоматически активируется при поступлении средств от предприятия;

При утере топливной карты существует возможность ее блокировки, что нельзя было сделать при использовании талонов по ГСМ;

Предусмотрена система скидок с розничной цены нефтепродуктов.

В. Д.Тарасов

Эксперт журнала

"Отдел кадров

коммерческой организации"

Вопрос

У компании заключен договор с поставщиком услуг по заправке топлива. Для заправок сотрудников предназначены топливные карты. Ежемесячно поставщик предоставляет акт, счет-фактуру и отчет по картам, при чем в акте и счет-фактуре указан объем и стоимость потребления в целом, а в отчете разбивка по количеству заправок на каждую конкретную карту.
Скажите, пожалуйста, есть ли необходимость сбора чеков или достаточно отчета по топливной карте?

Ответ

УФНС России по г. Москве в Письме от 30.06.2010 N 16-15/068679@ пояснило, что затраты на приобретение бензина по топливным картам не признаются для целей налогового учета в полном размере ни в момент уплаты суммы авансовых платежей в счет предстоящей поставки бензина (приобретение карты), ни в момент отгрузки бензина покупателю в топливный бак и списания с топливных карт количества и стоимости проданного бензина. Это связано с тем, что заправка бензина в автомобильный бак на основании чека терминала автозаправочной станции только подтверждает факт приобретения материальных ценностей в виде бензина, но не подтверждает факт использования бензина определенным автомобилем для определенных целей. Основным документом, подтверждающим расход ГСМ, является путевой лист.

Таким образом, учитывая вышеизложенное, помимо договора и документов, подтверждающих факт оказания услуг по договору перевозки, для подтверждения именно расходов на ГСМ, произведенных в рамках исполнения обязательств по договору перевозки, необходимо, чтобы водители исполнителя оформляли путевые листы. Исполнитель, в свою очередь, должен передавать надлежащим образом заверенные копии путевых листов заказчику в качестве подтверждения израсходованного бензина на исполнение договора перевозки (т.е. как подтверждение расстояния, на которое осуществлялись перевозки). Обязанность исполнителя отчитываться о потраченных ГСМ, предоставляя заказчику надлежащим образом заверенные копии путевых листов, рекомендуем прописать в договоре о перевозке (дополнительном соглашении к нему).

Смежные вопросы:

1. 
   Добрый день! Наша компания заключила договор с топливной компанией для заправки бензином сотрудников по специальным картам. Сотрудники имеют личные автомобили, их работа иногда имеет разъездной характер. Бензин необходимо списывать…...
2. 
   Добрый день! Наша фирма (ООО) на ОСНО. Основной вид деятельности — оптовая торговля. Периодически оказываем услуги по грузоперевозкам. Клиент присылает нам заявку на перевозку его груза покупателю. Выставляем Счет на…...
3. 
   У нас автотранспортная организация. Обязательны ли для нас нормы Минтранса для автомобилей
   ✒ Минфин указывает: следовать рекомендациям или нет — право налогоплательщика. Большинство арбитражных судов разделяют мнение ведомства о…...
4. 
   Уточните, пожалуйста, какие особенности есть при заключении договора с внешним совместителем.
   ✒ При заключении трудового договора с совместителем применяются те же правила, что и при приеме работника на основную…...

Рост потока автотранспорта на дорогах Москвы и области, а также в крупных региональных городах повлек необходимость развития более совершенных и выгодных условий сотрудничества топливных организаций со своими клиентами. Стоимость и качество топлива, оперативность и удобство заправки - пожалуй, самые важные вопросы для каждого автомобилиста. Понимая это, мы усовершенствовали комплект сервисных услуг нашей компании и включили в него инновационный инструмент контроля расхода ГСМ - обслуживание по топливным картам.

Они представляют собой пластиковые смарт-карты, аналогичные банковским. Но на счету владельца находятся не деньги, а литры топлива. Это своего рода носитель информации, с помощью которого оплата бензина происходит по безналичному расчету. Заправка по топливным картам позволяет экономить время и детально анализировать картину расхода топлива. Водителю не нужно иметь при себе наличные деньги на случай незапланированной заправки. Кроме того, практически для всех владельцев карт предоставляются выгодные скидки.

Топливо по картам : выгоды и преимущества

• Заправка транспорта без использования наличных средств, что очень важно для предприятий, где эту обязанность выполняют водители.
• Покупка горючего по фиксированной цене. В момент оплаты на карту зачисляются литры, при этом стоимость горючего остается неизменной, независимо от того, где и когда осуществляется заправка.
• Защита пин-кодом и блокировка карты при ее потере.
• Возможность устанавливать лимиты на использование бензина по картам. Вы сможете самостоятельно определять суточный, недельный или месячный объем потребляемого топлива.
• Четкий контроль расхода средств на ГСМ. Вам предоставляется возможность в любой момент выяснить, когда, где и на сколько литров происходила заправка по картам.
• Высокий уровень надежности. Срок службы каждой карты не ограничен.

Бензин по топливным картам - это не только удобство заправки, но и приятный бонус в виде гибкой системы скидок. Сотрудничество топливной компании с клиентом в современном формате полностью исключает возможность скрытых комиссий и платежей.

Электронные пластиковые рн карт карты уже принимают более 500 автозаправок в Москве и области, более 5500 АЗС на территории Российской Федерации. Это современный, эффективный и удобный инструмент обеспечения автопарка или единичного транспорта качественными нефтепродуктами. Чтобы получить карту, вам необходимо оставить заявку на сайте на странице купить топливные карты или позвонить нам в офис. Наш менеджер свяжется с вами и уточнит подробности сделки.